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Aufbewahrungsfristen 2020 von A - Z


Jahr aus dem die Unterlagen 2020 vernichtet werden können
Gesetzliche (datenschutzrechtliche) und private Aufbewahrungsfrist in Jahren
2020
A

Abgabe von Gegenständen an Werksangehörige 10 2009


Abhängigkeitserklärungen 10 2009
Abrechnungsbelege 10 2009
Abschlagszahlungen 10 2009
Abrtetungserklärungen 6 2013
Anwesenheitslisten (soweit für Lohnbuchhaltung erforderlich) 10 2009
Änderungsnachweise der EDV-Buchführung 10 2009
Akkordunterlagen 10 1998
Akkreditive 6 2013
Aktenvermerke (soweit steuerrechtlich relevant) 10 2009
AKV Aufgaben 10 2009
Altersteilzeit 10 2009
Altersversorgung
An-, Ab- und Ummeldungen der Kranken- und Ersatzkassen 6 2013
Angebotsunterlagen, die nicht zum Auftrag geführt haben 0 sofort
Angebotsunterlagen, die zum Auftrag geführt haben 6 2013
Angestelltenversicherung 10 2009
Anlagevermögen, Bücher und Karteien 10 2009
Anlageverzeichnisse 6 2013
Anleihebücher 10 2009
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage 10 2009
Antrag auf Personalmaßnahme mit Entgelt 10 2009
Antrag auf Personalmaßnahme ohne Entgelt 6 2013
Anwesenheitsliste soweit für Lohnbuchhaltung erforderlich 10 2009
Arbeitsanweisungen für EDV- Buchführung 10 2009
Arbeitsgerichtsvorgänge 6 2013
Arbeitsplatzhistorie Lohn
Arbeits- und Betriebschutzvorgänge 6 2013
Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen / Fehltage weniger als 6 Wochen 1 Jahr (BayLDA) 5 2014
Arbeitsvertrag 3 2016
Arbeitszeitnachweise für über 8 Stunden / Tag geleistete Arbeit 2 2017
Ausbildungsvertrag 3 2016
Ausbildungszeugnis 5 2014
Ausgangsrechnungen 10 2009
Ausnahmegenehmigungen 10 2009
Außendienstabrechnungen 10 2009
Auszahlungsbelege 10 2009
AVWL 10 2009

Bahnabrechnungen 10 2009
Bahnfrachtbriefe 6 2013
Bankauszüge, Bankbelege 10 2009
Bankbürgschaften 6 2013
Bauakten *(Lebensdauer des Bauwerks) * *
Bauantragskostennachweise *(Lebensdauer des Bauwerks) * *
Baubeschreibungen *(Lebensdauer des Bauwerks) * *
Baubücher *(Lebensdauer des Bauwerks) * *
Baugenhemigungen *(Lebensdauer des Bauwerks) * *
Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung 10 2009
Beitragsnachweise 10 2009
Beitragsrechnungen der Sozialversicherungsträger 10 2009
Belastungsanzeigen (intern und extern) 10 2009
Belege, Sammelbelege, Beleglisten soweit Buchungsunterlagen 10 2009
Belege und Unterlagen betreffend das von CP geführte Bankkonto und die Kasse 10 2009
Belegschaftsstände 7 2012
Bescheinigungen des Arbeitgebers (ohne Entgelt) 1 2018
Bestandsermittlungen, Bestandsberichtigungen 10 2009
Bestell- und Auftragsunterlagen 6 2013
Beteiligungsunterlagen 10 2009
Betriebsabrechnungsbögen 10 2009
Betriebskostenabrechnungen 10 2009
Betriebsprüfungsberichte 10 2009
Betriebsvereinbarungen (Nach den darin enthalten individuellen Löschfristen)
Beurteilung 3 2016
Bewerbungsunterlagen von abgelehnten Bewerbern 6 Monate (BayLDA) * *
Bewerbungsunterlagen Anschreiben 5 2014
Bewerbungsunterlagen Kündigung vom Vorarbeitnehmer Führungszeugnis 5 2014
Bewerbungsunterlagen Lebenslauf 5 2014
Bewerbungsunterlagen Zeugnisse 5 2014
Bewertungsunterlagen 10 2009
Bewirtungsunterlagen 10 2009
Bilanzen 10 2009
Bilanzen und Bilanzanlagen 10 2009
Betriebsrat-Mitteilungen 2 2017
Bruttolohnlisten, Bruttoerlösnachweise 6 2013
Buchungsanweisungen, Buchungsbelege 10 2009
Buchungsbelege im Rahmen der Entgeltzahlung 10 2009
Bürgschaftsinformationen (nach Vertragsende) 6 2013

Clarnet-Zolldukemte 6 2013
Clearingauszüge 6 2013
Clearing-Belege 10 2009

Darlehen an Mitarbeiter + Abzugsnachweis 10 2009


Darlehen MTU (Mitteilung + Abzugsnachsweis) 10 2009
Darlehensunterlagen 10 2009
Dateien (soweit Verfahrensdokumentationen) (§ 47 AO) 10 2009
Datenschutz 3 2016
Datensicherungen, Datenträger soweit steuerlich relevant 10 2009
Dauerauftragsunterlagen 6 2013
Debitorenbuchhaltung, Debitorenlisten 10 2009
Depotbücher, Depotauszüge und Depotbestätigungen 10 2009
Deutsche Rentenversicherung 10 2009
Dienstwagenvertrag 10 2009
Direktversicherung 10 2009
Disziplinarangelegenheiten 2 2017
Dokumentation für Programme und Systeme bei EDV, Fehlerprotokolle 10 2009
Dokumentation zum Auslandseinsatz 10 2009
Doppelbesteuerungsunterlagen 6 2013
Doppel von Rechnungen 6 2013

Edelmetallbestände, Edelmetallumsätze 10 2009


EDV-Unterlagen, soweit zum Verständnis der Buchführung erforderlich 10 2009
(Ablaufdiagramme. Blockdiagramme und ähnliche Organisationsbeschreibungen) 10 2009
Effektenkassenquittungen, Effektenempfangsbescheinigungen, Effektenbuch 10 2009
Einfuhrunterlagen 6 2013
Eingangsrechnugnen 10 2009
Einheitswertunterlagen 10 2009
Einstellungsunterlagen 1 2018
Einstellungsuntersuchung
E-Mails mit steuerrelevantem Inhalt 10 2009
Entgeltänderungen 10 2009
Entgeltbescheinigungen des Arbeitgebers 10 2009
Entsendungsvertrag 10 2009
Ergebnisse aus Mitarbeiter-Befragung 6 2013
Ernennungsunterlagen 10 2009
Essenmarkenabrechnungen, auch digitalisierte Belege 10 2009
Exportunterlagen 6 2013

Fahrtenbücher 6 2013
Fahrtkostenerstattungsunterlagen 10 2009
Fehlermeldungen, Fehlerkorrekturanweisungen bei EDVBuchführung 10 2009
Fehlzeitlisten 6 2013
Feuerversicherungsunterlagen 6 2013
Finanzberichte 6 2013
Frachtbriefe 6 2013
Freistellungsaufträge für Kapitalerträge 6 2013
Freistempelabrechnungen 10 2009

Gebäude- und Grundstücksunterlagen (Bauakten, Pläne, Schätzungen, Genehmigungen,


Abrechnungen über Anschaffungs- oder Herstellungskosten), soweit Inventar 10 2009
Gehaltslisten, Gehaltsabrechnungen, Gehaltsquittungen, Gehaltsvorschusskonten 10 2009
Geschäftsberichte 10 2009
Geschäftsbriefe 6 2013
Geschenknachweise 10 2009
Gesellschafterversammlung /-beschlüsse (Protokolle und sonstige Unterlagen) 10 2009
Gewerbesteuerunterlagen 10 2009
Gewerbesteuerzerlegung 10 2009
Gewinn- und Verlustrechnungen 10 2009
GF-Protokolle 10 2009
Gleichstellung 10 2009
Grundbuch- und Journalblätter, Grundbuchauszüge, wenn Inventar 10 2009
Gründungsakten der Gesellschaft 10 2009
Gruppenunfallversicherung 10 2009
Gutachten 10 2009
Gutschriften, Gutschriftsanzeigen 10 2009

Handelsbriefe 6 2013
Handelsbücher 10 2009
Handelsregisterauszüge 6 2013
Handwerkerrechnungen bei Privatpersonen 2 2017
Hauptabschlussübersicht (wenn anstelle der Bilanz) 10 2009
Hauptbücher 10 2009
Hauptversammlungen (Beschlüsse, Protokolle, sonstige Unterlagen 10 2009
Heimarbeit - Entgeltbelege beschäftigter Mitarbeiter 3 2016
Heimarbeit - Personallisten in Heimarbeit Beschäftigter 1 2018
Heimflugbudget 10 2009
HR-IT-Projekt-Dokumentation 10 2009
HR-Prozessbeschreibungen 10 2009
HR-Richtlinien 10 2009
Hypothekenpfandbriefe 6 2013

Inkassobücher, -karteien, -quittungen 10 2009


Investitionszulage (Unterlagen) 6 2013
Inventare, Inventarnachweise 10 2009
Inventurunterlagen für Bilanzierungszwecke 10 2009

Jahresabschluss, Jahresabschlusserläuterungen 10 2009


Jahresabschlusserklärungen 10 2009
Jahreslohnnachweise für Berufsgenossenschaften 10 2009
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent 10 2009
Jubiläum 10 2009
Jubiläumsunterlagen, Jubilarfeiern 10 2009
Jugendarbeitsschutzunterlagen (personenbezogene ärztliche Bescheinigungen) 2 2017
Jugendliche - Verzeichnisse gem. §49 JArbschG 2 2017

Kalkulationsunterlagen 6 2013
Kassenberichte 10 2009
Kassenbücher und -blätter 10 2009
Kassenzettel 10 2009
Kaufbelege, Quittungen bei Privatpersonen (wg. Garantienachweis) 2 2017
Kaution 10 2009
Kontenabstimmungen 10 2009
Kontenpläne und -änderungen 10 2009
Kontoauszüge, Kontenregister (Privatkonten für Privatpersonen 3 Jahre) 10 2009
Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte 10 2009
Kostenerstattung 10 2009
Kostenträgerrechnungen 10 2009
Krankenhaus-Buchführungsunterlagen 10 2009
Kreditorenbuchhaltung 10 2009
Kreditunterlagen (soweit Buchungsbelege) 10 2009
Kreditunterlagen (soweit Korrespondenz) 6 2013
Kündigung 10 2009
Kurzarbeitergeldlisten und Anträge 6 2013

Ladescheine 10 2009
Lageberichte (auch für Konzerne) 10 2009
Lagerbücher 10 2009
Lastschriftanzeigen 10 2009
Leasingunteralgen 6 2013
Leergutabrechnungen 6 2013
Lieferantenerklärungen (Präferenznachweise, Zoll,steuerlich ansonsten 6 Jahre 10 2009
Lieferscheine, wenn Buchungsunterlagen 10 2009
Lohnbescheinigungen für Kreditinstitute, Wohngeld, Unterhaltsamt u. ä. 10 2009
Lohnkontenarten, Lohnbelege 10 2009
Lohnlisten 10 2009
Lohnsteuer-Jahresausgleichsunterlagen (für Arb./Angest.) 10 2009
Lokaler Vertrag 10 2009
Luftfrachtbriefe 6 2013

Magnetbänder mit Buchfunktion 6 2013


Mahnbescheide und Mahnungen 6 2013
Mahnvorgänge 6 2013
Maschinenkarteikarten (Inventur) 10 2009
Mietunterlagen, Mietverträge (nach Vertragsende) 6 2013
Mietunterlagen, Mietverträge (soweit Buchungsbelege) 10 2009
Mietvertrag 10 2009
Mitteilungen des Betriebsrates 6 2013
Mutterschaftsgeldunterlagen 10 2009
Mutterschutzunterlagen 10 2009

Nachkalkulationen 10 2009
Nachnahmebelege 10 2009
Nachweise Schulungen zum QM-System 6 2013
Nachweis Verteilung Werbeartikel 7 2012
Nebenbeschäftigung 10 2009
Nebenbücher 10 2009
Nebenkosten 10 2009
Nebenkostenabrechnungen 10 2009

Orderpapiere 6 2013
Offenbarungseid, Anträge zur eidesstattlichen Versicherung 6 2013
Organisationsunterlagen und –pläne 10 2009

Pachtunterlagen, Pachtverträge (soweit Handelsbriefe) 6 2013


Pachtunterlagen, Pachtverträge (soweit Buchungsbelege) 10 2009
Patente und Patentunterlagen, nach Ablauf des Patents 6 2013
Patientenakten (Krankengeschichte) ambulant und stationär 30 1989
Pensionskassenunterlagen 10 2009
Pensions- und Honorarabrechnungen 30 1989
Personaländerungsmeldungen (=Personalmaßnahme?) 6 2013
Personalunterlagen 6 2013
Personalunterlagen mit altersvorsogerechtlichen Fragestellungen 30 1989
Personalakte - Zeugnisse, Unterlagen für Schadensersatzansprüche und Zahlungsansprüche 3 2016
Personalentwicklung 6 2013
Pfändungsunterlagen 10 2009
Pfändungs- und Überweisungsbeschlüsse einschließlich Schriftverkehr und Nachweis über die Einbehaltung 10 2009
Pflegezeit 10 2009
Postquittungsbücher 10 2009
Prämienunterlagen, z. B. über Versicherungsprämien, soweit Buchungsunterlagen 10 2009
Preislisten (soweit Bewertungsunterlagen) 10 2009
Private Krankenversicherung 10 2009
Protokolle allgemeiner Art 6 2013
Provisionsabrechnungen mit Unterlagen 10 2009
Prozessakten (nach Abschluss des Prozesses) 10 2009
Prüfungsberichte des Abschlussprüfers 10 2009

Qualitätsmanagement-Unterlagen 10 2009
Quittungen, wenn Buchungsunterlage (Zahlungen über Arbeitslohn) 10 2009

Rechnungen und Rechnungsunterlagen 10 2009


Rechtsstreitfälle mit allen Unterlagen, Klageakten - nach Verfahrensabschluss 6 2013
Reisekostenabrechnungen 6 2013
Rentenunterlagen wegen Nachweis lebenslang * *
Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen) 10 2009
Rückscheine 6 2013
Ruhensvertrag 10 2009

Saldenbilanzen 10 2009
Saldenlisten 10 2009
Schadensunterlagen, Schadensmeldungen (soweit nicht Bilanzbelege) 6 2013
Scheck- und Wechselunterlagen 10 2009
Schriftverkehr des Personalbereichs 6 2013
Schriftwechsel 6 2013
Schriftwechsel (auch innerbetrieblich) 6 2013
Schuldtitel 10 2009
Schuldübernahmeverträge 10 2009
Schwerbehinderung 10 2012
Sozialversicherungsunterlagen 10 2009
Spendenbescheinigungen 10 2009
Steuerbescheide 10 2009
Steuerbescheinigungen 10 2009
Steuererklärungen 10 2009
Steuerunterlagen 10 2009
Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenaufnahmen-RöV)* 10 2009
Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenbehandlung-RöV)* 30 1989
Strahlenschutzbelehrungen (RöV)* 30 1989
Strahlenschutzgesundheitsakte (RöV)* 30 1989
Strahlenschutzmessergebnisse (RöV)* 30 1989
Systemhandbücher 10 2009

Tätigkeit 3 2016
Tätigkeitsberichte (soweit Buchungsbelege) 10 2009
Tätigkeitsbescheinigungen 10 2009
Tax-Equalization 10 2009
Telefonkostennachweise 10 2009
Transportschadenunterlagen 6 2013

Überstundenlisten 10 2009
Überweisungsbelege 10 2009
Umsatzseuervoranmeldungen 10 2009
Umzug 10 2009
Umzüge - Rechnungen 10 2009
Umzüge - Schriftverkehr 6 2019
Unfallversicherungsunterlagen und Nachweise für die Berechnung und Unfallsicherungen (5 Jahre) 6 2013
Unterlagen des Personalbereichs aus einem lfd. Rechtsstreit 30 1989
Unterlagen über das von CPEA geführte Konto der Jean-Reabel-Stiftung 10 2009
Unterlagen über dubiose Forderungen, Dubiosenbücher 10 2009
Unterschriftsberechtigungen 6
Unterstützung-/Pensionskasse 30 1989
Urkunden (Geburt, Ausbildung, Heirat, Sterbeurkunde) lebenslang * *
Urlaubsbescheinigungen von Vorfirmen 1 2018
Urteile 30 1989

Verbandbuch 5 2014
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) 10 2009
Verkaufsbücher 10 2009
Vermögensverzeichnis 10 2009
Vermögenswirksame Leistungen 10 2009
Versand- und Frachtunterlagen 10 2009
Verschiffungsunterlagen 10 2009
Versicherungsmathematische Gutachten und von HR erstellte Unterlagen für den Jahresabschluss MTU 10 2009
Versicherungspolicen (nach Ablauf der Versicherung) 6 2013
Versteigerungsunterlagen 6 2013
Verträge (nach Vertragsende, soweit steuerrechtlich relevant) 6 2013
Vertragsergänzunge, Vertragsänderungen 6 2013
Verträge Zeitarbeitsfirmen (Leiharbeitnehmer) 10 2009
Versicherungsanmeldungen-/bestätigungen 10 2009
Versorgungsunterlagen, soweit Buchungsunterlagen 10 2009
Viehregister 10 2009
Visa Anträge 10 2009
Vollmachten 6 2013
Vollstreckungsbescheide wegen Verjährung 30 1989
Vordruck A1 10 2009
Vorschuss 10 2009
Vorstands-Protokolle 10 2009
VWL 10 2009

Wareneingangs- und -ausgangsbücher, Warenbestandsaufnahmen 10 2009


Wechsel 10 2009
Weihnachtsgratifikation 10 2009
Werbegeschenkenachweise 10 2009
Werbekostenbelege 10 2009
Wertberichtigunsgunterlagen 10 2009
Wertpapieraufstellungen, Wertpapierkurse (Buchungsbelege) 10 2009
Wiedereinstellungszusage 3 2016
Wildhandelsbücher, 10 2009
Wohnungseinrichtung 10 2009

Zahlungsanweisungen 10 2009
Zeichnungsvollmachten 6 2013
Zessionen 6 2013
Zeugnis 3 2016
Zinsabrechnungen 6 2013
Zollbelege 6 2013
Zugriffsregelungen bei EDV-Buchführung 10 2009
Zusatzvereinbarungen 10 2009
Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres) 10 2009
Zwischenzeugnis 3 2016

*Aufzeichnungen über Röntgenbehandlungen sind 30 Jahre lang nach der letzten Behandlung aufzubewahren. Röntgenbilder und
die Aufzeichnungen nach Absatz 1 Satz 2 über Röntgenuntersuchungen sind zehn Jahre lang nach der letzten Untersuchung
aufzubewahren. Röntgenbilder und die Aufzeichnungen von Röntgenuntersuchungen einer Person, die das 18. Lebensjahr noch
nicht vollendet hat, sind bis zur Vollendung des 28. Lebensjahres dieser Person aufzubewahren.

Auch nicht Unternehmer (Privatleute) haben eine zweijährige Aufbewahrungspflicht nach § 14b Abs. 1 S. 5 i. V. m. § 14 Abs. 2
S. 1 Nr. 1 UStG zu beachten. Sie bezieht sich auf Rechnungen, Zahlungsbelege oder andere beweiskräftige Unterlagen, die
Privatpersonen im Zusammenhang mit Leistungen an einem Grundstück erhalten haben. Zu solchen Leistungen gehören u. a.
sämtliche Bauleistungen, planerische Leistungen, die Bauüberwachung, Renovierungsarbeiten, das Anlegen von Bepflanzungen,
Gerüstbau. Auf diese Aufbewahrungspflicht der Privatperson hat der leistende Unternehmer nach dem UStG in der Rechnung
hinzuweisen.

Wenn bei Steuerangelegenheiten Bescheide noch nicht endgültig sind oder Rechtsbehelf- und Klageverfahren anhängig sind,
verlängert sich die Aufbewahrungsfrist entsprechend.

Die Integration des Datenschutzes stellt Mitarbeiter und die Geschäftsführung regelmäßig vor ungeahnte Probleme. Müssen hier
neben unterschiedlichen gesetzlichen Anforderungen, auch technische und organisatorische Maßnahmen mit den bestehenden
Arbeitsabläufen in Zusammenspiel gebracht werden. Wir haben uns auf die Anforderungen des Datenschutzes in Unternehmen
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Trotz sorgfältiger Zusammenstellung können wir für die Richtigkeit der Angaben keine Gewähr übernehmen.

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