TITULO:

FINCA RAÍZ.COM.CO
PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y
REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES
PROCEDIMIENTO

Fecha de emisión: Fecha aprobación Vigencia Versión

Código: PROC-003
01/05/2018 15/03/2018 3 años 1

Emitido Por: Revisado por: Aprobado por:

- - -

1. OBJETIVO
Asegurar la calidad de los productos y servicios suministrados externamente a través de la
selección, evaluación y reevaluación de los proveedores de Finca Raíz con el fin de asegurar que
su nivel del servicio cumple con los requisitos de Finca Raíz y crear una relación de mutuo
beneficio entre la empresa y sus proveedores.

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para las actividades de búsqueda, evaluación y reevaluación de los
proveedores potenciales o vinculados con Fincaraíz.com

3. RESPONSABILIDADES
3.1 Área Financiera y Administrativa: realizar la búsqueda de proveedores de acuerdo con los
requerimientos del usuario interno. Junto con el coordinador de servicio al cliente realizar el
registro de los datos para la evaluación y reevaluación de proveedores.
3.2 Usuario: pertenece a cualquier área de la compañía y debe comunicar claramente al área de
Financiera y Administrativa todos los requerimientos asociados con el tipo de servicio o
producto que desea adquirir, por ejemplo, caracteristicas, cantidades, materiales y cualquier
otra especificación.
3.3 Coordinador Call Center: Junto con el área de Financiera y Administrativa realizar el registro
de los datos para la evaluación y reevaluación de proveedores. Realizar los informes
presentados en las revisiones del comité de calidad.

4. PROCEDIMIENTO
4.1 Definiciones
- Requisito : necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.
- Proveedor: Organización que proporciona un producto o un servicio.

FO-02-PROC-001 v1
 - Seguimiento: determinación del estado de un sistema, un proceso, un producto, un
servicio o una actividad.

4.2 Solicitud y búsqueda de proveedores en el mercado

El usuario debe notificar al área de Financiera y Administrativa vía correo electrónico sobre
la necesidad de adquirir un nuevo servicio o producto. Esta notificación debe incluir todos
los requerimientos del producto o servicio a adquirir con el fin de facilitar la busqueda y
segmentación de los proveedores existentes en el mercado.

NOTA: Antes de buscar nuevos proveedores en el mercado se recomienda verificar si alguno

de los provedores ya vinculados con Finca Raíz pueden prestar el servicio o el producto. Esto
con el fin de simplifiar el proceso de adquisición.

4.3 Filtro inicial de nuevos proveedores

Una vez el área de Financiera y Administrativa haya ejecutado la búsqueda de proveedores
existentes en el mercado, debe realizar un filtro inicial de las posibles opciones teniendo en
cuenta:

 Capacidad para prestar el servicio.

 Permisos legales y regulatorios, si aplica.
 Revisión de listas restrictivas.
 Trayectoria en el mercado.

Si alguno de las posibles opciones NO cumple con los dos filtros, se debe descartar y no
continuar con el procesos de vinculación.

4.4 Criterios de evaluación inicial para la selección

Posterior a la aplicación del primer filtro descrito en el numeral 5.2 de este procedimiento,
se deben evaluar los siguientes criterios para las opciones disponibles con el fin de
determinar cuál es la mejor opción. Es necesario tener al menos tres (3) opciones de
proveedor potenciales para garantizar la transparencia del proceso de selección. La escala
de calificación para cada uno de los criterios a evaluar es de 1-5, donde:
5-Excelente; 4- Muy bueno; 3-Bueno; 2-Regular; 1-Malo

A continuación se describen los criterios, su significado y el valor asignado para cada uno en
el puntaje total de calificación. Adicionalmente se definen los aspectos a tener en cuenta
para asignar el valor en la escala de 1- 5.

% en
Criterio Descripción puntaje
final
Corresponde al valor económico ofrecido por el
Precio (unitario y
proveedor para el producto/servicio. Si aplica se 20%
transporte)
debe tener en cuenta el costo del transporte.

FO-02-PROC-001 v1
 Corresponde a la medición de calidad del
Ficha ténica del producto/ servicio a adquirir. Se evalua la ficha
30%
producto /servicio técnica al contener todas las especificaciones para
el suministro.
Corresponde a los canales de atención al cliente y
Servicio posventa – la facilidad para acceder a ellos. También al soporte
15%
atención al cliente brindado posterior a la adquisición del
producto/servicio.
Corresponde a la garantía de los
Garantía del
productos/servicios en caso de falla asociada a un 15%
producto/servicio
error del proveedor.
Corresponde a los tiempos ofrecidos por el
Tiempos de entrega proveedor para entregar o prestar el 10%
producto/servicio a adquirir.
Corresponde a cualquier otra característica
adicional que ofrezca el proveedor como por
Valor agregado 10%
ejemplo servicios de entrenamiento para el uso,
descuento especial, entre otros.

El proveedor seleccionado será el que tenga más alta calificación ponderada. En caso que se
decida que se decidirá otro proveedor el cual no tenga la más alta calificación deberán
documentarse las razones y el análisis por el cual se ha tomado la decisión. A continuación
se describe un ejemplo de la metodologia, el formato asociado para realizar esta evaluación
inicial es el FO-01-PROC-003.

Matriz de calificación para la selección inicial de proveedores

Servicio
Precio Ficha ténica posventa – Garantía Tiempos Valor
Provedor (20%) (30%) atención al (15%) de entrega agregado Total
cliente (10%) (10%)
(15%)
AAA 2 5 4 5 3 4 3.95
BBB 3 4 3 5 3 4 3.70
CCC 5 2 1 3 5 2 2.90

De acuerdo con el ejemplo el proeedor AAA debe ser el seleccionado puesto que obtuvo la
más alta calificación de los criterios evaluados.

4.5 Evaluación y reevaluación

Para el evaluar la continuidad y el nivel del servicio de los proveedores de la compañía, se
debe realizar un seguimiento de los siguientes aspectos durante cada trimestre. Lo anterior
para clasificar el listado de proveedores según su cumplimiento y generar planes de acción
en caso de que se llegue a requerir.

La escala de medición es la misma utilizada para la selección inicial:

5-Excelente; 4- Muy bueno ; 3-Bueno ; 2-Regular ; 1-Malo

FO-02-PROC-001 v1
 Cada trimestre se evaluaran los siguientes criterios, el formato anual para el registro de la
información es el FO-02-PROC-003. El resultado de la evaluación será comunicado al
proveedor por el coordinador de operaciones con el fin de que puedan tomar las acciones
para la mejora continua de sus procesos.

% en
Criterio Descripción puntaje
final
Este criterio se mide de acuerdo con la cantidad de entregas
conformes o prestacion de servicio conforme sobre el total
de entregas en el periodo evaluado. Para asignar la
calificación se debe tener en cuenta.
Calidad
30%
producto/servicio 5-Excelente: 95 - 100% de entregas conformes
4- Muy bueno: 85-94% de entregas conformes
3-Bueno: 75-84%
2-Regular: 50-74% de entregas conformes
1-Malo: menos del 50% de entregas conformes
Este criterio se mide de acuerdo con la cantidad de entregas
o prestacion de servicio dentro de los tiempos acordados
sobre el total de entregas en el periodo evaluado. Para
asignar la calificación se debe tener en cuenta:
Oportunidad en
30%
la entrega 5-Excelente: 95 - 100% de entregas a tiempo
4- Muy bueno: 85-94% de entregas a tiempo
3-Bueno: 75-84%
2-Regular: 50-74% de entregas a tiempo
1-Malo: menos del 50% de entregas a tiempo
Corresponde a la satisfacción del usuario final entendido
Evaluación como el área de la compañía que utilizó el servicio/producto
20%
usuario del proveedor. La calificación se realiza promediando las
respuestas de los usuarios de acuerdo con la escala de 1-5.
Corresponde a la cantidad de reclamaciones generadas al
proveedor en el periodo evaluado. Para asignar la
calificación se debe tener en cuenta:

5-Excelente: 0 reclamaciones
Reclamaciones 20%
4- Muy bueno: 1 reclamación
3-Bueno: 2 reclamaciones
2-Regular: 3 reclamaciones
1-Malo: más de 3 reclamaciones

Aunque los criterios de evaluación para los proveedores son iguales, para facilitar el análisis
de la información según el riesgo e impacto para el negocio, se categorizarán los proveedores
así:

FO-02-PROC-001 v1
 Categoria 1 - Proveedores críticos
Estos proveedores son auqeqllos cuyo
servicio/producto está involucrado
directamente en los porductos o servicios
de Finca Raíz, por ejemplo: call center,
personal, impresores de revistas, entre
otros.
Categoria 2 - Proveedores no críticos
Estos proveedores son aquellos que no
estan directamente involucrados en los
productos/servicios de finca raíz, por
ejemplo, papeleria interna, aseo, entre
otros.

De acuerdo con el puntaje total obtenido para el proveedor evaluado, se pueden obtener los
siguientes resultados:

Resultado 1: Proveedor Resultado 2: Proveedor Resultado 3: Proveedor no

confiable condicional confiable
Puntaje entre 4 - 5 Puntaje entre 3 - 4 Puntaje <3
Proveedor que representa
un riesgo para la
organización. Se debe
realizar una auditoría en las
Proveedor que tiene áreas
instalaciones del proveedor
de mejora y se deben
para evaluar el riesgo y
Proveedor con buen establecer acciones para el
tomar la desición de
desempeño el cual se mejoramiento de acuerdo
continuar o no con los
considera que no con el procedimiento de
servicios/productos del
representa riesgo para la acciones correctivas.
proveedor. En caso de
organización. Representa un problema
continuar con el proveedor
potencial para la
se deben establecer
organización.
acciones para el
mejoramiento de acuerdo
con el procedimiento de
acciones correctivas

NOTA: en cada trimestre se compartirá el resultado con cada proveedor evaluado.

A continuación se describe un ejemplo de la metodologia, el formato asociado para realizar

esta reevaluación inicial es el FO-02-PROC-003.

Oportunidad
Calidad Evaluación usuario Reclamaciones Estado de
Nombre proveedor Categoria en entrega Calificación
30% 20% 20% aprobación
30%
AAA Crítico 5 3 4 5 4,2 Confiable
BBB Crítico 2 1 3 4 2,3 No confiable
CCC Crítico 3 5 4 3 3,8 Condicional

4.6 Revisión por la dirección

En cada comité de calidad se deben presentar como mínimo los siguientes indicadores para
cada categoria de los proveedores:

FO-02-PROC-001 v1
  Proveedores en cada estatus de aprobación
 Tendecias de resultados de aprobación para cada proveedor
 Principales problemas relacionados con proveedores
 Estado de planes de mejoramiento
 Nuevos proveedores

5. REFERENCIAS
ICONTEC internacional. (2015). SISTEMAS DE GESTION DE LA CALIDAD. FUNDAMENTOS Y
VOCABULARIO. NTC-ISO-9000.

6. HISTORIAL DE VERSIONES
Versión 1. Procedimiento nuevo

7. REGISTROS ASOCIADOS
 FO-01-PROC-003 Formatos de evaluación inicial
 FO-02-PROC-003 Formato de reevaluación

FO-02-PROC-001 v1