AP04-AA5-EV04. Elaboración de términos de referencia.

Presentado por
Jonathan sneider vela herrera
Dayana Arias Martínez

Centro de teleinformática y producción industrial

Regional cauca
Ficha de caracterización
1792911
2019
Contenido
1. Objetivo general y objetivos específicos con los servicios a contratar
2. Fuentes de recursos
3. Proponentes habilitados
4. Idioma
5. Actividad a realizar
6. Entregables, hitos o fechas de entrega y detalle de los entregables
7. Equipo de trabajo
8. Duración de contracto
9. Sede o localización de las labores a realizar
10. Documentos a presentar
11. Proceso para seleccionar proveedor
12. Forma de pago
13. Confidencialidad de la información
 Objetivo general
Diseñar un software que le permita al usuario mantener la información
actualizada, y con esto ayudar a la organización a automatizar los distintos
procesos que se llevan a cabo en el interior

Objetivos específicos
 Identificar las necesidades del cliente , tomando en cuenta los
requerimientos necesarios para el desarrollo del sistema de información
referentes a sus procesos
 Elaborar el análisis del sistema de información a implementar basándose
en los requerimientos y utilizando las técnicas de recolección de datos
 Diseñar un sistema de información que le permita el mejoramiento y
automatización del proceso del usuario , ventas y marketing
 Seleccionar y definir la arquitectura bajo la cual se implementara el
software que le permita ser escalable en el tiempo
 Elaborar un modelo de base de datos relacional, que se acomode a los
requerimientos de almacenamiento y manipulación de datos de la empresa
 Realizar implementación de software en producción según estándares de
calidad

Fuentes de recursos
 En esta sección se deben alistar los recursos y facilidades que la empresa
contratante proveerá al licitante que resulte adjudicado. El listado incluirá la
información, bienes y servicios que el área técnica considere necesario para llevar
a cabo la consultoría por ejemplo: espacios de oficinas, equipos de
computación equipo de impresión, sistema de información, papelería, video
beams etc. Estos recursos y facilidades constituyen una parte fundamental del
trabajo de la consultoría

Proponentes habilitados
1. En la evaluación de propuestas la empresa Bavaria fue el mejor, obtuvo un
81.50% cumpliendo la evaluación de requerimientos funcionales,
requerimientos no funcionales, evaluación de aspectos financieros y de
aspectos generales, siendo así la empresa que más llama la atención
2. El segundo puesto se lo lleva la empresa ninco tour con un puntaje 70.50
% siendo la empresa que más se acercó a la evaluación de propuestas
3. El tercer puesto queda para la empresa travel s.a con un puntaje 76,80%
no obtuvo un puntaje malo , pero no fue la más llamativa a la evaluación de
propuestas

Idioma
La propuesta, así como toda la correspondencia intercambiada entre el consultor y
el contratante, deberá estar escrita en el idioma español

Actividad a realizar
Se debe describir con precisión las tareas y las principales actividades a ser
ejecutadas, definiendo su secuencia y articulación, así como los productos y
resultados que se esperan obtener y que permita lograr el objetivo general y los
objetivos específicos de la consultoría a contratar, si los TDR establecen una
excesiva, dispersa y desconectada variedad de actividades, las tareas de
seguimiento y supervisión se hacen más complejas y resulta difícil identificar su
contribución al logro de objetivo.
Las tareas, según su naturaleza deben precisar los requerimientos organizativos y
técnicos para que puedan llevarse a cabo por ejemplo: las modalidades y técnicas
de levantamientos de datos metodologías a utilizar, necesidades especiales del
software, geo referenciación de datos etc. También deberá precisarse si se
requieren acciones de transferencia de conocimiento sus objetivos y alcances.
Si la transferencia de conocimientos denominada también trasferencias de
tecnologías es una actividad de consultoría, los TDR deben de proveer detalles
específicos de las características de los servicios requeridos, y los consultores
deberán presentar su propuesta relacionada con planes y método de
entrenamiento o capacitación
El sistema desarrollado contempla el siguiente ámbito de acción
 El usuario registrado ingresara de manera habitual al módulo de iniciar
sesión
 El usuario no registrado ingresara a la gestión de registro al sistema , el
cual gestionara su usuario( nombre, apellido ,dirección ,teléfono, barrio,
localidad , región , rol)
 El vendedor tendrá su módulo el cual contendrá su inicio de sesión , podrá
registrar ventas , consultarlas, registrar pedidos , consultar pedidos ,
administrar cliente prospectos , gestionara recibo de pago (comprobante de
pago)
 El administrador de ventas tendrá su módulo el cual contendrá su inicio de
sesión , registrar producto , consultar producto , modificar ventas , registrar
ventas , consultar ventas ,gestionar el cliente , podrá gestionar usuario
(modificar usuario , registrar usuario , eliminar usuario , consultar usuario ,
gestionar reportes( generar reporte de ventas mensuales y semanales,
generar listados de productos)
 El administrador de marketing tendrá su módulo el cual contendrá su inicio
de sesión , gestionar catalogo( crear catálogo , consultar catalogo) , política
de venta ( procedimiento internos reglas y principios) , gestionar
oferta( crear ofertas , lanzamientos) , medición de indicadores de
satisfacción ( encuesta virtual)
 Entregables, hitos, o fecha de entrega y detalle de los entregables
Se prevé que la fecha y lugar para iniciar el trabajo de los servicios de la empresa,
será el día de firmado el contrato respectivo con la entidad contratante
Se entregara un software, una capacitación para el personal que va utilizar dicho
software, más unos entregables que son:
Entregable del análisis
CAPTURA DE REQUISITOS
 Análisis del sistema actual
 Requisitos nuevos del Usuario
 Descripción des sistema propuesto
ESPECIFICACION DEL SISTEMA
 Descripción del sistema
 Requisitos de datos
 Requisitos del hardware
 Plan de pruebas

ENTREGABLE DEL DISEÑO

Descripción detallada del sistema, contendrá:
 Programas , módulos y objetos
 Ficheros y bases de datos
 Procedimientos
 Carga del sistema y tiempo de respuestas , interfaces
 Diseño de alternativas recomendados
 Técnicas de implementación recomendadas: codificación propia ,
contratación externa
 Plan de pruebas de programas

ENTREGABLE DE CODIFICACION
 Documento del diseño final del sistema y de cada programa
 Diagramas definitivos del sistema y de los programas
 Descripción detalla dela lógica de cada programa
 Resultado de las pruebas de cada programa
ENTREGABLE DE LAS PRUEBAS
 Plan de pruebas del sistema
 Informe de los resultados de la prueba
 Descripción de las pruebas , el resultado esperado , resultado obtenido y
acciones a tomar para corregir las desviaciones

ENTREGABLES DE LA INSTALACION
 Planes detallados de contingencias de explotación , caídas del sistema y
recuperación
 Plan revisión post –instalación
 Informe de instalación
 Carta de aceptación del sistema

ENTREGABLE DEL MANTENIMIENTO

 Listados de fallos detectados en el sistema
 Listado de mejoras solicitadas por los usuarios
 Actas de revisión regulares del sistema y aceptación de los niveles de
soporte
 Equipo de trabajo
Para demostrar la idoneidad del equipo de trabajo deberá presentar
 Hoja de vida del equipo presentado en la propuesta
 Certificado de los que integran el equipo
 Carnet que los identifique
Duración del contrato
 Sede localización de la labores a realizar
Se realizar en la empresa BAVARIA S.A.S principalmente en las oficinas de
registro, ventas y marketing
 Documentos a presentar
El día de cierre de la presente invitación y entregas de propuestas, se recibirán
las propuestas hasta las 11:00 am se debe tener en cuenta que la hora señalada
correspondencia la que contenga el sistema de radicación de la empresa.
El proponente debe presenta (1) propuesta física acompañada de la
documentación requerida, así como (2) copias de la documentación completa en
medio magnética, en la ventanilla de radicación de correspondencia
El plazo máximo son 15 días a partir de la fecha de publicación, donde debe
incluir todos los gastos que tienen ustedes como proponentes, el contrato final se
realizara con precio fijo
 Proceso para seleccionar al proveedor
El proponente deberá acreditar su experiencia con mínimo (2) certificaciones de
contratos ejecutados en los últimos (2) años contando hacia atrás a partir de la
fecha de cierre de la presente invitación o en ejecución, cuyo objeto sea la
prestación de los servicios para implementación de los módulos
 Ingeniero en computación o profesiones a fines , con el perfil en el
desarrollo de sistema de información
 Experiencia amplia en materia de diseño y montaje de sistemas
automatizados
 Experiencia en administración de redes
Excelencia en calidad de los servicios que haya desarrollado las certificaciones
deberán ser expedidas por la persona o entidad contratante y deberá contener
como mínimo la siguiente información:
 Nombre de la persona o entidad contratante
 Objeto de contrato
 Vigencia de contrato : fecha de inicio y de finalización ( día-mes-año)
 Valor del contrato
 Valor ejecutado a la fecha de la certificación ( en caso de presentar
contrato en ejecución)
 firma y cargo del que certifica (nivelo directivo)
 datos de contacto :nombre , cargo y teléfono de la persona de contacto
 Forma de pago monto
Se harán pagos parciales de acuerdo con los servicios efectivamente prestados
durante la ejecución del contrato, dentro de los 30 días siguientes, previa
prestación de la factura o cuenta de cobro, previo recibo a satisfacción expedido
por el supervisor ,y adjuntando el comprobante del pago de aportes al sistema de
seguridad social
El total de monto es $ 5.160.000
 Confidencialidad de la información
La información que conozca en virtud del presente proceso, se destinara única y
exclusivamente para la presentación de la propuesta, se considera información
confidencial:
 toda la información relacionada en el desarrollo del contrato que se suscriba
y el de los fines de BAVARIA
 las característica y especificaciones de los productos, servicios y programas
de BAVARIA que no sea de público conocimiento
 todos los secretos empresariales que posean BAVARIA de conformidad
con la legislación vigente
 todos los conocimientos y experiencias de orden técnico, comercial y de
economía de empresa que le permita a BAVARIA realizar sus actividades
productivas , desarrollar su objeto social y actividades de organización y
administración
 toda la información de desarrollo de productos ,políticas y prácticas
comerciales
 toda la información sobre los clientes y potenciales cliente de BAVARIA
incluyendo , sin limitarse a los datos personales de los mismos
 toda documentación que produzca el eventual contratista en desarrollo del
contrato que llegara a suscribirse
 toda la información que en desarrollo dela presente invitación del contrato
que llegara a suscribirse BAVARIA ponga en conocimiento del proponente
o contratista