…pour travailler comme un pro

2019 Cyril Seguenot

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©Cyril Seguenot 2019

1 TABLE DES MATIERES

2 L’AMATEUR ET LE PROFESSIONNEL 3

2.1 QUI SUIS-JE ? 3

3 QU’ALLEZ-VOUS APPRENDRE DANS CE GUIDE ? 4

3.1 LES 7 TECHNIQUES EN DEUX MOTS 4

3.2 LES BENEFICES QUE VOUS EN TIREREZ 5

4 LES OBJETS TABLEAUX 6

4.1 UN EXEMPLE CONCRET 6

4.2 LES AVANTAGES DES OBJETS TABLEAUX 13

5 LES LISTES DE VALIDATION DYNAMIQUES 14

5.1 UN EXEMPLE CONCRET 14

5.2 LA METHODE CLASSIQUE 15
5.3 LA METHODE PRO 16

6 LA BARRE DE FORMULE 17

6.1 SAISIR FACILEMENT DU TEXTE 17

6.2 SAISIR FACILEMENT LES REFERENCES DANS UNE FORMULE 18
6.3 COPIER UNE FORMULE 19

7 LES NOMS DE CELLULES 20

7.1 AFFECTER DES NOMS AUX CELLULES ET TABLEAUX 20

7.2 SPECIFIER L’ETENDUE DES NOMS 20

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7.3 LE GESTIONNAIRE DE NOMS 21

8 LA FONCTION RECHERCHEV 23

8.1 PRESENTATION 23
8.2 POURQUOI RECHERCHEV EST-ELLE SI IMPORTANTE ? 24
8.3 SOLUTION ALTERNATIVE AVEC EQUIV ET INDEX 24
8.4 AUTRES FONCTIONS INCONTOURNABLES 25

9 LES MISES EN FORME STATIQUES 28

9.1 LES OUTILS DE MISE EN FORME DE BASE 28

9.2 LES STYLES DE CELLULES 30
9.3 LES OBJETS TABLEAUX 33
9.4 LES THEMES 34

10 LES MISES EN FORME CONDITIONNELLES 35

10.1 SUR UNE COLONNE UNIQUE 35

10.2 SUR UN ENSEMBLE DE COLONNES 44
10.3 ORDRE DES REGLES DE MISE EN FORME 47

11 CONCLUSION 47

11.1 A VOUS DE JOUER ! 47

11.2 POUR ALLER PLUS LOIN 48

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2 L’AMATEUR ET LE PROFESSIONNEL

Certains d’entre vous aiment peut-être bricoler, ou du moins ont besoin de le faire pour améliorer leur habitat. Si
vous êtes un simple amateur (c’est mon cas), avez-vous déjà remarqué la différence de temps qu’il vous fallait pour
réaliser une tâche par rapport à un artisan chevronné ? Sans compter que le résultat que vous obtenez n’est pas
toujours celui que vous souhaitiez…

Au cours de l’été 2013, j’ai eu la chance de travailler pendant plusieurs semaines avec un ami couvreur qui a de
nombreuses années de métier. Nous avons refait à neuf les toitures de nos maisons mitoyennes. Cette entraide nous
a permis d’aller plus vite et d’alléger la facture. Nous avons démonté l’ancienne toiture et refait entièrement la
charpente ; autant dire qu’il a fallu jouer du pied de biche, du marteau et de la scie !

Dès le départ, en regardant travailler mon ami, j’ai été assez sidéré par la vitesse à laquelle il travaillait
naturellement. Il allait environ trois fois plus vite que moi, tout en étant plus précis ! Je tiens à préciser que j’avais
déjà scié pas mal de morceaux de bois et planté un certain nombre de clous dans ma vie avant d’entreprendre ce
travail, et je pensais être pas trop maladroit. Pourtant, lorsque j’ai vu travailler mon ami, j’ai compris que j’étais en
fait loin de maîtriser ces gestes simples, et que je pourrais travailler beaucoup plus vite, tout en fournissant moins
d’efforts, si j’essayais d’adopter les bons gestes.

Cette idée peut être généralisée à pas mal de domaines, y compris celui de l’informatique, et en particulier des
logiciels de bureautique. Si vous utilisez Excel, vous avez certainement déjà réalisé différentes tâches sur vos
tableaux de données, comme :

• Ajouter des filtres et des tris

• Ajouter des mises en forme diverses pour l’esthétique et la mise en évidence de certaines informations
• Mettre en œuvre des formules plus ou moins complexes pour exploiter pleinement vos données
• … etc.

Ce genre de travail est rendu assez simple grâce à la puissance d’Excel, et bon nombre d’utilisateurs, même peu
aguerris, réussiront à obtenir un résultat qui les satisfait. C’est peut-être votre cas… Cependant, si vous travaillez sur
Excel à la façon d’un amateur, vous serez peut-être surpris par les techniques que je vais vous présenter, et par le
gain de qualité, de temps et d’effort qu’elles vous procureront.

2.1 QUI SUIS-JE ?

Je m’appelle Cyril Seguenot et j’ai 42 ans au moment où j’écris ces lignes. J’ai travaillé pendant une quinzaine
d’années dans l’édition de logiciels, en tant que développeur puis chef de projet. Je suis aujourd’hui blogueur et
formateur indépendant en entreprise en programmation avec les technologies Microsoft.

Dans mon travail de chef de projet, j’ai été naturellement confronté à des problématiques d’organisation, de
planification, de suivi et d’amélioration de la productivité et de la qualité de notre production.
J’ai en particulier dû apprendre à bien maîtriser Excel et OneNote pour m’organiser et créer mes propres outils de
gestion de projet. Aujourd’hui, j’utilise ces logiciels et bien d’autres pour mes besoins d’entrepreneur.

Je suis passionné d’informatique et maniaque de l’efficacité. Je cherche sans cesse à optimiser mes méthodes et
mon environnement de travail sur mon ordi. J’adore découvrir ou approfondir mon usage des logiciels pour me
faciliter la vie, gagner du temps et faire du travail de qualité !

J’adore aussi partager mes connaissances, savoir-faire et découvertes, c’est pourquoi j’en ai fait mon métier et c’est
aussi pourquoi j’ai créé mon blog Bureautique Efficace.

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3 QU’ALLEZ-VOUS APPRENDRE DANS CE GUIDE ?

Ce livret n’est pas un cours pour débutant pour apprendre les rudiments d’Excel. Vous trouverez des tas de livres sur
Internet pour ça. Je supposerai ici que vous connaissez déjà les concepts de base tels que les classeurs, les feuilles,
les références de cellules, les formules…, et que vous avez déjà manipulé un peu Excel au moins pendant quelques
heures.

Ce livret est un condensé des techniques qui me paraissent les plus utiles et les plus efficaces pour quiconque
cherche à utiliser Excel avec le maximum d’efficacité. Je parle ici d’apprendre directement les techniques les plus
efficaces, sans passer des années à faire du bricolage avant de découvrir enfin les meilleures façons de travailler 😊

J’ai moi-même acquis ces techniques au fur et à mesure de mon expérience. Cela fait maintenant dix ans que j’utilise
Excel de façon régulière à titre professionnel et personnel. Je l’ai notamment beaucoup utilisé durant mon travail de
chef de projet informatique. J’ai mis dans ce livret ce que j’aurais moi-même beaucoup aimé savoir avant de
commencer à utiliser Excel de façon assez intensive.

Bien entendu, je n’ai nullement l’intention d’être exhaustif et il m’a fallu faire des choix pour que ce livret ne
dépasse pas 50 pages ! Je partagerai progressivement d’autres techniques dans les articles et vidéos de mon blog.

3.1 LES 7 TECHNIQUES EN DEUX MOTS

Voici un bref aperçu des techniques que nous allons voir.

3.1.1 LES OBJETS TABLEAUX

Excel dispose en standard de deux types de tableaux très puissants et complémentaires : les tableaux croisés
dynamiques et les tableaux (tout court).

Remarque sur la sémantique : on parle souvent de « tableau Excel », mais cette expression est ambiguë, car on ne
sait pas toujours de quel type de tableau on parle :
• Simple ensemble de données disposées en tableau dans une feuille ?
• Tableau ?
• Tableau croisé dynamique ?

Dans la pratique, beaucoup de gens utilisent cette expression pour désigner le premier type, car ils ne connaissent
pas le second. Pour qu’il n’y ait aucune ambigüité, j’utiliserai l’expression « objet Tableau » pour désigner les
tableaux tels qu’on peut les créer avec le bouton « Tableau » du ruban « Insertion ».

Les objets tableaux permettent de résoudre très simplement tous les problèmes liés à l’aspect statique des tableaux
ordinaires. Grâce à eux, vous disposez de tout un ensemble d’automatismes et d’outils spécifiques très puissants
pour réaliser les différentes tâches dont j’ai parlé plus haut. Votre tableau devient beaucoup plus facile à manipuler
et à faire évoluer. Sa mise en forme devient un jeu d’enfant.

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3.1.2 LES LISTES DE VALIDATION DYNAMIQUES

Nous verrons ici comment créer une liste déroulante de choix (i.e. liste de validation) basée sur un objet tableau. A la
différence de la technique classique, celle-ci vous permettra d’ajouter de nouveaux éléments à la liste sans rien avoir
d’autre à faire que de les ajouter au tableau (d’où le qualificatif de dynamique).

3.1.3 LA BARRE DE FORMULE

Bien que l’utilisation de la barre de formule puisse paraître assez basique de prime abord, elle ne l’est pas tant que
ça. Nous verrons ici comment l’exploiter au mieux pour saisir rapidement du texte et des références de cellules.
Nous verrons aussi comment copier une formule.

3.1.4 LES NOMS DE CELLULES

Nous verrons ici comment affecter des noms à certaines cellules ou plages, et le gros avantage que cela apporte
dans les formules. Nous verrons également comment utiliser des noms définis au niveau feuille pour exploiter une
même formule avec des données différentes.

3.1.5 LA FONCTION RECHECHEV

La fonction RECHERCHEV permet de rechercher et récupérer des données dans un tableau pour les utiliser à un
autre endroit. Il est essentiel de bien la connaître afin de structurer et exploiter correctement vos données dans
Excel.

Je profiterai de ce chapitre pour mettre en avant une petite sélection d’autre fonctions qui me paraissent très utiles
dès qu’on commence à travailler dans Excel.

3.1.6 LES MISES EN FORME STATIQUES

Nous verrons pourquoi et comment utiliser les styles de cellules prédéfinis et personnalisés. Nous verrons aussi ce
qu’apportent les thèmes.

3.1.7 LES MISES EN FORME CONDITIONNELLES

Comme leur nom l’indique, il s’agit de mises ne forme qui s’appliquent de façon conditionnelle à un ensemble de
cellules.

La condition peut être exprimée de beaucoup de façons différentes. Nous ne verrons pas tous les cas de figures car
ils sont extrêmement nombreux. Mais je vous présenterai quelques cas typiques qui vous donneront les éléments
nécessaires pour comprendre et mettre en œuvre cette technique. Nous verrons comment appliquer ce type de
mise en forme sur une colonne unique, puis sur plusieurs colonnes de tableaux.

3.2 LES BENEFICES QUE VOUS EN TIREREZ

En appliquant ces techniques vous obtiendrez rapidement un gain énorme de qualité et de confort dans votre
travail. Cela vous donnera des idées pour mieux mettre à profit Excel et vous aurez de plus en plus plaisir à l’utiliser.
Vous pourrez alors vous lancer dans des travaux plus ambitieux et mieux répondre à vos besoins personnels ou
professionnels.

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Au fur et à mesure de votre progression, vous serez de plus en plus fier(e) de vos résultats et je parie que vous aurez
envie de partager ce que vous savez faire à votre entourage ;-)

4 LES OBJETS TABLEAUX

La première technique que je vais vous présenter est vraiment la plus puissante, et ma préférée. Tous ceux qui ne la
connaissaient pas et à qui je l’ai montrée ont été immédiatement convaincus.

Elle a l’avantage d’être très simple, et vous regretterez sans doute de ne pas l’avoir utilisée plus tôt !

4.1 UN EXEMPLE CONCRET

Nous allons faire un petit exercice à partir du jeu de données suivant, qui représente les joueurs d’un club sportif :

Le but de l’exercice est d’aboutir au résultat suivant :

1. Des filtres et tris sur chaque colonne

2. Une colonne affichant l’âge de chaque personne à côté de la date de naissance
3. Quelques statistiques simples en bas du tableau :
o Nombre de personnes dans le club
o Nombre de femmes
o Age moyen
o Niveau moyen
4. Une belle mise en forme avec une couleur différente pour l’en-tête et une alternance de couleurs pour les
autres lignes pour faciliter la lecture

Nous allons faire tout cela avec un objet tableau, et je vais détailler chaque étape afin que vous compreniez
parfaitement la méthode.

4.1.1 FILTRES ET TRIS SUR CHAQUE COLONNE

Commençons par mettre les données dans un objet tableau. L’opération est très simple : il suffit de cliquer sur
n’importe quelle cellule contenant des données puis sur le bouton Tableau du ruban Insertion.
Une autre solution est de cliquer sur une des mises en forme de la liste « Mettre sous forme de tableau » du ruban
Accueil.

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 Figure 4-2 : Liste "Mettre sous forme de tableau" du ruban Accueil

Figure 4-1 : bouton Tableau du ruban Insertion

La boîte de dialogue suivante s'affiche :

Laissons la case "Mon tableau comporte des en-têtes" cochée (en effet, notre tableau a bien une ligne d’en-tête).
Puis cliquons sur OK. Voici ce que nous obtenons :

Le résultat est assez remarquable ! En deux clics, nous avons réalisé deux étapes de l’exercice, et avec un résultat
meilleur qu’avec la méthode classique :

• Des filtres et tris ont été ajoutés automatiquement sur les en-têtes de colonnes
• Le tableau est formaté de façon élégante, avec une ligne d’en-tête qui se démarque des autres, et une
alternance de couleurs sur les autres lignes

Remarquez au passage que, lorsque vous cliquez n’importe où dans le tableau, un nouvel onglet contextuel
"Création" avec le surtitre "Outils de tableau" apparaît dans le ruban :

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Nous reviendrons plus tard sur les fonctionnalités qu’il propose.

Poursuivons l’exercice…

4.1.2 AJOUT D’UNE COLONNE CALCULEE

Insérons une nouvelle colonne à l’endroit souhaité (clic droit sur la colonne D, puis clic sur Insertion).

Nous constatons qu’Excel affecte automatiquement le titre « Colonne1 » à la colonne, qu’il nous suffit de modifier.

Pour calculer l’âge, nous allons utiliser les fonctions DATEDIF et AUJOURDHUI. Celles-ci sont décrites dans le
paragraphe 8.4, mais elles sont simples à utiliser :

• Comme son nom l’indique, la fonction AUJOURDHUI renvoie la date du jour. Elle n’a aucun paramètre.
• La fonction DATEDIF permet de calculer l’intervalle entre deux dates en jours, mois ou années. Elle prend
trois paramètres qui sont : la date de début, la date de fin et l’unité dans laquelle on veut le résultat (jour,
mois ou année) symbolisée par une lettre « d », « m » ou « y ».

Cliquons sur la cellule D3 et commençons à saisir la formule suivante :

=DATEDIF(

A ce stade, ne saisissons pas C3, mais cliquons plutôt sur la cellule C3 avec la souris. Excel complète alors la formule
de la sorte :
=DATEDIF([@[Date de naissance]]

Oh, oh ! Excel utilise une syntaxe spécifique aux objets tableaux. Décortiquons-là :

• La paire de crochets extérieure […] désigne l’objet tableau

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 • [Date de naissance] désigne la colonne « Date de naissance » de ce tableau
Les crochets ne sont nécessaires que si le nom de la colonne contient des espaces, comme c’est le cas ici.
Pour la colonne Niveau par exemple, les crochets ne sont pas obligatoires.
• @[Date de naissance] désigne la ligne courante dans cette colonne

Finissons d’écrire notre formule et appuyons sur Entrée :

=DATEDIF([@[Date de naissance]]; AUJOURDHUI();"y")

Voici le résultat (les âges ne sont plus forcément à jour au moment où vous lisez ces lignes) :

Nous remarquons une chose assez étonnante : Excel a fait le calcul automatiquement pour toutes les lignes de notre
objet tableau !

Si nous cliquons sur n’importe quelle cellule de la colonne Age, nous remarquons dans la barre de formule que la
formule est toujours la même. L’utilisation du nom de colonne [Date de naissance] permet de s’affranchir des
références de cellules classiques. C’est beaucoup plus explicite et sécurisé.

Là encore, vous noterez avec quelle rapidité nous avons réalisé cette étape ! Nous n’avons même pas eu à nous
soucier du nombre de lignes du tableau ! C’est là un atout essentiel de l’objet tableau : tout devient dynamique !

Continuons l’exercice…

4.1.3 AJOUT D’UNE LIGNE DE TOTAL

Cliquons sur n’importe quelle cellule du tableau et dans le ruban contextuel Création, cochons la case « Ligne
Total » :

Excel ajoute automatiquement une ligne de total en bas du tableau :

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Vous noterez que la ligne est automatiquement mise en forme (double ligne bleue et police grasse) et qu’Excel a fait
tout seul la somme sur la dernière colonne (Niveau).

Ce n’est pas la somme que nous voulons sur cette colonne, mais plutôt la moyenne. Cliquons sur la cellule :

Nous voyons apparaître une liste déroulante qui propose un choix pour
l’opération à appliquer.

Il suffit donc de sélectionner Moyenne.

Même pas besoin de saisir la formule !

NB/ Nous pouvons simplement modifier le format pour garder un seul

chiffre après la virgule.

Faisons la même chose pour calculer l’âge moyen au bas de la colonne Age.

Nous pouvons aussi afficher le nombre de joueurs du club au bas de la colonne Nom en sélectionnant l’opération
« Nombre » dans la liste déroulante.

Reste à afficher le nombre de femmes au bas de la colonne Sexe. L’opération nécessaire n’est pas disponible dans la
liste déroulante. Il faut donc sélectionner « Autres fonctions… » dans cette liste.

Dans la fenêtre qui s’ouvre, sélectionnons la catégorie « Tous », puis la fonction NB.SI :

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 Figure 4-3 : Sélection de la fonction à utiliser

Cliquons sur OK et complétons la boîte de dialogue « Arguments de la fonction » comme ci-dessous :

Figure 4-4 : on renseigne les paramètres de la fonction

Vous noterez encore une fois que dans la zone « Plage », nous ne saisissons pas une plage de cellules, telle que
E3:E9, mais directement le nom de la colonne du tableau. D’ailleurs, ce nom est complété automatiquement par
Excel si nous sélectionnons la colonne Sexe du tableau avec la souris.

Cliquons sur OK pour terminer.

Modifions le libellé Total dans la cellule A10

Voici le résultat final :

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Notez que nous n’avons presque rien tapé au clavier pour faire les calculs !

4.1.4 MISE EN FORME DU TABLEAU

Il n’y a plus rien à faire à cette étape car le tableau est déjà mis en forme ! Profitons-en toutefois pour regarder
quelles sont les options de mise en forme proposées par Excel pour les tableaux.

Dans le ruban contextuel Création, nous avons à notre disposition tous les éléments suivants pour appliquer très
rapidement des mises en forme évoluées et élégantes :

Testez vous-même les différents outils de mise en forme, en commençant par les styles (groupe Styles de tableaux),
puis en jouant avec les cases à cocher (groupe Options de style de tableau) …

Voici par exemple une nouvelle mise en forme appliquée à notre tableau à partir des styles prédéfinis :

NB/ Les styles de tableau sont également fournis par la liste « Mettre sous forme de tableau » du ruban Accueil.

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4.2 LES AVANTAGES DES OBJETS TABLEAUX

4.2.1 AUTOMATISATION ET RAPIDITE EXTREMES

Comme vous avez pu le constater, toutes les étapes de l’exercice ont été réalisées avec une grande facilité en
utilisant un objet tableau :

• Ajout des tris et filtres

• Calcul des sommes, moyennes et dénombrements
• Application des mises en forme

De plus, si vous utilisez les filtres et tris dans les en-têtes de colonnes, vous remarquerez que l’alternance de
couleurs une ligne sur deux est toujours respectée, même après ajout et suppression de lignes.

Testons à présent l’ajout de lignes ou de colonnes dans le tableau…

4.2.2 DES FORMULES TOUJOURS A JOUR

Insérons une nouvelle ligne (ligne 10).

Après avoir saisi le prénom, le nom, la date de naissance et le niveau, nous constatons qu’il n’y a absolument rien
d’autre à faire. Tous les totaux sont automatiquement mis à jour !

C’est là un autre atout essentiel des objets tableaux : comme les formules ne font référence qu’aux noms des
colonnes, elles sont forcément toujours à jour !

Cela apporte beaucoup de sécurité et de fiabilité à vos feuilles de calculs.

4.2.3 UNE FORME TOUJOURS AU TOP

Insérons à présent une nouvelle colonne pour les numéros de licence des joueurs.

Saisissons le texte « Licence » juste à côté de Niveau. Nous constatons qu’Excel étend automatiquement le tableau
et formate la nouvelle colonne comme les autres :

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Là encore, nous n’avons rien eu à corriger ni modifier après l’ajout de la nouvelle colonne.

Une petite astuce au passage : dans le coin inférieur droit du tableau, le petit triangle indique la limite du tableau. Si
vous le pointez avec la souris, vous verrez apparaître une double flèche. En maintenant le clic enfoncé et en glissant
la souris, vous verrez qu’il est possible d’agrandir le tableau sur le nombre de lignes ou de colonnes que vous
souhaitez. Très pratique pour insérer plusieurs lignes d’un coup 😉

5 LES LISTES DE VALIDATION DYNAMIQUES

Une liste de validation est une petite liste déroulante qui s’inscrit dans une cellule et qui permet à l’utilisateur de
sélectionner une valeur parmi un ensemble de valeurs prédéfinies. Non seulement, cela facilite la saisie puisque
l’utilisateur n’a rien à taper au clavier, mais cela permet aussi d’éviter les erreurs puisque toutes les valeurs possibles
sont définies à l’avance.

La technique que je vais vous exposer ici est très peu connue et pourtant redoutablement efficace. C’est une
application directe des objets tableaux. Elle est exposée en détail dans une vidéo que j’ai réalisée il y a déjà plusieurs
années, et que vous trouverez à cette adresse : https://www.youtube.com/watch?v=9yelecH-tVk&t=3s
Je vais la synthétiser ici.

5.1 UN EXEMPLE CONCRET

Nous allons reprendre les données de l’exemple précédent, concernant les joueurs d’un club sportif.
Supposons qu’il s’agisse d’un club de haut niveau rassemblant des joueurs de différents pays européens. Nous
souhaitons renseigner le pays d’origine de chaque joueur dans une colonne Pays.
Pour faciliter la saisie et éviter les erreurs, nous souhaitons créer une liste des pays et l’utiliser comme liste de
validation dans le tableau des joueurs :

NB/ Je ne reprends pas ici toutes les colonnes du tableau de l’exemple précédent, car ça n’a pas d’intérêt.

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5.2 LA METHODE CLASSIQUE
La méthode classique pour réaliser ceci consiste à suivre les étapes suivantes :
• Créer une liste de pays dans une feuille séparée (figure 1 ci-dessous)
• Dans le tableau des joueurs, sélectionner la colonne Pays, puis cliquer sur le bouton « Validation de
données » du ruban « Données » ((figure 2)
• Dans les options de validation des données, sélectionner le type « Liste », et comme source de données la
plage de cellules correspondant aux noms des pays (figure 3)

Figure 5-2 : Bouton Validation des données du ruban Données

Figure 5-1 : Extrait de la liste des pays

Figure 5-3 : On spécifie la plage contenant les données de la liste

NB/ Dans le champ « Source » de la figure 3, la plage de cellules est préfixée par le nom de la feuille dans laquelle se
situent les données. J’ai appelé cette feuille « Listes »

Cette méthode fonctionne : on obtient bien une liste déroulante de validation comme attendu. Cependant elle
présente un inconvénient majeur :
Si on ajoute un nouveau pays à la fin de la liste des pays, il ne sera pas pris en compte dans la liste de validation !

Nous allons résoudre ce problème grâce à … un objet tableau !

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5.3 LA METHODE PRO

La méthode est quasiment identique à la méthode classique, à quelques détails près qui font toute la différence :

• Créer la liste de pays dans une feuille séparée en utilisant un objet tableau (figure 1)
• Dans le tableau des joueurs, sélectionner la colonne Pays, puis cliquer sur le bouton « Validation de
données » du ruban « Données »
• Dans les options de validation des données, sélectionner le type « Liste », et comme source de données une
référence à la colonne du tableau correspondant aux noms des pays (figure 2)

Figure 5-4 : liste des pays dans un objet tableau

Figure 5-5 : référence au tableau pour la liste de validation

La formule indiquée dans la zone de saisie « Source » est :

=INDIRECT("tabPays[Pays]")

• tabPays est le nom du tableau créé précédemment, qui contient les pays
• [Pays] représente le nom de la colonne de tableau que nous voulons utiliser
• INDIRECT est une fonction intégrée d’Excel qui permet de récupérer une plage de cellules dont la référence
est spécifiée sous forme d’une chaîne de caractères (c’est pourquoi elle est placée entre doubles-côtes).

Cette méthode présente un avantage très important par rapport à la précédente :

Lorsqu'on ajoute un élément à la fin du tableau, il est automatiquement intégré dans la liste de validation !

De plus, la formule utilisée pour spécifier la source est bien plus explicite qu’une plage de cellules ordinaire, pour
peu qu’on nomme correctement le tableau et ses colonnes.

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6 LA BARRE DE FORMULE

La barre de formule est la zone de saisie située juste en-dessous le ruban, notée en rouge dans l’image ci-dessous :

J’ai mis pas mal de temps avant de bien exploiter cette barre de formule. C’est pourquoi je vous livre ici quelques
astuces pour que vous la maitrisiez rapidement et que vous évitiez quelques déboires ou jurons dans certains cas 😊

6.1 SAISIR FACILEMENT DU TEXTE

La barre de formule permet de saisir le contenu de la cellule courante.
Il s’agit de l’utilisation la plus simple, mais elle mérite parfois d’être mieux mise à profit. Je m’explique :
La saisie d’un nombre dans une cellule ne pose pas de problème particulier. Mais lorsqu'on saisit un texte assez long,
il est souvent plus commode et plus rapide d’utiliser la barre de formule. Considérons l’exemple suivant :

La cellule A1 contient un texte trop long pour s’afficher en totalité dans la cellule. Mais le texte est en revanche
visible complètement dans la barre de formule.
Lorsqu'on veut modifier ce texte pour ajouter un mot au milieu par exemple, il est bien plus rapide de cliquer à
l’endroit souhaité dans la barre de formule, que d’éditer la cellule. Un seul clic suffit avant de pouvoir commencer à
taper dans la barre de formule, alors qu’en éditant la cellule, il faut commencer par mettre la cellule elle-même en
édition en double-cliquant dessus, puis faire défiler le texte à l’endroit souhaité avant de pouvoir commencer enfin à
taper. Répétez ça des dizaines de fois, et vous verrez la différence…

De plus, la barre de formule peut être dépliée si besoin, notamment lorsque le texte est vraiment long ou qu’il
contient des retours à la ligne :

Figure 6-1 : barre de formule dépliée

Pour déplier/replier la barre, il suffit de cliquer sur la petite flèche dans le coin supérieur droit de la barre.

NB/ Pour info ou rappel, pour saisir un retour à la ligne au milieu du texte, il faut appuyer sur ALT + Entrée

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6.2 SAISIR FACILEMENT LES REFERENCES DANS UNE FORMULE
En reprenant notre exemple précédent, supposons qu’on veuille ajouter dans le tableau une colonne sui affiche le
nom complet de chaque joueur sous la forme « Nom Prénom » :

Pour cela, on ajoute une colonne nommée « Nom complet » au tableau, et dans la cellule C3, on tape la formule
suivante :

CONCAT est une fonction permettant de concaténer, c'est-à-dire assembler plusieurs chaînes de caractères. Elle
peut recevoir autant de paramètres qu’on le souhaite. Ici nous avons 3 paramètres pour le nom, l’espace et le
prénom.

Cette formule n’est pas très difficile à taper en toute lettres, mais il existe une façon bien plus rapide de le faire :
Commençons à saisir le début de la formule :

Excel propose une liste de fonctions dont le nom commence par les lettres saisies. Il suffit d’appuyer sur la touche de
tabulation pour compléter automatiquement le nom et ajuter une parenthèse ouvrante :

Ensuite, au lieu de taper « [@Nom] en toutes lettres, il suffit de cliquer sur la cellule B3 avec la souris pour qu’Excel
récupère automatiquement la référence de cette cellule :

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NB/ Grâce au tableau, les références de type « B3 » sont transformées automatiquement en noms, ce qui rend les
formules plus lisibles.

On peut ensuite ajouter les points virgules et l’espace à la main dans la barre de formule :

…puis cliquer sur la cellule A3 pour qu’Excel ajoute automatiquement [@Prénom].

Reste à saisir la parenthèse fermante et à appuyer sur Entrée pour valider la formule.

Cet exemple illustre le fait qu’on peut alterner les saisies manuelles et automatiques dans la barre de formule. Bien
entendu, la saisie automatique de référence à l’aide de la souris est souvent plus rapide et plus fiable.

6.3 COPIER UNE FORMULE

Qui n’a jamais modifié une formule par inadvertance en tentant de la copier pour la coller ailleurs ?

Pour copier une formule, on commence bien évidemment par la sélectionner :

…puis on appuie sur CTRL + C ou bien le bouton copier.

Si l’on clique ensuite sur une autre cellule pour pouvoir y coller la formule, voilà ce qui se passe :

La formule est remplacée par la référence de la cellule sur laquelle on vient de cliquer. En effet, comme la barre de
formule a encore le focus, Excel modifie la formule courante.
Pour s’en sortir, il faut appuyer sur la touche ECHAP juste après avoir copié la formule, pour sortir du mode
édition de la formule.
La séquence complète est donc :
• Clic sur la cellule contenant la formule à copier
• Sélection de la formule dans la barre de formule
• Appui sur CTRL+C pour la copier
• Appui sur ECHAP pour quitter l’édition de la formule
• Clic sur la cellule de destination
• Appui sur CTRL+V pour coller la formule

Notez que dans un objet tableau, il n’est pas nécessaire de copier/coller une formule pour l’appliquer à toutes les
lignes du tableau. Il suffit de saisir la formule sur une des lignes et Excel se charge du reste !

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7 LES NOMS DE CELLULES

7.1 AFFECTER DES NOMS AUX CELLULES ET TABLEAUX

En plus de leurs références (exemples : E5, A1:B4…), les cellules et plages peuvent être nommées. Pour cela, il suffit
de les sélectionner et de saisir un nom dans la zone entourée en rouge dans la capture ci-dessous. Ne pas oublier de
valider en appuyant sur la touche Entrée.

Figure 7-1 : la cellule E5 est nommée Puiss

L’intérêt du nommage est de rendre les formules beaucoup plus explicites.

Exemple :

=RECHERCHEV($E$5;tabTarifsBase;2;FAUX)
=RECHERCHEV(Puiss;tabTarifsBase;2;FAUX)

Les deux formules sont équivalentes, mais grâce au nom affecté à la cellule E5 la seconde est plus explicite.

Une même cellule ou plage peut avoir plusieurs noms, comme nous le verrons plus bas. Cela n’a cependant guère
d’intérêt et ne fait au contraire que nuire à la clarté.

Les objets tableaux sont obligatoirement nommés.

Par défaut Excel leur attribue des noms du type Tableau1, Tableau2…etc. Mais je vous recommande de modifier ce
nom pour en mettre un plus explicite. C’est ce que j’ai fait dans la formule ci-dessus, avec le nom tabTarifsBase.
Personnellement, j’ai adopté comme convention de faire commencer mes noms de tableau par « tab », afin de
distinguer les tableaux des cellules simples ou des plages de cellules.
Les colonnes des tableaux sont également nommées et ont pour noms les textes des en-têtes de colonnes. Nous en
avons vu plusieurs exemples dans le chapitre précédent. Les noms de colonnes sont placés entre crochets

7.2 SPECIFIER L’ETENDUE DES NOMS

Un nom possède une étendue qui définit la zone dans laquelle il est reconnu.
L’étendue par défaut est le classeur, ce qui signifie que le nom est reconnu dans toutes les feuilles du classeur. Deux
objets (cellule, plage, tableau) dans des feuilles différentes ne peuvent dans ce cas pas avoir le même nom.

L’autre étendue est la feuille. Dans ce cas, le nom est reconnu uniquement dans la feuille qui contient l’objet. Si on
veut faire référence à cet objet dans une autre feuille, il faut faire précéder son nom par celui de la feuille et un « ! ».
Exemple : Feuil1!Puiss

Dans quel cas utiliser une étendue à la feuille ?

L’intérêt de l’étendue à la feuille est de pouvoir utiliser des noms identiques dans des feuilles différentes, et ainsi de
pouvoir avoir des valeurs différentes désignées par un même nom.

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Reprenons par exemple la formule précédente :

=RECHERCHEV(Puiss;tabTarifsBase;2;FAUX)

Supposons que cette formule soit présente dans deux feuilles différentes du même classeur. On souhaite que la
valeur de la cellule « Puiss » soit différente dans les deux feuilles.
Dans ce cas, on affecte le même nom « Puiss » à une cellule de chaque feuille, avec une étendue à la feuille. Le
même nom désigne ainsi des cellules distinctes, qui peuvent avoir des valeurs distinctes.
La formule renvoie donc un résultat différent dans chaque feuille, comme illustré par les captures suivantes :

Dans les deux feuilles :

• La celluleA1 est nommé « Puiss » avec une étendue à la feuille.

• La cellule B1 est celle qui contient la formule

NB/ Le tableau tabTarifsBase utilisé dans la formule n’est pas représenté ici. Son nom a une étendue au classeur.
On voit que les cellules B1 des deux feuilles affichent bien des résultats différents pour la formule.

Comment spécifier l’étendue de type Feuille ? Il faut utiliser le gestionnaire de noms.

7.3 LE GESTIONNAIRE DE NOMS

Il s’agit d’une fenêtre qu’on peut afficher en cliquant sur le bouton « Gestionnaire de noms » du ruban Formules.
Voici à quoi elle ressemble pour l’exemple précédent :

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Chaque ligne affiche un nom de cellule, avec sa valeur actuelle, sa référence complète (qui comprend le nom de la
feuille) et son étendue.
En cliquant sur le bouton Nouveau, on peut définir un nouveau nom grâce à la boîte de dialogue suivante qui
s’affiche :

Dans cette fenêtre, on peut spécifier respectivement :

• Le nom de la cellule ou de la plage
• Son étendue (le classeur ou une de ses feuilles)
• La référence complète de la cellule ou plage
qu’on souhaite nommer.

NB/ La référence peut être spécifiée en cliquant sur la

flèche puis en sélectionnant directement la cellule ou la
plage à l’aide de la souris.

NB/ En utilisant cette technique pour créer des noms, rien ne vous empêche d’affecter plusieurs noms différents à
une même plage, bien que l’intérêt soit très discutable.

Le gestionnaire de noms permet également de modifier ou supprimer des noms.

On ne peut pas modifier l’étendue d’un nom une fois qu’il est créé. Il faut le supprimer puis le recréer avec la bonne
étendue.

Conseil :
Lorsque vous créez des classeurs avec plusieurs feuilles et noms, vérifiez bien tous les noms à la fin en utilisant le
gestionnaire de noms. En particulier, vérifiez qu’il n’y a pas de noms inutiles (sinon, supprimez-les), et que les
étendues sont les bonnes.

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8 LA FONCTION RECHERCHEV

8.1 PRESENTATION
Cette fonction permet de rechercher des éléments dans un objet tableau ou une plage. Typiquement, on s’en sert
pour récupérer une information d’un enregistrement à partir de l’un de ses identifiants.
Exemple :
Considérons le tableau suivant qui donne les tarifs d’un fournisseur d’électricité en fonction de la puissance souscrite

Figure 8-1 : Prix de l'abonnement et du KWh en fonction de la puissance

Supposons que dans une autre feuille on veuille permettre à l’utilisateur de calculer le montant de sa facture
d’électricité à partir de la puissance qu’il a sélectionnée et de la consommation annuelle qu’il a saisie :

Le coût est calculé selon la formule « Cout = Abonnement + conso * prix du kWh » pour la puissance sélectionnée.
On a donc besoin de rechercher dans le tableau précédent les prix de l’abonnement et du kWh correspondant à la
puissance sélectionnée. Voici la formule à utiliser :

=RECHERCHEV(Puiss;tabTarifsBase;2;FAUX)+ConsoAnnuelle*RECHERCHEV(Puiss;tabTarifsBase;3;FAUX)

Explications :
• « Puis » et « ConsoAnnuelle » sont les noms donnés aux cellules contenant les valeurs saisies par l’utilisateur
(cellules sur fond blanc)
• « tabTarifBase » est le nom du tableau qui donne les tarifs
• RECHERCHEV(Puiss;tabTarifsBase;2;FAUX) permet de récupérer la valeur de la 2ème colonne dans le tableau
tabTarifsBase pour la ligne qui à comme identifiant la valeur de la cellule « Puis », en l’occurrence « 9 kVA ».
La 2ème colonne correspond à l’abonnement. Cette formule ramène donc la valeur 130,36.
• RECHERCHEV(Puiss;tabTarifsBase;3;FAUX) permet de même de récupérer la valeur du Prix du kWh, en
l’occurrence 0,1467.

Remarques :
• La valeur spécifiée en premier paramètre de RECHERCHEV est toujours recherchée dans la première colonne
du tableau.
• La valeur « FAUX » passée en dernier paramètre de la RECHERCHEV permet de préciser que la recherche ne
doit pas être approximative, mais exacte. C'est-à-dire qu’on recherche uniquement la valeur exacte de Puis
dans la première colonne du tableau, et non une éventuelle valeur proche.

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8.2 POURQUOI RECHERCHEV EST-ELLE SI IMPORTANTE ?
Comme vous avez pu le voir dans l’exemple précédent, cette fonction permet de rechercher et récupérer des
données dans un tableau pour les utiliser à un autre endroit.
Pour les personnes familiarisées avec le concept de base de données, la fonction RECHERCHEV s’apparente à une
jointure entre deux tables. Elle est plus large dans le sens où elle peut être utilisée aussi bien dans un tableau que
dans une cellule unique, comme nous l’avons fait, et qu’elle permet la recherche approximative.

Vous pouvez donc découper vos données en tableaux indépendants et y faire référence là où vous en avez besoin
grâce à RECHERCHEV. Les données de chaque tableau sont ainsi centralisées au lieu d’être dupliquées, ce qui facilite
énormément leur mise à jour et la fiabilité globale du classeur.
De plus, avec la technique vue précédemment pour les listes déroulantes dynamiques, les tableaux peuvent aussi
servir à remplir des listes de choix.

Un exemple concret
Prenons l’exemple d’un classeur Excel permettant de gérer des articles, des clients et des commandes, et d’éditer
des factures à partir de ces informations.
• Les articles sont décrits par leur code (identifiant), libellé, catégorie, poids et prix unitaire.
• Les clients sont décrits par leur N° de client, nom, prénom, adresse email et adresse postale
• Les commandes sont décrites par leur N° et date ainsi que le client et les articles commandés avec leurs
quantités.

Chaque client peut faire plusieurs commandes, et chaque article peut être commandé par plusieurs clients.

Pour modéliser correctement ceci dans le classeur Excel, on créera un tableau d’articles, un tableau de clients et un
tableau de commandes dans des feuilles séparées. Une dernière feuille Facture permettra d’éditer les factures.
Dans cette feuille, pour éditer une facture, on saisira simplement le N° du client, la date et les codes et quantités des
articles qu’il a commandés. On utilisera ensuite la fonction RECHERCHEV pour récupérer tous les détails du client et
des articles commandés.

8.3 SOLUTION ALTERNATIVE AVEC EQUIV ET INDEX

Il peut arriver que vous ayez besoin d’utiliser une colonne différente de la première comme identifiant des
enregistrements dans le tableau de recherche. Dans ce cas, RECHERCHEV ne peut pas être utilisée pour récupérer un
enregistrement dans ce tableau. Mais il existe une alternative avec la combinaison des fonctions EQUIV et INDEX.
Ainsi, la première partie de la formule précédente (pour récupérer le prix de l’abonnement) peut être écrite de la
façon suivante :

=INDEX(tabTarifsBase[Abonnement annuel TTC]; EQUIV(Puiss;tabTarifsBase[Puissance];0))

Explications :
EQUIV est un semblable à RECHERCHEV, à quelques différences près.
Comparons les deux expressions suivantes pour bien comprendre :

RECHERCHEV(Puiss;tabTarifsBase;2;FAUX)
EQUIV(Puiss;tabTarifsBase[Puissance];0)

• Dans les deux cas, la fonction recherche la valeur donnée par la cellule nommée Puiss.

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 • RECHERCHEV recherche cette valeur dans la première colonne du tableau tabTarifBase, tandis que EQUIV la
recherche dans la colonne Puissance du tableau tabTarifBase. C’est d’ailleurs là tout l’intérêt de EQUIV, de
pouvoir spécifier en paramètre la colonne dans laquelle on recherche.
• Dans les deux cas, la recherche est exacte (paramètres FAUX et 0)
• RECHERCHEV renvoie la valeur de la colonne N° 2, tandis que EQUIV renvoie le N° de la ligne qui contient la
valeur recherchée

Comme EQUIV ne renvoie pas une valeur de cellule, mais son N° de ligne dans le tableau (c’est-à-dire un nombre >1),
on a besoin d’une seconde fonction capable de renvoyer la valeur d’une cellule correspondant à un N° de ligne et
une colonne donnée. C’est précisément le rôle de la fonction INDEX.
Dans la formule complète, le premier paramètre de INDEX est la colonne et le second le N° de ligne.

8.4 AUTRES FONCTIONS INCONTOURNABLES

Excel possède un grand nombre de fonctions intégrées (environ 470 dans Excel 2019). La sélection que je vous
présente ici est très restreinte et arbitraire. Il s’agit de fonctions utiles dans de nombreux cas et qu’il me semble bon
de maîtriser rapidement pour faire des choses intéressantes avec Excel.

CONCAT
Nous avons déjà vu cette fonction plus haut dans le chapitre sur la barre de formule.
Elle permet de concaténer (i.e. accoler) un nombre quelconque de chaînes de caractères.
A titre personnel, je m’en sers quelquefois pour générer des requêtes SQL d’insertion d’un jeu de données dans une
base de données. Par exemple, à partir d’un tableau de personnes dans Excel, je rajoute une colonne Requête qui
concatène du code SQL et les valeurs des autres colonnes pour générer des requêtes du type :
INSERT INTO Personnes(Prenom, Nom) VALUES('Yves', 'Ahou')

La formule pour générer cette chaîne est la suivante :

=CONCAT("INSERT INTO Personnes(Prenom, Nom) VALUES('"; [@Prénom];"', '";[@Nom]; "')")

JOINDRE.TEXTE
Semblable à CONCAT, en étant plus restrictive mais aussi plus simple à écrire quand il s’agit de concaténer des
valeurs en les séparant par un même caractère.

Ces deux fonctions acceptent en paramètre des plages de cellules et pas seulement des cellules uniques.
Par exemple, on peut générer une ligne de texte avec les noms complets de tous les joueurs du tableau vu plus haut,
séparés par des virgules, au moyen de la formule suivante :

=JOINDRE.TEXTE(", "; VRAI;tabJoueurs[Nom complet])

On obtient : Jean Sérien, Anne Estesy, Luc Arnes, Yves Ahou, Laure Nierre, Rémi Sion, Pierre Dangle

Remarque : CONCAT et JOINDRE.TEXT sont disponibles à partir d’EXCEL 2016 pour Windows.

DATEDIF
La fonction DATEDIF une fonction cachée non disponible dans la liste des fonctions ni dans la doc d’Excel. Cependant
elle est très puissante et utile !
Elle permet de calculer la différence entre deux dates en jours, mois ou années. La syntaxe est la suivante :

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DATEDIF(Date1;Date2;Code)

Code permet de spécifier dans quelle unité on souhaite avoir le résultat. Il peut s’agir d’une des valeurs suivantes :
"y" : résultat en années
"m" : résultat en mois
"d" : résultat en jours
"ym" : résultat en mois, une fois les années soustraites
"yd" : résultat en jours, une fois les années soustraites
"md" : résultat en jours, une fois les années et les mois soustraits

Combinée avec la fonction AUJOURDHUI, DATEDIF permet de calculer un âge. Voici la formule à utiliser pour cela :

=DATEDIF([@[Date naissance]];AUJOURDHUI();"y")

NB/ Nous supposons ici que la formule est insérée dans un tableau comportant une colonne nommée « Date
naissance ».

Les fonctions commençant par « EST »

En voici la liste :
Ces fonctions permettent de vérifier le type d’information
contenue dans une cellule (vide, nombre, texte, vrai/faux…etc.).
Ceci est utile avant d’appliquer certains traitements via d’autres
fonctions.

SIERREUR
Cette fonction permet d’afficher une autre valeur à la place du résultat d’une formule si cette dernière renvoie une
erreur.
Considérons par exemple cet extrait de tableau, dans lequel on calcule l’âge à partir de la date de naissance, grâce à
la formule vue plus haut :
La 5ème ligne renvoie une erreur car la date de naissance est supérieure à
la date du jour, ce qui n’est pas acceptable pour la fonction DATEDIF.

Supposons qu’on préfère laisser l’âge vide au lieu d’afficher « #NOMBRE ! » en cas d’erreur.
Il suffit pour cela modifier la formule de calcul de l’âge comme ceci :

=SIERREUR(DATEDIF([@[Date naissance]];AUJOURDHUI();"y");"")

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Le dernier paramètre est une chaîne vide

AGREGAT
AGREGAT est une fonction générique qui permet de calculer différents types d’agrégats sur un ensemble de
données. Un agrégat est une opération sur un ensemble de données telle que la somme, la moyenne…etc.

Les fonctions d'agrégations classiques, telles que NBVAL, SOMME, MOYENNE, MEDIANE ont une limitation parfois
gênante : elles ne tiennent pas compte des filtres appliqués au tableau, c’est-à-dire que les lignes non visibles sont
tout de même prise en compte dans le calcul.

Exemple : reprenons notre tableau de joueurs, et appliquons-lui un filtre pour écarter les deux joueurs dont le nom
commence par la lettre A.

Comparez les nombres de lignes obtenues avec les formules suivantes :

Formule Résultat

=NBVAL(tabJoueurs[Nom]) 7

=AGREGAT(3;5;tabJoueurs[Nom]) 5

La fonction AGREGAT prend 3 paramètres :

• Un numéro qui indique le type d’agrégat à calculer
• Un numéro qui spécifie les valeurs à ignorer ou non
• Une plage de cellules

En consultant la page d'aide de cette fonction, on peut voir que la valeur 3 correspond à un agrégat de type NBVAL,
c'est-à-dire au nombre de valeurs non vides. La valeur 5 pour le paramètre suivant indique qu’il faut ignorer les
lignes masquées par le filtre.
A titre d’information, voici toutes les valeurs possibles pour le second paramètre :

Option Comportement
0 Ignorer les fonctions SOUS.TOTAL et AGREGAT imbriquées
1 Ignorer les lignes masquées, ainsi que les fonctions SOUS.TOTAL et AGREGAT imbriquées
2 Ignorer les valeurs d’erreur, ainsi que les fonctions SOUS.TOTAL et AGREGAT imbriquées
Ignorer les lignes masquées, les valeurs d’erreur, ainsi que les fonctions SOUS.TOTAL et AGREGAT
3
imbriquées
4 Ne rien ignorer

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 5 Ignorer les lignes masquées
6 Ignorer les valeurs d’erreur
7 Ignorer les lignes masquées et les valeurs d’erreur

Remarque : la fonction SOUS.TOTAL est semblable à AGREGAT mais plus limitée, car elle prend en charge moins de
types d’agrégats et offre moins de finesse dans la spécification des valeurs à prendre en compte.

9 LES MISES EN FORME STATIQUES

Je qualifie de « statiques » les techniques de mises en forme que nous allons voir ici, par opposition aux mises en
forme conditionnelles. Une mise en forme statique est appliquée sans condition à un ensemble de cellules. Elle ne
change pas en fonction de la valeur des cellules.
Il existe plusieurs façons simples de les mettre en œuvre, comme nous allons le voir.

9.1 LES OUTILS DE MISE EN FORME DE BASE

On peut appliquer des styles à une sélection de cellules à l’aide des boutons du groupe « Police » du ruban Accueil,
présentés ci-dessous.

Ces boutons permettent de définir la police de caractère et

la taille du texte, de mettre en gras, italique, souligné, de
modifier les couleurs de texte et de fond des cellules, et de
définir les bordures des cellules. Ils sont très simples à
utiliser et je ne m’attarderai pas dessus.

Lorsqu’on a appliqué plusieurs styles à une sélection de cellules et qu’on souhaite les réappliquer à une nouvelle
sélection, on aura tout intérêt à utiliser le bouton de recopie de mise en forme entouré en rouge dans la capture ci-
dessus. Son utilisation est la suivante :

1. Sélectionner la cellule dont on souhaite copier la mise en forme

2. Cliquer sur le bouton de recopie (il prend alors un aspect enfoncé)
3. Sélectionner la plage de cellules à laquelle on souhaite appliquer la mise en forme

La mise en forme est appliquée dès que la sélection est terminée, et le bouton de recopie reprend alors son aspect
normal.

Si on souhaite appliquer la mise en forme plusieurs fois de suite à plusieurs sélections de cellules différentes, on
gagnera beaucoup de temps en faisant un double clic sur le bouton de recopie au lieu d’un simple clic. Dans ce cas, le
bouton reste enfoncé lorsque la sélection d’une plage de cellules se termine. On peut ainsi appliquer la mise en
forme à autant de sélections qu’on le souhaite, sans avoir à répéter les deux premières étapes du processus.

Autre accès aux styles

Toutes les mises en forme applicables avec les boutons du groupe « Police » sont également applicables au moyen
de la fenêtre « Format de cellule » :

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Cette fenêtre est accessible après sélection d’une plage de cellules, en cliquant sur le bouton « Format », puis sur
l’entrée « Format de cellule » du ruban Accueil :

Remarque : la fenêtre « Format de cellule » offre en fait les mêmes fonctionnalités que la plupart des boutons du
ruban Accueil, plus quelques fonctionnalités supplémentaires.

Effacer un style

Pour effacer une mise en forme sans effacer le texte d’une cellule, on peut
cliquer sur le petit bouton en forme de gomme qui se situe à la fin du ruban
Accueil, puis choisir l’entrée « Effacer les formats »

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9.2 LES STYLES DE CELLULES

Excel propose une liste prédéfinie de styles à appliquer en un clic à une plage de cellules. Cette liste est accessible
par le bouton « Styles de cellules » du groupe « Styles » du ruban Accueil :

La liste en elle-même est divisée en plusieurs groupes, comme le montre la capture ci-dessous :

Détaillons un peu plus les différents groupes :

Satisfait, insatisfait et neutre : regroupe 4 styles utiles pour mettre en évidence le caractère satisfaisant ou non de
certaines valeurs (ex : on pourra appliquer le style Satisfaisant à une valeur de chiffre d’affaire qui est supérieure à la
prévision)

Données et modèle : regroupe des styles permettant de bien distinguer visuellement les différents types de données
présents dans le classeur, tels que les résultats de calculs, les données entrées par l’utilisateur, les textes
explicatifs…etc. On peut s’en servir notamment pour guider l’utilisateur dans l’utilisation du classeur. Exemple : dans
une cellule avec le style « Texte explicatif », on expliquera à l’utilisateur qu’il ne doit saisir des valeurs que dans les
cellules sur fond orange et on appliquera le style « Entrée » à ces cellules

Titres et en-têtes : regroupe les styles pour les titres et en-têtes qu’on utilise dans le classeur. Il est par exemple bon
de mettre un titre an haut de chaque feuille d’un classeur pour signifier son objectif.

Styles de cellules avec thème : regroupe les styles dont la couleur varie avec le thème global du classeur. Nous
reviendrons un peu plus loin sur la notion de thème, mais pour que vous compreniez le principe, la capture ci-
dessous montre la liste des styles de cellules avec un thème différent :

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Vous constatez que les styles sont toujours nommés de la même façon, mais n’ont plus les mêmes couleurs.

Format de nombre : regroupe quelques styles relatifs aux formats de nombres. En toute honnêteté, je ne
comprends guère l’intérêt de ce groupe de styles, étant donné que la liste est très restreinte et que tous les formats
de nombres sont déjà présents dans le groupe de boutons « Nombres » du ruban Accueil…

Styles personnalisés

Si la liste prédéfinie des styles de cellules n’est pas suffisante pour vos besoins, vous pouvez créer vos propres styles
et les ajouter à la liste. Pour cela :

• Mettez en forme une cellule de votre feuille Excel en appliquant les mises en forme souhaitées à l’aide des
outils de base
• Cliquez sur l’entrée « Nouveau style de cellule » située au bas de la liste de styles prédéfinie. Ceci ouvre la
fenêtre suivante :

• Dans cette fenêtre, saisissez le nom du style tel qu’il apparaîtra dans la liste. Avant de valider, vous avez
encore la possibilité de modifier le style au moyen du bouton « Format… », et de définir les éléments à
prendre en compte dans le style personnalisé à l’aide des cases à cocher

Après clic sur OK, le style devient disponible dans la liste des styles de cellules, dans le groupe « Personnalisé »,
comme le montre la capture de gauche ci-dessous :

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Un style personnalisé peut être modifié, dupliqué ou supprimé en faisant un clic droit dessus dans la liste, et en
cliquant sur l’entrée de menu adaptée, comme le montre la capture de droite ci-dessus.

Par défaut les styles personnalisés ne sont disponibles que dans le classeur dans lequel ils ont été créés. Excel offre
toutefois la possibilité de récupérer les styles d’un autre classeur grâce à l’option « Fusionner des styles… » présente
au bas de la liste des styles de cellules :

Pour récupérer les styles d’un autre classeur, il faut :

• Ouvrir le classeur courant et le classeur contenant le style à récupérer

• Dans le classeur courant, cliquer sur « Fusionner les styles »
• Dans la fenêtre qui s’ouvre, sélectionner le nom de l’autre classeur et cliquer sur OK

Intérêt des styles de cellules

Les styles de cellules présentent plusieurs avantages :

• Ils sont très rapides à appliquer

• Ils permettent d’homogénéiser l’aspect visuel de vos différents fichiers Excel. Par exemple, si vous utilisez
toujours les styles de titres et en-têtes prédéfinis, vous serez certains que tous vos fichiers Excel auront les
mêmes styles de titres. Plus vous utiliserez de styles prédéfinis, plus vos fichiers Excel seront visuellement

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 homogènes. Ceci est important dans un contexte professionnel, surtout si vous avez plusieurs fichiers de
même type et que vous êtes amenés à les présenter à un public
• Les styles de cellules avec thème ont l’avantage de s’adapter au thème global du classeur Excel
• La liste prédéfinie peut être enrichie de styles personnalisés si besoin

9.3 LES OBJETS TABLEAUX

Comme vous l’avez vu plus haut, les objets tableaux permettent entre autres de mettre en forme très rapidement un
tableau de données.

Pour rappel on peut créer un tableau et lui appliquer une mise en forme en une seule étape. Il suffit pour cela de
cliquer sur une des cellules contenant des données, puis de choisir une des mises en forme prédéfinies dans la liste
« Mettre sous forme de tableau » du ruban Accueil :

Voici ce que nous obtenons sur notre petit jeu de données :

J’ai choisi ici un style assez sobre de façon que le tableau reste lisible lorsque nous ajouterons des mises en forme
conditionnelles.

NB/ Pour la suite de ma démonstration, j’ai ajouté une colonne indiquant si le joueur a payé ou non sa licence

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9.4 LES THEMES

Un thème est un ensemble de couleurs et de polices qui s’applique de façon globale sur un classeur Excel.

Excel propose une liste de thèmes prédéfinis via le bouton « Thèmes » du ruban « Mise en page », comme le montre
la capture ci-dessous :

Lorsque vous survolez un thème de la liste avec le

curseur de la souris, Excel vous montre en temps réel
un aperçu de ce que donne ce thème lorsqu’il est
appliqué sur vos données.

Si vous ne trouvez pas votre bonheur dans cette liste de

32 thèmes fournis par défaut par Excel 2016, vous
pouvez en télécharger d’autres sur la page web
suivante : https://templates.office.com/en-US/Themes

Les thèmes téléchargés se présentent sous la forme de

fichiers PowerPoint, mais ils s’appliquent aux autres
applications Office.

Vous pouvez appliquer un thème téléchargé à votre

classeur Excel en cliquant sur le bouton « Rechercher
les thèmes… » visible ci-contre, et en sélectionnant le
fichier téléchargé

Interaction avec les styles de cellules

Si vous appliquez un style à une cellule avec les outils de mise en forme de base (ceux du groupe « Police » du ruban
Accueil), la modification du thème du classeur n’aura aucun impact sur ces cellules. En revanche, si vous appliquez à
une cellule un style de cellule avec thème, tel que présenté plus haut, la modification du thème du classeur aura un
impact sur la cellule.

Exemple :

Appliquons le style de cellule avec thème nommé « Accent2 » à une cellule. Pour rappel, ce style est accessible en
cliquant sur le bouton « Styles de cellules » du ruban Accueil. Avec le thème « Office » sélectionné par défaut, la
cellule a un fond orange et une police « Calibri » blanche.

Sélectionnons maintenant le thème « Facette ». La cellule change automatiquement d’aspect : elle est maintenant
sur fond vert, avec une police Rockwell blanche.

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 Cellule avec le style « Accent2 » et le thème « Office » Cellule avec le style « Accent2 » et le thème « Facette »

Interaction avec les objets tableaux

Le thème agit également sur les objets tableaux. Voici par exemple à quoi ressemble le tableau que nous avons créé
précédemment avec le thème Facette :

10 LES MISES EN FORME C ONDITIONNELLES

Les techniques de mise en forme que nous venons de voir sont déjà très intéressantes, mais elles s’appliquent de
façon statique, c’est-à-dire que les mises en forme ne s’adaptent pas automatiquement aux valeurs des données. Par
exemple, supposons qu’on veuille colorer en rouge toutes les cases d’un tableau qui ont une valeur négative. Si on
leur applique une couleur de fond rouge manuellement ou avec le style de cellule prédéfini « Insatisfaisant », on
n’est pas à l’abris d’oublier certaines cellules, surtout si le tableau est très grand ou si on ajoute plus tard de
nouvelles données dans le tableau. Il serait bien plus rapide et sécurisé que toute les cases ayant une valeur négative
soient automatiquement colorées en rouge. C’est ce que permettent de faire les mises en forme conditionnelles.
Nous allons voir ici différents types de mise en forme conditionnelles appliquées sur une colonne de tableau unique,
puis sur un ensemble de colonnes.

10.1 SUR UNE COLONNE UNIQUE

10.1.1 CREATION D’UNE REGLE SIMPLE

Dans notre petit tableau de données, mettons en évidence les joueurs ayant un niveau élevé. Pour cela, nous allons
faire en sorte que le niveau s’affiche en gras et en bleu si sa valeur est ≥ 10.

Pour cela, sélectionnons la colonne « Niveau » …

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 Remarque : pour sélectionner une colonne de tableau, on peut sélectionner
manuellement l’ensemble de ses cellules, mais on peut aussi plus simplement
cliquer sur l’en-tête de la colonne lorsque le curseur de la souris s’affiche sous
forme de flèche pleine dirigée vers le bas.

…puis cliquons sur le bouton « Mise en forme conditionnelle » présent dans le groupe « Style » du ruban Accueil :

Dans la liste déroulante qui s’affiche, cliquons sur « Nouvelle règle » :

La fenêtre intitulée « Nouvelle règle de mise en forme » s’ouvre :

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Dans cette fenêtre, la partie haute permet de sélectionner le type de règle à utiliser, tandis que la partie basse
permet de spécifier les conditions d’application et le style de la mise en forme.

Ici nous avons sélectionné le type de règle « Appliquer une mise en forme uniquement aux cellules qui
contiennent », puis nous spécifié la condition de mise en forme de la façon suivante :

… et pour terminer nous avons spécifié un format en cliquant sur le bouton « Format… » et en utilisant la boîte de
dialogue suivante :

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Lorsqu’on valide cette règle de mise en forme conditionnelle, les cellules qui remplissent la condition sont
immédiatement mise en forme, comme le montre cette capture :

10.1.2 MODIFICATION OU SUPPRESSION D’UNE REGLE DE MISE EN FORME

Pour modifier ou supprimer une règle de mise en forme, il faut cliquer n’importe où dans le tableau, puis sur le
bouton « Mise en forme conditionnelle » et sur « Gérer les règles » :

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La fenêtre « Gestionnaire des règles de mise en forme conditionnelle » s’ouvre et affiche toutes les règles de mise en
forme appliquées sur le tableau :

Ici, nous n’avons pour l’instant qu’une seule règle. Pour la modifier, il suffit de la sélectionner et de cliquer sur le
bouton « Modifier la règle ». Ceci rouvre la fenêtre « Nouvelle règle de mise en forme » vue plus haut.

Pour la supprimer, il suffit de la sélectionner et de cliquer sur le bouton « Supprimer la règle ».

10.1.3 ASPECT DYNAMIQUE DES REGLES DE MISE EN FORME

Notons un élément important : la fenêtre ci-dessus montre que la règle que nous avons créée s’applique à la plage
de cellules « $E$3:$E$9 ». Cette plage correspond bien à la première et à la dernière cellule de la colonne « Niveau ».
Les « $ » signifient que les références de cellules sont absolues, ce qui a priori peut être gênant dans le cas où on
ajoute une ligne au tableau. En effet, dans ce cas la dernière cellule de la colonne sera E10 et non plus E9.

Remarque : si vous voulez en savoir plus sur la différence entre les références absolues et relatives dans Excel, vous
pouvez afficher la fenêtre d’aide en tapant sur F1, puis saisir « référence absolue » dans la zone de recherche.

Si on fait le test en ajoutant deux lignes au tableau, on constate cependant que la règle s’applique bien aux nouvelles
lignes, comme le montre la capture ci-dessous.

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Ceci illustre l’aspect dynamique des règles de mise en forme : comme pour les formules, Excel étend
automatiquement les règles de mises en forme aux nouvelles lignes ajoutées à la suite. D’ailleurs, si on affiche la
fenêtre « Gestionnaire des règles de mise en forme conditionnelle », on constate que la plage de cellules a été mise
à jour automatiquement ($E$3:$E$11) :

10.1.4 ICONES POUR PLAGES D E VALEURS

Nous allons modifier la règle créée précédemment pour obtenir ce qui suit :

Il s’agit d’afficher une pastille de couleur en fonction de la valeur du niveau :

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 • Pastille verte si le niveau est  11
• Pastille jaune si le niveau est compris entre 9 et 10
• Pastille rouge si le niveau est  8

Pour obtenir ceci :

• Ouvrir le gestionnaire des règles de mise en forme conditionnelle (cf. plus haut)
• Cliquer sur le bouton « Modifier la règle ». Ceci ouvre la fenêtre de création / modification de règle de mise
en forme que nous avons déjà vue.
• Dans cette fenêtre, sélectionner le premier type de règle (« Mettre en forme toutes les cellules d’après leur
valeur »), puis remplir les zones de saisie de la partie inférieure comme indiqué dans la capture d’écran ci-
dessous :

Noter qu’il faut sélectionner « Jeux d’icônes » dans la liste « Style de mise en forme » et « Nombre » dans les
listes « Type »
• Cliquer sur OK pour valider la modification

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 Dans l’exemple ci-dessus, nous avons utilisé le style d’icônes par défaut, mais Excel
propose d’autres styles dans la liste déroulante « Style d’icônes », dont vous voyez un
aperçu ci-contre.

Noter aussi que le type de valeur peut être un nombre, un pourcentage de la valeur
maximale, une formule ou une valeur centile (notion statistique un peu complexe que je
ne détaillerai pas ici).

10.1.5 FLECHES DE TENDANCE

Les icônes peuvent être également très utiles pour mettre en évidence l’évolution d’une valeur.

Supposons qu’on suive l’évolution du niveau de chaque joueur entre les saisons et qu’on souhaite afficher la
tendance entre l’année courante et l’année précédente. Rien de tel que des petites flèches pour voir l’évolution en
un clin d’œil, comme illustré ci-dessous :

Les trois dernières colonnes représentent respectivement les niveaux des joueurs de l’année précédente et de
l’année courante et l’évolution entre les deux. On souhaite afficher cette évolution sous forme de flèches :

• Flèche verte montante si le niveau a augmenté

• Flèche jaune horizontale si le niveau n’a pas évolué
• Flèche rouge descendante si le niveau a diminué

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Pour cela, nous pouvons utiliser une mise en forme conditionnelle du même type que la précédente (« Mettre en
forme toutes les cellules d’après leur valeur »), et spécifier les règles comme indiqué dans la capture d’écran ci-
dessous :

Attention à utiliser les signes > et >= correctement pour que tous les cas soient couverts, sans chevauchement. La
flèche jaune est affichée si la valeur est à la fois <= 0 et >= 0, ce qui revient à dire = 0.

10.1.6 BARRES DE DONNEES

Les barres de données sont des mises en forme conditionnelles prédéfinies par Excel qui permettent d’afficher des
valeurs numériques sous forme de barres directement à l’intérieur des cellules, comme le montre la capture ci-
dessous :

Chaque cellule a une barre de longueur proportionnelle à sa valeur. La barre de la

cellule qui a la valeur maximale remplit toute la cellule.

Ce genre de graphique est très simple à obtenir :

• Sélectionner la colonne du tableau

• Cliquer sur « Mise en forme conditionnelle », puis « Barres de données », puis
sur la couleur souhaitée, comme illustré sur la capture ci-dessous

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Remarque : si on ouvre le gestionnaire des règles de mise en forme, on constate qu’une règle a été créée
automatiquement. En la modifiant, on peut voir son type et sa description :

10.2 SUR UN ENSEMBLE DE COLONNES

Supposons qu’on souhaite maintenant afficher sur fond orange tous les joueurs qui n’ont pas encore payé leur
licence. C’est la colonne « Licence payée » qui fournit l’information (O pour Oui, N pour Non). Mais on souhaite que

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la couleur s’applique à toutes les colonnes du tableau et pas seulement à cette colonne, comme le montre la capture
suivante :

La création de la règle de mise en forme conditionnelle est cette fois un peu plus subtile, et nous permettra
d’illustrer l’utilisation d’une formule.

Commençons par sélectionner l’ensemble du tableau, comme ceci :

Remarque : cette sélection peut se faire manuellement ou en cliquant dans le coin supérieur gauche du tableau,
lorsque le curseur est sous forme de flèche pleine oblique.

Puis ajoutons une nouvelle règle de mise en forme en cliquant sur « Mise en forme conditionnelle \ Nouvelle
règle… ». Dans la fenêtre qui s’ouvre, il faut cette fois sélectionner le type « Utiliser une formule pour déterminer
pour quelles cellules le format sera appliqué » :

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… puis saisir la formule telle que définie dans la capture ci-dessus. Attention à bien mettre le signe = au début de la
formule (de façon générale, toute formule commence par =).

La référence $F3 est une référence mixte, c’est-à-dire qu’elle fait référence de façon absolue à la colonne F et de
façon relative à la ligne 3, qui est la première ligne de données du tableau.

La formule renvoie Vrai si la cellule a la valeur « N » et Faux sinon. Comme la ligne est référencée de façon relative,
la formule sera appliquée de la même façon aux autres lignes du tableau. Pour chaque ligne, si la formule renvoie
Vrai, la mise en forme définie (couleur de fond orange) sera appliquée à l’ensemble des colonnes (puisque nous
avons sélectionné l’ensemble du tableau au départ).

Si on affiche le gestionnaire de mise en forme conditionnelle :

…on voit que la formule qu’on vient de définir s’applique à la plage $A$3:$F$9, qui correspond à l’ensemble des
données du tableau.

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10.3 ORDRE DES REGLES DE MISE EN FORME

L’ordre des règles de mise en forme est important.

Dans le gestionnaire des règles, les petites flèches haut et bas permettent de modifier l’ordre si besoin, tandis que la
cases à cocher « Interrompre si vrai » sur chaque règle permet de préciser que les règles qui suivent ne seront pas
appliquées si la règle courante est appliquée :

Dans cet exemple, en cochant la case sur la première règle, on spécifie que la seconde règle ne sera pas appliquée si
la règle courante est vraie. En d’autres termes, si le joueur n’a pas payé sa licence, la ligne apparaîtra sur fond
orange, mais le niveau ne sera pas affiché en gras bleu, même si le joueur à un niveau ≥ 10, comme on peut le
constater sur la ligne 4 de la capture suivante :

11 CONCLUSION

11.1 A VOUS DE JOUER !

Si vous avez lu ce livret en entier, félicitations ! Vous avez fait preuve de patience et de motivation !

Si vous voulez tirer le meilleur parti de votre lecture, je vous conseille vivement de faire rapidement des essais pour
mettre en œuvre les techniques présentées. En effet, ce serait dommage d’avoir investi du temps dans la lecture de
ce livret et d’en avoir oublié une bonne partie d’ici quelques jours, faute de mise en application.

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Comme on dit : « On n’apprend pas à nager dans les livres ». Rien ne remplace l’expérience ; c’est en faisant qu’on
apprend !

La prochaine fois que vous utiliserez Excel, efforcez-vous d’appliquer quelques-unes des techniques présentées dans
ce livret. Petit à petit, cela deviendra un réflexe de les utiliser et vous commencerez réellement à travailler comme
un pro.

Si je n’avais qu’un seul conseil à vous donner, ce serait : utilisez les objets tableaux aussi souvent que vous pouvez !
Cela ne présente que des avantages.

Pour vous motiver à appliquer ce que vous avez appris, rappelez-vous tous les bénéfices que vous pourrez tirer de
l’utilisation de ces techniques :

• Grâce aux tableaux, vous gagnerez énormément en productivité et en qualité. Vos tableaux seront bien plus
fiables, évolutifs et esthétiques
• Vous pourrez créer facilement des listes déroulantes de validation qui se mettent à jour toutes seules
• En maîtrisant bien la barre de formule, vous gagnerez beaucoup en confort et en productivité
• En utilisant des noms de cellules, vos formules seront beaucoup plus explicites
• En maîtrisant certaines fonctions courantes, notamment RECHERCHEV, vous pourrez rapidement faire des
choses très intéressantes avec Excel
• Grâce aux mises en forme vous pourrez mettre en évidence les informations importantes dans vos tableaux.
Vous permettrez une lecture plus rapide et agréable de vos données, ce qui est très important, notamment
dans le cadre d’une présentation
• Et enfin, vous pourrez être fier(e) de votre travail, et partager vos connaissances avec votre entourage !

11.2 POUR ALLER PLUS LOIN

Vous avez maintenant à votre disposition un ensemble de techniques qui vous permettra déjà de faire beaucoup de
choses intéressantes dans Excel.

Pourtant nous n’avons vu qu’une toute petite partie d’Excel… Même les sujets que j’ai abordés ne sont pas traités de
façon complète. Il m’aurait fallu encore beaucoup de pages pour cela.

Par exemple, pour des besoins plus avancés, les objets tableaux apportent également de gros avantages dans
l’écriture de macros en VBA. Ils permettent de réaliser des traitements complexes sur les données de façon bien plus
rapide et puissante qu’avec des tableaux classiques, tout en rendant le code bien plus fiable et évolutif.

Si vous voulez approfondir vos connaissances sur Excel, voici quelques ressources qui pourront vous être utiles.

Aide Microsoft

La documentation de référence d’Excel est très riche et je vous encourage à l’utiliser en premier. Elle est accessible
en saisissant des mots dans la zone de recherche « Dites-nous » qui se trouve dans la barre de titre d’Excel, ou bien
en appuyant sur F1.

Si vous voulez de l’aide sur une fonction particulière, vous pouvez cliquer directement sur le lien qui se trouve dans
la bulle qui apparaît lorsque vous cliquez sur le nom de la fonction dans la barre de formule.

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Par ailleurs, le centre d’aide sur Excel propose des formations de base gratuites au format écrit ou vidéo, avec des
classeurs Excel à télécharger. C’est un bon point de démarrage pour les débutants.

Sites web tiers

Voici les sites web francophones les plus connus sur Excel. Vous y trouverez vraiment beaucoup de choses :

• Apprendre Excel
• Cooking-Excel
• Excel Exercice
• Excel-Pratique

Sur mon site Bureautique efficace, vous trouverez également d’autres articles et vidéos sur Excel et sur les logiciels
de bureautique en général, ainsi que des conseils de productivité.

Forums d’entraide

Si vous avez un problème particulier sur Excel, que vous n’arrivez pas à résoudre, n’hésitez pas à poser une question
sur l’un des forums suivants. Ils sont très actifs et vous aurez une réponse très rapidement.

• Forum d’Excel-Pratique
• Forum Excel du site CCM (Comment ça marche)
• Forum Excel du site PC Astuces

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