8760 - Manual Pyp 2018 PDF

MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
Florencia, Mayo de 2.018

CONTENIDO
Pág.
Decreto No. 0758 DE 2.013: “Por medio del cual se adopta el Manual de Procesos y 1
Procedimientos de la Alcaldía de Florencia, Caquetá”.
Decreto No. 0601 DE 2014: “Por medio del cual se adopta, actualiza y/o modifica algunos 3
productos que hacen parte del Modelo Estándar de Control Interno MECI en la Alcaldía de
Florencia, Caquetá (Actualización del Manual P&P en algunos ítems)”
Decreto No. 0564 de 2015: “Por medio del cual se adopta el procedimiento recobro de 10
incapacidades y se modifica formato de la Alcaldía de Florencia – Caquetá”.
Decreto No. 0454 de 2016: “Por el cual se adopta y unifica el sistema de gestión de 12
seguridad y salud en el trabajo con el sistema de control interno MECI”.
Decreto No. 0045 de 2017: “Por el cual se actualiza el manual de procesos y 26
procedimientos en la Alcaldía de Florencia, Caquetá”
Decreto No. 0240 de 2017: “Por el cual se actualiza el manual de procesos y 32
procedimientos, y se adopta el manual de manejo y control administrativo de recursos
físicos en la Alcaldía de Florencia, Caquetá”
Decreto No. 0277 de 2017: “Por el cual se modifica el artículo décimo del Decreto No. 454 37
de 2016”
Decreto No. 0275 de 2018: “Por el cual se modifica el artículo décimo del Decreto No. 454 41
de 2016”
1. INTRODUCCIÓN 44
1.1 OBJETIVO GENERAL 44
2. PROCESOS IDENTIFICADOS 44
2.1 DISTRIBUCION DEL MANUAL 45
2.2 INTEGRACION Y CARACTERIZACION DE PROCESOS – MAPA DE PROCESOS 45
MAPA DE PROCESOS 46
Proceso: E1. PLANEACIÓN ESTRATEGICA 47
Formato: E1.F01 Formato Acta 54
Formato: E1.F02 Formato Registro de Asistencia 56
PALACIO DE GOBIERNO MUNICIPAL

Carrera. 12 con Calle. 15 Esq., B/ Centro // Tel: (098) 435-8100 Ext. 1602
secplaneacion@florencia-caqueta.gov.co //www.florencia-caqueta.gov.co
Florencia – Caquetá
Formato: E1.F03 Formato Informe Ejecutivo 57
Formato: E1.F04 Cronograma de Actividades 58
Formato: E1.F05 Acta de Nombramiento Representante Alta Dirección al SG SST 59
Formato: E1.F06 Informe Visita Técnica 60
Proceso: E2. SISTEMA DE GESTIÓN 62
Formato: E2.F01 Formato Caracterización de Proceso 65
Formato: E2.F02 Formato Descripción Procedimientos 67
Formato: E2.F03 Formato Administración del Riesgo 70
Formato: E2.F04 Hoja de vida indicador 73
Normograma: E2.NOR01 Normograma Institucional 74
Proceso: M1. DESARROLLO HUMANO 75
Formato: M1.F01 Inspección, Vigilancia y Control de la estrategia IAMI 85
(Instituciones Amigas de la Mujer y la infancia) en IPS y EPS
Formato: M1.F02 Inspección y Seguimiento a la aplicación de las guías de 92
atención asociadas a la nutrición
Formato: M1.F03 Inspección, Vigilancia y Control a la Implementación de la política 95
de Salud Mental en las EPS E IPS
Formato: M1.F04 Préstamo de elementos de Salud Pública 100
Formato: M1.F05 Entrega de insumos PAI – Centro de Acopio 101
Formato: M1.F06 Acta de constancia de actividades en Salud 102
Proceso: M2. DESARROLLO ECONÓMICO 103
Proceso: M3. INFRAESTRUCTURA Y MOVILIDAD 110
Formato: M3.F01 Formulario Único de Caracterización de Familias Victimas- 118
Damnificadas y Vulnerables
Proceso: M4. CONVIVENCIA Y SEGURIDAD CIUDADANA 120
Formato: M4.F01 Entrega de Menor Infractor 126
Formato: M4.F02 Liquidación de permisos 127
Proceso: A1. GESTIÓN ORGANIZACIONAL 128
Política: A1.PO01 Política de elementos de protección personal 135
Política: A1.PO02 Política de seguridad vial 138
Política: A1.PO03 Política para el uso del cinturón de seguridad 141
Política: A1.PO04 Política para el uso de equipo bidireccional 144

Política: A1.PO05 Política para la prevención y control de alcohol, drogas y 147
tabaquismo
Política: A1.PO06 Política de seguridad y salud en el trabajo 149
Política: A1.PO07 Política para la regulación de la velocidad 151
Política: A1.PO08 Política para la regulación de horas de conducción y descanso 154
Política: A1.PO09 Política prevención de riesgos psicosociales 157
Formato: A1.F01 Formato de Avances 159
Formato: A1.F02 Orden de viáticos, gastos de viaje, manutención y transporte 161
Formato: A1.F03 Formato Entrega de Cargo 163
Formato: A1.F04 Formato Inventario Documental 166
Formato: A1.F05 Acta de conformación del comité de seguridad vial 167
Formato: A1.F06 Control de documentación de conductores 168
Formato: A1.F07 Control de documentación de vehículos 169
Formato: A1.F08 Diagnóstico para la seguridad vial 170
Formato: A1.F09 Chequeo periódico de vehículos 172
Formato: A1.F10 Chequeo diario de vehículos 173
Formato: A1.F11 Plan de trabajo anual de SST 174
Formato: A1.F12 Acta de apertura de elecciones de los candidatos 175
Formato: A1.F13 Acta de conformación del comité 176
Formato: A1.F14 Acta de resultados y cierre de votación 177
Formato: A1.F15 Formato para votos 179
Formato: A1.F16 Hoja de vida de inscripción de candidatos 180
Formato: A1.F17 Registro de votantes 181
Formato: A1.F18 Programa de capacitación en SST 182
Formato: A1.F19 Solicitud de presupuesto SST 183
Formato: A1.F20 Control de comparendos por conductor 184
Formato: A1.F21 Control de tiempo de conducción y descanso 185
Formato: A1.F22 Control mensual de infracciones de tránsito 186
Formato: A1.F23 Hoja de vida de vehículos 187
Formato: A1.F24 Planilla análisis de accidentes de tránsito 189
Formato: A1.F25 Planilla de mantenimiento preventivo 190
Formato: A1.F26 Planilla de mantenimiento correctivo 192

Formato: A1.F27 Reporte de accidentes e incidentes de tránsito 193
Formato: A1.F28 Solicitud de permiso administrativo 194
Formato: A1.F29 Control de documentación de conductores - contratistas 195
Proceso: A2. GESTIÓN JURÍDICA Y CONTRACTUAL 197
Formato: A2.F01 Aprobación de Pólizas 201
Formato: A2.F02 Acta de Inicio 202
Formato: A2.F03 Acta de Suspensión 204
Formato: A2.F04 Acta de Reiniciación 206
Formato: A2.F05 Acta Supervisión Persona Natural 208
Formato: A2.F06 Acta Supervisión Persona Jurídica 211
Formato: A2.F07 Acta de Supervisión de Cesión 214
Formato: A2.F08 Acta de Supervisión de Contratos de Obra 217
Formato: A2.F09 Acta de Liquidación Final 219
Proceso: A3. GESTIÓN FINANCIERA 223
Proceso: A4. GESTIÓN DE COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN 233
Proceso: V1. EVALUACIÓN DE GESTIÓN Y CONTROL 238
Proceso: V2. CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO 242
2.3 RELACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 245
2.4 PROCEDIMIENTOS ALCALDÍA DE FLORENCIA, CAQUETÁ 250
Procedimiento: E1.P01 Elaboración Plan de Desarrollo 251
Procedimiento: E1.P02 Certificado de Estratificación 259
Formato: E1.P02.F01 Certificado de Estratificación 264
Procedimiento: E1.P03 Elaboración y Seguimiento del Plan de Acción 265
Formato: E1.P03.F01 Formato Plan de Acción 270
Procedimiento: E1.P04 Reporte de Informes 271
Procedimiento: E1.P05 Operatividad del SISBEN 275
Formato: E1.P05.F01 Radicador Fichas del SISBEN 288
Formato: E1.P05.F02 Control del FEN - Encuestadores 289
Procedimiento: E1.P06 Banco de Proyectos 290
Formato: E1.P06.F01 Lista de Chequeo 296
Formato: E1.P06.F03 Control de Viabilidad 300
Formato: E1.P06.F04 Identificación de Rubro Presupuestal 303

Procedimiento: E1.P07 Apoyo Elaboración POAI 304
Procedimiento: E1.P08 Licencias Urbanísticas 308
Formato: E1.P08.F01 Informe Liquidación de Proyectos 316
Formato: E1.P08.F02 Acta de observaciones y correcciones 317
Formato: E1.P08.F03 Notificación de vecinos colindantes 319
Formato: E1.P08.F04 Licencia urbanística 320
Formato: E1.P08.F05 Permiso de construcción 321
Procedimiento: E1.P09 Perforación de Vías 322
Formato: E1.P09.F01 Permiso perforación de vías 325
Procedimiento: E1.P10 Concepto de uso de suelo 326
Formato: E1.P10.F01 Concepto de uso de suelo urbano 329
Formato: E1.P10.F02 Concepto de uso de suelo rural 330
Procedimiento: E1.P11 Demarcación de Inmuebles 331
Formato: E1.P11.F01 Demarcación inmuebles 335
Procedimiento: E1.P12 Propiedad Horizontal 336
Procedimiento: E1.P13 Infracciones Urbanísticas 340
Procedimiento: E1.P14 Actualización de proyectos con el mismo registro 344
Procedimiento: E1.P15 Seguimiento a los proyectos de inversión pública 350
Procedimiento: E1.P16 Elaboración y seguimiento Plan Indicativo 355
Procedimiento: E2.P01 Control de información documentada 360
Formato: E2.P01.F01 Solicitud de creación, modificación o anulación de 375
documentos
Formato: E2.P01.F02 Control de información documentada 376
Procedimiento: E2.P02 Acciones preventivas, correctivas y de mejora 377
Formato: E2.P02.F01 Solicitud de Acción 385
Formato: E2.P02.F02 Consolidado Registro de Acciones Preventivas, Correctivas 387
y de Mejora
Procedimiento: E2.P03 Autoevaluación de Control 388
Procedimientos: E2.P04 Identificación y evaluación de requisitos legales 393
Procedimiento: M1.P01 Programas Sociales 396
Formato: M1.P01.F01 Asistencia Población Atendida 401
Procedimiento: M1.P02 Orientación a la población víctima del conflicto armado 402

interno
Procedimiento: M1.P03 Operatividad del Programa Más Familias en Acción 408
Procedimiento: M1.P04 Escuelas de Formación Artística y Deportiva 414
Formato: M1.P04.F01 Ficha de Inscripción EFA 418
Formato: M1.P04.F02 Ficha de Inscripción EFD 419
Procedimiento: M1.P05 Biblioteca Pública Municipal 420
Formato: M1.P05.F01 Control Asistencia Usuarios Biblioteca 424
Procedimiento: M1.P06 Ludoteca Naves 425
Procedimiento: M1.P07 Aseguramiento y prestación de servicios de salud 430
Procedimiento: M1.P08 Continuidad del Aseguramiento de los Afiliados al 436
Régimen Subsidiado
Procedimiento: M1.P09 Pago Aportes Financieros a las EPS 441
Procedimiento: M1.P10 Actualización y Reporte de Base de Datos de Afiliados 445
Procedimiento: M1.P11 Inspección, vigilancia y control a los factores de Riesgo 450
Ambiental
Procedimiento: M1.P12 Inspección, vigilancia y control de los Riesgos de 454
Consumo, Biológico y Químico
Procedimiento: M1.P13 Inspección, vigilancia y control en Zoonosis 462
Formato: M1.P13.F01 Planilla seguimiento de vacunación a clínicas y almacenes 470
veterinarios
Formato: M1.P13.F02 Inspección, Vigilancia y Control a establecimientos de venta 471
de insumos agropecuarios y clínicas veterinarias
Formato: M1.P13.F03 Planilla de vacunación canina y felina 472
Formato: M1.P13.F04 Registro canino 473
Procedimiento: M1.P14 Inspección, vigilancia y control de las Enfermedades 474
transmitidas por Vectores
Procedimiento: M1.P15 Sistema de Vigilancia en Salud Pública – SIVIGILA 478
Formato: M1.P15.F01 Visita domiciliaria intento de suicidio 485
Formato: M1.P15.F02 Informe de investigación de campo de VIF/VCM/VSX 487
Formato: M1.P15.F03 Encuesta domiciliaria de identificación de factores 492
determinantes para mortalidad de VIH -ITS
Formato: M1.P15.F04 Encuesta domiciliaria e investigación de campo de PFA 495

Formato: M1.P15.F05 Encuesta domiciliaria e investigación por cáncer en 498
menores de 5 años
Formato: M1.P15.F06 Encuesta e investigación de campo por dengue 501
Formato: M1.P15.F07 Encuesta e investigación de campo por ESAVI 505
Formato: M1.P15.F08 Encuesta domiciliaria en factores determinantes en Salud 507
Formato: M1.P15.F09 Investigación de campo de lesiones por artefactos 510
explosivos
Procedimiento: M1.P16 Formulación, Ejecución, Seguimiento y Evaluación del 513
Plan de Salud Territorial (PST)
Procedimiento: M1.P17 Movilidad y verificación de afiliaciones 518
Procedimiento: M1.P18 Novedades, retiros y fallecidos de registros 522
Procedimiento: M1.P19 Programa Ampliado de Inmunizaciones – PAI 526
Procedimiento: M1.P20 Recepción de listados censales 533
Procedimiento: M1.P21 Servicio de atención a la comunidad y participación social 537
en el sector salud
Formato: M1.P21.F01 Apertura PQR en Salud 544
Formato: M1.P21.F02 Registro diario PQR en Salud 545
Formato: M1.P21.F03 Buzón de sugerencias – PQR en el sector Salud 546
Procedimiento: M2.P01 Asistencia Técnica Agrícola, Pecuaria y Ambiental 547
Formato: M2.P01.F01 Acta de visita técnica 551
Formato: M2.P01.F02 Informe técnico área ambiental y agropecuaria 553
Procedimiento: M2.P02 Vigilancia y control de recursos naturales renovables y no 555
renovables
Procedimiento: M2.P03 Evaluaciones Agropecuarias Anuales 559
Procedimiento: M2.P04 Otorgamiento de Incentivos Tributarios 563
Procedimiento: M2.P05 Aplicación de Biológicos a Bovinos y Equinos 567
Procedimiento: M2.P06 Poda y Tala de Arboles 571
Formato: M2.P06.F01 Ficha técnica de intervención por poda o tala 575
Procedimiento: M2.P07 Mantenimiento de Parques y Zonas Verdes 576
Formato: M2.P07.F01 Ficha técnica de intervención a parques y zonas verdes 580
Procedimiento: M2.P08 Levantamiento Línea Base de Productores Agropecuarios 581
Procedimiento: M2.P09 Producción de Material Vegetal 585

Formato: M2.P09.F01 Entrega de material vegetal 589
Procedimiento: M2.P10 Asesoría en Turismo 590
Procedimiento: M2.P11 Promoción Turística 594
Procedimiento: M2.P12 Formación Empresarial 598
Procedimiento: M2.P13 Plazas de Mercado 602
Procedimiento: M2.P14 Coso Municipal 605
Formato: M2.P14.F01 Control Vehículos de Tracción Animal 610
Formato: M2.P14.F02 Acta de Decomiso 611
Formato: M2.P14.F03 Liquidación Multa Coso Municipal 612
Formato: M2.P14.F04 Acta de Adopción de animales 613
Formato: M2.P14.F05 Acta Autorización de Eutanasia 614
Formato: M2.P14.F06 Acta de Entrega de animales en decomiso 615
Formato: M2.P14.F07 Historia clínica 616
Procedimiento: M3.P01 Ejecución de Proyectos por Sistema de Valorización 618
Procedimiento: M3.P02 Escrituración de Predios Municipales 622
Procedimiento: M3.P03 Mejoramiento de Vivienda Urbana y Rural 625
Procedimiento: M3.P04 Expedición licencias de conducción 628
Procedimiento: M3.P05 Matricula Inicial de vehículos 632
Procedimiento: M3.P06 Traspaso de Vehículos 635
Procedimiento: M3.P07 Cancelación de la matricula de un vehículo 638
Procedimiento: M3.P08 Cambio de características de un vehículo automotor 642
Procedimiento: M3.P09 Reporte SUI 645
Procedimiento: M3.P10 Celebración de audiencias públicas por infracciones a las 649
normas de tránsito
Procedimiento: M3.P11 Notificación comparendos NN 654
Procedimiento: M3.P12 Duplicado de licencia de tránsito y placa 658
Procedimiento: M3.P13 Radicación de matrícula de un vehículo 662
Procedimiento: M3.P14 Traslado de matrícula de un vehículo 666
Procedimiento: M4.P01 Visitas a establecimientos Públicos 669
Procedimiento: M4.P02 Querellas Policivas 673
Procedimiento: M4.P03 Recuperación de Espacio Público 678
Procedimiento: M4.P04 Restitución de uso público 682

Procedimiento: M4.P05 Realización de Comisorios de Juzgados y demás 688
entidades
Procedimiento: M4.P06 Regular la convivencia ciudadana y servicios de atención 691
al usuario
Procedimiento: M4.P07 Liderazgo y participación ciudadana 695
Procedimiento: M4.P08 Coordinación para la Prevención y Atención de Desastres 699
Procedimiento: M4.P09 Actuación en caso de Violencia Intrafamiliar 703
Procedimiento: M4.P10 Atención en casos de maltrato infantil 707
Procedimiento: M4.P11 Acompañamiento en Apoyo Institucional 711
Procedimiento: A1.P01 Nómina 714
Procedimiento: A1.P02 Comisión de Servicio y Licencias 722
Procedimiento: A1.P03 Historias Laborales 726
Procedimiento: A1.P04 Identificación de peligros, evaluación, valoración de los 732
riesgos y determinación de controles
Formato: A1.P04.F01 Análisis de riesgos por cargos 740
Formato: A1.P04.F02 Matriz para la identificación de peligros, valoración de 741
riesgos y determinación de controles
Procedimiento: A1.P05 Gestión Documental 746
Procedimiento: A1.P10 Recobro de incapacidades 754
Procedimiento: A1.P11 Prevención, preparación y respuesta ante emergencias 763
Formato: A1.P11.F01 Acta de conformación de brigadas de emergencia 768
Formato: A1.P11.F02 Informe de simulacro 770
Procedimiento: A1.P12 Reporte e investigación de presuntas enfermedades 772
laborales
Procedimiento: A1.P13 Convocatoria, elección y conformación del COPASST 776
Procedimiento: A1.P14 Convocatoria, elección y conformación del CCL 782
Procedimiento: A1.P15 Reporte de actos y condiciones inseguras 791
Formato: A1.P15.F01 Reporte de actos y condiciones inseguras 794
Procedimiento: A1.P16 Medicina preventiva y del trabajo 795
Formato: A1.P16.F01 Seguimiento a recomendaciones médicas laborales 803
Formato: A1.P16.F02 Remisión exámen de aptitud laboral 804
Procedimiento: A1.P17 Gestión del Cambio 805

Formato: A1.P17.F01 Control del cambio 809
Procedimiento: A1.P18 Elementos de protección personal 810
Formato: A1.P18.F01 Acta de entrega de elementos de protección personal 814
Formato: A1.P18.F02 Matriz de elementos de protección personal 815
Formato: A1.P18.F03 Inspección de elementos de protección personal 816
Procedimiento: A1.P19 Inducción y re inducción 817
Formato: A1.P19.F01 Acta de inducción y reinducción 821
Procedimiento: A1.P20 Inspecciones de seguridad 823
Formato: A1.P20.F01 Inspección de botiquín de primeros auxilios 826
Formato: A1.P20.F02 Análisis de trabajo seguro 827
Formato: A1.P20.F03 Informe de inspecciones de seguridad 828
Formato: A1.P20.F04 Inspección de extintores 829
Formato: A1.P20.F05 Inspección puestos de trabajo administrativo 830
Formato: A1.P20.F06 Inspección locativa 831
Formato: A1.P20.F07 Inventario de extintores 833
Formato: A1.P20.F08 Inspección de hidrantes 834
Formato: A1.P20.F09 Inspección camillas de emergencia 835
Procedimiento: A1.P21 Reporte e investigación de incidentes y accidentes 836
laborales
Formato: A1.P21.F01 Investigación de incidentes – accidentes laborales 843
Procedimiento: A1.P22 Revisión por la alta dirección 848
Procedimiento: A1.P23 Plan Institucional de capacitación 855
Formato: A1.P23.F01 Evaluación del impacto de la capacitación 862
Procedimientos: A1.P24 Bienestar social e Incentivos 863
Formato: A1.P24.F01 Cronograma de actividades de bienestar social 869
Formato: A1.P24.F02 Encuesta necesidades de bienestar 870
Formato: A1.P24.F03 Encuesta de satisfacción de actividades de bienestar social 871
e incentivos
Procedimiento: A2.P01 Defensa Judicial 872
Procedimiento: A2.P02 Emisión de Conceptos 888
Procedimiento: A3.P01 Preparación, Elaboración, Aprobación y Liquidación del 895
Presupuesto

Procedimiento: A3.P02 Ejecución, Seguimiento y Cierre Presupuestal de Ingresos 904
Procedimiento: A3.P03 Modificaciones al Presupuesto de la Vigencia 912
Procedimiento: A3.P04 Elaboración y presentación de Informes a Entes de 920
Control Externos
Procedimiento: A3.P05 Ejecución, Seguimiento y Cierre Presupuestal de Gastos 925
Procedimiento: A3.P06 Impuesto Predial Unificado 956
Procedimiento: A3.P07 Impuesto de Industria y Comercio 961
Procedimiento: A3.P08 Atención a Solicitudes de Información y Reclamos 967
Procedimiento: A3.P09 Elaboración de Órdenes de Pago 971
Procedimiento: A3.P10 Caja menor 975
Procedimiento: A3.P11 Rendición de informes a la Contaduría General de la 980
Nación
Procedimiento: A3.P12 Elaboración y presentación de estados financieros 983
Procedimiento: A3.P13 Cierre Vigencia Fiscal 986
Procedimiento: A3.P14 Deuda Pública 990
Procedimiento: A3.P15 Informe Boletín de Deudores Morosos 994
Procedimiento: A3.P16 Preparación Información Exógena 997
Procedimiento: A3.P17 Conciliaciones Efectivas de Caja 1000
Procedimiento: A3.P18 Causación de Ingresos 1003
Procedimiento: A3.P19 Causación de Provisiones de Pasivos 1006
Procedimiento: A3.P20 Causación de Cuentas por pagar 1009
Procedimiento: A3.P21 Cobro Administrativo Coactivo 1012
Procedimiento: A3.P22 Reporte del FUT 1019
Procedimiento: A3.P23 Registro de Ingresos 1023
Procedimiento: A4.P01 Comunicación Informativa 1027
Procedimiento: A4.P02 Cobertura de Actos Oficiales 1031
Procedimiento: A4.P03 Administración de Servidor y Aplicaciones 1034
Procedimiento: A4.P04 Mantenimiento Preventivo y Correctivo de Hardware y 1038
Software
Formato: A4.P04.F01 Formato Hoja de Vida Equipo de Computo 1042
Formato: A4.P04.F02 Formato Mantenimiento de Equipo 1044
Procedimiento: A4.P05 Implementación de la Estrategia Gobierno en Línea 1045

Procedimiento: A4.P06 Administración Red Física y Equipo de Comunicaciones 1049
Procedimiento: V1.P01 Auditorías Internas 1053
Formato: V1.P01.F01 Programa Anual de Auditorías 1059
Formato: V1.P01.F02 Plan de Auditorías Internas 1060
Procedimiento: V1.P02 Elaboración, Seguimiento y Verificación a Planes de 1061
Mejoramiento
Formato: V1.P02.F01 Plan de Mejoramiento Institucional 1066
Formato: V1.P02.F02 Seguimiento y Verificación a Plan de Mejoramiento 1067
Procedimiento: V1.P03 Seguimiento y Evaluación al MECI 1069
Procedimiento: V1.P04 Seguimiento, medición, análisis y evaluación del SIG 1073
Procedimiento: V2.P01 Procedimiento Disciplinario 1077

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1. INTRODUCCIÓN
El presente documento contiene el Mapa de Procesos, incluido sus caracterizaciones y descripción

de Procedimientos de la Alcaldía de Florencia-Caquetá, resultado del proceso de elaboración, ajuste
y revisión en el marco de mejora continua que fue realizada en conjunto con los líderes de los
procesos, funcionarios y Equipo Operativo MECI.
Así mismo, se busca que exista un documento actualizado de consulta, que establezca un método
estándar para ejecutar el trabajo de las diferentes secretarías, en razón de las necesidades que se
deriven de la realización de las actividades misionales de la Administración Municipal, sujeto al
mejoramiento continuo. Precisando, que Secretaría de Educación Municipal tiene implementado el
Sistema de Gestión de Calidad por requerimiento del Ministerio de Educación Nacional.
1.1 OBJETIVO GENERAL
Consolidar un documento que permita visualizar los procesos y procedimientos identificados en la

Alcaldía de Florencia, Caquetá; que permita fortalecer los mecanismos de sensibilización, que se
despliegan y solidifican a través de la cultura del autocontrol y del sistema de gestión.
2. PROCESOS IDENTIFICADOS
TIPO DE
PROCESO SECRETARÍAS QUE INTEGRA
PROCESO
Secretaría de Planeación y
E1. Planeación Estratégica
Ordenamiento Territorial
E. ESTRATÉGICO
Secretaría de Planeación – Todos los
E2. Sistema De Gestión
Procesos
Secretaría de Salud
Secretaría de Cultura, Deporte y
M1. Desarrollo Humano Recreación
M. MISIONAL Secretaría de Inclusión y
Reconciliación Social
Secretaría de Emprendimiento y
M2. Desarrollo Económico
Turismo

45
Secretaría de Ambiente y Desarrollo

Rural
Secretaría de Obras Públicas
M3. Infraestructura y
Secretaría de Transporte y Movilidad
Movilidad
Secretaría de Vivienda
Secretaría de Gobierno, seguridad y
M4. Convivencia y
participación comunitaria
Seguridad Ciudadana
M5. Educación Secretaría de Educación Municipal
A1. Gestión Organizacional Secretaría Administrativa
A2. Gestión Jurídica y
Oficina Asesora Jurídica
Contractual
A. APOYO A3. Gestión Financiera Secretaría de Hacienda
A4. Gestión de
Oficina Asesora de Comunicaciones
Comunicación e
Oficina de Tecnología e Innovación
Información
V1. Evaluación de Gestión y
Oficina de Control Interno
Control
V. EVALUACIÓN
V2. Control Interno
Oficina de Control Interno Disciplinario
Disciplinario
2.1 DISTRIBUCIÓN DEL MANUAL
Con el ánimo de evitar que el Manual de Procesos y Procedimientos sea alterado o modificado por
alguna instancia no autorizada y circulación de diversas versiones que provoquen confusión, la
distribución del manual será la siguiente:
1. El Original. Del manual de procesos y procedimientos estará bajo la custodia de Secretaría

de Planeación y Ordenamiento Territorial en medio físico y magnético.
2. Las Copias. Del manual se distribuirán a las diferentes Secretarías de la Administración
Municipal y Oficina de Control Interno, en medio magnético.
2.2 INTEGRACIÓN Y CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS – MAPA DE PROCESOS
De conformidad al enfoque basado por Procesos de la Administración Municipal, a continuación se

ilustra el Mapa y caracterización de procesos identificados:

46
TIPO DE PROCESO MAPA DE PROCESOS - ALCALDÍA DE FLORENCIA, CAQUETÁ

Estratégico E1.PLANEACIÓN
E2.SISTEMA DE GESTIÓN
ESTRATÉGICA
M1.
DESARROLLO
HUMANO
CADENA
M2.
M5. DESARROLLO
EDUCACIÓN ATENCIÓN Y ECONÓMICO
Misional SERVICIO AL
CIUDADANO
M4. DE VALOR
M3
CONVIVENCIA Y INFRAESTRUCTURA
SEGURIDAD Y MOVILIDAD
CIUDADANA
A1.GESTIÓN A2.GESTIÓN JURÍDICA Y A3.GESTIÓN FINANCIERA A4.GESTIÓN DE

Apoyo ORGANIZACIONAL CONTRACTUAL COMUNICACIÓN E
INFORMACIÓN
Evaluación V1. EVALUACIÓN DE V2. CONTROL INTERNO

GESTIÓN Y CONTROL DISCIPLINARIO
47
CODIGO ALCALDÍA DE FLORENCIA, CAQUETÁ FECHA DE EMISIÓN
E1 31/12/2013
VERSIÓN FECHA DE ACTUALIZACIÓN
2.0 23/12/2014
ALCALDÍA DE FLORENCIA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
PÁGINA:
de
NOMBRE DEL PROCESO: PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

TIPO DE PROCESO: ESTRATÉGICO
Adoptar estrategias para el cumplimiento constitucional y legal de la Misión Intitucional para la formulación de
OBJETIVO DEL PROCESO: políticas, planes, programas, subprogramas y proyectos, y direccionar la formulación de políticas urbanas de
desarrrollo y control fisico de las intervenciones en construcción en la jurisdicción territorial
Comprende las actividades tendientes a garantizar la adecuada articulación de las políticas, estrategías, planes y
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO: proyectos, desde su concepción hasta su seguimiento y evaluación
Secretario para la Gerencia de la Gobernabilidad, Ordenamiento e Institucionalidad, Secretario (a) de Despacho de

LÍDER/RESPONSABLE DEL PROCESO:
Planeación Municipal
ENTRADAS QUE REGULAN EL PROCESO

SALIDAS (RAZÓN DE SER DEL PROCESO)
(REQUERIMIENTOS Y NECESIDADES)
ACTIVIDADES P,H,V,A
USUARIO/
PROVEEDOR INSUMO PRODUCTO
CIUDADANO
48
E1 31/12/2013
2.0 23/12/2014
PÁGINA:
de
Departamento Programa de Gobierno Liderar y participar en la formulación, P,H Plan de Desarrollo Todos los Procesos
Nacional de Plan de Desarrollo Nacional y elaboración, aprobación y socialización del Aprobado y Socializado Comunidad en General
Planeación - DNP Departamental Plan de Desarrollo Municipal
Gobernación de Esquema de Ordenamiento
Caquetá Territorial
Concejo Municipal Lineamientos de entes
Comunidad en nacionales y departamentales
General Comunidad
Proyectos en Ejecución
Consulta y participación de la
comunidad
Consejo Terrotorial de Normatividad Vigente Dirigir, coordinar, ajustar e impulsar las P,H Plan de Ordenamiento Comunidad en general
Planeación POT vigente acciones administrativas con el Plan de Territorial Ajustado Entidades de orden
Comunidad Ordenamiento Territorial (POT). Proyectos nacional y/o
DNP Actos Administrativos departamental
Concejo Municipal Certificaciones Todos los procesos
Ministerio de
Vivienda, Ciudad y
Territorio
49
E1 31/12/2013
2.0 23/12/2014
PÁGINA:
de
Todos los procesos Marco Fiscal de Mediano Plazo Reporte de informacion como insumo para la P,H Informacion consolidada Gestión Presupuestal
DNP Plan de Desarrollo Municipal Elaboración Plan Operativo Anual de
Plan Plurianual de Inversiones Inversiones (POAI)
Plan Indicativo
Normatividad vigente
Metodología
Lista proyectos registrados en
Banco de Proyectos Municipal
Todos los procesos Plan de Desarrollo Municipal Diseño, coordinación y seguimiento de Planes P,H Plan de Acción consolidado Todos los Procesos
DNP Plan Indicativo de Acción y publicado en la página Comunidad en General
POAI web del municipio DNP
Normatividad vigente
Metodología
Departamento Reglamentación para la Formulación, Aprobación y Seguimiento a H Proyectos radicados y Todos los Procesos
Nacional de presentación de Proyectos Proyectos de Inversión viabilizados Comunidad en General
Planeación - DNP Metodología General Ajustada Entes nacionales y
Comunidad Plan de Desarrollo Municipal departamentales
Todos los procesos (PDM)
Guías y normas sectoriales
vigentes
Proyectos de Inversión.
50
E1 31/12/2013
2.0 23/12/2014
PÁGINA:
de
Ministerio de Normatividad vigente Expedir permisos y autorizaciones para las H Visitas Técnicas Comunidad
Vivienda, Ciudad y POT vigente diferentes actuaciones urbanisticas en el Actos Administrativos Entidades orden
Territorio Requerimiento Comunidad municipio (Permiso de construcción, Certificaciones nacinal, departamental
Comunidad perforación, uso de suelo, segregación de Concepto Técnico o municipal
Todos los procesos predios, demarcación de predios y Todos los procesos
Entidades orden edificacioes, licencias urbanísticas, procesos
municipal, Régimen de Propiedad Horizontal)
departamental y
nacional
Comunidad Solicitudes Atención permanente ante los requerimientos H Expedición de conceptos Comunidad
Entidades en General verbales o escritos presentados por la técnicos de solución ante la Entidades en General
comunidad, frente a situaciones de carácter intervención requerida. Entes de Control
particular y concreto.
Departamento Lineamientos y procedimientos Administración, funcionamiento y actualización H Base de datos depurada y Comunidad en general
Nacional de nacionales para el de la base de datos del Sistema de consolidada Entidades de orden
Planeación funcionamientodel SISBEN identificación de beneficiaros potenciales para Archivo de gestión de fichas nacional y/o
Comunidad en Aplicativo para el funcionamiento los programas sociales (SISBEN) y solicitudes departamental que
general de la base de datos lideren programas
sociales
Deparamento Normatividad aplicable en la Categorizar por estratos socioeconómicos los H Certificado de estratificación Comunidad en general
Nacional de materia inmuebles urbanos y rurales del municipio y residencia
Planeación Solicitudes comunidad
51
E1 31/12/2013
2.0 23/12/2014
PÁGINA:
de
Todos los Procesos Plan de Desarrollo Municipal Realizar seguimiento y evaluación del Plan de H,V Informe de seguimiento Comunidad en General
Desarrollo Municipal Todos los procesos
DNP
Todos los Procesos Plan de Desarrollo Municipal Control y seguimiento a la gestión municipal V Informes de gestión Entes de control
Planes de acción de cada Audiencias Públicas DNP
vigencia Comunidad
Control Interno Informe Auditoria Interna y Definir y adoptar acciones correctivas y A Planes de mejoramiento Proceso
Entes de Control externa preventivas
POLITICAS DE OPERACIÓN
Seguir los lineamientos a nivel municipal, departamental y nacional para la elaboración, socialización, aprobación y divulgación del Plan de Desarrollo Municipal
El Secretario de Planeación define la metodología a emplear para laformulación del Plan de Desarrollo Municipal , la cual será socializada en Consejo de Gobierno para su
ajuste y aprobación, conforme a la normatividad aplicable en la materia.
Una vez aprobado el Plan de Desarrollo Municipal se publicará en la Página Web Institucional
En el POAI no se podrán incluir proyectos que no esten vialibilizados por el Banco de Proyectos de Inversión Municipal
Los responsables de cada proceso elaborarán anualmente el Plan de Acción, según formato de Secretaría de Planeación Municipal; el cual será remitido los primeros quince
días del mes de enero a la Secretaría referida para su consolidación y Aprobación en Consejo de Gobierno
Todos los responsables de los procesos deberán entregar semestralmente avance del Plan de Acción
Los proyectos deberán ser elaborados según metodología y formato único establecido para tal fin
Los proyectos radicados deben estar sustentados según programas señalados en el plan de desarrollo municipal
Asesorar y Orientar a la comunidad en general en la formulación de proyectos

Los ejecutores de los proyectos de inversión deben reportar seguimientos al Banco de Proyectos de Inversión Municipal anualmente , corforme a formato diseñado por esta
dependencia, el cual debe ser remitido a màs tardar el quince (15) de enero de cada vigencia, la cual debe efectuar retroalimentación en cuanto a los informes de avance
presentados por ellos
52
E1 31/12/2013
2.0 23/12/2014
PÁGINA:
de
Actualizar en el Municipio la estratificación para clasificar la población de acuerdo a las metodologías enviadas por el Departamento Administrativo Nacional de Estadística
(DANE) o el Departamento Nacional de Planeación (DNP), a través de las viviendas y su entorno, en estratos o grupos socioeconómicos diferentes; e implementarla como el
instrumento de equidad social utilizado para el cobro de los servicios públicos domiciliarios y de esta forma saber a quién debe orientarse los subsidios y programas
Será prioridad en la atención y en cada uno de los procesos, las personas que por urgencia soliciten su ingreso o retiro de la base de datos del SISBEN.
La base de datos del SISBEN se reportará conforme a los requerimientos y periocidad exigida por el DNP
Verificar que las personas que solicitan el censo no se encuentran censadas en otro Municipio.
Se debe utilizar el carnet de identificación en toda ocasión, en especial en las brigadas, inspecciones oculares, aplicación de encuestas, entre otras actividades.
Las licencias urbanisticas, permisos y conceptos de uso de suelo serán fundamentados en los lineamientos de operatividad y trámite que se deben surtir bajo el soporte legal
conferido y enmarcado en la Ley 388 de 1997, Decretos Reglamentarios, POT y Acuerdos Municipales inherentes al grupo de trabajo de Control y Ordenamiento Territorial
El personal encargado de realizar las Visitas Técnicas deberá portar en un lugar visible el Carnet Institucional.
RECURSOS BÁSICOS
TALENTO HUMANO FÍSICOS Y TECNOLÓGICOS
CARGO PERFIL NOMBRE CARACTERÍSTICAS
Asesores Ingeniero Civil, Arquitecto, Administrador de Equipo de Oficina Equipos de cómputo con impresora multifuncional e
Empresas internet
Profesionales Universitarios Administrador de empresas, especialista en Muebles y enseres Sillar ergonómicas, escritorios, archivadores, cajas
Formulación de Proyectos, Ingeniero de de archivo
Técnico Administrativo Sistemas
Técnico en sistemas Fichas Formato especifico diseñado para encuestas
Auxiliares Administrativos Bachilleres Cartografía Planos municipio de Florencia
Sitio de Trabajo condiciones normales de iluminación, ventilación.
Profesional Universitario Arquitecto Software Autocad, Windows, aplicación:7.4.1.0
CLR=1.0.4493.20355 BD:7.3.0.0
Tecnico Admnistrativo Topógrafo Estación total, dos primas, GOWN - TKS 202
tripode
Auxiliar Administrativo Dibujante
RIESGOS CONTROLES
53
E1 31/12/2013
2.0 23/12/2014
PÁGINA:
de
Ver Mapa de Riesgos
INDICADORES
Ver Tablero de indicadores
REGISTRO DE EDICIONES
VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN MOTIVO DEL CAMBIO
1.0 31/12/2013 Adopción caracterización proceso
2.0 23/12/2014 Modificación objetivo, actividades, políticas de operación y Incluir acciones desde el punto de vista de
recursos del proceso Planeamiento Territorial
Elaborado Por: Revisado Por: Aprobado Por:

Nombre: Alexis Janeth Sevillano Jaramillo Nombre: Ana Cecilia Gil Rueda Nombre: Comité de Coordinación del Sistema de
Cargo: Asesora Cargo: Representante Alta Dirección Control Interno
Cargo:
Fecha: 10/09/2014
DD/MM/AA Fecha: 10/09/2014 Fecha: 23/12/2014
DD/MM/AA DD/MM/AA
CÓDIGO ALCALDÍA DE FLORENCIA,CAQUETÁ FECHA DE EMISIÓN
E1.F01 23/12/2014 54
FECHA DE ACTUALIZACIÓN
VERSIÓN
FORMATO ACTA
1.0 PÁGINA:
1 de 2
ACTA No. ____
CIUDAD FECHA HORA

Asunto:
ASISTENTES
NOMBRE CARGOS
AUSENTES
NOMBRE CARGO
INVITADOS
NOMBRE CARGO
ORDEN DEL DÍA
DESARROLLO
E1.F01 23/12/2014 55
VERSIÓN
FORMATO ACTA
1.0 PÁGINA:
2 de 2
CONCLUSIONES
COMPROMISOS
DESCRIPCIÓN DEL COMPROMISO RESPONSABLE FECHA DE CUMPLIMIENTO
LECTURA Y APROBACIÓN DEL ACTA

Se procede a la lectura del acta y ésta, es aprobada por unanimidad de los asistentes.
Y no quedando más asuntos a tratar, se levanta la sesión siendo las ___________
Para Constancia firman:

NOMBRE Y APELLIDOS FIRMA
Anexos: ________________________________________
________________________________________
FECHA DE EMISIÓN
56
CÓDIGO
ALCALDÍA DE FLORENCIA, CAQUETA 23/12/2014
E1.F02
VERSIÓN
FORMATO REGISTRO DE ASISTENCIA
1.0 PÁGINA:
1 de 1
CIUDAD, FECHA: HORA: LUGAR:
ASUNTO: HOJA ________ de _________
No. NOMBRE Y APELLIDOS ENTIDAD y/o DEPENDENCIA CARGO CELULAR CORREO ELECTRÓNICO FIRMA
10
11
12
13
14
15
16
17
18
CÓDIGO ALCALDÍA DE FLORENCIA,CAQUETÁ FECHA DE EMISIÓN 57
E1.F03 23/12/2014
VERSIÓN
1.0 FORMATO INFORME EJECUTIVO
PÁGINA:
1 de 1
PROCESO/ACTIVIDAD/AREA:
RESPONSABLE:
CARGO:
PERÍODO PRESENTADO:
FECHA DE PRESENTACIÓN: D M A
DESTINATARIO:
CARGO:
OBJETIVO:
DESARROLLO
ASUNTOS PENDIENTES-COMPROMISOS O TAREAS:
_________________________________
Firma del Responsable
ANEXOS:

58
CÓDIGO FECHA DE EMISION
E1.F04 ALCALDÍA DE FLORENCIA, CAQUETÁ 23/12/2014
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
de
FECHA: DESDE _____________ HASTA ______________

CRONOGRAMA DE EJECUCIÓN PROCESO/AREA:
MESES, SEMANAS O DIAS DE EJECUCIÓN VERIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO
EVIDENCIAS DE
RESPONSABLE
ACTIVIDADES EJECUCIÓN SI NO OBSERVACIONES
Responsable Seguimiento Revisó Aprobó

Firma: Firma: Firma:
Nombre: Nombre:
Nombre:
Cargo: Cargo: Cargo:
E1.F05 22/12/2016 59
ACTA DE NOMBRAMIENTO FECHA DE
VERSIÓN REPRESENTANTE DE LA ALTA ACTUALIZACIÓN
DIRECCION AL SISTEMA DE GESTION
1.0 DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL
TRABAJO PÁGINA
1 de 1
ACTA DE NOMBRAMIENTO REPRESENTANTE DE LA ALTA DIRECCION AL SISTEMA DE GESTION

DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
Yo, ____________________________; actuando como Alcalde Municipal de la ciudad de Florencia-Caquetá, reitero

mi compromiso de implementar, mantener y mejorar continuamente el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en
el Trabajo.
Para garantizar el desarrollo de la gestión administrativa orientada a cumplimiento de éste compromiso designo
como representante(s) de la alta dirección a _________________________ ; quien(es) tienen la responsabilidad y
autoridad para:
a) Asegurar que se establezcan, implanten y mantengan los procesos necesarios para el Sistema de Gestión
de Seguridad y Salud en el Trabajo.
b) Presentar informes sobre el desempeño del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, para
su revisión y de cualquier necesidad de mejora.
c) Asegurar que se promueva la toma de conciencia en todo el personal para garantizar el cumplimiento los
requisitos legales y reglamentarios relacionados con la seguridad y salud en el trabajo.
d) Coordinar la evaluación anual del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo, por medio de auditoria(s).
e) Promover la participación de todos los miembros de la Administración Municipal en la implementación y
mejora del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
En constancia de lo anterior, se firma en la ciudad de Florencia-Caquetá, a los _____(___) días del mes de _____ de
dos mil _______ (_____).
________________________________ ________________________________________
Alcalde Municipal Representante de la alta dirección

Nombre: Yohana Andrea Rojas M Nombre: Luz Mery Rubio Varón Nombre: Comité de Coordinación del
Cargo: Profesional Universitario Cargo: Secretaria Administrativa Sistema Control Interno
Nombre: Sandra Liliana Ramos P Nombre: Julián Armando Gómez C. Cargo:
Cargo: Contratista Cargo: Asesor
Fecha: 28/10/2016 Fecha: 28/10/2016 Fecha: 30/11/2016

DD/MM/AA DD/MM/AA DD/MM/AA
E1.F06 06/02/2017
VERSIÓN
1.0 INFORME VISITA TÉCNICA
PÁGINA:
1 de 2
Fecha de la visita:
Propietario (a):
Documento de identificación:
Dirección:
Barrio o Vereda:
Ficha Catastral:
Tipo de predio:
USO DE LA EDIFICACIÓN
RESIDENCIAL INDUSTRIAL COMERCIAL INSTITUCIONAL OTROS
OBJETO DE LA VISITA:
DESARROLLO DE LA VISITA:
CONCLUSIONES:
COMENTARIOS Y RECOMENDACIONES:
E1.F06 06/02/2017
VERSIÓN
1.0 INFORME VISITA TÉCNICA
PÁGINA:
2 de 2
REGISTRO FOTOGRÁFICO:
FOTO FOTO
_______________________________ ________________________________________
Nombre y firma del responsable Vo.Bo. Nombre y firma del Asesor(a) de Control
de la Visita y Ordenamiento Territorial
Anexos:
62
CODIGO FECHA DE EMISIÓN
E2 ALCALDÍA DE FLORENCIA, CAQUETÁ 31/12/2013

1.0
ALCALDÍA DE FLORENCIA
NIT No. 800.095.728-2 SISTEMA DE GESTIÓN
PÁGINA:
de
NOMBRE DEL PROCESO: SISTEMA DE GESTIÓN

TIPO DE PROCESO: ESTRATÉGICO
OBJETIVO DEL PROCESO: Documentar, diseñar y asesorar en la implementación del MECI
Inicia con el diagnóstico de la documentación requerida por el Modelo y termina con el seguimiento y evaluación del
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO:
mismo
LÍDER/RESPONSABLE DEL PROCESO: Representante de la Alta Dirección

ACTIVIDADES P,H,V,A
USUARIO/
CIUDADANO
DAFP Requerimientos por el DAFP Diagnóstico de la documentación e Informe Diagnóstico Todos los Procesos
Entes de Control implementación del MECI P
Todos los procesos Requerimientos por el DAFP Documentación y ajustes a los requisitos que Documentos exigidos por el Todos los Procesos
requiere el modelo H MECI
DAFP Documentación para Gestionar la Aprobación y socializar los Acto administrativo Todos los Procesos
Entes de Control aprobación. documentos que se generen para la Evidencias de socialización
Alta direccion implementación del modelo. H
Todos los procesos
Gobierno en linea Requerimiento según Subir a la pagina de la institucion la Reporte en la pagina web Todos los Procesos
Entes de Control normatividad vigente. informacion documentada y aprobada en
Alta direccion cuanto al MECI que se requiera. H
63

1.0
PÁGINA:
de
Todos los procesos Necesidad de controlar y Seguimiento a la implementación del modelo Registro de seguimiento Todos los Procesos
monitorear el modelo. V
Control Interno y Auditorias internas y externas Tomar acciones de mejora. Acciones correctivas y Todos los Procesos
entes externos A preventivas.
Cada jefe de proceso debera documentar, mantener e implementar la documentación requerida por el MECI
Se le brindara asesoria a todos los procesos de la entidad en MECI.
Toda la documentación estara sujeta a la normatividad vigente
RECURSOS BÁSICOS
Derecho, Administradores, financieros,

Profesional Universitario Economistas, ingenieros industriales, Equipos tecnologicos Equipos de computo, impresoras, scanner, telefonos
sicologos, sociologos con Conocimiento en el
Manejo del Modelo Estandar de control interno
Conocimiento y manejo de sistemas, software,
Auxiliar Administrativo Software Aplicativo para el manejo de Nomina y para almacen
Archivistica
Muebles, enseres y elementos

Escritorios, sillas, elementos de oficina y papeleria
de oficina
Instalaciones Oficina amplias y debidamente dotadas
RIESGOS CONTROLES
64

1.0
PÁGINA:
de
Ver Mapa de Riesgos

INDICADORES
OBJETIVO RELACIÓN MATEMÁTICA UNIDAD RESPONSABLE
Verificar el grado de cumplimiento del modelo Aplicar evaluación definida por el DAFP % Representante de la Alta Dirección
1.0 31/12/2013 Adopción caracterizacion de procedimientos

Nombre: Eliana Bigleni Trujillo G. Nombre: Carlos Andres Valencia Rubio Nombre: Comité de Coordinación del Sistema de
Cargo: Profesional Universitaria Cargo: Representante de la Alta Dirección Control Interno
Cargo:

65
FECHA DE EMISIÓN
CODIGO
ALCALDÍA DE FLORENCIA, CAQUETÁ 31/12/2013
E2.F01
VERSIÓN NOMBRE DEL PROCESO

ALCALDÍA DE FLORENCIA 1.0 PÁGINA:
NIT No. 800.095.728-2
de
NOMBRE DEL PROCESO:

TIPO DE PROCESO:
OBJETIVO DEL PROCESO:

ACTIVIDADES P,H,V,A
USUARIO/
CIUDADANO
RECURSOS BÁSICOS
66
RIESGOS CONTROLES
INDICADORES

Nombre: Nombre: Nombre:
Fecha: Fecha: Fecha:

67
CÓDIGO ALCALDÍA DE FLORENCIA, CAQUETÁ FECHA DE EMISIÓN

E2.F02 31/12/2013
VERSIÓN
1.0 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PÁGINA:
1 de 3
Objetivo: incluir el propósito para el cual se adelanta el procedimiento.
Alcance: describir la interrelación entre el procedimiento y las áreas que lo deben aplicar. En algunos casos
especiales o más complejos se requiere señalar desde dónde empieza y hasta dónde termina.
Definiciones: incluir el significado de los términos que se consideren necesarios para una mejor
comprensión del procedimiento.
Producto o servicio: indicar el resultado que se espera de la aplicación del procedimiento.
Normatividad: indicar el marco legal que da origen al procedimiento.
Recursos: señalar los elementos mínimos necesarios para implementar el procedimiento, clasificándolos
en:
A. Tecnológicos: definir los equipos informáticos, de telecomunicaciones o software que se requiere.

B. Logísticos: indicar los insumos que se requieren para el buen desarrollo del procedimiento
C. Humanos: definir el perfil de los servidores públicos y demás personal requerido para llevar a cabo el
procedimiento.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

No. DESCRIPCION DEL AREA CARGO PUNTO DE Comentario [C1]: Numerar en orden
PROCEDIMIENTO RESPONSABLE RESPONSABLE CONTROL lógico y consecutivo las diferentes fases o
etapas del procedimiento
Comentario [C2]: Incluir lo que se debe
hacer en ella para cumplir el procedimiento
Comentario [C3]: Definir que área de
la Alcaldía responde por la fase en
descripción
Comentario [C4]: Corresponde a la
denominación del empleo que debe
realizar la fase o etapa. No se refiere en
ningún momento al nombre de una
persona específica
Comentario [C5]: Es el mecanismo o
acción que ha de desarrollarse para
mantener controlada la fase o etapa
68
65

E2.F02 31/12/2013
VERSIÓN
PÁGINA:
2 de 3
RESPONSABLE
AUXILIAR
PROFESIONAL UNIVERSITARIO SECRETARIO DESPACHO/JEFE OFICINA
ADMINISTRATIVO
A
F L U J O
D E
D I A G R A M A
Comentario [C6]: Se describirán las

actividades u operaciones que se desarrolla
en el procedimiento empleando la
simbología que se encuentra en el Archivo
Guía de Trabajo, ubicando cada actividad
en la columna del responsable
correspondiente, de tal manera que se
pueda apreciar la continuidad del
procedimiento (inicia – termina). Los
responsables pueden ser modificados
según procedimiento
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:


69
66

E2.F02 31/12/2013
VERSIÓN
PÁGINA:
3 de 3
SIMBOLO ACTIVIDAD DESCRIPCION SIGNIFICADO

Indica el inicio o terminación de un
INICIO/FIN procedimiento
Círculo
Indica una función o acción representativa

ACTIVIDAD U que se desarrolla en el procedimiento.
Rectángulo
OPERACION
Se utiliza en aquel punto del procedimiento

en el cual se deba tomar una decisión. La
DECISIÓN Rombo siguiente serie de actividades variará con
base en esa decisión.
Representa la secuencia del procedimiento

y la conexión de operaciones o documentos
LÍNEAS DE FLUJO Flecha
Involucra una inspección realizada por

alguien diferente a la persona que efectuó la
Rectángulo actividad previa. Éste también puede
INSPECCION
Redondeado representar el punto en el cual se requiere
una firma de aprobación
Representa la información escrita pertinente
Rectángulo al procedimiento
DOCUMENTO
terminado en Curva
Este elemento indica que en ese punto se

ejecuta otro procedimiento; dentro de él, se
REFERENCIA DE
escribe el nombre del procedimiento
OTRO Cuadrado con marco
referenciado con su respectivo código.
PROCEDIMIENTO
Representa una conexión o enlace de un

paso final de página con otro al inicio de la
CONECTOR DE siguiente, donde continúa el diagrama de
Triángulo Invertido
PÁGINA flujo.
Se utiliza cuando un ítem o persona debe

esperar o cuando un ítem se coloca en un
almacenamiento provisional antes de que se
RETRASO Hexágono
realice la siguiente actividad programada.
Se utiliza cuando existe una condición de

almacenamiento controlado y se requiere
una orden (archivar expediente) o solicitud
ARCHIVO Triángulo
para que el ítem pase a la siguiente
actividad programada.
CÓDIGO ALCALDÍA DE FLORENCIA, CAQUETÁ FECHA DE EMISIÓN 70
E2.F03 31/12/2013
VERSIÓN 30/03/2016
3.0 FORMATO ADMINISTRACION DEL
RIESGO PÁGINA:
1 de 3
DENOMINACIÓN DEL PROCESO Nombre del proceso
OBJETIVO DEL PROCESO Enunciado del objetivo según caracterización del proceso
1. IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO
Riesgo de Gestión:
Riesgo de Corrupción:
DEFINIR
Desviar la
Beneficio
Acción/Omisión Uso de Poder Gestión de lo
particular
Público
Por qué se puede presentar el evento:

Factores Internos: Personal, procesos, tecnología, infraestructura.
FACTORES DE RIESGO
Factores externos: económicos, medioambientales, políticos,
sociales.
Descripción del Riesgo. En qué consiste.

RIESGO
EFECTOS Efectos en caso de presentarse o materializarse el evento
2. MEDICIÓN DEL RIESGO
Oportunidad de ocurrencia de un evento de riesgo. Se considera la

siguiente escala (Tomado de la Guía para Administrar el Riesgo del
DAFP y Guía para la gestión de riesgos de corrupción 2015) :
PROBABILIDAD Rara vez

Improbable
Posible
Probable
Casi Seguro
Consecuencias o efectos que puede generar la materialización de

un riesgo. Para los Riesgos de Gestión o proceso, considerar la
DAFP):
IMPACTO
Insignificante
Menor
Moderado
Mayor
Catastrófico
E2.F03 31/12/2013
VERSIÓN 30/03/2016
RIESGO PÁGINA:
2 de 3
Para los riesgos de corrupción, tomar la siguiente escala (Tomado

de la Guía para la gestión de riesgos de corrupción 2015):
Moderado
Mayor
Catastrófico
3. CONTROL DEL RIESGO

NATURALEZA DEL
DESCRIPCION DEL CONTROL CONTROL CRITERIO DE MEDICION SI NO
PREV. DET. CORR.
¿Existen manuales, instructivos
o procedimientos para el
manejo del control?
¿Está(n) definido(s) el(los)
responsable(s) de la ejecución
del control y del seguimiento?
¿El control es automático?
¿El control es manual?
¿La frecuencia de ejecución del

control y seguimiento es
adecuada?
¿Se cuenta con evidencias de la
ejecución y seguimiento del
control?
¿En el tiempo que lleva la
herramienta ha demostrado ser
efectiva?
TOTAL
3.1 MEDICIÓN DEL RIESGO DESPUÉS DE LOS CONTROLES
Oportunidad de ocurrencia de un evento de riesgo. Se considera la

DAFP y Guía para la gestión de riesgos de corrupción 2015) :
PROBABILIDAD Rara vez

Improbable
Posible
Probable
Casi Seguro
Consecuencias o efectos que puede generar la materialización de

un riesgo. Para los Riesgos de Gestión o proceso, considerar la
IMPACTO
DAFP):
E2.F03 31/12/2013
VERSIÓN 30/03/2016
RIESGO PÁGINA:
3 de 3
Insignificante
Menor
Moderado
Mayor
Catastrófico
Para los riesgos de corrupción, tomar al siguientes escala (Tomado

de la Guía para la gestión de riesgos de corrupción 2015):
Moderado
Mayor
Catastrófico
4. PLAN DE ACCIÓN PARA MITIGACIÓN DEL RIESGO
Es la aplicación concreta de las opciones de tratamiento de riesgo

ACCION DE RIESGOS
PERIODO DE EJECUCIÓN Son las fechas establecidas para implementar las acciones
Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona

REGISTRO evidencia de las actividades adelantadas
4.1 MONITOREO Y REVISIÓN
Fecha establecida para realizar el monitoreo a los riesgos

FECHA
Es la aplicación concreta de las opciones de monitoreo y revisión
ACCIONES
Rol o cargo encargado de adelantar las acciones propuestas
RESPONSABLES
Expresión cuantitativa o cualitativa que permite establecer el estado
INDICADORES del objeto a evaluar en un momento determinado.


73
CÓDIGO FECHA DE EMISIÓN
ALCALDÍA DE FLORENCIA, CAQUETÁ
E2.F04 23/12/2014
VERSIÓN 06/02/2017
HOJA DE VIDA DE INDICADOR
2.0
PÁGINA:
de
Código de Nombre de Tipo De

indicador indicador Indicador
Objetivo
Unidad de medida Formula
Variables
Fuentes de los Datos

Cobertura Geografica
Desagregación temática
Desagregación geográfica
Periodicidad de los datos
Fecha de Información
Año Resultado
Disponible
Responsable
Periodicidad Variable Relación Matemática Resultado (Omitir lo señalado en color rojo al diligenciar)
1er. Año, Mensual, 1er. Rangos de Ponderacion
Semestre, timestre…
= #¡DIV/0!
0< 32% 0
= #¡DIV/0!
33% <= 65% 0,5
= #¡DIV/0!
66%<=100% 1
= #¡DIV/0!
1er. Año, Mensual, 1er. Semestre, timestre…
0% 0% 0% 0%
1
1er. Año, Mensual, 1er. Semestre, timestre… 0%
0%
0%
0%
ANALISIS E INTERPRETACION DEL INDICADOR

74
E2.NOR01 23/12/2014
22/12/2016
VERSIÓN
NORMOGRAMA INSTITUCIONAL
2.0
PÁGINA:
de
NUMERO DE LA ARTICULOS EPIGRAFE (Propósito, resumen, FECHA DE RESPONSABLE DE LA EVIDENCIA DE LA APLICACIÓN FECHA DE LA RESPONSABLE DE CUMPLE
PROCESO TIPO DE NORMA EMITIDO POR: ESTADO COMENTARIOS MECANISMOS DE APLICACIÓN No DE ACCION OBSERVACIONES
NORMA APLICABLES uso) EXPEDICIÓN APLICACIÓN DEL REQUISITO EVALUACION LA EVALUACION
SI NO
75
M1 ALCALDÍA DE FLORENCIA, CAQUETÁ 31/12/2013

1.0
NIT No. 800.095.728-2 DESARROLLO HUMANO
PÁGINA:
de
NOMBRE DEL PROCESO: DESARROLLO HUMANO

TIPO DE PROCESO: Misional
Promover el desarrollo social en el Municipio de Florencia a través del establecimiento de planes, programas y
OBJETIVO DEL PROCESO: proyectos orientados a la atención de grupos vulnerables, realizar actividades culturales, deportivas y recreativas; y
garantizar el cumplimiento de las politicas públicas en Salud en el Municipio de Florencia - Caquetá
Atender las necesidades de la ciudadanía en cuanto actividades culturales, deportivas y recreativas, prestación del
servicio de salud, focalizando la política social a la población vulnerable del municipio.
Secretario para la Gerencia del Desarrollo Humano, Secretario (a) de Salud Municipal, Secretario (a) de Inclusión y
LÍDER/RESPONSABLE DEL PROCESO: Reconciliación Social, Secretario (a) de Cultura Deporte y Recreación

ACTIVIDADES P,H,V,A
USUARIO/
CIUDADANO
Ministerio de Cultura, Lineamiento del Orden Identificar y Priorizar Necesidades P Diagnostico Planeación Estratégica
Instituto Colombiano Nacional y/o Departamental, Plan de Salud Territorial Comunidad en
de Deporte Plan de Desarrollo Municipal Aprobado General
(COLDEPORTES), Necesidades de la Comunidad Secretaria de Salud
Gobernacion Plan Decenal de Salud Departamental
Comunidad en Presupuesto Municipal Diseñar Planes, Programas, Proyectos y P Planes, programas y Proceso Planeación
General Política Públicas identificando los recursos proyectos formulados y Estratégica
Escuelas de humanos y financieros necesarios viabilizados Proceso
Formación Artística y
Deportiva
Integrantes Consejo
Municipal Politica
Social
Ministerio de Cultura, Lineamiento del Orden
Instituto Colombiano Nacional y/o Departamental,
de Deporte Plan de Desarrollo Municipal 76
(COLDEPORTES), Necesidades de la ComunidadM1 ALCALDÍA DE FLORENCIA, CAQUETÁ 31/12/2013
Gobernacion Plan Decenal de Salud
Comunidad en Presupuesto Municipal VERSIÓN FECHA DE ACTUALIZACIÓN
1.0
General ALCALDÍA DE FLORENCIA
DESARROLLO HUMANO
Escuelas NIT No. 800.095.728-2
de PÁGINA:
Formación Artística y de
Deportiva Ejecución de Planes, programas y proyectos P Programas y proyectos de Proceso Gestión
Integrantes Consejo
inversión Jurídica y Contractual
Municipal Politica Estudios y otros
Social documentos de la etapa
Ministerio de
previa de contratación
Protección Social
Procesos
Relacionados
Comunidad en
General
Programa Convenio interadministrativo Administrar el Programa Más Familias en H

Presidencial Políticas programas Más Acción en condición de Enlace Municipal
Departamento Familias en Acción
Entrega de Subsidios por
Prosperidad Social - Equipo Enlace Municipal
concepto de nutrición y
DPS Presupuesto Aprobado Familias Registradas
educación
SISBEN en el Plataforma III del
Base de Datos de
Representante Legal SISBEN, Red Unidos,
Beneficiarios
Municipio Familias en condición
Apoyo logístico en proceso
Proceso Gestión de desplazamiento o
de inscripción y operación
Económica y familias indígenas
del programa en el
Financiera
municipio
77

1.0
PÁGINA:
de
Declaración de
Unidad para la
desplazamiento
Atención, Reparación
Solicitud de
Integral a las Victimas
Atención
- UARI
Humanitaria Ayuda inmediata (hospedaje
DPS
Políticas de y alimentación)
Población en
atención a Atención, apoyo y orientación a la población en Hogar de paso Población en situación
situación de H
población situación de desplazamiento Ayudas Humanitarias de desplazamiento
desplazamiento
desplazada Caracterización de la
Representante Legal
Convenio población desplazada
del Muncipio
interadministrativo en caso de
Proceso de gestión
Ayudas de Emergencias
económica y
Presupuesto para
financiera
UAO
Departamento Conpes Social Administración y ejecución de los recursos de H Contrato de Administración Despacho Alcalde
Nacional de Plan de Vida o Usos y asignación especial del SGP para los Contratos para la Ejecución Planeación Estratégica
Planeación Costumbres del Resguardo Resguardos Indígenas de los Proyectos Gestión Jurídica y
Resguardos Indigena Contractual
Indigenas Gestión financiera
78

1.0
PÁGINA:
de
Entidades Normatividad Coordinar con entidades nacionales, públicas y H Consejos Municipales de Todos los procesos
municipales, privadas el apoyo que brindan a la población: Política Social realizados Grupos vulnerables
departamentales y Infancia, adolescencia, juventud, Mujer, adulto
nacionales, públicas y mayor, Discapacidad, LGTBI e indigenas.
privadas
Procesos Base de datos de Ejecución de las políticas de salud pública y de H Cobertura del Plan de Secretaría de
involucrados aseguramiento intervenciones colectivas. Intervenciones Colectivas Departamental de
Comunidad Informe de ejecución de Informe de los principales Salud
actividades de promoción y eventos de salud pública Entidades de Control
prevención Actividades de Vigilancia y Comunidad
SIVIGILA Control Procesos
Estadísticas Informes de seguimiento Relacionados
PQR Unidades Primarias EPS, IPS
Generadoras de Datos UPGDS
(UPGDS)
Informe Trámite PQR
Ministerio de Salud y Matriz de Cofinanciación del Aseguramiento de la población al Sistema H Base de datos de Régimen
Protección Social MSPS General de Seguridad Social en Salud y Subsidiado actualizada
Consorcio SAYP Base de Datos de prestación de servicios Cobertura de
Procesos Aseguramiento Aseguramiento en Salud
involucrados Quejas y Reclamos Informe Mensual para pago
Comunidad IPS, EPS de afiiados a las EPS-
Instrumento Jurídico
79

1.0
PÁGINA:
de
Ministerio de Salud y Estadísticas Desarrollo de programas sociales para la H Levantamiento de las Lineas Población Especial
Protección Social Normatividad prevención de riesgos y atencion a población Bases Proceso
Entidades Públicas Plan de Desarrollo Municipal y especial (Adulto mayor, discapacitados, grupos Entrega Subsidio Bimestral
Proceso Nacional etnicos y afrocolombianos) Monetario al Adulto Mayo
Comunidad Plan de Salud Territorial Atención en salud
Programa Colombia Mayor
Ministerio de Cultura, Lineamiento del Orden Coordinar la ejecución de los programas H Lista de Inscripción a las Comunidad
Instituto Colombiano Nacional y/o Departamental, deportivos y culturales Escuelas de Formación Beneficiarios
de Deporte Plan de Desarrollo Municipal y Artística y Deportiva
(COLDEPORTES), Necesidades de la Comunidad Material Publicitario
Gobernacion (Volantes, Circulares etc)
Comunidad en Oficio de convocatoria de
General Inscripciones
Escuelas de
Formación Artística y
Deportiva Desarrollar el Programa de Actividades de la H Cronograma de Actividades Comunidad
Biblioteca Municipal y Ludoteca para gestionar de la Biblioteca y Ludoteca Beneficiarios
la promoción de la lectura Registro de asistentes y/o
visitantes
80

1.0
PÁGINA:
de
Comunidad en Oficios de peticiones, quejas y Atención y seguimiento a las peticiones, V Informe Correspondencia Entes de Control
General reclamos y/o sugerencias quejas y reclamos tramitada conforme a los Comunidad
términos de Ley
Proceso Informes de Gestión Evaluación y Control del proceso V Evaluación del PST Secretaría
Rendición de Cuentas Departamental de
Salud
Comunidad en General
Procesos
Relacionados
Consejos Municipales
de Política Social
Entes de Control Informes de Auditoria Realizar Control y Seguimiento al Proceso, A Planes de Mejoramiento Procesos
Interno y Externo mejora continua Entes de Control
externo e interno
Garantizar el acceso del individuo y de la comunidad al conocimiento y practica del deporte, la recreacion y el aprovechamiento del tiempo libre y actividades culturales.
Promocionar y difundir la actividad fisica en todos los sectores de la comunidad florenciana.

81

1.0
PÁGINA:
de
Conservar y preservar el patrimonio cultural del Municipio
El proceso de verificación de cumplimiento de compromisos en el Programa Más Familias en Acción, se hará de acuerdo con los lineamientos establecidos a nivel nacional
La prevención, orientación, asistencia y reparación integral a las víctimas en los términos del articulo 3º de la Ley 1448 de 2011 se realizará a través de acciones conjuntas
y oportunas con entidades del Sistema Nacional de Atención Integral a la Población desplazada y los esquemas de coordinación local respetando el ámbito de competencia
propio y el de cada entidad.
Presentar ante la Asamblea de Madres Titulares al menos una vez al año, el balance de la gestión del Programa Más Familias en Acción en el municipio
La priorización y asignación de ayudas a la población desplazada se hará previa radicación, verificación y sistematización de la información básica y diagnóstica que sirva
de soporte y caracterización de la población en situación de desplazamiento
Se debe portar el carnet de identificación en toda ocasión, en especial en las brigadas, campañas, actividades con la comunidad
El acceso a los programas sociales esta dirigido a la población vulnerable sin discriminación y/ preferencia alguna, de acuerdo a los lineamientos de cada programa
Los Consejos de Política Social serán el espacio propicio para la discusión y búsqueda de soluciones para la población vulnerable del municipio de Florencia
Las actividades del proceso se realizan de acuerdo a la normatividad aplicable buscando el bien común
La implementacion de las politicas públicas municipales deben de estar enmarcadas dentro de los lineamientos del Plan Decenal de Salud y los ejes estrategicos del Plan
de Desarrollo Nacional y Plan de Desarrollo Municipal.
Los proyectos presentados deben estar sutentados según la dimension del Plan de Desarrollo Municipal
La supervisión de contratos se haran de acuerdo al artículo 83 del Estatuto Anticorrupción ley 1474 de 2011 y en concordancia con el artículo 53 de la ley 80 de 1993
La gestion documental debe estar acorde a la Ley General de Archivo
Las acciones de inspeccion, vigilancia y control se elaborarán de acuerdo a la normatividad relacionada al tema y protocolos establecidos
82

1.0
PÁGINA:
de
Las funciones de inspección, vigilancia y control que le corresponde legalmente a la Secretaría de Salud se cumplirán en el marco de las facultades y competencias del
ente territorial, respetando el debido proceso, Ley 715 de 2001 y normas concordantes
Se dara estricto cumplimiento al Programa Ampliado de Inmunizaciones y operativización del programa de acuerdo a los lineamientos de nivel nacional
Se desarrollará el Programa Colombia Mayor de acuerdo a los lineamientos técnicos establecidos para el mismo.
La verificacion de los procesos de inscripcion, priorizacion para el subsidio monetario no transferible al adulto mayor se realiza conforme a los requerimeientos del decreto
3771 de 2007
Realizar cruce de base de datos cada semana, con la informacion cargada en la BDUA por las EPS del Municipio
Responder las solicitudes y/o peticiones de los ciudadanos conforme a los terminos establecidas en la ley
Realizar auditorias a la base de datos de las EPS objetivamente y conforme a los linemientos legales
Realizar auditorias a las EPS con relacion a la prestacion del servicio en Salud
Verificar que los recursos disponibles garanticen la continuidad de la afiliación de la poblacion priorizada y PPNA ( poblacion pobre no asegurada)
Durante el periodo de suspensión del afiliado por transicion al régimen contributivo, para su nuevo inclusion se trendra en cuenta un termino de dos años, de lo contrario
realizara afiliacion nueva.
Para nuevas afiliaciones al regimen subsidiadio se tendra en cuenta los puntos de corte de la Resolucion 3778 de 2011 y/o sus modificaciones
Cruzar bases de datos en búsqueda de multiafiliados, fallecidos, ingresos sin autorizacion del ente territorial.
Dar cumplimiento al debido proceso en caso de requerir la exclusión de afiliados.

Realizar seguimiento a las novedades que las EPS presentan al consorcio SAYP conforme a la Resolucion 1344 de 2012 y/o sus modificaciones, y que esten sin ninguna
inconsistencia.
83

1.0
PÁGINA:
de
RECURSOS BÁSICOS

Profesionales Universitarios Ingenieros De Sistemas - Abogados - Software, Equipos De Manejo De La Base De Datos De Regimen
Administración Publica - Administradores De Computo E Impresoras, Subsidiado, Servidor, Laser, Multifuncional, Hoja
Empresas - Contadores Y Afines, Medicos Scaner, Discos Externos Continua.
Veterinarios Y Zootecnistas, Ingenieros De
Alimentos, Biologos, Quimico
Farmaceutico/Regente En Farmacia, Jefe De
Enfermeria, Profesionales Del Área De La
Salud.
Técnicos Administrativos Técnicos En Sistemas, Auxiliar De Enfermería, Internet, Líneas Telefónicas. Alta Velocidad 5 Mb, Red De Datos
Técnicos en Enfermedades Transmitidas Por
Vectores
Auxiliares Administrativos Bachilleres, manejo herramientas ofimática Equipo De Oficina, Equipos Módulos O Escritorios - Sillas Ergonómicas -
Para Control De Vectores Archivadores.
(Fumigación).
Instructores Profesionales en áreas artísticas (música, Sitio de Trabajo Escenarios adecuados para la practica deportiva y
danza, teatro) artística en cada una de las areas
Gestores Culturales Técnicos y/o profesionales en áreas culturales Instalaciones Locativas Iluminación, ventilación, archivadores, sillas
ergonómicas.
Monitores Deportivos Técnicos y/o profesionales en áreas Centro De Zoonosis Sitio Para La Atención De Los Animales Callejeros
Deportivas
84

1.0
PÁGINA:
de
Centro De Biológicos De Acuerdo A Los Lineamientos Establecidos Por El

Instituto Nacional De Salud
Refrigeradores Horizontales En Material Sanitario

Para El Almacenamiento De
Los Productos Decomisados
Congeladores Horizontales En Material Sanitario
Video Bean, Sonido, Carpas
RIESGOS CONTROLES
Ver Mapa de Riesgos
INDICADORES
Ver tablero de indicadores
1.0 31/12/2013 Adopción Caracterización de proceso

Nombre: Mauth Heredia Lemus, Norma Bejarano, Nombre: Carlos Andrés Valencia Rubio Nombre: Comité de Coordinación del Sistema de
Cesar A. Trujillo y Kimberly Andrade Cargo: Representante Alta Dirección Control Interno
Cargo: Asesora, Profesinales Universitarios Cargo:
Fecha: 23/12/2013
Fecha: 13/12/2013 DD/MM/AA Fecha: 30/12/2013
DD/MM/AA DD/MM/AA
M1.F01 06/02/2017
VERSIÓN INSPECCION, VIGILANCIA Y CONTROL
DE LA ESTRATEGIA IAMI
1.0 (INSTITUCIONES AMIGAS DE LA PÁGINA:
MUJER Y LA INFANCIA) EN IPS Y EPS 1 de 7
EPS-IPS: _____________________________________________ FECHA: ______________________
PASO 1. DISPONER POR ESCRITO DE UNA POLÍTICA EN FAVOR DE LA SALUD MATERNA E INFANTIL
CON ENFOQUE DE DERECHOS Y CRITERIOS DE CALIDAD QUE INCLUYA EL FOMENTO A LA
LACTANCIA MATERNA
ITEM A EVALUAR CUMPLE NO NO

CUMPLE APLICA
Conformar el Comité de la Institución Amiga de la Mujer y la Infancia.
Redactar el acta de constitución del Comité IAMI.
Disponer por escrito de una política relativa a la IAMI, que incluya los 10
pasos para su implementación con garantía de calidad y enfoque de
derechos.
Diseñar un plan de acción para la implementación de la IAMI
Realizar acto administrativo (resolución de constitución de la política)
Desarrollar un proceso de socialización y sensibilización permanente
acerca de la política institucional a las y los trabajadores de la IPS,
representantes de la red de servicios y de los grupos de apoyo
comunitario reconocidos y a los usuarios.
Publicar la política en sitios visibles y de fácil acceso a los servicios que
reciben las mujeres, las niñas y los niños.
PASO 2. CAPACITAR A TODO EL PERSONAL DE SALUD QUE ATIENDE A LA MUJER Y LA INFANCIA, DE

TAL FORMA QUE ESTÉ EN CONDICIONES DE PONER EN PRÁCTICA LA POLÍTICA IAMI

CUMPLE APLICA
Diseñar el Plan de Capacitación y consignarlo en un documento escrito
que incluya objetivos, contenidos básicos para desarrollar los Diez
Pasos, cronograma pertinente y material educativo de apoyo entre otros.
Capacitar en la IAMI con un mínimo de 24 horas, incluidas 4 prácticas, a
todo el personal que tiene contacto con madres, mujeres gestantes,
recién nacidos, niñas y niños menores de dos años, buscando integrar la
garantía de calidad y el enfoque de derechos.
Organizar un programa de información para el personal administrativo y
una agenda de inducción para el personal de salud que les permita
conocer la política institucional de la IAMI.
Diseñar y aplicar metodologías educativas innovadoras que faciliten el
proceso de enseñanza aprendizaje, que parta de la experiencia del
grupo.
PASO 3. BRINDAR A LAS MUJERES GESTANTES, EDUCACIÓN, ATENCIÓN OPORTUNA Y PERTINENTE

PARA QUE PUEDAN VIVIR SATISFACTORIAMENTE SU GESTACIÓN Y PREPARARSE PARA EL PARTO,
M1.F01 06/02/2017
EL PUERPERIO Y LA LACTANCIA MATERNA, FOMENTANDO LA PARTICIPACIÓN FAMILIAR EN ESTOS

PROCESOS

CUMPLE APLICA
Educar a todas las mujeres que asisten al control prenatal, incluyendo a
sus familiares acompañantes, para que puedan vivir satisfactoriamente
su gestación, prepararse para el parto, el puerperio y la crianza según el
proceso educativo diseñado por la institución.
Conviene registrar en la historia clínica las actividades educativas
realizadas con las mujeres y sus familias definiendo con claridad los
temas manejados en cada control (se facilita anexando un formato que
describa los temas clave a tratar en cada visita, con espacios en blanco
para consignar fecha y nombre (o firma) del médico/a, enfermera/o que
dio la información).
Brindar orientación a las madres y padres de los bebés y sus familias,
sobre los derechos de la infancia y los sexuales y reproductivos,
incluyendo licencia de maternidad y de lactancia.
Diseñar estrategias de demanda inducida para la captación temprana de
la gestante al programa de control prenatal garantizando el parto
institucional.
Facilitar la participación y apoyo del padre del bebé o una persona
significativa para la madre en los procesos de gestación, parto y
puerperio.
Dar a conocer al personal de salud las guías alimentarias para las
gestantes y las madres en lactancia, para que estén en capacidad de
orientar a las madres y familiares acerca de las buenas prácticas de
alimentación de las mujeres en estas etapas.
PASO 4. GARANTIZAR LA ATENCIÓN DEL PARTO CON CALIDAD Y CALIDEZ, DENTRO DE UN

AMBIENTE DE RESPETO LIBRE DE INTERVENCIONES MÉDICAS INNECESARIAS, FAVORECER EL
INICIO TEMPRANO DE LA LACTANCIA MATERNA EN LA PRIMERA MEDIA HORA DEL NACIMIENTO Y EL
CONTACTO INMEDIATO PIEL A PIEL

CUMPLE APLICA
Favorecer el contacto inmediato piel a piel entre la madre y su hija o hijo
en el momento del nacimiento permitiéndoles permanecer juntos al
menos quince minutos y ayudarles a iniciar el amamantamiento en la
primera media hora siguiente al parto.
Revisar los protocolos de manejo en salas de partos y recién nacidos y
rediseñarlos, si es necesario, de acuerdo con las Normas Técnicas y
Guías de atención respectivas, a fin de favorecer el vínculo afectivo, el
contacto piel a piel y el inicio temprano del amamantamiento. Cumplir
con esto en un ambiente de respeto y privacidad evitando intervenciones
médicas innecesarias, asegura el parto con calidad y calidez.
Diseñar y publicar flujogramas de procedimientos en la sala de partos y
M1.F01 06/02/2017
recién nacidos.
Brindar una atención respetuosa, cálida y oportuna a la madre para
facilitar el trabajo de parto y en lo posible permitir el acompañamiento a
la gestante por una persona significativamente afectiva.
Permitir el ejercicio del derecho a nacer en compañía de sus seres
queridos, el papá u otra persona significativa para la madre.
Capacitar al personal de las salas de parto y de recién nacidos sobre el
manejo de las normas técnicas, guías de atención, lactancia materna e
iniciativa IAMI.
Revisar y unificar criterios en torno al manejo de los casos especiales:
labio y paladar hendido, prematurez, bajo peso, parto gemelar, hijos de
madre diabética, entre otros.
Permitir el contacto de la niña o niño recién nacidos con el padre o un
familiar cercano en los casos especiales en que la madre no pueda
hacerlo.
PASO 5. BRINDAR AYUDA EFECTIVA A LAS MUJERES Y SUS FAMILIAS PARA QUE PUEDAN PONER EN
PRÁCTICA LA LACTANCIA MATERNA INCLUSO SI TIENEN QUE SEPARARSE DE SUS HIJOS E HIJAS, Y
ORIENTARLAS SOBRE LOS CUIDADOS DEL RECIÉN NACIDO Y PAUTAS DE CRIANZA

CUMPLE APLICA
Apoyar a la madre y su familia en los cuidados tempranos al recién
nacido incluida la lactancia materna. Esto facilita la crianza ”con
sintonía”, esto es, que responda a las necesidades del niño o niña, y
sienta bases de confianza y protección que le permitan establecer
relaciones armónicas con el entorno.
Enseñar a la madre las técnicas para el amamantamiento, la extracción
manual, conservación y suministro de la leche materna extraída,
procurando vincular en esta labor educativa al padre y a los familiares.
Promover la corresponsabilidad de la pareja en la crianza de los hijos y
las hijas.
Informar a la madre y sus familiares, antes de la salida de la institución,
sobre la importancia de realizar controles tempranos en el posparto para
la madre y el recién nacido así como sobre la existencia de mecanismos
de apoyo para mantener la lactancia materna y aprender pautas de
crianza (consejería en lactancia materna u otros, Grupos Comunitarios
de Apoyo), a donde puedan acudir en caso de tener problemas con el
amamantamiento.
Realizar el control posparto oportuno de la madre y el recién nacido y
vigilar su estado de salud y la continuidad de la lactancia materna
exclusiva.
Garantizar que en el servicio de consejería en lactancia materna se
tenga en cuenta a las madres que han tenido dificultades con la crianza
y/o la práctica de la lactancia materna, para quienes la suspendieron y
deciden reiniciarla, para las madres adoptantes que quieren amamantar
y para los casos especiales.
M1.F01 06/02/2017
PASO 6. PROMOVER EN LAS MADRES Y SUS FAMILIAS LA PRÁCTICA DE LA LACTANCIA MATERNA

EXCLUSIVA DURANTE LOS SEIS PRIMEROS MESES DE EDAD Y CON ALIMENTACIÓN
COMPLEMENTARIA ADECUADA HASTA LOS DOS AÑOS O MÁS, EL CONTROL DEL CRECIMIENTO Y
DESARROLLO INFANTIL Y LA ADECUADA NUTRICIÓN DE LA MADRE

CUMPLE APLICA
Dar ayuda efectiva a la madre sobre cómo colocar correctamente el
bebé al seno y cómo mantener la lactancia materna en caso de
separación forzosa.
Entrenar a la madre en las técnicas correctas de amamantamiento, la
extracción manual de la leche, cómo conservarla y suministrarla con
taza y cucharita
No dar al recién nacido fórmulas infantiles, ni ningún otro alimento
diferente a la leche materna a no ser que exista indicación médica, caso
en el cual, el médico deberá consignar en la historia clínica la
justificación de la prescripción.
Normatizar y aplicar protocolos de manejo en casos especiales como
VIH SIDA y Hepatitis B, y realizar consejería en lactancia materna y
VIH/SIDA que orienten la decisión de la madre.
Capacitar al personal de salud en las guías alimentarias para la
población colombiana, especialmente en las de Gestantes y Madres en
Lactancia y las del menor de dos años.
Inducir la demanda de los padres y la familia al control de crecimiento y
desarrollo del lactante y niño pequeño y a las actividades educativas
sobre alimentación infantil.
Articular las diferentes estrategias de salud materna e infantil que lleven
a una propuesta integral de servicios en favor de la mujer y la infancia,
tales como: control prenatal con calidad, nutrición de la gestante, salud
bucal, vacunación, crecimiento y desarrollo infantil, la Estrategia de
Atención Integral de las Enfermedades Prevalentes en la Infancia,
AIEPI, entre otras, todas ellas integradas a través del plan de
mejoramiento institucional.
PASO 7. FAVORECER EL ALOJAMIENTO CONJUNTO MADRE-HIJO Ó MADRE-HIJA DURANTE LAS 24

HORAS DEL DÍA EN CASO DE HOSPITALIZACIÓN, AÚN EN CASO DE NIÑAS Y NIÑOS MAYORCITOS (EN
LAS UNIDADES NEONATALES, EN URGENCIAS Y EN PEDIATRÍA)

CUMPLE APLICA
La institución definirá mecanismos para favorecer el alojamiento
conjunto de la madre y el recién nacido durante las 24 horas del día, y
para permitir el acompañamiento permanente de un familiar en los
servicios de hospitalización en pediatría, urgencias y las unidades
neonatales.
Orientar a la madre durante su permanencia en la institución de salud en
M1.F01 06/02/2017
el tema de pautas de crianza y reforzar el tema en la consulta de

crecimiento y desarrollo y en la capacitación de los
grupos de apoyo a la madre
Educar a la madres y acompañantes sobre el mecanismo de producción
de la leche reforzando la regla de oro” a mayor succión, mayor
producción”.
Reorientar la atención en los servicios de salud para propiciar la
comodidad de la madre y su recién nacido, garantizando espacios
físicos y psicosociales amigables que permitan el aprendizaje, la
práctica del amamantamiento y la técnica de extracción manual de la
leche.
PASO 8. FOMENTAR EN LAS MADRES Y FAMILIAS LA PRÁCTICA DE LA LACTANCIA MATERNA A

LIBRE DEMANDA SIN RESTRICCIÓN NI HORARIOS FIJOS, Y PROMOVER EL APOYO A LA MADRE
LACTANTE POR PARTE DEL ESPOSO O COMPAÑERO Y DE LA FAMILIA

CUMPLE APLICA
Incentivar la práctica de la lactancia materna a libre demanda, sin
horarios ni restricciones, de día y de noche.
Informar a las madres, padres y sus familias de la importancia de
despertar al bebé si “duerme demasiado” (en los niños a término, no
dejar pasar más de cuatro horas para que el bebé sea alimentado) o si
los senos de la madre están muy llenos.
Incentivar a las madres a mantener la lactancia materna cuando sus
hijos están hospitalizados en las unidades neonatales o servicios de
hospitalización de pediatría. El personal de salud, especialmente médico
y de enfermería indagará sobre la forma como se viene alimentando el
niño o niña.
En caso de hospitalización, si aún se está amamantado se facilitará la
permanencia de la madre para que continúe la lactancia o se le indica la
forma de extraerse la leche, cómo conservarla y dejarla para que le sea
suministrada al niño/a con taza y cuchara. Por ningún motivo se
suspenderá la lactancia materna al bebé a no ser que esté médicamente
justificado.
En los casos en que el menor de un año no esté siendo amamantado o
esté recibiendo alimentación con biberón, se informará a la madre sobre
los beneficios de la lactancia materna y los peligros del biberón. Se le
apoyará para reiniciar el proceso de amamantamiento (reinducción a la
lactancia materna). Solo si la madre luego de recibir la información
decide no amamantar se autorizará el uso de otras leches con taza.
PASO 9. NO DAR A LOS NIÑOS Y NIÑAS ALIMENTADOS AL PECHO, CHUPOS, NI BIBERONES Y

CUMPLIR CON EL CÓDIGO INTERNACIONAL DE COMERCIALIZACIÓN DE LOS SUCEDÁNEOS DE LA
LECHE MATERNA Y LA NORMA NACIONAL QUE LO ADOPTE
M1.F01 06/02/2017

CUMPLE APLICA
Informar a las madres, los padres y las familias la importancia de la
adecuada alimentación y nutrición para el crecimiento y desarrollo del
lactante y el niño pequeño, e igualmente de las desventajas y riesgos
del uso de chupos y biberones.
Brindar asesoría a las madres, padres y las familias que alimentan a sus
hijos o hijas con chupos y biberones sobre cómo alimentarlos con taza y
cuchara
No utilizar en ninguno de los servicios en que se atiende lactantes y
niños pequeños chupos ni biberones. Esto reduce riesgos
(broncoaspiración e infecciones, entre otros), costos de operación para
la institución de salud, favorece la recuperación (más rápida cuando se
recibe lactancia materna) y reduce la estancia hospitalaria
Capacitar a todo el personal de la institución en el Código Internacional
de Comercialización de Sucedáneos de la Leche Materna y en las
normas nacionales que protegen la lactancia materna.
Aplicar el Código Internacional de comercialización de los sucedáneos
de la leche materna y las resoluciones posteriores de la Asamblea
Mundial de la Salud sobre Nutrición del Lactante y el Niño Pequeño y las
normas nacionales que las adoptan.
Aplicar la Guía de Atención sobre manejo del Bajo Peso al Nacer. El
personal de salud deberá estar en capacidad de favorecer la lactancia
materna aún en el caso de niñas y niños prematuros y de bajo peso.
Capacitar al personal de salud en el manejo de casos de niños o niñas
con labio y/o paladar hendido u otras anomalías que dificultan el
amamantamiento y que requieren un manejo especial. Se recomienda a
las instituciones llevar un registro de estos casos en la medida que se
constituyen en experiencias significativas que se pueden compartir y
aplicar en otras instituciones.
PASO 10. DESARROLLAR ESTRATEGIAS DE APOYO A LA MADRE A TRAVÉS DE LA CONFORMACIÓN

DE GRUPOS DE APOYO A LA MADRE Y AL DESARROLLO INFANTIL, Y ESTABLECER MECANISMOS DE
APOYO INSTITUCIONAL QUE PERMITAN RESOLVER LOS PROBLEMAS TEMPRANOS DURANTE EL
AMAMANTAMIENTO Y LA CRIANZA
CUMPLE APLICA
Conformar y fortalecer Grupos de Apoyo a la madre y al desarrollo
infantil, de modo que estén en capacidad de ofrecer ayuda efectiva a las
madres con la lactancia y la crianza. Las IPS cuentan con los grupos
FAMI quienes por su naturaleza jurídica y social son en su mayoría
quienes se constituyen en todo el territorio nacional en grupos de apoyo;
sin embargo existen otros grupos que también pueden hacerlo.
Cada institución de acuerdo a su nivel de complejidad establece sus
propios mecanismos de apoyo a las madres (línea telefónica para
resolver dificultades que no requieren atención personalizada, consulta
de urgencias para los problemas tempranos en la lactancia, consultas
M1.F01 06/02/2017
grupales a madres, consejería en lactancia materna, damas voluntarias,

etc).
Capacitar a los grupos de apoyo institucional y comunitario en
consejería en lactancia materna, AIEPI comunitario y pautas de crianza.
Informar a las madres antes de ser dadas de alta de la institución de
salud, al igual que a los padres u otros familiares, acerca de la
existencia de los grupos de apoyo y de las funciones que cumplen, para
que se pongan en contacto y puedan recibir acompañamiento y apoyo
durante la lactancia y la crianza.
Informar al personal de salud sobre cómo funcionan los grupos de apoyo
y garantizar que se tengan en cuenta las remisiones y demanda
inducida que éstos realicen.
Articular acciones con otros grupos especialmente los que trabajan en el
componente de AIEPI comunitario, comités de participación comunitaria
en salud, gestores, voluntarios o veedores de salud
Permitir a los grupos de apoyo el ingreso a los servicios de maternidad
(consulta prenatal, salas de puerperio) para que puedan brindar ayuda
cualificada a las maternas hospitalizadas de acuerdo con la
reglamentación que para este efecto establezca la institución de salud.
Atiende inspección;
____________________________
Firma
Nombre: ____________________
Cargo: ______________________
Realiza inspección;
____________________________
Firma
Nombre: ____________________
Cargo: ______________________
92
M1.F02 06/02/2017
VERSIÓN INSPECCION Y SEGUIMIENTO A LA
APLICACIÓN DE LAS GUÍAS DE
1.0 ATENCIÓN ASOCIADAS A LA PÁGINA:
NUTRICIÓN 1 de 3
Municipio: _______________________________________________________________________________
EPS: __________________________________________________________________________________
Fecha visita: ____________________________________________________________________________
Dirección: ______________________________________________________________________________
Teléfono: _______________________________________________________________________________
Gerente: _______________________________________________________________________________
Coordinador P y P: ________________________________________________________________________
Correo Electrónico: _______________________________________________________________________
RECURSO HUMANO
ITEM A EVALUAR C NC OBSERVACIONES

Cuenta la E.P.S con el recurso humano
necesario y asignado para la Verificación del
programa.
El recurso humano asignado al programa se
encuentra capacitado en las guías de
atención de las alteraciones asociadas a la
nutrición (obesidad-Desnutrición
Existen en medio físico imágenes de las

guías de atención de las alteraciones
asociadas a la nutrición (obesidad-
Desnutrición).
INSTALACIONES FISICAS
ITEM A EVALUAR C NC OBSERVACIONES

Las E.P.S cuenta con un área exclusiva para
la atención de eventos de interés en Nutrición,
promoción y prevención.
93
M1.F02 06/02/2017
NUTRICIÓN 2 de 3
PROCESO
ITEM A EVALUAR SI NO OBSERVACIONES

La E.P.S, realiza visitas de auditoría,
asistencia técnica a la red de prestadores en
el Municipio de Florencia mínimo tres veces al
año.
La E.P.S, realiza visitas de auditoría,
asistencia técnica a su red de prestadores en
el programa de salud nutricional.
SI
ITEM A EVALUAR NO OBSERVACIONES
La E.P.S, realiza análisis de la situación del
riesgo en salud nutricional (unidades de
análisis y Coves a los eventos de interés en
salud Nutricional y seguimiento).
La E.P.S, realiza identificación, tratamiento y
seguimiento al riesgo en salud Nutricional.
La E.P.S Cuenta con bases de datos de los
indicadores de vigilancia epidemiológica
Nutricional.
La E.P.S realiza sensibilización, capacitación
a su red prestadora y a sus usuarios según los
lineamientos del plan decenal de lactancia
Materna 2010-2020. Amamantar compromiso
de todos.
La E.P.S cuenta con material de información,
educación y comunicación IEC para la red
prestadora y usuarios.
La E.P.S socializa con su red prestadora la
implementación y aplicación de la Resolución
2465/2016 nuevos patrones de crecimiento de
la OMS.
La E.P.S Realiza auditoria y seguimiento a la
red prestadora en la aplicación de la
Resolución 2465/2016 Nuevos patrones de
crecimiento de la OMS.
94
M1.F02 06/02/2017
NUTRICIÓN 3 de 3
La E.P.S cuenta con la contratación del

servicio de consultas nutrición con su red
prestadora.
La E.P.S tiene contratados los servicios de
entrega de medicamentos, laboratorio,
entrega de formula lácteas a hijos de
población VIH SIDA con la red de prestadores
y población en general.
La E.P.S en cuanto tiene la oportunidad de
asignación de citas por nutricionista.
La E.P.S asume los gastos de transporte de
las remisiones para acceder a la consulta
nutricional.
La E.P.S tiene contratado los paquetes de
complementación nutricional para
recuperación de los usuarios que presentan
alteraciones en la nutrición
La E.P.S Realiza entrega de fórmulas lácteas
a los hijos de usuarios canalizados con
alteraciones en la nutrición y a población
inmunocomprometida VYH SIDA.
Atiende inspección;
____________________________
Firma
Nombre: ____________________
Cargo: ______________________
Realiza inspección;
____________________________
Firma
Nombre: ____________________
Cargo: ______________________
M1.F03 06/02/2017
INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL FECHA DE ACTUALIZACIÓN

VERSIÓN A LA IMPLEMENTACIÓN DE LA
1.0 POLITICA DE SALUD MENTAL PÁGINA:
EN LAS EPS E IPS 1 de 5
FECHA: CIUDAD:
EPS IPS ESES
DIRECCION CELULAR CORREO ELECTRONICO
REPRESENTANTE LEGAL DE LA INSTITUCION
FUNCIONARIO QUE RECIBE LA VISITA
CELULAR: CORREO ELECTRONICO:
FUNCIONARIO DE LA SSM QUE REALIZA LA VISITA: CARGO:
NIVEL DE ATENCION:
URGENCIAS CONSULTA POR CONSULTA TRABAJO
PSICOLOGÍA SOCIAL
RED PRESTADORA DE SERVICIOS EN SALUD MENTAL:
TIPO Y NÚMERO DE
TRASTORNOS MENTALES
ATENDIDOS EN LA
INSTITUCION.
OBJETIVO:
Verificar el cumplimiento de la implementación de la Política de Salud Mental (ley 1616) en EPS, IPS y ESES públicas y
privadas del municipio de Florencia.
LISTA DE CHEQUEO
M1.F03 06/02/2017

RESPONSABILIDADES CUMPLE CUMPLE NO EVIDENCIA OBJETIVA

PARCIAL CUMPLE
ARTICULO 6°. DERECHOS DE LAS
PERSONAS EN LA SALUD MENTAL.
La institución pública los derechos de las

personas en el ámbito de la Salud Mental, en
un lugar visible y accesible al público, según lo
estipulado por la Ley 1616 de salud mental del
2013.
ARTÍCULO 7°. LA PROMOCIÓN DE LA
SALUD MENTAL Y PREVENCIÓN DEL
TRASTORNO MENTAL.
La institución garantiza la promoción de la

salud mental y prevención del trastorno mental,
estas acciones incluyen todas las etapas del
ciclo vital en los distintos ámbitos de la vida
cotidiana, priorizando niños, niñas y
adolescentes y personas mayores.
ARTÍCULO 10. RESPONSABILIDAD EN LA
ATENCIÓN INTEGRAL E INTEGRADA EN
SALUD MENTAL.
Garantizan la utilización de los protocolos y

guías de atención integral en salud mental.
Dichos protocolos y guías incluirán
progresivamente todos los problemas y
trastornos así como los procesos y
procedimientos para su implementación. Estos
protocolos y guías deberán ajustarse
periódicamente cada cinco años.
ARTÍCULO 11. ACCIONES
COMPLEMENTARIAS PARA LA ATENCIÓN
INTEGRAL.
Garantizan la atención integral en salud mental

con acciones complementarias al tratamiento
tales como la integración familiar, social,
laboral y educativa.
ARTÍCULO 12. RED INTEGRAL DE
PRESTACIÓN DE SERVICIOS EN SALUD
MENTAL.
Disponen de una red integral de prestación de

servicios de salud mental pública y privada,
como parte de la red de servicios generales de
salud, con la prestación de servicios en todos
M1.F03 06/02/2017

los niveles de complejidad que garantice

calidad y calidez en la atención de una manera
oportuna, suficiente, continua, pertinente y de
fácil accesibilidad a servicios de promoción,
prevención, detección temprana, diagnóstico,
intervención, tratamiento y rehabilitación en
salud mental.
ARTÍCULO 13. MODALIDADES Y
SERVICIOS DE ATENCIÓN INTEGRAL E
INTEGRADA EN SALUD MENTAL. LA RED
INTEGRAL DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS
EN SALUD MENTAL DEBE INCLUIR LAS
SIGUIENTES MODALIDADES Y SERVICIOS,
INTEGRADAS A LOS SERVICIOS
GENERALES DE SALUD DE LAS
INSTITUCIONES PRESTADORAS DE
SERVICIOS DE SALUD:
La institución garantiza alguno de estos

servicios a sus usuarios.
1. Atención Ambulatoria.
2. Atención Domiciliaria.
3. Atención Pre hospitalaria.
4. Centro de Atención en Drogadicción y
Servicios de Farmacodependencia.
5. Centro de Salud Mental Comunitario.
6. Grupos de Apoyo de Pacientes y Familias.
7. Hospital de Día para Adultos.
8. Hospital de Día para Niñas, Niños y
Adolescentes.
9. Rehabilitación Basada en Comunidad.
10. Unidades de Salud Mental.
11. Urgencia de Psiquiatría.
ARTÍCULO 18. EQUIPO
INTERDISCIPLINARIO.
La institución dispone de un equipo

interdisciplinario conformado por: Psiquiatría,
Psicología, Enfermería, Trabajo Social, Terapia
Ocupacional, Terapia Psicosocial, Médico
General, entre otros profesionales, atendiendo
el nivel de complejidad y especialización
requerido en cada servicio de conformidad con
los estándares que para tal efecto establece el
Ministerio de Salud y Protección Social.
ARTICULO 20. MEJORAMIENTO CONTINÚO
DEL TALENTO HUMANO.
M1.F03 06/02/2017

Realizan mejoramiento continuo del talento

humano que atiende en los servicios de salud
mental en nuevos métodos, técnicas y
tecnologías pertinentes y aplicables en
promoción de la salud mental, prevención,
tratamiento y rehabilitación psicosocial, sin
perjuicio de la forma de vinculación al
prestador.
ARTÍCULO 22. TALENTO HUMANO EN
ATENCIÓN PREHOSPITALARIA.
La institución garantiza que las personas que

hacen parte del equipo de atención pre
hospitalaria en Salud Mental deben acreditar
título de Medicina, Psiquiatría, Psicología,
Enfermería o Atención Pre hospitalaria.
ARTÍCULO 23. ATENCIÓN INTEGRAL Y
PREFERENTE EN SALUD MENTAL.
De conformidad con él Código de la Infancia y

la Adolescencia, ley 1098 de 2006 y los
artículos 17, 18, 19,20 Y 21 de la ley 1438 de
2011, los Niños, las Niñas y los Adolescentes
son sujetos de atención integral y preferente en
salud mental en la institución.
ARTÍCULO 35. SISTEMA DE VIGILANCIA
EPIDEMIOLÓGICA.
La institución reporta la información sobre las

violencias, consumo de sustancias
psicoactivas, conducta suicida, víctimas del
conflicto armado, entre otros, que permitan el
fortalecimiento de los sistemas existentes tales
como el sistema de vigilancia epidemiológica
en violencia intrafamiliar, violencia sexual,
maltrato infantil y peores formas de trabajo
infantil.
ARTÍCULO 37. INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y
CONTROL.
La institución cumple con las normas de

habilitación y acreditación establecidas por el
Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad,
así como con la inclusión de las redes de
prestación de servicios de salud mental en su
oferta de servicios y la prestación efectiva de
dichos servicios de acuerdo con las normas
vigentes.
M1.F03 06/02/2017

FUNCIONARIO DE LA S.S. M. FUNCIONARIO DE LA IPS.
NOMBRE: ___________________________ NOMBRE: _________________________
CARGO: ____________________________ CARGO: __________________________
FIRMA: _____________________________ FIRMA: _____________________________

100
M1.F04 06/02/2017
VERSIÓN
PRESTAMO ELEMENTOS DE SALUD
1.0 PÚBLICA PÁGINA:
1 de 1
FECHA SALIDA: FECHA DEVOLUCIÓN:
NOMBRE:
CARGO:
NOMBRE DEL OBJETO:
ESTADO DEL OBJETO:
_____________________________ ________________________________
FIRMA AUTORIZACIÓN FIRMA SOLICITANTE
________________________________________________________________________________

M1.F04 06/02/2017
VERSIÓN
PRESTAMO ELEMENTOS DE SALUD
1.0 PÚBLICA PÁGINA:
1 de 1
FECHA SALIDA: FECHA DEVOLUCIÓN:
NOMBRE:
CARGO:
NOMBRE DEL OBJETO:
ESTADO DEL OBJETO:
_____________________________ ________________________________
FIRMA AUTORIZACIÓN FIRMA SOLICITANTE

M1.F05 06/02/2017
VERSIÓN ENTREGA DE INSUMOS PAI
1.0 CENTRO DE ACOPIO PÁGINA:
1 de 1
FECHA DESCRIPCIÓN CANTIDAD IPS FIRMA

M1.F06 21/11/2017
VERSIÓN
1.0 ACTA DE CONSTANCIA DE PÁGINA:

ACTIVIDADES EN EL SECTOR SALUD 1 de 1
FECHA: ________________________________ LUGAR: ________________________________________
ÁREA: URBANA______ RURAL______
NOMBRE DEL PROYECTO:

________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
NOMBRE DE LA ACTIVIDAD EJECUTADA:

____________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________
OBSERVACIONES:
________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
No. DE BENEFICIARIOS: _____________________ DURACIÓN DE LA ACTIVIDAD: ______________________
EL SUSCRITO: _______________________________________________________________________________
IDENTIFICADO CON CÉDULA DE CIUDADANÍA No. ________________________ DE ______________________
CERTIFICA QUE LA ACTIVIDAD ANTERIORMENTE DETALLADA SE REALIZÓ A SATISFACCIÓN.
FIRMA DEL REPRESENTANTE DE LA COMUNIDAD: _________________________________________________

C.C ____________________________________; Celular No. __________________________________________
RESPONSABLE DE LA ACTIVIDAD: ______________________________________________________________

CARGO: _____________________________________________________________________________________
103

M2
VERSIÓN
ALCALDÍA DE FLORENCIA DESARROLLO ECONOMICO
NIT No. 800.095.728-2 1.0 PÁGINA:
de
NOMBRE DEL PROCESO: DESARROLLO ECONÓMICO
TIPO DE PROCESO: MISIONAL

Contribuir e impulsar el desarrollo productivo de los pequeños y medianos productores en armonia con el medio
OBJETIVO DEL PROCESO: ambiente, a su vez Promover el desarrollo económico y competitivo del municipio en el sector turístico, comercial e
industrial.
Identificar, caracterizar y estructurar las cadenas productivas a traves de procesos de participacion comunitaria rural en
miras de mejorar los sistemas productivos y ambientales y diseñar de políticas y estrategias gubernamentales para
fomentar, promover e incentivar el desarrollo de los sectores productivos de bienes y servicios del municipio.
Secretario (a) para la Gerencia del Desarrollo Económico y Hábitat, Secretarío (a) de Ambiente y Desarrollo Rural,
LÍDER/RESPONSABLE DEL PROCESO: Secretarío (a) de Emprendimiento y Turismo

ACTIVIDADES P,H,V,A
USUARIO/
CIUDADANO
Informe Diagnostico
Identificar las necesidades P
Levantamiento Línea Base
Proceso Planeación
Diseñar Planes, Programas y Proyectos de
Estratégica
desarrollo, promoción y consolidación del sector Planes, programas y proyectos
Organizaciones P
turístico, agropecuario y minero, y sector formulados y viabilizados
turística y
comercial e industrial Planeación
empresariales
estratégica
Proceso Gestión
Financiera Plan de Desarrollo Municipal
Entes Normatividad vigente
Gubernamentales Necesidades de la comunidad
Proceso Gestión Corredores turísticos
Jurídica y Riquezas naturales o ambientales del
Contractual municipio
Ministerio de Ofertas y requerimientos de
104

Proceso Planeación ALCALDÍA DE FLORENCIA, CAQUETÁ 31/12/2013
M2
Estratégica FECHA DE ACTUALIZACIÓN
Organizaciones VERSIÓN
turística y 800.095.728-2
NIT No. 1.0 PÁGINA:
de Planeación
empresariales
estratégica
Proceso Gestión
Financiera Plan de Desarrollo Municipal
Entes Normatividad vigente
Gubernamentales Necesidades de la comunidad
Formular Plan de Acción P Plan de Acción formulado
Proceso Gestión Corredores turísticos
Jurídica y Riquezas naturales o ambientales del
Contractual municipio
Ministerio de Ofertas y requerimientos de
Comercio, Industria cooperaión
y Turismo Tecnologias apropiadas y adoptadas,
Organismos de Plan de Asistencia Tecnica,
Cooperación Publicaciones (Cartillas, manuales,
Internacional, modulos, Investigaciones)
nacional y regional Solicitudes de la comunidad Estudios y otros documentos
Establecimientos de la etapa previa de
educativos públicos Ejecución de Planes, programas, proyectos y contratación Gestión Jurídica y
H
y privados seguimiento a su ejecución Proyectos Ejecutados Contractual
Comunidad en (Contratos y/o convenios
General celebrados)
Pequeños y
Prestar Asistencia Tecnica y transferencia de
H Informe de asistencia técnica medianos
tecnologia
productores
Tecnologias apropiadas y adoptadas,

Comunidades Plan de Asistencia Tecnica,
105

M2
VERSIÓN
NIT No. 800.095.728-2 1.0 PÁGINA:
de
Realizar visita tecnica para otorgar incentivos

H Certificación Productores rurales
tributarios
Realizar Jornadas de sanidad animal Registro Único de Vacunación Productores

H
(Vacunacion de bovinos y equinos) (RUV) diligenciado pecuarios
Comunidad rural y
Tecnologias apropiadas y adoptadas, Producir material vegetal en el vivero Municipal H Plantulas embolsadas
urbana
Comunidades Plan de Asistencia Tecnica,
rurales, entidades Publicaciones (Cartillas, manuales, Mejoramiento, mantenimiento y embellacimiento H
Registros fotograficos,
Comunidad Urbana
publicas y privadas modulos, Investigaciones) de parques y zonas verdes Informes, protocolos, estudios
Solicitudes de la comunidad
Realizar jornadas de reforestacion e
Informe de actividades y Comunidad rural y
implementacion de modelos ambientalmente H
registros fotograficos urbana
sostenibles y sustentables en areas degradadas
Realizar visitas de inspeccion ocular a daños Informes tecnicos y registros Comunidad rural y
H
causados al medio ambiente fotograficos urbana
Programar y realizar capacitaciones, dias de

Listado de asistencia, Informes Comunidad rural y
campo u otras actividades en temas H
tecnicos y registros fotograficos urbana
agropecuarios o ambientales
Fortalecimiento de las organizaciones Asesoría Comunidad en
empresariales y actores turísticos del municipio Asistencia Técnica general
H Financiamiento con entes Organizaciones
públicos o privados turísticas y
Proceso Planeación empresariales
Estratégica Entidades de
Organizaciones Cooperación
turística y
empresariales
Proceso Gestión
Financiera
Entes
Gubernamentales Plan de Desarrollo Municipal
106

M2
ALCALDÍA DE FLORENCIA, CAQUETÁ 31/12/2013 Comunidad en
general
VERSIÓN Organizaciones
ALCALDÍA DE FLORENCIA DESARROLLO ECONOMICO turísticas y
NIT No. 800.095.728-2 1.0 PÁGINA:
Proceso Planeación de empresariales
Estratégica Gestionar recursos de cooperación Recursos Aprobados Entidades de
Organizaciones internacional, nacional y regional H Cooperación
turística y
empresariales
Proceso Gestión
Financiera
Entes
Gubernamentales Plan de Desarrollo Municipal
Proceso Gestión Normatividad vigente
Jurídica y Necesidades de la comunidad
Contractual Corredores turísticos
Ministerio de Riquezas naturales o ambientales del
Comercio, Industria municipio
Establecer alianzas estratégicas con
y Turismo Ofertas y requerimientos de Formación técnica, tecnológica
instituciones educativas de carácter público y
Organismos de cooperaión y profesional
privado para promover la formación de las H
Cooperación Capacitación
organizaciones empresariales y el sector
Internacional, Formalización
productivo del municipio
nacional y regional
Establecimientos
educativos públicos
y privados
Comunidad en
General
107

M2
VERSIÓN
NIT No. 800.095.728-2 1.0 PÁGINA:
de
Comunidad en Informe Correspondencia Entes de Control
General tramitada conforme a los Comunidad
Oficios de peticiones, quejas y Atención y seguimiento a las peticiones, quejas términos de Ley Proceso
V
reclamos y/o sugerencias y reclamos
Proceso Informes de Gestión y Planeación

seguimiento Estratégica
Todos los procesos
Plan de Acción Entes de Control
Realizar seguimiento al proceso V
Proyectos Comunidad en
general
Entes de control y A Planes de mejoramiento;

Control Interno del actividades de seguimiento Entes de Control
Informes de auditoria interna y externa Acciones de mejoramiento Control interno
Municipio
Proceso
Implementacion del Plan de asistencia tecnica , Plan de accion y Plan de Desarrollo de acuerdo a las competencias de la Secretaria
Los funcionarios encargados de realizar visitas de asistencia tecnica y transferencia de tecnologia tendran la disponibilidad de transporte para el cumplimiento de sus funciones
El funcionario debera presentar un informe tecnico con los respectivos soportes avalado por el usuario.
Los funcionarios que realicen visitas, asistencias técnicas y transferencia de tecnología deberán entregar informe los dias viernes de cada semana.
La salida de material vegetal del vivero municipal será autorizada únicamente por el Secretarío (a) de Despacho y/o Profesional autorizado.
108

M2
VERSIÓN
NIT No. 800.095.728-2 1.0 PÁGINA:
de
La administración municipal garantizará transparencia, objetividad y agilidad en la focalización de los recursos que se gestionen a través de cooperación nacional y/o internacional
para el fortalecimiento y desarrollo o creación de nuevas unidades productivas
El municipio de Florencia brindará capacitación, asesoría y asistencia para que haya garantía de autosostenibilidad de los proyectos de inversión en el sector turístico, comercial e
industrial
Reconocer el turismo como un sector que dinamiza el desarrollo económico del Municipio
RECURSOS BÁSICOS
Zootecnistas, médicos veterinarios, ingenieros
agronómos, Ingenieros Agroecologos, Adm. De
Profesional Universitario - Técnicos Empresas Agropecuarios, Ingeniero de Alimentos, Computadores Servidor Software, Excel, Word, Internet, etc
ciencias administrativas, económicas
Bachilleres, conocimiento herramientas ofimática

Auxiliar Administrativo Motocicletas Cilindraje 100 y 125
Papeleria, tintas Bond carta y oficio, tintas a color y blanco y negro

Impresora Multifuncional En buen estado
Camaras fotograficas, GPS Digital
Kit de aguas y suelos
Sitio de Trabajo condiciones normales de iluminación, ventilación,
archivadores, sillas ergonómicas, mobiliario.
RIESGOS CONTROLES
Ver Mapa de Riesgos
INDICADORES
109

M2
VERSIÓN
NIT No. 800.095.728-2 1.0 PÁGINA:
de
Ver Tablero de Indicadores

1.0 31/12/2013 Adopción Caracterización Proceso

Nombre: Bellanire Soler Herrera - Alba Lidia Pulido Nombre: Carlos Andrés Valencia Rubio Nombre: Comité de Coordinación del Sistema de
Cargo: Técnico Administrativo Cargo: Representante Alta Dirección Control Interno
Cargo:

110

2.0 23/12/2014
NIT No. 800.095.728-2 INFRAESTRUCTURA Y MOVILIDAD
PÁGINA:
de
NOMBRE DEL PROCESO: INFRAESTRUCTURA Y MOVILIDAD

Mejorar la calidad de vida de los habitantes del Municipio de Florencia garantizando la ejecución de la política fijada
en materia de provisión, mejoramiento de vivienda, construcción, conservación, ampliación, mantenimiento de
OBJETIVO DEL PROCESO: estructura física y equipamiento urbano; y desarrollo armónico de la movilidad municipal de Florencia.
Comprende desde la formulación y diseño de las políticas de gobierno hasta las solución que se desprenda de la
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO: problemática en materia de infraestructura y movilidad del municipio.
Secretario de Despacho para la Gerencia de la Infraestructura y Movilidad , Secretario de Obras Públicas, Secretario
LÍDER/RESPONSABLE DEL PROCESO: de Transporte y Movilidad, Secretario de Vivienda

ACTIVIDADES P,H,V,A
USUARIO/
CIUDADANO
Planeación Estratégica Necesidades de la Comunidad Identificar las necesidades P Informe Diagnostico Todos los procesos
Ministerio de Vivienda, POT Diseñar Planes, Programas y Proyectos Planes, programas y proyectos Planeación Estratégica
Ciudad y Territorio Metodología formulación de identificando los recursos económicos formulados y viabilizados Gestión Financiera
Fonvivienda proyectos necesarios Comunidad
P
Fondo Nacional del Inventario de Tierras
Ahorro Listado de Damnificados
Departamento Nacional Registro Unico de Población
de Planeación Desplazada (RUPD)
Dirección Nacional de Población Sisbenizada
Estupefacientes Plan de Desarrollo Municipal
Ministerio de Transporte
Superintencia de Puertos
y Transporte
111
Planeación Estratégica Necesidades de la Comunidad CODIGO FECHA DE EMISIÓN
Ministerio de Vivienda, POT M3 ALCALDÍA DE FLORENCIA, CAQUETÁ 31/12/2013
Ciudad y Territorio Metodología formulación de
Fonvivienda proyectos VERSIÓN FECHA DE ACTUALIZACIÓN
2.0 23/12/2014
Fondo Nacional
ALCALDÍA DEdelFLORENCIA Inventario de Tierras
Ahorro Listado de Damnificados PÁGINA:
Departamento Nacional Registro Unico de Población de
de Planeación Desplazada (RUPD) Elaboración Plan de Acción Plan de Acción

Dirección Nacional de Población Sisbenizada
Estupefacientes Plan de Desarrollo Municipal
Ministerio de Transporte P
Superintencia de Puertos
Proceso
y Transporte
Planeación Estratégica
Proceso Proyectos Viabilizados Desarrollar proyectos de Vivienda de Proyectos de Adquisición de Comunidad en General
Planeación Estratégica Contratos Legalizados y Interés social y/o prioritario Vivienda Nueva Entidades Públicas
Gestion Jurídica y documentos soportes Mejoramiento de Vivienda
H
Contractual Titulación de Predios
Comunidad en general
Comunidad en General Necesidades de la comunidad Construir, rehabilitar, mejorar, adecuar y Infraestructura construida, Comunidad en general
SSPD mantener la infraestructura de obras rehabilitada, mejorada, Proceso
CRA públicas y servicios públicos adecuada y mantenida (Vías,
CAM domiciliarios puentes, andenes)
Plan anual de Alumbrado
Público
Mantenimiento del Sistema
Actual de Alcantarillado
H Proyectos y/o estudios técnicos
de expansión de alcantarillado y
acueducto de la zona rural
Programas de Gestión de
Residios Sólidos
112

2.0 23/12/2014
PÁGINA:
de
Ministerio de Transporte Normatividad Desarrollar la Gestión de Trámites de Solicitud de asignación y Comunidad solicitante
RUNT Solicitudes de trámites y Registro Nacional Automotor (RNA) y entrega de especies venales
Comunidad en General servicios Registro Nacional de Conductores (licencia de tránsito, licencia de
(RNC), y otros trámites relacionados conducción, placa, tarjetas de
H operación, etc.)
Ministerio de Transporte Normatividad Atender el proceso contravencional de Resoluciones de Fallo Infractores a las normas
Policia de Tránsito Comparendo Impuestos transporte público e infracciones a las Reporte de Información al SIMIT de Tránsito y Transporte
Informes de Accidentes de normas de tránsito, garantizando a los Apertura de investigación a Público
Tránsito contraventores el respeto por el derecho empresas de transporte público SIMIT
a la defensa y debido proceso Reporte de Informes de RUNT
H
Accidentes de Tránsito Fiscalia - CTI, en caso de
personas fallecidad en
accidente de tránsito
Proceso Convenio Policia de Tránsito y Coordinar y supervisar la ejecución de Reporte de ejecución de Proceso
Policia de Tránsito Municipio los planes operativos de control y operativos Policia de Tránsito
Cronograma de Operativos regulación del tránsito ejecutados por la H Comunidad en general
Policia Nacional de Tránsito
113

2.0 23/12/2014
PÁGINA:
de
Empresas de Transporte Plan de Desarrollo Realizar y/o velar por la formulación de Informe Diagnostico Empresas de Transporte
Ministerio de Transporte Proyectos estudios técnicos en materia de Proyecto Viabilizado, Estudios Público
Superintendencia de Presupuesto Transporte Público que mejore el previos y documentos de la Comunidad en General
Puertos y Transporte Necesidades Identificadas servicio en el municipio etapa precontractual Proceso
Comunidad en general H Gestión Jurídica y
Contractual
Gestión Financiera Comparendos impuestos Gestión de cartera por acreencias de Actos Administrativos Gestión Financiera
Policia Nacional de Acuerdos de pago comparendos y derechos de tránsito estableciendo politicas para la SIMIT
Tránsito Reporte de Recaudos recuperación de cartera Infractores
Acuerdos de Pago
H Organización de Expedientes
para iniciar proceso coactivo
Fondo de Prevención Vial Plan Nacional de Seguridad Vial Formular políticas para mejorar la Plan de Educación y Cultura
Ministerio de Transporte Plan de Movilidad Vigente movilidad, uso de las vías, señalización, Vial (campañas)
Comunidad Plan de Desarrollo semaforización y transporte Público Plan de Seguridad Vial
Aplicabilidad Plan Maestro de
Movilidad
H Actos Administrativos
estableciendo políticas para el
mejoramiento y control de la
movilidad
114

2.0 23/12/2014
PÁGINA:
de
Gestión Organizacional Normatividad vigente Organizar,custodiar y conservar la Archivo organizado Entes de control
documentación que se genere en el Archivo General de la
ejercicio del proceso H Nación
Gestión organizacional
Superintendencia de Normatividad vigente Reporte de información en el Sistema Cargue de Información Entes de control
Servicios Públicos Único de Información de Servicios (formularios diligenciados) Comunidad en general
Empresas prestadoras de Públicos - SUI H,V Todos los procesos
servicios públicos
Comunidad en General Oficios de peticiones, quejas y Atención y seguimiento a las peticiones, Informe Correspondencia Entes de Control
reclamos y/o sugerencias quejas y reclamos tramitada conforme a los Comunidad
V
términos de Ley Proceso
Proceso Plan de Acción Realizar seguimiento al proceso Informes de Gestión y Todos los procesos
Proyectos V seguimiento Entes de Control
Control Interno Informe de Auditoria Interna y Establecimiento de Acciones de mejora Planes de Mejoramiento Entes de Control Interno y
externa A Externo
Proceso
Serán beneficiarios de los programas de vivienda de interés prioritario la población del muncipio de Florencia en alta vulnerabilidad.
La Administración Municipal deberá hacer presencia constante a través de un interventor o personal de apoyo de la Secretaría de Vivienda, en todos y cada uno de los
proyectos de vivienda que se encuentren en etapa de ejecución o que se hayan terminado para garantizar su calidad, estabilidad y buen servicio
Todos los programas de Vivienda de Interés Social y/o Prioritario que se entreguen a la población beneficiaria constará en Acta de Entrega a satisfacción del Beneficiario
Las actividades del proceso se enmarcan en el cumplimiento de la normativida aplicable

115

2.0 23/12/2014
PÁGINA:
de
Todas las obras civiles que se desarrollen en el Munciipio deben contar con un proyecto de inversión radicado en el Banco de Proyectos de Inversión Municipal y Estudios
Previos que garanticen que dichas obras causarán un impacto social favorable
La Administración Municipal garantizará transparencia y objetividad en la ejecución e interventoría de las obras civiles que se ejecuten en el Muncipio
La Administración Municipal deberá hacer presencia constante a través de un interventor o de personal de apoyo de la Secretaría de Obras Públicas, en todas y cada una de las
obras civiles que se encuentren en etapa de ejecución o que se hayan terminado para garantizar su calidad, estabilidad y buen servicio
Los trámites de Registro Nacional Automotor y Registro Nacional de Conductores deben ser elaborados, validados y aprobados en el aplicativo HQ-RUNT
Los conductores que operen los vehículos de transporte público tipo taxi deberán estar inscritos en el registro de conductores según lo establecido en el articulo 47 del Decreto
172 de 2001.
Los procesos de las ordenes de comparendos serán monitoreados continuamente para impedir la prescripción.
Diariamente se registrará en el Basecomp las ordenes de comparendos que entrega la Policia de Transito, y ser reportadas al SIMIT.
Diariamente se cargará a la plataforma de accidentalidad todos los IPAT que hace entrega la policia de transito.
Con el propósito de difundir el conocimiento y respeto a las normas de tránsito se establecera campañas de Cultura Ciudadana dirigidas a peatones, conductores y comunidad
en general
RECURSOS BÁSICOS
Profesionales Universitarios Ingenieros civiles, arquitectos, Instalaciones físicas Condiciones favorables de iluminación, ventilación,
administradores de empresas, abogados, temperatura, instalaciones locativas amplias y adecuadas
ingeniero de sistemas
Técnicos Adminstrativos En construcción de edificaciones y obras Equipo de Oficina escritorios, sillas ergonómicas, archivadores
civiles, topografo
Auxiliar Administrativo Bachilleres, manejo herramientos de ofimática Logística Video beam, papelería, fotocopias, cámara fotográfica,
radiocomunicaciones
116

2.0 23/12/2014
PÁGINA:
de
Computadores e En buena condiciones

impresoras
multifuncionales
Software De diseño arquitectónico
Equipos de Medición en Equipo togográfico, GPS

Campo
Impresora Impresión de lámina de RNC y RNA
Kit del RUNT. Es Un (1) Computador
necesario adquirir kit, Una (1) Camara de video
según número de Un (1) Lector de códigos de barras bidimensional
personas que atienden Un (1) Lector de Huellas dactilares (Biometrico)
trámites y prestar un Un (1) Escáner o digitalizador de firmas
buen servicio Un (1) Certificado digital
Un (1) canal de comunicaciones
Una (1) impresora
Un (1) teléfono IP
Escaner alta gama

Certificados digitales Certificado digital para la firma de los tramites RNA y RNC
Transporte Personal
Internet Alta velocidad
RIESGOS CONTROLES
117

2.0 23/12/2014
PÁGINA:
de
Ver Mapa de Riesgos

INDICADORES
1.0 31/12/2013 Adopción Caracterización de Proceso
2.0 23/12/2014 Modicifación caracterización proceso Incluir actividad Reporte en el SUI

Nombre: José Alfredo Rojas V. Nombre: Ana Cecilia Gil Rueda Nombre: Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno
Cargo: Profesional Universitario Cargo: Representante Alta Dirección Cargo:
Fecha: 23/12/2014
Fecha: 16/12/2014 Fecha: 19/12/2014 DD/MM/AA
DD/MM/AA DD/MM/AA
FECHA DE EMISIÓN
CÓDIGO
M3.F01
VERSIÓN FORMULARIO UNICO DE CARACTERIZACIÓN DE FAMILIAS

21/11/2017 118
Página
2.0 VICTIMAS-DAMNIFICADAS Y VULNERABLES
de
FORMULARIO Nº:
FECHA:
1. DATOS PERSONALES
APELLIDOS Y NOMBRES DE BENEFICIARIO
SEXO M F F
IDENTIFICACION: FECHA Y LUGAR DE LIBRETA MILITAR SI NO
C.C No
EXPEDICION
ESTADO CASADO UNION LIBRE OTRO
FECHA NACIMIENTO dia mes año EDAD
CIVIL
DIRECCION BARRIO TELEFONO
PROPIETARIO ARRENDATARIO OCUPANTE POSEEDOR OTRO
GESTANTE LACTANTE ADULTO MAYOR DISCAPACIDAD CABEZA DE HOGAR
ENFOQUE DIFERENCIAL INDIGENA AFRO ROM LGTBI
2. NIVEL DE ESCOLARIDAD
PRIMARIA SECUNDARIA TECNICO UNIVERSIDAD AGROPECUARIO
OTROS ( EXPLIQUE)
SEGURIDAD SOCIAL RC RS
3. NUCLEO FAMILIAR
APELLIDOS Y NOMBRES DEL CONYUGUE
IDENTIFICACION FECHA Y LUGAR DE LIBRETA MILITAR SI NO

C.C NO
EXPEDICION
EDAD ESTADO CASADO UNION LIBRE OTRO
FECHA NACIMIENTO dia mes año CIVIL
GESTANTE LACTANTE ADULTO MAYOR CON OTRAS
DISCAPACIDAD
ENFOQUE DIFERENCIAL INDIGENA AFRO ROM LGTBI
PERSONAS A CARGO C= cedula RC= registro civil T I= tarjeta identidad
NOMBRES Y APELLIDOS EDAD DOCUMENTO No TIPO PARENTEZCO ENFOQUE CASOS ESCOLARIDAD

N°
DIFERENCIAL ESPECIALES
1
4. CONDICIONES SOCIO ECONOMICAS

EMPLEADO SI NO FORMAL INFORMAL OCUPACION INGRESOS $
VIVE EN ZONA DE RIESGO SI NO
DAMNIFICADO EN: Z.R DESLIZAMIENTO Z.R INUNDACION INCENDIO SISMO
TIPO DE EVENTO VIVIENDA DESTRUIDA VIVIENDA AVERIADA
BARRIO /VEREDA DE AFECTACION FECHA

dia mes año
VICTIMA SI NO LUGAR DE EXPULSION FECHA REGISTRADO SI NO

dia mes año
REINTEGRADO FECHA REGISTRADO SI NO

dia mes año
5. CONDICIONES DE LA VIVIENDA
CUBIERTA EN: ZINC ETERNIT MATERIAL PROVISIONAL
PAREDES EN: BLOQUE O LADRILLO MADERA LONA OTRO:
PISOS EN: TIERRA CEMENTO BALDOSA MADERA
ENERGIA SI NO LEGALIZADA PROVISIONAL
ALUMBRADO PUBLICO: SI NO
ALCANTARILLADO EN: RED PUBLICA POZO SEPTICO VERTIMIENTO DIRECTO A CAÑO

FECHA DE EMISIÓN
CÓDIGO
M3.F01
VERSIÓN FORMULARIO UNICO DE CARACTERIZACIÓN DE FAMILIAS

21/11/2017 119
Página
2.0 VICTIMAS-DAMNIFICADAS Y VULNERABLES
de
ACUEDUCTO PUBLICO ALGIBE ACUEDUCTO PROPIO
COCINA CON: GAS DOMICILIARIO LEÑA GASOLINA

GAS PROPANO
^^CILINDRO^^
6. INFORMACION ADICIONAL
SI NO
ES PROPIETARIO Y/O POSEEDOR DE PREDIOS URBANOS O RURALES ?
DIRECCION O NOMBRE DEL PREDIO BARRIO O VEREDA LA MATRICULA INMOBILIARIA FICHA CATASTRAL
GLORIA IV ETAPA
MUNICIPIO
FLORENCIA DEPARTAMENTO
CAQUETA
HA RECIBIDO SUBSIDIO DE VIVIENDA? SI NO URBANO RURAL
X X CAJA DE COMPENSACION
SUBSIDIO INICIAL FECHA VALOR

NOMBRE DEL PROYECTO
RES. ADICIONAL No FECHA VALOR
NACIONAL DEPARTAMENTAL MUNICIPAL VALOR AÑO

X
ARRIENDO CONSTRUCCION MEJORAMIENTO TIERRAS OTRO
COORDENADAS GEOGRAFICAS:
OBSERVACIONES:
ENCUESTADO: REVISOR TECNICO:
___________________________________________________ ____________________________________________
ACOMPAÑAMIENTO MINISTERIO PUBLICO FUNCIONARIO SECRETARIA PLANEACION
___________________________________________________ ___________________________________________
FUNCIONARIO ENCUESTADOR APROBO
CONVENCIONES
ENFOQUE DIFERENCIAL (EF) CASOS ESPECIALES
INDIGENA ING GESTANTE GES
AFRO AF LACTANTE LAC
ROM ROM ADULTO MAYOR AM
LGBTI LGBTI DISCAPACIDAD DIS

120
VERSIÓN 23/12/2014
ALCALDÍA DE FLORENCIA 2.0
NIT No. 800.095.728-2 CONVIVENCIA Y SEGURIDAD CIUDADANA
PÁGINA:
de
NOMBRE DEL PROCESO: CONVIVENCIA Y SEGURIDAD CIUDADANA

Garantizar la seguridad ciudadana y la sana convivencia a través del cumplimiento de la normatividad, así como el
OBJETIVO DEL PROCESO: desarrollo comunitario y la gestión del riesgo en el Municipio de Florencia
Desde que se recibe una queja, denuncia o se conocen hechos que alteran la convivencia pacifica hasta que se
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO: toman las medidas pertinentes según la competencia y norma aplicable
Secretario para la Gerencia de la Gobernabilidad, Ordenamiento e Institucionalidad, Secretario de Gobierno


ACTIVIDADES P,H,V,A
USUARIO/
CIUDADANO
Planeación Necesidades de la Comunidad. Identificar las necesidades Informe Diagnostico Todos los procesos
P
Estratégica POT
Cuerpo de Seguridad Metodología formulación de Diseñar Planes, Programas y Proyectos Planes, programas y Planeación Estratégica
del Municipio proyectos identificando los recursos económicos necesarios proyectos formulados y Gestión Financiera
Consejos de Normatividad vigente viabilizados Comunidad
Seguridad Informes de seguridad
P
Comunidad Plan de Desarrollo Municipal
Planeación Necesidades de la Comunidad.
Estratégica POT
Cuerpo de Seguridad Metodología formulación de
121
del Municipio proyectos CODIGO FECHA DE EMISIÓN
Consejos de Normatividad vigente M4 ALCALDÍA DE FLORENCIA, CAQUETÁ 31/12/2013
Seguridad Informes de seguridad
Comunidad Plan de Desarrollo Municipal
VERSIÓN 23/12/2014
PÁGINA:
de
Elaboración Plan de Acción Plan de Acción Proceso

Planeación Estratégica
Comunidad en General
Entidades Públicas
Agredido
P Grupo Familiar
Menor Infractor
Comunidad Solicitudes Atención permanente ante los requerimientos Expedición de conceptos Comunidad
Entidades en General verbales o escritos presentados por la comunidad, técnicos de solución ante la Entidades en General
frente a situaciones de carácter particular y intervención requerida. Entes de Control
H
concreto.
Proceso Queja o denuncia verbal o escrita Aplicación de Normas policivas Atención jurídica en asuntos
Planeación Orden Judicial contravencionales
Estratégica Liderar estrategias de coordinación y cooperación
Comunidad en con entidades administrativas y judiciales Atención de menores
general correspondiente al sistema de responsabilidad H infractores de la Ley Penal
Juzgados penal de adolescentes
Comunidad en Queja o denuncia verbal o escrita Realizar asesoría familiar y atención en crisis Atención jurídica y
General sicológica en asunto de
H familia
122
VERSIÓN 23/12/2014
PÁGINA:
de
Comunidad en Normatividad Expedir permisos para actividades temporales Permisos autorizados Comunidad solicitante
General Solicitud Comunidad H
Control y Vigilancia del espacio público Operativos Comunidad

Campañas de Proceso
sensibilización y cultura
ciudadana
H Proceso Administrativo de
Recuperación del Espacio
Público
Operativos de control y vigilancia de Actas y Registros de visitas

establecimientos públicos y comerciales, pesas y Aplicación de sanciones a
medidas de productos de primera necesidad, y H que hubiere lugar
espectáculos públicos
Desarrollar programas de participación comunitaria Capacitación, incentivos y

apoyo a comunidades y
H organizaciones
Adelantar el proceso de embargo, secuestros y Procesos Aperturados

retiro de bienes inmuebles H
123
VERSIÓN 23/12/2014
PÁGINA:
de
Unidad Nacional para Requerimientos y necesidades de Desarrollar actividades de atención y prevención de Capacitación a la Comunidad
la Gestión del Riesgo la comunidad desastres comunidad en caso de Organismos de socorro
de Desastres Reportes e informes del sistema presentarse una emergencia Entidade Públicas
Comunidad integrado del riesgo / desastre Procesos involucrados
Organismos de Monitoreos Plan de contingencia para la
socorro Plan de Acción prevención de atención de
Inventario de Recursos desastres
Institucionales H Simulacros
Información de la emergencia y/o Coordinación con
desastre organismos de socorro
Censos en caso de
eventualidades
Proceso Plan de Acción Realizar seguimiento al proceso Informes de Gestión y Todos los procesos
Proyectos V seguimiento Entes de Control
Control Interno Informe de Auditoria Interna y Establecimiento de Acciones de mejora Planes de Mejoramiento Entes de Control
externa A Interno y Externo
Proceso
Toda diligencia y delegaciones judiciales realizadas por los Inspectores de Policia, Corregidores y Comisarías de Familia, deben contar con el apoyo de la Policia Nacional
adscrita al Departamento. Igualmente, portarán el carnet institucional en un lugar visible
Establecer jornadas de capacitación dirigida a la población, para el apoyo en eventuales siniestros o situaciones de emergencia que puedan ocurrir en el Municipio
Todo documento u oficio que se genere en la gestión del Proceso debe incluir en la parte inferior el nombre de quien proyectó, revisó y elaboró
124
VERSIÓN 23/12/2014
PÁGINA:
de
Garantizar la atención y resolución oportuna, eficaz y efectiva de las quejas y denuncias que presente la ciudadania para lograr una convivencia pacífica
RECURSOS BÁSICOS

Profesionales Universitarios Abogados, Adminstradores de Empresas, Instalaciones físicas Condiciones favorables de iluminación, ventilación,
Sicologos, Contadores. temperatura, instalaciones locativas amplias y
adecuadas
Técnicos Adminstrativos Administrador Público, conocimiento en derecho Equipo de Oficina escritorios, sillas ergonómicas, archivadores
Auxiliar Administrativo Bachilleres, manejo herramientos de ofimática Logística Video beam, papelería, fotocopias, cámara
fotográfica
Computadores e impresoras En buena condiciones

multifuncionales
Transporte Motocicletas, camperos
Pesas y balanzas Instrumentos debidamente autorizados para cumplir

con las especificaciones de metrología
Centro de Monitoreo de Gestión Equipo y radios de comunicación
del Riesgo
Internet Alta velocidad
RIESGOS CONTROLES
Ver Mapa de Riesgos
INDICADORES
125
VERSIÓN 23/12/2014
PÁGINA:
de
1.0 31/12/2013 Adopción Caracterización Proceso
2.0 23/12/2014 Modificación del Proceso Redireccionamiento de las acciones del Plan de
Ordenamiento Territorial al Proceso E1.

Nombre: Alexis Janeth Sevillano Nombre: Ana Cecilia Gil Rueda Nombre: Comité de Coordinación del Sistema de
Cargo: Asesora Cargo: Representante Alta Dirección Control Interno
Cargo:
Fecha: 10/09/2014
DD/MM/AA DD/MM/AA
M4.F01 06/02/2017
VERSIÓN
ENTREGA MENOR INFRACTOR
1.0 PÁGINA:
1 de 1
FECHA:
NOMBRE DEL MENOR:
DOCUMENTO DE IDENTIDAD:
DIRECCIÓN:
JUZGADO:
CIUDAD:
OBSERVACIONES
QUIEN ENTREGA;
FIRMA:
NOMBRE:
CARGO:
ENTIDAD:
QUIEN RECIBE;
FIRMA:
NOMBRE:
CARGO:
ENTIDAD:
M4.F02 06/02/2017
VERSIÓN
LIQUIDACIÓN DE PERMISOS
1.0 PÁGINA:
1 de 1
FECHA:
SOLICITUD PROPIETARIO:
DIRECCIÓN:
ENTIDAD:
BARRIO:
MODALIDAD DE PERMISO:
OBSERVACIONES:
Pasacalles $
Espectáculos $
Ocupación Espacio Público $
LIQUIDACIÓN
Rifas $
Otros $
Total $
Firma:
Elaboró: Cargo:
Firma:
Revisó: Cargo:
CODIGO
FECHA DE EMISIÓN 128
A1 31/12/2013
VERSIÓN
GESTIÓN ORGANIZACIONAL
1.0 PÁGINA:
de
NOMBRE DEL PROCESO: GESTIÓN ORGANIZACIONAL

TIPO DE PROCESO: DE APOYO
Gestionar la vinculación, administración y desarrollo integral del talento humano competente requerido y Ejercer
OBJETIVO DEL PROCESO: control sobre la gestión de los bienes muebles e Inmuebles, ademas de actividades para el manejo, organización y
custodia de la documentación producida por el municipio.
Suplir las necesidades de personal y velar por el bienestar integral del mismo, a su vez se encargara desde el
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO: ingreso de bienes muebles e inmuebles hasta la baja de los mismos ademas el proceso se encargara del manejo
adecuado de los documentos y registros que se manejen en la entidad.
LÍDER/RESPONSABLE DEL PROCESO: Secretario para la Gerencia de la Gobernabilidad, Ordenamiento e Institucionalidad - Secretario (a) Administrativa

ACTIVIDADES P,H,V,A USUARIO/
PROVEEDOR INSUMO PRODUCTO CIUDADANO/
CLIENTE
Proceso o
dependencia
solicitante Servicios Necesidad del recurso Nominador
Administrativos, humano, Planta de personal, Candidatos Candidatos
Selección de Personal P
Autoridades Normatividad aplicable, Lista preseleccionados Comisión de
respectivas, Comisión de elegibles personal
Nacional del Servicio
Civil
Necesidades de capacitación, Plan de

Todas las Capacitación y
Asignación de recursos P capacitación y su Todos los funcionarios
Dependencias formación
económicos ejecución
CODIGO
A1 31/12/2013
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
de
Plan de bienestar social

Todos los Identificación de las
Anual
funcionarios Necesidades de bienestar de
Bienestar Social Integral P (Protección y servicios Todos los funcionarios
Talento humano los servidores, Asignación de
sociales, calidad de vida
Comisión de personal recursos económicos
laboral,
Necesidades y Requerimientos Plan Anual de Adquisiciones

Todos los procesos
para el funcionamiento de la elaborado y publicado en la
Todos los procesos Formular Plan Anual de Adquisición P Comunidad en General
entidad página Colombia Compra
Entes de Control
Plan de Desarrollo Municipal Eficiente
Entes de Control Normatividad vigente

Programación de levantamiento físico de Cronograma de
Todos los procesos Requerimientos y actualización P Todos los procesos
inventarios y baja de bienes actividades/Plan de Acción
Alta Dirección de inventario
Elaborar cronograma de visitas de seguimiento Cumplimiento de la Archivo General de la

de cumplimiento de normatividad archivística normatividad legal vigente. Nación
Archivo General de la Normatividad vigente en
para la adecuada organización y conservación P Informes de verificaciones Entes de Control
Nación materia de archivo
documental en todos los procesos de la de cumplimiento de la Comité de Archivo
Alcaldía normatividad archivística Funcionarios Alcaldía
CODIGO
A1 31/12/2013
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
de
Personal recién vinculado,
Funcionarios con
Todas las Personal en general, Programa
Inducción y conocimiento de la Todas las
dependencias de inducción y reinducción, H
reinducción institución y del puesto de dependencias
Talento humano Manual de funciones, Plan de
trabajo
Desarrollo Todos los
el Sistema Gestión de funcionarios de
Todos los procesos y Seguriad y Salud en el la
Necesidades en salud Sistema Gestión de Seguridad y Salud en el
subprocesos EPS, H Trabajo y su ejecución, administración
ocupacional Trabajo
ARP, COPASO Actividades de capacitación, central
promoción y prevención
Liquidación de nómina.
Todos los
Informes de Liquidación aportes
Todos los funcionarios de la
novedades Gestión de Nómina H seguridad social y
procesos planta
Planta de personal parafiscales. Liquidación
Pensionados
pensiones
Solicitud de vacaciones, Reconocimiento de viáticos
permisos, licencias, encargos, Vacaciones, Licencias,
Todos los
comisiones Situaciones Administrativas H Permisos, Comisiones, Todos los funcionarios
funcionarios
Actos Administrativos, Fallos, Suspensión, Retiro del
Sentencias Servicios
Comprobación de existencias de bienes de
H
consumo, devolutivos, inservibles u obsoletos Registro de entrada y salida
Requerimiento de bienes de Almacén
Adquisición de bienes, registros, ingresos y
Proveedores devolutivos y de consumo H Actualización A22
ubicación
Servidores Públicos Solicitud de traslado de bienes Reintegro de Almacén Servidores Públicos
Otros Procesos Contratos-Convenios- Acto Administrativo que Otros Procesos
Comodatos Salida, traslado, reasignación, reintegros y autoriza la baja del bien
H
baja de Almacén
CODIGO
A1 31/12/2013
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
de
Tablas de Retención Archivos de gestión
Documental organizados según tablas
Aplicación de las tablas de retención
Cambios en el Manual de de retención documental Funcionarios de la
Procesos Alcaldía documental en todos los procesos de la H
Funciones y competencias Informes de verificación de Alcaldia
Alcaldía
laborales, y estructura las tablas de retención
organizacional documental
Capacitaciones y asesorías
realizadas.
Recomendaciones a los Procesos de la
Capacitar y asesorar a los funcionarios sobre
Solicitudes sobre capacitación procesos. Alcaldía.
los procesos de gestión documental y verificar
Procesos Alcaldía y asesoría en gestión H Informe para el Comité de Comité de Archivo
el cumplimiento de la normatividad en
documental Archivo Informe al Consejo Archivo General de la
archivistica
Departamental de Archivo Nación
Informe par el Archivo
General de la Nación
Usuario interno y/o

Solicitus de préstamo de Prestar el servicio de consulta de documentos
Procesos Alcaldía A Servicio de consulta externo
documentos que reposan en el archivo
Entes de control
Solicitudes de transferencia, Programar y ejecutar el cronograma de

Transferencias Funcionarios de la
Procesos Alcaldía Formato Unico de Inventario revisión, verificación y recibo de documentos A
documentales organizadas Alcaldia
Documental en la bodega de archivo central
Manual de funciones y Funcionarios de

Secretarios de Fijación de Compromisos,
competencias laborales, Plan carrera administrativa,
Despacho, Jefes de Evaluación de desempeño V Resultados de evaluación
de Desarrollo, Comisión Comisión Nacional del
Oficina, Funcionarios del desempeño
Nacional del Servicio Civil Servicio Civil
CODIGO
A1 31/12/2013
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
de
Liquidación y Funcionarios Activos y

Secretaría Solicitud de
Prestaciones económicas V reconocimiento de desvinculados de la
Administrativa reconocimiento
prestaciones sociales administración central
Liquidación y
Secretaría reconocimiento de pensión,
Resolución de pensión Pensión Convencional V Funcionarios públicos
Administrativa Bonos y cuotas partes
pensionales
Historias Laborales
Documentos que conforman la actualizadas y organizadas
Funcionarios y historia laboral, Solicitudes de Certificaciones de tiempo de Funcionarios y
exfuncionarios, entes copias de historia laboral , Gestión de la Historia Laboral V servicio y funciones exfuncionarios, entes
de control Solicitud de Certificaciones Certificaciones e informes de control
laborales de personal de planta (nivel
del cargo y salarios)
Levantamiento físico de inventarios de acuerdo Reportes de inventario
Otros procesos Normatividad
a los registrados V Pólizas de aseguramiento, Todos los procesos
Aseguradoras Requerimiento
Aseguramiento de los Bienes amparos y vigencias
Planes de Mejoramiento
como evidencia de la Archivo General de la
Archivo General de la ejecución de acciones de Nación.
Implementar y hacer seguimiento a Planes de
Nación Auditorías internas y externas V mejora. Entes de Control
Mejoramiento
Entes de control Entrega de Informes de Control Interno
seguimiento. Funcionarios
Acciones correctivas
Entes de Control
Entes de contro Informe de auditoría internos y Implementar acciones que permitan obtener un Planes de Mejoramiento
A Control interno
Contro Interno externos mejoramiento constante del procesos Informes de gestión
Otros procesos
CODIGO
A1 31/12/2013
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
de
Entes de Control
Entes de contro Informe de auditoría internos y Implementar acciones que permitan obtener un Planes de Mejoramiento
A Control interno
Contro Interno externos mejoramiento constante del procesos Informes de gestión
Otros procesos
Que todo el talento humano reuna los requisitos para el cargo al cual aspira
Cumplimiento a la Ley 909 y demas normas concordantes en materia del talento humano
Implementación y puesta en funcionamiento del Programa sistema de gestión de la salud y seguridad en el trabajo
Se recibiran las novedades de nomina los primeros 10 dias de cada mes y el 20 de cada mes se tendra la nomina liquidada
Se constituira el Plan de Capacitación, teniendo en cuenta las necesidades de los funcionarios para identificar los temas
Verificar que los bienes adquiridos sean los contratados
Realizar la ingreso y salida de almacen de los bienes adquiridos
Actualización del inventario de bienes muebles e inmuebles en el aplicativo sysman
Aseguramiento de los bienes muebles e inmuebles del Municipio
La Tabla de Retención Documental será la guía para el manejo del archivo de gestión en todas las dependencias, así como el archivo central e histórico.
El archivo de gestión en todas las dependencias deberá estar organizado y foliado
Todo traslado de documentos hacia el Archivo Central deberá cumplir con las condiciones mínimas de depuración, clasificación, organización y foliación de acuerdo a la
Se deberá optimizar el archivo documental evitando la duplicidad de los mismos en diversas dependencias
RECURSOS BÁSICOS
Derecho, Administradores, financieros,

Economistas, ingenieros industriales,
Profesional Universitario sicologos, sociologos con Conocimiento en el Equipos tecnologicos Equipos de computo, impresoras, scanner, telefonos
Manejo del Talento Humano, manejo de
recursos fisicos y manejo de archivos.
Conocimiento y manejo de sistemas, software,

Auxiliar Administrativo Software Aplicativo para el manejo de Nomina y para almacen
Archivistica
CODIGO
A1 31/12/2013
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
de
Muebles, enseres y elementos

Profesional Universitario Salud Ocupasional y seguridad industrial. Escritorios, sillas, elementos de oficina y papeleria
de oficina
Profesional Universitario Medicina laboral Instalaciones Oficina amplias y debidamente dotadas
Tecnicos En archivistica
RIESGOS CONTROLES
Ver Mapa de Riesgos
INDICADORES
1.0 31/12/2013 Adopción caracterización de proceso

Nombre: Zoila Cecilia Trujillo, Bellanid Vargas,Jose Nombre: Carlos Andrés Valencia Rubio Nombre: Comité de Coordinación del Sistema de
Gabriel Tovar Cargo: Representante Alta Dirección Control Interno
Cargo: Jefe Recursos Humanos, Almacenista, Cargo:
Profesional Universitario

A1.PO01 22/12/2016 135
VERSIÓN 06/12/2017
POLITICA DE ELEMENTOS DE
2.0 PROTECCION PERSONAL PÁGINA:
1 de 3
“A1.PO01 POLÍTICA DE ELEMENTOS DE

PROTECCIÓN PERSONAL”
Perteneciente al Proceso
“Gestión Organizacional”

1.0 22/12/2016 Creación del documento. Decreto
Municipal No. 0454 del 22/12/2016
2.0 06/12/2017 Actualización del documento. Adicionar elementos consignados
Decreto 0277 del 06/12/2017 en la Resolución No. 1231 de 2016
A1.PO01 22/12/2016 136
VERSIÓN 06/12/2017
2 de 3
POLITICA DE ELEMENTOS DE PROTECCION PERSONAL
Entendiendo que es su deber velar por la seguridad del personal que labora para la Entidad y promover
comportamientos seguros que evidencien la Responsabilidad social en Seguridad Vial de la Entidad, atendiendo la
Ley 769 del 6 de agosto del 2002 y el Decreto 1079 de 2015 y, asume la Política de Regulación sobre Elementos de
Protección Personal así:
1. Todo el personal de la Alcaldía Municipal como el personal que le sirven a la Entidad en calidad de
Contratistas están en la obligación de conocer y acatar la normatividad vigente sobre Seguridad Vial.
2. En el cronograma de implementación del Plan Estratégico inclúyase capacitaciones específicas cada seis
meses para promover el uso adecuado de los Elementos de Protección Personal, dirigido a todo el personal
de la Alcaldía.
3. Todo el personal que labora en la Alcaldía debe poseer certificación de asistencia y participación de mínimo
un taller o capacitación por año sobre el uso adecuado de los Elementos de Protección Personal. Dicha
certificación debe presentarse a la oficina de Gestión de Recurso Humano anualmente como requisito para
la continuidad o renovación del respectivo contrato de trabajo.
4. El artículo 3 de la Ley 1239 del 25 de julio del 2008 que modificó el artículo 96 de la Ley 769 del 6 de agosto
del 2002, Código Nacional de Tránsito, establece el uso del casco para los motociclistas y acompañantes y
el uso del chaleco reflectivo en todo momento de conducción de las motocicletas.
5. El artículo 94 de la Ley 769 del 6 de agosto del 2002, Código Nacional de Tránsito, establece el uso del
chaleco reflectivo para los acompañantes de los motociclistas entre las seis de la tarde y las seis de la
mañana.
6. El artículo 55 de la Ley 769 del 6 de agosto del 2002 establece que todas las personas que tomen parte en
el tránsito ya sea como conductor, pasajero o peatón debe asumir comportamientos que prevengan y no
pongan en riesgo la seguridad propia y la de las demás personas.
7. La Entidad mantendrá campañas publicitarias sobre los beneficios del buen uso de los Elementos de
Protección Personal como mecanismo para prevenir o mitigar daños causados por accidentes.
8. Es obligatorio para todo el personal que labora en la Alcaldía hacer uso correcto de los Elementos de
Protección Personal así:
 Para motociclistas y parrilleros de motos: uso del casco certificado en todos los desplazamientos y
del chaleco reflectivo cuando el desplazamiento se realiza entre las seis de la tarde y las seis de la
mañana (06:00 p.m. – 06:00 a.m.) y cuando hayan condiciones de baja visibilidad.
A1.PO01 22/12/2016 137
VERSIÓN 06/12/2017
3 de 3
 Para los ciclistas: el uso de casco en todos los desplazamientos y de chaleco reflectivo cuando el
desplazamiento se realiza entre las seis de la tarde y las seis de la mañana (06:00 p.m. – 06:00
a.m.) y cuando hayan condiciones de baja visibilidad.
.
9. La Política de Regulación de Elementos de Protección Personal de la Alcaldía debe quedar explícitamente
expuesta en la Cartelera de la Entidad.
10. Haciendo uso de sus facultades, el Comité de Seguridad Vial designará una persona que realizará
funciones de vigilancia y control sobre el uso adecuado de los Elementos de Protección Personal por parte
de las personas que laboran en o para la Entidad. Dicha persona presentará los informes respectivos al
Comité.
11. El incumplimiento de esta Política por parte de los funcionarios de la Alcaldía por vez primera genera
llamado de atención escrito y en caso de reincidencia da lugar a la apertura de un proceso disciplinario.
12. Copia de esta Política deberá entregarse a todos los funcionarios de la Alcaldía y a los Contratistas de la
Entidad, registrando la respectiva notificación.
ANDRÉS MAURICIO PERDOMO LARA

Alcalde Municipal

Nombre: Julián Armando Gómez Cabrera Cargo:
Cargo: Asesor

A1.PO02 22/12/2016 138
VERSIÓN 06/12/2017
POLITICA DE SEGURIDAD VIAL
2.0 PÁGINA
1 de 3
“A1.PO02 POLÍTICA DE SEGURIDAD VIAL”

2.0 06/12//2017 Actualización del documento. Adicionar elementos consignados
A1.PO02 22/12/2016 139
VERSIÓN 06/12/2017
2.0 PÁGINA
2 de 3
LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE FLORENCIA se compromete a cumplir y hacer cumplir las Normas de

Tránsito y Transporte y demás requisitos legales y reglamentarios, con el firme propósito de implementar
estrategias conducentes al control y mitigación de los factores de riesgo causantes de accidentes de
tránsito, encausando esfuerzos para el fomento de una cultura consciente y responsable por parte de
funcionarios, empleados y contratistas.
Para lograr este objetivo, la Alcaldía del Municipio de Florencia se enmarca bajo las siguientes políticas:
 Establecer estrategias de concientización de su personal y contratistas, a través de capacitaciones

de orientación a la prevención de accidentes de tránsito, respeto de las señales de tránsito
vehicular, adoptando conductas pro-activas frente al manejo defensivo.
 Vigilar la responsabilidad de su personal y contratistas frente a la realización de los

mantenimientos preventivos y correctivos de los vehículos de la entidad o terceros, provistos para
el ejercicio de su labor, con el objeto de mantener un desempeño óptimo de estos y establecer
medidas de control para evitar la ocurrencia de accidentes que puedan generar daños a la persona
o a la propiedad.
 Destinar los recursos financieros, humanos y técnicos necesarios para dar cumplimiento a la
política.
 Los trabajadores que manejen vehículo de propiedad y/o al servicio de la alcaldía del Municipio de
Florencia, deberán respetar todas las normas de tránsito.
 Verificar que la documentación (SOAT, REVISIÓN TECNOMECÁNICA y Licencia de conducción)

se encuentre de acuerdo con las normas legales vigentes Colombianas.
 Es obligatorio el uso del cinturón de seguridad.
 Está prohibido transportar personal externo en los vehículos de la empresa o alquilados, sin contar
con la autorización de un superior.
 Está prohibido usar teléfono celular, o dispositivos de manos libres, equipos de video, audífonos u
otros que puedan distraer al conductor mientras el vehículo esté en marcha.
A1.PO02 22/12/2016 140
VERSIÓN 06/12/2017
2.0 PÁGINA
3 de 3
 Está prohibido conducir bajo los efectos de alcohol y/o sustancias psicoactivas.
 Está prohibido fumar en los vehículos de la Entidad.
 Está prohibido transportar y/o usar armas de fuego.

 Se debe verificar el buen funcionamiento del vehículo antes de cada uso, y reportar novedades o
fallas que presente el mismo.
 Verificar que el conductor cumpla con las habilidades requeridas para el desarrollo de la labor.
 Todos los conductores y operadores que estén al servicio de la entidad deben tener un
entrenamiento previo en las políticas de Salud, Seguridad y Medio Ambiente.
Nuestra política de Seguridad Vial, proporciona un marco de referencia para el establecimiento de

objetivos y metas establecidos en el plan estratégico de seguridad vial, razón por la cual la Administración
Municipal de Florencia, se compromete a divulgar las políticas a conductores, propios y contratistas, con la
finalidad de facilitar su cumplimiento y garantizar la mejora continua en todos sus procesos.
ANDRES MAURICIO PERDOMO LARA

Alcalde Municipio de Florencia

Nombre: Julián Armando Gómez C Cargo:
Cargo: Asesor Secretaria Administrativa

A1.PO03 22/12/2016 141
VERSIÓN 06/12/2017
POLITICA PARA EL USO DEL CINTURON
2.0 DE SEGURIDAD PÁGINA
1 de 3
“A1.PO03 POLÍTICA PARA EL USO DEL

CINTURON DE SEGURIDAD”

A1.PO03 22/12/2016 142
VERSIÓN 06/12/2017
2 de 3
POLITICA PARA EL USO DEL CINTURON DE SEGURIDAD
comportamientos seguros que ayuden a prevenir accidentes o que mitiguen las consecuencias de los
mismos y atendiendo el Decreto 1079 del 26 de mayo del 2015 y las Resoluciones que lo reglamentan,
asume la Política de Regulación sobre el uso del Cinturón de Seguridad así:
1. Todo el personal de la Alcaldía Municipal como el personal que le sirven a la Entidad en

calidad de Contratistas están en la obligación de conocer y acatar la normatividad vigente
sobre Seguridad Vial.
2. Todos los vehículos de la Alcaldía como los vehículos en la modalidad de prestación de

servicios o como contratistas, deberán tener habilitados los cinturones de seguridad que
cumplan con las características técnicas de fijación o anclaje contempladas en la norma
Icontec NTC-1570 en cumplimiento del artículo 2 de la Resolución 19200 del 20 de diciembre
del 2002.
3. Todos los vehículos de la Alcaldía como los vehículos en la modalidad de prestación de

servicios o como contratistas, según el artículo 82 de la Ley 769 del 6 de agosto del 2002,
reglamentado por la Resolución del Ministerio de Transporte 19200 del 20 de diciembre del
2002, deben tener habilitados los cinturones de seguridad así:
 Para el conductor.
 Para el pasajero ubicado en el asiento delantero del vehículo.
 Para los pasajeros ubicados en los asientos traseros del vehículo.
 En los vehículos tipo bus o buseta, además del cinturón de seguridad para el conductor y
para el usuario adjunto, debe poseer cinturón de seguridad en los puestos que no tengan
al frente otros asientos.
4. Para que un vehículo de un tercero sea contratado para un servicio de la Alcaldía debe tener
certificación de tener los cinturones de seguridad habilitados de acuerdo con lo establecido en
el punto 2 de esta Política.
5. En todas las capacitaciones con el personal que labora en esta Entidad se incluirá
específicamente el deber del uso del cinturón de seguridad así como los beneficios obtenidos
por el uso del mismo en caso de accidente o de incidente.
A1.PO03 22/12/2016 143
VERSIÓN 06/12/2017
3 de 3
6. Es obligatorio para los conductores de la Alcaldía asistir y participar en los talleres y

capacitaciones sobre los beneficios del uso del cinturón de seguridad.
7. Todos los vehículos de la Alcaldía como de los terceros que presten servicios como
contratistas de la Entidad, deberán portar autoadhesivos que incentiven el uso del cinturón de
seguridad en la parte interna de las puertas del vehículo.
8. Todos los conductores y pasajeros de los vehículos de la Alcaldía como de los vehículos de
los Contratistas deben usar el cinturón de seguridad siempre en todas las rutas.
9. La Política de Regulación del uso del cinturón de seguridad debe quedar explícita en la
celebración de contratos para transporte celebrados entre la Alcaldía y particulares.
10. En casos reiterativos de incumplimiento de esta Política por parte de los conductores de la
Alcaldía, la Entidad deberá llamar la atención correspondiente y según la reincidencia abrir el
proceso disciplinario a que dé lugar.
11. En casos reiterativos de incumplimiento de esta Política por parte de los conductores que
prestan el servicio en calidad de Contratistas de esta Entidad, se harán las anotaciones
correspondientes en el registro del contrato.
12. Copia de esta Política deberá entregarse a cada conductor del Municipio y a los Contratistas
de la Entidad, registrando la notificación de la misma.

Alcalde Municipal


A1.PO04 22/12/2016 144
VERSIÓN 06/12/2017
POLITICA PARA EL USO DE EQUIPOS
2.0 BIDIRECCIONALES PÁGINA
1 de 3
“A1.PO04 POLÍTICA PARA EL USO DE

EQUIPOS BIDIRECCIONALES”

A1.PO04 22/12/2016 145
VERSIÓN 06/12/2017
2 de 3
POLITICA PARA EL USO DE EQUIPOS BIDIRECCIONALES
comportamientos y hábitos seguros que prevengan accidentes y atendiendo el Decreto 1079 del 26 de
mayo de 2015, asume la Política de Regulación sobre Equipos de Comunicación Bidireccionales así:
Contratistas están en la obligación de conocer y acatar la normatividad vigente sobre Seguridad
Vial.
2. La Alcaldía como Entidad reconoce que el uso de equipos como celulares, portátiles y tabletas
producen distracción visual, auditiva y cognitiva en el momento de conducir o de caminar.
3. Para los conductores de la Alcaldía y para los de terceros que prestan servicios a la misma en
calidad de contratistas, queda totalmente prohibido el uso de celular (voz y datos), portátiles,
tabletas y demás equipos de comunicación bidireccional mientras conducen.
4. Para hacer o recibir llamadas, los conductores deben estacionar y parquear el vehículo de manera
apropiada y segura, que no ponga en peligro su integridad física ni la de sus acompañantes ni la
de los demás usuarios de la vía, de modo que no obstaculice el tránsito en la vía.
5. Para el personal que se desplace caminando por las rutas internas de la Alcaldía se recomienda
hacer uso prudente y adecuado del celular (voz y datos) y equipos reproductores de música con
audífonos, de tal manera que evite accidentes por causa de la distracción producida por el uso de
estos equipos.
6. Inclúyase en las capacitaciones al personal la promoción del buen uso de los equipos de
comunicación bidireccionales y de reproducción de música para evitar distracciones que pongan
en peligro la propia integridad física y la de las demás personas.
7. La Política de Regulación del uso de equipos de comunicación bidireccionales de la Alcaldía debe

quedar explícitamente expuesta en la Cartelera de la Entidad.
A1.PO04 22/12/2016 146
VERSIÓN 06/12/2017
3 de 3
8. Las personas que laboran en la Alcaldía que infrinjan esta política por primera vez serán
sancionadas con llamado de atención por escrito con anotación en la hoja de vida. En caso de
reincidencia se les abrirá un proceso disciplinario.
9. Las personas que prestan servicio como Contratistas a la Alcaldía que infrinjan esta política serán
notificadas por escrito de su falta y en caso de reincidencia se debe colocar en las cláusulas del
respectivo contrato como causal para la cancelación del mismo.
10. Copia de esta Política deberá entregarse a todos los funcionarios de la Alcaldía y a los Contratistas
de la Entidad, registrando la respectiva notificación.

Alcalde Municipal


A1.PO05 22/12/2016 147
VERSIÓN 06/12/2017
POLITICA PARA LA PREVENCION Y
2.0 CONTROL DE ALCOHOL, DROGAS Y PÁGINA
TABAQUISMO 1 de 2
“A1.PO05 POLÍTICA PARA LA PREVENCIÓN Y CONTROL DE

ALCOHOL, DROGAS Y TABAQUISMO”

Decreto No. 0277 del 06/12/2017 en la Resolución No. 1231 de 2016
A1.PO05 22/12/2016 148
VERSIÓN 06/12/2017
POLITICA PARA LA PREVENCION Y
2.0 CONTROL DE ALCOHOL, DROGAS Y PÁGINA
TABAQUISMO 2 de 2
POLITICA PARA LA PREVENCION Y CONTROL DE ALCOHOL, DROGAS Y TABAQUISMO
La Administración Municipal, se compromete a promover ambientes de trabajo sanos y seguros, libres de

alcohol, drogas y tabaquismo, con el propósito de proteger la salud de sus trabajadores, contratistas y
partes interesadas; razón por la cual insta a la participación activa del personal en las actividades para la
promoción y prevención de estas sustancias que tanto daño hacen a la Sociedad.
Razón por la cual se advierte que el consumo, posesión, comercialización y/o distribución de sustancias
alucinógenas, psicoactivas y de alcohol no está permitido en ningún caso en las horas laborales, ya sea
dentro o fuera de las instalaciones de la Alcaldía de Florencia o en sus sedes.
El incumplimiento de esta política, podría acarrear acciones disciplinarias, conforme lo establece la

normatividad Colombiana.
2.9.1.1 ESTABLECIMIENTO DE PRUEBAS DE CONTROL DE USO DE ALCOHOL Y DROGAS
Establézcase la práctica de pruebas para el control de uso de alcohol y drogas a todos los empleados de la
Alcaldía de Florencia, de manera aleatoria y rutinaria, en caso de accidentes de trabajo y en caso de
accidentes de tránsito en vehículos propios de la Entidad o que trabajen para ella en la modalidad de
contratistas o de prestadores de servicio.
INSTRUMENTOS Y RECURSOS TÉCNICOS PARA LA TOMA DE MUESTRAS
Para la práctica de pruebas de alcohol se ha determinado utilizar un alcoholímetro que permita ser
calibrado conforme las recomendaciones del fabricante y de acuerdo lo establecido la normatividad legal
en Colombia.

Alcalde Municipal


A1.PO06 22/12/2016 149
VERSIÓN 06/12/2017
POLITICA DE SEGURIDAD Y SALUD EN
2.0 EL TRABAJO PÁGINA
1 de 2
“A1.PO06 POLÍTICA DE SEGURIDAD

Y SALUD EN EL TRABAJO”

2.0 06/12/2017 Actualización del documento. Decreto Adicionar cuadro de Registro de
No. 0277 del 06/12/2017 Ediciones
A1.PO06 22/12/2016 150
VERSIÓN 06/12/2017
POLITICA DE SEGURIDAD Y SALUD EN
2.0 EL TRABAJO PÁGINA
2 de 2
POLITICA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
La Administración Municipal de Florencia-Caquetá, se compromete a cumplir con los requisitos legales

aplicables y otros requisitos que se hayan suscrito, con la finalidad de salvaguardar la integridad de los
trabajadores y partes interesadas, por medio de gestión eficaz, aplicación de medidas de control para evitar
lesiones y enfermedades laborales, adoptando disposiciones efectivas para desarrollar medidas de
identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos, promoviendo la cultura del auto cuidado, con
el fin de garantizar ambientes de trabajo seguros, teniendo como referencia la participación activa de todo
el personal que trabaja bajo el control de la organización, con la intensión de que sean conscientes de sus
obligaciones relacionadas con el cumplimiento de normas, procedimientos, reglamentos e instrucciones
impartidas.
Por ello, se aseguraran los recursos adecuados para la implementación, revisión y mejora del sistema de
gestión de seguridad y salud en el trabajo. La presente política será divulgada a todas las partes
interesadas, para exigir su cumplimiento.

Alcalde Municipal

Cargo: Profesional Universitario Cargo: Secretario Administrativa Sistema Control Interno
Nombre: Sandra Liliana Ramos P Nombre: Julián Armando Gómez C Cargo:

A1.PO07 22/12/2016 151
VERSIÓN 06/12/2017
2.0 POLITICA PARA LA REGULACION DE
VELOCIDAD PÁGINA
1 de 3
“A1.PO07 POLÍTICA PARA LA REGULACIÓN DE VELOCIDAD”

Decreto No. 0277 del 06/12/2017 en la Resolución No. 1231 de 2016
A1.PO07 22/12/2016 152
VERSIÓN 06/12/2017
VELOCIDAD PÁGINA
2 de 3
POLITICA REGULACION DE LA VELOCIDAD
Entendiendo que es su deber velar por la seguridad del personal que labora para la Entidad y de asumir la
responsabilidad social empresarial en seguridad vial que le compromete como Entidad territorial y
atendiendo la Ley 769 del 6 de agosto del 2002, Decreto 1079 del 26 de mayo del 2015, y la Resolución
1384 de abril 20 del 2010, asume la Política de Regulación de límites de velocidad así:
Contratistas están en la obligación de conocer y acatar la normatividad vigente sobre Seguridad Vial.
2. Los artículos 1 y 2 de la Ley 1239 del 25 de julio del 2008 que modifican los artículos 106 y 107
respectivamente del Código Nacional de Tránsito sobre los límites de velocidad, facultan a las autoridades
locales de tránsito para fijar los límites siempre que no excedan el límite establecido como referencia a
nivel Nacional.
3. De acuerdo con lo anterior, los vehículos que transiten por las rutas internas de la Alcaldía no
podrán exceder el límite de velocidad de veinte kilómetros por hora (20 Km/h).
4. Teniendo en cuenta que la mayoría de las rutas rurales del Municipio son carreteables, los
conductores de la Alcaldía y de terceros que presten servicio como Contratistas de esta Entidad no podrán
exceder el límite de velocidad de treinta kilómetros por hora (30 Km/h) en dichas rutas.
5. Dadas las condiciones actuales de la infraestructura vial urbana, el flujo vehicular y el flujo
peatonal, los conductores de la Alcaldía y de terceros que presten servicio como Contratistas de esta
Entidad no podrán exceder el límite de velocidad de veinte kilómetros por hora (30 Km/h) en las rutas
urbanas.
6. En zonas escolares y residenciales, los conductores de la Alcaldía y los conductores contratistas

no podrán exceder el límite de velocidad de veinte kilómetros por hora (20 Km/h).
7. Los conductores de la Alcaldía y de terceros que presten servicio como Contratistas de esta
Entidad no podrán exceder el límite de velocidad de ochenta kilómetros por hora (80 Km/h) en las
carreteras departamentales y nacionales.
8. La Alcaldía adelantará una campaña de inclusión con la comunidad para que ejerza control
ciudadano informando la infracción de los conductores de la Alcaldía y/o de los Contratistas a los límites de
velocidad.
A1.PO07 22/12/2016 153
VERSIÓN 06/12/2017
VELOCIDAD PÁGINA
3 de 3
9. La Política de Regulación de los límites de velocidad debe quedar especificada en el Manual de

Funciones de los Conductores de la Alcaldía.
10. La Política de Regulación de los límites de velocidad debe quedar explícita en la celebración de
contratos para transporte celebrados entre la Alcaldía y particulares.
Alcaldía, la Entidad deberá llamar la atención correspondiente y según la reincidencia abrir el proceso
disciplinario a que dé lugar.
12. En casos reiterativos de incumplimiento de esta Política por parte de los conductores que prestan
el servicio en calidad de Contratistas de esta Entidad, se harán las anotaciones correspondientes en el
registro del contrato.
13. Copia de esta Política deberá entregarse a cada conductor del Municipio y a los Contratistas de la
Entidad, registrando la notificación de la misma.

Alcalde Municipal


A1.PO08 06/12/2017 154
VERSIÓN
POLITICA PARA LA REGULACION DE
1.0 HORAS DE CONDUCCION Y DESCANSO PÁGINA
1 de 3
“A1.PO08 POLÍTICA PARA LA REGULACIÓN DE HORAS DE

CONDUCCION Y DESCANSO”

A1.PO08 06/12/2017 155
VERSIÓN
2 de 3
POLITICA PARA LA REGULACION DE HORAS DE CONDUCCION Y DESCANSO
Entendiendo que es su deber velar por la seguridad del personal que labora para la Entidad, que estudios
actualizados revelan como factor importante en la causalidad de los accidentes de tránsito fenómenos
asociados con la fatiga, el exceso de trabajo, y atendiendo la Ley 769 del 6 de agosto del 2002 y el
Decreto 1079 del 26 de mayo del 2015, asume dentro del Plan Estratégico la Política de Regulación de
tiempos de conducción y descanso así:
Contratistas están en la obligación de conocer y acatar la normatividad vigente sobre Seguridad
Vial.
2. De acuerdo con el artículo 55 de la Ley 769 del 6 de agosto del 2002, todas las personas que
toman parte en el tránsito ya sea como conductores, pasajeros o peatones deben asumir
comportamientos seguros, que no pongan en riesgo o peligro su propia vida ni la de los demás
actores de la vía.
3. Los Conductores de la Alcaldía Municipal de Florencia, tanto de los vehículos propios como de los
vehículos que prestan servicios en calidad de Contratistas del Municipio, no podrán conducir de
manera ininterrumpida por más de cuatro horas y media (4.5 horas).
4. Cuando el recorrido de viaje exceda el tiempo ya señalado de cuatro horas y media, los
conductores que trabajan para la Alcaldía deben obligatoriamente tomar un descanso activo de
mínimo cuarenta y cinco minutos (45 minutos).
5. El tiempo de descanso de 45 minutos puede cambiarse por tres descansos cada uno de quince
minutos distribuidos en las cuatro horas y media de conducción.
6. En ningún caso los conductores que prestan servicio para la Alcaldía podrán exceder 8 horas de
conducción por jornada.
7. La Alcaldía desarrollará un cronograma de capacitaciones donde intervenga temas sobre hábitos

de sueño, descanso, nutrición y ejercicios para los conductores de la Entidad.
8. Es obligación para todos los conductores de la Alcaldía y para los conductores contratistas de la
Entidad asistir y participar en las capacitaciones programadas en el PESV.
9. En caso de accidente o incidente, la Alcaldía en la evaluación e investigación correspondiente

examinará la existencia probable de factores de riesgo relacionados con el estrés, fatiga, exceso
de trabajo o incumplimiento de la Política de regulación de tiempos de conducción y descanso.
A1.PO08 06/12/2017 156
VERSIÓN
3 de 3
10. En cada vehículo de la Alcaldía o que preste servicio para esta Entidad deberá portarse una
planilla donde se registre el tiempo de conducción y descanso por cada jornada. Esta planilla será
revisada semanalmente por la persona que designe el Comité de Seguridad Vial de la Alcaldía,
quien presentará los informes correspondientes.
11. La Política de Regulación de los tiempos de conducción y descanso debe quedar especificada en
el Manual de Funciones de los Conductores de la Alcaldía.
12. La Política de Regulación de los tiempos de conducción y descanso debe quedar explícita en la
celebración de contratos para transporte celebrados entre la Alcaldía y particulares.
Alcaldía, la Entidad deberá llamar la atención correspondiente y según la reincidencia abrir el
proceso disciplinario a que dé lugar.
14. En casos reiterativos de incumplimiento de esta Política por parte de los conductores que prestan
el servicio en calidad de Contratistas de esta Entidad, se harán las anotaciones correspondientes
en el registro del contrato.
15. Copia de esta Política deberá entregarse a cada conductor del Municipio y a los Contratistas de la
Entidad, registrando la notificación de la misma.

Alcalde Municipal


A1.PO09 06/12/2017 157
VERSIÓN
POLITICA DE PREVENCIÓN DE
1.0 RIESGOS PSICOSOCIALES Página:
1 de 2
“A1.PO09 POLÍTICA DE PREVENCIÓN DE RIESGOS

PSICOSOCIALES”

1.0 06/12/2017 Adopción del documento.
Decreto 0277 del
06/12/2017
A1.PO09 06/12/2017 158
VERSIÓN
POLITICA DE PREVENCIÓN DE
1.0 RIESGOS PSICOSOCIALES Página:
2 de 2
POLÍTICA DE PREVENCIÓN DE RIESGOS PSICOSOCIALES
La ALCALDÍA DE FLORENCIA se compromete a dar cumplimiento a las responsabilidades legales otorgadas para
evaluar, prevenir, intervenir y monitorear permanentemente la exposición a factores de riesgo psicosocial
intralaborales, extralaborales, individuales y los efectos en la salud de sus trabajadores, garantizando el seguimiento
y control de las condiciones de trabajo y del entorno donde se realiza el que hacer de cada uno de los trabajadores.
Todo lo anterior, buscando el equilibrio y el bienestar laboral, la mejora en la calidad de vida, la protección de la
salud física y mental de los mismos.
Así mismo, se compromete a orientar la ejecución de actividades relacionadas a la gestión de la prevención de los
factores de riesgo psicosocial, dentro de los programas de Bienestar Social y la implementación del Sistema de
Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Alcalde Municipal

Nombre: Paola Andrea Cortes Ossa Nombre: Luz Mery Rubio Varón Nombre: Comité de Coordinación del Sistema
Cargo: Profesional Universitario Cargo: Secretaria Administrativa de Control Interno
Nombre: María Margarita Borrero Vidal Nombre: Julián Armando Gómez C. Cargo:

159
ALCALDIA DE FLORENCIA, CAQUETÁ 23/12/2014
A1.F01
ALCALDÍA DE FLORENCIA VERSIÓN
NIT No. 800.095.728-2
FORMATO DE AVANCE
1.0 PÁGINA:
1 de 2
No. Fecha:
Beneficiario Identificacion De:
Cargo: Dependencia
Codigo Denominacion
Valor: Son:
Objeto:
REPRESENTANTE LEGAL
Cargo
Autorización
AUTORIZO PARA QUE DE LA ASIGNACIÓN MENSUAL SE DESCUENTE EL VALOR TOTAL DEL PRESENTE AVANCE, SI EN
CINCO (05) DÍAS HABILES NO HE LEGALIZADO O EFECTUADO EL REINTEGRO, CONTADOS A PARTIR DE LA FECHA DE LA
REALIZACION DE LA ULTIMA COMPRA O SERVICIO PRESTADO.
Recibi Conforme -
Funcionario
CC. No. De
Elaboro Reviso Reviso

160
FECHA DE EMISIÓN
CÓDIGO
ALCALDIA DE FLORENCIA, CAQUETÁ 23/12/2014
A1.F01
VERSIÓN
FORMATO DE AVANCE
NIT No. 800.095.728-2 PÁGINA:
2 de 2
Espacio diligenciado por la Secretaria de Hacienda y Comisionado

PARTE III. LEGALIZACION AVANCE
CONCEPTO VR. OTORGADO VR. LEGALIZADO DIFERENCIA
Subtotal
Retefuente
Reteica
Total a Legalizar
SON:
VR. A REINTEGRAR
DOCUMENTOS
SOPORTE
LEGALIZACION
FUNCIONARIO
C.C. No. de
Comprobante de legalización No. Del
COMPROBACIÓN
Nombre Cargo Firma
CÓDIGO FECHA DE EMISIÓN 161
ALCALDÍA DE FLORENCIA,
A1.F02 CAQUETÁ 23/12/2014
ORDEN DE VIÁTICOS, GASTOS DE
VERSIÓN VIAJE, MANUTENCIÓN Y
NIT No. 800.095.728-2
1.0 TRANSPORTE PÁGINA:
1 de 2
(Funcionarios y Contratistas)
Espacio diligenciado por la Secretaria Administrativa
PARTE I. SOLICITUD Y AUTORIZACIÓN ORDEN DE VIAJE
NOMBRE DEL COMISIONADO
CÉDULA DE CIUDADANÍA No. de
CARGO Y/O CONTRATO

ASIGNACIÓN MENSUAL,
HONORARIOS Y/O SERV.
TECNICOS
FECHA SOLICITUD
OBJETO DEL DESPLAZAMIENTO
CIUDAD DESTINO
Desde Hasta NUMERO DE
FECHA COMISIÓN DD MM AA DD MM AA DIAS
DIAS Pernoctado No. Sin pernoctar No. TOTAL

VR.DIARIO VIATICO Y/O
MANUTENCION
G. DE VIAJE Y/O TRANSPORTE
OTROS
TOTAL
SON:
DOCUMENTO SOPORTE
NOMBRE FUNCIONARIO
AUTORIZA
CARGO
FIRMA
ORDENADOR DEL GASTOS

CARGO
FIRMA
CÓDIGO FECHA DE EMISIÓN 162
ALCALDÍA DE FLORENCIA,
A1.F02 CAQUETÁ 23/12/2014
ORDEN DE VIÁTICOS, GASTOS DE
VERSIÓN
VIAJE, MANUTENCIÓN Y
NIT No. 800.095.728-2
1.0 TRANSPORTE PÁGINA:
2 de 2
Espacio diligenciado por la Secretaria de Hacienda

PARTE II. IMPORTE DE LA COMISIÓN
Resolución No. Del Comprobante No. del
REGISTRO PRESUPUESTAL No. de

CHEQUE No.
AUTORIZO PARA QUE DE LA ASIGNACIÓN MENSUAL Y/O CONTRATO DE SERVICIOS SE DESCUENTE EL VALOR TOTAL DE LOS
VIÁTICOS Y/O MANUTENCION Y GASTOS DE VIAJE Y/O TRANSPORTE, SI TRANSCURRIDOS EN CINCO (05) DÍAS, NO HE LEGALIZADO O
EFECTUADO EL REINTEGRO, CONTADOS A PARTIR DE LA FECHA DE LLEGADA DE LA COMISIÓN.
RECIBI CONFORME -
COMISIONADO
C.C. No. De
Espacio diligenciado por la Secretaria de Hacienda y Comisionado
PARTE III. LEGALIZACION COMISION DE SERVICIO
CONCEPTO VR. OTORGADO No. VR. LEGALIZADO No. DIFERENCIA
VIÁTICOS Y/O MANUTENCION
G. DE VIAJE Y/O TRANSPORTE
OTROS
TOTAL
VALOR A REINTEGRAR -
SON:
COMISIONADO
SALDO A FAVOR - COMISIONADO SON:
DOCUMENTOS SOPORTE
LEGALIZACION - COMISIONADO
C.C. No. De
REGISTRO PRESUPUESTAL No. Del Consignación No.
Se autoriza y ordena girar a favor del comisionado la suma de $
ORDENADOR DEL GASTOS

Nombre: Cargo:
Comprobante de legalización No. Del
COMPROBACIÓN
Nombre Cargo Firma
CÓDIGO
A1.F03 23/12/2014
FECHA DE ACTUALIZACION
VERSIÓN
ALCALDÍA DE FLORENCIA FORMATO ENTREGA DE CARGO
NIT No. 800.095.728-2
1.0 PÁGINA:
de
1. INFORMACIÓN DEL EMPLEADO

Nombre: Cédula:
Dependencia: Cargo:
Jefe Inmediato: Fecha de Inicio:
Condición de la
Retiro Traslado Licencia Sanción
Presentación:
2. ESTADO DE AVANCE DE LOS TRABAJOS A SU CARGO
Descripción Estado del Trabajo Resultados a la Fecha Otros Participantes
3. RELACIÓN DE LOS DOCUMENTOS QUE ENTREGA, CORRESPONDIENTE A LOS TRABAJOS QUE VIENE DESARROLLANDO ACTUALMENTE:
Nombre del Documento Descripción Medio (Papel/Magnético) Ubicación
4. SITUACIONES PRIORITARIAS Y/O A CONSIDERAR (Situaciones que de no manejarse a tiempo podrían ocasionar demandas o problemas
jurídicos al Municipio de Florencia)
Descripción Estado del Trabajo Resultados a la Fecha Otros Participantes

5. APLICATIVOS QUE UTILIZA. Información de la base de datos a su cargo (Esta información debe ser diligenciada únicamente por los funcionarios 164
con acceso a los aplicativos y los administradores de las bases de datos)
5.1 Diligencie este numeral si su perfil es de usuario:

Nombre Actividad que realiza Periocidad Producto A quién envia o entrega
5.2 Diligencie este numeral si su perfil es de Administrador:

Identificación del Servidor:
Medios de Respaldo de la Información:
Procesos de Mantenimiento
Actuales Requeridos Periocidad
6. RELACIÓN DE ARCHIVOS EN EL COMPUTADOR A SU CARGO

Nombre Carpeta Nombre de Archivo Tipo de Archivo Ubicación
7. Relación Equipo de Oficina a su cargo:

Descripción del Elemento No. De Placa de Inventario Estado
8. Comité, Equipo del cual es integrante:

NOMBRE DEL COMITÉ
ACTO ADMINISTRATIVO DONSE SE
CARGO DENTRO DEL COMITÈ 165
DESIGNA COMO INTEGRANTE
Anexo: Relación Entrega de Inventario Documental

(Formato A1.F04): SI NO Si responde "NO" diga porque: _________________________
_______________________________________________________________________________________________________________
Empleado en Retiro/Traslado/Sanción/Licencia/ Jefe Inmediato
Firma: Firma:
Nombre:
Fecha:
Cargo:
Copia: Secretaría Administrativa-Recursos Humanos

CÓDIGO
A1.F04
ALCALDÍA DE FLORENCIA, CAQUETÁ FECHA DE EMISIÓN
166
VERSIÓN
FORMATO INVENTARIO DOCUMENTAL
NIT No. 800.095.728-2
PÁGINA:
1 de 1
No. CAJA:
ENTIDAD REMITENTE ALCALDIA DEL MUNICIPIO DE FLORENCIA REGISTRO DE ENTRADA
UNIDAD ADMINISTRATIVA SECRETARIA AÑO MES DIA N.T
OFICINA PRODUCTORA
OBJETO INVENTARIO ARCHIVO GESTION N.T. = Número de Transferencia
NUMERO FRECUENCIA
NOMBRE DE LAS SERIES, NUMERO
DE CODIGO FECHAS EXTREMAS UNIDAD DE CONSERVACION SOPORTE DE NOTAS
SUBSERIES O ASUNTOS DE FOLIOS
ORDEN CONSULTA
INICIAL FINAL CAJA CARPETA TOMO OTRO
Entregado por_________________________________ Recibido por________________________

Cargo________________________________________ Cargo______________________________
Firma________________________________________ Firma______________________________
Lugar_________________ Fecha__________________ Lugar_____________ Fecha____________
A1.F05 22/12/2016 167
FECHA DE
VERSIÓN ACTA DE CONFORMACION DEL ACTUALIZACIÓN
COMITÉ DE SEGURIDAD VIAL
1.0
Página 1 de 1
ACTA DE CONFORMACION DEL COMITÉ DE SEGURIDAD VIAL
Yo, ____________________________; actuando como Alcalde Municipal de la ciudad de Florencia-Caquetá, reitero

mi compromiso de implementar, mantener y mejorar continuamente el plan estratégico de seguridad vial, en
cumplimiento a la Resolución 1565 de 2014 y demás disposiciones legales vigentes en Colombia.
Razón por la cual reitero mi compromiso y designo para conformar el Comité de Seguridad Vial a:
PRINCIPALES FIRMA SUPLENTES FIRMA
Quienes independientemente de otras responsabilidades, realizaran las siguientes funciones:
a. Analizar los resultados obtenidos en el diagnóstico inicial y se formulará la hoja de ruta a seguir, conducente
a reforzar los aspectos favorables encontrados, mitigar los riesgos y diseñar acciones para garantizar un
cambio de actitud en los diversos actores de la movilidad en la Alcaldía de Florencia.
b. Identificar los factores de riesgo y establecer un plan de acción personalizado para cada uno de ellos.
c. Presentar y determinar los programas de capacitación y formación a desarrollar con los distintos actores.
d. Adoptar un estándar de seguridad, que garantice la integridad y bienestar y minimice los riesgos de un
accidente de tránsito.
e. Evaluar los requerimientos y la oferta disponible, frente a proveedores y talleres para los procesos de
diagnóstico, mantenimiento preventivo y mantenimiento correctivo de los vehículos.
f. Formular las acciones de control o auditorías viales que se consideren pertinentes.
g. Liderar campañas relacionados con la seguridad vial y acciones de acompañamiento a desarrollar durante
todo el año.
h. Establecer el plan de trabajo anual de las diversas actividades a ejecutar, haciendo seguimiento de las
mismas.
i. Elaborar informes de gestión periódicos para la Alta Dirección de la Alcaldía de Florencia, que den cuenta
de las acciones y programas, adelantadas y por ejecutar, analizando el impacto, costo-beneficio y aporte en
la generación de hábitos, comportamientos y conductas favorables a la seguridad vial del municipio de
Florencia.
En constancia de lo anterior, se firma en la ciudad de Florencia-Caquetá, a los ________________ (___) días del
mes de _____ de dos mil _______ (_____).
________________________________
Alcalde Municipal
168

A1.F06 22/12/2016
VERSIÓN 06/12/2017
ALCALDÍA DE FLORENCIA CONTROL DE DOCUMENTACION DE CONDUCTORES
NIT No. 800.095.728-2
2.0 PÁGINA:
1 de 1
Reporte de
Años de Reporte de incidentes -
No de Tipo de vehículo comparendos e Deudas de Reporte de accidentes- fecha, lugar, área
Nombres y Apellidos Edad Tipo de vinculación experiencia en la fecha, lugar, área
identificación que conduce histórico de los comparendos rural/urbana
conducción rural/urbana
mismos
ACTUALIZADO POR: FECHA DE ACTUALIZACION

169

ALCALDIA DE FLORENCIA,CAQUETA
A1.F07 22/12/2016
VERSIÓN
ALCALDÍA DE FLORENCIA CONTROL DE DOCUMENTACION DE VEHICULOS
NIT No. 800.095.728-2
1.0 PÁGINA:
1 de 1
TIENE
NUMERO ESPECIFICACIONES
DATOS DEL FECHA DE REVISION FECHA DE OTROS FECHA DE FECHA PROGRAMADA PARA
DEL KILOMETRAJE FECHA TECNICAS DEL No SOAT
PROPIERARIO VIGENCIA TECNICO- VIGENCIA SEGUROS VIGENCIA MANTENIMIENTO PREVENTIVO
MOTOR VEHICULO
MECANICA
ACTUALIZADO POR:
FECHA DE ACTUALIZACION:
A1.F08 22/12/2016
VERSIÓN
DIAGNOSTICO PARA LA SEGURIDAD
1.0 VIAL PÁGINA
1 de 2
Fecha: Cargo del Encuestado: Dependencia del Encuestado:
Nombres y Apellidos: Edad: Género:

M______ F_____
VINCULACIÓN LABORAL
GRUPO DE TRABAJO TIPO DE CONTRATO
ADMINISTRATIVO. _____ CARRERA ADMTIVA. _______
COMERCIAL _____ PROVISIONALIDAD _______
TÉCNICO _____ LIBRE NOMBRAMIENTO Y REMOCIÓN _______
OPERATIVO _____ CONTRATISTA _______
OTRO: ______ TÉRMINO INDEFINIDO _______
TÉRMINO FIJO _______
_____________________________________ NS/NR _______
LICENCIA DE CONDUCCIÓN
SI_______ NO______ CATEGORÍA:________ VIGENCIA:______________
EXPERIENCIA EN CONDUCCIÓN SABE TIPO DE VEHÍCULO QUE CONDUCE
CONDUCIR HABITUALMENTE
MENOS DE 1 AÑO _____ MOTOCICLETA ______
1 -5 AÑOS _____ SI _____ AUTOMÓVIL ______
5-10 AÑOS _____ NO _____ CAMPERO/CAMIONETA ______
MÁS DE 10 AÑOS _____ VOLQUETA _____
BUS _____
OTRO: ______
INFORMACIÓN SOBRE ACCIDENTALIDAD

CUÁNTOS ACCIDENTES EN CUÁNTOS INCIDENTES EN CIRCUNSTANCIAS/CAUSAS POSIBLES
LOS ÚLTIMOS 5 AÑOS LOS ÚLTIMOS 5 AÑOS
Nunca ____ Nunca ____ Exceso de Velocidad _____
1 Accidente ____ 1 Incidente ____ Consumo de Alcohol _____
2-3 Accidentes ____ 2-3 Incidente ____ Fallas Mecánicas _____
Más de 3 Accidentes ____ Más de 3 Incidentes ____ Fatiga o Microsueño _____
Distancia de Frenado _____
Exceso de Confianza _____
Imprudencia de Otro _____
Obstáculo o Falla en la vía _____
DESPLAZAMIENTOS EN MISIÓN
FRECUENCIA PLANEADOS POR ANTELACIÓN DE VEHICULO USADO
PLANEACIÓN
DIARIO ____ MENOS DE 1 DIA ____ PROPIO PERSONAL ___
UNA VEZ SEMANAL ____ UD MISMO ___ 1 DIA ____ PROPIO ALCALDIA ___
UNA O DOS VECES AL MES ____ ALCALDÍA ___ 1 SEMANA ____ CONTRATISTA ___
1 MES ____
FACTORES DE RIESGO EN LOS DESPLAZAMIENTOS EN MISIÓN
Estado de la infraestructura: ____La organización del trabajo: ____
Mi propia conducción:____ Estado del vehículo: ____
Otros: ___
A1.F08 22/12/2016
VERSIÓN
DIAGNOSTICO PARA LA SEGURIDAD
1.0 VIAL PÁGINA
2 de 2
DESPLAZAMIENTO COTIDIANO DOMICILIO-LUGAR DE TRABAJO-DOMICILIO

DISTANCIA MEDIO UTILIZADO TIEMPO EMPLEADO MOTIVOS DE RIESGO
Estado Vehículo ____
Menos de 1 Km ____ A pie ___ Menos de 1 Hora ___ Estado de la Vía ____
1-2 Kilómetros ____ Motocicleta ___ Más de 1 Hora ___ Intensidad Tráfico ____
3-4 Kilómetros ____ Automóvil ___ Más de 2 Horas ___ Condic. Climáticas ____
5-6 Kilómetros ____ Taxi ___ Falta Señalización ____
7-8 Kilómetros ____ Bus ___ Falta Capacitación ___
9-10 Kilómetros ___ Transporte Oficial ___ Estado psicofísico ___
Más de 10 Km ____ Propia Conducción ___
Conducción Otros ___
Organización Trabajo___
Otros ___
OBSERVACIONES
ENCUESTA REALIZADA POR

Nombres y Apellidos: Firma:
172
A1.F09 22/12/2016
VERSIÓN
ALCALDÍA DE FLORENCIA CHEQUEO PERIODICO DE VEHICULOS
NIT No. 800.095.728-2 1.0 PÁGINA:
1 de 1
PLACA DEL VEHICULO NOMBRE DEL CONDUCTOR
RESPONSABLE DE LA
FECHA
INSPECCION
CRITERIO
ELEMENTOS QUE SE INSPECCIONAN OBSERVACIONES
CUMPLE NO CUMPLE
Licencia de conduccion
SOAT
DOCUMENTOS
RTM
Seguros de daños y RC
Delanteras
DIRECCIONALES
Traseras
Altas
Bajas
LUCES Stops
Reversa
Parqueo
Derecho
LIMPIABRISAS Izquierdo
Atrás
Principal
FRENOS
Emergencia
Delanteras
LLANTAS Traseras
Repuesto
Laterales
ESPEJOS
Retrovisor
Frenos
NIVELES DE
Aceite
FLUIDOS
Refrigerante
APOYA CABEZAS
CINTURON DE
SEGURIDAD
PITO
EXTINTOR
EQUIPOS DE
CARRETERA
BOTIQUIN
Firma del Conductor Firma de quien realiza la inspección

173

A1.F10 22/12/2016
VERSIÓN FECHA DE ACTUALIZACION

ALCALDÍA DE FLORENCIA CHEQUEO DIARIO DEL VEHICULO PÁGINA:
1.0
NIT No. 800.095.728-2
1 de 1
PLACA DEL VEHICULO NOMBRE DEL CONDUCTOR
FECHA
KILOMETRAJE
CRITERIO CRITERIO CRITERIO CRITERIO CRITERIO CRITERIO CRITERIO
ELEMENTOS QUE SE INSPECCIONAN
C NC OBSERVACIONES C NC OBSERVACIONES C NC OBSERVACIONES C NC OBSERVACIONES C NC OBSERVACIONES C NC OBSERVACIONES C NC OBSERVACIONES
Licencia de conduccion
SOAT
DOCUMENTOS
RTM
Seguros de daños y RC
Delanteras
DIRECCIONALES
Traseras
Altas
Bajas
LUCES Stops
Reversa
Parqueo
Derecho
LIMPIABRISAS Izquierdo
Atrás
Principal
FRENOS
Emergencia
Delanteras
LLANTAS Traseras
Repuesto
Laterales
ESPEJOS
Retrovisor
Frenos
NIVELES DE
Aceite
FLUIDOS
Refrigerante
APOYA CABEZAS
CINTURON DE
SEGURIDAD
PITO
EXTINTOR
EQUIPOS DE
CARRETERA
BOTIQUIN
Firma del Conductor

174
A1.F11 22-12-2016
VERSIÓN
PLAN DE TRABAJO ANUAL EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
NIT No. 800.095.728-2 1 de 1
NOMBRE DEL RESPONSABLE CARGO
RECURSOS REQUERIDOS CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

OBJETIVOS DEL SG SST ACTIVIDADES METAS PROPUESTAS RESPONSABLE(S) FRECUENCIA EJECUCION RESULTADO OBSERVACIONES
FINANCIEROS TECNOLOGICOS PERSONAL
ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC TOTAL EJECUCION
Prog. 0
#¡DIV/0!
Ejec
0
Prog. 0
#¡DIV/0!
Ejec
0
Prog. 0
#¡DIV/0!
Ejec
0
Prog. 0
#¡DIV/0!
Ejec
0
Prog. 0
#¡DIV/0!
Ejec
0
Prog. 0
#¡DIV/0!
Ejec
0
Prog. 0
#¡DIV/0!
Ejec
0
Prog. 0
#¡DIV/0!
Ejec
0
Prog. 0
#¡DIV/0!
Ejec
0
A1.F12 22/12/2016
VERSIÓN ACTA DE APERTURA DE ELECCIONES
DE LOS CANDIDATOS
1.0 PÁGINA:
1 de 1
COMITÉ ______________________
PERIODO: _____________________
Siendo las _______ del día ______ de ______, se dio apertura al proceso de votación para la elección de
los candidatos al COMITÉ __________________________________________ para el período que va de
_________ de _______ a _______ de _________.
En calidad de jurados de votación se encargó a los señores:

________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
__________________________________
______________________________________________
Nombre y Firma del Coordinador de la mesa de votación
_______________________________________________
Nombre y Firma del Colaborador de la mesa de votación
A1.F13 22/12/2016
VERSIÓN ACTA DE CONFORMACION DEL
COMITÉ
1.0 PÁGINA:
1 de 1
PERIODO ________________________________________________________
El día _______ se eligió el Comité __________________________________ dando así cumplimiento a las

exigencias del Gobierno Nacional, cando cumplimiento a
________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
La modalidad utilizada para su elección fue ______________________________
El número de votos obtenidos fue ______________________________________
Los trabajadores en mutuo acuerdo y por votación deciden nombrar como sus representantes principales y
suplentes al COPASST a los siguientes:
Principal: __________ con cédula número _______________
Suplente: __________ con cédula número _______________
El Alcalde de Florencia designa a :
Principal: __________ con cédula número _______________
Suplente: __________ con cédula número _______________
Como presidente del comité y por votación del comité se nombra a __________________________________
Como secretario (a) se nombra a ____________________________________________________________
Asimismo, se establece que el período de los miembros del ________ será de dos años y el empleador se
compromete a proporcionar _______________________________________________________.
_________________________________
FIRMA DEL ALCALDE
A1.F14 22/12/2016
VERSIÓN ACTA DE RESULTADOS Y CIERRE DE
VOTACION
1.0 PÁGINA:
1 de 2
COMITÉ_______________________
PERIODO _____________________
Siendo las _______ del día ______________ de _______, se dio por finalizado el proceso de votación
para elección de los candidatos al COMITÉ _______________________________ para el período que va de
_________ de _________ a ________ de ___________.
Como jurados de mesa estuvieron los señores (as):

________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
___________________________________________
RESULTADOS OBTENIDOS DEL CONTEO DE VOTOS:
PERSONA NUMERO DE VOTOS

PERSONA 1
PERSONA 2
PERSONA 3
PERSONA 4
PERSONA 5
PERSONA 6
VOTOS EN BLANCO:
VOTOS ANULADOS:
TOTAL VOTOS:
A1.F14 22/12/2016
VERSIÓN ACTA DE RESULTADOS Y CIERRE DE
VOTACION
1.0 PÁGINA:
2 de 2
Resultaron elegidos en ésta votación las siguientes personas:
CATEGORÍA
NOMBRE
CARGO SECRETARIA PRINCIPAL SUPLENTE
Nombre y Firma del Coordinador de la mesa de Nombre y Firma del Colaborador de la mesa de
votación votación
A1.F15 22/12/2016
VERSIÓN FORMATO PARA VOTOS
PÁGINA:
1.0 1 de 1
COMITÉ: ____________________________________________
Candidato 1 Candidato 2
Nombre ____________________ CC Nombre ____________________ CC
Fotografía Fotografía
A1.F16 22/12/2016
VERSIÓN HOJA DE INSCRIPCION DE CANDIDATOS
1.0 PÁGINA:
1 de 1
Comité: ___________________________________________
Período: ____________________________________________
NOMBRES Y APELLIDOS CARGO SECRETARIA FECHA FIRMA
Responsable: ______________________
Fecha de cierre: ______________________

A1.F17 22/12/2016
VERSIÓN REGISTRO DE VOTANTES
1.0 PÁGINA:
1 de 1
FECHA _________________________________________________________
COMITÉ _________________________________________________________
No. NOMBRES Y APELLIDOS No. CÉDULA CARGO SECRETARIA FIRMA DEL TRABAJADOR
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
FIRMA DE RESPONSABLE: ________________________

182

A1.F18 ALCALDÍA DE FLORENCIA, CAQUETÁ 22/12/2016
VERSION FECHA DE ACTUALIZACION

PROGRAMA DE CAPACITACION EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
1.0
PAGINA
RESPONSABLE FECHA DE ACTUALIZACION
No DE PERSONAL No DE PERSONAL ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE
CAPACITACION A REALIZAR RESPONSABLE OBJETIVO DE LA CAPACITACION SEGUIMIENTO
CONVOCADO ASISTENTE 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
PROGRAMADO
EJECUTADO
PROGRAMADO
EJECUTADO
PROGRAMADO
EJECUTADO
PROGRAMADO
EJECUTADO
PROGRAMADO
EJECUTADO
PROGRAMADO
EJECUTADO
PROGRAMADO
EJECUTADO
PROGRAMADO
EJECUTADO
PROGRAMADO
EJECUTADO
PROGRAMADO
EJECUTADO
PROGRAMADO
EJECUTADO
PROGRAMADO
EJECUTADO
PROGRAMADO
EJECUTADO
PROGRAMADO
EJECUTADO
PROGRAMADO
EJECUTADO
PROGRAMADO
EJECUTADO
PROGRAMADO
EJECUTADO
PROGRAMADO
EJECUTADO
PROGRAMADO
EJECUTADO
PROGRAMADO
EJECUTADO
PROGRAMADO
EJECUTADO
PROGRAMADO
EJECUTADO
PROGRAMADO
EJECUTADO
PROGRAMADO
EJECUTADO
PROGRAMADO
EJECUTADO
PROGRAMADO
EJECUTADO
PROGRAMADO
EJECUTADO
PROGRAMADO
EJECUTADO
PROGRAMADO
EJECUTADO
PROGRAMADO
EJECUTADO
PROGRAMADO
EJECUTADO
PROGRAMADO
EJECUTADO
PROGRAMADO
EJECUTADO
PROGRAMADO
EJECUTADO
PROGRAMADO
EJECUTADO
PROGRAMADO
EJECUTADO
PROGRAMADO
EJECUTADO
PROGRAMADO
EJECUTADO
PROGRAMADO
183
CÓDIGO FECHA DE EMISION
A1.F19 22/12/2016
VERSION FECHA DE ACTUALIZACION

SOLICITUD PRESUPUESTO SST
1.0
NIT No. 800.095.728-2 PAGINA 1 DE 1
Solicitud realizada por

Solicitud presentada a
Fecha de presentación
Planta Global
SGP Educación
Personal Administrativo Educación
TOTAL
Contratistas
GRAN TOTAL
REQUERIMIENTO DEL SG SST PRODUCTO Y/O SERVICIO CANTIDAD VALOR UNITARIO VALOR PERIODO ANALISIS EJECUCION
GRAN TOTAL 0 0 0
A1.F20 22/12/2016 184
VERSIÓN CONTROL DE COMPARENDOS POR
CONDUCTOR
1.0 PÁGINA
1 de 1
Nombres y Apellidos Documento de Identidad No. Licencia de Conducción No.
FECHA No. SECRETARÍA CÓDIGO LUGAR

INFRACCIÓN COMPARENDO DE TRÁNSITO INFRACCIÓN INFRACCIÓN
NOTAS Y OBSERVACIONES
_________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
A1.F21 22/12/2016 185
VERSIÓN CONTROL DE TIEMPO DE CONDUCCION Y
DESCANSO
1.0 PÁGINA
1 de 1
VEHÍCULO PLACAS: TIPO DE VEHÍCULO:
NOMBRES Y APELLIDOS DEL CONDUCTOR FECHA:
ORIGEN DESTINO HORA HORA TIEMPOS DESCANSO

RUTA RUTA INICIO LLEGADA
OBSERVACIONES:
FIRMA DEL CONDUCTOR FIRMA CONTROL

A1.F22 22/12/2016 186
VERSIÓN CONTROL MENSUAL DE INFRACCIONES DE
TRANSITO
1.0 Página 1 de 1
REGISTRO DE INFRACCIONES DE TRÁNSITO MES_______________ AÑO ________

FECHA INFRACCIÓN SECRETARÍA DE CONDUCTOR CONDUCTOR CANCELACIÓN
TRÁNSITO PROPIO CONTRATISTA MULTA
A1.F23 22/12/2016 187
VERSIÓN HOJA DE VIDA DE VEHICULOS
1.0 PÁGINA
1 de 2
PLACA DEPENDENCIA ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

Automóvil ___ Maquinaria Pesada ____
Camioneta ___ Motocicleta ____
Campero ___ Volqueta ____
Camión ____
FECHA ADQUISICIÓN MODELO MARCA LINEA
FECHA INICIAL KILOMETRAJE KILOMETRAJE No. VIN No. MOTOR
DATOS PROVEEDOR
RAZÓN SOCIAL DIRECCIÓN TELÉFONO WEB/EMAIL
DOCUMENTACIÓN
DOCUMENTO NÚMERO FECHA EXPEDICIÓN VIGENCIA
LICENCIA DE TRÁNSITO
SOAT
REVISIÓN TÉCNICO-MECÁNICA
PÓLIZAS DE SEGURO
OBJETO POLIZA ASEGURADORA N. PÓLIZA FECHA EXPEDICIÓN VIGENCIA
RESPONSABILIDAD CIVIL
CONTRACTUAL Y
EXTRACONTRACTUAL
CUMPLIMIENTO
CONTRATO
ROBO, PÉRDIDA PARCIAL O TOTAL Y

DAÑOS A TERCEROS
INFORMACIÓN ADICIONAL DE VEHICULOS POR CONTRATO

No. CONTRATO OBJETO DEL CONTRATO FECHA INICIO FECHA FINAL
A1.F23 22/12/2016 188
VERSIÓN HOJA DE VIDA DE VEHICULOS
1.0 PÁGINA
2 de 2
TITULAR DEL CONTRATO RUT O NIT. DIRECCIÓN Y TELÉFONO
EMPRESA A LA QUE ESTÁ AFILIADO RUT O NIT DIRECCIÓN Y TELÉFONO

A1.F24 22/12/2016 189
VERSIÓN PLANILLA ANALISIS DE ACCIDENTES
DE TRANSITO
1.0 PÁGINA
1 de 1
PLANILLA DE ANÁLISIS DE ACCIDENTES DE TRÁNSITO MES: ___________ AÑO_______
ANÁLISIS DE CAUSAS
PILAR VEHICULOS VEHÍCULOS TOTAL
PROPIOS CONTRATISTAS MES
COMPORTAMIENTO HUMANO
FALLA VEHÍCULO
INFRAESTRUCTURA
TOTAL
VÍCTIMAS
TIPO DE VÍCTIMA VEHÍCULOS VEHÍCULOS TOTAL VÍCTIMAS
PROPIOS CONTRATISTAS EN EL MES
LESIONADOS (Contusiones)
HERIDOS
VÍCTIMAS FATALES
TOTALES
LUGARES Y TIEMPO DE OCURRENCIA

VEHÍCULOS PROPIOS VEHÍCULOS CONTRATISTAS
LUGAR DIA NOCHE TOTAL LUGAR DIA NOCHE TOTAL
RUTA URBANA RUTA URBANA
RUTA RURAL RUTA RURAL
RUTA RUTA
NACIONAL/DPTAL. NACIONAL/DPTAL.
TOTALES TOTALES
ACCIDENTES SEGÚN EL TIPO DE VEHÍCULO

PROPIEDAD VEHÍCULO VEHÍCULO
VEHICULO PROPIO CONTRATISTA
TIPO DE VEHÍCULO
AUTOMÓVIL
CAMIONETA/CAMPERO
BUS
VOLQUETA
CAMIÓN
MOTOCICLETA
MAQUINARIA
A1.F25 22/12/2016 190
VERSIÓN PLANILLA DE MANTENIMIENTO PREVENTIVOS
1.0 PÁGINA
1 de 2
FECHA_________________ KILOMETRAJE______________________ REALIZADO POR_________________________________

INTERVENCIÓN ACCIONES CAMBIOS OBSERVACIONES
LUBRICACIÓN
MOTOR
Y NIVELES DE REFRIGERANTE E
HIDRÁULICOS
ENGRASE
RODAMIENTOS
ALINEACIÓN
SUSPENSIÓN
REVISIÓN RUEDAS
CALIBRACIÓN Y BALANCEO
SISTEMA FRENOS
FILTROS
A1.F25 22/12/2016 191
VERSIÓN PLANILLA DE MANTENIMIENTO PREVENTIVOS
1.0 PÁGINA
2 de 2
DIRECCIÓN HIDRÁULICA
SISTEMA
DE ESCAPE
SISTEMA ELÉCTRICO
A1.F26 22/12/2016 192
VERSIÓN PLANILLA MANTENIMIENTOS CORRECTIVOS
1.0 PÁGINA
1 de 1
MANTENIMIENTOS CORRECTIVOS VEHÍCULO PLACA_________________ DEPENDENCIA: _______________________________

DESCRIPCIÓN DE LA AVERÍA COSTO
FECHA TALLER Y TOTAL
ACCIONES DE CORRECCIÓN Y REPARACIÓN REPARACIÓN
Ocurrencia:
Día Mes Año
Salida de Taller:
Día Mes Año
Ocurrencia:
Día Mes Año
Salida de Taller:
Día Mes Año
Ocurrencia:
Día Mes Año
Salida de Taller:
Día Mes Año
A1.F27 22/12/2016 193
VERSIÓN REPORTES DE ACCIDENTES E INCIDENTES DE
TRANSITO
1.0 PÁGINA
1 de 1
FECHA No. LEVE MODERADO GRAVE FALLA OTRAS COMPARENDO

REPORTE MECÁNICA CAUSAS
A1.F28 ALCALDÍA DE FLORENCIA,CAQUETÁ 06/02/2017
194
FECHA DE
VERSIÓN SOLICITUD DE PERMISO ACTUALIZACIÓN
1.0 ADMNISTRATIVO
PÁGINA:
1 de 1
FECHA:
NOMBRE Y APELLIDOS:
CARGO:
DEPENDENCIA:
Está autorizado (a) para retirarse de su lugar de trabajo para atender:
OBJETO DEL PERMISO TIEMPO DE PERMISO
HORAS DÍAS
Diligencias Personales
Hora de Salida: ________ 1 día
Diligencias Oficiales
2 días
Recibir Atención Médica Hora de Entrada: _______
3 días
Otro: _______________
Desde el día: DD/MM/AA Hasta el día: DD/MM/AA
OBSERVACIONES:
Firma Funcionario Vo.Bo. Jefe Inmediato Asesor Sec. Administrativa

__ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
FECHA DE EMISIÓN
CÓDIGO ALCALDÍA DE FLORENCIA,CAQUETÁ 06/02/2017
A1.F28
FECHA DE
VERSIÓN SOLICITUD DE PERMISO ACTUALIZACIÓN
1.0 ADMNISTRATIVO
PÁGINA:
1 de 1
FECHA:
NOMBRE Y APELLIDOS:
CARGO:
DEPENDENCIA:
Está autorizado (a) para retirarse de su lugar de trabajo para atender:
OBJETO DEL PERMISO TIEMPO DE PERMISO
HORAS DÍAS
Diligencias Personales
Hora de Salida: ________ 1 día
Diligencias Oficiales
Recibir Atención Médica Hora de Entrada: _______ 2 días
Otro: _______________ 3 días
Desde el día: DD/MM/AA Hasta el día: DD/MM/AA
OBSERVACIONES:
Firma Funcionario Vo.Bo. Jefe Inmediato Asesor Sec. Administrativa

A1.F29 06/12/2017
VERSIÓN CONTROL DE DOCUMENTACIÓN DE
CONDUCTORES -CONTRATISTAS
1.0 Página
1 de 2
CONTRATO No. Fecha Inicio Fecha Contratista

Término
Nombre _____________________
Nit. _____________________
Teléfono ____________________
Nombre Conductor Documento de Identidad Teléfono
DOCUMENTOS GENERALES Pend.
Fotocopia Documento de Identidad.

Certificado Antecedentes Disciplinarios
Licencia de Conducción Clase o Tipo Vigente Hasta
No. Día/Mes/Año
Licencia de Conducción
No.
PRUEBA DOCUMENTO SOPORTES Pend OK

Examen Médico Certificado CRC
Médico
Pruebas Certificado CRC
A1.F29 06/12/2017
VERSIÓN CONTROL DE DOCUMENTACIÓN DE
CONDUCTORES -CONTRATISTAS
1.0 Página
2 de 2
Psicosensométricas
Pruebas Psicotécnicas Certificado CRC
Prueba Teórica Certificado Copia Evaluación
Escuela
Prueba Práctica Certificado Copia Informe Instructor
Escuela
DOCUMENTOS DE PRUEBAS DE CONTROL PREVENTIVO
PRUEBA DOCUMENTO SOPORTE AÑO AÑO AÑO AÑO
Examen Médico Certificado CRC
P. Psicotécnica Certificado CRC
Prueba Teórica Certificado Copia
Escuela Evaluación
Prueba Práctica Certificado Informe
Escuela Instructor
A2 ALCALDÍA DE FLORENCIA, CAQUETÁ 31/12/2013
197
NIT No. 800.095.728-2 VERSIÓN
GESTIÓN JURÍDICA Y CONTRACTUAL
1.0 PÁGINA:
de
NOMBRE DEL PROCESO: GESTIÓN JURÍDICA Y CONTRACTUAL

TIPO DE PROCESO: De Apoyo
Asesorar, atender y apoyar los procesos judiciales y adelantar la gestión contractual del Municipio de Florencia
Abarca la supervisión de las actividades desempeñadas por los responsables de los procesos judiciales y sus equipos de trabajo,
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO: así como lo relativo a la gestión contractual en respuesta a los requerimientos de los diferentes procesos y normatividad aplicable
en la materia
LÍDER/RESPONSABLE DEL PROCESO: Jefe Oficina Asesora Jurídica
ENTRADAS QUE REGULAN EL

PROCESO (REQUERIMIENTOS Y SALIDAS (RAZÓN DE SER DEL PROCESO)
ACTIVIDADES P,H,V,A
NECESIDADES)
PROVEEDOR INSUMO PRODUCTO USUARIO/ CIUDADANO
Normas Establecer cronograma de trabajo Plan de Acción todos los Proceso
Proceso constitucionales,
Planeación legales vigentes
Estratégica Plan de Adquisiciones P
Procesos Procesos de Defensa
Procesos Judiciales Representación Jurídica en interes de todos Designación de apoderado

Acciones los procesos de la Alcaldia Municipal. Asistencia a las Audiencias
Constitucionales Judiciales y PreJudiciales
Sentencias Respuesta Acciones
Ejecutoriadas H Constitucionales
Normatividad Vigente Cumplimiento de la sentencia -
Procesos Oficios a los competentes y
Comunidad en respuesta al despacho judicial todos los Procesos
general Comunidad en general
Despachos Despachos Judiciales -
Judiciales - Juzgados
Juzgados
198
Procesos 1.0 PÁGINA:
Comunidad en de todos los Procesos
general Comunidad en general
Despachos Actos Administrativos Revisión de Actos Administrativos, respuesta a Acto Revisado Despachos Judiciales -
Judiciales - para la firma del derechos de petición y emisión de conceptos Documento o concepto Juzgados
Juzgados Representante Legal Respuesta y Resolución al
de la entidad Derecho de Petición
Derechos de Petición H
Solicitud de Conceptos
y Consultas
Normatividad Vigente
Convocatoria- Adjudicación
Contrato, Aprobación de Polizas
Designación de Supervisión y/o
Interventoría
Plan de Adquisiciones Procesos los procesos
Plan de Desarrollo Actas e Informes de Supervisión
Supervisores - Interventores
todos los Adelantar el proceso de contratación en cada y/o
Municipal H Contratistas
Procesos. una de sus etapas y modalidades Cuenta viabilizada para pago
Normatividad aplicable Comunidad en General
estudios previos. Interventoría
Entes de Control
Liquidación de
contratos/convenios
Plan de Acción Realizar seguimiento al proceso Informes de Gestión y Todos los procesos
Proceso juridico V seguimiento Entes de Control
Informe de Auditoria Establecimiento de Acciones de mejora Planes de Mejoramiento Procesos de Control Interno y
Proceso de
Interna y externa Entes de Control
Control Interno y A
entes de Control
199
1.0 PÁGINA:
de
El reparto de los procesos judiciales se realizará de acuerdo a la experiencia y carga laboral de los abogados adscritos a la Oficina Asesora Jurídica.
Toda solicitud de concepto jurídico y revisión de Actos Administrativos, deben ser conocidos y visados en primera instancia por el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica.
Presentar informes de cada actuación dentro de los procesos judiciales (audiencias, presentación de recursos, fallos, etc) mensualmente.
Se adelantará proceso contractual para la adquisición de bienes y servicios aprobados en el Plan de Compras
Se dará estricto cumplimiento a los requisitos establecidos para adelantar los trámites contractuales conforme a la normatividad vigente, y se dejará registro de las
actuaciones sobre cada proceso contractual.
Publicar la contratacion en la página de la entidad y el Secop según la ley
RECURSOS BÁSICOS

Profesionales universitarios Abogado, Administrador de Empresas, Equipos tecnologicos Equipos de computo, impresoras, scanner, telefonos, internet
Administración Pública con conocimientos
en contratación, prodesos judiciales y
administrativos
Auxiliares Administrativos Manejo de herramientos de ofimática y Software Aplicativo para el manejo de la contración
archivo de gestión
Muebles, enseres y elementos Escritorios, sillas, elementos de oficina y papeleria
de oficina
Instalaciones Adecuadas, con ventilación, iluminación, y disposición para el
archivo de expedientes contractuales
RIESGOS CONTROLES
Ver Mapa de Riesgos
200
1.0 PÁGINA:
de
INDICADORES

Nombre: Margaret Murcia Nombre: Carlos Andres Valencia Rubio Nombre: Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno
Cargo: Profesional Universitario Cargo: Representante Alta Dirección Cargo:

CÒDIGO
A2.F01 23/12/2014
VERSIÓN
FORMATO APROBACIÓN DE PÓLIZAS
1.0 PÁGINA:
1 de 1
ACTA DE APROBACION DE POLIZA
La Jefe de la Oficina Asesora Juridica del Municipio de Florencia, en cumplimiento a lo dispuesto en el Articulo 41 de la Ley 80 de 1993
modificado por el Articulo 23 de la Ley 1150 de 2007, y debidamente autorizada mediante Decreto No 0463 del 22 de agosto de 2013 expedido
por la Alcaldesa Municipal, procede a impartir la aprobación correspondiente a:
INFORMACION GENERAL DE LA POLIZA

Póliza No. Inicio Prórroga Otros
Cia Aseguradora: Fecha Expedicion
Tomador C.C. o NIT. No.
Recibo pago prima garantia No Fecha Expedición
Vigencias
Riesgos Amparados Valor Asegurado Fecha Inicio Fecha Final
Anticipo
Cumplimiento
Salarios y Prestaciones
Calidad
Estabilidad
Responsabilidad Civil
Otros
Contrato de No. del
Convenio No. del
Contratista
Objeto del contrato:
Plazo de Ejecución Inicial: DOCUMENTO: PLAZO:

MODIFICACIÓN:
SI ____ NO ___ No.
______
Valor Inicial: MODIFICACIÓN: SI ____ DOCUMENTO: VALOR:
NO ___ Nros. ______
Beneficiario Alcaldia de Florencia - Nit. 800.095.728-2
Para constancia se firma por quién en ella interviene en manifestación de conformidad, en la ciudad de Florencia Caquetá, a los
Nombre y firma del Responsable

A2.F02 23/12/2014
VERSIÓN
FORMATO ACTA DE INICIO
1.0 PÁGINA:
1 de 2
ACTA Nº ________ DE INICIO
CONTRATO / CONVENIO ______________ No. ___________ DE __________
CONTRATANTE:
CONTRATISTA:
NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL
IDENTIFICACIÓN No.
OBJETO:
FECHA DE CELEBRACIÓN
MODALIDAD DE CONTRATACIÓN:
FECHA DE INICIO:
PLAZO:
VALOR:
APORTE DE LAS PARTES (CONVENIO): MUNICIPIO $ OTROS $
FORMA DE PAGO:
SUPERVISIÓN:
CERTIFICADO DISPONIBILIDAD:
REGISTRO PRESUPUESTAL:
RUBRO:
DENOMINACIÓN RUBRO:
RIESGOS AMPARADOS:
POLIZA No.
NOMBRE DE LA COMPAÑÍA
ASEGURADORA:
FECHA APROBACIÓN GARANTIAS:
PAGO EST. PRO-ANCIANATO:
ARTÍCULO APROBACIÓN GARANTIA:
PAGO EST. PRO-DEPORTE:
PAGO EST. PRO- CULTURA:
PAGO EST. PRO-DESARROLLO:
SEGURIDAD SOCIAL: Salud:
Pensiones:
Riesgos Profesionales:
FECHA DE TERMINACIÓN:
En las instalaciones de _____________________________, se reunieron: ______________________, identificado (a)

con cédula de ciudadanía No. _________ de ____________ (cargo) ______________, actuando en calidad de
supervisor (a) del Contrato y/o Convenio en mención y por la otra, ___________________________, identificada con
cédula de ciudadanía No. _________________________ de _______________, actuando en calidad de Representante
A2.F02 23/12/2014
VERSIÓN
FORMATO ACTA DE INICIO
1.0 PÁGINA:
2 de 2
Legal de ______________________________, con NIT. ________________ y contratista; con el fin de suscribir el

acta de inicio del Contrato referido de conformidad con los términos establecidos en él.
Para constancia de lo anterior, firman por quién en ella intervienen de conformidad con lo establecido en el numeral 34
del artículo 48 de la Ley 734 de 2002, la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011 y el Decreto No. 0302
del 18 de julio de 2014 “Por el cual se adopta el Manual de Contratación del Municipio de Florencia - Caquetá”.
Dada en la ciudad de Florencia, Departamento del Caquetá, a los ______________ (_____) días del mes de
_____________ de ____________.
____________________________ _________________________________
Nombre Nombre
CC. Nit. / C.C. No.
(Cargo) Rep. Legal
Supervisor (a) Contratista
A2.F03 23/12/2014
VERSIÓN
FORMATO ACTA DE SUSPENSIÓN
1.0 PÁGINA:
1 de 2
ACTA Nº ________ DE SUSPENSIÓN
ADICIONAL No. __________ DE __________
CONTRATANTE:
CONTRATISTA:
IDENTIFICACIÓN No.
OBJETO:
FECHA SUSCRIPCIÓN CONTRATO /

CONVENIO:
FECHA DE INICIO:
PLAZO INICIAL:
PLAZO ADICIONAL:
VALOR INICIAL:
VALOR ADICIONAL:
FORMA DE PAGO:
FECHA DE SUSPENSIÓN:
FECHA DE REINICIACIÓN:
SUPERVISIÓN:
CERTIFICADO DISPONIBILIDAD INICIAL:
CERTIFICADO DISPONIBILIDAD
ADICIONAL:
REGISTRO PRESUPUESTAL INICIAL:
REGISTRO PRESUPUESTAL ADICIONAL:
RUBROS INICIALES:
RUBROS ADICIONALES:
DENOMINACIÓN RUBROS INICIALES:
DENOMINACIÓN RUBROS ADICIONALES:
RIESGOS AMPARADOS:
POLIZA No.
MODIFICACIONES A LA POLIZA INICIAL:
ASEGURADORA:
FECHA APROBACIÓN GARANTIAS
INICIAL:
A2.F03 23/12/2014
VERSIÓN
FORMATO ACTA DE SUSPENSIÓN
1.0 PÁGINA:
2 de 2
ADICIONAL:
Pensiones:
VALOR EJECUTADO:
VALOR PENDIENTE POR EJECUTAR:
SALDO A FAVOR DEL MUNICIPIO:
VALOR PAGADO:
VALOR A PAGAR:
PERIODO EJECUTADO:

Legal de ______________________________, con NIT. ________________ y contratista; con el fin de suscribir la
presente Acta de Suspensión al Contrato referido previa las siguientes consideraciones: (Justificación de la
suspensión)
_______________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________
______________________________________.
_____________ de ____________.
____________________________ _________________________________
Nombre Nombre
CC. Nit. / C.C. No.
(Cargo) Rep. Legal
A2.F04 23/12/2014
VERSIÓN
FORMATO ACTA DE REINICIACIÓN
1.0 PÁGINA:
1 de 2
ACTA Nº ________ DE REINICIACIÓN
ADICIONAL No. __________ DE __________
CONTRATANTE:
CONTRATISTA:
IDENTIFICACIÓN No.
OBJETO:

CONVENIO:
FECHA DE INICIO:
PLAZO INICIAL:
PLAZO ADICIONAL:
VALOR INICIAL:
VALOR ADICIONAL:
FORMA DE PAGO:
SUPERVISIÓN:
ADICIONAL:
RUBROS INICIALES:
RUBROS ADICIONALES:
RIESGOS AMPARADOS:
POLIZA No.
ASEGURADORA:
INICIAL:
A2.F04 23/12/2014
VERSIÓN
FORMATO ACTA DE REINICIACIÓN
1.0 PÁGINA:
2 de 2
ADICIONAL:
Pensiones:
VALOR EJECUTADO:
VALOR PAGADO:
VALOR A PAGAR:
PERIODO EJECUTADO:

Legal de ______________________________, con NIT. ________________ y contratista; con el fin de suscribir la
presente Acta de Reinicio al Contrato referido previa las siguientes consideraciones: (Justificación de la reiniciación)
_______________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________
______________________________________.
_____________ de ____________.
____________________________ _________________________________
Nombre Nombre
CC. Nit. / C.C. No.
(Cargo) Rep. Legal
A2.F05 23/12/2014
VERSIÓN
FORMATO ACTA DE SUPERVISIÓN
1.0 PERSONA NATURAL PÁGINA:
1 de 3
ACTA Nº ________ DE SUPERVISIÓN
CONTRATO DE _________________ No. ___________ DE __________
ADICIONAL No. __________ DE __________
CONTRATANTE:
CONTRATISTA:
IDENTIFICACIÓN No.
OBJETO:
FECHA SUSCRIPCIÓN CONTRATO:

FECHA DE INICIO:
PLAZO INICIAL:
PLAZO ADICIONAL:
VALOR INICIAL:
VALOR ADICIONAL:
FORMA DE PAGO:
SUPERVISIÓN:
ADICIONAL:
RUBROS INICIALES:
RUBROS ADICIONALES:
RIESGOS AMPARADOS:
POLIZA No.
ASEGURADORA:
INICIAL:
ADICIONAL:
A2.F05 23/12/2014
VERSIÓN
2 de 3

Pensiones:
FECHA DE TERMINACIÓN INICIAL:
FECHA TERMINACION FINAL:
VALOR EJECUTADO:
VALOR PAGADO:
VALOR A PAGAR:
PERIODO EJECUTADO:
En las instalaciones de la _________________________________________ del Municipio de Florencia,

___________________________________, identificado con cédula de ciudadanía No. ___________________ de
_______________________________ y supervisor del Contrato de ______________________ de fecha
____________________ conforme a la designación escrita de fecha _________________________ y una vez
recepcionado el informe de ejecución de actividades presentado por parte de
_______________________________________, identificada (o) como aparece al pie de la firma y contratista;
(Descripción de las acciones adelantadas en el ejercicio de la supervisión considerando: Alcance del objeto y
evidencias de cumplimiento de la actividad desarrollada – Registros fotográficos, planillas, constancias y/o actas de
entrega, entre otros)
_______________________________________________________________________________________________
____Se ha realizado el seguimiento a las actividades
comprendidas____________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________
_________________________________.
De otra parte, la (el) suscrita (o) efectúo la verificación del cumplimiento de las obligaciones estipuladas en la
cláusula ______________________________ del acto contractual y se corrobora el pago de la seguridad social del
mes de __________________________, así:
No. Planilla Empresa liquidadora:

Salud EPS: $
Pensión Fondo de Pensiones: $
A2.F05 23/12/2014
VERSIÓN
3 de 3
Riesgos ARL: $
Profesionales
Total: $
Teniendo en cuenta lo anterior, se suscribe la presente acta en aval del cumplimiento de las actividades desarrolladas a
satisfacción del Municipio y se autoriza el pago de la misma en cuantía de
_____________________________________________________ adjuntándose copia del informe a la presente acta.
_____________ de ____________.
____________________________ _________________________________
Nombre Nombre
CC. CC.
(Cargo) Contratista
Supervisor (a)
A2.F06 23/12/2014
VERSIÓN
1.0 PERSONA JURÍDICA PÁGINA:
1 de 3
ADICIONAL No. __________ DE __________
CONTRATANTE:
CONTRATISTA:
IDENTIFICACIÓN No.
OBJETO:

CONVENIO:
FECHA DE INICIO:
PLAZO INICIAL:
PLAZO ADICIONAL:
VALOR INICIAL:
APORTE DE LAS PARTES (CONVENIO) MUNICIPIO $ OTROS $
VALOR ADICIONAL:
FORMA DE PAGO:
SUPERVISIÓN:
ADICIONAL:
RUBROS INICIALES:
RUBROS ADICIONALES:
RIESGOS AMPARADOS:
POLIZA No.
ASEGURADORA:
INICIAL:
ADICIONAL:
A2.F06 23/12/2014
VERSIÓN
2 de 3

Pensiones:
FECHA TERMINACIÓN FINAL:
VALOR EJECUTADO:
VALOR PAGADO:
VALOR A PAGAR:
PERIODO EJECUTADO:

_______________________________ y supervisor del Contrato y/o Convenio en mención conforme a la designación
escrita de fecha _________________________ y una vez recibido el informe de ejecución de actividades presentado
por parte de _______________________________________, identificada (o) como aparece al pie de la firma,
actuando en calidad de Representante Legal de ______________________________, con NIT.________________ y
contratista; (Descripción de las acciones adelantadas en el ejercicio de la supervisión considerando: Alcance del objeto
y evidencias de cumplimiento de la actividad desarrollada – Registros fotográficos, planillas, constancias y/o actas de
entrega, entre otros);
_______________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________
____________________.
cláusula ______________________________ del acto contractual y se corrobora el pago de la seguridad social del
mes de __________________________, así:

Salud EPS: $
Riesgos ARL: $
A2.F06 23/12/2014
VERSIÓN
3 de 3
Profesionales
Aportes Parafiscales $
Total: $
_____________ de ____________.
____________________________ _________________________________
Nombre Nombre
CC. Nit. No.
(Cargo) Rep. Legal
A2.F07 23/12/2014
VERSIÓN
FORMATO ACTA DE SUPERVISIÓN DE
1.0 CESIÓN PÁGINA:
1 de 3
ACTA DE CESIÓN ___________ AL CONTRATO DE _________________ No. ___________
DE __________ Y ADICIONAL No. __________ DE __________
CONTRATANTE:
CONTRATISTA INICIAL:
IDENTIFICACIÓN No.
NOMBRE CESIONARIO:
IDENTIFICACIÓN:
OBJETO:
FECHA SUSCRIPCIÓN CONTRATO:

FECHA DE INICIO:
PLAZO INICIAL:
PLAZO ADICIONAL:
FECHA DE LA CESIÓN:
VALOR INICIAL:
VALOR ADICIONAL:
VALOR DE LA CESIÓN:
FORMA DE PAGO:
SUPERVISIÓN:
ADICIONAL:
RUBROS INICIALES:
RUBROS ADICIONALES:
RIESGOS AMPARADOS:
POLIZA No.
ASEGURADORA:
INICIAL:
A2.F07 23/12/2014
VERSIÓN
2 de 3
ADICIONAL:
Pensiones:
VALOR EJECUTADO:
VALOR PAGADO:
VALOR A PAGAR:
PERIODO EJECUTADO:

_______________________________ y supervisor del Contrato ______________________ de fecha
____________________ conforme a la designación escrita de fecha _________________________ y una vez
recepcionado el informe de ejecución de actividades presentado por parte de
_______________________________________, identificada (o) como aparece al pie de la firma y contratista;
(Descripción de las acciones adelantadas en el ejercicio de la supervisión considerando: Alcance del objeto y
evidencias de cumplimiento de la actividad desarrollada – Registros fotográficos, planillas, constancias y/o actas de
entrega, entre otros);
_______________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________.
cláusula ______________________________ del acto contractual, y se corrobora el pago de la seguridad social del
mes de _________________, así:

Salud EPS: $
Riesgos ARL: $
Profesionales
A2.F07 23/12/2014
VERSIÓN
3 de 3
Total: $
_____________ de ____________.
____________________________ _________________________________
Nombre Nombre
CC. Nit. / C.C. No.
(Cargo) Rep. Legal
217
A2.F08 23/12/2014
VERSIÓN
ACTA DE SUPERVISIÓN CONTRATOS DE OBRA PÚBLICA
1.0 PÁGINA:
1 de 2
ACTA No. _____ DE SUPERVISION DE RECIBO PARCIAL ___________ FINAL ___________

CONTRATO DE OBRA PUBLICA No. __________ DE ______________
ADICIONAL No. __________ DE ______________
OBJETO: FECHA DE APROBACION A LA GARANTIA ADICIONAL:
CONTRATANTE: ART. APROBACION GARANTIA:

CDP INICIAL:
CONTRATSTA: C.D.P. ADICIONAL: PAGO EST. PRO-ANCIANATO:
IDENTIFICACION: REGISTRO PRESUPUESTAL INICIAL: PAGO EST. PRO-DEPORTE:
REPRESENTANTE LEGAL: REGISTRO PRESUPUESTAL ADICIONAL: PAGO EST. PRO-CULTURA:
MODALIDAD DE CONTRATACION: RUBROS INICIALES: PAGO EST. PRO-DESARROLLO:
FECHA SUSCRIPCION CONTRATO/CONVENIO: RUBROS ADICIONALES: SEGURIDAD SOCIAL:
FECHA DE INICIO: DENOMINACION DE LOS RUBROS INICIALES: FECHA DE TERMINACION INICIAL:
PLAZO INICIAL: DENOMINACION DE LOS RUBROS ADICIONALES: FECHA DE TERMINACION FINAL:
PLAZO ADICIONAL: RIESGOS AMPARADOS: VALOR EJECUTADO:
FORMA DE PAGO: POLIZA No.: VALOR PENDIENTE POR EJECUTAR:
FECHA DE SUSPENSION: MODIFICACIONES A LA POLIZA INICIAL: SALDO A FAVOR DEL MUNICIPIO:
FECHA DE REINICIACION: NOMBRE DE LA COMPAÑÍA ASEGURADORA: VALOR PAGADO:
SUPERVISION: FECHA DE APROBACION A LA GARANTIA INICIAL: PERIODO EJECUTADO:
En las instalaciones de la _________________________________________ del Municipio de Florencia, ___________________________________, identificado con cédula de ciudadanía No. ___________________ de _______________________________ y supervisor del Contrato y/o Convenio en mención conforme a la
designación escrita de fecha _________________________ y una vez recibido el informe de ejecución de actividades presentado por parte de__________________________, identificada (o) como aparece al pie de la firma, actuando en calidad de Representante Legal de______________________, con NIT.________________ y
contratista; (Descripción de las acciones adelantadas en el ejercicio de la supervisión considerando: Alcance del objeto y evidencias de cumplimiento de la actividad desarrollada – Registros fotográficos, planillas, constancias y/o actas de entrega, entre otros) ;
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________.
218

A2.F08 23/12/2014
VERSIÓN
ACTA DE SUPERVISIÓN CONTRATOS DE OBRA PÚBLICA
1.0 PÁGINA:
2 de 2
CONDICIONES ORIGINALES MODIFICACIONES ACTUALIZADO EJECUTADO

ACTAS ANTERIORES
+ PRESENTE ACTA ACUMULADO
Valor Valor - Cant VALOR CANT VALOR
ITEM Descripción Und Cantidad Cant VALOR Cant VALOR Cant VALOR
Unitario Total
ADMINISTRACION %
IMPREVISTOS %
UTILIDAD %
VALOR TOTAL
VALOR TOTAL PRESENTE ACTA

AMORTIZACION - ANTICIPO
VALOR A PAGAR
VALOR EN LETRAS:
De otra parte, la (el) suscrita (o) efectúo la verificación del cumplimiento de las obligaciones estipuladas en la cláusula ______________________________ del acto contractual y se corrobora el pago de la seguridad social del mes de __________________________, así:

Salud EPS: $
Riesgos Profesionales ARL: $
Total: $
Teniendo en cuenta lo anterior, se suscribe la presente acta en aval del cumplimiento de las actividades desarrolladas a satisfacción del Municipio y se autoriza el pago de la misma en cuantía de _________________________ adjuntándose copia del informe a la presente acta.
Para constancia de lo anterior, firman por quién en ella intervienen de conformidad con lo establecido en el numeral 34 del artículo 48 de la Ley 734 de 2002, la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011 y el Decreto No. 0302 del 18 de julio de 2014 “Por el cual se adopta el Manual de Contratación del Municipio de Florencia -
Caquetá”.
Dada en la ciudad de Florencia, Departamento del Caquetá, a los ______________ (_____) días del mes de _____________ de ____________.
Nombre Nombre
CC. Nit. No.
(Cargo) Rep. Legal
A2.F09
06/02/2017 219
VERSIÓN
ACTA DE LIQUIDACIÓN FINAL
1.0
PÁGINA:
1 de 4
ACTA Nº ________ DE LIQUIDACIÓN FINAL
AL __________________ No. _________________ DE _____
DATOS GENERALES
CONTRATANTE:
CONTRATISTA:
IDENTIFICACIÓN No.
NOMBRE DEL REPRESENTANTE
LEGAL
OBJETO:

CONVENIO:
FECHA DE INICIO:
PLAZO INICIAL:
PLAZO ADICIONAL:
VALOR INICIAL:
APORTE DE LAS PARTES MUNICIPIO $ OTROS $
(CONVENIO)
VALOR ADICIONAL:
FORMA DE PAGO:
NOMBRE E IDENTIFICACIÓN DEL
SUPERVISOR:
NOMBRE DE LA SECRETARIA:
INICIAL:
ADICIONAL:
REGISTRO PRESUPUESTAL
ADICIONAL:
RUBROS INICIALES:
RUBROS ADICIONALES:
DENOMINACIÓN RUBROS
INICIALES:
DENOMINACIÓN RUBROS
ADICIONALES:
RIESGOS AMPARADOS:
POLIZA No.
A2.F09
06/02/2017 220
VERSIÓN
1.0
PÁGINA:
2 de 4
MODIFICACIONES A LA POLIZA
INICIAL:
ASEGURADORA:
INICIAL:
ADICIONAL:
ARTÍCULO APROBACIÓN
GARANTIA:
SEGURIDAD SOCIAL Y APORTES Salud:
PARAFISCALES: Pensiones:
Aportes Parafiscales:
FECHA TERMINACIÓN FINAL:
VALOR ANTICIPO:
VALOR AMORTIZADO:
VALOR EJECUTADO:
VALOR PAGADO:
REGIMEN:
En las instalaciones del Despacho del Alcalde del Municipio de Florencia, entre los suscritos a saber:
________________________________________, identificado con cédula de ciudadanía No.
_______________________ expedida en _________________, en su condición de Alcalde del Municipio
de Florencia, elegido por voto popular para el periodo __________________ y posesionado en virtud del
Acta No. __________ de fecha ___________________, en uso de sus atribuciones constitucionales y
legales, en especial las conferidas por la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011, Decreto
Municipal 317 de octubre de 2011 y demás decretos reglamentarios, obrando en nombre y representación
de la Administración Municipal de Florencia; _____________________________, identificado con la
cédula de ciudadanía No. ______________________ de ___________________, actuando en calidad de
supervisor del contrato en mención y por otra parte _______________________________________,
identificado (a) con cédula de ciudadanía No. _________________ de ________________, como
contratista; con el fin de liquidar el _______________________ en referencia, según lo previsto en el
artículo 11 de la Ley 1150 de julio 16 de 2007, sus disposiciones concordantes y previas las siguientes
consideraciones: 1) Que el Municipio de Florencia contrató los servicios de
_______________________________, identificado (a) con cédula de ciudadanía No.
_____________________ de _____________, mediante _________________ No. _____________ del
_______________, cuyo objeto fue ______________________________________. 2) Que el
_________________ referido fue registrado presupuestalmente con el número _______________ del
_______________. 3) Que los gastos que se generaron en el desarrollo del
A2.F09
06/02/2017 221
VERSIÓN
1.0
PÁGINA:
3 de 4
________________________ No. ____________ del ________________, se imputaron con cargo a

los rubros relacionados en la presente acta correspondiente al presupuesto de la actual vigencia. 4) Que
de acuerdo a los informes de ejecución presentados por el contratista y avalados por parte del supervisor
del _________________, conforme a las Actas Nos. ________________ de Supervisión, que reposan en
el instrumento referido y que forman parte integral de la misma, el supervisor manifestó que el contratista
cumplió satisfactoriamente con las obligaciones pactadas en el documento referido. 5) Que durante la
ejecución del _______________________ No. __________________ del _____________, (el) la señor
(a) ___________________________________, realizó los pagos mensualmente correspondiente al
sistema de seguridad social (Salud, Pensión y Riesgos Laborales), los cuales se encuentran soportados
según las planillas Nos. _________________________________, que reposan en el expediente
contractual. Igualmente el contratista para los periodos mencionados SI _____ NO _____ presenta los
pagos de aportes parafiscales. 6) Que es menester liquidar definitivamente el __________________
aludido, en aras de atender lo previsto en el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007 y ordenar el pago de
saldos a favor de las partes. 7) Que las partes al suscribir la presente acta, se declaran a Paz y Salvo por
todo concepto. 8) Que se ha mantenido el equilibrio financiero en el
__________________________________ No. ________________ del ______________. 9) Que en
mérito de lo expuesto se procede a liquidar conforme al siguiente detalle:
ESTADO FINANCIERO
D E T A L L E DEBITOS CREDITOS
$
Valor Total del __________________
$
Valor __________________ Inicial
Valor Adicional $ $
L I Q U I D A C I Ó N
DESCRIPCIÓN PARCIALES DEBITOS CREDITOS
Valor total del _____________________________ $
Acta N° ________ de
Periodo ejecutado del
Supervisión – (Fecha $
_______ al _______
suscripción)
Acta N° ________ de
_______ al _______
suscripción)
Acta N° ________ de
_______ al _______
suscripción)
Acta N° ________ de
_______ al _______
suscripción)
Acta N° ________ de
_______ al _______
suscripción)
A2.F09
06/02/2017 222
VERSIÓN
1.0
PÁGINA:
4 de 4
Acta N° ________ de
_______ al _______
suscripción)
Acta N° ________ de
_______ al _______
suscripción)
Acta N° ________ de
_______ al _______
suscripción)
Acta N° ________ de
_______ al _______
suscripción)
Sumatoria Pagos Realizados $
SUBTOTAL $
Acta N° ________ de
Valor pendiente de Pago Supervisión – (Fecha
suscripción)
Saldo a favor del Municipio $
Sumas iguales $ $
Una vez leída y aprobada el acta de liquidación final, se firma por los que en ella intervinieron de
conformidad con lo establecido en el numeral 34 del artículo 48 de la Ley 734 de 2002, la Ley 80 de 1993,
Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011 y el Decreto No. 0302 del 18 de julio de 2014 “Por el cual se adopta
el Manual de Contratación del Municipio de Florencia - Caquetá”.
Dada en la ciudad de Florencia, Departamento del Caquetá,
________________________ _________________
Nombre Alcalde de Florencia Nombre Supervisor
C.C. No. __________ de ____________ Identificación
Alcalde Cargo
__________________ _________________
Nombre Interventor Nombre Contratista
Identificación No. Identificación
Interventor Contratista
Elaboró Cargo Firma

Revisó Cargo Firma
Aprobó Cargo Firma
223
A3 31/12/2013
VERSIÓN 23/12/2014
2.0 GESTIÓN FINANCIERA
NIT No. 800.095.728-2
PÁGINA:
de
NOMBRE DEL PROCESO: GESTIÓN FINANCIERA
TIPO DE PROCESO: De Apoyo

Programar, recaudar y controlar de forma efectiva los recursos financieros requeridos para el cumplimiento de los objetivos de los
procesos del Municipio
El proceso inicia desde la programacion y planeacion de los recursos financieros, incluye su administración, seguimiento y control
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO: conforme a la normatividad vigente y termina con el reporte de los informes financieros.
LÍDER/RESPONSABLE DEL PROCESO: Secretario (a) para la gerencia del desarrollo económico y hábitat - Secretario (a) de Hacienda

ACTIVIDADES P,H,V,A
USUARIO/
CIUDADANO
Plan de desarrollo, plan de

gestion
Despacho Alcalde
Acto administrativo de
aprobacion de vigencias futuras
Concejo - Gerencias -
Plan Financiero Secretarias -
Formular y elaborar planes y programas financieros p
Solicitud de recursos y POAIM Comunidad- Entes de
Gerencias y/o secretarias Control
programas o proyectos a ejecutar
Documentos Conpes
Entidades del Orden
Convenios y/o contratos
Nacional y Departamental
Interadministrativos
Solicitud de liquidacion del

Contribuyentes Impuesto impuestos
Predial Solicitud de correccion de
liquidación
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NIT No. 800.095.728-2
PÁGINA:
de
Declaraciones privadas del

Contribuyentes Impuesto impuesto de Industria y Comercio
Industria y Comercio y de retencion de industria y
comercio.
Acto administrativo de liquidacion
de impuestos, tasas, sanciones y
Declaraciones de regalias por la contribuciones.
explotacion de minerales y de Estados de cuenta
sobretasa a la gasolina. Expedientes de contribuyentes
Contribuyentes de otros
Liquidaciones solicitadas en omisos o inexactos
impuestos, tasas y
ventanilla, relacionada con
contribuciones
impuesto de valorizacion, Acuerdos de pago
estampillas, trámites de transito y Requermientos ordinarios y
transportes. especiales
Declaracion de liquidacion sanción Concejo - Comunidad-
Realizar la liquidacion y recaudo de impuestos, tasas y H y liquidación oficial de aforo
Reporte de autorizacion de contribuciones y Estampillas de acuerdo a la normatividad Entes de Control -
V Embargos y medidas cautelares dependencias de la
ubicación de publicidad exterior vigente A
Secretaria de Gobierno visual. Resolucion de exencion de administracion
Reporte para la liquidacion de impuestos
espectaculos públicos
Informacion de matriculados en la
Camara de Comercio
Camara de Comercio
Acto administrativo en firme

Procedimiento Gesion de
Estado de cuenta del
Rentas
Procedimiento de fiscalización
Leyes y Decretos reglamentarios

en materia Tributaria y Fiscal
Gobierno Nacional
Acuerdos
Concejo Municipal Estatuto de Rentas Actualizado
Decretos,Resoluciones
Despacho Alcalde
reglamentarias, instructivos,
circulares
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NIT No. 800.095.728-2
PÁGINA:
de
Procedimiento de Contratos, Acta de Supervision y Descuentos en Ordenes de Pago

Contratacion Acta liquidacion Final y Recibos de pago
Ejecucion de ingresos y gastos

Procedimientos Gestion vigencia anterior y a corte
Presupuestal septiembre de la vigencia actual -
Cierre Presupuestal
Proyecto de Acuerdo de
Plan financiero con proyeccion de
aprobacion del presupuesto
Proceso Gestion Financiera ingresos por impuestos, tasas y
Actos administrativos constitucion
contribuciones
reservas presupuestales y
Procedimientos Gestion cuentas por pagar
Proyeccion de la deuda publica
Contable
Documentos Conpes
Entidades del Orden
Acuerdo de aprobacion del
presupuesto Comunidad - Entes de
P Presupuesto aprobado y control
Concejo Municipal Auerdo de modificaciones del Elaborar y ejecutar el presupuesto de ingresos, gastos e - Concejo
H publicado
presupuesto (adicion, municipal - Todos los
inversiones del Municipio V
disminucion, traslados). procesos de la
A
Administración
Decreto de liquidacion del
presupuesto
Actos Administrativos de
Presupuesto modificado y
Despacho Alcalde Modificaciones del presupuesto
publicado
(adicion, disminucion, traslados).
Actos administrativos de
vigencias futuras
control - Concejo
Elaborar y ejecutar el presupuesto de ingresos, gastos e H
municipal - Todos los
inversiones del Municipio V
procesos de la
A
Administración
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NIT No. 800.095.728-2
PÁGINA:
de
Solicitudes de Disponibilidad
presupuestal - CDP-
Certificados de Disponibilidad -
Solicitudes de Registro
CDP-
Procedimientos Gestion Presupuestal - RP-
Registros presupuestales - RP-
Administrativa Solicitud de liberacion de saldos
Informe de ejecucion presupuestal
presupuestales
- registros y obligaciones abiertas
Solicitud de adiciones y/o
disminuciones a CDP y/o RP
Plan financiero con proyeccion de

Procedimientos Gestion
ingresos por impuestos, tasas y
Financiera
contribuciones
Decreto de liquidacion del

presupuesto
Actos Administrativos de
Modificaciones del presupuesto
(adicion, disminucion, traslados).
Presupuestal
Decreto constitucion de reservas P Programa Anual Mensualizado de Comité de Hacienda-
y cuentas por pagar H Caja -PAC- Entes de ontrol -
Actos administrativos de Administración del PAC
V Modificaciones al PAC Dependencias de la
vigencias futuras A Informe de ejecucion del PAC Administracion
Documentos Conpes
Entidades del Orden
Solicitudes modificaciones del

Comité de Hacienda
PAC
Proceso Planeacion
Plan de Inversion POAIM
Estrategica
Plan General de contabilidad Registros contables de

Contaduria General de la
Publica- Resoluciones - conformidad con la normatividad
Nacion
Circulares vigente
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NIT No. 800.095.728-2
PÁGINA:
de
Informe mensual de cartera por Comprobante de contabilidad -

Procedimientos Gestion de
impuestos y contribuciones CDC
Rentas
Acuerdos de pago Informe de Deudores
Facturas de pago de impuestos - Notas bancarias de ingresos -

Recibos de caja de otras rentas - NBA
Entidades Financierass Resumen del recaudo del dia- Recaudo Predial -SRP-
Extractos bancarios- Notas Recaudo Industria y Comercio -
bancarias- Reporte de deuda- SRI
Informe de tesoreria
Notas credito de tesoreria - NCT
Reporte de ingresos y gastos en Notas bancarias de gastos - NBA
Procedimientos Gestion de
extracto no soportados con Cobros generales - SRO
tesoreria
documento fisico Reporte de Ingresos por cada una
de las fuentes
Comunidad - Entes de
Identificacion, clasificacion, medicion y registro de la H Ajuste de ingresos -AJI control - Concejo
Procedimientos Gestion Soportes de ingresos y gastos sin informacion financiera para la generacion de V Reporte de Ingresos y gastos por municipal - Todos los
Presupuestal situacion de fondos comprobantes contables A transferencias sin situacion de procesos de la
fondos Administración
Procedimientos Gestion de Reporte de entradas y salidas de Interface de Almacen

Almacen almacen Reporte de activos fijos
Cuentas de compromisos con sus

debidos soportes contractuales,
contables y presupuestales Orden de pago - COM-
Dependencias de la
Actos administrativos de Reporte de cuentas por pagar
Administracion
autorizacion de viaticos y/o Reporte de deuda publica
avances
Extractos de deuda publica
Legalizacion de avances -LAV-

Funcionarios y/o contratistas Soportes para la legalizacion de
Reporte de viaticos y avances por
de la Administracion viaticos y/o avances
legalizar
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NIT No. 800.095.728-2
PÁGINA:
de
Procedimientos Gestion Ordenes de pago con la cuenta

Comprobantes de Egreso - EGR-
Contable de compromisos y sus soportes
Comprobantes de contabilidad -
Procedimientos Gestion de Informe mensual de cartera por
CDC-
Rentas impuestos y contribuciones
Reporte provision de deudores
Procedimientos Gestion de Reporte de entradas y salidas de Interface de Almacen
Almacen almacen Reporte de Depreciacion
Reportes de Cuentas por Pagar y Comprobantes de contabilidad -
Procedimientos Gestion Comunidad - Entes de
Cobrar por concepto de Pasivo CDC-
Administrativa H control - Concejo
Pensional Efectuar estimaciones de provisiones, depreciaciones, Reporte Pasivo pensional
V municipal - Todos los
amortizaciones de la información contable
Reporte de sentencias y A Comprobantes de contabilidad - procesos de la
Procedimientos Gestion conciliaciones CDC- Administración
Juridica Actos administrativos de Provision de sentencias y
acuerdos de pago conciliaciones
Nomina - NOM
Liquidacion mensual de nomina Reporte provision prestaciones
Talento Humano
sociales
Procedimientos Gestion Reporte conciliaciones efectivas

Contable de caja
Estados financieros certificados
control - Concejo
Informe de ejecucion V con sus respetivas notas
Procedimientos Gestion Realizar ajustes, reclasificaciones y cierre contable municipal - Todos los
presupuestal de ingresos y A contables
Presupuestal procesos de la
gastos
Administración
Procedimientos Gestion Actas de liquidacion de contratos
Administrativa Confirmacion de cuentas por
Estados financieros
Legalizacion de avances
Contable
Reporte de fiducias
Informes a la Contaduria General -

CGN-
Informes a la Contraloria
Departamental - SIA
H control - Concejo
Elaboración, presentación y rendición de informes Informes al Concejo
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NIT No. 800.095.728-2
PÁGINA:
de
Estados financieros en formato Informes a la Contaduria General -

Instituciones Educativas
CGN CGN-
Informes a la Contraloria
Secretaria de Hacienda Marco Fiscal Comunidad - Entes de
Departamental - SIA
H control - Concejo
Elaboración, presentación y rendición de informes Informes al Concejo
V municipal - Todos los
financieros a entes de control y terceros Informes al Ministerio de Hacienda
A procesos de la
Informe de ejecucion del PAC (FUT) - CHIP
Procedimientos Gestion de Administración
Conciliaciones Bancarias y Informe de rendicion de cuentas a
Tesoreria la comunidad
Extractos Bancarios
Informe del Marco Fiscal
Ejecucución presupuestal de
ingresos y gastos
Presupuestal
Ejecucion de reservas y cuentas
P Planeación Estrategica
Planes de mejoramiento
Proceso de control interno Definir y adoptar las acciones (correctvas y preventivas) H Informe de avance planes de Entes de control
Informes de auditorias internas
sobre los procesos y procedimientos V mejoramiento Dependencias de la
A administracion
Entes de control externos Planes de mejoramiento

Los informes entregados por la secretaria de educacion municipal de las instituciones educativas son todos los 15 despues de finalizado cada trimestre
Toda operación suceptible de registro, debera contar con el registro documental correspondiente
Los informes para entes de control deben ser elaborados por los jefes de oficina con 10 dias de anticipacion a la fecha de su vencimiento para ser revisados en mesa de trabajo.
Las solicitudes de disponibilidad presupuestal son elaboradas por la Oficina Asesora Jurídica para la firma del (a) Alcalde (sa)
Las solicitudes de adicion y/o disminución a CDP y RP deben ser por escrito y con firma del (a) Alcalde (sa)
Las modificaciones presupuestales de traslado y/o adición debe estar debidamente aprobado mediante acto administrativo
Para la celebracion de acuerdos de pago por obligaciones tributarias insolutas, se exige al contribuyente el pago de una cuota inicial que equivale como mínimo al 30% del monto de la obligación.
Los Acuerdos de Pago de Impuestos deben ser firmados unicamente por el Tesorero, al igual que los paz y salvos de impuestos.
Las Exenciones Tributarios son autorizadas por el Concejo u Ordenadas por Ley, y aplicadas mediante Resolucion expedida en la Secretaria de Hacienda
RECURSOS BÁSICOS
230
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NIT No. 800.095.728-2
PÁGINA:
de

Título Universitario en Administración Pública, de
Empresas, Contaduría, y Afines. Conocimientos
de Administración Pública, Conocimientos
Asesor oficina de presupuesto contables, Dominio de Software especializado en Sistema de informacion presupuestal
Finanzas, Conocimientos de Legislación
Presupuestal, Planes y programas de Desarrollo
Institucional
Asesor oficina de contabilidad Contador publico titulado Sistema de informacion contable
de Administración Pública, Conocimientos Sistema integrado
Jefe oficina de Tributos contables, Dominio de Software especializado en Sistema de informacion tributaria
Institucional
de Administración Pública, Conocimientos
Tesorero contables, Dominio de Software especializado en Sistema de informacion de tesoreria
Institucional
Título profesional en administración de
empresas, administración
Secretario de Hacienda contaduría pública, economía, Computadores Con capacidad para instalacion de software financieros
industrial
231
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NIT No. 800.095.728-2
PÁGINA:
de
Título profesional en administración de

empresas, administración pública,
administración de negocios, ciencias
políticas, contaduría pública, derecho,
economía, ingeniería agroindustrial,
ingeniería industrial, ingeniería civil,
Gerente del Desarrollo economico y hábitat Impresoras Multiservicios
ingeniería mecánica, ingeniería eléctrica,
ingeniería electrónica, ingeniería de
sistemas, licenciatura en ciencias
sociales, licenciatura en comercio y
contaduría, zootecnia.

basicos en Administración Pública, Normatividad
en materia de presupuesto, contabilidad y
Profesional Universitario Servicio de internet
finanzas, Plan de Desarrollo, Código de Rentas
Municipal, Normas en racionalización del Gasto
Público.
Terminación y aprobación de educación
Secundaria. Conocimientos basicos en sistemas,
Ortografía y redacción, relaciones Humanas,
Conocimientos de secretariado Ejecutivo, Normas
Auxiliar administrativo Sillas y escritorio Ergonomicos
ICONTEC, Manejo de archivo, Manejo de
Internet, Ofimática, Normas básicas de
Administración Publica, Atención al Público,
Constitución Política, Plan de Desarrollo Municipal
Infraestructura Ventilada e iluminada
RIESGOS CONTROLES
Ver Mapa de Riesgos
INDICADORES
232
A3 31/12/2013
VERSIÓN 23/12/2014
NIT No. 800.095.728-2
PÁGINA:
de
2.0 23/12/2014 Modificación Caracterización Proceso Necesidad de ajustar actividades y políticas integralmente
Elaborado por: Revisado Por: Aprobado Por:

Nombre: Luz Elena López - Nancy Liliana Barreto - Saul Nombre: Ana Cecilia Gil Rueda Nombre: Comité de Coordinación del Sistema de Control
Buitrago P - Wilmabeth Peña - Migdalia Silva Cargo: Representante Alta Dirección Interno
Cargo: Asesor contable - Secretaria Hacienda - Jefe Cargo:
Tributos - Tesorero - Asesor presupuesto

233

2.0 23/12/2014
GESTION DE COMUNICACIÓN
ALCALDÍA DE FLORENCIA E INFORMACION PÁGINA:
NIT No. 800.095.728-2 de
NOMBRE DEL PROCESO: GESTION DE COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN

TIPO DE PROCESO: APOYO
Optimizar la utilización de las tecnologías de la información y las comunicaciones para suministrar la información con
OBJETIVO DEL PROCESO: calidad hacia los usuarios internos y externos, dentro de los objetivos Institucionales , enmarcados en el Plan de
Desarrollo Municipal.
Facilitar la eficiencia administrativa basada en la implementacion de modernizacion tecnologica, con procesos de
soporte que permitan la integración de los diferentes servicios, optimizar y compartir recursos y contar con datos e
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO: información de calidad y oportunos. Ademas, de divulgar la comunicación interna y externa hacia los diferentes
grupos de interés, contribuyendo a la proyección de la imagen institucional y garantizando un correcto flujo y acceso
a la información.
LÍDER/RESPONSABLE DEL PROCESO: Jefe de Oficina de Técnologias e Innovación - Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones

ACTIVIDADES P,H,V,A
USUARIO/
CIUDADANO
ciudadanos, Normatividad vigente: Elaboración y actualizacion del manual plan Manual plan estratégico de Todos los procesos,
entidades Directrices y herramientas estratégico de comunicaciones. comunicaciones usuarios externos.
comunitarias, otras para el manejo de la
P
entidades del Estado información
o entidades privadas
Todos los procesos Solicitudes y requerimientos Formular el proyecto para el fortalecimiento de Proyecto de Modernizacion Todos los procesos
de las dependencias en cuanto tecnologías de la información al interior de la P
a información y comunicación alcaldía municipal de Florencia.
234

2.0 23/12/2014
NIT No. 800.095.728-2 de
ciudadanos, Implementar mejoras Manejo del componente comunicacional para Apoyar las actividades de Todos los procesos
entidades continuas en la comunicación la audiencia pública rendición de cuentas las dependencias a través
comunitarias, otras de la difusión de la Usuarios Externos
entidades del Estado Programas de televisión institucional. información mediante los
o entidades privadas diferentes medios de
Piezas gráficas y audiovisuales. H comunicación que dispone
la entidad. Organizar y
Todos los procesos Spot y cuñas radiales. asesorar los procesos de
comunicación dentro de la
Medios Digitales (Pagina Web y Redes Alcaldia de Florencia.
Todos los procesos, Dinamizar la comunicación a Sociales)
Implementacion de la Intranet Conectividad interna Todos los procesos
usuarios externos nivel interno de la H
administración municipal, con Usuarios Externos
la apropiación de información y Optimizar el rendimiento en los software y Eficiencia y efectividad en el Todos los procesos
conocimiento de la entidad en hardware flujo de información
H
los públicos internos. sistematica de la entidad. Usuarios Externos
Fomentar una cultura en los funcionarios en el Politicas TIC del Municipio Todos los procesos,
uso y apropiacion de las TIC H de Florencia usuarios externos
Atender los requerimientos de soporte de la Soporte Tecnologico Todos los procesos,

infraestructura tecnológica de los servidores H
públicos
Liderar al interior de la administración la Manejo del GEL y las Todos los procesos,
implementación de la estrategia de gobierno estrategias anti tramites usuarios externos
en línea y antitrámites, eficacia administrativa y H según la Ley
reducción del consumo del papel
verificar el correcto funcionamiento de todos Reportes de verificacón y Todos los procesos,
los mecanismos de comunicación interno y V ajustes al sistema de
externos. comunicación
235

2.0 23/12/2014
NIT No. 800.095.728-2 de
Auditorias Internas y Implementacion y mejora continua de la Acciones Correctivas y Todos los procesos,
peticiones de los funcionarios conectividad A Preventivas
Las comunicaciones de la Alcaldía de Florencia-Caquetá se gestionarán bajo los principios de libertad de veracidad, transparencia, oportunidad, respeto, objetividad,
diligencia y colaboración.
El Alcalde (sa) es el vocero principal o el funcionario que este delegue para pronunciarse ante la opinión pública y los medios de comunicación sobre los aspectos
relacionados con la gestión de la Administración Municipal. Los secretarios de despacho podrán hacer pronunciamientos públicos relacionados con sus funciones o sobre
tareas específicas delegadas por el mandatario (a).
La información oficial impresa o verbal que se emita a través de los medios de comunicación tendrá el aval de la Oficina Asesora de comunicaciones
Toda comunicación recibida de los ciudadanos u organizaciones externas a la adminitración, serán atendidas con diligencia y respondidas en los términos establecidos por
la ley.
La Administración Municipal en coordinación con la Oficina Asesora de Comunicaciones, fortalecerá los conceptos de publicidad y rendición de cuentas como herramienta
para mejorar la visibilidad y el posicionamiento de la entidad.
La información de los programas, proyectos, eventos, gestión, y agenda de actividades públicas que lideren los diferentes despachos se dará a conocer a la comunidad, a
través de medios de comunicación institucionales como página web, programas de radio, televisión, boletines de prensa, ruedas de prensa, mensajes institucionales y
rendición de cuentas.
Cuando en algún medio de comunicación se compruebe un error que lesione los intereses de la Administración Municipal, la Oficina Asesora de Comunicaciones velará por
la oportuna rectificación, corrección, aclaración o acción jurídica.
Decreto No. 0746 del 23 de diciembre de 2.013 Por medio del cual se ajusta la estrategia de gobierno en línea y antitramites, su comité y se adopta la política nacional de
eficiencia administrativa y cero papel.
Resolución No. 084 de 16 de Agosto de 2011 - Por medio de la cual se ajusta la Resolución 162 de 22 de Septiembre 2009, a través de la cual se adopto el Plan de Acción
del Programa de Gobierno en Línea para el Municipio de Florencia Caquetá
Resolución No. 084 de 10 de Octubre de 2008 - Por medio del cual se reglamenta la utilización de los elementos de Software y de Hardware de la Alcaldía de Florencia
Caquetá
236

2.0 23/12/2014
NIT No. 800.095.728-2 de
Resolución No. 116 de 29 de Abril de 2009 - Por medio del cual se reglamenta el uso del internet y del correo electronico en la Alcaldía de Florencia Caquetá
Resolución No. 0802 del 14 de Noviembre de 2014 - Por la cual se implementa la política de eficiencia administrativa y reducción del consumo del papel
RECURSOS BÁSICOS
Jefe de Oficina Ingeniero de Sistemas, comunicador social- Muebles, enseres y elementos Escritorios, sillas, elementos de oficina y papeleria
periodista de oficina
Profesional Universitario Ingeniero de Sistemas, comunicador social- Equipos tecnologicos Equipos de computo, impresora multifuncional,
periodista, publicista o idseñador gráfico. scanner, telefonos, Servidores, discos duros
extraibles, cámara de video y fotográfica profesional,
micrófonos, casettes DVD, lámpara de iluminación
profeisonal, grabadoras para periodista, trípode
Técnico Administrativo Tecnòlogo en sistemas,periodista, editor, Software y Hardware Licencias antivirus, sistema operativo, ofimatica,
camarógrafo diseño gráfico y utilidades informaticas.
Auxiliar Administrativo Técnologo en Sistemas, periodista Equipos tecnologicos Equipo de Computo, Impreso Multifuncional
Herramientas de Destonillador, Soplete, Liquidos de Limpieza

Mantenimiento de Equipo de Electronica, etc.
RIESGOS Cómputo CONTROLES
Ver Mapa de Riesgos
INDICADORES
237

2.0 23/12/2014
NIT No. 800.095.728-2 de

2.0 23/12/2014 Modificación Procedimiento Ajuste item Recursos Básicos

Nombre: Octavio Rojas Silva-Indira Lorduy Nombre: Ana Cecilia Gil Rueda Nombre: Comité de Coordinación del Sistema de
Cargo: Jefe Oficina Tecnología e Innovación y Jefe Cargo: Representante Alta Dirección Control Interno
Oficina Asesora de Comunicaciones Cargo:

238
V1 ALCALDÍA DE FLORENCIA, CAQUETÁ 31/12/2013

1.0
NIT No. 800.095.728-2 EVALUACIÓN DE CONTROL Y GESTIÓN
PÁGINA:
de
NOMBRE DEL PROCESO: EVALUACION DE CONTROL Y GESTIÓN

TIPO DE PROCESO: De Evaluación
Verificar que las actividades que se realizan en los procesos de la Alcaldia Municipal de Florencia - Caquetá, cumplan
OBJETIVO DEL PROCESO: las disposiciones legales y reglamentarias que les competen, buscando contribuir al mejoramiento continuo de la
Institucion.
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO: Inicia con la evaluación y termina con el informe y asesoría a todos los procesos de la Alcaldía
LÍDER/RESPONSABLE DEL PROCESO: Jefe Oficina de Control Interno

ACTIVIDADES P,H,V,A
USUARIO/
CIUDADANO
Despacho Alcalde Necesidad de Auditorías Realizar el programa de auditorias. P Programa de auditorías todos los procesos
internas
Todos los Necesidad de actividades de Realizar programación de las actividades de P Cronograma de Actividades todos los procesos
procesos empoderamiento institucional autocontrol. de Autocontrol
Todos los Programa de auditoría Ejecucion del programa de auditorias H Informe de Auditoria todos los procesos
procesos aprobado
Todos los Cronograma de Actividades de Desarrollar las actividades para el fomento de H Registros de la Ejecución de Todos los Procesos
procesos Autocontrol Autocontrol Actividades
entes de control Requerimientos por parte de Dar respuesta a los entes de control H Oficios radicados Entes de Control
los entes de control
239

1.0
PÁGINA:
de
Todos los Requerimiento de asesorías Brindar asesoría a los diferentes procesos de H Asesorías dadas Todos los Procesos
Procesos en temas específicos la alcaldía
Informe de evaluación y
Mapa de Riesgos
seguimiento
Todos los Resultado del Monitoreo Monitoreo y revisión a la Administración del Responsables de
V Propuestas de
procesos efectuado por los lideres de los Riesgo procesos
mejoramientos
procesos
Departamento
Administrativo de
Representante Legal
la Función
Informe de Seguimiento Representante Alta
Pública - DAFP, Metodología del DAFP
Seguimiento a la aplicación del Modelo Evaluación Dirección
Consejo Asesor Evidencias y soportes del V
Estandar de Control Interno MECI 1000:2005 Informe de Resultado Equipo Directivo y
en materia de MECI
Evaluación Independiente Operativo del MECI
Control Interno
Todos los procesos
Todos los
procesos
Todos los Auditorías internas, auditorías Seguimiento a los planes de mejoramiento V Registro de Avances de los Todos los Procesos,
procesos, Entes externas Institucionales planes de mejoramiento Entes de Control
de Control
Todos los Seguimiento Institucional Toma de Acción de Mejoramiento A Acciones preventivas o Todos los Procesos
Procesos correctivas
La oficina de control interno facilita oportunamente la atención de los requerimientos efectuados por los entes de control a las diferentes dependencias de la
Administración, coordinando permanentemente con los servidores publicos (canales de comunicacion) la distribución y entrega de la información, identificando la mas
relevante y pertinente que ellos requieran, asi como los funcionarios idoneos para atender sus requerimientos en procura de dar respuesta veráz, oportuna y con
calidad.
240

1.0
PÁGINA:
de
Brindar asesoria y acompañamiento de manera asertiva, al nivel Directivo y a los responsables de Procesos/Procedimientos de la Alcaldia Municipal de Florencia-
Caquetá, en el cumplimiento de las metas u objetivos previstos acerca del estado del Sistema de Control Interno de la Entidad, con el fin de orientar la toma de
desiciones.
Socializar en forma periodica a los servidores de la Alcladia Municipal de Florencia-Caquetá, los fundamentos esenciales de cada unos de los subsistemas del Modelo
Estandar de Control Interno (MECI), utilizando los espacios de participacion directa y los medios de comunicación establecidos en la Entidad, con el fin que se aplique el
AUTOCONTROL en su quehacer diario y contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional.
El nivel Directivo y/o responsables de los Procesos/Procedimientos deben presentar los planes de mejoramiento resultado de las auditorias, en los plazos y términos
estipulados en las normas, con oportunidad, claridad, objetividad, exactitud, confiabilidad, integralidad y constructivamente redactados, con el fin de realizar el
seguimiento al cumplimiento de las acciones de mejora establecidas en los mismos. Asi mismo, los servidores públicos de la Administración Municipal de Florencia-
Caquetá, deben entregar dentro de los terminos establecidos en la solictud formal (comunicación oficial, acta, correo electrónico) que realice la oficina de control interno,
la información requerida y permitir el acceso a los sistemas de información (físicos y magneticos), con el fin de obtener resultados y mostrar un resultado eficáz y
eficiente dentro de su rol de evaluador.
Las Auditorías se desarrollarán con base en los requisitos legales e institucionales vigentes
El programa de auditorías se aprobará por el Comité de Coordinación de Control Interno
La asesorías no serán un determinante para la toma de decisiones ya que los Jefes de Control Interno no pueder ser juez y parte
Se desarrollarán auditorías especiales en caso que se requiera o por sugerencia del Representante Legal
RECURSOS BÁSICOS
Adecuadas para cuatro funcionarios y realizar mesas
Jefe de Oficina Contador Publico Instalaciones
de trabajo
Escritorios individuales y para Muebles en condiciones ergonomicas adecuadas
Profesional Universitario Contador Público
mesa de trabajo
241

1.0
PÁGINA:
de
Computadores, impresora- Multifuncionales

Profesional Universitario Contador Público fotocopiadora-escaner
Profesional Universitario Abogado Internet, Intranet De alta velocidad.
Asistente tecnico Secretaria Ejecutiva

RIESGOS CONTROLES
Ver Mapa de Riesgos
INDICADORES
Ver Indicadores Plan de Acción
1.0 31/12/2013 Adopción Caracterización del Proceso

Nombre: Diego Farid Murillas B. Nombre: Carlos Andrés Valencia Rubio Nombre: Comité de Coordinación del Sistema de
Cargo: Jefe Control Interno Cargo: Representante Alta Dirección Control Interno
Cargo:
Fecha: 13/12/2013 Fecha: 23/12/2013
DD/MM/AA DD/MM/AA Fecha: 30/12/2013
DD/MM/AA
242

CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
V2 06/02/2017
NIT No. 800.095.728-2 CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
1.0 PÁGINA:
de
NOMBRE DEL PROCESO: CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO

TIPO DE PROCESO: De evaluación y control
OBJETIVO DEL PROCESO: Determinar la responsabilidad de los servidores públicos en la realización de conductas disciplinariamente relevantes
Inicia de oficio con la recepción de una queja, solicitud o informe respecto a una conducta de un servidor público de la
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO: Alcaldía de Florencia y finaliza con cualquiera de las siguientes decisiones: un auto inhibitorio, un auto de archivo
definitivo; un auto de remisión por competencia y el correspondiente fallo sancionatorio o absolutorio.
LÍDER/RESPONSABLE DEL PROCESO: Jefe Oficina de Control Interno Disciplinario
ENTRADAS QUE REGULAN EL PROCESO SALIDAS (RAZÓN DE SER DEL PROCESO)

ACTIVIDADES P,H,V,A USUARIO/
CIUDADANO
Recibir y radicar la queja, solicutd o informe Asignación Interna
respecto a la conducta de un servidor publico
de la Alcaldía de Florencia P
Identificar de oficio conductas posiblemente

Queja, solicitud o informe relevantes disciplinariamente Proceso Control
P
Interno Disciplinario
Quejoso Disciplinable
Estudiar los hechos conocidos de oficio, por
queja o por informe Auto Inhibitorio
H
Auto de Indagación preliminar
o Apertura
Notificación
Ciudadano
Servidor Público
Interno o Externo,
entidades,
Servidores Control
Proceso Control
Quejoso Disciplinable
Auto Inhibitorio
243
Auto de Indagación preliminar
o Apertura
Auto de Apertura de Indagación Iniciar etapa de indagación preliminar Notificación
Preliminar H
Ciudadano
Servidor Público
Auto de Apertura de Investigación Iniciar etapa de investigación Auto de Archivo Definitivo
Interno o Externo,
Auto de Apertura de
entidades, H
Investigación
Servidores Control
Interno Disciplinario Auto de Cargos - Notificación - Adelantar etapa de juicio disciplinario Quejoso Disciplinable
Auto de Fallo sancionatorio o Proceso Gestión del
Citación - absolutorio Talento Humano
H
Comunicaciones y/o Proceso Control
Notificaciones Interno Disciplinario
Fallo Informar, notificar y ejecutar la sanción Recursos de Reposición y
H Apelación
Resultados del Proceso Evaluar y analizar los indicadores del proceso Informes de Gestión
Proceso de Control
Proceso Gestión del
V
Talento Humano
Direccionamiento
Estratégico
Entes de control y Informes de Auditorias internos y/o Evaluar e implementar acciones de Planes de mejoramiento; Entes de Control
Control Interno del externos mejoramiento A actividades de seguimiento Control interno
Municipio Proceso
Proteger la función pública al interior de la entidad, adelantando las actuaciones disciplinarias relacionadas con la conducta de los servidores públicos, determinando así la posible
responsabilidad frente a la ocurrencia de conductas disciplinables.
Garantizar el debido proceso a los servidores públicos en las actuaciones disciplinarias que se adelanten al interior de la entidad.
El manejo de los expedientes de Control Interno Disciplinario, sólo podrá hacerlo personal adscrito al equipo de trabajo
RECURSOS BÁSICOS
244
Con ventilación, iluminación

Jefe de Oficina Profesional en Derecho Oficina
Escritorios, archivador independiente con seguridad,

Profesional (es) universitario (s) Profesional en Derecho Muebles y enseres sillas ergonómicas, papelería
Computador, impresora multifuncional
Equipo de Computo
Software que permita proteger la información que es

Herramientas de Sottware de carácter reservado
Internet
RIESGOS CONTROLES
Ver Mapa de Riesgos
INDICADORES
1.0 31/01/2017 Adopción de la caracterización del proceso
Revisado Por:
Elaborado Por: Nombre: Andrés Ricardo Alvarez Cuellar Aprobado Por:
Nombre: Andrés Ricardo Alvarez Cuellar Cargo: Jefe Oficina de Control Interno Disciplinario Nombre: Integrantes
Cargo: Jefe Oficina Control Interno Disciplinario Cargo: Comité Coordinación del Sistema de Control Interno
Fecha: 27/01/2017
Fecha: 27/01/2017 DD/MM/AA Fecha: 31/01/2017
DD/MM/AA DD/MM/AA
245
NIT No. 800.095.728-2
2.3 RELACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Una vez identificados los procesos a continuación se precisan los procedimientos que se derivan de
cada uno de ellos. Por lo anterior, para su identificación tendrán un código alfanumérico, conforme al
anexo del procedimiento E2.P01 Control de Información Documentada:
TIPO DE PROCESO
PROCESO PROCEDIMIENTOS
E1.P01 Elaboración Plan de Desarrollo
E1.P02 Certificación de Estratificación
E1.P03 Elaboración y Seguimiento del Plan
de Acción
E1.P04 Reporte de Informes
E1.P05 Operatividad del SISBEN
E1.P06 Banco de Proyectos
E1.P07 Apoyo Elaboración POAI
E1.P08 Licencia Urbanística
E1. Planeación E1.P09 Perforación de Vías
Estratégica E1.P10 Concepto Uso de Suelo
E1.P11 Demarcación de Inmuebles
E. E1.P12 Propiedad Horizontal
ESTRATÉGICO E1.P13 Infracciones Urbanísticas
E1.P14 Actualización de proyectos con el
mismo registro
E1.P15 Seguimiento a los proyectos de
inversión pública
E1.P16 Elaboración y seguimiento a plan
indicativo
E2.P01 Control de Información Documentada
E2.P02 Acciones preventivas, correctivas y
E2. Sistema De Gestión de mejora
E2.P03 Autoevaluación de Control
E2.P04 Identificación y evaluación de
requisitos legales
M1.P01 Programas Sociales
M. MISIONAL M1. Desarrollo Humano M1.P02 Orientación a la población víctima
del conflicto armado interno
M1.P03 Operatividad del Programa Más
Carrera 12 Calle 15 Esquina Teléfono (8) 4366494 Ext. 1602

www.florencia-caqueta.gov.co E-mail: secplaneacion@florencia-caqueta.gov.co
Florencia - Caquetá
246
Familias en Acción
M1.P04 Escuelas de Formación Artística y
Deportiva
M1.P05 Biblioteca Pública Municipal
M1.P06 Ludoteca Naves
M1.P07 Aseguramiento y prestación de
servicios de salud
M1.P08 Continuidad del Aseguramiento de
los Afiliados al Régimen Subsidiado
M1.P09 Pago Aportes Financieros a las EPS
M1.P10 Actualización y Reporte de Base de
Datos de Afiliados
M1.P11 Inspección, vigilancia y control a los
factores de Riesgo Ambiental
M1.P12 Inspección, vigilancia y control de
los Riesgos de Consumo, Biológico y
Químico
M1.P13 Inspección, vigilancia y control en
Zoonosis
M1.P14 Inspección, vigilancia y control de
las Enfermedades transmitidas por Vectores
M1.P15 Sistema de Vigilancia en Salud
Pública – SIVIGILA
M1.P16 Formulación, Ejecución,
Seguimiento y Evaluación del Plan de Salud
Territorial (PST)
M1.P17 Movilidad y verificación de
afiliaciones
M1.P18 Novedades, retiros y fallecidos de
registros
M1.P19 Programa ampliado de
inmunizaciones-PAI
M1.P20 Recepción de listados censales
M1.P21 Servicio de atención a la comunidad
y participación social en salud
M2. Desarrollo M2.P01 Asistencia Técnica Agrícola,

247
Económico Pecuaria y Ambiental

M2.P02 Vigilancia y control de recursos
naturales renovables y no renovables
M2.P03 Evaluaciones Agropecuarias
Anuales
M2.P04 Otorgamiento de Incentivos
Tributarios
M2.P05 Aplicación de Biológicos a Bovinos
y Equinos
M2.P06 Poda y Tala de Arboles
M2.P07 Mantenimiento de Parques y Zonas
Verdes
M2.P08 Levantamiento Línea Base de
Productores Agropecuarios
M2.P09 Producción de Material Vegetal
M2.P10 Asesoría en Turismo
M2.P11 Promoción Turística
M2.P12 Formación Empresarial
M2.P13 Plazas de Mercado
M2.P14 Coso Municipal
M3.P01 Ejecución de Proyectos por Sistema
de Valorización
M3.P02 Escrituración de Predios
Municipales
M3.P03 Mejoramiento de Vivienda Urbana y
Rural
M3.P04 Expedición licencias de conducción
M3. Infraestructura y M3.P05 Matricula Inicial de vehículos
Movilidad M3.P06 Traspaso de Vehículos
M3.P07 Cancelación de la matricula de un
vehículo automotor
M3.P08 Cambio de características de un
vehículo automotor
M3.P09 Reporte SUI
M3.P10 Celebración de audiencias públicas
M3.P11 Notificación comparendos NN

248
M3.P12 Duplicado licencia de tránsito y placa

M3.P13 Radicación de matrícula de un
vehículo
M3.P14 Traslado de matrícula de un vehículo
M4.P01 Visitas a establecimientos Públicos
M4.P02 Querellas Policivas
M4.P03 Recuperación de Espacio Público
M4.P04 Restitución de uso público
M4.P05 Realización de Comisorios de
Juzgados y demás entidades
M4.P06 Regular la convivencia ciudadana y
M4. Convivencia y servicios de atención al usuario
Seguridad Ciudadana M4.P07 Liderazgo y participación ciudadana
M4.P08 Coordinación para la Prevención y
Atención de Desastres
M4.P09 Actuación en caso de Violencia
Intrafamiliar
M4.P10 Atención en casos de maltrato
infantil
M4.P11 Acompañamiento en Apoyo
Institucional
M5. Educación Sistema de Gestión de Calidad
A1.P01 Nómina
A1.P02 Comisión de Servicio y Licencias
A1.P03 Historias Laborales
A1.P04 Identificación de peligros,
evaluación, valoración de los riegos y
determinación de controles
A1. Gestión A1.P05 Gestión Documental
A. APOYO Organizacional A1.P10 Recobro de incapacidades
A1.P11 Prevención, preparación y respuesta
ante emergencias
A1.P12 Reporte e investigación de presuntas
enfermedades laborales
A1.P13 Convocatoria, elección y
conformación del COPASST

249
A1.P14 Convocatoria, elección y

conformación del CCL
A1.P15 Reporte de actos y condiciones
inseguras
A1.P16 Medicina preventiva y del trabajo
A1.P17 Gestión del Cambio
A1.P18 Elementos de protección personal
A1.P19 Inducción y reinducción
A1.P20 Inspecciones de seguridad
A1.P21 Reporte e investigación de incidentes
y accidentes laborales
A1.P22 Revisión por la alta dirección
A1.P23 Plan Institucional de capacitación
A1.P24 Bienestar e Incentivos
A2. Gestión Jurídica y A2.P01 Defensa Judicial
Contractual A2.P02 Emisión de Conceptos
A3.P01 Preparación, Elaboración,
Aprobación y Liquidación del Presupuesto
A3.P02 Ejecución, Seguimiento y Cierre
Presupuestal de Ingresos
A3.P03 Modificaciones al Presupuesto de la
Vigencia
A3.P04 Elaboración y presentación de
Informes a Entes de Control Externos
A3.P05 Ejecución, Seguimiento y Cierre
A3. Gestión Financiera Presupuestal de Gastos
A3.P06 Impuesto Predial Unificado
A3.P07 Impuesto de Industria y Comercio
A3.P08 Atención a Solicitudes de
Información y Reclamos
A3.P09 Elaboración de Órdenes de Pago
A3.P10 Caja menor
A3.P11 Rendición de informes a la
Contaduría General de la Nación
A3.P12 Elaboración y presentación de
estados financieros

250
A3.P13 Cierre Vigencia Fiscal

A3.P14 Deuda Pública
A3.P15 Informe Boletín de Deudores
A3.P16 Preparación Información Exógena
A3.P17 Conciliaciones Efectivas de Caja
A3.P18 Causación de Ingresos
A3.P19 Causación de Provisiones de
Pasivos
A3.P20 Causación de Cuentas por pagar
A3.P21 Cobro Administrativo Coactivo
A3.P22 Reporte del FUT
A3.P23 Registro de Ingresos
A4.P01 Comunicación Informativa
A4.P02 Cobertura de Actos Oficiales
A4.P03 Administración de Servidor y
A4. Gestión de Aplicaciones
Comunicación e A4.P04 Mantenimiento Preventivo y
Información Correctivo de Hardware y Software
A4.P05 Implementación de la Estrategia
Gobierno en Línea
A4.P06 Administración Red Física y Equipo
de Comunicaciones
V1.P01 Auditorías Internas
V1.P02 Elaboración, Seguimiento y
V1. Evaluación de Verificación a Planes de Mejoramiento
Gestión y Control V1.P03 Seguimiento y Evaluación al MECI
V. EVALUACIÓN
V1.P04 Seguimiento, medición, análisis y
evaluación del SIG
V2. Control Interno
Disciplinario V2.P01 Procedimiento disciplinario
2.4 PROCEDIMIENTOS ALCALDÍA DE FLORENCIA, CAQUETÁ
A continuación se describen los procedimientos identificados en cada uno de los procesos:

FECHA DE EMISIÓN
CÓDIGO
ALCALDÍA DE FLORENCIA,CAQUETÁ 31/12/2013 251
E1.P01
VERSIÓN 06/02/2017
ELABORACION PLAN DE DESARROLLO
3.0 PÁGINA:
1 de 8
DISEÑO DEL PROCEDIMIENTO

“E1.P01 Elaboración Plan de Desarrollo”
“Planeación Estratégica”

1.0 31/12/2013 Adopción procedimiento
2.0 23/12/2014 Modificación Incluir definición Plan de

procedimiento. Desarrollo y asignación
de responsables
3.0 06/02/2017 Modificación Modificación del
procedimiento. objetivo, definiciones,
descripción del
procedimiento y cargo
del responsable.
FECHA DE EMISIÓN
CÓDIGO
E1.P01
VERSIÓN 06/02/2017
3.0 PÁGINA:
2 de 8
Objetivo: Describir la metodología para la elaboración, aprobación y seguimiento al Plan de Desarrollo de la

Alcaldía de Florencia – Caquetá.
Alcance: Inicia con la conformación del equipo de trabajo para la formulación del Plan de desarrollo y finaliza
con la revisión y aprobación del Plan de Desarrollo por parte del concejo Municipal.
Definiciones:
CTP: Sigla correspondiente al Consejo Territorial de planeación.
Plan de Desarrollo: Instrumento de planificación a través del cual se organiza, regula y orienta el cumplimiento
del Programa de Gobierno, de manera concertada entre la comunidad y la Administración Local, en
concordancia con los lineamientos Departamentales y Nacionales.
Actor social: Persona o grupo de personas que representan una organización o grupo social y que cuentan con
un proyecto, controlan algún recurso y tienen liderazgo y capacidad para la toma de decisiones.
Diagnóstico: Evaluación de la situación real de la sociedad en la que se desarrollan las actividades propias de
este Plan de Desarrollo, con lo que se busca establecer cuáles serán las acciones a tomar en torno a cada una
de estas.
Parte Estratégica: Es la apuesta de la administración municipal en respuesta a los retos, necesidades y

potencialidades identificadas en el diagnóstico realizado, son el conjunto de objetivos, con sus respectivos
indicadores y metas tanto de producto como de resultado que se esperan implementar durante el periodo de
gobierno.
Plan plurianual de inversiones: Es el instrumento base de la inversión anual en el cual se relacionan los recursos
financieros que se destinarán para la financiación de los programas establecidos en la Parte Estratégica,
clasificados por fuentes de financiamiento y sectores.
Programa: Conjunto organizado de resultados y productos esperados para la consecución de un objetivo

común, apuntando a la solución de un problema o la satisfacción de una necesidad de la población.
Proyecto: Es un propósito planificado consistente en un conjunto de actividades interrelacionadas y coordinadas

con el fin de alcanzar un objetivo específico y concreto dentro de los límites de un presupuesto y un tiempo
determinado; su formulación está orientada a la ejecución de actividades.
Plan Indicativo: Es un instrumento que permite establecer los compromisos de la administración municipal, a
nivel de programas e indicadores de gestión y de producto, es la programación física y financiera de la inversión
a ejecutar a través de la cual se mide el cumplimiento y avance del Plan de Desarrollo.
Producto o servicio:
Consolidar el Proyecto del Plan de desarrollo y presentarlo al concejo para su aprobación y socialización.
Normatividad:
Constitución Política de Colombia de 1991, art. 339

Ley 152 de 1994 Por la cual se establece la Ley orgánica del Plan de Desarrollo.
Ley 141 de 1994 Por la cual se crean el Fondo Nacional de Regalías, la Comisión Nacional de Regalías, se
regula el derecho del Estado a percibir regalías por la explotación de recursos naturales no renovables, se
FECHA DE EMISIÓN
CÓDIGO
E1.P01
VERSIÓN 06/02/2017
3.0 PÁGINA:
3 de 8
establecen las reglas para su liquidación y distribución y se dictan otras disposiciones. Reglamentada
parcialmente por los Decretos Nacionales 145,620 y 1747 de 1995; 416 y 4192 de 2007; 851 de 2009.
Ley 756 de 2002 Por la cual se modifica la Ley 141 de 1994, se establecen criterios de distribución y se dictan
otras
Decreto 4923 de 2011 Por la cual se garantiza la operación del Sistema General de Regalías
Recursos:
A. Tecnológicos: Software diseñado para generar datos estadísticos. Equipos de cómputo con buena
capacidad. Impresora Láser Multifuncional.
B. Logísticos: Recurso Económico. Papelería. Útiles de Oficina.
C. Humanos: Asesor, Profesional universitario, Secretario de Planeación y Ordenamiento Territorial y
Ordenamiento Territorial.

AREA PUNTO DE
No. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO CARGO RESPONSABLE
RESPONSABLE CONTROL
Conformar equipo para la formulación
del Plan de Desarrollo: Se conformará
Secretaría de
un equipo de trabajo con el fin de que de Alcalde - Secretario de
Planeación y
1 cuentas del avance del documento de Planeación y
Ordenamiento
planificación, coordinado por el Ordenamiento Territorial
Territorial
Secretario (a) de Planeación Municipal
Definir metodología para la Socializar en

formulación del Plan de Desarrollo: Se Secretario de Planeación Consejo de
Secretaría de
define el enfoque metodológico que se y Ordenamiento Territorial Gobierno y
Planeación y
2 ajuste al ente territorial y atendiendo - Equipo de Trabajo Consejo
Ordenamiento
indicaciones del DNP, el cual debe ser Profesional Especializado Territorial de
Territorial
de carácter participativo y prospectivo. -Asesor Planeación
para
Analizar Programa de Gobierno del aprobación y
Alcalde electo: Se revisa y estudia el presentación
Programa de Gobierno con el ánimo de Secretaría de Alcalde - Secretario de al Concejo
responder a los compromisos adquiridos, Planeación y Planeación y Municipal el
3
que exista correspondencia entre el Ordenamiento Ordenamiento Territorial Plan de
Proyecto del Plan de Desarrollo y Territorial Equipo de Trabajo Desarrollo.
Programa de Gobierno.
Relación de
Definir actores Sectoriales: El Alcalde Asistencia
Municipal y el Secretario de Planeación y y/o Actas de
Ordenamiento Territorial identifican los reuniones
Alcalde - Secretario de
grupos y organizaciones representativas Secretaría de
Planeación y
de la sociedad civil, y los incluye como Planeación y
4 Ordenamiento Territorial
participantes para la elaboración del Plan Ordenamiento
Asesor y Profesional
de Desarrollo. Se conforman grupos de Territorial
Especializado
trabajo con los actores sociales y se
identifica y prioriza listado con los
problemas que afectan a la comunidad.
FECHA DE EMISIÓN
CÓDIGO
E1.P01
VERSIÓN 06/02/2017
3.0 PÁGINA:
4 de 8
Asignar responsabilidades a los

grupos de trabajo: El Secretario de
Planeación y Ordenamiento Territorial Secretaría de
asigna responsabilidades a los grupos Planeación y
5 Planeación y
definidos por sectores con el objeto de Ordenamiento
identificar problemas y definir objetivos y Territorial
estrategias.
Realización del diagnóstico: El

Secretario de Planeación y
Ordenamiento Territorial y el equipo de
trabajo analizan la situación actual del
municipio teniendo en cuenta el plan de
desarrollo anterior, los planes Secretario de Planeación
Secretaría de
sectoriales, la información financiera, el y Ordenamiento Territorial
Planeación y
6 avance de proyectos en ejecución, el - Equipo de Trabajo -
Ordenamiento
esquema de ordenamiento territorial, y la Asesor y Profesional
Territorial
información de la comunidad. Analizan la Especializado
información, priorizando los problemas
identificados con base en la realidad del
municipio, luego identifican las causas de
los problemas seleccionados.
Formular el componente estratégico:

Definen los objetivos de desarrollo del
Municipio, las estrategias generales, los
programas, indicadores y metas de
resultado y de producto, teniendo en Secretario de Planeación
Secretaría de
cuenta las políticas nacionales y y Ordenamiento Territorial
Planeación y
7 departamentales, las funciones y - Equipo de Trabajo -
Ordenamiento
competencias asignadas al municipio por Asesor y Profesional
Territorial
la constitución y las leyes y las causas Especializado
fundamentales que le apunten a la
solución de problemas y al logro de la
visión municipal.
Definir fuentes de financiación: de

acuerdo al procedimiento para la
Elaboración del Presupuesto Municipal,
se analiza y define la proyección de los
recursos del municipio a través de las Secretaría de Secretario de Hacienda –
8
diferentes fuentes de financiación para el Hacienda Equipo de Trabajo
plan plurianual de inversiones; todo esto
mediante la revisión del marco fiscal de
mediano plazo que se encuentre vigente.
9 Formular el componente financiero: Secretaría de Secretario de Hacienda –

FECHA DE EMISIÓN
CÓDIGO
E1.P01
VERSIÓN 06/02/2017
3.0 PÁGINA:
5 de 8
Según los programas e indicadores y Hacienda Equipo de Trabajo

metas definidos en el componente
estratégico del plan de desarrollo, se
asigna la proyección de los recursos de
las fuentes internas y externas que
componen el plan plurianual de
inversiones.
Consolidación del Proyecto Plan de

Secretario de Planeación
Desarrollo: Se analiza toda la Secretaría de
y Ordenamiento Territorial
información y se consolida en un Planeación y
10 - Equipo de Trabajo -
documento para ser presentado para su Ordenamiento
Asesor y Profesional
aprobación. Territorial
Especializado
Aprobación del Proyecto del plan de Relación de
Desarrollo: El consejo de gobierno Secretaría de Asistencia
aprueba el documento para ser Planeación y y/o Actas de
11 Consejo de Gobierno reuniones
presentado al Consejo territorial de Ordenamiento
Planeación. Territorial
Presentar el Proyecto Plan de Acuerdo

Desarrollo al consejo territorial de Plan de
planeación: El CTP verifica la Desarrollo
correspondencia entre el programa de
gobierno y el Plan de Desarrollo, su Secretaría de
viabilidad, integridad, coherencia, Planeación y
12 Planeación y
orientación a resultados y metas Ordenamiento
realizables, es decir; que esté Territorial
respaldado con recursos humanos,
administrativos, tecnológicos y
económicos
Realizar ajustes al Proyecto Plan de

Secretaría de
Desarrollo: Según las recomendaciones Secretario de Planeación
Planeación y
realizadas por el CTP se realizan los y Ordenamiento Territorial
Ordenamiento
13 ajustes al Plan de Desarrollo y se - Equipo de Trabajo -
Territorial -
presenta al Concejo Municipal para su Asesor y Profesional
Información y
análisis y aprobación. Especializado
Gestión
Presentar el Plan de desarrollo al
Concejo Municipal: El Concejo
municipal verifica la correspondencia
entre el programa de gobierno, el plan de
Secretaría de
desarrollo, y demás componentes que lo Alcalde - Secretario de
Planeación y
14 integran y indican su viabilidad. Planeación y
Ordenamiento
¿El Plan de Desarrollo es aprobado? Ordenamiento Territorial
Territorial
SI: Emite Acuerdo Municipal
NO: El alcalde municipal lo puede
adoptar por decreto.
FECHA DE EMISIÓN
CÓDIGO
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6 de 8
Secretario de Planeación
Secretaría de
Divulgar el Plan de Desarrollo: El Plan y Ordenamiento Territorial
Planeación y
15 de desarrollo se publica en la página web - Asesor y Profesional
Ordenamiento
de la alcaldía municipal. Especializado – Gobierno
Territorial
en Línea
16 Seguimiento al Plan de Desarrollo: El Secretaría de Secretario de Planeación
seguimiento y autoevaluación se realiza Planeación y y Ordenamiento Territorial
a través de los diferentes instrumentos Ordenamiento – Asesor y Profesional
de planificación establecidos por el DNP Territorial - Especializado
para tal fin como son: Información y
Gestión
E1.P05 Elaboración y Seguimiento del
Plan Indicativo, herramienta que plasma
la programación física y financiera de los
compromisos de inversión asumidos en
el plan de desarrollo, procedimiento
E1.P03. Elaboración y seguimiento del
plan de acción, como cumplimiento de
las metas tanto de inversión como de
gestión por cada vigencia.
FECHA DE EMISIÓN
CÓDIGO
E1.P01
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7 de 8
RESPONSABLE
ALCALDE - SECRETARIO DE PLANEACIÓN Y SECRETARIO DE HACIENDA CONSEJO DE GOBIERNO
ORDENAMIENTO TERRITORIAL - PROFESIONAL JEFE DE PRESUPUESTO CONSEJO TERRITORIAL DE
ESPECIALIZADO - ASESOR - EQUIPO DE PLANEACIÓN
TRABAJO CONCEJO MUNICIPAL
Inicio
Conformar Equipo de Trabajo
Definir metodología para la formulación
Analizar programa de Gobierno
Definir actores sociales
Asignar responsabilidades a los grupos

F L U J O
de trabajo
Realización del diagnóstico
Definir fuentes de
Formular componente estratégico financiación
D E
Consolidar Proyecto del PDD Formular el componente

financiero
Aprueba
D I A G R A M A
Proyecto en
Consejo de
Gobierno
Presenta
Ajustes
Verificación
Realizar Ajustes al Proyecto
CTP
NO Ajustes
1
FECHA DE EMISIÓN
CÓDIGO
E1.P01
VERSIÓN 06/02/2017
3.0 PÁGINA:
8 de 8
RESPONSABLE
ALCALDE (SA) SECRETARIO DE
SECRETARIO DE PLANEACIÓN Y HACIENDA CONSEJO DE GOBIERNO
ORDENAMIENTO TERRITORIAL JEFE DE PRESUPUESTO CTP
EQUIPO DE TRABAJO CONCEJO MUNICIPAL
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
1
F L U J O
No Aprueba Presenta al
Sanciona Por Decreto Concejo
D E
Municipal
Aprueba
D I A G R A M A
Socializar el Plan de Desarrollo Emite

Acuerdo
Seguimiento Plan de Desarrollo
Fin

Nombre: Paola Andrea Villanueva. Nombre: Luis Manuel Espinosa Calderón. Nombre: Comité de Coordinación del
Cargo: Profesional Universitario. Cargo: Secretario de Planeación y Sistema Control Interno.
Ordenamiento Territorial Cargo:

E1.P02 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
CERTIFICACIÓN DE ESTRATIFICACIÓN
3.0 PÁGINA:
1 de 5

“E1.P02 Certificación de Estratificación”

2.0 23/12/2014 Modificación Incluir definiciones,

Procedimiento actualización de
normatividad y
asignación
responsables
3.0 06/02/2017 Modificación Se especifico el
Procedimiento municipio en el objetivo,
ajuste de alcance,
definiciones,
normatividad y
actividades en la
descripción
E1.P02 31/12/2013
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3.0 PÁGINA:
2 de 5
Objetivo: Certificar el estrato socioeconómico oficial de un inmueble residencial urbano o rural del
municipio de Florencia.
Alcance: Inicia con la solicitud del usuario para asignación o revisión del estrato del predio y finaliza con la
expedición del Certificado de Estratificación u oficio de respuesta.
Definiciones:
Certificado de estratificación: Documento que certifica el estrato socioeconómico de un inmueble residencial

urbano o rural del Municipio.
Estratificación socioeconómica - Concepto D.A.N.E.: La estratificación socioeconómica es una clasificación

en estratos de los inmuebles residenciales de un municipio o distrito que deben recibir servicios públicos.
No se tienen en cuenta las condiciones socioeconómicas de las personas sino de la ubicación del inmueble.
Condición socioeconómica: Concepto sociológico universal: “Evaluación de las condiciones sociales y

económicas de una región”.
Producto o servicio: Certificado de estratificación oficio dando respuesta a la petición, cuando así se
requiera.
Normatividad:
Constitución Política de Colombia, art. 365 y 367
Ley 142 de 1994,
Ley 177 de 1994,
Ley 188 de 1995
Decreto 1538 de 1996
Ley 383 de 1997
Ley 505 de 1999
Ley 689 de 2001
Ley 732 de 2002
Decreto 007 de 2010
CONPES 160 del 14/02/2013
Decreto 099 del 10 de mayo de 2000 – Localidades o Centros Poblados del Municipio de Florencia.
Decreto 190 del 26/09/2000 – de Adopción de Estratificación Urbana del Municipio de Florencia.
Decreto 514 del 1 diciembre 2004 – Estratificación Rural del Municipio de Florencia.
Decreto 0922 de 2015 de Creación del Comité de Estratificación del Municipio de Florencia periodo 2015 -
2017.
Recursos:
A. Tecnológicos:
Software DOS-BOX, Equipos de cómputo con buena capacidad y ajustados a los requerimientos
técnicos del proceso, Impresora Láser Multifuncional, Cámara fotográfica y GPS digitales.
E1.P02 31/12/2013
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3.0 PÁGINA:
3 de 5
B. Logísticos:
Recursos Económicos para pago de honorarios y gastos de viaje del Comité de Estratificación,
Papelería, Útiles, muebles y enseres de la Oficina.
C. Humanos:
Asesor, Profesional Universitario, Auxiliar administrativo y/o personal de apoyo al proceso.
No. DESCRIPCION DEL AREA CARGO PUNTO DE
PROCEDIMIENTO RESPONSABLE RESPONSABLE CONTROL
Recepción y verificación de la
documentación: Se tramitan los
documentos radicados en ventanilla Asesor - Profesional
Información y
única emitidos por el usuario, con los Universitario y/o
1 Gestión –
respectivos soportes como: Oficio de Auxiliar
Estratificación
solicitud. Administrativo.
Fotocopia de Recibo de Impuesto
Predial.
Verificación y Localización en
Plano y Base de Datos de
Estratificación: El funcionario
encargado revisa en los planos
cartográficos y digitales y en la base
de datos DOS-BOX, información
relacionada con el predio.
Asesor - Profesional Verificación y
Se identifica en la base de datos, se Información y
Universitario y/o - firma del
2 identifica la ubicación y se expide Gestión –
Auxiliar Secretario de
Certificado de Estratificación para Estratificación
Administrativo Planeación
firma del Secretario de Planeación y
Ordenamiento Territorial o el
respectivo oficio de respuesta a la
petición y se radica en ventanilla
única para que se enviado al usuario.
Se finaliza la actividad con el archivo

de los soportes.
En caso de inconformidad. Si el
usuario ha quedado inconforme con
Asesor - Profesional
el estrato asignado, solicita a la Información y
Universitario y/o -
3 Alcaldía de Florencia por escrito visita Gestión –
Auxiliar
al predio para verificación de los Estratificación
Administrativo
criterios de asignación del estrato,
como Recurso de Primera Instancia.
Realizar visita de localización y Verificar el
evaluación de las características Información y diligenciamiento
Universitario y/o -
4 del predio: El funcionario coordina Gestión – total de los
Auxiliar
con el solicitante la fecha y hora de la Estratificación criterios
Administrativo
visita al predio para que establecidos en
E1.P02 31/12/2013
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3.0 PÁGINA:
4 de 5
conjuntamente se responda y se el Formulario.

diligencie cada uno de los criterios
del Formulario Estratificación
Socioeconómica Cabecera Municipal
Tipo I (diseñado por el DNP) con
soporte fotográfico. Y posteriormente
lo firma el usuario solicitante y el
funcionario.
Verificación de
la información
Registro de la Información: Asesor - Profesional
Información y en el sistema
La información recolectada en el Universitario y/o -
5 Gestión – que sea
Formulario se consigna en el Auxiliar
Estratificación coherente con
Software DOS-BOX. Administrativo
la plasmada en
el formulario.
Certificado Resultado de la Visita:
Una vez el funcionario ingrese la Asesor - Profesional
Información y Verificación del
información al sistema, este arroja la Universitario y/o -
6 Gestión – nuevo
información concerniente al estrato Auxiliar
Estratificación Certificado.
correspondiente del predio y procede Administrativo
a imprimir el Certificado para la firma.
Entrega al usuario. Se entrega el
nuevo certificado de estratificación a
ventanilla única para que sea enviado
al usuario.
Visita de
En caso de inconformidad por el Universitario y/o -
Información y verificación en
resultado obtenido el usuario radica Auxiliar
7 Gestión – el predio por
en ventanilla única oficio de solicitud Administrativo y
Estratificación parte del Comité
de reclamación ante el Comité Comité de
de
Permanente de Estratificación, como Estratificación.
Estratificación.
recurso de Segunda Instancia,
adjuntando certificado expedido por
la Alcaldía en la visita de primera
Instancia.
Profesional
Respuesta de segunda instancia: Información y
Universitario y/o -
8 Se debe realizar la actividad número Gestión –
Auxiliar
5 y 6. Estratificación
Administrativo
Profesional Verificación de
Archivo: Se finaliza el proceso con el Información y
Universitario y/o - todos los
9 archivo de la documentación que lo Gestión –
Auxiliar documentos del
soporta. Estratificación
Administrativo expediente.
E1.P02 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
3.0 PÁGINA:
5 de 5
RESPONSABLE
AUXILIAR ADMINISTRATIVO COMITÉ PERMANENTE DE ESTRATIFICACIÓN
Recepción y
verificación
documento
Verificación en Plano y Base de

Datos
F L U J O
SÍ, Aparece NO, Aparece en Base

en Base de de Datos o
Datos inconformidad
Elabora Diligencia
Certificado Formato
Reclamación
D E
Entrega al
Usuario Visita y
diligenciamiento
D I A G R A M A
de Formulario
Archiva
Registro
Información
Fin
Certificado
Resultado de la
Visita
Resolución
Entrega al (Segunda
Usuario Instancia)
Archiva
Fin
Nombre: Esther Obregón Calderón. Nombre: Luis Manuel Espinosa Calderón. Nombre: Comité de Coordinación del Sistema
Cargo: Profesional Universitario. Cargo: Secretario de Planeación y Control Interno
Ordenamiento Territorial Cargo:

E1.P02.F01 06/2/2017
VERSIÓN
CERTIFICADO DE ESTRATIFICACIÓN
1.0 PÁGINA:
1 de 1
Consecutivo No. __________
Florencia, DD/MM/AÑO
Señores
EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS
Florencia
ASUNTO: CERTIFICADO DE ESTRATIFICACIÓN.
Cordial saludo,
Se le informa que revisados los archivos y plano cartográfico de la estratificación socioeconómica del área urbana
del municipio de Florencia existente en esta oficina, se pudo constatar que el lado de la manzana donde se
encuentra el predio No. ____________________, está ubicado en la __________ del barrio __________,
correspondiente al sector __________ sección ___, manzana _______, lado de la manzana ____ está en estrato
_____, según el Decreto No. 190 del 26/09/2000.
La presente se expide a solicitud de _________________________________________.
NOTA: La presente constancia es de carácter informativo y no constituye en ningún caso licencia o permiso de
construcción o propiedad sobre el inmueble.
NOMBRE
SECRETARIO DE PLANEACIÓN Y ORDENAMIENTO TERRITORIAL
Radicado No. _____
Digitó: (Nombre, cargo y firma)

E1.P03 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
ELABORACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL
3.0 PLAN DE ACCIÓN PÁGINA:
1 de 5

“E1.P03 Elaboración y Seguimiento del Plan de Acción”

1.0 31/12/2013 Adopción
procedimientos
2.0 23/12/2014 Modificación Ajuste actividades del
procedimiento procedimiento
3.0 06/02/2017 Modificación Ajuste área y
procedimiento responsable
E1.P03 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
2 de 5
Objetivo: Describir la metodología para la elaboración y seguimiento de los planes de acción para la ejecución
del Plan de Desarrollo de la Alcaldía Municipal de Florencia – Caquetá.
Alcance: Desde el diseño de la metodología para elaborar el plan de acción hasta su ejecución, seguimiento y
evaluación con la presentación del informe de Autoevaluación de Gestión.
Definiciones:
Plan de Acción: Es un instrumento de evaluación que permite a la administración Municipal orientar

estratégicamente la ejecución del Plan de Desarrollo para periodos de un año, coincidentes con la ejecución del
presupuesto en la respectiva vigencia.
Programa: Conjunto organizado de proyectos orientados a la consecución de un objetivo común, apuntando a la

solución de un problema o la satisfacción de una Necesidad de la población. Los programas son la clave para la
conformación del POAI.
Proyecto: Es un propósito planificado consistente en un conjunto de actividades interrelacionadas y coordinadas

con el fin de alcanzar un objetivo especifico y concreto dentro de los limites de un presupuesto y un tiempo
determinado; su formulación está orientada a la ejecución.
Producto o servicio: Plan de Acción aprobado y consolidado.

Informe de Autoevaluación de Gestión
Normatividad:
Ley 152 de 1994 Por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo
Guía: Instrumentos para la ejecución, seguimiento y Evaluación del Plan de Desarrollo Municipal; Departamento
Nacional de Planeación.
Recursos:
A. Tecnológicos:
Software diseñado para generar datos estadísticos.
Equipos de cómputo con buena capacidad e internet
Impresora Láser Multifuncional
B. Logísticos: Recurso Económico, Papelería, Útiles de Oficina, Equipo de cómputo, impresora
C. Humanos: Profesional Universitario, Asesor, Secretario de Planeación
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO AREA CARGO PUNTO DE
No.
RESPONSABLE RESPONSABLE CONTROL
Convocar y definir responsables: Se debe Secretaría de Secretario de Relación de
convocar los Secretarios de Despacho de Planeación y Planeación y Asistencia y/o
1 cada Secretaría, mediante circular, con el fin Ordenamiento Ordenamiento Actas de
de que se definan los responsables para Territorial – Territorial reuniones,
elaboración y seguimiento al Plan de Acción, Información y orientaciones
E1.P03 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
3 de 5
dejando constancia de su participación en los Gestión Asesor y y aprobación.

formatos de Acta de Reuniones y Control de Profesional
Asistencia. Especializado de Plan de Acción
Información y Aprobado
Gestión
Reporte de
Armonización de Planes de Acción en el informe de
Primer año de Gobierno: En el año de inicio Ejecución del
del período de Gobierno, la Administración Plan de Acción
Responsables
Municipal debe ajustar Plan de Acción y Secretarios de
2 Secretarías de la
POAI aprobado desde la vigencia anterior, Despacho
Alcaldía
de acuerdo con el Plan de Desarrollo
aprobado, de forma que se homologuen los
programas y metas correspondientes.
Revisión de Insumos para la formulación
del Plan de Acción:
Se entregarán los insumos y orientaciones a Secretaría de
cada Secretaría de la Alcaldía, para la Planeación y Asesor y
respectiva formulación del Plan de Acción: Ordenamiento Profesional
 Plan de Desarrollo Territorial – Especializado de
3 Información y Información y
 Plan Indicativo
Gestión Gestión
 Plan de Acción Ejecutado de la
Secretarios de
vigencia anterior
Secretarías de la Despachos
 POAI Alcaldía
 Formato de Plan de Acción
(E1.P03.F01)
Elaboración del documento inicial del
Plan de Acción: Con los insumos, cada
Secretaría elabora un documento con las
Responsables
estrategias y acciones que va adelantar para Secretarios de
4 Secretarías de la
dar cumplimiento al POAI, y por ende al Plan Despacho
Alcaldía
Indicativo y Plan de Desarrollo. Información
que se consignará en el formato
denominado Plan de Acción.
Aprobación del Plan de Acción: Cada
Secretario de Despacho, responsable de la
ejecución del Plan de Desarrollo, presentará
y sustentará el Plan de Acción ante el
Consejo de Gobierno, justificando su
Alcalde (sa)
importancia de acuerdo con las prioridades Alcalde (sa)
5 establecidas por el Gobernante y la Secretarios de
Secretarías de la
distribución de metas del Plan indicativo y la Despacho
Alcaldía
coherencia de los proyectos y acciones con
el POAI, claridad y consistencia de los
indicadores para el seguimiento y
evaluación. Así mismo la identificación de
actividades compartidas. En caso que en
E1.P03 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
4 de 5
Consejo de Gobierno se requiera ajustes,

éstos se realizaran y luego se procederá a su
aprobación mediante acta.
Ejecución, Seguimiento y Evaluación del
Plan de Acción: Se remitirá mediante
circular el Plan de Acción a cada Secretaría Secretario de
de Despacho para su respectiva ejecución, Planeación y
así mismo se publicará en la página Web de Secretaría de Ordenamiento
la Alcaldía. Planeación y Territorial
Ordenamiento
El Funcionario encargado de Información y Territorial – Asesor y
6 gestión, realizará seguimiento y evaluación Información y Profesional
al Plan de Acción de manera semestral, con Gestión Especializado de
el equipo de trabajo de cada Secretaria, Información y
revisando detalladamente cada meta de Secretarías de la Gestión
producto y sus actividades, registrando en el Alcaldía
mismo Plan de Acción su avance o logro Secretarios de
físico y de recursos, dejando constancia de Despacho
la participación de todos en el formato de
Control de Asistencia.
Remitir Información: Cada Secretaría,
debe remitir informe trimestral de las
gestiones desarrolladas para el cumplimiento
del Plan de Acción, en el Formato Secretarías de la Secretarios de
7
denominado Informe Ejecutivo, que servirá Alcaldía Despacho
como insumo al funcionario de Información y
Gestión para hacer seguimiento al Plan de
Desarrollo, Plan de Acción y POAI.
Analizar los Resultados: El funcionario de Secretario de
Secretaría de
Información y gestión, junto con el Secretario Planeación
Planeación y
de Planeación analizarán el resultado del
Ordenamiento
8 seguimiento y evaluación del Plan de Acción Asesor y
Territorial –
y los informes trimestrales presentados por Especializado de
Información y
cada Secretaría y elaboraran el Informe de Información y
Gestión
Autoevaluación de la Gestión. Gestión
Presentación de Informe: Se presentará el Secretario de
Informe de Autoevaluación de la Gestión Secretaría de Planeación y
ante el Comité de Coordinación del Sistema Planeación y Ordenamiento
de Control Interno y/o Consejo de Gobierno, Ordenamiento Territorial
para que se determinen las acciones que se Territorial –
deban implementar en la Alcaldía para el Información y Asesor y
9
cumplimiento del Plan de Acción de la Gestión Profesional
Vigencia. Especializado de
Información y
Gestión
E1.P03 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
5 de 5
RESPONSABLE
PROFESIONAL SECRETARIO
SECRETARIO DESPACHO/JEFE
ESPECIALIZADO/ DESPACHO/JEFE
OFICINA/RESPONSABLES
ASESOR OFICINA/RESPONSABLES
Inicio
Convocar y definir
responsables
F L U J O
Armonización Planes de
Acción Primer año de
Gobierno
Elaboración Documento
Revisión de Insumos y
Inicial
Orientaciones
Aprobación del
D E
Plan de Acción
D I A G R A M A
Ejecución y Seguimiento
a Plan de Acción
Remitir Información
Analizar los Resultados
Presentación Informe
Autoevaluación de
Gestión
Fin

Nombre: Brenda Magaly Restrepo P. - Nombre: Luis Manuel Espinosa Calderón Nombre: Comité de Coordinación del
Paola Villanueva Parra Cargo: Secretario de Planeación y Sistema Control Interno
Cargo: Asesora, Profesional Especializado Ordenamiento Territorial Cargo:

270
E1.P03.F01 23/12/2014
VERSIÓN 06/02/2017
PLAN DE ACCIÓN
2.0 PÁGINA:
1 de 1
NOMBRE DE LA SECRETARÍA:_____________ AÑO:______FECHA DE ELABORACIÓN:__________RESPONSABLE:________________________

Indicador Recursos EVALUACIÓN PLAN DE ACCIÓN
Línea Estratégica
Ejecutados en la
Ejecutados en la
Total Recursos
%Logro Físico
Programa
presupuestal
competencia
Logro Físico
Número de Nombre de las Fecha de
%Recursos
Sector de
Vigencia
Vigencia
Vigencia
Observaciones
Vgencia
Fuente*
Monto
Rubro
la meta de metas de Actividades Responsable terminación de la
Total
Proyectos Meta para la
Nombre (Justificación de la
producto producto vigencia actividad
ejecución)
METAS DE GESTIÓN
*Fuentes: Manejar las mismas fuentes del POAI con las siguientes abreviaturas (RPCDE, RPSDE; SGP, PGLI, PGFI, AE, SGR, CR,CN, CD, Otros)
E1.P04 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
REPORTE DE INFORMES
3.0 PÁGINA:
1 de 4

“E1.P04 Reporte de Informes”

2.0 23/12/2014 Modificación Actualización de

Procedimientos Responsables
3.0 06/02/2017 Modificación Ajuste área y
Procedimientos responsables
E1.P04 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
REPORTE DE INFORMES
3.0 PÁGINA:
2 de 4
Objetivo: Servir de facilitador de los requerimientos de información de la administración para reportar a nivel
externo.
El procedimiento se desarrolla en el nivel central de la entidad y su relación con todos los entes externos que
soliciten información requerida en términos de Planeación.
Alcance:
Inicia: Con los requerimientos de los organismos externos. Calendario institucional de fecha de entrega de
informes por parte de la Administración Central (Planeación).
¿Qué hace?: Elaborar calendario institucional de fechas de entrega de informes por parte de la Administración
central (Planeación). Recepcionar los requerimientos de información, solicitar a las diferentes dependencias el
suministro de la información. Compilar, revisar y analizar la información. Verificar que cumpla con todos los
requerimientos solicitados y establecidos en la ley.
Remitir la información con las firmas requeridas del representante legal de la entidad, según el tipo de
información requerida.
Termina: Remisión de los informes requeridos y con la verificación de la recepción del informe,
Definiciones:
Informe: Documento que compila información requerida por los entes externos de control y vigilancia o quien lo
requiera.
Organismos de control: Institución de naturaleza pública creada por norma legal a efectos de ejercer
inspección, vigilancia, seguimiento y control a la gestión de las entidades públicas.
Control: Cualquier medida que tome la dirección, el consejo y otras partes, para gestionar los riesgos y
aumentar la probabilidad de alcanzar los objetivos y metas establecidas. La dirección planifica, organiza y dirige
la realización de las acciones suficientes para proporcionar una seguridad razonable de que se alcanzarán los
objetivos y metas.
Control adecuado: Esta presenta si la dirección ha planificado y organizado (diseñado) las operaciones de
manera tal que proporcionen un aseguramiento razonable de que los objetivos y metas de la organización
serán alcanzados de manera eficiente y económica.
Mejora Continua: Acción permanente realizada con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y
optimizar el desempeño.
Ambiente de control: se refiere a la actitud de las acciones del consejo y de la dirección respecto a la
importancia de control dentro de la organización.
Proporciona disciplina y estructura para la consecución de los objetivos principales del sistema de control
interno.
E1.P04 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
REPORTE DE INFORMES
3.0 PÁGINA:
3 de 4
Control estadístico del procedimiento. Definir las herramientas estadísticas básicas.
Producto o servicio: Reportar información oportuna y veraz
Normatividad:
Constitución Política de Colombia.
Normatividad Vigente Departamento Nacional de Planeación.
Recursos:
A. Tecnológicos:
Software diseñado para generar datos estadísticos.
Equipos de cómputo con buena capacidad.
Impresora Láser Multifuncional
B. Logísticos:
Recurso Económico
Papelería
Útiles de Oficina
C. Humanos:
Asesor, Profesional Universitario: Perfil: Administrador, Contador, Economista
No. DESCRIPCION DEL AREA RESPONSABLE CARGO PUNTO DE
PROCEDIMIENTO RESPONSABLE CONTROL
Verificar normatividad: Verificar Sec. Planeación y Asesor y/o
1 la normatividad existente para la Ordenamiento Profesional
presentación de informes. Información y Gestión Especializado
Identificar Responsables: Sec. Planeación y Asesor y/o
2 Determinar áreas responsables Ordenamiento Profesional
de la remisión de información. Información y Gestión Especializado
Cronograma de Trabajo:
Elaborar el calendario
institucional de fechas de Sec. Planeación y Asesor y/o
3 entrega de información a los Ordenamiento Profesional
Seguimiento
entes externos que lo exijan y Información y Gestión Especializado
al
socializar a las diferentes
cumplimiento
dependencias.
del
Recopilar la Información:
Cronograma
Realizar requerimiento a las
de Trabajo
diferentes secretarías para la
entrega oportuna de la
información según su Sec. Planeación y Asesor y/o
4 competencia para su Ordenamiento Profesional
consolidación y elaboración de Información y Gestión Especializado
informe de acuerdo a formato y/o
aplicativo establecido por la
entidad que realiza el
requerimiento de información
5 Revisión de informe: Revisión Despacho del Secretario Secretario de
E1.P04 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
REPORTE DE INFORMES
3.0 PÁGINA:
4 de 4
por parte del secretario de Planeación y

despacho, para su aprobación y Ordenamiento
programación de presentación. Territorial
Reporte de la Información: El
funcionario encargado remite la
Sec. Planeación y Asesor y/o
información a la entidad según
6 Ordenamiento Profesional
formato y/o aplicativo de la
Información y Gestión Especializado
entidad que realiza el
requerimiento de la información
RESPONSABLE
TECNICO
PROFESIONALESPECIALIZADO/ASESOR SECRETARIO DESPACHO/JEFE OFICINA
ADMINISTRATIVO
Verificar la
F L U J O
normatividad
Identificar Responsables
D E
Cronograma de Trabajo
D I A G R A M A
Recopilar Información
Reporte de la Revisar
Información Informe
Fin

Nombre: Brenda M. Restrepo P.- Paola Nombre: Luis Manuel Espinosa Calderón Nombre: Comité de Coordinación del
Villanueva Parra Cargo: Secretario de Planeación y Sistema Control Interno
Cargo: Asesora – Profesional Ordenamiento Territorial Cargo:

E1.P05 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
3.0 OPERATIVIDAD DEL SISBÉN PÁGINA:
1 de 13

“E1.P05 Operatividad del SISBÉN”

2.0 23/12/2014 Modificación Ajuste en la descripción

procedimiento de las actividades
3.0 06/02/2017 Modificación Se adicionó la definición
procedimiento de Informante calificado
de acuerdo a los
lineamientos y
normatividad.
Ajuste a las actividades
de la descripción,
E1.P05 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
2 de 13
Objetivo: Orientar y registrar a la población del Municipio de Florencia en la base de datos del SISBÉN.
Alcance: Inicia con la orientación al usuario para registrarse en el SISBÉN, incluye el censo,
modificaciones, inclusiones y retiros del sistema y finaliza con el cargue de la información y reporte de la
base de datos al Departamento Nacional de Planeación DNP.
Definiciones:
SISBÉN: Es el Sistema de identificación y clasificación de potenciales beneficiarios para programas

sociales
FICHA: Es el formato de recolección de datos, que permite obtener información sobre las condiciones
socioeconómicas de los integrantes de una unidad de vivienda.
HOGAR: Está constituido por una persona o un grupo de personas, parientes o no, que ocupan la
totalidad o parte de una unidad de vivienda; atienden necesidades básicas con cargo a un presupuesto
común y generalmente comparten las comidas.
PERSONA: Cada individuo que pertenece a la población que vive en hogares encuestados.
JEFE DE HOGAR: Es la persona que los miembros del hogar identifican como jefe. Para ser considerado
como tal por parte de los miembros del hogar debe haber un reconocimiento por razones económicas,
familiares de edad o de autoridad.
RESIDENTE HABITUAL: Es la persona que vive permanentemente en una unidad de vivienda, aun
cuando en el momento de la encuesta se encuentre ausente.
INFORMANTE CALIFICADO: Son las personas idóneas para brindar la información en los hogares en
donde se va a hacer la encuesta: corresponde al jefe del hogar o a una persona mayor de 18 años de
edad que resida permanentemente en el hogar y conozca la información de todos los miembros que lo
conforman.
BASE DE DATOS (DATA BASE): Conjunto de datos no redundantes, almacenados en un soporte

informático, organizado de forma independiente de su utilización y accesibles simultáneamente por
distintos usuarios y aplicaciones. La diferencia de una BD respecto a otro sistema de almacenamiento de
datos es que éstos se almacenan en la BD de forma que cumplen tres requerimientos básicos: no
redundancia, independencia y concurrencia.
DUPLICIDAD REAL: Es cuando en la base de datos del municipio se encuentra registrada 2 o más veces
una persona con los mismos nombres, apellidos, fecha de nacimiento, y documento de identidad.
DUPLICIDAD EVENTUAL: Se presenta la duplicidad eventual cuando los nombres y los apellidos de dos
personas son iguales, y/o cuando coincide el número de documento de identidad.
RESPONSABLE: Es la persona a la que el administrador le asigna uno o más perfiles (digitador,

administrador, critico, etc.).
E1.P05 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
3 de 13
PROCESOS DE DEMANDA: Los procesos que se realizan en la fase de demanda corresponden a las
solicitudes que hacen las personas que residen en un municipio porque: requieren estar registrados en
Sisbén o necesitan actualizar la información que ya está registrada en el sistema.
ENCUESTAS A LA DEMANDA: La encuesta a la demanda se realiza de manera específica al hogar que

quiera ser registrado en la base. En este caso, la visita se realiza únicamente al hogar que presenta la
solicitud de encuesta.
Producto o servicio: Actualización de la base de datos.
Normatividad:
Constitución Nacional de Colombia de 1991. (Artículos 298, 311, 356 y 357).
Ley 715 del 2001, “Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de
conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución
Política y se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de servicios de educación y salud,
entre otros”, Artículo 48, parágrafo 5.
Ley 1176 del 27 de diciembre de 2007 "Por la cual se desarrollan los artículos 356 y 357 de la
Constitución Política y se dictan otras disposiciones.
Documento CONPES Social 055 del 29 de noviembre de 2001. Reforma del Sistema de Focalización
Individual del Gasto Social.
Documento CONPES 100 del 29 de junio de 2006. Mediante este CONPES enfatizó la necesidad de que
el Gobierno Nacional mejore la equidad en la asignación y la efectividad del gasto social y se solicitó al
DNP avanzar en el diseño de los instrumentos.
Documento CONPES 117 de 2008, mediante el cual se aprobó el diseño e implementación del Sisbén III.
Decreto 4816 del 23 de diciembre de 2008 "Por el cual se reglamenta el artículo 24 de la Ley 1176 de
2007.
Decreto 1192 de 2010 “Por el cual se adoptan las fechas de corte para el envío de las Bases Brutas
Municipales y Distritales de Sisbén.
Resolución 0091 de 2011, modificó el Decretó 1192, se modifican las fechas de entrega de las Bases
Brutas Municipales y Distritales del Sisbén y de publicación y envío de la Base Certificada del Sisbén.
Guía para el uso del Sisbén III Versión 2.0. Junio de 2011.
Manual del Usuario SISBÉN Local, versión 2.13, 2.010.
Recursos:
A. Tecnológicos: Computador con el software Aplicativo 7.4.1.0 SISBENnet, internet.
B. Logísticos: Ficha de clasificación socioeconómica, papelería
C. Humanos: Encuestadores, Auxiliar Administrativo, Administrador del SISBÉN.
E1.P05 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
4 de 13

DESCRIPCION DEL AREA CARGO
No. PUNTO DE CONTROL
PROCEDIMIENTO RESPONSABLE RESPONSABLE
ATENCIÓN DE
USUARIO SISBÉN: Se
Consulta al usuario el tipo
de solicitud a realizar.
Independiente del tipo de SISBÉN –
Auxiliar
solicitud se consulta en la SECRETARÍA DE
Administrativo – Verificar la necesidad del
1 base de datos local, si la PLANEACIÓN Y
Técnico usuario.
persona está censada o ORDENAMIENTO
administrativo.
no; luego se indica al TERRITORIAL
usuario sobre los pasos a
seguir para registrarse o
modificar información en
SISBÉN.
REGISTRO DE
SOLICITUD EN EL
APLICATIVO SISBENnet
FLORENCIA: Las
solicitudes pueden ser
por escrito, correo
electrónico o presencial y
de acuerdo a la
necesidad del usuario se
clasifican en:
 Encuesta
SISBÉN –
 Modificación y Auxiliar
SECRETARÍA DE
corrección de Administrativo – Verificar el medio de la
2 PLANEACIÓN Y
datos Técnico necesidad del usuario.
ORDENAMIENTO
 Inclusiones administrativo.
TERRITORIAL
 Retiro de la base
de datos del
SISBÉN.
Si es Encuesta pasa a la
actividad 3.
Si es modificación y
corrección de datos, pasa
a la actividad 8.
Si es inclusión, pasa a la
actividad 9.
Si es retiro de la base de
E1.P05 31/12/2013
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5 de 13
datos pasa a la actividad

10.
SOLICITUD DE
ENCUESTA: Para la
solicitud de encuesta, se
identifica cuál de las
siguientes situaciones se
presentan:
Por primera vez: Que no

figura con ficha de Sisbén
en la base de datos local.
Por inconformidad:
cuando considera que el
puntaje no corresponde a
su estado
socioeconómico, por
tanto pide una encuesta
en la misma casa.
Por cambio de domicilio:

cuando han cambiado de Verificar los datos de la
lugar de residencia. SISBÉN – Auxiliar necesidad
SECRETARÍA DE Administrativo –
Por inclusión de un PLANEACIÓN Y Usuario de Consecutivos de
3
hogar: cuando pide ORDENAMIENTO Atención en solicitudes y registro en el
encuesta en una casa TERRITORIAL Ventanilla. Formato “Control de FEN -
donde la familia ya tiene Encuestadores”
ficha de Sisbén.
Por traslado de municipio:

Cuando se está
Sisbenizado en un
municipio y se traslada a
otro.
Una vez identificada la

situación se requiere al
solicitante:
Fotocopia del documento
de identidad de las
personas que conforman
el hogar, dirección de
residencia y teléfono. Al
realizar dicha solicitud se
genera un Formato de
Encuesta Nueva (FEN)
de acuerdo al
E1.P05 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
6 de 13
consecutivo del sistema

SISBENnet, en caso que
la solicitud sea
presencial, éste debe ir
firmado por el solicitante
o en su defecto con la
huella.
DILIGENCIAMIENTO DE
LA FICHA SEGÚN
SOLICITUD DE
ENCUESTA: Al personal
del SISBÉN
“Encuestadores” se les
asignan los FEN para
trabajo de campo a través
del formato “Control de
FEN - Encuestadores”,
con los cuales se
trasladan a la dirección
de residencia que aportó
el ciudadano y aplica la
encuesta en el formato
del DNP “Ficha de
Clasificación
Socioeconómica”,
conocido como encuesta SISBÉN –
SISBÉN, la cual consta Personal
SECRETARÍA DE Verificar los datos
de 90 preguntas divididas encuestador
4 PLANEACIÓN Y consignados en la
así: asignado por la
ORDENAMIENTO encuesta.
I. Identificación alcaldía.
TERRITORIAL
II. Datos de la
unidad de
vivienda
III. Datos del Hogar
IV. Antecedentes
sociodemográf
icos.
V. Salud y
fecundidad
VI. Educación
VII. Ocupación e
ingreso.
Se debe diligenciar la
ficha con lapicero de tinta
negra.
E1.P05 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
7 de 13
Las respuestas deben ser

suministradas por un
informante calificado,
capacitado para entregar
la información del hogar.
La ficha debe ser firmada
por la persona que
respondió las preguntas,
si no sabe escribir debe ir
la huella.
REGISTRO DE LA
ENCUESTA EN
FORMATO DE
CONTROL DE FICHA:
Posterior a la aplicación
de la encuesta, esta debe
Descargar en formato
ser entregada en oficina, SISBÉN –
Técnico “Control de FEN -
se procede a descargar SECRETARÍA DE
Administrativo y/o Encuestadores” y asignar
5 del formato “Control de PLANEACIÓN Y
Administrador numeración en el formato
FEN - Encuestadores” y ORDENAMIENTO
SISBÉN Radicador Fichas del
se registra el FEN en el TERRITORIAL
Sisbén.”
formato denominado
“Radicador Fichas del
SISBÉN”, en el cual se
lleva el control de la
numeración asignada y
listas para digitar.
DIGITACION DE LA
FICHA EN EL
APLICATIVO
SISBENnet: Con usuario Verificar los datos
y código de digitador se consignados en el
SISBÉN –
ingresa la información Auxiliar aplicativo y ejecución de
SECRETARÍA DE
6 recolectada en la ficha Administrativo proceso de mallas de
PLANEACIÓN Y
física al aplicativo (Digitador) validación y paso a
ORDENAMIENTO
SISBENnet 7.4.1.0., de histórico para asignación
TERRITORIAL
acuerdo a los pasos de puntaje.
establecidos por el DNP
para el ingreso al
sistema..
ARCHIVO DEFINITIVO
DE LA FICHA DE SISBÉN – Auxiliar
CLASIFICACIÓN SECRETARÍA DE Administrativo
Controlar el archivo físico
7 SOCIOECONÓMICA PLANEACIÓN Y (Digitador o
del Sisbén.
DEL DNP: Se archiva ORDENAMIENTO Responsable del
conforme al número TERRITORIAL Archivo)
consecutivo asignado, en
E1.P05 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
8 de 13
un volumen de 100 fichas

por carpeta.
SOLICITUD DE
MODIFICACIÓN Y/O
CORRECCIÓN DE
DATOS: Las
modificaciones o
correcciones que se
pueden realizar son
nombres, apellidos, tipo
de documento, número
de documento y fecha de
nacimiento.
En este caso, se solicita

el documento de SISBÉN – Auxiliar
identidad del usuario y se SECRETARÍA DE Administrativo – Verificar los datos.
8 verifica su estado en el PLANEACIÓN Y Usuario de Asignación de consecutivo
sistema. ORDENAMIENTO Atención en en sistema.
TERRITORIAL Ventanilla.
Si procede la corrección,
se registra en sistema la
solicitud, el cual arroja un
formato FMF con un
consecutivo pendiente de
atender.
Una vez impreso y

anexado los soportes,
queda pendiente de
atender en sistema.
Pasa a la actividad 11.

SOLICITUD DE
INCLUSIONES: Es la
inclusión de una o varias
persona en la encuesta
de un hogar que ya está
SISBÉN –
registrado en la base de Auxiliar
SECRETARÍA DE
SISBENnet. Para realizar Administrativo Asignación de consecutivo
9 PLANEACIÓN Y
la inclusión de una y Administrador en sistema.
ORDENAMIENTO
persona mayor o menor del SISBÉN
TERRITORIAL
de edad, la solicitud
podrá ser elevada por un
residente habitual del
hogar.
E1.P05 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
9 de 13
Para la inclusión de un
menor de edad el
solicitante debe presentar
los siguientes
documentos:
Copia legible del

documento de identidad
del menor, copia legible
del documento de
identidad del solicitante,
en caso que no sea hijo
del solicitante debe
anexar el documento
soporte de la
representación legal o
custodia del menor
otorgada por la entidad
competente.
Para la inclusión de un
mayor de edad, copia
legible del documento de
identidad del solicitante y
de la persona a incluir.
Se procede a realizar el
trámite en el aplicativo
SISBENnet, el cual arroja
un Formato de Inclusión
de Personas (FIP); se
ubica la ficha en el
archivo físico y se hace la
inclusión manual.
Posteriormente se
entrega la ficha
diligenciada al
administrador de atención
usuario para la inclusión
en el aplicativo
SISBENnet.

SOLICITUD DE SISBÉN –
Auxiliar
RETIROS BASE DE SECRETARÍA DE
Administrativo –
10 DATOS DEL SISBÉN: PLANEACIÓN Y Verificar los datos.
Técnico
Según el aplicativo ORDENAMIENTO
administrativo.
SISBENnet, se hace el TERRITORIAL
E1.P05 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
10 de 13
retiro de acuerdo a los

siguientes ítems:
Persona, Ficha u Hogar.
Retiro de personas: Se
realiza por cambio de
residencia ó por
defunción de un miembro
del hogar.
Cuando el retiro es por

fallecimiento, el familiar
debe traer el Certificado
de Defunción y fotocopia
del Documento de
Identidad para poder
realizar dicho retiro.
Para el caso de los

fallecidos remitidos por el
DNP, aplica el retiro
únicamente con el reporte
mensual de fallecidos
según cruce con la
Registraduría Nacional,
para los cuales se aplica
igual proceso.
Si es por cambio de
residencia debe ser
personal con fotocopia
del documento de
identidad, si lo va a hacer
una tercera persona debe
aportar la respectiva
autorización con firma,
huella y fotocopia del
documento de identidad
de la persona a retirar y
la del solicitante.
Retiro de Ficha: Cuando

se hace el retiro total de
los integrantes de la
vivienda, se debe anexar
fotocopia de los
documentos de identidad
del solicitante mayor de
E1.P05 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
11 de 13
edad y que sea residente

habitual del hogar
incluido en la ficha.
Retiro de un hogar:
Cuando en una ficha hay
varios hogares y se
realiza retiro de uno de
ellos, por cambio de
residencia ó por traslado
de municipio y se debe
anexar fotocopia de los
documentos de identidad
de las personas que
integran el hogar.
Para cualquiera de los

anteriores retiros, una vez
registrado en sistema,
arroja un formato con
número consecutivo (FRP
– FRF – FRH) del cual
debe imprimirse y
entregarse copia al
solicitante para trámites
posteriores en otros
municipios.
IMPRESIÓN DE
FORMATOS: Todos los
formatos generados se
imprimen, se les anexa
los documentos recibidos
y deben ser entregados el
administrador de atención
SISBÉN –
en ventanilla para ser Auxiliar
SECRETARÍA DE Ejecución de proceso de
atendidos. Administrativo –
11 PLANEACIÓN Y mallas de validación y
Técnico
ORDENAMIENTO paso a histórico.
Los cuales deben ser administrativo.
TERRITORIAL
cambiados de estado en
sistema, de estado R
(registrado) a estado P
(proceso), lo que permite
al administrador atender
en sistema la solitud
recibida en ventanilla.
E1.P05 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
12 de 13
MALLAS DE
VALIDACIÓN: Toda la
información que es
ingresada al sistema Verificación de la
SISBENnet, una vez información a través de las
procesada (encuestas Mallas de validación en el
nuevas, inclusiones, SISBÉN – sistema que permiten
retiros y modificaciones) SECRETARÍA DE detectar inconsistencias en
Administrador del
12 debe pasar por procesos PLANEACIÓN Y los datos de las fichas y a
SISBÉN
de mallas de validación ORDENAMIENTO través de la Operación
para corregir TERRITORIAL “PASAR A HISTÓRICO”,
inconsistencias y el de donde se verifica que no
paso a histórico para que haya duplicidad real o
los datos queden eventual de la información.
registrados de manera
correcta en la base de
datos local.
REPORTE BASE DE
DATOS: El reporte de la
base de datos se realiza
según Acto Administrativo
expedido anualmente por
el DNP donde se
establece el cronograma
nacional para el envío de
SISBÉN –
las Bases Brutas
SECRETARÍA DE
Municipales de Sisbén. Administrador del Verificar el reporte de la
13 PLANEACIÓN Y
La trasmisión de datos se SISBÉN base de datos.
ORDENAMIENTO
hace a través de la
TERRITORIAL
plataforma virtual del
DNP.
Así mismo se debe

realizar un reporte
semanal de actualización
de datos, a través del
aplicativo SISBÉN8.
ARCHIVO Y
CORRESPONDENCIA:
Recibir oficios de
requerimientos y dar SISBÉN –
respuesta oportuna. SECRETARÍA DE
Auxiliar Verificar la documentación
14 PLANEACIÓN Y
Administrativo a archivar.
Organizar en el Archivo ORDENAMIENTO
de gestión del ejercicio de TERRITORIAL
las actividades del
SISBÉN, según la Ley
General de Archivo.
E1.P05 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
13 de 13
RESPONSABLE
AUXILIAR/TECNICO ADMINISTRATIVO – ENCUESTADORES - DIGITADORES Administrador del SISBÉN
Inicio
Orientar al Usuario
Radicación de solicitud en el
Aplicativo SISBENNET
F L U J O
Solicitud de Solicitud de Solicitud de Solicitud

Encuesta Inclusión Modificación de Retiro
Recepción de Documentos
D E
Diligenciamiento Ubicación y
D I A G R A M A
de la Ficha Registro en la
Ficha Física
Registro de la
Ficha en el
Radicador
Atención de la solicitud en sistema.
Digitación de la
Ficha en el Validación en el Aplicativo
Programa
SISBENnet
Reporte Base de Datos
Archivar

Nombre: Equipo SISBÉN – LINA SAZA Nombre: Luis Manuel Espinosa Nombre: Comité Coordinación
BUSTOS Calderón. Sistema de Control Interno
Cargo: Administradora SISBEN Cargo: Secretario de Planeación y Cargo:

288
E1.P05.F01 24/11/2016
06/02/2017
NIT No. 800.095.728-2 RADICADOR FICHAS DEL SISBEN
2.0 PÁGINA:
1 de 1
FECHA DE NÚMERO CONTROL "FEN CONTROL "NÚMERO CONTROL

NÚMERO DE DOCUMENTO NOMBRE PERSONA VERIFICAR - ESTADO DE
RECEPCIÓN SOLICITUD - USADO EN FICHA USADA EN "ESTADO EN
FICHA IDENTIDAD SOLICITANTE CRUCE BD VERIFICACIÓN
DD/MM/AA FEN SISBENnet" SISBENnet" SISBENnet"
289

E1.P05F02 06/02/2017
VERSIÓN
CONTROL DEL FEN - ENCUESTADORES
1.0
ALCALDÍA DE FLORENCIA PÁGINA:
NIT No. 800.095.728-2 1 de 1
FECHA DE DOCUMENTO DE
ENCUESTADOR NOMBRE PERSONA ESTADO EN
MES ENTREGA NÚMERO FEN ESTADO DEL FEN BARRIO IDENTIDAD ESTADO FEN OBSERVACION DE LA VISITA
ASIGNADO SOLICITANTE SISTEMA
DD/MM/AA SOLICITANTE
E1.P06 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
3.0 BANCO DE PROYECTOS
PÁGINA:
1 de 6

“E1.P06 BANCO DE PROYECTOS”

2.0 23/12/2014 Modificación Ajustes de actividades

Procedimiento según normatividad
aplicable
3.0 06/02/2017 Modificación Actualización del
Procedimiento objetivo y alcance del
proceso, normatividad,
recursos y ajuste de
actividades.
E1.P06 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
PÁGINA:
2 de 6
Objetivo: Orientar la inversión de recursos públicos de acuerdo al Plan de Desarrollo en proyectos viables
técnica, ambiental y socioeconómicamente, que se articulen con las políticas transversales del municipio de
Florencia.
Alcance: Servir como soporte para los procesos de planeación, presupuesto, seguimiento, control y
evaluación de resultados de la inversión financiada o cofinanciada con recursos públicos en el marco del Plan
de Desarrollo Municipal.
Definiciones:
Inversión Pública: Es el conjunto de recursos públicos orientados al mejoramiento del bienestar general y la
satisfacción de las necesidades de la población, mediante la producción o prestación de bienes y servicios a
cargo del Estado, o mediante la transferencia de recursos, siempre que se establezca claramente un cambio
positivo en las condiciones previas imputable a la aplicación de estos recursos, en un tiempo determinado.
Programa:
Proyecto: Es la unidad operacional del desarrollo que vincula recursos, actividades y productos durante un
período determinado y con una ubicación definida para resolver problemas o necesidades de la población, lo
cual debe formar parte integral de un programa.
Proyecto de inversión pública: El proyecto de Inversión Pública contempla actividades limitadas en el

tiempo, que utilizan total o parcialmente recursos públicos, con el fin de crear, ampliar, mejorar, o recuperar la
capacidad de producción o de provisión de bienes o servicios por parte del Estado.
Banco de Proyectos de Inversión Municipal: Es un instrumento para la planeación que registra los
programas y proyectos de inversión pública viables, previamente evaluados social, técnica, ambiental y
económicamente, susceptibles de ser financiados con recursos públicos, realizando seguimiento a la ejecución
de los proyectos.
Código BPIM: Es una secuencia de dígitos que identifica unívocamente a un proyecto, es similar al “número
de la cédula de ciudadanía”.
Producto o servicio: Registro de proyectos presentados al Banco de Proyectos de Inversión Municipal.
Normatividad:
Decreto Municipal No. 0202 de 2014.
Resolución 1450 de 2013.
Acuerdo Municipal 003 del 01/03/2008.
Ley 152 de 1994.
Ley Orgánica de Presupuesto Decreto 111 de 1996.
Ley 715 de 2001.
Decreto 2844 de 2010.
Ley 1474 de 2011.
Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional No. 1082 de 2015.
E1.P06 31/12/2013
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3 de 6
Recursos:
A. Tecnológicos: Estaciones de trabajo modernas para la aplicación de las herramientas tecnológicas
dispuestas por el Departamento Nacional de Planeación.
B. Logísticos: Implementos y útiles para oficina que se requieren en el tratamiento de los expedientes de
los proyectos y conservación del archivo del Banco de Proyectos de Inversión Municipal.
C. Humanos: Profesionales idóneos de apoyo a la gestión del Banco de Proyectos de Inversión Municipal,
que permitan el cumplimiento del procedimiento.

No. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO AREA CARGO PUNTO DE
Formulación del Proyecto de Inversión
Pública: La dependencia municipal que Secretarías
represente el sector, formulará el proyecto Sectoriales y Profesional
1 NA
en la metodología dispuesta por el Oficinas Universitario
Departamento Nacional de Planeación - Asesoras.
DNP.
Remisión del Proyecto a la Oficina del
Banco de Proyectos: La dependencia E1.P06.F01
Secretarías
municipal que represente el sector remitirá el Lista de
Sectoriales y Profesional
2 proyecto formulado en la metodología Chequeo
Oficinas Universitario
dispuesta por el DNP a la Oficina del Banco proyectos de
Asesoras.
de Proyectos para el Control de Inversión
Formulación.
Control de Formulación: La Oficina del
Banco de Proyectos evalúa el cumplimiento
de los estándares técnicos y metodológicos
en la formulación del proyecto, siguiendo los
lineamientos y criterios del Departamento
Cuando el concepto sea NEGATIVO la

Emitir el
Oficina del Banco de Proyectos, devolverá el Oficina del
Profesional concepto de
3 proyecto al formulador y/o proponente Banco de
Universitario Control de
expresando los motivos y razones de la Proyectos
Formulación
negativa para que puedan realizar los
ajustes y mejoras que sean del caso y lo
remita nuevamente.
Si el concepto es POSITIVO la Oficina del

Banco de Proyectos, remitirá el proyecto al
Comité Técnico de Evaluación del Proyectos
de Inversión Pública.
E1.P06 31/12/2013
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PÁGINA:
4 de 6
Remisión del Proyecto al Comité Técnico

Sectorial de Evaluación de Proyectos de
Inversión Pública: La Oficina del Banco de
Proyectos, una vez emita el concepto de Oficina del Concepto de
Profesional
4 favorabilidad al Control de Formulación Banco de Control de
Universitario
procederá a remitir el proyecto al Comité Proyectos Formulación
Técnico Sectorial de Evaluación de
Proyectos de Inversión Pública para el
Control de Viabilidad.
Control de Viabilidad: El Comité Técnico
Inversión Pública evalúa la consistencia,
integridad, pertinencia y confiabilidad del
proyecto de acuerdo a los lineamientos y
estándares técnicos, económicos y
ambientales del sector. Esta evaluación
permite determinar la viabilidad técnica,
socioeconómica y ambiental del proyecto.
Comités
Técnicos
Cuando el concepto sea NEGATIVO el
Sectoriales de Concepto de
Comité Técnico Sectorial de Evaluación de Profesional
5 Evaluación de Control de
Proyectos de Inversión Pública, devolverá el Universitario
Proyectos de Viabilidad
proyecto al formulador y/o proponente
Inversión
expresando los motivos y razones de la
Pública
remita nuevamente.
Si el concepto es POSITIVO el Comité

Técnico Sectorial de Evaluación de
Proyectos de Inversión Pública, remitirá el
proyecto al Comité Técnico de Evaluación
del Proyectos de Inversión Pública.
de Planeación para Proyectos de
Inversión Pública: El Comité Técnico
Comités
Técnicos Concepto de
Inversión Pública, una vez emita el concepto Funcionarios
6 Sectoriales de Control de
de favorabilidad al Control de Viabilidad, designados
Evaluación de Viabilidad
procederá a remitir el proyecto al Comité
Proyectos.
Técnico de Planeación para Proyectos de
Inversión Pública para el Control Posterior
de Viabilidad.
Control Posterior de Viabilidad: El Comité Comité Técnico
Concepto de
Técnico de Planeación para Proyectos de de Planeación Funcionarios
7 Control
Inversión Pública evalúa la integridad y para Proyectos designados
Posterior
consistencia del proceso desarrollado por las de Inversión
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5 de 6
instancias que formularon y viabilizaron el Pública.

proyecto, la articulación con políticas
transversales, el cumplimiento de los
requerimientos técnicos y metodológicos
señalados por el DNP, la consistencia
técnica del proyecto con los ejercicios de
planeación territorial y la calidad de la
información para llevar a cabo el
seguimiento del proyecto.
Cuando el concepto sea NEGATIVO el

Comité Técnico de Planeación para
Proyectos de Inversión Pública, devolverá el
proyecto al formulador y/o proponente
expresando los motivos y razones de la
remita nuevamente.

Inversión Pública, remitirá el proyecto para
su registro en el Banco de Proyectos de
Inversión Municipal.
Remisión del Proyecto para Registro a la

Oficina del Banco de Proyectos: El Comité
Comité Técnico
de Planeación Concepto de
Inversión Pública, una vez emita el concepto Funcionarios
8 para Proyectos Control
de favorabilidad al Control Posterior de designados
de Inversión Posterior
Viabilidad, procederá a remitir el proyecto a
Pública.
la Oficina del Banco de Proyectos para su
registro.
Registro del Proyecto: La Oficina del
Banco de Proyectos de Inversión Municipal
BPIM, emitirá registros a proyectos que han
sido declarados viables por las instancias Oficina del
Funcionarios Certificado
9 competentes en los filtros de control de Banco de
designados BPIM
formulación, de viabilidad y posterior a la Proyectos
viabilidad, para ser financiados o
cofinanciados con recursos públicos del
municipio y/o gestionados por el mismo.
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6 de 6
REGISTRO BANCO DE PROYECTOS

COMITÉ TÉCNICO
COMITÉ TÉCNICO DE
SECTORIAL DE
FUNCIONARIO PLANEACIÓN PARA
BANCO DE PROYECTOS EVALUACIÓN DE
DESIGNADO PROYECTOS DE
PROYECTOS DE
INVERSIÓN PÚBLICA
INVERSIÓN PÚBLICA
Inicio
NO NO NO
F L U J O
Control de Control de Control

Formulación Posterior de
Formulación Viabilidad
del Proyecto de Viabilidad
Inversión
Pública
SI SI SI
D E
Remisión del Remisión del Remisión del Remisión del

Proyecto a la Proyecto al Comité Proyecto al Comité Proyecto para
D I A G R A M A
Oficina del Técnico Sectorial Técnico de Registro a la

Banco de de Evaluación de Planeación para Oficina del Banco
Proyectos Proyectos de Proyectos de de Proyectos
Inversión Pública Inversión Pública
Registro de
Proyectos de
Inversión Pública
Fin

Nombre: Fabián Armando Chávarro Nombre: Luis Manuel Espinosa C. Nombre: Comité Coordinación Sistema
Cargo: Profesional Universitario Cargo: Secretario de Planeación y de Control Interno

E1.P06.F01 23/12/2014
VERSIÓN 21/11/2017
LISTA DE CHEQUEO PROYECTOS DE
2.0 INVERSIÓN PÁGINA:
1 de 4
LISTA DE CHEQUEO DE PROYECTOS DE INVERSIÓN.
Fecha de Diligenciamiento
Día Mes Año

- -
Información General del Proyecto
Nombre del Proyecto
Inversión
Sector
Financiación
Tiempo
Fase del Proyecto de Inversión
Pre Inversión
Inversión
Operación
Relación de Documentos a Presentar
Marque con una “X” en la casilla que corresponda al Proyecto.
Relación de Documentos Si No N/A Observaciones

1. Documento técnico que soporte la información
suministrada en la MGA.
2. Certificado de la Oficina de Almacén General –
Plan Anual de Adquisiciones.
Aprobó Cargo Firma

Revisó Cargo Firma
E1.P06.F01 23/12/2014
VERSIÓN 21/11/2017
2 de 4

3. Proyecto formulado en la Metodología General
Ajustada – MGA.
4. Constancia de Viabilización - Control de
Viabilidad.
5. Presupuesto desagregado y detallado del
proyecto.
6. Programación Físico Financiera del Proyecto.
7. Formato de Rubros Presupuestales.

8. Certificado que conste que los precios
establecidos en el proyecto corresponden a los
del mercado.
9. Certificación de beneficiarios del proyecto.
10. Carta de compromiso de cofinanciación y/o
certificado de gestión de recursos para el
proyecto.
11. Presupuesto de menores y mayores
cantidades y precios para actualización de
proyectos.
12. Registro Fotográfico en los casos en que se
pueda evidenciar el problema o necesidad
13. Localización general y ubicación especifica de
la alternativa de solución del proyecto.
14. Estudios y diseños acorde a las normas
técnicas colombianas que apliquen al proyecto
debidamente firmado.
15. Especificaciones técnicas de las actividades
contempladas en el proyecto.
16. Análisis de Precios Unitarios (APU)

17. Certificado de Planeación Municipal indicando
que la zona donde se ejecutará el proyecto no
es una zona de amenaza, ni de protección
ambiental.
Aprobó Cargo Firma

Revisó Cargo Firma
E1.P06.F01 23/12/2014
VERSIÓN 21/11/2017
3 de 4

18. Documento que acredite la titularidad del bien
inmueble a intervenir.
19. Otros permisos y licencias (De construcción,
remodelación, ambiental, captación de aguas,
electrificación y otros.)
Aclaraciones
Empresa, Entidad o Dependencia que Presenta la Lista de Chequeo
Diligencie la información que se solicita a continuación.
Empresa o Entidad
Dependencia
Nombre del Solicitante
(Secretario de Despacho)
Cargo o Puesto
Dirección
Correspondencia
Teléfono de Contacto
Correo Electrónico
Firma del Solicitante
Espacio para el Comité Evaluador que emite la Viabilidad
Verificado los requisitos mínimos e indispensable para emitir un concepto de viabilidad, firma el Comité
Evaluador.
Aprobó Cargo Firma

Revisó Cargo Firma
E1.P06.F01 23/12/2014
VERSIÓN 21/11/2017
4 de 4
Fecha de Recepción del Proyecto.
Día Mes Año

- -
Secretaría o Comité Nombre de los Participantes

Firma Responsabilidad
Evaluador del Comité Evaluador.
1
Espacio para el Comité Técnico del Banco de Proyectos de Inversión Municipal - BPIM
El Comité Técnico del Banco de Proyectos de Inversión Municipal, revisó que los documentos relacionados en
la lista de chequeo son los que hacen parte integral del proyecto presentado para registro BPIM.
Fecha de Recepción del Proyecto.
Día Mes Año

- -
Secretaria de Planeación
Asesora de Presupuesto
Asesora de Control Urbano
Asesora Unidad Información y
Gestión
Profesional Universitario del BPIM
Aprobó Cargo Firma

Revisó Cargo Firma
300

E1.P06.F03 23/12/2014
VERSIÓN 21/11/2017
CONTROL DE VIABILIDAD
3.0 PÁGINA:
1 de 3
Día Mes Año

- -
Viabilización Sectorial No.
0 0 0 0 - 0 0 0 0
CONSTANCIA DE VIABILIZACIÓN
Este documento indica el concepto correspondiente a la viabilidad técnica, socioeconómica y ambiental del
proyecto que se presenta para ser financiado, cofinanciado y/o gestionado por el municipio de Florencia, en
cumplimiento del artículo 27 de la Ley 152 de 1994 y del artículo 68 del Decreto Nacional No. 111 de 1996.
INFORMACIÒN DEL PROYECTO
Nombre del proyecto
Sector Proponente
Unidad de
Descripción Cantidad
Medida
1.
Productos
2.
3.
Valor Solicitado al Municipio de Florencia $0.00=
Valor Aportante 1: Especifique $0.00=
Valor Aportante 2:Especifique $0.00=
Valor Aportante 3: Especifique $0.00=
Aprobó Cargo Firma

Revisó Cargo Firma
301

E1.P06.F03 23/12/2014
VERSIÓN 21/11/2017
3.0 PÁGINA:
2 de 3
Valor Total del Proyecto $0.00=
INFORMACIÒN DE LA EVALUACIÒN
El proyecto SI/NO cumple con los requerimientos técnicos, ambientales

y socioeconómicos evaluados en el control de viabilidad. Concepto:
POSITIVO/NEGATIVO.
Resultado de la Evaluación
OBSERVACIONES: El proyecto cumple con los requisitos, lineamientos
y criterios reconocidos en el sector y/o establecidos normativamente
para determinar su viabilidad técnica, socioeconómica y ambiental.
Evaluadores Asignados Viabilidad
Evaluador Asignado 1 Técnica
Evaluadores del Control de
Viabilidad Económica y
Evaluador Asignado 2
Financiera
Evaluador Asignado 3 Ambiental
OBSERVACIONES GENERALES
PROYECTO VIABLE:
1. Un proyecto es VIABLE cuando ha cumplido con la totalidad de los requisitos exigidos. Este estado
(viable), no significará ni garantizará la asignación de recursos públicos que afecten el presupuesto
del municipio de Florencia.
2. El concepto POSITIVO del control de viabilidad que se emite como resultado de la evaluación del
proyecto y se fundamenta en la información presentada por el proponente, la cual se presume que
es veraz y acorde a la necesidad particular, por lo tanto, el proponente solicitante de recursos
públicos asume toda la responsabilidad de índole fiscal, penal y disciplinaria, en el evento de
demostrarse que la información o documentos suministrados no corresponden a la realidad o
presentan inconsistencias.
3. La pérdida de vigencia de documentos del proyecto, recaerá en el proponente, el cual tendrá la
responsabilidad de suministrar en el momento que sea necesario, los documentos actualizados
para sostener el concepto POSITIVO del control de viabilidad.
Aprobó Cargo Firma

Revisó Cargo Firma
302

E1.P06.F03 23/12/2014
VERSIÓN 21/11/2017
3.0 PÁGINA:
3 de 3
Evaluador Asignado 1 – Profesional Universitario Evaluador Asignado 2 – Asesor de Oficina

Control de Viabilidad Técnica Control de Viabilidad Económica y Financiera
Evaluador Asignado 3 – Profesional Especializado

Representante – Secretario de Despacho
Control de Viabilidad Ambiental
Aprobó Cargo Firma

Revisó Cargo Firma
E1.P06.F04 23/12/2014
VERSIÓN IDENTIFICACIÓN DE RUBRO 21/11/2017
PRESUPUESTAL
2.0 PÁGINA:
1 de 1
Florencia, DD/MM/AA
RUBRO DEL PROYECTO
El proyecto: “____________________________________________________________________________”,
por un valor de (escribir cifra en números y letras) que presenta la Secretaria de ____________________, es
susceptible de ser financiado por el siguiente rubro:
Código del Rubro

Recursos Iniciales en el Rubro
Recursos Disponibles en el Rubro
Nombre del Rubro
Para conocimiento y/o actualización del Banco de Proyectos de Inversión Municipal – BPIM Florencia,
Firma: ________________________________
Nombre:_______________________________
Cargo: Asesora de la Oficina de Presupuesto
Aprobó Cargo Firma

Revisó Cargo Firma
E1.P07 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
3.0 APOYO ELABORACIÓN POAI
PÁGINA:
1 de 4

“E1.P07 APOYO ELABORACIÓN POAI”

1.0 31/12/2013 Adopción Procedimiento
2.0 23/12/2014 Modificación Ajuste de actividades

Procedimiento según guía del DNP
3.0 06/02/2017 Modificación Ajuste del objetivo,
Procedimiento alcance, producto o
servicio, descripción del
procedimiento.
E1.P07 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
PÁGINA:
2 de 4
Objetivo: Programar la inversión de recursos públicos de acuerdo a los programas y proyectos establecidos
en el Plan Indicativo para darle cumplimiento al Plan de Desarrollo del municipio, los cuales conformarán el
presupuesto general de la Alcaldía de Florencia para una vigencia.
Alcance: Servir como soporte para los procesos de planeación y presupuesto de la inversión anual en
cumplimiento al Plan de Desarrollo Municipal.
Definiciones:
POAI - Plan Operativo anual de Inversiones: Es el instrumento de programación de la inversión anual, en el

cual se relacionan los proyectos de inversión clasificados por sectores, programas y metas de producto a los
que van a contribuir con su ejecución durante la vigencia fiscal, dando cumplimiento al Plan de Desarrollo
Municipal. Son los proyectos de Inversión en cumplimiento de las metas de productos costeadas
Producto o servicio: Plan Operativo Anual de Inversiones POAI.
Normatividad:
Ley 152 de 1994
Decreto 111 de 1996 – Artículo 8.
Ley 715 de 2001 – Artículo 89.
Recursos:
A. Tecnológicos: Equipo de Cómputo.
B. Logísticos: Elementos de oficina.
C. Humanos: Profesionales Universitarios.
DESCRIPCION DEL AREA CARGO PUNTO DE
No.
Definición de cuota global de
inversión para la vigencia fiscal: Con
base al plan financiero de mediano plazo
Asesor/Profesional
y plan plurianual de inversiones, la Secretaría de
1 Oficina de NA
Secretaría de Hacienda o quienes hagan Hacienda
Presupuesto
sus veces definen la cuota global de
inversión para la vigencia fiscal, para la
cual se está preparando el POAI.
Sectorización de la cuota global de
inversión: El funcionario encargado de
la Secretaría de Hacienda distribuye la
cuota global de inversión entre sectores
Asesor/Profesional
que forman parte del Plan de Desarrollo Secretaría de
2 Oficina de NA
cumpliendo con las destinaciones Hacienda
Presupuesto
específicas que establece las
disposiciones legales: Se recomienda la
participación de las diferentes
Secretarías de la Alcaldía de Florencia.
E1.P07 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
PÁGINA:
3 de 4
Conformación de la lista de proyectos Secretaría de Profesional

registrados en el Banco de Proyectos de Planeación y Universitario del
3 Inversión Municipal. Ordenamiento Banco de
Territorial Proyectos
Comunicación a las Secretarías de la
Alcaldía de Florencia: Se comunica
mediante circular las orientaciones para Secretaría de Profesional
la elaboración del POAI, allegando las Planeación y Universitario del
4
Metas de Inversión Sectorial con los Ordenamiento Banco de
techos presupuestales para que Territorial Proyectos
procedan a elaborar el anteproyecto del
POAI.
Secretarías de Secretarios de
5 Elaboración del anteproyecto del POAI.
Despachos. Despacho
Consolidación del POAI y
presentación ante el Consejo de
Gobierno: Consolidación del proyecto
del POAI revisando que cumpla como Secretaría de Profesional
mínimo con los contenidos, estructuras y Planeación y Universitario del
6
criterios técnicos, definidos en el formato Ordenamiento Banco de
del DNP, de igual manera se convoca al Territorial Proyectos
Consejo de Gobierno con el objeto de
presentar, sustentar y aprobar el Plan
Operativo Anual de Inversiones – POAI.
Remisión del POAI aprobado a la Secretaría de Profesional
Secretaría de Hacienda y demás Planeación y Universitario del
7
Secretarías de la Alcaldía de Florencia, Ordenamiento Banco de
Publicación en la Página Web. Territorial Proyectos
E1.P07 31/12/2013
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PÁGINA:
4 de 4
RESPONSABLES
ASESOR/PROFESIONAL PROFESIONAL UNIVERSITARIO SECRETARÍOS DE DESPACHO
Inicio
Definición de cuota global de

inversión para la vigencia
fiscal
F L U J O
Sectorización de la cuota
global de inversión
Conformación de la lista
de proyectos registrados
en el Banco de Proyectos.
D E
Comunicación a las
D I A G R A M A
Secretarías de la Alcaldía
de Florencia
Elaboración del
anteproyecto del POAI
Consolidación del POAI y
presentación ante el
Consejo de Gobierno
Remisión del POAI
Fin

Nombre: Fabián Armando Chávarro Nombre: Luis Manuel Espinosa Calderón. Nombre:
Cargo: Profesional Universitario Cargo: Secretario de Planeación y Cargo: Comité Coordinación Sistema de
Ordenamiento Territorial Control Interno

E1.P08 23/12/2014
VERSIÓN 6/02/2017
2.0 LICENCIAS URBANÍSTICAS
PÁGINA:
1 de 8

“E1.P08 Licencia Urbanística”

2.0 6/02/2017 Actualización Actualización área

Procedimiento. responsable. Inclusión
nuevo decreto 1077 de
2015 y punto de control
E1.P08 23/12/2014
VERSIÓN 6/02/2017
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2 de 8
Objetivo: Legalizar las construcciones de obras en la jurisdicción del municipio de Florencia
Alcance: Lo constituye el accionar de los servidores públicos encargados del control de obras, quienes
requieren al titular de la edificación en construcción o por voluntad propia del mismo, quien aportando la
documentación de ley y cancelación de los derechos respectivos, se le concede la Licencia urbanística
correspondiente, para el desarrollo de la obra dentro del marco legal.
Definiciones:
1. Licencia de Urbanización: Es la autorización para crear espacios públicos y privados para dotarlos
con infraestructura vial y de servicios públicos para la futura construcción en predios en suelo urbano o
de expansión urbana (previa adopción del plan parcial para éste último).
2. Licencia de Parcelación: Es la autorización para crear espacios públicos y privados para dotarlos de
infraestructura vial y de servicios públicos para la futura construcción en predios en suelo rural y rural
suburbano.
3. Licencia de Subdivisión: Es la autorización para dividir uno o más predios localizados en suelo
urbano, rural o de expansión de conformidad con el POT y demás normas vigentes.
4. Licencia de construcción: Es la autorización previa para desarrollar edificaciones, áreas de
circulación y zonas comunales en uno o varios predios, de conformidad con lo previsto en el Plan de
Ordenamiento Territorial, los instrumentos que lo desarrollen y complementen, los Planes Especiales
de Manejo y Protección de Bienes de Interés Cultural, y demás normatividad que regule la materia. En
las licencias de construcción se concretarán de manera específica los usos, edificabilidad, volumetría,
accesibilidad y demás aspectos técnicos aprobados para la respectiva edificación. El tipo de licencia
de construcción depende de la modalidad según lo establecido en el artículo 7 del Decreto 1469 de
2.010; las cuales se ilustran a continuación:
a) Obra nueva. Es la autorización para adelantar obras de edificación en terrenos no construidos o cuya
área esté libre por autorización de demolición total.
b) Ampliación. Es la autorización para incrementar el área construida de una edificación existente,

entendiéndose por área construida la parte edificada que corresponde a la suma de las superficies de
los pisos, excluyendo azoteas y áreas sin cubrir o techar.
c) Adecuación. Es la autorización para cambiar el uso de una edificación o parte de ella, garantizando a
permanencia total o parcial del inmueble original.
d) Modificación. Es la autorización para variar el diseño arquitectónico o estructural de una edificación

existente, sin incrementar su área construida.
e) Restauración. Es la autorización para adelantar las obras tendientes a recuperar y adaptar un

inmueble o parte de este, con el fin de conservar y revelar sus valores estéticos, históricos y
simbólicos. Se fundamenta en el respeto por su integridad y autenticidad. Esta modalidad de licencia
incluirá las liberaciones o demoliciones parciales de agregados de los bienes de interés cultural
aprobadas por parte de la autoridad competente en los anteproyectos que autoricen su intervención.
f) Reforzamiento Estructural. Es la autorización para intervenir o reforzar la estructura de uno o varios

E1.P08 23/12/2014
VERSIÓN 6/02/2017
PÁGINA:
3 de 8
inmuebles, con el objeto de acondicionarlos a niveles adecuados de seguridad sismo resistente de

acuerdo con los requisitos de la Ley 400 de 1997, sus decretos reglamentarios, o las normas que los
adicionen, modifiquen o sustituyan y el Reglamento colombiano de construcción sismorresistente y la
norma que lo adicione, modifique o sustituya. Esta modalidad de licencia se podrá otorgar sin perjuicio
del posterior cumplimiento de las normas urbanísticas vigentes, actos de legalización y/o el
reconocimiento de edificaciones construidas sin licencia, siempre y cuando en este último caso la
edificación se haya concluido como mínimo cinco (5) años antes de la solicitud de reforzamiento y no
se encuentre en ninguna de las situaciones previstas en el artículo 65 del presente decreto. Cuando
se tramite sin incluir ninguna otra modalidad de licencia, su expedición no implicará aprobación de
usos ni autorización para ejecutar obras diferentes a las del reforzamiento estructural.
g) Demolición. Es la autorización para derribar total o parcialmente una o varias edificaciones existentes
en uno o varios predios y deberá concederse de manera simultánea con cualquiera otra modalidad de
licencia de construcción.
No se requerirá esta modalidad de licencia cuando se trate de programas o proyectos de renovación

urbana, del cumplimiento de orden judicial o administrativa, o de la ejecución de obras de
infraestructura vial o de servicios públicos domiciliarios que se encuentren contemplados en el Plan de
Ordenamiento Territorial o en los instrumentos que lo desarrollen y complementen.
h) Reconstrucción. Es la autorización que se otorga para volver a construir edificaciones que contaban
con licencia o con acto de reconocimiento y que fueron afectadas por la ocurrencia de algún siniestro.
Esta modalidad de licencia se limitará a autorizar la reconstrucción de la edificación en las mismas
condiciones aprobadas por la licencia original, los actos de reconocimientos y sus modificaciones.
i) Cerramiento. Es la autorización para encerrar de manera permanente un predio de propiedad privada.
Producto o servicio: Licencia según su modalidad
Normatividad:
Plan de Ordenamiento Territorial Municipal

Estatuto Tributario Municipal
Decreto 1469 de 2.010 Por el cual se reglamentan las disposiciones relativas a las licencias urbanísticas; al
reconocimiento de edificaciones; a la función pública que desempeñan los curadores urbanos y se expiden
otras disposiciones. Ahora compilado en el decreto 1077 de 2015.
Resolución 1002 de 2010 Por la cual se derogan las Resoluciones 0984 de 2005 y 0912 de 2009 y se adoptan
el Formulario Único Nacional para la solicitud de Licencias y el Formato de Revisión e Información de
Proyectos para la radicación en legal y debida forma de proyectos de construcción y de reconocimiento de la
existencia de edificaciones
Resolución No. 931 de 2012 Por la cual se modifica la Resolución 1002 del 25 de mayo de 2010.
Recursos:
A. Tecnológicos: Equipo de Computo e impresora.
B. Logísticos: Medios de transporte y comunicación, papelería.
C. Humanos: Personal con conocimientos en construcción, aux. administrativo, técnico administrativo,
profesional especializado, asesor
E1.P08 23/12/2014
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4 de 8

Radicación de la solicitud: Presentada la
solicitud de licencia, se radicará y
numerará consecutivamente, en orden
cronológico de recibo, dejando constancia
de los documentos aportados con la
misma.
En caso de que la solicitud no se
encuentre completa, se devolverá la
documentación. Si el peticionario insiste,
se radicará dejando constancia de este
hecho y advirtiéndole que deberá cumplir
dentro de los treinta (30) días hábiles
siguientes so pena de entenderse desistida
la solicitud, lo cual se hará mediante acto
administrativo que ordene su archivo.
Toda solicitud de licencia debe

acompañarse de los siguientes Requisitos
Generales:
 Copia del certificado de libertad y
tradición del inmueble o inmuebles objeto
de la solicitud, cuya fecha de expedición Control y Auxiliar
1 no sea superior a 1 mes antes de la fecha Ordenamiento Administrativo /
de solicitud. Territorial Inspectores
 Formulario Único Nacional para la
solicitud de licencia (Res. No. 931 de
2012).
 Copia del documento de identidad
del solicitante, o en caso de personas
jurídicas certificado de existencia y
representación legal, cuya fecha de
expedición no sea superior a 1 mes.
 Poder de autorización
debidamente otorgado, si se actúa en tal
calidad.
 Copia del documento oficial que
contenga la dirección del predio objeto de
la solicitud (Ejm. Recibo del impuesto
predial de la vigencia).
 Relación de los nombres y
direcciones de los predios colindantes con
el inmueble objeto de licencia.
Los requisitos específicos para cada clase

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VERSIÓN 6/02/2017
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5 de 8
de licencia están establecidos en los

artículos 22-25 del Decreto 1469 de 2.010,
ahora compilado en el decreto 1077 de
2015.
Comunicación a vecinos: El funcionario
competente para el estudio, trámite y
expedición de licencias, mediante formato
E1.P08.F03 NOTIFICACION
COLINDANTES citará a los vecinos
colindantes del inmueble o inmuebles
objeto de la solicitud para que hagan parte
y puedan hacer valer sus derechos. En la
citación se dará a conocer, por lo menos,
el número de radicación y fecha, el nombre
del solicitante de la licencia, la dirección
del inmueble o inmuebles objeto de
solicitud, la modalidad de la misma y el uso
o usos propuestos conforme a la
radicación. Control y Auxiliar
2 Ordenamiento administrativo /
Se exceptúa la citación a vecinos para Territorial Inspector
obras menores.
Así mismo, dentro de los cinco (5) días

hábiles siguientes a la radicación en legal y E1.P08.F03
debida forma, el funcionario anexará NOTIFICACION
fotografía del aviso o valla según el caso y A VECINOS
modalidad (art. 29 del Dec.1469/2010, COLINDANTES
2015) allegada por el peticionario para que
obre dentro del expediente so pena de
entenderse desistida, esta no generará
costo ni permiso adicional y deberá
permanecer en el sitio hasta tanto la
solicitud sea resuelta.
Revisión del Proyecto: El funcionario
competente verifica la solicitud y
documentos soportes del proyecto desde
el punto de vista jurídico, arquitectónico,
urbanístico y estructural y clasificación por
Asesor y/o REVISIÓN E
categoría (Dec. 1469/2010, art. 35, ahora Control y
3 Profesional INFORMACIÓN
compilado en el decreto 1077 de 2015). En Ordenamiento
Universitario DE PROYECTO
todo caso, el funcionario tendrá un plazo Territorial
máximo de 45 días hábiles para resolver
las solicitudes de licencias, contados
desde la fecha en que la solicitud haya
sido radicada en legal y debida forma. Por
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PÁGINA:
6 de 8
lo tanto, diligenciará el Formato de

Revisión e Información de Proyecto
establecido en la Res. 1002 de 2010, el
cual hará parte del expediente.
Si cumple se continua con la siguiente E1.P08.F02

actividad, en caso contrario se elabora el ACTA DE
formato E1.P08.F02 ACTA DE OBSERVACION
OBSERVACIONES Y CORRECCIONES, ES Y
en el cual se informa al peticionario quién CORRECCION
tendrá treinta (30) días hábiles para dar ES
respuesta a los requerimientos.
Liquidación: El funcionario encargado
4 elaborará la liquidación del proyecto
radicado, para determinación del costo por Auxiliar
Control y
concepto de la Licencia según su Administrativo
Ordenamiento
modalidad, dejando constancia en el (inspectores de
Territorial
Formato E1.P08.F01 Informe Liquidación obras).
del Proyecto, que reposará en el
expediente.
Expedición del recibo de pago: El
funcionario encargado elabora el Recibo Secretaría de
5 Auxiliar
de Pago y entrega al usuario para que sea Hacienda
Administrativo
cancelado en el banco correspondiente.
Recepción del recibo de Pago: El usuario Control y Auxiliar

6 presenta recibo de pago cancelado, el cual Ordenamiento Administrativo
se adjuntará al expediente respectivo. Territorial (inspectores de
obras)
Elaboración Licencia y contenido del
expediente: La licencia se adoptará
mediante acto administrativo de carácter
particular y concreto y contendrá por lo ACTO
menos: ADMINISTRATI
1. Número secuencial de la licencia y/o Despacho VO DE
permiso, y fecha de expedición. Secretario de LICENCIA
2. Tipo de licencia y modalidad. Planeación URBANISTICA
3. Vigencia. Municipal SEGÚN
7 Auxiliar MODALIDAD
4. Nombre e identificación del titular
Administrativo
5. Datos del predio: Control y
a) Folio de Matrícula inmobiliaria del predio Ordenamiento Formato
o del de mayor extensión del que este Territorial E1.P08.F04
forme parte; LICENCIA
b) Dirección o ubicación del predio con URBANISTICA
plano de localización. SEGÚN
6. Descripción de las características MODALIDAD
básicas del proyecto aprobado,
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PÁGINA:
7 de 8
identificando: uso, área del lote, área

construida, número de pisos, número de
unidades privadas aprobadas,
estacionamientos, índices de ocupación y
de construcción.
7. Planos impresos aprobados por el
funcionario competente.
8. Declaración expresa que se trata de
vivienda de interés social cuando la
licencia incluya este tipo de vivienda.
Las licencias de construcción y sus
modalidades están sujetas a prórroga y
modificaciones (Decreto 1469 de 2.010,
2015).
Verificación del Acto Administrativo: El
Control y Asesor y/o
funcionario competente verifica el
8 Ordenamiento Profesional
contenido del acto administrativo y da su
Territorial Universitario
Vo.Bo.
Firma del Acto Administrativo:
Despacho del Secretario de
9 Se entrega licencia y documentos soportes
Secretario Planeación
del proyecto para firma.
Notificación de la Licencia: Se procederá
a notificar al titular del proyecto y vecinos
Control y
10 colindantes que se hicieron parte del Auxiliar
Ordenamiento
proceso, el Acto Administrativo por medio Administrativo
Territorial
del cual se autoriza la Licencia.
Interposición de Recursos: Contra los
actos que concedan o nieguen las
solicitudes de licencias procederán los
recursos de reposición y apelación: Secretario de
Despacho
1. El de reposición, ante el Secretario de Planeación
Secretario
Planeación Municipal, para que lo aclare,
11
modifique o revoque. Asesor y/o
Control y
2. El de apelación, ante el alcalde (sa) Profesional
Ordenamiento
municipal, para que lo aclare, modifique o Universitario
Territorial
revoque. El recurso de apelación podrá
interponerse directamente, o como
subsidiario del de reposición.
Despacho
Secretario
Auxiliar
12 Archiva expediente Control y
Administrativo
Ordenamiento
Territorial
E1.P08 23/12/2014
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PÁGINA:
8 de 8
RESPONSABLE
AUXILIAR ADMINISTRATIVO ASESOR/PROFESIONAL UNIVERSITARIO SECRETARIO DESPACHO
Radicación
Revisión del
proyecto
Comunicación a vecinos
No Cumple
Cumple
F L U J O
Comunicado
Observaciones
Cumple
Liquidación
No Cumple
D E
Desistimiento y
Expedición del Recibo de Archivo de la
Pago Solicitud
D I A G R A M A
Recepción del recibo de

pago cancelado
Verificación Acto
Expedición Licencia Firma
Administrativo
Notificación de la licencia
Interposición de Recursos
Archivo

Nombre: Fredy Vallardo Barrera Torres Nombre: Luis Manuel Espinosa C Nombre: Comité de Coordinación del
Cargo: Asesor Control y Ordenamiento Cargo: Secretario de Planeación y Sistema de Control Interno
Territorial Ordenamiento Territorial Cargo:

E1.P08.F01 23/12/2014
VERSIÓN
1.0 FORMATO INFORME LIQUIDACIÓN DEL
PROYECTO PÁGINA:
1 de 1
INFORME DE LIQUIDACIÓN DEL PROYECTO
FECHA:
No. RADICACIÓN PROYECTO:
PROPIETARIO:
DIRECCIÓN:
BARRIO:
CITACIÓN No.:
FICHA CATASTRAL:
USO DE LA EDIFICACIÓN
RESIDENCIAL INDUSTRIAL COMERCIAL INSTITUCIONAL OTROS
MODALIDAD DE LA LICENCIA:
MEDIDAS AREA DESCRIPCIÓN
OBSERVACIONES:
Presupuesto $
Delineación $
Ocupación $
LIQUIDACIÓN: Demarcación $
Cerramiento $
Otros $
TOTAL $
Elaboró: Revisó:
FIRMA: _______________________________ FIRMA: _______________________________

Nombre: ______________________________ Nombre: ______________________________
Cargo: ________________________________ Cargo: ________________________________
317
E1.P08.F02 06/02/2017
VERSIÓN
1.0 ACTA DE OBSERVACIONES Y
CORRECCIONES PÁGINA:
1 de 2
No. radicado del proyecto:

____________________
Atendiendo lo dispuesto en el artículo 32 del Decreto 1469 de 2010, se elabora la presente acta con el fin de
informarle (s) que debe(n) aportar las actualizaciones, observaciones y/o correcciones que deben hacer al
proyecto según radicado referido, para el cual usted (es) presentó (aron) solicitud de LICENCIA
URBANÍSTICA en la modalidad de:
Construcción Nueva Ampliación Subdivisión Remodelación
1 Desde el punto de vista Documental
2 Desde el punto de vista Arquitectónico

.
3 Desde el punto de vista Estructural
4 Desde el punto de vista Jurídico

318
E1.P08.F02 06/02/2017
VERSIÓN
1.0 ACTA DE OBSERVACIONES Y
CORRECCIONES PÁGINA:
2 de 2
Para efecto de dar cumplimiento a las observaciones expuestas, le(s) comunicamos que dispone de un
término de 30 días hábiles (o solicitar los 15 días adicionales para dar respuesta al requerimiento de la
presente acta (Art. 32 del Decreto 1469/10) o de lo contrario se entenderá desistida y en consecuencia se
procederá a archivar su expediente mediante acto administrativo (Art. 37 del Decreto 1469/10).
Florencia, DD/MM/AA
Profesional(es) responsable(s),
______________________________ _________________________
NOMBRE: NOMBRE:
CARGO: CARGO:
Solicitante,
______________________________
NOMBRE:
C.C. No.:
Dirección:
Teléfono:
Correo electrónico:
E1.P08.F03 6/02/2017
VERSIÓN
1.0 NOTIFICACIÓN DE VECINOS
COLINDANTES PÁGINA:
1 de 1
SEÑOR (ES) VECINO(S) PROPIETARIO(S) POSEEDOR(ES) Y TENEDOR(ES) COLINDANTE(S):
Dando cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 2.2.6.1.2.2.1 del Decreto 1077 de 2015, se permite citarlo (s)
como vecino colindante de inmueble, conforme a solicitud de Licencia Urbanística presentada en la Secretaría de
Planeación y Ordenamiento Territorial de acuerdo a las características que se describen a continuación:
Ref. Notificación Vecinos Colindantes
No. Radicación:
Solicitante:
Dirección del predio:
Modalidad:
Uso:
Los vecinos colindantes pueden hacer sus intervenciones conforme al artículo 2.2.6.1.2.2.2 del Decreto 1077 de
2015. “Intervención de terceros. Toda persona interesada en formular objeciones a la expedición de una licencia
urbanística, podrá hacerse parte en el trámite administrativo desde la fecha de la radicación de la solicitud hasta
antes de la expedición del acto administrativo que resuelva la solicitud. Dicho acto sólo podrá ser expedido una vez
haya transcurrido un término mínimo de cinco (5) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de la
citación a los vecinos colindantes o de la publicación cuando esta fuere necesaria y, en el caso de los demás
terceros, a partir del día siguiente a la fecha en que se radique la fotografía donde conste la instalación de la valla o
aviso de que trata el parágrafo 1° del artículo anterior.
Parágrafo. Las objeciones y observaciones se deberán presentar por escrito, acreditando la condición de tercero
individual y directamente interesado y presentar las pruebas que pretenda hacer valer y deberán fundamentarse
únicamente en la aplicación de las normas jurídicas, urbanísticas, de edificabilidad o estructurales referentes a la
solicitud, so pena de la responsabilidad extracontractual en la que podría incurrir por los perjuicios que ocasione
con su conducta. Dichas observaciones se resolverán en el acto que decida sobre la solicitud.”
La oficina Asesora de Secretaría de Planeación y Ordenamiento Territorial se permite notificarlo en los términos
descritos para que ejerza su derecho hacer parte del proceso de la referencia.
Notificador, Notificado;
________________________________ _______________________________
Nombre: Nombre:
Cargo: C.C/Nit. No.:
Dirección:
E1.P08.F04 6/02/17
VERSIÓN
1.0 LICENCIA URBANISTICA
PÁGINA:
1 de 1
LICENCIA URBANISTICA EN LA MODALIDAD DE

No. Consecutivo:
_________________________
Fecha Área Construida Área del predio
Propietario (a)
C.C /NIT. No.
Arquitecto(a) y/o Ingeniero(a) Matricula Profesional Teléfono :
Dirección de la obra: Correo electrónico
Ficha Catastral y/o Matricula Inmobiliaria Presupuesto de Delineación
Impuesto Delineación Impuesto Ocupación de Vía
Impuesto de Demarcación Recibo de Pago No.
Se concede licencia para:

___________________________________
LA CONSTRUCCION DE ANDENES DEBE SER SIN RAMPAS NI ESCALERAS SOBRE EL MISMO DE

MANERA QUE NO OBSTACULICE LA CIRCULACION PEATONAL, LA CUAL DEBE ESTAR A UN NIVEL
SUPERIOR DE LA VIA.
OBSERVACIONES
Las obras deberán ser ejecutadas de forma tal que se garantice tanto la salubridad de las personas,
como estabilidad de los terrenos, edificaciones, lindantes y elementos constitutivos del espacio público.
Se obliga a mantener en la obra la licencia y planos aprobados, y presentados ante la autoridad
competente cuando sea requerido. No se permiten materiales de construcción en la vía pública o el
andén, El personal que se utilice en la ejecución de la obra debe ser idóneo y contar con las garantías
necesarias (seguridad en: Salud, Pensión y Riesgos Profesionales).
"EL TITULAR DEBE RESPETAR LOS AISLAMIENTOS SOBRE REDES DE ENERGÍA DE BAJA
TENSIÓN MÍNIMO 1.00 METRO Y MEDIA TENSIÓN MÍNIMO 2.5 METROS Y SERÁ ÚNICO
RESPONSABLE POR EL INCUMPLIMIENTO A LO ESTABLECIDO"
___________________________________
Secretario (a) de Planeación y Ordenamiento Territorial
Vo.Bo.: Cargo: Firma:

Revisó: Cargo: Firma:
Elaboró: Cargo: Firma:
E1.P08.F05 6/02/2017
VERSIÓN
1.0 PERMISO DE CONSTRUCCIÓN
PÁGINA:
1 de 1
PERMISO DE CONSTRUCCIÓN No. Consecutivo:
Fecha Área Construida Área del predio
Propietario (a)
C.C /NIT. No.
Arquitecto(a) y/o Ingeniero(a) Matricula Profesional Teléfono :
Dirección de la obra: Correo electrónico
Ficha Catastral y/o Matricula Inmobiliaria Presupuesto de Delineación
Impuesto Delineación Impuesto Ocupación de Vía
Impuesto de Demarcación Recibo de Pago No.
Se concede permiso de:

_____________________________________________
LA CONSTRUCCION DE ANDENES DEBE SER SIN RAMPAS NI ESCALERAS SOBRE EL MISMO DE

MANERA QUE NO OBSTACULICE LA CIRCULACION PEATONAL, LA CUAL DEBE ESTAR A UN NIVEL
SUPERIOR DE LA VIA
OBSERVACIONES
El interesado se compromete a la realización, únicamente de las obras señaladas en el presente
permiso y a conservar el paramento y no causar problemas a sus vecinos. Todo daño generado sobre
inmuebles y demás bienes de terceros, serán de responsabilidad exclusiva del titular del presente
permiso. NO SE PERMITE ALMACENAMIENTO DE MATERIALES O ESCOMBROS SOBRE EL
ANDEN PÚBLICO Y/O CALZADA.
“EL TITULAR DEBE RESPETAR LOS AISLAMIENTOS SOBRE REDES DE ENERGÍA DE BAJA
TENSIÓN MÍNIMO 1.00 METRO Y MEDIA TENSIÓN MÍNIMO 2.5 METROS Y SERÁ ÚNICO
RESPONSABLE POR EL INCUMPLIMIENTO A LO ESTABLECIDO”
__________________________________________
Secretario de Planeación y Ordenamiento Territorial
VIGENCIA TRES (3) MESES
Vo.Bo.: Cargo: Firma:

E1.P09 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
PERFORACIÓN DE VÍAS
3.0 PÁGINA:
1 de 3

“E1.P09 PERFORACIÓN DE VÍAS”

2.0 23/12/2014 Modificación Ajuste recurso humano,

procedimiento responsable de
actividades y cambio de
codificación.
3.0 06/02/2017 Modificación Ajuste área, cargo
procedimiento responsable y punto de
control.
E1.P09 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
3.0 PÁGINA:
2 de 3
Objetivo: Autorizar la perforación de vías de la ciudad, para ocuparlas en la instalación de las canalizaciones
subterráneas de los servicios públicos domiciliarios.
Alcance: Lo constituye el accionar de los servidores públicos encargados del control de obras, quienes
requieren al titular de la edificación en construcción o por voluntad propia del mismo, quien aportando la
documentación de ley y cancelación de los derechos respectivos, se le concede el permiso de construcción
correspondiente, para el desarrollo de la obra dentro del marco legal.
Definiciones: N.A.
Producto o servicio: Permiso para perforar la vía.
Normatividad: Plan de Ordenamiento Territorial y Estatuto Tributario Municipal.
Recursos:
A. Tecnológicos: Equipo de Computo e impresora.
B. Logísticos: Medios de transporte y comunicación, papelería.
C. Humanos: Personal con conocimientos en construcción, Secretaria de Despacho, Profesional/Asesor
Universitario de Control y Ordenamiento Territorial
1 Recepción de la solicitud: La solicitud debe Control y Auxiliar
E1.F06
especificar nombre del propietario, dirección y Ordenamiento Administrativo
INFORME
nombre del barrio, metros lineales a perforar Territorial
DE VISITA
Visita Técnica: El funcionario encargado realiza Control y Auxiliar TECNICA
2 inspección del sitio a intervenir u objeto de la Ordenamiento Administrativo
solicitud para verificar y medir los trabajos Territorial
requeridos en la solicitud, diligenciando el
Formato Informe de Visita Técnica
3 Elaboración y contenido del Permiso: El Despacho del Auxiliar
permiso contendrá como mínimo: Secretario Administrativo
o Número secuencial del permiso y fecha
de expedición.
o Nombre e identificación del titular del E1.P09.F01
permiso. PERMISO
o Dirección o ubicación del predio PERFORACI
o Objeto de la perforación ON DE VIAS
o Metros lineales a perforar
4 Verificación del permiso: El funcionario Control y Asesor (a)
competente verifica la solicitud desde el punto Ordenamiento
de vista normativo, arquitectónico y urbanístico; Territorial
y da Vo.Bo. en el Acto Administrativo que
autoriza el permiso de Perforación de Vía.
5 Firma del Acto Administrativo: Despacho del Secretario de
Revisión y firma del Permiso otorgado Secretario planeación
E1.P09 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
3.0 PÁGINA:
3 de 3
6 Entrega del Permiso: Se procederá a notificar Despacho del Auxiliar

el permiso al usuario Secretario Administrativo
7 Seguimiento: Se verifica que el usuario deje la Control y Auxiliar Seguimiento
vía en el mismo estado inicial al emitir el Ordenamiento Administrativo a la
permiso. Territorial ejecución de
8 Archivar Despacho del Auxiliar los trabajos
Secretario Administrativo autorizados
RESPONSABLE
AUXILIAR
ASESOR SECRETARIO DESPACHO/JEFE OFICINA
ADMINISTRATIVO
Recepción de la
solicitud
F L U J O
Visita Técnica
Elaboración y
D E
contenido del Verificación de permiso

permiso
D I A G R A M A
Entrega del permiso Firma
Seguimiento
Archivar

Nombre: Fredy Vallardo Barrera Nombre: Luis Manuel Espinosa Calderón Nombre: Comité de Coordinación del
Torres Cargo: Asesor Control y Cargo: Secretario de Planeación y sistema de control interno
Ordenamiento Territorial Ordenamiento Territorial Cargo:

E1.P09.F01 06/02/2017
VERSIÓN
1.0 PERMISO PERFORACIÓN DE VÍAS
PÁGINA:
1 de 1
No. _____
Florencia, DD/MM/AA
POR MEDIO DEL CUAL SE CONCEDE PERMISO
Al (a) señor (a) ___________________________ identificado (a) con cedula de ciudadanía No

________________ para perforar la vía en una longitud de ____ metros lineales, ubicado en la
____________________ barrio ____________ con destino a la ocupación de las vías con
canalizaciones subterráneas para la conexión a las redes principales de los servicios públicos.
El interesado se compromete con el municipio de devolver la vía a su estado original antes de

la perforación, libre de residuos y escombros.
Conforme al parágrafo 1 artículo 136 del Estatuto Tributario Municipal, tiene un plazo de 15 días
calendario para restituir la vía afectada, a su estado inicial so pena de las sanciones contenidos en el
artículo 593 del referido estatuto. Solicitamos la observancia estricta al actual compromiso para
garantizar el buen aspecto y servicio de la vía.
NOTA: Para el desarrollo de perforaciones que requieran el ancho total de la calzada en la

zona centro y vías principales de la ciudad, el propietario deberá coordinar con la Secretaria
de Transporte y Movilidad el control del tráfico sobre las vías a afectar.
_______________________________________
Asesor (a) Control y Ordenamiento Territorial
Secretaría de Planeación y Ordenamiento Territorial

Digitó: Cargo: Firma:
E1.P10 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
CONCEPTO DE USO DE SUELO
3.0 PÁGINA:
1 de 3

“E1.P10 CONCEPTO DE USO DE SUELO”

2.0 23/12/2014 Modificación Actualización recurso

Procedimiento humano, responsables
del procedimiento y
cambio de codificación.
3.0 06/02/2017 Modificación Ajuste área responsable
Procedimiento de actividades, punto de
control, eliminación de
la solicitud en forma
verbal - Actividad 1 y
modificación actividad 2.
E1.P10 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
3.0 PÁGINA:
2 de 3
Objetivo: Expedir a quien lo requiera, el concepto de uso del suelo definido por el Plan de Ordenamiento
Territorial, respecto a una actividad específica a desarrollar en la jurisdicción municipal, determinado su
factibilidad de ubicación.
Alcance: Permite en el marco de la implementación del Plan de Ordenamiento Territorial, la ubicación y

desarrollo de actividades acordes a la zonificación normativa establecida para la zona urbana y rural del
Municipio de Florencia.
Definiciones:
USO DEL SUELO: Es la identificación normativa que permite bajo la zonificación del POT, definir usos
principales, complementarios, restringidos y prohibidos para el desarrollo de actividades específicas en el
territorio municipal.
Producto o servicio: Concepto mediante oficio o certificación de uso del suelo para un inmueble o predio
específico, localizado dentro de nuestra jurisdicción urbana y rural.
Normatividad:
Ley 232 de 1995 Reglamentada por el Decreto Nacional 1879 de 2008 "Por medio de la cual se dictan normas
para el funcionamiento de los establecimientos comerciales"
Recursos:
A. Tecnológicos: Equipo de cómputo e impresora, programa Autocad.
B. Logísticos: Papelería
C. Humanos: Auxiliar Administrativo, Secretario de Planeación; profesional/asesor control y ordenamiento
territorial.
1 Radicación de la solicitud: Recepción de Control y Auxiliar
solicitud escrita por parte del titular del Ordenamiento Administrativo
inmueble especificando nombre del Territorial
establecimiento, actividad comercial,
dirección y nombre del propietario
2 Verificación de uso de suelo: El Control y Técnico
funcionario competente procede a verificar Ordenamiento Administrativo
en el plano la localización del predio de Territorial
E1.P10.F01
acuerdo al sector o zona se compara con
CONCEPTO USO
la tabla de uso de suelo según POT
DE SUELO
vigente, conforme a solicitud radicada.
URBANO
Elaboración Concepto Uso de Suelo: El Control y Técnico
3 funcionario encargado elabora el Concepto Ordenamiento Administrativo
E1.P10.F02
de Uso de Suelo indicando si el Territorial
CONCEPTO USO
establecimiento cumple o no, con la Ley
DE SUELO
232 de 1995 y el acuerdo número 0018
RURAL
del 2000, por medio del cual se adoptó el
Plan de Ordenamiento Territorial (POT) del
E1.P10 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
3.0 PÁGINA:
3 de 3
municipio de Florencia departamento del

Caquetá.
NOTA: El concepto de uso de suelo es de
carácter informativo y no constituye
licencia o permiso de funcionamiento
4 Revisión del Concepto: El funcionario Control y Asesor y/o
competente revisa la solicitud y visa el Ordenamiento Profesional
documento proyectado de Concepto de Territorial Universitario
uso de suelo.
5 Despacho del Secretario (a)
Firma del Acto Administrativo:
Secretario de Planeación y
Firma del Documento proyectado
Ordenamiento
Territorial
6 Entrega al usuario Despacho del Auxiliar
Secretario Administrativo
7 Archivar Despacho del Auxiliar
Secretario Administrativo
RESPONSABLE
AUXILIAR ADMINISTRATIVO ASESOR SECRETARIO DESPACHO/JEFE OFICINA
Recepción de
F L U J O
solicitud
Verificación de uso de
suelo
D E
Elaboración Concepto Revisión

Uso de Suelo
D I A G R A M A
Firma
Entrega al usuario
Archivar

Nombre: Fredy Vallardo Barrera Torres Nombre: Luis Manuel Espinosa Calderón Nombre: Comité de Coordinación
Cargo: Asesor Control y Ordenamiento Cargo: Secretario de Planeación y del Sistema de Control Interno

E1.P10.F01 06/02/2017
VERSIÓN
1.0 CONCEPTO USO DE SUELO
URBANO PÁGINA:
1 de 1
SPM-CUS-_____
EL (LA) SUSCRITO (A) SECRETARIO (A)

DE PLANEACIÓN Y ORDENAMIENTO TERRITORIAL
DEL MUNICIPIO DE FLORENCIA DEPARTAMENTO DEL CAQUETA
CERTIFICA
Que de conformidad con el acuerdo número 0018 del 2000, por medio del cual se adoptó el Plan de
Ordenamiento Territorial (POT) del municipio de Florencia departamento del Caquetá, el predio
identificado con el número de ficha catastral _________________ ubicado en la ______________
del Barrio _________, corresponde al sector socioeconómico _______ con los siguientes usos:
PRINCIPAL: _____________
COMPLEMENTARIO: _____________
TRATAMIENTO: _____________
UBICACIÓN: _____________
La presente se expide a solicitud de ___________________________, en Florencia Caquetá, el día

( ) ______________ del mes de ___________ de _______.
________________________________
Firma Secretario (a) de Despacho
E1.P10.F02 06/02/2017
VERSIÓN
1.0 CONCEPTO USO DE SUELO
RURAL PÁGINA:
1 de 1
SPM-CUS-_____
EL (LA) SUSCRITO (A) SECRETARIO (A)

DE PLANEACIÓN Y ORDENAMIENTO TERRITORIAL
DEL MUNICIPIO DE FLORENCIA DEPARTAMENTO DEL CAQUETA
CERTIFICA
Que de conformidad con el acuerdo número 0018 del 2000, por medio del cual se adoptó el Plan de
Ordenamiento Territorial (POT), del municipio de Florencia departamento del Caquetá, el predio
identificado con el numero catastral ____________, localizado en la Vereda ______________ del
corregimiento _________, en el Municipio de Florencia:
TIENE EL SIGUIENTE USO DEL SUELO:

COBERTURA VEGETAL TIPO DE USO
La presente se expide a solicitud de __________________ en Florencia Caquetá, el día ( )

______________ del mes de ___________ de _______.
___________________________________
Firma Secretario (a) de Despacho
E1.P11 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
DEMARCACIÓN DE INMUEBLES
3.0 PÁGINA:
1 de 4

“E1.P11 DEMARCACIÓN DE INMUEBLES”

2.0 23/12/2014 Modificación Ajustar recurso

Procedimiento humano, responsable
de actividades y cambio
de codificación
Procedimiento de actividades,
actualización objetivo,
eliminación en el
actividad 6: software
denominado
PLANOTECA, creación
formato.
E1.P11 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
3.0 PÁGINA:
2 de 4
Objetivo: Elaborar la medición de predios urbanos y rurales, requeridos por los propietarios y/o interesados,
para efectos de llevar a cabo construcción en el mismo, o bien sea para verificación de linderos o de
información, de predios de máximo 2.500 m2.
Alcance: Permite a la persona interesada obtener la medición del predio o inmueble del actual propietario, que
conlleve al conocimiento del mismo sobre la condición normativa, delimitación, área, linderos y ubicación, para
los fines que considere pertinentes,
Definiciones:
Demarcación: Es el accionar por parte de la Secretaría de Planeación, que le permite al titular de un bien
inmueble, conocer plenamente las condiciones físicas y normativas de la propiedad objeto de intervención.
Producto o servicio: Plano respectivo del predio o inmueble objeto de medición, con las respectivas
afectaciones de tipo normativo y legal que pueda el mismo presentar, con destino a construcción en el sitio o
bien sea para simple información.
Normatividad: Plan de Ordenamiento Territorial.
Recursos:
A. Tecnológicos: Equipo de Computo e impresora, equipo de topografía.
B. Logísticos: Medios de transporte y comunicación.
C. Humanos: Personal con conocimientos en dibujo y topografía, Secretario de Planeación,
Profesional/Asesor Control y Ordenamiento Territorial.

No. DESCRIPCION DEL AREA CARGO PUNTO DE CONTROL
1 Recepción de Control y Auxiliar
documentación presentada Ordenamiento Administrativo
 Solicitud de demarcación Territorial
del inmueble.
 Fotocopia de la Escritura.
 Recibo de pago de
Impuesto Predial
cancelado.
 Certificado de Libertad y
Tradición.
 Fotocopia Cédula de
Ciudadanía del Propietario
2 Visita Técnica: El funcionario Control y Técnico

encargado realiza inspección Ordenamiento Administrativo Visita de verificación del
del sitio a intervenir u objeto Territorial sitio a intervenir
de la solicitud para verificar y
E1.P11 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
3.0 PÁGINA:
3 de 4
medir los trabajos requeridos E1.F06 INFORME DE

en la solicitud diligenciando el VISITA TECNICA
Formato Informe de Visita
Técnica
Liquidación: El funcionario Control y Técnico
3 encargado elaborará la Ordenamiento Administrativo
liquidación del proyecto Territorial
radicado, para determinación
del costo por concepto de la
demarcación requerida.
4 Expedición del recibo de Secretaría de Auxiliar

pago: El funcionario Hacienda Administrativo
encargado elabora el Recibo
de Pago y entrega al usuario
para que sea cancelado en el
banco correspondiente.
5 Control y Técnico
Recepción del recibo de Ordenamiento Administrativo
Pago: El usuario presenta Territorial
recibo de pago cancelado.
6 Elaboración de la Control y Técnico
Demarcación: Ordenamiento Administrativo
E1.P11.F01
El funcionario encargado Territorial
DEMARCACIÓN
conforme a documentos
INMUEBLES
soporte y visita técnica
elabora el Plano respectivo
del predio o inmueble objeto
de medición en Formato
establecido.
7 Verificación de formato Control y Asesor
diligenciado: El funcionario Ordenamiento
competente verifica la Territorial
solicitud y documentos
soportes del proyecto y da
Vo.Bo. en el formato de
demarcación.
8 Entrega Formato de Control y Auxiliar
Demarcación: Se procederá Ordenamiento Administrativo
a entregar al usuario según Territorial
formato, de demarcación del
inmueble o predio.
9 Archivar Despacho Auxiliar
Secretario de Administrativo
Planeación
E1.P11 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
3.0 PÁGINA:
4 de 4
RESPONSABLE
AUXILIAR ADMINISTRATIVO TECNICO ADMINISTRATIVO ASESOR
Recepción
Visita Técnica
F L U J O
Liquidación
Expedición recibo de
pago
D E
Recepción del recibo

cancelado
D I A G R A M A
Elaboración de la Verificación y Vo.Bo.

Demarcación
Entrega al usuario
Archivar

Nombre: Fredy Vallardo Barrera Torres Nombre: Luis Manuel Espinosa C. Nombre: Comité de Coordinación del

CODIGO FECHA DE EMISION
ALCALDIA DE FLORENCIA, CAQUETA
E1.P11.F01 06/02/2017
FECHA DE ACTUALIZACION 335
VERSION
1.0 DEMARCACION INMUEBLES
PAGINA:
1 de 1
DIA. MES.
SOLICITUD DE DEMARCACION:
01. PLAN ZONAL FICHA CATASTRAL No

02. NOMBRE DEL SOLICITANTE:
03. DIRECCION DEL PREDIO:

04. URBANIZACION: 04. MANZANA: 05. LOTE: 06. CATEGORIA:
07. DIMENSIONES DEL PREDIO: POR EL NORTE: Metros

SUR: Metros
ORIENTE: Metros
OCCIDENTE: Metros
08. AREA DEL PREDIO: Metros2
Son:
Espacio para el levantamiento del predio con la ubicacion exacta de las construcciones colindantes,los aislamientos,el (los) ancho (s) de la via (s). la distancia a la esquina
mas cercana y la orientacion con respecto al norte.
NOTA:
PLANO
ESCALA: 1: 200
FIRMA DEL SOLICITANTE FUNCIONARIO:

E1.P12 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
PROPIEDAD HORIZONTAL
3.0 PÁGINA:
1 de 4

“E1.P12 PROPIEDAD HORIZONTAL”

2.0 23/12/2014 Modificación Actualizar normatividad,

Procedimiento recurso humano,
requisitos para la
expedición del acto
resolutorio, cambio de
procesos y codificación.
Procedimiento de actividades y punto
de control.
E1.P12 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
3.0 PÁGINA:
2 de 4
Objetivo: Autorizar los procesos para someter al Régimen de Propiedad Horizontal un inmueble, requeridos
por el usuario como trámite previo a las gestiones de tipo notarial que se requieren para este tipo de
actuaciones en el Municipio de Florencia Caquetá
Alcance: Normalizar el proceso de enajenación de inmuebles que por sus características arquitectónicas y
constructivas, solamente son factibles de dividir materialmente mediante el sistema de propiedad Horizontal,
conforme a las normas vigentes al tema específico.
Definiciones:
PROPIEDAD HORIZONTAL: Es el accionar administrativo mediante el cual dos o más unidades habitacionales
que presentan bienes de uso común, pueden ser objeto de segregación unas de otras, bajo las condiciones
expresas en el reglamento de propiedad horizontal.
Acto administrativo que da aprobación al régimen de propiedad horizontal de un inmueble y se da aprobación a

los planos bajo esta caracterización específica.
Normatividad:
Ley 675 de 2001. Por medio de la cual se expide el régimen de propiedad horizontal.
Decreto 1060 de 2009 Por el cual se reglamentan los artículos 3°, 19 y 32 de la Ley 675 de 2001, y demás
decretos reglamentarios.
Recursos:
A. Tecnológicos: Equipo de Cómputo y programa AutoCAD.

C. Humanos: Auxiliar Administrativo, Profesional/Asesor del área de Control y Ordenamiento Territorial

1 Recepción y verificación de la
documentación presentada: Control y Auxiliar
 Solicitud Escrita y firmada por el Ordenamiento Administrativo
propietario legal. Territorial
 Planos del inmueble a someter a
Régimen de Propiedad Horizontal
 Memoria descriptiva del proyecto
 Reglamento Propiedad Horizontal.
 Licencia de Construcción.
 certificado de tradición y libertad.
E1.P12 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
3.0 PÁGINA:
3 de 4
 Paz y salvos
 Fotocopia Documento de
Identidad del propietario.
2 Revisión del Proyecto: El funcionario

encargado procederá a realizar la Control y
Evaluación, análisis y concepto técnico del Ordenamiento Asesor (a)
proyecto radicado, conforme a los Territorial
requisitos presentados y exigidos por la
Ley y las condiciones de tipo normativo
reguladas por las normas sobre Propiedad
Horizontal.
Liquidación: El funcionario encargado
3 elaborará acta de liquidación del proyecto Control y Asesor (a)
radicado, para determinación del costo por Ordenamiento
delineación urbana a cancelar por Territorial
concepto de la Licencia de urbanización
requerida.
4 Entrega Acta de Liquidación: Suministro Auxiliar
del acta de liquidación al titular del Secretaría de Administrativo
proyecto, para expedición del recibo de Hacienda
caja a cancelar en la entidad bancaria
respectiva.
5 Recepción Recibo de Pago: El propietario Control y Auxiliar
presenta recibo de pago cancelado para la Ordenamiento Administrativo
elaboración del Acto Administrativo Territorial
6 Elaboración Acto Administrativo: El
funcionario encargado procede a proyectar Control y LICENCIA
los actos administrativos por medio de los Ordenamiento Asesor (a) PROPIEDAD
cuales se somete el inmueble al Régimen Territorial HORIZONTAL.
de Propiedad Horizontal solicitada por el
usuario.
7 Firma del Acto Administrativo: Despacho del Secretario de
Verificación y firma el acto administrativo. Secretario Planeación
8 Notificación del Acto Administrativo: Se Control y Auxiliar

procederá a notificar al titular del proyecto Ordenamiento Administrativo
el Acto Administrativo por medio del cual Territorial
se somete el inmueble a propiedad
horizontal.
9 Archivar Despacho Auxiliar
Secretario de Administrativo
Planeación
E1.P12 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
3.0 PÁGINA:
4 de 4
RESPONSABLE
AUXILIAR ADMINISTRATIVO ASESOR SECRETARIO DESPACHO/JEFE OFICINA
Recepción y
verificación de
solicitud
Revisión del Proyecto

F L U J O
Elaboración del acta de

liquidación
Suministro del acta de

D E
liquidación
D I A G R A M A
Recepción del recibo de

pago cancelado
Expedición de los actos

administrativos
Notificación al Titular Firma
Archivar

Nombre: Fredy Vallardo Barrera Torres Nombre: Luis Manuel Espinosa C. Nombre: Comité de Coordinación del

E1.P13 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
INFRACCIONES URBANÍSTICAS
3.0 PÁGINA:
1 de 4

“E1.P13 INFRACCIONES URBANÍSTICAS”

2.0 23/12/2014 Modificación Actualizar recurso

Procedimiento humano, cambio de
proceso y codificación
3.0 06/02/2017 Modificación Ajuste área
Procedimiento responsable, actividad
No.5 y punto de control
E1.P13 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
3.0 PÁGINA:
2 de 4
Objetivo: Adelantar el proceso administrativo sancionatorio por infracciones urbanísticas contempladas en la

Ley 388 de 1997 modificada por la Ley 810 de 2003, según la gravedad y la magnitud de la infracción y la
reiteración o reincidencia en la falta.
Alcance: Inicia desde el conocimiento de una infracción urbanística de oficio o a petición de parte, hasta
resolver por audiencia pública si se absuelve o condena de la imposición de la sanción al presunto infractor.
Definiciones:
Infracciones urbanísticas:
Se considera infracción urbanística toda actuación de construcción ampliación, modificación, adecuación y
demolición de edificaciones, de urbanización y parcelación, que contravenga los planes de ordenamiento
territorial y las normas urbanísticas que los desarrollan y complementan incluyendo los planes parciales.
La localización de establecimientos comerciales, industriales, institucionales y de servicios en contravención a

las normas de usos del suelo.
El encerramiento, la intervención o la ocupación temporal o permanente del espacio público con cualquier tipo
de amoblamiento, instalaciones o construcciones, sin la respectiva licencia (Art. 1, Ley 810 de 2003).
Actuaciones urbanísticas, respecto de las cuales no se acredite la existencia de la licencia correspondiente.
Actuación Urbanística que no se ajuste a lo aprobado en la licencia.
Producto o servicio: Acto Administrativo que resuelve la situación del presunto infractor
Normatividad:
Ley 810 de 2.003. Por medio de la cual se modifica la Ley 388 de 1997 en materia de sanciones urbanísticas y
algunas actuaciones de los curadores urbanos y se dictan otras disposiciones.
Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo
Recursos:
A. Tecnológicos: Equipo de cómputo, internet, impresora
B. Logísticos: Instalaciones adecuadas con ventilación e iluminación, Oficina amoblada, papelería.
C. Humanos: Abogado, Profesional/Asesor Control y Ordenamiento Territorial , Inspectores de Obra

Conocimiento de la Infracción
Control y
Urbanística: Se tiene conocimiento a Servidor Público
1 Ordenamiento
través de Denuncia y/o visitas técnicas Encargado
Territorial
de los Inspectores de Control Urbano.
2 Realiza Citación: Elabora y entrega Control y Servidor Público
E1.P13 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
3.0 PÁGINA:
3 de 4
citación al presunto infractor para que Ordenamiento Encargado CITACION

se presente a la Secretaría de Territorial INFRACCION
Planeación, especificando hora, fecha y URBANISTICA
lugar.
NOTA: Según la complejidad del caso y
designación de personal, se requerirá
apoyo a la Oficina Asesora Jurídica
para adelantar el procedimiento.
Acto de Apertura: El funcionario
encargado elabora Acto de Apertura de
la Investigación y notifica al presunto Oficina Asesora
infractor. Jurídica ACTO DE
En la notificación se señala el derecho Despacho Oficina APERTURA
a la defensa, respeto al debido proceso Secretario Jurídica/Secretario
y solicitud de audiencia pública. Si el Planeación- de Planeación
3
presunto infractor no solicita la Control y Municipal
audiencia, el funcionario competente Ordenamiento
elabora requerimiento por escrito Territorial
fijando la fecha.
En caso, de n o presentarse el
presunto infractor, se continúa con las
pruebas que obren en el despacho.
Audiencia Pública: Oficina Asesora
Se escucha a las partes y se entregará Jurídica VERSION LIBRE
Oficina
el material probatorio a que haya lugar Despacho
Jurídica/Secretario
y se dicta fallo en primera instancia. En Secretario
de Planeación
4 la misma audiencia, se podrá solicitar Planeación-
Municipal
que se practiquen nuevas pruebas. Control y
Por lo tanto, si el funcionario considera Ordenamiento
pertinente se decreta, de lo contrario se Territorial ACTO
niega ADMINISTRATIVO
Acto Administrativo y Notificación: SANCIONATORIO
Se proyecta Acto Administrativo para ACTO
Oficina Asesora ADMINISTRATIVO
que quede en firme la decisión que
Jurídica QUE RESUELVE
resuelve la presunta infracción. Oficina
Despacho EL RECURSO Y
Si resulta CONTRAVENTOR: Aplica Jurídica/Asesor
Secretario SUBSIDIO DE
sanción según normatividad y se /Secretario de
Planeación- APELACION
5 realiza seguimiento, y si NO es Planeación
Control y
declarado CONTRAVENTOR: se Municipal
Ordenamiento
Archiva proceso. En ambos casos, se
Territorial
notifica al interesado.
NOTA: Aplica recursos de reposición
y/o Apelación ante el despacho de la
Alcaldía.
Archiva proceso Despacho Auxiliar
6 Secretario Administrativo
E1.P13 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
3.0 PÁGINA:
4 de 4
RESPONSABLE
AUXILIAR SERVIDOR PÚBLICO
SECRETARIO DESPACHO/JEFE OFICINA
ADMINISTRATIVO ENCARGADO
Inicio
Conocimiento
Infracción
Urbanística
F L U J O
Citación
Acto de Apertura Audiencia Pública

D E
Fallo. Acto
D I A G R A M A
Administrativo y
NO Notificación
CONTRAVENTOR
CONTRAVENTOR
Aplica Sanción
Archiva Seguimiento
Fin

Nombre: Fredy Vallardo Barrera Torres Nombre: Luis Manuel Espinosa C Nombre: Comité de Coordinación del

E1.P14 06/02/2017
VERSIÓN
ACTUALIZACIÒN DE PROYECTOS CON
1.0 EL MISMO REGISTRO PÁGINA:
1 de 6

“E1.P14 ACTUALIZACIÓN DE PROYECTOS CON EL MISMO
REGISTRO”

E1.P14 06/02/2017
VERSIÓN
2 de 6
Objetivo: Mantener la información de los proyectos actualizada para el seguimiento de la inversión pública en
el Banco de Proyectos de Inversión Municipal.
Alcance: Servir como soporte para los procesos de planeación, presupuesto, seguimiento, control y
evaluación de resultados de la inversión financiada o cofinanciada con recursos públicos.
Definiciones:
Inversión Pública: Es el conjunto de recursos públicos orientados al mejoramiento del bienestar general y la
satisfacción de las necesidades de la población, mediante la producción o prestación de bienes y servicios a
cargo del Estado, o mediante la transferencia de recursos, siempre que se establezca claramente un cambio
positivo en las condiciones previas imputable a la aplicación de estos recursos, en un tiempo determinado.
Proyecto: Es la unidad operacional del desarrollo que vincula recursos, actividades y productos durante un
período determinado y con una ubicación definida para resolver problemas o necesidades de la población.
Debe formar parte integral de un programa.
Proyecto de inversión pública: El proyecto de Inversión Pública contempla actividades limitadas en el

tiempo, que utilizan total o parcialmente recursos públicos, con el fin de crear, ampliar, mejorar, o recuperar la
capacidad de producción o de provisión de bienes o servicios por parte del Estado.
Banco de Proyectos: Es un instrumento para la planeación que registra los programas y proyectos de
inversión pública viables, previamente evaluados social, técnica, ambiental y económicamente, susceptibles de
ser financiados con recursos públicos.
Código BPIM: Es una secuencia de dígitos que identifica unívocamente a un proyecto, es similar al “número
de la cédula de ciudadanía”. Este código es asignado en el Banco de Proyectos.
Producto o servicio: Registro de proyectos presentados al Banco de Proyectos de Inversión Municipal.
Normatividad:
Ley 152 de 1994.
Ley 715 de 2001.
Ley 1474 de 2011.
Recursos:
los proyectos y conservación del archivo del Banco de Proyectos de Inversión Municipal
C. Humanos: Profesionales idóneos de apoyo a la gestión del Banco de Proyectos de Inversión Municipal,
E1.P14 06/02/2017
VERSIÓN
3 de 6
que permitan el cumplimiento del procedimiento.

Verificación del Proyecto de Inversión
Pública en los Registros del Banco de
Secretaría de
Proyectos: La Oficina del Banco de
Planeación –
Proyectos verificará si se encuentra registrado Funcionarios
1 Oficina del NA
el proyecto que requiere actualizar la designados
Banco de
dependencia municipal que represente el
Proyectos
sector.
Actualización del Proyecto de Inversión

Pública: La dependencia municipal que
represente el sector realizara los ajustes y Secretarías
mejoras que sean del caso, siguiendo los Sectoriales y Funcionarios
2 NA
lineamientos técnicos y metodológicos del Oficinas designados
DNP y del Banco de Proyectos de Inversión Asesoras.
Municipal de Florencia.
Remisión del Proyecto a la Oficina del

Secretarías
Banco de Proyectos: La dependencia
Sectoriales y Funcionarios
3 municipal que represente el sector remitirá el NA
Oficinas designados
proyecto actualizado a la Oficina del Banco de
Asesoras.
Proyectos para el Control de Formulación.
Control de Formulación: La Oficina del
Banco de Proyectos evalúa el cumplimiento
de los estándares técnicos y metodológicos en
la actualización del proyecto, siguiendo los
lineamientos y criterios del Departamento
Cuando el concepto sea NEGATIVO la Oficina

del Banco de Proyectos, devolverá el proyecto Oficina del Concepto de
Funcionarios
4 al formulador y/o proponente expresando los Banco de Control de
designados
motivos y razones de la negativa para que Proyectos Formulación
puedan realizar los ajustes y mejoras que
sean del caso y lo remita nuevamente.
Si el concepto es POSITIVO la Oficina del

Banco de Proyectos, remitirá el proyecto al
Remisión del Proyecto al Comité Técnico Oficina del Concepto de

Sectorial de Evaluación de Proyectos de Funcionarios
5 Banco de Control de
Inversión Pública: La Oficina del Banco de designados
Proyectos Formulación
E1.P14 06/02/2017
VERSIÓN
4 de 6
Proyectos, una vez emita el concepto de

favorabilidad al Control de Formulación
procederá a remitir el proyecto al Comité
Técnico Sectorial de Evaluación de Proyectos
de Inversión Pública para el Control de
Viabilidad.
Control de Viabilidad: El Comité Técnico

Inversión Pública evalúa la consistencia,
integridad, pertinencia y confiabilidad del
proyecto de acuerdo a los lineamientos y
estándares técnicos, económicos y
ambientales del sector. Esta evaluación
permite determinar la viabilidad técnica,
socioeconómica y ambiental del proyecto.
Comités
Técnicos
Cuando el concepto sea NEGATIVO el Comité
Sectoriales de Concepto de
Técnico Sectorial de Evaluación de Proyectos Funcionarios
6 Evaluación de Control de
de Inversión Pública, devolverá el proyecto al designados
Proyectos de Viabilidad
formulador y/o proponente expresando los
Inversión
motivos y razones de la negativa para que
Pública

Técnico Sectorial de Evaluación de Proyectos
de Inversión Pública, remitirá el proyecto al

de Planeación para Proyectos de Inversión
Pública: El Comité Técnico Sectorial de
Comités
Evaluación de Proyectos de Inversión Pública,
Técnicos Concepto de
una vez emita el concepto de favorabilidad al Funcionarios
7 Sectoriales de Control de
Control de Viabilidad, procederá a remitir el designados
Evaluación de Viabilidad
proyecto al Comité Técnico de Planeación
Proyectos.
para Proyectos de Inversión Pública para el
Control Posterior de Viabilidad.
Control Posterior de Viabilidad: El Comité

Comité Técnico
Inversión Pública evalúa la integridad y
de Planeación Concepto de
consistencia del proceso desarrollado por las Funcionarios
8 para Proyectos Control
instancias que actualizaron y viabilizaron el designados
de Inversión Posterior
proyecto, la articulación con políticas
Pública.
transversales, el cumplimiento de los
requerimientos técnicos y metodológicos
E1.P14 06/02/2017
VERSIÓN
5 de 6
señalados por el DNP, la consistencia técnica

del proyecto con los ejercicios de planeación
territorial y la calidad de la información para
llevar a cabo el seguimiento del proyecto.
Cuando el concepto sea NEGATIVO el Comité

Inversión Pública, devolverá el proyecto al
formulador y/o proponente expresando los
motivos y razones de la negativa para que

Inversión Pública, remitirá el proyecto para su
registro en el Banco de Proyectos de Inversión
Municipal.
Remisión del Proyecto para Registro a la

Oficina del Banco de Proyectos: El Comité
Técnico de Planeación para Proyectos de Comité Técnico
Inversión Pública, una vez emita el concepto de Planeación Concepto de
Funcionarios
9 de favorabilidad al Control Posterior de para Proyectos Control
designados
Viabilidad, procederá a remitir el proyecto a la de Inversión Posterior
Oficina del Banco de Proyectos para su Pública.
registro.
Registro de Actualización del Proyecto: La

Oficina del Banco de Proyectos de Inversión
Municipal BPIM, emitirá registros de
actualización a proyectos que han sido
Oficina del
declarados viables por las instancias Funcionarios Certificado
10 Banco de
competentes en los filtros de control de designados BPIM
Proyectos
formulación, de viabilidad y posterior a la
viabilidad, para ser financiados o
cofinanciados con recursos públicos del
municipio y/o gestionados por el mismo.
E1.P14 06/02/2017
VERSIÓN
6 de 6
REGISTRO BANCO DE PROYECTOS

COMITÉ TÉCNICO
COMITÉ TÉCNICO DE
SECTORIAL DE
FUNCIONARIO PLANEACIÓN PARA
BANCO DE PROYECTOS EVALUACIÓN DE
DESIGNADO PROYECTOS DE
PROYECTOS DE
INVERSIÓN PÚBLICA
INVERSIÓN PÚBLICA
Inicio
NO NO NO
Control de Control de Control

FLUGRAMA DE PROCESOS
Verificación del Posterior de

Formulación Viabilidad
Proyecto de Viabilidad
Inversión
Pública
SI SI SI
Actualización
Remisión del Remisión del Remisión del
del Proyecto de
Proyecto al Comité Proyecto al Comité Proyecto para
Inversión
Técnico Sectorial Técnico de Registro a la
Pública
de Evaluación de Planeación para Oficina del Banco
Proyectos de Proyectos de de Proyectos
Inversión Pública Inversión Pública
Remisión del
Proyecto a la
Oficina del Registro de
Banco de Proyectos de
Inversión Pública
Proyectos
Fin

Nombre: Fabián Armando Chávarro Nombre: Luis Manuel Espinosa Calderón. Nombre: Comité Coordinación Sistema
Cargo: Profesional Universitario Cargo: Secretario de Planeación y de Control Interno

E1.P15
06/02/2017 350
FECHA DE
ACTUALIZACIÓN
VERSIÓN SEGUIMIENTO A LOS PROYECTOS DE
1.0 INVERSIÓN PÚBLICA
PÁGINA:
1 de 5

“E1.P15 SEGUIMIENTO A LOS PROYECTOS
DE INVERSIÓN PÚBLICA”
Adopción
1.0 06/02/2017
procedimiento.
E1.P15
06/02/2017 351
FECHA DE
ACTUALIZACIÓN
PÁGINA:
2 de 5
Objetivo: Lograr el seguimiento a los proyectos de inversión pública de la Alcaldía de Florencia y como
mecanismo para rendir informe a los entes de control.
Alcance: Inicia con el proyecto radicado en el banco de proyectos para evaluar información presupuestal,
indicadores y avances para determinar el estado del proyecto.
Definiciones:
Evaluación y seguimiento: corresponde a los mecanismos fundamentales para evidenciar si el desempeño

gubernamental ha generado el desarrollo socio-económico que se planteó durante el proceso de planeación
y se materializó a través de los diferentes niveles de la intervención pública.
Indicador: Es un dato que pretende reflejar el estado de una situación, o de algún aspecto particular, en un
momento y un espacio determinados.
Producto o servicio: Informe del seguimiento a los proyectos de inversión pública.
Normatividad:

Ley 152 de 1994.
Ley 715 de 2001.
Ley 1474 de 2011.
Recursos:

los proyectos y conservación del archivo del Banco de Proyectos de Inversión Municipal.
C. Humanos: Profesionales idóneos de apoyo a la gestión del Banco de Proyectos de Inversión
Municipal, que permitan el cumplimiento del procedimiento.
No.
Verificación y consulta de los
proyectos registrados en el
Secretaría de
BPIM: La Oficina del Banco de
Planeación –
Proyectos revisará y consultará Profesional
1. Oficina del NA
la base de datos de proyectos Universitario
Banco de
radicados en la Secretaría de
Proyectos
Planeación y Ordenamiento
Territorial, verificando el estado
E1.P15
06/02/2017 352
FECHA DE
ACTUALIZACIÓN
PÁGINA:
3 de 5
en que se encuentran;
radicados, actualizados, en
gestión, en proceso de
contratación, contratados,
terminados o cerrados, de
acuerdo al último reporte de
seguimiento de los proyectos
entregado.
Elaboración o actualización
del instrumento de reporte de
seguimiento: La Oficina del
Banco de Proyectos elaborará o
actualizará el instrumento de Secretaría de
reporte de seguimiento de los Planeación –
Profesional
2 proyectos de inversión pública, Oficina del NA
Universitario
teniendo en cuenta la Banco de
información planteada en los Proyectos
proyectos y en el último reporte
de seguimiento entregado a la
Orientación sobre los
lineamientos metodológicos
de seguimiento: La Oficina del
Banco de Proyectos brindará
orientación sobre los
lineamientos metodológicos de Secretaría de
seguimiento a las dependencias Planeación –
Profesional
municipales, responsables de la Oficina del NA
Universitario
gestión financiera y contractual Banco de
de los proyectos, teniendo en Proyectos
cuenta el cronograma de
entrega de los reportes,
expedido por la Secretaría de
Territorial.
Solicitud de reporte de
seguimiento a los proyectos
de inversión: La Oficina del
Banco de Proyectos de
Inversión Municipal enviara
Secretaría de
comunicación oficial, mediante
Planeación –
correo interno a los Profesional
3 Oficina del NA
responsables de la gestión Universitario
Banco de
financiera y contractual de los
Proyectos
proyectos de inversión,
solicitando la entrega oficial del
reporte de seguimiento, de
acuerdo con los lineamientos
establecidos por la Secretaría
E1.P15
06/02/2017 353
FECHA DE
ACTUALIZACIÓN
PÁGINA:
4 de 5
de Planeación y Ordenamiento
Territorial.
Elaboración del reporte de
seguimiento de los proyectos
de inversión: La dependencia
municipal, responsable de la
gestión financiera y contractual
Dependencias
deberá elaborar el reporte de
Municipales – Funcionarios
4 seguimiento de los proyectos de NA
Secretarías de Designados
inversión teniendo en cuenta el
Despacho
avance físico y la ejecución
presupuestal con corte a las
fecha establecida por la
Verificación del
diligenciamiento de los
reportes de seguimiento: La
Oficina del Banco de Proyectos
revisará el reporte de
seguimiento de los proyectos de
inversión, verificando que toda
la información solicitada se haya
reportado y diligenciado de
acuerdo a los lineamientos
metodológicos establecidos por Secretaría de
la Secretaría de Planeación y Planeación –
Profesional
5 Ordenamiento Territorial. Oficina del NA
Universitario
Banco de
Cuando se presente algún Proyectos
hallazgo, la Oficina del Banco de
Proyectos, devolverá el reporte
de seguimiento a los
responsables de su
diligenciamiento, expresando los
motivos y razones de la
devolución para que puedan
realizar los ajustes y mejoras
que sean del caso y lo remitan
nuevamente.
Actualización y consolidación
de la información de los
reportes de seguimiento: La
Secretaría de
Oficina del Banco de Proyectos
Planeación –
actualizará y consolidará la Profesional
6 Oficina del NA
información reportada en el Universitario
Banco de
seguimiento de los proyectos,
Proyectos
de tal manera que se pueda
realizar y entregar informes de
la gestión de los proyectos de
E1.P15
06/02/2017 354
FECHA DE
ACTUALIZACIÓN
PÁGINA:
5 de 5
inversión pública, que se

soliciten a la Secretaría de
Territorial.
Reporte y Publicación: Se
Secretaría de
procede a reportar información
Planeación –
de acuerdo a solicitudes de Profesional
7 Oficina del
actores internos y/o externos, y Universitario
Banco de
se publica en la página web
Proyectos
institucional
RESPONSABLE
PROFESIONAL UNIVERSITARIO Funcionarios Designados
Inicio
Verificación y consulta
F L U J O
de estado de proyectos
Elaborar /actualizar
instrumento
Orientación a las
D E
secretarías
Solicitud de reporte de
D I A G R A M A
Elaboración de reporte
seguimiento de seguimiento a
proyectos
Verificación de la
información
Actualización y
consolidación del
Informe de seguimiento
Reporte y publicación

Nombre: Fabián Armando Chávarro Nombre: Luis Manuel Espinosa C. Nombre:
Cargo: Profesional Universitario Cargo: Secretario de Planeación y Ordenamiento Cargo: Comité Coordinación Sistema de
Territorial Control Interno

FECHA DE EMISIÓN
CÓDIGO
E1.P16
ALCALDÍA DE FLORENCIA, CAQUETÁ 06/02/2017 355
VERSIÓN
PLAN INDICATIVO PÁGINA:
1.0
1 de 5

“E1.P16 ELABORACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL PLAN
INDICATIVO”

Adopción
1.0 06/02/2017
procedimiento.
FECHA DE EMISIÓN
CÓDIGO
E1.P16
VERSIÓN
1.0
2 de 5
Objetivo: Describir la metodología para la elaboración y seguimiento del Plan Indicativo para la ejecución
del Plan de Desarrollo de la Alcaldía Municipal de Florencia – Caquetá según lineamientos del
Departamento Nacional de Planeación.
Alcance: Desde la definición de la metodología y el establecimiento de los direccionamientos para elaborar

el plan indicativo hasta su ejecución, seguimiento y evaluación con la generación del “reporte de Eficacia”
de la Evaluación del Desempeño Integral del DNP.
Definiciones:
PI: Es la sigla correspondiente al Plan Indicativo.
Plan Indicativo (PI): Es un instrumento de planeación estratégica que complementa y contribuye a

especificar el alcance de las disposiciones contenidas en el Plan de Desarrollo Territorial (PDT),
constituyéndose en el insumo principal para establecer el nivel de cumplimiento y avance en relación con la
implementación del mismo. Debe estar articulado con otros instrumentos de programación y control para la
ejecución, seguimiento y evaluación del Plan de Desarrollo Territorial.
PDT: Es la sigla que corresponde al Plan de Desarrollo Territorial.
Meta de Resultado: Cuantifica el objetivo general de una política, programa y/o proyecto. Expresa el cambio
de la situación social o material inicial y se logra a través de la provisión de bienes y/o servicios (productos).
Meta de Producto: Cuantifica los bienes y/o servicios necesarios para alcanzar los objetivos específicos de
una política, programa y/o proyecto contribuyendo al logro de la meta de resultado asociada, es siempre un
valor positivo.
Indicador de Resultado: Corresponde a la representación cuantitativa (variable o relación entre variables,

porcentaje, tasa) de la meta de resultado, verificable objetivamente, que refleja la situación de un aspecto
de la realidad y el estado de cumplimiento de un objetivo, actividad o producto deseado en un momento del
tiempo.
Indicador de Producto: Cuantifica los bienes y servicios producidos y/o provisionados por una determinada
intervención. Debe ser de carácter cuantitativo y tener una unidad de medida.
Producto o servicio: Plan Indicativo.
Normatividad:
Ley 152 de 1994 Por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo.
Guía: Manual para la formulación de planes de desarrollo de las entidades territoriales, Unidad 4.
Seguimiento y Evaluación al PDT; Departamento Nacional de Planeación.
Recursos:
A. Tecnológicos: Software diseñado para generar datos estadísticos. Equipos de cómputo con buena
capacidad. Impresora Láser Multifuncional.
B. Logísticos: Recurso Económico. Papelería. Útiles de Oficina.
FECHA DE EMISIÓN
CÓDIGO
E1.P16
VERSIÓN
1.0
3 de 5
C. Humanos: Asesor, Profesional Universitario, Secretario de Planeación y Ordenamiento Territorial.

No.
Alistamiento para la
elaboración y seguimiento del
Secretario de
Plan Indicativo: Revisar
Planeación y
lineamientos y orientaciones Secretaría de
Ordenamiento
establecidos por el DNP y revisar Planeación y
1 Territorial-
la estructura del PDT para Ordenamiento
Profesional
determinar la coherencia y la Territorial
Especializado -
claridad en las metas e
Asesor
indicadores en el marco de la
estructura del Plan Indicativo.
Establecimiento de
direccionamientos para la
formulación del Plan Indicativo:
La Secretaría de Planeación y
Ordenamiento Territorial,
mediante circular firmada por el
Alcalde -
Alcalde (sa) dirigida a los Despacho del
Secretario de
Secretarios de Despacho, solicita Alcalde -
Planeación y
la asignación de responsables por Secretaría de Relación de
Ordenamiento
2 cada Secretaría para la Planeación y Asistencia y/o Actas
Territorial-
elaboración y seguimiento del Ordenamiento de reuniones
Profesional
Plan Indicativo, se convoca a los Territorial -
Especializado -
responsables y se les socializa las Secretarías
Asesor
orientaciones metodológicas para
que sean aplicadas en el proceso.
Se debe dejar constancia de su
participación en los formatos de
Acta de Reuniones y Control de
Asistencia.
Diligenciamiento de la matriz de
Plan Indicativo: Los líderes bajo Profesional
la coordinación de la Secretaría Especializado –
Secretaría de
de Planeación y Ordenamiento Asesor
Planeación y
Territorial, elaborarán su Secretaría de Formato externo
3 Ordenamiento
respectivo Plan Indicativo en el Planeación DNP
Territorial–
formato establecido por el DNP,
Secretarías
según competencia reflejando la Delegados de las
estructura básica de la parte secretarías
estratégica del PDT.
Consolidación del Plan
Secretaría de
Indicativo: La Secretaría de Profesional
Planeación y
4 Planeación y Ordenamiento Universitario –
Ordenamiento
Territorial consolida el Plan Asesor
Territorial
Indicativo de la Alcaldía.
FECHA DE EMISIÓN
CÓDIGO
E1.P16
VERSIÓN
1.0
4 de 5
Presentación y aprobación del

Plan Indicativo en Consejo de
Gobierno: Con el fin de
institucionalizar el Plan Indicativo Alcalde (sa)–
como instrumento para el Secretarios de
Relación de
seguimiento y la toma oportuna de Despacho del Despacho-
Asistencia y/o Actas
decisiones, éste será aprobado en Alcalde (sa)–
de reuniones.
5 Consejo de Gobierno donde cada Profesional
Secretaría sustentará la Secretarías de la Especializado –
Plan Indicativo
programación física y financiera a Alcaldía Asesor
aprobado.
ejecutar durante el cuatrienio. Secretaría de
Cuando sea necesario ajustar el Planeación
Plan Indicativo, la nueva versión
también debe ser aprobada por el
mismo.
Revisión y ajustes del Plan
Secretario de
Indicativo: De acuerdo con las
Planeación y
recomendaciones emitidas por el Secretaría de
Ordenamiento
Consejo de Gobierno, la Planeación y
6 Territorial -
Secretaría de Planeación y Ordenamiento
Profesional
Ordenamiento Territorial, realizará Territorial
Especializado –
los ajustes respectivos al Plan
Asesor
Indicativo.
Seguimiento Plan Indicativo: El
insumo para realizar seguimiento
al PI son los resultados obtenidos
Secretaría de
de la evaluación del Plan de Profesional
Planeación y
7 Acción, con ello se evaluará el Especializado –
Ordenamiento
avance en el cumplimiento de las Asesor
Territorial
metas del PDT, además con la
información se realizará el reporte
de Eficacia del DNP.
Generación reporte DNP: La
Ordenamiento Territorial realizará
Secretario de
el “reporte de Eficacia” para la Reporte generado
Planeación y
Evaluación del Desempeño Secretaría de por el DNP
Ordenamiento
Integral del DNP, dichos Planeación y
8 Territorial-
resultados se socializarán en Ordenamiento Relación de
Profesional
Consejo de Gobierno de ser Territorial Asistencia y/o Actas
Especializado –
necesario para que se determinen de reuniones
Asesor
las acciones que se deban
implementar en la Alcaldía para el
cumplimiento del Plan Indicativo.
FECHA DE EMISIÓN
CÓDIGO
E1.P16
VERSIÓN
1.0
5 de 5
RESPONSABLE
ALCALDE - SECRETARIO DE PLANEACIÓN Y ORDENAMIENTO
SECRETARÍAS
TERRITORIAL - PROFESIONAL ESPECIALIZADO - ASESOR
Inicio
Alistamiento para la elaboración y seguimiento del PI
Direccionamientos para la formulación

F L U J O
del PI
Diligenciamiento de la matriz
del PI
Consolidación del PI
D E
Presentación y aprobación
PI en Consejo de gobierno
D I A G R A M A
No
Revisión
Seguimiento
Reporte DNP
Fin

Nombre: Paola Andrea Villanueva Nombre: Luis Manuel Espinosa Calderón. Nombre: Comité de Coordinación del
Parra. Cargo: Secretario de Planeación y Sistema Control Interno.
Cargo: Profesional Universitario Ordenamiento Territorial Cargo:

E2.P01 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
4.0 CONTROL DE INFORMACION
DOCUMENTADA PÁGINA:
1 de 15

“E2.P01 CONTROL DE INFORMACION DOCUMENTADA”
“Sistema de Gestión”

2.0 23/12/2014 Modificación Actualización de

procedimiento Normatividad
3.0 22/12/2016 Modificación Se modifica el nombre,
procedimiento alcance y estructura del
procedimiento con el fin
de garantizar el
cumplimiento del
Decreto 1072 de 2015 y
norma ISO 9001-2015.
4.0 06/02/2017 Modificación Se adiciona anexo
procedimiento denominado Estructura
de documentos
E2.P01 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
2 de 15
Objetivo: Establecer los criterios y la metodología para la elaboración y control de los diferentes
documentos que se determina necesaria para la eficacia del Sistema Integrado de Gestión de la
Alcaldía de Florencia.
Alcance: Inicia con la recepción de la solicitud de actualización, creación o eliminación de documentos

y/o formatos y finaliza con la prevención del uso no intencionado de documentos obsoletos. El
procedimiento incluye los controles necesarios para la aprobación, revisión y actualización de
documentos, identificación de cambios y estado de revisión actual, asegurando que las versiones
pertinentes de los documentos aplicables se encuentren disponibles en los puntos de uso, que los
documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables.
Definiciones:
MACROPROCESO: Agrupación de procesos de una organización.
PROCESO: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan las cuales transforman
elementos de entrada en resultados.
PROCESOS ESTRATÉGICOS: Son los procesos relativos al establecimiento de políticas y estrategias,
fijación de objetivos, provisión de comunicación, aseguramiento de la disponibilidad de recursos
necesarios y revisiones por la dirección.
PROCESOS MISIONALES: Son los procesos orientados a cumplir con el objeto social o razón de ser
de la entidad.
PROCESOS DE APOYO: Son los procesos relacionados con la administración de recursos financieros,
físicos, tecnológicos y humanos.
PROCEDIMIENTO: Es una forma específica para llevar a cabo una actividad o un proceso.
MANUAL: Documento que contiene un conjunto de datos o información específica de un tema o área
con el fin de presentarla consolidada y públicamente para su conocimiento y aplicación.
FORMATO: Esquema o forma predeterminada para registrar datos.
REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
desempeñadas.
DISTRIBUCIÓN: Se entiende por distribución, la acción de entregar físicamente y/o por medio
electrónico u otro medio de soporte, un documento a uno o más funcionarios de la organización.
DOCUMENTO: Información y su medio de soporte.
DOCUMENTO INTERNO: Información o datos que posee y elabora la empresa a través de papel, disco
magnético, óptico o electrónico y/o fotografías.
DOCUMENTO EXTERNO: Información o datos que poseen y elaboran organismos o personas ajenas a
la entidad a través de papel, disco magnético, óptico o electrónico y/o fotografías. Este documento sirve
de guía o apoyo para el desarrollo de las actividades.
Producto o servicio: Control de documentos
Normatividad:
E2.P01 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
3 de 15
Ley 87 de 1993. Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y
organismos del Estado y se dictan otras disposiciones
Decreto 943 de 2014. Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno – MECI.
Decreto 304 de 2014. Por el cual se adopta la actualización del Modelo Estándar de Control Interno
MECI en la Alcaldía de Florencia, Caquetá
Resolución 134 de 2.009. Por la cual se declara implementado el Sistema del Modelo Estándar de
Control Interno MECI 1000:2005 en la Alcaldía Municipal de Florencia-Caquetá
ISO 9001-2015
OHSAS 18001-2007
Recursos:
A. Tecnológicos: Computador, impresora, video bean
B. Logísticos: Papelería, fotocopias
C. Humanos: Profesionales Universitarios, Auxiliares Administrativos.
No. DESCRIPCION DEL AREA CARGO PUNTO
PROCEDIMIENTO RESPONSABLE RESPONSABLE DE
CONTROL
Identificar la necesidad de elaboración, Funcionario
1.
actualización o anulación de los responsable o
documentos internos que conforman el Todas las
involucrado en la
SIG. dependencias
ejecución de cualquier
procedimiento
Tramitar solicitud de actualización,

2. E2.P01.F0
creación o anulación de información
1 Solicitud
documentada, diligenciando el
de
Formato “Solicitud de Creación,
creación,
Modificación y/o Anulación de
modificació
Documentos”, para remitirlo al
n o
Representante de la Alta Dirección,
anulación
quien es el responsable de dar el Funcionario de
Vo.Bo. responsable o documento
La justificación del cambio sugerido, la Todas las involucrado en la s
creación o anulación de un documento dependencias ejecución de cualquier
puede derivarse de las siguientes procedimiento – Líder
situaciones: del Proceso Actas de
Aprobación
√ Cumplimiento de requisitos
del Comité
legales y otros requisitos.
de
√ La revisión por el Comité del Coordinaci
Sistema de Control Interno. ón del
Sistema de
√ Una acción correctiva o
Control
preventiva, que se genera a partir de
E2.P01 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
4 de 15
la identificación de un problema real o Interno

potencial, teniendo en cuenta lo
dispuesto en el Procedimiento
E2.P02.F01 Registro de Acciones
Preventivas, Correctivas y de mejora.
√ La queja de un
ciudadano/usuario, documentada.
√ Seguimiento a los procesos de la
administración, cuando los
funcionarios involucrados detectan un
requerimiento de ajuste en el diseño
de procesos y/o procedimientos,
teniendo en cuenta los problemas
evidenciados en la implementación de
los mismos.
√ La identificación de oportunidades
de mejora para la ejecución de los
procedimientos.
√ La modificación de un
documento externo que exige la Registro
actualización de uno o varios del
procedimientos. Formato
3. Revisa, evalúa y analiza la justificación E2.P01.F0
presentada y el impacto sobre la 1 Solicitud
integralidad del Sistema Integrado de de
Gestión. El resultado de la evaluación creación,
debe ser registrado en el Formato modificació
“Solicitud de Creación, Modificación n o
y/o Anulación de Documentos”, el anulación
cual será remitido al funcionario de
Representante Alta documento
designado para la actualización de
Dirección MECI y SG- s
documentos en caso de aprobación o
Secretaría de SST
al líder del proceso solicitante en caso
Planeación
de rechazo; en caso de aprobación se
Profesional
debe continuar con la actividad 4 del
Universitario
presente procedimiento y en caso de
negación el líder del proceso
responsable deberá formular otra
alternativa para la creación o
actualización del documento objeto de
la solicitud.
4. Elaborar o actualizar documentos: El Funcionario
Todas las
funcionario designado para apoyar la responsable o
dependencias
creación o actualización del involucrado en la
ejecución de cualquier
E2.P01 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
5 de 15
documento, procede a revisar el procedimiento – Líder

Formato “Solicitud de Creación, del Proceso
Modificación y/o Anulación de
Documentos”, para conocer el objeto
de la actualización o creación y
programar su desarrollo teniendo en
cuenta los parámetros establecidos. La
creación o actualización del documento
es un trabajo que se debe realizar con
la participación del líder del proceso y
los funcionarios involucrados, para
asegurar la validación en la fuente, así
como la normatividad, las directrices
definidas y los requisitos especificados
en cada documento.
5. Registro
Revisar y aprobar la creación o del
actualización efectuada: Una vez haya Formato
concluido la creación, actualización o E2.P01.F0
anulación programada, el Secretaría de 1 Solicitud
Representante de la Alta Dirección Planeación de
Representante Alta
procederá a revisar el (los) documento creación,
Dirección – P.U.
(s), y convocar al Comité de Comité de modificació
Coordinación del Sistema de Control Coordinación n o
Integrantes Comité
Interno para validar y aprobar su del Sistema de anulación
contenido. Cualquier inconsistencia Control Interno de
deberá ser informada al Funcionario Document
que apoyó la actualización, para que se os
proceda a incorporar su ajuste.
6. Controlar la información documentada
por medio del listado maestro de
información documentada.
Nota: La información documentada que
se determina como necesaria para la Registro
planificación y operación del SIG, se del
debe identificar según sea apropiado y Formato
controlar. Control de
Secretaría de Profesional
El control de la información legal y la
Planeación Universitario
reglamentaria se encuentra estipulado informació
en el procedimiento Identificación y n
evaluación de requisitos legales y otros documenta
requisitos. Los documentos que hacen da.
parte del sistema de gestión de
seguridad y salud en el trabajo, deben
conservarse por un periodo mínimo de
veinte (20) años.
E2.P01 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
6 de 15
Los demás documentos serán

almacenados y preservados conforme
a las normas vigentes de
administración de archivos.
7. Funcionario
responsable o
Difundir los documentos elaborados a
Todas las involucrado en la
las personas involucradas,
dependencias ejecución de cualquier
conservando registros.
procedimiento – Líder
del Proceso
8. Publicar documentos: Procede a
publicar la nueva versión del (los)
documento (s), teniendo en cuenta los Secretaría de Profesional
medios tecnológicos disponibles por la Planeación Universitario
entidad (Página Web) con el apoyo de
la Oficina de Tecnología e Innovación.
9.
Distribuir documentos: procede a
generar la (s) copia (s) controlada (s)
del documento creado o actualizado en
medio magnético (política cero papel) o
físico, teniendo en cuenta los
siguientes parámetros para la
distribución de los mismos: Registro
del
 Los documentos originales serán Formato
custodiados por el (los) Representante Alta E2.F0X
Representante(s) de la Alta Dirección, Secretaría de
Dirección – Profesional Control de
quien los mantendrá archivados Planeación
Universitario la
cumpliendo con las disposiciones de informació
archivo. n
 Cualquier actualización a los documenta
documentos originales debe ser da
conocida por el (los) Representante(s)
de la Alta Dirección del Municipio de
Florencia y aprobado por el Comité de
Coordinación del Sistema de Control
Interno.
10.
Retirar los documentos obsoletos,
Representante Alta
asegurando que las versiones Secretaría de
Dirección – Profesional
pertinentes se encuentren disponibles Planeación
Universitario
en sus puntos de uso.
11. Secretaría de Representante Alta
Realizar periódicamente un
seguimiento con el fin de actualizar la Planeación Dirección – P.U.
información documentada, tomando las
E2.P01 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
7 de 15
acciones que se requieran para Comité de Integrantes Comité

asegurar el cumplimiento del Coordinación
procedimiento, conforme al del Sistema de
procedimiento Acciones Preventivas, Control Interno
Correctivas y de Mejora.
RESPONSABLE
LÍDER PROCESO REPRESENTANTE ALTA DIRECCIÓN – P.U COMITÉ COORDINACIÓN DE SCI
Inicio
Identificar necesidad
de actualizar o crear
documentos
F L U J O
Tramitar solicitud de Revisión de solicitud de

actualizar o crear actualizar o crear
documentos documentos
Elaborar o actualizar
D E
documentos
Aprobación
D I A G R A M A
Revisión Documento de
Documento
Difundir el documento
Publicar y Distribuir
documento
Retirar documentos obsoletos

y seguimiento a la
información documentada
Fin
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ANEXO No.1 ESTRUCTURA DE DOCUMENTOS
La estructura general de los documentos del Sistema está compuesta por un encabezado, el contenido
específico y en la última hoja del documento el cuadro de elaboración, revisión y aprobación, como se
muestra a continuación:
ENCABEZADO
CONTENIDO O
CUERPO DEL
CUADRO DE VALIDACIÓN DOCUMENTO
ENCABEZADO:
Está presente en la parte superior de todas las páginas de los documentos y en él se referencian los
datos básicos para su identificación. Su presentación para documentos en Word es en letra Arial Narrow
tamaño 9, como se aprecia en la siguiente figura:
FECHA DE EMISION
CODIGO ALCALDÍA DE FLORENCIA,CAQUETÁ
B D F
A
VERSION NOMBRE DEL DOCUMENTO G
PAGINA:
C E X de Y
H
Para el caso de formatos o documentos en Excel se maneja el mismo modelo de encabezado pero las
dimensiones de este se toman de acuerdo a las dimensiones de la tabla que se esté manejando.
A. LOGO: Se debe usar en los documentos del sistema, el logotipo del Municipio de Florencia, el cual
estará ubicado en el primer cuadro de la parte izquierda del documento; centrado y sin línea, como
muestra el ejemplo:
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B. CÓDIGO: La codificación alfanumérica que se le designa a los documentos generados por el

Sistema, consta de tres campos descritos de la siguiente forma:
CÓDIGO DEL PROCESO TIPO DE DOCUMENTO CONSECUTIVO DEL

DOCUMENTO
X X X
PROCESO SIGLA TIPO DE DOCUMENTO SIGLA

Planeación Estratégica E1 Manual M
Sistema de Gestión E2 Procedimiento P
Desarrollo Humano M1 Instructivo IN
Desarrollo Económico M2 Guía G
Infraestructura y Movilidad M3 Matriz MZ
Convivencia y Seguridad Ciudadana M4 Formato F
Educación M5 Política PO
Gestión Organizacional A1 Indicadores I
Gestión Jurídica y Contractual A2 Mapa de Riesgos de
MRC
Gestión Financiera A3 Corrupción
Gestión de Comunicación e Información A4 Mapa de Riesgos MR
Evaluación de Gestión y Control V1 Documento General DG
Control Interno Disciplinario V2 Plan PL
NOTA: - Los documentos externos no se codifican.

- La caracterización de los procesos se identifican con la sigla del Proceso.
C. VERSIÓN: Las versiones van de acuerdo con los cambios realizados en el documento, se
identifican con un consecutivo iniciando desde el número 1 (uno) para la emisión del documento
y se continúa con 2, 3…. sucesivamente para los diferentes cambios o actualizaciones que se le
realicen. Estos cambios se reportan mediante el formato “Solicitud de elaboración, modificación
y/o anulación de documentos” por el responsable del proceso quien deberá presentarlo al
Representante de la Alta Dirección del Sistema
D. NOMBRE: Corresponde a la entidad territorial para la cual se implementa el sistema

(ALCALDÍA DE FLORENCIA, CAQUETÁ).
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E. NOMBRE DEL DOCUMENTO: En esta casilla se cita la información que relaciona el

contenido del mismo.
F. FECHA DE EMISIÓN: Es la fecha de adopción del documento y/o formato (registro),

correspondiente al día, mes y año (DD-MM-AA).
G. FECHA DE ACTUALIZACIÓN: Es la fecha de modificación y cambio de versión en el

documento y/o formato (registro).
H. PAGINACIÓN: Para la paginación en el encabezado de los documentos se debe escribir de la

siguiente forma: página X de Y (Ley 594 de 2000, articulo 24, sobre tablas de retención
documental, en donde se menciona que todo documento deberá ser foliado).
CUADRO: REGISTRO DE EDICIONES
A excepción de los formatos, los demás documentos del Sistema de Gestión deben contemplar el registro
de ediciones, ya sea por cambio y/o modificación, el cual lleva la siguiente información:
VERSIÓN: Número de la versión del documento en la cual se realizó el cambio.

FECHA: La fecha en la cual se realiza el cambio ya adoptado
DESCRIPCIÓN: Se escribe la acción realizada al documenta previa aprobación
(creación/modificación/cambio).
MOTIVO DEL CAMBIO: Se describe el motivo por el cual se realizó el cambio. Ejemplo: por una acción
correctiva a una no conformidad, por el funcionamiento de un nuevo aplicativo, cambio legal, etc.
Se precisa que el cuadro denominado Registro de Ediciones se ubica en la primer hoja de los
Procedimientos / Guías / Instructivos y para el caso de Caracterización de los Procesos en la última
página.
VALIDACIÓN:
Al final de cada documento se incluye un cuadro en el cual se registra el nombre, cargo y fecha de la
persona que elaboró, revisó, y aprobó el documento. Es opcional en los formatos.
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Fecha: XX/XX/XXXX Fecha: XX/XX/XXXX Fecha: XX/XX/XXXX

(dd/mm/aaaa) (dd/mm/aaaa) (dd/mm/aaaa)
DISEÑO DE LA DOCUMENTACIÓN:
Todos los documentos y formatos del Sistema de Gestión de la Alcaldía de Florencia se acogerán al
diseño dispuesto en el Procedimiento de Control de Información Documentada. Se exceptúan de esta
estructura reglamentaria interna los siguientes documentos: Decretos, Resoluciones y Acuerdos, los
cuales se regirán por una estructura de carácter legal fuera del alcance del presente procedimiento. Los
oficios, circulares y documentos correspondientes a comunicaciones internas y externas se elaborarán de
acuerdo con las plantillas diseñadas para tal fin por el proceso de Gestión Organizacional (Gestión
Documental) y Gestión de comunicación e información.
CONTENIDO O CUERPO DEL DOCUMENTO:
Son los lineamientos para el diseño de los Procedimientos, Guías e Instructivos:
PROCEDIMIENTO: Descripción de los pasos o actividades a seguir para ejecutar un proceso.
GUÍA: Conjunto de pautas que sirven para orientarse al momento de operar una máquina o diligenciar un
documento.
INSTRUCTIVO: Tiene como objetivo primordial orientar en los procedimientos a seguir a través de una
manera clara, detallada y precisa, de modo tal que la actividad a realizar, o la máquina a operar resulte
sencilla y exitosa. En muchos casos, los instructivos pueden sumar imágenes y otros elementos para
ayudar a la comprensión.
Contenido de Procedimiento / Guía / Instructivo:
 Objetivo: Debe explicar el propósito del procedimiento y describir brevemente

para qué fue creado.
 Alcance: Presenta de manera general los aspectos que cubren el documento y determina
los responsables de su aplicación.
 Definiciones: Corresponde las palabras claves que requieren ser aclaradas y
conceptualizadas dentro del contexto del documento.
 Producto o Servicio: Es el resultado del Procedimiento.
 Normatividad: Identificación de la normas legales aplicables al procedimiento.
 Recursos: Son los requerimientos necesarios para realizar las actividades, que pueden
ser Tecnológicos, Logísticos y Humanos.
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 Descripción del Procedimiento / Guía / Instructivo: Debe describir los pasos o

actividades a seguir para ejecutar un proceso o tarea específica.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO / GUÍA / INSTRUCTIVO

 Diagrama de Flujo: Descripción gráfica de las actividades desarrolladas en el

procedimiento (es opcional en las Guías e Instructivos).
SIMBOLOGÍA (Descripción Gráfica de los Procedimientos)
SÍMBOLO ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN SIGNIFICADO
Indica el inicio o terminación de un

INICIO/FIN Círculo
procedimiento.
ACTIVIDAD U Indica una función o acción representativa

Rectángulo
OPERACION que se desarrolla en el procedimiento.
Se utiliza en aquel punto del procedimiento

en el cual se deba tomar una decisión. La
DECISIÓN Rombo
siguiente serie de actividades variará con
base en esa decisión.
Representa la secuencia del procedimiento

LÍNEAS DE FLUJO Flecha y la conexión de operaciones o
documentos.
Involucra una inspección realizada por
alguien diferente a la persona que efectuó
Rectángulo
INSPECCIÓN la actividad previa. Éste también puede
Redondeado
representar el punto en el cual se requiere
una firma de aprobación.
Rectángulo Representa la información escrita

DOCUMENTO
terminado en Curva pertinente al procedimiento
Este elemento indica que en ese punto se

REFERENCIA DE
Cuadrado con ejecuta otro procedimiento; dentro de él, se
OTRO
marco escribe el nombre del procedimiento
PROCEDIMIENTO
referenciado con su respectivo código.
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Representa una conexión o enlace de un

CONECTOR DE paso final de página con otro al inicio de la
Triángulo invertido
PÁGINA siguiente, donde continúa el diagrama de
flujo.
Se utiliza cuando un ítem o persona debe
esperar o cuando un ítem se coloca en un
RETRASO Hexágono
almacenamiento provisional antes que se
realice la siguiente actividad programada.
Se utiliza cuando existe una condición de

almacenamiento controlado y se requiere
ARCHIVO Triángulo una orden (archivar expediente) o solicitud
para que el ítem pase a la siguiente
actividad programada.
Contenido Caracterización de Procesos:
Caracterización de Procesos, es una manera de planificar los procesos y de ahí en adelante su

gerenciamiento. Al caracterizar los procesos, el líder, los clientes, proveedores y el personal que participa
de la realización de las actividades, adquieren una visión integral, entienden para qué sirve lo que
individualmente hace cada uno, por lo tanto fortalece el trabajo en equipo y la comunicación. Esto
favorece de manera contundente la calidad de los productos y servicios. La caracterización es la
identificación de todos los factores que intervienen en un proceso y que se deben controlar, por lo tanto
es la base misma para gerenciarlo.
Como todos los documentos del Sistema para la Alcaldía de Florencia, la Caracterización inicia con un
ENCABEZADO, descrito al inicio del Anexo.
Luego viene la INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCESO:
Se escribe el nombre del proceso utilizando frases claras

y observando como regla general que el nombre del
proceso debe ser consistente con el objetivo del mismo.
NOMBRE DEL PROCESO:
Se utilizan títulos que sean fáciles de entender y ubicar; el
nombre debe ir en verbo substantivado.
Identificar si es un Proceso Estratégico, Misional, de

TIPO DE PROCESO: Apoyo o Evaluación.
Se escribe de manera breve y precisa en qué consiste el

proceso; es importante tener como referente que este
OBJETIVO DEL PROCESO: campo pretende que se dé respuesta a la pregunta ¿qué
se hace en el proceso?
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO: Se escribe de manera breve y precisa en qué consiste el

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proceso; es importante tener como referente que este

campo pretende que se dé respuesta a la pregunta ¿qué
se hace en el proceso?
Identifique el cargo del funcionario bajo cuya

responsabilidad está el proceso. No se refiere,
necesariamente, a los ejecutores de las actividades, sino
al funcionario a quien la entidad identifica como líder o
cabeza visible de ese proceso y quien debe asegurar que
el mismo se lleve a cabo, que se logren los resultados
planificados.
CONTENIDO O CUERPO DEL DOCUMENTO
ENTRADAS QUE REGULAN EL ACTIVIDADES P,H,V,A SALIDAS (RAZÓN DE SER

PROCESO (REQUERIMIENTOS Y DEL PROCESO)
c d
NECESIDADES)
PROVEEDOR INSUMO PRODUCTO USUARIO/ f
a b
e CIUDADANO
a. PROVEEDOR: Frente a cada entrada o insumo se identifica el nombre de quien lo o la entrega,

teniendo en cuenta que el mismo puede ser un agente interno o externo a la organización.
b. INSUMO: Se consignan los elementos que esperan ser transformados como resultado de la
operación del proceso, los mismos pueden corresponder a documentos, registros, listados, por
ejemplo, y pueden ser tangibles o intangibles.
c. ACTIVIDADES: Descripción de las actividades a desarrollar en el Proceso.
d. P,H,V,A: Ciclo PHVA: P: Planear, H: Hacer, V: Verificar, A: Actuar, Seleccionar según actividad.
e. PRODUCTO: Se refiere a los resultados (productos) que se obtienen al ejecutar las actividades
del proceso. Pueden ser tangibles (cartilla, manual, documento preliminar) o intangibles-servicios
(atención médica, capacitación).
f. USUARIO/CIUDADANO: Pueden ser: Usuarios internos: Se refiere a los otros Procesos, que
reciben las salidas (resultados) de un proceso. Usuarios externos: Se refiere a los usuarios de la
prestación del servicio o usuarios receptores del producto de la entidad. Pueden ser ciudadanos,
entidades comunitarias, otras entidades del Estado o entidades privadas.
g POLITICAS DE OPERACIÓN
h
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RECURSOS BÁSICOS
g. POLÍTICAS DE OPERACIÓN: Las políticas de operación son guías de acción para la

implementación de las estrategias de ejecución, definen los límites y parámetros necesarios para
ejecutar los procesos y actividades en cumplimiento de la función, los planes, proyectos y
políticas de administración de riesgos.
h. RECURSOS BÁSICOS: Los recursos necesarios para adelantar el proceso son: 1. Talento
Humano: Ingenieros de sistemas, economistas, administradores públicos, digitadores, técnicos
con conocimiento en sistema, bachilleres. 2. Físicos y Tecnológicos: Infraestructura, escritorio,
sillas, computador, scanner, servidor, software (Access, Word, Excel, Corel Draw, internet).
RIESGOS j CONTROLES
k INDICADORES
a. RIESGOS: En la caracterización de los procesos se deben enunciar los posibles riesgos que
impidan el cumplimiento del objetivo del proceso.
b. CONTROLES: Frente a cada riesgo, se consignan aquí los mecanismos o acciones que han
sido desarrollados para controlarlo. Tenga en cuenta que estos pueden corresponder a
documentos, personas, registros, formatos, firmas, entre otros.
c. INDICADORES: Se determinan los indicadores del proceso, como una expresión cuantitativa del
comportamiento de las variables y atributos del resultado del proceso, teniendo en cuenta que
estos permiten calcular el logro de los objetivos propuestos. Se consigna la fórmula a aplicar, su
periodicidad de cálculo, los rangos máximos y mínimos permitidos para su gestión y la fuente de
datos que permiten obtener la información.
Nombre: Eliana Bigleni Trujillo G.-Eliana S. Nombre: Luis Manuel Espinosa C. Nombre: Comité de Coordinación del
Carrillo – Yamile Ossa Cargo: Representante Alta Dirección MECI Sistema Control Interno
Cargo: Profesional Universitario, Contratistas Cargo:

E2.P01.F01
VERSIÓN
SOLICITUD DE CREACIÓN,
1.0 MODIFICACIÓN Y/O ANULACIÓN DE PÁGINA:
DOCUMENTOS 1 de 1
Consecutivo Interno:
ELABORAR MODIFICAR ANULAR
No.
1. INFORMACIÓN DELSOLICITANTE
NOMBRE FIRMA CARGO FECHA SOLICITUD
DD MM AA
Nombre del Documento: Código: Versión Actual:
Proceso al que pertenece:
2. JUSTIFICACON DE ELABORACIÓN, MODIFICACIÓN O ANULACIÓN

(Espacio para ser diligenciado por el solicitante):
3. APROBACIÓN DE ELABORACIÓN, MODIFICACIÓN O ANULACIÓN (Espacio para ser

diligenciado por el responsable del proceso):
FIRMA FECHA DE APROBACIÓN
NOMBRE CARGO DE SOLICITUD
DD MM AA
4. ESPACIO PARA SER DILIGENCIADO POR SECRETARÍA DE PLANEACIÓN MUNICIPAL:

OBSERVACIONES:
Vo.Bo. Representante de la Alta Dirección

376
E2.P01.F02 22/12/2016
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2.0
CONTROL DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA
PÁGINA:
NIT No. 800.095.728-2
de
ALMACENAMIENTO Y TIEMPO DE
CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO VERSIÓN FECHA DE APROBACION PROCESO RESPONSABLE RUTA FÍSICA RUTA MAGNÉTICA DISTRIBUCION DISPOSICIÓN ACCESO
PRESERVACION RETENCIÓN
CARACTERIZACION DEL PROCESO
PROCEDIMIENTOS
MANUALES
DOCUMENTOS GENERALES
OTROS DOCUMENTOS
FORMATOS
DOCUMENTOS EXTERNOS
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ACCIONES PREVENTIVAS,
3.0 CORRECTIVAS Y DE MEJORA PÁGINA:
1 de 8

“E2.P02 ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS
Y DE MEJORA”

2.0 23/12/2014 Modificación Actualización

Procedimiento Normatividad
3.0 22/12/2016 Se modifica el numeral Cumplimiento al
uno del procedimiento Decreto 1072 de 2015
de acuerdo a los
parámetros legales.
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Objetivo: Establecer, evaluar y controlar las acciones correctivas, preventivas y de mejora que deban
implementarse con el fin de asegurar la eliminación de causas de no conformidades reales y/o potenciales que
se puedan presentar con base a los resultados del seguimiento y medición de la eficacia del sistema integrado
de gestión de la entidad.
Alcance: Inicia con la recepción y/o diligenciamiento del formato Acciones Preventivas, Correctivas y de
Mejora y finaliza con el seguimiento y cierre a las acciones tomadas.
Definiciones:
Acción Correctiva: Conjunto de acciones o efecto implementado a eliminar las causas de una No conformidad
detectada, o situación no deseable.
Acción Preventiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una No conformidad
potencial u otra situación potencial no deseable.
Acción de Mejoramiento: Conjunto de acciones tomadas para mejorar una situación y llevarla a un estado
superior.
No Conformidad: incumplimiento de un requisito.
Requisito: necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.
Responsabilidad: derecho natural u otorgado a un individuo en función de su competencia para reconocer y

aceptar las consecuencias de un hecho.
Riesgo: Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda afectar el desarrollo normal de las
funciones de la entidad y el logro de sus objetivos.
Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad
del tema objeto de la revisión, para alcanzar los objetivos establecidos.
Verificación: Conformación, mediante la aportación de evidencia objetiva, de que sean cumplidos los
requisitos especificados.
Producto o servicio: Identificación y seguimiento acciones preventivas, correctivas y de mejora.
Normatividad:
Decreto 943 de 2014. Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno MECI.
Decreto 304 de 2014. Por el cual se adopta la actualización del Modelo Estándar de Control Interno MECI en la
Alcaldía de Florencia, Caquetá
Resolución 134 de 2.009. Por la cual se declara implementado el Sistema del Modelo Estándar de Control
Interno MECI 1000:2005 en la Alcaldía Municipal de Florencia-Caquetá
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Manual Técnico, MECI 2014

Recursos:
1
Identificación situación no deseable o No
conformidad: Cada líder y/o responsable
de Proceso y/o procedimiento debe
determinar la necesidad de formular y/o
diligenciar el formato Solicitud de Acción,
cuando se presenten debilidades en los
procesos y/o procedimientos de la Alcaldía
de Florencia de acuerdo a las siguientes
situaciones:
a. Quejas o reclamos de los
ciudadanos/usuarios.
b. Resultados de la revisión por el
Comité de Coordinación de Sistema Conservar los
de Control Interno registros que
c. Hallazgos de auditorías internas y/o evidencien las
externas (Entes de Control) acciones
Líderes y/o
d. Recomendaciones de Mejoramiento tomadas
Todas las responsables de
Entes de Control
dependencias Proceso y/o
e. Hallazgos de auditorías Seguimiento y
procedimiento
independientes. evaluación a
f. Análisis de Riesgos (causas). Planes de
g. Hallazgos de la materialización de un mejoramiento
Riesgo. del proceso
h. Incumplimiento de las metas
planificadas.
i. Los análisis de datos registrados
sobre actividades que presenten
tendencias negativas.
j. Fallas detectadas en los
procedimientos, programas, planes,
etc.
k. Reporte de accidentes, incidentes y
peligros.
l. Cambios de procedimientos o
métodos de trabajo.
m. Reportes de actos o condiciones
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inseguras.
n. Identificación de peligros nuevos o
que hayan cambiado, o la necesidad
de controles nuevos o modificados.
o. Informe de auditorías internas y
externas, incluidos reportes de no
conformidades.
p. Resultados de revisión por la alta
dirección.
q. Cualquier otra fuente que de cómo
resultado una No conformidad real o
potencial.
2
Conformación Equipo de Trabajo: Se
procede a conformar un equipo de trabajo
que se encargue de la descripción del
Líderes y/o
problema, el análisis de las causas y la
formulación de las acciones tendientes a
eliminar dichas causas. Los miembros del
procedimiento
equipo evaluador, deben ser funcionarios
involucrados en la ejecución del
procedimiento evaluado.
3
Revisión del problema y análisis de
causas: Los miembros del equipo
evaluador proceden a revisar y describir el
problema identificado para determinar las
causas que originaron la inconsistencia
detectada. La definición y el análisis de
causas, se puede realizar utilizando Líderes y/o
cualquiera de las siguientes metodologías Todas las responsables de
o técnicas: dependencias Proceso y/o
procedimiento
• Lluvia de ideas
• Diagrama de interrelaciones.
• Diagrama de Pareto.
• Diagrama de causa y efectos
• Histograma
4 Formulación Plan de Acción: Teniendo en

cuenta el resultado del análisis de causas
efectuado, los miembros del equipo
Líderes y/o
evaluador proceden a formular el Plan de
Acción requerido para dar solución al
problema y eliminar sus causas. Para tal
procedimiento
efecto, se debe identificar por cada
actividad definida:
• Qué ?(La acción que se va a tomar
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5 de 8
para eliminar el problema y sus

causas).
• Cómo ?(Una breve descripción de
cómo se va a realizar esta acción).
• Cuándo ?(La fecha en que se va a
realizar la acción).
• Quién ?(El responsable de ejecutar la
acción).
• Dónde?(El lugar donde se realizará la
acción).
5 Ejecutar Plan de Acción: Los miembros del
equipo evaluador deben comunicar por
escrito a los funcionarios designados, la
responsabilidad que tienen frente a la
ejecución del Plan de Acción. Una vez Líderes y/o
notificados, los funcionarios responsables Todas las responsables de
proceden a planear y ejecutar las dependencias Proceso y/o
actividades asignadas a su cargo, teniendo procedimiento
en cuenta la fecha establecida en cada
caso; los registros que evidencien la
ejecución del plan de acción se deben
adjuntar al Formato “Solicitud de acción”.
6 Reportar Acción Preventiva, Correctiva o
de mejora: El Jefe de la Dependencia
responsable debe remitir mediante oficio al
Líderes y/o
Jefe de Control Interno, una copia del
Formato “Solicitud de acción”, para que se
proceda a actualizar el registro
procedimientos
consolidado de dichas acciones y se
realice seguimiento a la ejecución del Plan
de Acción formulado
7 Asignar consecutivo a la acción reportada
y actualizar registro consolidado: Teniendo
en cuenta la información consignada en el
Formato “Solicitud de acción”, el Jefe de
Control Interno procede a asignar un
número consecutivo al caso reportado, el
cual debe quedar registrado en el Jefe/Asesor
Oficina de Control
encabezado del Formato referido. Oficina de Control
Interno
Posteriormente, procede a consolidar Interno
todas las acciones por proceso y en el
formato denominado Consolidado Registro
de Acciones Preventivas, Correctivas y de
Mejora, para formalizar y oficializar a la
entidad.
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6 de 8
Nota: Las acciones de mejora definidas

por la Contraloría General de la República
se controlan en el formato suministrado
por esta entidad y su control es
responsabilidad de la Oficina de Control
Interno.
8
Efectuar seguimiento al Plan de Acción: El
Jefe de Control Interno procede a revisar
el contenido del Formato “Solicitud de
acción”, para conocer el problema
identificado, el análisis de causas y el plan
de acción formulado. Teniendo en cuenta
lo dispuesto en dicho plan, el Jefe de
Control Interno y el Jefe de la
Dependencia responsable y/o líder del
proceso/procedimiento deben programar y
realizar rutinas de seguimiento para
verificar la ejecución efectiva de las
acciones formuladas, solicitando
evidencias en cada caso. El resultado de
la verificación y/o seguimiento se debe
registrar en el formato referido, registrando Jefe/Asesor
la fecha real en que se ejecutó la actividad. Oficina de Control
Cuando se detecten incumplimientos, el Oficina de Control Interno
Jefe de la dependencia responsable podrá Interno
reformular las acciones o solicitar por
escrito al funcionario designado el Todas las Líderes y/o
cumplimiento del compromiso adquirido, dependencias responsables de
fijando un nuevo término para su Proceso y/o
ejecución. procedimientos
De igual forma, el seguimiento al
cumplimiento de los Planes de Acción se
puede realizar a través de Auditorías
Internas, análisis de Indicadores de
Gestión. Cuando se lleven a cabo estas
actividades, se debe revisar el avance y
estado real de cada una de las acciones
correctivas o preventivas documentadas,
para verificar el nivel de cumplimiento de
los Planes de Acción formulados.
NOTA: Los registros que evidencian su

acción son conservados por los
responsables de los procesos junto al
formato registrado de acuerdo a la ley
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general de archivo.
9
Evaluar la eficacia del Plan de Acción: Una
vez se haya ejecutado el plan de acción, el
Jefe de Control Interno y el Jefe de la
Dependencia responsable deben evaluar
la eficacia de las acciones implementadas
frente a la corrección del problema o
mitigación del riesgo y eliminación de sus Jefe/Asesor
causas. Teniendo en cuenta el resultado Oficina de Control Oficina de Control
del seguimiento, se procede a diligenciar el Interno Interno
campo “Evaluación” del Formato “Solicitud
de acción”,; en éste último caso se debe Todas las Líder del
diligenciar la fecha de cierre y registrar la dependencias Proceso/Procedimi
firma del Jefe de la Dependencia ento
responsable. Cuando la situación
indeseable permanezca abierta y el Plan
de Acción haya sido ejecutado en su
totalidad, se hace necesario formular otras
acciones para lo cual se debe ejecutar la
actividad 10 del presente procedimiento.
10
Reformular Plan de Acción: El Jefe de la
Dependencia responsable procede a
revisar nuevamente los Numerales 5 y 6
del Formato “Solicitud de acción”, para
Líderes y/o
reformular el Plan de Acción con otras
actividades las cuales se deben registrar
en los campos del Numeral 7. Dichas
procedimiento
actividades deben ser reportadas por
escrito al Jefe de Control Interno para que
se inicie el seguimiento, teniendo en
cuenta los términos establecidos.
11 Revisar consolidado de acciones
preventivas, correctivas o de mejora: El
Jefe de Control Interno, debe consultar
periódicamente (cada mes) la información
consignada en el Formato “Consolidado
Registro de Acciones preventivas,
Correctivas y de mejora”. Lo anterior, Oficina de Control Jefe/Asesor
para identificar las inconsistencias o no Interno Control Interno
conformidades abiertas y realizar
seguimiento específico al desarrollo de los
planes de acción formulados, reportando
por escrito a los funcionarios el
incumplimiento de compromisos y
solicitando su corrección.
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RESPONSABLE
LÍDERES Y/O RESPONSABLES DE PROCESO Y/O ASESOR/JEFE OFICINA DE CONTROL
PROCEDIMIENTO INTERNO
Inicio
Asignar consecutivo a la
acción reportada y
actualizar consolidado de
Identificación situación no registro de acciones
F L U J O
deseable/No conformidad
Conformación Equipo de
Trabajo
Efectuar seguimiento al
D E
Revisión del Problema y

Análisis de Causas Plan de Acción
D I A G R A M A
Formulación Plan de Acción

Evaluar eficacia del Plan de
Acción
Reportar acciones
preventivas, correctivas o
de mejora Fin
Reformular Plan de Acción Revisar consolidado de

acciones


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SOLICITUD DE ACCION
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FECHA 1. TIPO DE ACCIÓN CONSECUTIVO

Día Mes Año
Preventiva Correctiva Mejora
2. FUENTE: 3. IDENTIFICACIÓN SITUACION INDESEABLE/NO CONFORMIDAD

Quien solicita la Acción: Proceso al que se solicita la acción:
Ciudadanos/usuarios.
Revisión por la Dirección REFERENCIA Y/O REQUISITO:
Auditorías Internas/Externas 4. DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD O ASPECTO POR MEJORAR
Análisis de Riesgos
Incumplimiento de las metas
planificadas
Otro, Cual ______________
5. CORRECCION
DATOS DE AUDITORÍA (Si aplica):
Interna Externa
Auditor:
Fecha:
6. CONFORMACIÓN EQUIPO DE TRABAJO
NOMBRE CARGO AREA
7. ANÁLISIS DE CAUSAS
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SOLICITUD DE ACCION
2.0 PÁGINA:
2 de 2
8. PLAN DE ACCIÓN
FECHA DE
CUMPLIMIENTO FUENTE
ACTIVIDAD RESPONSABLE (S)
INFORMACIÓN/VERIFICACIÓN
Día Mes Año
9. VERIFICACIÓN Y SEGUIMIENTO
FECHA ACCIÓN
RESPONSABLE VERIFICACION REALIZADA OBSERVACIONES
Día Mes Año SI NO
10. EVALUACIÓN
FECHA CIERRE PLAN DE ACCIÓN FECHA EVALUACIÓN EFICACIA EFICAZ: NUEVA ACCIÓN?
Día Mes Año Día Mes Año
SI NO SI NO
NOMBRE / CARGO Y FIRMA DE QUIEN CIERRA LA ACCIÓN:

E2.P02.F02 31/12/2013
VERSIÓN
CONSOLIDADO REGISTRO ACCIONES PREVENTIVAS,
de
FECHA FECHA
No. CONSECUTIVO / CUMPLIMIENTO SEGUIMIENTO
ESTADO IMPLEMENTACIÓN
PROCESO
ACCIÓN (AC, AP, AM) Día Mes Año Día Mes Año Cerrado Abierto %
Convenciones: ACCIÓN: AC: Acción Correctiva / AP: Acción Preventiva / AC: Acción de Mejora
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AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL
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1 de 5

“E2.P03 AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL”


Procedimiento Normatividad y ajuste
de actividades según
decreto 943/2014 y
Manual Técnico
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2 de 5
Objetivo: Verificar y evaluar la calidad y la efectividad de los controles internos en cada proceso de la Alcaldía
de Florencia, generando acciones de mejoramiento que permitan alcanzar el objetivo del proceso.
Alcance: Aplica a todos los procesos y procedimientos de la Alcaldía de Florencia.
Definiciones:
Autoevaluación del Control: Elemento de Control que basado en un conjunto de mecanismos de verificación
y evaluación, determina la calidad y efectividad de los controles internos a nivel de los procesos y de cada área
organizacional responsable, permitiendo emprender las acciones de mejoramiento del control requeridas.
Producto o servicio: Plan de Mejoramiento
Normatividad:
Decreto 943 de 2014 Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno –MECI.
Decreto 304 de 2014. Por el cual se adopta la actualización del Modelo Estándar de Control Interno MECI en la
Alcaldía de Florencia, Caquetá
Ley 1474 de 2011. Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención,
investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la Gestión Pública
Recursos:
A. Tecnológicos: Computador, impresora, video bean, internet


1 Planear proceso de Autoevaluación de Secretaría de Representante
Control: Se acordará fecha en la cual se Planeación Alta Dirección
Cronograma
realizará la encuesta de Autoevaluación de
Equipo MECI de
Control en cada una de las áreas en
Autoevaluación
coordinación con los responsables de los
de Control
procesos, la cual podrá servir de insumo a
la evaluación independiente de control
Plan de
interno y la revisión por el Comité de
Mejoramiento
Coordinación del Sistema de Control
Interno.
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3 de 5
2 Comunicar a las áreas el inicio de la Secretaría de Representante de

Autoevaluación de Control: Se enviará Planeación la Alta Dirección
comunicado informando a las diferentes
áreas de la administración municipal para
que inicien internamente la
autoevaluación. Indicando fecha y
responsable para ejecutar la actividad.
3 Aplicar el instrumento de autoevaluación Equipo MECI Delegado de
de control: Los funcionarios de cada cada una de las
despacho responderán la encuesta de secretarías
Autoevaluación del Control de acuerdo al
Modulo y/o componente del MECI que se Todos los Responsables de
vaya a autoevaluar y la remitirán al líder de procesos los Proceso
la actividad.
4 Tabular la información recopilada en la Equipo MECI Delegado de

aplicación del instrumento: Una vez cada una de las
recopilada la información, se procede a secretarías
tabular la encuesta e interpretar los
resultados. Todos los Responsables de
procesos los Proceso
5 Equipo MECI Delegado de
Proponer acciones de mejoramiento y
cada una de las
aprobar informe: El responsable del
secretarías
proceso y equipo de trabajo formulará y
aprobará acciones de mejoramiento según
Todos los Responsables de
el procedimiento Acciones Preventivas,
6 Remitir informe y plan de mejoramiento: Todos los Responsables de
El responsable de cada proceso remite
comunicación informando que se realizó el
procedimiento, anexando las encuestas,
tabulación, informe de resultados y plan de
mejoramiento al Representante de la Alta
Dirección ante el MECI.
7 Secretaría de Representante de
Elaborar informe consolidado y plan de
Planeación la Alta Dirección
mejoramiento: Se analiza y verifica el
cumplimiento de cada uno de los
Profesional
componentes evaluados conforme a
Universitario
informes allegados por las diferentes áreas
y se consolida.
8 Presentar informe y acciones de Secretaría de Representante de
mejoramiento al Comité de Coordinación Planeación la Alta Dirección
del Sistema de Control Interno: El
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4 de 5
representante de la Alta Dirección cita a los Comité de

miembros del Comité y les presenta los Coordinación del Integrantes del
resultados de la autoevaluación del control Sistema de Comité
y las acciones correctivas y de Control Interno
mejoramiento, para ser analizadas una por
una, para determinar las acciones que se
deben implementar en los procesos de la
entidad.
NOTA: Una vez aprobado se remite copia

a la Oficina de Control Interno para su
seguimiento
9 Desarrollar Plan de Mejoramiento: Ejecutar Todas los Responsables de
las acciones de mejora propuestas y Procesos los procesos
aprobadas.
10 Realizar Seguimiento: Verificar el Oficina de Control Funcionarios
cumplimiento de las acciones de mejora Interno designados
señaladas en el Plan de Mejoramiento.
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5 de 5
RESPONSABLE
RESPONSABLES COMITÉ FUNCIONARIOS
REPRESENTANTE ALTA
EQUIPO MECI PROCESOS COORDINACIÓN DE SCI CONTROL
DIRECCIÓN – P.U
INTERNO
Inicio
Planear Proceso de
Autoevaluación de
Control
F L U J O
Comunicar Inicio de Aplicar instrumento

Autoevaluación de Autoevaluación
D E
Tabular la
información
D I A G R A M A
Proponer acciones
de mejora
Remitir Informe
Elaborar y presentar Aprobar

informe consolidado Acciones
mejoramiento
Ejecutar
Acciones
Seguimiento

Nombre: Eliana Bigleni Trujillo G. Nombre: Ana Cecilia Gil Rueda Nombre: Comité de Coordinación
Cargo: Profesional Universitario Cargo: Representante Alta Dirección del Sistema Control Interno
MECI Cargo:

E2.P04 22/12/2016
VERSIÓN IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE
REQUISITOS LEGALES Y OTROS
1.0 REQUISITOS PÁGINA:
1 de 3

“E2.P04 IDENTIFICACIÓN Y EVALUACION DE REQUISITOS
LEGALES”

E2.P04 22/12/2016
2 de 3
Objetivo: Asegurar la oportuna identificación y evaluación de los requisitos legales y otros requisitos
aplicables a la Alcaldía de Florencia.
Alcance: El presente procedimiento tiene alcance sobre todos los procesos. Inicia con la identificación de
los requisitos legales y otros requisitos aplicables y termina con la formulación de acciones derivadas
de la evaluación.
Definiciones:
Otros requisitos que suscriba la organización: Hace referencia a los requisitos contractuales y normas
específicas.
Requisitos legales: Conjunto de normas de obligatorio cumplimiento, contempladas en el ordenamiento jurídico

Colombiano.
Producto o Servicio: Identificación y evaluación de requisitos legales con el fin de garantizar su cumplimiento
Normatividad:
• Decreto 1072 de 2015, articulo 2.2.4.6.15.
• NTC-OHSAS 18001-2007.
• Decreto 943 de 2014
Recursos:
A. Tecnológicos: Computador, impresora, video been.
B. Logísticos: Papelería, espacios para capacitación.
C. Humanos: Participación activa de todo el personal que trabaja bajo el control de la Alcaldía de Florencia.
N DESCRIPCION DEL AREA CARGO PUNTO DE
o. PROCEDIMIENTO RESPONSABLE RESPONSABLE CONTROL
1 Consultar permanentemente las Todos los líderes Todas las
fuentes de información e identificar los de procesos Secretarias
requisitos legales aplicables a la
2. Analizar la aplicabilidad de la Todos los líderes Todas las Registro oportuno de
legislación y registrar en el de procesos Secretarias los requisitos legales
normograma “E2. NOR01”. y otros requisitos
3. Comunicar y socializar con las partes Todos los líderes Todas las
interesadas los requisitos legales y de procesos Secretarias
otros requisitos, dejando constancia en
el “E1.F02 Formato Registro de
Asistencia”.
4. Evaluar periódicamente el Todos los líderes Todas las Evaluación de los
cumplimiento legal (por lo menos una de procesos Secretarias requisitos legales y
vez al año). otros requisitos
La evidencia de esta evaluación queda
registrada en el normograma “E2.
NOR01”.
5. Realizar seguimiento al cumplimiento Oficina de Control Jefe Oficina
de los requisitos legales y otros, y Interno Control Interno
E2.P04 22/12/2016
3 de 3
comunicar sus resultados.

6. Implementar acciones al evidenciar Todos los líderes Todas las Implementación de
desviaciones o incumplimiento de un de procesos Secretarias acciones eficaces
requisito legal u otros requisitos.
Implica la aplicación del procedimiento
“E2.P02 Acciones Preventivas,
Correctivas y de Mejora”
RESPONSABLE
LÍDERES DE PROCESO JEFE OFICINA CONTROL INTERNO
Inicio
Consulta e identificación de
F L U J O
requisitos
Analizar aplicabilidad y
registrar
D E
Comunicar y socializar
D I A G R A M A
Evaluar periódicamente su Seguimiento a los requisitos

cumplimiento
Implementar acciones
Fin


DD/MM/AÑO DD/MM/AÑO DD/MM/AÑO
M1.P01 31/12/2013
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PROGRAMAS SOCIALES
3.0 PÁGINA:
1 de 5

“M1.P01 PROGRAMAS SOCIALES”
“Desarrollo Humano”

1.0 31/12/2013 Adopta Procedimiento
2.0 23/12/2014 Modificación Se ajusta alcance y

Procedimiento normatividad
3.0 06/02/2017 Inclusión de un
Modificación Programa, Corrección
Procedimiento de responsables y
Redacción.
M1.P01 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
PROGRAMAS SOCIALES
3.0 PÁGINA:
2 de 5
Objetivo: Promover el desarrollo social en el municipio de Florencia dirigido a población vulnerable, ( Infancia y
Adolescencia, Juventud, Programa Jóvenes en Acción, Mujer y Género, Adulto Mayor, Discapacidad,
Indígenas, Afrodescendiente, LGTBI )
Alcance: Lograr el reconocimiento de los derechos de la Niñez, Juventud, Programa Jóvenes en Acción, Mujer
y Género, Indígenas, Negritudes, Adulto Mayor, discapacidad, LGTBI, conforme a la normatividad vigente
focalizando los diferentes programas a la población vulnerable del municipio de Florencia a través de la
articulación con las instituciones que hacen parte del Consejo municipal de Política Social, de acuerdo a las
cuatro categorías de la Estrategia Hechos y Derechos, que conforman la Mesa de Infancia, Adolescencia y
Fortalecimiento Familiar.
Definiciones:
COMPOS: Consejo Municipal de Política Social
LGTBI: (Lesbiana, Gays, Transexuales, Bisexuales, Intersexuales).
Producto o servicio: Orientar los programas sociales a la población vulnerable del municipio de Florencia.
Normatividad:
Ley 1098 del 2006 Por la cual se expide el Código de la Infancia y la Adolescencia
Ley 1622 de 2013 Por medio de la cual se expide el estatuto de ciudadanía juvenil y se dictan otras
disposiciones.
Ley 1257 de 2009. Por la cual se dictan normas de sensibilización, prevención y sanción de formas de violencia
y discriminación contra las mujeres, se reforman los Códigos Penal, de Procedimiento Penal, la Ley 294 de
1996 y se dictan otras disposiciones
Ley 85 de 1990 por el cual se regula la creación de las asociaciones de Cabildos y/o Autoridades Tradicionales
Indígenas.
Decreto 1088 de 1993 Por el cual se regula la creación de las asociaciones de Cabildos y/o Autoridades
Tradicionales Indígenas.
Ley 21 de 1991 Por medio de la cual se aprueba el Convenio número 169 sobre pueblos indígenas y tribales en
países independientes, adoptado por la 76a. reunión de la Conferencia General de la O.I.T., Ginebra 1989
Auto 004 de 2009. Corte Constitucional-Protección de derechos fundamentales de personas e indígenas
desplazados por el conflicto armado en el marco de superación del estado de cosas inconstitucional declarado
en sentencia T-025/04
Ley 1448 de 2011. Por la cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del
conflicto armado interno y se dictan otras disposiciones. Reglamentada por el Decreto Nacional 4800 de
2011, Reglamentada por el Decreto Nacional 3011 de 2013.
Recursos:
A. Tecnológicos: Computadores, impresoras, scanner, video bean, teléfonos, celulares, grabadora, sonido.
B. Logísticos: Organización del sitio para eventos como: Organización de tarima, silletería, mesas,
manteles, refrigerios, elementos de decoración, Pendones.
C. Humanos: Profesionales, Talleristas, personal logístico.

M1.P01 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
PROGRAMAS SOCIALES
3.0 PÁGINA:
3 de 5

Identificar las necesidades en referencia a los
1 Programas de Infancia, Adolescencia,
Juventud, Jóvenes en Acción, Mujer y
Género, Indígenas, Negritudes, Adulto Mayor,
Discapacidad, LGTBI, en conjunto con el Secretaría de
Alcalde (sa), entidades y líderes o grupos Inclusión y
comunitarios de interés del Municipio Reconciliación Asesor (es)
definiendo las actividades de apoyo social Social
desde los Programas a través de la
implementación de ellos y reportar ante los
Consejos Municipales de Política Social –
COMPO
Planear actividades:
2 El Alcalde (sa), el Equipo de trabajo de la
Secretaría de Inclusión y Reconciliación
Social y el grupo dinamizador de los Acta del
Programas: Infancia y Adolescencia, COMPOS
Juventud, Jóvenes en Acción, Mujer, Secretaría de
Género, Indígenas, Negritudes, Adulto Mayor, Inclusión y Asesor (es) Seguimiento al
Discapacidad, LGTBI, realizan la planeación Reconciliación cumplimiento
de actividades teniendo en cuenta las Social del Plan de
necesidades identificadas y aprobación de los Acción
Planes de Acción, según el Programa y
actividades que se reflejaran en los Consejos
Municipales de Política Social – COMPOS.
Priorización de beneficiarios:
3 De acuerdo a las necesidades identificadas
en el diagnóstico de Política Social y
programas establecidos por la Administración Secretaría de Asesor (es)
Municipal, los beneficiarios de las diferentes Inclusión y
actividades será la población vulnerable del Reconciliación
municipio de Florencia. Social
Realizar trámites para la contratación.
4 El funcionario encargado realizará los
trámites de contratación de acuerdo con lo Secretaría de
establecido en el procedimiento de Inclusión y Asesor (es)
contratación (elaboración de proyectos, Reconciliación
estudios previos) Social
M1.P01 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
PROGRAMAS SOCIALES
3.0 PÁGINA:
4 de 5
Preparar la logística:
5 El funcionario (os) encargados del Programa
dependiendo la actividad a desarrollar Secretaría de
formulan, el plan de trabajo, identificando los Inclusión y Asesor (es)
recursos para ejecutar las actividades Reconciliación
definidas en el Programa. Social
Brindar el servicio a la comunidad
6 El funcionario asignado ejecuta las
actividades junto al grupo dinamizador del
Programa, dejando soportes y/o evidencias
(registro fotográfico, listado de asistencia,
actas, videos, grabaciones) de las actividades
realizadas (Capacitaciones, comités y mesas
de atención integral, actividades de Secretaría de Asesor (es)
promoción de los derechos de la primera Inclusión y
infancia, infancia y adolescencia, Juventud, Reconciliación
Mujer y Género, LGTBI, actividades lúdico Social l
recreativas, fomento micro empresarial etc.).
En el desarrollo de las actividades el
responsable deberá diligenciar el Formato
M1.P01.F01 denominado Asistencia
Población Atendida.
Elaborar Informes de Gestión.
El funcionario asignado a cada Programa,
7 realiza seguimiento de las actividades,
elaborando informes de acuerdo a los Planes
de Acción de la vigencia y las actividades
ejecutadas, acompañamiento y participación
de los Comités que hacen parte del
COMPOS, así mismo; proyecta oficios y/o
informes en respuesta al requerimiento de los
Entes de control y compromisos establecidos.
Según el programa, estos a su vez son Secretaría de Asesor (es)
reportados a los Consejos Municipales de Inclusión y
Política Social – COMPOS. Reconciliación
Actualización de la Política Pública de Niñez, Social
infancia y Adolescencia – Actualización de la
Política Publica de Juventud, Adopción de la
Política Pública de Mujer -Género.
Seguimiento de actividades: Se entrega

Secretaría de
documento para verificación y aprobación del Secretario de
Inclusión y
Secretario de despacho Despacho
Reconciliación
Social
Archiva: De acuerdo a la Ley General de Secretaría de
Auxiliar
Archivo se archiva documentos y soportes de Inclusión y
Administrativo
seguimiento, y demás correspondencia. Reconciliación
M1.P01 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
PROGRAMAS SOCIALES
3.0 PÁGINA:
5 de 5
Social
RESPONSABLE
ASESOR POLITICA SOCIAL –
AUXILIAR
ASESOR ENFOQUE SECRETARIO DESPACHO
ADMINISTRATIVO
DIFERENCIAL
Inicio
Identificación de
Necesidades
F L U J O
Planear Actividades
Priorización de
Beneficiarios
D E
Realizar Trámite
para contratación
D I A G R A M A
Preparar Logística
Brindar Servicio a la
Comunidad
Seguimiento
Elaborar Informes de
y
Gestión
Verificación
Archiva

Nombre: Anyela Yazmin Párraga Médina . Nombre: Anyela Yazmin Párraga Médina . Nombre: Comité de Coordinación del
Cargo: Secretaria de Inclusión y Cargo: Secretaria de Inclusión y Sistema Control Interno
Reconciliación Social Reconciliación Social Cargo:

M1.P01.F01 23/12/2014 401
VERSIÓN
ASISTENCIA DE POBLACIÓN ATENDIDA
1.0 PÁGINA:
NIT No. 800.095.728-2 1 de 1
DEPENDENCIA: RESPONSABLE:
ACTIVIDAD REALIZADA:
FECHA: LUGAR:
CONDICION
ITEM NOMBRES IDENTIFICACION EDAD SEXO FIRMA OBSERVACION
DISC. VICT REINS AFRO INDIG LGBTI CELULAR DIRECCIÓN
M1.P02 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
ORIENTACIÓN A LA POBLACIÓN
2.0 VÍCTIMA DEL CONFLICTO ARMADO PÁGINA:
INTERNO 1 de 6

“M1.P02 ORIENTACIÓN A LA POBLACIÓN VÍCTIMA DEL
CONFLICTO ARMADO INTERNO”

2.0 06/02/2017 Modificación Corrección de

Procedimiento responsables y
Redacción.
M1.P02 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
INTERNO 2 de 6
Objetivo: Garantizar en el municipio la atención, orientación, remisión, acompañamiento y seguimiento a las

víctimas del conflicto armado en los términos del artículo 3° de la Ley 1448 de 2011 que requieran acceder a la
oferta Estatal en aras de facilitar los requerimientos en el ejercicio de sus derechos a la verdad, justicia y
reparación.
Alcance: Las víctimas del conflicto armado que habiten o se encuentre en el municipio puedan acceder a la
oferta institucional estatal de atención, prevención y protección, garantías de no repetición.
Definiciones:
CTJT: Comité Territorial de Justicia Transicional.
PAT: Plan de Acción territorial para la prevención, atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del
conflicto armado.
PC: Plan de Contingencia para Atención de Emergencias Humanitarias en el Marco del Conflicto Armado.
SNARIV: Sistema Nacional de Atencional y Reparación a Víctimas.
VICTIMAS DEL CONFLICTO ARMADO: Pueden ser víctimas las personas que individual o colectivamente
hayan sufrido un daño de manera directa por hechos que guarden relación con el conflicto armado, siempre y
cuando hayan ocurrido a partir del año 1985.
HECHOS VICTIMIZANTES:
 Abandono o despojo de tierras: Según el artículo 74 de la Ley 1448 de 2011 “… se entiende por
despojo la acción por medio de la cual, aprovechándose de la situación de violencia, se priva
arbitrariamente a una persona de su propiedad, posesión, ya sea de hecho, mediante negocio jurídico,
acto administrativo, sentencia, o mediante la comisión de delitos asociados a la situación de violencia.
Se entiende por abandono forzado de tierras la situación temporal o permanente a la que se ve abocada
una persona forzada de tierras la situación temporal o permanente a la que se ve abocada una persona
forzada a desplazarse, razón por la cual se ve impedida para ejercer la administración, explotación y
contacto directo con los predios que debió desatender en su desplazamiento durante el periodo
establecido.
 Acto Terrorista: Es el uso sistemático del terror para coaccionar a sociedades o gobiernos,
perpetuando por una organización como medio de proporcionar sus objetivos, que se produce en medio
de la guerra.
 Atentados: Todo ataque dirigido contra una persona sus derechos o bienes.
 Combates: Todo contacto armado que se desarrolla entre miembros de la fuerza pública u otros
servidores públicos y grupos al margen de la Ley como resultado de una acción militar ofensiva.
 Enfrentamientos: Todo choque armado que se desarrolla entre integrantes o grupos armados al
margen de la Ley.
 Hostigamientos: Todo acto ejercido por un grupo armado contra un adversario a efectos de producir un
ataque sorpresivo sin el objetivo de producir enfrentamientos posteriores. La intensidad del ataque es
inferior a la capacidad de respuesta del adversario.
 Amenazas: El que por cualquier medio apto para difundir el pensamiento atemorice o amenace a una
persona, familia, comunidad o institución del propósito de causar alarma, zozobra o terror en la
población o en un sector de ella.
 Delitos contra la libertad y la integridad sexual en desarrollo del conflicto armado: Corresponde a
formas de violencia sexual cometidas con ocasión del conflicto armado interno, tales como acceso
carnal violento, esclavitud, sexual, prostitución forzada, esterilización forzada, aborto forzado, entre otro.
 Desplazamiento Forzado: Según el artículo 60 parágrafo 2 de la Ley 1448 de 2011 “,,, se entenderá
M1.P02 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
INTERNO 3 de 6
que es víctima de desplazamiento forzado toda persona que se ha visto forzada a migrar dentro del
territorio nacional, abandonado su localidad de residencia o actividades económicas habituales, porque
su vida, su integridad física, su seguridad o libertad personales han sido vulneradas o se encuentran
directamente amenazadas, con ocasión de las violaciones a las que se refiere el artículo 3 de la misma
Ley.
 Desaparición forzada: Es la privación de la libertad a una o más personas, cualquiera que fuere su
forma, cometida por agentes del estado, o por personas o grupos de personas que actúen con la
autorización, el apoyo o la aquiescencia del estado, seguida de la falta de información o de la negativa a
reconocer dicha privación de libertad o de informar sobre el paradero de la persona, con lo cual se
impide el ejercicio de los recursos legales y de garantías procesales pertinentes. La desaparición
forzada también es cometida por grupos armados al margen de la ley. A este respecto, el código penal
colombiano en su artículo 165 lo tipifica como “… el particular que perteneciendo a un grupo armado al
margen de la ley someta a otra persona a privación de su libertad cualquiera que sea la forma, seguida
de su ocultamiento y de la negativa a reconocer dicha privación o de dar información sobre su paradero,
sustrayéndola del amparo de la Ley”.
 Homicidio: Es la terminación de la vida de otro de manera violenta
 Masacre: Es la ejecución de tres o más personas en un mismo evento o en eventos relacionados por
autoría, el nodo, el lugar y el tiempo.
 Mina Antipersonal (MAP): Artefacto explosivo diseñado para herir y lastimar personas. Pueden durar
activas durante varios años. Usualmente están instaladas bajo tierra o cerca al suelo y explotan ante el
contacto o cercanía de una persona o de un animal. Estos artefactos no pueden ser dirigidos contra un
objetivo específico por lo que pueden herir o lastimar de forma indiscriminada a soldados, población civil
o animal.
 Munición sin explotar (MUSE): Se refiere a armas explosivas como bombas, balas y granadas que no
explotaron cuando fueron usadas o desechadas pero siguen activas, incluso por años, conservando su
potencial.
 Artefacto Explosivo Improvisado (AEI): Se refiere a artefactos explosivos en general que son
fabricados de manera artesanal y que explotan al contacto, presencia, proximidad o contacto de una
persona o animal.
 Secuestro: Consiste en detener ilícitamente a una persona o personas en contra de su voluntad con la
finalidad de exigir por su liberación un provecho ilícito o cualquier utilidad de tipo económico y otro
beneficio de orden material, o al fin de obligar a alguien a que deje de hacer algo.
 Tortura: Todo acto por el cual se inflija intencionalmente a una persona dolores o sufrimientos graves,
ya sean físicos o mentales, con el fin de obtener de ella o de un tercero información o una confesión, de
castigarla por un acto que haya cometido, o sospeche que ha cometido, o de intimidar o coaccionar a
esa persona o a otras, o por cualquier razón basada en cualquier tipo de discriminación, cuando dichos
dolores o sufrimiento sean infringidos por un funcionario público y otra persona en el ejercicio de
funciones públicas, a instigación suya, o con consentimiento o aquiescencia. No se consideran torturas
los dolores o sufrimientos que sean consecuencia únicamente de sanciones legítimas, o que sean
inherentes o incidentales a éstas.
 Vinculación de niños, niñas y adolecentes a actividades relacionadas con grupos armados: Todo
menor de edad que participa en acciones de guerra orientadas por un grupo armado irregular,
desarrollando actividades de inteligencia, logística o combate. Y los niños desvinculados del conflicto
armado como aquellos que han abandonado el conflicto bien sea por voluntad propia, captura o entrega
al estatuto u otra entidad.
 Asistencia y Atención: Las medidas de Asistencia tienen el objetivo de restablecer los derechos de
las víctimas y garantizar las condiciones para llevar una vida digna y garantizar su incorporación a la
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VERSIÓN 06/02/2017
INTERNO 4 de 6
vida social, económica y política, a través de un conjunto integrado de medidas, programas y recursos
de orden político, económico, social, fiscal, entre otros.
Atención Inmediata Humanitaria: La Ayuda Humanitaria Inmediata tiene el objetivo de otorgar una atención
inmediata a las víctimas que han sufrido un hecho victimizante, durante los últimos tres (3) meses, distinto al
desplazamiento forzado, de acuerdo a las necesidades producto del hecho.
Esta ayuda contempla atender las necesidades de alimentación, aseo personal, manejo de abastecimientos,
utensilios de cocina, atención médica y psicológica de emergencia, transporte de emergencia y alojamiento
transitorio
Normatividad:
NORMA ASPECTOS GENERALES
Por la cual se adoptan medidas para la prevención del desplazamiento
Ley 387 de 1999 forzado, atención, protección, consolidación y estabilización
socioeconómica de la población.
Por medio de la cual se declara el Estado de Cosas Inconstitucionales de
Sentencia T-025 de 2004
la población desplazada.
Por la cual se dictan disposiciones para la reincorporación de miembros de
grupos armados organizaciones al margen de la Ley, que contribuyan de
Ley 975 de 2005
manera efectiva a la consecución de la paz nacional y se dictan
disposiciones para acuerdos humanitarios.
Por medio de la cual el Congreso de la república de Colombia declara el
Ley 1190 de 2008 2008 como el año de la promoción de los Derechos de las personas
desplazadas.
Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1190 de 2008 y se dictan
otras disposiciones.
Por la cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación integral
Ley 1448 de 2011
a las víctimas del conflicto armado interno.
Por el cual se reglamenta la Ley 1448 de 2011 y se dictan otras
disposiciones.
Por el cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación integral
Decreto Ley 4633 de 2011
y de restitución de derechos territoriales a las victimas pertenecientes a los
pueblos y comunidades indígenas.
Por el cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación integral
y de restitución de tierras a las victimas pertenecientes al pueblo Rom o
Gitano.
Por medio del cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación
integral y de restitución de tierras a las victimas pertenecientes a
comunidades negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras.
Por el cual se trasladan funciones del sistema Nacional de Atención
Integral a la Población desplazada por la violencia-SNAIPD y del Consejo
Decreto 790 de 2012
Nacional de Atención Integral de Atención a la población Desplazada-
CNAIPD al comité Ejecutivo para la atención y reparación Integral a las
Victimas.
Decreto 1725 de 2012 Por medio del cual se adopta el Conpes 3725 en el cual se establecen los
lineamientos, plan de ejecución de metas, presupuesto y mecanismos de
M1.P02 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
INTERNO 5 de 6
seguimientos, plan de ejecución de metas, presupuesto y mecanismos de

seguimiento para el plan nacional de atención y reparación integral a las
víctimas y las fechas para la formulación y aprobación de los planes de
acción territoriales.
Recursos:
A. Tecnológicos: Computadores, impresoras, scanner, video bean, teléfono fijo, celular, sonido,
fotocopiadora.
B. Logísticos: para un buen desempeño de la UAO requiere de un espacio estratégico de trabajo
interinstitucional que acoge, orienta y acompaña a las víctimas del conflicto armado con las diferentes
dependencias de la Alcaldía y del SNARIV donde se garantice el goce efectivo de derechos. Impresión de
documentos, papelería, tinta para impresora, servicio de energía eléctrica, servicio de acueducto y
alcantarillado.
C. Humanos: Profesional Especializado de la UAO, Enlace de Victimas, Apoyo de Enlace de Victimas,
Psicóloga, Auxiliar Administrativa, Servicios generales, Servicio de Vigilancia Privada.
AREA CARGO PUNTO DE

No. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
Diseño de medidas de asistencia y atención Secretaría de
humanitaria: Proyectar planes, programas y Inclusión y Secretaria de
1 proyectos para implementar estrategias en materia Reconciliación despacho
de ayuda y atención inmediata a la población Social
desplazada.
Orientación a la población víctima del conflicto:
Cuando llega las víctimas del conflicto armado, se da Consultar en la
la cita para declarar ante el Ministerio base de datos del
Auxiliar
Publico, si la persona no Tiene red de apoyo se Registro Único de
Administrativo
evalúa para apoyar con alojamiento y alimentación, Víctimas (RUV) y
de igual manera en el Sistema de
Inclusión y (Psicóloga)
2 se articula con Secretaria de Salud y Secretaria de Información de
Reconciliación Enlace de
Educación, para garantizar los Derechos, Población
Social Victimas
acompañamiento psicosocial. NOTA: La Unidad de desplazada
Apoyo de
Víctimas es la única entidad encargada de valorar e (SIPOD), si la
Enlace Victimas
incluir en el Registro Único de Víctimas a la persona ya se
población que así lo requiera y aplique según encuentra
normatividad vigente. registrada
Atención Humanitaria Inmediata: Se adelanta la
Secretaría de Relación de
logística necesaria para brindar alojamiento, Apoyo del
Inclusión y Asistencia a
3 alimentación y apoyo psicosocial a la población Enlace de
Reconciliación Reuniones y Oficios
víctima de acuerdo con lo dispuesto en el Decreto Victimas
Social informando la
4800 de 2011.
necesidad
Oferta Institucional: Apoyar a la Administración
municipal en la recolección de la oferta institucional
en materia de medidas de asistencia, para contribuir
Inclusión y Universitario
4 con los procesos que buscan la inclusión de las
Reconciliación Enlace de
víctimas en los distintos programas sociales que
Social Víctimas
desarrolle el Gobierno Nacional y entidades, de
acuerdo con lo dispuesto en el Decreto 4800 de
M1.P02 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
INTERNO 6 de 6
2011, y así; la población víctima sea beneficiada a

través de los diferentes programas, servicios y rutas
de atención integral a víctimas del conflicto armado.
Reporte de Información: El funcionario competente
solicitará, recepcionará, elaborará y remitirá
Inclusión y Especializado
5 información de la población atendida al Registro
Reconciliación
Único de Víctimas e informe de gestión a la
Social
Administración Municipal
Secretaría de
Archiva: Recepcionar y archivar la información Inclusión y Auxiliar
6
documental conforme a la ley general de archivo Reconciliación Administrativo
Social
RESPONSABLE
AUXILIAR PROFESIONAL PROFESIONAL PROFESIONAL
ADMINISTRATIVO (PSICOLOGA) (ENLACE DE VICTIMAS) ESPECIALIZADO
Inicio
F L U J O
Orientación a la Diseño de medidas de

Población Víctima asistencia y atención
del Conflicto inmediata
Ayuda inmediata
D E
Oferta Institucional
D I A G R A M A
Reporte de
Información
Archiva
Fin

Nombre: Jhorman José Restrepo Nombre: Anyela Yasmin Párraga Nombre: Comité de Coordinación del
Cargo: Asesor Cargo: Secretaria de Inclusión y Sistema Control Interno
Reconciliación Social Cargo:

M1.P03 31/12/2013
VERSIÓN OPERATIVIDAD DEL PROGRAMA MÁS 06/02/2017
FAMILIAS EN ACCIÓN
2.0 PÁGINA:
1 de 6

“M1.P03 Operatividad del Programa
Más Familias en Acción”

2.0 06/02/2017 Modificación de Cambio de Conceptos

Procedimiento
M1.P03 31/12/2013
FAMILIAS EN ACCIÓN
2.0 PÁGINA:
2 de 6
Objetivo: Reducir la inasistencia y deserción de los alumnos de educación primaria y secundaria. (b)
Complementar el ingreso de las familias con niños menores de siete años en extrema pobreza para
incrementar el gasto en alimentación. (c) Aumentar la atención de salud de los niños menores de siete
años. (d) Mejorar prácticas de cuidado de niños en aspectos tales como salud, nutrición, estimulación
temprana y prevención de la violencia intrafamiliar.
Alcance: Contribuir a la reducción, superación y prevención de la pobreza y la desigualdad de ingresos, a

la formación de capital humano y al mejoramiento de las condiciones de vida de las familias pobres y
vulnerables, mediante un complemento al ingreso. Estas familias permanecen en el programa hasta
completar los ciclos de educación y salud iniciados con los NNA menores de 18 años, salvo que dejen de
cumplir los criterios de permanencia.
Definiciones:
SIFA: Sistema de información del Programa Mas Familias en Acción.
PS: Prosperidad Social
Jornada Barrial: Actividades de encuentro con la comunidad que permiten el desarrollo de toda la
operatividad del programa.
Asamblea: Las Asambleas municipales/corregimentales son espacios de participación y diálogo de las

familias y titulares del programa con la institucionalidad municipal. Se concretan mediante reuniones con las
familias participantes, donde se promueve su visibilidad en la dinámica municipal, la rendición de cuentas
sobre la operación del programa y/o se legitima la elección de Madres Líderes.
Madres Líderes: Persona voluntaria que lidera grupos de madres titulares, apoya la labor del enlace,
facilita la comunicación con las beneficiarias, es una persona no remunerada en beneficio de la comunidad.
Madres Titulares: Usuarios inscritos en el programa
Producto o servicio: Entrega de incentivos. MFA otorga dos tipos de incentivos a las familias participantes:
el incentivo de salud y el incentivo de educación. Este componente cuenta con un ciclo operativo que
incluye los procesos de focalización, inscripción, verificación de compromisos, novedades, liquidación y
entrega de incentivos.
COMITÉ DE MADRES LIDERES

Es el espacio de planeación de las actividades para desarrollar las líneas de bienestar comunitario con las
familias en el municipio.
SIGLAS
ANSPE Agencia Nacional para la Superación de la Pobreza Extrema

BC Bienestar Comunitario
CCD Control de Crecimiento y Desarrollo
CMC Comité Municipal de Certificación
M1.P03 31/12/2013
FAMILIAS EN ACCIÓN
2.0 PÁGINA:
3 de 6
CCC Comité Corregimental de Certificación

DIS Dirección de Ingreso Social
DNP Departamento Nacional de Planeación
DUE Directorio Único de Establecimientos Educativos
EM Enlace Municipal
EI Enlace Indígena
ICBF Instituto Colombiano de Bienestar Comunitario
IPC Índice de Precios al Consumidor
IPM Índice de Pobreza Multidimensional
IPS Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud
MA Madre de Apoyo
MEN Ministerio de Educación Nacional
MFA Más Familias en Acción
ML Madre Líder
MO Manual Operativo
MSPS Ministerio de Salud y Protección Social
NN Niños y Niñas
NNA Niños, Niñas y Adolescentes
PQyR Peticiones, Quejas y Reclamos
RNEC Registraduría Nacional del Estado Civil
RUV Registro Único de Víctimas
SIFA Sistema de Información del Programa Más Familias en Acción
SISBEN Sistema de Identificación de Potenciales Beneficiarios para Programas Sociales
SIUNIDOS Sistema de Información de la Red Unidos
SNBF Sistema Nacional de Bienestar Familiar
TMC Transferencias Monetarias Condicionadas
UARIV Unidad de Atención y Reparación Integral a las Víctimas
Normatividad: Convenio Institucional
REFERENCIAS NORMATIVAS
Ley 1532 de 2012, por medio de la cual se adoptan unas medidas de política y se regula el
funcionamiento del programa Familias en Acción, hoy Más Familias en Acción.
Ley 1176 de 2007, por la cual se desarrollan los artículos 356 y 357 de la Constitución Política y se
dictan otras disposiciones.
Ley 1755 de 2015, por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se
sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Decreto 4155 de 2011, por el cual se transforma la Agencia Presidencial para la Acción Social y la
Cooperación Internacional (Acción Social) en Departamento Administrativo para la Prosperidad
Social, perteneciente al Sector Administrativo de Inclusión Social y Reconciliación, y se fija su
objetivo y estructura.
Resolución 1600 de 2014, por la cual se establecen los Grupos Internos de Trabajo del
Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, su denominación y funciones y se dictan
Recursos:
M1.P03 31/12/2013
FAMILIAS EN ACCIÓN
2.0 PÁGINA:
4 de 6
A. Tecnológicos: Computadores, impresoras, scanner, video bean, teléfonos, celulares, sonido,

fotocopiadora.
B. Logísticos: Organización del sitio para eventos como: Organización de tarima, silletería, mesas,
manteles, refrigerios, elementos de decoración.
C. Humanos: Para el desarrollo del programa se requiere personal Profesional , Técnico y Auxiliar
administrativo, Logístico.

Mantener la base de datos de las familias Secretaría de
participantes actualizada Inclusión y
1 Asesor
Reconciliación
Social
Difusión del programa: Apoyar el proceso
de difusión del programa, que permite Secretaría de
compartir información con la población del Inclusión y
2 programa, generar conocimientos e Reconciliación Asesor
impulsar su participación en las diferentes Social Cruce de
acciones, programas y proyectos base de
priorizados. datos con
IPS e
Pagos y Compromisos: Informar fecha y Secretaría de Instituciones
programación de pagos, realizar Inclusión y Educativas
3 acompañamiento a jornadas de Reconciliación Asesor que permita
bancarización y convocar a beneficiarios Social verificar los
del programa. documentos
Novedades: La novedad es el proceso por allegados
medio del cual se efectúan cambios o Secretaría de por las
modificaciones de los datos de las familias Inclusión y familias
4 inscritas en MFA o de la información Reconciliación Asesor beneficiarias
asociada a éstas, ocurridos a lo largo de Social
su permanencia en el programa.
Quejas y Reclamos: Recepcionar Secretaría de
solicitudes y manifestaciones de interés Inclusión y
5 particular o general de forma verbal o Reconciliación Asesor
escrita presentadas por las familias Social
participantes del programa MFA
M1.P03 31/12/2013
FAMILIAS EN ACCIÓN
2.0 PÁGINA:
5 de 6
Fortalecimiento y desarrollo: Realizar

convocatorias, liderados por el enlace Secretaría de
municipal o indígena que buscan informar Inclusión y
a las familias participantes del programa Reconciliación Asesor
6
sobre el ciclo operativo, novedades o Social
cambios que puedan surgir respecto al
mismo.
Asambleas Municipales: Coordinar el Secretaría de Asesor
espacio de participación y diálogo de las Inclusión y
7 familias y madres titulares del programa Reconciliación
con la institucionalidad municipal y los Social
funcionarios del programa.
Comité Madres Lideres: Conformar el Asesor
Comité de Madres Lideres en el marco de Secretaría de
las asambleas que busca el espacio de Inclusión y
8 planeación de las actividades para Reconciliación
desarrollar las líneas de bienestar Social
comunitario con las familias en el
municipio.
Participación en el COMPOS: presentar Secretaría de Asesor
ante el Consejo Municipal de Política Inclusión y
9 Social, informe o inquietud con respecto al Reconciliación
programa Más Familias en Acción. Social
Secretaría de Asesor
Suministro de información: Facilita la Inclusión y
10 recolección y envío de información cuando Reconciliación
el programa lo solicite. Social
Asesor
Presentación de informe: Elaborar las
ayudas de memoria o actas y enviar copia
electrónica con soportes al supervisor del Secretaría de
11 convenio (director regional) Inclusión y
Realizar el seguimiento a los compromisos Reconciliación
adquiridos por cada una de las entidades. Social
Conservar las evidencias de la ejecución
del convenio.
Archiva: La documentación del programa, Secretaría de
se archiva conforme a la Ley General de Inclusión y Auxiliar
12
Archivo. Reconciliación Administrativo
Social
M1.P03 31/12/2013
FAMILIAS EN ACCIÓN
2.0 PÁGINA:
6 de 6
RESPONSABLE
ENLACE MUNICIPAL
Inicio
Recibir Base de Comité Madres

Datos Líderes
F L U J O
Difusión del Participación en el

programa COMPOS
Pagos y Suministro de la
D E
Compromisos Información
D I A G R A M A
Novedades
Presentación de
Informe
Quejas y Reclamos
Archiva
Fortalecimiento y
Desarrollo
Fin
Asambleas
Municipales

Nombre: Lina Patricia Mena Polania Nombre: Anyela Yazmin Párraga Nombre: Comité de Coordinación del
Cargo: Asesora Cargo: Secretaria de Inclusión y Sistema Control Interno
Reconciliación Social Cargo:

M1.P04 31/12/2013
VERSIÓN
ESCUELAS DE FORMACIÓN ARTÍSTICA
1.0 Y DEPORTIVA PÁGINA:
1 de 4

“M1.P04 ESCUELAS DE FORMACIÓN
ARTÍSTICA Y DEPORTIVA”

M1.P04 31/12/2013
VERSIÓN
2 de 4
Objetivo: Prestar el servicio de las Escuelas de Formación Artística y Deportiva a los grupos de interés social
que permita fortalecer la actividad Cultural, Deportiva y Recreativa en el municipio de Florencia.
Alcance: Se tiene como Inicio la formulación de los diferentes programas institucionales en la cual se incluye
la divulgación, inscripción y participación de las diferentes personas a las cuales va dirigido dichos programas
(NNA, adultos, adultos mayores, personas en situación de discapacidad etc.) del Municipio de Florencia y
finaliza con el seguimiento de las diferentes actividades.
Definiciones:
Niños, Niñas y Adolescentes: NNA

Escuelas de Formación Artística: E.F.A
Escuelas de Formación Deportiva: E.F.D
NNA y Adultos vinculados en los diferentes programas de E.F.A y E.F.D
Normatividad:
Constitución Política de Colombia de 1991

Ley General del Deporte (Ley 181de 1995)
Ley General de Cultura N°. 397 de 1997.
Recursos:
A. Tecnológicos: Equipos de computo, impresoras, video beam, equipos de sonido de

amplificación
B. Logísticos: Trajes típicos de danzas, vestuario y maquillaje teatral, instrumentos musicales,

silletería, tableros acrílicos, Implementación deportiva (mallas, balonería, petos, uniformes,
trofeos, medallería) pasacalles, tarimas, vallas.
C. Humanos: Coordinador de Cultura, Gestores Culturales, Instructores de las áreas de música,

danza, teatro y banda sinfónica, Coordinadores de Deporte, Instructores en las diferentes áreas
deportivas
M1.P04 31/12/2013
VERSIÓN
3 de 4

1 PROGRAMAS INSTITUCIONALES:
Se definen los calendarios de Secretaría de
realización de las diferentes fases Cultura, Deporte Secretario de
(Municipal, Departamental y Despacho
y Recreación
Nacional) en los diferentes
programas. Coordinación
Coordinación de
Se formula y elabora los proyectos de Cultura y
Cultura y
de cada programa institucional Deporte
Deporte
2 PREPARAR LA LOGÍSTICA: Se
adelantan los trámites necesarios Secretaría de
para la contratación de Instructores Cultura, Deporte
Secretario de
y logística para el desarrollo de y Recreación
Despacho
cada uno de los programas
institucionales. Coordinación
de Cultura y
Deporte Informes de
supervisión y
3 EJECUTAR EL PROGRAMA DE ejecución de los
FORMACIÓN: Programa
Institucionales y las
3.1 Divulgación a través de medios Escuelas de
de comunicación disponibles y Formación Cultural y
visitas a Instituciones Educativas. Deportiva con su
respectivo control de
3.2 Se realiza la difusión con Asistencia mensual
presidentes de junta para la por cada disciplina.
inscripción de los NNA en las
escuelas de formación artística y
deportiva. (E.F.A y E.F.D) Coordinación Coordinación
de Cultura y de Cultura y
3.3 Diligenciar la ficha o planillas de Deporte Deporte
inscripción con los datos personales
y familiares del NNA, estableciendo
el área a la cual se inscribe.
3.4. Orientación de las diferentes

Disciplinas: En coordinación con el
funcionario de Deporte, el Monitor
ejecuta las actividades del
Programa de Escuelas de
Formación, llevando registro de
asistencia.
M1.P04 31/12/2013
VERSIÓN
4 de 4
4. Seguimiento a las Actividades: Se Secretaría de Secretario de

evalúan las actividades Cultura, Deporte Despacho
desarrollados en cada programa y Recreación
Coordinación
Coordinación de Cultura y
de Cultura y Deporte
Deporte
RESPONSABLE
SECRETARIO
AUXILIAR
PROFESIONAL UNIVERSITARIO DESPACHO/JEFE
ADMINISTRATIVO
OFICINA
Inicio
F L U J O
Programas institucionales
D E
Preparar Logística
D I A G R A M A
Ejecutar el Programa de
Formación
Seguimiento a las
Actividades
Fin

Nombre: Kimberly Andrade A. – Nombre: Carlos A. Valencia Rubio Nombre: Comité de
Cesar A. Trujillo Cargo: Representante Alta Coordinación del Sistema
Cargo: Profesional Universitaria (o) Dirección MECI Control Interno
Cargo:

ALCALDÍA DE FLORENCIA, CAQUETÁ 418
M1.P04.F01 23/12/2014
VERSIÓN FICHA DE INSCRIPCIÓN 06/02/2017
2.0 ESCUELAS DE FORMACIÓN ARTÍSTICA PÁGINA:
1 de 1
ESCUELA DE FORMACIÓN ARTÍSTICA
FECHA INSCRIPCIÓN: __________________________________________________________________ FOTO
INFORMACIÓN BÁSICA
DATOS DEL ESTUDIANTE:

NOMBRE COMPLETO:
LUGAR Y FECHA DE NACIMIENTO: D.I.
DIRECCIÓN: TELÉFONO:
EDAD: F CELULAR:
GÉNERO: M BARRIO: COMUNA:
LGTBI
ESTRATO: MINORIA: IND. AFR. RED DES. DISC. VICT
I.E.: SEDE: GRADO:

CORREO ELECTRONICO:
DATOS DE LOS PADRES Y/O ACUDIENTE

MADRE: OCUPACIÓN:
TELEFONO MOVIL: VIVE CON ELLA:
PADRE: OCUPACIÓN:
TELEFONO MOVIL: VIVE CON EL:
ACUDIENTE: PARENTESCO:
TELEFONO: DIRECCION:
DATOS DE INSCRIPCIÓN
Ha tenido alguna experiencia Artística: SI ____ NO ____ AREA ___________
AGRUPACION TIEMPO: MESES: AÑOS:
Modalidad a la que quiere inscribirse:
BANDA SINFONICA TEATRO DANZAS MÚSICA
HORARIO: DIAS:________________________________ HORAS/SEMANA:
CONTROL DE REQUISITOS
2 FOTOS 3X4 ________ FOTOCOPIA D.I. ________ FOTOCOPIA CARNE SALUD ________
FOTOCOPIA FICHA SISBEN ________
FIRMA PADRE DE FAMILIA FIRMA DEL ESTUDIANTE
FIRMA DEL INSTRUCTOR FIRMA COORDINACIÓN DE CULTURA
FIRMA SECRETARIO DE CULTURA, DEPORTE Y RECREACION

M1.P04.F02 ALCALDÍA DE FLORENCIA, CAQUETÁ 23/12/2014 419
VERSIÓN FICHA DE INSCRIPCIÓN 06/02/2017
2.0 ESCUELAS DE FORMACIÓN DEPORTIVA PÁGINA:
1 de 1
ESCUELA DE FORMACIÓN DEPORTIVA
FECHA INSCRIPCIÓN: ____________________________________________________________________ FOTO
INFORMACIÓN BÁSICA
DATOS DEL ESTUDIANTE:

EDAD: F CELULAR:
GÉNERO: M BARRIO: COMUNA:
LGTBI
ESTRATO: MINORIA: INDI AFR RED DES DISC VICT

I.E.: SEDE: GRADO:
CORREO ELECTRONICO:
DATOS DE LOS PADRES Y/O ACUDIENTE

MADRE: OCUPACIÓN:
TELEFONO MOVIL: VIVE CON ELLA:
PADRE: OCUPACIÓN:
TELEFONO MOVIL: VIVE CON EL:
ACUDIENTE: PARENTESCO:
TELEFONO: DIRECCION:
DATOS DE INSCRIPCIÓN
Ha tenido alguna experiencia Deportiva: SI ____ NO ____ AREA ___________
EQUIPO TIEMPO: MESES: AÑOS:
Modalidad a la que quiere inscribirse: ____________________________________

HORARIO: DIAS:________________________________ HORAS/SEMANA:
CONTROL DE REQUISITOS
2 FOTOS 3X4 ________ FOTOCOPIA D.I. ________ FOTOCOPIA CARNE SALUD ________
FOTOCOPIA FICHA SISBEN ________
FIRMA PADRE DE FAMILIA FIRMA DEL ESTUDIANTE
FIRMA DEL MONITOR FIRMA COORDINADOR DE DEPORTE
FIRMA SECRETARIO DE CULTURA, DEPORTE Y RECREACION

M1.P05 31/12/2013

BIBLIOTECA PÚBLICA MUNICIPAL 23/12/2014
2.0
PÁGINA:
1 de 4

“M1.P05 BIBLIOTECA PÚBLICA MUNICIPAL”

2.0 23/12/2014 Modificación Ajuste actividad 1

Procedimiento
M1.P05 31/12/2013

2.0
PÁGINA:
2 de 4
Objetivo: Prestar los diferentes servicios que brindan la Biblioteca Pública y Sala de Internet “Playa Dorada”
a la comunidad en general del Municipio de Florencia.
Alcance: Inicia con la orientación y guía al usuario – lector, incluye el préstamo de material bibliográfico tanto
para consulta interna como externa y préstamo de equipos de cómputo con acceso gratuito a internet.
Finaliza con la sistematización y rotulación e inventario de todo el material bibliográfico con que cuenta la
BPM.
Definiciones:
B.P.M.: (Biblioteca Pública Municipal)
Producto o servicio: Préstamo de material bibliográfico y sala de internet.
Normatividad:
Ley 98 de 1993, Por medio de la cual se dictan normas sobre democratización y fomento del libro colombiano
Ley 397 de 1997, Por la cual se desarrollan los artículos 70, 71 y 72 y demás artículos concordantes de la
Constitución Política y se dictan normas sobre patrimonio cultural, fomentos y estímulos a la cultura, se crea
el Ministerio de la Cultura y se trasladan algunas dependencias.
Ley 1379 de 2010, Por la cual se organiza la red nacional de bibliotecas públicas y se dictan otras
disposiciones
Ley 715 de 2001, Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias de
conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y
se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación y salud, entre otros
Ley 1111 de 2006, Por la cual se modifica el estatuto tributario de los impuestos administrados por la
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
Recursos:
A. Tecnológicos: Equipo de cómputo, impresora, escáner.
B. Logísticos: Fichero, estantes. Material bibliográfico.
C. Humanos: Coordinador Bibliotecario; Auxiliar Administrativo.
ORIENTACION AL USUARIO Secretaría de
1 LECTOR Y PRESTAMO DE Cultura, Secretario de Informes de
MATERIAL BIBLIOGRAFICO: Deporte y Despacho actividades,
1.1. Se Diligencia el Formato Recreación informes
Estadístico donde se lleva un estadísticos,
registro de los usuarios que Coordinador planilla de control
utilizan el servicio de la Coordinación de Cultura de visitas y control
biblioteca (Formato de cultura de préstamos de
M1.P05.F01). material
1.2. Se orienta al usuario – lector Bibliotecaria bibliográfico.
ubicando el material Biblioteca
M1.P05 31/12/2013

2.0
PÁGINA:
3 de 4
bibliográfico que requiere Pública

para su consulta interna o
externa.
1.3. Se hace entrega en calidad
de préstamo del material
bibliográfico y se diligencia la
ficha bibliográfica, anotando
la fecha de entrega y
devolución por parte del
usuario. Si el préstamo es
externo el usuario debe
entregar un documento de
identidad y registro en el
libro de préstamo.
1.4. Organizar en los estantes los
libros que el usuario – lector
ha dejado en las mesas,
salas de lectura o por
devolución de préstamo.
INVENTARIO, ROTULACIÓN Y
2 SISTEMATIZACIÓN DEL
MATERIAL BIBLIOGRAFICO:
2.1. Verificar, inventariar, sellar,

clasificar manualmente el ingreso
del nuevo material bibliográfico
que llega a la BPM.
2.2. Catalogar y rotular el
material bibliográfico según las
indicaciones de la Red Nacional
Biblioteca
de Bibliotecas Públicas. Bibliotecaria
Pública
2.3. Organización del material
bibliográfico en los estantes de la
BPM.
2.4. Digitar el inventario ya
verificado en la base de datos
para consulta interna y enviar
estadística mensual en el FUE
(Formulario Único de Estadística)
de la (RNBP) Red Nacional de
Bibliotecas Públicas.
RESPONSABLE
D
M1.P05 31/12/2013

2.0
PÁGINA:
4 de 4
SECRETARIO
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
OFICINA
Inicio
Orientación al usuario lector y

préstamo de material
bibliográfico
Inventario, rotulación y
sistematización del material
bibliográfico
Fin

Nombre: Martha Cecilia Sáenz Nombre: Ana Cecilia Gil Rueda Nombre: Comité de
Cargo: Auxiliar Administrativa Cargo: Representante Alta Coordinación del Sistema
Dirección MECI Control Interno
Cargo:
Fecha: 27/08/2014
DD/MM/AA DD/MM/AA
424
CPDIGO FECHA EMISION
M1.P05.F01
FECHA ACTUALIZACIÓN
VERSIÓN CONTROL ASISTENCIA DE USUARIOS LECTORES DE LA BIBLIOTECA
1.0 MUNICIPAL PAGINA:
NIT No. 800.095.728-2 1 de 1
FECHA: ____________________________________________________________ RESPONSABLE: ________________________________________________________
EDAD DESPLAZADO GENERO
13 18 27 INSTITUCION
ITEM NOMBRES Y APELLIDOS IDENTIFICACION 0A 7A 60 ETNIA AFRO
A A A EDUCATIVA
6 12 +
17 26 59 SI NO M F TEMA DE CONSULTA FIRMA
M1.P06 31/12/2013
VERSIÓN
LUDOTECA NAVES
1.0 PÁGINA:
1 de 5

“M1.P06 LUDOTECA NAVES”

M1.P06 31/12/2013
VERSIÓN
LUDOTECA NAVES
1.0 PÁGINA:
2 de 5
Objetivo:
Contribuir al desarrollo integral de los niños y niñas del municipio de Florencia a través de metodologías
lúdicas e innovadoras que garanticen el aprendizaje y el ejercicio de los deberes y derechos de la infancia.
Alcance:
La ludoteca NAVES opera en alianzas estratégicas con otras instancias del municipio para la ejecución de
sus proyectos, se articula con la administración municipal para garantizar su funcionamiento y es donde la
familia y la comunidad participan proactivamente en los procesos de la ludoteca innovando sus prácticas
Definiciones:
N.A.V.E.S.: (Niños Aprendiendo, Viviendo, Estudiando y Socializando)
Producto o servicio: Actividades lúdicas para los niños y niñas junto a sus familias, para promover la
apropiación de sus derechos y su desarrollo integral.
Normatividad:
Ley 98 de 1993, Por medio de la cual se dictan normas sobre democratización y fomento del libro colombiano
Ley 397 de 1997, Por la cual se desarrollan los artículos 70, 71 y 72 y demás artículos concordantes de la
Constitución Política y se dictan normas sobre patrimonio cultural, fomentos y estímulos a la cultura, se crea
el Ministerio de la Cultura y se trasladan algunas dependencias.
Ley 1379 de 2010, Por la cual se organiza la red nacional de bibliotecas públicas y se dictan otras
disposiciones
conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y
se dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación y salud, entre otros
Ley 1111 de 2006, Por la cual se modifica el estatuto tributario de los impuestos administrados por la
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
Recursos:
A. Tecnológicos: Equipo de cómputo, impresora, escanner, cámara de video, cámara fotográfica, sonido
con micrófono.
B. Logísticos: Juegos de piso, juegos de mesa, juguetería didáctica. material fungible y no fundible.
C. Humanos: Coordinador de la Ludoteca, Psicólogo, Auxiliar Ludotecario.

M1.P06 31/12/2013
VERSIÓN
LUDOTECA NAVES
1.0 PÁGINA:
3 de 5

ELABORACION DIAGNOSTICO
1 SOCIAL Y PLAN DE TRABAJO
ANUAL.
1.1 Realizar diagnóstico social del

municipio y de los niños, niñas y
familias beneficiarios del programa.
1.2 Realizar plan operativo anual de

actividades que faciliten el
aprendizaje, la creación, el Secretaria de
desarrollo de la imaginación, la Cultura, Deporte
Profesional
experimentación y la socialización y Recreación
Universitario
principalmente de los niños y las
(Ludoteca)
niñas.
1.3 Articular y coordinar los

procesos y actividades a realizar en Informes de
la Ludoteca, con los diferentes actividades, informes
entes del Consejo de Política Social estadísticos, planilla de
o comité de infancia del municipio. control de visitas a las
familias focalizadas.
1.4 Conceptuar y aplicar la
metodología Naves en cada una de
las actividades de la Ludoteca.
FOCALIZACION DE LOS NIÑOS Y

2 NIÑAS QUE SE VAN ATENDER:
2.1 Divulgación a través de los Secretaria de

gestores familiares que dispone el Cultura, Deporte
Instituto Colombiano de Bienestar y Recreación Profesional
Familiar. Universitario
(Ludoteca)
2.2 Registrar los niños, niñas y
familias que recibirán durante el año
la visita domiciliaria de los gestores
ludotecarios.
M1.P06 31/12/2013
VERSIÓN
LUDOTECA NAVES
1.0 PÁGINA:
4 de 5
ATENCION AL USUARIO Y
3 EJECUCIÓN DEL PROGRAMA:
3.1 Atender la Ludoteca Naves en

los días y horarios establecidos.
3.2 Coordinar con el jefe inmediato

los horarios especiales para
comunidades vulnerables.
3.3 Diseñar y promover el portafolio Secretaria de

de servicios de la Ludoteca en la Cultura, Deporte
Profesional
comunidad, así como su y Recreación
Universitario
organización para el liderazgo e
(Ludoteca)
institucionalización.
3.4 Facilitar el préstamo de juguetes

como posibilidad de generar
espacios ejercer el derecho al juego
en la familia y la escuela.
3.5 Coordinar y concertar

permanente con la administración
municipal los procesos que se
adelanten en la Ludoteca.
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS E
4 INVENTARIO DE LA JUGUETERIA:
3.1 Organizar los archivos, Secretaria de

inventarios y kardex de la Ludoteca Cultura, Deporte
Profesional
y Recreación
3.2 Actualizar diariamente el Universitario
registro de usuarios de la Ludoteca (Ludoteca)
y la consolidación de los informes
trimestrales.
M1.P06 31/12/2013
VERSIÓN
LUDOTECA NAVES
1.0 PÁGINA:
5 de 5
RESPONSABLE
SECRETARIO
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
OFICINA
Inicio
F L U J O
Elaboración diagnostico social

y plan de trabajo anual
Focalización de los niños y

niñas que se van atender
D E
D I A G R A M A
Atención al usuario y
ejecución del programa
Organización de archivos e
inventario de la juguetería
Fin

Nombre: Kimberly Andrade A. Nombre: Carlos A. Valencia Rubio Nombre: Comité de Coordinación
Cargo: Profesional Universitaria Cargo: Representante Alta del Sistema Control Interno
Dirección MECI Cargo:

M1.P07 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
ASEGURAMIENTO Y PRESTACIÓN DE
2.0 SERVICIOS DE SALUD PÁGINA:
1 de 6

“M1.P07 ASEGURAMIENTO Y PRESTACION
DE SERVICIOS DE SALUD”

1.0 31/12/2013 Adopción procedimientos
2.0 06/02/2017 Modificación del Cambio del nombre,

procedimientos ajustes a descripción del
procedimiento y
flujograma
M1.P07 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
2 de 6
Objetivo: Dar cumplimiento a la normatividad vigente, realizando Inspección y Vigilancia a las EPS e IPS del
Municipio de Florencia en lo relacionado con el Sistema General de Seguridad Social en Salud.
Alcance: Comprende desde la identificación y priorización de la población afiliada a régimen subsidiado,

actualización de la base de datos, atención al ciudadano, Inspección y Vigilancia las EPS e IPS del
Definiciones:
REGIMEN SUBSIDIADO: Es el mecanismo mediante el cual la población más pobre tiene acceso a los
servicios de salud a través de un subsidio que ofrece el Estado.
SUPERSALUD: Superintendencia Nacional de Salud
EPS: Empresas Prestadoras de Servicios de Salud
IPS: Institución Prestadora de Salud
FOSYGA: Fondo de Solidaridad de Garantía
IVC: Inspección Vigilancia y Control
PYP: Promoción y Prevención
Producto o servicio: Gestionar el aseguramiento y la prestación de servicios de salud
Normatividad:
Ley 1438 2011, Por la cual se reforma el Sistema General de Seguridad Social en Salud y se dictan otras
disposiciones.
Resolución 1344 de 2012, Por la cual se dictan disposiciones sobre el reporte de información de afiliación al
SGSSS y se efectúan modificaciones a la base de datos única de afiliados BDUA.
Acuerdo 415 de 2009, Por la cual se modifica la forma y condiciones de operación del Régimen Subsidiado
Circular 000006 Supersalud: informe de Auditoría del Régimen Subsidiado a la Superintendencia Nacional de
Salud
Circular Única Supersalud: Instrucciones Generales y remisión de información para la Inspección Vigilancia y
Control
Decreto 2353 de 2006Por el cual se unifican y actualizan las reglas de afiliación al Sistema General de
Seguridad Social en Salud, se crea el Sistema de Afiliación Transaccional y se definen los instrumentos para
garantizar la continuidad en la afiliación y el goce efectivo del derecho a la salud.
Recursos:
A. Tecnológicos: Equipo de Computo portátil, transporte, Impresora, Elementos de Archivo, Software
M1.P07 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
3 de 6
aplicativo de base de datos. línea telefónica, cámara fotográfica.

B. Logísticos: Papelería, cajas de archivo, mensajería. Toner impresora, escritorio.
C. Humanos: Técnico en sistemas, profesional universitario, ingeniero sistemas.
No DESCRIPCION DEL AREA CARGO PUNTO DE
1 Actualizar la Base de datos Secretaría de Salud Profesional Universitario El protocolo de
según resolución 1353 de transferencia de
2015,archivos S1, S2, NS, archivos (ftp) y
MS. TC, S5 archivos
2 Secretaría de Salud Profesional Universitario
Realizar Retiros en las Bases
Cruces base de
de Datos del Municipio, EPS-
datos única de
S y BDUA de los afiliados
afiliados (BDUA)
que cambian de Régimen.
3 Realizar depuraciones a las Secretaría de Salud Profesional Universitario Cruces base de
bases de datos para datos única de
encontrar duplicados, afiliados (BDUA)
usuarios mal identificados,
registros de usuarios con
datos inconsistentes.
4 Actualizar la Base de Datos Secretaría de Salud Profesional Universitario Base de datos
del Municipio con los
archivos digitales que el
Consorcio SAYP envía al
ente.
5 Cruzar las Bases de Datos Secretaría de Salud Profesional Universitario Cruces base de
con el fin de detectar datos única de
Fallecidos, Multiafiliados, afiliados (BDUA)
duplicados con el Régimen
de excepción y realizar el
debido proceso para el
Retiro.
6 Generar Copias de Secretaría de Salud Profesional Universitario Disco duro
Seguridad de las Bases de
datos del Régimen
Subsidiado, Listados
Censales, SISBEN y
Priorizados.
7 Realizar capacitación a los Secretaría de Salud Profesional Universitario Acta y lista de
funcionarios del área de asistencia a
aseguramiento sobre el capacitación
manejo del Aplicativo Rsub-
M1.P07 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
4 de 6
salud, los procesos a realizar

(ingresos, retiros, fallecidos,
actualización de documentos,
cambio de variables de
acuerdo a la normatividad
vigente).
8 Reportar las novedades Secretaría de Salud Profesional Universitario Cruces y actos
realizadas en las Bases de administrativos
Datos del Municipio (Actos
administrativos de retiros,
fallecidos, multiafiliaciones,
etc.) a la persona encargada
de la página WEB.
9 Realizar visitas de asistencia Secretaría de Salud Técnica administrativa, Actas de visita
técnica o de Inspección y Profesional Universitario
Vigilancia a las IPS en lo y/o Profesional
relacionado a la prestación especializado
del servicio.
10 Realizar visitas de asistencia Secretaría de Salud Técnica administrativa, Actas de visita
técnica o de Inspección y Profesional Universitario
Vigilancia a las EPS en lo y/o Profesional
relacionado a la prestación especializado
del servicio, aseguramiento,
procesos de afiliación, libre
elección,red contratada,
satisfacción de los usuarios,
promoción PYP, estado de
cartera entre otras de
acuerdo a normatividad.
11 Realizar Búsqueda Activa de Secretaría de Salud Profesional Universitario Actas de visita
Prestadores de Servicios de y/o Profesional
Salud No Habilitados en el especializado
Municipio de Florencia
12 Solicitar informe a las EPS Secretaría de Salud Profesional Universitario Oficios
para dar cumplimiento a la Auxiliar Administrativo
Circular 0017 del
Departamento y Resolución
006 de la Supersalud.
13 Analizar y evaluar los Secretaría de Salud Profesional Universitario Informe
informes de Prestación del
Servicio de las EPS-S
14 Solicitud y recepción de Secretaría de Salud Auxiliar Administrativo Oficios
listados censales ybases de
M1.P07 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
5 de 6
datos, para la promoción de

la Afiliación en salud.
15 Elaboración y presentación Secretaría de Salud Asesor y Informe

del informe de Auditoría al Profesional Universitario
aseguramiento y prestación
del servicio del Sistema de
Salud.
16 Envío del informe al Secretaría de Salud Auxiliar Administrativo Oficio e informe
Departamento
17 Envío requerimientos a la Secretaría de Salud Profesional universitario, Oficios

Supersalud y Ministerios de profesional
Salud y Protección Social Especializado, Asesor
y/o Secretario
despacho
18 Atención al Ciudadano y Secretaría de Salud Técnico Administrativo y Informes, Oficios
Participación Social profesional enviados, Actas de
especializado reuniones.
19 Promoción a la afiliación al Secretaría de Salud Profesional Universitario Informes, Oficios,

Régimen Subsidiado y Actas, Fotos
Contributivo
20 Archivo de documentos Secretaría de Salud Auxiliar Administrativo Archivo

M1.P07 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
6 de 6
RESPONSABLE
PROFESIONAL UNIVERSITARIO/Especializado – TÉCNICO ADMINSTRATIVO – AUX. ADMTIVO-ASESOR
Inicio Capacitación
Aplicativo
RSUBSALUD Envío Informe al
Departamento
Actualizar Base de
Datos Reportar novedades
en la Web Envio requerimientos a
F L U J O
la Supersalud,
Retiro de los Afiliados Ministerio Salud y
Visitas a IPS, EPS y protección social.
prestadores No
Habilitados
Atención al
Depuración Base de
D E
Ciudadano y
Datos
Solicitud de Informe a Participación Social
EPS .
D I A G R A M A
Actualizar Base de
Datos según Análisis Informe EPS Promoción a la
información del afiliación al Régimen
Consorcio SAYP Subsidiado y
Contributivo
Solicitud, recepción y
Cruzar Base de afiliación de Listados
Datos Censales
Archivo
Elaboración de
Copias de Seguridad Informe Resultado de
Auditoría Fin

Nombre: Diana Marcela Silva F. Nombre: Mallerly Gonzalez Arias Nombre: Comité de Coordinación del
Cargo: Asesora Cargo: Secretaria de Salud Sistema Control Interno
Cargo:

M1.P08 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
CONTINUIDAD DEL ASEGURAMIENTO
2.0 DE LOS AFILIADOS AL RÉGIMEN PÁGINA:
SUBSIDIADO 1 de 5

“M1.P08 CONTINUIDAD DEL ASEGURAMIENTO DE LOS
AFILIADOS AL RÉGIMEN SUBSIDIADO”

1.0 31/12/2013 Adopción
Procedimientos
2.0 06/02/2017 Modificación Ajuste definiciones,
procedimiento normatividad,
responsables, ítem 9-
descripción de
actividades
M1.P08 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
SUBSIDIADO 2 de 5
Objetivo: Formalizar el respaldo de la afiliación de las personas beneficiadas al Régimen subsidiado tanto
de continuidad como de ampliación de cobertura, mediante la celebración y tramite del Instrumento
Jurídico.
Alcance: Ejecución de actividades que busquen la continuidad del aseguramiento de la población afiliada al
Régimen Subsidiado y de la Población Pobre no asegurada al Sistema General de Seguridad Social en
Salud para el goce efectivo de sus derechos en salud.
Definiciones:
Régimen Subsidiado: Es el mecanismo mediante el cual la población más pobre sin capacidad de pago
tiene acceso a los servicios de salud a través de un subsidio que ofrece el Estado.
Instrumento Jurídico: Acto Administrativo (Resolución) por medio del cual se garantizan los recursos para el
pago de las EPS de los afiliados y la población pobre no asegurada al Sistema de Seguridad Social en
Salud del Régimen Subsidiado.
Producto o servicio: Instrumento Jurídico, Resolución Expedida por el Despacho para el respaldo de la
afiliación.
Normatividad:
Ley 1438 de 2011 Por medio de la cual se reforma el Sistema General de Seguridad Social en Salud y se
Ley 715 de 2001 Art 44. Competencias de los Municipios.
Ley 1122 de 2007 Por la cual se hacen algunas modificaciones en el Sistema General de Seguridad Social
en Salud y se dictan otras disposiciones
Ley 1438 de 2011 Por medio de la cual se reforma el Sistema General de Seguridad Social en Salud y se
dictan otras disposiciones, entre otras la forma de Administrar el Régimen Subsidiado.
Decreto 971 de 2011 por medio del que se define el instrumento a través del cual el Ministerio de la
Protección Social girará los recursos del Régimen Subsidiado, a las Entidades Promotoras de Salud, se
establecen medidas para agilizar el flujo de recursos entre EPS e Instituciones Prestadoras de Servicios de
Salud y se dictan otras disposiciones.
Decreto 2353 de 2006Por el cual se unifican y actualizan las reglas de afiliación al Sistema General de
Seguridad Social en Salud, se crea el Sistema de Afiliación Transaccional y se definen los instrumentos
para garantizar la continuidad en la afiliación y el goce efectivo del derecho a la salud.
Recursos:
a. Tecnológicos: equipo de cómputo, Impresora, internet, Línea telefónica larga distancia
b. Logísticos: papelería,
c. Humanos: Profesional Universitario, Auxiliar Administrativo.
M1.P08 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
SUBSIDIADO 3 de 5

RESPONSABL RESPONSABLE CONTROL
E
1 RECEPCION DE LA MATRIZ DE Secretaría de Asesor
RECURSOS ESTIMADOS POR Salud
FUENTE DE FINANCIACION: El
Ministerio de Salud y Protección Social
allega vía correo electrónico la matriz en
la cual indica la población, recursos
económicos y el valor de la UPC para la
siguiente vigencia.
2 SOLICITUD DE ADICION Secretaría de Expedición
PRESUPUESTAL: Salud Secretario (a) de Instrumento jurídico
El funcionario competente, proyecta Salud Municipal Acto Administrativo
oficio para la firma del Secretario (a) de -
Salud Municipal adjuntando matriz para Profesional
ser remitida a la oficina de Presupuesto Universitario
para que se adicionen los recursos Seguimiento y
señalados en dicho documento. verificación a las
3 SOLICITUD DISPONIBILIDADES Secretaría de Secretario (a) de fechas de entrega
PRESUPUESTALES: Salud Salud Municipal del Instrumento
De acuerdo a la actividad 1 y 2, se - Jurídico
solicita al Área competente SOLICITUD Profesional
DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL Universitario
por cada uno de los rubros para la Cruce de
expedición del CERTIFICADO DE información para
DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL conocer los datos
(CDP) suscrito por el área de de la población
Presupuesto para respaldar la afiliada y
continuidad de los afiliados al Régimen beneficiaria
Subsidiado.
4 BASE DE DATOS AFILIADOS A Secretaría de Profesional
REGIMEN SUBSIDIADO: El funcionario Salud Universitario
competente cruza información con el
aplicativo SIMUS 2010 y FOSYGA para
conocer los beneficiarios de Régimen
Subsidiado por cada una de las EPS.
M1.P08 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
SUBSIDIADO 4 de 5
5 PROYECCION y REMISION DE Secretaría de Secretario (a) de

INSTRUMENTO JURIDICO: Se proyecta Salud - Salud Municipal
Acto Administrativo (Resolución) para la -
firma del Alcalde (sa) tomando como Profesional
insumo la actividad 4 y se adjuntan los Universitario
documentos descritos en la actividad 2 y
3, previa revisión del Secretario (a) de
Salud Municipal y se remite para Vo.Bo.
6 REVISIÓN ACTO ADMINISTRATIVO: Oficina Asesora Jefe Oficina

Se allega Acto Administrativo a la Oficina Jurídica Asesora Jurídica
Asesora Jurídica y Asesor Externo del Asesor Externo
Municipio para su revisión y Vo.Bo., y
posterior firma del Alcalde (sa).
7 FIRMA ACTO ADMINISTRATIVO: Una Despacho Alcalde (sa)

vez revisado el documento referido se Alcalde (sa)
procede a la firma del Representante
Legal del Municipio
8 REMISION DEL INSTRUMENTO Secretaría de Aux.
JURIDICO: Se remite en físico Acto Salud Administrativo
Administrativo firmado a cada una de las
EPS-S, a la Secretaría de Salud
Departamental, Secretaría de Hacienda,
Administrativo y Tesorería Municipal
9 AJUSTE AL INSTRUMENTO Secretaría de Secretario (a) de

JURIDICO: En caso de que el Ministerio Salud Salud Municipal
de Salud y Protección Social ajuste la -
matriz de Recursos Estimados por Profesional
Fuente de Financiación para la vigencia, Universitario
se procederá a modificar el Acto
Administrativo. Por lo tanto, se inicia
nuevamente con las actividades
descritas en el presente procedimiento.
10 Archiva: Documentos soportes de Secretaría de Auxiliar
acuerdo a la Ley General de Archivo Salud Administrativo
RESPONSABLE
D I
A
AUXILIAR PROFESIONAL JEFE OFICINA / ALCADE (SA)

M1.P08 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
SUBSIDIADO 5 de 5
ADMINISTRATIVO UNIVERSITARIO/ASESOR/SECRETARIO
DE DESPACHO
Inicio
Recepción de la matriz
Solicitud de Adición
Presupuestal
Solicitud de
Disponibilidades
Presupuestales
Base de datos afiliados a

régimen subsidiado
Revisión Acto
Proyección y Remisión Acto
Administrativo
Administrativo
Remisión Instrumento Firma Acto Administrativo

Jurídico
Ajuste del
Instrumento Jurídico
Archivo

Cargo:

M1.P09 31/12/2013
VERSIÓN
PAGO APORTES FINANCIEROS
1.0 A LAS EPS PÁGINA:
1 de 4

“M1.P09 PAGO APORTES FINANCIEROS A LAS EPS”

M1.P09 31/12/2013
VERSIÓN
2 de 4
Objetivo: Certificar el pago a las EPS y realizar su cancelación con relación al reporte de novedades
avaladas.
Alcance: Financiamiento de la prestación de servicios con las empresas prestadoras del servicio al
Régimen Subsidiado y garantizar así, el aseguramiento de la población afiliada en condiciones de
continuidad y ampliación de cobertura.
Definiciones:
FTP: Protocolo de transferencia de archivos
Producto o servicio: Pago a las EPS dentro del plazo establecido por la normatividad vigente.
Normatividad:
Acuerdo 415 de 2009, Por la cual se modifica la forma y condiciones de operación del Régimen Subsidiado.
Ley 1438 de 2011, Por medio de la cual se reforma el Sistema General de Seguridad Social en Salud y se
dictan otras disposiciones
Decreto Ley 1281 de 2002, Por el cual se expiden las normas que regulan los flujos de caja y la utilización
oportuna y eficiente de los recursos del sector salud y su utilización en la prestación
Articulo 22 Decreto 050 de 2003, Por el cual se adoptan unas medidas para optimizar el flujo financiero de
los recursos del régimen subsidiado del Sistema General de Seguridad Social en Salud y se dictan otras
disposiciones.
Recursos:
A. Tecnológicos: Equipo de computo, impresora, internet,
B. Logísticos: Papelería, toner impresora, orden para fotocopias, mensajería
C. Humanos: Técnico en sistemas, profesional universitario, ingeniero sistemas.

M1.P09 31/12/2013
VERSIÓN
3 de 4

1 Descargar Archivo del FOSYGA: Secretaría de Salud Profesional
El funcionario competente - G.I.T Universitario
descarga el Archivo de liquidación Aseguramiento y
mensual de afiliados del régimen Prestación del
subsidiado del Municipio de Servicio
Florencia del FTP de la página del
Fosyga, según fechas estipuladas
por el Ministerio.
Verificación de Archivos: Se Secretaría de Salud Profesional
procede a verificar los registros - G.I.T Universitario
2 reportados (liquidación, Aseguramiento y
restituciones, neto, giro Prestación del
liquidación), en el Resumen Servicio
Liquidación Mensual de Afiliados
reportada por el ministerio de Documentos
Salud y Protección Social, para soportes
proyectar oficio de pago a las EPS. emitidos por el
Ministerio de
Secretaría de Salud Secretario de Salud Salud y
Firma del Oficio/Certificado de
3 - G.I.T Municipal Protección
Pago: En dicho documento se
Aseguramiento y Social según
establece el monto a cancelar a
Prestación del liquidación
cada EPS discriminado por fuente
Servicio mensual de
de financiación.
afiliados
Secretaría de Salud Profesional
Remisión para pago: Se remite - G.I.T Universitario
4 oficio con soportes a que haya Aseguramiento y
lugar para el trámite de pago a Prestación del
cada una de las EPS. Servicio
Secretaría de Salud Auxiliar

5 - G.I.T Administrativo
Aseguramiento y
Archivo proceso con los anexos
Prestación del
Servicio
M1.P09 31/12/2013
VERSIÓN
4 de 4
RESPONSABLE
AUXILIAR
PROFESIONAL UNIVERSITARIO SECRETARIO DE DESPACHO
ADMINISTRATIVO
Inicio
F L U J O
Descargar Archivo del

FOSYGA
D E
Verificación de Archivos
D I A G R A M A
Oficio / Certificado de Pago Firma
Remisión para Pago

Archivar

Nombre: Mauth Heredia Lemus Nombre: Carlos A. Valencia Rubio Nombre: Comité de
Cargo: Profesional Universitaria Cargo: Representante Alta Coordinación del Sistema
Cargo:
Fecha: 05/12/2013 Fecha: 23/12/2013
DD/MM/AA
M1.P10 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
ACTUALIZACIÓN Y REPORTE DE BASE
2.0 DE DATOS DE AFILIADOS PÁGINA:
1 de 5

“M1.P10 ACTUALIZACIÓN Y REPORTE DE
BASE DE DATOS DE AFILIADOS”


procedimiento normatividad
M1.P10 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
2 de 5
Objetivo: Recibir, validar e incorporar las novedades presentadas por las EPS, Direcciones Departamental,
Ministerio de Salud y Protección Social o otras fuentes que permitan mantener actualizada la información de
los afiliados al Régimen Subsidiado y dar cumplimiento a la normatividad vigente.
Alcance: Aplicación de criterios de priorización definidos en las normas para que las personas en situación de
mayor pobreza y/o vulnerabilidad estén habilitadas y puedan recibir los subsidios de salud, de acuerdo con la
disponibilidad de recursos del Estado.
Definiciones:
N.A
Avalar y afiliar a las personas con derecho conforme a la normatividad vigente y Base de Datos actualizada
para la prestación del servicio a los afiliados.
Normatividad:
Ley 1438 de 2011, Por la cual se reforma el Sistema General de Seguridad Social en Salud y se dictan otras
disposiciones
conformidad con los artículos 151, 288, 356 y 357 (Acto Legislativo 01 de 2001) de la Constitución Política y se
dictan otras disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación y salud, entre otros, Ley
100 de 1993, Por medio del cual se crea el sistema de seguridad social integral
Acuerdo 415 2009, Por la cual se modifica la forma y condiciones de operación del Régimen Subsidiado
Resolución 2353 del 2015, Por el cual se unifican y actualizan las reglas de afiliación al Sistema General de
Seguridad Social en Salud, se crea el Sistema de Afiliación Transaccional y se definen los instrumentos para
garantizar la continuidad en la afiliación y el goce efectivo del derecho a la Salud.
Recursos:
A. Tecnológicos: Equipo de computo, impresora, CD, internet, línea telefónica.

B. Logísticos: papelería, tinta impresora,
C. Humanos: Profesional universitario, ingeniero de sistemas, técnico en sistemas o administrativo, auxiliar
administrativo.
M1.P10 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
3 de 5

1 Recepción de Novedades: Se
recibe de las EPS los paquetes
de novedades ( Fallecidos,
nacimientos, traslados,
Auxiliar
afiliaciones nuevas, retiros, Secretaría de
Administrativo
actualización de documentos) Salud
o Técnico
con sus respectivos soportes, que
se radican en la planilla de control
de correspondencia
2 Revisión de FUA y documentos

soportes : El funcionario
competente revisa el contenido de
los FUA, en especial el estado de
las personas en diferentes bases
Secretaría de
de datos (Fosyga historial Técnico o Auxiliar Planillas para realizar
Salud
usuario, DNP puntaje usuario, administrativo seguimiento al cargue
Base de la registraduria en la base de datos
identificación, aplicativo SIMUS)
Registro en Planilla de
3 Cargue en Base de Datos: Una Usuarios Atendidos
vez verificado, se realiza el
cargue de usuario en base de Cruce de Base de
datos del Aplicativo SIMUS, si el Secretaría de Técnico o Auxiliar Datos para identificar
usuario cumple con los requisitos, Salud administrativo inconsistencias
de no cumplir se devuelven los
documentos a la EPS.
4 Relación de FUA: Se realiza la Profesional

relación de FUA avalados y Universitario,
glosados (no cumplen con Técnico y Auxiliar
requisitos) para envió con oficio a Secretaría de Administrativo
las EPS prestadoras del servicio Salud
de salud. Los FUA glosados se
publican por edicto.
5 Cruce base de datos: Se realiza

Secretaría de
cruce de base de datos para Profesional
Salud
detectar inconsistencias en el Universitario
cargue de los FUA. En caso de
M1.P10 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
4 de 5
inconsistencias, se realizan
nuevamente las respectivas
verificaciones y correcciones en
base de datos. Después del cruce
de información el Usuario forma
parte del Sistema General de
Seguridad Social en Salud
6 Novedades: En caso de
presentarse reactivaciones,
suspensiones, retiros y traslados,
el funcionario competente verifica
Secretaría de Técnico
el estado del afiliado en el
Salud Administrativo
aplicativo municipal, FOSYGA y
DNP, y solicita la documentación
requerida
7 Actualización del Estado del

Afiliado: Se registra la solicitud
Secretaría de Técnico
requerida por el usuario en la
Salud Administrativo
base de datos municipal
8 Remisión de Novedades: Se
proyecta oficio para firma del
Profesional Universitario
Profesional
encargado del área con las
Secretaría de Universitario
novedades diarias para ser
Salud Técnico
remitidas por correo físico y
Administrativo
electrónico a las EPS
correspondientes
9 Archiva: Se archiva la Secretaría de Técnico y Auxiliar

documentación con todos sus Salud Administrativo
anexos conforme a la Ley general
de archivo.
RESPONSABLE
D
M1.P10 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
5 de 5
AUXILIAR ADMINISTRATIVO- PROFESIONAL

SECRETARIO DE DESPACHO
TECNICO UNIVERSITARIO
Inicio
Recepción de Novedades
Revisión de FUA y
Documentos Soportes
Cargue en Base de Datos
Relación de FUA Cruce Base de Datos
Novedades
Actualización del Estado Remisión de Novedades

del Afiliado
Archivo
Fin

Nombre: Diana Marcela Silva F. Nombre: Mallerly González Arias Nombre: Comité de Coordinación del
Cargo:

M1.P11 31/12/2013
VERSIÓN
INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL
1.0 A LOS FACTORES DE RIESGO PÁGINA:
AMBIENTAL 1 de 4

“M1.P11 INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL
A LOS FACTORES DE RIESGO AMBIENTAL”

1.0 31/12/2013 Adopción
Procedimientos
M1.P11 31/12/2013
VERSIÓN
AMBIENTAL 2 de 4
Objetivo: Orientar acciones que prevención e intervención de los problemas de salud ambiental con el fin de
promover un entorno saludable.
Alcance: Identificación y evaluación de los factores de riesgo ambiental que afectan la salud de la comunidad y
el medio ambiental.
Definiciones:
Aguas Servidas: Residuos líquidos provenientes del uso domestico, comercial e industrial.
Biodiversidad: Es la variabilidad de organismos vivos de cualquier fuente, incluidos entre otras cosas los
ecosistemas terrestres, marinos, acuáticos, comprende la diversidad de la especie entre la especies y los
ecosistemas.
Saneamiento básico: Es la rama de la salubridad destinada a eliminar los riesgos del ambiente natural,
sobretodo, resultantes de la vida común para crear y promover condiciones óptimas para la salud.
Vertimiento: Descarga final a un cuerpo de agua, aun alcantarillado al suelo, de elementos, sustancias o
compuestos contenidos en un medio líquido.
Ecosistema: Es un conjunto de especies de un área determinada que interactúan entre ellas y con su
ambiente abiótico mediante procesos como la depredación. Parasitismo, competencia y simbiosis.
Ambiente: Región, alrededores y circunstancias en las que se encuentra un ser u objeto. El ambiente de un
individuo comprende dos tipos de constituyentes: 1. El medio puramente físico o abiótico, en el cual él existe
(aire, agua) y 2. El componente biótico que comprende la materia orgánica no viviente y todos los organismos,
plantas y animales de la región, incluida la población específica a la que pertenece el organismo.
Área Urbana: Espacios que contienen la población nucleada, en los que prevalece como uso del suelo el
soporte de construcciones, infraestructura y servicios, incluyendo espacios con vegetación destinados al
esparcimiento. Constituyen el espacio territorial de mayor desarrollo de actividades secundarias y terciarias.
Estos espacios urbanos, componentes de la estructura territorial, guardan relaciones interactivas con las áreas
rurales circundantes, con una transición gradual mediante espacios intercalados de una y otra hasta la
prevalencia de una de ellas.
Área Rural: Espacio donde predominan las actividades productivas del sector primario, conteniendo además
las trazas de sistemas de transporte, instalaciones industriales, generación eléctrica, población y servicios,
todos ellos dispersos. Estos espacios rurales, componentes de la estructura territorial, guardan relaciones
interactivas con las áreas urbanas a las que rodea, con una transición gradual mediante espacios intercalados
de una y otra hasta la prevalencia de una de ellas.
Producto o servicio: Actas de vigilancia y seguimiento
Normatividad:
• Ley 09 de 1979. Código Sanitario Nacional
• Ley 100 de 1993. Sistema General de Seguridad Social en Salud.
• Ley 1122 de 2007. Reforma al Sistema General de Seguridad Social en Salud.
• Ley 715 de 2001. Norma orgánica en materia de recursos y competencias en salud y educación de los
entes territoriales a nivel nacional, departamental y municipal.
M1.P11 31/12/2013
VERSIÓN
AMBIENTAL 3 de 4
• Documento CONPES 3550 de 2008. Política Nacional de Salud Ambiental.

• Decreto 948 de 1995. Protección y Control de la calidad del aire.
Recursos
A. Tecnológicos: Computador, Video Bean.
B. Logísticos; Formatos de Actas de visita y seguimiento, lapicero.
C. Humanos: Ingeniero Ambiental / Ingeniero Agro ecólogo

No. AREA CARGO PUNTO DE
DESCRIPCION DEL RESPONSABLE RESPONSABLE CONTROL
PROCEDIMIENTO
1 Programación de acciones a Secretaría de Profesional
desarrollar: Se realiza cronograma de Salud - G.I.T Universitario
trabajo conforme a: Salud Pública y
a) Solicitud del Interesado, Promoción
b) Requerimiento, Social
c) Visita de Oficio (según
programación)
d) Iniciativa de la entidad de
acuerdo a identificación de factores de
riesgo.
2 Ejecución de las actividades: De Secretaría de Profesional

acuerdo a los factores de riesgo Salud - G.I.T Universitario
identificados, se realizan actividades Salud Pública y
Plan de Acción
de inspección, vigilancia y control de Promoción
salud ambiental de acuerdo a la Social
Actas de Inspección
normatividad vigente, a través de
inspecciones, adelanto de campañas
educativas y coordinación
interinstitucional
3 Secretaría de Profesional
Salud - G.I.T Universitario
Seguimiento: Seguimiento y
Salud Pública y
evaluación a las acciones realizadas
Promoción
Social
4 Elaboración de Informe: El Secretaría de Profesional
funcionario competente elabora Salud - G.I.T Universitario
informe de la gestión realizada para Salud Pública y
presentación al Secretario de Promoción
Despacho. Social
5 Archiva: De acuerdo a la Ley general Secretaría de Profesional
M1.P11 31/12/2013
VERSIÓN
AMBIENTAL 4 de 4
de archivo Salud - G.I.T Universitario

Salud Pública y
Promoción
Social
RESPONSABLE
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
Inicio
F L U J O
Programar
Actividades
Ejecución
D E
Actividades
D I A G R A M A
Seguimiento
Elaboración de
Informe
Archiva

Nombre: Francy Cruz Cuellar Nombre: Carlos A. Valencia Rubio Nombre: Comité de Coordinación

M1.P12 31/12/2013
VERSIÓN
1.0 DE LOS RIESGOS DE CONSUMO, PÁGINA:
BIOLÓGICO Y QUÍMICO 1 de 8

DE LOS RIESGOS DE CONSUMO, BIOLÓGICO Y QUÍMICO”

M1.P12 31/12/2013
VERSIÓN
Objetivo: Verificar el cumplimiento de normatividad, condiciones higiénicas sanitarias para la prevención de los
riesgos de consumo, biológico y químico.
Alcance: Evaluación de las condiciones higiénico-sanitarias y cumplimiento de normatividad por parte de los
establecimientos que pueden ocasionar riesgos de tipo biológico, químico y de consumo-.
Definiciones
Riesgos de Consumo:
Actividad acuosa. (Aw): en la cantidad de agua disponible en un alimento necesaria para el crecimiento y
proliferación de microorganismos.
Alimento: Todo producto natural o artificial, elaborado o no, que ingerido aporta al organismo humano los
nutrientes y la energía necesarios para el desarrollo de los procesos biológicos. Quedan incluidas en la
presente definición las bebidas no alcohólicas, y aquellas sustancias con que se sazonan algunos comestibles
y que se conocen con el nombre genérico de especia.
Alimento adulterado: El alimento adulterado es aquel:
a. Al cual se le hayan sustituido parte de los elementos constituyentes, reemplazándolos o no por otras
sustancias;
b. Que haya sido adicionado por sustancias no autorizadas;
c. Que haya sido sometido a tratamientos que disimulen u oculten sus condiciones originales, y
d. Que por deficiencias en su calidad normal hayan sido disimuladas u ocultadas en forma fraudulenta
sus condiciones originales.
Alimento alterado: Alimento que sufre modificación o degradación, parcial o total, de los constituyentes que le
son propios, por agentes físicos, químicos o biológicos.
Alimento contaminado: Alimento que contiene agentes y/o sustancias extrañas de cualquier naturaleza en
cantidades superiores a las permitidas en las normas nacionales, o en su defecto en normas reconocidas
internacionalmente.
Alimento de mayor riesgo en salud pública: Alimento que, en razón a sus características de composición
especialmente en sus contenidos de nutrientes, Aw actividad acuosa y pH, favorece el crecimiento microbiano y
por consiguiente, cualquier deficiencia en su proceso, manipulación, conservación, transporte, distribución y
comercialización, puede ocasionar trastornos a la salud del consumidor.
Alimento falsificado: Alimento falsificado es aquel que:
a. Se le designe o expenda con nombre o calificativo distinto al que le corresponde;
b. Su envase, rótulo o etiqueta contenga diseño o declaración ambigua, falsa o que pueda inducir o
producir engaño o confusión respecto de su composición intrínseca y uso, y
c. No proceda de sus verdaderos fabricantes o que tenga la apariencia de caracteres generales de un
producto legítimo, protegido o no por marca registrada, y que se denomine como este, sin serlo.
Alimento perecedero: El alimento, que en razón de su composición, características fisicoquímicas y
biológicas, pueda experimentar alteración de diversa naturaleza en un tiempo determinado y que, por lo tanto,
exige condiciones especiales de proceso, conservación, almacenamiento, transporte y expendio.
Ambiente: Cualquier área interna o externa delimitada físicamente que forma parte del establecimiento
M1.P12 31/12/2013
VERSIÓN
destinado a la fabricación, al procesamiento, a la preparación, al envase, almacenamiento y expendio de

alimentos.
Autoridad sanitaria competente: Por autoridad competente se entenderá al Instituto Nacional de Vigilancia y
Medicamentos y Alimentos, Invima, y a las Direcciones Territoriales de Salud, que, de acuerdo con la ley,
ejercen funciones de inspección, vigilancia y control, y adoptan las acciones de prevención y seguimiento para
garantizar el cumplimiento a lo dispuesto en el presente Decreto.
Buenas prácticas de manufactura: Son los principios básicos y prácticas generales de higiene en la
manipulación, preparación, elaboración, envasado, almacenamiento, transporte y distribución de alimentos para
consumo humano, con el objeto de garantizar que los productos se fabriquen en condiciones sanitarias
adecuadas y se disminuyan los riesgos inherentes a la producción.
Biotecnología de tercera generación: Es la rama de la ciencia basada en la manipulación de la información
genética de las células para la obtención de alimentos.
Certificado de inspección sanitaria: Es el documento que expide la autoridad sanitaria competente para los
alimentos o materias primas importadas o de exportación, en el cual se hace constar su aptitud para el
consumo humano.
Desinfección - descontaminación: Es el tratamiento fisicoquímico o biológico aplicado a las superficies
limpias en contacto con el alimento con el fin de destruir las células vegetativas de los microorganismos que
pueden ocasionar riesgos para la salud pública y reducir sustancialmente el número de otros microorganismos
indeseables, sin que dicho tratamiento afecte adversamente la calidad e inocuidad del alimento.
Diseño sanitario: Es el conjunto de características que deben reunir las edificaciones, equipos, utensilios e
instalaciones de los establecimientos dedicados a la fabricación, procesamiento, preparación, almacenamiento,
transporte, y expendio con el fin de evitar riesgos en la calidad e inocuidad de los alimentos.
Embarque: En la calidad de materia prima o alimento que se transporta en cada vehículo en los diferentes
medios de transporte, sea que, como tal, constituya un lote o cargamento o forme parte de otro.
Equipo: Es el conjunto de maquinaria, utensilios, recipientes, tuberías, vajilla y demás accesorios que se
empleen en la fabricación, procesamiento, preparación, envase, fraccionamiento, almacenamiento, distribución,
transporte, y expendio de alimentos y sus materias primas.
Expendio de alimentos: Es el establecimiento destinado a la venta de alimentos para consumo humano.
Fábrica de alimentos: Es el establecimiento en el cual se realice una o varias operaciones tecnológicas,
ordenadas e higiénicas, destinadas a fraccionar, elaborar, producir, transformar o envasar alimentos para el
consumo humano.
Higiene de los alimentos: Son el conjunto de medidas preventivas necesarias para garantizar la seguridad,
limpieza y calidad de los alimentos en cualquier etapa de su manejo.
Infestación: Es la presencia y multiplicación de plagas que pueden contaminar o deteriorar los alimentos y/o
materias primas.
Ingredientes primarios: Son elementos constituyentes de un alimento o materia prima para alimentos, que
una vez sustituido uno de los cuales, el producto deja de ser tal para convertirse en otro.
Ingredientes secundarios: Son elementos constituyentes de un alimento o materia prima para alimentos, que,
de ser sustituidos, pueden determinar el cambio de las características del producto, aunque este continúe
siendo el mismo.
Limpieza: Es el proceso o la operación de eliminación de residuos de alimentos u otras materias extrañas o
indeseables.
Manipulador de alimentos: Es toda persona que interviene directamente y, aunque sea en forma ocasional,
M1.P12 31/12/2013
VERSIÓN
en actividades de fabricación, procesamiento, preparación, envase, almacenamiento, transporte y expendio de

alimentos.
Materia prima: Son las sustancias naturales o artificiales, elaboradas o no, empleadas por la industria de
alimentos para su utilización directa, fraccionamiento o conversión en alimentos para consumo humano.
Insumo: Comprende los ingredientes, envases y empaques de alimentos.
Proceso tecnológico: Es la secuencia de etapas u operaciones que se aplican a las materias primas y demás
ingredientes para obtener un alimento. Esta definición incluye la operación de envasado y embalaje del
producto terminado.
Registro sanitario: Es el documento expedido por la autoridad sanitaria competente, mediante el cual se
autoriza a una persona natural o jurídica para fabricar, envasar; e importar un alimento con destino al consumo
humano.
Restaurante o establecimiento de consumo de alimentos: Es todo establecimiento destinado a la
preparación, consumo y expendio de alimentos.
Sustancia peligrosa: Es toda forma material que durante la fabricación, manejo, transporte, almacenamiento o
uso pueda generar polvos, humos, gases, vapores, radiaciones o causar explosión, corrosión, incendio,
irritación, toxicidad, u otra afección que constituya riesgo para la salud de las personas o causar daños
materiales o deterioro del ambiente.
Vigilancia epidemiológica de las enfermedades transmitidas por alimentos: Es el conjunto de actividades
que permite la recolección de información permanente y continua; tabulación de esta misma, su análisis e
interpretación; la toma de medidas conducentes a prevenir y controlar las enfermedades transmitidas por
alimentos y los factores de riesgo relacionados con las mimas, además de la divulgación y evaluación del
sistema.
Riesgos biológicos:
Bioseguridad: Son las prácticas que tienen por objeto eliminar o minimizar el factor de riesgo que pueda llegar
a afectar la salud o la vida de las personas o pueda contaminar el ambiente.
Residuos no peligrosos: Son aquellos producidos por el generador en cualquier lugar y en desarrollo de su
actividad, que no presentan ningún riesgo para la salud humana y/o el medio ambiente.
Desactivación: Es el método, técnica o proceso utilizado para transformar los residuos hospitalarios y similares
peligrosos, inertizarlos, si es el caso, de manera que se puedan transportar y almacenar, de forma previa a la
incineración o envío al relleno sanitario, todo ello con objeto de minimizar el impacto ambiental y en relación
con la salud. En todo caso, la desactivación debe asegurar los estándares de desinfección exigidos por los
Ministerios del Medio Ambiente y Salud.
Establecimiento: Es la persona prestadora del servicio de salud a humanos y/o animales, en las actividades,
manejo e instalaciones relacionadas con la promoción, prevención, diagnóstico, tratamiento, rehabilitación,
docencia e investigación, manejo de bioterios, laboratorios de biotecnología, farmacias, cementerios, morgues,
funerarias, hornos crematorios, centros de pigmentación y/o tatuajes, laboratorios veterinarios, centros de
zoonosis y zoológicos que generan residuos hospitalarios y similares.
Microorganismo: Es cualquier organismo vivo de tamaño microscópico, incluyendo bacterias, virus, levaduras,
hongos, actinomicetos, algunas algas y protozoos.
Residuos peligrosos: Son aquellos residuos producidos por el generador con alguna de las siguientes
características: infecciosas, combustibles, inflamables, explosivas, reactivas, radiactivas, volátiles, corrosivas
M1.P12 31/12/2013
VERSIÓN
y/o tóxicas, que pueden causar daño a la salud humana y/o al medio ambiente
Tratamiento: Es el proceso mediante el cual los residuos hospitalarios y similares provenientes del generador
son transformados física y químicamente, con objeto de eliminar los riesgos a la salud y al medio ambiente.
Plan de Gestión Integral de Residuos Hospitalarios y Similares (PGIRHS): Documento, que contiene de manera
organizada y coherente las actividades necesarias para la gestión de los residuos hospitalarios y similares.
Riesgos químicos:
Sustancia química: Son elementos químicos y compuestos que presentan algún riesgo para la salud, para la
seguridad o el medio ambiente.
Plaguicida: Es cualquier sustancia o mezcla de sustancias químicas o naturales utilizadas para prevenir,
eliminar, repeler, controlar e interrumpir el crecimiento de plagas.
Derrame: Fuga, descarga o emisión, producida por practica o manipulación inadecuada de las sustancias
peligrosas.
Producto químico: Designa los elementos y compuestos químicos, y sus mezclas, ya sean naturales o
sintéticos.(Ley 55 de 1993).
Residuos no peligrosos: Son aquellos producidos por el generador en cualquier lugar y en desarrollo de su
actividad, que no presentan ningún riesgo para la salud humana y/o el medio ambiente.
Riesgo químico: Es aquel riesgo susceptible de ser producido por una acción no controlada de sustancias
químicas, la cual puede producir efectos agudos y/o crónicos, así como la consecuente aparición de
enfermedades
PGIR: Es el Plan de Gestión Integral de Residuos de la universidad el cual cuenta con estrategias a corto,
mediano y largo plazo con el fin de garantizar un manejo seguro de todos los residuos generados.
Reactivos: Son aquellos que por sí solos y en condiciones normales, al mezclarse o al entrar en contacto con
otros elementos, compuestos, sustancias o residuos, generan gases, vapores, humos tóxicos, explosión o
reaccionan térmicamente, colocando en riesgo la salud humana o el medio ambiente.
Producto o servicio: Acta de vigilancia y control, planes de mejoramiento.
Normatividad:
En general
 Ley 09 de 1979. Código Sanitario Nacional
 Ley 100 de 1993. Sistema General de Seguridad Social en Salud.
 Ley 1122 de 2007. Reforma al Sistema General de Seguridad Social en Salud.
Ley 715 de 2001. Norma orgánica en materia de recursos y competencias en salud y educación de los entes
territoriales a nivel nacional, departamental y municipal
Riesgos de Consumo
 Decreto 3075 de 1997. El cual regula las actividades de procesamiento, expendio, comercialización,
transporte y almacenamiento de los alimentos en el territorio nacional.
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VERSIÓN
 Resolución 616 de 2008. Sistema de Vigilancia de la Leche cruda.

 Decreto 561 de 1984. Productos de pesca y derivados.
 Resolución 779 de 2006. Reglamento técnico para la producción, comercialización, transporte y
almacenamiento de la Panela.
 Decreto 2278 de 1982. Beneficio de Animales de abasto público.
 Resolución 604 de 1993. Venta de alimentos en la vía pública.
 Resolución 5109 de 2005. Rotulado de Alimentos.
Riesgos Biológicos
 Decreto 2676 de 2000. Reglamenta la Gestión integral de Residuos Hospitalarios y Similares.

 Resolución 1164 de 2002. Adopta el Manual del Plan de Gestión Integral de Residuos Hospitalarios y
Similares.
Riesgo Químico
 Decreto 1843 de 1991. Reglamenta el uso y manejo de plaguicidas.

 Decreto 321 de 1999. Adopta el Plan Nacional de Contingencia contra derrames de hidrocarburos y
derivados de sustancias nocivas.
 Decreto 1413 de 2004. Reglamenta la prevención y control de la contaminación ambiental por el manejo
de plaguicidas y residuos peligrosos provenientes de los mismos.
 Decreto 4741 de 2005. Reglamenta parcialmente la prevención y el manejo de los residuos o desechos
peligrosos generados en el marco de la gestión integral.
 Decreto 1609 de 2002, reglamenta el manejo y transporte terrestre automotor de mercancías peligrosas
por carreteras, entre otras.
Recursos:
En general
 Tecnológicos: Computador, Video Bean, Cámara fotográfica.
 Logísticos: Formatos de seguimiento, lapicero, tablas de apoyo, transporte, guantes, tapabocas, bolsas
para recolección de residuos.
Riesgo de Consumo
 Logísticos:, Termómetros, termos de recolección de muestras de alimentos, bolsa tretapack para
recolección de muestras, guantes, tapabocas, pilas refrigerantes.
 Humanos: Ingeniero de Alimentos
Riesgo Biológico
 Humano: Regente en Farmacia, Ingeniero Químico, Químico Farmacéutico
Riesgo Químico
 Humano: Ingeniero Químico, Químico, Ingeniero Ambiental.
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VERSIÓN

1 PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES: Secretaría de Profesional
Se realiza cronograma de trabajo Salud - G.I.T Universitario
conforme a: Salud Pública y
a) Solicitud del Interesado, Promoción
b) Requerimiento, Social
c) Visita de Oficio (según
programación)
d) Operativos de Control con
apoyo de otras entidades
2 VISITA DE INSPECCIÓN: El funcionario

competente diligencia el Formato
conforme al objeto de visita, Secretaría de
normatividad aplicable según sea el Salud - G.I.T
caso y establecimiento. En dicho Salud Pública y Profesional
formato se consigna la identificación del Promoción Universitario
Establecimiento, Actividad comercial, Social
verificación del cumplimiento de la
normatividad y PGIRHS, documentos
legales y sanitarios.
3 EMISIÓN DE CONCEPTO: Conforme a

los aspectos evidenciados el funcionario
consigna en el Formato referido
Concepto.
En caso de ser Favorable, se entrega
copia a la persona que atendió la visita, Secretaría de
y termina el procedimiento. Salud - G.I.T
En caso de ser Desfavorable, en el Salud Pública y
Cumplimiento y
Formato Item Exigencias: Se señalan Promoción Profesional
seguimiento al
los compromisos y plazos de los Social Universitario
Cronograma de
requerimientos identificados, se entrega
Trabajo
copia a la persona que atendió la visita y
se realiza seguimiento de cumplimiento,
consignando la información en el
Formato inicial de visita.
4 ARCHIVA: Se archiva conforme a la

Ley General de Archivo
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VERSIÓN
RESPONSABLE
SECRETARIO
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
OFICINA
Inicio
Programación de Visita
F L U J O
Visita de Inspección
Emisión de Concepto
D E
D I A G R A M A
Requerimiento
Sin Con
Firma Acta, Entrega Plan de

Mejoramiento
Copia
Seguimiento
Concepto
Archiva Favorable


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VERSIÓN
1.0 EN ZOONOSIS PÁGINA:
1 de 8

EN ZOONOSIS”

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2 de 8
Objetivo: Mejorar la calidad de vida de los habitantes del Municipio de Florencia a través de intervenciones
integrales sobre los determinantes que generan eventos transmisibles de origen zoonótico.
Alcance: Este procedimiento aplica para la atención y prevención de los eventos de tipo zoonitico que se
presenten en nuestro municipio.
Definiciones
Evento de Interés en Salud Pública: Aquellos eventos considerados como importantes o trascendentes para
la salud colectiva por parte del Ministerio de Salud, teniendo en cuenta los criterios de frecuencia, gravedad,
comportamiento, epidemiológico, posibilidades de prevención, costo-efectividad de las acciones e interés
público.
Zoonosis: Es una infección o enfermedad infecciosa transmisible que en condiciones naturales ocurre entre
los animales vertebrados y el hombre.
Rabia: La rabia, también conocida como hidrofobia, es una enfermedad viral mortal que puede afectar el
sistema nervioso central de cualquier animal de sangre caliente.
Agente infeccioso: Todo organismo capaz de producir una infección, tales como los virus, bacterias, hongos o
parásitos.
Aislamiento: La separación de personas o animales infectados, durante el período de transmisibilidad de una

enfermedad, en lugares y bajo condiciones tales que eviten la transmisión directa o indirecta del agente
infeccioso a personas o animales susceptibles o que puedan transmitir la enfermedad a otros.
Animales domésticos: Aquellos semovientes de las especies bovina, porcina, ovina, equina, asnal, mular,
caprina y canina que, en condiciones normales, puedan convivir con el hombre.
Área cuarentenada: Territorio que, por razones sanitarias, debe cumplir con requisitos especiales para que las
personas, los animales, plantas y objetos inanimados que se encuentren dentro del mismo puedan movilizarse
fuera del área afectada.
Brote: Aparición o aumento brusco de una enfermedad en una población limitada, en un tiempo corto y que
sobrepasa excesivamente la incidencia esperada.
Contacto: Persona o animal que por una relación con otra persona, animal o ambiente contaminados por un
agente infeccioso, se ha colocado en condiciones de contraer una infección.
Contaminación biológica: Consiste en que se dé la presencia de un agente infeccioso en el cuerpo de

personas o animales, en las plantas, alimentos y objetos inanimados.
Control de Zoonosis: Las medidas destinadas a evitar que los agentes infecciosos presentes en personas o
animales infectados y en su medio ambiente, contaminen a otras personas, o a otros animales, diseminando
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así la enfermedad.
Cuarentena ordinaria: Período de aislamiento a que son sometidos personas, animales o plantas, para
observación por orden de las autoridades sanitarias, con el objeto de aplicar, como consecuencia, las medidas
sanitarias a que haya lugar para impedir la propagación de una enfermedad.
Cuarentena completa: Es la restricción del movimiento a que son sometidos personas, animales o plantas que
han estado expuestos al contagio de una enfermedad transmisible, durante un período de tiempo que no
exceda del que habitualmente se considera el más prolongado para la incubación de la enfermedad, para
observación y aplicación de las medidas sanitarias a que haya lugar, para evitar que los mismos entren en
contacto con personas, animales, plantas u objetos inanimados que no hayan sido contaminados.
Cuarentena modificada: Es la restricción selectiva y parcial a que son sometidos en situaciones especiales,
personas, animales o plantas, teniendo en cuenta generalmente su grado de susceptibilidad, conocida o
supuesta, para observación y aplicación de las medidas sanitarias a que haya lugar. Se aplica también en
casos de peligro de transmisión de enfermedades.
Desinfección: Destrucción de agentes infecciosos que se encuentran en el medio ambiente, por medio de la
aplicación directa de medios físicos o químicos.
Desinfestación: Consiste en la operación de procesos físicos, químicos o biológicos de carácter sanitario por
medio de los cuales se eliminan los artrópodos y roedores, que se encuentren en la parte externa del cuerpo de
personas o animales, así como en el medio ambiente.
Desinfectación: Operación sanitarias practicadas para eliminar insectos vectores de enfermedades en el

hombre, en los animales y, en general, en el medio ambiente.
Desnaturalizar: Operación consistente en variar la forma, tamaño, propiedades organolépticas y en general las
condiciones de una cosa, con el fin de inutilizarla y evitar que pueda llegar a causar daños o molestias desde el
punto de vista sanitario.
Denuncia: Información verbal o escrita dada a la autoridad sanitaria sobre cualquier caso de enfermedad
contagiosa, o sobre la violación de las disposiciones de carácter sanitarios.
Endemia: Ocurrencia habitual de una enfermedad, en una zona determinada.
Enfermedad exótica: Cualquier enfermedad no detectada en un territorio, y que generalmente aparece de una
manera súbita.
Enfermedades transmisibles: Aquellas que por su naturaleza, generalmente de tipo infeccioso, pueden ser
transmitidas a personas, animales o plantas.
Epidemia: Aumento inusitado de una enfermedad transmisible o no, aguda o crónica, o de algún evento en
salud humana, que sobrepasa claramente la incidencia normal esperada, en un tiempo y lugar determinados.
Epizottia: Aumento inusitado de una enfermedad transmisible o no, aguda o crónica, o de algún evento en
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VERSIÓN
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salud animal, que sobrepasa claramente la incidencia normal esperada, en un tiempo y lugar determinados.
Epizoodemia: Epidemia y Epizootia que se presentan simultáneamente.
Estado inmunitario: La mayor o menor resistencia biológica de las personas y de los animales frente a las
enfermedades, la cual resulta de diversos factores condicionantes, determinados o de riesgo.
Evento en salud: Conjunto de sucesos, factores o enfermedades y circunstancias capaces de modificar el

nivel de salud en personas y animales.
Factores condicionantes, determinantes o de riesgo: Componentes físicos, químicos, biológicos,

psicológicos o sociales que pueden ser causa o coadyuvantes de una enfermedad u otro evento en salud.
Fuente de infección: Persona, animal, objeto o sustancia de la cual el agente infeccioso pasa directamente a
un huésped.
Huésped u hospedero: Persona o animal que en circunstancias naturales permite la subsistencia o el

alojamiento de un agente infeccioso.
Huésped definitivo: Persona o animal dentro del cual se aloja y se produce un agente infeccioso, pudiendo
desarrollar o no una enfermedad.
Huésped intermediario: Persona o animal dentro del cual se efectúa parte del ciclo vital de un agente
infeccioso.
Infección: Entrada y desarrollo de multiplicación de un agente infeccioso en el organismo de una persona o

animal.
Infestación: Presencia de artrópodos en la parte externa de personas, animales o plantas y de aquellos o de

roedores en el medio ambiente.
Incineración: Procedimiento sanitario para convertir en ceniza materia orgánica e inorgánica.
Indemnización: Resarcimiento de un daño o perjuicio causado.
Inspección sanitaria: Examen practicado a personas, animales o cosas con el fin de identificar sus
condiciones sanitarias mediante el reconocimiento o constatación de enfermedades o de la presencia de
gérmenes o sustancias nocivas para la salud humana o animal, así como para comprobar el cumplimiento de
las disposiciones sanitarias.
Morbilidad: Fenómeno resultante de la frecuencia del evento enfermedad en una población, lugar y tiempo
determinados.
Mortalidad: Fenómeno resultante de la frecuencia del evento muerte, en una población, lugar y tiempo
determinados.
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Notificación de una enfermedad: Es la comunicación oficial dada a la autoridad sanitaria correspondiente,

sobre la existencia de cualquier tipo de enfermedad transmisible o no.
Portador: Persona o animal que alberga el agente específico de una enfermedad, con o sin síntomas clínicos
de ésta, y que puede, por lo mismo, constituirse en una fuente potencial de infección para el hombre o
animales.
Prueba diagnóstica: Examen, comprobación o experiencia que tiene por objeto reconocer la existencia de una
sustancia, lesión, microorganismo o enfermedad.
Reservorio de agente infeccioso: Toda persona, animal, planta o materia inanimada en donde normalmente
vive y se multiplica un agente infeccioso y del cual depende para su supervivencia, pudiendo transmitirse a un
huésped o a un vector susceptible.
Salvoconducto o guía sanitaria de movilización: Permiso expedido por la autoridad sanitaria competente,
previo el lleno de requisitos especiales, para movilizar o permitir el tránsito de personas, animales o cosas.
Segregación: Separación de un grupo de personas o animales de los demás de su misma especie, con el fin
de ejercer una vigilancia u observación especial de carácter sanitario que facilite el control de una enfermedad
transmisible.
Sospechoso: Persona o animal cuyas condiciones clínicas indican que probablemente padece alguna
enfermedad transmisible o la está incubando.
Susceptible: Toda persona o animal que se supone no posee resistencia contra un agente patógeno
determinado y, por lo tanto, está expuesta contraer la enfermedad en caso de contacto con el mismo.
Vector: Insecto capaz de transmitir un agente infeccioso.
Vector Biológico: Insecto en cuyo organismo un agente infeccioso se multiplica o cumple su desarrollo cíclico,
o ambos, permitiendo así la transmisión de la forma infectante del agente al hombre o a los animales.
Vector mecánico: Insecto capaz de transmitir un agente infeccioso, sin que éste se multiplique o desarrolle en
el organismo de aquel.
Vehículo: Medio inanimado como el agua, el aire o los alimentos, por medio del cual un agente infeccioso llega
al hombre o a los animales.
Vigilancia epidemiológica: Proceso regular y continuo de observación e investigación de las principales

características y componentes de la morbilidad, y otros eventos en salud, basado en la recolección.
procesamiento, análisis y divulgación de la información epidemiológica Vigilancia personal: Práctica especial de
supervisión y vigilancia sanitaria que se hace a las personas y animales que hayan estado en contacto con las
personas o animales enfermos, con el fin de hacer un diagnóstico rápido de su enfermedad, pero sin
restringirles su libertad de movimiento.
Zoonosis: Enfermedad que en condiciones naturales, se transmite de los animales vertebrados al hombre o
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viceversa.
Producto o servicio: Control de las enfermedades zoonóticas
Normatividad:
• Ley 9ª de 1979, Código sanitario nacional.

• Ley 715 de 2001. Competencias en el sector salud de las entidades territoriales de nivel nacional,
departamental y municipal.
• Decreto 2257 del 16 de julio de 1986, por el cual se reglamentan parcialmente los títulos VII y XI de la ley
9ª de 1979, en cuanto a investigación, prevención y control de las zoonosis
• Decreto 3518 de 2007. Sistema de Vigilancia en Salud Pública.
• Ley 84 de 1989. Estatuto Nacional de Protección Animal.
• Ley 5 de 1972. Conformación de la junta protectora de animales.
• Ley 746 de 2002. Regular la tenencia de caninos en el área urbana y rural.
.
Recursos
A. Tecnológicos: Computador, Video Bean, Software SIVIGILA, cámara fotográfica
B. Logísticos: Actas de seguimiento, formatos de control, tabla de apoyo, lapicero, vehículo para el
transporte de personal encargado de hacer seguimiento.
C. Humanos: Zootecnista y/o Medico Veterinario y Zootecnista con especialización y experiencia

relacionada.
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1 PROGRAMACIÓN DE LAS
ACTIVIDADES: Las cuales pueden ser
de carácter preventivo o correctivo.
Preventivas:
a) Capacitaciones en tenencia
responsable de mascotas
b) Vacunación antirrábica canina y
felina.
c) Implementación de la Junta
Protectora de animales
d) Capacitación y asistencia
técnica a las UPGDS para el
cumplimiento de protocolos en
Secretaría de
zoonosis.
Salud - G.I.T Profesional
e) Censo canino y felino Cronograma de
Salud Pública y Universitario
f) Control de natalidad de caninos actividades
Promoción Social Zoonosis
y felinos Planillas de
Correctivas: Vacunación
a) atención de quejas de tipo zoonotico- Actas de reunión
visitas: En las cuales: Emite concepto Asistencia a las
técnico de la visita realizada, se capacitaciones
establece plazos de cumplimiento, Informe
aplica medida sanitaria de ser Historias clínicas
necesaria. animales
b)Seguimiento a agresiones de intervenidos
animales potencialmente transmisores Informe y oficio de
de rabia, con esta actividad entrega
adicionalmente se realiza el registro y
control de crianza y comercialización de
animales potencialmente peligrosos
2 EJECUTA ACTIVIDADES: El Secretaría de Profesional
funcionario competente coordina con el Salud - G.I.T Universitario
equipo de trabajo la logística necesaria Salud Pública y Zoonosis
para llevar a cabo las actividades Promoción Social
preventivas y/o correctivas a que haya
lugar
3 ELABORACIÓN DE REPORTE: Se Secretaría de Profesional
elabora reporte dirigido a la Secretaría Salud - G.I.T Universitario
Departamental de Salud, previa revisión Salud Pública y Zoonosis
y firma del Secretario de Despacho Promoción Social
4 Archiva, según Ley de Archivo
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RESPONSABLE
AUX. ADTIVO PROFESIONAL UNIVERSITARIO SECRETARIO DESPACHO/JEFE OFICINA
Inicio
Programación
FLUJO
Ejecución de
Actividades
D E
Elabora Firma
Reporte
D I A G R A M A
Remite
Secretaría
Departamental
de Salud
Archiva


470
FECHA DE EMISIÓN
CÓDIGO 06/02/2017
M1.P13.F01
PLANILLA SEGUIMIENTO DE VACUNACIÓN A

VERSIÓN PÁGINA:
CLÍNICAS Y ALMACENES VETERINARIOS
1 de 1
No. VACUNAS ESPECIE

No. FECHA NOMBRE DE ESTABLECIMIENTO PERSONA A CARGO IDENTIFICACIÓN TELEFONO FIRMA
APLICADAS CAN FEL
1
2
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8
9
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471

M1.P13.F02 06/02/2017
VERSIÓN INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL A ESTABLECIMIENTOS DE VENTA DE INSUMOS AGROPECUARIOS Y CLINICAS
1.0 VETERINARIAS PÁGINA:
ALCALDÍA DE FLORENCIA 1 de 1
NIT No. 800.095.728-2
DEPENDENCIA: RESPONSABLE:
ACTIVIDAD REALIZADA:
FECHA: LUGAR:
CONDICION
N° NOMBRE DEL ESTABLECIMIENTO NOMBRES Y APELLIDOS IDENTIFICACION EDAD SEXO FIRMA
DISC. VICT REINS AFRO INDIG LGBTI OTROS TIPO SS CELULAR DIRECCIÓN
472
FECHA DE EMISIÓN
CÓDIGO
M1.P13.F03
VERSIÓN
PLANILLA DE VACUNACIÓN CANINA Y FELINA PÁGINA:
1.0
de
LUGAR: _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________
RESPONSABLE: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________
ESPECIE SEXO CONDICION DIFERENCI

NOMBRE DE LA
TIPO. SS
CANINO
DISCAP
FELINO
OTROS
No RAZA NOMBRE DEL PROPIETARIO IDENTIFICACION EDAD TELEFONO FIRMA
DESPL
INDIG.
LGBTI
AFRO
MASCOTA M H
1
2
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19
M1.P13.F04 21/11/2017
VERSIÓN
1.0 REGISTRO CANINO PÁGINA:

1 de 1
FOTO
FECHA: ________________________ REGISTRO N°____________________ CANINO
DATOS DEL PROPIETARIO
NOMBRE________________________________________________________________________________
TELEFONO____________________DIRECCION________________________________________________
BARRIO_________________________________________________________________________________
DATOS DEL CANINO
NOMBRE: ____________________________RAZA:______________________SEXO:__________________
DESCRIPCION FENOTIPICA DEL ANIMAL:

________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
ESTADO SANITARIO
ANIMAL INCIDENTE_______________________________________________________________________
CARNE DE VACUNACION: SI_________ NO__________ VACUNADO: SI_________NO__________
FIRMA DEL PROPIETARIO_________________________________________________________________
FIRMA DE LA SECRETARIA DE SALUD______________________________________________________
NOTA: El propietario se compromete a adquirir la póliza de responsabilidad civil extracontractual, una vez se haya registrado el canino; de lo
contrario se hará responsable de cualquier incidente ocasionado por el animal. (De conformidad con la Ley 746 del 2002)
Se Prohíbe la circulación de perros potencialmente peligrosos; que no se encuentren con las herramientas útiles para la protección de la comunidad,
de los cuales deberán ser sujetos por su correspondiente traílla o correa y deberá portar además su bozal y su registro. Realizar Renovación anual.

Revisó Cargo Firma
Aprobó Cargo Firma
M1.P14 31/12/2013
VERSIÓN
1.0 DE ENFERMEDADES TRANSMITIDAS PÁGINA:
POR VECTORES 1 de 4

DE ENFERMEDADES TRANSMITIDAS POR VECTORES”

M1.P14 31/12/2013
VERSIÓN
POR VECTORES 2 de 4
Objetivo: Desarrollar actividades promoción, prevención e intervención de las Enfermedades Transmitidas por
Vectores.
Alcance: Identificación de las factores de prevención e incidencia de las enfermedades transmitidas por
vectores.
Definiciones:
Dengue clásico: las características clínicas dependen a menudo de la edad del paciente. Los niños mayores y
los adultos pueden tener una enfermedad febril leve o la clásica enfermedad incapacitan te de inicio abrupto,
fiebre alta, cefalea intensa, dolor retroorbital, dolores musculares y articulares y erupción cutánea.
Dengue hemorrágico: los casos típicos de dengue hemorrágico se caracterizan por fiebre alta, fenómenos
hemorrágicos, hepatomegalia y a menudo insuficiencia circulatoria.
Caso probable de dengue clásico: enfermedad febril aguda en la que se observan dos o más de las
siguientes manifestaciones: dolor de cabeza, dolor retroocular, mialgias (dolor en músculos), artralgias (dolor
en las articulaciones), erupción, puede haber manifestaciones hemorrágicas, leucopenia y trombocitopenia.
Caso probable de dengue hemorrágico: Caso probable de dengue clásico en el que se observan dos o más
signos de peligro.
Caso confirmado por laboratorio: Caso probable de dengue clásico, dengue hemorrágico o de síndrome de
choque de dengue, confirmado por alguno de los criterios de laboratorio para el diagnóstico o por el criterio de
nexo epidemiológico.
Caso confirmado por nexo epidemiológico: El nexo epidemiológico consiste en confirmar los casos
probables a partir de casos confirmados por laboratorio
Utilizando la asociación de persona, tiempo y espacio.
Mortalidad por dengue: Es la muerte de un caso probable de dengue hemorrágico confirmado por laboratorio
o por histopatología.
Producto o servicio: Disminución de los índices y prevalencia de las Enfermedades Transmitidas por Vectores
en el Municipio de Florencia.
Normatividad:
• Ley 09 de 1979. Código Sanitario Nacional
• Ley 100 de 1993. Sistema General de Seguridad Social en Salud.
• Ley 1122 de 2007. Reforma al Sistema General de Seguridad Social en Salud.
• Ley 715 de 2001. Norma orgánica en materia de recursos y competencias en salud y educación de los
• Protocolo de Atención del Dengue del Instituto Nacional de Salud.
• Protocolo de Atención de la Malaria del Instituto Nacional de Salud.
• Protocolo de Atención de la Fiebre Amarilla del Instituto Nacional de Salud.
• Protocolo de Atención de la Leishmaniasis del Instituto Nacional de Salud.
Recurso:
A. Tecnológicos: Computador, Video Beam, Sotware SIVIGILA, cámara fotográfica, maquinas para
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VERSIÓN
POR VECTORES 3 de 4
fumigación (motomochilas, termonebulizadoras).

B. Logísticos: Planillas de seguimiento, tablas de apoyo, lapiceros, insumos para el desarrollo de las
actividades (químico para el control de larvas, químicos para el control de adultos, químico para el control
de roedores).
C. Humanos: Técnicos en Enfermedades Transmitidas por Vectores para la realización de las acciones y
Biólogo para la coordinación del programa.
1 CRONOGRAMA DE
TRABAJO: Programación de
las actividades de acuerdo a Secretaría de
notificación, solicitudes Salud - G.I.T
Profesional
realizadas por la comunidad Salud Pública y
Universitario
y/o iniciativa del ente territorial Promoción Social
ante el análisis del
comportamiento de los
Índices Larvarios.
2 COORDINACIÓN DE
Secretaría de
ACTIVIDADES: Coordinar
Salud - G.I.T
con la comunidad del Profesional
Salud Pública y
municipio las actividades a Universitario Planillas de
Promoción Social
realizar y la logística seguimiento, Plan de
necesaria Trabajo, Evaluación de
3 VISITA: Realiza visita a la las acciones
vivienda, verificando en los Secretaría de desarrolladas
Técnico en
tanques y depósitos de agua Salud - G.I.T
Enfermedades
la presencia de larvas, Salud Pública y
Transmitidas por
diligenciando el formato de Promoción Social
Vectores
Levantamiento de Índices
Larvarios
4 INFORME: El funcionario
competente toma como
insumo el Formato
Secretaría de
relacionado en la actividad
Salud - G.I.T
anterior, elabora informe de Profesional
Salud Pública y
las actividades realizadas, y Universitario
Promoción Social
alimenta la base de datos
estadísticas de INDICE
LARVARIO para ser remitidas
al Secretario de Despacho
M1.P14 31/12/2013
VERSIÓN
POR VECTORES 4 de 4
5 SEGUIMIENTO: Realizar Secretaría de Profesional

seguimiento y Verificación de Salud - G.I.T Universitario
la efectividad de las acciones Salud Pública y
realizadas Promoción Social
6 ARCHIVA. Según Ley archivo Secretaría de Profesional

Salud - G.I.T Universitario
Salud Pública y
Promoción Social
RESPONSABLE
TECNICO
ADMINISTRATIVO
FLUJO
Inicio
Seguimiento
Cronograma de
Trabajo
D E
Archiva
Coordinación de
Visita
D I A G R A M A
actividades
Fin
Informe


M1. P15 31/12/2013
VERSIÓN 21/11/2017
SISTEMA DE VIGILANCIA EN SALUD
2.0 PÚBLICA - SIVIGILA PÁGINA:
1 de 7

“M1.P15 SISTEMA DE VIGILANCIA
EN SALUD PÚBLICA - SIVIGILA”

2.0 21/11/2017 Actualización del Ajustes según

procedimiento. Decreto normatividad
0240 del 21/11/2017
M1. P15 31/12/2013
VERSIÓN 21/11/2017
2 de 7
Objetivo: Realizar vigilancia, análisis y seguimiento del comportamiento y dinámica de los eventos de interés en salud
pública, presentados y notificados por las UPGD (Unidades Primarias Generadoras de Datos) al aplicativo SIVIGILA, con
el fin de orientar la planificación en salud pública; tomar decisiones para la prevención y control de enfermedades y
factores de riesgo, propendiendo por la protección de la salud individual y colectiva en salud de la comunidad del Municipio
de Florencia.
Alcance: Identificar comportamiento y dinámica inusual de los eventos de interés en salud pública, presentados en el
municipio, para orientar la toma de decisiones para la prevención y control del evento y sus factores de riesgo.
Definiciones:
Autoridades Sanitarias. Entidades jurídicas de carácter público con atribuciones para ejercer funciones de rectoría,
regulación, inspección, vigilancia y control de los sectores público y privado en salud y adoptar medidas de prevención y
seguimiento que garanticen la protección de la salud pública.
Entidades Sanitarias. Entidades del Estado que prestan servicios sanitarios o de sanidad con el propósito de preservar la
salud humana y la salud pública.
Estándares de Calidad en Salud Pública. Son los requisitos básicos e indispensables que deben cumplir los actores que
desempeñan funciones esenciales en salud pública, definidos por el Ministerio de la Protección Social.
Estrategias de Vigilancia en Salud Pública. Conjunto de métodos y procedimientos para la vigilancia de eventos de
interés en salud pública, diseñadas con base en las características de los eventos a vigilar; la capacidad existente para
detectar y atender el problema; los objetivos de la vigilancia; los costos relacionados con el desarrollo de la capacidad
necesaria y las características de las instituciones involucradas en el proceso de la vigilancia.
Eventos. Sucesos o circunstancias que pueden modificar o incidir en la situación de salud de un individuo o una
comunidad y que para efectos del presente decreto, se clasifican en condiciones fisiológicas, enfermedades,
discapacidades y muertes; factores protectores y factores de riesgo relacionados con condiciones del medio ambiente,
consumo y comportamiento; acciones de protección específica, detección temprana y atención de enfermedades y demás
factores determinantes asociados.
Eventos de Interés en Salud Pública. (EISP) Aquellos eventos considerados como importantes o trascendentes para la
salud colectiva por parte del Ministerio de la Protección Social, teniendo en cuenta criterios de frecuencia, gravedad,
comportamiento epidemiológico, posibilidades de prevención, costo - efectividad de las intervenciones, e interés público;
que además, requieren ser enfrentados con medidas de salud pública.
Factores de Riesgo / Factores Protectores. Aquellos atributos, variables o circunstancias inherentes o no a los
individuos que están relacionados con los fenómenos de salud y que determinan en la población expuesta a ellos, una
mayor o menor probabilidad de ocurrencia de un evento en salud.
Medidas Sanitarias. Conjunto de medidas de salud pública y demás precauciones sanitarias aplicadas por la autoridad
sanitaria, para prevenir, mitigar, controlar o eliminar la propagación de un evento que afecte o pueda afectar la salud de la
población.
M1. P15 31/12/2013
VERSIÓN 21/11/2017
3 de 7
Modelo de Vigilancia en Salud Pública. Es la construcción conceptual que ordena los aspectos con que se aborda un
problema específico que requiere ser vigilado por el sistema y que permite obtener información integral sobre un grupo de
eventos de interés en salud pública.
Protocolo de Vigilancia en Salud Pública. Es la guía técnica y operativa que estandariza los criterios, procedimientos y
actividades que permiten sistematizar las actividades de vigilancia de los eventos de interés en salud pública.
Red de Vigilancia en Salud Pública. Conjunto de personas, organizaciones e instituciones integrantes del Sistema
General de Seguridad Social en Salud, así como otras organizaciones de interés distintas del sector, cuyas actividades
influyen directa o indirectamente en la salud de la población, que de manera sistemática y lógica se articulan y coordinan
para hacer posible el intercambio real y material de información útil para el conocimiento, análisis y abordaje de los
problemas de salud, así como el intercambio de experiencias, metodologías y recursos, relacionados con las acciones de
vigilancia en salud pública.
Sistema de Vigilancia en Salud Pública, (Sivigila), Conjunto de usuarios, normas, procedimientos, recursos técnicos,
financieros y de talento humano, organizados entre sí para la recopilación, análisis, interpretación, actualización,
divulgación y evaluación sistemática y oportuna de la información sobre eventos en salud, para la orientación de las
acciones de prevención y control en salud pública.
Unidad Notificadora. Es la entidad pública responsable de la investigación, confirmación y configuración de los eventos
de interés en salud pública, con base en la información suministrada por las Unidades Primarias Generadoras de Datos y
cualquier otra información obtenida a través de procedimientos epidemiológicos.
Unidad Primaria Generadora de Datos (UPGD). Es la entidad pública o privada que capta la ocurrencia de eventos de
interés en salud pública y genera información útil y necesaria para los fines del Sistema de Vigilancia en Salud Pública,
Sivigila.
Usuarios del Sistema. Toda entidad e institución, persona natural o jurídica que provea y/o demande información del
Sistema de Vigilancia en Salud Pública.
Vigilancia en Salud Pública. Función esencial asociada a la responsabilidad estatal y ciudadana de protección de la
salud, consistente en el proceso sistemático y constante de recolección, análisis, interpretación y divulgación de datos
específicos relacionados con la salud, para su utilización en la planificación, ejecución y evaluación de la práctica en salud
pública.
Vigilancia y Control Sanitario. Función esencial asociada a la responsabilidad estatal y ciudadana de protección de la
salud, consistente en el proceso sistemático y constante de inspección, vigilancia y control del cumplimiento de normas y
procesos para asegurar una adecuada situación sanitaria y de seguridad de todas las actividades que tienen relación con
la salud humana.
 Notificación de Eventos de interés en salud pública.

 Indicadores de Eventos de interés en Salud Publica.
 Toma de medidas Sanitaria.
 Base de datos de eventos de interés en salud pública.
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VERSIÓN 21/11/2017
4 de 7
 Boletines epidemiológicos.
Normatividad:

 Ley 715 de 2001. Norma orgánica en materia de recursos y competencias en salud y educación de los entes
territoriales a nivel nacional, departamental y municipal.
 Decreto 3518 de 2006. Por el cual se crea y reglamenta el Sistema de Vigilancia en Salud Pública y se dictan otras
disposiciones.
 Decreto 780 del 2016. Por medio del cual se expide el decreto único reglamentario del sector salud y protección
social.
Recursos:
A. Tecnológicos: Equipos de cómputo, Software SIVIGILA, Internet.
B. Logísticos: Base de datos de eventos notificados, mapa del municipio de Florencia, Planillas, listas de chequeo,
protocolos de los eventos de interés en salud pública, formatos de entrevistas y seguimientos del evento.
C. Humanos: Profesional del área de la salud con conocimientos en epidemiologia, Técnicos y profesional en salud con
experiencia en vigilancia en salud pública, Ing. de Sistemas con competencias en manejo de aplicativo SIVIGILA.

No. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO AREA CARGO PUNTO DE CONTROL
RESPONSABLE RESPONSABLE
Verificación y Seguimiento al reporte

de EISP por parte de las UPGD activas
del Municipio: de acuerdo al EISP
Notificación al Ente
(evento de interés en salud pública) que
Departamental de los
se presente, las UPGD realizan reporte
eventos presentados
semanal o inmediato.
Planes de
Se verifica cumplimiento de la notificación
Mejoramiento
de acuerdo al EISP presentado y de
acuerdo a los lineamientos establecidos Coordinación de
Cumplimiento de
en el protocolo del mismo. Salud pública
lineamientos de
Municipal / Oficina
vigilancia en salud
Se verifica cumplimiento de criterios de Vigilancia en
pública.
como Semana Epidemiológica, Periodo Salud Publica. Ing. de sistemas
1 Epidemiológico, Calidad del dato, responsable del
codificación del evento y cumplimiento a SIVIGILA /
protocolo y lineamientos de vigilancia. Secretaría de Profesional
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Salud - G.I.T universitario

La UPGD que no realice notificación de Salud Pública y
los EISP presentados, de acuerdo a Promoción Social
lineamientos y horarios (Lunes antes de
3:00 p.m.) establecidos, será objeto de
actos administrativos de acuerdo a la
normatividad vigente, por parte de la
secretaria de salud.
Acciones:
Generar notificación de los EISP

reportados por las UPGD a la UND antes
de las 3:00 p.m. del martes de cada
semana.
Generar archivos XLS, para verificar

EISP notificados en la SE reportada.
Realizar reporte de los EISP a cada uno

de los referentes (Infancia, PAI,
Maternidad Segura, TB, Salud Oral,
Nutrición, Salud Mental, entre otros), a
los técnicos de salud y profesionales de Secretaría de Profesional
apoyo en el área de vigilancia, para su Salud - G.I.T Universitario
respectivo seguimiento e investigación de Salud Pública y
campo (si aplica). Promoción Social Ing. de sistemas
2 responsable del
Realizar investigación de Campo de los SIVIGILA /
EISP que lo requieran de acuerdo a Coordinación de Profesional
protocolos y lineamientos de vigilancia en Salud pública universitario /
Salud Publica. Municipal / Oficina Técnico y
de Vigilancia en profesional de
Analizar comportamiento de los EISP Salud Publica. apoyo del área de
reportados por las UPGD, para orientar Vigilancia /
toma de decisiones e intervenciones a Epidemiólogo
realizar, en pro de disminuir los factores
de riesgo y prevenir aumento de casos
inusual (epidemia o brote) de los EISP,
en la comunidad del Municipio.
Generar indicadores del sistema de

vigilancia del Municipio (indicadores:
reporte, ajustes realizados, tendencias,
canales epidemiológicos, entre otros).
Generar Boletines epidemiológicos de los

EISP de mayor prevalencia y carga en el
Municipio.
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VERSIÓN 21/11/2017
6 de 7
Realizar Unidades de Análisis de los

EISP que de acuerdo a protocolo y
lineamientos lo requieran; siguiendo con
las recomendaciones del MSPS. INS y la
SSDC.
Realizar COVE y COVECOM de acuerdo

a necesidades y comportamiento de los
EISP.
Realizar seguimiento y ajuste de los EISP

de acuerdo a los hallazgos, reporte de
laboratorios, conclusiones de UA, COVE
y COVECOM.
Generar retroalimentación y asistencia

técnica a las UPGD activas del Municipio.
Seguimiento:
Se realizará seguimiento a los ajustes

realizados a las notificaciones de los
EISP por parte de las UPGD activas en el Ing. de sistemas
Municipio; estos deberán ser de acuerdo responsable del
a los reportes de laboratorio, a los SIVIGILA /
3 hallazgos de las investigaciones de Coordinación de Profesional
campo, a las conclusiones de las Salud pública universitario
Unidades de análisis y deberán realizarse Municipal / Oficina Profesionales de
dentro de los tiempos establecidos en los de Vigilancia en apoyo área de
protocolos del INS. Salud Publica. vigilancia
Profesional
En el caso que no se haya realizado el especializado.
ajuste de la notificación de acuerdo a los
lineamientos establecidos, se realizara
requerimiento a la UPGD que este
pendiente en realizarlo.
Coordinación de Ing. de sistemas

4 Archivo. Conforme a la Ley general de Salud pública responsable del
archivo Municipal / Oficina SIVIGILA /
de Vigilancia en Profesional
Salud Publica. universitario
Profesionales de
apoyo área de
vigilancia
Técnicos en salud
Profesional
M1. P15 31/12/2013
VERSIÓN 21/11/2017
7 de 7
especializado.
RESPONSABLE
AUXILIAR SECRETARIO DESPACHO/JEFE
ADMINISTRATIVO OFICINA
Inicio
F L U J O
Verificación y seguimiento
del reporte de las UPGD
D E
Acciones
D I A G R A M A
Seguimiento y
ajuste de los
EISP
Archivo

Nombre: Yidid Lorena Garzón – Yenifer Nombre: Mallerly González Arias Nombre: Comité de Coordinación del
Posada Gutiérrez Cargo: Secretaria de Salud Sistema de Control Interno
Cargo: Asesora - Profesional Cargo:
Universitario, respectivamente

CÓDIGO
M1.P15.F01 ALCALDÍA DE FLORENCIA,CAQUETÁ FECHA DE EMISIÓN 485
06/02/2017
VERSIÓN VISITA DOMICILIARIA
INTENTO DE SUICIDIO
1.0 PÁGINA:
1 de 2
NOMBRE DEL PACIENTE: DOCUMENTO:
Dirección de residencia:
Estrato: Nivel de educación: Celular: Ocupación u oficio
Edad: Sexo: Grupo poblacional Tipo de régimen de salud
ASPECTOS ANALIZADOS
No CRITERIO/DETALLE SI NO OSERVACIONES
FAMILIA Y CONDICIONES DE VIDA

TIPO DE FAMILIA Y Nuclear
NUMERO DE Extensa
1
INTEGRANTES QUE VIVEN Monoparental
BAJO EL MISMO TECHO Compuesta
Ingresos excedentes
Ingresos suficientes para
2 SITUACION ECONÓMICA cubrir los gastos
Ingresos insuficientes para
cubrir los gastos
Propia
Arrendo
3 VIVIENDA
Familiar
Servicios públicos
Enfermedad
Problemas judiciales y/o
criminales
Dificultades escolares
OTROS ESTRESORES
4
FAMILIARES Pérdida económica
reciente
Perdida de un familiar
Situación sentimental
COMUNICACIIÓN EN LA Participan todos
5
FAMILIA No hay comunicación
ASPECTOS RELACIONADOS A LA CONDUCTA DEL PACIENTE
Depresión
Trastorno psiquiátrico
6 PATOLOGIAS ASOCIADAS
Alcoholismo
Esquizofrenia
CÓDIGO
M1.P15.F01 ALCALDÍA DE FLORENCIA,CAQUETÁ FECHA DE EMISIÓN 486
06/02/2017
VERSIÓN VISITA DOMICILIARIA
INTENTO DE SUICIDIO
1.0 PÁGINA:
2 de 2
Trastorno de personalidad
Consumo de spa
Otros
7 ANTECEDENTES DE TENTATIVA DE HOMICIDIO
8 RECIBIO ASISTENCIA POR PARTE DE ALGUNA

INSTITUCIÓN? CUAL/ES
9 FUE REMITIDO(A) A PSICOLOGÌA U OTRA

ESPECIALIDAD?
CONCLUSIONES Y/O RECOMENDACIONES
10
FUNCIONARIO DE LA SSM PERSONA QUE TIENE LA VISITA
NOMBRE:__________________________________ NOMBRE:__________________________
CARGO: ___________________________________ TIPO VÍNCULO: _____________________
FIRMA:_____________________________________ FIRMA: ___ ________________________
C.C: ________________________________________ C.C: ______________________________
CELULAR: _________________________________ CELULAR:_______________________

487
M1.P15.F02 06/02/2017
VERSIÓN
INFORME DE INVESTIGACIÓN DE
1.0 CAMPO DE VIF/VCM/VSX PÁGINA:
1 de 5
INFORMACION GENERAL DEL EVENTO

Fecha de la investigación:
Evento:
Clasificación del evento:
Periodo epidemiológico:
Semana epidemiológica:
Año:
Fecha de notificación inmediata:
UPGD que notifica:
Municipio que notifica:
Municipio de residencia:
IDENTIFICACION DEL PACIENTE

Nombre:
Edad:
Documento de identidad:
Régimen en salud:
EPS:
Teléfono*:
Dirección completa*:
*Es IMPORTANTE obtener de forma precisa la dirección y teléfono del paciente para poder desarrollar el
seguimiento del caso de forma oportuna.
En caso de que el paciente sea menor de edad solicitar datos del acudiente.
488
M1.P15.F02 06/02/2017
VERSIÓN
2 de 5
Nombre:
Parentesco:
Teléfono:
Dirección Completa:
REALICE UN RECUENTO DE LOS HECHOS Y DE LAS MEDIDAS TOMADAS (cuando, donde y como
sucedieron los hechos, entidades a las que se les notifica el caso)
________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
Ingrese la información o marque si - no según corresponda:
Observación del
DIMENSIONES DE OBSERVACIÓN
investigador
Nombre del lesionado (a):
Estrato:
Nivel de educación:
Ocupación u oficio:
Esta es una zona de conflicto armado?
El hecho está relacionado con las lógicas de control propias del conflicto
armado?
En este vecindario hay violencia y criminalidad?
Violencia física
Violencia psicológica
Privación y negligencia
Abuso sexual
Naturaleza de la
Acoso sexual
agresión
Asalto sexual
Explotación sexual comercial NNA
Turismo sexual
Pornografía NNA
489
M1.P15.F02 06/02/2017
VERSIÓN
3 de 5
Trata de personas
Física
Antecedentes de Sexual
violencia Psicológica
Privación
Tiene conocimiento de sus derechos como
persona
Consume alcohol
Consume de otras SPA
Es discapacitado físico
Es discapacitado mental
Es desplazado
Sufre problemas emocionales o de
Factores de expresión de sus sentimientos
vulnerabilidad
Se encontraba en gestación
Hay presencia de armas de fuego en casa
Muestra poca confianza

en lo que es y baja
autoestima
Tiene pocos amigos, parientes o vecinos de
confianza o redes sociales
Caracterización del hecho de violencia

Número de agresores
Tratamiento médico
Intervención quirúrgica
Días de incapacidad médica
Severidad de la lesión
Secuelas
Gestación
Enfermedad transmisible
Concurrencia de varias Si
formas de violencia No
Número de víctimas Niños
relacionadas Adultos
Frecuencia de hechos similares en el último mes
Más serio y grave
El último episodio de
violencia comparado con Igual de serio y grave
otros fue? Menos serio y grave
490
M1.P15.F02 06/02/2017
VERSIÓN
4 de 5
Ha sentido que su vida Si

está en riesgo o peligro a
causa de un hecho de No
violencia
Alguna vez ha buscado Si
ayuda No
A quién?
AGRESOR
Edad
Sexo
Relación o vínculo
Convivencia y No. de Si
años No
El agresor presenta antecedentes de haber
sido víctima de violencia
Factores de Consume alcohol
vulnerabilidad Consume otras SPA
Usa armas de fuego
Usa otras armas, cuáles?
FAMILIA Y CONDICIONES DE VIDA
Nuclear
Tipo de familia y No de
Extensa
integrantes que viven
Monoparental
bajo el mismo techo
Compuesta
Ingresos excedentes
Ingresos suficientes para cubrir los gastos
Situación económica
Ingresos insuficientes para cubrir los gastos
Propia
Casa Arriendo
Servicios públicos
Enfermedad
Problemas judiciales/criminales
Otros estresores
Dificultades escolares
familiares
Pérdida económica reciente
Pérdida de un familiar
Se da un alto valor a la figura masculina en la familia
491
M1.P15.F02 06/02/2017
VERSIÓN
5 de 5
Existe acuerdo sobre quién manda en casa o ejerce la autoridad

Se reconocen problemas de comunicación familiar
Mecanismo de solución de conflictos
Identificar presencia institucional Policía
Ejercito
Organismos de justicia
Iglesia
Escuelas
Otras organizaciones,
cuáles?
Existe aprecio y respeto por las instituciones
Conclusiones y recomendaciones:
Investigación elaborada por: ___________________
Institución: Secretaría de Salud Municipal
Cargo: ________________________
Firma: ________________________
Nombre del Paciente:______________________
Firma: ________________________________
M1.P15.F03 21/11/2017 492
VERSIÓN ENCUESTA DOMICILIARIA DE
IDENTIFICACIÓN DE FACTORES
1.0 DETERMINANTES PARA MORTALIDAD PÁGINA:
DE VIH -ITS 1 de 3
INFORMACIÓN GENERAL DEL EVENTO

FECHA DE INVESTIGACIÓN
EVENTO
CLASIFICACIÓN DEL EVENTO
PERIODO EPIDEMIOLÓGICO
SEMANA EPIDEMIOLÓGICA
AÑO
FECHA DE NOTIFICACIÓN
UPGD QUE NOTIFICA
MUNICIPIO DE RESIDENCIA EN EL
ULTIMO AÑO
INFORME DE INVESTIGACIÓN DE CAMPO DE MORTALIDAD DE VIH - ITS
IDENTIFICACIÓN
NOMBRE
FECHA DE NACIMIENTO
EDAD
TIPO Y NUMERO DE DOCUMENTO
CONDICIÓN DEL PACIENTE
RÉGIMEN DE SEGURIDAD SOCIAL EN
SALUD-ASEGURADORA
*TELEFONO
*DIRECCIÓN DE RESIDENCIA
*Es IMPORTANTE obtener de forma precisa la dirección y teléfono del paciente para poder desarrollar el seguimiento
del caso de forma oportuna.
DATOS DEL INFORMANTE (NOMBRE DE LA PERSONA EN LA FAMILIA QUE ATIENDE LA VISITA)

NOMBRE
EDAD
PARENTESCO
TELÉFONO
CONTACTOS DOMICILIARIOS
No NOMBRE Y APELLIDOS EDAD PARENTESCO OCUPACIÓN
1.
2.
3.
M1.P15.F03 21/11/2017 493
DE VIH -ITS 2 de 3
4.
5.
6.
La vivienda cuenta con los servicios de:

Agua potable Recolección de basuras
Electricidad Telefonía
Gas
Alcantarillado
Acueducto
ANTECEDENTES EPIDEMIOLOGICOS
 Sexualidad:
Heterosexual____ Homosexual___ Bisexual____
 Mecanismo de transmisión:
sexual___ Transfusión Sanguínea____ Usuario de drogas Intravenosa____ accidente de trabajo____
 Ha sido trabajador sexual: Si___ No____
 Fue víctima de abuso sexual: Si___ No___ Fecha______________________
 Ha recibido transfusión Sanguínea: Si___ No___ Fecha_______________ Institución: __________________
cuantas unidades____________ tipo de componente sanguíneo___________________________________
 Ha donado sangre: si____ No______ Fecha____________________ Institución:
_______________________________________________________________________
 Ha estado expuesto ocupacionalmente: si____ No_____ tipo de objeto: _____________________________
 Es usuario de drogas inyectables: si____ No___ Cual: ________________________________________
ANTECEDENTES CLÍNICOS
Número de hijos menores de 5 años: si______ No_____ niñas_____ Niños_______

Estado Civil: casado______ separado____ divorciado______ viudo_____ unión libre_______
Tiempo de convivencia________________________________________
Numero de compañeros sexuales_______________________________
Método de anticoncepción: ¿Si_____ No ______cual? ___________________________________
Fechas de Diagnóstico: ___________________________________________________________
Fecha de inicio de síntomas: ______________________________________________________
Paciente en tratamiento de ART: si___ No____
Institución donde recibió tratamiento: ________________________________________________ cuidad:
________________________
tiempo de recibir tratamiento: ______________________
Estuvo hospitalizado: si_____ No_______ donde__________________
porque_________________________________________________________________
M1.P15.F03 21/11/2017 494
DE VIH -ITS 3 de 3
DIFICULTADES EN DIAGNOSTICO Y/O TRATAMIENTO
SI NO
¿Demoras en el inicio de tratamiento?
¿Se han presentado demoras en la autorización de los exámenes por parte de la EPS?
¿Se han presentado demoras en la atención del paciente en las diferentes IPS a los que ha sido
remitido?
¿Las remisiones realizadas al paciente han sido de forma oportuna?
Han tenido apoyo económico (transporte, alimentación, alojamiento)
¿Ha presentado alguna dificultad familiar por la cual ha dejado de asistir a controles médicos?
¿Por razones económicas se ha demorado o ha dejado de asistir a las citas médicas?
¿En la actualidad presente algún inconveniente para que el menor reciba atención en salud?
OBSERVACIONES:________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________
Investigación elaborada por: ________________________________________________________

Institución: ______________________________________________________________________
Cargo: _________________________________________________________________________
M1.P15.F04 21/11/2017
VERSIÓN
ENCUESTA DOMICILIARIA E
1.0 INVESTIGACION DE CAMPO PARA PÁGINA:
PARALISIS FLACIDA AGUDA – PFA- 1 de 3
DATOS DE IDENTIFICACION DEL PACIENTE:
USUARIO
DOCUMENTO
EDAD
DATOS DEL INFROMANTE
NOMBRE
PARENTESCO
TELEFONO
RESPONSABLE DE LA VISITA
NOMBRE:
CARGO:
FECHA DE LA VISITA:
UBICACIÓN DE LA VIVIENDA:
DIRECCION: _______________________________ BARRIO: _____________
CARACTERISTICAS DE LA VIVIENDA
CONDICIONES HIGIENICO SANITARIAS: FOTOS
Ventilación Alcantarillado
Iluminación Sanitario
Higiene
CONDICIONES AMBIENTALES Y SERVICIOS PUBLICOS: FOTOS

M1.P15.F04 21/11/2017
VERSIÓN
POBLACION EN RIESGO (POBLACIÓN MENOR DE 15 AÑOS
NOMBRE EDAD PARENTESCO
ESUQEMA DE VACUNACION DEL CASO
BIOLOGICO DOSIS FECHA APLICACIÓN INSTITUCION
BCG UNICA
HB UNICA - RN
POLIO PRIMERA
POLIO SEGUNDA
POLIO TERCERA
POLIO PRIMER REFUERZO REFUERZO
POLIO REFUERZO 5 AÑOS REFUERZO
PENTAVALENTE PRIMERA
PENTAVALENTE SEGUNDA
PENTAVALENTE TERCERA
ROTAVIRUS PRIMERA
ROTAVIRUS SEGUNDA
NEUMOCOCO PRIMERA
NEUMOCOCO SEGUNDA
NEUMOCOCO TERCERA
TRIPLE VIRAL UNICA
TRIPLE VIRAL REFUERZO REFUERZO
FIEBRE AMARILLA UNICA
DPT PRIMER REFUERZO REFUERZO
DPR REFUERZO 5 AÑOS REFUERZO
ANEXAR COPIA DEL CARNE DE VACUNAS
ANEXAR COPIA DE CARNE DE VACUNACION DE LOS CONTACTOS MENORES DE 15 AÑOS
¿En el último mes ha tenido contacto con alguna persona enferma de parálisis flácida?
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
M1.P15.F04 21/11/2017
VERSIÓN
¿Qué lugares ha visitado en el último mes?

_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
¿En los lugares visitados ha habido personas enfermas de parálisis flácida?

_____________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________
Evaluar la existencia de factores de riesgo como exposición a sustancias químicas que pudiesen desencadenar la
sintomatología u otros.
Si se sospecha la presencia de un caso de poliomielitis relacionado con la vacuna, es necesario realizar las
acciones contempladas en el protocolo de ESAVI (Eventos Supuestamente Atribuidos a la vacunación o
inmunización) con el objeto de indagar el lugar donde fue aplicada la vacuna, de tal forma que sea posible identificar
los lotes implicados.
Institución donde fue vacunado

Fecha de vacunación
Fecha de inicio síntomas
Realizar monitoreo de vacunación en el sitio de residencia del caso 9 manzanas a la redonda del caso: Diligenciar
formatos del programa PAI
Total de menores de 5 años encontrados

Total de menores de 5 años con
esquema de polio completo
Total de menores de 5 años con
esquema de polio atrasado
Total de niños remitidos para vacunación
con antipolio
Realizar BAI en la IPS
Nombre de la IPS
Nº RIPS revisados
Casos encontrados
M1.P15.F05 21/11/2017 498
VERSIÓN
1.0 INVESTIGACIÓN DE CAMPO POR PÁGINA:
MORTALIDAD POR CANCER EN 1 de 3
MENORES DE 18 AÑOS
INFORMACIÓN GENERAL DEL EVENTO

FECHA DE INVESTIGACIÓN
EVENTO
TIPO DE CANCER
CLASIFICACIÓN DEL EVENTO
PERIODO EPIDEMIOLÓGICO
SEMANA EPIDEMIOLÓGICA
AÑO
FECHA DE NOTIFICACIÓN
UPGD QUE NOTIFICA
MUNICIPIO DE RESIDENCIA
IDENTIFICACIÓN DEL MENOR

NOMBRE
FECHA DE NACIMIENTO
EDAD
TIPO Y NUMERO DE DOCUMENTO
RÉGIMEN DE SEGURIDAD SOCIAL EN
SALUD
ESP-S
DIRECCIÓN DE PROCEDENCIA
DIRECCIÓN DE RESIDENCIA
DATOS DEL INFORMANTE (NOMBRE DE LA PERSONA EN LA FAMILIA QUE ATIENDE LA VISITA)

NOMBRE
EDAD
PARENTESCO
TELÉFONO
CONTACTOS DOMICILIARIOS
No NOMBRE Y APELLIDOS EDAD PARENTESCO OCUPACIÓN

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
M1.P15.F05 21/11/2017 499
VERSIÓN
MENORES DE 18 AÑOS
¿EXISTE ALGÚN FAMILIAR CON ANTECEDENTE DE CÁNCER?

Si No
Quien?
Tipo de cáncer
ANTECEDENTES (presencia de patologías previas al dx de cáncer):
REALIZAR RECUENTO SOBRE EL INICIO Y DESARROLLO DE LA ENFERMEDAD
Síntomas iniciales:
(Especificar las instituciones a las que fue remitido el menor durante el proceso) Favor realizar recuento lo más
detallado posible.
Fecha de inicio de síntomas:

Fecha de primera consulta:
Fecha de diagnostico:
Fecha de inicio de tratamiento:
M1.P15.F05 21/11/2017 500
VERSIÓN
MENORES DE 18 AÑOS
Como califica el cuidador la atención recibida por el usuario según el servicio:

SERVICIO BUENA REGULAR MALA
Consulta externa
Urgencias
Hospitalización
Sitio de tratamiento
EPS (autorizaciones y remisiones
oportunas, entre otras)
CARACTERISTICAS DE LA VIVIENDA (Favor adjuntar fotos de la vivienda)
La vivienda cuenta con los servicios de:

Agua potable Recolección de basuras
Electricidad Telefonía
Gas
Alcantarillado
Acueducto
Observaciones del investigador:
DATOS DE QUIEN REALIZA LA VISITA

Nombre:
Cargo:
Institución:
M1.P15.F06 21/11/2017 501
VERSIÓN
ENCUESTA E INVESTIGACION DE
1.0 CAMPO POR CASO PROBABLE DE PÁGINA:
MUERTE POR DENGUE 1 de 4
Datos de identificación
NOMBRE DEL PACIENTE

DOC IDENTIDAD
EDAD
MUNICIPIO DE RESIDENCIA
DIRECCION
TELEFONO
ASEGURADORA
FECHA DE CONSULTA
INSTITUCIÓN
FECHA DE NOTIFICACION
UPGD
FECHA VISITA DE CAMPO
RESPONSABLE
Antecedentes de desplazamiento del paciente por alguna zona con transmisión activa del dengue (mencionar los
barrios donde estuvo en los últimos días, municipios) y la fecha del desplazamiento:
Fecha de desplazamiento lugar
Fecha de inicio de los síntomas:
Signos y síntomas presentados: colocar si ó no en la casilla:
Fiebre: Dolor de cabeza
Dolor en los ojos Dolor en los músculos
Sangrado por la encías Vómito
Color amarillo en ojos o en la piel Esputo con sangre
Dolor en las articulaciones Erupción/rash

M1.P15.F06 21/11/2017 502
VERSIÓN
Vómito con sangre Puntos rojos en la piel
Menstruación prolongada Diarrea
Morados en la piel Deposición con sangre
Sangrado por la nariz Dolor abdominal
Convulsiones Alteración de la consciencia
Antes había enfermado de dengue? ________
Contacto con personas con cuadros febriles o con dengue confirmado por laboratorio (preguntar si en la familia,
vecinos, amigos hubo o hay enfermos) en los últimos 15 días:
Condiciones de la vivienda:
Descripción
Paredes
Techo
Pisos
No. De habitaciones
No. De personas que habitan
Condiciones de hacinamiento
Servicios públicos disponibles
Factores de riesgo
Condiciones que han permitido la transmisión de la enfermedad (depósitos de agua, tanques, con larvas, no
utilización de toldillo)
M1.P15.F06 21/11/2017 503
VERSIÓN
Antecedentes personales - establecer la solicitud de atención médica previa, el tipo de medicación y

recomendaciones dadas al paciente ante la identificación de signos de alarma y en qué momento buscar
nuevamente atención médica. Indagar sobre automedicación y suministro de tratamientos naturales.
Verificar el uso de toldillo los primeros 8 días de fiebre
Dificultad para recibir atención médica? Por qué no consultó antes? Donde fue atendida?
M1.P15.F06 21/11/2017 504
VERSIÓN
Contactos con sintomatología para dengue:
Nombre Doc identidad Edad Dirección teléfono
Realización de exámenes para aislamiento viral y serología para dengue:
Momento de toma de muestra Fecha de toma Institución que toma la muestra
Actividades desarrolladas:
Funcionario que realiza la investigación
Nombre:
Cargo:
Dependencia:
M1.P15.F07 21/11/2017
VERSIÓN
1.0 CAMPO POR ESAVI PÁGINA:
1 de 2
Fecha
Responsable
Puesto de vacunación
Nombre de la IPS
Municipio
Evaluación inicial: Elementos que componen el servicio PAI

RFRIGERADORA: TIPO
MESA DE TRABAJO:
SALA DE VACUNACIÓN: Techo, pisos,
paredes
Lugar donde se almacenan jeringas
Identificación de la vacuna y jeringa utilizada

Vacuna Nº 1
Número del lote
Fechas de fabricación y caducidad
Laboratorio de fabricación
Procedencia de la vacuna/jeringa.
Aspecto físico de la vacuna/jeringa
Es importante obtener y revisar en lo posible el inserto de
información del fabricante de la
vacuna.

Vacuna Nº 2
Número del lote
información del fabricante de la
vacuna.

Vacuna Nº 3
Número del lote
M1.P15.F07 21/11/2017
VERSIÓN
1.0 CAMPO POR ESAVI PÁGINA:
2 de 2

información del fabricante de la vacuna.
Revisión e informe de los aspectos operativos del programa:
ASPECTO A VERIFICAR DESCRIPCION

Lugar y condiciones de almacenamiento de la vacuna,
incluye presencia de medicamentos
y alimentos
Manipulación y transporte de la vacuna.
Uso de diluyentes/ reconstitución de las
vacunas y formas de administración
Dosificación adecuada
Disponibilidad de agujas y jeringas y prácticas apropiadas
Circunstancias y forma de realización de la vacunación
Prácticas de la atención en el servicio de salud

Número de dosis aplicadas.
Persona que administró la vacuna, tiempo de
experiencia, notificación de otros eventos similares.
Técnica de administración
La cadena de frío.
Personal del programa PAI

Nombre del coordinador PAI
Nombre del vacunador
Experiencia del vacunador
Fecha de última capacitación en PAI
Búsqueda de otros casos

Total de población vacunada con el mismo vial y lote el
mismo día
Total de personas vacunadas con los mismos síntomas
Describir nombres y documentos de identidad de otros
enfermos
Total de población vacunada con otro vial y lote el mismo
día
Total de personas vacunadas con otro vial que presentaron
los mismos síntomas.
Personas no vacunadas con síntomas similares
¿Los casos enfermos proceden de un mismo puesto de
vacunación?
Nota: Es importante enviar fotos de los elementos del sitio de vacunación.

507
M1.P15.F08 21/11/2017
1.0 DETERMINANTES EN SALUD PÁGINA:
INMUNOPREVENIBLES (MENINGITIS, 1 de 3
SARAMPION, RUBEOLA, IRAG DENTRO
DE LAS 48 HORAS)
INFORMACIÓN GENERAL DEL EVENTO:

EVENTO:
CLASIFICACIÓN DEL EVENTO:
PERIODO EPIDEMIOLÓGICO:
SEMANA EPIDEMIOLÓGICA:
AÑO:
FECHA DE INICIO DE SÍNTOMAS:
FECHA DE CONSULTA:
FECHA DE DIAGNÓSTICO:
FECHA DE HOSPITALIZACIÓN:
FECHA DE NOTIFICACIÓN:
UPGD QUE NOTIFICA:
MUNICIPIO DE RESIDENCIA:
IDENTIFICACIÓN DEL CASO ÍNDICE:

NOMBRE:
EDAD:
DOC. IDENTIDAD:
RÉGIMEN DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD:
ESP-S:
PROCEDENCIA:
RESIDENCIA ACTUAL:
CONDICIÓN FINAL DEL PACIENTE:
INFORMACIÓN DE LA PERSONA QUE ATIENDE LA VISITA

NOMBRE:
PARENTESCO:
DIRECCIÓN:
CELULAR:
MUNICIPIO DE RESIDENCIA:
ANTECEDENTES: (GO, Patológico, quirúrgicos, farmacológicos y demás):
VERIFICACION DEL CUADRO CLINICO:

508
M1.P15.F08 21/11/2017
DE LAS 48 HORAS)
BUSQUEDA ACTIVA DE CASOS Y CONTACTOS (DOMICILIARIOS, ESCOLARES, LABORARLES)
N.º NOMBRES Y APELLIDOS PARENTESCO EDAD SINTOMAS
DESPLAZAMIENTO DEL ENFERMO:
VERIFICACION DEL ESTADO VACUNAL DEL CASO:
FECHA 1ERA FECHA 2DA FECHA 3ERA

BIOLOGICO 1ER RZO 2DO FZO OTRO
DOSIS DOSIS DOSIS
VERIFICACION DE TOMA DE MUESTRAS PARA LABORATORIO:

509
M1.P15.F08 21/11/2017
DE LAS 48 HORAS)
FECHA DE SITIO DE
MUESTRA TOMODA RESULTADO OBSERVACION
TOMA PROCESAMIENTO
BUSQUEDA ACTIVA COMUNITARIA- BAC: (casa visitadas, personas con síntomas similares, acción):
MONITOREO RAPIDO DE COBERTURA DE VACUNACION /MRCV:
BUSQUEDA ACTIVA INSTITUCIONAL - BAI:
MEDIDAS DE PREVENCION (Educación a la familia, vecinos y contactos)
PROBABLE FUENTE DE INFECCIÓN Y LUGAR D ETRABAJO:
CONCLUSIONES:
Persona que realiza la investigación:

Cargo:
M1.P15.F09 21/11/2017 510
VERSIÓN
INVESTIGACIÓN DE CAMPO DE
1.0 LESIONES POR ARTEFACTOS PÁGINA:
EXPLOSIVOS 1 de 3
INFORMACION GENERAL DEL EVENTO

Fecha de la investigación:
Evento:
Clasificación del evento:
Periodo epidemiológico:
Semana epidemiológica:
Año:
Fecha de notificación inmediata:
UPGD que notifica:
Municipio que notifica:
Municipio de residencia:
IDENTIFICACION DEL PACIENTE

Nombre:
Edad:
Documento de identidad:
Régimen en salud:
EPS:
Teléfono*:
Dirección completa*:
*Es IMPORTANTE obtener de forma precisa la dirección y teléfono del paciente para poder desarrollar el
seguimiento del caso de forma oportuna.
En caso de que el paciente sea menor de edad solicitar datos del acudiente.
Nombre:
Parentesco:
Teléfono:
Dirección Completa:
REALICE UN RECUENTO DE LOS HECHOS Y DE LAS MEDIDAS TOMADAS (cuando, donde y como sucedieron
los hechos, entidades a las que se les notifica el caso)
________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________
M1.P15.F09 21/11/2017 511
VERSIÓN
EXPLOSIVOS 2 de 3
Ingrese la información o marque si - no según corresponda:

DIMENSIONES DE OBSERVACIÓN Observación del
investigador
Nombre del lesionado (a):
Estrato:
INFORMACIÓN CLÍNICA DEL CASO
Amputación (describir parte anatómica)
Laceración
Contusión
Herida
Lesiones Encontradas
Quemadura (describir parte anatómica)
En caso de quemadura: Clasificación
del grado
Extensión de la quemadura
Almacenamiento
Transporte
Manipulación
Observación
Fabricación
Circunstancias en las que se
presentó la lesión por pólvora Peatón
Actividades de erradicación
Labores del campo
Otro Cuál?
Celebraciones sociales
Acciones de conflicto armado
Fiestas locales o nacionales
Circunstancias Sociales
Acciones de delincuencia común
asociadas al evento
Durante actividades laborales
Durante actividades desminado
Otro Cuál?
Artefacto pirotécnico. Cuál?
Mina antipersona
Tipo de artefacto que produjo
Municiones sin explotar
la lesión
Artefactos explosivos improvisados
Otros materiales explosivos
Zona residencial
Lugar del evento
vivienda
M1.P15.F09 21/11/2017 512
VERSIÓN
EXPLOSIVOS 3 de 3
Parque público
Lugar de trabajo
Vía pública
Otro Cuál?
Hubo consumo de alcohol u SI
otras sustancias psicoactivas NO
previas a la lesión por
pólvora?
Si es necesario ampliar información del caso y del evento:
Conclusiones y recomendaciones:
Investigación elaborada por:

Institución:
Cargo:
M1.P16 31/12/2013
VERSIÓN
FORMULACIÓN, EJECUCIÓN,
1.0 SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL PÁGINA:
PLAN DE SALUD TERRITORIAL (PST) 1 de 5

“M1.P16 FORMULACIÓN, EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO Y
EVALUACIÓN DEL PLAN DE SALUD TERRITORIAL (PST)”

M1.P16 31/12/2013
VERSIÓN
Objetivo: Definir las metas, programas, proyectos y acciones para dar cumplimiento a las políticas nacionales
en salud.
Alcance: Documento interno que aplica para el seguimiento a la formulación, ejecución y evaluación del Plan
de Salud Territorial, con el fin de orientar y fortalecer el sistema de salud a nivel Municipal.
Definiciones:
Plan de Salud Territorial -PST: Conjunto de actividades programadas a nivel Municipal con el fin de proveer
de manera integral, las acciones de salud individuales y colectivas con la participación responsable de todos los
sectores de la sociedad, que mejoren las condiciones de salud de la población.
Vigilancia en salud pública: La vigilancia en salud pública vigila los riesgos y daños biológicos, del
comportamiento y del medio ambiente, tanto individuales como colectivos. Para ello emplea la notificación
obligatoria, la vigilancia activa por medio de observatorios y centinelas, entre otros, y la investigación de
modelos de riesgo y enfermedad en las condiciones y eventos priorizados.
Vigilancia en salud en el entorno laboral: La vigilancia en salud en el entorno laboral vigila los riesgos
laborales, los accidentes de trabajo y la enfermedad derivada de la actividad laboral. Para ello emplea la
vigilancia activa haciendo uso entre otros de la metodología de buenas prácticas, y de la investigación. Este
proceso es liderado por el Ministerio de la Protección Social.
Vigilancia sanitaria: La vigilancia sanitaria vigila los riesgos relacionados con los alimentos, medicamentos,
tecnologías en salud, productos de uso doméstico, establecimientos públicos y las cadenas productivas. Para
ello emplea la vigilancia activa haciendo uso entre otros de la metodología de buenas prácticas, y de la
investigación. Este proceso es liderado por el Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos -
INVIMA.
Inspección, vigilancia y control de la gestión del Sistema General de Seguridad Social en Salud –
SGSSS: La inspección, vigilancia y control de la gestión del Sistema General de Seguridad Social en Salud –
SGSSS es el conjunto de normas, agentes y procesos articulados entre sí, en los ejes de financiamiento,
aseguramiento, prestación de servicios, atención al usuario y participación social. Este proceso es liderado por
la Superintendencia Nacional de Salud.
Situación de Salud: es un proceso analítico-sintético que abarca diversos tipos de análisis y permite
caracterizar, medir y explicar el perfil de salud-enfermedad de la población, incluyendo los daños y problemas
de salud, así como los factores asociados y sus determinantes.
Enfoque poblacional: Se entiende por enfoque poblacional, las intervenciones en salud simples o combinadas
dirigidas a la población en general que buscan modificar los riesgos acumulados en cada uno de los momentos
del ciclo vital, que incrementan la carga de morbilidad, mortalidad y discapacidad
Enfoque de gestión social del riesgo: El enfoque de gestión social del riesgo se plantea como un proceso
dinámico, creativo en el cual se construyen soluciones a partir de un abordaje causal de los riesgos de salud en
poblaciones específicas, buscando la identificación y modificación de estos, para evitar desenlaces adversos,
teniendo en cuenta que muchos de los eventos de salud no ocurren al azar sino que son predecibles y
modificables con el concurso de los actores de salud, otros sectores comprometidos y la comunidad.
Producto o servicio: Plan de Salud Territorial Aprobado

M1.P16 31/12/2013
VERSIÓN
Normatividad:

 Ley 715 de 2001. Norma orgánica en materia de recursos y competencias en salud y educación de los
 Decreto 3039 de 2007. Plan Nacional de Salud Pública.
 Resolución 425 de 2008. Por la cual se define la metodología para la elaboración, ejecución, seguimiento,
evaluación y control del Plan de Salud Territorial, y las acciones que integran el Plan de Salud Pública de
Intervenciones Colectivas a cargo de las entidades territoriales.
 Resolución 1841 de 2013. Por la cual se adopta el Plan Decenal de Salud Pública 2012-2021.
 Ley 152 de 1994: Por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo. Tiene como propósito
establecer los procedimientos y mecanismos para la elaboración, aprobación, ejecución, seguimiento
evaluación y control de los planes de desarrollo.
 Decreto 3518 de 2006. por el cual se crea y reglamenta el Sistema de Vigilancia en Salud Pública y se
dictan otras disposiciones
 Ley 1450 de 2011. Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo, 2010-2014
Recursos
A. Tecnológicos: Computador, Video Bean, acceso a Internet.

B. Logísticos; Formatos de diagnostico, tablas de apoyo, lapiceros, Vehículo.
C. Humanos: Profesional del área de la salud, Administrador, Ingeniero de Alimentos, Regente en Farmacia,
Ingeniero Ambiental, Biólogo, Técnico en Enfermedades Transmitidas por Vectores, Nutricionista, Médico
Veterinario y Zootécnista.

No. AREA CARGO PUNTO DE
DESCRIPCION DEL RESPONSABLE RESPONSABLE CONTROL
PROCEDIMIENTO
1 Secretaría de Secretario de
Salud - G.I.T despacho -
Análisis de la situación en salud Salud Pública y Profesional
Promoción Universitario
Plan de Salud
Social
Territorial Aprobado
2 Identificación de prioridades de Secretaría de Secretario de
y Ejecutado
acuerdo al diagnostico realizado. Salud - G.I.T despacho -
Salud Pública y Profesional
M1.P16 31/12/2013
VERSIÓN
Social
Verificación de recursos existentes Salud - G.I.T despacho -
(económicos, tecnológicos y Salud Pública y Profesional
humanos). Promoción Universitario
Social
Elaboración del Plan de Salud
Territorial (SSM y comunidad).
Social
5 Socialización del Plan de Salud Secretaría de Secretario de
Territorial al Consejo de Gobierno Salud - G.I.T despacho -
Municipal, Consejo Territorial de Salud Pública y Profesional
Salud y Comunidades para su Promoción Universitario
aprobación Social
6 Si no se aprueba el PST: Se Secretaría de Secretario de
realizan ajustes de acuerdo a las Salud - G.I.T despacho -
recomendaciones realizadas y se Salud Pública y Profesional
presenta nuevamente para su Promoción Universitario
aprobación Social
Una vez aprobado se remite a la Salud - G.I.T despacho -
Secretaria de Salud Departamental Salud Pública y Profesional
con sus respectivos soportes. Promoción Universitario
Social
Formulación del Plan Operativo Salud - G.I.T despacho -
Anual –POA, (incluye Plan de Salud Pública y Profesional
Intervenciones Colectivas). Promoción Universitario
Social
9 Ejecución y Puesta en marcha: Secretaría de Secretario de
Elaboración de proyectos y Salud - G.I.T despacho -
estudios previos. Los cuales se Salud Pública y Profesional
remiten al Proceso Jurídico y Promoción Universitario
Contractual del municipio para su Social
viabilidad y contratación
Evaluación. Se realiza seguimiento
y evalúa de acuerdo al
cumplimiento del plan de acción y
metas programadas en el PST.
Social
M1.P16 31/12/2013
VERSIÓN
RESPONSABLE
AUXILIAR
ADMINIST SECRETARIO DE SALUD MUNICIPAL Y PROFESIONAL UNIVERSITARIO
RATIVO
Inicia Análisis Situacional Identificación de

en Salud Prioridades
F L U J O
Elaborar PST Verificación de

Recursos
Socialización y
D E
Aprobación
Aprueba No Aprueba
D I A G R A M A
Remite Sec. Salud Ajustes

Departamental
Elabora POA
Ejecución
Evaluación Fin


M1.P17 21/11/2017
VERSIÓN
MOVILIDAD Y VERIFICACION DE
1.0 AFILIACIONES PÁGINA:
1 de 4

“M1.P17 MOVILIDAD Y VERIFICACION DE AFILIACIONES”

1.0 21/11/2017 Adopción procedimiento.
Decreto 0240 del
21/11/2017
M1.P17 21/11/2017
VERSIÓN
2 de 4
Objetivo: Verificar el proceso de movilidad del régimen contributivo al subsidiado que realiza las EPS del
municipio, teniendo en cuenta la normatividad dispuesta por el Ministerio de Salud y Protección Social.
Alcance: Que todas las personas que se encuentren afiliadas al Sistema de Seguridad Social en Salud en el
régimen Subsidiado o Contributivo, puedan acceder a los Servicios de Salud al momento de realizar el proceso
de Movilidad ante la EPS correspondiente, de igual manera se verificara si pertenecen al Sisben o a las
poblaciones especiales que trata la norma.
Definiciones:
Movilidad entre regímenes: La movilidades el derecho de que son titulares los afiliados al Sistema General de
Seguridad Social en Salud, focalizados en los niveles I y II del Sisbén, que los faculta para migrar del régimen
subsidiado al régimen contributivo y viceversa, con todo su núcleo familiar, sin solución de continuidad, ni
necesidad de efectuar un nuevo proceso de afiliación, permaneciendo en la misma EPS y con observancia de
las reglas que aplican en la materia.
Producto o Servicio: Continuidad de los usuarios en el sistema de salud
Normatividad:
Acuerdo 415 de 2009, Por medio del cual se modifica la forma y condiciones de operación del Régimen
Subsidiado del Sistema General de Seguridad Social en Salud y se dictan otras disposiciones.
Decreto 3047 de 2013, Por el cual se establecen reglas sobre movilidad entre regímenes para afiliados focal
izados en los niveles I y II del Sisbén.
Resolución 2629 de 2014, Por la cual se sustituye el anexo técnico de la Resolución 1344 de 2012, modificada
por la Resolución 5512 de 2013, en relación con el reporte de las novedades de movilidad de las Entidades
Promotoras de Salud y se dictan otras disposiciones.
Recursos:
A. Tecnológicos: Equipo de cómputo, impresora, scanner, internet
B. Logísticos: Papelería, muebles de oficina.
C. Humanos: Asesora, Técnico o auxiliar administrativo, Profesional Universitario.

M1.P17 21/11/2017
VERSIÓN
3 de 4

1 Ingresar al FTP del Fosyga para Secretaria de Profesional Descarga de
descargar los archivos S1 que Salud Municipal universitario Archivos
contiene los registros de los Área
usuarios que realizaron movilidad aseguramiento y
en cada una de las EPS durante prestación de
cada semana del mes Servicios
2 Verificar uno a uno que los registros Secretaria de Técnica o auxiliar Registros
encontrados en los archivos S1 se Salud Municipal administrativo revisados
encuentren con Sisben o en listado Área
de población especial que aseguramiento y
menciona la normatividad prestación de
Servicios
3 Enviar oficio con las inconsistencias Secretaria de Asesora, técnica o Oficios enviados
encontradas. Como aquellos que Salud Municipal auxiliar, profesional con la respectiva
no cuentan con soportes para Área universitario observación
realizar movilidad del régimen aseguramiento y
contributivo al Subsidiado, mal prestación de
identificado, movilidad con otra EPS Servicios
que no existe en el municipio
4 Retirar los registros que contienen Secretaria de Asesora, técnica o Registros
inconsistencias en los soportes de Salud Municipal auxiliar, profesional ingresados o
afiliación (sin Sisben o Población Área universitario retirados
Especial) en la base de datos aseguramiento y
SIMUS2010 y en las novedades prestación de
que envía el municipio al Fosyga Servicios
novedad N13.
M1.P17 21/11/2017
VERSIÓN
4 de 4
RESPONSABLE
Inicio
FTP descargar S1
F L U J O
Verificación registros
movilidad
D E
Envió oficio Firma oficio movilidad

inconsistencias a las EPS
D I A G R A M A
Retirar registros sin

soportes Sisben y población
especial Florencia
Archivo
Fin

Nombre: Diana Marcela Silva Fonseca Nombre: Mallerly Gonzalez Arias Nombre: Comité de Coordinación del
Cargo: Asesora Cargo: Secretaria de Salud Sistema de Control Interno
Cargo:

M1.P18 21/11/2017
VERSIÓN
NOVEDADES, RETIROS Y FALLECIDOS
1.0 DE REGISTROS PÁGINA:
1 de 4

“M1.P18 NOVEDADES, RETIROS Y FALLECIDOS DE
REGISTROS”

Decreto 0240 del
21/11/2017
M1.P18 21/11/2017
VERSIÓN
2 de 4
Objetivo: Verificar todos los procesos de afiliación al régimen subsidiado que realiza las EPS del municipio
cada mes, detectando inconsistencias en los archivos mediante el cruce de base de datos realizado por el
municipio.
Alcance: Tener una Base de Datos confiable en los procesos de afiliación y envió de novedades por parte de
las EPS, detectando duplicados con los regímenes contributivos, excepción, para realizar los retiros que realiza
el municipio el último viernes día hábil de cada mes de acuerdo a la normatividad vigente.
Definiciones:
Multiafiliación: Es cuando una persona se encuentra afiliada simultáneamenteen el régimen contributivo y

subsidiado o esta afilado a más de una entidad promotora de salud (EPS).
Producto o servicio: Mantener actualizada la base de datos
Normatividad:
Decreto 3047 de 2013, Por el cual se establecen reglas sobre movilidad entre regímenes para afiliados focal
izados en los niveles I y II del Sisbén
Resolución 1344 de 2012, Por la cual se dictan disposiciones sobre el reporte de información de afiliación
alSistema General de Seguridad Social en Salud y se efectúan modificaciones a laBase de Datos Única de
Afiliados -BDUA.
Resolución 2629 de 2014, Por la cual se sustituye el anexo técnico de la Resolución 1344 de 2012, modificada
por la Resolución 5512 de 2013, en relación con el reporte de lasnovedades de movilidad de las Entidades
Promotoras de Salud y se dictan otrasdisposiciones.
Recursos:

M1.P18 21/11/2017
VERSIÓN
3 de 4

Ingresar y descargar en el FTP del Secretaria de Salud Profesional Archivos
Fosyga los archivos S1, NS, MS, S5, Municipal Área Universitario descargados
1 MC, TC que contiene todos los aseguramiento y
registros de los procesos que realiza prestación de
las EPS en la BDUA mes a mes. Servicios
Verificar y cargar los archivos al Secretaria de Salud Profesional Archivos
aplicativo SIMUS 2010 de la Secretaria Municipal Área Universitario cargados
de Salud, el cual realizara la aseguramiento y
depuración de Base de Datos de prestación de
2
aquellos registros que se encuentran Servicios
retirados, fallecidos en el régimen
subsidiado enviados por la EPS al
Fosyga.
Realizar los respectivos cruces para Secretaria de Salud Profesional Cruces
detectar multiafiliaciones con el Municipal Área Universitario realizados
régimen contributivo y de excepción, aseguramiento y
3
para su respectivo retiro en la BDUA, prestación de
en los procesos establecidos por la Servicios
normatividad.
Cruzar la Base de datos del régimen Secretaria de Salud Profesional Cruces
subsidiado con la base de Defunciones Municipal Área Universitario realizados
RUAF que se encuentra administrada aseguramiento y
4 por la Secretaria de Salud, los prestación de
registros que coincidan se realizara el Servicios
retiro en los procesos establecidos por
la normatividad.
Validar los registros de nuevas Secretaria de Salud Asesora, Registros con
afiliaciones con las respectivas Municipal Área Técnico o inconsistencias.
consultas que se deben realizar on line aseguramiento y Auxiliar
(ficha de Sisben o poblaciones prestación de Administrativo,
5
especiales), detectadas estas Servicios Profesional
inconsistencias se enviará oficio a las Universitario
EPS informando que estos usuarios se
retiraran del Sistema.
Enviar oficio de Novedades de retiros y Secretaria de Salud Asesora, Oficios
fallecidos al FOSYGA, de acuerdo a lo Municipal Área Técnico o enviados al
estipulado en la normatividad vigente. aseguramiento y Auxiliar FOSYGA
6
prestación de Administrativo,
Servicios Profesional
Universitario
M1.P18 21/11/2017
VERSIÓN
4 de 4
RESPONSABLE
Inicio Ingresar FTP descargar

S1, NS, MS, S5, MC, TC
Verificar y cargar
archivos al SIMUS 2010,
F L U J O
realizar retiros, fallecidos.
Cruzar Bases de Datos,

detectar multiafiliados,
régimen contributivo,
D E
excepción
D I A G R A M A
Cruzar Bases de Datos

RUAF, detectar fallecidos
Validar registros afiliaciones
ON LINE, se detectara
inconsistencias para retiros Firma oficio retiros
novedades
Archivo
Fin
Cargo:

M1.P19 21/11/2017
VERSIÓN
1.0 PROGRAMA AMPLIADO DE
ALCALDÍA DE INMUNIZACIONES - PAI PÁGINA:
FLORENCIA
NIT No. 800.095.728-2 1 de 7

“M1.P19 PROGRAMA AMPLIADO DE INMUNIZACIONES”

1.0 21/11/2017 Adopción
procedimiento. Decreto
0240 del 21/11/2017
M1.P19 21/11/2017
VERSIÓN
FLORENCIA
NIT No. 800.095.728-2 2 de 7
Objetivo: Dar cumplimiento a los lineamientos del Programa Ampliado de Inmunizaciones y demás
normatividad vigente de acuerdo a la competencia del municipio, realizando visitas de asistencia técnica a
las IPS vacunadoras.
Alcance: Comprende la verificación y el seguimiento al cumplimiento de los componentes del Programa

Ampliado de Inmunizaciones “PAI” (normatividad, coordinación, planificación y programación, cooperación
técnica – supervisión, Ejecución-estrategias operativas para el logro de coberturas, capacitación talento
humano, cadena de frio, insumos, comunicación – movilización social, sistema de información, vigilancia en
salud pública – eventos inmunoprevenibles, evaluación: tabla de indicadores de la gestión.
Definiciones:
Anticuerpo: Proteína (inmunoglobulina) producida por un tipo de glóbulo blanco (linfocito B) y células
plasmáticas, en respuesta al ingreso de un antígeno y cuya función es defender al organismo. Monoclonal:
éste está producido artificialmente a partir de un clon celular y, en consecuencia, construido con un único
tipo de inmunoglobulina.
Brote: Epidemia reducida que afecta a una población pequeña.
Cuarentena: Aislamiento de individuos sanos por un período igual a la incubación máxima de una
enfermedad.
ESAVI: Evento Supuestamente Atribuido a la Vacunación e Inmunización.
Fiebre amarilla: es una zoonosis que también afecta al hombre. Necesita de un vector que, según sea
zona rural o urbana, son el mosquito Haemagogus spegazzinii o el Aedes Aegypti.
Hepatitis: Afectación e inflamación del hígado. Pueden ser de distintos tipos.
Inmunización: Proceso de inducción o provisión de inmunidad artificial a un individuo sano susceptible,

mediante la administración de un producto inmunobiológico. Puede ser activa (vacunación) o pasiva (suero
o inmunoglobulina).
Inmunoprevenible: Enfermedad prevenible por vacunación.
Inyección: Es la acción de introducir líquido en el cuerpo con jeringa y aguja. Puede ser intradérmica,
subcutánea, intramuscular o endovenosa.
Gripe: Enfermedad infectocontagiosa de origen viral que se caracteriza por faringitis, fiebre con escalofríos,
dolores musculares y debilidad. Su comienzo es súbito y la duración es a menudo de 3 a 10 días. Conocida
también como Influenza.
Morbilidad: Número de casos de una enfermedad que aparecen en una población en un cierto período de
tiempo.
Mortalidad: Número de muertes debidas a una enfermedad, que aparecen en una población en un cierto
período de tiempo.
M1.P19 21/11/2017
VERSIÓN
FLORENCIA
NIT No. 800.095.728-2 3 de 7
PAI: Programa Ampliado de Inmunizaciones.
Sistema Nominal PAI WEB: Plataforma en Internet, mediante el cual se hace la verificación del esquema
vacunal frente al registro diario de vacunación.
Vacuna: cualquier preparación destinada a generar inmunidad contra una enfermedad estimulando la
producción de anticuerpos.
Producto o servicio: Garantizar la vacunación de la población objeto del Programa Ampliado de

Inmunizaciones del Municipio de Florencia.
Normatividad:
 Ley 1751 de 2015 por medio de la cual se regula el derecho fundamental a la salud y se dictan
 Resolución 1841 de 2013, por la cual se adopta el Plan Decenal de salud Pública 2012 – 2021.
 Resolución 2003 de 2014 Por la cual se definen los procedimientos y condiciones de inscripción de
los Prestadores de Servicios de Salud y de habilitación de servicios de salud.
 Resolución 518 de 2015 por la cual se dictan disposiciones en relación con la Gestión de la Salud
Pública y se establecen directrices para la ejecución, seguimiento y evaluación del Plan de Salud
Pública de Intervenciones colectivas PIC.
 Resolución 1536 de 2015 Por la cual se establecen disposiciones sobre el proceso de Planeación
Integral para la salud.
 Resolución 1441 de 2016 Por la cual se establecen los estándares, criterios y procedimientos para
la habilitación de las redes integrales de Prestadores de Servicio de Salud RIPSS.
 Resolución 3202 de 2016 Por la cual se adopta el Manual Metodológico para la elaboración e
implementación de las Rutas Integrales de Atención en Salud — RIAS, se adopta un grupo de
Rutas Integrales de Atención en Salud desarrolladas por el Ministerio de Salud y Protección Social
dentro de la Política de Atención Integral en Salud —PAIS y se dictan otras disposiciones.
 Resolución 429 de 2016 por la cual se adopta la Política de Atención Integral en Salud - PAIS
 Circular 023 de 2013 “Aspectos técnicos a reforzar en el esquema permanente de vacunación”.
 Circular 039 de 2013 “Meta programática Programa Ampliado de Inmunizaciones PAI 2012-2013”.
 Circular 044 de 2013 “Lineamientos para la implementación, operación y sostenimiento del sistema
de información nominal de Programa Ampliado de Inmunizaciones PAI”.
 Circular 045 de 2013 “Aspectos técnicos sobre vacunación segura”. Y las demás normas emitidas
por el MSPS que las modifiquen, adiciones o sustituyan.
Recursos:
A. Tecnológicos: Equipo de Cómputo, Impresora, Elementos de Archivo, Software aplicativo de base de

datos. Línea telefónica, cámara fotográfica, refrigeradores, congeladores, aires acondicionados y transporte.
B. Logísticos: Papelería, cajas de archivo, cajas térmicas, estantería plástica, tóner de impresora
escritorios, sillas Mensajería.
C. Humanos: Profesional Universitario, Jefe de Enfermería y Auxiliares de enfermería.

M1.P19 21/11/2017
VERSIÓN
FLORENCIA
NIT No. 800.095.728-2 4 de 7

1 Recibo de Lineamientos PAI Secretaría de Secretario de Pantallazo de
y Meta Programática por Salud - G.I.T despacho - recibido
parte de la Secretaria de Salud Pública Profesional
Salud Departamental Universitario
proveniente del Ministerio de
Salud y la Protección.
2 Envío de Lineamientos PAI y Secretaría de Secretario de Pantallazo de

Meta Programática a las IPS Salud - G.I.T despacho - envío
vacunadoras del Municipio, a Salud Pública Profesional
través del correo electrónico Universitario
del Programa PAI.
3 Elaboración Cronograma: Secretaría de Secretario de Cronograma

El Profesional de apoyo en Salud - G.I.T despacho -
conjunto con el coordinador Salud Pública Profesional
PAI, elaborar el cronograma Universitario
de visitas de asistencia
técnica y seguimiento a las
12 IPS vacunadoras PAI y 2
IPS No PAI.
4 Asistencia Técnica: Se Secretaría de Secretario de Acta de visita de

realiza asistencia técnica de Salud - G.I.T despacho - Asistencia técnica,
visitas concertado con las Salud Pública Profesional acta de
IPS Vacunadora PAI y NO Universitario seguimiento, Plan
PAI, en las instalaciones de de Mejora y
cada una de las IPS y se registro fotográfico
verifica el cumplimiento de
los doce componentes del
Programa Ampliado de
Inmunizaciones plasmado en
los Lineamientos PAI,
emanado por el MSPS,
(Ministerio de Salud y
Protección Social) en caso
de encontrarse hallazgos se
solicita Plan de Mejora para
su cumplimiento.
5 Estrategias – Operativas Secretaría de Secretario de Planillas de

las cuales se organizan con Salud - G.I.T despacho - asistencia técnica,
las IPS en reuniones Profesional registro fotográfico,
mensuales donde se Universitario acta de reuniones.
programan las jornadas de Salud Pública
M1.P19 21/11/2017
VERSIÓN
FLORENCIA
NIT No. 800.095.728-2 5 de 7
vacunación y los barridos

casa a casa, se hace
reuniones con los diferentes
medios de comunicación
para la difusión de las
diferentes actividades
realizadas en el programa, al
igual que la socialización con
los actores encargados de
garantizar las coberturas en
vacunación.
6 Insumos - Cadena de Frio: Secretaría de Secretario de Actas de Acuso

Se realiza el pedido de los Salud - G.I.T despacho - generadas, a
biológicos al Centro de Salud Pública Profesional través del
Acopio Departamental, a Universitario programa PAIWEB.
través del Sistema Nominal
PAIWEB, el cual es
aprobado por dicha Entidad,
para luego conservar en
cadena de frio y
transportarlos al centro de
Acopio Municipal; los
biológicos recibidos son
entregados a cada una de
las IPS Vacunadoras de
acuerdo al cronograma
realizado por la Secretaria
de salud Municipal, el cual
fue solicitado a través de PAI
WEB por cada una de las
IPS con anterioridad.
7 Comunicación y Secretaría de Secretario de Boletines de

Movilización: Se diseña e Salud - G.I.T despacho - Prensa, carteleras,
implementa las estrategias Salud Pública Profesional certificaciones
de información, educación y Universitario radiales mediante
comunicación para el actas de visita,
programa permanente de planillas de
vacunación, que asistencia y
corresponde con las registro fotográfico.
características culturales de
la población y que cubran
efectivamente las
poblaciones en riesgo
(carteles, radio, televisión,
etc).
M1.P19 21/11/2017
VERSIÓN
FLORENCIA
NIT No. 800.095.728-2 6 de 7
8 Sistemas de Información: Secretaría de Secretario de Actas de

Verificación de registros Salud - G.I.T despacho - seguimiento,
diarios de vacunación vs Salud Pública Profesional reporte mensual
sistema nominal PAIWEB, Universitario con notificación al
para garantizar el 100% de Ente
la información vacunal en el Departamental.
sistema y reporte a la
Secretaria de Salud
Departamental.
9 Reporte y evaluación de Secretaría de Secretario de Reporte Mensual

indicadores del Programa. Salud - G.I.T despacho - con notificación al
Se consolida la información Salud Pública Profesional Ente
enviada por cada una de las Universitario Departamental,
IPS y se envía a la presentación de
Secretaria de Salud indicadores de
Departamental a través de vacunación.
correo electrónico. Se
analizan las coberturas de
vacunación presentadas o
reportadas por cada una de
las IPS para el cumplimiento
de la meta programática
establecida por el MSPS
para el Municipio de
Florencia.
10 Vigilancia en Salud: Dar Secretaría de Secretario de Acta de

cumplimiento a los Salud - G.I.T despacho - seguimiento a
lineamientos para la Salud Pública Profesional casos, reporte de
vigilancia y control en salud Universitario monitoreo, informe
pública de los eventos enviado al Ente
inmunoprevenibles, que Departamental.
emita el Instituto Nacional de
Salud. Realización de
Monitoreos rápidos de
cobertura en vacunación y
realizar seguimiento y cierre
de los eventos
supuestamente atribuidos a
la vacunación o
inmunización ESAVI que
ocurran en el Municipio;
Enviar el respectivo reporte
al Ente Departamental.
M1.P19 21/11/2017
VERSIÓN
FLORENCIA
NIT No. 800.095.728-2 7 de 7
RESPONSABLE
SECRETARIO DESPACHO - PROFESIONAL UNIVERSITARIO
Inicio
Recibo de lineamientos
PAI y Metas.
F L U J O
Envía PAI y Meta a IPS
Elaboración Cronograma
D E
Asistencia Técnica
D I A G R A M A
Estrategias Operativas
Insumos – Cadena de
Frio.
Comunicación y
Movilización
Sistema de Información Reporte y Evaluación

de Indicadores del Vigilancia en Salud Fin
Programa.

Nombre: Cecilia Rojas Rojas Nombre: Mallerly Gonzalez Arias Nombre: Comité de Coordinación del
Cargo: Profesional Universitaria Cargo: Secretaria de Salud Sistema de Control Interno
Cargo:

M1.P20 21/11/2017
VERSIÓN
SOLICITUD Y RECEPCION LISTADOS
1.0 CENSALES PÁGINA:
1 de 4

“M1.P20 SOLICITUD Y RECEPCION DE
LISTADOS CENSALES”

Decreto 0240 del
21/11/2017
M1.P20 21/11/2017
VERSIÓN
2 de 4
Objetivo: Solicitar los listados censales a las entidades encargadas de las poblaciones que por sus
condiciones de vulnerabilidad, marginalidad, discriminación o en situación de debilidad manifiesta, según lo
dispuesto por el acuerdo 415 de 2009, deben pertenecer al régimen subsidiado si lo amerita.
Alcance: Que todas las entidades que tienen a cargo las poblaciones más vulnerables de nuestro municipio,
las identifique y las reporten en medio magnético a la Secretaria de Salud municipal para el respectivo cruce de
la información y evidenciar que personas se encuentran sin la prestación de los servicios de salud.
Definiciones:
N.A
Producto o servicio: Afiliar a la población que cumple características especiales
Normatividad:
Ley 1438 de 2011, Por la cual se reforma el Sistema General de Seguridad Social en Salud y se dictan otras
disposiciones.
Recursos:
DESCRIPCION DEL PROCEDIMEINTO

PROCEDIMEINTO RESPONSABLE RESPONSABLE CONTROL
1 Solicitar a las entidades que tiene a Secretaria de Salud Asesora, Auxiliar Oficios
cargo las poblaciones especiales Municipal Área administrativo enviados a las
del municipio, él envió de todos los aseguramiento y entidades
registros en medio magnéticos a prestación de Servicios
ésta secretaria.
2 Recepción y verificación de la Secretaria de Salud Asesora, Auxiliar Oficios
documentación enviada a la Municipal Área administrativo entregados en
secretaria de salud por parte de las aseguramiento y aseguramiento
entidades que tienen a cargo prestación de Servicios
población especial.
M1.P20 21/11/2017
VERSIÓN
3 de 4
3 Una vez verificado los registros Secretaria de Salud Profesional Archivos

digitales, se realiza el cargue de la Municipal Área Universitario organizados
información para su respectivo aseguramiento y para el cruce.
cruce, mediante la herramienta prestación de Servicios
XML ( Proceso de base de datos )
del FOSYGA, la cual determinará
qué población falta por afiliar y el
proceso que cada uno debe realizar
para su respectivo ingreso al
régimen Subsidiado
documentación.
4 Al tener el consolidado del cruce de Secretaria de Salud Profesional Resultado
información realizado por la Municipal Área Universitario XML.
herramienta XML ( Proceso de base aseguramiento y
de datos ) del FOSYGA, se envía el prestación de Servicios
resultado mediante oficio y archivo
de Excel los respectivos estado de
afiliación ( Retirados, Afiliados
Fallecidos, Desafilados,
Suspendidos, Activos), las
gestiones que deben realizar para
la afiliación de éstos usuarios.
5 Actualización de la Base de Datos Secretaria de Salud Profesional Población

del municipio y en la BDUA, de Municipal Área Universitario actualizada.
acuerdo al tipo de población que aseguramiento y
registra los archivos digitales de prestación de Servicios
cada una de las entidades
reportadas.
6 La socialización de las gestiones Secretaria de Salud Asesora, auxiliar Gestiones
realizadas por cada una de las Municipal Área administrativo, realizadas por
entidades para la afiliación aseguramiento y Profesionales cada entidad.
respectiva de su población, se prestación de Servicios Universitarios
realizara cada 6 meses en las
instalaciones de la Secretaria de
Salud Municipal y del compromiso
que tenemos las partes para
realizar la inclusión de todas las
personas que se encuentra en el
listado censal del municipio
M1.P20 21/11/2017
VERSIÓN
4 de 4
RESPONSABLE
Inicio
Solicitar listado censal a

F L U J O
las entidades
Recepción y verificación Cruce Base de Datos

listado censal
D E
Firma oficio entidades

población censal
D I A G R A M A
Envió oficio a las entidades

del resultado del cruce
población censal
Actualización tipo
población en la BDUA y
SIMUS 2010 Florencia
Archivo
Fin

Cargo:

M1.P21 21/11/2017
VERSIÓN
SERVICIO DE ATENCIÓN A LA
1.0 COMUNIDAD Y PARTICIPACIÓN SOCIAL PÁGINA:
EN EL SECTOR SALUD 1 de 7

“M.P21 SERVICIO DE ATENCIÓN A LA COMUNIDAD Y
PARTICIPACIÓN SOCIAL EN EL SECTOR SALUD”

Decreto 0240 del
21/11/2017
M1.P21 21/11/2017
VERSIÓN
Objetivo: Garantizar el cumplimiento de los derechos de los usuarios en el Sistema General de Seguridad
Social en Salud, así como los deberes por parte de los diferentes actores del Sistema General de Seguridad
Social en Salud; de igual forma promocionar y desarrollar los mecanismos de participación ciudadana y de
protección al usuario del servicio de salud.
Alcance: Ejecución de actividades que brinde atención, asesoría y gestión oportuna a los usuarios del Sistema
General de Seguridad Social en Salud (SGSSS) que asistan a la Secretaria de Salud Municipal para realizar
peticiones, quejas o reclamos; verificar los deberes de las EPS e IPS y realizar la vigilancia a EPS e IPS en
atención al usuario.
Definiciones:
Ciudadano: Es el nombre dado por el hombre que por haber nacido o residir en una ciudad, es miembro de la
comunidad organizada que le reconoce la cualidad para ser titular de los derechos y deberes propios de la
ciudadanía, quedando comprometido como ciudadano a hacer que se cumplan. La persona natural que
demanda bienes y servicios dentro de determinados requisitos y condiciones.
Petición: Acción de pedir o solicitar verbal o escrita que se presenta ante un órgano o individuo con el fin de
requerir su intervención en un asusto concreto.
PQR: Petición, queja y reclamo.
Queja: Se entiende por queja la inconformidad manifestada por un usuario frente a la situación de un
funcionario o trabajador de las entidades aseguradas o prestadoras de los servicios de salud, por causa o con
ocasión del ejercicio irregular de sus funciones.
Reclamo: Se entiende por reclamo la solicitud de investigación por una irregularidad cometida por alguno de
los actores del sector salud y del Sistema General de Seguridad Social en Salud SGSSS o por el
incumplimiento de las obligaciones establecidas en la ley 100 de 1993 y sus normas complementarias.
Manifestación ya sea por motivo general o particular referente a la prestación indebida de un servicio o a la
inatención oportuna de una solicitud. Es pedir a alguien una cosa a la que se tiene derecho.
Satisfacción: Es la percepción del ciudadano sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos y
expectativas.
Sugerencia: Es la formulación por parte de un ciudadano de su opinión o propuesta de mejora a los servicios
ofrecidos por el servicio y/o atención prestada por las entidades a las cuales tiene acceso y derecho.
Producto o servicio: Gestionar la prestación de los servicios de salud.
Normatividad:
La Constitución Política de Colombia de 1991 en sus artículos 1, 2, 11, 13, 23, 50, 64, 78, 86, 88 y 95 hacen
M1.P21 21/11/2017
VERSIÓN
referencia a la finalidad del Estado Social de Derecho, así como a los derechos, deberes y garantías de los
ciudadanos.
La Ley 100 de 1993 en su Art. 159 menciona las Garantías de los afiliados: Se garantiza a los afiliados al
Sistema General de Seguridad Social en Salud la debida organización y prestación del servicio público de
salud.
El Decreto 1757 de 1994 Capitulo II Participación Ciudadana Art 4. Servicio de atención a la comunidad. Los
niveles de Dirección Municipal, Distrital y Departamental del Sistema General de Seguridad Social en Salud
organizarán un servicio de atención a la comunidad, a través de las dependencias de participación social, para
canalizar y resolver las peticiones e inquietudes en salud de los ciudadanos.
Circular Única 047 de 2007 de la Superintendencia Nacional de Salud Titulo VII PROTECCIÓN DE LOS
USUARIOS Y LA PARTICIPACIÓN CIUDADANA.
Ley 1122 de 2007 establece en el Capítulo VII Inspección, Vigilancia y Control a la Atención al usuario y
participación social. Su objetivo es garantizar el cumplimiento de los derechos de los usuarios en el Sistema
General de Seguridad Social en Salud, así como los deberes por parte de los diferentes actores del Sistema
General de Seguridad Social en Salud; de igual forma promocionar y desarrollar los mecanismos de
participación ciudadana y de protección al usuario del servicio de salud.
Decreto 780 de 2016 Articulo 2.10.1.1.3. Servicio de atención a los usuarios. Las Empresas Promotoras de
Salud y las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud sean públicas, privadas o mixtas, deberán
establecer un servicio de atención a los afiliados y vinculados al Sistema General de Seguridad Social en
Salud.
Recursos:
A. Tecnológicos: Equipo de cómputo, impresora, línea telefónica, fax, internet.
B. Logísticos: Papelería, cajas de archivo, mensajería, escritorio, silla,
C. Humanos: Profesional Especializado y técnico administrativo.
PROCEDIMIENTO RESPONSA CONTROL
BLE
1 Recepción de la petición, queja o Secretaria de Salud Técnico Diligenciamiento del
reclamo en la oficina de atención Municipal Área administrativ formato
a la comunidad. aseguramiento y o. correspondiente.
Prestación de Servicios (Formato de apertura
PQR oficina atención
al usuario)
M1.P21 21/11/2017
VERSIÓN
2 Clasificación y registro en el Secretaria de Salud Técnico Diligenciamiento del

computador y en físico de las Municipal Área administrativ formato
PQR según medio de recepción aseguramiento y o. correspondiente.
(Si es personal: Verbal o escrita, Prestación de Servicios (Formato Excel
correo electrónico o telefónico.) Registro Diario de
PQR)
3 Analizar la PQR, según su Secretaria de Salud Técnico Diligenciamiento del
complejidad: Municipal Área administrativ formato
 Se dará solución aseguramiento y o. correspondiente.
inmediatamente. Prestación de Servicios (Formato Excel
 Se radicara un oficio a la Registro Diario de
entidad responsable. PQR) y evidencia del
 Se realizara llamada oficio que se realice.
telefónica.
4  Investigación. Secretaria de Salud Profesional Diligenciamiento del
Se visitara la entidad. Municipal Área Especializad formato Acta
aseguramiento y o establecido por la
Prestación de Servicios alcaldía
5 Informe al solicitante sobre la Secretaria de Salud Técnico Diligenciamiento del
respuesta. Municipal Área administrativ formato
(Si la PQR es anónima, la aseguramiento y o. correspondiente.
respuesta se fijara en la cartelera, Prestación de Servicios (Formato Excel
si hay datos del teléfono del Registro Diario de
usuario se llama y se da PQR) Evidencia en
respuesta, o se entrega por Oficios.
escrito)
6 Seguimiento a las PQR Secretaria de Salud Profesional Diligenciamiento del
(se verifica las que no se les ha Municipal Área Especializad formato
dado solución o no se ha obtenido aseguramiento y o y/o técnico correspondiente.
respuesta) Prestación de Servicios administrativ (Formato Excel
o. Registro Diario de
PQR)
Oficios
7 Realizar informe estadístico Secretaria de Salud Técnico Informe estadístico
mensual de las PQR recibidas en Municipal Área administrativ
la oficina. aseguramiento y o.
Prestación de Servicios
M1.P21 21/11/2017
VERSIÓN
8 Cada semana en presencia de un Secretaria de Salud Profesional Formato PQRS –

testigo o veedor abrirá el buzón Municipal Área Especializad Buzón de
de sugerencias de la Secretaria aseguramiento y o y/o técnico Sugerencias.
de Salud municipal y levantara un Prestación de Servicios administrativ Formato Acta
acta con el fin de registrar las o. diligenciada y firmada
PQR. Se dará trámite. Se
elaborara un consolidado
mensual, se hará seguimiento
mediante un plan de mejora de
acuerdo al área específicamente.
11 Se realizara un consolidado y Secretaria de Salud Técnico Informe estadístico
análisis de las PQR de las EPS e Municipal Área administrativ bimensual que se
IPS del municipio. Se rendirá aseguramiento y o. envía al
informe bimensual. Prestación de Servicios Departamento
12 Visitas de Inspección, Vigilancia y Secretaria de Salud Técnico Actas de visitas.
seguimiento a las EPS e IPS para Municipal Área administrativ Informes.
verificar el funcionamiento de la aseguramiento y o.
oficina de atención al usuario. Prestación de Servicios
13 Tener el consolidado actualizado Secretaria de Salud Técnico Consolidado.
de las Asociaciones de usuarios Municipal Área administrativ
de las EPS e IPS de Florencia. aseguramiento y o.
Prestación de Servicios
14 Realizar evaluación de Secretaria de Salud Técnico Encuestas, análisis
satisfacción del usuario que es Municipal Área administrativ de las encuestas.
atendido en la Secretaria de aseguramiento y o.
Salud municipal (mediante Prestación de Servicios
encuesta)
15 Convocar la mesa de Secretaria de Salud Profesional Lista de asistencia
participación, control y Municipal Área Especializad reunión.
corresponsabilidad en salud. aseguramiento y o y/o técnico
Prestación de Servicios administrativ
o.
16 Capacitar y orientar a las Secretaria de Salud Profesional Lista de asistencia a
veedurías ciudadanas en salud. Municipal Área Especializad capacitaciones.
aseguramiento y o y/o técnico Veedurías
Prestación de Servicios administrativ conformadas.
o.
17 Archivo cronológico de toda la Secretaria de Salud Técnico Archivo
documentación. Municipal Área administrativ
aseguramiento y o.
Prestación de Servicios.
M1.P21 21/11/2017
VERSIÓN
RESPONSABLE
PROFESIONAL
AUXILIAR ADMINISTRATIVO UNIVERSITARIO Y/O OFICINA
ESPECIALIZADO
Inicio
Recepción, clasificación, registro, y análisis

de la petición, queja o reclamo.
F L U J O
T
Informe al
solicitante sobre la
respuesta.
D E
Seguimiento a las PQR

D I A G R A M A
Realización informe estadístico

mensual de las PQR recibidas en
la oficina.
Apertura mensual Buzón de sugerencias
Informe PQR de las EPS e IPS

M1.P21 21/11/2017
VERSIÓN
RESPONSABLE
PROFESIONAL
SECRETARIO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO UNIVERSITARIO Y/O DESPACHO/JEFE OFICINA
ESPECIALIZADO
Visitas de inspección, vigilancia y

seguimiento a las EPS e IPS
F L U J O
Consolidado actualizado de las Asociaciones

de usuarios de las EPS e IPS
Evaluación de satisfacción del usuario que es

D E
atendido en la Secretaria de Salud municipal

D I A G R A M A
Convocar la mesa de participación, control y corresponsabilidad en salud.
Capacitar y orientar a las veedurías ciudadanas en salud.
Archivo
Fin

Cargo:

M1.P21.F01 21/11/2017
VERSIÓN
1.0 APERTURA PQR EN EL SECTOR SALUD PÁGINA:

1 de 1
Fecha Solicitud: ________________________________________________________________
DATOS DEL AFILIADO:
Nombres y apellidos: _______________________________________________________________
Número de Identificación: ___________________________________________________________
Datos Quien realiza la solicitud: _____________________________________________________
EPS__________________________________ IPS:___________________________________
Dirección de notificación: _________________________________Teléfono____________________
DESCRIPCION DE LA PETICION____ QUEJA____ RECLAMO____ OTRO, Cuál? ____________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
Anexos: _________________________________________________________________________
Firma: ______________________ Documento de Identidad______________________________
Fecha del Cierre de la Solicitud: ____________________________________________________
Elaboro Área de
Reviso Cargo Trabajo Firma
545
FECHA DE EMISIÓN
CÓDIGO
M1.P21.F02
VERSIÓN
REGISTRO DIARIO DE PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS EN EL SECTOR SALUD Página:
1.0
de
Respuesta
dada
Tipo de
regime Tipo de CLASE DE
Presentaci Tipo de Poblacion EPS Según Complejidad
n solicitud SERVICIO
Telefonica
on
Personal
Escrita
Estado de
la petición
Nombre de quien Descripción de los motivos Respuesta y/o tramite dado Fecha de
No. Fecha Nombre y apellidos Cedula Teléfono o celular Dirección IPS involucrada
Se radiacara un oficio a la
coloca la PQR - Servicio involucrado por la SSM Respuesta
entidad correspondiente
Visita de Inspeccion y
Mujer Gestante
Discapacitado
activaciones
contributivo
portabilidad
afiliaciones
subsidiado
Telefonica
Presencial
Solución inmediata
movilidad
traslados
Indigena
Se realiza llamada
Victima
LGTBI
Web
Afro
Investigación
Asmetsalud
No resuleta
Nueva EPS
Excepción
En trámite
Cafesalud
Vinculado
telefonica
Vigilancia
Coomeva
Resuelta
Reclamo
Petición
Sanitas
Queja
Otra
1
7
M1.P21.F03 21/11/2017
VERSIÓN
BUZON DE SUGERENCIAS
1.0 – PQR EN EL SECTOR SALUD PÁGINA:
1 de 1
Para resolver su PQRS por favor diligenciar los siguientes datos:
Fecha: __________________________________________________________________________________
Nombres y Apellidos completos: _____________________________________________________________
Dirección: _______________________________________________________________________________
Teléfono de Contacto: _____________________________________________________________________
Petición ____ Queja ____ Reclamo ____ Otro, Cuál? _______
Describa el motivo: ________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________

M1.P21.F03
VERSIÓN
BUZON DE SUGERENCIAS
1.0 – PQR EN EL SECTOR SALUD PÁGINA:
1 de 1
Para resolver su PQRS por favor diligenciar los siguientes datos:
Fecha: __________________________________________________________________________________
Nombres y Apellidos completos: _____________________________________________________________
Dirección: _______________________________________________________________________________
Teléfono de Contacto: _____________________________________________________________________
Petición ____ Queja ____ Reclamo ____ Otro, Cuál? _______
Describa el motivo: ________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
M2.P01 31/12/2013
VERSIÓN
ASISTENCIA TÉCNICA AGRÍCOLA,
1.0 PECUARIA Y AMBIENTAL PÁGINA:
1 de 4

“M2.P01 ASISTENCIA TÉCNICA AGRÍCOLA,
PECUARIA Y AMBIENTAL”
“Desarrollo Económico”

M2.P01 31/12/2013
VERSIÓN
2 de 4
Objetivo: Prestar asistencia técnica permanente y gratuita a pequeños y medianos productores del área rural
del Municipio en los sectores agrícola, pecuario y ambiental.
Alcance: Comprende la atención de manera permanente, oportuna y gratuita a pequeños productores rurales
del Municipio de Florencia, con el fin de asesorarlos en temas ambientales y agropecuarios para la aplicación y
uso de nuevas tecnologías.
Definiciones:
Asistencia técnica directa rural. Comprende la atención regular y continua a los productores agrícolas,
pecuarios, forestales y pesqueros, en la asesoría de los siguientes asuntos: en la aptitud de los suelos, en la
selección del tipo de actividad a desarrollar y en la planificación de las explotaciones; en la aplicación y uso de
tecnologías y recursos adecuados a la naturaleza de la actividad productiva; en las posibilidades y
procedimientos para acceder al financiamiento de la inversión; en el mercadeo apropiado de los bienes
producidos y en la promoción de las formas de organización de los productores.
Producto o servicio: Asesoría y acompañamiento a los productores.
Normatividad: Ley 607 del 2000
Recursos:
A. Tecnológicos: Computador, impresora, GPS, Kit de suelos y aguas
B. Logísticos: Motocicleta, cámara fotográfica, Kit de cirugía, Kit de vacunación, Insumos y Droga agrícola y
Veterinaria, Decámetro, Formatos de visita de AT.
C. Humanos: Talento Humano competente (Técnicos y Profesionales)

Identificación de Necesidades: Revisión y
El funcionario encargado identifica las Aprobación del
necesidades en el Municipio de Secretario de
Asistencia Técnica con base en: Despacho y/o Jefe
1. Documento línea base de Oficina del
“Caracterización de pequeños y Plan de Trabajo
medianos productores rurales del Secretaria de de Asistencia
Profesional
1 Municipio de Florencia”. Ambiente y Técnica
Universitario
2. Plan de Desarrollo Municipal Desarrollo Rural
3. Recepción de solicitudes de
asistencia de la comunidad
4. Necesidades detectadas por Seguimiento y
los funcionarios responsables verificación al Plan
5. Necesidades que surgen al de Asistencia
realizar seguimiento al proceso Técnica
M2.P01 31/12/2013
VERSIÓN
3 de 4
Elaboración y Divulgación del Plan

de Trabajo de Asistencia Técnica:
El funcionario encargado proyecta el
Plan de Asistencia Técnica teniendo
como fuente los literales descritos en la
Actividad 1, una vez aprobado por el
Secretario de Despacho y/o Jefe de
Oficina, comunica el contenido del Secretaria de Profesional
2 documento a los funcionarios Ambiente y Universitario
encargados de ejecutarlo. Desarrollo Rural
NOTA: El Plan de Trabajo de

Asistencia Técnica se puede modificar
conforme a las Necesidades de
Solicitud de Asistencia Técnica que
surtan.
Prestar el Servicio de Asistencia

Técnica:
Conforme al Plan de Trabajo el
funcionario encargado recolecta la
Secretaria de Profesional
información necesaria y verifica la
3 Ambiente y Universitario
disponibilidad de recursos para la
Desarrollo Rural
ejecución de las actividades y organiza
la logística necesaria para la
Asistencia.
Elaboración Informe Técnico de la

Asistencia:
Secretaria de Profesional
El funcionario encargado elaborará
4 Ambiente y Universitario
informe técnico de la asistencia con
Desarrollo Rural
sus respectivas recomendaciones
Verificación del Informe:

El funcionario competente revisa y da Secretaria de Secretario de
5 Vo.Bo. del Informe Técnico para su Ambiente y Despacho y/o
remisión. Desarrollo Rural Jefe de Oficina
Entrega del Informe :

Una vez revisado el Informe Técnico se Secretaria de Profesional
6 remite al productor y/o asistentes de la Ambiente y Universitario
Asistencia Técnica. Desarrollo Rural
Archivo del Informe: Secretaria de

Auxiliar
Se archiva dando cumplimiento a la Ambiente y
7 Administrativo
Ley General de Archivo Desarrollo Rural
M2.P01 31/12/2013
VERSIÓN
4 de 4
RESPONSABLE
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
Inicio
Identificación de
Necesidades
F L U J O
Elaboración y
Divulgación del Plan
de Trabajo de
Asistencia Técnica
D E
Prestar el Servicio
de Asistencia
D I A G R A M A
Técnica
Elaborar Informe de
Verificación del Informe
Asistencia Técnica
Entrega del Informe al

Interesado
Archivo
Fin

Nombre: Luis Carlos Montoya L. Nombre: Carlos A. Valencia Rubio Nombre: Comité de Coordinación
Cargo: Profesional Universitario Cargo: Representante Alta del Sistema Control Interno

551

M2.P01.F01 06/02/2017
VERSIÓN
ACTA DE VISITA TÉCNICA
1.0 PÁGINA:
1 de 2
1. DATOS DEL BENEFICIARIO

Nombre del Beneficiario:
Cédula de Ciudadanía: de:
Teléfono:
2. LOCALIZACIÓN
Nombre del Predio: Vereda:
Corregimiento: Comuna:
Barrio: Procedimiento:
Coordenadas Geográfica: X ,Y
Fecha:
3. OBJETIVO DE LA VISITA:
4. SITUACIÓN ENCONTRADA:
5. DESCRIPCIÓN SOCIAL
Tipo de vivienda: Material: Estado:

Estado actual saneamiento básico:
No. personas núcleo familiar: Servicio Salud:
Pertenece a población diferencial: Cuál:
Pertenece a programas sociales estatales:
Pertenece a organizaciones sociales:
552

M2.P01.F01 06/02/2017
VERSIÓN
ACTA DE VISITA TÉCNICA
1.0 PÁGINA:
2 de 2
6. CONCEPTO TÉCNICO:
7. RECOMENDACIONES:
8. PRIORIZADO PARA: ________________________________________________________
Fecha próxima visita: _______________________________________________________________
____________________________ ____________________________
Firma Usuario Firma Funcionario
Nombre: ____________________ Nombre: _____________________
C.C. No_____________________ C.C. No: _____________________
M2.P01.F02 06/02/2017
VERSIÓN
INFORME TÉCNICO ÁREA AMBIENTAL
1.0 Y AGROPECUARIA PÁGINA:
1 de 2
No. _____
DEPARTAMENTO:
MUNICIPÍO:
VEREDA/BARRIO:
CORREGIMIENTO/COMUNA
OBJETIVO:
FECHA:
ANTECEDENTES:
SITUACION ENCONTRADA:
MARCO LEGAL
CONCEPTUA:
M2.P01.F02 06/02/2017
VERSIÓN
INFORME TÉCNICO ÁREA AMBIENTAL
1.0 Y AGROPECUARIA PÁGINA:
2 de 2
REGISTRO FOTOGRÁFICO
Espacio para Foto Espacio para Foto
Vo.Bo__________________________________ ___________________________
Secretario Ambiente y Desarrollo Rural Profesional Universitario
Aprobó
Proyectó Cargo Firma
Digitó
M2.P02 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
VIGILANCIA Y CONTROL DE
2.0 RECURSOS NATURALES RENOVABLES PÁGINA:
Y NO RENOVABLES 1 de 4

“M2.P02 VIGILANCIA Y CONTROL DE RECURSOS
NATURALES RENOVALBES Y NO RENOVABLES”

2.0 06/02/2017 Modificación de Modificación del

procedimiento nombre, objetivo y
alcance del
procedimiento y
actualización de
normatividad.
M2.P02 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
Objetivo: Realizar seguimiento, vigilancia y control de los recursos naturales renovables y no

renovables del Municipio de Florencia.
Alcance: Garantizar la sostenibilidad de los recursos naturales renovables y no renovables.
Definiciones:
Seguimiento: Conjunto de decisiones y actividades planificadas destinadas a velar por el cumplimiento de los
acuerdos ambientales establecidos durante un proceso de evaluación ambiental.
Control y Vigilancia: Medidas legales y técnicas que se aplican para disminuir o evitar la alteración del entorno
o consecuencias ambientales producidas por las actividades del hombre o por desastres naturales, y para
reducir o eliminar los posibles riesgos para la salud humana.
Recursos Naturales: Son los bienes o servicios proporcionados por la naturaleza sin que exista alteraciones
por parte del hombre.
Medio Ambiente: Es el entorno de todo ser vivo
Producto o servicio: Informes técnico, Investigaciones aplicadas, Plegable, cartilla.
Normatividad:
Constitución Política de Colombia

Ley 99 de 1993, “Por la cual se crea el Ministerio del Medio Ambiente, se reordena el Sector Público encargado
de la gestión y conservación del medio ambiente y los recursos naturales renovables, se organiza el Sistema
Nacional Ambiental, SINA, y se dictan otras disposiciones”.
Ley 685 de 2001, “Por la cual se expide el Código de Minas y se dictan otras disposiciones"
Decreto 1076 de 2015, “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Ambiente y
Desarrollo Sostenible”.
Recursos:
A. Tecnológicos: Computador, impresora, GPS, Kit de suelos y aguas

Logísticos: Motocicleta, cámara fotográfica
B. Humanos: Profesionales Universitarios, Técnico Administrativo

1 Recepción Solicitud: Recepción y Secretaría Auxiliar Seguimiento y

remisión de la solicitud, queja o Administrativa Administrativo verificación de
denuncia (Archivo y Medidas
Correspondencia) Correctivas a que
2 Asignación Solicitud: Se entrega y/o Secretaría de Secretario de haya lugar
M2.P02 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
notifica al funcionario competente la Ambiente y despacho y/o Jefe

solicitud, queja o denuncia para su Desarrollo Rural de Oficina
respuesta.
3 Programación de la visita Técnica: Secretaría de Profesional

Una vez recibida la solicitud se Ambiente y Universitario
programa la visita técnica de inspección Desarrollo Rural
4 Realización de la visita técnica: Secretaría de Profesional
Se realiza la visita y registran pruebas Ambiente y Universitario
y/o evidencias de la situación Desarrollo Rural
encontrada.
NOTA: Si es necesario, se solicita la

compañía de la autoridad ambiental –
CORPOAMAZONIA
5 Elabora Informe Técnico: Secretaría de Profesional

El funcionario responsable elabora Ambiente y Universitario
informe adjuntando las evidencias de la Desarrollo Rural
situación encontrada.
6 Revisión del Informe Técnico: Secretaría de Secretario de

Se remite informe con soportes para Ambiente y despacho y/o Jefe
revisión y Vo.Bo. Desarrollo Rural de Oficina
7 Notificación del Informe: Secretaría de Profesional

Se notifica a las partes involucradas, Ambiente y Universitario
solicitantes y requeridas; e informa el Desarrollo Rural
concepto técnico con copia a la
Autoridad Competente
(Corpoamazonia, Inspección Superior,
Procuraduría Agraria y Ambiental, y
Fiscalia).
8 Adopción de Medidas: Secretaría de Profesional

Si hay lugar a medidas, se hace Ambiente y Universitario
acompañamiento de seguimiento y Desarrollo Rural
visitas de inspección con la autoridad
competente.
En caso contrario, termina con la
notificación.
9 Archivo del informe técnico Secretaría de Auxiliar

Ambiente y Administrativo
Desarrollo Rural
M2.P02 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
RESPONSABLE
AUXILIAR ADMINISTRATIVO PROFESIONAL UNIVERSITARIO SECRETARIO DESPACHO/JEFE OFICINA
Inicio
Recepción solicitud
Asignación Solicitud
F L U J O
Programa Visita Técnica
Realiza Visita Técnica

D E
Elabora Informe Técnico

D I A G R A M A
Notificación Informe
Revisión y visto bueno del
informe técnico
Adopción de Medidas
No Traslado Autoridad
Competente para
Visitas y
Seguimiento
Archivo
Fin

Nombre: Luis Carlos Montoya L. Nombre: Juan Francisco Barrios M. Nombre: Comité de Coordinación del
Cargo: Profesional Universitario Cargo: Secretario de Ambiente y Desarrollo Sistema Control Interno
Rural Cargo:

M2.P03 31/12/2013
VERSIÓN
EVALUACIONES AGROPECUARIAS
1.0 ANUALES PÁGINA:
1 de 4

“M2.P03 EVALUACIONES AGROPECUARIAS ANUALES”

1.0 31/12/2013 Adopción
Procedimientos
M2.P03 31/12/2013
VERSIÓN
2 de 4
Objetivo: Recopilar y procesar la información del sector productivo rural.
Alcance: Inicia con la recopilación de la información estadística a través de los gremios organizados y
productores agropecuarios para ser consignada en formatos establecidos por el Ministerio de Agricultura y
Desarrollo Rural para su posterior remisión a la Secretaría de Agricultura Departamental.
Definiciones:
Evaluaciones agropecuarias: Es un Procedimiento adoptado por el Ministerio de Agricultura desde la década

de los setenta para obtener información sectorial a nivel municipal sobre área, producción y rendimiento de los
principales cultivos e información pecuaria y piscícola, el cual se realiza con el apoyo de expertos y entidades
locales conocedores de la actividad agropecuaria
Estadística: Es una rama de la matemática que se refiere a la recolección, análisis e interpretación de los datos
obtenidos en un estudio.
Producción: Proceso por medio del cual se crean los bienes y servicios económicos. Es la actividad principal
de cualquier sistema económico que está organizado.
Formatos EVA debidamente diligenciados.
Normatividad:
Ley 607 del 2000.
Recursos:
A. Tecnológicos: Computador, impresora, internet, fax
B. Logísticos: Papelería, tintas, marcadores, Lapiceros, Libretas, Grabadora tipo periodista, cámara
fotográfica, Video Bean, computador portátil, auditorio y refrigerios
C. Humanos: Técnicos Administrativo, Profesionales Universitarios

Recepción de la Solicitud:
Socialización y
La Secretaría de Agricultura Secretaría de
Auxiliar sensibilización para
1 Departamental requiere Evaluación Ambiente y
administrativo adelantar de forma
Agropecuaria en los formatos EVA. Desarrollo Rural
honesta y objetiva la
recolección y el
Programación Evaluación:
Secretaría de procesamiento de la
El funcionario competente coordina Profesional
2 Ambiente y información (Actividad
con los gremios, asociaciones y Universitario
Desarrollo Rural 2 y 3)
productores el mecanismo para
M2.P03 31/12/2013
VERSIÓN
3 de 4
recopilar la información agropecuaria

en el Municipio (área, precio y
rendimiento).
Procesamiento y consolidación de
la Información Agropecuaria:
El funcionario encargado de recopilar
la información procede a su Secretaría de
Profesional
3 consolidación a través del Ambiente y
Universitario
diligenciamiento de los Formatos EVA Desarrollo Rural
y proyecta oficio remisorio de la
documentación
Revisión de Información:
Secretaría de Secretaria de
El funcionario competente revisa la
4 Ambiente y Despacho y/o
información y firma oficio remisorio
Desarrollo Rural Jefe de Oficina
Remisión Formatos EVA:
El funcionario encargado remite oficio
a la Oficina de Archivo y
Correspondencia – Ventanilla única Secretaría de
Auxiliar
5 para que sean allegados a Secretaría Ambiente y
administrativo
de Agricultura Departamental Desarrollo Rural
adjuntando formatos EVA
debidamente diligenciados
Socialización de Resultados:
El funcionario encargado socializa la Secretaría de
Profesional
6 información levantada en Consenso Ambiente y
Universitario
Departamental Desarrollo Rural
7 Archivar: Se procede archivar la Secretaría de Auxiliar

información de acuerdo a la Ley Ambiente y Administrativo
General de Archivo Desarrollo Rural
M2.P03 31/12/2013
VERSIÓN
4 de 4
RESPONSABLE
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
Inicio
Recepción de Solicitud
F L U J O
Programación Evaluación
Agropecuaria
Procesamiento y
consolidación de la
información
D E
Remisión Evaluaciones Revisión y firma

Agricultura
D I A G R A M A
Divulgación de Resultados
Archivo
Fin

Nombre: Bellanire Soler Herrera Nombre: Carlos A. Valencia Rubio Nombre: Comité de Coordinación
Cargo: Técnico Administrativo Cargo: Representante Alta del Sistema Control Interno

M2.P04 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
OTORGAMIENTO INCENTIVOS
2.0 TRIBUTARIOS PÁGINA:
1 de 4

“M2.P04 OTORGAMIENTO INCENTIVOS TRIBUTARIOS”

2.0 06/02/2017 Modificación de Ajuste actividad 1 y

procedimiento alcance
M2.P04 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
2 de 4
Objetivo: Otorgar Incentivos Tributarios a productores rurales del Municipio de Florencia
Alcance: Incentiva la conservación de áreas boscosas en los predios rurales del Municipio y mejorar el recaudo
por concepto de Impuesto Predial Unificado.
Definiciones:
Incentivo: Un incentivo es un estímulo que se ofrece a una persona, una empresa o un sector con el objetivo
de obtener un beneficio de interés para las partes.
Producto o servicio: Informe Técnico - Certificado de Incentivo Tributario.
Normatividad:
Decreto 081 del 02 de Junio de 2009 en su artículo 30, por medio del cual se compilan los Acuerdos
Municipales 022 del 2004 y 023 del 2008.
Recursos:
A. Tecnológicos: Computador e impresora

B. Logísticos: Motocicleta, papelería, GPS, Combustible
C. Humanos: Talento humano técnico y profesional.
Recepción de solicitudes:
El propietario del predio rural
que desee ser beneficiario de
este incentivo, solicitará a la
Secretaría de Ambiente y
Desarrollo Rural y/o quien haga
sus veces, visita para la
Secretaría de Verificación de
verificación del Programa de Auxiliar
1 Ambiente y Informes de Visita e
Conservación Ambiental que Administrativo
Desarrollo Rural Informe Técnico y
este adelantando en el predio,
viabilidad del
mediante oficio o
Beneficio del
personalmente en dicha oficina
Incentivo Tributario
adjuntando fotocopia de
conforme al
impuesto predial pago de la
Estatuto de Rentas
vigencia inmediatamente
Municipal
anterior.
Programación de visitas:
Se procede a establecer el Secretaría de
Profesional
2 cronograma de visitas de Ambiente y
Universitario
verificación y asignación de Desarrollo Rural
personal para su realización
3 Visita de Verificación: Secretaría de Profesional
M2.P04 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
3 de 4
El funcionario encargado realiza Ambiente y Universitario

visita al predio rural objeto de la Desarrollo Rural
solicitud para verificar el
cumplimiento de uno de las
categorizaciones señaladas en
el Estatuto Tributario Municipal
para acceder al beneficio
tributario, diligenciando el
Formato de Visita.
Elaboración de Informe
Técnico y Certificado de
Incentivo Tributario:
Una vez el funcionario
encargado de realizar la visita
elabora informe técnico, si el
Secretaría de
solicitante cumple con las Profesional
4 Ambiente y
condiciones para acceder al Universitario
Desarrollo Rural
Incentivo Tributario proyecta el
Certificado. En caso contrario,
informa al interesado los
motivos por los cuales no es
beneficiario del incentivo y se
archiva.
Verificación del Certificado de
Incentivo Tributario y
documentos soportes: El
Secretaría de Secretario (a) de
funcionario competente verifica
5 Ambiente y Despacho y/o Jefe
la solicitud y documentos
Desarrollo Rural de Oficina
soportes (informe de visita y
Técnico) y procede a la firma
del certificado.
Entrega del Certificado: Se Secretaría de
Profesional
6 procederá a realizar entrega al Ambiente y
Universitario
titular de la certificación Desarrollo Rural
Archivar Expediente: El
funcionario encargado,
procederá a llevar archivo de
Secretaría de
las solicitudes, visitas y Auxiliar
7 Ambiente y
conceptos técnicos, en registros Administrativo
Desarrollo Rural
anuales de cada uno de los
predios inscritos, visitados y
certificados
M2.P04 31/12/2013
VERSIÓN 06/02/2017
4 de 4
RESPONSABLE
Inicio
Recepción de las Programación de visitas

solicitudes
F L U J O
Visita de Verificación
Revisión y firma del certificado
D E
Técnico y Certificado de
Incentivo Tributario
D I A G R A M A
Entrega del certificado
Archivar
Fin

Nombre: Luis Carlos Montoya L. Nombre: Juan Francisco Barrios M. Nombre: Comité de Coordinación del
Cargo: Profesional Universitario Cargo: Secretario de Ambiente y Desarrollo Sistema Control Interno
Rural Cargo:

M2.P05 31/12/2013
VERSIÓN
APLICACIÓN DE BIOLÓGICOS A
1.0 BOVINOS Y EQUINOS PÁGINA:
1 de 4

“M2.P05 APLICACIÓN DE BIOLÓGICOS A
BOVINOS Y EQUINOS”

M2.P05 31/12/2013
VERSIÓN
2 de 4
Objetivo: Disminuir la probabilidad de presencia de enfermedades infectocontagiosas en ganado bovino y

equino en el Municipio
Alcance: Inicia con la programación de las jornadas de vacunación contra la Fiebre Aftosa, Brucelosis Bovina y
Encefalitis Equina Venezolana a semovientes de pequeños y medianos productores rurales, y termina con la
aplicación del biológico y realización de informes.
Definiciones:
Vacuna: Es un preparado de antígenos que una vez dentro del organismo provoca la producción
de anticuerpos y con ello una respuesta de defensa ante microorganismos patógenos.
Fiebre Aftosa: Es una enfermedad epidémica de causa viral, altamente contagiosa, de los
ganados bovino, ovino, porcino y caprino, que se manifiesta por fiebre alta y por el desarrollo
de úlceras pequeñas en la boca, llamadas aftas y erosiones originadas de vesículas.
Brucelosis Bovina: Es una enfermedad infectocontagiosa conocida como aborto infeccioso. Afecta a bovinos
de todas las edades, pero persiste con mayor frecuencia en animales sexualmente adultos.
Encefalitis Equina Venezolana: son virosis febriles del caballo y el hombre con implicación variable de
Sistema Nervioso Central, transmitidas por mosquitos, propias del continente americano y causadas por
agentes del género Alphavirus.
Registros Únicos de Vacunación (RUV) : Es un formato expedido por el Instituto Colombiano Agropecuario
ICA, en el cual se consignan todos los datos correspondientes a los predios y población vacunada, que sirve
como instrumento legal de vacunación para expedir guías de movilización y para llevar un control de los predios
y animales vacunados, entre otros.
Producto o servicio: Aplicación de biológico – diligenciamiento de RUV
Normatividad:
Ley 785 de 2007

Ley 607 del 2000
Decreto 082 del 2009
Resolución 1026 de 1.999
Recursos:
A. Tecnológicos: Computador e impresora

B. Logísticos: Motocicleta, Combustible, papelería, fotocopias, pistolas para aplicación de biológico,
Tapa boca, termos, agujas, guantes.
C. Humanos: Talento humano técnico y profesional.
M2.P05 31/12/2013
VERSIÓN
3 de 4

1 Identificación de Necesidades:
El funcionario encargado identifica las
necesidades en el Municipio de Vacunación con
base en:
1. Plan de Desarrollo Municipal Secretaría de
Profesional
2. Recepción de solicitudes de vacunación Ambiente y
universitario
de la comunidad Desarrollo Rural
3. Necesidades detectadas por los
funcionarios responsables
4. Necesidades que surgen al realizar
seguimiento al proceso
2 Programación y Divulgación Jornadas de
Vacunación:
Conforme al Plan de Trabajo el funcionario Revisión y
encargado recolecta la información necesaria y Aprobación
coordina con el personal de la secretaría y del
Secretaría de
vacunadores del Comité Departamental de Profesional Secretario
Ambiente y
Ganaderos para llevar a cabo las actividades de Universitario de
Desarrollo Rural
Vacunación. Despacho
Posteriormente, se procede a realizar la y/o Jefe de
Divulgación a través de medios de comunicación Oficina del
como Radio, volantes y/o propaganda escrita de Programa de
las Jornadas de Vacunación Vacunación
3 Realización Jornadas de Vacunación:
3.1 Desplazamiento del personal técnico hasta las
zonas de aplicación de las vacunas
3.2 Aplicación protocolos de seguridad con el fin Seguimiento
de evitar accidentes e incidentes laborales y verificación
Secretaría de
3.3 Aplicación de biológico Profesional al Programa
Ambiente y
3.4 Diligenciamiento de los Registros únicos de Universitario de
Desarrollo Rural
Vacunación (RUV). Vacunación
NOTA: Los formatos RUV vienen en original y
dos copias, el original se entrega al propietario del
animal y las copias al ICA y FEDEGAN, la
secretaría saca fotocopia para archivo.
4 Elaboración de Informe: El funcionario
Secretaría de
responsable procede a realizar la tabulación de Profesional
Ambiente y
los RUV y elaborar informe indicando la ejecución Universitario
Desarrollo Rural
física y financiera de los ciclos de vacunación.
5 Revisión del Informe: Secretaría de Secretario de
El funcionario competente procede a revisar y Ambiente y Despacho y/o
visar el documento Desarrollo Rural Jefe de Oficina
6 Remisión del Informe: Secretaría de Auxiliar
Se entrega al funcionario competente para que Ambiente y Administrativo
M2.P05 31/12/2013
VERSIÓN
4 de 4
remita el Informe a FEDEGAN y al ICA, Desarrollo Rural

adjuntando fotocopia de los RUV
7 Archivo de expediente:
Secretaría de
Se procede archivar el documento con sus Auxiliar
Ambiente y
soportes respectivos de acuerdo a la Ley General Administrativo
Desarrollo Rural
de Archivo
RESPONSABLE
AUXILIAR ADMINISTRATIVO PROFESIONAL UNIVERSITARIO OFICINA
Inicio
Identificación de
F L U J O
Necesidades
Programación y Divulgación
Jornadas de Vacunación
Realización Jornadas de
D E
Vacunación
D I A G R A M A
Elaboración Informe
Revisión Informe
Remisión Informe
Archivo
Fin

Nombre: Yovana Niño López Nombre: Carlos A. Valencia Rubio Nombre: Comité de Coordinación

M2.P06 31/12/2013
VERSIÓN
PODA Y TALA DE ARBOLES
1.0 PÁGINA:
1 de 4

“M2.P06 PODA Y TALA DE ÁRBOLES”

1.0 31/12/2013 Adopción de
procedimientos
M2.P06 31/12/2013
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
2 de 4
Objetivo: Podar y talar árboles urbanos con el fin de evitar accidentes e incidentes a la comunidad y mejorar el
ornato del Municipio de Florencia
Alcance: El procedimiento inicia con el conocimiento de causa y conforme a solicitudes de la comunidad previo
permiso de poda o tala de árboles otorgado por la autoridad competente (CORPOAMAZONIA), con el fin de
minimizar riesgos por posibles caídas, desprendimientos de ramas, afectación a infraestructuras,
malformaciones estéticas o porque ya han cumplido con su ciclo de vida.
Definiciones:
Poda: Es una de las técnicas de la arboricultura dirigida a resolver un problema y consiste en eliminar ramas
secas, enfermas o reducir la longitud de ramas estorbosas con el fin de ayudar a la salud misma de la planta o
del medio en que se encuentre.
Tala: La tala de un árbol urbano es el procedimiento mediante el cual se realiza el derribo total del mismo, para
talar un árbol se debe justificar el procedimiento por el peligro que puede ocasionar a las personas, obstrucción
de cañerías y vías, malformaciones del árbol, espaciamiento entre arboles y apariencia estética del mismo entre
otros.
Producto o servicio: Realización de actividades de poda o tala de árboles en espacios públicos según
concepto técnico de la autoridad competente.
Normatividad:
Ley 99 de 1993
Recursos:
A. Tecnológicos: Computador, impresora, GPS,
B. Logísticos: Moto sierras, cuerdas, escaleras, peinillas, combustibles (gasolina y aceite), limas, cadenas,
equipo de poda, cicatrizante hormonal, conos, cinta de seguridad, implementos de seguridad laboral para
trabajos en alturas, transporte de escombros y Formatos de visita.
C. Humanos: Profesionales Universitarios, Técnico Administrativo

Recepción Solicitud: Seguimiento a

El peticionario radica solicitud indicando la Solicitudes.
Secretaría de
actividad a realizar (poda y/o tala), dirección Auxiliar
1 Ambiente y
y ubicación del árbol a intervenir, anexando Administrativo
Desarrollo Rural
permiso de la autoridad competente Informe de Visita y
(CORPOAMAZONIA). A su vez, el Ejecución de
M2.P06 31/12/2013
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
3 de 4
funcionario competente recepciona y remite Actividades

la solicitud al Secretario de Despacho y/o
Jefe de Oficina para asignar la solicitud.
Verificación:
El funcionario competente realiza inspección Secretaría de
Profesional
2 previa que permita corroborar los trabajos a Ambiente y
Universitario
realizar Desarrollo Rural
Programación y Coordinación de
Actividades:
El funcionario responsable programa la
actividad a realizar (tala y/o poda) con el
personal encargado de ejecutar la tarea, en
coordinación con otras entidades, tales Secretaría de
Profesional
3 como: Empresa de Energía, Empresa de Ambiente y
Universitario
Teléfono, Policía Nacional; con el ánimo de Desarrollo Rural
evitar accidentes en la ejecución de los
trabajos y/o daños a bienes de terceros.
Igualmente, se coordina con la Empresa de
Aseo para la Recolección de Escombros.
Realizar Actividad:
El personal encargado de ejecutar la
actividad de poda y/o tala se traslada al sitio,
Secretaría de
contando con el acompañamiento del Profesional
4 Ambiente y
funcionario responsable recordando las Universitario
Desarrollo Rural
medidas de seguridad que se deben tener en
cuenta para realizar la actividad.
Informe de Visita:
El funcionario responsable diligencia el
Formato de Visita adjuntando registro Secretaría de
Profesional
5 fotográfico de la actividad realizada y demás Ambiente y
Universitario
documentos soportes que considere Desarrollo Rural
pertinentes.
6 Archivar Documentación: Se archiva la Secretaría de Auxiliar

documentación de acuerdo a la Ley General Ambiente y Administrativo
de Archivo Desarrollo Rural
M2.P06 31/12/2013
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
4 de 4
RESPONSABLE
Inicio
Recepción de la Solicitud Verificación

F L U J O
Programación y
Coordinación de
Actividades
D E
Realizar Actividad
D I A G R A M A
Informe de Visita
Archivo
Fin

Nombre: Bellanire Soler Herrera Nombre: Carlos A. Valencia Rubio Nombre: Comité de Coordinación

575
FECHA DE EMISIÓN
CÓDIGO 06/02/2017
M2.P06.F01
VERSIÓN PÁGINA:
FICHA TÉCNICA DE INTERVENCIÓN POR PODA O TALA
1.0 1 de 1
Fecha: DD/MM/AAAA Coordenadas N _____________________________________

O _____________________________________
Nombre beneficiario: Telefono Contacto: ______________________________________

Barrio: Comuna: Dirección: ___________________________________
Especie
Nombre Común_______________________________________ Nombre científico ________________________________________
Altura árbol DAP ____________ Volumen árbol _________________
Tipo de intervención: Poda ( ) Tala ( ) Volumen podado o talado _________________
Manejo dado a residuos generados: ______________________________________________________________________________________
Descripción de la afectación a la infraestructura o comunidad: _______________________________________________________________

______________________________________________________________________________________________________________________
(Espacio para Foto Antes) (Espacio para Foto Después)
Firma
Nombre Funcionario S.A.D.R.
M2.P07 31/12/2013
VERSIÓN
MANTENIMIENTO DE PARQUES Y
1.0 ZONAS VERDES PÁGINA:
1 de 4

“M2.P07 MANTENIMIENTO DE PARQUES Y
ZONAS VERDES”

1.0 31/12/2013 Adopción de
Procedimiento
M2.P07 31/12/2013
VERSIÓN
2 de 4
Objetivo: Conservar los Parques y Zonas Verdes del Municipio de Florencia.
Alcance: Inicia con la programación de mantenimiento de los Parques y Zonas Verdes, incluyendo la
realización de actividades de pintura, poda, tala, siembra de material vegetal y mantenimiento de césped para
el sano esparcimiento de la comunidad, y termina con la realización de las obras requeridas
Definiciones:
Ambiente: Entorno fisicoquímico y biológico de origen natural que rodean a los seres vivos.
Espacio público: se entiende por espacio público las esquinas, semáforos, alcantarillas o drenajes, hidrantes,
paraderos, parques, zonas verdes.
Parque: Lugar que dispone de instalaciones y servicios destinados a un uso determinado.
Zona Verde: Terreno situado dentro de la ciudad que se destina para la construcción de un parque o arbolado.
por parte del hombre
Producto o servicio: Informes de mantenimiento.
Normatividad:
Constitución Política de Colombia,
Ley 99 de 1993,
Recursos:
A. Tecnológicos: Computador, impresora, Cámara fotográfica.
B. Logísticos: guadañas, motosierras, hidrolavadora, tijeras para poda, palines, ahoyadora ,lima, machetes,
sierras, guantes, gasolina, aceites, bolsas de recolección, abonos orgánicos, rastrillos.
C. Humanos: Profesionales, técnicos y contratistas.

1 Diagnóstico e Inventario: El
Secretaría de Seguimiento y
funcionario responsable elabora un Profesional
Ambiente y ejecución al Plan
diagnóstico identificando y Universitario
Desarrollo Rural de Mantenimiento
relacionando los parques y/o zonas
M2.P07 31/12/2013
VERSIÓN
3 de 4
verdes que requieren mantenimiento,

estableciendo el grado de prioridad e
intervención
2 Elaboración y Divulgación del Plan
de Trabajo de Mantenimiento:
El funcionario encargado proyecta plan
de mantenimiento de acuerdo a las
Secretaría de
prioridades identificadas en el Profesional
Ambiente y
Diagnóstico, una vez aprobado por el Universitario
Desarrollo Rural
Secretario de Despacho y/o Jefe de
Oficina, comunica el contenido del
documento a los funcionarios
encargados de ejecutarlo.
3 Coordinación de actividades de
mantenimiento: El funcionario
competente coordina las actividades y
logística necesaria de mantenimiento
de parques y/o zonas verdes, las
cuales contempla:
 Limpieza de la zona Secretaría de
Mantenimiento de césped Profesional
Ambiente y
Universitario
 Poda o corte de árboles, si es Desarrollo Rural
necesario
 Pintura de muros y sardineles
 Siembra de material vegetal
 Coordinación con Empresa de
Aseo para la recolección de material
sobrante
4 Elaboración de Informe:
El funcionario responsable elabora
informe de las actividades de
mantenimiento realizadas en parques Secretaría de
Profesional
y/o zonas verdes, adjuntando registro Ambiente y
Universitario
fotográfico y/o evidencias de la labor Desarrollo Rural
realizada y remite al Secretario de
Despacho y/o Jefe de Oficina para su
conocimiento.
5 Verificación de Informe:
El funcionario competente revisa el Secretaría de Secretario de
informe y verifica el cumplimiento de Ambiente y Despacho y/o Jefe
las actividades ejecutadas según Plan Desarrollo Rural de Oficina
de Mantenimiento
6 Archiva Informe de acuerdo a la Ley Secretaría de
Auxiliar
General de Archivo Ambiente y
Administrativo
Desarrollo Rural
M2.P07 31/12/2013
VERSIÓN
4 de 4
RESPONSABLE
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
Inicio
Diagnóstico e Inventario
F L U J O
Elaboración y Divulgación
del Plan de Trabajo de
Mantenimiento
D E
Realización de actividades
D I A G R A M A
de mantenimiento
Verificación de Informe
Archiva
FIN

Nombre: Luis Eduardo Torres Nombre: Carlos A. Valencia Rubio Nombre: Comité de Coordinación

580
FECHA DE EMISIÓN
CÓDIGO 06/02/2017
M2.P07.F01
VERSIÓN FICHA TÉCNICA DE INTERVENCIÓN A PARQUES Y ZONAS PÁGINA:

1.0 VERDES 1 de 1
Fecha: DD/MM/AAAA Coordenadas N _____________________________________

O _____________________________________
TIPO: Parque ( ) Zona Verde ( ) Separador ( ) Glorieta ( ) Talud ( )
Barrio: Comuna Dirección:
Persona de contacto: Teléfono:
Tipo de Intervención: Corte cesped ( ) Poda árboles ( ) Siembra ( ) Fertilización ( )

Aplicación fungicidas y/o incenticida ( )
Otro
Descripción actividades realizadas:
Manejo de residuos generados:
(Espacio para Foto Antes) (Espacio para Foto Después)
Firma
Nombre Funcionario S.A.D.R.
M2.P08 31/12/2013
VERSIÓN
LEVANTAMIENTO LÍNEA BASE DE
1.0 PRODUCTORES AGROPECUARIOS PÁGINA:
1 de 4

“M2.P08 LEVANTAMIENTO LÍNEA BASE DE
PRODUCTORES AGROPECUARIOS”

M2.P08 31/12/2013
VERSIÓN
2 de 4
Objetivo: Identificar y caracterizar a los pequeños y medianos productores agropecuarios del Municipio de
Florencia
Alcance: Comprende el registro de los usuarios de asistentica técnica directa rural del Municipio de Florencia
Definiciones:
Asistencia técnica directa rural: comprende la atención regular y continua a los productores agrícolas,
pecuarios, forestales y pesqueros, en la asesoría de los siguientes asuntos: en la aptitud de los suelos, en la
selección del tipo de actividad a desarrollar y en la planificación de las explotaciones; en la aplicación y uso de
tecnologías y recursos adecuados a la naturaleza de la actividad productiva; en las posibilidades y
procedimientos para acceder al financiamiento de la inversión; en el mercadeo apropiado de los bienes
producidos y en la promoción de las formas de organización de los productores.
Pequeños productores rurales. Son pequeños productores agropecuarios los propietarios, poseedores o
tenedores a cualquier título que directamente o con el concurso de sus familias exploten un predio rural, que no
supere el área y los ingresos de dos unidades agrícolas familiares y siempre que deriven de su actividad
agropecuaria, forestal, agroforestal, pecuaria, piscícola, silvícola o de zoocría por lo menos el 70% de sus
ingresos.
Medianos productores rurales. Son medianos productores rurales, los poseedores o tenedores que a
cualquier título exploten un predio rural, que supere el área y los ingresos de dos (UAF) unidades agrícolas
familiares en su actividad agropecuaria, forestal, agroforestal, pecuaria, piscícola, silvícola o de zoocría y hasta
5 (UAF) Unidades Agrícolas Familiares y que no superen en ingresos los 10 (diez) salarios mínimos mensuales
vigentes;
Documento línea base “Caracterización de pequeños y medianos productores rurales del Municipio de
Florencia”.
Normatividad:

Ley 99 de 1993
Ley 607 del 2000
Recursos:
A. Tecnológicos: Computador, impresora, GPS.
B. Logísticos: Motocicleta, cámara fotográfica
C. Humanos: Técnicos y Profesionales

M2.P08 31/12/2013
VERSIÓN
3 de 4

1 Elaboración de la ficha técnica: Secretaría de Profesional

El funcionario competente diseña la Ambiente y Universitario
ficha técnica para recopilar la Desarrollo Rural
información de los usuarios de
asistencia técnica para aprobación
del Secretario de Despacho.
2 Socialización: Una vez aprobada, Secretaría de Profesional

se procede a socializar la ficha con Ambiente y Universitario
el equipo de trabajo de la Desarrollo Rural
Secretaría para su correcto
diligenciamiento y aplicación.
3 Aplicación de la Ficha Técnica: Secretaría de Profesional

La aplicación de la ficha se realiza a Ambiente y Universitario
los usuarios que acuden a las Desarrollo Rural
instalaciones de la Secretaría y/o el
personal se traslada a las diferentes
veredas del municipio para levantar Revisión del Informe
la información. por el Secretario de
Despacho.
4 Tabulación de la Información: Se Secretaría de Profesional
consolida y tabula la información Ambiente y Universitario Soportes del
para su respectivo análisis e Desarrollo Rural levantamiento de la
interpretación. información.
5 Elaboración de Informe: El Secretaría de Profesional

funcionario competente elabora Ambiente y Universitario
informe para revisión y firma del Desarrollo Rural
Secretario de Despacho.
6 Remite Informe: Se remite informe Secretaría de Profesional

a Secretaría de Agricultura Ambiente y Universitario
Departamental para que sean Desarrollo Rural
incluidos en la base de datos de
usuarios de asistencia técnica.
7 Archivar documento Secretaría de Auxiliar

Ambiente y Administrativo
Desarrollo Rural
M2.P08 31/12/2013
VERSIÓN
4 de 4
RESPONSABLE
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
Inicio
Elaboración de la
ficha técnica
F L U J O
Socialización Ficha
Técnica
Aplicación Ficha
Técnica
D E
D I A G R A M A
Tabulación de la
información
Elaboración del
Informe
Remisión del
Archivo Informe
Fin

Nombre: Luis Carlos Montoya Nombre: Carlos A. Valencia Rubio Nombre: Comité de Coordinación

M2.P09 31/12/2013
VERSIÓN
PRODUCCIÓN DE MATERIAL VEGETAL
1.0 PÁGINA:
1 de 4

“M2.P09 PRODUCCIÓN DE MATERIAL VEGETAL”

M2.P09 31/12/2013
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
2 de 4
Objetivo: Producir material vegetal de especies maderables, protectoras, ornamentales, frutales y productoras
para adelantar procesos de recuperación de áreas degradadas y mejoramiento paisajístico del Municipio de
Florencia.
Alcance: Comprende desde la adquisición de la semilla para la siembra y posterior trasplante de material
vegetal.
Definiciones:
Producción: se define como la combinación de una serie de elementos (factores de producción),que siguen
una serie de procedimientos definidos previamente(tecnología) con la finalidad de obtener unos bienes o
servicios (producto).
Control: Es un mecanismo preventivo y correctivo adoptado por la administración de una dependencia o

entidad que permite la oportuna detección y corrección.
Material Vegetal: Semilla, parte de planta o planta viva destinadas a ser plantadas.
por parte del hombre.
Producto o servicio: material vegetal trasplantado (especies maderables, protectoras, ornamentales, frutales y
productoras) listas para su entrega.
Normatividad: Constitución Política de Colombia, Ley 99 de 1993
Recursos:
A. Tecnológicos: Equipo de cómputo
B. Logísticos: Área de Huerto básico, de limpieza y semillero.

Área de almacenamiento de insumos agrícolas.
Sustratos y Bolsas
Registro Fitosanitario
Palines, garlancha, carretilla, bomba de espalda, abonos químicos, zaranda, baldes,
manguera, regaderas, polisombra, germinadores, machete.
C. Humanos: Auxiliar Administrativo, Profesional Universitario

1 Adquisición de Semillas: Se adelanta Secretaría de Profesional Informe Técnico

M2.P09 31/12/2013
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
3 de 4
el trámite contractual para la compra Ambiente y Universitario – del Profesional

de semillas de especies ornamentales, Desarrollo Rural Secretario de Universitario
maderables y frutales. Despacho encargado de la
Asistencia Técnica
2 Selección de Semillas: Se separan Secretaría de Auxiliar del Vivero.
las semillas de acuerdo a la especie y Ambiente y Administrativo del
se eliminan las impurezas Desarrollo Rural vivero Diligenciamiento
3 Siembra en Semillero y Trasplante: del Formato:
Se debe tener en cuenta las siguientes Entrega de
acciones: Material autorizado
a. Alistamiento y/o por el Secretario
acondicionamiento del semillero: Debe de Despacho
tener buena iluminación, estar cercado
y elevado del piso, libre de malezas,
contar con un sistema eficiente de
riego, debe estar bajo protección o
control de luminosidad y humedad. El
área debe estar acondicionada con
una mezcla de suelo y un sustrato Secretaría de Auxiliar
inerte como cascarilla de arroz, arena Ambiente y Administrativo del
de rio lavada, gravilla fina, carbón Desarrollo Rural vivero
entre otros,
b. Trasplante: posteriormente las
plántulas deben ser seleccionadas y
trasplantadas en bolsas de plástico.
c. Manejo Fitosanitario:
Comprende el concepto de manejo
integrado de Plagas y enfermedades,
por medio de acciones que
prevengan problemas que adviertan
los daños y supriman niveles de
daño.
4 Entrega de Material Vegetal: Se
realiza entrega de material vegetal
conforme al estudio de solicitudes
allegadas por diferentes usuarios y/o Secretaría de Auxiliar
cumplimiento a Plan de recuperación Ambiente y Administrativo del
de áreas degradadas y mejoramiento Desarrollo Rural vivero
paisajístico del Municipio de Florencia,
previa autorización de Secretario (a)
de Despacho
5 Inventario: Se lleva inventario de
Secretaría de Auxiliar
ingreso de semillas y de salida de
Ambiente y Administrativo del
material vegetal
Desarrollo Rural vivero
M2.P09 31/12/2013
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
4 de 4
RESPONSABLE
PROFESIONAL
AUXILIAR ADMINISTRATIVO SECRETARIO DESPACHO/JEFE OFICINA
UNIVERSITARIO
Inicio
F L U J O
Selección de Semilla Adquisición de Semilla
Siembra en semillero y
trasplante
D E
Entrega de Material
D I A G R A M A
Vegetal
Inventario
Fin

Nombre: Luis Eduardo Torres M. Nombre: Carlos A. Valencia Rubio Nombre: Comité de Coordinación

M2.P09.F01 06/02/2017
VERSIÓN
1.0 ENTREGA DE MATERIAL VEGETAL
PÁGINA:
1 de 1
Nombre del usuario:

C.C. –NIT.:
Vereda:
Corregimiento:
Proyecto:
Fecha:
NOMBRE COMUN NOMBRE CIENTÍFICO UNIDAD CANTIDAD
Recibí:_________________________________ Vo.Bo. __________________________

Nombre: _______________________________ Nombre: ________________________
C.C. No:________________________________ Profesional Área Ambiental
Vo.Bo.__________________________________
Nombre: ______________________________________
Secretario (a) Ambiente y Desarrollo Rural
M2.P10 31/12/2013
VERSIÓN
ASESORÍA EN TURISMO
1.0 PÁGINA:
1 de 4

“M2.P10 ASESORÍA EN TURISMO”

M2.P10 31/12/2013
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
2 de 4
Objetivo: Asesorar a los empresarios turísticos, entidades y comunidad en general;en el tema de turismo que
requieran y/o demanden.
Alcance:Aplica a los actores turísticos del Municipio de Florencia y comunidad en general .
Definiciones:
TURISMO: Se puede definir como el fenómeno resultante de una red de impactos socioeconómicos, culturales
y ambientales generado por el desplazamiento y permanencia temporal de personas que, teniendo entre otros
motivos, la recreación y el descanso, visitan lugares que ofrecen bienes y servicios para la realización de actos
particulares de consumo.
Fenómeno resultante de la coincidencia inmediata o mediata de diversos factores que se generan por el
desplazamiento temporal de personas, que teniendo entre otros motivos, la recreación y el descanso, visitan
lugares diferentes al de su domicilio habitual e intercambian por dinero, bienes y servicios para la realización de
actos particulares de consumo. (Fuente MinCIT).
Producto o Servicio: Prestación de Servicios de Asesoría en temas de Legalización segun la norma.
Constitución Política de Colombia de 1991,

Ley General del Turismo,
Artí.1 de La Ley 1558 de 2012.,
Ley 1101 del 22-11-2006,
Ley 1429 de 2010,
Plan de Desarrollo Nacional,
Plan de Desarrollo Departamental
Plan de Desarrollo Municipal
Plan Sectorial de Turismo.
Recursos:
A. Tecnológicos: Equipo de cómputo, impresora, internet, Ayudas Audiovisuales, cámara fotográfica,
B. Logísticos: Publicidad, papelería, archivador, sitio de trabajo con iluminación y ventilación, escritorios,
sillas ergonómicas.
C. Humanos:Profesionales Universitarios, Técnicos, Auxiliares Administrativos.

M2.P10 31/12/2013
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
3 de 4

1 Recepcionar Solicitud: Recibir Coordinador
solicitud de asesoría (verbal o Secretaria de Turismo
escrita) suscrita por actores Emprendimiento
turísticos, entidades, comunidad y Turismo
en general.
2 Establecer Cronograma de Coordinador
Asesorías: Coordinar con los Secretaria de Turismo
funcionarios competentes el
Emprendimiento
material para la asesoría, definir
fecha, hora y lugar; para y Turismo
aprobación del Lider del Proceso.
3 Realizar Convocatoria: Mediante Secretaria de Coordinador Seguimiento y
oficios, llamadas telefónicas, correo Turismo
Emprendimiento Evaluación a las
electrónico a las partes interesadas.
y Turismo Asesorías
4 Desarrollar la Asesoría: Brindar la Coordinador realizadas
Secretaria de
capacitación conforme al Turismo
Emprendimiento
cronograma establecido y temas a
tratar. y Turismo
5 Evaluar el Evento: Con la Secretaria de Coordinador
participación de los asistentes, Turismo
Emprendimiento
diligenciar formato de Evaluación
del Evento y Turismo
6 Entregar Informe: Elaborar informe Coordinador
de la actividad realizada al líder del Secretaria de Turismo
proceso con el ánimo de Emprendimiento
retroalimentar la información y y Turismo
mejorar.
7 Archivar: Archivo de gestión Secretaria de Auxiliar
conforme a la Ley General de Emprendimiento Administrativo
Archivo y Turismo
M2.P10 31/12/2013
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
4 de 4
RESPONSABLE
AUXILIAR SECRETARIO DE DESPACHO
COORDINADOR DE TURISMO
ADMINISTRATIVO
Inicio
Recepciona Solicitud
FLUJO
Cronograma de Aprobación
Asesorías
D E
Realizar
Convocatoria
D I A G R A M A
Desarrollar
Asesoría
Evaluar el Evento
Entregar Informe
Archivar
Fin

Nombre: Alba Lidia Pulido Nombre: Carlos A. Valencia Rubio Nombre: Comité de Coordinación

M2.P11 31/12/2013
VERSIÓN
PROMOCIÓN TURÍSTICA
1.0 PÁGINA:
1 de 4

“M2.P11 PROMOCIÓN TURÍSTICA”

M2.P11 31/12/2013
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
2 de 4
Objetivo: Promocionar y posicionar al Municipio de Florencia como destino turístico.
Alcance: Inicia con la identificación de actividades de promoción de los sitios turísticos del Municipio,
divulgación, socialización y ejecución delaCampaña de Promoción Turística.
Definiciones:
TURISMO: Fenómeno resultante de la coincidencia inmediata o mediata de diversos factores que se

generan por el desplazamiento temporal de personas, que teniendo entre otros motivos, la recreación
y el descanso, visitan lugares diferentes al de su domicilio habitual e intercambian por dinero, bienes y
servicios para la realización de actos particulares de consumo. (Fuente MinCIT).
REGISTRO NACIONAL DE TURISMO: La Ley 300 de 1996 en el artículo 61 estableció el Registro Nacional
de Turismo y el artículo 12 de la Ley 1101 de 2006 define los prestadores de servicios turísticos obligados a
registrarse antes de iniciar sus operaciones en Colombia.
Este Registro es obligatorio para su funcionamiento y debe actualizarse anualmente.
Producto o Servicio: Campaña de Promoción Anual
Normatividad:
Constitución Política de Colombia de 1991,
Ley 1101 del 22-11-2006,
Ley 1429 de 2010,
Plan Sectorial de Turismo.
Recursos:
A. Tecnológicos: Equipo de cómputo, impresora, internet, Ayudas Audiovisuales, guías turísticas, videos,
cámara fotográfica,
B. Logísticos: Publicidad, papelería, archivador, sitio de trabajo con iluminación y ventilación, escritorios,
C. Humanos:Profesionales Universitarios, Técnicos, Auxiliares Administrativos

M2.P11 31/12/2013
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
3 de 4

1 Diseñar estrategía de Promoción Turística
para la vigencia: El Equipo de Trabajo se
Secretario de
reunirá y definirá Campaña de Promoción Secretaría de
Despacho –
Turística, conforme a la identificación y Emprendimiento y
Coordinador de
potencialidades del municipio en la materia, Turismo
Turismo
actores turísticos establecidos formalmente.
2 Aprobación del Plan de Promoción

Turístico: El documento se socializa con el
Representante Legal para su aprobación,
Secretario de
previa revisión del contenido de la campaña
Despacho Alcalde Despacho –
de promoción turística por la Oficina Asesora
(sa) Coordinador de
de Comunicaciones, para que revise su
Turismo
contenido conforme a la imagen institucional
definida.
Dar
cumplimiento
3 Coordinar Desarrollo de la Campaña de
al Cronograma
Promoción Turística: Establecer contacto
establecido
con instancias y procesos administrativos Secretario de
Secretaría de
con el objeto de coordinar la logística y Despacho –
Emprendimiento y
demás aspectos inherentes para el buen Coordinador de
Turismo
desarrollo de la estrategia de Promoción Turismo
Turística.
4 Presentar Informe: El funcionario

competente, elaborará y presentará informe
de las actividades ejecutadas en el marco de
la estrategia de Promoción del Turismo en el Secretaría de
Coordinador de
Muncipio aprobada, con la finalidad de Emprendimiento y
Turismo
realizar retroalimentación y permita Turismo
identificar las falencias y potencializar las
puntos positivos en la siguiente vigencia.
5 Archivar: Archivar el informe en Archivo de

Secretaría de
Gestión conforme a la normatividad que Coordinador de
Emprendimiento y
regula la materia Turismo
Turismo
M2.P11 31/12/2013
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
4 de 4
RESPONSABLE
COORDINADOR DE SECRETARIO DE DESPACHO
ALCALDE (SA)
TURISMO COORDINADOR DE TURISMO
Inicio
FLUJO
Diseñar Estrategia
De Promoción Aprobación
Turística
D E
D I A G R A M A
Presentar Informe Coordinar Desarrollo

de la Campaña
Archivar
Fin

Nombre: Alba Lidia Pulido Nombre: Carlos A. Valencia Rubio Nombre: Comité de Coordinación

M2.P12 31/12/2013
VERSIÓN
FORMACIÓN EMPRESARIAL
1.0 PÁGINA:
1 de 4

“M2.P12 FORMACIÓN EMPRESARIAL”

M2.P12 31/12/2013
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
2 de 4
Objetivo: Desarrollar programas de capacitación y formación con el propósito de generar emprendimiento en la

comunidad del municipio de Florencia
Alcance: Inicia con la identificación y formulación de los programas de capacitación y formación a través de
alianzas estratégicas con entidades de educación pública y/o privada, continua con la ejecución y seguimiento
de los mismos.
Definiciones: No aplica
Producto o Servicio: Capacitación y fortalecimiento en ideas de Emprendimiento
Normatividad: Constitución Política de Colombia de 1991,

Ley 1101 del 22-11-2006,
Ley 1429 de 2010,
A. Recursos:
B. Tecnológicos: Equipo de cómputo, impresora, internet, Ayudas Audiovisuales, guías turísticas, videos,
cámara fotográfica,
C. Logísticos: Publicidad, papelería, archivador, sitio de trabajo con iluminación y ventilación, escritorios,
D. Humanos:Profesionales Universitarios, Técnicos, Auxiliares Administrativos.

M2.P12 31/12/2013
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
3 de 4

1 Diseñar estrategía de Formación
Empresarial: El Equipo de Trabajo se Secretario de
Secretaría de
reunirá y definirá las capacitaciones , Despacho
Emprendimiento y
conforme a la identificación de las Técnico
Turismo
necesidades y potencialidades del municipio Administrativo
en la materia.
2 Aprobación del Plan de Formacion Secretario de
Empresarial: El documento se socializa con Secretaría de Despacho
el Representante Legal para su aprobación, Emprendimiento y Técnico
previa revisión del contenido de los temas de Turismo Administrativo
Formación Empresarial.
Seguimiento al
3 Coordinar Desarrollo del Plan de Secretario de cumplimiento
desarrollo Empresarial. Establecer Despacho del
contacto con instancias y procesos Secretaría de Técnico cronograma
administrativos con el objeto de coordinar la Emprendimiento y Administrativo aprobado
logística y demás aspectos inherentes para Turismo
el buen desarrollo de la estrategia de
Formación Empresarial.
4 Presentar Informe: El funcionario Secretario de
competente, elaborará y presentará informe Despacho
de las actividades ejecutadas en el marco de Técnico
Secretaría de
la estrategia de Formación Empresarial en el Administrativo
Emprendimiento y
Muncipio aprobada, con la finalidad de
Turismo
realizar capacitación para el fortalecimiento
de las ideas de Emprendimiento
Empresarial.
5 Archivar: Archivar el informe en Archivo de Secretaría de Técnico
Gestión conforme a la normatividad que Emprendimiento y Administrativo
regula la materia Turismo
M2.P12 31/12/2013
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
4 de 4
RESPONSABLE
TECNICO SECRETARIO DE DESPACHO
ALCALDE (SA)
ADMINISTRATIVO TECNICO ADMINISTRATIVO
Inicio
Diseñar Estrategia Aprobación

De Formación
FLUJO
Empresarial
D E
Coordinar Desarrollo
D I A G R A M A
de Formación
Empresarial
Presentar Informe
Archivar
Fin

Nombre: Alba Lidia Pulido Nombre: Carlos A. Valencia Rubio Nombre: Comité de Coordinación del
Cargo: Técnico Administrativo Cargo: Representante Alta Dirección Sistema Control Interno
MECI Cargo:

M2.P13 31/12/2013
VERSIÓN
PLAZAS DE MERCADO
1.0 PÁGINA:
1 de 3

“M2.P13 PLAZAS DE MERCADO”

1.0 31/12/2013 Adopción
procedimientos
M2.P13 31/12/2013
VERSIÓN
PLAZAS DE MERCADO
1.0 PÁGINA:
2 de 3
Objetivo: Administrar y actualizar los registros de los adjudicatarios de la Galería La Concordia y Satélite del
municipio de Florencia
Alcance: Inicia con la orientación y Manual del reglamento interno a los adjudicatarios o personas naturales o
jurídicas de la plaza de mercado – el adjudicatario será el responsable de cumplir con los requisitos emitidos
por la Secretaria de Emprendimiento y Turismo.
Definiciones:
Producto o servicio: Registro de Adjudicatarios de los puestos ubicados en las plazas de mercado
Normatividad:

Estatuto Tributario
Acuerdo Municipal 005 de 2008
Recursos:
A. Tecnológicos: Equipo de cómputo, impresora, escáner.

B. Logísticos: Sillas Rimax, Tablero, papelería
C. Humanos: Auxiliar Administrativo

ORIENTACION A LOS ADJUDICATARIOS:
1
1.1. Se orienta al adjudicatario respecto a Secretaría de
sus obligaciones y cultura del pago del Emprendimiento Auxiliar
impuesto. y Turismo Administrativo
1.2. Recibir e informar al Secretario (a) de (Plazas de
Emprendimiento y turismo sobre las Mercado)
quejas, reclamos, inconvenientes o
dificultades de la plaza de mercado. Seguimiento al
INVENTARIO, ACTUALIZACION Y Registro de
2 SISTEMATIZACION DE Control de
ADJUDICATARIOS. Adjudicatarios
Secretaría de
2.1. Verificar, inventariar, y clasificar Emprendimiento
Auxiliar
manualmente y sistematizar el ingreso de los y Turismo
Administrativo
nuevos adjudicatarios. (Plazas de
Mercado)
2.2. Organizar y mantener una carpeta para
cada uno de los adjudicatarios.
2.3. Apoyar en la notificación a los
M2.P13 31/12/2013
VERSIÓN
PLAZAS DE MERCADO
1.0 PÁGINA:
3 de 3
adjudicatarios morosos en el pago del

impuesto de las Plazas de Mercado, de
acuerdo al Estatuto Tributario y lineamientos
institucionales.
3 INFORME DE GESTIÓN: Elaborar y Secretaría de Auxiliar
presentar informe de gestión que requiera la
Emprendimiento Administrativo
Administración Municipal y Turismo
(Plazas de
Mercado)
4 ARCHIVO: Archivar la información generada Secretaría de Auxiliar
conforme a la Ley general de archivo Emprendimiento Administrativo
y Turismo
(Plazas de
Mercado)
RESPONSABLE
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
FLUJO
INICIO Informe de Gestión

D E
Orientación a los
adjudicatarios
D I A G R A M A
Archivo
Inventario, Actualización
y Sistematización De
FIN
Adjudicatarios.

Nombre: Alberto Torres Garcia – Nombre: Carlos A. Valencia Rubio Nombre: Comité de Coordinación
Alberto Valderrama Cargo: Representante Alta del Sistema Control Interno
Cargo: (2) Auxiliar Administrativo Dirección MECI Cargo:

M2.P14 23/12/2014
VERSIÓN
COSO MUNICIPAL
1.0 PÁGINA:
1 de 5

“M2.P14 COSO MUNICIPAL”
“DESARROLLO ECONÓMICO”

M2.P14 23/12/2014
VERSIÓN
COSO MUNICIPAL
1.0 PÁGINA:
2 de 5
Objetivo: Prestar el servicio de recolección y atención de animales domésticos que se encuentran

deambulando en áreas públicas del Municipio sin cuidado alguno o que son objeto de maltrato, según la Ley 84
de 1989 y el Código Nacional de Tránsito.
Alcance: Tratar los casos de maltrato y abandono de animales domésticos que se presentan en el Municipio de
Florencia.
Definiciones:
COSO: Lugar donde deben ser llevados aquellos animales que se encuentren en las vías públicas, en predios
ajenos o que son objeto de maltrato animal, desconociéndose quien sea el propietario.
ANIMALES DOMESTICOS: Son animales que viven con el ser humano y están domesticados, se llama
Domesticación al proceso mediante el cual un animal adquiere, pierde o desarrolla caracteres fisiológicos,
morfológicos o de comportamientos que se convierten en hereditarios, siendo el resultado directo de la
interacción deliberada y prolongada de dicho animal con el hombre.
ABANDONO: Dejar sin atención a una persona, animal o cosa. Desamparo, descuido.
MALTRATO: Acción y efecto de maltratar. Comportamiento que causa dolor innecesario o estrés a un animal
AREAS PUBLICAS: Son los lugares públicos donde cualquier persona puede asistir con su familia y realizar
las actividades para los que fueron diseñados, respetando el lugar y el reglamento para la zona en caso que lo
hubiere.
Producto o servicio: Reducir el número de accidentes por causa u ocasión de animales en vías públicas y
disminuir el número de casos de maltrato animal a través del decomiso y atención de animales domésticos.
Normatividad:
Ley 84 de 1989, Por la cual se adopta el Estatuto Nacional de Protección de los Animales y se crean unas
contravenciones y se regula lo referente a su procedimiento y competencia
Ley 746 de 2002, por la cual se regula la tenencia y registro de perros potencialmente peligrosos.
Ley 769 de 2002, Por la cual se expide el Código Nacional de Tránsito Terrestre y se dictan otras disposiciones
Decreto 0251 de 2008, Por el cual se regula el tránsito de vehículos de tracción animal en el municipio de
Florencia
Recursos:
A. Tecnológicos: Computador e impresora, papelería, cámara fotográfica.
B. Logísticos: Pasto criadero, Guacales, pesebreras, Bultos de Mogolla, Insumos veterinarios, Melaza,
Concentrado para caninos y felinos adultos y cachorros, Transporte para el decomiso de animales NPR,
camioneta, papelería impresa formatos (formato de decomiso, retiro de animales del coso, formato de
visita).
C. Humanos: Profesionales Universitarios y operarios técnicos en veterinaria.

M2.P14 23/12/2014
VERSIÓN
COSO MUNICIPAL
1.0 PÁGINA:
3 de 5

Programación de los operativos: Secretaría de Profesional Revisión y
1 (para recolección y atención de Ambiente y Universitario aprobación del
animales que deambulan en las áreas Desarrollo Rural Secretario (a) de
públicas del Municipio y controles a Despacho y/o Jefe
vehículos de tracción animal) de Oficina.
 Identificar las vías con mayor
flujo de vehículos de tracción animal
para determinar la ruta del operativo.
 Solicitud de apoyo institucional
a la Policía Nacional e Inspectores de
Policía para el desarrollo de los
operativos
Realización de actividades: Se Formato control
2 ejecutan las siguiente tareas enfocada de Vehículos de
a Equinos, caninos, felinos o bovinos Tracción Animal
por encontrarse en vía pública o son M2.P14.F01
objeto de maltrato animal:
- Control a vehículos de tracción
animal. Secretaría de Acta de Decomiso
- Diligenciamiento de la tabla de Ambiente y Profesional M2.P14.F02
control a vehículos de tracción Desarrollo Rural Universitario
animal.
- Diligenciamiento del acta de
decomiso, en donde se deja claro
en qué condiciones sanitarias y
físicas se decomisa el semoviente.
- Inmovilización del animal con las
medidas propedéuticas adecuadas
para la especie.
- Fotografiar el animal en el momento
de la detención.
- Transporte el animal, dependiendo
del tamaño del animal se utiliza
guacal.
- Disposición y atención de los
animales en las Instalaciones del
Coso Municipal.
Recepción del Semoviente Secretaría de Profesional
3 decomisado: Ambiente y Universitario
- Diligenciamiento del acta de Desarrollo Rural
decomiso
- Confinamiento del semoviente a la
pesebrera, manga o guacal.
M2.P14 23/12/2014
VERSIÓN
COSO MUNICIPAL
1.0 PÁGINA:
4 de 5
Sostenimiento y cuidado del animal

4 en decomiso:
- Brindar las condiciones locativas en
cuanto a movilidad, aireación,
higiene y alimento/agua en Secretaría de Profesional
cantidades y calidades suficientes Ambiente y Universitario
mientras el equino, bovino, canino o Desarrollo Rural
felino se encuentre decomisado.
- Tener registro fotográfico del animal
para constancia del procedimiento.
5 ENTREGA Ó SACRIFICIO Formato
EUTANÁSICO DEL ANIMAL EN Secretaría de Profesional M2.P14.F03
DECOMISO: Ambiente y Universitario Liquidación Multa
- Donación: Diligenciamiento del Desarrollo Rural Coso Municipal
Formato de Adopción y registro
fotográfico. Formato
- Entrega del Animal al propietario M2.P14.F04 Acta
previo pago de multa. de Adopción
- Diligenciamiento de la Liquidación
en el Coso. Formato
- Liquidación de la multa en la M2.P14.F05 Acta
Oficina de Tributos. Autorización
- Pago en Bancos autorizados. Eutanasia
- Recepción copia de consignación.
- Diligenciamiento Acta de Entrega Formato
- Entrega del animal M2.P14.F06 Acta
- Sacrificio Eutanásico del Animal. de Entrega
Reunión de la junta medica
Diligenciamiento del Acta de
Eutanasia
Disposición final del animal sin vida.
6 Archivo: Se procede archivar la Secretaría de Profesional
documentación en cumplimiento a la Ambiente y Universitario
Ley General de Archivo Desarrollo Rural
M2.P14 23/12/2014
VERSIÓN
COSO MUNICIPAL
1.0 PÁGINA:
5 de 5
RESPONSABLE
Inicio
Programación de Operativos Visto Bueno
Realización de las
Actividades
FLUJO
Recepción del Semoviente

decomisado
Sostenimiento y cuidado del

D E
animal en decomiso
D I A G R A M A
Entrega ó sacrificio
eutanásico del animal en
decomiso
Donación Entrega Sacrificio
Archiva

Nombre: Jhonathan A. Salazar M. Nombre: Ana Cecilia Gil Rueda Nombre: Comité de Coordinación
Fecha: 28/08/2014
DD/MM/AA DD/MM/AA
610
M2.P14.F01 23/12/2014
FECHA ACTUALIZACIÓN
VERSIÓN
CONTROL VEHICULOS DE TRACCIÓN ANIMAL
NIT No. 800.095.728-2
1 de 1
FECHA: _____________________________________________________________ RESPONSABLE: _____________________________________________________________
LUGAR: _____________________________________________________________ APOYO: _____________________________________________________________________
DATOS DEL CABALLO DATOS DEL PROPIETARIO

Nombre del Marca Edad C.C Herraduras Observaciones Nombres y Apellidos Documento Dirección Cel-Tel Firma
animal
M2.P14.F02 23/12/2014
VERSIÓN
ACTA DE DECOMISO
1.0 PÁGINA:
1 de 1
ACTA DE DECOMISO No. ________
Fecha: ___________________________________________________Hora de decomiso: _______________

Lugar de decomiso: _______________________________________________________________________
SEÑALES FENOTÍPICAS O MARCAS
Especie Tipos manchas

Color Tipo Crin Larga Corta
Marca Preñez Si No
Sitio Marca Reg.Vac. Si No
Sexo H M No Herraduras
Estado de carnes B R M Edad Aprox.
Tipo de Infracción: ________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________
Valoración Sanitaria: _______________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
Para constancia firman;

Firma: Firma:
Nombre: Nombre:
Cargo: Placa:
FUNCIONARIO SADR POLICIA AMBIENTAL Y ECOLÓGICA
Firma:
Nombre:
Documento identidad:
PROPIETARIO
612

M2.P14.F03 23/12/2014
VERSIÓN
LIQUIDACIÓN DE MULTA POR
1.0 CONCEPTO DE COSOS MUNICIPAL PÁGINA:
1 de 1
LIQUIDACIÓN DE MULTA POR CONCEPTO DE COSO MUNICIPAL
El señor _____________________________________________ identificado con cedula de ciudadanía

No.____________________________ es el propietario de semoviente que fue inmovilizado por el personal del
coso municipal.
FAVOR LIQUIDAR: Acarreo y __________ día (s) de Sostenimiento.
Firma: Firma:
Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo:
Funcionario que proyecta Vo.Bo. Secretario (a) de Despacho SADR

M2.P14.F03
VERSIÓN
LIQUIDACIÓN DE MULTA POR
1.0 CONCEPTO DE COSOS MUNICIPAL PÁGINA:
1 de 1
LIQUIDACIÓN DE MULTA POR CONCEPTO DE COSO MUNICIPAL
El señor _____________________________________________ identificado con cedula de ciudadanía

No.____________________________ es el propietario de semoviente que fue inmovilizado por el personal del
coso municipal.
FAVOR LIQUIDAR: Acarreo y __________ día (s) de Sostenimiento.
Firma: Firma:
Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo:
Funcionario que proyecta Vo.Bo. Secretario (a) de Despacho SADR
M2.P14.F04 23/12/2014
VERSIÓN
ACTA ADOPCIÓN DE ANIMALES
1.0 PÁGINA:
1 de 1
ACTA DE ADOPCIÓN DE ANIMALES No. _____
1. CARACTERISTICAS GENERALES DEL ANIMAL

ESPECIE: RAZA: EDAD APROX.:
COLOR: MARCA: SEXO: M H
Causa por la que está en el Albergue:
DECOMISADO: ABANDONADO ACCIDENTADO DONACIÓN
Estado Físico: BUENO REGULAR MALO
Estado Sanitario: BUENO REGULAR MALO
OBSERVACIONES:
2. INFORMACION DE LOS ADOPTANTES

NOMBRES Y APELLIDOS:
NÚMERO DE CONTACTO:
DIRECCIÓN: BARRIO:
VEREDA: CORREGIMIENTO:
MUNICIPIO: DEPARTAMENTO:
OBSERVACIONES:
Dada en Florencia, a los _______ días del mes de ___________________ del __________
QUIEN ENTREGA, QUIEN RECIBE,
Firma: Firma:
Nombre: Nombre:
Cargo:
FUNCIONARIO SADR ADOPTANTE
Firma:
Nombre:
Vo.Bo. Secretario (a) Despacho SADR

M2.P14.P05 23/12/2014 614
VERSIÓN
ACTA DE AUTORIZACIÓN DE
1.0 EUTANASIA PÁGINA:
1 de 1
ACTA DE AUTORIZACION DE EUTANASIA No. ___________
El suscrito _______________________________________identificado con cédula de ciudadanía

número________________________________ expedida en____________________, en su calidad de
propietario y/o usuario del servicio, o con la formal y expresa autorización de aquel, autorizo al personal
Médico Veterinario profesional del Coso Municipal adscrito a la Secretaria de Ambiente y Desarrollo Rural y al
Patrullero de turno______________________________________ identificado con cédula de ciudadanía
numero_______________________ de la Policía Ambiental y Ecológica en calidad de garante, para que se le
realice la Eutanasia al paciente por presentar un cuadro patológico de pronóstico desfavorable u otra
circunstancia ética que amerite este procedimiento con nombre:____________________________________,
identificado con la siguiente reseña: ESPECIE:_____________,RAZA:______________,
SEXO:___________, EDAD:________, COLOR:_____________________SEÑALES
PARTICULARES:_____________________________
________________________________________________________________________________
Queda constancia que el propietario acepta la realización de la Eutanasia y por tanto, el personal del Coso
Municipal adscrito a la Secretaría de Ambiente y Desarrollo Rural y el patrullero de la Policía Ambiental y
Ecológica de turno quedan exentos de cualquier proceso jurídico o legal por el sacrificio del animal.
En constancia se firma la presente acta ante testigos, a los ______ días del mes de ______________del año
____________.
Firma: Firma:
Nombre: Nombre:
C.C No.: C.C. No.
Propietario/Usuario del Servicio Testigo
Firma: Firma:
Nombre: Nombre:
C.C No.: Placa:
Testigo Garante Policía Ambiental y Ecológica
Firma: Firma:
Nombre: Nombre:
Funcionario SADR Secretario (a) de Despacho SAMDR
M2.P14.F.06 23/12/2014
VERSIÓN
ACTA DE ENTREGA DE ANIMALES EN
1.0 DECOMISO PÁGINA:
1 de 1
ACTA DE ENTREGA DE ANIMALES EN DECOMISO No.__________
La Secretaría de Ambiente y Desarrollo Rural hace entrega de un ejemplar con las siguientes características,
conforme al Acta de Decomiso No. ________ del ___________________:
Nombre del Ejemplar: ______________________________________________________________________

Especie: _________________________Raza:_____________________________ Sexo: H_______M______
Marca: __________________ Ubicación marca: ________________ Color____________________________
Ubicación propietario: ______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
El animal en mención es entregado en buenas condiciones físicas y sanitarias; y el propietario se compromete a:

1. Mantenerlo en un lugar seguro____________
2. Brindar los cuidados necesarios para garantizar el buen estado del animal__________
3. Suministrar alimentación adecuada__________________
4. Evitar condiciones de abuso con el animal (exceso de trabajo, exceso de carga) y otros que afecten la
integridad del animal________________
5. Otras: ________ Describirlas :
________________________________________________________________________________________
El animal es entregado previa presentación del Recibo de Pago No. ___________________ de fecha
_______________________correspondiente a los gastos de acarreo y sostenimiento en el Coso Municipal.
En caso de equinos en que las situaciones causales del decomiso sean reincidentes, se procederá a entregar el
animal a Asociaciones Protectoras de Animales sin ánimo de lucro. En caso que el animal en mención sea un
canino y reincide en atacar a otra mascota, se procederá al decomiso y sacrificio eutanásico del animal, según
Articulo 108-L de la Ley 746 de 2002.
DD MM AA
Para constancia firman en la ciudad de Florencia, Caquetá a los
Firma: Firma:
Nombre: Nombre:
C.C.:
PROPIETARIO FUNCIONARIO SADR
Firma:
Nombre:
Vo.Bo. Secretario (a) Despacho SADR
FECHA DE EMISIÓN
CÓDIGO
M2.P14.F07
VERSIÓN
HISTORIA CLINICA
1.0 PÁGINA:
1 de 1
Día Mes Año

Fecha de ingreso No. Historia Clínica
I. INFORMACIÓN BÁSICA DEL PROPIETARIO O TENEDOR

Nombre Identificación
Dirección Estrato
Dirección Celular
E-mail Ocupación
II. RESEÑA DEL PACIENTE

Nombre Especie FOTO
Raza Sexo
Edad Color
Rasgos específicos
III. HISTORIAL VACUNAS
CANINOS FELINOS EQUINOS

NO NO NO
PVC Fecha TRIPLE Fecha EEV Fecha
TRIPLE Fecha RABIA Fecha TETANO Fecha
RABIA Fecha OTRA Fecha INFLUENZA Fecha
OTRA Fecha Cual? OTRA Fecha
Cual? Cual?
IV. HISTORIAL DESPARASITACIONES V. ALIMENTANCIÓN

SI Balanceada
Ultima desparasitación NO Casera
Producto: Mixta
Fecha Otra Cual?
VI. ANAMNÉSICOS
FECHA DE EMISIÓN
CÓDIGO
M2.P14.F07
VERSIÓN
HISTORIA CLINICA
1.0 PÁGINA:
1 de 1
VII. EXÁMEN FISICO
Pruebas Diagnosticas recomendadas

VIII. DIAGNÓSTICO
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
IV. TRATAMIENTO
FECHA MEDICAMENTO DOSIS VIA OBSERVACIONES
Firma Médico Veterinario: __________________________________

Nombre: __________________________________________________
M3.P01 31/12/2013
VERSIÓN
EJECUCIÓN DE PROYECTOS POR
1.0 SISTEMA DE VALORIZACIÓN PÁGINA:
1 de 4

“M3.P01 EJECUCIÓN DE PROYECTOS POR
SISTEMAS DE VALORIZACIÓN”
“Infraestructura y Movilidad”

M3.P01 31/12/2013
VERSIÓN
2 de 4
Objetivo: Construir, mejorar y adecuar Proyectos por el Sistema de Valorización donde la Comunidad
contribuye a la cofinanciación total o parcial para la realización de la obra donde la Comunidad y la Secretaria
de Obras Publicas concertan los términos económicos y técnicos de la obra.
Alcance: Procedimiento que se inicia con la solicitud escrita por el 60% de la Comunidad beneficiada por el
proyecto y con el visto bueno del Secretario de obras Publica, Gerente de Infraestructura y Movilidad y alcalde
de Municipal.
Definiciones:
Contribución de valorización: Es un gravamen real sobre las propiedades inmuebles,sujeto a registro destinado
a la construcción de una obra, plan o conjunto de obras de interés público que se impone a los propietarios o
poseedores de aquellos bienes inmuebles que se benefician con la ejecución de las obras.
Producto o servicio: Proyecto concertado para construirse, mejorarse o adecuarse por el sistema de
valorización por valorización directa o por reflejo.
Normatividad:
Estatuto tributario Municipal,

Decreto 081 del 2 de junio del 2009, capitulo 14 Contribución de valorización articulo 186 Contribución por
valorización “CONTRIBUCIÓN DE VALORIZACIÓN.
Recursos:
a. Tecnológicos: Equipos de cómputo, impresoras, video beam, sonido de amplificación, odómetro, cinta
métrica, GPS.
b. Logísticos: asfalto, volquetas, vibrocompactador, motoniveladora, carretillas, palas, escobas industriales,
bogues, carretillas, rana compactadora.
c. Humanos: inspector de obras, operario de maquinaria, obreros, profesional Universitario.

1 Estudio de Solicitud de Pavimentación
por Valorización: Asesor
Se analiza la solicitud allegada por la Acta de
comunidad, que debe corresponder al Secretaría de
Coordinador grupo Entrega de la
60% de los interesados y/o beneficiarios Obras Públicas
internos de trabajo Obra y
del estudio por el sistema de de valorización compromiso
valorización. de la
2 Estudio de Prefactibilidad: El Profesional comunidad
Secretario de Despacho ordena realizar Universitario / beneficiaria de
estudio de Prefactibilidad al funcionario Secretaría de Asesor la obra
competente, quien realiza trabajo de Obras Públicas
campo y dentro de los plazos acordados Grupo internos de
presenta los siguientes documentos: trabajo de servicios Reporte a la
M3.P01 31/12/2013
VERSIÓN
3 de 4
 Definición del proyecto. públicos Oficina de

 Delimitación de la zona de Instrumentos
influencia. Públicos para
 Diagnóstico descriptivo. afectación de
 Estudio socioeconómico de la zona Predios
teniendo en cuenta el estrato.
 Descripción ambiental del proyecto.
 Estimación global del beneficio
económico.
 Estimación del presupuesto del
proyecto y su posible recuperación.
 Posibles fuentes de financiación en
caso de ser requeridas
3 Socialización del Estudio de
Prefactibilidad: Se procede a socializar
Profesional
con la comunidad beneficiaria del estudio
Secretaría de Universitario /
de prefactibilidad su contenido y alcance,
Obras Públicas Auxiliar
y conocer si están de acuerdo con el
Administrativo
estudio para proceder a su ejecución. En
caso, contrario se archiva.
4 Ejecución de la Obra: Se procede a Profesional
adelantar la logística necesaria para Secretaría de Universitario /
ejecutar la obra, previa acuerdo y Obras Públicas Inspector de la
aprobación de la comunidad Obra
5 Entrega de la Obra: Una vez finalizada
la obra, se levanta Acta de recibo a
satisfacción por la Comunidad y se Secretario de
continuar cancelando el costo restante Secretaría de Despacho /
de la obra. Y se remite acto Obras Públicas Profesional
administrativo a la Oficina de Universitario
Instrumentos Públicos para afectación de
los predios por concepto de valorización.
6 Seguimiento Pago de Beneficiarios:
Una vez cumplida la cancelación de la Profesional
deuda por valorización se remite Acto Secretaría de Universitario /
Administrativo a Instrumentos Públicos Obras Públicas Auxiliar
para el retiro de la afectación por Administrativo
valorización de los predios.
M3.P01 31/12/2013
VERSIÓN
4 de 4
RESPONSABLE
AUXILIAR PROFESIONAL
SECRETARIO DESPACHO
ADMINISTRATIVO UNIVERSITARIO/ASESOR
Inicio
Estudio de Estudio de Solicitud de

Prefactibilidad Pavimentación por
Valorización
FLUJO
No Socialización del
Estudio de
Archiva
Prefactibilidad
D E
Si
D I A G R A M A
Ejecución de la Obra
Entrega de la Obra
Seguimiento Pago de
Beneficiarios
Fin

Nombre: Nelsy Torres Bocanegra Nombre: Carlos A. Valencia Rubio Nombre: Comité de Coordinación del
Cargo: Auxiliar Administrativo Cargo: Representante Alta Dirección Sistema Control Interno
MECI Cargo:

M3.P02 31/12/2013
VERSIÓN
ESCRITURACIÓN DE PREDIOS
1.0 MUNICIPALES PÁGINA:
1 de 3

“M3.P02 ESCRITURACIÓN DE PREDIOS MUNICIPALES”

M3.P02 31/12/2013
VERSIÓN
2 de 3
Objetivo: Realizar Escrituración de predios de propiedad del Municipio ocupados por terceros en zonas
permitidas para el desarrollo de vivienda.
Alcance: Con el procedimiento de legalización de predios Municipales se lograra que las familias ocupantes de
los mismos obtengan los títulos de propiedad del predio que ocupan y mejorar el recaudo por concepto de
impuesto predial.
Definiciones:
Producto o servicio: Titulación a las familias que ocupan predios del municipio.
Normatividad:
 Ley 1469 de 2011
 Acuerdo 18 de 2000
 Ley 1537 de 2012
 Decreto 4911 de 2009
 Ley 388 de 1997
 Resolución 1064 de 2009
 Ley 1450 de 2011
Recursos:
A. Tecnológicos: Equipos de computo, software de diseño, impresoras de planos.

B. Logísticos: vehículos para transporte de personal, combustible,
C. Humanos: Abogado, Auxiliar Administrativo, técnicos.
1 Recibe y radica la solicitud del interesado. Secretaría de Auxiliar
Vivienda Administrativo
2 Revisa el cumplimiento de los requisitos
Secretaría de Secretario De
establecidos para la legalización de predios
Vivienda Despacho
Municipales ocupados por terceros.
3 Envía solicitud de demarcación a la Secretaría de Secretario De Revisión e
Secretaría de Planeación Municipal. Vivienda Despacho inspección de
4 Autoriza publicación de edicto emplazatorio Secretaría de Secretario De predios y
de venta del lote de terreno. Vivienda Despacho cumplimiento
5 Una vez cumplidos los 30 días del edicto, de requisitos
liquida el valor del terreno y autoriza para Secretaría de Secretario De legales para
que la tesorería del Municipio emita el Vivienda Despacho adelantar la
respectivo recibo de pago. escrituración
6 Una vez realizado el pago del terreno,
elabora la minuta de compraventa del
Vivienda Despacho
terreno.
M3.P02 31/12/2013
VERSIÓN
3 de 3
7
Revisa la minuta de compraventa junto con
Vivienda Despacho
sus soportes
8 Envía la minuta a la oficina de registro para Secretaría de Secretario De
su reparto a una notaría. Vivienda Despacho
9 Revisa la escritura pública de compraventa
del terreno para firma del Representante
Vivienda Despacho
Legal del Municipio
10 Entrega de escritura a los adjudicatarios
Vivienda Despacho
11 Archiva documentación conforme a las Secretaría de Auxiliar
normas técnicas de archivo Vivienda Administrativo
RESPONSABLE
Inicia Solicitud de Demarcación Revisa Minuta

F L U J O
Recepción y
Publicación de Edicto Remite Minuta de
Radicación
Compraventa a Oficina
Solicitud
de Registro
D E
Liquidación del Terreno

D I A G R A M A
Revisa Escritura
Pública de
Compraventa
Elabora Minuta de
Compraventa
Entrega Escritura
Archiva Pública

Nombre: María Irma Zambrano Nombre: Carlos A. Valencia Rubio Nombre: Comité de Coordinación del
MECI Cargo:

M3.P03 31/12/2013
VERSIÓN
MEJORAMIENTO DE VIVIENDA
1.0 URBANA Y RURAL PÁGINA:
1 de 3

“M3.P03 MEJORAMIENTO DE VIVIENDA
URBANA Y RURAL”

M3.P03 31/12/2013
VERSIÓN
2 de 3
Objetivo: Mejorar las condiciones de habitabilidad de la población rural y urbana del Municipio.
Alcance: con este procedimiento se pretende lograr el mejoramiento de la calidad de vida de las familias
participantes en el programa, a través de la consolidación de una vivienda digna.
Definiciones: Mejoramiento de vivienda: optimización de las condiciones básicas de salud de los hogares más
vulnerables. Comprende prioritariamente, la habilitación o instalación de batería de baños, lavaderos, cocinas,
redes hidráulicas y sanitarias, pisos en superficies en tierra o en materiales inadecuados y otras condiciones
que permitan el saneamiento y mejoramiento de fachadas de una vivienda de interés social prioritario, con el
objeto de alcanzar progresivamente soluciones de vivienda de interés prioritario en condiciones dignas.
Producto o servicio: programa de mejoramiento de vivienda
Normatividad:
 Ley 1469 de 2011
 Ley 1537 de 2012
 Ley 388 de 1997
 Ley 1450 de 2011
Recursos:
A. Tecnológicos: Equipos de computo, software de diseño, impresoras de planos.
B. Logísticos: herramienta menor, materiales de construcción, vehículos para transporte de personal,
combustible.
C. Humanos: ingeniero, dibujante, Auxiliar Administrativo, técnicos.
1 Recibe y radica la solicitud de mejoramiento. Secretaría de Auxiliar El Secretario y
Vivienda Administrativo Jurídico revisa
2 Revisa preliminarmente el cumplimiento de los Secretaría de Secretario de listado de
requisitos establecidos para los programas de Vivienda Despacho familias que
mejoramiento de vivienda. cumplen
3 Adelanta visita de terreno para verificar el estado de Secretaría de Secretario de requisitos.
vivienda y diligencia formulario de solicitud. Vivienda Despacho
4 Se requiere documentación exigida en el programa Secretaría de Secretario de El Secretario y
de mejoramiento de vivienda a las personas aptas y Vivienda Despacho Oficina
se oficia a aquellas que no son beneficiarias. Asesora
5 Proyecta acto administrativo de adjudicación del Secretaría de Secretario de Jurídica revisa
subsidio de mejoramiento de vivienda para firma del Vivienda Despacho listado de
Representante Legal familias aptas
6 Elabora planillas para la entrega de materiales del Secretaría de Secretario de para el
mejoramiento a los beneficiarios del programa. Vivienda Despacho mejoramiento.
7 Realiza la entrega de los materiales del Secretaría de Secretario de
M3.P03 31/12/2013
VERSIÓN
3 de 3
mejoramiento a cada beneficiario y recoge la firma Vivienda Despacho El Secretario

de las planillas. revisa y
8 Adelanta visitas de asistencia técnica a las Secretaría de Secretario de Autoriza
viviendas beneficiarias del programa de Vivienda Despacho Listado de
mejoramiento. Materiales a
9 Elabora acta de recibo final de las obras de Secretaría de Secretario de entregar.
mejoramiento de vivienda. Vivienda Despacho
10 Archiva documentación del procedimiento conforme Secretaría de Auxiliar
a las normas técnicas de archivo Vivienda Administrativo
RESPONSABLE
AUXILIAR
SECRETARIO DESPACHO/JEFE OFICINA
ADMINISTRATIVO
Inicio Revisión preliminar de Entrega de materiales

Requisitos
F L U J O
Recibe y radica Visita al Terreno Visitas de Asistencia

solicitud de Técnica
mejoramiento
D E
Requerimiento de Actas de Recibo

Documentos
D I A G R A M A
Acto Administrativo de
Adjudicación
Elaboración de Planillas de
Entrega
Archiva

Nombre: María Irma Zambrano Nombre: Carlos A. Valencia Rubio Nombre: Comité de Coordinación del
MECI Cargo:

M3.P04 31/12/2013
VERSIÓN
EXPEDICIÓN LICENCIAS DE
1.0 CONDUCCIÓN PÁGINA:
1 de 4

“M3.P04 EXPEDICIÓN LICENCIAS DE CONDUCCIÓN”

Adopción del
31/12/2013
1.0 procedimiento
M3.P04 31/12/2013
VERSIÓN
2 de 4
Objetivo: Dotar al conductor de un documento público de carácter personal e intransferible, que autoriza a una
persona para la conducción de vehículos.
Alcance: Inicia con la recepción de requisitos vigentes conforme a la normatividad, continua con el registro en
el sistema y finaliza con la impresión y entrega de la licencia de conducción.
Definiciones: N.A.
Producto o servicio: Licencia de conducción.
Normatividad:
Ley 769 del 2002, Código Nacional de Tránsito Terrestre
Ley 1383 de 2010, Por la cual se reforma la Ley 769 de 2002 - Código Nacional de Tránsito, y se dictan otras
disposiciones.
Decreto No. 251 (13 Mayo 2008) ART 7, Por la cual se reglamentan los diligenciamiento de solicitudes de
licencias de conducción y se fijan los códigos para las oficinas de tránsito.
Manual de Operaciones del RUNT
Estatuto de Rentas del Municipio vigente
Tarifas a favor del Ministerio de Transporte de las especies venales asignadas a los organismos de transito del
país y las Tarifas de los servicios para garantizar la sostenibilidad del Registro Único Nacional de Tránsito -
RUNT”
Recursos:
A. Tecnológicos: Equipos de computo, Impresora especializada para la impresión de licencias.
B. Logísticos: Sustratos para impresión de licencias, cintas de color especiales, cinta laminadora plana y
cinta laminadora holográfica especial.
C. Humanos: Auxiliar administrativo, preferentemente con conocimientos en sistemas.

M3.P04 31/12/2013
VERSIÓN
3 de 4

1 Recepción de la documentación, Información y Auxiliar Verificar que los
necesaria expedida por escuelas Registro Administrativo documentos estén
de conducción y CRC. completos.
2 Elaboración, impresión y entrega Información y Auxiliar Expedición e
de recibos RUNT, para Registro Administrativo impresión de recibos
cancelación e informar que el a través de la página
recibo de la alcaldía, se expide en RUNT.
el primer piso de la alcaldía.
Recepción de documentos con los Información y Auxiliar Revisión de los
3 recibos cancelados para Registro Administrativo recibos en la pagina
verificación del pago a través de del banco
la página del banco.
4 Elaboración, impresión y entrega Información y Auxiliar Se elabora la licencia
de la Licencia de Conducción Registro Administrativo de conducción a
través de la página
del RUNT, se
imprime y se entrega
al conductor.
5 Firma del recibido por parte del Información y Auxiliar Se hace firmar al
conductor de la licencia de Registro Administrativo conductor en papel
conducción. físico que recibió la
licencia de
conducción.
6 Archivar la Papelería Información y Auxiliar Documentación

Registro Administrativo archivada.
M3.P04 31/12/2013
VERSIÓN
4 de 4
RESPONSABLE
Elaboración, impresión Firma recibido

Inicio y entrega de recibos Licencia de
de pago RUNT Conducción
FLUJO
Recepción de la
Documentación Revisión y firma
aprobatoria de Archivo
D E
recibos cancelados
D I A G R A M A
Documentos Fin
Listos
No
Recibos
Listos No
Si
Si
Elaboración,
impresión y entrega
de licencia

Nombre: Wilmabeth Peña Nombre: Carlos A. Valencia Rubio Nombre: Comité de Coordinación
Cargo: Secretario de Despacho Cargo: Representante Alta Dirección del Sistema Control Interno
MECI Cargo:

M3.P05 31/12/2013
VERSIÓN
MATRICULA INICIAL DE VEHICULOS
1.0 PÁGINA:
1 de 3

“M3.P05 MATRICULA INICIAL DE VEHICULOS”

1.0 31/12/2013 Adopción del
Procedimiento
M3.P05 31/12/2013
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
2 de 3
Objetivo: Registrar la Matricula inicial de un vehículo conforme a la normatividad vigente.
Alcance: Inicia con la verificación de la inscripción del usuario en el sistema RUNT, cumplimiento de los
requisitos y finaliza con la entrega de la licencia de tránsito y placa.
Definiciones: N.A
Producto o servicio: Licencia de Transito y Placa.
Normatividad:
 Ley 769 de 2.002. “Por la cual se expide el Código Nacional de Tránsito Terrestre y se dictan otras
disposiciones"
 Resolución No. 12379 de 2.012. “Por la cual se adoptan los procedimientos y se establecen los requisitos
para adelantar los trámites ante los organismos de tránsito.”
 Manual de Operaciones del RUNT
 Estatuto de Rentas del Municipio vigente
 Tarifas a favor del Ministerio de Transporte de las especies venales asignadas a los organismos de transito
del país y las Tarifas de los servicios para garantizar la sostenibilidad del Registro Único Nacional de
Tránsito -RUNT”
Recursos:

B. Logísticos: Sustratos para impresión de licencias, cintas de blanco y negro especial, cinta laminadora
plana especial.
1 Recepción de la documentación, Información y Auxiliar Verificar que los documentos
necesaria para registro vehículos. Registro Administrativo estén completos.
2 Pre asignación ante el RUNT de Información y Auxiliar Registro ante el RUNT, del
número de Placa. Registro Administrativo número de placa
correspondiente.
3 Elaboración, impresión y entrega Información y Auxiliar Expedición e impresión de
de recibos RUNT, para Registro Administrativo recibos a través de la página
cancelación e informar que el RUNT.
recibo de la Alcaldía, se expide en
Recepción de documentos con los Información y Auxiliar Revisión de los recibos en la
4 recibos cancelados para Registro Administrativo pagina del Banco autorizado
M3.P05 31/12/2013
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
3 de 3
verificación del pago a través de

5 Registro del vehículo, ante el Información y Auxiliar Registro de la Información en
RUNT. Registro Administrativo el Aplicativo HQ-RUNT
6 Impresión y entrega de la licencia Información y Auxiliar Se realiza la entrega de los
de tránsito, y la respectiva placa Registro Administrativo documentos y la placa.
asignada.
7 Archivar la Papelería Información y Auxiliar Documentación archivada.
Registro Administrativo
RESPONSABLE
Elaboración, impresión
Inicio y entrega de recibos Registro del Vehículo
de pago RUNT ante el RUNT
FLUJO
Recepción de la Entrega Licencia de

Documentación Elaboración, impresión
y entrega de recibos Tránsito y Placa
de pago RUNT
D E
D I A G R A M A
Documentos Archivo
No Revisión y firma
Listos
aprobatoria de
recibos cancelados
Si Fin
No
Recibos
Listos
Si

MECI Cargo:

M3.P06 31/12/2013
VERSIÓN
TRASPASO DE VEHICULOS
1.0 PÁGINA:
1 de 3

“M3.P06 TRASPASO DE VEHICULOS”

procedimiento
M3.P06 31/12/2013
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
2 de 3
Objetivo: Registrar el cambio de propiedad de un vehículo automotor.
requisitos y finaliza con la entrega de la licencia de tránsito.
Definiciones: N.A
Producto o servicio: Licencia de Transito.
Normatividad:
disposiciones"
Tránsito -RUNT”
Recursos:

plana especial.
1 Recepción de la documentación, Información y Auxiliar Verificar que los documentos
necesaria para traspaso de Registro Administrativo estén completos.
vehículos.
recibo de la alcaldía, se expide en
Recepción de documentos con Información y Auxiliar Revisión de los recibos en la
3 los recibos cancelados para Registro Administrativo pagina del Banco autorizado
4 Registro ante el RUNT del nuevo Información y Auxiliar Registro de cambio de
M3.P06 31/12/2013
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
3 de 3
propietario. Registro Administrativo propietario en el RUNT
5 Impresión y entrega de la Licencia Información y Auxiliar

de Tránsito. Registro Administrativo
6 Archivar la Papelería Información y Auxiliar
RESPONSABLE
Elaboración e
Inicio
FLUJO
impresión de recibos Registro del Nuevo

de pago Propietario
Recepción de la Entrega Licencia de

Revisión y firma
D E
Documentación Tránsito
aprobatoria de
recibos cancelados
D I A G R A M A
Documentos Archivo
Listos
No
Recibos No
Listos
Si Fin
Si

MECI Cargo:
Fecha: 16/12/2013
DD/MM/AA DD/MM/AA
M3.P07 31/12/2013
VERSIÓN
CANCELACIÓN DE LA MATRICULA DE
1.0 UN VEHICULO PÁGINA:
1 de 4

“M3.P07 CANCELACIÓN DE LA MATRICULA
DE UN VEHICULO”

procedimiento
M3.P07 31/12/2013
VERSIÓN
2 de 4
Objetivo: Realizar la cancelación de la matricula de un vehículo automotor por solicitud del usuario, ya sea por
decisión voluntaria del propietario de desintegrar su vehículo, por destrucción total o pérdida total originada en
un accidente de tránsito, por pérdida definitiva, hurto o desaparición documentada, por la exportación o la
reexportación del vehículo, por decisión judicial o por vencimiento del término de la importación temporal de un
vehículo.
requisitos y finaliza con la entrega del Acto Administrativo de cancelación del vehículo automotor y registro en
el aplicativo HQ-RUNT.
Definiciones: N.A
Producto o servicio: Acto Administrativo de Cancelación del Vehículo Automotor
Normatividad:
disposiciones"
Tránsito -RUNT”
Recursos:

plana especial.

1 Recepción de la documentación Información y Auxiliar Verificar que los documentos
necesaria. Registro Administrativo estén completos.
Formato de solicitud de trámite
debidamente diligenciado, el
documento que soporta la
solicitud de cancelación de
M3.P07 31/12/2013
VERSIÓN
3 de 4
matrícula según el caso y

procede a confrontar con el
sistema RUNT los datos del
vehículo a cancelarle la matrícula
contra los contenidos en la
licencia de tránsito o tarjeta de
registro allegada por el usuario
según el caso, o en su defecto
con los datos registrados en el
documento soporte. Además
validará que el usuario se
encuentre a paz y salvo por
infracciones a las normas de
tránsito.
recibo de la Alcaldía se expide en
3 Recepción de documentos con Información y Auxiliar Revisión de los recibos en la
los recibos cancelados para Registro Administrativo pagina del banco
4 Cancelación de la matricula. Información y Auxiliar La información se actualiza y

Confrontada y validada la Registro Administrativo registra en el aplicativo HQ-
información, se procede a expedir RUNT
el acto administrativo a través del
cual se cancela la matrícula y del
que deberá dejar copia en la
carpeta del vehículo y a actualizar
la información en el Registro
Nacional Automotor del RUNT
5 Entrega del Acto Administrativo de Información y Auxiliar Registro físico de la entrega
cancelación de la matricula del Registro Administrativo al usuario del Acto
vehículo automotor según el caso. Administrativo de
Cancelación.
6 Archivar la Papelería Información y Auxiliar Documentación archivada.
M3.P07 31/12/2013
VERSIÓN
4 de 4
RESPONSABLE
Elaboración e Elaboración Acto

Inicio
FLUJO
impresión de recibos Administrativo de

de pago cancelación
Recepción de la Entrega del Acto

Revisión y firma
D E
Documentación Administrativo
aprobatoria de
recibos cancelados
D I A G R A M A
Documentos Archivo
Listos
No
Recibos No
Listos
Si Fin
Si

MECI Cargo:
Fecha: 16/12/2013
DD/MM/AA DD/MM/AA
M3.P08 31/12/2013
VERSIÓN
CAMBIO DE CARACTERÍSTICAS DE UN
1.0 VEHICULO AUTOMOTOR PÁGINA:
1 de 3

“M3.P08 CAMBIO DE CARACTERÍSTICAS DE UN
VEHÍCULO AUTOMOTOR”

procedimiento
M3.P08 31/12/2013
VERSIÓN
2 de 3
Objetivo: Registrar el cambio de características de un vehículo automotor ya sea por cambio de carrocería,
conversión a gas natural, cambio de motor o color, blindaje o desmonte de blindaje o regrabación de motor o
chasis por decisión judicial.
requisitos y finaliza con la entrega de la licencia de tránsito.
Definiciones: N.A
Producto o servicio: Licencia de Transito, en el caso de cambio de servicio se entrega adicionalmente la

placa
Normatividad:
disposiciones"
Tránsito -RUNT”
Recursos:
plana especial.
1 Recepción de la documentación necesaria. Información y Auxiliar Verificar que los
Formulario debidamente diligenciado, Registro Administrativo documentos estén
improntas, certificado de propiedad del completos.
vehículo, SOAT y CDA vigentes, Paz y
Salvo por todo concepto, y el documento
que prueba el cambio de la característica a
modificar
2 Elaboración, impresión y entrega de Información y Auxiliar Expedición e
recibos RUNT, para cancelación e informar Registro Administrativo impresión de recibos
que el recibo de la Alcaldía se expide en el a través de la página
primer piso de la alcaldía. RUNT.
3 Recepción de documentos con los recibos Información y Auxiliar Revisión de los
cancelados para verificación del pago a Registro Administrativo recibos en la pagina
M3.P08 31/12/2013
VERSIÓN
3 de 3
través de la página del banco. del banco

4 Elaboración, impresión y entrega de la Información y Auxiliar La información se
Licencia de tránsito. Registro Administrativo registra a través del
NOTA: En el caso de cambio de color por aplicativo HQ-RUNT
reposición en vehículos tipi taxi,
adicionalmente se elabora Acto
Administrativo autorizando el cambio de
servicio.
5 Entrega de la licencia de tránsito. Se Información y Auxiliar Registro físico de la
procede a entregar la licencia de tránsito al Registro Administrativo entrega de la Licencia
usuario, en caso de cambio de servicio se de Tránsito y placa, si
entrega la nueva placa. hay lugar, al
solicitante del trámite
respectivo.
6 Archivar la Papelería Información y Auxiliar Documentación
Registro Administrativo archivada.
RESPONSABLE
FLUJO
Elaboración e Elaboración e
Inicio impresión de recibos impresión Licencia
de pago de Transito
Recepción de la
D E
Entrega de la
Documentación Revisión y firma
Licencia de Tránsito
aprobatoria de
recibos cancelados
D I A G R A M A
Documentos Archivo
Listos
No
Recibos No
Listos
Si Fin
Si

MECI Cargo:

M3.P09 23/12/2014
VERSIÓN
REPORTE SUI
1.0 PÁGINA:
1 de 4

“M3.P09. REPORTE SUI”
“INFRAESTRUCTURA Y MOVILIDAD”
VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN MOTIVO DEL

CAMBIO
1.0 23/12/2014 Adopción
procedimiento
M3.P09 23/12/2014
VERSIÓN
REPORTE SUI
1.0 PÁGINA:
2 de 4
Objetivo: Reportar la información requerida en el Sistema Único de Información –SUI-, sobre el estado de la
prestación de los servicio públicos de Acueducto, Alcantarillado y Aseo del Municipio de Florencia conforme a la
normatividad vigente.
Alcance: Presentación de la información requerida por el SISTEMA UNICO DE INFORMACIÓN – SUI -,

identificada por cada servicio, (acueducto, aseo, alcantarillado) y esta a su vez por los tópicos: administrativo,
comercial, técnico operativo y financiero, y proyectos de inversión de todos los servicios referidos.
Definiciones:
SUI (Sistema Único de Información de Servicios Públicos);

Servicios AAA (Acueducto, Agua, Alcantarillado).
Producto o servicio: Reporte de información requerida en el SUI, en las fechas establecidas
Normatividad:
 Ley 732 DE 2002. La Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, mediante el Sistema

Único de Información previsto en el artículo 14 de la Ley 689 de 2001, implementará el control y la
vigilancia permanente del cabal cumplimiento de la aplicación de las estratificaciones adoptadas
por decretos de los Alcaldes al cobro de las tarifas de servicios públicos domiciliarios, por parte de
las empresas.
 Ley 689 DE 2001, Artículo 14: Del sistema Único de información. Corresponde a la
Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, en desarrollo de sus funciones de
inspección y vigilancia, establecer, administrar, mantener y operar un sistema de información que
se surtirá de la información proveniente de los prestadores de servicios públicos sujetos a su
control, inspección y vigilancia para que su presentación al público sea confiable. Artículo 15: Del
formato único de información, la Superintendencia de Servicios Públicos elaborará el Formato
Único de Información que sirva de base para alimentar el Sistema Único de Información - SUI.
 Documento CONPES 3168 de 2002, Este documento presenta a consideración del Consejo
Nacional de Política Económica y Social la estrategia para adoptar el Sistema Único de
Información (SUI) de los servicios públicos domiciliarios.
 Resolución Superservicios 013092 de octubre 30 de 2002, Por la cual se establece el Formato

Único de Información para las Empresas de Servicios públicos previo concepto de los ministerios
de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial, Minas y Energía, Comunicaciones y de las
Comisiones de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico, Energía y Gas,
Telecomunicaciones y Departamento Nacional de Planeación.
 Resolución Superservicios 000321 de febrero 10 de 2003, Las personas prestadoras de servicios

públicos, a las que se refiere la Ley 142 de 1994 deben reportar la información a través del
Sistema Único de Información - SUI, de acuerdo con las variables definidas en la Resolución
13092 de 2002 de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios y, en consecuencia, no
M3.P09 23/12/2014
VERSIÓN
REPORTE SUI
1.0 PÁGINA:
3 de 4
deberán seguir reportando información al sistema SIVICO
RECURSOS:
A. Tecnológicos: Equipo de cómputo que tenga habilitado el acceso a Internet, Navegador Explorer 5.0 o
superior, equipo de cómputo de buen procesador y capacidad.
B. Logísticos: Manuales e Instructivos para el diligenciamiento de cada formulario.
C. Humanos: personal capacitado y con experiencia en el área de la realización, reporte y presentación

de todos los reportes solicitados según lo dicta la normatividad dictada por la Superintendencia de
Servicios Públicos Domiciliarios

Identificar y Revisar la Secretaria de Profesional Revisar Pág. Web :
1 información requerida para Obras Públicas- Universitario http://www.sui.gov.co
reportar Servicios Públicos
Generar archivo plano tipo Secretaria de Profesional Revisar Pág. Web :
CSV: Se genera archivo Obras Públicas- Universitario http://www.sui.gov.co
2 conforme a variables Servicios Públicos
establecidas en resolución
y/o circular.
Ejecutar el validador: Se Secretaria de Profesional Revisar Pág. Web :
descarga el validador de la Obras Públicas- Universitario http://www.sui.gov.co
página del SUI y se Servicios Públicos
3 ejecuta. En caso de
generar errores,
nuevamente se revisa la
información a reportar
Cargue de información al Secretaria de Profesional Revisar Pág. Web :
SUI: Se ingresa a la página Obras Públicas- Universitario http://www.sui.gov.co
con usuario y contraseña, y Servicios Públicos
4
se ingresa el archivo
validado, si es rechazada,
se revisa reporte de errores
Verificación de la Información: Secretaria de Profesional Revisar Pág. Web :
Se procede a verificar la Obras Públicas- Universitario http://www.sui.gov.co
5 información reportada, si está Servicios Públicos
de acuerdo continua con la
siguiente actividad.
6 Certifica la información Secretaria de Profesional Revisar Pág. Web :
cargada, y genera reporte Obras Públicas- Universitario http://www.sui.gov.co
de envío Servicios Públicos
M3.P09 23/12/2014
VERSIÓN
REPORTE SUI
1.0 PÁGINA:
4 de 4
7 Archivo conforme la ley Secretaria de Profesional

general de archivo Obras Públicas- Universitario
Servicios Públicos
RESPONSABLES
Identificar y Revisar la información

Inicio
requerida
Ejecutar el validador Generar archivo Plano CSV
Cargue de información al SUI

DIAGRAMA DE FLUJO
SI Revisa Reporte de Errores

Archivo
rechazado
por el SUI?
NO
Verifica información
Certifica la información cargada y genera

reporte de envío
Archivar
Reporte

Nombre: JOSE ALFREDO ROJAS Nombre: Ana Cecilia Gil Rueda Nombre: Comité Coordinación
Cargo: Profesional Universitario Cargo: Representante Alta Dirección Sistema de Control Interno
para el MECI Cargo:
Fecha: 17/12/2014
DD/MM/AA DD/MM/AA
M3.P10 06/02/2017
VERSIÓN
CELEBRACIÓN AUDIENCIAS PÚBLICAS
1.0 POR INFRACCIÓN A LAS NORMAS DE PÁGINA:
TRANSITO 1 de 5

“M3.P10 CELEBRACIÓN DE AUDIENCIAS PÚBLICAS POR
INFRACCIÓN A LAS NORMAS DE TRÁNSITO”

Adopción del
06/02/2017
1.0 procedimiento
M3.P10 06/02/2017
VERSIÓN
TRANSITO 2 de 5
Objetivo: Escuchar en Audiencia Pública al presunto infractor de las normas de tránsito para que ejerza su
derecho de defensa y solicite las pruebas pertinentes.
Alcance: Inicia con la presentación por escrito de solicitud de audiencia, posteriormente se cita al presunto
infractor para que en audiencia presente descargos y solicite pruebas tanto testimoniales como documentales y
adicionalmente se pueden decretar las que de oficio se consideren pertinentes de acuerdo a la infracción, para
finalizar termina con la exoneración o confirmación de la orden de Comparendo.
Definiciones:
Audiencia. Acto que se efectúa para conocer de determinadas personas, los argumentos a favor o en contra de
decisiones que proyecten las autoridades.
.
Comparendo: Orden formal de notificación para que el presunto contraventor o implicado se presente ante la
autoridad de tránsito por la comisión de una infracción.
Debido Proceso. Sometimiento de las actuaciones de las autoridades judiciales y administrativas, a las
formalidades preestablecidas por las normas jurídicas. Tiene como finalidad la protección de las garantías
consignadas en la normatividad.
Derecho De Defensa. Garantía del disciplinado, que le permite directamente o por intermedio de su abogado,
solicitar, aportar y controvertir las pruebas que se aducen en su contra, desvirtuar los cargos que se le imputan
e impugnar las decisiones que le sean desfavorables.
Embriaguez: Estado de alteración transitoria de las condiciones físicas y mentales, causada por intoxicación
aguda que no permite una adecuada realización de actividades de riesgo.
Fallo. Tipo de decisión final que se toma dentro de un proceso, una vez agotadas o cumplidas todas sus etapas
procesales, en la cual se define o resuelve de fondo la responsabilidad del investigado, a través de una
absolución o una imposición de sanción.
Infracción: Transgresión o violación de una norma de tránsito. Habrá dos tipos de infracciones: simple y
compleja. Será simple cuando se trate de violación a la mera norma. Será compleja si se produce un daño
material.
Multa: Sanción pecuniaria. Para efectos del presente código y salvo disposición en contrario, la multa debe
entenderse en salarios mínimos diarios legales vigentes.
Notificación. Actuación procesal a través de la cual se hace efectivo el principio de publicidad de las
actuaciones administrativas, dándose a conocer las decisiones a los sujetos procesales, personalmente, por
estado, por edicto, por estrados o por conducta concluyente.
Recurso de apelación. Facultad atribuida a los sujetos procesales para controvertir las decisiones del
M3.P10 06/02/2017
VERSIÓN
TRANSITO 3 de 5
funcionario de primera instancia, y que la misma sea resuelta por el superior del funcionario que la dictó.
Recurso de reposición. Facultad que tiene los sujetos procesales para acudir ante la autoridad que profiere un
acto, para que lo revoque, modifique o aclare.
Segunda instancia. Instancia superior que realiza un nuevo examen del asunto al resolver los recursos de
apelación o de queja.
Acto administrativo (resolución) de confirmación o exoneración de orden de comparendo.
Normatividad:
disposiciones.
Manual a las Infracciones de Tránsito
Recursos:
A. Tecnológicos: Equipos de computo e Impresora.

B. Logísticos: Papelería para impresión.
C. Humanos: Técnico administrativo con conocimientos en derecho y Asesor del área de control y movilidad
con conocimientos en Derecho.

1 Recepción de la Solicitud: recepción
de escrito solicitando audiencia pública
de descargos el cual debe ser Secretaría de Técnico
presentado dentro de los cinco días Transporte y Administrativo
siguientes a la infracción cometida. Movilidad
2 Programación Audiencia: una vez

recibida la solicitud, se procede a fijar Secretaría de Técnico Registro en
fecha y hora para llevar a cabo audiencia Transporte y Administrativo sistema de la
pública. Movilidad sanción o
M3.P10 06/02/2017
VERSIÓN
TRANSITO 4 de 5
exoneración
Audiencia: teniendo fecha y hora, se
3 escucha al infractor para que presente
descargos y aporte pruebas que Secretaría de Técnico
considere necesarias y pertinentes; del Transporte y Administrativo
mismo modo se escucha al agente de Movilidad
tránsito. Si dentro de la audiencia se
solicitan pruebas, estas serán decretadas
y practicadas dentro de la misma
audiencia.
4 Notificación Fallo de Audiencia:

Posteriormente y dentro de los cinco días
siguientes a la celebración de la audiencia Secretaría de Asesor(a)
pública se procede a notificar al presunto Transporte y
infractor del fallo respectivo, donde se Movilidad
confirma o exonera la infracción cometida.
5 Recurso de Apelación: Las infracciones

sancionadas con multa superior a 20
SMMLV son susceptibles de segunda Secretaría de Secretario de
instancia y/o recurso de apelación ante el Transporte y Transporte y
inmediato superior jerárquico (Secretario Movilidad Movilidad
de Transporte y Movilidad).
NOTA: Conforme al artículo 134 de la ley

769 de 2002 las infracciones sancionadas
con multa de hasta 20 SMMLV se
conocerán en única instancia
6 Registro en el sistema: una vez se
encuentre en firme la sanción o Secretaría de Auxiliar
exoneración del comparendo se remite al Transporte y Administrativo
área de cargue y descargue con el fin de Movilidad
que realice la respectiva inscripción al
sistema
7 Archivo: Se procede archivar expediente Secretaría de Técnico

en cumplimiento a la ley de archivo Transporte y Administrativo
Movilidad
M3.P10 06/02/2017
VERSIÓN
TRANSITO 5 de 5
RESPONSABLES
TÉCNICO ASESOR SECRETARIO AUXILIAR
ADMINISTRATIVO DESPACHO ADMINISTRATIVO
Inicio
Recepción solicitud de
audiencia
Programación de
Audiencia
DIAGRAMA DE FLUJO
Acepta
Audiencia Pública Notificación del Registro en el
Fallo sistema
No
Acepta
Recurso de
Apelación
Notifica decisión
Archiva

Nombre: Juan Carlos Gasca Ciceri Nombre: Carlos Javier Yanguas A.- Nombre: Comité de Coordinación del
Cargo: Profesional Universitario Margaret Murcia Murcia Sistema Control Interno
Cargo: Secretario de Transporte y Cargo:
Movilidad - Asesora

M3.P11 06/02/2017
VERSIÓN
NOTIFICACIÓN DE
1.0 COMPARENDOS NN PÁGINA:
1 de 4

“M3.P11 NOTIFICACIÓN DE COMPARENDOS NN”

CAMBIO
Adopción del
06/02/2017
1.0 procedimiento
M3.P11 06/02/2017
VERSIÓN
NOTIFICACIÓN DE
2 de 4
Objetivo: Notificar a los infractores de normas de tránsito de órdenes de comparendo que se registran por
parte de la Policía Nacional como NN, teniendo en cuenta que al momento de imponer la sanción el vehículo
se ha encontrado en estado de abandono.
Alcance: Inicia con la imposición del comparendo NN, para este caso cuando el vehículo se encuentra en
estado de abandono y no aparece propietario responsable del mismo; posteriormente quien se considere
como infractor realiza el proceso de notificación para luego cargar en el sistema de infracciones el mismo a
nombre de la persona que se haya hecho responsable. El procedimiento incluye todo lo necesario para que
efectivamente exista una notificación pertinente y controlada de cada uno de los comparendos para que estos
sean de fácil acceso e identificación.
Definiciones:
Comparendo: Orden formal de notificación para que el presunto contraventor o implicado se presente ante la
autoridad de tránsito por la comisión de una infracción.
Infracción: Transgresión o violación de una norma de tránsito. Habrá dos tipos de infracciones: simple y
compleja. Será simple cuando se trate de violación a la mera norma. Será compleja si se produce un daño
material.
Multa: Sanción pecuniaria. Para efectos del presente código y salvo disposición en contrario, la multa debe
entenderse en salarios mínimos diarios legales vigentes.
Producto o servicio: Control de órdenes de comparendo mediante notificación NN.
Normatividad:
disposiciones.
Manual a las Infracciones de Tránsito
Recursos:
A. Tecnológicos: Equipos de computo e Impresora.
B. Logísticos: Papelería para impresión.
C. Humanos: Auxiliar administrativo con conocimientos en sistemas y Asesor del área de control y
movilidad con conocimientos en Derecho.
M3.P11 06/02/2017
VERSIÓN
NOTIFICACIÓN DE
3 de 4

1 Recepción de comparendos: se
reciben las órdenes de comparendo Secretaría de Auxiliar
allegadas por los agentes de la Policía Transporte y Administrativo
Nacional. Movilidad
2 Entrega de comparendos: una vez
recibidos los comparendos, estos son Secretaría de Auxiliar
entregados a los presuntos infractores Transporte y Administrativo
para que procedan a realizar el proceso Movilidad
de notificación, previo a ello se deja
tarjeta de propiedad (original) con el fin
de que se efectué realmente el proceso
de notificación.
Notificación comparendo: el
3 funcionario encargado elabora acto Secretaría de Auxiliar
administrativo de notificación para firma Transporte y Administrativo
del Asesor de Control y Movilidad, Movilidad
adjuntando copia de cédula y
comparendo, se hace entrega del
Revisión y firma
documento tarjeta de propiedad para que
de acto
continúe con el proceso.
administrativo por
4 Cargue de comparendo en sistema:
el Asesor (a)
posteriormente, se reciben las Secretaría de Auxiliar
notificaciones de las ordenes de Transporte y Administrativo
comparendo y se procede a realizar el Movilidad
cargue en el sistema.
Una vez cargado en el sistema cada orden

de comparendo notificada, el infractor
tiene dos opciones:
Si paga dentro de los cinco días siguientes

se le otorga descuento del 50% y
entregados los recibos se procede a
cargar en el sistema el respectivo pago
Sino realiza el pago puede solicitar en el

mismo término antes mencionado
audiencia. (Remítase Procedimiento
M3.P11. Audiencia)
M3.P11 06/02/2017
VERSIÓN
NOTIFICACIÓN DE
4 de 4
RESPONSABLES
Inicio
Recepción de órdenes de
comparendo
Entrega de comparendos para

notificación
DIAGRAMA DE FLUJO
Notificación Comparendo
Cargue de comparendo en el
sistema
Cancelar No cancelar
Registra pago en el Solicitar Audiencia

sistema Pública M3.P10
Archivo

Cargo: Profesional Universitario Margaret Murcia Murcia Sistema Control Interno
Movilidad - Asesora

M3.P12 06/02/2017
VERSIÓN
DUPLICADO DE LICENCIA DE PÁGINA:
1.0 TRANSITO Y PLACA DE UN VEHICULO 1 de 4

“M3.P12 DUPLICADO DE LICENCIA DE TRANSITO Y
PLACA DE UN VEHICULO”

CAMBIO
1.0 06/02/2017 Adopción
procedimiento
M3.P12 06/02/2017
VERSIÓN
Objetivo: Realizar la entrega al conductor de un documento público de carácter personal e intransferible

que autoriza a una persona para la identificación de vehículos, para este caso en concreto de licencia de
tránsito y/o placa según sea el caso por pérdida, hurto o deterioro.
Alcance: Se inicia con la presentación de solicitud y recepción de requisitos vigentes conforme a las
normas preexistentes, su respectivo registro en el sistema y finaliza con la impresión y entrega del
duplicado de licencia de tránsito y/o de placa según el caso que corresponda.
Definiciones:
Licencia de tránsito: Es el documento público que identifica un vehículo automotor, acredita su propiedad
e identifica a su propietario y autoriza a dicho vehículo para circular por las vías públicas y por las
privadas abiertas al público.
Placa: Documento público con validez en todo el territorio nacional, el cual identifica externa y
privativamente un vehículo.
Registro nacional automotor: Es el conjunto de datos necesarios para determinar la propiedad,

características y situación jurídica de los vehículos automotores terrestres. En él se inscribirá todo acto, o
contrato providencia judicial, administrativa o arbitral, adjudicación, modificación, limitación, gravamen,
medida cautelar, traslación o extinción del dominio u otro derecho real, principal o accesorio sobre
vehículos automotores terrestres para que surtan efectos ante las autoridades y ante terceros.
Producto o servicio: Duplicado de licencia de tránsito y/o placa de un vehículo según el caso.
Normatividad:
Código Nacional de Tránsito Terrestre – Ley 769 de 2002 modificado por Ley 1383 de 2010
Resolución No. 12379 del 28/12/2012 “Por la cual se adoptan los procedimientos y se establecen los
requisitos para adelantar los trámites ante los organismos de tránsito”.
Recursos:
A. Tecnológicos: RUNT, es la plataforma web que registra la información actualizada de cada vehículo
y motocicleta a nivel nacional.
B. Logísticos: Sustratos para impresión de licencias, cintas de color, cinta laminadora plana y
holográfica, equipos de cómputo, de impresión, papelería.
C. Humanos: Asesor (a) de la oficina de registro automotor y auxiliar administrativo encargado del
sistema RUNT.
No DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO AREA CARGO PUNTO DE
1 Recepción de documentación: Se Secretaría de
Auxiliar
requiere el formato de solicitud de trámite Transporte y
Administrativo
exigido por el Ministerio de Transporte Movilidad Verificación de
M3.P12 06/02/2017
VERSIÓN
debidamente diligenciado. inscripción del

usuario ante el
2 Validación ante el RUNT: El organismo RUNT y
de tránsito valida en el sistema RUNT la documentación
existencia del SOAT y que el usuario se
encuentre paz y salvo por concepto de
Secretaría de
infracciones de tránsito. Auxiliar
Transporte y
Administrativo
Movilidad
Así mismo, se expiden recibos de pago
por parte del organismo de tránsito por
concepto de derecho del trámite.
3 Validación de pago: Se procede a

realizar la verificación y validación del
pago de los derechos del trámite, tanto
Secretaría de
tarifa definida por derechos del RUNT Auxiliar
Transporte y
como también pagos correspondientes al Administrativo
Movilidad
organismo de transito donde efectúa el
respectivo trámite.
4 Elaboración y entrega duplicado:

cumplidos los requisitos para cualquiera
de los dos trámites, se procede al
otorgamiento del duplicado del documento
y/o permiso por pérdida o deterioro de
placa, ello queda registrado en la
información que almacena la plataforma
RUNT para cada caso.
Para la licencia de tránsito, este Secretaría de

Auxiliar
organismo procede en línea y tiempo real Transporte y
Administrativo
a generar y entregar el respectivo Movilidad
duplicado; de otro lado para la placa de
vehículo, el organismo procede a expedir
el permiso de tránsito por pérdida o
deterioro de placa con vigencia de treinta
(30) días, renovables por un término igual.
Transcurridos máximo los sesenta (60)
días el organismo de transito deberá
hacer entrega de las placas de duplicado.
5 Archivo: Se procede archivar la Secretaría de Auxiliar

documentación en el historial del vehículo Transporte y Administrativo
conforma a la ley de archivo. Movilidad
RESPONSABLES
M3.P12 06/02/2017
VERSIÓN
Inicio
Recepción de documentación
Validación ante el RUNT

DIAGRAMA DE FLUJO
Validación de pago
Elaboración y entrega de
duplicado
Archivo
Fin

Cargo: Profesional Universitario Johana Lorena Carvajal Ramos Sistema Control Interno
Movilidad - Asesora

M3.P13 06/02/2017
VERSIÓN
RADICACIÓN DE MATRICULA DE UN
1.0 VEHÍCULO PÁGINA:
1 de 4

“M3.P13 RADICACIÓN DE MATRÍCULA DE UN VEHÍCULO”

CAMBIO
1.0 06/02/2017 Adopción
procedimiento
M3.P13 06/02/2017
VERSIÓN
2 de 4
Objetivo: Registrar el ingreso de un vehículo al parque automotor proveniente de otro organismo de

tránsito de acuerdo a los requisitos de ley.
Alcance: Comprende desde la recepción de los documentos de traslado de organismo de tránsito de

origen en cumplimiento de la normatividad que para ello se exige y finaliza con la radicación, entrega de
nueva licencia de transito y placa.
Definiciones:

Vehículo: Todo aparato montado sobre ruedas que permite el transporte de personas, animales o cosas
de un punto a otro por vía terrestre pública o privada abierta al público.
Producto o servicio: Otorgamiento de licencia de tránsito y entrega de placa del vehículo según
corresponda.
Normatividad:
Manual de Operaciones del RUNT.
Recursos:
B. Logísticos: Equipos de cómputo, de impresión, papelería.
sistema RUNT.
1 Recepción documentación
del vehículo: se verifica la
recepción de la carpeta y/o
expediente que contiene los
Secretaría de Verificación y
documentos del vehículo, y
Transporte y Asesor (a) confrontación en
se confronta con la
Movilidad plataforma RUNT
plataforma RUNT. Para la
legalización del trámite de
radicación el propietario y/o
tercero debidamente
M3.P13 06/02/2017
VERSIÓN
3 de 4
autorizado debe presentarse

con documento de identidad.
2 Verificación y expedición
de Recibos Pago: Se
expide los recibos de pago
de los derechos al trámite.
Secretaría de
Auxiliar
Transporte y
Adicionalmente se verifican Administrativo
Movilidad
los pagos por concepto de
impuestos sobre vehículos y
existencia de SOAT, paz y
salvo de infracciones.
3 Registro en el sistema:
Una vez validados el
cumplimiento de los
requisitos y pago de
derechos, se procede a
registrar el trámite en el
sistema y se expide licencia
de tránsito y se entrega las
nuevas placas del vehículo.
NOTA: Si transcurridos 60
días hábiles de radicación
de la solicitud de traslado, el
propietario no se hace Secretaría de
Auxiliar
presente para la legalización Transporte y
Administrativo
del trámite de Radicación Movilidad
este será devuelto al
organismo de origen.
Si en el transcurso del
proceso de traslado y
radicación de matrícula de
un vehículo, se profiere
orden judicial o
administrativa que afecte el
derecho de propiedad, esta
orden deberá ser inscrita en
el respectivo registro.
4 Archivo: Se archiva el Secretaría de

Auxiliar
expediente y/o carpeta de Transporte y
Administrativo
acuerdo a la norma general Movilidad
M3.P13 06/02/2017
VERSIÓN
4 de 4
de archivo.
RESPONSABLES
ASESOR (A) AUXILIAR ADMINISTRATIVO
Recepción documentación del Verificación y expedición de

vehículo recibos de pago
Registra en el sistema
(entrega licencia de tránsito y
DIAGRAMA DE FLUJO
placas)
Archivo
Fin

Movilidad - Asesora

M3.P14 06/02/2017
VERSIÓN
TRASLADO DE MATRICULA DE UN
1.0 VEHICULO PÁGINA:
1 de 3

“M3.P14 TRASLADO DE MATRÍCULA DE UN VEHÍCULO”

CAMBIO
1.0 06/02/2017 Adopción
procedimiento
M3.P14 06/02/2017
VERSIÓN
2 de 3
Objetivo: Realizar el traslado de cuenta de un vehículo a otro organismo de tránsito a solicitud de su

propietario conforma a la ley.
Alcance: Inicia con la solicitud de traslado realizada por el usuario hacia otro organismo de tránsito y
finaliza con el envío del expediente del vehículo al organismo de tránsito receptor.
Definiciones:
Vehículo: Todo aparato montado sobre ruedas que permite el transporte de personas, animales o cosas
de un punto a otro por vía terrestre pública o privada abierta al público.
Producto o servicio: Remisión de carpeta que contiene los documentos del vehículo para su respectivo
traslado.
Normatividad:
Recursos:
sistema RUNT.
1 Recepción de la solicitud: el
usuario presenta ante la Secretaría
el formato de solicitud de trámite
Secretaría de
debidamente diligenciado,
Transporte y
indicando solicitud de traslado y
Movilidad Verificación y
organismo de tránsito donde se
validación en
desea trasladar la cuenta de su
el RUNT
vehículo.
2 Verificación información registrada
Secretaría de
en el RUNT: El funcionario Auxiliar
Transporte y
competente procede a confrontar Administrativo
Movilidad
la información en el sistema RUNT
M3.P14 06/02/2017
VERSIÓN
3 de 3
e improntas adheridas al
formulario.
Igualmente, valida la existencia del
SOAT, revisión técnico mecánica,
si aplica, paz y salvo de
infracciones de tránsito
3 Registro en el sistema: Una vez Secretaría de Auxiliar
verificados los requisitos se Transporte y Administrativo
procede a registrar la novedad de Movilidad
traslado.
4 Remisión de la carpeta: se remite
la carpeta que contiene los
Secretaría de
documentos originales del vehículo
Transporte y Asesor (a)
por correo certificado y se deja una
Movilidad
copia en el archivo de la
secretaria.
5 Archiva según ley de archivo Secretaría de
Auxiliar
Transporte y
Administrativo
Movilidad
RESPONSABLES
AUXILIAR ADMINISTRATIVO ASESOR (A)
Recepción de solicitud de traslado

DIAGRAMA DE FLUJO
Verificación en el sistema RUNT
Registro en el sistema Remisión de carpeta
Archivo

Movilidad - Asesora

M4.P01 31/12/2013
VERSIÓN
VISITAS A ESTABLECIMIENTOS
1.0 PÚBLICOS PÁGINA:
1 de 4

“M4.P01 VISITAS A ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS”
“Convivencia y Seguridad Ciudadana”

M4.P01 31/12/2013
VERSIÓN
2 de 4
Objeto: Organizar, legalizar y verificar que los establecimientos públicos cumplan con la normatividad que los
rige.
Alcance: Mantener los establecimientos públicos del Municipio de Florencia con la documentación requerida
actualizada (registros Mercantiles, Industria y Comercio, pago de derechos de autor, concepto sanitario, uso
del suelo y otros).
Definiciones:
Establecimientos Públicos: Son aquellos establecimientos comerciales que están legalmente constituidos
Producto o Servicio: Acta de vigilancia comercial, descargos, acto administrativo y seguimiento de

cumplimiento. Y por uso de suelos: acta de vigilancia comercial, concepto planeación municipal, auto de
apertura, descargos, práctica de pruebas, acto administrativo y verificación de cumplimiento acto
administrativo.- orden de cierre.
Normatividad:
Código Nacional de Policía.

Código Departamental de Policía.
Ley 232 del 95.
Ley 136 de 1994
Recursos:
A. Tecnológicos: Equipos de Computo
B. Logísticos: Papelería, transporte para visitas
C. Humanos: Profesionales universitarios, auxiliares administrativos
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
N° DESCRIPCION DEL AREA CARGO PUNTO DE

Realizar inspección en el Convivencia y Acta de

1 establecimiento comercial Seguridad Inspector Superior Vigilancia
Ciudadana Inspector de Policía Comercial
2 Requerir la documentación a la cual Convivencia y Inspector Superior Seguimiento

M4.P01 31/12/2013
VERSIÓN
3 de 4
hace referencia la Ley 232 del 95 y el Seguridad Inspector de Policía al

decreto 1879 de 2008. Ciudadana cumplimiento
3 Verificar en operativo si hay consumo del Acto
de estupefacientes, venta de licor a Administrativo
menores de edad, si se ejercen
Convivencia y
actividades de alto impacto o están Inspector Superior
Seguridad
excediendo el horario autorizado, y Inspector de Policía
Ciudadana
demás conductas contrarias al
Código Nacional y Departamental de
Policía.
4 Realizar comparendo en la
inscripción del acta de vigilancia Convivencia y
Inspector Superior
comercial si se encuentra una Seguridad
Inspector de Policía
violación a la normatividad o imponer Ciudadana
cierres temporales o definitivos
5 Escuchar en descargos al Propietario
Convivencia y
(a) o Administrador (a) del Inspector Superior
Seguridad
establecimiento y decreta y practica de Policía
Ciudadana
las pruebas respectivas
6 Procede a motivar mediante acto
administrativo conforme a
comportamientos contrarios a lo Convivencia y
Inspector Superior
prescrito en el Código Nacional y Seguridad
de Policía
Departamental de Policía y notifica Ciudadana
acto administrativo.
7 Resolver los recursos de reposición Convivencia y

Inspector Superior
que contra dichos actos Seguridad
de Policía
administrativos se interpongan. Ciudadana
8 Seguimiento y verificación de
Convivencia y
cumplimiento acto administrativo. Inspector Superior
Seguridad
de Policía
Ciudadana
9 Proyectar acto administrativo que
resuelve recurso de apelación contra
actos administrativos emanados por
el Comandante de Policía Estación Convivencia y
Inspector Superior
de Florencia sobre establecimientos Seguridad
de Policía
públicos (para firma de Alcaldesa).- Ciudadana
dicha proyección debe realizarla
oficina jurídica.
M4.P01 31/12/2013
VERSIÓN
4 de 4
RESPONSABLE
INSPECTOR SUPERIOR DE POLICIA - INSPECTOR DE POLICIA
Inicio
Recurso de
Realizar Inspección
Reposición
F L U J O
Requerir Seguimiento y
documentación Verificación
D E
Verificación en Proyectar Recurso

Operativo
D I A G R A M A
de Apelación
Realizar
Comparendo Fin
Escuchar en
Descargos
Acto Administrativo

Nombre: Jeimyn Alexandra Cabrera M. – Nombre: Carlos A. Valencia Rubio Nombre: Comité de Coordinación del
María Eugenia Ortiz Cargo: Representante Alta Dirección Sistema Control Interno
Cargo: Profesional Universitaria-Aux. Adtiva. MECI Cargo:

M4.P02 31/12/2013
VERSIÓN
QUERELLAS POLICIVAS
1.0 PÁGINA:
1 de 5

“M4.P02 QUERELLAS POLICIVAS”

M4.P02 31/12/2013
VERSIÓN
QUERELLAS POLICIVAS
1.0 PÁGINA:
2 de 5
Objeto: Efectuar las diligencias conducentes a solucionar un conflicto, a través de la conciliación de una
querella.
Alcance: Cumplir la aplicación de procesos civiles y administrativos de policía conforme al Código Nacional y
departamental de Policía del Caquetá.
Definiciones:
Querella: Son solicitudes que cumplen con formalidades legales y tienen como objetivo resolver conflictos de
competencia policiva.
Diligencia: Procedimiento acorde con lo normado en el Código Departamental de Policía Caquetá para
procesos civiles de policía en primera y segunda instancia.
Producto o Servicio:
Acto administrativo que resuelve querella policiva
Normatividad:
Código departamental de Policía del Caquetá.

Código Nacional de Policía.
Código Civil.
Ley 57 de 1905.
Recursos:
A. Tecnológicos: Equipos de computo
B. Logísticos: Papelería y vehículo para transporte.
C. Humanos: Auxiliares Administrativos, personal con experiencia y capacitado, abogados,

administradores públicos.
M4.P02 31/12/2013
VERSIÓN
QUERELLAS POLICIVAS
1.0 PÁGINA:
3 de 5
N° DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO AREA CARGO PUNTO DE

1 Recepcionar la querella por escrito, a Convivencia y Auxiliar

través de un abogado Seguridad Administrativo
Ciudadana
2 Admitir o inadmitir la querella Convivencia y Inspector de Policía

(conocimiento de la querella) Seguridad (privadas) o
Ciudadana Inspector Superior
de Policía
(Fiscales)
3 Si se inadmite procede recurso de Convivencia y
reposición y en subsidio de apelación.- Seguridad
resuelve recurso de reposición y remite Ciudadana Inspector de Policía
apelación.
4 Resolver recurso de apelación remitido Convivencia y Profesional
por la Inspección de Conocimiento Seguridad Universitario
Ciudadana (Inspector Superior
de Policía)
5 Notificar a las partes del acto Convivencia y Profesional
Registro de
administrativo que resuelve el recurso de Seguridad Universitario
pruebas y
apelación. Ciudadana (Inspector Superior
peritazgos
de Policía)
5 Devolver el expediente a la Inspección de Convivencia y Profesional
conocimiento una vez resuelto el recurso. Seguridad Universitario
de Policía)
6 Recepcionar la contestación de la Convivencia y Inspector de Policía
querella, y si no la hay; dejar constancia Seguridad
de vencimiento del término. Ciudadana
7 Citar a las partes a conciliación dentro de Convivencia y Inspector de Policía

los 2 días siguientes en algunos procesos Seguridad
que lo admiten. Ciudadana
8 Expedir el Decreto de prueba e Convivencia y Inspector de Policía

inspección ocular y peritazgo Seguridad
Ciudadana
9 Recibir objeciones al peritazgo Convivencia y Inspector de Policía

M4.P02 31/12/2013
VERSIÓN
QUERELLAS POLICIVAS
1.0 PÁGINA:
4 de 5
Seguridad
Ciudadana
10 Resolver objeciones frente al peritazgo. Convivencia y Inspector de Policía

Seguridad
Ciudadana
11 Proyectar y firmar el acto administrativo Convivencia y Inspector de Policía

que resuelve la litis. Seguridad
Ciudadana
12 Resolver los recursos de reposición y dar Convivencia y Inspector de Policía

trámite al Inspector Superior del Recurso Seguridad
de apelación en los procedimientos que lo Ciudadana
admiten.
13 Resolver recurso de apelación remitido Convivencia y Profesional
por la Inspección de Conocimiento Seguridad Universitario
de Policía)
14 Notificar a las partes del acto Convivencia y Profesional
administrativo que resuelve el recurso de Seguridad Universitario
apelación. Ciudadana (Inspector Superior
de Policía)
15 Devolver el expediente a la Inspección de Convivencia y Profesional
conocimiento una vez resuelto el recurso. Seguridad Universitario
de Policía)
16 Archivar documentos Convivencia y Auxiliar
Seguridad Administrativo
Ciudadana
M4.P02 31/12/2013
VERSIÓN
QUERELLAS POLICIVAS
1.0 PÁGINA:
5 de 5
RESPONSABLE
AUXILIAR
INSPECTOR DE POLICIA INSPECTOR SUPERIOR DE POLICIA
ADMINISTRATIVO
Inicio Conocimiento Querella Resuelve Recurso

de Apelación
Admite Inadmite
Recepcionar
Querella Citar a las
Notifica a las
partes
F L U J O
Partes
Expedir Decreto
Prueba,
inspección ocular Devuelve
y peritazgo expediente
D E
Recibir
Objeciones al
D I A G R A M A
Peritazgo
Resolver
Objeciones
Acto
Administrativo
Recurso de Reposición y Recurso

de Apelación
Archivo


M4.P03 31/12/2013
VERSIÓN
RECUPERACIÓN DEL ESPACIO
1.0 PÚBLICO PÁGINA:
1 de 4

“M4.P03 RECUPERACIÓN DEL ESPACIO PÚBLICO”

M4.P03 31/12/2013
VERSIÓN
2 de 4
Objeto: Recuperar el espacio público en la Ciudad de Florencia.
Alcance: Lograr un identificación real de la población
Definiciones:
Espacio público: todas las áreas de bien de uso público tales como parques, andenes, y partes externas de los
establecimientos comerciales, entre otros.
Producto o Servicio: Áreas y espacios públicos recuperados.
Normatividad:
Artículo 82 de la Constitución Nacional

Código Nacional y Departamental de Policía.
Recursos:
B. Logísticos: Papelería, transporte
C. Humanos: Personal capacitado y de apoyo para la recuperación y levantamiento de elementos que

ocupan indebidamente el espacio público (incautaciones).
M4.P03 31/12/2013
VERSIÓN
3 de 4
N° DESCRIPCION DEL PRPCEDIMIENTO AREA CARGO PUNTO DE

1 Identificar las áreas de ocupación Convivencia y Inspector de Policía

indebida de espacio público. Seguridad
Ciudadana
2 Planeación operatividad de recuperación Convivencia y Secretario de
de espacio público Seguridad Gobierno y el
Ciudadana Inspector de Policía
3 Operativo de recuperación de espacio Convivencia y Inspector de Policía
público Seguridad
Ciudadana
4 Incautación de elementos de espacio Convivencia y Inspector de Policía
público Seguridad
Ciudadana
5 Remisión dejando a disposición Convivencia y Inspector de Policía
elementos mediante actas de incautación Seguridad
al Inspector Superior de Policía. Ciudadana
6 Recepción de actas de incautación de Convivencia y Profesional
elementos. Seguridad Universitario
Ciudadana (Inspector Superior Inscripción en
de Policía) Registros para
7 Escuchar en descargos a presunto Convivencia y Profesional verificar
contraventor ocupante del espacio Seguridad Universitario Reincidencia
público Ciudadana (Inspector Superior
de Policía)
8 Sanción- medida correctiva por medio de Convivencia y Profesional
acto administrativo a contraventor por Seguridad Universitario
espacio ocupación del espacio público y Ciudadana (Inspector Superior
notificación. de Policía)
9 Entrega o decisión sobre los elementos Convivencia y Profesional
incautados. Seguridad Universitario
de Policía)
10 Incorporar como antecedente en los Convivencia y Profesional
registros de la Inspección Superior para Seguridad Universitario
verificar reincidencia Ciudadana (Inspector Superior
de Policía)
11 Archivo de procedimiento administrativo Convivencia y Profesional
Seguridad Universitario
Ciudadana (Inspector Superior)
M4.P03 31/12/2013
VERSIÓN
4 de 4
RESPONSABLE
INSPECTOR DE POLICIA INSPECTOR SUPERIOR DE POLICIA
Inicio
Recepción de elementos y Acta
de Incautación
Identificar Áreas de Ocupación
F L U J O
Descargos
Planeación Operatividad
Acto Administrativo
Operativo de Recuperación
D E
Incautación
D I A G R A M A
Disposición de elementos
incautados
Remisión de elementos y Acta

de Incautación
Verificación y seguimiento de
reincidencia
Archivo


M4.P04 31/12/2013
VERSIÓN
RESTITUCIÓN DE USO PÚBLICO
1.0 PÁGINA:
1 de 6

“M4.P04 RESTITUCIÓN DE USO PÚBLICO”

M4.P04 31/12/2013
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
2 de 6
Objeto: Propender porque la ciudad de Florencia Caquetá en su ornato permanezca libre de obstáculos y
ocupación en los bienes de uso público.
Alcance: Lograr tener una ciudad en condiciones dignas de transitabilidad e imagen institucional y el respeto
por los bienes de uso público.
Definiciones:
Bien de uso público: zonas verdes, áreas de protección ambiental, espacio público y demás.
Producto o Servicio: Acto administrativo y restitución del área ocupada de bien de uso público.
Normatividad:
Código Nacional y Departamental de Policía
Jurisprudencia
Recursos:
a) Tecnológicos: Equipos de cómputo
b) Logísticos: Papelería y combustible, vehículos automotores
c) Humanos: Personal operativo, Profesional abogado, Técnico y auxiliar.

1 Se recibe la denuncia verbal o Convivencia y Auxiliar Administrativo

escrita, o de oficio donde se pone Seguridad
en conocimiento la presunta Ciudadana
ocupación
2 Se recibe informe secretarial y se Convivencia y Profesional
realiza auto de remisión al Seguridad Universitario
Despacho de la Señora Alcaldesa Ciudadana (Inspector Superior de
por competencia Policía)
Inspecciones
3 Proyección para la firma del Convivencia y Profesional
oculares
Alcalde de Auto avocando Seguridad Universitario
conocimiento y comisión a Ciudadana (Inspector Superior de
Inspector Policía)
4 Firma Auto avocando conocimiento Convivencia y Alcalde Municipal
Seguridad
Ciudadana
5 Recepción de Auto avocando Convivencia y Auxiliar administrativo
conocimiento Seguridad
M4.P04 31/12/2013
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
3 de 6
Ciudadana
6 Auto de trámite y programación de Convivencia y Inspector de Policía o
diligencias conforme a comisión Seguridad el Profesional
Ciudadana Universitario
(Inspector Superior de
Policía)
7 Notificación personal al personero Convivencia y Inspector de Policía o
municipal Seguridad el Profesional
Policía)
8 Notificar a las partes si es persona Convivencia y Inspector de Policía o
determinada Seguridad el Profesional
Policía)
9 Programar y realizar inspección Convivencia y Inspector de Policía o
ocular al punto de referencia Seguridad el Profesional
Policía)
9 Recepcionar el informe técnico Convivencia y Auxiliar administrativo
(peritazgo) de las Instituciones que Seguridad
acompañaron la inspección ocular Ciudadana
10 Citación a comparecer a rendir Convivencia y Inspector de Policía o
descargos Seguridad el Profesional
Policía)
11 Escuchar en descargos a los Convivencia y Inspector de Policía o
presuntos ocupantes Seguridad el Profesional
Policía)
12 Correr traslado de peritazgos a los Convivencia y Inspector de Policía o
presuntos ocupantes Seguridad el Profesional
Policía)
13 Notificar auto de avoca Convivencia y Inspector de Policía o
conocimiento a los presuntos Seguridad el Profesional
ocupantes Ciudadana Universitario
M4.P04 31/12/2013
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
4 de 6
Policía)
14 Práctica de otras pruebas Convivencia y Inspector de Policía o
testimoniales, solicitud ampliación Seguridad el Profesional
de concepto y demás Ciudadana Universitario
Policía)
15 Resolver objeciones de peritazgo Convivencia y Inspector de Policía o
Seguridad el Profesional
Policía)
16 Proyección de acto administrativo Convivencia y Inspector de Policía o
que ordena abstenerse o restituir Seguridad el Profesional
bien de uso público para firma del Ciudadana Universitario
Alcalde (Inspector Superior de
Policía)
17 Notificación a las partes de la Convivencia y Inspector de Policía o
resolución que ordena la Seguridad el Profesional
restitución Ciudadana Universitario
Policía)
18 Proyección que resuelve recurso Convivencia y Inspector de Policía o
de reposición frente a acto Seguridad el Profesional
administrativo que ordena Ciudadana Universitario
restitución (Inspector Superior de
Policía)
19 Notificación a las partes de la Convivencia y Inspector de Policía o

resolución que resuelve recurso de Seguridad el Profesional
reposición Ciudadana Universitario
Policía)
20 Diligencia de restitución de bien de Convivencia y Inspector de Policía o
uso público (demolición de áreas Seguridad el Profesional
ocupadas) Ciudadana Universitario
Policía)
21 Entrega del área libre de Convivencia y Inspector de Policía o
ocupación al apoderado del Seguridad el Profesional
Municipio Ciudadana Universitario
Policía)
M4.P04 31/12/2013
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
5 de 6
RESPONSABLE
AUXILIAR INSPECTOR DE POLICIA-INSPECTOR
ALCALDE (SA)
ADMINISTRATIVO SUPERIOS DE POLICIA
Inicio Informe Secretarial y Auto de

Remisión
Recibe Denuncia
Proyectar Auto
Firma
Recepción Auto
Auto
F L U J O
Auto de Trámite y programación

de diligencia
Notificación Personero y Partes

D E
Recepción Informe
Inspección ocular
D I A G R A M A
Técnico
Citación a Descargos
Traslado Peritazgos
Notificar Auto
Práctica de Pruebas
M4.P04 31/12/2013
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
6 de 6
Resolver Objeciones
Acto Administrativo
Notificación de las partes
Recurso de Reposición
Notificación
Diligencia de Restitución
Entrega del área libre
Fin


M4.P05 31/12/2013
VERSIÓN
REALIZACIÓN DE COMISORIOS DE
1.0 JUZGADOS Y DEMÁS ENTIDADES PÁGINA:
1 de 3

“M4.P05 REALIZACIÓN DE COMISORIOS DE JUZGADOS
Y DEMÁS ENTIDADES”

M4.P05 31/12/2013
VERSIÓN
2 de 3
Objeto: Atender las solicitudes allegadas con el fin de dar solución a los procesos que son delegados para
dicho trámite.
Alcance: Lograr dar una solución a todos los procesos
Definiciones:
Comisorios: Son solicitudes que cumplen con formalidades legales y tienen como objetivo resolver conflictos
de competencia policiva.
Producto o Servicio: Proceso de juzgado, acto administrativo y recuperación de bienes, artículos entre otros.
Normatividad:

Jurisprudencia
Recursos:
a. Tecnológicos: Equipos de cómputo, vehículos automotores

b. Logísticos: Papelería, combustible y ayudas audiovisuales
c. Humanos: Personal operativo Profesional abogado, Técnico, y auxiliar.

1 Recuperación de los comisorios Convivencia y Profesional

previstos por el Juzgado y demás Seguridad Universitario
Ciudadana (Inspector de
Policía)
2 Programar diligencia y fijar Convivencia y Profesional
mediante Estado la notificación Seguridad Universitario
Seguimiento a
Firmado avocando conocimiento. Ciudadana (Inspector de
comisorios
Policía)
3 Realizar y ejecutar despacho Convivencia y Profesional
comisorio. Seguridad Universitario
Policía)
4 Realizar las diligencias una vez Convivencia y Profesional
M4.P05 31/12/2013
VERSIÓN
3 de 3
surtidas a la entidad solicitante Seguridad Universitario

Policía)
5 Recepción de Auto avocando Convivencia y Auxiliar
conocimiento Seguridad administrativo
Ciudadana
RESPONSABLE
INSPECTOR DE POLICIA AUXILIAR ADMINISTRATIVO
Inicio
F L U J O
Recuperación de
Comisorios
Programar diligencia
D E
D I A G R A M A
Despacho Comisorio
Realizar diligencia Recepción de Auto
Fin


M4.P06 31/12/2013
VERSIÓN
REGULAR LA CONVIVENCIA
1.0 CIUDADANA Y SERVICIOS DE PÁGINA:
ATENCIÓN AL USUARIO 1 de 4

“M4.P06 REGULAR LA CONVIVENCIA CIUDADANA
Y SERVICIOS DE ATENCIÓN AL USUARIO”

M4.P06 31/12/2013
VERSIÓN
Objeto: Atender las solicitudes de la comunidad con el fin de dar solución para mantener una buena
convivencia
Alcance: Lograr que la atención sea inmediata dar una solución a todos los problemas e inquietudes de la
comunidad.
Definiciones:
Producto o Servicio: acta de conciliación, proceso de juzgado, acto administrativo entre otros.
Normatividad:

Jurisprudencia
Recursos:
a. Tecnológicos: Equipos de cómputo, vehículos automotores
b. Logísticos: Papelería, combustible y ayudas audiovisuales
c. Humanos: Personal operativo Profesional abogado, Técnico, y auxiliar.

M4.P06 31/12/2013
VERSIÓN

1 Recibir y atender la queja o Convivencia y Auxiliar

solicitud por convivencia Seguridad Administrativo y/o
ciudadana. Ciudadana Inspector Superior
de Policía
2 Elaborar boleta de citación y orden Convivencia y
de conducción. Seguridad Auxiliar
Ciudadana Administrativo
3 Realizar audiencia pública. Convivencia y Inspector Superior
Seguridad de Policía
Ciudadana
4 Elaboración de permisos de Convivencia y
trasteos Seguridad Auxiliar
Ciudadana Administrativo
5 Recepción para remisión de Convivencia y
denuncias a otras Entidades Seguridad Inspector Superior
Ciudadana de Policía
6 Resolución ordenando registro de Convivencia y
Seguimiento a
inscripción de defunción Seguridad Inspector Superior
quejas
7 Recibir, verificar, expedir acto
administrativo que resuelva la
situación (exonerar e imponer Inspector Superior
sanción) y hacer entrega de las de Policía
Convivencia y
incautaciones de ganado y
Seguridad
sustancias restringidas, pólvora
Ciudadana
mercancías entre otras por parte
de la policía Nacional, Entidades
entre otras de los elementos
incautados.
8 Solicitar dictamen pericial de Convivencia y
lesiones personales. Seguridad Inspector Superior
9 Archivo de procedimiento Convivencia y Auxiliar
administrativo Seguridad Administrativo
Ciudadana
M4.P06 31/12/2013
VERSIÓN
RESPONSABLE
AUXILIAR ADMINISTRATIVO INSPECTOR SUPERIOR DE POLICIA
Inicio
Recibir – Atender Queja

F L U J O
Boleta de Citación Audiencia Pública

D E
Elaboración de permisos
D I A G R A M A
Remisión otras
entidades
Registro de inscripción
defunción
Acto Administrativo
Dictamen pericial
Archivo


M4.P07 31/12/2013
VERSIÓN
LIDERAZGO Y PARTIICPACIÓN
1.0 CIUDADANA PÁGINA:
1 de 4

“M4.P07 LIDERAZGO Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA”

M4.P07 31/12/2013
VERSIÓN
2 de 4
Objeto: Fortalecer la participación comunitaria en el Municipio para que apoyen y busquen el desarrollo
municipal.
Alcance: Mantener contacto permanente con presidentes de JAC, líderes sociales y/o agremiaciones que
mantengan un liderazgo y una participación ciudadana con conocimientos en pro del desarrollo comunitario.
Definiciones:
J.A.C: Juntas de Acción Comunal
Producto o Servicio: Jornadas de Capacitación, Asesoría, Orientación
Normatividad:
Ley 743 de 2002, Por la cual se desarrolla el artículo Constitución Política de Colombia en lo referente a los
organismos de acción comunal.
Decreto 2350 de 2003, Por el cual se reglamenta la Ley 743 de 2002.
Decreto 890 de 2008, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 743 de 2002.
Recursos:
A. Tecnológicos: Equipos de computo, ayudas audiovisuales
B. Logísticos: Papelería, Actas de asistencia, refrigerios, auditorio y transporte.
C. Humanos: Coordinador

1 Programar actividades de Secretario de

capacitación, asesoría y Participación Gobierno -
acompañamiento a JAC, líderes Comunitaria Funcionario Planillas de
sociales y agremiaciones Delegado Asistencia
2 Realizar jornadas de capacitación y Participación Secretario de

M4.P07 31/12/2013
VERSIÓN
3 de 4
asesoría a JAC, líderes sociales y/o Comunitaria Gobierno -

agremiaciones Funcionario
Delegado
3 Mantener contacto permanente con Secretario de

las JAC para promulgar las políticas Participación Gobierno -
públicas del municipio conforme al Comunitaria Funcionario
Plan de Desarrollo Municipal Delegado
4 Llevar registro / base de datos de las Secretario de

JAC existentes Gobierno -
Participación
Funcionario
Comunitaria
Delegado
5 Apoyar y acompañar las diferentes Funcionario

Participación
actividades de trabajo comunitario Delegado
Comunitaria
6 Rendir informe general de Secretario de
actividades realizadas Gobierno –
Participación
Funcionario
Comunitaria
Delegado
7 Archivo documentos según ley Secretario de

general de archivos Participación Gobierno -
Comunitaria Funcionario
Delegado
M4.P07 31/12/2013
VERSIÓN
4 de 4
RESPONSABLE
SECRETARIO DE GOBIERNO – FUNCIONARIO DELEGADO
Inicio
Informe de
actividades
F L U J O
Programar
actividades
Capacitación y Archivo
Asesoría
D E
D I A G R A M A
Contacto JAC
Base de Datos JAC
Acompañamiento
actividades de
trabajo comunitario

Nombre: María Eugenia Ortiz Nombre: Carlos A. Valencia Rubio Nombre: Comité de Coordinación del
Cargo: Auxiliar Administrativa Cargo: Representante Alta Sistema Control Interno
Fecha: 20/11/2013
DD/MM/AA DD/MM/AA
M4.P08 31/12/2013
VERSIÓN
COORDINACIÓN PARA LA
1.0 PREVENCIÓN Y ATENCIÓN DE PÁGINA:
DESASTRES 1 de 4

“M4.P08 COORDINACIÓN PARA LA PREVENCIÓN Y
ATENCIÓN DE DESASTRES”

1.0 31/12/2013 Adopción
procedimientos
M4.P08 31/12/2013
VERSIÓN
DESASTRES 2 de 4
Objetivo: Planear, ejecutar y coordinar planes, programas y proyectos necesarios para la prevención y
atención de desastres.
Alcance: Inicia con la programación, coordinación y ejecución de actividades operativas y logísticas en caso
de presentarse un desastre hasta su atención.
Definiciones:
CMGRD: Consejo Municipal para la Gestión del Riesgo de Desastres
Producto o servicio: Atención a la comunidad afectada-Registro

Actas del Comité, Informes de gestión
Normatividad:
Ley 46 de 1988, por la cual se crea y organiza el Sistema Nacional para la Prevención y Atención de Desastres,
se otorga facultades extraordinarias al Presidente de la República, y se dictan otras disposiciones.
Decreto 1523 de 2.012, Por la cual se adopta la política nacional de gestión del riesgo de desastres y se
establece el Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres y se dictan otras disposiciones
Ley 322 de 1996, Por la cual se crea el Sistema Nacional de Bomberos de Colombia y se dictan otras
disposiciones.
Ley 388 de 1997, Reglamentada por los Decretos Nacionales 150 y 507 de 1999; 932 y 1337 de
2002; 975 y 1788 de 2004; 973 de 2005; 3600 de 2007; 4065 de 2008; 2190 de 2009;Reglamentada
parcialmente por el Decreto Nacional 1160 de 2010 (Ordenamiento Territorial).
Recursos:
A. Tecnológicos: Equipos de Cómputo, Alarmas, Radios
B. Logísticos: Papelería, Uniformes
C. Humanos: Profesionales Universitarios

M4.P08 31/12/2013
VERSIÓN
DESASTRES 3 de 4

1 Establecer cronograma de Profesional
trabajo de mitigación, Convivencia y Universitario
prevención y atención de Seguridad
emergencias y desastres Ciudadana
2 Coordinar actividades
operativas con organismos de
socorro de adiestramiento y Convivencia y
Profesional
capacitación a la comunidad Seguridad
Universitario
en caso de presentarse una Ciudadana
emergencia o desastre
Mantener conformados
los Comités de
3 Coordinar con los diferentes
emergencia
comités sobre la atención que
Convivencia y
se va a brindar en compañía Profesional
Seguridad Capacitación y
de organismos de socorro en Universitario
Ciudadana simulacros de
caso de una emergencia
evacuación
4 Programar visitas técnicas de
acuerdo a las solicitudes de
Convivencia y
los afectados o por un evento Profesional
Seguridad
adverso (inundación, Universitario
Ciudadana
deslizamiento, vendaval, etc.
5 Presentar informes de gestión Convivencia y

Seguridad Profesional
M4.P08 31/12/2013
VERSIÓN
DESASTRES 4 de 4
RESPONSABLE
Inicia
Cronograma de
F L U J O
Trabajo
Actividades
Operativas
D E
Coordinación con
Comités y
D I A G R A M A
Organismos de
Socorro
Programar
Visitas Técnicas
Informe de Gestión
Fin

Nombre: Wilson Silva Nombre: Carlos A. Valencia Rubio Nombre: Comité de Coordinación del
Cargo: Profesional Universitario Cargo: Representante Alta Sistema Control Interno
Fecha: 20/11/2013
DD/MM/AA DD/MM/AA
M4.P09 31/12/2013
VERSIÓN
ACTUACIÓN EN CASO DE VIOLENCIA
1.0 INTRAFAMILIAR PÁGINA:
1 de 4

“M4.P09 ACTUACIÓN EN CASO DE VIOLENCIA
INTRAFAMILIAR”

M4.P09 31/12/2013
VERSIÓN
2 de 4
Objeto: Garantizar, proteger, restablecer y reparar los derechos de los miembros de la familia conculcados por
situaciones de violencia intrafamiliar.
Alcance: La atención en Comisaría por Violencia intrafamiliar inicia con la solicitud de la víctima de las
agresiones consideradas como violencia intrafamiliar, o con la remisión por competencia de la Unidad del
CAVIF de la Fiscalía (Centro de atención integral a víctimas de violencia intrafamiliar) para adelantar el proceso
de restablecimiento de derechos a los miembros de la familia, y continúa con la atención integral sicológica
junto con el acompañamiento a la víctima durante el proceso de separación, y en caso de que existan hijos de
por medio, definir provisionalmente sobre la custodia y cuidado personal, la cuota de alimentos y la
reglamentación de visitas, la suspensión de la vida en común de los cónyuges o compañeros permanentes y
fijar las cauciones de comportamiento conyugal, en las situaciones de violencia intrafamiliar, finalizando con la
aplicación de las diferentes medidas administrativas para evitar que la situación se vuelva a presentar.
Definiciones:
Violencia intrafamiliar: La violencia doméstica o violencia intrafamiliar es todo patrón de conducta asociado a
una situación de ejercicio desigual de poder que se manifiesta en el uso de la violencia física, psicológica,
patrimonial y/o económica o sexual. Comprende todos aquellos actos violentos, desde el empleo de la fuerza
física, hasta el hostigamiento, acoso o la intimidación, que se producen en el seno de un hogar y que perpetra,
por lo menos, a un miembro de la familia contra algún otro familiar. El término incluye una amplia variedad de
fenómenos, entre los que se encuentran algunos componentes de la violencia contra las mujeres, violencia
contra el hombre, maltrato infantil, o padres de ambos sexos.
Violencia contra la mujer: Violencia contra la mujer es un hecho conocido desde la antigüedad y reconocido
como un problema social. Las Naciones Unidas en su 85ª sesión plenaria, el 20 de diciembre de 1993, ratificó
la Declaración sobre la eliminación de la violencia contra la mujer, donde se afirma que esta violencia es un
grave atentado a los derechos humanos de la mujer y de la niña.
En el artículo 1 define la violencia contra la mujer: A los efectos de la presente Declaración, por "violencia
contra la mujer" se entiende todo acto de violencia basado en la pertenencia al sexo femenino que tenga o
pueda tener como resultado un daño o sufrimiento físico, sexual o psicológico para la mujer, así como las
amenazas de tales actos, la coacción o la privación arbitraria de la libertad, tanto si se producen en la vida
pública como en la vida privada.
Los actos de violencia se producen en la familia, en la comunidad y en el Estado. Estos actos presentan
numerosas facetas que van desde la discriminación y el menosprecio hasta la agresión física o psicológica y el
asesinato.
Víctima: Víctima, en primer término, es todo ser viviente sacrificado o destinado al sacrificio. Sin embargo,
desde el punto de vista utilizado habitualmente, una víctima es la persona que sufre un daño o perjuicio, que es
provocado por una acción u omisión, ya sea por culpa de otra persona, o por fuerza mayor. Una víctima es
quien sufre un daño personalizable por caso fortuito o culpa ajena. El victimista se diferencia de la víctima
porque se disfraza consciente o inconscientemente simulando una agresión o menoscabo inexistente; y/o
responsabilizando erróneamente al entorno o a los demás.
Agresor: Persona que ataca, que con violencia somete a otra persona para conseguir un determinado fin.
M4.P09 31/12/2013
VERSIÓN
3 de 4
Producto o Servicio:
Acta de Conciliación, Amonestación, medida administrativa de protección, denuncia, desalojo.
Normatividad:
Ley 294 de 1.996, Por la cual se desarrolla el artículo 42 de la Constitución Política y se dictan normas para
prevenir, remediar y sancionar la violencia intrafamiliar.
Ley 599 de 2,000, Código Penal
Ley 1257 de 2.008, Por la cual se dictan normas de sensibilización, prevención y sanción de formas de
violencia y discriminación contra las mujeres, se reforman los Códigos Penal, de Procedimiento Penal, la
Ley 294 de 1996 y se dictan otras disposiciones.
Recursos:

C. Humanos: Comisario de Familia (abogado), psicólogo, trabajador social, auxiliar administrativo

1 Recepcionar la denuncia: Se Auxiliar
recibirá de forma inmediata la Comisaría de Administrativo
denuncia de la víctima de Familia
violencia intrafamiliar
2 Citación a las partes: Para Comisaría de Comisario de
verificación de denuncia Familia Familia
3 Medida de protección: El Comisario de
comisario (a), según el caso Familia Seguimiento al hogar
conforme a la denuncia podrá reportado o
dictar medida de protección Comisaría de denunciante según
en forma provisional tendiente Familia decisión de Acta de
a evitar la continuación de los Conciliación
actos de violencia, agresión o
maltrato a favor de la víctima
4 Programar audiencia: Se Comisario de
Comisaría de
programa y se cita a Familia
Familia
Audiencia de Conciliación
5 Audiencia de Conciliación: Comisario de
Presente el presunto agresor Familia
Comisaría de
y víctima se da inicio a
Familia
Audiencia de Conciliación.
Las partes firman Acta de
M4.P09 31/12/2013
VERSIÓN
4 de 4
Conciliación, de acuerdo a su
resultado se continua con la
medida de protección si hubo
lugar a ella o se revoca
6 Archivo documento o remisión Comisaría de Auxiliar
por competencia a la Fiscalía. Familia Administrativo
RESPONSABLE
AUXILIAR ADMINISTRATIVO COMISARIO (A) DE FAMILIA
Inicia
F L U J O
Recepción Denuncia Citación de las partes
Medida de Protección
D E
D I A G R A M A
Programa Audiencia
Audiencia Pública
Archivo

Nombre: Carolina Tello Vargas Nombre: Carlos A. Valencia Rubio Nombre: Comité de Coordinación del
Cargo: Comisaria de Familia Cargo: Representante Alta Sistema Control Interno
Fecha: 20/11/2013
DD/MM/AA DD/MM/AA
M4.P10 31/12/2013
VERSIÓN
ATENCIÓN EN CASOS DE MALTRATO
1.0 INFANTIL PÁGINA:
1 de 4

“M4.P10 ATENCIÓN EN CASOS DE MALTRATO INFANTIL”

M4.P10 31/12/2013
VERSIÓN
2 de 4
Objeto: Atender y orientar a los niños, niñas y adolescentes y demás miembros del grupo familiar en el
ejercicio y restablecimiento de sus derechos.
Alcance: Se inicia con la recepción de la denuncia, llamado de la comunidad, o informe de policía de

infancia y adolescencia, continúa con la verificación de derechos del niño, niña o adolescente, adoptando la
medida de protección correspondiente, y finalizando con una decisión que puede terminar en la declaración
de adaptabilidad o de reintegración familiar.
Definiciones:
Maltrato infantil: se denomina maltrato infantil o abuso infantil a cualquier acción (física, sexual o
emocional) u omisión no accidental en el trato hacia un niño o niña, por parte de sus padres o cuidadores,
que le ocasiona daño físico o psicológico y que amenaza su desarrollo tanto físico como psicológico.
Disponibilidad: Las Comisarías de Familia deben prestar sus servicios de manera permanente, lo que
implica, la atención durante toda la semana las 24 horas del día. En el caso de la Alcaldía de Florencia, se
cuenta con dos comisarías que trabajan además del horario laboral habitual, por turnos de disponibilidad
semanal de 24 horas cada comisaría.
Medida de protección: Acto administrativo mediante el cual se pretende evitar o detener las situaciones de
vulneración, amenaza o peligro del que es víctima el niño, niña o adolescente a quien se le viene
conculcando sus derechos por maltrato. Las medidas van desde los procedimientos como el rescate de la
vivienda donde convive con sus agresores, el desalojo de los mismos, la ubicación en otro medio familiar, o
la ubicación en un hogar sustituto.
Declaración de adaptabilidad: Es el acto administrativo, mediante el cual, cuando un niño, niña o

adolescente, que ya ha pasado más de 4 meses en un hogar sustituto sin que se le haya podido ubicar en
su propio medio familiar por la vulneración, amenaza, o puesta en riesgo de sus derechos, se remite al
ICBF para que proceda a dictar la medida administrativa de adaptabilidad, mediante la remisión igualmente
al Juez de Familia para que valide la medida y se proceda a brindar en adopción.
Rescate: Medida de protección mediante la cual se procede a sacar al niño, niña o adolescente, como
medida de urgencia, de su lugar de residencia, cuando es allí donde convive con sus agresores, con el fin
de evitar que se continúe la amenaza o vulneración de sus derechos.
Desalojo: Es una medida de protección en donde se pretende sacar de la lugar de residencia del niño, niña
o adolescente cuyos derechos se encuentran siendo vulnerados, con el fin de cesar el riesgo o peligro que
a él le representa.
Producto o Servicio: Medidas de protección, actas de conciliación, denuncias, desalojos, rescates.
Normatividad:
Ley 1098 del 2006, Por la cual se expide el Código de la Infancia y la Adolescencia.
Código de Procedimiento civil
Código civil
M4.P10 31/12/2013
VERSIÓN
3 de 4
Lineamientos técnicos actualizados del ICBF.
Recursos:
A. Tecnológicos: Equipo de computo

C. Humanos: Profesionales y Auxiliares Administrativos

1 Recepción de la queja, Comisaría de Auxiliar
denuncia o informe de Policía Familia Administrativo o
Comisario de
Familia
2 Análisis de la queja Comisaría de Comisaria de
Familia Familia
Profesional
Universitario
(psicólogo) Verificación de
3 Verificación de derechos del Comisaría de Comisaria de pruebas aportadas
niño, niña o adolescente Familia Familia y equipo
psicosocial. Medida de
restablecimiento de
4 Auto de apertura de Comisaría de Comisario de derechos
investigación Familia Familia
5 Acta de notificación Comisaría de Auxiliar

Familia Administrativo
6 Medidas de protección Comisaría de Comisario de

Familia familia
M4.P10 31/12/2013
VERSIÓN
4 de 4
RESPONSABLE
Inicio
A
F L U J O
Recepción de Queja, Análisis de Queja,

Denuncia Denuncia
Verificación de
derechos
D E
Acta de Notificación Auto Apertura

investigación
D I A G R A M A
Medidas de
Protección
Fin

Fecha: 20/11/2013
DD/MM/AA DD/MM/AA
M4.P11 31/12/2013
VERSIÓN
ACOMPAÑAMIENTO EN APOYO
1.0 INSTITUCIONAL PÁGINA:
1 de 3

“M4.P11 ACOMPAÑAMIENTO EN APOYO INSTITUCIONAL”

M4.P11 31/12/2013
VERSIÓN
2 de 3
Objeto: Atender las solicitudes de apoyo institucional para las diferentes diligencias de tipo administrativo
dentro de la jurisdicción de competencia de la Comisaría de Familia
Alcance: Se inicia con la recepción de la solicitud de apoyo para el acompañamiento de diligencias tales como
desalojos de predios invadidos, o de verificación de legalidad y cumplimiento de la normatividad de
establecimientos nocturnos, terminando con las medidas de protección a tomar en caso de que se encuentren
en ellos amenaza o vulneración de derechos de niños, niñas o adolescentes.
Definiciones:
Disponibilidad: Las Comisarías de Familia deben prestar sus servicios de manera permanente, lo que implica,
la atención durante toda la semana las 24 horas del día. En el caso de la Alcaldía de Florencia, se cuenta con
dos comisarías que trabajan además del horario laboral habitual, por turnos de disponibilidad semanal de 24
horas cada comisaría.
Medida de protección: Acto administrativo mediante el cual se pretende evitar o detener las situaciones de
vulneración, amenaza o peligro del que es víctima el niño, niña o adolescente a quien se le viene conculcando
sus derechos por maltrato. Las medidas van desde los procedimientos como el rescate de la vivienda donde
convive con sus agresores, el desalojo de los mismos, la ubicación en otro medio familiar, o la ubicación en un
hogar sustituto.
Rescate: Medida de protección mediante la cual se procede a sacar al niño, niña o adolescente, como medida
de urgencia, de su lugar de residencia, cuando es allí donde convive con sus agresores, con el fin de evitar que
se continúe la amenaza o vulneración de sus derechos.
Producto o Servicio: Medidas de protección.
Normatividad:
Ley 1098 del 2006, Por la cual se expide el Código de la Infancia y la Adolescencia
Código de Procedimiento civil
Código civil
Lineamientos técnicos actualizados del ICBF.
Recursos:
A. Tecnológicos: Equipo de computo
C. Humanos: Profesionales y Auxiliares Administrativos
1 Recepción de la solicitud de Comisaría de Auxiliar
apoyo institucional Familia Administrativo
2 Verificación de disponibilidad Comisaría de Comisario de Medida de
de los Comisarios de turno Familia Familia restablecimiento de
3 Concurrencia al sitio objeto Comisaría de Comisario de derechos
del apoyo institucional Familia Familia
4 Verificación si en el sitio Comisaría de Comisario de
M4.P11 31/12/2013
VERSIÓN
3 de 3
existe amenaza o vulneración Familia Familia

de derechos de niños, niñas o
adolescentes
5 Medidas de protección Comisaría de Comisario de
Familia familia
6 Archivar , de acuerdo a la ley Comisaría de Auxiliar
general de archivo Familia Administrativo
RESPONSABLE
Inicio
F L U J O
Recepción de Verificación de
Solicitud disponibilidad
D E
Concurrencia al sitio
D I A G R A M A
Verificación
vulneración de
derechos
Medidas de
Protección
Fin

Fecha: 20/11/2013
DD/MM/AA DD/MM/AA
A1.P01 31/12/2013
VERSIÓN
NÓMINA
1.0 PÁGINA:
1 de 8

“A1.P01 NÓMINA”

A1.P01 31/12/2013
VERSIÓN
NÓMINA
1.0 PÁGINA:
2 de 8
Objetivo: Efectuar el proceso de la liquidación de la nómina de los servidores públicos vinculados a la planta
de personal de la Alcaldía de Florencia, de manera oportuna, dando cumplimiento de la normatividad vigente.
Alcance:Inicia con la recepción e ingreso de novedades laborales o prestacionales y termina con la firma de la
nómina y entrega en la oficina de Presupuesto de la Secretaria de Hacienda.
Definiciones:
Nómina: Proceso mediante el cual se realiza la administración del pago de los salarios, las prestaciones
sociales y diferentes novedades (devengados y deducciones) derivadas de la actividad dinámica de los
funcionarios de acuerdo por la normatividad vigente.
Prestaciones Sociales: Las prestaciones sociales son los dineros adicionales al salario que el empleador
debe reconocer al empleado vinculado por sus servicios prestados.
Descuentos por terceros: Son aquellas deducciones que se le hace a un funcionario, previa su autorización,
por concepto de préstamos, aportes, libranza, o embargos judiciales, con terceros como Bancos, Cooperativas,
Fondos de Empleados con los cuales la institución tenga convenios suscritos y Juzgados.
Planilla Única: Planilla Única es el sistema obligatorio que el Gobierno Nacional ha creado para que todas las
empresas de manera unificada calculen, totalicen y paguen los aportes a la Seguridad Social (salud, pensión,
riesgos profesionales, Caja de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Sena) de
todos los trabajadores que estén a su cargo, con base en la nómina mensual.
Cesantías: Las cesantías son, en Colombia, una prestación social que todo empleador debe reconocer a sus
trabajadores con el fin de que éstos puedan atender sus necesidades primarias en caso de quedar cesante.
Sysman: Es un software o herramienta de información que sirve para liquidar todos conceptos de nómina.
Vacaciones: Se da cuando un empleado público se encuentra disfrutando de un tiempo de descanso

remunerado al cumplir un periodo de un año de trabajo continuo o discontinuo.
Producto o servicio:LIQUIDACION DE NOMINA, SEGURIDAD SOCIAL, PARAFISCALES, CON SUS

RESPECTIVOS SOPORTES
Normatividad:
 Decreto 404 de 2006, Por el cual se dictan disposiciones en materia prestacional.
 Ley 995 de 2005, Por medio de la cual se reconoce la compensación en dinero de las vacaciones a los
trabajadores del sector privado y a los empleados y trabajadores de la administración pública en sus
diferentes órdenes y niveles.
A1.P01 31/12/2013
VERSIÓN
NÓMINA
1.0 PÁGINA:
3 de 8
 Ley 4 de 1992, Mediante la cual se señalan las normas, objetivos y criterios que debe observar el Gobierno
Nacional para la fijación del régimen salarial y prestacional de los empleados públicos, de los miembros del
Congreso Nacional y de la Fuerza Pública y para la fijación de las prestaciones sociales de los Trabajadores
Oficiales y se dictan otras disposiciones, de conformidad con lo establecido en el artículo 150, numeral 19,
literales e) y f) de la Constitución Política
 Decreto 1045 de 1978 por el cual se fijan las reglas generales para la aplicación de las normas sobre
prestaciones sociales de los empleados públicos y trabajadores oficiales del sector nacional.
 Decreto 1950 de 1973 por el cual se reglamentan los Decretos- Leyes 2400 y 3074 de 1968 y otras normas
sobre administración del personal civil.
 Decreto 2400 de 1968 Por el cual se modifican las normas que regulan la administración del personal civil y
se dictan otras disposiciones.
 Ley 244 de 1995 Por medio de la cual se fijan términos para el pago oportuno de cesantías para los
servidores públicos, se establecen sanciones y se dictan otras disposiciones.
 Ley 100 de 1993 por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y se dictan otras disposiciones, y
sus decretos reglamentarios.
 Ley 2712 de 1999 Por el cual se expiden disposiciones en materia prestacional de los empleados públicos y
trabajadores oficiales del orden territorial
Recursos:
A. Tecnológicos: Computador, impresora

B. Logísticos: Papelería,
C. Humanos: Profesionales y Auxiliares Administrativos.

1 Recibir novedades por parte de los Revisión de la
Bancos, Cooperativas, nómina con
Proveedores, Juzgados, novedades y
Vacaciones, Nombramientos, soportes
Retiros, Ascensos y registrar la
novedad.
Secretaria
Administrativa-
2 Verificar las novedades recibidas e
GIT Talento
Profesional
ingresar al aplicativo SYSMAN, Universitaria
Humano
según concepto (Novedades,
Incapacidades, Vacaciones,
ausentismo, etc.).
3 Correr proceso de Liquidación de

nómina en el aplicativo, imprimir,
revisar (realizar ajustes a que haya
A1.P01 31/12/2013
VERSIÓN
NÓMINA
1.0 PÁGINA:
4 de 8
lugar) y remitir al Jefe de la Oficina.
4 Revisión de la nómina y soportes,

dar visto bueno y solicitud de
Certificado de Disponibilidad
Presupuestal.
5 Revisa, verifica los valores

devengados, deducciones, y neto a
pagar con los reportes que arroja el
sistema y da visto bueno a la
nómina y remitir el original de la Asesor Talento
nómina del periodo correspondiente Humano
para firma de aprobación por parte
del Ordenador del Gastos.
6 El Ordenador del Gasto recibe,

revisa y aprueba la nómina del
Ordenador del Ordenador del
periodo correspondiente y devuelve
Gasto Gastos
firmado.
7 Se radica la Nómina y los soportes

GIT Talento
a la Secretaria de Hacienda.
Humano
8 Generar archivo e imprimir y

Profesional
entregar el desprendible a cada
Universitaria
funcionario. GIT Talento
Humano
LIQUIDACION DE APORTE PLANILLA UNICA

1 Conciliar la información de las
incapacidades e ingresar
autorizaciones de descuento
de EPS por incapacidades, GIT Talento Profesional Verificar las novedades
licencias de maternidad y Humano Universitaria y reportes del Sistema
paternidad, en el programa de seguridad Social en
SYSMAN. Salud
2 Correr proceso para liquidar

Seguridad Social y
Parafiscales en el programa
(Seguridad Social por
entidades, EPS, AFP y ARP),
(Parafiscales).
3 Realiza la liquidación la página

GIT Talento Profesional
del operador aportes en línea
Humano Universitaria
y genera el reporte.
4 Envía el reporte a la Secretaria
de Hacienda para la
contabilización y pago.
5 Recibir por parte la Oficina de
Tesorería el soporte de pago
de la Planilla Única.
A1.P01 31/12/2013
VERSIÓN
NÓMINA
1.0 PÁGINA:
5 de 8
LIQUIDACION DE PAGOS A TERCEROS

1 Generar reportes por concepto
GIT Talento
de descuentos de nómina en
Humano
el programa
2 Verificar información de
reporte de cada tercero a
pagar, contra el resumen GIT Talento
general de la respectiva Humano
nómina Profesional
Universitaria
3 Imprimir reportes de
descuentos de nómina
generados para pago a
GIT Talento
terceros y remitir a la
Humano
Secretaria de Hacienda
Municipal.
LIQUIDACION DE VACACIONES
1 Generar el listado de los
funcionarios que salen a Profesional
vacaciones y las liquida. Universitario
2 Proyectar acto administrativo

Auxiliar
de vacaciones concedidas, GIT Talento
Administrativo
indemnizadas. Humano
3 Revisión de las liquidaciones
una a una y de los actos
Asesor de Talento
administrativos, visarlos y
Humano
remitirlos para firma del
Ordenador del Gasto.
4 El Ordenador del gasto revisa
firma y los devuelve
Ordenador del Ordenador del
debidamente numerados y
Gasto Gasto
fechados a la Secretaria
Administrativa
5 Digita oficios de notificación al
funcionario que le fueron
GIT Talento Auxiliar
concedidas las vacaciones y al
Humano Administrativo
jefe de cada dependencia, se
deja copia en la hoja de vida.
LIQUIDACION PRESTACIONES SOCIALES
1 Recibir la novedad de retiro
GIT Talento
aceptada y aprobada o
Humano
declaración de insubsistencia.
2 Liquidar las prestaciones Profesional
sociales que tiene derecho Universitario
3 Proyectar acto administrativo
de liquidación de prestaciones
sociales y pasar revisión GIT Talento
4 Revisar y dar visto bueno al Humano
acto administrativo de
Asesor Talento
liquidación de prestaciones
Humano
sociales y pasar la firma del
Ordenador del Gasto.
5 Revisa, firma y devuelve
Ordenador del
debidamente numerados y Ordenador del
Gasto
fechados al GIT Talento Gasto
A1.P01 31/12/2013
VERSIÓN
NÓMINA
1.0 PÁGINA:
6 de 8
Humano
6 Radica y remite a la Secretaria
de Hacienda para lo pertinente
y giro respectivo.
GIT Talento Auxiliar
7 Los documentos soporte de la
Humano Administrativo
liquidación final se archivan en
la hoja de vida del
exfuncionario.
RESPONSABLE
PROFESIONAL
ASESOR DE TALENTO HUMANO ORDENADOR DEL GASTO
UNIVERSITARIO
Recibir las
novedades
Verificar las novedades

recibidas e ingresar al
aplicativo SYSMAN.
FLUJO
Correr proceso de
liquidación en el módulo de
SYSMAN e imprime la
nómina para la revisión
D E
D I A G R A M A
Revisión de la nómina,
soportes y solicitud de
CDP
Revisar, verificar valores,
visar y remitir al ordenador
del gasto
Revisar, aprobar y firmar la
nómina y los soportes del
periodo correspondiente
Radicar la nómina y
soportes a la secretaria de
Hacienda
Generar archivo e
imprimir y entregar el
desprendible a
c/funcionario
A1.P01 31/12/2013
VERSIÓN
NÓMINA
1.0 PÁGINA:
7 de 8
LIQUIDACION DE APORTE PLANILLA UNICA

Consolidar las Realizar la liquidación en

Correr el proceso de la página del operador
incapacidades, licencias liquidación de la seguridad
e ingresarlas al aporte en línea y generar
social por entidades reporte.
aplicativo
Recibe de tesorería el Enviar el reporte a la

soporte de pago de la Secretaria de Hacienda
planilla única y lo para la contabilización y
archiva giro
LIQUIDACION DE PAGOS A TERCEROS

PROFESIONAL UNIVERSITARIA
Generar reportes de Revisar y confrontar con el

descuentos en resumen de cada tercero y el
SYSMAN resumen general de la nomina
Enviar los reportes

de descuento a la
Secretaria de
Hacienda
LIQUIDACION DE VACACIONES
PROFESIONAL AUXILIAR ASESOR TALENTO ORDENADOR DEL GASTO
UNIVERSITARIO ADMINISTRATIVO HUMANO
Generar listado de
funcionarios en
vacaciones
Proyectar acto
Revisión visado de las Revisar, aprobar y firmar
administrativo de
liquidaciones y actos las liquidaciones y los
vacaciones concedidas e
administrativos actos administrativos
indemnizadas
Digitar oficios y
notificar al funcionario
y dependencia, deja
copia en la hoja de
vida
A1.P01 31/12/2013
VERSIÓN
NÓMINA
1.0 PÁGINA:
8 de 8
LIQUIDACION PRESTACIONES SOCIALES

PROFESIONAL ASESOR TALENTO ORDENADOR DEL AUXILIAR
UNIVERSITARIO HUMANO GASTO ADMINISTRATIVO
Recibe la novedad
de retiro
Liquidar las prestaciones

sociales que tiene derecho
Proyectar el acto Revisar y visar la

administrativo de liquidación liquidación y acto
definitiva administrativo
Revisar y firmar las

liquidaciones
Recibe, radica y envía a

la Secretaria de Hacienda
Deja soporte de la
liquidación en la
hoja de vida y
envía al personal
inactivo

Nombre: Zoila Cecilia Trujillo Nombre: Carlos A. Valencia Rubio Nombre: Comité de Coordinación
Cargo: Asesora Recursos Cargo: Representante Alta del Sistema Control Interno
Humanos Dirección MECI Cargo:

A1.P02 31/12/2013
VERSIÓN
COMISIÓN DE SERVICIOS Y LICENCIAS
1.0 PÁGINA:
1 de 4

“A1.P02 COMISIÓN DE SERVICIOS Y LICENCIAS”

A1.P02 31/12/2013
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
2 de 4
Objetivo: Autorizar y conceder comisión y licencias a los funcionarios de la Administración Municipal del
Municipio de Florencia Departamento del Caquetá.
Alcance: Este procedimiento tiene por objeto reglamentar la forma de disponer que un funcionario de la
entidad ejerza las funciones propias del empleo en un lugar diferente al de la sede del cargo, cumplir misiones
especiales, asistir a conferencias o seminarios, o realizar visitas de observación que interesen a la entidad y
que se relacionen con la naturaleza del cargo comisionado, desempeñar cargos de libre nombramiento y
remoción o de periodo y licencias no remunerada.
Definiciones:
COMISION DE SERVICIO: La Comisión de Servicios, es el desplazamiento temporal del servidor público fuera
de la sede habitual de trabajo, dispuesta por la autoridad para realizar funciones que estén relacionados con los
objetivos institucionales. Los Viáticos, asignación al personal comisionado para cubrir gastos de alimentación,
alojamiento, movilidad local (desplazamiento en el lugar donde se realiza la comisión).
COMISION PARA DESEMPEÑAR CARGO DE LIBRE NOMBRAMIENTO Y REMOCION O DE PERIODO: Es

uno de los incentivos que deben concederse a los empleados de carrera, los nominadores para ejercer cargos
de libre nombramiento y remoción o de período cuando hubieren sido nombrados para ejercerlos.
VIATICOS Y GASTOS DE VIAJE: Comprende las erogaciones que se reconocen a los servidores públicos
para cubrir los gastos de alojamiento, alimentación y transporte, cuando deban desempeñar funciones en lugar
diferente a la sede habitual de trabajo.
Producto o servicio: Acto administrativo de comisión o licencia.
Normatividad:
 Ley 136 de 1994. “Por la cual se dictan normas tendientes a modernizar la organización y el funcionamiento
de los municipios”.
 Ley 1551 de 2012. “Por la cual se dictan normas para modernizar la organización y el funcionamiento de los
municipios
 Decreto Nacional anual por medio del cual se fija la escala de viáticos.
 Decreto Anual por medio del cual se fija se establece la escala de viáticos y gastos de viaje para los
funcionarios y contratistas del Municipio de Florencia.
 Resolución No. 0346 de 2012 “Por la cual se adopta el Manual de procedimientos para concesión y
legalización de viáticos, gastos de viaje y otros avances en la Alcaldía Municipal de Florencia – Caquetá.
Recursos:
A1.P02 31/12/2013
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
3 de 4

. PROCEDIMIENTO RESPONSABLE RESPONSABLE CONTROL
1 Solicitud de comisión para
desarrollando funciones en lugar
Secretaria o
diferente al habitual de trabajo, o para
dependencia Secretario de
desempeñar cargo de libre
que requiere la Despacho
nombramiento y remoción o de
comisión
periodo o Licencias no remuneradas.
2 Autoriza e imparte instrucción

Ordenador del
Ordenador del Gasto
Gasto
3 Liquidación y solicitud del Certificado
de disponibilidad presupuestal si se Secretaria Técnico
requiere. Administrativa Administrativo
4 Proyecta Acto Administrativo de

comisión, viáticos y gastos de viaje;
comisión para desempeñar cargo de Secretaria Técnico
libre nombramiento y remoción o Administrativa Administrativo
periodo; o licencia no remunerada.
5 Revisión del acto administrativo, si

Descuento de la
está bien dar su visto bueno y
Secretaria Secretaria despacho comisión no
enviarlo al despacho del alcalde para
Administrativa Y Prof. Universitaria legalizada
la firma.
6 Firma de acto administrativo,

Ordenador del
formatos. Ordenador del Gasto
Gasto
7 Recibe firmado, fechado y numerado Secretaria Técnico
y radica a la Secretaria de Hacienda. Administrativa Administrativo
A1.P02 31/12/2013
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
4 de 4
RESPONSABLE
SECRETARIOS ORDENADOR TECNICO PROFESIONAL SECRETARIA
DESPACHO DEL GASTO ADMINISTRATIVO UNIVERSITARIO ADMINISTRATIVA
Envía la
solicitud de
comisión,
FLUJO
licencia
Autoriza e
imparte
instrucción
Liquidar y solicitar
el CDP
D E
Proyectar el Acto Revisión y visado

Administrativo
D I A G R A M A
Revisión y visado
Firma del acto

administrativo
Radica y envía
a la Sec.de
Hacienda

Nombre: Zoila Cecilia Trujillo Nombre: Carlos A. Valencia Rubio Nombre: Comité de Coordinación
Cargo: Asesora Recursos Cargo: Representante Alta del Sistema Control Interno
Humanos Dirección MECI Cargo:

A1.P03 31/12/2013
VERSIÓN 23/12/2014
HISTORIAS LABORALES
2.0 PÁGINA:
1 de 6

“A1.P03 HISTORIAS LABORALES”


Procedimiento según lineamientos del
SIGEP
A1.P03 31/12/2013
VERSIÓN 23/12/2014
HISTORIAS LABORALES
2.0 PÁGINA:
2 de 6
Objetivo: Administrar, actualizar y custodiar permanentemente las Historia Laborales de los empleados del
Municipio, con el fin de contar con la información oportuna para adelantar la Gestión del Talento Humano.
Alcance: Aplicar para todas las Historias Laborales de los funcionarios desde el ingreso hasta el momento de
la transferencia al Archivo Central.
Definiciones:
Archivo: Conjunto de documento, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un
proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados
respetando aquel orden, para servir como testimonio o información a la persona o institución que los produce y
a los ciudadanos, o como fuentes de historia.
Historia Laboral: Son tipos documentales que contienen toda la información que se procede durante la
vinculación y trayectoria laboral de los servidores públicos.
Archivo Central: Unidad administrativa en donde se agrupan los documentos transferidos, una vez terminado
su trámite y tiempo de retención en los diferentes archivos de gestión de la Entidad, que siguen siendo
vigentes y objeto de consulta por las propias dependencias y los particulares en general.
Tablas de Retención Documental: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las
cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. La tabla de
retención documental, también define el destino del documento al finalizar su vigencia administrativa legal o
fiscal.
Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a Entidades oficiales y aquellos que se derivan de la
prestación de un servicio público por Entidades privadas.
Documento: Información y su medio de soporte.
Documento original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten
garantizar su autenticidad e integridad.
Expediente: Unidad documental formada por un conjunto de documentos o registros generados orgánica y
funcionalmente por un proceso, por lo general se refiere a un mismo asunto.
Folio: Es la hoja de un libro, de un cuaderno o de un expediente, que pueda estar escrita por uno o ambos
lados.
A1.P03 31/12/2013
VERSIÓN 23/12/2014
HISTORIAS LABORALES
2.0 PÁGINA:
3 de 6
Funcionario público: Es aquél trabajador que desempeña funciones en un organismo del Estado.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de las actividades
desempeñadas: Oficio, Acta, Resolución, Informe, Memorando, entre otros.
Serie documental: Conjunto de tipos documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados por un
proceso o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
Soporte documental: Medios en los cuales se contiene información, según los materiales empleados.
SUIP: Sistema Único de Información de Personal.
SIGEP: Sistema de Información y Gestión del Empleo Público
Producto o servicio: Historia laboral organizada de acuerdo a la ley general de archivo.
Normatividad:
 Ley 190 de 1995 por el cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración
Pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa.
 Estatuto Anticorrupción. Especialmente aplica para Formato Único de Hoja de Vida, revocatoria acto
administrativo de vinculación y Formato de Declaración de bienes y rentas.
 Ley 194 de 2000: Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivo y se dictan otras disposiciones.
 Ley 734 de 2002: Por la cual se expide el Código Disciplinario Único.
 Circular No. 004 de 2003 del Archivo General de la Nación
Para el efecto, dentro de los criterios técnicos establecidos por el Archivo General de la Nación, cada
expediente de Historia Laboral debe contener como mínimo los siguientes documentos:
 Acto administrativo de nombramiento
 Oficio de notificación del nombramiento
 Oficio de aceptación del nombramiento en el cargo
 Documentos de identificación
 Hoja de Vida (Formato único Función Pública
 Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los requisitos del cargo.
 Acta de posesión
 Certificado de antecedentes penales
 Certificado de antecedentes fiscales.
 Certificado de antecedentes disciplinarios
 Declaración de bienes y rentas
 Certificado de aptitud laboral (examen médico de ingreso)
 Afiliaciones a Régimen de salud (EPS), pensión, cesantías, caja de compensación.
 Actos administrativos que señalen las situaciones administrativas del funcionarios (vacaciones, licencias,
comisiones, ascensos, traslados, encargos, permisos, ausencias temporales, inscripción de carrera
A1.P03 31/12/2013
VERSIÓN 23/12/2014
HISTORIAS LABORALES
2.0 PÁGINA:
4 de 6
administrativa, suspensiones, multas, sanciones, pago de prestaciones entre otros).

 Evaluación del desempeño
 Acto administrativo de retiro o desvinculación del servidor de la entidad, donde consten las razones del
mismo: Supresión del cargo, insubsistencia, destitución, aceptación de renuncia al cargo, liquidación del
contrato, incorporación a otra entidad, etc.
Los documentos de cada Historia Laboral se organizan en unidades de conservación (carpetas) individuales,
de manera que al revisar el expediente el primer documento sea el que registre la fecha más antigua y el último
el que refleje la fecha más reciente. Cada expediente podrá estar contenido en varias unidades de
conservación de acuerdo con el volumen de la misma, se recomienda que dada carpeta tenga como máximo
200 folios. La foliación debe ser consecutiva de 1 a n independientemente del número de carpetas, por
ejemplo Carpeta 1 folios de 1-200, carpeta 2 folios de 201-400, etc.
Dichos documentos se registrarán en formato de Hoja de Control que se anexa en cada unidad de
conservación. La Hoja de control de las historias laborales se debe actualizar máximo cada mes y el archivo de
documentos cada ocho días para la confiabilidad de la información.
Los espacios destinados al archivo de las Historias laborales deben ser de acceso restringido y con las
medidas de seguridad y condiciones medioambientales que garanticen la integridad y conservación física de
los documentos.
Una vez se conozcan retiros de funcionarios, se elaborará el Inventario Único Documental de las mismas y se
hace la respectiva transferencia primaria al Archivo Central para su custodia.
Recursos:
A. Tecnológicos: Computador, Impresora

B. Logísticos: Unidades de conservación, ganchos legajadores, papelería
C. Humanos: Profesional Universitario, Aux Administrativo, Asesora

1 Se recibe la carpeta del aspirante y se Verificación de los

verifica que cumpla con los requisitos GIT Talento Profesional documentos
del empleo. Se da de alta en el SIGEP Humano Universitario entregados con los
modulo persona Hoja de vida. requisitos del
empleo
A1.P03 31/12/2013
VERSIÓN 23/12/2014
HISTORIAS LABORALES
2.0 PÁGINA:
5 de 6
2 Se verifica que la Hoja de vida esté

debidamente diligencia y con los
anexos adjuntos en el SIGEP, se
aprueba, se imprime y se adjunta toda
la documentación física aportada por el
aspirante.
3 Una vez nombrado y posesionado el

nuevo funcionario, se organizan los
documentos en orden cronológico El Inventario Único
(Hoja de Vida Formato Único del Documental se
DAFP, Documento de identificación y debe verificar en
los soportes documentales de estudios forma semestral.
y experiencia) en expediente. Permanentemente
se debe
4 Se reporta la novedad a Nomina para realizar revisión de
que se incluido, se procede a la Aux. expediente físico
foliación de cada uno de los Administrativo contra virtual
documentos, la cual debe ser
consecutiva e independiente del
número de carpeta.
5 Una vez foliada, y teniendo en cuenta

los Apellidos, se guarda en el archivo
de Carpetas en el archivador destinado
para su custodia.
A1.P03 31/12/2013
VERSIÓN 23/12/2014
HISTORIAS LABORALES
2.0 PÁGINA:
6 de 6
RESPONSABLE
PROFESIONAL UNIVERSITARIO AUXILIAR ADMINISTRATIVO
Recepción de la
documentación y
verificación de requisitos
y dar de alta en el
SIGEP
FLUJO
Verificación, aprobación e Organización del expediente

impresión de la hoja de vida en el cronológicamente de acuerdo a
SIGEP. los lineamientos establecidos por
la Ley general de archivo.
D E
Se notifica la novedad a Nómina, Se

D I A G R A M A
hace la foliación de cada uno de los

documentos consecutivamente e
independiente de cada expediente y
diligenciar la hoja de control
Se guarda la carpeta
en el archivador
destinado para su
custodia

Nombre: Claudia L. Quintero-Jhon Nombre: Ana Cecilia Gil Rueda Nombre: Comité de Coordinación
J. Castro Medina Cargo: Representante Alta del Sistema Control Interno
Cargo: Asesora- Profesional Dirección MECI Cargo:
Universitario

A1.P04 22/12/2016
IDENTIFICACION DE PELIGROS, FECHA DE ACTUALIZACIÓN

VERSIÓN EVALUACION ,VALORACION DE LOS
2.0 RIESGOS Y DETERMINACION DE
CONTROLES PÁGINA:
1 de 8

“A1.P04 IDENTIFICACION DE PELIGROS, EVALUACION,
VALORACION DE LOS RIESGOS Y DETERMINACION DE
CONTROLES”

A1.P04 22/12/2016

CONTROLES PÁGINA:
2 de 8
Objetivo: Establecer una metodología para la continua identificación de peligros, evaluación, valoración de
riesgos y determinación de los controles necesarios.
Alcance: El presente procedimiento tiene alcance sobre todos los procesos, actividades rutinarias, no
rutinarias, internas o externas, máquinas o equipos, a todos los centros de trabajo y sobre todos los
trabajadores independientemente de su forma de contratación.
Inicia con la identificación de actividades ejecutadas en cada uno de los procesos y termina con la adopción de
medidas de prevención y control, de acuerdo con la valoración de riesgos obtenida.
Definiciones:
Actividad no rutinaria: Actividad que no forma parte de la operación normal de la organización o actividad que
la organización ha determinado como no rutinaria por su baja frecuencia de ejecución.
Actividad rutinaria: Actividad que forma parte de la operación normal de la organización.
Análisis de Riesgo: Es la cuantificación de la probabilidad por las consecuencias esperadas de riesgos

identificados.
Factor de riesgo: Es todo elemento cuya presencia o modificación, aumenta la probabilidad de producir un
daño a quien está expuesto a él.
Fuente de riesgo: Condición/acción que genera el riesgo.
Riesgo: la posibilidad que suceda algo que tendrá impacto sobre los objetivos.
Peligro: fuente de daño potencial o situación con potencial para causar perdida.
Probabilidad: posibilidad que ocurra un evento o resultado especifico, medida por la relación entre los eventos
o resultados específicos y el número total de eventos y resultados posibles.
Consecuencia: resultado de un evento expresado cualitativa o cuantitativamente, puede haber una serie de
resultados posibles asociados con un evento.
Producto o Servicio: Identificación de riesgos y medidas de control para su mitigación.
Normatividad:
 GTC-45-2012
 Decreto 1072 de 2015, articulo 2.2.4.6.15.
 NTC-OHSAS 18001-2007.
 NTC-ISO 31000
Recursos:
A1.P04 22/12/2016

CONTROLES PÁGINA:
3 de 8

1 Clasificar los procesos y cada Secretaría Profesional Revisar el Mapa de
una de las actividades que lo Administrativa universitaria de procesos
componen. SST
2. Identificar los cambios en la Secretaría Profesional Analizar los resultados
organización, en el sistema de Administrativa universitaria de del formato Control del
gestión, en las nuevas SST cambio.
actividades, implementación de
nuevos controles, o cuando se COPASST
presenten cambios a nivel
externo e interno.
Para la gestión del cambio se

deben identificar los peligros y
riesgos de seguridad y salud
asociados con los cambios en la
Administración Municipal, en el
sistema de gestión o en sus
actividades antes de introducir
tales cambios.
(Aplíquese el procedimiento
Gestión del cambio).
3. Identificar peligros para las Secretaría Profesional Analizar los datos

actividades rutinarias y no Administrativa universitaria de arrojados de los
rutinarias, aplicando el formato SST registros contenidos en
A1.P04.F01 Análisis de riesgos el formato A1.P04.F01
por cargo, el cual debe ser COPASST Análisis de riesgos por
diligenciado por cada trabajador. cargo.
Además se realizan
periódicamente visitas de Analizar los datos
inspección a las áreas que están arrojados de los
bajo el control de la organización; registros contenidos en
entrevistas a los trabajadores o el formato de Reporte
contratistas y observación de los de actos y condiciones
puestos de trabajo. inseguras.
Se contemplan los peligros que

se originen fuera de los lugares
de trabajo, con capacidad de
afectar adversamente la salud y
seguridad de las personas que
A1.P04 22/12/2016

CONTROLES PÁGINA:
4 de 8
están bajo el control de la

organización; además riesgos en
infraestructura, equipos,
materiales u otros que sean
suministrados por la organización
o por otros.
Se analizan los siguientes

aspectos:
Tareas a realizar: Duración y

frecuencia.
Lugares donde se realiza el
trabajo.
Quien realiza el trabajo tanto
permanente como ocasional.
Otras personas que pueden
ser afectadas por las
actividades de trabajo como
contratistas, subcontratistas y
visitantes.
Formación que han recibido los
trabajadores, sobre la ejecución
de sus tareas.
Procedimientos escritos de
trabajo.
Permisos de trabajo.
Informaciones de fabricantes y
suministradores para el
funcionamiento y mantenimiento
de planta, maquinaria o equipos.
De igual manera los trabajadores

identifican los riesgos y peligros
asociados mediante el formato
de Reporte de actos y
condiciones inseguras.
4. Analizar los riesgos, permitiendo Secretaría Profesional Analizar los datos
identificar las etapas básicas de Administrativa universitaria de arrojados de los
una tarea, determinar los factores SST registros contenidos en
de riesgo asociados con cada el formato Análisis de
uno de los pasos, y establecer COPASST riesgos por cargo.
las medidas preventivas para
eliminar o controlar dichos Analizar los datos
factores. arrojados de los
registros contenidos en
Todos los aspectos importantes el formato matriz de
de un oficio se consideran y identificación de
A1.P04 22/12/2016

CONTROLES PÁGINA:
5 de 8
evalúan en el formato matriz de peligros, valoración de

identificación de peligros, riesgos y determinación
valoración de riesgos y de controles.
determinación de controles, a fin
de determinar la necesidad de
aplicar procedimientos operativos
para garantizar la seguridad del
personal, definir y actualizar los
estándares de seguridad, orientar
los programas de inducción,
capacitación o entrenamiento
según las necesidades del
personal.
5. Determinar los controles Secretaría Profesional Analizar la efectividad
existentes, para cada agente Administrativa universitaria de de controles de
contaminante y/o factor de SST acuerdo a los registros
riesgo, siguiendo un orden de contenidos en el
prioridad la fuente, el medio y el COPASST formato matriz de
trabajador. identificación de
peligros, valoración de
riesgos y determinación
de controles.
6. Definir los criterios para la Secretaría Profesional Analizar los criterios de
probabilidad de que ocurra un Administrativa universitaria de probabilidad y
evento se debe tener en cuenta, SST consecuencias,
entre otras la capacidad de registrados en el
control de que la organización COPASST formato matriz de
tenga en la fuente, en el medio o identificación de
en la persona y la efectividad de peligros, valoración de
estas medidas de control, el riesgos y determinación
conocimiento y datos históricos de controles.
de las estadísticas o
enfermedades ocurridas, las
causas, raíces de los accidentes
y el conocimiento de las
mediciones ambientales.
Para definir las consecuencias se

requiere un conocimiento y
análisis histórico de las
estadísticas de accidentalidad o
enfermedades ocurridas en la
empresa o procesos similares y
el potencial de daño
dependiendo de la dimensión del
factor de riesgo (cantidad,
concentración, efectividad de los
controles, entre otros) y de la
A1.P04 22/12/2016

CONTROLES PÁGINA:
6 de 8
fuente.
7. Definir acciones encaminadas al Secretaría Profesional Analizar los criterios de
control a medidas de intervención Administrativa universitaria de probabilidad y
sugeridas teniendo en cuenta el SST consecuencias,
siguiente orden jerárquico para registrados en el
su intervención: COPASST formato matriz de
identificación de
Eliminación. peligros, valoración de
Sustitución. riesgos y determinación
Controles de ingeniería. de controles.
Señalización.
Controles administrativos.
Entrenamiento.
Equipos de protección personal.
Para llevar a cabo este proceso,

se tendrá en cuenta la
participación de los trabajadores,
para el análisis de las causas y
soluciones de los problemas
identificados.
Las anteriores medidas de

control para cada riesgo
formaran parte de los
subprogramas de medicina
preventiva y del trabajo, higiene y
seguridad industrial.
8. Priorizar riesgos determinado por Secretaría Profesional Analizar los criterios de
la valoración que se ha hecho de Administrativa universitaria de probabilidad y
los riesgos, registrando el SST consecuencias,
seguimiento y medición periódica registrados en el
de la efectividad de las medidas COPASST formato matriz de
de control en el formato A01-F7; identificación de
matriz de identificación de peligros, valoración de
peligros, valoración de riesgos y riesgos y determinación
determinación de controles. de controles.
Para seleccionar cuál de éstas se

analizará primero es importante
tener en cuenta los siguientes
criterios:
•Tareas con una frecuencia alta

de accidentes o incidentes.
•Tareas que han ocasionado
muertes, lesiones severas,
enfermedades o daño al
A1.P04 22/12/2016

CONTROLES PÁGINA:
7 de 8
ambiente: no importa la
frecuencia deben tener alta
prioridad.
•Tareas con potencial para
ocasionar lesiones o daños
severos, aunque nunca antes
hayan ocasionado una lesión o
enfermedad.
•Tareas que han sufrido un
cambio en el procedimiento,
equipos o materiales o han sido
afectadas por nuevos
reglamentos o normas.
9. Implementar programas de Secretaría Profesional
gestión para los riesgos Administrativa universitaria de
prioritarios. SST
COPASST
10. Verificar y hacer seguimiento a Secretaría Profesional Acta de reunión del
los controles implementados para Administrativa universitaria de COPASST
considerar su efectividad, los SST
cuales serán evaluados
mensualmente por el COPASST. COPASST
11. Tomar las acciones requeridas a Secretaría Profesional
fin de garantizar la aplicación del Administrativa universitaria de
presente procedimiento SST
aplicando el procedimiento
acciones correctivas, preventivas COPASST
y de mejora. (E2.P2).
Cuando se evidencie que las

medidas de prevención y
protección relativas a los peligros
y riesgos de seguridad y salud en
el trabajo son inadecuadas o
pueden dejar de ser eficaces,
estas deben someterse a una
evaluación y jerarquización
prioritaria y sin demora por parte
de la Administración Municipal.
A1.P04 22/12/2016

CONTROLES PÁGINA:
8 de 8
RESPONSABLE
Inici
o Definir acciones
encaminadas al control a
medidas de intervención
Clasificación de procesos
Priorizar riesgos
Identificar cambios
determinados por la
en la entidad
FLUJO
valoración
(A1.P17)
Identificar peligros para Implementar programas de

actividades rutinarias y no gestión
D E
rutinarias
D I A G R A M A
Analizar los riesgos Verificar y hacer

seguimiento a los controles
Determinar controles Tomar Acciones.

excelentes (E2.P2).
Definir los criterios para la

probabilidad de eventos Fin
Definir los criterios para la

probabilidad de eventos


FECHA DE EMISIÓN
CÓDIGO 22/12/2016
A1.P04.F01
FECHA DE ACTUALIZACIÓN 740
21/05/2018
VERSIÓN Página:
ANALISIS DE RIESGO POR CARGO
2,0 1 de 1
Nombres y Apellidos
No. de Cedula Fecha:
Cargo Grado
Secretaria
Mediante el siguiente formato el trabajador participará en la identificación de peligros del Municipio de Florencia
Relaciones las funciones

y/o tareas:
Identifique los Peligros (marque con una X, los riesgos a los cuales cree estar expuesto)
QUIMICOS FISICOS BIOLOGICOS PSICOLABORALES
Sólidos Ruido Animales Contenido de la tarea

Líquidos (nieblas y rocios) Vibración Vegetales Organización del trabajo
Gases y vapores Presión Virus Relaciones humanas
Humos Iluminación Bacterias Jornada de Trabajo
Fibras Vibración Hongos Responsabilidad de la tarea
Material particulado Temperaturas extremas (Calor) Picaduras CONDICIONES DE SEGURIDAD
CONDICIONES DE SEGURIDAD - ELECTRICOS Temperatura extremas (frio) Mordeduras Accidentes de transito
Alta tensión Radiación ionizante Fluidos o Excrementos CONDICIONES DE SEGURIDAD - LOCATIVOS
Media tensión Radiación no ionizante FENÓMENOS NATURALES Sistemas y medios de almacenamiento
Baja tensión FISICO – QUIMICO Sismos Superficie de trabajo
Instalaciones (área de trabajo, estructura, pisos,

Estática Incendio Terremoto
paredes, techos, escaleras, etc)

Instalaciones electricas provisionales Explosión Vendavales Orden y aseo
CONDICIONES DE SEGURIDAD - MECANICOS Fuga de productos quimicos Inundaciones Trabajo en alturas

Herramientas Reacciones Quimicas Derrumbes y deslizamientos Trabajo en espacio confinado
Máquinas y equipos CONDICIONES DE SEGURIDAD-PUBLICOS Tormentas eléctricas Caída de objetos
Materiales de trabajo Hurto BIOMECANICO OTROS
Transporte mecánico Manifestación Esfuerzo

Mecánismos en movimiento Atentado Plano de trabajo inadeuado
Carga estática (Posturas prolongadas, mantenidas,
Equipos y líneas de presión Atraco inadecuadas, forzadas, extremas o
antigravitacionales)
Carga Dinámica (inadecuada aplicación de

Materiales proyectados Secuestro fuerzas, inadecuada movilización de fuerzas,
movimentos repetitivos)
Elementos cortopunzantes Terrorismo Espacio de trabajo inadecuado

extorsión y boleteo

Observaciones:
Firma del Trabajador

Página 1 de A1.P04.F02 Matriz para la identificación de peligros_9BDB05.xlsx
CÓDIGO ALCALDIA DE FLORENCIA, CAQUETÁ FECHA DE EMISIÓN

A1.P04.F02 22/12/2016
741
VERSIÓN MATRIZ PARA LA IDENTIFICACION DE PELIGROS, VALORACIÓN DE RIESGOS Y DETERMINACION DE CONTROLES PÁGINA:
NIT No. 800.095.728-2 1.0
INFORMACIÓN DE LA MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS EN EL CENTRO DE TRABAJO
Nombre del Centro de Trabajo Sector Económico

SECRETARIA ADMINISTRATIVA
No. de Trabajadores 17 Clase de Riesgo I Fecha última evaluación dd mm aaaa Fecha de realización 12 5 2016
Responsables de la empresa Levantamiento de la información en la matriz realizada por: YOHANA ANDREA ROJAS MARTINEZ Licencia en SO Fecha Verificado por Cargo(s) Asesorado por : PAOLA VALLEJO GUTIERREZ Licencia en SO SOC 240 Fecha 13/04/2012
CRITERIOS DE CONTROL
CONTROL EXISTENTE NIVEL DE DEFICIENCIA EVALUACION DEL RIESGO MARCO LEGAL
MEDIDAS DE INTERVENCION SUGERIDAS
INTERPRETACION DEL NIVEL

INTERPRETACIÓN NIVEL DE
NIVEL DE CONSECUENCIA
NIVEL DE PROBABILIDAD
NIVEL DE DEFICIENCIA
NIVEL DE EXPOSICIÓN
ACEPTABILIDAD DEL
CONTROLES
PROCESO
NIVEL DE RIESGO
TIPO ACTIVIDAD CONTROL EN LA
PROBABILIDAD
LUGAR Y/O PELIGROS ADMINISTRATIVOS,
SUSTITUCION
ELIMINACION
EXPUESTOS
ACTIVIDAD TAREA RUTINARIA / NO DESCRIPCION EFECTOS POSIBLES PERSONA (EQUIPOS / OBSERVACION
DE RIESGO
MUY ALTO
CARGO CLASIFICACION DOCUMENTAL Y ASPECTOS
RIESGO
MEDIO
RUTINARIA
BAJO
ALTO
CONTROL ELEMENTOS DE
FUENTE MEDIO TRABAJADOR ADVERTENCIA LEGALES
INGENIERIA PROTECCION
(SENALIZACION / APLICABLES
PERSONAL,
DELIMITACIÓN /
FORMACIÓN)
DEMARCACIÓN)
742
INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO DE MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, VALORACIÓN DE RIESGOS, DETERMINACIÓN DE
CONTROLES
La matriz adjunta contiene 8 procesos descritos, como ejemplo de ejercicio y guia para el el desarrollo de la
matriz peligros y riesgos de la empresa cliente
INFORMACIÓN GENERAL DE LA EMPRESA
Nombre de la empresa: Escriba el nombre completo o Razón Social de la empresa en la cual se lleva a cabo la Matriz de identificación de peligros
Tipo de documento: Señale el tipo de documento que tiene la empresa Nit, Cédula de ciudadanía, Cédula de extranjería
Número de documento: Escriba el número de identificación de la empresa, incluya todos los dígitos, sin guiones ni puntos de separación.
Centros de Trabajo: Señale con X según el caso, si la empresa la empresa cuenta con centros de trabajo ( SI/NO)
No de Sedes de Trabajo (No sedes): Escriba el número de sedes de trabajo con que cuenta la empresa
Actividad económica: Escriba el nombre de la actividad económica principal desarrollada por la empresa (extracción de carbón; Transporte urbano de
pasajeros, etc.) según el decreto 1607/2002
Clases de riesgos: Escriba la clase(s) de riesgo según clasificación del centro de trabajo por parte de la ARP
Número de Trabajadores: Escriba el número total de trabajadores que tiene el área o proceso a intervenir, temporales, contratos y planta.
Tiempo de funcionamiento de la empresa: Escriba el tiempo que lleva funcionando la empresa en días, meses y años.
Prima de cotización:: Escriba el monto en pesos ($) correspondiente al dinero cotizado por la empresa a la ARP
Dirección: Escriba la dirección principal de la empresa
Teléfonos: Escriba el número o los números principales de la empresa
Móvil: Escriba el número de teléfono móvil de la empresa o de la persona responsable
FAX: Escriba el número en donde se pueda remitir la información
Correo electrónico: Escribe el correo de la persona a quien se le pueda remitir el resultado e informe realizado
Ciudad o Municipio: Escriba el nombre de la ciudad o municipio donde se encuentra ubicada la empresa
Departamento: Escriba el nombre del departamento donde se encuentra ubicada la empresa
INFORMACIÓN DE LA MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS EN EL CENTRO DE TRABAJO
Nombre del centro de trabajo: Escriba el nombre del centro de trabajo, área o proceso, en donde se realiza la matriz de identificación de peligros
Actividad económica: Escriba el nombre de la actividad económica del centro de trabajo, área o proceso, en donde se realiza la matriz de identificación de
peligros de acuerdo a lo dispuesto en el decreto 1607/2002
Número de Trabajadores: Escriba el número total de trabajadores que tiene el centro de trabajo, área o proceso a intervenir (temporales, contrato y planta)
Clase de Riesgo: escriba la clase de riesgo (de 1 a 5) o los diferentes riesgos asociados al centro de trabajo, área o proceso en donde se realiza la matriz
de identificación de peligros.
Fecha de última evaluación: Escriba la fecha en la cual se realizó la última identificación de los peligros en la empresa, centro de trabajo, área o proceso a
evaluar , en el siguiente orden: día, mes y año, utilice números arábigos.
Fecha de realización: Escriba la fecha en la cual se realiza el levantamiento de la información para la identificación de los peligros, en el siguiente orden:
día, mes y año, utilice números arábigos.
743
Responsables de la empresa: Personas en cargadas de realizar el levantamiento y divulgación y socialización de manera interactiva por parte de la
empresa de la realización de la Matriz de identificación de peligros. (Objetivo Buscar la participación de todos los niveles de organización de manera
interactiva).
Levantamiento de la información en la matriz realizada por: Nombre de la persona especialista en salud ocupacional con numero de licencia y
fecha de otorgamiento por el ente regulador.
Verificado por: Digite lo(s) Nombre(s) de la(s) persona(s) que tienen la función de verificar o administrar los reisgos dentro de la organización.
Asesorado por: Escriba el nombre del responsable de la asesoria de la ARP durante el levantamiento y evalaución de la Matriz de identificación de
peligros,
Licencia: Escriba numero de licencia en salud ocupacional y la fecha de otorgamiento por el ente regulador.
CRITERIOS DE EVACUACIÓN
Proceso: Escriba el nombre del proceso, sección o actividad en donde se realiza la identificación de peligros Def; Conjunto de actividadesmutuamente
relacionados o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados (NTC_ISO 9000), Ajuste la celda de acuerdo al numero de
tareas que conformen el proceso.
Lugar de Trabajo: Espacio fisico en el que se realizan actividades relacionadas con el trabajo, bajo el control de la organización
Actividad rutinaria: Escriba la actividad específica a evaluar Definición ;Actividad que forma parte de un proceso de la organización, planificado y
estanadrizado.
Actividad no rutinaria: Escriba la actividad específica a evaluar Definición ;Actividad que no se aplanifcado ni estanadrizado dentro de un proceso de la
organización o actividad que la organización determine como no rutinaria baja frecuencia de ejecución.
Tarea: es el paso especifico que se analiza, selecciones el tamaño de la celda de acuerdo al numero de peligros identificados en la tarea.
Tipo de actividad: Señale con X si la clase de actividad desarrollada es de carácter rutinaria o no rutinaria
Tipo de proceso: Señale con X si el proceso que desarrolla es de carácter rutinario o no rutinario.
Peligro y clasificación: Seleccione o escriba el grupo de Peligro al cual pertenece el factor de riesgo identificado en la actividad (Ej: Físico, químico,
biológico, Biomecanico)
Descripción: Seleccione o amplie que ocurre en relación al peligro y sus clasificación.
Factor de riesgo: Describa o selcciiones el factor de riesgo identificado en la actividad a estudiar (Ej: Ruido, químicos sólidos, exposición a infecciones por)
Efecto posible: describa o seleccione lo que puede genera si el peligro se genera.

Agente del riesgo: Escriba el agente especifico de riesgo que genera la lesión (Ej: Ruido de impacto, ruido continuo, rayos X)
Control existente: marque la casilla donde aplique los controles disponibles
Peligro o fuente: Escriba la fuente, situación o acto con potencial de daño en términos de enfermedad o lesión a personas, o una combinación de estas
Efectos posibles: Escriba la consecuencia más probable (lesiones a las personas, daño al equipo, al proceso o a la propiedad) que puede llegar a generar
un riesgo existente en el lugar de trabajo.
Sistemas de control actual: Describa el sistema de control existente especificando si es en la fuente medio o trabajador
Nive de deficiencia ; seleccione el entre los siguientes MUY ALTO ALTO
Nivel de deficiencia: seleccione con 2, 5 o 10 según el nivel resultados obtenidos por los controles existentes
Nivel de Exposición: Calificar de 1 a 4 y corresponde a la exposición a la causa básica
744
Nivel de Probabilidad: resusltado entre el nivle de deficiencia y la exposición no digita tiene formulación de multiplicar Nivel de deficiencia por Nivel de
Interpretación del nivel de Probabilidad: Corresponde al calculo de la norma se encuentra formulado, compara le nivele de probabilidad con los sigientes
valores entre 24 y 40 Muy alto, entre 10 y 20 es alto, entrre 6 y 8 es Medio entre 2 y 4 es Bajo.
Consecuencia: Calificar con 100 en caso de muerte(s), con 60 lesiones o enfermedad grec irreparable (incapacidad permanente parcial o invalides), con
25 en caso de lesiones o enfermedad con incapacidad laboral temporal, con 10 en lesiones enfermedades que no requieren de incapacidades.
INTERPRETACION DEL NIVEL DE RIESGO: Clasifica de manera automatica con formula según la norma el producto de NIVEL DE PROBABILIDAD
POR NIVEL DE CONSECUENCIA
ACEPTABILIDAD DEL RIESGO: Evalación del riesgo si es aceptado o no por la organización lo clasifica de manera formaulada en aceptable o no
aceptable según formula.
No. Trabajadores expuestos: escriba el número de personas expuestas al factor de riesgo en el proceso, sección o cargo
ELIMINACION; describa si con el control sugerido se elimina el peligro
SUSTITUCION; describa si con el control sugerido se genera una sustitución de los peligros
CONTROL INGENIERIA, ADMINISTRATIVO; describa los controles en el la fuente y como soporte un control administrativo como lo son protocolo
de trabajo seguro.
CONTROLES ADMINISTRATIVOS, DOCUMENTAL Y ADVERTENCIA (SENALIZACION / DELIMITACIÓN / DEMARCACIÓN); describa el tipo de control
administrativo, documental y los que generen advertencias entre ellos señales, delimitación o demarcación que se aplica
EQUIPOS DE PROTECCION INDIVIDUAL; describa los elementos de protecciónque requiere el trabajador a utilizar.
Control en la persona; describa todas la acciones necesarias para implementar o bajar a los colaboradores de una organización Incluye
entrenamiento, procedimientos de trabajo seguro, estandarización
En observaciones: Por ejemplo cuando son peligros de dificil control se puede sugerir el realizar el diagnóstico integral para sectores siniestros
que dispone Postiva Comapñaia de Sseguros/ ARP para el diagnostico, identificación y evaluación de peligros y riesgos se amplia en la
identificación del riesgo del documento diagnostico integral
745
ANEXO A
TABLA DE PELIGROS
Clasificación
Biológico Físico Químico Psicosocial Biomecánicos Condiciones de seguridad Fenómenos naturales*
Gestión organizacional (estilo de

mando, pago, contratación,
Ruido (impacto Mecánico (elementos de máquinas,
Polvos orgánicos participación, inducción y Postura (prologada mantenida,
Virus intermitente y herramientas, piezas a trabajar, Sismo
inorgánicos capacitación, bienestar social, forzada, antigravitacionales)
continuo) materiales proyectados sólidos o fluidos
evaluación del desempeño, manejo
de cambios)
Características de la organización del
D Iluminación (luz visible
trabajo (comunicación, tecnología, Eléctrico (alta y baja tensión,
e Bacterias por exceso o Fibras Esfuerzo Terremoto
organización del trabajo, demandas estática)
s deficiencia)
cualitativas y cuantitativas de la labor
c Locativo (almacenamiento, superficies
r Características del grupo social
de trabajo (irregularidades,
i Vibración (cuerpo Líquidos (nieblas y del trabajo (relaciones, cohesión,
Hongos Movimiento repetitivo deslizantes, con diferencia del nivel) Vendaval
p entero, segmentaria) rocíos) calidad de interacciones, trabajo en
condiciones de orden y aseo, caídas
c equipo
de objeto)
i Condiciones de la tarea (carga
ó mental, contenido de la tarea,
Temperaturas extremas Manipulación manual de Tecnológico (explosión, fuga,
n Ricketsias Gases y vapores demandas emocionales, sistemas de Inundación
(calor y frío) cargas derrame, incendio)
control, definición de roles, monotonía,
etc).
Presión atmosférica Humos metálicos, no Interfase persona tarea (conocimientos,
Parásitos Accidentes de tránsito Derrumbe
(normal y ajustada) metálicos habilidades con relación a la
Radiaciones ionizantes Jornada de trabajo (pausas, trabajo
Públicos (Robos, atracos, asaltos, Precipitaciones, (lluvias,
Picaduras (rayos x, gama, beta y nocturno, rotación, horas extras,
atentados, desorden público, etc.) granizadas, heladas)
alfa) descansos)
Radiaciones no
Mordeduras ionizantes (láser, Material particulado Trabajo en Alturas
ultravioleta infraroja)
Fluidos o excrementos Espacios Confinados
* Tener en cuenta únicamente los peligros de fenómenos naturales que afectan la seguridad y bienestar de las personas en el desarrollo de una actividad. En el plan de emergencia de cada empresa se consideraran todos
los fenómenos naturales que pudieran afectarla.
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GESTIÓN DOCUMENTAL
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1 de 8

“A1.P05 GESTIÓN DOCUMENTAL”

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GESTIÓN DOCUMENTAL
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2 de 8
Objetivo: Garantizar la adecuada organización y conservación documental del archivo del Municipio de
Florencia.
Alcance: Aplica para todas las actividades archivísticas, procesos y procedimientos del Municipio de Florencia
Definiciones:
Actividad Administrativa: Conjunto de tareas, operaciones, acciones y trámites regladas por las normas y
procedimientos llevadas a cabo por una unidad administrativa (dependencias), que se materializan en tipos
documentales y permiten desarrollar las funciones asignadas.
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, generados en un proceso
natural, por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando el
orden, para servir como testimonio e información de la persona o institución que los produce, o como
elementos para la historia.
Archivo de Gestión: Aquel en el que se reúne la documentación en trámite en busca de solución a asuntos
iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las dependencias u otras que lo soliciten.
Es el archivo de las oficinas productoras.
Archivo Central: Unidad administrativa en donde se agrupan los documentos transferidos, una vez terminado
su trámite y tiempo de retención en los diferentes archivos de gestión de la Entidad, pero que siguen siendo
vigentes y objeto de consulta por las propias dependencias y los particulares en general.
Archivo Histórico: Es aquel al cual se transfiere del archivo central la documentación que debe conservarse
permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia, la cultura y la administración de
la memoria institucional.
Código Serie: Corresponde al sistema de clasificación y codificación de todos los documentos recibidos o
producidos por las diferentes dependencias del Ministerio, establecido en la entidad. El principio fundamental
de este sistema consiste en reunir los diversos conceptos en grupos relacionados por contenidos homogéneos,
con el propósito principal de clasificar los documentos en forma más sencilla y evitar la clasificación y el archivo
arbitrario y desordenado de los documentos.
Comité de Archivo: Es un órgano asesor del Municipio responsable de establecer las políticas de organización,
conservación, consulta y transferencias de la documentación del Ente territorial.
Conservación Total (CT): Son los documentos únicos que por su contenido informan sobre el origen,
desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su
actividad y trascendencia adquiriendo un significado jurídico, autográfico, histórico, cultural, científico y
especialmente valioso para el país. Así mismo, son considerados patrimonio documental de la sociedad que los
produce, utiliza y conserva para la investigación, la ciencia y la cultura y por ello merecen ser conservados
permanentemente y en algunos caos deberán ser transferidos al Archivo General de la Nación.
Disposición Final: Corresponde al destino o selección dado a la documentación, en cualquiera de sus fases,
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VERSIÓN
GESTIÓN DOCUMENTAL
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3 de 8
que bien pueden ser: Conservación Parcial, Conservación Total, Reproducción, Central y/o Destrucción.
Documento: Información y su medio de soporte.
Expediente: Unidad documental formada por un conjunto de documentos o registros generados orgánica y
funcionalmente por un proceso, por lo general se refiere a un mismo asunto.
Folio: Es la hoja de un libro, de un cuaderno o de un expediente.
Foliación: Operación que consiste en enumerar consecutivamente los folios de una carpeta o expediente,
únicamente por el folio-recto.
Folio-recto: Primera cara de un folio.
Folio-verso o vuelto: Segunda cara de un folio.
Inventario Documental: Es el instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de
un fondo, siguiendo la organización de las series documentales. Puede ser esquemático, general, analítico y
preliminar.
Oficina Productora de Los Documentos: Nombre de la unidad administrativa que produce y/o conserva la
documentación tramitada en el ejercicio de sus funciones.
Procedimientos: Se deben consignar los procesos aplicados a la serie como: La organización, trámite, estado
de conservación, etc.
Seleccionar o Depurar (S): Procedimiento que se aplica a aquella documentación que a pesar de poseer
valores secundarios pero que por ser muy repetitiva (Circulares, Copias, etc.) debe conservarse parcialmente,
en este caso se impone el muestreo y se realiza una selección o depuración documental, y que en algunos
casos se pueden reproducir para su conservación permanente.
Serie documental: Conjunto de tipos documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados por un
proceso o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
Signatura topográfica: Referencia que indica el estante o fila, el módulo y la bandeja en la que se encuentra
un documento, dentro de un Archivo de Gestión o un repositorio del Archivo Central.
Soporte Documental: Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados como:
Papel (periódicos, revistas, cartas, libros, folletos, etc.) Audiovisuales, Fotográficos, Fílmicos, Magnéticos,
sonoros, etc.
Subserie: Aquellos documentos que son el resultado de una misma gestión y cuyo contenido temático se
refiere a un asunto específico. Ejemplo: Serie: CONTRATOS, Subseries: Contratos de Prestación de servicios.
Contrato de obra, etc.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de las actividades
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VERSIÓN
GESTIÓN DOCUMENTAL
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4 de 8
desempeñadas. Oficio, Acta, Resolución, Informe, Memorando, entre otros.
Tabla de retención documental: Listado de series y subseries con sus correspondientes tipos documentales,
a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. La tabla de
retención documental también define el destino del documento al finalizar su vigencia administrativa legal o
fiscal.
Tiempo de Retención: Es el plazo en términos de tiempos (años) en que los documentos deben permanecer
en el archivo respectivo: Archivo de Oficina (Gestión), y en el Archivo Central.
Unidad documental Es la pieza mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada
como documento. La unidad documental puede ser simple cuando está constituida por un solo documento, y
compleja cuando le componen varios, dando lugar al expediente. Puede ser unidad documental un acta, un
oficio, un informe, un expediente, etc.
Producto o servicio: Administración de ventanilla única

Consulta de documentos en archivo central.
Normatividad:
 Constitución Política de Colombia

 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Norma de Calidad para la
Gestión Pública. Bogotá: ICONTEC, 2004. (NTCGP 1000).
 Ley 80 de 1989 “ Por la cual se crea el Archivo General de la Nación”
 Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos)
 Decreto 1382 de 1995, por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia de la
documentación histórica de los archivos de los Organismos Nacionales al Archivo General de la Nación.
 Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994, por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos
 Acuerdo 060 de 2001 establece pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las
entidades públicas y en las privadas que cumplen funciones públicas.
 Acuerdo 038 de 2002 por el cual se establece la responsabilidad del servidor público frente a los
documentos y archivos.
 Acuerdo 039 de 2002 por el cual regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de
Retención Documental.
 Acuerdo 042 de 2002 Establece criterio para la organización de los archivos de gestión en las entidades
públicas y en las privadas que cumplen funciones públicas y se regula el inventario único documental.
Recursos:
A. Tecnológicos: Computador, impresora, fotocopiadora, scanner, teléfono

B. Logísticos: Papelería, Escritorios, sillas, elementos de oficina
C. Humanos: Administración con conocimientos en archivística, Técnico en Archivística y Auxiliar
Administrativo.
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GESTIÓN DOCUMENTAL
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5 de 8

Recibir la correspondencia Auxiliar Verificar que la
interna y externa de la Entidad administrativo – comunicación venga
verificando que llegue firmada archivo y dirigida a la Entidad
1 por quien la envía, indicando correspondencia
dirección y teléfono donde se
notificará la respuesta.
Seleccionar y radicarla la
correspondencia en el
software de acuerdo al asunto
del documento y a los
Auxiliar
parámetros que establece la
administrativo –
2 Entidad, para asignarle el
archivo y
número de radicado, y firmar
correspondencia
el recibido indicando fecha,
hora de recibo y firma el
recibido.
Generar las planillas para Auxiliar Revisar y organizar la

entrega de la correspondencia, administrativo – correspondencia con cada
3
interna y externa. archivo y planilla.
Secretaría correspondencia
Distribuir la correspondencia Administrativa Verificar que cada
en cada una de las dependencia reciba
dependencias, entidades y/o oportunamente la
personas, naturales o correspondencia que le fue
4
jurídicas, haciendo firmar la enviada
planillas y la copia de la Funcionario en
comunicación, cuando se trata misión -
de correspondencia interna. mensajeros
5 Devolver las planillas y las
copias de las comunicaciones
entregadas a la ventanilla
única. Verificar la entrega total de
la correspondencia
6 Recepcionar, organizar y Aux. radicada.
archivar las planillas y las Administrativo –
copias de las comunicaciones. archivo y
correspondencia
Generar Informe mensual de Aux.
7 los derechos de petición y Administrativo –
tutela. archivo y
correspondencia
8 Consolidar el reporte de cada Profesional
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VERSIÓN
GESTIÓN DOCUMENTAL
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6 de 8
uno de los usuarios de Universitario

ventanilla de los derechos de archivo y
petición y tutela, y lo remite a correspondencia
la Oficina de Control Interno.
CONSULTA EN ARCHIVO CENTRAL

1 Recepción, verificación y
almacenamiento y
conservación de la información Secretaría
recibida a través de Administrativa
transferencia documental.
Profesional
2 Se recibe la solicitud verbal o Universitario
escrita identificando el asunto Archivo Y
o documento requerido, por la Correspondencia
Entidad,
entidad, dependencia o
Dependencia o
persona pública o privada, de
Persona Pública
acuerdo a los lineamientos
o Privada
establecidos por el Archivo
General de la Nación.
3 Se ubica el documento o
expediente y se lleva a la
mesa de consulta, donde el
solicitante podrá revisar. Revisión de cumplimiento
de los lineamientos de la
4 Se diligencia constancia de Ley General de Archivo
consulta, se firma por el
consultante.
5 Se regresa el expediente a su
Técnico
lugar de conservación.
Administrativo
Secretaría
Administrativa
A1.P05 31/12/2013
VERSIÓN
GESTIÓN DOCUMENTAL
1.0 PÁGINA:
7 de 8
RESPONSABLE
PROFESIONAL
AUXILIAR ADMINISTRATIVO UNIVERSITARIO FUNCIONARIO EN MISION
Recepción de la
correspondencia
Selección y radicación de
la correspondencia
Distribuir la correspondencia en
FLUJO
Generar la planilla y
organizar la correspondencia las entidades, dependencias y/o
personas públicas o privadas
D E
Recepción de las planillas y Devolver las planillas y copias

copias de los recibidos, de la correspondencia
organiza y archiva entregada
D I A G R A M A
Genera informe mensual de los

derechos de petición y tutela
Consolida informe
y remite a la
oficina de Control
Interno
A1.P05 31/12/2013
VERSIÓN
GESTIÓN DOCUMENTAL
1.0 PÁGINA:
8 de 8
CONSULTA EN ARCHIVO CENTRAL

PROFESIONAL UNIVERSITARIO TECNICO ADMINISTRATIVO
Recepción, verificación y
almacenamiento de la
información recibida por
transferencia documental
Se recibe la solicitud de la entidad,

dependencia o persona pública o privada Se ubica el documento o expediente y
se lleva a la mesa de consulta.
Se diligencia la constancia y se hace

firmar por el consultante
Se regresa el expediente
o documento al lugar de
conservación

Nombre: José Gabriel Tovar R. Nombre: Carlos A. Valencia Rubio Nombre: Comité de Coordinación
Fecha: 21/11/2013
DD/MM/AA DD/MM/AA
754
A1.P10 30/06/2015
VERSIÓN
RECOBRO DE INCAPACIDADES
1.0 PÁGINA:
1 de 9

“A1.P10 RECOBRO DE INCAPACIDADES”

755
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VERSIÓN
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Objetivo: Orientar los pasos a seguir para el trámite de reconocimiento, liquidación, pago y/o descuento en
nómina de las incapacidades y licencias por maternidad de los (as) servidores (as) públicos (as), tanto por parte
del médico tratante como de las IPS adscritas a las Empresas Promotoras de Salud (EPS), de la
Administradora de Fondo de Pensiones (AFP) y/o Administradora de Riesgos laborales (ARL), con el fin de
protocolizar el conocimiento y ejecución del tema.
Alcance: Inicia con la entrega de la incapacidad médica por parte del funcionario al Jefe inmediato, y finaliza
con el reconocimiento del ingreso en las cuentas bancarias que el área de tesorería tiene destinadas para tal
fin. Aplica para las áreas de Talento Humano, Contabilidad y Tesorería.
Definiciones:
Incapacidad: Estado de inhabilidad física o mental que impide desempeñar en forma temporal o permanente, la
profesión u oficio del trabajador.
Certificado de Incapacidad: Documento único oficial que expiden las EPS a través de los profesionales de la
salud autorizados.
Prorroga de Incapacidad: Tiempo de incapacidad posterior al inicial por la misma enfermedad o diagnóstico,
cuando entre uno y otro no haya interrupción mayor de 30 días calendario.
Epicrisis: Es la historia clínica que es un documento privado obligatorio y sometido a reserva en el cual se
registran cronológicamente las condiciones de salud de una persona, los actos médicos y demás
procedimientos ejecutados por el equipo de salud que interviene en su atención.
Auxilio de Incapacidad: Se define como el reconocimiento de la prestación de tipo económico y pago de la

misma que hacen las EPS y ARL a sus afiliados.
Ingreso Base de Cotización (IBC): Monto del salario sobre el cual se aplica el porcentaje de liquidación para el
pago de incapacidades y licencias. Los factores salariales que hacen parte del IBC son:
 Asignación básica mensual
 Gastos de representación
 Prima técnica
 Prima de antigüedad
 Trabajo suplementario o de horas extras y recargos (diurnos, nocturnos, dominicales y festivos.
 Bonificación por servicios prestados
EPS: Entidad promotora de Salud: Una entidad promotora de salud, pertenecen al Sistema de Salud en
Colombia, las cuales no prestan servicios médicos, sino que promueven dichos servicios a usuarios en un
esquema de aseguramiento. Las personas se afilian a las EPS para luego ser atendidas
en clínicas y hospitales, las cuales sí brindan los servicios médicos pero no cobran por estos a los pacientes.
Clases de Incapacidades:
 Por Enfermedad General: Consecuencia de una enfermedad o accidente de origen común que no
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guarda relación con el desarrollo del trabajo o el medio en el cual el (la) trabajador (a) ejerce sus
funciones.
 Por Enfermedad Profesional: Consecuencia de una enfermedad originada en la clase de trabajo o por
el medio en el cual el (la) trabajador (a) desarrolla sus funciones.
 Por Accidente de Trabajo: Lesión orgánica, perturbación funcional, invalidez o la muerte. Es también
accidente de trabajo aquel que se produce durante la ejecución de órdenes del empleador, aún fuera
del lugar y horas de trabajo. Igualmente se considera accidente de trabajo el que se produzca durante
el traslado de los trabajos desde su residencia a los lugares trabajo o viceversa, cuando el transporte
lo suministre el empleador. (Ley 1295 de 1994).
Y estas a su vez pueden ser: menores o mayores a 180 días.
Clases de Licencias:
 Maternidad Preparto: Tiempo remunerado que se concede a la servidora Publica con anterioridad a la
fecha probable del parto. Si por alguna razón medica no puede optar por este, podrá sumarlo al
tiempo de posparto. Así mismo, podrá trasladar una de las dos semanas de esta licencia para
disfrutarla con posterioridad al parto, en este caso gozaría 13 semanas posparto y una semana
preparto.
 De maternidad: Tiempo remunerado que se conoce a la servidora publica al termino de su embarazo
para que se retire temporalmente de sus labores, con le fin de brindar atención y cuidados a su bebe,
así como para recuperarse física y sicológicamente del esfuerzo que implica dar a Luz.
 De paternidad (Ley María): Tiempo remunerado que se otorga al esposo o compañero permanente.
 De maternidad por Adopción: Tiempo remunerado que se reconoce a la servidora publica, a partir de
la fecha de la entrega oficial del niño (a) adoptado (a). esta se hara extensiva al padre adoptante en
caso que no tenga esposa o compañera.
 Por Aborto: tiempo remunerado que s e reconoce a la servidora publica en caso de aborto o parto por
criatura muerta.
Concepto Favorable de AFP: La AFP podrá postergar el trámite de calificación de invalidez hasta por 360 días
calendario adicionales a los primeros 180, siempre que le otorgue al (la) servidor (a) público (a) un subsidio
equivalente a la incapacidad que viene disfrutando.
Concepto Desfavorable de AFP: La AFP debe remitir el caso a las juntas de calificación de invalidez.
Corresponde a la Oficina de Salud Ocupacional hacer el seguimiento del concepto de rehabilitación, que emita
la EPS y comunicarlo al área de Nómina y al servidor público(a). Si transcurridos los anteriores términos
legales, no se ha obtenido de parte de la EPS el concepto de rehabilitación, el área de Nómina requerirá
nuevamente a la EPS para la obtención de dicha calificación.
Recobro efectivo.
Normatividad:
 Código Sustantivo del Trabajo: Artículo 40 párrafo 1, Artículo 227, Artículo 228 por el cual seda un auxilio
monetario por enfermedad no profesional.
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 Decreto 3135 de 1968: Por el cual se prevé la integración de la seguridad social entre el sector público y el
privado, y se regula el régimen prestacional de los empleados públicos y trabajadores oficiales.
 Decreto 1848 de 1969: Por el cual se reglamenta el Decreto 3135 de 1968.
 Decreto 819 de 1989: Por el cual se reglamentan parcialmente el Decreto Extraordinario 3135 de 1968 y la
Ley 71 de 1988.
 Decreto 2177 de 1989: Por el cual se desarrolla la Ley 82 de 1988, aprobatoria del convenio número 159,
suscrito con la Organización Internacional del Trabajo, sobre readaptación profesional y el empleo de
personas invalidas.
 Decreto 1158 de 1994: Mediante el cual se establecen los factores que conforman el ingreso base de
cotización.
 Decreto 1295 de 1994: Por el cual se determina la organización y administración del Sistema General de
Riesgos Profesionales.
 Decreto 806 de 1998: Por el cual se reglamenta la afiliación al régimen de seguridad social en salud y la
prestación de los beneficios.
 Decreto 1406 de 1999: Por el cual se adoptan unas disposiciones reglamentarias de la Ley 100 de 1993,
se reglamenta parcialmente el artículo 91 de la Ley 488 de diciembre 24 de 1998, se dictan disposiciones
para la puesta en operación del Registro Único de Aportantes al Sistema de Seguridad Social Integral, se
establece el régimen de recaudación de aportes que financian dicho Sistema y se dictan otras
disposiciones.
 Decreto 1804 de 1999: Por la cual se determina que las prestaciones económicas derivadas de las
incapacidades por enfermedad general y licencias de maternidad se reconocerán por la EPS, siempre y
cuando el empleador haya pagado los aportes en forma ininterrumpida y oportuna por lo menos durante
cuatro (4) meses de los seis (6) meses anteriores a la fecha de causación del derecho.
 Decreto 4023 de 2011: Por la cual se reglamenta el proceso de compensación y el funcionamiento de la
Subcuenta de Compensación Interna del Régimen Contributivo del Fondo de Solidaridad y Garantía –
Fosyga, se fijan reglas para el control del recaudo de cotizaciones al Régimen Contributivo del Sistema
General de Seguridad Social en Salud y se dictan otras disposiciones.
 Decreto Ley 019 de 2012: Por la cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones,
procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.
 Decreto 1352 de 2013: Por la cual se reglamenta la organización y funcionamiento de las Juntas de
Calificación de Invalidez y se dictan otras disposiciones.
 Ley 100 de 1993: Por la cual se crea el Sistema de Seguridad Social Integral y se dictan otras
disposiciones.
 Ley 755 de 2002: Por la cual se modifica el parágrafo del artículo 236 del Código Sustantivo del Trabajo.
 Ley 797 de 2003: Por la cual se reforman algunas disposiciones del Sistema General de Pensiones
previsto en la Ley 100 de 1993 y se adoptan disposiciones sobre los Regímenes Pensionales Exceptuados
y Especiales.
 Ley 962 de 2005: por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos
administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones
públicas o prestan servicios públicos.
 Ley 1468 de 2011: Por la cual se modifican los artículos 236, 237, 57 y 58 del Código Sustantivo del
Trabajo y se dictan otras disposiciones.
 Ley 1562 de 2012: Por la cual se modifica el Sistema de Riesgos Laborales y se dictan otras disposiciones
en materia de Salud Ocupacional.
 Decreto 2943 de 2013 : Por la cual se modifica el Parágrafo 1° del Artículo 40 del Decreto 1406 de 1999,
en donde dice que las prestaciones económicas correspondientes a los dos (2) primeros días de
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incapacidad laboral originada por enfermedad general, tanto en el sector público como en el privado,
serán a cargo del empleados y su monto no será diferente a las 2/3 partes del salario, esto es, el 66%,
toda vez que ni el Artículo 227 del Código Sustantivo del Trabajo así como ninguna otra disposición, han
establecido que los dos (2) primeros días de incapacidad serán pagaderos sobre el 100% del salario
del trabajador.
Recursos:
Tecnológicos:
Computadores, Impresora con fotocopiadora y escáner
Internet e Intranet de alta velocidad.
Software – Sysman, modulo Nomina
Logísticos:
Instalaciones con espacio suficiente en ambiente fresco y agradable.
Escritorios y sillas individuales y mesa de trabajo, en condiciones ergonómicas saludables, y papelería en
general
Humanos:
Jefe de Oficina: Profesional Especializado
Profesionales Universitarios: Un Contador Público
Auxiliar Administrativo: Un Auxiliar Administrativo

RECEPCION, ARCHVO, TRANSCRIPCION Y LIQUIDACION DE LICENCIAS E INCAPACIDADES.
Informar la Ausencia del Incapacitado: El
servidor Público tiene el deber de informar en un
Servidor Comunicación
término no mayor a un (01) día su ausencia por
Gerencias, Público escrita, vía
incapacidad a su respectivo jefe inmediato y a la
Secretarias y Incapacitado, correo
1 oficina de Recursos Humanos, habiendo tomado o
Áreas Jefe Inmediato electrónico o
no dicha incapacidad; y en todo caso, el jefe
involucradas del área telefónico
inmediato debe informar a Recursos Humanos la
involucrada
ausencia del Servidor Público.
Recepción de la Licencia o Incapacidad: El

Servidor Público Incapacitado ó a quien delegue,
tiene el deber de hacer entrega a su jefe inmediato Servidor
del documento original de la incapacidad, o Público
Licencia de maternidad con los demás Gerencia, Incapacitado,
Certificado
documentos exigidos por la Ley (Historia clínica en Secretaria o Jefe Inmediato
Incapacidad –
sobre cerrado); el jefe inmediato a su vez, allegara área del área
2 Historia Clínica
dicha documentación a la oficina de Recursos Involucrada, involucrada,
o transcripción.
Humanos en un término de dos (02) días hábiles Recursos Auxiliar
siguientes a la fecha de expedición del Humanos Administrativo
documento. Recursos
Es responsabilidad del jefe inmediato exigir el Humanos
cumplimiento de la documentación establecida.
Si pasados 30 días no allega la documentación
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exigida, se hará traslado por competencia a la

oficina de Control Interno Disciplinario.
No Cumple: Apertura Proceso Disciplinario
Si Cumple: continua punto 4
Archivo copia incapacidad en Hoja de Vida:

Las incapacidades inferiores a 3 días se
archivaran en el expediente de la Hoja de Vida del
funcionario y no continuara proceso alguno. Archivo Copia
Recursos Auxiliar
3 Las incapacidades y Licencias superiores a 2 días, Incapacidad y/o
Humanos Administrativo
se fotocopiaran en dos ejemplares, de las cuales Licencia
un ejemplar se archivara en el expediente de la
Hoja de Vida del funcionario.
Transcripción y Liquidación de las Incapacidad

o Licencia: Se hará el trámite de transcripción y
Liquidación de las incapacidades y Licencias ante Incapacidad o
la Entidad Aseguradora correspondiente, en los Recursos Auxiliar Licencia
quince (15) días hábiles siguientes de haber Humanos Administrativo Transcrita
recibido la documentación de incapacidad.
Transcrito: continua punto 6
Rechazo de la Transcripción: Si la solicitud de

transcripción es rechazada:
a) Por Documentación: si la causa se atribuye al
Gerencia,
servidor público, le será devuelta al jefe Comunicación
Secretaria o Jefe Área,
4 inmediato con las anotaciones respectivas y para subsanar
área, oficina Servidor
se otorgara un plazo no superior a diez (10) rechazo
Control Interno Público
días para ser subsanar; Vuelve punto 2.
Disciplinario Incapacitado
El incumplimiento dará traslado por
competencia a la oficina de Control Interno
Disciplinario.
b) De tipo Jurídico: Cuando sea rechazada de
tipo Jurídico, Ejemplo (por pago en mora o Comunicación
Oficina
extemporáneo), la oficina de Recursos de Traslado
Asesora Jefe Área
Humanos hará traslado de oficio a la Oficina competencias
Jurídica
Asesora Jurídica para que adelante mediante
proceso jurídico el cobro de dicha
incapacidad o Licencia. Continúa punto 5.
Apertura de Proceso Jurídico: La oficina
Asesora Jurídica adelantara el proceso jurídico
necesario para hacer efectivo la transcripción y
liquidación de las incapacidades rechazadas. Oficina
Profesional Transcripciones
5 Una vez transcritas y Liquidadas están pasaran a Asesora
Universitario y Liquidaciones
la oficina de Recursos Humanos para su Jurídica
respectiva clasificación y continuación del proceso
de reconocimiento. Continúa punto 6.
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CLASIFICACION Y TRAMITE DE RECONOCIMIENTO DE LICENCIAS E INCAPACIDADES

Clasificación de las Incapacidades y Licencias:
Se hará la respectiva clasificación de las
incapacidades y Licencias así:
a) Enfermedad Laboral Recursos

Auxiliar Clasificación de
b) Accidente laboral Humanos
Administrativo Incapacidades y
c) Enfermedad General
Licencias
d) Licencias de maternidad, paternidad y por no
nacido.
Las Incapacidades de tipo laboral (numeral a y b)
6
serán informadas al área de Seguridad y Salud en
el Trabajo para que adelante su procedimiento
correspondiente. Área de
Todas las Incapacidades Transcritas y Liquidadas Seguridad y
Profesional Comunicación
deben trasladarse a: Salud en el
Universitario de traslado
1. área de nomina para su ingreso como Trabajo
novedad. Continúa punto 9.
2. Tramite de cobro ante Entidad
correspondiente. Continúa punto 7.
Tramite de Reconocimiento Económico de la

Licencia o Incapacidad: El empleador a través
de la oficina de Recursos Humanos adelantara el Solicitud escrita
trámite para el reconocimiento económico de la Recursos Auxiliar de
7
licencias e incapacidades debidamente trascritas y Humanos Administrativo Reconocimiento
Liquidadas ante las Entidades aseguradoras Económico
correspondientes. Continúa punto 8.
Listado Mensualizado de Licencias e

Incapacidades pendientes de Pago: la oficina de
Recursos Humanos envía al área de Tesorería de Oficio remisorio
Recursos Auxiliar
8 la Secretaria de hacienda, la relación de Licencias y Listado
Humanos Administrativo
e Incapacidades que han sido tramitado su cobro. Mensualizado
Continúa punto 11.
GENERACION DE NOVEDAD DE NOMINA, CONTABILIZACION Y VERIFICACION DEL PAGO EFECTUADO

POR ENTIDAD ASEGURADORA
Ingreso de las Incapacidades como Novedad
de Nomina: El área de Nómina realiza la
liquidación del valor de la incapacidad y Licencia
ya transcrita, para hacer el descuento al
Nomina – Resumen
servidor(a) público(a) y el cobro a la EPS así: Profesional de
9 Recursos Mensual de
 Los Dos Primeros días de incapacidad: El Nomina
Humanos Incapacidades
municipio de Florencia, asume el 100% del
valor de la incapacidad.
 Desde el día 3 hasta el día 90 de
incapacidad: El Servidor (a) público (a):
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VERSIÓN
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Asume 1/3 parte del valor de la incapacidad y

la EPS asume 2/3 del valor de la incapacidad.
 Desde el día 91 hasta el día 180: La EPS
asume el 50% del valor de la incapacidad y el
Servidor (a) público (a) asume el otro 50%
del valor de la incapacidad.
 Desde el día 181 en adelante, la AFP asume
el valor de la incapacidad.
Toda Licencia es reconocida por la EPS al 100%.
En todo caso, desde el día 3, hasta el día 180 de
incapacidad, el área de Nómina debe generar el
reporte de la novedad para efectuar el descuento
al (la) servidor (a) público (a) en la nómina
siguiente con base en el IBC del mes
inmediatamente anterior al inicio de la
incapacidad, respetando el límite de un (1)
SMLMV en el ingreso mensual del trabajador,
conforme con el siguiente orden de prioridad en
descuentos:
 Incapacidades
 Embargos
 Cooperativas y bancos (los numerales 2 y 3
operan según la fecha de notificación)
 Otros.
Contabilización de las Licencias e

Incapacidades: la oficina de Recursos Humanos
hará traslado del informe denominado “Resumen
mensual de Incapacidades” que se reflejara en las Profesional Soporte
10 Contabilidad
novedades de nomina mensualizado a la Universitario Contable
Secretaria de Hacienda – área de contabilidad
para su respectiva contabilización.
Seguimiento y Verificación del Pago efectuado

por la EPS: la oficina de Tesorería adscrita a la
Secretaria de Hacienda hará seguimiento y Auxiliar
verificación de los pagos efectuados por Administrativo
Tesorería Conciliación
11 incapacidades y Licencias. RH y Auxiliar
Municipal Bancaria
Posteriormente hará conciliación a dichos pagos e Administrativo
informara a contabilidad para su respectiva Tesorería
contabilización.
762
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VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
9 de 9
RESPONSABLE
SERVIDOR PUBLICO- AUXILIAR PROFESIONAL PROFESIONAL
JEFE INMEDIATO ADMINISTRATIVO UNIVERISTARIO UNIVERSITARIO
Archivo copia en Fin Fin
Inicio Hoja de Vida
No Cumple Apertura Proceso

Informar Ausencia Recepción de Licencia Disciplinario S.P.
del Incapacitado o Incapacidad
Por Documentos
Transcripción y De Tipo Jurídico

Es
Liquidación
FLUJO
Rechazado
Incapacidades
Superiores a 3 días
Apertura Proceso
Transcrita y Liquidada Jurídico ante EPS
Si
-Enfermedad Laboral.
Seguridad y
D E
Clasificación de -Accidente Laboral

Salud en el
la Incapacidad o Trabajo
Licencia
D I A G R A M A
Ingreso de
Fin
-Enfermedad Incapacidades como
General novedad de Nomina
Reconocimiento
Económico de la Contabilización de las
Incapacidad o Incapacidades
Licencia
Listado Mensual Verificación y

de Conciliación del pago
Incapacidades Efectuado.
pendientes pago
Fin

Nombre: Edimer Gutiérrez Z. – Claudia Nombre: Ana Cecilia Gil Rueda Nombre: Comité Coordinación
Liliana Quintero Cargo: Representante Alta Dirección Sistema de Control Interno
Cargo: Profesional Universitario–Asesora para el MECI Cargo:
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VERSIÓN
PREVENCION, PREPARACION Y
1.0 RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS PÁGINA:
1 de 5

“A1.P11 PREVENCION, PREPARACIÓN Y RESPUESTA
ANTE EMERGENCIAS”

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Objetivo: Establecer y generar destrezas y condiciones, que permita responder efectiva y eficientemente a una
emergencia, de manera que se reduzca la afectación a personas y a la propiedad.
Alcance: Aplica a todos los centros de trabajo y a todos los trabajadores, independientemente su forma de
contratación o vinculación, así como a proveedores y visitantes.
Definiciones:
Emergencia: Una situación fuera de control que se presenta por el impacto de un desastre y que puede
presentarse en cualquier momento.
Simulacro: Acción que se realiza imitando un suceso real para tomar las medidas necesarias de seguridad en
caso de que ocurra realmente.
Brigada: Grupo de personas que realizan una actividad específica en caso de desastres para restablecer las
condiciones de operación de las instalaciones afectadas, incluyendo la seguridad de las personas.
Conato de emergencia: Puede ser controlada y dominada de forma sencilla y rápida con los recursos propios
del local. Debe ser resuelta sin mayores complicaciones para el resto de usuarios de las instalaciones y sin
necesidad de realizar ninguna evacuación.
Emergencia parcial: Requiere la actuación de equipos especiales de emergencia y la evacuación o traslado

del personal de la zona. Sus efectos quedan limitados a un sector y no afectan a los colindantes ni a
terceras personas.
Emergencia General: Precisa de la actuación de todos los recursos del local y la ayuda de medios externos.
Implica necesariamente la evacuación del local.
Equipos de emergencia: Los equipos de emergencia se componen de todas las personas entrenadas y
organizadas para intervenir frente a la emergencia, para lo cual deben tener la información necesaria del riesgo
de la actividad, conocer los medios que existen, combatir el fuego, prestar los primeros auxilios a las personas
accidentadas, coordinarse con los otros equipos de intervención.
Producto o servicio: Simulacros con el fin de evaluar la capacidad de respuesta
Normatividad:
 Ley 1562 de 2012.

 Decreto 1072 de 2015.
 NTC-OHSAS 18001-2007
Recursos:
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VERSIÓN
3 de 5

1 Convocar al personal para la Secretaría Profesional
integración de las brigadas de Administrativa Universitaria
emergencia, utilizando
diversos medios de
comunicación.
2 Constituir y asignar funciones
a las brigadas de emergencia
por medio de acto Despacho de la
Alcalde(sa)
administrativo y en el formato Alcaldía
Acta de conformación
brigadas de emergencia.
3 Identificar y Evaluar los Secretaría Profesional Analizar los peligros y
peligros Potenciales y Administrativa Universitaria riesgos potenciales.
Situaciones de Emergencia.
COPASST
La identificación inicial de los
peligros potenciales se lleva
a cabo durante el proceso de
identificación de peligros,
valoración de riesgos y
determinación de controles.
4 Garantizar la capacitación Secretaría Profesional
continua y constante para Administrativa Universitaria
garantizar la seguridad de las
personas que conforman las
brigadas de emergencia.
Véase el programa anual de
capacitación.
5 Socializar los planes de Secretaría Profesional Socialización de las
emergencia en cada sede y Administrativa Universitaria responsabilidades de
con todo el personal. cada brigadista.
COPASST
6 Programar y coordinar la Secretaría Profesional
realización de simulacros; Administrativa Universitaria
dejando registros en el plan
de trabajo anual SST.
8 Evaluar la efectividad de Secretaría Profesional Verificar la capacidad
reaccionar ante situaciones Administrativa Universitaria de respuesta de las
de emergencia; dejando brigadas de
registros en el formato emergencia
Informe evaluación de
simulacro.
A1.P11 22/12/2016
VERSIÓN
4 de 5
a) Si la amenaza estaba
prevista y las medidas fueron
eficaces: se corrigen
solamente aspectos menores
del plan para mejorar la
eficiencia.
b) Si la amenaza estaba
prevista pero las medidas
fueron ineficaces: debe
analizarse la causa del fallo y
proponer nuevas
contramedidas.
c) Si la amenaza no
estaba prevista: debe
promoverse un nuevo análisis
de riesgos. Es posible que las
medidas adoptadas fueran
eficaces para una amenaza
no prevista. No obstante, esto
no es excusa para evitar el
análisis de lo ocurrido.
9 Al identificar una situación Trabajadores Todo el personal Comunicación efectiva
real de emergencia debe y oportuna entre
comunicarse de manera brigadas
oportuna con el Jefe de
emergencia; para que este a
su vez active el plan de
contingencia y emergencia.
10 Garantizar la aplicación del Secretaría Profesional Efectividad de las
presente procedimiento y Administrativa Universitaria acciones
tomar acciones, aplicando el
procedimiento acciones
correctivas, preventivas y de
mejora.
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VERSIÓN
5 de 5
RESPONSABLE
ALCALDE (SA) PROFESIONAL UNIVERSITARIO TRABAJADORES
Inici
o
Convocar integración
de brigadas
Constituir y asignar
funciones a las Identificar y evaluar
brigadas peligros
FLUJO
Garantizar
capacitación constante
D E
Socializar planes de
D I A G R A M A
emergencia
Programar simulacros
Evaluar efectividad de
reacción
Comunicación
Tomar acciones
situación real de
(E2.P02)
emergencia
Fin


A1.P11.F01 22/12/2016
VERSIÓN ACTA DE CONFORMACION DE
BRIGADAS DE EMERGENCIA
1.0 PÁGINA:
1 de 2
En la ciudad de ___________________ a los ____ días del mes de _________del año _____, se reunieron
los trabajadores en las Instalaciones de la ALCALDIA DE FLORENCIA, previa convocatoria que hiciera el
Representante Legal del Municipio de Florencia, con el fin de elegir a los miembros de las BRIGADAS DE
EMERGENCIAS y con la finalidad de dar cumplimiento a las disposiciones legales vigentes descritas en la
Ley 9 /79 Código Sanitario Nacional, Ley 46 /88 Por la cual se crea y organiza el Sistema Nacional para la
Prevención y Atención de Desastres, Resolución 1016 /89 Por la cual se reglamenta la organización,
funcionamiento y forma de los programas de Salud Ocupacional que deben desarrollar los patronos o
empleadores en el país” Artículo 11. Numeral 18.Decreto ley 919 /89, Decreto 321 de 1999 y demás
disposiciones legales vigentes, por la cual se reglamenta la conformación de las Brigadas para tal efecto se
estableció el siguiente orden del día:
Presentación de candidatos
Elección de los Integrantes de la brigada de emergencia
Constitución de la brigada de emergencia
Funciones de la brigada de emergencias
Una vez realizada la sensibilización a los participantes, el Representante Legal de la Alcaldía de Florencia,
junto con los trabajadores conformaron La Brigadas de Emergencias de la siguiente forma:
BRIGADA DE PRIMEROS AUXILIOS

NOMBRE DEL TRABAJADOR CARGO-SECRETARIA FIRMA
BRIGADA DE CONTROL DE INCENDIOS

BRIGADA DE EVACUACIÓN
A1.P11.F01 22/12/2016
VERSIÓN ACTA DE CONFORMACION DE
BRIGADAS DE EMERGENCIA
1.0 PÁGINA:
2 de 2
JEFE DE LA BRIGADA
Para constancia de lo anterior, se firma en la ciudad de _______ a los ______ días del mes de _________ de
______, por los presentes:
_________________________________
Alcalde Municipal de Florencia
A1.P11.F02 22/12/2016
VERSIÓN
INFORME DE SIMULACRO
1.0 PÁGINA:
1 de 2
Nombre del
ejercicio
Propósito
Objetivos
específicos
Instituciones
involucradas
Aspectos
metodológicos
Lugar Fecha
Evaluador (a) Hora
1= Deficiente (no existe 2= Regular (se identifica 3= Bueno(se identifica el 4 = Muy Bueno(se 5 = Excelente (se crean
el proceso, graves elementos del proceso, proceso en su totalidad, observa el proceso elementos adicionales y
Ponderación
problemas) pero con deficiencias y pero se observan vacíos) completo) complementarios a las
vacíos) pautas establecidas)
Calificación 1 a 5 Observaciones
Aspecto a evaluar
Organización
Establecimiento de responsabilidades
Funcionamiento como equipo
Distribución de roles de acuerdo a las funciones establecidas
Manejo de la información
Captura o recolección de datos (tiempo de captura y transmisión)
Verificación y clasificación de datos
Establecimiento de prioridades
Procesamiento de la información
Actualización de la información
A1.P11.F02 22/12/2016
VERSIÓN
INFORME DE SIMULACRO
1.0 PÁGINA:
2 de 2
Manejo de herramientas de gestión

Uso y aplicación de planos, gráficos, etc.
Uso y aplicación de tablas, guías o listas de recursos
Uso y aplicación de herramientas de captura, procesamiento y actualización
de datos
Aspecto a evaluar Calificación Observaciones1

Uso y aplicación de los procedimientos establecidos en el plan
de emergencia institucional
Elaboración del informe de situación (inicial, intermedio y final)
Toma de decisiones
Identificación de problemas
Establecimiento de prioridades
Elección de cursos de acción para la respuesta operativa
Canalización e implementación de las decisiones tomadas
Coordinación y manejo integral de la situación
Cumplimiento de los protocolos y procedimientos establecidos
Coordinación interinstitucional y en escena
Equilibrio en los resultados obtenidos en los cuatro puntos
anteriores
Coherencia entre la situación y las acciones tomadas
OBSERVACIONES: (escriba en esta casilla sus comentarios
adicionales sobre el desarrollo del ejercicio)
A1.P12 22/12/2016
REPORTE E INVESTIGACIÓN DE FECHA DE ACTUALIZACIÓN

VERSIÓN PRESUNTAS ENFERMEDADES
LABORALES
1.0 PÁGINA:
1 de 4

“A1.P12 REPORTE E INVESTIGACION DE PRESUNTAS
ENFERMEDADES LABORALES”

A1.P12 22/12/2016

LABORALES
1.0 PÁGINA:
2 de 4
Objetivo: Establecer la metodología para el reporte e investigación de enfermedades laborales y tomar

acciones para evitar su ocurrencia o repetición.
Alcance: Aplica a todos los funcionarios y/ o contratistas que se encuentren debidamente afiliados al Sistema
General de Riesgos Laborales y que manifiesten sintomatologías y pruebas clínicas de estados patológicos
presuntamente ligados o causados por la naturaleza, características y condiciones del puesto de trabajo.
Definiciones:
Enfermedad laboral: Es la enfermedad laboral la contraída como resultado de la exposición a factores de

riesgo inherentes a la actividad laboral o del medio en el que el trabajador se ha visto obligado a trabajar. El
Gobierno Nacional, determinará en forma periódica las enfermedades que se consideran como laborales y en
los casos en que la enfermedad no figure en la tabla de enfermedades laborales, pero se demuestre la relación
de causalidad con los factores de riesgo ocupacionales, será reconocida como enfermedad laboral, conforme lo
establecido en las formas legales vigentes.
Producto o servicio: Reporte e investigación de enfermedades laborales
Normatividad:
 Ley 1562 de 2012.

 Decreto 1072 de 2015.
 NTC-OHSAS 18001-2007
Recursos:
1 Acudir a la EPS a la cual se Secretaría Trabajador
encuentra afiliado si se Administrativa
presentan síntomas y/o
signos de una presunta
enfermedad laboral.
2. Informar a la profesional Secretaría Trabajador
universitaria de Seguridad y Administrativa
Salud en el Trabajo si el
concepto médico de la EPS
manifiesta la sospecha o
aparición de una enfermedad
laboral.
3. Gestionar los trámites de Secretaría Trabajador
calificación del origen de la Administrativa
enfermedad en primera
A1.P12 22/12/2016

LABORALES
1.0 PÁGINA:
3 de 4
instancia ante la EPS a la

cual se encuentra afiliado el
trabajador, con el fin de iniciar
el trámite para la calificación
del origen de la enfermedad
en primera instancia
4. Suministrar la información Secretaría Asesor de la Reporte oportunamente
requerida por las Entidades Administrativa Secretaría de la información
competentes (EPS, ARL, Administrativa requerida
Ministerio de Trabajo), para el (RRHH)
diagnóstico de Enfermedades
Laborales. Profesional
Universitario
5. Analizar y establecer la Secretaría Profesional Reportar

relación de causalidad laboral Administrativa Universitaria oportunamente
de la presunta enfermedad
laboral a través del estudio COPASST
del puesto de trabajo o Matriz
de identificación de peligros, Representante de
valoración de riesgos y la alta dirección
determinación de controles ante el SG SST
para fundamentar la
calificación de origen de la
enfermedad en estudio, la
cual puede ser de origen
profesional o no.
6. Atender las recomendaciones Secretaría Secretaría Tomar las acciones
y tomar las acciones sobre Administrativa Administrativa necesarias para evitar
manejo del puesto de trabajo la ocurrencia de las
(reubicación, readaptación de enfermedades
tareas, o rediseños al puesto, laborales
etc).
A1.P12 22/12/2016

LABORALES
1.0 PÁGINA:
4 de 4
RESPONSABLE
PROFESIONAL
PROFESIONAL UNIVERSITARIO, SECRETARIO (A)
TRABAJADOR
UNIVERSITARIO COPASST, Representante ADMINISTRATIVA
Alta Dirección
FLUJO
Inici
o
Acudir a la EPS
D E
Informar si es
enfermedad laboral
D I A G R A M A
Gestionar trámites Suministrar Analizar la relación Atender

de calificación de información a EPS, de causalidad recomendaciones y
origen de la ARL y MINISTERIO laboral tomar acciones
enfermedad DE TRABAJO
Fin


A1.P13 22/12/2016
VERSIÓN
CONVOCATORIA, ELECCION Y PÁGINA:
1.0 CONFORMACION DEL COPASST 1 de 6

“A1.P13 CONVOCATORIA, ELECCION Y CONFORMACION
DEL COPASST”

A1.P13 22/12/2016
VERSIÓN
Objetivo: Promover la participación de los trabajadores en la vigilancia de las normas relacionadas con la
seguridad y salud en el trabajo, en función del logro de metas y objetivos concretos, divulgar y sustentar
prácticas saludables y motivar la adquisición de hábitos seguros.
Alcance: Este procedimiento aplica para todas las sedes o centros de trabajo de la Alcaldía de Florencia.
Definiciones:
Copasst: El Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo es un organismo de promoción y vigilancia de

las normas y reglamentos de la seguridad y salud en el trabajo.
Producto o Servicio: Acta de Conformación del COPASST
Normatividad:

 Decreto 1072 de 2015, articulo 2.2.4.6.26
 NTC-OHSAS 18001-2007.
Recursos:

1 Revisar la normatividad que Secretaría Secretaría Revisión de la
rige el COPASST en el Administrativa Administrativa normatividad
E2.NOR01 Normograma relacionada con el
Institucional y con base en ella Profesional COPASST
se prepara circular convocando Universitaria
a las elecciones, estableciendo
la reglamentación de las Alcalde(sa)
mismas y los requisitos para
quienes quieran postularse
como candidatos.
2 Realizar reunión con los
trabajadores e informar:
a. Qué es el Comité de
seguridad y salud en el trabajo.
Secretaría Profesional
b. Cuáles son sus funciones y
Administrativa Universitaria
responsabilidades.
c. Porque es importante
participar.
Dejando registros en E1.F02
A1.P13 22/12/2016
VERSIÓN
Formato Registro de Asistencia.

3 Inscribir y promocionar los
candidatos al COPASST,
dejando registros en el formato
Hoja de inscripción de
candidatos.
4 Organizar el proceso de
votación y elección de los
candidatos.
5 Elegir a trabajadores que Secretaría Secretaria
servirán como jurados de Administrativa Administrativa
votación
Alcalde(sa)
6 Realizar el acta de apertura de
elecciones de los candidatos,
dejando registros en el formato.
7 Reunir a los trabajadores para Verificación de la
que voten por sus participación del
representantes al Comité, personal
utilizando el Formato para votos Profesional
y Registro de votantes. Secretaría Universitaria
Administrativa
Registrar los resultados de la Jurados
votación a través del formato,
Acta de resultados y cierre de
la votación.
8 Definir y designar los Secretaria
representantes al COPASST Adminsitrativa
por parte de la Alcaldía de Secretaría de
Florencia, por medio de acto Administrativa Alcalde(sa)
administrativo.
9 Conformar el COPASST, elegir Secretaría Secretaría
secretario y presidente por Administrativa Administrativa
medio de acta, dejando
registros en el Acta de
conformación del Comité. Secretaría de Alcalde(sa)
Planeación
10 Diseñar y desarrollar un plan de Establecer las
trabajo anual, para alcanzar actividades que
Profesional
cada uno de los objetivos conlleven al logro de los
Universitaria
propuestos en el Sistema de objetivos del SG SST
Gestión de Seguridad y Salud
Secretaría COPASST
en el Trabajo, que incluya las
Administrativa
inspecciones, las
Representante de
capacitaciones, auditorías al
la alta dirección del
SG SST, divulgación de
SG SST
resultados relacionada y
acciones del COPASST;
A1.P13 22/12/2016
VERSIÓN
Aplicando el formato Plan de

trabajo anual de SST.
11 Notificar a los miembros del

Comité sobre convocatoria a
las reuniones por lo menos una
vez al mes.
A las reuniones del Comité sólo

asistirán los miembros
principales. Los suplentes
asistirán por ausencia de los
principales y serán citados a las
Presidente(a) del
reuniones por el Presidente del
Secretaría COPASST
Comité.
Administrativa Secretario(a) del
COPASST
En caso de accidente o riesgo
inminente, el Comité se reunirá
con carácter extraordinario y
con la presencia del
responsable del área donde
ocurrió el accidente o se
determinó el riesgo, dentro de
los cinco días hábiles
siguientes a la ocurrencia del
hecho.
12 Verificar la asistencia de los Verificar la asistencia y
miembros del Comité a las participación de los
reuniones programadas. miembros del
COPASST
El quórum para sesionar el
Comité estará constituido por la
mitad más uno de sus
miembros. Pasados los
primeros treinta (30) minutos de Presidente(a) del
la hora señalada para empezar COPASST
la reunión del Comité sesionará Secretaría
con los miembros presentes y Administrativa
sus decisiones tendrán plena Secretario(a) del
validez. COPASST
Tomar nota de los temas
tratados, elaborar el acta de
cada reunión en el Formato
Acta, someterla a discusión y
aprobación del Comité.
Una vez finalizada la reunión, el

presidente del Comité evalúa el
A1.P13 22/12/2016
VERSIÓN
proceso de la misma, en cuanto

al cumplimiento del tiempo
establecido, las conductas de
los participantes, el nivel de
participación, entre otros
aspectos. Así mismo debe
evaluar el logro de los
objetivos, con el fin de
identificar si se apuntó
realmente a la solución de los
problemas, si las discusiones
se desviaron de los temas
centrales o si por ejemplo se
hace necesario citar a otra
reunión.
13 Hacer seguimiento a los Seguimiento y control
Presidente(a) del
compromisos que se Secretaría de los compromisos
COPASST
adquirieron en cada reunión. Administrativa establecidos en las
actas
14 Revisar el cumplimiento del Profesional Verificar el avance de
plan anual de trabajo en Universitaria las actividades
seguridad y salud en el trabajo. establecidas durante el
Secretaría COPASST año
Administrativa
Representante de
SG SST
15 Llevar y custodiar el archivo Profesional Custodia de la
referente a las actividades Universitaria información por lo
desarrolladas por el Comité y menos por veinte años
suministrar toda la información Secretaría COPASST
que requieren al empleador y Administrativa
los trabajadores. Representante de
SG SST
16 Tomar las acciones requeridas Profesional Eficacia de las acciones
a fin de garantizar la aplicación Universitaria
del presente procedimiento
aplicando el procedimiento Secretaría COPASST
acciones correctivas, Administrativa
preventivas y de mejora. Representante de
SG SST
A1.P13 22/12/2016
VERSIÓN
RESPONSABLE
PROFESIONAL PROFESIONAL
UNIVERSITARIO, JURADOS UNIVERSITARIO,
SECRETARIO (A) PROFESIONAL
COPASST,
ADMINSTRATIVA UNIVERSITARIO
Representante Alta
Dirección
Inici Diseñar plan de

o trabajo anual
Revisar Realizar reunión

normatividad con trabajadores Notificar a los
FLUJO
miembros del
Inscribir y comité
promocionar
candidatos Verificar la
asistencia de los
D E
integrantes del
Organizar proceso comité
de votación
D I A G R A M A
Acta de apertura Reunir Seguimiento a

Elegir jurados de de elecciones trabajadores para
votación compromisos
votación
Definir y designar
Revisar
representantes
compromisos plan
de trabajo
Conformar el Llevar y custodiar

COPASST el archivo
Tomar acciones
Fin requeridas


A1.P14 22/12/2016
VERSIÓN CONVOCATORIA, ELECCION Y
CONFORMACION DEL COMITÉ DE
1.0 CONVIVENCIA LABORAL PÁGINA:
1 de 9

“A1.14 CONVOCATORIA, ELECCION Y CONFORMACION
DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL”

A1.P14 22/12/2016
2 de 9
Objetivo: Generar espacios de resolución pacífica de situaciones de conflicto agravado y catalogado

como presunto acoso laboral en cumplimiento con la Ley 1010 de 2006.
Alcance: Aplica a todos los trabajadores en el marco del mejoramiento del clima organizacional y de las
relaciones interpersonales y laborales de la Alcaldía de Florencia.
No se aplicará en el ámbito de las relaciones civiles y/o comerciales derivadas de los contratos de
prestación de servicios en los cuales no se presenta una relación de jerarquía o subordinación. Tampoco
se aplica a la contratación administrativa.
Definiciones:
Comité de convivencia laboral: Es una medida preventiva de acoso laboral (Resolución 2646 de 2008,
Ministerio de la Protección Social Art. 14 numeral 9 1.7) que contribuye a proteger a los trabajadores
contra los riesgos psicosociales que afectan la salud del personal en su lugar de trabajo.
Acoso laboral: Toda conducta persistente y demostrable, ejercida sobre un trabajador por parte de un
empleador, un jefe o superior jerárquico inmediato o mediato, un compañero de trabajo o un subalterno,
encaminada a infundir miedo, intimidación, terror y angustia, a causar perjuicio laboral, generar
desmotivación en el trabajo o inducir la renuncia del mismo”, conforme lo establece la Ley 1010 de 2006.
Maltrato laboral. Todo acto de violencia contra la integridad física o moral, la libertad física o sexual y los
bienes de quien se desempeñe como empleado o trabajador; toda expresión verbal injuriosa o ultrajante
que lesione la integridad moral o los derechos a la intimidad y al buen nombre de quienes participen en
una relación de trabajo de tipo laboral o todo comportamiento tendiente a menoscabar la autoestima y la
dignidad de quien participe en una relación de trabajo de tipo laboral.
Persecución laboral: Toda conducta cuyas características de reiteración o evidente arbitrariedad

permitan inferir el propósito de inducir la renuncia del empleado o trabajador, mediante la descalificación,
la carga excesiva de trabajo y cambios permanentes de horario que puedan producir desmotivación
laboral.
Discriminación laboral: Todo trato diferenciado por razones de raza, género, origen familiar o nacional,
credo religioso, preferencia política o situación social o que carezca de toda razonabilidad desde el punto
de vista laboral.
Entorpecimiento laboral: Toda acción tendiente a obstaculizar el cumplimiento de la labor o hacerla más
gravosa o retardarla con perjuicio para el trabajador o empleado. Constituyen acciones de
entorpecimiento laboral, entre otras, la privación, ocultación o inutilización de los insumos, documentos o
instrumentos para la labor, la destrucción o pérdida de información, el ocultamiento de correspondencia o
mensajes electrónicos.
Inequidad laboral: Asignación de funciones a menosprecio del trabajador.
Desprotección laboral: Toda conducta tendiente a poner en riesgo la integridad y la seguridad del
trabajador mediante órdenes o asignación de funciones sin el cumplimiento de los requisitos mínimos de
protección y seguridad para el trabajador.
A1.P14 22/12/2016
3 de 9
Producto o Servicio: Acta de Conformación y de reunión de Comité de Convivencia Laboral.
Normatividad:
 Ley 1010 de 2006

 NTC-OHSAS 18001-2007.
Recursos:

C. Humanos: Participación activa de todo el personal que trabaja bajo el control de la Alcaldía de
Florencia.

1 Revisar la normatividad que Secretaría Secretaría Revisión de la
rige el Comité de Administrativa Administrativa normatividad
Convivencia Laboral en el relacionada con el
E2.NOR01 Normograma COPASST
Institucional y con base en Despacho Alcalde(sa)
ella se prepara circular
convocando a las
elecciones, estableciendo la
reglamentación de las
mismas y los requisitos
para quienes quieran
postularse como
candidatos.
2 Realizar reunión con los
trabajadores e informar:
a. Qué es el Comité de
Convivencia Laboral.
b. Cuáles son sus funciones
y responsabilidades.
c. Porque es importante
participar.
Dejando registros en
Formato Registro de
Asistencia.
3 Inscribir y promocionar los Secretaría Profesional
candidatos al Comité de Administrativa Universitaria
A1.P14 22/12/2016
4 de 9
Convivencia Laboral;
dejando registros en el
formato Hoja de inscripción
de candidatos.
4 Organizar el proceso de
votación y elección de los
candidatos.
5 Elegir a trabajadores que Secretaria Secretaria
servirán como jurados de Administrativa Administrativa
votación Alcalde(sa)
6 Realizar el acta de apertura
de elecciones de los
candidatos, dejando
registros en el formato
El Comité no podrá ser Administrativa Universitaria
integrado por quien tenga
queja de acoso laboral o
sea víctima en los últimos
seis meses.
7 Reunir a los trabajadores Verificación de la
para que voten por sus participación del
representantes al Comité personal
de Convivencia Laboral,
utilizando el Formato para Profesional
votos y Registro de Secretaría Universitaria
votantes. Administrativa
Jurados
Registrar los resultados de
la votación a través del
formato Acta de resultados
y cierre de la votación.
8 Definir y designar los Secretaría Secretario (a)
representantes al Comité Administrativa Adminsitrartiva
de Convivencia Laboral por
parte de la Alcaldía de Despacho Alcalde(sa)
Florencia, por medio de
acto administrativo.
9 Conformar el Comité de Secretaría Secretaría
Convivencia Laboral, elegir Administrativa Administrativa
secretario y presidente por
mutuo acuerdo entre las
partea, dejando registros en Alcalde(sa)
el Acta de conformación del
Comité.
10 Diseñar y desarrollar un Profesional Establecer las
Secretaría
plan de trabajo anual, para Universitaria actividades que
Administrativa
alcanzar cada uno de los conlleven al logro de
A1.P14 22/12/2016
5 de 9
objetivos propuestos en el Comité de los objetivos del SG

Sistema de Gestión de Convivencia SST
Seguridad y Salud en el Laboral
Trabajo, Aplicando el
formato Plan de trabajo Representante de
anual de SST. la alta dirección del
SG SST
11 Convocar a los miembros Verificar la asistencia
del Comité a las sesiones y participación activa
ordinarias cada 3 meses o del Comité de
de manera extraordinaria Convivencia Laboral
cuando se requiera,
dejando registros en Presidente(a) del
Formato Acta. Comité de
Convivencia
El Comité de Convivencia Secretaría Laboral
Laboral sesionará con la Administrativa
mitad más uno de sus Secretario(a)Comité
integrantes y del Convivencia
extraordinariamente cuando Laboral
se presenten casos que
requieran de su inmediata
intervención y podrá ser
convocado por cualquiera
de sus integrantes.
12 Elaborar el orden del día y Secretario(a)Comité
las actas de cada una de Secretaría
del Convivencia
las sesiones del Comité. Administrativa
Laboral
13 Recibir y dar trámite a las
quejas presentadas en las
que se describan Comité del
Secretaría
situaciones que puedan Convivencia
Administrativa
constituir acoso laboral, así Laboral
como las pruebas que las
soportan.
14 Examinar de manera Garantizar la
confidencial los casos prudencia y
específicos o puntuales en confidencialidad
los que se formule queja o Comité del
Secretaría
reclamo, que pudieran Convivencia
Administrativa
tipificar conductas o Laboral
circunstancias de acoso
laboral, al interior de la
15 Escuchar a las partes Garantizar la
Comité del
involucradas de manera Secretaría prudencia y
Convivencia
individual sobre los hechos Administrativa confidencialidad
Laboral
que dieron lugar a la queja.
A1.P14 22/12/2016
6 de 9
16 Adelantar reuniones con el Establecer espacios

fin de crear un espacio de para la resolución de
diálogo entre las partes conflictos de manera
Comité del
involucradas, promoviendo Secretaría pacífica
Convivencia
compromisos mutuos para Administrativa
Laboral
llegar a una solución
efectiva de las
controversias.
17 Formular un plan de mejora Establecer espacios
concertado entre las partes, para la resolución de
para construir, renovar y conflictos de manera
promover la convivencia pacífica
laboral, garantizando en
todos los casos el principio
de la confidencialidad.
En aquellos casos en que

Comité del
no se llegue a un acuerdo Secretaría
Convivencia
entre las partes, no se Administrativa
Laboral
cumplan las
recomendaciones
formuladas o la conducta
persista, el Comité de
Convivencia Laboral,
deberá remitir la queja a la
Procuraduría General de la
Nación.
18 Hacer seguimiento a los Verificar el

compromisos adquiridos cumplimiento de los
por las partes involucradas Comité del acuerdos entre las
Secretaría
en la Convivencia partes
Administrativa
Queja, verificando su Laboral
cumplimiento de acuerdo
con lo pactado.
19 Enviar las comunicaciones
Comité del
con las recomendaciones Secretaría
Convivencia
dadas por el Comité a las Administrativa
Laboral
diferentes dependencias.
20 Hacer seguimiento a los Seguimiento y control
Comité del
compromisos que se Secretaría de los compromisos
Convivencia
adquirieron en cada Administrativa establecidos en las
Laboral
reunión. actas
21 Elaborar informes Análisis de la
trimestrales sobre la gestión Comité del información
Secretaría
del Comité que incluya Convivencia suministrada
Administrativa
estadísticas de las quejas, Laboral
seguimiento de los casos y
A1.P14 22/12/2016
7 de 9
recomendaciones, los
cuales serán presentados a
la alta dirección., dejando
registros en Formato
Informe Ejecutivo.
22 Presentar a la alta dirección Análisis de la
las recomendaciones para información
el desarrollo efectivo de las suministrada
medidas preventivas y
correctivas del acoso Comité del
Secretaría
laboral, así como el informe Convivencia
Administrativa
anual de resultados de la Laboral
gestión del comité de
convivencia laboral y los
informes requeridos por los
organismos de control.
23 Llevar y custodiar el Profesional Custodia de la
archivo referente a las Universitaria información por lo
actividades desarrolladas menos por veinte
Secretaría
por el Comité y suministrar años
Administrativa
toda la información que Representante de
requieren al empleador y la alta dirección del
los trabajadores. SG SST
24 Tomar las acciones Profesional Eficacia de las
requeridas a fin de Universitaria acciones
garantizar la aplicación del
Secretaría
presente procedimiento
Administrativa
aplicando el procedimiento Representante de
acciones correctivas, la alta dirección del
preventivas y de mejora. SG SST
A1.P14 22/12/2016
8 de 9
RESPONSABLE
PROFESIONAL UNIVERSITARIO,
SECRETARIO (A) PROFESIONAL Comité Convivencia Laboral, Comité de Convivencia
ADMINSTRATIVA UNIVERSITARIO Representante Alta Dirección Laboral
SST
Inici
o Diseñar plan de Convocar reunión
trabajo anual a los miembros
Revisar Realizar reunión del comité
normatividad con trabajadores
Realizar acta
Inscribir y
promocionar Trámite a quejas
candidatos
FLUJO
Examinar casos
Organizar proceso
específicos
de votación
Escuchar partes
Elegir jurados de Acta de apertura involucradas
votación de elecciones
D E
Adelantar
D I A G R A M A
reuniones
Definir y designar Reunir
representantes trabajadores para
votación Plan de Mejora
Conformar el Seguimiento a
Comité de compromisos entre
Convivencia las partes
Laboral
Enviar
comunicaciones con
recomendaciones
Elaborar
Tomar acciones informes
A1.P14 22/12/2016
9 de 9
RESPONSABLE
PROFESIONAL UNIVERSITARIO,
SECRETARIO (A) PROFESIONAL Comité Convivencia Laboral, Comité de Convivencia
ADMINSTRATIVA UNIVERSITARIO Representante Alta Dirección Laboral
SST
Seguimiento
FLUJO
compromisos
establecidos en
reunión
D E
Elaborar informes
trimestrales
D I A G R A M A
Llevar y custodiar Presentar

recomendaciones a
el archivo
la Alta Dirección
Tomar acciones
requeridas
Fin


A1.P15 22/12/2016
VERSIÓN REPORTE DE ACTOS Y CONDICIONES
INSEGURAS
1.0 PÁGINA:
1 de 3

“A1.P15 REPORTE DE ACTOS Y CONDICIONES
INSEGURAS”

A1.P15 22/12/2016
INSEGURAS
1.0 PÁGINA:
2 de 3
Objetivo: Establecer los lineamientos necesarios para prevenir la ocurrencia de accidentes o

enfermedades laborales, adoptando medidas efectivas para la participación de los trabajadores en la
identificación de peligros.
Alcance: El presente procedimiento tiene alcance sobre todos los procesos.
Inicia con el reporte de los actos y/o condiciones inseguras y termina con la aplicación de medidas de
control.
Definiciones:
Acto subestandar: Se refiere al peligro de sufrir un accidente por fallas de las personas (errores
humanos).
Condición subestandar: Se refiere al peligro de sufrir un accidente debido a condiciones físicas o de

infraestructura (lugar de trabajo).
Producto o Servicio: Reporte de los actos y condiciones inseguras
Normatividad:
 Decreto 1072 de 2015, articulo 2.2.4.6.15.
 NTC-OHSAS 18001-2007.
Recursos:
Florencia.
1 Identificar el acto y/o condición Secretaría Profesional
subestandar que se presenten en Administrativa Universitaria
los diferentes centros de trabajo.
2. Diligenciar el formato “reporte de Secretaría Servidores de la
actos y condiciones inseguras”. Administrativa Alcaldía
3. Hacer entrega del reporte al (los) Secretaría Servidores de la
funcionario(s) asignados de la Administrativa Alcaldía
4. Realizar la investigación de actos y Secretaría COPASST Analizar las
condiciones inseguras. Administrativa Profesional causas
Universitaria
5. Aplicar las acciones necesarias a Secretaría Representante(s) Evaluación de la
fin de minimizar o eliminar el Administrativa de la alta dirección eficacia de las
riesgo. Aplíquese el procedimiento del SG SST acciones
acciones correctivas, preventivas y Profesional implementadas
de mejora. Universitaria
A1.P15 22/12/2016
INSEGURAS
1.0 PÁGINA:
3 de 3
RESPONSABLE
PROFESIONAL
PROFESIONAL SERVIDORES PROFESIONAL UNIVERSITARIA,
UNIVERSITARIO PÚBLICOS UNIVERSITARIO, COPASST REPRESENTANTE
ALTA DIRECCION SST
FLUJO
Inici
o
D E
Identificar Diligenciar formato

acto/condición Reporte de actos y
subestandar condiciones inseguras
D I A G R A M A
Entregar reporte Realizar investigación Aplicar acciones

necesarias
Fin


FECHA DE EMISIÓN
CÓDIGO
ALCALDÍA DE FLORENCIA, CAQUETÁ 794
A1.P15.F01 22/12/2016
VERSIÓN
ALCALDÍA DE FLORENCIA REPORTE DE ACTOS Y CONDICIONES INSEGURAS
NIT No. 800.095.728-2
1.0 PÁGINA:
de
Fecha: Lugar en donde observo la situación:

1. INFORMACIÓN DEL EMPLEADO
Reportada a: Cargo: Secretaria
Reportada por: Cargo: Secretaria
SITUACION REPORTADA: Marque con una x la situación reportada. Aplica para situaciones que puedan poner en peligro la seguridad integral del trabajador y daños a
la propiedad.
Casi accidente Acto inseguro Condición insegura
DESCRIPCION DE LA SITUACION: Describa detalladamente la situación observada, indicando si la persona involucrada es un empleado, un contratista o un visitante.
Además las consecuencias que se pueden presentar debido a la situación observada.
ACCIONES REALIZADAS O SUGERIDAS:Defina qué acciones se deben realizar para corregir o ratificar la situación observada.
DESEA OBTENER RESPUESTA SOBRE SU REPORTE: SI NO Si su respuesta es afirmativa diligencie la siguiente información:
Correo electrónico: Número fijo o móvil:
Nota: Una vez diligenciado el formato puede enviarse a los siguientes correos:
salud.ocupacional@florencia-caqueta.gov.co
A1.P16 22/12/2016
VERSIÓN
MEDICINA PREVENTIVA Y DEL
1.0 TRABAJO PÁGINA:
1 de 8

“A1.P16 MEDICINA PREVENTIVA Y DEL TRABAJO”

A1.P16 22/12/2016
VERSIÓN
2 de 8
Objetivo: Establecer la metodología para la realización de las evaluaciones médicas laborales, dando
cumplimiento a la legislación vigente
Alcance: Este procedimiento será de aplicación a todos los trabajadores de la Alcaldía de Florencia.
Definiciones:
Evaluación médica post-ocupacional o de egreso: Evaluaciones que se realizan al trabajador cuando se

termina la relación laboral, su objetivo es valorar y registrar las condiciones de salud en las que el trabajador se
retira de las tareas o funciones asignadas.
Evaluación médica pre-ocupacional ó de ingreso: Evaluación que se realiza para determinar las condiciones
de salud física, mental y social del trabajador postulado para ocupar un cargo, en función de las condiciones de
trabajo a las que estaría expuesto, acorde con los requerimientos de la tarea y perfil del cargo. Este examen es
más exhaustivo desde el punto de vista físico y se valoran todos los sistemas de acuerdo a los posibles factores
de riesgo a los que será expuesto según la actividad económica de la empresa y el servicio solicitado. El
propósito es seleccionar y ubicar a cada trabajador de acuerdo a su condición física y a las exigencias del cargo
que va a desempeñar, ofreciendo especial importancia a sus antecedentes laborales.
Evaluaciones médicas ocupacionales periódicas programadas: Evaluaciones que respondiendo a lo

establecido en cada Sistema de Vigilancia Epidemiológica, se realizan con el fin de monitorear la exposición a
factores de riesgo e identificar en forma precoz, posibles alteraciones temporales, permanentes o agravadas del
estado de salud del trabajador, ocasionadas por la labor o por la exposición al medio ambiente de trabajo; a su
vez se realizan para detectar enfermedades de origen común, con el fin de establecer un manejo preventivo. Su
periodicidad estará ajustada a lo dispuesto en los Sistemas de Vigilancia Epidemiológica.
Evaluaciones médicas ocupacionales por reintegro laboral: Evaluaciones que se realizan con el fin de
emitir un concepto de aptitud del trabajador para continuar desempeñando en forma eficiente las funciones de
su cargo de acuerdo a sus nuevas condiciones de salud.
Evaluaciones médicas ocupacionales periódicas por cambios ocupacionales: Evaluaciones médicas que
se realizan cada vez que el trabajador cambie de ocupación dentro del profesiograma y ello implique cambio de
medio ambiente laboral, de funciones, tareas o exposición a nuevos o mayores factores de riesgo, en los que
detecte un incremento de su magnitud, intensidad o frecuencia, respondiendo a lo establecido en cada Sistema
de Vigilancia Epidemiológica y en el sistema de gestión. Esta evaluación no aplica para cambios de puestos de
trabajo.
Historia clínica ocupacional: Es el conjunto único de documentos privados, obligatorios y sometidos a

reserva, en donde se registran cronológicamente las condiciones de salud de un trabajador, los actos médicos y
los demás procedimientos ejecutados por el equipo de salud que interviene en su atención. Contiene y relaciona
los antecedentes laborales y de exposición a factores de riesgo que ha presentado el trabajador en su vida
laboral, así como resultados de mediciones ambientales y eventos de origen profesional. A la Historia Clínica se
le asignará como número el de la cédula o documento de identidad del trabajador.
Producto o servicio: Informes de actitud medica laboral y diagnósticos de las condiciones de salud
Normatividad:
A1.P16 22/12/2016
VERSIÓN
3 de 8

 NTC-OHSAS 18001-2007.
Recursos:
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO EXAMEN MEDICO LABORAL DE INGRESO
1 Establecer que exámenes médicos se Secretaria Profesional Revisar si el
le debe aplicar al personal Administrativa universitaria trabajador cumple
preseleccionado para el cargo, con la aptitud
tomando como referencia el médica para el
profesiograma. cargo
2 Emitir autorización para realización de Secretaria Profesional
exámenes médicos laborales a Administrativa universitaria
trabajadores.
3 Informar al trabajador fecha, hora y Secretaria Profesional
lugar para la realización de exámenes Administrativa universitaria
médicos.
4 Archivar concepto médico emitido, Secretaria Responsable
junto con las valoraciones médicas Administrativa Hojas de Vida
respectivas en la hoja de vida del
trabajador
5 Custodiar toda la documentación Secretaria Profesional
referente a las certificaciones de Administrativa universitaria
aptitud medica laboral, teniendo en
cuenta la Resolución 2346 de 2007 y
de las demás normas que lo
modifiquen adicionen o sustituyan
6 Realizar seguimiento a las Secretaria Profesional Realizar
recomendaciones médicas laborales e Administrativa universitaria seguimiento a las
implementación de las recomendaciones
recomendaciones.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO EXAMEN MEDICO LABORAL PERIODICO

1 Coordinar la realización de los Secretaria Profesional
exámenes periódicos, una vez Administrativa universitaria
cumplidos doce meses, desde la última
vez que se los realizaron, conforme a
lo establecido en el Profesiograma.
Nota: Monitorear las condiciones de

salud de acuerdo a la exposición de
factores de riesgo.
A1.P16 22/12/2016
VERSIÓN
4 de 8

trabajadores.
médicos.
trabajador
recomendaciones.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO EXAMEN MEDICO LABORAL DE EGRESO

1 Coordinar y comunicar oportunamente Secretaria Profesional
al trabajador la necesidad de realizar el Administrativa universitaria
examen médico de egreso
trabajadores.
médicos.
trabajador
6 Recibir resultados de los exámenes Secretaria Profesional Revisar los
médicos de egreso. Administrativa universitaria resultados de los
exámenes médicos
En caso de corresponder a una de egreso
enfermedad laboral, remite concepto
A1.P16 22/12/2016
VERSIÓN
5 de 8
médico a la ARL.
En caso de que el trabajador se rehusé

a la realización del examen médico
laboral de egreso, debe solicitar
comunicación escrita, explicando las
razones de la decisión y dejando claro
que cualquier consecuencia que
sobrevenga es de exclusiva
responsabilidad del trabajador.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO EXAMEN MEDICO LABORAL DE REUBICACION LABORAL O

POST INCAPACIDAD
1 Coordinar la realización de los Secretaria Profesional
exámenes laborales por reubicación Administrativa universitaria
laboral o post incapacidad, conforme a
lo establecido en el Profesiograma.
trabajadores.
médicos.
trabajador
6 Recibir resultados de los exámenes Secretaria Profesional Revisar los
médicos laborales. Administrativa universitaria resultados de los
exámenes médicos
7 Brindar inducción, re inducción al Secretaria Profesional
nuevo cargo al trabajador reubicado o Administrativa universitaria de
reincorporado, para que lo capacite y SG SST y
facilite el proceso. bienestar social
Conforme al procedimiento estipulado
para tal fin.
8 Reubicar al trabajador en sitios acordes Secretaria Asesor
con su capacidad física y mental, para Administrativa Talento Humano
lo cual contará con distintas
alternativas, tales como:
A1.P16 22/12/2016
VERSIÓN
6 de 8
modificaciones al puesto (control del

riesgo) o a las tareas, readaptación y
reasignación de funciones protección
mediante la utilización de elementos de
protección personal y por último la
reubicación en otro puesto de trabajo
acorde con las características del
trabajador, que no agrave sus lesiones.
recomendaciones.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO EXAMEN MEDICO LABORAL DE INGRESO Y PERIODICO

RESPONSABLE
PROFESIONAL UNIVERSITARIA RESPONSABLE(S) DE HOJAS DE VIDA
Inicio
Establecer que exámenes médicos tomando como

referencia el profesiograma
FLUJO
Emitir autorización para realización de exámenes

médicos laborales a trabajadores.
D E
Informar al trabajador fecha, hora y lugar para la

realización de exámenes médicos.
D I A G R A M A
Recibir resultados de los certificados de aptitud

médica Archivar
Realizar seguimiento a las recomendaciones

médicas laborales e implementación de las
recomendaciones.
Fin
A1.P16 22/12/2016
VERSIÓN
7 de 8
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO EXAMEN MEDICODE EGRESO

RESPONSABLE
PROFESIONAL UNIVERSITARIA RESPONSABLE(S) DE HOJAS DE VIDA
Inicio


FLUJO

D E
Recibir resultados de los exámenes médicos de

egreso.
Archivar
D I A G R A M A
En caso de corresponder a una enfermedad

laboral, remite concepto médico a la ARL.
En caso de que el trabajador se rehusé a la

realización del examen médico laboral de
egreso, debe solicitar comunicación escrita,
explicando las razones de la decisión y dejando
claro que cualquier consecuencia que
sobrevenga es de exclusiva responsabilidad del
trabajador.
Fin
A1.P16 22/12/2016
VERSIÓN
8 de 8
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO EXAMEN MEDICO LABORAL DE REUBICACION LABORAL O POST

INCAPACIDAD
RESPONSABLE
ASESOR TALENTO RESPONSABLE(S) DE
HUMANO HOJAS DE VIDA
Inicio

FLUJO


D E
D I A G R A M A
Recibir resultados de los certificados de aptitud

médica, analizar y gestionar las recomendaciones Archivar
médicas
Reubicar al
trabajador en
sitios acordes
Brindar inducción, re inducción al nuevo cargo con su capacidad
al trabajador reubicado o reincorporado, para
que lo capacite y facilite el proceso
física y mental
Realizar seguimiento a las recomendaciones médicas

laborales e implementación de las recomendaciones
Fin


A1.P16.F01 22/12/2016
VERSIÓN SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES
MEDICAS LABORALES
1.0 PÁGINA:
1 de 1
NOMBRE DEL TRABAJADOR:

NUMERO DE IDENTIFICACION
EPS : EDAD:
CARGO: GRADO:
SECRETARIA
NOMBRE JEFE INMEDIATO:

FECHA DE SEGUIMIENTO: HORA:
LUGAR DE SEGUIMIENTO:
ENFERMEDAD COMUN ENFERMEDAD LABORAL

RECOMENDACIONES CUMPLE
SI NO
MEDIDAS IMPLEMENTADAS A LAS RECOMENDACIONES (LETRA LEGIBLE)
______________________________________ ___________________________________
FIRMA DEL RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO FIRMA DEL TRABAJADOR
804
FECHA DE EMISIÓN
CÓDIGO
A1.P16.F02
VERSIÓN
ALCALDÍA DE FLORENCIA REMISION EXAMEN DE APTITUD LABORAL PÁGINA:
NIT No. 800.095.728-2 1.0
de
REMISION EXAMEN DE APTITUD LABORAL N.0000
REMITIDO A: DIRECCIÓN:
CIUDAD: TEL:
CONTACTO: FECHA:
DATOS DEL TRABAJADOR:
NOMBRE DEL TRABAJADOR CARGO IDENTIFICACION

Edimer Gutierrez Zambrano Profesional Universitario 16189128
TIPO DE EXAMEN
INGRESO: PERIODICO: EGRESO:

POST INCAPACIDAD: CAMBIO DE LABOR: OTRO:
EXAMEN MEDICO - VALORACION MEDICA
EXAMEN MEDICO PARA TRABAJO EN
EXAMEN MEDICO CON ENFASIS OSTEOMUSCULAR
ALTURAS
EXAMEN MEDICO GENERAL PRUEBA PSICOSENSOMETRICO
OTRO: _____________________________________________________________________
EXAMENES PARACLINICOS
VISIOMETRIA OPTOMETRIA
AUDIOMETRIA ELECTROCARDIOGRAMA
EXAMENES MEDICOS ESPIROMETRIA PRUEBA PSICOTECNICA

OCUPACIONALES
OTRO: _____________________________________________________________________
EXAMENES DE LABORATORIO
GLICEMIA PERFIL LIPIDICO
CUADRO HEMATICO ALCOHOL Y DROGAS
OTRO: _____________________________________________________________________
VACUNAS
TETANO FIEBRE AMARILLA
OTRO: _____________________________________________________________________
EMPRESA QUE AUTORIZA:

NOMBRE: NIT
RESPONSABLE: CARGO:
FIRMA DEL
FIRMA RESPONSABLE:
TRABAJADOR
OBSERVACIONES:
A1.P17 22/12/2016
VERSIÓN
GESTION DEL CAMBIO PÁGINA:
1.0 1 de 4

“A1.P17 GESTION DEL CAMBIO”

A1.P17 22/12/2016
VERSIÓN
1.0 2 de 4
Objetivo: Evaluar el impacto sobre la seguridad y salud en el trabajo que puedan generar cambios
internos o externos para adoptar medidas de prevención y control antes de su implementación.
Alcance: Este procedimiento aplica para los de origen interno o externo que afecten la Alcaldía de
Florencia cubre las modificaciones, los cambios permanentes, cambios temporales o cambio de
emergencia.
Definiciones:
Cambio: Referente a cualquier adición, eliminación, modificación temporal o permanente realizada a un
sistema existente.
Cambio Permanente: Aquel que implica cambios en un documento de Ingeniería (redes eléctricas,
cambios estructurales, entre otros). Y se considera permanecerá indefinidamente.
Cambio Temporal: Una modificación que es planeada y efectuada con la intención de retornar a las
condiciones de diseño originales después de un tiempo específico.
Cambio de emergencia: Cambio que sigue un camino corto a través del procedimiento normal de
manera que se pueda ejecutar rápidamente. La documentación detallada requerida se completará
posteriormente y solo entonces el cambio se clasificará como temporal o permanente.
Producto o Servicio: Registro de control del cambio para identificar los riesgos y tomar las medidas
necesarias
Normatividad:
 NTC-OHSAS 18001-2007.
Recursos:
A. Tecnológicos: Computador, impresora, video bean.
Florencia.
1 Identificar y documentar el cambio Analizar la
que se ha visto necesario realizar, información
para esto se aplicará el formato contenida en el
“Control del cambio”, en los Secretaría Representante(s) formato “Control
siguientes casos: Administrativa de la alta dirección del cambio”
para el sistema de
1. Cambios en la legislación. seguridad y salud
2. Cambios en la tecnología. en el trabajo
3. Cambios en la
infraestructura, instalaciones y COPASST
equipos.
4. Adecuaciones de sitios de Líder(es) de
A1.P17 22/12/2016
VERSIÓN
1.0 3 de 4
trabajo. procesos
5. Cambios en la estructura
organizacional.
6. Cambios en el personal.
7. Cambios en métodos de
trabajo.
8. Introducción de nuevos
procesos.
10. Cambios en los métodos
de trabajo.
2 Realizar evaluación técnica y de Secretaría Representante(s) Analizar la
riesgos para determinar si el Administrativa de la alta dirección información
cambio es viable y no traerá para el SST contenida en el
consecuencias adversas; formato “Control
registrando los resultados en el COPASST del cambio”
formato “Control del cambio”
Líder(es) de
De igual manera se evaluaran los procesos
riesgos de manera previa aplicando
el procedimiento Identificación de
peligros, valoración de riesgos y
determinación de controles.
3 Aprobar el cambio; Si se determina Secretaría Alcalde Analizar la
que se cumple con requisitos Administrativa información
mínimos de seguridad; de lo Líder(es) de contenida en el
contrario deberá ser nuevamente procesos formato “Control
revisado. del cambio”
4 Divulgar el cambio a las personas Secretaría Líder(es) de
involucradas; así como el Administrativa procesos
procedimiento y otros documentos
que se utilizarán, conservando Representante(s)
registros. de la alta dirección
para el SST
COPASST
5 Ejecutar el cambio; con continua Secretaría Líder(es) de
supervisión del cumplimiento de las Administrativa procesos
recomendaciones u observaciones
realizadas, si el cambio a efectuar Representante(s)
no es correspondiente al de la alta dirección
procedimiento previamente para el SST
aprobado este será suspendido
hasta una nueva validación de la
información.
A1.P17 22/12/2016
VERSIÓN
1.0 4 de 4
6 Tomar las acciones requeridas a fin Secretaría Líder(es) de Verificar la

de garantizar la aplicación del Administrativa procesos eficacia de las
presente procedimiento aplicando acciones
el procedimiento acciones Representante(s) implementadas
correctivas, preventivas y de de la alta dirección
mejora. para el SST
COPASST
RESPONSABLE
LÍDERES DE PROCESOS, REPRESENTANTE(S) DE LA
ALTA DIRECCIÓN PARA EL SST, COPASST Alcalde (sa) – Líderes de los procesos
Inicio
FLUJO
Identificar y documentar el
cambio
No
Realizar evaluación técnica Aprobar
el
D E
y de riesgos
cambio?
D I A G R A M A
Si
Divulgar el cambio
Ejecutar el cambio
Tomar acciones
Fin


FECHA DE EMISIÓN
CÓDIGO
809
A1.P17.F01
VERSIÓN
ALCALDÍA DE FLORENCIA CONTROL DEL CAMBIO
1.0 PÁGINA:
NIT No. 800.095.728-2
de
Fecha:
Nombre del solicitante del
cambio: Cargo:
Secretaria Proceso
2. ANALISIS DE RIESGOS
IMPACTO EN EL SISTEMA CONSECUENCIAS DE NO LLEVAR
DESCRIPCION DEL CAMBIO DE GESTION DE SST ALTERNATIVAS CONSIDERADAS A CABO EL CAMBIO
RESULTADOS DE LA EVALUACION TECNICA Y DE RIESGOS
DATOS DEL ORIGINADOR DEL CAMBIO DATOS DEL EVALUADOR DEL RIESGO
Firma:
Firma:
Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo:
DATOS DE QUIEN APUEBA EL CAMBIO DATOS DEL PRESIDENTE DEL COPASST
Firma:
Firma:
Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo:
A1.P18 22/12/2016
VERSIÓN ELEMENTOS DE PROTECCION
PERSONAL
1.0 PÁGINA:
1 de 4

“A1.P18 ELEMENTOS DE PROTECCION PERSONAL”

A1.P18 22/12/2016
PERSONAL
1.0 PÁGINA:
2 de 4
Objetivo: Establecer los requisitos de seguridad para asegurar que todas las personas cuenten con los
elementos de protección personal de acuerdo a las funciones asignadas y a los riesgos asociados.
Alcance: El presente procedimiento tiene alcance sobre todos los servidores de la Alcaldía, que según la
naturaleza de las actividades requieran elementos de protección personal.
Inicia con la identificación de elementos de protección personal y termina con las inspecciones de
seguridad.
Definiciones:
Elemento de Protección Personal (EPP): Es cualquier tipo de elemento que tiene como función
principal proteger diferentes partes del cuerpo, para evitar que un trabajador tenga contacto directo con
factores de riesgo que puedan ocasionar una lesión.
Elementos de Protección Personal no evitan el accidente o el contacto con elementos agresivos pero
ayudan a que la lesión sea menos grave.
Producto o Servicio: Registro de entrega de elementos de protección personal
Normatividad:
 Decreto 1072 de 2015.

 NTC-OHSAS 18001-2007.
Recursos:
Florencia.

1 Identificar la necesidad para el uso de Secretaría Profesional
elementos de protección personal de administrativa universitaria
los criterios que relaciono a
continuación: COPASST
1. Resultados de la evaluación Representante(s)

de los riesgos. de la alta
2. Resultados del análisis de dirección ante el
riesgos por ocupación. SG SST
3. Resultados de las
inspecciones de seguridad.
2. Elaborar y/o actualizar la matriz de Secretaría Profesional Matriz de
A1.P18 22/12/2016
PERSONAL
1.0 PÁGINA:
3 de 4
elementos de protección personal administrativa universitaria identificación de

con el fin de facilitar información peligros,
relacionada con el cumplimiento de valoración de
seguridad, calidad y técnico, exigido riesgos y
por la normatividad colombiana. determinación
de controles
3. Garantizar que los elementos de Secretaría Representante(s) Matriz de
protección personal sean acordes a administrativa de la alta elementos de
los riesgos y cumplan con los dirección ante el protección
parámetros de seguridad SG SST personal
establecidos en la matriz de
elementos de protección personal.
4. Entregar los elementos de protección Secretaría Profesional Acta de entrega
personal y dejar constancia en el acta administrativa universitaria de elementos
de entrega de elementos de de protección
protección personal. personal.
Para el control de contratistas se
deben tener en cuenta los criterios
establecidos en el documento general
“Requisitos de SST para la
contratación de servicios”
5. Entrenar a los trabajadores sobre los Secretaría Profesional Registro de
EPP que deben usar en sus áreas de administrativa universitaria Asistencia.
trabajo dejando registros en el
formato Registro de Asistencia.
6. Asegurar que se ejecute el Secretaría Servidores de la
mantenimiento periódico de los EPP, administrativa alcaldía
serán responsables de gestionar la
reparación o reposición oportuna de
los EPP o partes de éstos que estén
deterioradas.
7. Verificar el uso de los elementos de Secretaría Profesional
protección personal, de acuerdo al administrativa universitaria
procedimiento inspecciones de
seguridad. COPASST
Representante(s)
de la alta
dirección ante el
SG SST
8. Tomar las medidas de control Secretaría Profesional Eficacia de las
necesarias con el fin de garantizar el administrativa universitaria acciones
suministro y utilización de los implementadas
elementos de protección personal al COPASST
personal expuesto a riesgos, con el Representante(s)
fin de evitar la ocurrencia de de la alta
accidentes o enfermedades dirección ante el
laborales. SG SST
A1.P18 22/12/2016
PERSONAL
1.0 PÁGINA:
4 de 4
RESPONSABLE
PROFESIONAL REPRESENTANTE ALTA
UNIVERSITARIO/COPASST/ PROFESIONAL DIRECCIÓN SST
SERVIDORES PÚBLICOS
REPRESENTANTE ALTA UNIVERSITARIO
DIRECCIÓN SST
Inici
o
Identificar Elaborar y/o Garantizar que los

necesidad para uso actualizar la matriz elementos de
de elementos de de elementos protección cumplan
FLUJO
protección social con parámetros
Entregar elementos
D E
de protección
D I A G R A M A
Asegurar el
Entrenar a los
mantenimiento
trabajadores sobre
periódico de los
los EPP
EPP
Verificar el uso
de elementos
de seguridad
(A1.P20)
Tomar medidas de
control necesarias
Fin


A1.P18.F01 22/12/2016
VERSIÓN
ACTA DE ENTREGA DE ELEMENTOS DE PROTECCION
1.0 PERSONAL PÁGINA:
1 de 1
No de
Nombre del trabajador Cargo
identificación
ELEMENTOS DE PROTECCION PERSONAL (EPP) ENTREGADOS
ITEM EPP ENTREGADOS: CANTIDAD FECHA FIRMA RECIBIDO
COMPROMISO
Me comprometo a utilizar adecuadamente durante la jornada laboral los elementos de protección personal recibidos y mantenerlos en buen estado, dando cumplimiento a las
normas del sistema de seguridad y salud en el trabajo que contribuyen a mi bienestar físico, psicológico y social. Declaro que he recibido información sobre el uso adecuado de
los mismos.
FIRMA DE QUIEN SE COMPROMETE:____________________________________________________
IMPORTANTE: El grave incumplimiento por parte del trabajador de las instrucciones, reglamentos y determinaciones de prevención de riesgos, adoptados en forma general o
específica, y que se encuentren dentro del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, que le hayan comunicado por escrito, facultan al empleador para la terminación
del vínculo o relación laboral por justa causa, tanto para los trabajadores privados como para los servidores públicos, previa autorización del Ministerio de Trabajo y Seguridad
Social, respetando el derecho de defensa”.
815
CODIGO: FECHA DE EMISIÓN:
ALCALDÍA DE FLORENCIA,CAQUETÁ
A1.P18.F02 22/12/2016
VERSION 21/05/2018
MATRIZ DE ELEMENTOS DE PROTECCION PERSONAL
2.0
Página:
de
Fecha de Actualizacion: Actualizado por: Cargo Secretaria:
PARTE A PROTEGER / NORMATIVIDAD
RIESGOS
CARGO
CRITERIOS PARA LA POTENCIALES
CABEZA OJOS NARIZ BOCA OIDOS CUERPO PIES MANOS OTROS
REPOSICION DE EPP
A1.P18.F03 21/05/2018
VERSIÓN
1.0 INSPECCIÓN ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PÁGINA:
PERSONAL 1 de 1
ÁREA: FECHA
NOMBRE DEL TRABAJADOR: CARGO
RESPOSABLE INSPECCIÓN: SECRETARIA
ÍTEM DESCRIPCIÓN BIEN MAL NO RECOMENDACIONES

A. APLICABLE
PROTECCIÓN DE CABEZA, VISTA Y OÍDOS
1 Casco (carcaza, arnés) con barbuquejo
2 Gafas Oscuras o Claras
3 Bata manga larga
4 Protección naso bucal
5 Máscara contra productos químicos
6 Tapa oídos
7 Gorro
B PROTECCIÓN PARA MIEMBROS
8 Guantes
9 Botas de cuero
10 Botas para agua
Puntera (estado)
Planta / suela (estado)
11 Sistemas de Protección Contra Caídas de Alturas
Arnés cuerpo completo (¿no presenta fisuras, desgaste, corrosión?)
Eslinga de posicionamiento y conexiones (¿costuras completas?)
Línea de vida Autor retráctil
Línea de vida horizontal fija
C. ROPA DE TRABAJO
12 Pantalón
13 Camisa
114 Overol
Observaciones: ___________________________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________
Firma Responsable Inspección: _______________________________

A1.P19 22/12/2016
FECHA/ DE ACTUALIZACIÓN
VERSIÓN 21/05/2018
INDUCCIÓN Y REINDUCCION
1.0 PÁGINA:
1 de 4

“A1.P19 INDUCCION Y REINDUCCION”
21/05/2018 Modificación del Aclarar la actividad 7,

2.0 procedimiento frente al resultado de la
evaluación de inducción
y reinducción
A1.P19 22/12/2016
VERSIÓN 21/05/2018
1.0 PÁGINA:
2 de 4
Objetivo: Proporcionar al trabajador información clara y oportuna sobre los aspectos generales de la
Alcaldía de Florencia y específicos de las actividades a realizar.
Alcance: La inducción y re inducción de aspectos generales de la Administración Municipal aplica a todos

los trabajadores en carrera administrativa, provisionales y libre nombramiento y remoción; el sistema de
gestión de seguridad y salud en el trabajo aplica a todos los trabajadores y/ o contratistas
independientemente de su forma de contratación.
Definiciones:
Inducción: Método que se utiliza para dar a conocer a los nuevos trabajadores la información básica de
la organización y del cargo a desempeñar.
Re inducción: método que se utiliza para reforzar y dar a conocer a los antiguos trabajadores, los
cambios en la información básica de la organización y del cargo desempeñado.
Producto o servicio: Registro de inducción y reinducción
Normatividad:

 Ley 909 de 2004
 NTC-OHSAS 18001-2007
 Ley 1562 de 2012
Recursos:
A. Tecnológicos: Computador, impresora, video bean.
Florencia.

1. Solicitar mensualmente el Secretaría Profesional
listado de trabajadores Administrativa Universitario –
nuevos. SST y Bienestar
Social
2. Programar jornadas de Secretaría Profesional
inducción por lo menos cada Administrativa Universitario –
dos meses y re inducción SST y Bienestar
por lo menos cada dos años Social
o cuando se produzcan
cambios que impacten los
procesos.
3. Informar a los jefes Secretaría Profesional
inmediatos de las Administrativa Universitario –
A1.P19 22/12/2016
VERSIÓN 21/05/2018
1.0 PÁGINA:
3 de 4
dependencias, sobre la SST y Bienestar

actividad a realizar con el fin Social
de brindar el tiempo
requerido.
4. Citar a los nuevos Secretaría Profesional
trabajadores a la inducción. Administrativa Universitario –
SST y Bienestar
Social
5. Brindar la inducción general Secretaría Profesional
del nuevo trabajador Administrativa Universitario –
dejando registros en el SST y Bienestar
formato Acta de inducción Social
y/o re inducción.
6. Dar a conocer al nuevo Secretaría Profesional
trabajador información Administrativa Universitario –
específica referente al SST y Bienestar
puesto de trabajo y Social
funciones del cargo dejando
registros en el formato Acta
de inducción y/o re
inducción.
7. Realizar una evaluación con Secretaría Profesional
el fin de identificar la Administrativa Universitario –
eficacia de inducción y/o re SST y Bienestar
inducción. La cual se Social
establece en el ítem “Fue
comprendida SI/NO” del
formato A1.P19.F01.
Si se observa que la
información suministrada al
trabajador no fue lo
suficientemente clara y
entendida, se debe
reprogramar una nueva
inducción o re inducción
A1.P19 22/12/2016
VERSIÓN 21/05/2018
1.0 PÁGINA:
4 de 4
RESPONSABLE
Inici
o
FLUJO
Solicitar listado de Programar jornadas de Informar jefes inmediatos

trabajadores inducción y re de las dependencias
mensualmente inducción sobre la actividad
D E
Dar a conocer al nuevo Realizar Actividad Citar a los trabajadores

trabajador información dejando registro en para realizar la actividad
D I A G R A M A
general y específica del Acta de inducción y re

cargo a desarrollar inducción
Evaluar la Reprogramar la
eficacia de la inducción o re inducción
inducción o re
inducción
Inducción o re inducción Fin

eficaz

Nombre: Yohana Andrea Rojas M Nombre: Angélica Ortiz Molina Nombre: Comité de Coordinación del
Nombre: Julián Armando Gómez C. Cargo:
Cargo: Asesor

A1.P19.F01 22/12/2016
VERSIÓN 21/05/2018
2.0 ACTA DE INDUCCION Y/O
REINDUCCION PÁGINA:
1 de 2
INDUCCION REINDUCCION
FECHA: PROCESO:
NOMBRE DEL
GRADO:
TRABAJADOR
CARGO:
SECRETARIA:
FUE COMPRENDIDA
TEMA DE LA INDUCCION GENERAL
SI NO
GENERALIDADES DE LA EMPRESA
Visión, Misión, Principios y valores éticos
Estructura del Municipio
Procesos y Procedimientos
GENERALIDADES SG MUNICIPIO DE FLORENCIA
Aspectos generales del sistema de gestión de seguridad y salud en el
trabajo.
Políticas y compromiso de la Administración Municipal de Florencia con la
Derechos y deberes del sistema general de riesgos laborales.
Identificación de factores de riesgo y peligros asociados con la actividad a

desempeñar y controles aplicados.
Procedimientos de reporte de incidentes y accidentes de trabajo.
Reporte de actos y condiciones inseguras.
Prevención de accidentes y enfermedades laborales
Reglamento interno de trabajo
Reglamento de higiene y seguridad industrial.
Funcionamiento del comité paritario de seguridad y salud en el trabajo y

Comité de Convivencia Laboral.
Uso y cuidado de los elementos de protección personal.
A1.P19.F01 22/12/2016
VERSIÓN 21/05/2018
2.0 ACTA DE INDUCCION Y/O
REINDUCCION PÁGINA:
2 de 2
Procedimiento para la prevención, preparación y respuesta ante

emergencias.
Plan Estratégico de Seguridad Vial
FUE COMPRENDIDA
TEMA DE LA INDUCCION ESPECIFICA
SI NO
Formas de vinculación, Requisitos para posesión, Horario de trabajo
Situaciones Administrativas
Régimen Salarial y Prestacional
Evaluación de Desempeño
Capacitación, Bienestar Social e Incentivos
Derechos, deberes, prohibiciones, faltas, sanciones y delitos contra la
Administración Pública
OBSERVACIONES GENERALES Y/O ACCIONES A SEGUIR
_________________________________ _________________________________
Nombre Nombre
CC. CC.
Trabajador Quien realiza la inducción
__________________________ _____________________________
Nombre Nombre
CC. CC.
Quien realiza la inducción Quien realiza la inducción
A1.P20 22/12/2016
VERSIÓN
INSPECCIONES DE SEGURIDAD
1.0 PÁGINA:
1 de 3

“A1.P20 INSPECCIONES DE SEGURIDAD”

A1.P20 22/12/2016
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
2 de 3
Objetivo: Contar con herramientas que brinden información de manera oportuna para tomar las acciones
que mitiguen o eliminen el riesgo y sirvan como base para la actualización permanente de la matriz de
identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles.
Alcance: El presente procedimiento inicia desde la planeación y ejecución de las inspecciones y termina
con el seguimiento a las acciones correctivas y preventivas.
Definiciones:
INSPECCION DE SEGURIDAD: Las inspecciones son observaciones sistemáticas para identificar los
peligros, riesgos o condiciones inseguras en el lugar de trabajo que de otro modo podrían pasarse por
alto, y de ser así es muy probable que suframos un accidente, por tanto podemos decir que las
Inspecciones nos ayudan a evitar accidentes.
Producto o Servicio: Informe de inspecciones
Normatividad:
 NTC-OHSAS 18001-2007.
Recursos:
Florencia.
1 Programar las inspecciones de Secretaría Profesional
seguridad y registrarlas en el plan Administrativa Universitaria
de trabajo anual de seguridad y
salud en el trabajo. COPASST
2 Realizar las inspecciones de Secretaría Profesional
seguridad en las frecuencias Administrativa Universitaria
establecidas.
Nota: Si se detectan elementos que COPASST
no cumplen con los criterios de
seguridad establecidos, generando
condiciones inseguras estos
deberán ser retirados anotando la
observación en el respectivo
formato.
3 Presentar informes de las Secretaría Profesional Seguimiento y
inspecciones de seguridad de Administrativa Universitaria acciones
manera trimestral al Jefe inmediato resultantes de los
o cuando se presenten COPASST informes derivados
condiciones inseguras que atenten de las inspecciones
contra la integridad del personal o de seguridad
A1.P20 22/12/2016
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
3 de 3
partes interesadas.
4 Tomar las acciones requeridas a fin Secretaría Profesional
de garantizar la aplicación del Administrativa Universitaria
presente procedimiento aplicando
el procedimiento acciones COPASST
correctivas, preventivas y de
mejora.
RESPONSABLE
PROFESIONAL UNIVERSITARIO - COPASST
FLUJO
Inici
o
Programar Realizar Presentar Informe Tomar acciones

D E
inspección de inspección de requeridas

seguridad seguridad
D I A G R A M A
Fin


826

A1.P20.F01 ALCALDÍA DE FLORENCIA, CAQUETÁ
22/12/2016
VERSIÓN INSPECCION DE BOTIQUIN DE PRIMEROS
1.0 AUXILIOS PÁGINA:
NIT No. 800.095.728-2 de
Fecha de inspección: (dd/mm/aa)
Nombre de quien realiza la inspección:
Marque con una X según las condiciones observadas:
El botiquín se encuentra instalado en la pared: Si No Localizado en un lugar visible: Si No
El botiquín se encuentra libre de obstaculos: Si No El botiquín se encuentra señalizado: Si No
Fecha de recepción de elementos botiquín de primeros auxílios: (dd/mm/aa) El botiquín es de: Lona Metálico
SE ENCUENTRA EL ELEMENTO CANTIDAD DEL
ELEMENTO FECHA DE VENCIMIENTO
SI NO ELEMENTO
Isodine Espuma (espuma yodopovidona).
Isodine Solución (solución yodopovidona).
Gasa.Esteril
Tijeras.
Micropore x 1 pulgada
Esparadrapo x 1 pulgada
Suero fisiológico bolsa
Sulfaplata 30 gr.
Venda triangular
Venda en rollo 4x5.
Venda en rollo 6x5
alcohol antiséptico
Caja de bajalenguas
Guantes quirúrgicos (pares)
Paquete de 20 Aplicadores (Copitos).
Curas.
Ganchos nodriza
Termómetro
Suero oral en bolsa
Compresa
Inmovilizador de cuello y extremidades
827

A1.P20.F02
VERSIÓN
ANALISIS DE TRABAJO SEGURO PÁGINA:
NIT No. 800.095.728-2 de
Tarea Analizada: Fecha del análisis:

(dd/mm/aaaa)
Nombre de quien realiza el análisis: Cargo:
PASOS SIGNIFICATIVOS O ACTIVIDADES

No. EXPOSICIÓN A PELIGROS CONTROLES Y SOLUCIONES RECOMENDADAS
CRÍTICAS
828
A1.P20.F03 22/12/2016
VERSIÓN
INFORME DE INSPECCIONES DE PÁGINA:
1.0 SEGURIDAD 1 de 1
Fecha de Inspección: (DD/MM/AAAA)

Área:
Nº Trabajadores del área:
Se han presentado accidentes en el área Si___ No______
Si la respuesta es si cual es el más frecuente:
Responsable(s) de la Inspección:
Nombre: Cargo:
Nombre: Cargo:
Grado de Intervención
N Condición Reportada Registros
° Sustituir Reparar Dotar
1
Acción Correctiva a Seguir
Grado de Intervención
N Condición Reportada Registros
° Sustituir Reparar Dotar
2
Acción Correctiva a Seguir
_____________________________
Firma del responsable del informe
ALCALDÍA DE FLORENCIA - CAQUETÁ
A1.P20.F04 22/12/2016
VERSIÓN 21/05/2018 829
INSPECCION DE EXTINTORES
ALCALDÍA DE FLORENCIA 2.0 Página:
NIT No. 800.095.728-2
de
Fecha inspección Responsable de inspección:

ESTADO DEL EXTINTOR
PIN DE SEGURIDAD
SEÑALIZACIÓN DE
MANOMETRO
VISIBILIDAD
FECHA DE
MANGUERA
BOQUILLA
CILINDRO
PINTURA
ACCESO
MANIJA
No TIPO DE EXTINTOR UBICACIÓN CAPACIDAD PROXIMA OBSERVACIONES
USO
RECARGA
CRITERIOS DE CALIFICACIÓN: B: BUENO R: REGULAR M: MALO
OBSERVACIONES:
Nombre y Firma de quien realiza inspección

Cargo
Licencia (si la tiene)
A1.P20.F05 22/12/2016
VERSIÓN
INSPECCION DE PUESTO DE TRABAJO
1.0 ADMINISTRATIVO PÁGINA:
1 de 1
Fecha Secretaria
Nombre del trabajador
Cargo Grado
Intervención: Primera vez: _____ Seguimiento: ______
CONDICION OBSERVADA CUMPLE NO CUMPLE RECOMENDACIONES

Ubicación de monitor
PANTALLA Altura del monitor
Distancia del monitor
Espacio de trabajo
Distancia del teclado
MESA, PORTATECLADO, Ubicación y altura del teclado
TECLADO Y MOUSE Distancia Mouse
Ubicación de otros elementos
Espacio de almacenamiento
Reglaje y funcionalidad de la silla
altura del asiento
Profundidad del asiento
SILLA Ancho del asiento
Altura del espaldar
Inclinación del espaldar
Altura de apoyabrazos
REQUERIMIENTOS
NOMBRE DEL EVALUADOR FIRMA DEL TRABAJADOR
Firma Firma
FECHA DE EMISIÓN
CÓDIGO
22/12/2016
831
A1.P20.F06 FECHA DE ACTUALIZACION
VERSIÓN PÁGINA:
ALCALDÍA DE FLORENCIA INSPECCION LOCATIVA
1.0 de
NIT No. 800.095.728-2
Fecha de inspección: (dd/mm/aaaa) Área:

Se han presentado accidentes en el área: Si____ No______
Nº de trabajadores del área
Si la respuesta es si cual es el mas frecuente:
Responsables de la Inspección
Nombre: Cargo:
Nombre: Cargo:
Criterios de Calificación de Grado de

Aspecto a Observar aceptación Descripción Breve de la Condición Ubicación la Condición intervención
SI NO N.A B R M A M B
Orden y Aseo en general
Se realiza el reciclaje de papel
Pisos (agrietados, con huecos o desnivelados,
húmedos).
Pasillos de circulación amplios
(+ 1,20 m)
Pasillos despejados
Condición de ventanales (rotos o flojos, marcos
Paredes (grietas, fisuras verticales, humedad)

Techos (grietas, goteras, fisuras horizontales,
humedad)
Escaleras (peldaños, antideslizantes)
pasamanos de escaleras
Organización y distribución de las áreas
Áreas comunes y vías de circulación
RIESGO LOCATIVO
señalizadas
Salidas de emergencia señalizadas
Salidas de emergencia despejadas
La señalización general esta en buen estado
Mobiliario y enseres en buen estado
Existen rutinas de orden y aseo en instalaciones
y equipos
Existen sitios aptos para el consumo de
alimentos en el mismo edificio
Las cocinas se encuentran en buen estado de
orden y aseo
Existe Mobiliario para almacenamiento de
elementos de cafetería (café, aromáticas, )
Elementos de aseo y alimentos almacenados
por separado
Paredes de las cocinas son de baldosa
Agua potable para consumo
Baños en buen estado
Limpieza adecuada de los baños
Baños separados por genero
Instalaciones eléctricas (tomas sueltas, cables
pelados, cables energizados descubiertos,
interruptores, acometidas y alambres)
Las tomas de corriente, clavijas, interruptores
RIESGO ELECTRICO
disponen de la protección mínima para las

condiciones de utilización
Tableros eléctricos con tapa de protección y
señalizados
La UPS se encuentra aislada y señalizada
Aire acondicionado individual (estado de
funcionamiento)
Instalaciones eléctricas sobrecargadas
Instalaciones con polo a tierra.
Criterios de
aceptación
Calificación de Grado de832
Aspecto a Observar Descripción Breve de la Condición Ubicación la Condición intervención
SI NO N.A B R M A M B
Se suministro elementos de protección personal
(epp)
EPP
Los servidores los usan correctamente

Se encuentran en buen estado.
Existen elementos para la extinción de
incendios
Existen elementos para la detección de
incendios
Extintores señalizados, colgados y con libre
acceso
EMERGENCIA
Extintores con carga vigente y tarjeta de

inspección
Existe acumulación de papel, madera o basuras
junto a almacenamientos de gasolina, thinner o
elementos inflamables.
Camilla de primeros auxilios
Botiquín de primeros auxilio se encuentra
señalizado y en un lugar visible
Botiquín de primeros auxilios dotado
Iluminación Natural (excesiva, deficiente)
Iluminación artificial (excesiva, deficiente)
ALMACENAMIENTO EN GENERAL
Sistema de almacenamiento adecuado (archivo,
estantes )
Estantes de almacenamiento anclados
RIESGO FISICO
Estanterías en buen estado

Elementos pesados ubicados en la parte
superior de los estantes
VENTILACIÓN GENERAL
Ventilación general natural (ventanas y puertas
insuficientes en el área o bloqueadas)
Las áreas de trabajo disponen de ventilación

mecánica (ventilador/ aire acondicionado)
MECANICO
Archivo rodante (puertas, manijas)

RIESGO
Equipos o herramientas de oficina en buen

estado (elementos de escritorio)
Suministro de agua potable en toda la sede

BIOLOGICO
RIESGO
Manejo y control de plagas

Clasificación y separación de basuras (bolsas
adecuadas, almacenamiento)
OTRO FACTOR DE RIESGO
Valoración de la condición
Clase Grado de acción
A Inmediata
M Pronta a corto plazo
B Posterior o a largo plazo
833
FECHA DE EMISIÓN
CÓDIGO 22/12/2016
PÁGINA:
VERSIÓN
ALCALDÍA DE FLORENCIA INVENTARIO DE EXTINTORES de
NIT No. 800.095.728-2 1.0
FECHA DE ACTUALIZACION: RESPONSABLE:

FECHA DE FECHA DE
No. SECRETARIO/OFICINA ÁREA TIPO MARCA CAPACIDAD ESTADO OBSERVACIONES
RECARGA VENCIMIENTO
FECHA DE EMISIÓN
CÓDIGO
21/05/2018 834
ALCALDÍA DE FLORENCIA VERSIÓN PÁGINA:

NIT No. 800.095.728-2 INSPECCION DE HIDRANTES 1 de 1
1.0
Nombre y cargo responsable Inspección: Fecha Inspección:
CARACTERÍSTICAS
(B: BUENO R: REGULAR M: MALO N/A: NO APLICA)
LLAVE SPANNER
MANGUERA DE
MANGUERA DE
VALVULA DE 1
CERRADURAS
SOPORTE DE
BOQUILLA O
AGENTE DEL
MANGUERA
15 METROS
30 METROS
VISAGRAS
HIDRANTE
EXTINTOR
LIMPIEZA
UBICACIÓN REGISTRO FOTOGRÁFICO OBSERVACIONES
PINTURA
MANIJA
HACHA
CAJÓN
VIDRIO
EXTINTOR
PITON
Observaciones:
Nombre y Firmar de la persona encargada de realizar la inspección

Cargo
835
ALCALDÍA DE FLORENCIA,CAQUETÁ
A1.P20.F09 21/05/2018
VERSIÓN
INSPECCIÓN CAMILLAS DE EMERGENCIAS
1.0 PÁGINA:
1 de 1
Fecha de
NOMBRE DE QUIEN REALIZA LA INSPECCIÓN:
inspección
ESTADO DE LA
ESTRUCTURA ESTADO DE LAS
INMOVILIZADOR DE
RIGIDA (Tabla CORREAS DE
No UBICACIÓN PISO RESPONSABLE CABEZA OBSERVACIONES
Sujetadores de SEGURIDAD
cargue)
B M B M B M
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
Recomendaciones:
Firma de quien realiza la inspección

Cargo: ___________________________
A1.P21 22/12/2016

VERSIÓN INCIDENTES Y/O
ACCIDENTESLABORALES
1.0 PÁGINA:
1 de 7

“A1.P21 REPORTE E INVESTIGACION DE INCIDENTES,
ACCIDENTES LABORALES”

A1.P21 22/12/2016

ACCIDENTESLABORALES
1.0 PÁGINA:
2 de 7
Objetivo: Establecer la metodología para la investigación de incidentes, accidentes laborales, encaminados a

averiguar las causas, así como proponer las acciones necesarias para evitar su ocurrencia o repetición.
Alcance: Aplica todas las situaciones de emergencia que pueden causar daño a la salud de las personas, a la
propiedad o equipos de la empresa y el medio ambiente.
Definiciones:
Accidente de trabajo. Es accidente de trabajo todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasión
del trabajo, y que produzca en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación funcional o psiquiátrica, una
invalidez o la muerte.
Es también accidente de trabajo aquel que se produce durante la ejecución de órdenes del empleador, o
contratante durante la ejecución de una labor bajo su autoridad, aún fuera del lugar y horas de trabajo.
Igualmente se considera accidente de trabajo el que se produzca durante el traslado de los trabajadores o
contratistas desde su residencia a los lugares de trabajo o viceversa, cuando el transporte lo suministre el
empleador.
También se considerará como accidente de trabajo el ocurrido durante el ejercicio de la función sindical aunque
el trabajador se encuentre en permiso sindical siempre que el accidente se produzca en cumplimiento de dicha
función.
De igual forma se considera accidente de trabajo el que se produzca por la ejecución de actividades
recreativas, deportivas o culturales, cuando se actúe por cuenta o en representación del empleador o de la
empresa usuaria cuando se trate de trabajadores de empresas de servicios temporales que se encuentren en
misión.
Incidente de trabajo: Suceso acaecido en el curso del trabajo o en relación con éste, que tuvo el potencial de
ser un accidente, en el que hubo personas involucradas sin que sufrieran lesiones o se presentaran daños a la
propiedad y/o pérdida en los procesos.
Investigación de accidente o incidente: Proceso sistemático de determinación y ordenación de causas,

hechos o situaciones que generaron o favorecieron la ocurrencia del accidente o incidente, que se realiza con
el objeto de prevenir su repetición, mediante el control de los riesgos que lo produjeron.
Causas básicas: Causas reales que se manifiestan detrás de los síntomas; razones por las cuales ocurren los
actos y condiciones subestándar o inseguros; factores que una vez identificados permiten un control
administrativo significativo. Las causas básicas ayudan a explicar por qué se cometen actos subestándar o
inseguros y por qué existen condiciones subestándar o inseguras.
Causas inmediatas: Circunstancias que se presentan justamente antes del contacto; por lo general son
observables o se hacen sentir. Se clasifican en actos subestándar o actos inseguros (comportamientos que
podrían dar paso a la ocurrencia de un accidente o incidente) y condiciones subestándar o condiciones
inseguras (circunstancias que podrían dar paso a la ocurrencia de un accidente o incidente).
Accidente grave: Aquel que trae como consecuencia amputación de cualquier segmento corporal; fractura de
huesos largos (fémur, tibia, peroné, humero, radio y cúbito); trauma craneoencefálico; quemaduras de segundo
y tercer grado; lesiones severas de mano, tales como, aplastamiento o quemaduras; lesiones severas de
A1.P21 22/12/2016

ACCIDENTESLABORALES
1.0 PÁGINA:
3 de 7
columna vertebral con compromiso de médula espinal; lesiones oculares que comprometan la agudeza o el
campo visual o lesiones que comprometan la capacidad auditiva.
Equipo investigador. El equipo investigador debe estar integrado como mínimo por el jefe inmediato o
supervisor del trabajador accidentado o del área donde ocurrió el incidente, un representante del COPASST y
el encargado del desarrollo del SG-SST. Cuando el aportante no tenga la estructura anterior, deberá conformar
un equipo investigador integrado por trabajadores capacitados para tal fin.
Cuando el accidente se considere grave o produzca la muerte, en la investigación deberá participar un

profesional con licencia vigente en Seguridad y Salud en el Trabajo, propio o contratado, así como el personal
de la empresa encargado del diseño de normas, procesos y/o mantenimiento.
Condición insegura: Es todo elemento de lo equipos, la materia prima, las herramientas, las máquinas, las
instalaciones o el medio ambiente que se convierte en un peligro para las personas, los bienes, la operación y
el medio ambiente y que bajo determinadas condiciones puede generar un incidente.
Peligro: Es una fuente o situación con potencial de pérdidas en términos de lesiones, daño a la propiedad y
procesos, al ambiente o una combinación de estos.
Riesgo: Combinación de la probabilidad y la(s) consecuencia(s) de que ocurra un evento peligroso especifico.
Producto o Servicio: Reporte e investigación de incidentes y/o accidentes laborales
Normatividad:
 Ley 1562 de 2012.

 Decreto 1072 de 2015.
 NTC-OHSAS 18001-2007
Recursos:
1 Informar inmediatamente al Todos los Todos los
jefe inmediato o en su defecto trabajadores trabajadores
a la profesional universitaria
de SST, todos los incidentes
y/o accidentes de trabajo.
2. Realizar el respectivo reporte Profesional Reporte oportuno a los
de accidente ante la ARL a Universitaria organismos de control
Secretaría
más tardar 24 horas después requeridos
Administrativa
de ocurrido el evento, se debe
tener en cuenta para este Representante de
A1.P21 22/12/2016

ACCIDENTESLABORALES
1.0 PÁGINA:
4 de 7
reporte el tiempo, modo y la alta dirección del

lugar del accidente. SG SST
Además de lo anterior, si se
trata de un accidente grave o
mortal se notifica al Ministerio
de Trabajo, los dos días
calendario siguientes, los
hechos sobre la ocurrencia
del accidentes de trabajo
3. Entregar o remitir una copia Profesional
del reporte de accidente al Universitaria
trabajador accidentado, una
Secretaría
copia reposara en la hoja de
Administrativa
vida del afectado y la tercera Representante de
copia para que sea soporte la alta dirección del
de la investigación. SG SST
4. Coordinar y conformar el Profesional
equipo investigador y el Universitaria
trabajador si es posible. Secretaría COPASST
Administrativa Representante de
SG SST
5. Investigar incidentes y/o Secretaria Equipo Recolección de
accidentes laborales dentro Administrativa Investigador información y de
de los 15 días siguientes a la pruebas
ocurrencia del evento, con el
fin de establecer cómo
ocurrieron los hechos,
identificar las causas reales
(inmediatas y raíces) que los
produjeron y aplicar las
medidas de control para evitar
su repetición: dejar registros
en el formato investigación de
incidentes/accidentes.
Para la investigación es
necesario:
a. Examinar el lugar
de los hechos y los
equipos
involucrados.
b. Recoger
evidencias.
c. Tomar fotografías y/o
elaborar dibujos y/o
A1.P21 22/12/2016

ACCIDENTESLABORALES
1.0 PÁGINA:
5 de 7
diagramas.
d. Entrevistar a los
testigos.
e. Realizar la
reconstrucción de los
hechos, si la
información no se
puede obtener de
otra manera, o
cuando es vital para
el desarrollo de
acciones correctivas
o cuando sea
necesaria para
verificar los aspectos
críticos relacionados
con el incidente.
Revisar la documentación:
a. Registros de
capacitación.
b. Registros de
mantenimiento.
c. Registros de
inspecciones.
d. Normas y
procedimientos de
trabajo.
e. Estadísticas de
accidentalidad.
f. Análisis de las
causas del incidente
con base en la
información
obtenida.
Las lecciones aprendidas

serán publicadas en los
lugares apropiados (para
evitar accidentes de similar
naturaleza y divulgadas a los
todo el personal.
6. Analizar los resultados de la Secretaría Profesional Análisis de resultados

investigación del incidente Administrativa Universitaria para la toma de
y/o accidente. Representante de acciones
A1.P21 22/12/2016

ACCIDENTESLABORALES
1.0 PÁGINA:
6 de 7
SG SST
COPASST
Equipo
Investigador
7. Llevar a cabo las Secretaría Secretaria Dar a conocer las
recomendaciones planteadas Administrativa Administrativa recomendaciones al
en el informe, de acuerdo a representante de la alta
las prioridades y al Equipo dirección del SST
presupuesto. Investigador
8. Remitir ante la ARL a la que Secretaría Profesional Remitir de manera

se encuentre afiliado el Administrativa Universitaria oportuna la información
trabajador accidentado, ante la ARL
dentro de los quince (15) días
siguientes a la ocurrencia del
evento, el informe de
investigación del accidente
de trabajo mortal y de los
accidentes graves, esta
investigación debe ser
realizada con el aval de un
profesional con tarjeta vigente
en SST.
9. Analizar tendencias de Secretaría Profesional Toma de decisiones
accidentalidad y ausentismo Administrativa Universitaria
con el fin de tomar las Representante de
acciones requeridas. la alta dirección del
SG SST
COPASST
Equipo
Investigador
10. Garantizar la aplicación del Secretaría Líderes de Validación de la
presente procedimiento y Administrativa procesos eficacia de las acciones
tomar acciones, aplicando el Profesional
procedimiento acciones Universitaria
correctivas, preventivas y de Representante de
mejora. la alta dirección del
SG SST
COPASST
Equipo
Investigador
A1.P21 22/12/2016

ACCIDENTESLABORALES
1.0 PÁGINA:
7 de 7
RESPONSABLE
PROFESIONAL SECRETARIA
PROFESIONAL UNIVERSITARIO, ADMINISTRATIVA, PROFESIONAL
UNIVERSITARIO, EQUIPO
TRABAJADOR Representante Alta
COPASST, EQUIPO UNIVERSITARIO
INVESTIGADOR
Dirección Representante INVESTIGADOR
Alta Dirección
Reporte ante
Inici
ARL
o
En caso de
AT grave se
notifica en un
Informar plazo
accidente máximo de 2
FLUJO
/incidente días al Min

laboral Trabajo
Entregar Conformar Investigar

copia del equipo accidente /
D E
reporte al investigador incidente

trabajador laboral
ARL
D I A G R A M A
Analizar
resultados de Remitir copia
investigación a la ARL en
Llevar a cabo caso de AT
recomendacio grave
nes
Analizar
tendencia de
accidentalida
dy
ausentismo
Tomar
acciones Fin
(E2.P02)


A1.P21.F01 22/12/2016
VERSIÓN INVESTIGACION DE INCIDENTES-
ACCIDENTES LABORALES PÁGINA:
1.0 1 de 5
1.CLASIFICACION (marque con una x)
accidente accidente mortal incidente laboral
accidente grave accidente leve
1. DATOS GENERALES DE LA EMPRESA:
Nombre de la empresa
Nit
Dirección
Teléfono
Actividad económica
Código actividad
No. trabajadores
Correo electrónico
Ciudad:
Departamento:
2. DATOS GENERALES DEL TRABAJADOR
nombres y apellidos No de documento de identidad
Fecha de nacimiento: Género:
Dirección: Teléfono: Municipio:
Tipo de contrato: Fecha de ingreso a la empresa: Cargo:

A1.P21.F01 22/12/2016
1.0 2 de 5
Secretaria: Salario EPS:
AFP:
3.INFORMACIÓN SOBRE EL INCIDENTE O ACCIDENTE DE TRABAJO
Fecha ocurrencia: Hora: Lugar:
Día de la semana en que Jornada: El accidente ocurrió realizando su

ocurrió el evento: oficio habitual?
SI___ NO___
Tipo de incidente o Municipio de ocurrencia Departamento de ocurrencia:

accidente
Zona Tiempo laborado previo al IPS que atendió al accidentado

accidente
4. DESCRIPCIÓN DEL INCIDENTE O ACCIDENTE DE TRABAJO
Habían ocurrido eventos similares anteriormente?
No. de personas que presenciaron el accidente
Se han presentado otros accidentes en el área de trabajo?
El evento similar fue investigado?
Se había considerado esta condición como prioritaria en la matriz de

identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de
controles?
El trabajador ha estado involucrado en otros incidentes anteriores:
Se cuenta con la matriz de identificación de peligros, valoración de

riesgos y determinación de controles:
A1.P21.F01 22/12/2016
1.0 3 de 5
Descripción del accidente:
5. DESCRIPCIÓN DEL AGENTE QUE PRODUJO EL ACCIDENTE: :
Agente:
Marca
Modelo
Mantenimiento
Detalles adicionales
Elementos de protección Personal
Utilizaba correctamente los

elementos de protección personal
El trabajador necesitaba EPP?
6. CARACTERIZACIÓN DEL ACCIDENTE DE TRABAJO:
Tipo de lesión
Parte del cuerpo afectada
Mecanismo del accidente

A1.P21.F01 22/12/2016
1.0 4 de 5
Agente
7.ANALISIS DE CAUSALIDAD
perdida:
contacto:

causas inmediatas:


causas básicas:

fallas del SG SST:
8.VERSION DE LOS TESTIGOS
9.ANÁLISIS Y RECOMENDACIONES DEL GRUPO INVESTIGADOR :

A1.P21.F01 22/12/2016
1.0 5 de 5
10.ANÁLISIS ESPECIALIZADO :
11. RECOMENDACIONES
Controles a implementar tipo de control responsable fecha de

según lista priorizada de implementación implementación
causas
fuente medio persona
12. participantes de la investigación
Nombres y apellidos del equipo de cargo firma

investigación
Anexo:
A1.P22 22/12/2016
VERSIÓN
REVISION POR LA ALTA DIRECCION
1.0 PÁGINA:
1 de 7

“A1.P22 Revisión por la alta dirección”
“GESTIÓN ORGANIZACIONAL”

A1.P22 22/12/2016
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
2 de 7
Objetivo: Revisar el grado de cumplimiento de las estrategias implementadas para el cumplimiento de la

política y objetivos y eficacia del sistema de Gestión en seguridad y salud en el trabajo
Alcance: Aplica al sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, Inicia con la recolección de la
información requerida y termina con las acciones preventivas o de mejora.
Definiciones:
Alta dirección: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel una organización.
Eficacia: Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados
planificados.
Representante de la dirección: miembro de la dirección, designado para asuntos relacionados con el

Sistema de Gestión de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, con independencia de otras
responsabilidades. .
Revisión: Actividad comprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación y eficacia del tema objeto
de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos.
Revisión por la dirección: Es la evaluación formal por parte de la alta dirección acerca de la situación
actual y de la adecuación del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo.
Normatividad:
Ley 1562 de 2012

Recursos:
A. Tecnológicos:
Equipos de cómputo con buena capacidad.
Impresora
B. Logísticos:
Recurso Económico
Papelería
Útiles de Oficina
C. Humanos:
Asesor, Profesional universitario, representante(s) de la alta dirección.
A1.P22 22/12/2016
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
3 de 7

1.
Programar por lo menos una
Secretaría Representante(s) de
vez al año y citar la reunión para
Administrativa la alta dirección
la revisión por la alta dirección.
2 Recopilar y analizar la Secretaría Representante(s) de
información y verificar que Administrativa la alta dirección
corresponda con la información
de entrada: Profesional
universitaria
a. Revisión de las
estrategias
implementadas y
determinar la eficacia
para el cumplimiento
de objetivo y metas.
b. Cumplimiento al plan
anual de seguridad y
salud en el trabajo.
c. Análisis de la
suficiencia de recursos
asignados para la
implementación del SG
Verificar que
SST y el cumplimiento
la
de los resultados
información
esperados.
corresponda
d. Capacidad del SG
a lo solicitado
SST para satisfacer las
necesidades globales
en materia de
seguridad y salud.
e. Necesidad de cambios
en el SG SST,
incluyendo la revisión
de política y objetivos.
f. Medidas de
seguimiento en base a
los resultados de las
revisiones por la
dirección anteriores.
g. Análisis de resultados
de indicadores.
h. Análisis de resultados
de auditorías internas y
externas.
A1.P22 22/12/2016
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
4 de 7
i. Prioridades y objetivos
estratégicos que
puedan ser insumos
para la planificación y Secretaría Representante(s) de
la mejora. Administrativa la alta dirección
j. Validación de la
eficacia de las medidas Profesional
de prevención. universitaria
k. Resultados de
participación y
consulta.
l. Evaluación del
cumplimento de los
requisitos legales
aplicables.
m. Estado de las
acciones correctivas,
preventivas o de
mejora implementadas
en seguridad y salud.
n. Grado de
cumplimiento al plan de
trabajo anual de SST.
o. Análisis estadístico de
accidentalidad en SST.
p. Estado de
investigación de
accidentes e incidentes
en SST.
q. Análisis estadístico de
enfermedades
laborales.
r. Análisis de la
efectividad de los
programas de
rehabilitación.
s. Análisis de ausentismo
laboral por causas
asociadas a la
seguridad y salud en el
trabajo.
t. Informes de
emergencia (reales-
simulacros).
u. Evaluación de daños a
la propiedad, maquinas
o equipos relacionados
A1.P22 22/12/2016
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
5 de 7
con la SST.
v. Deficiencias del
sistema de gestión de
la seguridad y salud en
el trabajo.
w. Recomendaciones
para la mejora.
Alcalde (sa)
3.
Representante(s) de
Evaluar el
la alta dirección
desempeño
del sistema
Realizar la revisión por la Profesional
Secretaría de gestión de
dirección. universitaria
Administrativa seguridad y
salud en el
Líderes de procesos
trabajo
COPASST
4 Elaborar informe de acuerdo al

análisis, conclusiones y
decisiones que se establecen
sobre cada uno de los temas
evaluados, quedan consignados
dentro del formato acta. Se Alcalde (sa)
Secretaría
concluye si el SG SST ha sido
Administrativa
eficaz, conveniente y adecuado, Representante(s) de Análisis y
así: la alta dirección consolidación
de
1. El sistema es eficaz si se Profesional información
alcanzado los objetivos y universitaria en el formato
metas del SG SST. acta
2. Es conveniente si está Líderes de procesos
ayudando a cumplir con los
propósitos estratégicos. COPASST
3. Es adecuado si se está
cumplimiento su misión de
establecer medidas
proactivas de prevención de
riesgos.
5 Implementar las acciones Alcalde (sa) Realizar
propuestas en la revisión por la Secretaría seguimiento
alta dirección, aplicando el Administrativa Representante(s) de y analizar
procedimiento para las acciones la alta dirección determinar el
correctivas, preventivas y grado de
mejora Profesional eficacia de
A1.P22 22/12/2016
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
6 de 7
universitaria las acciones
COPASST
6 Comunicar los resultados de la

Alcalde (sa)
revisión gerencial a las partes Secretaría
interesadas. Administrativa
Representante(s) de
.
la alta dirección
Profesional
universitaria
COPASST
A1.P22 22/12/2016
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
7 de 7
RESPONSABLE
COPASST
REPRESENTANTE(S) DE LA PROFESIONAL UNIVERSITARIA
ALTA DIRECCION REPRESENTANTE(S) DE LA ALTA
REPRESENTANTE(S) DE LA ALTA
PROFESIONAL DIRECCION
DIRECCION
UNIVERSITARIA
Inicio
F L U J O
Implementar las acciones Comunicar los resultados de la

propuestas en la revisión por revisión gerencial a las partes
la alta dirección, aplicando el interesadas.
. Programar y citar la procedimiento para las
reunión para la revisión acciones correctivas,
por la alta dirección. preventivas y mejora
Fin
D E
D I A G R A M A
Recopilar y analizar la Elaborar informe de acuerdo

información y verificar al análisis, conclusiones y
que corresponda con decisiones que se
la información de establecen sobre cada uno
entrada de los temas evaluados,
quedan consignados dentro
del acta de revisión por la
Realizar la revisión por alta dirección. Se concluye
si el SG SST ha sido eficaz,
la dirección.
conveniente y adecuado

Nombre: Yohana Andrea Rojas M Nombre: Luz Mery Rubio Varón Nombre: Comité de Coordinación
Cargo: Profesional Universitario Cargo: Secretaria Administrativa del Sistema Control Interno

A1.P23 21/11/2017
VERSIÓN
PLAN INSTITUCIONAL DE
1.0 CAPACITACIÓN PÁGINA:
1 de 7

“A1.P23 PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN”

1.0 21/11/2017 Adopción
0240 del 21/11/2017
A1.P23 21/11/2017
VERSIÓN
2 de 7
Objetivo: Establecer los lineamientos para atender las necesidades de capacitación en los Funcionarios de La
Administración Municipal, para el desarrollo de competencias y así contribuir al mejoramiento de su calidad de
vida, desarrollando programas que permitan incrementar el sentido de pertenencia y la satisfacción en el
desempeño de sus funciones.
Alcance: Inicia con la elaboración de los Proyectos de Aprendizaje en Equipo por secretarías o Grupos Internos
de Trabajo, después se consolidan las necesidades de capacitación para que están sean aprobadas por el
Comité de Capacitación según sean los requerimientos institucionales, posteriormente se realiza la planeación,
contratación y ejecución de las capacitaciones; finalmente se hace la evaluación, seguimiento y medición a las
capacitaciones adelantadas, para verificar la eficacia de las mismas y verificar si contribuyeron o no, al
mejoramiento de competencias de los servidores públicos.
Definiciones:
Plan institucional de Capacitación (PIC): Es el conjunto coherente de acciones de capacitación y formación, que
durante un periodo de tiempo y a partir de unos objetivos específicos, facilita el desarrollo de competencias, el
mejoramiento de los procesos institucionales y el fortalecimiento de la capacidad laboral de los empleados a
nivel individual y de equipo para conseguir los resultados y metas institucionales establecidos en una entidad
pública.
Competencia: Capacidad para desempeñar las funciones inherentes a un empleo en diferentes contextos, con
base en requerimientos de calidad y resultados esperados para el sector público determinada por
conocimientos, destrezas, habilidades, valores, actitudes y aptitudes.
Educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano: La Educación No Formal, hoy denominada Educación para
el trabajo y el Desarrollo Humano (según la ley 1064 de 2006), comprende la formación permanente, personal,
social y cultural, que se fundamenta en una concepción integral de la persona, que una institución organiza en
un proyecto educativo institucional, y que estructura en currículos flexibles sin sujeción al sistema de niveles y
grados propios de la educación formal. (Ley 115 de 1994 -Decreto 2888/2007).
Educación Informal: La educación informal es todo conocimiento libre y espontáneamente adquirido,

proveniente de personas, entidades, medios masivos de comunicación, medios impresos, tradiciones,
costumbres, comportamientos sociales y otros no estructurados (Ley 115 /1994).
La Educación Basada en Problemas: Los problemas deben entenderse como una oportunidad para aprender a
través de cuestionamientos realizados sobre la realidad laboral cotidiana. En estos casos el servidor desarrolla
aspectos como el razonamiento, juicio crítico y la creatividad.
El Proyecto de Aprendizaje en Equipo: Se plantea con base en el análisis de problemas institucionales o de

retos o dificultades para el cumplimiento de metas y resultados institucionales del empleado; esta estrategia
implica constituir equipos conformados por personas con diferentes experiencias, que trabajan juntos para
realizar proyectos relacionados con su realidad, solucionar problemas y construir nuevos conocimientos.
Capacitación: Es el conjunto de procesos orientados a reforzar y complementar la capacidad cognitiva y

técnica de los servidores públicos; así mismo, concierne a los procesos de formación que tiene por objeto
desarrollar y fortalecer la ética del servicio público, basada en los principios que rigen la función administrativa
A1.P23 21/11/2017
VERSIÓN
3 de 7
para el mejoramiento institucional. Con la capacitación se busca que los servidores públicos adquieran y
actualicen conocimientos que les permitan fortalecer sus destrezas y competencias para el mejor ejercicio en el
cumplimiento de sus funciones y responsabilidad; por tanto, la capacitación no sólo va encaminada a aumentar
los niveles de eficiencia de la entidad si no a proporcionar a sus servidores las herramientas y elementos
necesarios para su desarrollo personal.
Inducción: Es un proceso dirigido a iniciar al empleado en su integración a la cultura organizacional, con el

fin de brindar información general, amplia y suficiente que permita la ubicación del empleado y de su rol dentro
de la Alcaldía Municipal de Florencia - Caquetá, para fortalecer su sentido de pertenencia y la seguridad para
realizar su trabajo de manera autónoma.
Re inducción: Esta los cambios producidos en cualquiera de los asuntos a los cuales se refieren sus objetivos
fortaleciendo su sentido de pertenencia e identidad frente a la dirigido a Reorientar la integración del empleado
a la cultura organizacional en virtud de Administración Municipal. Se deben realizar cada vez que hay cambio
de gobierno, o cuando ocurran cambios estructurales.
Entrenamiento y Re entrenamiento en el puesto de trabajo: Busca impartir la preparación en el ejercicio de las

actividades del empleo con el objetivo de que se asimilen en la práctica los oficios; se orienta a atender, en el
corto plazo, necesidades de aprendizaje específicas requeridas para el desempeño del cargo, mediante el
desarrollo de conocimientos, habilidades y actitudes observables.
Producto o servicio: Plan Institucional de Capacitación (PIC) adoptado
Normatividad:
• Decreto Ley 1567 del 5 de agosto de 1998. -Por el cual se crean el Sistema Nacional de Capacitación
y sistema de estímulos para los empleados del Estado.
• Ley 734 de 2002, Artículo 33, el cual estipula que uno de los derechos de los servidores públicos es
recibir capacitación para el mejor desempeño de sus funciones.
• Ley 909 del 23 de septiembre de 2004. -Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público,
la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones.
• Decreto 1227 del 21 de abril de 2005. -Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004.
• Decreto Ley 1567 de 1998, por medio del cual se crea el Sistema Nacional de Capacitación para los
empleados del Estado.
• Ley 1064 de 2006. -Por la cual se dictan normas para el apoyo y fortalecimiento de la educación para
el trabajo y el desarrollo humano establecida como educación no formal en la Ley General de Educación.
• Circular 100-010 de 2014. Orientaciones en materia de capacitación y formación de los empleados

públicos.
• Plan Nacional de Formación y Capacitación de Empleados Públicos para el Desarrollo de

A1.P23 21/11/2017
VERSIÓN
4 de 7
competencias del 2012.
Recursos:
A. Tecnológicos: Computador, impresora y fotocopiadora, scanner, teléfono, internet alta velocidad, intranet
B. Logísticos: Papelería, silla, escritorio
C. Humanos: Profesionales universitario, asesor (a).

Sensibilización: Se socializa a los Grupo Interno de Asesor(a) de La Circular adjunta,
funcionarios con la metodología de Trabajo de Gestión Secretaría vía correo electrónico,
capacitación, se identifican facilitadores del Talento Humano Administrativa y envío del instructivo
internos, se explica que son los Proyectos Profesional PAE, la ficha individual
de Aprendizaje en Equipos y como Universitario. del proyecto y la Ficha
conformarlos. de formulación PAE,
1
además de registro de
asistencia a
sensibilización
Formulación de Proyectos de Equipos de trabajo Servidores Públicos Ficha de formulación
Aprendizaje en Equipo: Teniendo en de las diferentes de todos los niveles PAE y Ficha
cuenta las necesidades institucionales en Secretarías jerárquicos. individual del
2 materia de capacitación de los equipos de Proyecto
trabajo, se identifica la situación
problemática, los objetivos de aprendizaje,
las estrategias de aprendizaje, los recursos
que se necesitan y el cronograma.
Diagnóstico de necesidades de Grupo Interno de Asesor(a) de La Consolidado PAE.

capacitación: Se consolidan las Trabajo de Secretaría
necesidades de capacitación de los equipos Gestión del Administrativa y
de trabado, teniendo en cuenta las Talento Humano Profesional
situaciones problemáticas, los métodos de Universitario.
capacitación, los facilitadores y recursos
3
requeridos, así como las necesidades
institucionales de acuerdo a las funciones
de las Secretarías, metas de cumplimiento
en Plan de Desarrollo y Planes de
mejoramiento.
Presentación diagnóstico de Grupo Interno de Asesor(a) de La Acta de reunión del

necesidades de Capacitación al Comité Trabajo de Secretaría Comité de
4 de Capacitación, Bienestar Social e Gestión del Administrativa y Capacitación,
Incentivos: Se invita a reunión de Comité Talento Humano y Profesional Bienestar Social e
de Capacitación, Bienestar Social e Comité de Universitario, e Incentivos, formato
A1.P23 21/11/2017
VERSIÓN
5 de 7
Incentivos para socializar el diagnóstico de Capacitación, integrantes del consolidación PAE

necesidades elaborado con el fin de Bienestar Social e Comité de con las
identificar prioridades en materia de Incentivos Capacitación, capacitaciones
capacitación y aprobar los PAE que se Bienestar Social e aprobadas
llevarán a cabo en el PIC de la vigencia. Incentivos
Elaboración del PIC: Se elabora el Plan Grupo Interno de Asesor(a) de La Plan Institucional de
Institucional de Capacitación de la vigencia, Trabajo de Secretaría Capacitación
de acuerdo al diagnóstico de necesidades y Gestión del Administrativa y
5 al Acta de reunión del Comité de Talento Humano Profesional
Capacitación, Bienestar Social e Incentivos Universitario.
en donde se han socializado y aprobado los
PAE que se desarrollaran.
Aprobación del Plan Institucional de Grupo Interno de Asesor(a) de La e-mail adjuntando el
Capacitación al Comité de Capacitación, Trabajo de Secretaría Plan Institucional de
Bienestar Social e Incentivos: Se remite Gestión del Administrativa y Capacitación a los
el Plan Institucional de Capacitación a los Talento Humano y Profesional correos de los
integrantes del comité para su revisión y Comité de Universitario, e integrantes del
6
aprobación. Capacitación, integrantes del Comité de
Bienestar Social e Comité de Capacitación,
Incentivos Capacitación, Bienestar Social e
Bienestar Social e Incentivos
Incentivos
Ajustes al Plan Institucional de Grupo Interno de Asesor(a) de La e-mails de parte del
Capacitación: Si existen Trabajo de Secretaría Comité realizando las
recomendaciones para realizar correctivos, Gestión del Administrativa y recomendaciones
se debe corregir el Plan y volver a remitirlo Talento Humano y Profesional para corrección y e-
al Comité para ser aprobado Comité de Universitario, e mail del área de
7
definitivamente. Capacitación, integrantes del bienestar social al
Bienestar Social e Comité de comité, enviando el
Incentivos Capacitación, Plan ya corregido
Bienestar Social e para su aprobación
Incentivos definitiva.
Adopción del Plan Institucional de Despacho Alcalde Municipal, Acto Administrativo
Capacitación: Después de corregir el Plan Municipal y Grupo Asesor(a) de La debidamente firmado
Institucional de Capacitación y de que sea Interno de Trabajo Secretaría adoptando el Plan
8 aprobado definitivamente por el Comité, se de Gestión del Administrativa, Institucional de
debe realizar la adopción del mismo para Talento Humano Profesional Capacitación
poder ser ejecutado por la Administración Universitario
Municipal.
Publicación y Socialización del Plan Grupo Interno de Asesor(a) de La Plan Institucional de
Institucional de Capacitación: Se realiza Trabajo de Secretaría Capacitación publicado
la Publicación del Plan Institucional de Gestión del Administrativa y en la página web del
Capacitación Adoptado y Aprobado en la Talento Humano Profesional Municipio y hoja de
9
página Web del Municipio de Florencia y se y Oficina de las Universitario envío electrónico del
socializa a los funcionarios mediante los e- TIC Plan a todas las
mail institucionales de todas las Secretarías y Secretarías.
áreas de trabajo.
A1.P23 21/11/2017
VERSIÓN
6 de 7
Ejecución del Plan de Institucional de Grupo Interno de Asesor(a) de La

Capacitación: Se realiza teniendo en Trabajo de Secretaría
E-mails, circulares,
cuenta el consolidado de los PAE aprobados Gestión del Administrativa y
actas de reunión,
en el comité y plasmado en el Plan Talento Humano Profesional
correspondencia
Institucional de Capacitación, desarrollando Universitario
enviada y recibida,
10 la planeación, cronograma, gestión,
estudios previos, listado
apropiación de recursos, organización,
de asistencia y registro
gestión de facilitadores internos y externos y
fotográfico.
ejecución de las capacitaciones en los
diferentes meses del año vigente.
Evaluación del Plan Institucional de Todas las Servidores

Encuesta de evaluación
Capacitación: Terminada la capacitación, Secretarías de la Públicos
de cumplimiento de las
se aplica una encuesta de evaluación de Administración
11 capacitaciones
cumplimiento a los funcionarios, con el fin Municipal.
de identificar las acciones necesarias para
el mejoramiento de las capacitaciones.
Seguimiento a la ejecución del Plan Grupo Interno de Asesor(a) de La
Institucional de Capacitación: Trabajo de Gestión Secretaría
Informe de gestión
Trimestralmente se realizará el informe de del Talento Humano Administrativa y
12 trimestral
gestión para hacer seguimiento a las Profesional
capacitaciones del Plan. Universitario
Medición de las actividades: Se consolida Grupo Interno de Asesor(a) de La
Hoja de vida de
y reporta el indicador de cumplimiento de las Trabajo de Gestión Secretaría
Indicador de Plan
capacitaciones a la oficina de planeación; del Talento Humano Administrativa y
13 Institucional de
para esto se tiene en cuenta las Profesional
Capacitación
capacitaciones planeadas Vs, las Universitario
diligenciado
capacitaciones realizadas en la vigencia.
Informe de gestión de la vigencia: Se Grupo Interno de Asesor(a) de La
consolida toda la información de las Trabajo de Gestión Secretaría
Informe de gestión
14 capacitaciones realizadas durante toda la del Talento Humano Administrativa y
anual
vigencia en el Informe de Gestión anual. Profesional
Universitario
A1.P23 21/11/2017
VERSIÓN
7 de 7
RESPONSABLES
ASESOR-PROF. FUNCIONARIOS COMITÉ DE CAPACITACIÓN, ALCALDE
BIENESTAR SOCIAL E
UNIVERSITARIO
INCENTIVOS
Inicio
Sensibilización a Formulación PAE

funcionarios
Elabora Diagnóstico Presentación

de necesidades Diagnóstico
PAE
DIAGRAMA DE FLUJO
Elaboración del PIC
SI
Aprobación
del PIC
NO
Ajustes al PIC
Adopción PIC
Socialización y
Publicación
Ejecución, evaluación
y seguimiento al PIC
Medición de
actividades e informe
de gestión
Archiva

Nombre: Paola A. Cortes Ossa Nombre: Luz Mery Rubio Varón – Nombre: Comité de Coordinación del
Cargo: Profesional Universitaria Julian A Gómez Cabrera Sistema Control Interno
Cargo: Secretaria Administrativa – Cargo:
Asesor, respectivamente

862
A1.P23.F01 21/11/2017
VERSIÓN EVALUACIÓN DEL IMPACTO DE LA
PÁGINA:
1.0 CAPACITACIÓN
1 de 1
Para el Grupo Interno de Trabajo de Talento Humano de La Secretaría Administrativa, es importante conocer su percepción acerca de la calidad de las
capacitaciones realizadas; es por esto que lo invitamos a diligenciar una encuesta de evaluación del impacto de la capacitación, recientemente
desarrollada.
Recuerde su opinión es de vital importancia para fortalecer las actividades de nuestra área y hacer un mejoramiento continúo de los procesos.
Fecha de aplicación:
Nombre de la Capacitación:
Cargo:
Secretaría:
Marque una X el valor que mejor refleje su opinión frente a las siguientes afirmaciones, teniendo en cuenta: 5= COMPLETAMENTE
DE ACUERDO; 4= DE ACUERDO; 3= NI DE ACUERDO NI EN DESACUERDO; 2= EN DESACUERDO; 1= COMPLETAMENTE EN
DESACUERDO.
CALIFICACIÓN
Nº. Aspectos a Evaluar
1 2 3 4 5
EVALUACIÓN DEL CONTENIDO
Los objetivos de la capacitación fueron presentados al inicio de la misma; y estós se
1 han cumplido satisfactoriamente.
Los contenidos de la capacitación responden a los objetivos planteados y satisfacen las
2
expectativas de la misma.
3 El nivel de profundidad de los contenidos de la capacitación ha sido adecuado.
EVALUACIÓN DE LA METODOLOGÍA
La capacitación está estructurada de modo y comprensible, siendo adecuado su
4 contenido teórico y práctico.
La duración de la capacitación ha sido adecuada y se ha ajustado a los contenidos y
5
objetivos de la misma.
EVALUACIÓN DE UTILIDAD Y APLICABILIDAD
6 La capacitación le ha aportado conocimientos nuevos cumpliendo con sus expectativas

de aprendizaje.
Los conocimientos adquiridos son útiles y aplicables en el campo personal y /o laboral
7
como herramienta para la mejora.
La capacitación le proporcionó los conocimientos y/o información planteada de acuerdo
8 con los objetivos y contenidos de la misma.
EVALUACIÓN DEL FACILITADOR O DOCENTE
El facilitador o docente tiene dominio, conocimiento del tema, facilitando el aprendizaje de
9 los participantes.
El facilitador o docente ha expuesto los temas con claridad, respondiendo
10
adecuadamente a las inquietudes planteadas.
El facilitador o docente ha desarrollado el curso de manera amena, participativa,
11 mostrando capacidad pedagógica.
OBSERVACIONES
12
A1.P24 21/11/2017
VERSIÓN
BIENESTAR SOCIAL E INCENTIVOS
1.0 PÁGINA:
1 de 6

“A1.P24 BIENESTAR SOCIAL E INCENTIVOS”

1.0 21/11/2017 Adopción
0240 del 21/11/2017
A1.P24 21/11/2017
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
2 de 6
Objetivo: Establecer los lineamientos para el diseño de programas y proyectos que permitan atender las
necesidades de los funcionarios para propiciar el mejoramiento de su calidad de vida, generando espacios de
crecimiento, esparcimiento y unidad familiar, además de propender por un clima organizacional que demuestre
en los empleados la motivación, vocación del servicio y unas relaciones de trabajo integras, armoniosas y
productivas, con un gran sentido de pertenencia y defensa de la institución.
Alcance: Inicia con la aplicación de la encuesta para realizar el estudio de las necesidades de los empleados y
de sus familias, con el fin de establecer prioridades y seleccionar alternativas, de acuerdo con los lineamientos
señalados en las estrategias de desarrollo institucional y en las políticas del Gobierno Nacional; posteriormente
se diseñan los programas y proyectos para atender las necesidades detectadas, se realiza la ejecución de
dichos programas y por último se hace la evaluación, seguimiento y medición a los programas adelantados,
para verificar la eficacia de los mismos y decidir sobre su modificación o continuidad.
Definiciones:
Programa de Bienestar Social: Son un conjunto de actividades y procesos permanentes orientados a crear,
mantener y mejorar las condiciones que favorezcan el desarrollo integral del empleado, el mejoramiento de su
nivel de vida y el de su familia; así mismo deben permitir elevar los niveles de satisfacción, eficacia, eficiencia,
efectividad e identificación del empleado con el servicio de la entidad en la cual labora.
Área de Protección de Servicios Sociales: Es un componente del Plan de Bienestar Social, a través del cual se
deben estructurar programas mediante los cuales se atienden las necesidades de protección, ocio, identidad y
aprendizaje del empleado y su familia, para mejorar sus niveles de salud, recreación, cultura y educación; los
programas que deben ser atendidos a través de este componente son los deportivos, recreativos y
vacacionales, artísticos y culturales, promoción y prevención de la salud, capacitación informal en artes o
artesanías, promoción de programas de vivienda y la educación formal.
Área de Calidad de Vida Laboral: Es un componente del Plan de Bienestar Social, el cual se refiera a la
existencia de un ambiente que es percibido por el servidor público como satisfactorio y propicio para su
bienestar y desarrollo; está constituida por condiciones laborales relevantes para la satisfacción de las
necesidades básicas de los servidores públicos, la motivación y el rendimiento laboral, logrando así generar un
impacto positivo en las entidades, tanto en términos de productividad como de relaciones interpersonales.
Clima Laboral: Hace referencia a las características del medio ambiente de trabajo, las cuáles son percibidas
directa o indirectamente en el mismo medio y tienen repercusiones en el comportamiento laboral, que interviene
entre los factores del sistema organizacional y el comportamiento individual.
Cultura Organizacional: Definida como el conjunto de normas, hábitos y valores, que practican los individuos
de una organización, y que hacen de ella su forma de comportamiento.
Desvinculación Laboral Asistida y de Pre pensionados: La desvinculación laboral es el conjunto de acciones

que posibilitan el retiro del servidor de la entidad, con beneficio para la persona y para el ambiente
organizacional; estas acciones deben estar orientas a preparar a la población de pre pensionados, teniendo en
cuenta el desarrollo de aspectos físicos, psicológicos, familiares, sociales, ocupacionales y financieros, que le
faciliten asumir el retiro de la vida laboral.
A1.P24 21/11/2017
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
3 de 6
Plan de Incentivos: Son reconocimientos que se otorgan a los funcionarios en función del cumplimiento de
objetivos, la cantidad y calidad del esfuerzo que dedica a su trabajo. Los incentivos pueden ser pecuniarios y no
pecuniarios.
Incentivos Pecuniarios: Estarán constituidos por reconocimientos económicos que se asignarán a los mejores
equipos de trabajo de cada entidad pública. Dichos reconocimientos económicos serán hasta de cuarenta (40)
salarios mínimos mensuales legales vigentes, en las entidades de los órdenes nacionales y territoriales de
acuerdo con la disponibilidad de recursos y se distribuirán entre los equipos seleccionados.
Incentivos No Pecuniarios: Los planes de incentivos no pecuniarios estarán conformados por un conjunto de
programas flexibles dirigidos a reconocer individuos o equipos de trabajo por un desempeño productivo en
niveles de excelencia.
Producto o servicio: Plan de Bienestar e incentivos adoptado
Normatividad:
Decreto ley 1567 de 1.998, Artículos 13 a 38, por medio del cual se crea los programas de Bienestar Social e
Incentivos para las entidades del orden nacional, departamental y territorial.
Ley 909 de 2004, Parágrafo Artículo 36, por medio del cual se deberán implementar programas de bienestar e
incentivos, de acuerdo con las normas vigentes y las que desarrollen la presente Ley.
Decreto 1227 de 2005, Capítulo II, el cual establece el sistema de Estímulos, Artículo 69 en donde dice que
Las entidades deberán organizar programas de estímulos con el fin de motivar el desempeño eficaz y el
compromiso de sus empleados. Los estímulos se implementarán a través de programas de bienestar social.
Recursos:
A. Tecnológicos: Computador, impresora y fotocopiadora, scanner, teléfono, internet alta velocidad, intranet
B. Logísticos: Papelería, silla, escritorio, sitio con ventilación e iluminación.
C. Humanos: Profesionales universitario, asesor (a).

Solicitud de necesidades de Bienestar Grupo Interno de Asesor(a) de La Circular adjunta,
Social e Incentivos: Se realiza mediante Trabajo de Gestión Secretaría vía correo electrónico
1 Circular, vía correo institucional, el del Talento Humano Administrativa y
diligenciamiento de la encuesta de Profesional
necesidades de bienestar social. Universitario.
Aplicación y envío de la encuesta: Los Todas las Servidores Públicos Encuesta diligenciada
funcionarios diligencian y envían la encuesta Secretarías de la de todos los niveles
2 al correo institucional del (a) Profesional Administración jerárquicos.
Universitario (a) de acuerdo a los lineamientos Municipal.
impartidos en la Circular.
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VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
4 de 6
Elaboración de Diagnóstico de Grupo Interno de Asesor(a) de La Diagnóstico de

necesidades de Bienestar Social e Trabajo de Gestión Secretaría necesidades de
Incentivos: Se tabula la información con las del Talento Administrativa y Bienestar Social e
encuestas diligenciadas por los funcionarios y Humano Profesional Incentivos.
3 se elabora el diagnostico plasmándolo en un Universitario.
informe el cuál se presentará posteriormente
al Comité de Capacitación y bienestar social.
Presentación diagnóstico de necesidades Grupo Interno de Asesor(a) de La Acta de reunión del

de Bienestar Social e Incentivos al Comité Trabajo de Gestión Secretaría Comité de
de Capacitación, Bienestar Social e del Talento Administrativa y Capacitación,
Incentivos: Se invita a reunión de Comité de Humano y Comité Profesional Bienestar Social e
Capacitación, Bienestar Social e Incentivos de Capacitación, Universitario, e Incentivos
4 para socializar el diagnóstico de necesidades
elaborado con el fin de evaluarlo y aprobar las Bienestar Social e integrantes del
actividades que serán desarrolladas en el Incentivos Comité de
Plan de Bienestar Social e Incentivos de la Capacitación,
vigencia. Bienestar Social e
Incentivos
Formulación del Plan de Bienestar Social e Grupo Interno de Asesor(a) de La Plan de Bienestar
Incentivos: Se elabora el Plan de Bienestar Trabajo de Gestión Secretaría Social e Incentivos
Social e Incentivos de la vigencia, de acuerdo del Talento Administrativa y
al diagnóstico de necesidades y al Acta de Humano Profesional
5 reunión del Comité de Capacitación, Bienestar Universitario.
Social e Incentivos en donde se han
socializado y aprobado las actividades que se
desarrollaran.
Presentación del Plan de Bienestar e Grupo Interno de Asesor(a) de La e-mail adjuntando el
Incentivos al Comité de Capacitación, Trabajo de Gestión Secretaría Plan de Bienestar
Bienestar Social e Incentivos: Se remite el del Talento Administrativa y social e Incentivos a
Plan de Bienestar Social e Incentivos a los Humano y Comité Profesional los correos de los
integrantes del comité para su revisión y de Capacitación, Universitario, e integrantes del Comité
6 aprobación.
Bienestar Social e integrantes del de Capacitación,
Incentivos Comité de Bienestar Social e
Capacitación, Incentivos
Bienestar Social e
Incentivos
Ajustes al Plan de Bienestar Social: Si Grupo Interno de Asesor(a) de La e-mail de parte del
existen recomendaciones para realizar Trabajo de Gestión Secretaría Comité realizando las
correctivos, se debe corregir el Plan y volver a del Talento Humano y Administrativa y recomendaciones para
remitirlo al Comité para ser aprobado
definitivamente. Comité de Profesional corrección y e-mail del
Capacitación, Universitario, e área de bienestar social
7
Bienestar Social e integrantes del al comité, enviando el
Incentivos Comité de Plan ya corregido para
Capacitación, su aprobación
Bienestar Social e definitiva.
Incentivos
Formalización del Plan de Bienestar Despacho Municipal y Alcalde Municipal, Acto Administrativo
A1.P24 21/11/2017
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
5 de 6
Social: Grupo Interno de Asesor(a) de La debidamente firmado

Después de corregir el Plan de Bienestar Trabajo de Gestión Secretaría adoptando el Plan de
Social y de que sea aprobado definitivamente del Talento Humano Administrativa,
Profesional Bienestar Social e
por el Comité, se debe realizar la adopción del Incentivos.
8 mismo para poder ser ejecutado por la Universitario
Administración Municipal.
Publicación y Socialización del Plan de Grupo Interno de Asesor(a) de La Plan de Bienestar
Bienestar Social: Se realiza la Publicación Trabajo de Gestión Secretaría
Administrativa y Social e Incentivos
del Plan de Bienestar Social Adoptado y del Talento Humano y Profesional publicado en la página
Aprobado en la página Web del Municipio de Oficina de las TIC Universitario Y Jefe web del Municipio y
9 Florencia y se socializa a los funcionarios De Oficina de las TIC hoja de envío
mediante los e-mail institucionales de todas
las Secretarías y áreas de trabajo. electrónico del Plan a
todas las Secretarías.
Ejecución del Plan de Bienestar Social: Grupo Interno de Asesor(a) de La e-mails, circulares,
Se realiza teniendo en cuenta el cronograma Trabajo de Secretaría actas de reunión,
de actividades plasmado en el Plan de Gestión del Administrativa y correspondencia
Bienestar Social., desarrollando la enviada y recibida,
10 planeación, gestión, apropiación de Talento Humano Profesional
estudios previos, listado
recursos, organización y ejecución de las Universitario de asistencia y registro
actividades en los diferentes meses del año fotográfico.
vigente.
Evaluación del Plan de Bienestar Social: Todas las Servidores Encuesta de

Terminada la actividad, se aplica una Secretarías de la Públicos satisfacción aplicada a
encuesta de satisfacción a los funcionarios, los funcionarios
11 Administración
con el fin de identificar las acciones
necesarias para el mejoramiento del Municipal.
procedimiento.
Seguimiento a la ejecución del Plan de Grupo Interno de Asesor(a) de La Informe de gestión
Bienestar: Trimestralmente se realizará el Trabajo de Gestión Secretaría trimestral
informe de gestión para hacer seguimiento a del Talento Humano
12 Administrativa y
las actividades del Plan. Profesional
Universitario
Medición de las actividades: Se Grupo Interno de Asesor(a) de La Hoja de vida de
consolida y reporta el indicador de Trabajo de Gestión Secretaría Indicador de Bienestar
del Talento Humano
cumplimiento de las actividades de Administrativa y social e Incentivos
13 Bienestar a la oficina de planeación; para Profesional diligenciado
esto se tiene en cuenta las actividades Universitario
planeadas Vs, las actividades realizadas en
la vigencia.
Informe de gestión de la vigencia: Se Grupo Interno de Asesor(a) de La
consolida toda la información de las Trabajo de Gestión Secretaría Informe de gestión
del Talento Humano anual
actividades realizadas durante toda la Administrativa y
14 vigencia en el Informe de Gestión. Profesional
Universitario
A1.P24 21/11/2017
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
6 de 6
RESPONSABLES
ASESOR-PROF. FUNCIONARIOS COMITÉ DE CAPACITACIÓN, ALCALDE
BIENESTAR SOCIAL E
UNIVERSITARIO
INCENTIVOS
Inicio
Solicitud de necesidades Diligenciamiento de

de bienestar encuesta
Elabora Diagnóstico Presentación

de necesidades Diagnóstico
DIAGRAMA DE FLUJO
Elaboración del Plan

de Bienestar
SI
Aprobación
del plan de
bienestar
NO
Ajustes al Plan Adopción Plan de
Bienestar
Socialización y
Publicación
Ejecución, evaluación
y seguimiento
Medición de
actividades e informe
de gestión
Archiva

Nombre: Paola A. Cortes Ossa Nombre: Luz Mery Rubio Varón – Nombre: Comité de Coordinación del
Cargo: Profesional Universitaria Julian A Gómez Cabrera Sistema Control Interno
Cargo: Secretaria Administrativa – Cargo:
Asesor, respectivamente

FECHA DE EMISIÓN
869
CODIGO 21/11/2017
A1.P24.F01 ALCALDIA DE FLORENCIA, CAQUETA
VERSION
1.0
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PLAN DE BIENESTAR SOCIAL E INCENTIVOS PÁGINA:
de
OBJETIVO Y/O
No. de Funcionarios No. de Funcionarios
No. AREA DE INTERVENCIÓN PROGRAMAS NECESIDADES ACTIVIDADES DIRIGIDO A RESPONSABLE P/E ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC PRESUPUESTO $ OBSERVACIONES
convocados asitentes
DETECTADAS
PROTECCIÓN Y
1
SERVICIOS SOCIALES
E
P
CALIDAD DE VIDA
2
LABORAL
E
Proyectó: Revisó: Aprobó Responsable de seguimiento
Firma: Firma: Firma: Firma:

Nombre: Nombre: Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo: Cargo: Cargo:
870

A1.P24.F02 21/11/2017
VERSIÓN
ENCUESTA NECESIDADES DE BIENESTAR SOCIAL
1.0
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La Alcaldía Municipal en cabeza de La Secretaría Administrativa, Grupo Interno de Trabajo de Talento Humano, con el proposito de elevar los niveles
de eficiencia, satisfacciòn, desarrollo de los empleados en el desempeño de su labor y de contribuir al cumplimiento efectivo de los resultados
institucionales, viene adelantando programas de Bienestar Social e Incentivos , en cumplimiento a la Ley 909 de 2004 y al Decreto 1567 de 2008.
Para el presente año queremos construir un Plan que responda a sus necesidades y expectativas, a través de esta encuesta que recoge algunos
aspectos que contribuyen al mejoramiento continuo, por lo que lo invitamos a diligenciarla.
DATOS BÁSICOS
Fecha:
Secretaría:
Nivel Jerarquico: Directivo: Asesor: Profesional: Técnico: Asistencial:
De las siguientes actividades propuestas índique las de su interés:
Área de Intervención: Protección y Servicios Sociales
a. Sociales b. Artística y Cultural
Otra; ¿Cuál? Otra; ¿Cuál?
c. Recreativa d. Promoción y Prevención de la Salud
Otra; ¿Cuál? Otra; ¿Cuál?
Área de Intervención: Calidad de Vida Laboral
a. Clima Laboral b. Desvinculación Laboral Asistida y

Prepensionados
Otra; ¿Cuál?
Otra; ¿Cuál?
871
FECHA DE EMISIÓN
CÓDIGO
A1.P24.F03
VERSIÓN ENCUESTA DE SATISFACCIÓN ACTIVIDADES DE
1.0 BIENESTAR SOCIAL E INCENTIVOS PÁGINA:
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Para el Grupo Interno de Trabajo de Talento Humano de La Secretaría Administrativa, es importante conocer su percepción sobre los eventos de las actividades de Bienestar
Social realizadas y los incentivos entregados; es por esto que lo invitamos a diligenciar una encuesta de satisfacción de la actividad recientemente desarrollada.
Recuerde su opinión es de vital importancia para fortalecer las actividades de nuestra área y hacer un mejoramiento continúo de los procesos.
Fecha:
Nombre de la Actividad:
Lugar:
Dirigida a:
Marque con una X para cada una de las preguntas
CALIFICACIÓN
Nº. Aspectos a Evaluar
Deficiente Aceptable Buena Excelente Sobresaliente
EXPECTATIVA
1 Los objetivos de la actividad fueron claros?
La actividad promueve un ambiente positivo, de sana integración y
2
convivencia?
3 La actividad contribuyo a su bienestar personal, familiar y/o laboral?
4 La actividad de bienestar genero motivación entre los funcionarios?
5 La actividad realizada fue de su agrado e interés?
ORGANIZACIÓN
6 La convocatoria y difusión de la actividad fue?
7 La organización de la actividad y el soporte logístico fueron?
8 La duración y el horario de la actividad fueron?
9 Los alimentos recibidos durante el evento fueron?
10 Las instalaciones en donde se realizo la actividad fue?
La iluminación, sonido, comodidad y acceso al lugar donde se
11
realizo la actividad fueron?
12 La atención durante el evento fue?
13 El servicio de transporte lo califica como?
SUGERENCIAS
14 Indique un aspecto que resalta de la actividad
15 Indique un aspecto que habría mejorado
16 Que momento de la actividad le gustaría profundizar en el futuro
COMENTARIOS
17
A2.P01 31/12/2013
VERSIÓN
DEFENSA JUDICIAL
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“A2.P01 DEFENSA JUDICIAL”
“GESTIÓN JURÍDICA Y CONTRACTUAL”

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DEFENSA JUDICIAL
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Objetivo: Proyectar al Alcalde Municipal o constituirse como apoderado judicial para la contestación de las
diferentes demandas que se instauran en contra del Municipio, y ejercer su defensa judicial buscando
salvaguardar los intereses del Ente Territorial.
Alcance: La defensa judicial inicia con la radicación de la solicitud de conciliación prejudicial (en algunos
casos), o con la notificación del auto admisorio de la demanda, y continúa con la aplicación de las diferentes
técnicas de defensa judicial por parte de los abogados de la unidad, presentando las debidas contestaciones
y recursos Finaliza con la notificación de una sentencia definitiva en los diferentes Tribunales o Juzgados, o
con la conciliación en cualquier etapa del proceso (prejudicial o judicial).
Definiciones:
ACCIÓN. Derecho subjetivo público que tienen todos los ciudadanos para acudir ante las autoridades
judiciales o administrativas para garantizar la preservación de un derecho.
ACCIÓN DE REPETICIÓN. Acción contenciosa administrativa que debe promover el Estado cuando haya
sido condenado a reparar daños como consecuencia de la conducta dolosa o gravemente culposa de un
agente suyo, para recuperar de su peculio el valor pagado. Esta acción se ha instituido para responsabilizar
civilmente a los servidores públicos y a toda persona que actúa en nombre del Estado, por sus actuaciones; a
la vez que para proteger el patrimonio público.
ACTO ADMINISTRATIVO. Declaración de voluntad realizada por la administración en el ejercicio de una

potestad administrativa.
ACTUACIÓN ADMINISTRATIVA. Conjunto de decisiones y operaciones que emanan de las autoridades

administrativas tendientes a cumplir los cometidos estatales, prestar satisfactoriamente los servicios públicos
y hacer efectivos los derechos e intereses reconocidos a los administrados.
ACUERDOS. Normas emanadas de los Concejos Municipales o Distritales.
ADMINISTRACIÓN PÚBLICA. Actividad que se desarrolla en los organismos oficiales para el cumplimiento
de los fines del Estado.
APROBACIÓN PRESUPUESTAL. Partidas que aparecen en el presupuesto de gastos y señalan los topes
máximos de gasto para ser ejecutados o comprometidos durante la vigencia anual correspondiente.
ARTÍCULO. Cada una de las disposiciones numeradas de un tratado, Constitución Nacional, ley, reglamento
o acto administrativo.
AUDIENCIA. Acto que se efectúa para conocer de determinadas personas, los argumentos a favor o en
contra de decisiones que proyecten las autoridades.
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AUTORIDAD. Poder legítimo. Facultad para tomar decisiones de obligatorio cumplimiento.
BUENA FE. Obrar con la convicción de que con sus actos no se lesionan intereses de terceros.
CADUCIDAD DE LA ACCIÓN. Es el fenómeno que se presenta, cuando transcurrido el tiempo que la ley fija
para el ejercicio de un derecho, éste se extingue, quedando el interesado impedido jurídicamente para
reclamarlo.
CAPACITACIÓN. Desarrollo del proceso intelectivo y de habilidades técnicas y operativas en alguna área del
conocimiento.
CARGA DE LA PRUEBA. Obligación procesal a cargo del Estado, que le impone el deber de demostrar en el
proceso su buen accionar o al accionante para demostrar el daño causado por el Estado, dependiendo del
tipo de proceso frente al que se encuentre.
CASO FORTUITO. Se reputa fortuito el hecho causado por mero accidente, totalmente imprevisto, sin que
medie dolo ni culpa.
CÓDIGO. Conjunto armónico y coherente de disposiciones sobre una materia, que se ordena en un solo
cuerpo.
COMISIÓN. Orden y facultad que una autoridad da por escrito a otra para que realice alguna diligencia o
practique alguna prueba.
COMPETENCIA. Presupuesto del proceso consistente en la cualidad de un órgano jurisdiccional que le

permite o le exige conocer válidamente de un tipo de asuntos y tener preferencia legal respecto de otros
órganos jurisdiccionales, para conocer de un litigio o causa determinados.
CONFLICTO DE COMPETENCIAS. Controversia surgida entre dos autoridades judiciales o administrativas,

cuando ambas pretenden conocer o no del mismo asunto. Solamente se da entre autoridades de igual
jerarquía.
CONFLICTO DE INTERESES. Se presenta cuando el servidor público deba actuar en asunto en el que tenga
interés particular y directo en su regulación, gestión, control o decisión, o lo tuviere su cónyuge, compañero o
compañera permanente o sus parientes dentro de cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o
primero civil, o su socio o socios de hecho o de derecho. En este caso existe la obligación legal para el
servidor de declararse impedido.
CONDUCENCIA. Es la idoneidad legal que tiene una prueba para demostrar determinado hecho. Supone la
comparación entre el medio probatorio y la ley, a fin de saber si el hecho se puede demostrar en el proceso,
con el empleo de ese medio probatorio.
CONSTITUCIÓN POLÍTICA. Conjunto de reglas fundamentales que rigen la organización y las relaciones de
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los poderes públicos, los derechos de los asociados y la manera como se concilian la autoridad y la libertad.
CONTRATISTA. Persona que por contrato ejecuta una obra, suministra un bien o se encarga de un servicio
para la administración o para un particular.
CONTRATO DE TRABAJO. Es aquel acuerdo de voluntades, en virtud del cual una persona, a cambio de
remuneración, presta sus servicios por cuenta de otra, transfiriéndole su resultado. Forma de vinculación del
trabajador oficial.
CONTROL. Dispositivo que regula la acción de un mecanismo. Inspección, fiscalización, dominio.
CONTROL FISCAL. Función pública que tiene a su cargo la gestión fiscal de la administración y de los
particulares o entidades que manejen fondos o bienes del Estado en todos sus órdenes y niveles. Es ejercido
en forma posterior por la Contraloría General de la República y las Contralorías Departamentales y
Municipales.
CONTROL INTERNO. Aquel que se realiza bajo responsabilidad de la misma entidad. Es un sistema de
autocontrol institucional.
CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO. Potestad que ejercen las entidades y organismos del Estado para
regular el comportamiento de los servidores públicos y de los particulares que ejercen funciones públicas y
garantizar que las cumplan adecuadamente.
CONVENCIÓN COLECTIVA. Mecanismo por medio del cual uno o más empleadores y una o varias
organizaciones sindicales o de trabajadores acuerdan las condiciones que han de gobernar los contratos
individuales de trabajo.
COSA JUZGADA. Efecto propio de las sentencias en firme. Tiene la finalidad jurídica de que los hechos
debatidos y definidos ante las autoridades competentes no puedan ser objeto de investigaciones o sanciones
posteriores.
DEBIDO PROCESO. Sometimiento de las actuaciones de las autoridades judiciales y administrativas, a las
formalidades preestablecidas por las normas jurídicas. Tiene como finalidad la protección de las garantías
consignadas en la normatividad.
DECRETO. Forma que deben revestir las decisiones de las autoridades de la rama ejecutiva siempre que
aprueben disposiciones de carácter general de rango inferior a la Ley.
DELEGACIÓN DE FUNCIONES. Técnica de manejo administrativo, en virtud de la cual se produce el

traslado de competencias de un órgano que es titular de las respectivas funciones a otro, para que sean
ejercidas por este, bajo su responsabilidad, dentro de los términos y condiciones que fije la ley.
DELITO. Conducta humana gravemente lesiva de aquella parte fundamental del bien común requerida por la
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existencia misma de la sociedad, y para la cual se ha señalado como consecuencia jurídica la imposición de
penas o medidas de seguridad.
DENUNCIA. Acto, oral o escrito por el cual cualquier persona declara el conocimiento que tiene acerca de la
comisión de un delito.
DE OFICIO. Derecho y deber que le permite al Estado iniciar y adelantar la actuación disciplinaria por su
propia iniciativa.
DERECHO. Conjunto de normas o reglas que rigen la actividad humana en la sociedad, cuya inobservancia
esta sancionada.
DERECHO DE DEFENSA. Garantía del disciplinado, que le permite directamente o por intermedio de su
abogado, solicitar, aportar y controvertir las pruebas que se aducen en su contra, desvirtuar los cargos que se
le imputan e impugnar las decisiones que le sean desfavorables.
DERECHO DE PETICIÓN. Derecho constitucionalmente reconocido a todas las personas para formular
solicitudes respetuosas ante entidades públicas o privadas y a obtener de ellas respuesta en los términos
perentoriamente establecidos.
DERECHO DISCIPLINARIO. Conjunto de normas sustanciales y procesales en virtud de las cuales el Estado
asegura la obediencia, la disciplina, la moralidad y la eficiencia de los servidores públicos, con miras a
asegurar el buen funcionamiento de los diferentes servicios a su cargo.
DERECHOS HUMANOS. Derechos del individuo, naturales e innatos, que deben ser reconocidos y
protegidos por el Estado.
DERECHO INTERNACIONAL HUMANITARIO. Normas relativas a la protección de las víctimas de los

conflictos armados nacionales e internacionales.
DESCENTRALIZACIÓN. Traslado de asuntos que serían de conocimiento de la autoridad central, a las

autoridades territoriales, o de la administración central a otras autoridades a quienes se confía el desempeño
de labores especializadas, de tal suerte, que la decisión administrativa en los dos casos, no se adopta por la
autoridad central, sino por un ente territorial o por la entidad prestadora del servicio o encargada del ejercicio
de funciones administrativas.
DESCONCENTRACIÓN. Transferencia de potestades para la toma de decisiones a instancias o agencias

que se encuentran subordinadas al ente central, sin que necesariamente, gocen de personería jurídica, ni
presupuesto, ni reglamento administrativo propio; con el propósito de descongestionar la gran cantidad de
tareas que corresponden a las autoridades administrativas y contribuir así a su rápido diligenciamiento.
DESISTIMIENTO. Declaración de voluntad del actor en el sentido de no proseguir con el proceso que se inició
a su instancia. No opera en materia disciplinaria.
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DIGNIDAD HUMANA. Principio inherente al ser humano, que constituye un límite al ejercicio del poder
punitivo del Estado que impide convertir al imputado en objeto de prueba y someterlo a tratos inhumanos,
crueles o degradantes.
DOCUMENTOS. Cualquier cosa que siendo susceptible de ser percibida por la vista o el oído, o por ambos,
sirve por si misma para ilustrar o comprobar, por vía de representación, la existencia de un hecho cualquiera.
DUDA RAZONABLE. Ausencia objetiva de certeza acerca de la responsabilidad del disciplinado, que surge
tras el análisis probatorio y que no es posible obtener.
ECONOMÍA. Optimo aprovechamiento de los recursos asignados a una función administrativa.
EFECTO DEVOLUTIVO. Característica que ostenta el recurso de apelación interpuesto contra determinadas
decisiones, según el cual el inferior no pierde competencia para proseguir el trámite del proceso.
EFECTO DIFERIDO. Característica predicable del recurso de apelación interpuesto contra determinadas
decisiones, según el cual el inferior pierde competencia en los aspectos que dependen de la decisión del
superior.
EFECTO SUSPENSIVO. Característica que ostenta el recurso de apelación interpuesto contra determinadas
decisiones, según el cual el inferior pierde competencia para seguir conociendo del proceso y la decisión que
haya adoptado no se cumple hasta tanto se pronuncie el superior sobre ella.
EFICACIA. Logro de resultados. Cumplimiento de metas y objetivos en la actividad administrativa, en

términos de cantidad, calidad.
EFICIENCIA. Maximización en el empleo de los diferentes recursos a disposición de la entidad.
EJECUTORIEDAD. Principio según el cual, el destinatario de la ley disciplinaria cuya situación se haya
decidido mediante fallo ejecutoriado o decisión que tenga la misma fuerza vinculante, proferidos por autoridad
competente, no será sometido a nueva investigación y juzgamiento disciplinarios por el mismo hecho, aun
cuando a este se le dé una denominación distinta.
ELECCIÓN. Método de designación del titular o titulares de un órgano, caracterizado por la pluralidad de los
llamados a tomar parte en aquélla.
ESTADO. Comunidad organizada en un territorio definido, mediante un orden jurídico servido por un cuerpo
de funcionarios determinado y garantizado por un poder jurídico, autónomo y centralizado que tiende a
realizar el bien común, en el ámbito de esa comunidad.
ESTATUTO. Régimen jurídico que gobierna determinada actividad o ramo especializado, el cual puede estar
integrado por normas de distintas leyes, decretos u otros textos jurídicos que guarden entre sí homogeneidad
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en relación con el área de que se trata.
ESTATUTO ORGÁNICO DE PRESUPUESTO. Ley de jerarquía orgánica que regula la programación,

preparación, aprobación, modificación y ejecución del presupuesto de rentas y la ley de apropiaciones de la
nación, de las entidades territoriales y de los entes administrativos de cualquier nivel administrativo y su
coordinación con el Plan Nacional de Desarrollo.
EXPEDIENTE. Conjunto de todos los documentos correspondientes a un asunto o negocio. Serie ordenada
de actuaciones procesales administrativas o judiciales.
FALLO. Tipo de decisión final que se toma dentro del proceso disciplinario, una vez agotadas o cumplidas
todas sus etapas procesales, en la cual se define o resuelve de fondo la responsabilidad del investigado, a
través de una absolución o una imposición de sanción. (Art. 97, 169 y 170 del C. D. U.)
FISCALIA. Institución de la rama judicial que ejerce las funciones de investigación y acusación de los
presuntos infractores ante los tribunales y juzgados competentes.
FUERO CONSTITUCIONAL. Garantía de que gozan determinados servidores públicos en virtud del cargo
que ostentan, que les da la posibilidad de ser juzgados por funcionarios y a través de procedimientos
especiales.
FUERZA PÚBLICA. Entidad conformada por las Fuerzas Militares y la Policía Nacional.
FUNCIÓN PÚBLICA. Conjunto de tareas y de actividades que deben cumplir los diferentes órganos del
Estado, con el fin de desarrollar sus funciones y cumplir sus cometidos, garantizando así la realización de sus
fines.
INCOMPATIBILIDAD. Imposibilidad para el ejercicio simultaneo de dos actividades o cargos que puedan
poner en entredicho la transparencia debida para el normal desarrollo de la actividad pública.
INCORPORACIÓN Actuación procesal por la cual se dispone unir dos o más actuaciones disciplinaria
adelantadas por los mismos hechos y motivos respecto de los mismos sujetos procesales.
INHABILIDAD. Circunstancias expresadas en la Constitución o la ley que impiden o imposibilitan que una
persona sea elegida o designada para un cargo público.
INHABILIDAD ESPECIAL. Sanción disciplinaria que se impone junto con la suspensión e implica la
imposibilidad de ejercer la función pública.
INHABILIDAD GENERAL. Sanción disciplinaria que se impone junto con la destitución, que implica la
imposibilidad de ejercer la función pública en cualquier cargo o función, por el término señalado en el fallo, y
la exclusión del escalafón o carrera.
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INHABILIDAD SOBREVINIENTE. Circunstancias determinadas en la Constitución y la ley que surgen con

posterioridad al ejercicio de un cargo o función pública y que imposibilitan que se continúe desarrollando.
INJURIA. Toda expresión o acción ejecutada en deshonra, descrédito o menosprecio de otra persona.
INTEGRACIÓN NORMATIVA. Principio según el cual es viable aplicar instituciones procesales propias de
estatutos diferentes al Código Disciplinario Único en aquellos eventos en que el fenómeno no este regulado
en éste, pero siempre y cuando no se opongan a su naturaleza y finalidad.
INTERVENTORÍA. Servicio de supervisión y control al cumplimiento del objeto y a la correcta destinación de

los recursos públicos en el desarrollo de un contrato estatal. Esta labor puede ser asignada a un servidor
público o a un particular.
INVESTIGACIÓN DISCIPLINARIA: Etapa del procedimiento ordinario, adelantada cuando se encuentra

identificado al posible autor o autores de una falta disciplinaria, cuyas finalidades son: verificar la ocurrencia
de la conducta; determinar si es constitutiva de falta disciplinaria; esclarecer los motivos determinantes, las
circunstancias de tiempo, modo y lugar en las que se cometió; el perjuicio causado a la Administración y la
responsabilidad del investigado
JUECES. Son los funcionarios de la rama judicial encargados de estudiar y decidir si procede o no, en
derecho, dispensar las tutelas jurídicas debatidas en el proceso.
JURISDICCIÓN. Potestad que tiene el estado para administrar justicia en ejercicio de la soberanía de que es
titular, mediante el conocimiento y decisión de las diferentes causas (civiles, penales, laborales,
administrativas, etc.).
JURISDICCIÓN COACTIVA. Atribución asignada a las entidades de derecho público, tanto nacionales como
territoriales, para hacer efectivas por sus propios medios las obligaciones legalmente causadas en su favor
cuando los deudores las incumplieren. Procede igualmente contra las obligaciones exigibles a los funcionarios
públicos.
JURISDICCIÓN DISCIPLINARIA. Atribución asignada a la Procuraduría General de la Nación, Personerías

Municipales y Distritales y órganos de Control Interno Disciplinario de las diferentes entidades públicas, para
investigar y sancionar a los servidores públicos en ejercicio de la función pública.
LAUDO ARBITRAL. Decisión proferida por árbitros que dirimen una controversia susceptible de transacción.
LEGALIDAD. Principio consagrado en nuestro ordenamiento jurídico, en virtud del cual, solo se podrán
adelantar investigaciones e imponer sanciones por conductas que previamente estén descritas como falta en
la ley vigente al momento de su realización.
LEY. Norma expedida por el Congreso de la República en el ejercicio de su función legislativa, que tiene
carácter general y obligatorio y cuya finalidad es desarrollar la Constitución Nacional.
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LIBRE NOMBRAMIENTO Y REMOCIÓN. Capacidad discrecional del nominador para decidir sobre quién ha
de desempeñar un cargo, teniendo siempre en cuenta el efectivo ejercicio de la función pública.
LICENCIA. Facultad legal que autoriza a un funcionario para separarse temporalmente del ejercicio de sus
funciones por motivos taxativamente establecidos en la normatividad vigente y sin que se rompa el vínculo
laboral con la entidad a la que pertenece.
LICITACIÓN PÚBLICA. Procedimiento público de selección objetiva del oferente, aplicable en los contratos
estatales de mayor entidad.
LLAMAMIENTO EN GARANTÍA. Trámite mediante el cual en un proceso de responsabilidad patrimonial

adelantado contra el Estado, se vincula al servidor público que pueda estar comprometido como responsable
del daño o perjuicio por haber actuado de manera dolosa o gravemente culposa.
MANUAL DE FUNCIONES. Descripción de las funciones generales que corresponden a cada empleo y la
determinación de los requisitos para su ejercicio.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. Documento básico que describe la manera como se hace o se desarrolla
una tarea, un proceso o una actividad de acuerdo al grado de dificultad, tiempos, movimientos, flujos de
operación, controles y normatividad aplicable a cada caso en particular.
MINISTERIO PÚBLICO. Función y autoridad que tiene como misión hacer cumplir la ley y velar por la defensa
de los intereses generales de la sociedad. Radica en cabeza de la Procuraduría General de la Nación, las
Personerías Distritales y Municipales y la Defensoría del Pueblo.
MORALIDAD PÚBLICA. Conjunto de valores éticos vigentes en la sociedad. En la administración pública la

moralidad está determinada por normas que fijan las funciones, obligaciones y prohibiciones de los servidores
públicos.
MOTIVACIÓN. Principio que impone al operador disciplinario la necesidad de fundamentar sus decisiones.
(Arts. 100 y s.s. del C. D. U.)
NOTIFICACIÓN. Actuación procesal a través de la cual se hace efectivo el principio de publicidad de las
actuaciones administrativas, dándose a conocer las decisiones disciplinarias a los sujetos procesales,
personalmente, por estado, por edicto, por estrados o por conducta concluyente.
NOTIFICACIÓN EN ESTRADO. Comunicación de las decisiones proferidas en audiencia pública o en

cualquier diligencia de carácter verbal a todos lo sujetos procesales, estén o no presentes.
NOTIFICACIÓN PERSONAL. Es la forma de dar a conocer las decisiones tomadas, directamente y

efectivamente a los sujetos procesales.
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NOTIFICACIÓN POR CONDUCTA CONCLUYENTE. Se entiende cumplida la notificación, cuando a pesar de

no haberse realizado la notificación personal o ficta, el procesado o su defensor no reclama o interviene en
diligencias posteriores, o se refiere a la decisión en escritos o alegatos verbales posteriores o interpone contra
las mismas los recursos de Ley.
NOTIFICACIÓN POR FUNCIONARIO COMISIONADO. Es la forma como se notifica de alguna actuación

judicial o administrativa, cuando el notificado se encuentre en lugar diferente a la sede de quien lo profiere.
NOTIFICACIÓN POR EDICTO. Medio subsidiario para notificar las decisiones que no se pudieren realizar
personalmente, consistente en citación para hacer conocer el contenido de una decisión, y si esto no es
posible, fijación del contenido de la misma en la secretaría del despacho. Con la realización de este
procedimiento se entiende cumplida la notificación.
NOTIFICACIÓN POR ESTADO. Es la forma como se comunican a los interesados las decisiones que no
deban realizarse personalmente, consistente en la anotación en una planilla denominada "estado" de los
principales datos del proceso, la fecha de la decisión y el cuaderno en que se halla, la cual debe ser publicada
en lugar visible de la secretaría del despacho.
NULIDADES. Sanción impuesta por la ley contra las actuaciones judiciales o administrativas, realizadas por
funcionarios que carezcan de competencia, con violación al derecho de defensa o de las formalidades
establecidas para su desarrollo, consistente en obligar a que las actuaciones realizadas en estas condiciones
deban adelantarse nuevamente.
OPERADOR DISCIPLINARIO. Servidor público encargado de tramitar la actuación disciplinaria.
ORDENANZA. Norma emanada de las Asambleas Departamentales.
PATRIMONIO PÚBLICO. Conjunto de bienes y derechos económicos que pertenecen a las entidades
públicas.
PERSONA JURÍDICA. Persona ficticia capaz de ejercer derechos y contraer obligaciones, y ser representada
judicial o extrajudicialmente por personas naturales.
PLAN DE DESARROLLO. Descripción de las metas, objetivos, estrategias y actividades sobresalientes que
comprometen al Estado y en particular a cada una de las entidades territoriales que lo integran, con efectos
para cada período de gobierno y los recursos que se destinarán para su cumplimiento. Es la principal
expresión formal de la planeación.
POLICÍA JUDICIAL. Funciones que la Constitución y la ley les atribuyen a determinados organismos para
apoyar a los fiscales y jueces en el proceso penal. Esta función también es atribuida de manera especial a la
Procuraduría, para allegar documentación, realizar análisis de información, escuchar en entrevista a quienes
se consideren participes de faltas disciplinarias, entre otras.
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PRELACIÓN LEGAL. Preferencia con que un asunto debe ser atendido respecto de otro con el cual se le
compara, por disposición de la ley.
PRESUPUESTO. Expresión cifrada, conjunta y sistemática de las obligaciones que, como máximo, puede
reconocer un ente público, y de los derechos que prevea liquidar durante el correspondiente ejercicio.
PRIMERA INSTANCIA. Instancia originaria, donde comienza el trámite del proceso.
PRINCIPIOS. Normas fundamentales que rigen la interpretación de la misma normatividad.
PROCESO. Serie o sucesión de actos y etapas, tendientes a la aplicación o realización del Derecho en un
caso concreto.
PROGRAMA ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA (PAC). Instrumento para la ejecución presupuestal que fija
los montos máximos de fondos a disposición para pagos mes a mes en cada ejercicio anual. Permite
proyectar el comportamiento de la liquidez y de esa manera programar el flujo de pagos.
PROHIBICIONES. Descripción que de manera negativa realiza el legislador de los comportamientos exigibles
a los servidores públicos.
RECURSOS: Actuaciones procesales a través de las cuales se faculta a los sujetos procesales, y en algunos
eventos al Ministerio Público, para que ejerzan los derechos de contradicción o impugnación frente a las
decisiones judiciales o administrativas, con la finalidad de que las mismas sean revisadas, total o
parcialmente, por el mismo funcionario que las profirió o por uno de superior jerarquía.
RECURSO DE APELACIÓN. Facultad atribuida a los sujetos procesales para controvertir las decisiones del
funcionario de primera instancia, y que la misma sea resuelta por el superior del funcionario que la dictó.
RECURSO DE REPOSICIÓN. Facultad que tiene los sujetos procesales para acudir ante la autoridad que
profiere un acto, para que lo revoque, modifique o aclare.
RECURSO DE QUEJA. Facultad atribuida a los sujetos procesales de solicitar al superior, que conozca del
recurso de apelación, cuyo otorgamiento fue negado por el inferior.
REGLAMENTO. Conjunto de disposiciones de carácter administrativo obligatorias que regulan el desempeño

de las funciones de los servidores públicos.
REPRESENTANTE LEGAL. Persona que en ejercicio de funciones públicas, ostenta la dirección de la

entidad y en el cual radica la capacidad jurídica para comprometerla y representarla.
RESERVA: Disposición legal que limita el acceso o conocimiento de la actuación disciplinaria a quienes no
ostenten la calidad de sujetos procesales, la cual finaliza cuando se formula pliego de cargos, se cita a
audiencia o se profiere archivo de la actuación.
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RESOLUCIÓN. Decreto, providencia, auto o fallo de autoridad administrativa o judicial.
REVOCATORIA DIRECTA. Mecanismo extraordinario que le permite a la administración, de oficio o a

solicitud de parte, dejar sin efecto un acto o fallo que infrinja manifiestamente las normas constitucionales,
legales o reglamentarias en que deberían fundarse.
SEGUNDA INSTANCIA. Instancia superior que realiza un nuevo examen del asunto al resolver los recursos
de apelación o de queja.
SEGURIDAD SOCIAL. Conjunto integrado de medidas de ordenación estatal para la prevención y remedio de
riesgos personales mediante prestaciones individualizadas y económicamente evaluables; tales medidas se
encaminan hacia la protección general de todos los residentes contra las situaciones de necesidad.
SERVICIO PÚBLICO ESENCIAL. Actividad que se presta para la atención de las necesidades primarias de
carácter general en forma regular e ininterrumpida por el Estado y en las que por su importancia para los
asociados, se encuentra prohibido el derecho de huelga.
SERVICIOS PÚBLICOS. Aquellos destinados a satisfacer necesidades colectivas en forma general,

permanente y continua, bajo la dirección, regulación y control del Estado.
SERVIDOR PÚBLICO. Persona natural vinculada a un organismo público por un procedimiento electoral,
reglamentario o contractual, en cargos previamente creados, para el ejercicio de funciones y deberes
señalados por autoridad competente, relacionados con los fines y las actividades del Estado.
SILENCIO ADMINISTRATIVO POSITIVO. Implica que, frente a la omisión de la administración, la petición o

el recurso interpuesto se considera atendido favorablemente. Se aplica en los casos expresamente
determinados por la ley.
TESORO PÚBLICO. Es el conjunto de los recursos financieros, sean dinero, valores o créditos, de la
Administración del Estado y de los organismos autónomos.
TRATADO INTERNACIONAL. Acuerdo entre Estados o entre éstos y otros entes jurídicos internacionales,
para la definición de asuntos de interés recíproco bilateral o multilateral.
URGENCIA MANIFIESTA. Situación contractual relacionada con la existencia de estados de excepción, o

hechos de calamidad, fuerza mayor o desastre que demandan actuaciones inmediatas, imposibles de
efectuar si se acude a los procedimientos de la selección objetiva o concurso.
VIGENCIA FUTURA. Obligaciones que se adquieren con cargo a presupuestos de las anualidades futuras,
cuando su ejecución se inicie en la vigencia en curso y comprometa más de una vigencia presupuestal.
Producto o servicio: Se espera con este procedimiento, un fallo a favor del Municipio y que niegue las
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pretensiones de los demandantes o convocantes.
Normatividad: Constitución Política de Colombia; Ley 1437 de 2011 CPACA (Código de Procedimiento
Administrativo y de lo Contencioso Administrativo); Ley 1564 DE 2012 Código General del Proceso; indicar el
marco legal que da origen al procedimiento.
Recursos:
A. Tecnológicos: Computadores con alta memoria RAM y espacio en disco, con todas las funciones Office
y acceso a internet. Teléfono y fax, fotocopiadora, escáner e impresora, o impresora multifuncional.
B. Logísticos: Se requiere de instalaciones amplias y cómodas, escritorios por abogado y oficinas
modulares para mayor concentración al trabajar cada abogado en sus diferentes procesos judiciales. Así
mismo, se requiere papelería en general, y archivadores para un adecuado manejo y archivo de las
carpetas contentivas de los procesos judiciales y demás documentos.
C. Humanos: Se requiere de un Jefe de Oficina abogado, preferiblemente con especialización en Derecho
Administrativo, y de por lo menos tres abogados igualmente con especialización y/o experiencia en
Derecho Administrativo o litigio en el área, así como de un secretario de oficina o auxiliar administrativo.
De igual forma, es requerido un contratista que se encargue del despacho de la correspondencia a los
juzgados y tribunales, así como de la verificación de los estados judiciales diarios.

1. Notificación de la Demanda Despacho de la Alcalde Notificación
(Tutela, acción de grupo, acción Alcaldesa
popular, demanda laboral, etc).
2. Radicación del proceso y paso a Oficina Asesora Auxiliar Administrativo Libro radicador de
la Jefatura de la Oficina Jurídica procesos
3. Reparto o asignación del Oficina Asesora Jefe de la Oficina Libro radicador de

proceso a un abogado Jurídica Jurídica procesos
4. Recolección de información, Oficina Asesora Abogado a quien se

antecedentes administrativos, Jurídica asignó el proceso
que hace el abogado
responsable para emitir la
contestación.
5. Elaboración de la contestación, Oficina Asesora Abogado

y pasa a revisión del Jefe de la Jurídica
Oficina para su visado.
A2.P01 31/12/2013
VERSIÓN
DEFENSA JUDICIAL
1.0 PÁGINA:
14 de 16
6. Radicación de la contestación Oficina Asesora Abogado

en el Palacio de Justicia – Jurídica
oficina de apoyo.
7. Se revisan los Estados en los Oficina Asesora Abogado Estados judiciales

Juzgados o Tribunales en donde Jurídica – publicación
se llevan los diferentes procesos electrónica
para continuar con el proceso y
asistir a las audiencias
programadas allí o remitir las
pruebas solicitadas.
8. Al salir el fallo de primera Oficina Asesora Abogado y Jefe de

instancia, si es a favor del Jurídica Oficina Jurídica
municipio, se espera si la
contraparte presenta o no
recursos, y al quedar en firme,
se archiva. Si es en contra, se
estudia la posibilidad de
presentar recurso de apelación.
9. Presentación y sustentación del Oficina Asesora Abogado

recurso. Jurídica
10. Se revisan los estados para Oficina Asesora Abogado

hacer seguimiento al proceso. Jurídica
11. Al salir fallo en segunda Oficina Asesora Abogado – Oficina o

instancia, si es a favor del Jurídica Secretaría
municipio, al quedar en firme, se responsable de
archiva se conforma comité de cumplir.
verificación de cumplimiento de
fallo y se remite a la oficina
responsable en el cumplimiento
de la sentencia.
A2.P01 31/12/2013
VERSIÓN
DEFENSA JUDICIAL
1.0 PÁGINA:
15 de 16
RESPONSABLE
SECRETARIO
PROFESIONAL
AUXILIAR ADMINISTRATIVO UNIVERSITARIO
DESPACHO/JEFE
OFICINA
Notificación de
la Demanda o
Acción
Radicación del
Proceso
Reparto
Recolección de
información y
antecedentes
DIAGRAMA DE FLUJO
Contestación de
Visado
la demanda
de
la
cont
esta
ción
Radicación en el
Palacio de Justicia
Revisión estados
judiciales
A2.P01 31/12/2013
VERSIÓN
DEFENSA JUDICIAL
1.0 PÁGINA:
16 de 16
Fallo
Archiva
A favor Adverso
Presentación de
recursos ante fallo
adverso
Fallo
Revisión estados Definitivo.
judiciales Comité de
verificación
de
cumplimie
nto.
Seguimiento al
cumplimiento
del fallo

Nombre: Carolina Tello Vargas Nombre: Carlos A. Valencia Rubio Nombre: Comité de
Cargo: Comisaria de Familia Cargo: Representante Alta Dirección Coordinación del Sistema
MECI Control Interno
Cargo:
Fecha: 12/08/2013 Fecha: 12/12/2013
DD/MM/AA
A2.P02 31/12/2013
VERSIÓN
EMISIÓN DE CONCEPTOS
1.0 PÁGINA:
1 de 7

“A2.P02 EMISIÓN DE CONCEPTOS”
“GESTIÓN JURÍDICA Y CONTRACTUAL”

A2.P02 31/12/2013
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
2 de 7
Objetivo: Dar respuesta a las diferentes Secretarías o Despachos que requieren el concepto jurídico sobre
determinada situación presentada en sus oficinas.
Alcance: Inicia con la radicación de la solicitud de concepto, continúa con el estudio del caso por el abogado
sustanciador, y termina con la remisión del oficio contentivo del proceso.
Definiciones:
ACTO ADMINISTRATIVO. Declaración de voluntad realizada por la administración en el ejercicio de una

potestad administrativa.
ACTUACIÓN ADMINISTRATIVA. Conjunto de decisiones y operaciones que emanan de las autoridades

administrativas tendientes a cumplir los cometidos estatales, prestar satisfactoriamente los servicios públicos
y hacer efectivos los derechos e intereses reconocidos a los administrados.
ACUERDOS. Normas emanadas de los Concejos Municipales o Distritales.
ADMINISTRACIÓN PÚBLICA. Actividad que se desarrolla en los organismos oficiales para el cumplimiento
de los fines del Estado.
AUTORIDAD. Poder legítimo. Facultad para tomar decisiones de obligatorio cumplimiento.
BUENA FE. Obrar con la convicción de que con sus actos no se lesionan intereses de terceros.
COMPETENCIA. Presupuesto del proceso consistente en la cualidad de un órgano jurisdiccional que le

permite o le exige conocer válidamente de un tipo de asuntos y tener preferencia legal respecto de otros
órganos jurisdiccionales, para conocer de un litigio o causa determinados.
CONFLICTO DE COMPETENCIAS. Controversia surgida entre dos autoridades judiciales o administrativas,

cuando ambas pretenden conocer o no del mismo asunto. Solamente se da entre autoridades de igual
jerarquía.
CONSTITUCIÓN POLÍTICA. Conjunto de reglas fundamentales que rigen la organización y las relaciones de
los poderes públicos, los derechos de los asociados y la manera como se concilian la autoridad y la libertad.
CONTRATISTA. Persona que por contrato ejecuta una obra, suministra un bien o se encarga de un servicio
para la administración o para un particular.
CONTRATO DE TRABAJO. Es aquel acuerdo de voluntades, en virtud del cual una persona, a cambio de
remuneración, presta sus servicios por cuenta de otra, transfiriéndole su resultado. Forma de vinculación del
trabajador oficial.
CONTROL. Dispositivo que regula la acción de un mecanismo. Inspección, fiscalización, dominio.

A2.P02 31/12/2013
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
3 de 7
CONTROL FISCAL. Función pública que tiene a su cargo la gestión fiscal de la administración y de los
particulares o entidades que manejen fondos o bienes del Estado en todos sus órdenes y niveles. Es ejercido
en forma posterior por la Contraloría General de la República y las Contralorías Departamentales y
Municipales.
CONTROL INTERNO. Aquel que se realiza bajo responsabilidad de la misma entidad. Es un sistema de
autocontrol institucional.
DECRETO. Forma que deben revestir las decisiones de las autoridades de la rama ejecutiva siempre que
aprueben disposiciones de carácter general de rango inferior a la Ley.
DELEGACIÓN DE FUNCIONES. Técnica de manejo administrativo, en virtud de la cual se produce el

traslado de competencias de un órgano que es titular de las respectivas funciones a otro, para que sean
ejercidas por este, bajo su responsabilidad, dentro de los términos y condiciones que fije la ley.
DERECHO. Conjunto de normas o reglas que rigen la actividad humana en la sociedad, cuya inobservancia
esta sancionada.
DERECHO DE PETICIÓN. Derecho constitucionalmente reconocido a todas las personas para formular
solicitudes respetuosas ante entidades públicas o privadas y a obtener de ellas respuesta en los términos
perentoriamente establecidos.
DIGNIDAD HUMANA. Principio inherente al ser humano, que constituye un límite al ejercicio del poder
punitivo del Estado que impide convertir al imputado en objeto de prueba y someterlo a tratos inhumanos,
crueles o degradantes.
DOCUMENTOS. Cualquier cosa que siendo susceptible de ser percibida por la vista o el oído, o por ambos,
sirve por si misma para ilustrar o comprobar, por vía de representación, la existencia de un hecho cualquiera.
EFICACIA. Logro de resultados. Cumplimiento de metas y objetivos en la actividad administrativa, en

términos de cantidad, calidad.
EFICIENCIA. Maximización en el empleo de los diferentes recursos a disposición de la entidad.
ESTATUTO. Régimen jurídico que gobierna determinada actividad o ramo especializado, el cual puede estar
integrado por normas de distintas leyes, decretos u otros textos jurídicos que guarden entre sí homogeneidad
en relación con el área de que se trata.
FUNCIÓN PÚBLICA. Conjunto de tareas y de actividades que deben cumplir los diferentes órganos del
Estado, con el fin de desarrollar sus funciones y cumplir sus cometidos, garantizando así la realización de sus
fines.
A2.P02 31/12/2013
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
4 de 7
LEGALIDAD. Principio consagrado en nuestro ordenamiento jurídico, en virtud del cual, solo se podrán
adelantar investigaciones e imponer sanciones por conductas que previamente estén descritas como falta en
LEY. Norma expedida por el Congreso de la República en el ejercicio de su función legislativa, que tiene
carácter general y obligatorio y cuya finalidad es desarrollar la Constitución Nacional.
MANUAL DE FUNCIONES. Descripción de las funciones generales que corresponden a cada empleo y la
determinación de los requisitos para su ejercicio.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. Documento básico que describe la manera como se hace o se desarrolla
una tarea, un proceso o una actividad de acuerdo al grado de dificultad, tiempos, movimientos, flujos de
operación, controles y normatividad aplicable a cada caso en particular.
MORALIDAD PÚBLICA. Conjunto de valores éticos vigentes en la sociedad. En la administración pública la

moralidad está determinada por normas que fijan las funciones, obligaciones y prohibiciones de los servidores
públicos.
MOTIVACIÓN. Principio que impone al operador disciplinario la necesidad de fundamentar sus decisiones.
(Arts. 100 y s.s. del C. D. U.)
PERSONA JURÍDICA. Persona ficticia capaz de ejercer derechos y contraer obligaciones, y ser representada
judicial o extrajudicialmente por personas naturales.
PLAN DE DESARROLLO. Descripción de las metas, objetivos, estrategias y actividades sobresalientes que
comprometen al Estado y en particular a cada una de las entidades territoriales que lo integran, con efectos
para cada período de gobierno y los recursos que se destinarán para su cumplimiento. Es la principal
expresión formal de la planeación.
PRINCIPIOS. Normas fundamentales que rigen la interpretación de la misma normatividad.
PROCESO. Serie o sucesión de actos y etapas, tendientes a la aplicación o realización del Derecho en un
caso concreto.
PROGRAMA ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA (PAC). Instrumento para la ejecución presupuestal que
fija los montos máximos de fondos a disposición para pagos mes a mes en cada ejercicio anual. Permite
proyectar el comportamiento de la liquidez y de esa manera programar el flujo de pagos.
RESOLUCIÓN. Decreto, providencia, auto o fallo de autoridad administrativa o judicial.
REVOCATORIA DIRECTA. Mecanismo extraordinario que le permite a la administración, de oficio o a

solicitud de parte, dejar sin efecto un acto o fallo que infrinja manifiestamente las normas constitucionales,
legales o reglamentarias en que deberían fundarse.
A2.P02 31/12/2013
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
5 de 7
SEGUNDA INSTANCIA. Instancia superior que realiza un nuevo examen del asunto al resolver los recursos
de apelación o de queja.
SEGURIDAD SOCIAL. Conjunto integrado de medidas de ordenación estatal para la prevención y remedio
de riesgos personales mediante prestaciones individualizadas y económicamente evaluables; tales medidas
se encaminan hacia la protección general de todos los residentes contra las situaciones de necesidad.
SERVICIO PÚBLICO ESENCIAL. Actividad que se presta para la atención de las necesidades primarias de
carácter general en forma regular e ininterrumpida por el Estado y en las que por su importancia para los
asociados, se encuentra prohibido el derecho de huelga.
SERVICIOS PÚBLICOS. Aquellos destinados a satisfacer necesidades colectivas en forma general,

permanente y continua, bajo la dirección, regulación y control del Estado.
SERVIDOR PÚBLICO. Persona natural vinculada a un organismo público por un procedimiento electoral,
reglamentario o contractual, en cargos previamente creados, para el ejercicio de funciones y deberes
señalados por autoridad competente, relacionados con los fines y las actividades del Estado.
SILENCIO ADMINISTRATIVO POSITIVO. Implica que, frente a la omisión de la administración, la petición o

el recurso interpuesto se considera atendido favorablemente. Se aplica en los casos expresamente
determinados por la ley.
Emisión de un concepto que pueda garantizar una mejor prestación del servicio por parte de las diferentes
Secretarías de la Alcaldía al conocer la posición jurídica que deben asumir ante determinada situación.
Normatividad:
Constitución Política de Colombia;

Ley 1437 de 2011 CPACA (Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo).
Recursos:
A. Tecnológicos: Computadores con alta memoria RAM y espacio en disco, con todas las funciones Office
y acceso a internet. Teléfono y fax, fotocopiadora, escáner e impresora, o impresora multifuncional.
B. Logísticos: Se requiere de instalaciones amplias y cómodas, escritorios por abogado y oficinas

modulares para mayor concentración al trabajar cada abogado en sus diferentes procesos judiciales. Así
mismo, se requiere papelería en general, y archivadores para un adecuado manejo y archivo de las
carpetas contentivas de los procesos judiciales y demás documentos.
A2.P02 31/12/2013
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
6 de 7
C. Humanos: Se requiere de un Jefe de Oficina abogado, preferiblemente con especialización en Derecho

Administrativo, y de por lo menos tres abogados igualmente con especialización y/o experiencia en
Derecho Administrativo o litigio en el área, así como de un secretario de oficina o auxiliar administrativo.
De igual forma, es requerido un contratista que se encargue del despacho de la correspondencia a los
juzgados y tribunales, así como de la verificación de los estados judiciales diarios.

1. Recepción del documento de Oficina Jurídica Auxiliar Administrativo Libro radicador de
solicitud de concepto documentos
2. Estudio de contenido de la Oficina Jurídica Jefe de la Oficina Libro radicador de

solicitud y reparto al abogado Jurídica procesos
correspondiente
3. Estudio de la solicitud para la Oficina Jurídica Profesional

emisión del concepto Universitario
(Abogado)
4. Emisión del concepto Oficina Jurídica Profesional
Universitario
(Abogado)
5. El Jefe de la Oficina revisa y Oficina Jurídica Jefe de la Oficina
visa el concepto Jurídica
6. Se remite al destinatario, Oficina Jurídica Auxiliar Administrativo

radicándolo en Archivo y
Correspondencia
A2.P02 31/12/2013
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
7 de 7
RESPONSABLES
AUXILIAR ADMINISTRATIVO PROFESIONAL JEFE OFICINA
UNIVERSITARIO
Recepción y
radicación del Reparto
Documento
DIAGRAMA DE FLUJO
Análisis y
Estudio de la
Solicitud
Emisión del Revisión y Visado

Concepto del Concepto
Remisión al
Destinatario o
Solicitante

Nombre: Carolina Tello Vargas Nombre: Carlos A. Valencia Rubio Nombre: Comité de
Cargo: Comisaria de Familiar Cargo: Representante Alta Dirección Coordinación del Sistema
Cargo:

A3.P01
VERSIÓN
PREPARACIÓN, ELABORACIÓN,
1.0 APROBACIÓN Y LIQUIDACIÓN DEL PÁGINA:
PRESUPUESTO 1 de 9

“A3.P01 PREPARACIÓN, ELABORACIÓN, APROBACIÓN
Y LIQUIDACIÓN DEL PRESUPUESTO”
“Gestión Financiera”

A3.P01
VERSIÓN
PRESUPUESTO 2 de 9
Objetivo: Disponer oportunamente del Presupuesto General del Municipio en cada vigencia fiscal.
Alcance: Inicia con el análisis del plan financiero y de los requerimientos de recursos de cada dependencia
para su normal funcionamiento y finaliza con la expedición del Acto administrativo de liquidación del
Presupuesto de Rentas e Ingresos y de Gastos e Inversiones del Municipio de Florencia para la vigencia fiscal
respectiva
Definiciones:
Proyecto de Presupuesto: Es el estimativo de ingresos y la autorización máxima de gastos, que se espera

ejecutar en la vigencia siguiente. El proyecto de presupuesto se concreta partiendo de los ingresos esperados y
los gastos que se pueden realizar definidos en el Plan Financiero y en el Marco Fiscal de Mediano Plazo, así
como, las prioridades de inversión que fueron definidas en el Plan Operativo Anual de Inversiones acorde con el
Plan de Desarrollo.
Plan Financiero: Es un instrumento de planificación y gestión financiera del sector público, considera los
ingresos y gastos de caja y sus posibilidades de financiamiento y define las metas máximas de pagos a
efectuarse durante el año que servirán de base para elaborar el Programa Anual de Caja PAC.
Plan de inversiones: Es el Plan Operativo Anual de Inversiones –POAI- que señala los proyectos de inversión
clasificados por sectores, órganos y programa.
Acto administrativo de liquidación del presupuesto Es el Decreto en el que se detallan las apropiaciones y
se clasifican y definen los ingresos y gastos.
Ingresos Corrientes de Libre Destinación – ICLD-: Se entiende como ingresos corrientes de libre
destinación, los ingresos corrientes excluidos de rentas de destinación específica. Los gastos de funcionamiento
de las entidades territoriales deben financiarse con estos ingresos.
Ingresos Corrientes con Destinación Especifica – ICDE-: Se entienden como ingresos corrientes de
destinación específica, las destinadas por ley o acto administrativo a un fin determinado.
Ingresos de Capital: Según la enumeración que contiene el artículo 31 del Decreto 111 de 1996 los llamados,
“recursos de capital” son los siguientes: los recursos del balance del tesoro, los recursos de crédito interno y
externo, los rendimientos de operaciones financieras, el mayor valor en pesos originado por las diferencias de
cambio, las donaciones, el excedente financiero de los establecimientos públicos, las utilidades del banco de la
República.
Producto o servicio: Decreto de liquidación del presupuesto.

A3.P01
VERSIÓN
PRESUPUESTO 3 de 9
Normatividad:
Constitución política de 1991
Decreto 111 de 1996
Acuerdo Municipal 022 del 2008
Ley 1483 del 2011
Recursos:
A. Tecnológicos: Software presupuestal, Office, internet, computador, impresora, escáner, teléfono.
B. Logísticos: Área ventilada e iluminada, sillas, escritorios.
C. Humanos:
Jefe oficina de presupuesto: Título Universitario en Administración Pública, de Empresas, Contaduría,

y Afines. Conocimientos de Administración Pública, Conocimientos contables, Dominio de Software
especializado en Finanzas, Conocimientos de Legislación Presupuestal, Planes y programas de Desarrollo
Institucional.
Profesional Universitario: Título Universitario en Administración Pública, de Empresas, Contaduría, y

Afines. Conocimientos básicos en Administración Pública, Normatividad en materia de presupuesto,
contabilidad y finanzas, Plan de Desarrollo, Código de Rentas Municipal, Normas en racionalización del
Gasto Público.
Auxiliar Administrativo: Terminación y aprobación de educación Secundaria. Conocimientos básicos en

sistemas, Ortografía y redacción, relaciones Humanas, Conocimientos de secretariado Ejecutivo, Normas
ICONTEC, Manejo de archivo, Manejo de Internet, Ofimática, Normas básicas de Administración Pública,
Atención al Público, Constitución Política, Plan de Desarrollo Municipal.
A3.P01
VERSIÓN
PRESUPUESTO 4 de 9

1 Definir parámetros económicos y Secretaria de Secretario de

criterios para la elaboración del Hacienda Hacienda
proyecto del presupuesto y solicitud de
información:
Oficina de Jefe de
El Secretario de Hacienda en coordinación Presupuesto Presupuesto
con el jefe de presupuesto define los
parámetros y procedimientos para la
elaboración del proyecto de presupuesto
para la siguiente vigencia.
El secretario de Hacienda mediante oficio

solicita a cada uno de los responsables de
las dependencias y los demás entes que
integran el presupuesto general del
Municipio, la formulación de los
anteproyectos de gastos de
funcionamiento y gastos e inversión.
Nota: El presupuesto general del

Municipio está integrado por los
presupuestos del nivel central de la
administración y de los establecimientos
públicos descentralizados: Centro
Comercial La Perdiz – CECOMPE-,
Hospital Comunal Las Malvinas.
2 Analizar el Marco Fiscal de Mediano Secretaria de Secretario de Plan de

Plazo: El Secretario de Hacienda, el jefe Hacienda Hacienda desarrollo. Plan
de la oficina de tributos y el Tesorero financiero. Plan
reúnen la información necesaria para de inversiones.
analizar la situación financiera actual del
Oficina de Tributos. Jefe de
Municipio, determinar los ingresos, los Tributos. Ejecución
gastos y su interrelación y se establecen presupuestal de
metas para fortalecer los ingresos y Oficina de ingresos y
garantizar el financiamiento de los gastos.
Tesorería Tesorero gastos de la
Municipal vigencia anterior
Nota: Para la formulación del Proyecto de y la ejecutada a
A3.P01
VERSIÓN
PRESUPUESTO 5 de 9
Presupuesto se debe tener el cuenta el la fecha.

POAI.
3 Elaborar anteproyecto de ingresos: Con Oficina de Jefe de Hoja electrónica

la información obtenida en la actividad 1 y presupuesto presupuesto con proyección
2, se elabora el anteproyecto de de ingresos
presupuesto de ingreso totales por cada detallada por
una de las fuentes de financiación: rubro.
Ingresos corrientes de libre destinación –
ICLD-, ingresos corrientes con destinación
específica – ICDE-, ingresos de capital.
4 Elaborar anteproyecto de Gastos e Oficina de Jefe de Hoja electrónica

inversión: Con los datos recopilados de presupuesto presupuesto con proyección
cada una de las dependencias de la de gastos
administración central y de los detallada por
establecimientos públicos descentralizados rubro.
se elabora el anteproyecto de gastos e
inversión por cada una de las fuentes de
financiación distribuida en: Gastos de
funcionamiento, servicio a la deuda,
transferencias, inversión con recursos
propios de libre destinación, inversión con
recursos de destinación especifica,
inversión con recursos del Sistema
General del participaciones –SGP-
Inversión con otras transferencias.
El anteproyecto de inversión se determina

con base en los proyectos e inversiones a
ejecutarse durante el período
presupuestario y para los cuales se cuenta
con fuentes de financiamiento
debidamente aseguradas.
Nota: Si los requerimientos de recursos

son superiores a la proyección de
ingresos, éstos se deben ajustar de
acuerdo a la fuente de financiación.
A3.P01
VERSIÓN
PRESUPUESTO 6 de 9
Consolidar el Proyecto del

5 Presupuesto: Se consolida el proyecto del Oficina de Jefe de Proyecto de
presupuesto de ingresos, gastos e presupuesto. presupuesto. Acuerdo.
inversión tomando como base la
información de la actividad Nos.3 y 4.
Secretaría de Secretario de
El proyecto de presupuesto incluye las Hacienda Hacienda
disposiciones generales y el plan de
cuentas presupuestales.
Una vez consolidado el presupuesto se

envía al Alcalde Municipal para su revisión.
6 Aprobar el Proyecto del Presupuesto Despacho Alcalde Alcalde

Municipal: El Alcalde Municipal verifica Municipal
que el presupuesto guarde concordancia
con el Plan de Desarrollo, el Plan
Financiero y el POAI.
Si el Alcalde aprueba el Presupuesto se

envía al Concejo Municipal para su análisis
y aprobación.
Si el Alcalde realiza recomendaciones y/o

modificaciones se continúa con la
siguiente actividad para hacer los ajustes
respectivos.
7 Realizar ajustes al proyecto del Oficina de Jefe de Proyecto de

Presupuesto Municipal: Según las presupuesto. presupuesto. Acuerdo
recomendaciones del Alcalde Municipal se ajustado
realizan las modificaciones al proyecto de
Presupuesto y se regresa a la actividad Secretaría de Secretario de
No. 6. Hacienda Hacienda
8 Presentar el proyecto del presupuesto Despacho Alcalde Alcalde Oficio remisorio

al Concejo Municipal para su análisis y
aprobación: El Alcalde Municipal presenta
el Proyecto del Presupuesto al Concejo Secretaría de
Municipal, de acuerdo antes del 10 de Hacienda Secretario de
noviembre en medio magnético y físico Hacienda
A3.P01
VERSIÓN
PRESUPUESTO 7 de 9
(original y 18 copias).
El Concejo Municipal revisa y analiza el

Presupuesto Municipal y lo aprueba
mediante Acuerdo, convirtiéndose en Acto
Administrativo de obligatorio cumplimiento
para la Administración Municipal.
Nota: El Secretario de Hacienda prestará

la asesoría y el acompañamiento al
Concejo Municipal, durante el estudio,
discusión y aprobación del Proyecto de
Presupuesto.
9 Publicación el Acuerdo de aprobación Despacho Alcalde Oficina de Reporte de

del presupuesto: Una vez firmado el Secretaria publicación
Acuerdo de aprobación del presupuesto, privada.
éste se publica en la página Web de la
Alcaldía Oficina de
prensa
10 Elaboración del Decreto de Liquidación Despacho del Alcalde Decreto de

del presupuesto: Con base a la Alcalde liquidación
información detallada de la actividad Nos.3 Secretario de
y 4 se elabora el Decreto de liquidación del Hacienda
presupuesto el cual se debe expedir a más Secretaria de
tardar el 20 de diciembre. Hacienda Jefe oficina de
presupuesto
A3.P01
VERSIÓN
PRESUPUESTO 8 de 9
RESPONSABLE
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
INICIO
Definir parámetros
económicos y criterios
para la elaboración del
proyecto del
F L U J OA
presupuesto y solicitud
de información a las
dependencias de la
Alcaldía
D E
Analizar el Marco
Fiscal de Mediano
Plazo
D I A G R A M A
Consolidar el
Proyecto del Elaborar anteproyecto
Presupuesto de ingresos y gastos
Revisar y aprobar el
proyecto de
presupuesto de
ingresos y gastos
A3.P01
VERSIÓN
PRESUPUESTO 9 de 9
Presentar el proyecto
de presupuesto al
Concejo
Realizar los ajustes

correspondientes NO SI
Publicar el Acuerdo de
aprobación de
presupuesto
Elaboración del
Decreto de
liquidación del
presupuesto
Publicar el Decreto de
liquidación de
presupuesto
FINAL

Nombre: Luz Elena López Giraldo Nombre: Carlos A. Valencia Rubio Nombre: Comité de
Cargo: Profesional Universitaria Cargo: Representante Alta Dirección Coordinación del Sistema
Cargo:
Fecha: 17/12/2013
DD/MM/AA DD/MM/AA
A3.P02 31/12/2013
VERSIÓN
EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO Y CIERRE
1.0 PRESUPUESTAL DE INGRESOS PÁGINA:
1 de 8

“A3.P02 EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO Y CIERRE
PRESUPUESTAL DE INGRESOS”

A3.P02 31/12/2013
VERSIÓN
2 de 8
Objetivo: Efectuar el registro, ejecución, seguimiento, evaluación y control del Presupuesto de ingresos del
Alcance: Inicia con cargar la información de las apropiaciones aprobadas en Decreto de liquidación del
presupuesto, al modulo de presupuesto del programa SYSMAN, incluye el registro de los recaudos y el
seguimiento de los mismos, finaliza con el cierre presupuestal y la impresión definitiva de la ejecución
presupuestal de ingresos.
Definiciones:
Ingresos con situación de fondos – CSF-: Corresponde a aquellos recursos que ingresan directamente a las
cuentas bancarias de la Administración Municipal. Igualmente se registra CSF los giros que realiza el Ministerio
de Educación a la Fiduprevisora por concepto de aportes de seguridad social (salud y pensión) a cargo de los
docentes y directivos docentes.
Ingresos sin situación de fondos – SSF-: Comprende aquellos recursos que llegan de la fuente de
financiación directamente a la entidad beneficiaria o si fuere del caso directamente al beneficiario o proveedor.
Comprende los siguientes sectores:
 Sector Educación: Giros del SGP que realiza el Ministerio de educación a la Fiduprevisora por concepto
de aportes patronales de seguridad social (salud y cesantías) de los docentes y directivos docentes. Los
recursos SGP para conectividad que gira el Ministerio de Educación a la Fiduprevisora. Recursos de
Gratuidad SGP girados por el Ministerio de Educación a las Instituciones educativas
 Sector Salud: Recursos SGP del Régimen subsidiado y Recursos del Fosyga, que gira el Ministerio de la
Protección Social a las Empresas Promotoras de Salud Subsidiada -EPSs para garantizar la continuidad
del aseguramiento del régimen subsidiado.
 Transferencias nivel nacional: Comprende recursos asignados para la ejecución de convenios y/o
programas especiales.
 Sector Agua potable: Giros del SGP que realiza el Ministerio de Vivienda a la firma Alianza Fiduciaria
para el pago de la deuda pública de agua potable.
 Sector Alumbrado Público: Valor costo del servicio de alumbrado público prestado por la electrificadora
del Caquetá.
Empresas Promotoras de Salud Subsidiada -EPSs: Las EPS´S son las que administran los recursos de
Seguridad Social en Salud, las cuales están debidamente autorizadas por la Superintendencia Nacional de
Salud, con resolución vigente y que poseen una red de servicios de Salud que les permite asegurar los
beneficios definidos en el POS-S.
A3.P02 31/12/2013
VERSIÓN
3 de 8
Conciliaciones efectivas de caja: Es el proceso que se sigue para determinar las diferencias y las causas que
las originaron, entre los saldos de tesorería y presupuesto.
Sistema General de Participaciones –SGP-: El Sistema General de Participaciones está constituido por los
recursos que la nación transfiere por mandato de los artículos 356 y 357 de la Constitución Política a las
Entidades Territoriales para la financiación de los servicios de educación, salud y propósito general, cuya
competencia se les asigna en la ley 715 de 2001.
CONPES: Consejo Nacional de Política Económica y Social. Es el organismo asesor especial del gobierno en
todos aquellos aspectos que se relacionan con el desarrollo económico y social del país (Decreto 627/1974)
Documentos CONPES: Son el instrumento técnico de coordinación y planeación por medio del cual el
gobierno traza líneas económicas y sociales. La elaboración de los documentos Conpes es coordinada por el
Departamento Nacional de Planeación -DNP.
Producto o servicio: Ejecución presupuestal de ingresos.
Normatividad:
Constitución política de 1991,
Decreto 111 de 1996,
Acuerdo Municipal 022 del 2008,
Ley 1483 del 2011.
Recursos:
C. Humanos:
especializado en Finanzas, Conocimientos de Legislación Presupuestal, Planes y programas de
Desarrollo Institucional.

Gasto Público.

ICONTEC, Manejo de archivo, Manejo de Internet, Ofimática, Normas básicas de Administración Publica,
Atención al Público, Constitución Política, Plan de Desarrollo Municipal
A3.P02 31/12/2013
VERSIÓN
4 de 8

Cargar en el sistema las apropiaciones
1 presupuestales de cada rubro: Se carga Oficina de Auxiliar Reporte del
en el modulo de presupuesto del programa presupuesto administrativo registro
SYSMAN el presupuesto de ingresos presupuestal
aprobado en el Decreto de liquidación y los Jefe de la
actos administrativos de adición o oficina de
disminución. presupuesto.
2.1 Registro de ingresos de la vigencia:

2
a) Recaudo de ingresos con situación de
fondos -CSF: Los registros de ingresos Oficina de Profesional Generación del
por recaudo realizados en el módulo de tesorería. Universitario. boletín de caja.
tesorería afecta directamente el
presupuesto de ingresos en razón a la
parametrización de las cuentas contables
y su equivalencia con los rubros Oficina de Profesional Ejecución
presupuestales. presupuesto universitario. presupuestal de
ingresos.
b) Recursos sin situación de fondos - Auxiliar
SSF: administrativo Hoja control
recursos sin
b.1. Se obtiene la información a través de situación de
la fuente de financiación que corresponda, fondos.
así::
Educación: De la página del Ministerio de

educación se obtiene el PAC mensual y
las Resoluciones de giro de los recursos
de gratuidad.
Salud: Oficio mensual de la Secretaria de
salud.
Agua potable: Oficio mensual de la firma
Alianza fiduciaria. Alumbrado público:
Facturación mensual del servicio enviada
por la electrificadora al Despacho.
Recursos Fonpet: Acto administrativo
por medio del cual se incorporan al
presupuesto el valor de los bonos
pensionales o cuotas partes de bonos
A3.P02 31/12/2013
VERSIÓN
5 de 8
pensionales liquidados oficina de bonos

pensionales –OBP- del Ministerio de
Hacienda e informados a la
administración Municipal a través de
correo electrónico
b.2. Se registra el ingreso en el modulo de

presupuesto a través del documento
denominado ingresos presupuestales –
AIP-.
b.3. Se registra la información en la hoja
control de los recursos sin situación de
fondos (hoja electrónica).
2.2 Registro de los recursos del balance

de la vigencia anterior:
Se registra el ingreso en el modulo de

presupuesto a través del documento
denominado ingresos presupuestales –
AIP- el valor indicado en el Decreto de
adición de los recursos del balance.
Seguimiento a la ejecución presupuestal
3 de ingresos: Periódicamente se revisa que Oficina de Profesional Reporte
los recaudos de tesorería concuerden con presupuesto. Universitario. resumen de
los valores registrados en el presupuesto de ingresos
ingresos.
Oficina de Auxiliar Formato
El seguimiento se realiza con la ejecución de tesorería administrativo conciliaciones
las siguientes acciones de control: efectivas de
a) Mensualmente se revisa el reporte de caja
recaudos con afectación presupuestal
denominado resumen de ingresos.
Dicho reporte es un comparativo entre
tesorería y presupuesto.
b) Trimestralmente se realizan las
conciliaciones efectivas de caja por
cada una de las fuentes de financiación.
Si las acciones de control generan

diferencias se pasa a la actividad No.4. En
caso contrario pasa a la actividad No.5.
A3.P02 31/12/2013
VERSIÓN
6 de 8
Registro de adición o disminución de

4 ingresos por ajustes presupuestales:
a) En ingresos con situación de fondos

Oficina de Profesional Reporte
a.1 La oficina de presupuesto genera y tesorería Universitario. resumen de
remite a la oficina de tesorería el ingresos
informe detallado de las diferencias
halladas entre presupuesto y tesorería, Auxiliar Formato
indicando el (los) documentos y el valor administrativo conciliaciones
que genera la diferencia. efectivas de
a.2 Realiza el registro de ajuste en el caja
aplicativo Sysman generando el
documento respectivo según el caso:
Nota bancaria de gasto –NBG- Nota
crédito de tesorería –NCT-. Nota
bancaria de ingreso –NBA-. Se firma por
quien los elabora y pasa al jefe de la
oficina de tesorería para su revisión y
firma.
a.3 El jefe de la oficina de tesorería, si
está de acuerdo, firma y entrega al
personal auxiliar para su radicación,
archivo y entrega de copia a la oficina
de presupuesto. Si no está de acuerdo,
devuelve para corrección.
a.4. El responsable de las conciliaciones

efectivas de caja revisa la información
de ajustes, si está de acuerdo lo
archiva, en caso contrario lo devuelve
para corrección. Oficina de Profesional Reporte
presupuesto. Universitario. resumen de
b) En ingresos sin situación de fondos – ingresos
SSF-:
Auxiliar Formato
b.1 La oficina de presupuesto genera el administrativo conciliaciones
informe detallado de las diferencias efectivas de
halladas entre presupuesto y tesorería, caja
indicando el (los) documentos y el valor
que genera la diferencia.
b.2 Realiza el registro de ajuste en el
A3.P02 31/12/2013
VERSIÓN
7 de 8

adición de ingresos – AIN -, disminución
de ingresos – DIN-. Se firma por quien
los elabora y pasa al jefe de la oficina de
presupuesto para su revisión y firma.
b.3 El jefe de la oficina de presupuesto,
si está de acuerdo, firma y entrega al
personal auxiliar para su archivo. Si no
está de acuerdo, devuelve para
corrección.
5.1 Cierre del modulo presupuestal de
5 ingresos: El cierre presupuestal se realiza Oficina de Jefe oficina de Ejecución
mensualmente, directamente en el modulo presupuesto presupuesto. presupuestal de
de presupuesto una vez la oficina de ingresos.
contabilidad informe que ya se realizaron
todos los ingresos del mes. El cierre del Profesional
modulo presupuestal es responsabilidad del Universitario
jefe de la oficina de presupuesto.
5.2 Cierre presupuestal para establecer el

resultado fiscal de la vigencia: Para el
cierre del mes de diciembre, el responsable
designado por el área de Presupuesto debe
generar el reporte de ejecución presupuestal
y verificar la siguiente información:
a. Los valores apropiados y recaudados del

sistema general de participaciones –SGP-
sean iguales al valor de los Conpes.
b. Los valores recaudados con situación de
fondos sean iguales al ingreso a tesorería.
c. Los valores recaudados sin situación de
fondos sean iguales a los registrados en
la Hoja control de ingresos sin situación
de fondos.
Impresión definitiva de la ejecución
6 presupuestal de ingresos: Una vez Oficina de Jefe oficina de Ejecución
revisado el cierre presupuestal se imprime presupuesto presupuesto. presupuestal de
de forma definitiva la ejecución presupuestal ingresos
de ingresos para la firma de los debidamente
responsables de la información: El Auxiliar firmada.
ordenador del gasto, El (la) secretario (a) de Administrativo
Hacienda, El (la) jefe oficina de presupuesto.
A3.P02 31/12/2013
VERSIÓN
8 de 8
RESPONSABLE
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
INICIO
Cargar en el
sistema las
FLUJO
apropiaciones
presupuestales de
cada rubro
D E
Registro de los Seguimiento a la

ingresos de la ejecución
presupuestal de
D I A G R A M A
vigencia
ingresos
Registro de Cierre
adición o presupuestal de
disminución de ingresos
ingresos por
Impresión ajustes
definitiva de la presupuestale
ejecución s:
presupuestal de
ingresos
FIN

Cargo:
Fecha: 17/12/2013 Fecha: 23/12/2013
DD/MM/AA
A3.P03 31/12/2013
VERSIÓN
MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO
1.0 DE LA VIGENCIA PÁGINA:
1 de 8

“A3.P03 MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO DE LA
VIGENCIA”

A3.P03 31/12/2013
VERSIÓN
2 de 8
Objetivo: Disponer oportunamente del Presupuesto General del Municipio en cada vigencia fiscal
Alcance: Inicia con la solicitud de modificaciones, incluye la aprobación del Comfis Municipal y finaliza con la
expedición y publicación del Acto administrativo de aprobación de modificaciones presupuestales.
Definiciones:
CONFIS: El Consejo Nacional de Política Fiscal –CONFIS- es un organismo adscrito al Ministerio de Hacienda
y Crédito Público, encargado de dirigir la Política Fiscal y coordinar el Sistema Presupuestal.
COMFIS: El Consejo Municipal de Política Fiscal –COMFIS- es un organismo técnico adscrito a la Secretaría
de Hacienda, rector de la política fiscal a nivel municipal que se encarga además de coordinar el Sistema
Presupuestal (Plan Financiero, contenido en el Marco Fiscal de Mediano Plazo + POAI + Presupuesto).Los
actos administrativos del COMFIS constan en Resoluciones, actas y comunicaciones
MODIFICACIONES PRESUPUESTALES: Las Modificaciones Presupuestales son registros o movimientos

mediante los cuales se aumentan o disminuyen las apropiaciones presupuestales en el presupuesto de gastos
y/o las proyecciones vigentes en el presupuesto de ingresos, que serán objeto de ejecución o gestión por parte
de los administradores públicos.
Las Modificaciones Presupuestales acorde con el principio de Planificación, permiten que el presupuesto se
mantenga como el instrumento mediante el cual se le dará cumplimiento al Plan de Desarrollo.
Las modificaciones presupuestales comprenden adiciones, reducciones y traslados.
Adiciones: Son aquellas modificaciones presupuestales mediante las cuales se incrementa tanto el
Presupuesto General de Rentas como el de gastos.
Reducciones: Son aquellas modificaciones presupuestales mediante las cuales se disminuye el presupuesto
general de rentas y el de gastos.
Traslados: Son aquellos movimientos que se realizan dentro o entre un mismo agregado del gasto
(funcionamiento o inversión), pero que no aumentan ni disminuyen el Presupuesto General de Rentas y
Gastos.
Producto o servicio: Decreto o Acuerdo de aprobación de modificaciones presupuestales.
Normatividad: Constitución política de 1991, Decreto 111 de 1996, Acuerdo Municipal 022 del 2008, Ley 1483
del 2011.
Recursos: señalar los elementos mínimos necesarios para implementar el procedimiento, clasificándolos en:

A3.P03 31/12/2013
VERSIÓN
3 de 8
C. Humanos:

Gasto Público.


1 Solicitud de modificaciones Dependencias de Los jefes y/o Archivo comité

presupuestales: la Administración coordinadores de de hacienda
Los jefes y/o coordinadores de las Municipal. dependencias.
dependencias de la Administración
Municipal, el Concejo Municipal, La
Personería Municipal y los institutos El Concejo Presidente del
descentralizados remiten las solicitudes Municipal. Concejo Municipal.
de modificaciones a la Secretaria de
Hacienda con copia a la oficina de Personero
presupuesto. La Personería Municipal.
Municipal.
Las solicitudes de modificaciones deben
estar justificadas y debe contener el Jefes de los
detalle de los rubros objeto de Institutos institutos
contracréditos y créditos, de manera que descentralizados descentralizados
se garantice que más adelante no se
acreditarán de nuevo y que el saldo de
apropiación será suficiente para atender
el resto de la vigencia, es decir, hasta el
31 de diciembre.
Nota: Cuando se trate de solicitud de

adiciones, se debe adjuntar el documento
A3.P03 31/12/2013
VERSIÓN
4 de 8
que evidencie la fuente de financiación,

los recursos asignados y el uso de los
mismos.
Las solicitudes se deben enviar como

mínimo cinco (5) días hábiles con
anterioridad a la celebración del Comité
Municipal de Política Fiscal – COMFIS-
donde serán presentadas las
modificaciones solicitadas con el objeto
de obtener su aprobación.
2 Estudio y aprobación de las Comité de Miembros comité de Actas comité

modificaciones presupuestales: Hacienda hacienda de hacienda
a) El Secretario de Hacienda convoca a

la reunión del Comfis y socializa las
solicitudes de modificaciones
presupuestales.
Nota: De ser necesario, se convoca

la participación de los jefes y/o
coordinadores de las dependencias
de la Administración Municipal que
presentaron solicitudes.
b) Si la solicitud es procedente, se pasa

a la actividad No. 3, en caso contrario
se devuelve la solicitud mediante
oficio indicando las razones por las
cuales no fue aprobada la solicitud.
Notas:
 Para cada reunión, el jefe de
presupuesto debe presentar una
certificación de saldos
presupuestales por ejecutar a la
fecha del Comité.
 De cada reunión se diligencia y

firma el formato de asistencia y se
elabora acta con los temas
tratados y decisiones tomadas en
A3.P03 31/12/2013
VERSIÓN
5 de 8
la sesión. El acta es fuente de

información para la elaboración
del acto administrativo de
modificaciones presupuestales.
c) Determinación del acto administrativo

por medio del cual se aprueban las
modificaciones presupuestales.
Las normas orgánicas de

presupuesto señalan que el Concejo
Municipal es el órgano responsable
de modificar el presupuesto que
ejecuta el Alcalde, no obstante, el
hecho que el Concejo no sesione
durante toda la vigencia y que el
presupuesto sea aprobado de forma
tan detallada obliga al Alcalde a
obtener facultades del Concejo
Municipal, con el fin de poder
modificar el presupuesto en los casos
que sea necesario y
fundamentalmente para darle
cumplimiento al Plan de Desarrollo.
Teniendo en cuenta lo anterior, el

Comfis determina si se requiere
Acuerdo o Decreto según sea el
caso, así:
 Decreto cuando se posea

facultades del Concejo para
modificar el presupuesto
(adiciones, disminuciones o
traslados).
 Decreto cuando se trate de
adiciones por recursos que haya
recibido el tesoro municipal como
cofinanciación de proyectos
provenientes de las entidades
nacionales o departamentales o
de cooperación internacional
(Literal g del art. 29 Ley 1551 del
A3.P03 31/12/2013
VERSIÓN
6 de 8
2012). La misma norma señala

que una vez incorporados dichos
recursos, se informara al
Concejo Municipal dentro de los
10 días siguientes.
 Acuerdo cuando no se cuenta con
facultades para adicionar otros
recursos diferentes a los
señalados anteriormente y/o
traslados presupuestales.
3.1. Elaboración, aprobación y
3 publicación del Decreto de aprobación Despacho Alcalde Alcalde (sa) Publicación
de modificaciones presupuestales. Se Decreto de
ejecutan las siguientes acciones: aprobación.
Secretaria de
a) Con base a la información del acta de Hacienda Secretario de
reunión del Comfis, la oficina de Hacienda.
presupuesto proyecta el Decreto de
modificaciones presupuestales y envía Oficina de
a al secretario de Hacienda y a la presupuesto Jefe oficina de
oficina jurídica para su revisión y presupuesto
Vo.Bo. Una vez obtenido los Vo.Bo, se
remite a la oficina del (la) secretario (a)
privado (a).
a) El ordenador del gasto firma el acto

administrativo, remite copia a la oficina
de presupuesto y al área de prensa
para su publicación.
c) Publicación del acto administrativo.
3.2. Elaboración, aprobación y Despacho Alcalde

publicación del Acuerdo de Alcalde (sa) Publicación
aprobación de modificaciones Acuerdo de
presupuestales. Se ejecutan las Secretaria de aprobación.
siguientes acciones: Hacienda
Secretario de
a) Con base a la información del acta de Hacienda.
reunión del Comfis, la oficina de Oficina de
presupuesto proyecta la exposición de presupuesto.
motivos y el proyecto de acuerdo de Jefe oficina de
aprobación de las modificaciones presupuesto
A3.P03 31/12/2013
VERSIÓN
7 de 8
presupuestales. Envía el documento al Concejo

secretario de Hacienda y a la oficina Municipal
jurídica para su revisión y Vo.Bo. Una Presidente del
vez obtenido los Vo.Bo, se remite a la Concejo Municipal
oficina del (la) secretario (a) privado
(a) del despacho del Alcalde (sa).
b) El ordenador del gasto firma el

proyecto de acuerdo y la exposición de
motivos, lo remite al Presidente del
Concejo Municipal en medio físico
(original y 20 copias) y en medio
magnético.
c) El Concejo Municipal revisa y analiza

el proyecto de Acuerdo, si está
conforme lo digita en papelería del
Concejo, se firma y envía al despacho
del ordenador del gasto para su
publicación.
Nota: El Secretario de Hacienda

prestará la asesoría y el
acompañamiento al Concejo Municipal,
durante el estudio, discusión y
aprobación del Proyecto de Acuerdo.
d) Se radica el Acuerdo de aprobación de

modificaciones, remite copia a la
oficina de presupuesto y al área de
prensa para su publicación.
e) Publicación del acto administrativo:

Una vez publicado el Acuerdo de
aprobación de modificaciones, se
configura en Acto Administrativo de
obligatorio cumplimiento para la
A3.P03 31/12/2013
VERSIÓN
8 de 8
RESPONSABLE
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
INICIO
FLUJO
Solicitud de
Modificaciones
Presupuestales
D E
Estudio y
aprobación de las
modificaciones
D I A G R A M A
presupuestales
Elaboración
Decreto de
modificaciones
presupuestales.
Publicación Decreto
de modificaciones
presupuestales.
FIN

Cargo:

A3.P04 31/12/2013
VERSIÓN
ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE
1.0 INFORMES A ENTES DE CONTROL PÁGINA:
EXTERNOS 1 de 5

“A3.P04 ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES A
ENTES DE CONTROL EXTERNOS”

A3.P04 31/12/2013
VERSIÓN
EXTERNOS 2 de 5
Objetivo: Dar cumplimiento oportuno a las solicitudes de los entes de control relacionadas con la elaboración
y presentación de los informes de acuerdo a la normatividad y metodología establecida por cada uno de los
entes de control
Alcance: Inicia con la consulta de la metodología en las páginas web de cada ente de control, incluye la
recolección y confirmación de la información y finaliza con el diligenciamiento del aplicativo y el reporte del
informe.
Definiciones:
CHIP: Sistema Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública
Ente de control: Organismo encargado de vigilar el cumplimiento de la normatividad o manejo eficiente de los
recursos de aquellas instituciones que por ley general les corresponde ser auditadas.
Entes Externos: Entidades u organismos del estado que evalúan nuestra gestión en forma estructurada,
fortaleciendo con ello las políticas de democratización y de moralización y transparencia en la administración
educativa pública.
Producto o servicio: Reporte de envío de informe a los entes de control..
Normatividad: Constitución política de 1991, Decreto 2145/1999, Decreto 2539/2000, Decreto 2756/2003,
Decreto 1537 DE 2001, LEY 594/2000.
Recursos:
A. Tecnológicos: Software integrado de información presupuestal, contable, tesorería y tributos , Office,

internet, computador, impresora, escáner, teléfono.
C. Humanos:

Gasto Público.

A3.P04 31/12/2013
VERSIÓN
EXTERNOS 3 de 5


1 Consultar la metodología emitida por Dependencias de Funcionario Impresión de

los entes de control: periódicamente los la Administración designado para la las Guías
entes de control publican en sus páginas Municipal elaboración de los actualizadas
web la información requerida y la informes.
metodología que deben tener en cuenta
las entidades públicas para el envío de la
misma, al igual que las fechas límites para
su presentación.
Las entidades a las cuales se les debe

remitir información son las siguientes:
• Superintendencia de Salud
• Secretaria Departamental de Salud
• Contraloría Departamental del Caquetá
• Contaduría General de la Nación
• DIAN
• Pasivocol
• DAFP- SGR- Ministerio de Hacienda
2 Elaboración y envío de los informes: Dependencias de Funcionario Pantallazo de

Los informes deben de ser presentados la Administración designado para la la información
con base a los lineamientos de cada ente y Municipal elaboración de los diligenciada.
a los plazos establecidos, informes.
Informes
De acuerdo a la información solicitada por impresos
cada ente de control, en el documento
“relación de informes a presentar a los
entes de control” se establece el área y/o Reporte de
funcionario responsable de su envío de la
diligenciamiento. información
A excepción de los informes de la

Contraloría Departamental el cual es
consolidado y enviado por la Secretaria de
A3.P04 31/12/2013
VERSIÓN
EXTERNOS 4 de 5
Hacienda con el apoyo del profesional

contratado para ello, los demás informes
se diligencian por cada uno de los
responsables, directamente en los
aplicativos de cada ente de control.
Verificación del envío de la información:

3 Verificar que las áreas y/o funcionarios Oficina de control Jefe oficina de Informe de
responsables hayan enviado la interno control interno cumplimiento
información dentro de los términos
establecidos por cada ente de control.
4 Archivo de la información: La Dependencias de Funcionario Pantallazo de

información queda archivada directamente la Administración designado para la la información
en los equipos de cómputo de cada Municipal elaboración de los diligenciada.
responsable de su envío, sin embargo los informes.
aplicativos generan un reporte de envío el Informes
cual debe ser archivado en medio físico en impresos
una carpeta de informes que debe reposar
en cada dependencia responsable de la Reporte de
información. envío de la
información
A3.P04 31/12/2013
VERSIÓN
EXTERNOS 5 de 5
RESPONSABLE
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
INICIO
Consultar la
metodología emitida
por los entes de
FLUJO
control
Elaboración del
informe
D E
D I A G R A M A
Consolidación
de la
información
Verificación del
Envío de los
envío de la
informes
información
Archivo
FIN

Cargo:
Fecha: 17/12/2013 Fecha: 23/12/2013
DD/MM/AA
A3.P05 31/12/2013
VERSIÓN EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO Y CIERRE
PRESUPUESTAL DE GASTOS
1.0 PÁGINA:
1 de 31

“A3.P05 EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO Y CIERRE
PRESUPUESTAL DE GASTOS”

A3.P05 31/12/2013
1.0 PÁGINA:
2 de 31
Objetivo: Efectuar el registro, ejecución, seguimiento, evaluación y control del Presupuesto de gastos del
Alcance: Inicia con cargar la información de las apropiaciones aprobadas en Decreto de liquidación del
presupuesto, al modulo de presupuesto del programa SYSMAN, incluye la expedición de certificados de
disponibilidad presupuestal –CDP- y registros presupuestales –RP-; el registro de las obligaciones
presupuestales –REO- y el registro del pago presupuestal –EGR o EGP; el seguimiento al registro de los
mismos; finaliza con el cierre presupuestal, la impresión definitiva de la ejecución presupuestal de gastos y la
expedición del acto administrativo del cierre presupuestal.
Definiciones:
Gastos con situación de fondos – CSF-: Comprende los recursos que ejecuta directamente la Alcaldía, tanto
en su proceso contractual y/o de adquisición como en el pago de los mismos.
Gastos sin situación de fondos – SSF-: Comprende aquellos recursos cuyo proceso contractual y/o de
adquisición lo ejecuta la Alcaldía pero los pagos son girados directamente por la fuente de financiación al
beneficiario o proveedor. Comprende los siguientes sectores:
 Sector Educación: Aportes salud y cesantías de los docentes y directivos docentes liquidados en la
nomina correspondiente. Recursos de conectividad para efectos de suscribir el contrato o convenio para su
ejecución a través de la fiducia designada por el Gobierno Nacional.
 Sector Salud: Recursos SGP del Régimen subsidiado y Recursos del Fosyga, requeridos para suscribir
acto administrativo del compromiso presupuestal para garantizar la continuidad del aseguramiento del
régimen subsidiado.
 Recursos Fonpet: Pagos que realiza directamente el Fonpet a la entidad administradora de pensiones en
que se encuentre afiliado el beneficiario, previos los tramites presupuestales a que haya lugar por parte de
la entidad territorial.
 Transferencias nivel nacional: Comprende recursos asignados para la ejecución de convenios y/o
programas especiales.
Otros Gastos sin situación de fondos – SSF-: Comprende aquellos recursos cuyo proceso contractual y/o de
adquisición y el pago, es realizado directamente por la fuente de financiación al beneficiario o proveedor.
Comprende los siguientes sectores:
 Sector Agua potable: Giros del SGP que realiza el Ministerio de Vivienda a la firma Alianza Fiduciaria
para el pago de la deuda pública de agua potable.

 Sector Alumbrado Público: Valor costo del servicio de alumbrado público prestado por la electrificadora
A3.P05 31/12/2013
1.0 PÁGINA:
3 de 31
del Caquetá.
 Sector Educación: Recursos de Gratuidad girados por el Ministerio de Educación a las Instituciones
educativas..
Certificado de Disponibilidad Presupuestal –CDP-: Documento mediante el cual el Jefe de la Oficina de

presupuesto certifica que en el presupuesto de la entidad existe apropiación suficiente para adquirir el
compromiso.
Registro Presupuestal –RP-: Es la acción mediante la cual se afecta la apropiación presupuestal de manera
definitiva, garantizando que ésta no se desvíe a ningún otro fin. Es requisito de perfeccionamiento de los actos
administrativos que afectan el presupuesto.
Reserva Presupuestal: Son los compromisos legalmente constituidos que tienen registro presupuestal pero
cuyo objeto no fue cumplido dentro del año fiscal que termina y serán pagados dentro de la vigencia siguiente,
la Reserva de apropiación afecta el presupuesto de la vigencia en la cual fue constituida. Serán constituidas por
el Ordenador del gasto y el Jefe de Presupuesto o quien haga sus veces. Las reservas presupuestales que al
31 de diciembre no se han ejecutado expiran sin excepción.
Rubro Presupuestal del Gasto: Son las codificaciones presupuestales en que se clasifican las apropiaciones
establecidas en el anexo del decreto de liquidación presupuestal.
Reconocimiento de la obligación: Es el acto administrativo en virtud del cual la autoridad competente acepta
formalmente y con cargo al presupuesto, la existencia de una deuda legítima ante una empresa o particular que
ha realizado un trabajo para la Administración. A partir de este momento se puede decir que el gasto se ha
ejecutado, pero no el pago. Presupuestalmente se materializa con la emisión del documento REO.
Orden de Pago: Es el documento con el cual se registra contablemente la causación de los gastos y de las
obligaciones de pago.
Comprobante de egreso: Es el documento en el cual se registra el movimiento contable de las operaciones de

pago realizadas por la Tesorería mediante transferencia electrónica, o cheque
Certificado de Disponibilidad presupuestal abierto: Es el CDP expedido el cual no ha sido afectado por un
compromiso (RP)
Registros presupuestales abiertos: Es el RP expedido el cual no ha sido afectado por un una obligación
(REO)
Registros de obligaciones abiertos: Comprende las obligaciones por pagar, es decir, es el REO al cual no se
le ha realizo el pago.
A3.P05 31/12/2013
1.0 PÁGINA:
4 de 31
Empresas Promotoras de Salud Subsidiada -EPSs: Las EPS´S son las que administran los recursos de
Seguridad Social en Salud, las cuales están debidamente autorizadas por la Superintendencia Nacional de
Salud, con resolución vigente y que poseen una red de servicios de Salud que les permite asegurar los
beneficios definidos en el POS-S.
Conciliaciones efectivas de caja: Es el proceso que se sigue para determinar las diferencias y las causas que
las originaron, entre los saldos de tesorería y presupuesto.
Sistema General de Participaciones –SGP-: El Sistema General de Participaciones está constituido por los
recursos que la nación transfiere por mandato de los artículos 356 y 357 de la Constitución Política a las
Entidades Territoriales para la financiación de los servicios de educación, salud y propósito general, cuya
competencia se les asigna en la ley 715 de 2001.
CONPES: Consejo Nacional de Política Económica y Social. Es el organismo asesor especial del gobierno en
todos aquellos aspectos que se relacionan con el desarrollo económico y social del país (Decreto 627/1974)
Documentos CONPES: Son el instrumento técnico de coordinación y planeación por medio del cual el gobierno
traza líneas económicas y sociales. La elaboración de los documentos Conpes es coordinada por el
Departamento Nacional de Planeación -DNP.
Producto o servicio: Ejecución presupuestal de gastos, impresión definitiva de la ejecución presupuestal de

gastos, acto administrativo de cierre presupuestal.
Normatividad: Constitución política de 1991, Decreto 111 de 1996, Acuerdo Municipal 022 del 2008, Ley 1483
del 2011.
Recursos: señalar los elementos mínimos necesarios para implementar el procedimiento, clasificándolos en:

C. Humanos:
especializado en Finanzas, Conocimientos de Legislación Presupuestal, Planes y programas de Desarrollo
Institucional.

Gasto Público.
A3.P05 31/12/2013
1.0 PÁGINA:
5 de 31


1 Cargar en el sistema las apropiaciones Oficina de Auxiliar Reporte del

presupuestales de cada rubro: Se carga presupuesto administrativo registro del
en el modulo de presupuesto del programa presupuesto.
SYSMAN el presupuesto de gastos Jefe de la oficina
aprobado en el Decreto de liquidación y de presupuesto.
los actos administrativos de adición y
traslados presupuestales.
2 2.1.Solicitud del certificado de

Disponibilidad Presupuestal –CDP-:
a) Para gastos con situación de Secretaría Secretario (a) Reporte de

fondos- CSF-: Administrativa Administrativo. solicitudes del
aplicativo
a.1. La secretaría administrativa radica Sysman.
y revisa la solicitud de recursos Auxiliar
presentada por los jefes y/o Administrativo
coordinadores de las dependencias de
la Administración Municipal, el Concejo Profesional
Municipal, La Personería Municipal y los Universitario
institutos descentralizados.
a.2. Si la solicitud de recursos es

acorde con los programas y proyectos
del plan de desarrollo, se elabora la
solicitud del CDP a través del aplicativo
Sysman y se envía a la oficina de
presupuesto debidamente firmada por
el ordenador del gasto.
b) Para gastos sin situación de fondos

–SSF-: Se realizan las acciones a.1 y
a.2 del numeral anterior.
A3.P05 31/12/2013
1.0 PÁGINA:
6 de 31
c) Para otros gastos sin situación de

fondos –SSF-: No requiere por cuanto
es expedida directamente por la oficina
de presupuesto con base a la
información remitida por entidad
competente indicados en el numeral c) Secretaría Secretario (a) Reporte de
de la actividad 3.1. Administrativa Administrativo. solicitudes del
aplicativo
d) Para el pago de la deuda pública con Sysman.
situación de fondos: no requiere de Auxiliar
solicitud previa por cuanto se expide Administrativo
directamente por la oficina de
presupuesto con base a los estados de Profesional
cuentas expedido por la entidad Universitario
bancaria y remitidos por tesorería.
2.2.Solicitud de adición a un certificado

de Disponibilidad presupuestal:
a) Para gastos con situación de fondos-

CSF-:
a.1.La secretaría administrativa radica y

revisa la solicitud de adición de
recursos presentada por los jefes y/o
la Administración Municipal, el Concejo
Municipal, La Personería Municipal y los
a.2. Si la solicitud de adición de

recursos es acorde con los programas y
proyectos del plan de desarrollo, se
elabora la solicitud de adición al CDP a
través del aplicativo Sysman y se envía
a la oficina de presupuesto
debidamente firmada por el ordenador
del gasto.
Nota: La solicitud debe indicar Secretaría Secretario (a) Sello de

detalladamente el número del CDP a Administrativa Administrativo. prorroga y firma
adicionar, rubro presupuestal y valor a jefe de
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adicionar. presupuesto.
Auxiliar
b) Para gastos sin situación de fondos – Administrativo
SSF-: Se realiza igual a lo indicado en
el numeral a.1 y a.2 del numeral Profesional
anterior. Universitario

fondos –SSF- No requieren de solicitud
previa por cuanto se expide
presupuesto con base a la información
remitida por entidad competente
indicados en el numeral c) de la
actividad 3.1.
d) Para el pago de la deuda pública con

situación de fondos- CSF-: No aplica
por cuanto el CDP se expide por el
valor total descontado de la cuenta
bancaria y reflejado en el respectivo
extracto bancario.
2.3. Solicitud de prórroga de un

certificado de disponibilidad
presupuestal –CDP-:

CSF-:
a.1. La secretaría administrativa radica

y revisa la solicitud de prórroga
presentada por los jefes y/o
la Administración Municipal, el Concejo
Municipal, La Personería Municipal y los
a.2. Si la solicitud de prórroga es

viabilizada, se envía el CDP original a la
oficina de presupuesto para la prórroga
de tiempo de validez del CDP.
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Nota: Los CDP incluyen una nota que

indica un termino de de validez de un
mes para su utilización, por ello la
solicitud de prórroga se debe realizar
antes del vencimiento.
b) Para gastos sin situación de fondos –

SSF-: Se realiza igual a lo indicado en
el numeral a.1 y a.2.

fondos –SSF- No aplica por cuanto el
CDP se expide en el mismo momento
que se recibe la información.

situación de fondos- CSF-: No aplica
por cuanto el CDP se expide en el
mismo momento que se recibe el
extracto bancario
3 3.1.Expedición del Certificado de Oficina de Jefe oficina de Libro radicador

Disponibilidad Presupuestal –CDP- presupuesto presupuesto. de entrega de
información.
a) Para gastos con situación de
fondos –CSF-: Auxiliar Archivo de
Administrativo. copias de
a.1. Se radica y verifica que la solicitudes y
solicitud del CDP indique: Número CDP.
consecutivo, fecha, dependencia Profesional
solicitante, concepto y destinación, Universitario
valor, rubro y firma.
a.2 Se verifica la apropiación

disponible para el rubro solicitado y se
expide el CDP en el aplicativo
SYSMAN.
En el evento que no exista

apropiación disponible se devuelve la
solicitud a la secretaría administrativa.
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a.3. Se imprime el CDP, se firma por

quien lo elabora y pasa al jefe de la
oficina de presupuesto para su
revisión y firma.
a.4 El jefe de la oficina de

presupuesto, si está de acuerdo, firma
y entrega al personal auxiliar para su
radicación y entrega a la secretaría
administrativa. Si no está de acuerdo,
a.5 Se archiva copia de la solicitud y

del CDP

–SSF-: Se realizan las mismas
acciones a.1 al a.5 indicadas en el
numeral anterior.

fondos –SSF-:
c.1. Se obtiene la información a través

de la fuente de financiación que
corresponda, así:
Educación: De la página del Ministerio

de educación se obtiene el PAC
mensual y las Resoluciones de giro de
los recursos de gratuidad.
Salud: Oficio mensual de la Secretaria
de salud.
Agua potable: Oficio mensual de la
firma Alianza fiduciaria. Alumbrado
público: Facturación mensual del
servicio enviada por la electrificadora al
Despacho.
Recursos Fonpet: Acto administrativo
por medio del cual se incorporan al
presupuesto el valor de los bonos
pensionales o cuotas partes de bonos
pensionales liquidados oficina de
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bonos pensionales –OBP- del Ministerio

de Hacienda e informados a la
administración Municipal a través de
correo electrónico
Oficina de Jefe oficina de Libro radicador
c.2 Se verifica la apropiación disponible presupuesto presupuesto. de entrega de
para el rubro solicitado y se expide el información.
CDP en el aplicativo SYSMAN.
Auxiliar Archivo de
En el evento que no exista apropiación Administrativo. copias de
disponible se devuelve la solicitud al solicitudes,
profesional universitario. CDP. ADD
Profesional
c.3. Se imprime el CDP, se firma por Universitario
oficina de presupuesto para su revisión
y firma.
c.4 El jefe de la oficina de presupuesto,

personal auxiliar para su archivo. Si no
corrección.
c.5 Se archiva copia del CDP con los

soportes de la fuente de información.
d) Para pago de la deuda pública con

situación de fondos –CSF-:
d.1. Se radica y verifica que el valor

descontado de la cuenta bancaria
corresponda a los valores
proyectados por cada sector en el
documento control de la deuda
pública elaborado por la oficina de
contabilidad para cada vigencia.
d.2 Se verifica la apropiación

disponible para los rubros de deuda
pública y se expide el CDP en el
aplicativo SYSMAN.
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En el evento que no exista

apropiación disponible se informa a la Oficina de Jefe oficina de Archivo copias
oficina de contabilidad y devuelve presupuesto presupuesto. CDP con sello
extractos a tesorería. de prorroga y
firma jefe de
d.3. Se imprime el CDP, se firma por Auxiliar presupuesto.
quien lo elabora y pasa al jefe de la Administrativo.
oficina de presupuesto para su
revisión y firma.
Profesional
d.4 El jefe de la oficina de Universitario
radicación y entrega a la oficina de .
contabilidad. Si no está de acuerdo,
d.5 Se archiva copia del CDP
3.2.Expedición del certificado de

adición a un Certificado de
Disponibilidad presupuestal:
a) Para gastos con situación de fondos

–CSF-:
a.1. Se radica y verifica que la solicitud

del CDP indique: Número consecutivo,
fecha, dependencia solicitante,
concepto, número del CDP a adicionar,
rubro presupuestal y valor a adicionar y
firma.
a.2 Se verifica la apropiación disponible

para el rubro solicitado y se expide el
documento denominado adición a
disponibilidad –ADD- en el aplicativo
SYSMAN.
En el evento que no exista apropiación

disponible se devuelve la solicitud a la
secretaría administrativa.
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a.3. Se imprime el ADD, se firma por

y firma.
a.4 El jefe de la oficina de presupuesto,

personal auxiliar para su radicación y
entrega a la secretaría administrativa. Si
no está de acuerdo, devuelve para
corrección.
a.5 Se archiva copia de la solicitud y del

ADD

SSF-: Se realizan las mismas acciones
del a.1 al a.5.del numeral anterior.

fondos –SSF-: Se realizan las acciones
indicadas a partir del a.2 del numeral a).
En la acción a.2 la devolución se hace
al profesional universitario de
presupuesto, igual que la entrega en la
acción a.4. En la acción a.5 se archiva
el CDP con los soportes de la fuente de
información.
3.3. Ampliación de prórroga del

Certificado de Disponibilidad
presupuestal –CDP-:
a) Para gastos con situación de fondos

–CSF-:

si está de acuerdo, le coloca con
fechador el tiempo por el cual se da la
prorroga, firma y entrega al personal
auxiliar para su radicación y entrega a
la secretaría administrativa. Si no está
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de acuerdo, devuelve para corrección.
a.2 Se realiza la misma operación con

la copia del CDP que se encuentra
archivado en presupuesto.

del a.1 al a.2 del numeral anterior.
4 4.1 Solicitud del Registro Presupuestal Secretaría Secretario (a) Libro radicador
–RP-: Administrativa. Administrativo. de entrega de
información.
a) Para gastos con situación de fondos Oficina de
–CSF-: La Secretaría Administrativa y/o recursos Auxiliar
la Dependencia correspondiente, radica humanos. Administrativo
y remite a la oficina de presupuesto los
documentos que acrediten la calidad de Profesional
compromiso según sea el caso, así: Área de Universitario
contratación.
 Liquidación de la nomina, seguridad
social y descuentos. Secretaria
Privada
 Expediente contractual firmado por las
partes.
 Acto administrativo firmado por el

ordenador del gasto.
b) Para gastos sin situación de fondos-

SSF-: La Secretaría Administrativa y/o
la Dependencia correspondiente, radica
y remite a la oficina de presupuesto los
documentos que acrediten la calidad de
compromiso según sea el caso, así:
 Liquidación de la nómina y seguridad

social de educación de los docentes y
directivos docentes.
 Acto administrativo firmado por el

ordenador del gasto para la
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14 de 31
contratación del régimen subsidiado.
 Expediente contractual de convenios

o contratos cuyo pago sea sin
situación de fondos.

fondos –SSF-:Los otros gastos sin
situación de fondos no requieren de
solicitud de RP por cuanto son
expedidos directamente por la oficina
de presupuesto con base al soporte de Secretaría Secretario (a) Libro radicador
la fuente de información indicados en el Administrativa. Administrativo. de entrega de
numeral c) de la actividad 3.1. información.
Oficina de
d) Para el pago de la deuda pública con recursos Auxiliar
situación de fondos-CSF-: no requiere humanos. Administrativo
de solicitud previa por cuanto se expide
directamente por la oficina de Profesional
presupuesto con base a los estados de Área de Universitario
cuentas expedido por la entidad contratación.
bancaria y remitidos por tesorería.
Secretaria
4.2 Solicitud de adición a un registro Privada
presupuestal:

CSF-:La Secretaría Administrativa y/o la
Dependencia correspondiente, radica y
remite a la oficina de presupuesto los
un mayor valor del compromiso,
firmados por el ordenador del gasto y el
valor a adicionar.
Nota: Entre los documentos que

acrediten el mayor valor comprometido
debe allegarse el RP a adicionar y el
CDP al cual corresponda el RP a
adicionar

–SSF-: Se realiza la misma acción del
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numeral a).

fondos –SSF-: No requieren de
solicitud previa por cuanto se expide
presupuesto con base a la información
remitida por entidad competente
actividad 3.1.
d) Para el pago de la deuda pública

con situación de fondos- CSF-: No
aplica por cuanto el RP se expide por el
valor total descontado de la cuenta
bancaria y reflejado en el respectivo
extracto bancario.
5 5.1 Expedición del Registro Oficina de Jefe oficina de Libro radicador

Presupuestal –RP-: presupuesto presupuesto. de entrega de
información.
CSF-: Auxiliar Archivo de
Administrativo. copias de RP
a.1. Se radica y revisa la información
contenida en el contrato y/o acto
administrativo y se confirma el Profesional
Certificado de Disponibilidad Universitario
Presupuestal referenciado en el
contrato y/o acto administrativo.
Si la información no está completa se

devuelve a la dependencia solicitante.
a.2 Se verifica que el tercero este

creado en el sistema, si no está creado
se informa a la Secretaría administrativa
para su creación.
a.3. Se elabora e imprime el RP en el

aplicativo Sysman, se firma por quien lo
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elabora y pasa al jefe de la oficina de

presupuesto para su revisión y firma.
Nota: Cuando se elabore el RP se debe

tener en cuenta de afectar el CDP
correspondiente, por ello, el expediente
contractual o cuenta debe contener el
CDP impreso.

entrega a la dependencia solicitante. Si
no está de acuerdo, devuelve para
corrección.
Nota: Cuando se trate de cuentas cuyo

siguiente paso es el pago, ésta se
radica y pasa directamente de
presupuesto a la oficina de contabilidad.
a.5 Se archiva copia del RP.

del a.1 al a.5. del numeral anterior.

fondos-SSF-: Se expide con base a los
soportes de la fuente de información Oficina de Jefe oficina de Libro radicador
indicados en el numeral c) de la presupuesto presupuesto. de entrega de
actividad 3.1, ejecutando las acciones información.
señaladas a partir del a.2 del numeral
a). En la actividad a.4 no se requiere su Auxiliar Archivo de
devolución a la dependencia solicitante. Administrativo. copias de ADR
En la actividad a.5 se archiva el RP con
el CDP y demás soportes de la fuente
de información. Profesional
Universitario
situación de fondos-CSF-: se realizan
las mismas acciones indicadas a partir
del a.2 al a.5 del numeral a). En la
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actividad a.4 el R.P firmado por el jefe

de presupuesto pasa a la oficina de
contabilidad.
5.2 Expedición del certificado de

adición a un Registro presupuestal

CSF-:
a.1. Se radica y verifica que el

expediente contractual o cuenta,
contenga el acto administrativo o
un mayor valor del compromiso,
firmados por el ordenador del gasto, el
CDP o el ADD al cual corresponda el
RP que se va a adicionar y el RP
mismo.
a.2 Se verifica en el sistema el saldo

disponible del CDP y/o ADD que
corresponden al RP que se va a
adicionar. Si existe saldo se expide el
documento denominado adición a
registro –ADR- en el aplicativo
SYSMAN.
En el evento que no exista apropiación

disponible se radica y devuelve la
documentación a la secretaría
administrativa o dependencia
correspondiente.
a.3. Se imprime el ADR, se firma por

y firma.

entrega a la secretaría administrativa o
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dependencia correspondiente. Si no
corrección.
a.5 Se archiva copia del ADR

SSF-: Se ejecutan las mismas acciones
a.1 al a.5 indicadas en el numeral
anterior.

fondos –SSF-: Se expide con base a
los soportes de la fuente de financiación
actividad 3.1, ejecutando las acciones
indicadas a partir del a.2 al a.5 de
numeral a). En la acción a.2 la
devolución se hace al profesional
universitario de presupuesto, igual que
la entrega en la acción a.4. En la acción
a.5 se archiva el ADR con los soportes
de la fuente de información.
6 6.1 Reconocimiento de la Obligación –

REO- COM:
Oficina de Jefe de Reporte de
a) Para gastos con situación de fondos- contabilidad contabilidad. órdenes de
CSF-: pago (COM)
Auxiliar de
a.1.La Secretaría Administrativa y/o la contabilidad
Dependencia correspondiente, radica y
remite a la oficina de contabilidad los
documentos (cuenta) que acrediten la
calidad de obligación.
a.2 Se radica y revisa que la cuenta

contenga toda la documentación
requerida para el reconocimiento de la
obligación.
Si cumple con los requisitos anteriores

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pasa al auxiliar contable para registrar

la obligación, si no cumple se devuelve
al supervisor del contrato o responsable
de la cuenta.
a.3 Se elabora en el aplicativo Sysman

la orden de pago denominado COM a la
cual se le da afectación presupuestal
para que en el módulo de presupuesto
se registre la afectación presupuestal
de la obligación. Se firma por quien los
elabora y pasa al jefe de la oficina de
contabilidad para su revisión y firma.
Nota: Se debe tener en cuenta de

seleccionar el registro presupuestal de
la cuenta que se va a obligar, por ello,
dentro de los documentos requeridos se
encuentra el RP impreso.
a.4 El jefe de la oficina de contabilidad,

personal auxiliar para su radicación y Oficina de Jefe de Reporte de
entrega a la oficina de tesorería. Si no contabilidad contabilidad. órdenes de
está de acuerdo, devuelve para pago (COM)
corrección. Auxiliar de
contabilidad
Nota: La orden de pago original se
adjunta a los soportes de la cuenta para
ser remitida a tesorería, razón por lo
cual no se requiere archivo de copias
en la oficina de presupuesto.

SSF-: Se realiza las mismas acciones Oficina de Jefe de Archivo copias
a.1 al a.4 indicadas en el numeral presupuesto presupuesto de REO.
anterior cuando se trate de obligar los
gastos de nómina de los docentes y Auxiliar
directivos docentes del sector de administrativo
educación.
Profesional
Para obligar los gastos del sector de universitario
salud y de transferencias sin situación
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de fondos indicados en la actividad 4,

se realizan las mismas acciones para
obligar los otros gastos sin situación
indicadas en el siguiente numeral.
.
fondos –SSF-: El registro de la
obligación la realiza directamente la
oficina de presupuesto con base a la
fuente de información indicados en el
numeral c) de la actividad 3.1., en el
siguiente orden:
c.1 Se elabora en el aplicativo Sysman Oficina de Jefe de Reporte de

el registro de la obligación denominado contabilidad contabilidad órdenes de
REO. Se firma por quien los elabora y pago (COM).
pasa al jefe de la oficina de presupuesto Auxiliar de
para su revisión y firma. contabilidad

seleccionar el registro presupuestal de
la cuenta que se va a obligar, para ello
se debe tener el RP impreso.
c.2 El jefe de presupuesto, si está de

acuerdo, firma y entrega al personal
auxiliar para su archivo. Si no está de
acuerdo, devuelve para corrección.
Nota: El documento denominado REO

se archiva con el CDP, RP y demás
soportes de la fuente de información.

situación de fondos-CSF-: Se recibe
de presupuesto el estado de cuenta de
la entidad bancaria junto con el CDP y
RP y se realizan las acciones del a.2 a
a.4 del numeral a).
7 7.1 Registro del pago- EGR-EGP:
a) Para gastos con situación de fondos- Oficina de Jefe de tesorería. Reporte de

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CSF-: tesorería egresos (EGR).

Personal de
a.1 Se radica y revisa que la cuenta apoyo de Egreso firmado
contenga toda la documentación tesorería por el
requerida para el trámite de pago. beneficiario del
cheque y
Si cumple con los requisitos anteriores archivado en la
pasa al auxiliar de tesorería para cuenta.
registrar el pago, si no cumple se
devuelve a contabilidad o al Conciliaciones
responsable de la cuenta. bancarias
a.2 Se elabora en el aplicativo Sysman

el egreso de pago denominado EGR al
cual se le da afectación presupuestal
para que en el módulo de presupuesto
se registre la afectación presupuestal
del pago. Se firma por quien los elabora
y pasa al jefe de la oficina de tesorería
para su revisión y firma.

seleccionar la orden de pago (COM) de
la cuenta que se va a pagar, por ello,
dentro de los documentos requeridos se
encuentra la orden de pago impresa.
a.3 El jefe de la oficina de contabilidad,

responsable de elaborar los cheques Jefe de tesorería.
y/o transferencias de recursos según Oficina de Reporte de
sea el caso. Si no está de acuerdo, tesorería Personal de egresos (EGR).
devuelve para corrección. apoyo de
tesorería Egreso firmado
Nota: El egreso original hace parte de por el
los soportes de la cuenta que es beneficiario del
archivada en la oficina de tesorería, cheque y
razón por lo cual no se requiere archivo archivado en la
de copias en la oficina de presupuesto. cuenta.
b) Para gastos sin situación de fondos- Jefe de Conciliaciones

SSF-: Se realiza las mismas acciones presupuesto. bancarias
a.1 al a.3 del numeral anterior cuando Oficina de Archivo de
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se trate del pago de los gastos de presupuesto Auxiliar EGP.

nómina de los docentes y directivos administrativo
docentes del sector de educación.
Profesional
Para registrar el pago de los gastos del universitario
sector de salud y de transferencias sin
situación de fondos indicadas en la
actividad 4, se realizan las mismas
acciones para el pago de los otros
gastos sin situación de fondos del
siguiente numeral.
c) Para los otros gastos sin situación

de fondos –SSF-: Para los otros gastos
SSF el registro del pago lo realiza
directamente la oficina de presupuesto
con base a la fuente de información
indicados en el numeral c) de la Jefe de tesorería.
actividad 3.1., en el siguiente orden:
Personal de
c.1 Se elabora en el aplicativo Sysman apoyo de
el registro del pago denominado EGP. Oficina de tesorería Reporte de
Se firma por quien los elabora y pasa al tesorería egresos (EGR).
jefe de la oficina de presupuesto para
su revisión y firma. Conciliaciones
bancarias
seleccionar el registro de obligación de Reporte deuda
la cuenta que se va a pagar, para ello
se debe tener el REO impreso.
c.2 El jefe de presupuesto, si está de

acuerdo, firma y entrega al personal
auxiliar para su archivo. Si no está de
Nota: El documento denominado EGP

se archiva con el CDP, RP, REO y
demás soportes de la fuente de
información.

situación de fondos-CSF-: Se realiza
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las mismas acciones a.1 al a.3 del

numeral a)
8 Seguimiento a la ejecución Oficina de Jefe de Oficio remisorio

presupuestal de gastos: presupuesto presupuesto.
El seguimiento se realiza con la ejecución
de las siguientes acciones de control: Auxiliar
administrativo
a) Mensualmente se generan y envían a
la oficina de la secretaría Profesional
administrativa los siguientes reportes Universitario.
a fin de que dicha dependencia
determine e informe si corresponden a
saldos que se pueden liberar:
 Reporte de disponibilidades
abiertas
 Reporte de registros abiertos
 Reporte de obligaciones abiertas
Nota: Para la liberación de saldos, la

solicitud debe ser por escrito, firmada Oficina de Auxiliar Formato
por el ordenador del gasto y el detalle presupuesto. administrativo conciliaciones
de tipo de documento, número de efectivas de
documento y valor a liberar. Oficina de Profesional caja
tesorería Universitario.
b) Trimestralmente se realizan las Oficio remisorio
conciliaciones efectivas de caja por de las
cada una de las fuentes de diferencias
financiación.
Si las acciones de control generan

diferencias se pasa a la actividad No.9. En
caso contrario pasa a la actividad No.10.
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9 9.1 Registro de incremento o Oficina de Profesional Notas de

disminución de gastos por ajustes presupuesto. Universitario. ajustes
presupuestales:
a) Para los gastos con situación de Oficina de Auxiliar Formato

fondos –CSF-: tesorería administrativo conciliaciones
efectivas de
a.1 La oficina de presupuesto genera caja
y remite a la oficina de tesorería el
informe detallado de las diferencias
halladas entre presupuesto y
tesorería, indicando el (los)
documentos y el valor que genera la
diferencia.
a.2 Realiza el registro de ajuste en el

Nota bancaria de gasto –NBG- Nota
crédito de tesorería –NCT-. Nota
bancaria de ingreso –NBA-. Se firma
por quien los elabora y pasa al jefe de
la oficina de tesorería para su revisión
y firma.
a.3 El jefe de la oficina de tesorería, si

está de acuerdo, firma y entrega al
personal auxiliar para su radicación,
archivo y entrega de copia a la oficina
de presupuesto. Si no está de
a.4. El responsable de las

conciliaciones efectivas de caja revisa
la información de ajustes, si está de
acuerdo lo archiva, en caso contrario
lo devuelve para corrección.

–SSF-:
b.1 La oficina de presupuesto genera

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el informe detallado de las diferencias

halladas entre presupuesto y
tesorería, indicando el (los)
documentos y el valor que genera la
diferencia.
b.2 Realiza el registro de ajuste en el

Disminución a CDP – DMD-,
Disminución a RP – DMR- ,
Disminución a registro de obligación –
DRO, disminución a egreso –DEG-,
Adición a CDP – ADD-, adición a RP –
ADR-, Adición a registro de obligación
–ARO-, adición a egreso –AEG-. Se
firma por quien los elabora y pasa al
jefe de la oficina de presupuesto para
su revisión y firma. Oficina de Jefe de Oficio de
presupuesto presupuesto liberación.
b.3 El jefe de la oficina de
presupuesto, si está de acuerdo, firma Copias de
y entrega al personal auxiliar para su Auxiliar DMD, DMR,
archivo. Si no está de acuerdo, administrativo DRO, DEG
Profesional
c) Para otros gastos sin situación de Universitario.
fondos –SSF-: Se realizan las
mismas acciones del b.1 al b.3 del
numeral anterior.
d) Para el pago de la deuda pública

con situación de fondos –SSF-: Se
realizan las mismas acciones del a.1
al a.4 del numeral a).
9.2 Registro de disminución de gastos

por solicitud de liberación de saldos:
a) Para gastos con situación de

fondos –CSF-:
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a.1 La secretaría administrativa remite

a presupuesto la solicitud de
liberación de saldos firmada por el
ordenador del gasto.
a.2 Se radica y verifica que la solicitud

indique: tipo de documento, número
de documento y valor a liberar.
a.3 Realiza el registro de disminución

en el aplicativo Sysman generando el
Disminución a CDP – DMD-,
Disminución a RP – DMR- ,
Disminución a registro de obligación.
Se firma por quien los elabora y pasa
al jefe de la oficina de presupuesto
para su revisión y firma.
a.4 El jefe de la oficina de

archivo. Si no está de acuerdo,
devuelve para corrección

–SSF-: Se realizan las mismas
acciones del a.1 al a.4 del numeral
anterior.

fondos –SSF-: Los realiza
directamente la oficina de
presupuesto con base a las
comunicaciones de las fuentes de
financiación indicados en el numeral
c) de la actividad 3.1, ejecutando las
mismas acciones del a.3 al a.4 del
numeral a).
d) Para pago de la deuda pública con

situación de fondos –CSF-: No
aplica por cuanto el CDP, RP, REO y
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EGP se expiden y registran de

acuerdo al valor descontado de las
cuentas bancarias.
10 10.1 Realizar el cierre presupuestal para Oficina de Jefe de Reporte de

la constitución de las reservas presupuesto. presupuesto. reservas
presupuestales y cuentas por pagar de presupuestales.
la vigencia:
Auxiliar Reporte de
a) Con corte 31 de diciembre se genera administrativo cuentas por
el reporte detallado de los registros pagar.
presupuestales abiertos y el reporte Profesional
de las obligaciones abiertas. universitario Ejecución
b) El reporte de los registros presupuestal
presupuestales abiertos se chequea de gastos
con la relación de contratos por
ejecutar que genera el área de
contratación.
c) El reporte de las obligaciones abiertas
se chequea con el reporte de cuentas
por pagar generado por la oficina de
contabilidad.
d) Si se generan diferencias en los
chequeos, se procede a realizar los
ajustes presupuestales (actividad 9) o
contables que correspondan; en caso
contrario se pasa a la acción e).
e) En el software sysman se ejecuta la
opción de cierre presupuestal, la cual
permite que los saldos de los registros
abiertos pasen para la siguiente
vigencia como reservas
presupuestales y las obligaciones
abiertas pasen como cuentas por
pagar.
Nota: El reporte de reservas
presupuestales y cuentas por pagar
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son la fuente de información para

elaborar el Decreto por medio del cual
se constituyen las Reservas
presupuestales y cuentas por pagar
Circular interna
10.2 Realizar el cierre presupuestal para Secretaria de Secretario de
establecer el resultado fiscal de la Hacienda Hacienda
vigencia: Decreto de
Oficina de Jefe de cierre y sus
a) Mediante circular interna se remite a presupuesto. presupuesto anexos.
los jefes de oficina, coordinadores y
supervisores, los lineamientos y las
fechas límites para presentar Oficina de Jefe de
información al Grupo Financiero y contabilidad contabilidad
Presupuestal.
b) Con la información recaudada se
realizan los registros contables y Oficina de Jefe de tesorería
presupuestales correspondientes, tesorería
generando los informes contables y
presupuestales definitivos, necesarios Auxiliares
para la ejecución de la siguiente administrativos
acción.
c) Se solicita a las áreas Profesionales
correspondientes la siguiente universitarios
información con corte 31 de diciembre
para establecer el resultado fiscal de
la vigencia.
- Conciliaciones efectivas de caja

después de ajustes.
- Ejecución presupuestal de ingresos
- Ejecución presupuestal de gastos
- Reporte de saldo de cuentas
bancarias (saldo del libro de
bancos) por cuenta y agrupado por
fuente de financiación.
- Reporte de saldo de cuentas
bancarias (saldo extractos
bancarios) por cuenta y agrupado
por fuente de financiación.
- Cierre presupuestal de la vigencia
anterior.
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29 de 31
d) Con la información anterior, se

diligencia los formatos establecidos
como anexos del Decreto de cierre
presupuestal.
Si los formatos no arrojan diferencias

en el resultado, se pasa a la siguiente
acción, en caso contrario se debe
identificar las partidas que generan las
diferencias y realizar los ajustes
presupuestales o contables
correspondientes.
Nota: Los formatos son diseñados en

hojas electrónicas con fórmulas que
permiten evidenciar si la información
registrada es correcta.
e) Se proyecta el Decreto de cierre de la

vigencia para la revisión y Vo.Bo. del
asesor jurídico interno.
El Decreto incluye los anexos
firmados por el secretario de
Hacienda, el Jefe de presupuesto, el
jefe de contabilidad y el jefe de
tesorería.
f) Si se presentan observaciones, se
corrige e imprime el documento final
para el Vo.Bo. del asesor jurídico
interno y se remite al despacho para
la firma del representante legal y la
publicación del acto administrativo.
Nota: El Decreto de cierre de vigencia

es fuente de información para
elaborar el Decreto de adición de los
recursos del balance al presupuesto
de ingresos y gastos aprobados para
la siguiente vigencia. Los recursos del
balance comprende la distribución
presupuestal del resultado fiscal
obtenido en el Decreto de cierre.
A3.P05 31/12/2013
1.0 PÁGINA:
30 de 31
RESPONSABLE
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
INICIO
Cargar Solicitud del CDP

apropiaciones
presupuestales
Expedición
CDP
FLUJO
Solicitud del RP
Reconocimiento de
D E
Expedición del la Obligación –REO

RP o COM-.
D I A G R A M A
Registro del pago-

EGR o EGP
Seguimiento a la
ejecución
presupuestal de
gastos
M
RESPONSABLE
O
U
G
D
D
A
A
R
J
I
A3.P05 31/12/2013
1.0 PÁGINA:
31 de 31
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
Registro de
incremento o
disminución de
gastos por ajustes
presupuestales
Realizar el cierre
presupuestal
FIN

Cargo:

A3.P06 31/12/2013
VERSIÓN
IMPUESTO PREDIAL UNIFICADO
1.0 PÁGINA:
1 de 5

“A3.P06 IMPUESTO PREDIAL UNIFICADO”

A3.P06 31/12/2013
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
2 de 5
Objetivo: Emisión y registro de las facturas del Impuesto predial unificado descargados por la Tesorería
Municipal, con el fin de manejar una información real, veraz, y actualizada a través del programa de SIT
CLOUD
Alcance: El proceso nace a través del contribúyete que solicita la liquidación del impuesto predial unificado
anual, para el pago del tributo Municipal, recursos que ayudan al sostenimiento de la Administración
Municipal
Definiciones:
Impuesto Predial Unificado: Impuestos cedido a los entes territoriales municipales que grava la tenencia o
posesión de bienes inmuebles dentro de la jurisdicción municipal. Regulado por la Ley 14 de 1983 y el
Estatuto Tributario Municipal
IGAC: Instituto Geográfico Agustín Codazzi, entidad del orden nacional encargada de la creación y
administración del catastro nacional
SIT CLOUD: Software adquirido por el Municipio de Florencia que administra los impuestos Predial
unificado e Industria y comercio.
Código o Ficha catastral: Numero con el cual se identifican los predios urbanos y rurales en el catastro
nacional
Producto o servicio: Cobro mediante factura del impuesto predial unificado.
Normativa:
-Estatuto Tributario Municipal Compilado (Decreto 081 de Junio 9 de 2009) Compila el Acuerdo 022/2004,
Acuerdo 023/2009 y Acuerdo 005/2008.
-Decreto ley 624 de 1989 (marzo 30) Estatuto Tributario Nacional
-Ley 14 de 1983 (julio 06) Fortalecimiento de los fiscos de las entidades territoriales (predial)
-Ley 44 de 1990 (diciembre 18) por la cual se dictan normas sobre catastro e impuestos sobre la propiedad
raíz, se dictan otras disposiciones de carácter tributario, y se conceden unas facultades extraordinarias.
-Ley 1448 de 2011 Ley de Victimas
-Ley 1429 de 2010 (diciembre 29) Formalización y primer empleo
-Resolución 120 de 2005
Recursos:
A. Tecnológicos: Software SIT CLOUD, pc con acceso a Internet, impresora láser (de tóner)
B. Logísticos: Papel bon tamaño carta para impresión de facturas
C. Humanos: auxiliares administrativos con capacitación en el manejo del sistema SIT CLOUD, para
atención al público en el front office, Ingeniero de Sistemas con capacitación para el manejo del
sistema SIT CLOUD encargado de hacer la interface entre los contratistas del SIT CLOUD y la oficina
de tributos municipal
A3.P06 31/12/2013
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
3 de 5

PROCEDIMIENTO RESPONSABL RESPONSABLE
E
1 Actualización Base de Datos: El
funcionario competente carga al
programa SIT CLOUD la
actualización de los avalúos,
según Base de Datos de Oficina De Jefe De Tributos
Predios remitidos por el IGAC. Tributos Municipal
Revisa liquidación, tarifas,
actualiza intereses, ajusta y
recalcula el impuesto para la
expedición de facturas
2 Expedición de Facturas: El
funcionario competente expide
Oficina De Auxiliar
las facturas a través del
Tributos Administrativo Realizar seguimiento a
programa SIT CLOUD.
las rutinas de
facturación y atención
3 Revisión de Liquidación de
de solicitudes.
Facturas: Revisa el valor
liquidado en las facturas de Oficina De Jefe De Tributos
Verificar el
acuerdo a la información Tributos Municipal
cumplimiento del Plan
arrojado por el programa SIT
de Trabajo
CLOUD.
4 Impresión de Facturas y entrega
Seguimiento a las
para distribución: La Impresión
inconsistencias por
de la facturación se realiza y
concepto de pago
ordenada por códigos
remitidas por Tesorería
catastrales, y posteriormente se
Oficina De Auxiliar Municipal
entrega a la persona encargada
Tributos Administrativo
y/o oficina de correo para su
distribución. Aquellos
contribuyentes que solicitan la
factura en el front office se les
hace entrega personalmente.
5 Registro de Pago: El funcionario
competente registra en el
programa SIT CLOUD los pagos
Tesorería Auxiliar
hechos por los contribuyentes
Municipal Administrativo
La Información registrada es
compartida con el Sistema de
Predial de la Oficina de Tributos.
A3.P06 31/12/2013
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
4 de 5
Igualmente, remite las

inconsistencias de pago
encontradas al Jefe de la Oficina
de Tributos para su revisión y
devolución posterior.
NOTA: Los Paz y Salvos de
Impuesto Predial son expedidos
en Tesorería Municipal y
firmados por el Tesorero.
6 Recepción Resoluciones del
IGAC: Recepciona las
resoluciones emitidas por el
Instituto Geográfico Agustin
Codazzi (IGAC) de las
modificaciones, cambios, Oficina De Auxiliar
inscripciones de los predios del Tributos Administrativo
Municipio de Florencia, en el
programa SIT CLOUD del
predial. Medio magnético o
impreso.
7 Elaboración Acto Administrativo:

Oficina De Auxiliar
Elabora acto administrativo de
cambio de características predio
8 Revisión y Registro en el
Programa: Procede a revisar y
registrar diariamente
resoluciones emitidas por el
Instituto Geográfico Agustin
Oficina De Jefe De Tributos
Codazzi (IGAC) de las
Tributos Municipal
modificaciones, cambios,
inscripciones de los predios del
Municipio de Florencia, en el
programa SIT CLOUD conforme
a la actividad 6 y 7.
9 Archivo de la documentación
Oficina De Auxiliar
conforme a la Ley General de
Archivo.
A3.P06 31/12/2013
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
5 de 5
RESPONSABLE
AUXILIAR PROFESIONAL
TESORERIA MUNICIPAL
ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO/JEFE DE OFICINA
Inicio
Recepción base de Carga base de datos, revisa y

datos IGAC con Actualiza, Liquida tarifas
FLUJO
avalúos
Expedición de
facturas
D E
Revisión de Liquidaciones
D I A G R A M A
Imprime facturas y Verifica y Registra pagos

entrega oficina de
recibido de bancos
correo
Recepción
Resoluciones del
IGAC
Elabora Acto Revisa y registra en SIT

Administrativo CLOUD
Archiva

Nombre: Saúl Buitrago Pérez Nombre: Carlos A. Valencia Rubio Nombre: Comité de
Cargo: Jefe de Tributos Cargo: Representante Alta Dirección Coordinación del Sistema
Cargo:
Fecha: 13/12/2013 Fecha: 23/12/2013
DD/MM/AA
A3.P07 31/12/2013
VERSIÓN
IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO
1.0 PÁGINA:
1 de 6

“A3.P07 IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO”

A3.P07 31/12/2013
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
2 de 6
Objetivo: Liquidar y Fiscalizar las declaraciones privadas presentadas por los contribuyentes del Impuesto de
Industria y Comercio a la Administración Municipal de régimen común y simplificado, con el fin de generar los
recursos necesarios para el funcionamiento del ente territorial.
Alcance: El proceso nace con la presentación de la Declaración Privada Anual del Contribuyente y los anexos
correspondientes para dar trámite al proceso de Liquidación y Fiscalización, de acuerdo a las normas
establecidas en el Estatuto Tributario Municipal Compilado y Norma Nacional. A cargo del Profesional
Universitario Especializado y el Jefe de la Oficina de Tributos.
Definiciones:
Impuesto de Industria y Comercio: Impuestos cedido a los entes territoriales municipales que grava la
realización de actividades industriales, comerciales, de servicios y financiera dentro de la jurisdicción municipal.
Regulado por la Ley 14 de 1983 y el Estatuto Tributario Municipal
SIT CLOUD: Software adquirido por el Municipio de Florencia que administra los impuestos Predial unificado e
Industria y comercio.
Declaración y Liquidación Privada Anual Impuesto de Industria y Comercio y Complementario.
Normativa:
-Estatuto Tributario Municipal Compilado (Decreto 081 de Junio 9 de 2009) Compila el Acuerdo 022/2004,
Acuerdo 023/2009 y Acuerdo 005/2008.
-Decreto ley 624 de 1989 (marzo 30) Estatuto Tributario Nacional
-Ley 14 de 1983 (julio 06) Fortalecimiento de los fiscos de las entidades territoriales (predial)
-Ley 1429 de 2010 (diciembre 29) Formalización y Primer empleo
Recursos:
B. Logísticos: Papel bon tamaño carta para impresión certificados
C. Humanos:
1- auxiliares administrativos con capacitación en el manejo del sistema SIT CLOUD, para atención al
público en el front office
2- Ingeniero de Sistemas con capacitación para el manejo del sistema SIT CLOUD encargado de hacer
la interface entre los contratistas del SIT CLOUD y la oficina de tributos municipal.
A3.P07 31/12/2013
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
3 de 6

1
Recepción de declaraciones privadas Auxiliar
del Impuesto de Industria y Comercio Administrativo
Oficina De
provenientes de los contribuyentes y
Tributos
de las Entidades Financieras en la
Oficina de Tributos.
2
Verificación de la información
reportada por el contribuyente según Profesional
declaración privada Vs. Declaraciones Oficina De Universitario del
del IVA o Declaración de Renta, cruces Tributos Área de
de Información con DIAN Fiscalización
Realizar
fiscalización a las
3
declaraciones
Elaboración de Requerimientos de
privadas recibidas
solicitud de documentos soportes, Profesional
Requerimientos ordinarios, Pliego de Universitario del
Oficina De Identificar los
Cargos, Resolución Sanción, Área de
Tributos contribuyentes
Liquidación de Revisión, Fiscalización
omisos del
Requerimiento Especial, Autos de
impuestos de
Archivo.
Industria y
4 Profesional
comercio
Requerimientos a Omisos, Universitario del
Emplazamientos para corregir y Oficina De Área de
Realizar
Proyectos de Corrección. Tributos Fiscalización
seguimiento al
cumplimiento del
5 Jefe de tributos Plan de Trabajo
Oficina De
Revisión a las Liquidaciones de
Tributos
impuesto y sanción.
6 Auxiliar
Liquidación y cobro de impuesto y administrativo
sanción, conforme a la liquidación de
revisión, resolución sanción.
Oficina De
Tributos
Registros en la base de datos del
Industria y Comercio, cuando el
contribuyente lo solicite y sean sumas
de menor cuantía.
A3.P07 31/12/2013
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
4 de 6
7 Acuerdo de Pago. Conforme a Oficina De Auxiliar

liquidación. Tributos administrativo
8 Manejo y archivo en cada carpeta de Profesional
contribuyentes que se encuentran en Oficina De Universitario del
revisión de fiscalización. Tributos Área de
Fiscalización
9 Manejo de Fiscalización para las Profesional
Declaraciones de Retención en la Universitario del
Oficina De
Fuente por Industria y Comercio Área de
Tributos
(Reteica) mensual Fiscalización
10 Requerimientos extemporáneos. Profesional

Procedimiento tributario igual que para Universitario del
Oficina De
la Declaración anual de I/C. Área de
Tributos
Fiscalización
11 Liquidación Sanciones Reteica. Profesional

Procedimiento igual que para la Universitario del
Oficina De
Declaración Anual de Industria y Área de
Tributos
comercio. Fiscalización
12 Registro de las Declaraciones Profesional

mensuales de reteica en el programa Universitario del
Oficina De
de sistemas que tiene la Oficina. Área de
Tributos
Control de pagos y fechas de Fiscalización
presentación.
13 Revisión, soporte a cuentas de Profesional
Alumbrado Público, así como a la Universitario del
revisión y recuperación de cartera de Oficina De Área de
usuarios reportadas por Electrificadora Tributos Fiscalización
del Caquetá.
14 Revisión y Fiscalización a la Sobretasa Profesional

a la Gasolina. Oficina De Universitario del
Tributos Área de
Fiscalización
15 Proyectar respuestas a los Profesional
contribuyentes conforme a las Universitario del
Oficina De
peticiones recibidas. Área de
Tributos
Archiva según la Ley de Archivo Fiscalización
16 Archivar conforma a la Ley general de Oficina De Auxiliar

archivo Tributos Administrativo
A3.P07 31/12/2013
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
5 de 6
RESPONSABLE
AUXILIAR
PROFESIONAL UNIVERSITARIO PROFESIONAL ESPECIALIZADO/JEFE DE OFICINA
ADMINISTRATIVO
Inicio
Verificación
Recepción Documentos e
Declaraciones Información del
Formulario
Elaboración
Requerimientos de
Solicitud
FLUJO
Requerimiento omisos,
Revisión de
emplazamientos
Liquidaciones
D E
Acuerdos de Pago Liquidación y Cobro

D I A G R A M A
Carpeta Contribuyente
Fiscalización
Manejo Fiscalización
RETEICA
Requerimientos Liquidación, Sanciones

Extemporáneos RETEICA
A3.P07 31/12/2013
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
6 de 6
Registro Declaraciones
RETEICA
Revisión, soportes a
cuentas de
Alumbrado Público
Revisión y
Fiscalización
Sobretasa Gasolina
Respuesta a
Archiva Contribuyentes

Cargo:
Fecha: 13/12/2013 Fecha: 23/12/2013
DD/MM/AA
A3.P08 31/12/2013
VERSIÓN
ATENCIÓN A SOLICITUDES DE
1.0 INFORMACIÓN Y RECLAMOS PÁGINA:
1 de 4

“A3.P08 ATENCIÓN A SOLICITUDES DE
INFORMACIÓN Y RECLAMOS”

A3.P08 31/12/2013
VERSIÓN
2 de 4
Objetivo: Dar trámite a los requerimientos realizados a la oficina de Tributos municipal, por parte de la
comunidad en general y los diferentes entes de control y fiscalización
Alcance: Administrar con eficiencia y eficacia la correspondencia recibida y dar el trámite pertinente y oportuno
en la oficina de Tributos Municipal.
Definiciones:
SIT CLOUD: Software adquirido por el Municipio de Florencia que administra los impuestos Predial unificado e
Industria y comercio.
Trámite oportuno a solicitudes y reclamos
Normativa:
Acuerdo AGN 060 de 2001, Archivo General de la Nación.
Recursos:
B. Logísticos: Papel bon tamaño carta para impresión oficios de respuesta
C. Humanos:
1. Aauxiliares administrativos con capacitación en el manejo del sistema SIT CLOUD, para atención al
público en el front office.
2. Ingeniero de Sistemas con capacitación para el manejo del sistema SIT CLOUD encargado de hacer
la interface entre los contratistas del SIT CLOUD y la oficina de tributos municipal.

A3.P08 31/12/2013
VERSIÓN
3 de 4
Área Cargo Punto de

No. Descripción de la Actividad
responsable Responsable control
Recepción de correspondencia externa e
interna, proveniente de la comunidad en
1
general y de las diferentes dependencias de Oficina De Auxiliar
la Administración Municipal. Tributos Administrativo
Radicación en el semáforo interno (sistemas)
2 para remisión de la correspondencia al jefe Oficina De Auxiliar
de oficina, para su valoración y trámite. Tributos Administrativo
Selección de la correspondencia y entrega al
3 auxiliar administrativo, para su distribución o Oficina De Jefe Oficina
traslado a otra oficina. Tributos De Tributos
Radicación en libro y semáforo interno
(sistemas) para la distribución de la
correspondencia a los funcionarios de la Funcionarios Realizar
4
dependencia, para su trámite Oficina De Oficina Tributos seguimiento a las
correspondiente, de acuerdo a las Tributos solicitudes
instrucciones impartidas por el jefe de oficina. recibidas
Proyección y elaboración de oficios, para dar Oficina De Funcionarios
5
respuesta a dicha solicitudes. Tributos Oficina Tributos Realizar
Impresión de oficios. Oficina De Funcionarios seguimiento al
6
Tributos Oficina Tributos cumplimiento del
Remisión de oficios al jefe de oficina para su Oficina De Funcionarios Plan de Trabajo
7 revisión y firma. Tributos Oficina Tributos
Revisión, firma de oficios y remisión al Oficina De Jefe Oficina

8 Auxiliar Administrativo para consecutivo Tributos De Tributos
numeración y el envío a destinatarios. Auxiliara Adtivo
Radicación en libro y semáforo interno Oficina De Auxiliar

9 (sistemas) y envío de correspondencia a las Tributos Administrativo
personas u organismos solicitantes.
Archivo de la correspondencia enviada y Oficina De

10 recibida, de acuerdo al asunto con su Tributos Auxiliar
respectiva numeración y fecha de la misma. Administrativo
A3.P08 31/12/2013
VERSIÓN
4 de 4
RESPONSABLE
PROFESIONAL ESPECIALIZADO/JEFE
DE OFICINA
Inicio Elabora oficios y

resoluciones con Revisión y firma de
documentos
copia a
dependencias
FLUJO
Recepción de
solicitudes y
documentos
Radicación libro
correspondencia
Verificación despachada
D E
Documentos y
soportes
D I A G R A M A
Registra en el libro Entrega correo a

Radicador de oficina Ventanilla
correspondencia Única
recibida
Archiva

Cargo:

A3.P09 31/12/2013
VERSIÓN
ELABORACIÓN DE ORDENES DE PAGO
1.0 PÁGINA:
1 de 4

“A3.P09 ELABORACIÓN DE ORDENES DE PAGO”

A3.P09 31/12/2013
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
2 de 4
Objetivo: Este procedimiento tiene por objeto causar obligaciones o compromisos adquiridos liquidar, elaborar
y causar las órdenes de pago que se deriven de la prestación de servicios, contratos de compraventa, contrato
de suministros.
Alcance: Este procedimiento aplica para la oficina de contabilidad de la secretaría de hacienda, se inicia con la
recepción soportes de la cuenta, continua con la determinación del tipo de cuenta a causar, sigue con el
registro contable, siguiendo con las liquidaciones deducibles de ley, aprobación de la orden de pago, y
finalmente su cancelación en la oficina de tesorería.
Definiciones:
ORDENES DE PAGO
Las órdenes de pago son una forma de operación donde establecemos todos los datos necesarios para el pago
de la cuenta (consecutivo, nombre del tercero, descripción del objeto del contrato, codificación de retenciones,
la contabilización de las cuenta, afectación del registro dado por la oficina de presupuesto, y el valor a pagar.
Producto o servicio: Elaboración y registro de cuentas por pagar.
Normatividad: Plan General de Contabilidad pública, Régimen de Contabilidad Pública, Manual de

Procedimientos Contables adoptado por la (Resolución 356 de 2007), define los criterios y prácticas que
permiten desarrollar las normas técnicas y contiene las pautas instrumentales para la construcción del sistema
nacional de contabilidad pública y esta conforma por:
 El catálogo general de cuentas

 Los procedimientos e instructivos contables
SOPORTES A TENER EN CUENTA PARA CAUSACIÓN:
Nomina: Debe de contener liquidación de la nómina, anexo de descuentos, anexo de pago de seguridad social,
aportes parafiscales, autorización por parte del liquidador y ordenador del gastos, CDP y Registro Presupuestal.
PRESTACION DE SERVICIO: Debe de anexar los siguientes documentos:
 Para el primer pago: Copia del Contrato, RUT, Cuenta de Cobro y Acta de Supervisión y/o interventoría
según lo contempla la Ley.
 Pagos Intermedios: Acta de Interventoría y/o supervisión.
 Ultimo pago: Acta de interventoría y/o supervisión y liquidación Final.
PROVEEDORES: Debe de anexar los siguientes documentos:
 Acta de Supervisión
A3.P09 31/12/2013
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
3 de 4
 Factura original
 Ingreso almacén
CUANDO SE TRATE DE TRANSFERENCIAS: Debe de anexar los siguientes documentos:

 Cuenta de cobro especificando el número de convenio suscrito
 Certificación de tesorería de los valores recaudados
 Liquidación de los recursos a transferir
VIATICOS Y AVANCES: Debe de anexar los siguientes documentos:

Debe de contener Resolución de autorización por ordenador del gasto, formato de viáticos o avances, CDP y
Registro Presupuestal.
PRESTACIONES SOCIALES: Debe de anexar los siguientes documentos:

 Liquidación por parte de la oficina de talento humano
 Resolución por pate del ordenador del gasto
 CDP y Registro presupuestal
RECURSOS:
A. Tecnológicos: se utiliza el Software contable SYSMAN
B. Logísticos: se tiene que contar con suficiente suministro de papelería
C. Humanos: Se requiere un auxiliar en contabilidad
1 Recepcionar los documentos soportes de Oficina De Auxiliar
la cuenta Contabilidad Administrativo
2 Efectuar los controles de legalidad y Oficina De Auxiliar
cumplimiento Contabilidad Administrativo
3 Verificar el concepto de la cuenta con el Oficina De Auxiliar
concepto de rubro presupuestal Contabilidad Administrativo
4 Digitar la información del tercero y objeto Oficina De Auxiliar
del contrato Contabilidad Administrativo
5 Codificar las retenciones a los contratos Oficina De Auxiliar Verificar los
que de acuerdo la ley lo exijan Contabilidad Administrativo soportes acorde a
6 Escoger los códigos contables Oficina De Auxiliar los parámetros
apropiados confrontándolos con el plan Contabilidad Administrativo establecidos
de cuentas donde se
7 Contabilizar los saldos débitos y créditos, Oficina De Auxiliar supervisa la hoja
afectando el registro dado a la obligación Contabilidad Administrativo de ruta, el acta de
8 Verificar el tipo de orden, monto de la Oficina De Auxiliar supervisión y la
cuenta, factores de liquidación y saldo a Contabilidad Administrativo cuenta de cobro
pagar firmada por el
A3.P09 31/12/2013
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
4 de 4
9 Aprobación de las órdenes de pago con Oficina De Jefe Oficina De contratista, para la
el visto bueno del contador Contabilidad Contabilidad debida
Radicación de las cuentas en el libro de Oficina De Auxiliar contabilización.
10 control para su respectiva entrega a la Contabilidad Administrativo
oficina de tesorería
RESPONSABLE
Digitar la información
Inicio del tercero y objeto
Aprobación de Pago
del contrato
F L U J O
para su cancelación
Recepción de Codificación de
Documentos Retenciones Radicación de cuentas
para entrega a
Tesorería
Selección de
D E
Códigos Contables
Revisión y Fin
D I A G R A M A
Radicación
de Selección de
Cuentas Códigos Contables
Contabilizar Saldos
Débitos y Créditos
Verifica codificación
contable y causación
de cuentas
Verificar el Monto
de la Cuenta y
saldo a pagar

Nombre: Nancy Liliana Barreto Nombre: Carlos A. Valencia Rubio Nombre: Comité de
Cargo: Jefe Contabilidad Cargo: Representante Alta Dirección Coordinación del Sistema
Cargo:

A3.P10 31/12/2013
VERSIÓN
CAJA MENOR
1.0 PÁGINA:
1 de 5

“A3.P10 CAJA MENOR”

A3.P10 31/12/2013
VERSIÓN
CAJA MENOR
1.0 PÁGINA:
2 de 5
Objetivo: Contar con recursos para atender de manera oportuna y eficiente las necesidades urgentes,
imprescindibles e inaplazables o improrrogables de las distintas dependencias de la Alcaldía Municipal de
Florencia, de acuerdo a las normas legales vigentes
Alcance: Inicia con la apertura de la Caja Menor, definiendo la cuantía de las mismas acorde al acto
administrativo que expide anualmente el Ministerio de Hacienda, por el cual se regula la constitución y
funcionamiento de las cajas menores, que involucra al Despacho de la Alcaldesa y la Secretaría de Hacienda
para su legalización.
Definiciones:
Caja Menor: Es un fondo renovable que se provee con recursos del presupuesto de gastos del ente territorial y
su finalidad es atender erogaciones de menor cuantía que tengan el carácter de situaciones imprevistas,
urgentes, imprescindibles o inaplazables necesarios para la buena marcha de la administración
Acto de Constitución: Se constituye únicamente para cada vigencia fiscal, mediante Resolución emanado del
respectivo Alcalde(sa) en el cual se indica de manera clara la finalidad y la clase de gastos que se pueden
efectuar a través de ella.
Este acto administrativo incluye:

- Constitución y objeto
- Cuantía
- Monto apertura y forma de reintegro
- Responsable del manejo
- Orden de Pago
- Desembolsos
- Rubros presupuestales imputados
- Registro de movimiento
- Renovación
- Prohibiciones
- Discriminación de los gastos que se pueden realizar de acuerdo con la normatividad vigente
Cuantía y número de Cajas menores: La cuantía y el número de cajas menores serán determinadas por el
Ordenador del Gasto o el Alcalde en la Resolución de constitución de la Caja Menor, de conformidad con lo
establecido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público para tal efecto emite cada anualidad.
Destinación: Los Fondos que constituyen la Caja Menor solamente pueden utilizarse para sufragar gastos
identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto de Gastos Generales que tengan el carácter de
urgentes, imprescindibles, inaplazables, necesarios e imprevistos.
Límites: Los gastos que se efectúen en efectivo por Caja Menor, considerados individualmente, no podrán
superar en cada operación el equivalente al 10% del monto de cada desembolso de la Caja Menor y tampoco
podrá efectuarse ninguna clase de fraccionamiento en las compras a través de estos fondos para poder
superar este monto.
Reembolso: Es el procedimiento mediante el cual se solicita en forma mensual o cuando se haya consumido
más de un setenta por ciento (70%) de algunos o todos los valores de los rubros presupuestales afectados
A3.P10 31/12/2013
VERSIÓN
CAJA MENOR
1.0 PÁGINA:
3 de 5
Legalización Definitiva: Consiste en la entrega de documentos de cierre y recursos a la Tesorería para la

terminación de la vigencia
Producto o servicio: Manejo y Legalización de Caja Menor
Normatividad:
Decreto anual de liquidación de presupuesto de la entidad
Acto administrativo anual emanado por el Ministerio de Hacienda por el cual se regula la Constitución y
Funcionamiento de las Cajas Menores
Resolución 0863 del 24 de octubre de 2012, Por la cual se reglamentó el funcionamiento y control de la Caja
Menor.
Recursos: El responsable de la Caja Menor será el funcionario en quien se delegue esa responsabilidad en el
acto administrativo de Constitución de la misma que realiza la entidad anualmente.
A. Tecnológicos: Computador, herramientas de ofimática

C. Humanos: Funcionario Responsable del Manejo de la Caja Menor
Auxiliar Administrativo, Jefe de Contabilidad, Tesorero (a)
No. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO AREA CARGO PUNTO
RESPONSABLE RESPONSABLE DE
CONTROL
1. Constitución de la Caja Menor, para ello es Despacho Alcalde(sa)
necesario: Alcalde (sa) Rubros y
 Solicitar la Constitución mediante oficio enviado cuantías
a la Secretaría Administrativa, en el que se indica
responsable y rubros.
 Solicitar y expedir el certificado de Disponibilidad
Presupuestal.
 Elaborar la Resolución de Constitución de la Caja
menor
2. Desembolso, para ello es necesario: Secretaría Jefe
 Firma de la Resolución de Constitución de la Caja Hacienda Presupuesto- Resolución
menor Contador y
 Elaboración del Registro Presupuestal. Tesorero
 Elaborar la Orden de Pago
 Elaboración Comprobante de Egreso
 Expedición de Cheque
3 Funcionamiento y manejo de dineros, para ello se Despacho Responsable Libros
debe: Alcalde (sa) manejo caja
-Retirar y cobrar cheque menor (Asesor
- Realizar la apertura de libros de Caja, Banco y de Despacho)
A3.P10 31/12/2013
VERSIÓN
CAJA MENOR
1.0 PÁGINA:
4 de 5
demás auxiliares que se requieran para los

registros contables y control de fondos
4 Gastos por caja menor Despacho Responsable
 Se genera la necesidad del bien o servicio y se Alcalde (sa) manejo caja Facturas y
constata que no exista contrato para ello y/o menor (Asesor demás
existencia de material solicitado en Almacén de Despacho) soportes
 Se solicita la factura o cuenta de cobro, se expide
el recibo de caja menor, que debe ser firmado por
quien recibe, el ordenador del gasto y el
responsable del manejo de la Caja menor
 Se entregan los recursos
 Se realizan los registros respectivos en los libros
5 Solicitud de Reembolso, debidamente soportada, Despacho Responsable
donde se evidencie que se han realizado gastos por Alcalde (sa) manejo caja Informe y
el 70% o más, de lo apropiado de forma inicial, de menor (Asesor soportes
alguno o todos los valores de los rubros de Despacho)
presupuestales afectados y donde el responsable
realice el informe por rubros y allegue los recibos
de caja menor, numerados consecutivamente
soportados con las respectivas facturas o cuentas
de cobro y constancia de consignación de las
retenciones a que haya lugar.
6 Giro de Reembolso, previo cumplimiento de Responsable Resolución
requisitos anteriores además de: Despacho manejo caja
 Solicitud de reembolso Alcalde (sa) y menor (Asesor
 Resolución de legalización y reembolso de Secretaría de de Despacho)-
la Caja Menor Hacienda Jefe
 Proceso de Desembolso (igual al ítem 2) Presupuesto,
Contador y
Tesorero
7 Legalización Definitiva de Caja Menor: Se hará en Despacho Responsable
las fechas establecidas por Secretaría de Hacienda Alcalde (sa) manejo caja
para la respectiva vigencia, para ello se allega: menor (Asesor Informe y
Comprobante de egreso de Tesorería Secretaría de de Despacho)- soportes
Copia de la Resolución de autorización y Hacienda Jefe
legalización. Presupuesto,
Copia de la Orden de Pago Contador y
Relación de gastos discriminados por rubros y sus Tesorero
respectivos soportes (recibos de caja, facturas ó
cuentas de cobro, originales).
Soportes de deducciones y consignaciones
(Retefuente, Reteica, Reteiva, entre otros) a que
hubiere lugar.
Informe financiero de los rubros ejecutados.
NOTA: Si existen dineros sobrantes se debe
realizar la respectiva consignación en la cuenta
autorizada por Tesorería Municipal para tal fin, la
A3.P10 31/12/2013
VERSIÓN
CAJA MENOR
1.0 PÁGINA:
5 de 5
cual también se anexa.

RESPONSABLE
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
Constitución
Caja Menor
Desembolso
FLUJO
Funcionamiento
Caja Menor
D E
D I A G R A M A
Gastos por Caja

menor
Reembolso
Giro de Reembolso
Legalización
Definitiva

Nombre: Nancy Liliana Barreto- Nombre: Carlos A. Valencia Rubio Nombre: Comité de
Margoth Ortiz Sogamoso Cargo: Representante Alta Dirección Coordinación del Sistema
Cargo: Jefe Contabilidad-Aux. MECI Control Interno
Administrativo Cargo:

A3.P11 31/12/2013
VERSIÓN
RENDICION DE INFORMES A LA
1.0 CONTADURIA GENERAL DE LA NACIÓN PÁGINA:
1 de 3

“A3.P11 RENDICIÓN DE INFORMES A LA CONTADURIA
GENERAL DE LA NACIÓN”

A3.P11 31/12/2013
VERSIÓN
2 de 3
Objetivo: Enviar información contable y Financiera Consolidada del Ente Territorial con Instituciones
Educativas Municipales, Personería Municipal y Concejo Municipal mediante el sistema operativo
implementado por CGN (El sistema operativo CHIP), para la rendición de informes trimestrales.
Alcance: Este procedimiento tiene su origen en el reporte de los Estados Económicos y Financieros
Consolidados ajustados a los formatos de información que exige la CGN.
Definiciones: N.A
Producto: Publicación de información Financiera y Economía.
Normatividad: Constitución Política de Colombia, Ley 863 de 2003, Resolución 248 de 2003,
Resolución 354 de 2007, Resolución 356 de 2007, Resolución 375 de 2007, Decreto 1027 de 2007, e
Instructivos expedidos por la CGN de forma periódica.
Recursos:
A. Tecnológicos: Equipos de computo, internet, sistema CHIP

C. Humanos: Auxiliar Administrativo, Jefe Contabilidad

1 Solicitud de información financiera a Oficina De Jefe Oficina
las Instituciones Educativas, Contabilidad Contabilidad
Personería y Concejo Municipal, de
forma trimestral
2 Consolidación y validación de la Oficina De Jefe Oficina
Información financiera del Ente Contabilidad Contabilidad
Territorial con las instituciones Adjuntar toda la
educativas, la personería y el información
Concejo Municipal. necesaria para la
3 Actualización de los formatos según Oficina De Jefe Oficina elaboración de los
la nueva versión implementada por Contabilidad Contabilidad informes,
la CGN, para el respectivo trimestre teniendo en
4 Corrección de los errores que se Oficina De Jefe Oficina cuenta que los
presenten en la validación de la Contabilidad Contabilidad balances y el
información a reportar. estado de
5 Validación de la información Oficina De Jefe Oficina resultados estén
corregida en el sistema CHIP Contabilidad Contabilidad diseñados con las
A3.P11 31/12/2013
VERSIÓN
3 de 3
Normas de
6 Envío de la información a la CGN Oficina De Jefe Oficina contabilidad
mediante el sistema CHIP. Contabilidad Contabilidad Generalmente
7 Impresión del acuse de recibido de Oficina De Jefe Oficina Aceptadas y que
cada uno de los formatos enviados. Contabilidad Contabilidad sus saldos
iniciales coincidan
8 Elaboración y envío de la Oficina De Jefe Oficina con los saldos
certificación firmada por el Alcalde Contabilidad Contabilidad finales del año
(esa) y el contador inmediatamente
anterior.
RESPONSABLE
JEFE OFICINA DE CONTABILIDAD
F L U J O
Inicio Corrección de Certificación del

errores Alcalde (sa) y
Contador
Solicitud de
Información Validación de la
D E
Información
Fin
Consolidación y
D I A G R A M A
Validación de Envío de la
Información Información
Actualización de
Formatos Impresión
Formatos
Enviados

Cargo:

A3.P12 31/12/2013
VERSIÓN
1.0 ESTADOS FINANCIEROS PÁGINA:
1 de 3

“A3.P12 ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN
DE ESTADOS FINANCIEROS”

A3.P12 31/12/2013
VERSIÓN
2 de 3
Objetivo: Elaborar estados financieros definitivos que le permitan a la alcaldía apoyar, proyectar y presentar
resultados a los entes de vigilancia y control lo mismo que a la sociedad en su conjunto.
Alcance: El procedimiento inicia con la consolidación de los cierres en el sistema y finaliza con la presentación
de los estados financieros a los entes de control.
Definiciones:
IMPUTACION: Identificar y registrar contablemente los hechos económicos en que incurre, durante el
desarrollo de su actividad social.
ESTADOS FINANCIEROS: Informes que permiten ver la situación financiera de la organización.
PERIODICIDAD: La elaboración de los informes puede ser anual o mensual.
Producto/Servicio: Estados Financieros de la Administración
Normatividad:
 Plan General de Contabilidad
 Decreto 2649 de 1993 PCG
 Plan Único de Cuentas
Recursos:
A. Tecnología: Equipo de Cómputo, Internet, programa SYSMAN
C. Humanos: Jefe de Oficina de Contabilidad, Auxiliar Administrativo

1 Libros Auxiliares de contabilidad: Se realiza los Oficina De Jefe Oficina
ajustes y cierre de las operaciones en los libros Contabilidad Contabilidad
de contabilidad
2 Revisión de la Información: Se compara las Oficina De Jefe Oficina
cifras contenidas en los auxiliares de Contabilidad Contabilidad
contabilidad con la información generada en
las oficinas de Tesorería y Presupuesto.
3 Elaboración de los Estados Financieros: Se Oficina De Jefe Oficina Se verifica que
procede a estructurar los Estados Financiaros Contabilidad Contabilidad toda la
conforme a la norma de contabilidad información
generalmente aceptadas, para revisión y firma que se
del Representante Legal. requiera para
A3.P12 31/12/2013
VERSIÓN
3 de 3
4 Notas Explicativas: Una vez elaborado los Oficina De Jefe Oficina la elaboración
Estados Financieros se procede a realizar las Contabilidad Contabilidad de los Estados
Notas explicativas con el ánimo de precisar y/o Financieros,
aclarar situaciones representativas de acuerdo este ingresada
a las formalidades establecidas en el régimen en el sistema
de contabilidad pública. y debidamente
5 Firma Estados Financieros Oficina De Jefe Oficina conciliada para
Contabilidad Contabilidad poder obtener
6 Publicación: Se publica en la página web del Oficina de Administrador los saldos
municipio y se reporta a la plataforma CHIP de Tecnología e Página Web correctos y
la Contaduría General de la Nación. Lo Innovación reales del
anterior, para ser consultado por la comunidad periodo.
en general.
RESPONSABLE
JEFE OFICINA DE CONTABILIDAD / ADMINISTRADOR PÁGINA WEB
F L U J O
Inicio Notas Publicación

Explicativas Página Web
Libros Auxiliares
de Contabilidad
D E
Firma Fin
Estados
Revisión de la Financieros
D I A G R A M A
Información
Elaboración
Estados
Financieros

Cargo:

A3.P13 31/12/2013
VERSIÓN
CIERRE VIGENCIA FISCAL
1.0 PÁGINA:
1 de 4

“A3.P13 CIERRE VIGENCIA FISCAL”

A3.P13 31/12/2013
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
2 de 4
Objetivo: Garantizar el oportuno y adecuado cierre de la vigencia fiscal, dando cumplimiento a la normatividad
de presupuesto, contaduría general de la nación y demás temas relacionados expedidos por los diferentes
entes de control.
Alcance: Inicia con la comunicación a cada una de las dependencias estableciendo los aspectos a considerar
para el cierre de la vigencia fiscal, continuando con la recepción de la información, verificación y conciliación
bancaria y efectiva de caja, registro de causación de hechos económicos y finaliza con la elaboración de los
estados financieros.
Producto: Elaboración del cierre fiscal.
Definiciones:
 ESTADOS FINANCIEROS: Informes que permiten ver la situación financiera de la organización.
Normatividad:
 Plan General de Contabilidad

 Instructivo de la contaduría general de la nación
 Régimen de contabilidad publica
 Resolución 357 del 2008.
 Manual de procedimientos contables
Recursos:
A. Tecnológicos: Equipo de cómputo, internet, programa financiero SYSMAN

C. Humanos: Jefe Oficina de Contabilidad, Auxiliar Administrativo

1 Remite comunicado a los Oficina de Jefe oficina de Relación de
diferentes despachos informando contabilidad contabilidad todos los
los criterios a considerara para el compromisos
cierre fiscal por pagar,
2 Causación de Hechos Oficina de Jefe oficina de reportados por
económicos: A través del contabilidad contabilidad todas
programa financiero SYSMAN se dependencias
registran los movimientos que tenga que
generados conforme a los ver con el cierre
A3.P13 31/12/2013
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
3 de 4
soportes allegados, tales como: fiscal, para su

a. Legalización de caja respectiva
menor validación y
b. Reconocimiento del conciliación.
Pasivo pensional
c. Deuda Pública Reconocimiento
d. Reconocimiento del de todas las
pasivo de sentencias obligaciones,
judiciales para su control
e. Conciliación con la y registro, con
Oficina de Presupuesto el fin de
de registro y obligaciones elaborar los
abiertas estados
f. Legalización de avances financieros para
para la adquisición de ser transmitidos
bienes, viáticos y gastos a los entes de
de viaje control y la
g. Causación y provisión de ciudadanía en
nómina general.
3 Conciliaciones Bancarias y Oficina de Jefe oficina de

Efectivas de Caja: confrontar la contabilidad contabilidad
información generada en
Tesorería para determinar saldos
reales en bancos.
4 Informe de Operaciones Oficina de Jefe oficina de

Reciprocas: Donde se informa las contabilidad contabilidad
transferencias a los entes
descentralizados en la plataforma
CHIP de la contaduría general.
5 Elaboración de Estados Oficina de Jefe oficina de

Financieros contabilidad contabilidad
A3.P13 31/12/2013
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
4 de 4
RESPONSABLE
JEFE OFICINA DE CONTABILIDAD
F L U J O
Inicio Informe de
Operaciones
Reciprocas
Comunicado
D E
Elaboración
de Estados
Causación de Financieros
D I A G R A M A
Hechos
Económicos
Fin
Conciliaciones
Bancarias y
efectivas de caja

Cargo:
Fecha: 13/12/2013 Fecha: 23/12/2013
DD/MM/AA
A3.P14 31/12/2013
VERSIÓN
DEUDA PÚBLICA
1.0 PÁGINA:
1 de 4

“A3.P14 DEUDA PÚBLICA”

A3.P14 31/12/2013
VERSIÓN
DEUDA PÚBLICA
1.0 PÁGINA:
2 de 4
Objetivo: Ejercer el manejo y ejecución de la deuda pública de la Administración Municipal
Alcance: Este procedimiento aplica para ejercer el manejo y la ejecución sobre la deuda pública de la
Administración Municipal, incluyendo la participación directa de la Secretaría de Hacienda municipal.
Definiciones:
Deuda Pública: Obligaciones contraídas por la entidad, autorizadas por las normas vigentes, que surgen como
consecuencia de la realización de operaciones de financiación para promoverse de recursos líquidos, bienes y
servicios, los cuales tienen un plazo definido para su pago.
Pago Mensual de Deuda Pública - Informes de Deuda Pública
Normatividad:
Ley 358 de 1997 y Normas reglamentarias

Ley 819 de 2003
RECURSOS:

RESPONSABLE RESPONSABL CONTROL
E
1 Contabilización de la deuda: Al momento del Oficina De Jefe Oficina Revisión de los
desembolso de crédito se solicita el pagare y Contabilidad Contabilidad pagarés
contrato de empréstito y se realiza la otorgados por
respectiva contabilización contable, las Entidades
originando un pasivo para el ente territorial. Bancarias al
momento del
2 Cronograma de trabajo: De acuerdo a las Oficina De Jefe Oficina desembolso de
fechas de pago se realiza el cronograma de Contabilidad Contabilidad los créditos,
pagos y liquidación provisional de intereses. que estipulen la
tasa de interés y
A3.P14 31/12/2013
VERSIÓN
DEUDA PÚBLICA
1.0 PÁGINA:
3 de 4
3 Solicitud CDP y Registro Presupuestal: Para Oficina De Jefe Oficina el tiempo de

el pago de la cuota se solicita a la oficina de Contabilidad Contabilidad amortización
tesorería hacer llegar a la oficina de para su
presupuesto la respectiva Nota expedida respectiva
por el Banco para que la oficina de contabilización y
presupuesto expida el CDP y el Registro cumplimiento de
Presupuestal. los informes a
los entes de
4 Contabilización de pago de cuota: La oficina Oficina De Auxiliar control
de contabilidad realiza la respectiva Contabilidad Administrativo
contabilización, registrando el capital en la
cuenta de pasivos obligaciones financieras
por pagar desagregada por número de
pagare y los intereses a la cuenta de gastos
intereses operaciones de crédito.
5 Orden de Pago: Se envía la Orden de Pago Oficina De Auxiliar

a la oficina de Tesorería para el respectivo Contabilidad Administrativo
giro.
6 Informe deuda pública: Se consolida la

información de pagos de capital e intereses, Oficina De Jefe Oficina
arrojando un saldo de Deuda por Pagar de Contabilidad Contabilidad
forma mensual y trimestral para rendir el
respectivo informe a la Contraloría
Departamental, según la Resolución 120
DEL 2008 y los formatos.
7 Remisión de Informe: De forma anual se Oficina De Jefe Oficina

envía el informe al Ministerio de Hacienda y Contabilidad Contabilidad
Crédito Público a través de FUT.
A3.P14 31/12/2013
VERSIÓN
DEUDA PÚBLICA
1.0 PÁGINA:
4 de 4
RESPONSABLE
JEFE DE CONTABILIDAD AUXILIAR ADMINISTRATIVO
Inicio Contabilización pago

Cuota Deuda
Contabilización de la Orden de Pago

Deuda
DIAGRAMA DE FLUJO
Cronograma de
Trabajo
Solicitud de CDP y
Registro Presupuestal
Informe Deuda
Pública
Remisión de Informe
Fin

Fecha: 13/12/2013 Cargo:
DD/MM/AA Fecha: 23/12/2013
DD/MM/AA
A3.P15 31/12/2013
VERSIÓN
INFORME BOLETÍN DE
1.0 DEUDORES MOROSOS PÁGINA:
1 de 3

“A3.P15 INFORME BOLETÍN DE DEUDORES MOROSOS”

1.0 31/12/2013 Adopción
Procedimientos
A3.P15 31/12/2013
VERSIÓN
INFORME BOLETÍN DE
2 de 3
Objetivo: Identificar las acreencias a favor de la Alcaldía de Florencia con el fin de procurar el saneamiento de
la información contable.
Alcance: Reportar ante la Contaduría General de la Nación todas las personas naturales y jurídicas que a
cualquier título, a una fecha de corte, tienen contraída una obligación con la Administración Municipal.
Definiciones:
Boletín Deudores Morosos: Es la relación de las personas naturales y jurídicas que tienen obligaciones a
favor de una entidad pública y cuya cuantía supera los cinco salarios mínimos mensuales legales vigentes.
Producto o servicio: Informe Deudores Morosos
Normatividad:
Manual de Procedimientos de la Contaduría General de la Nación
Ley 716 de 2001 modificada y prorrogada por la Ley 901 de 2004
Recursos:
A. Tecnológicos: se utiliza el Software contable SYSMAN y Aplicativo de la Contaduría


1 Recepción y verificación de Deudores: El Oficina De Jefe Oficina
Verificación al
Contador recibe en la oficina de contabilidad Contabilidad Contabilidad
cumplimiento de
la relación de los contribuyentes que le
los requisitos
adeudan al municipio por diferentes
exigidos por la
conceptos y que cumplan con los requisitos
normatividad
exigidos por la normatividad vigente.
vigente para el
2 Clasificación de Deudores: Una vez Oficina De Auxiliar
reporte de
depurada la información procede a clasificar Contabilidad Administrativo
deudores
los deudores morosos por personas
morosos.
naturales y jurídicas.
3 Diligenciamiento de Formatos: Oficina De Auxiliar
Reporte de
Diligenciamiento de los formatos Contabilidad Administrativo
formato enviado
correspondientes al aplicativo suministrado
a la Contaduría
en la página web de la contaduría general de
General de la
la nación, cumpliendo con todos los
Nación.
requisitos exigidos en el mismo.
A3.P15 31/12/2013
VERSIÓN
INFORME BOLETÍN DE
3 de 3
4 Remisión de Formato: Envía directamente Oficina De Auxiliar

validado por el chip de la contaduría general Contabilidad Administrativo
de la nación el formato correspondiente los
cuales constituyen el boletín de deudores
morosos, previa revisión del Jefe de Oficina
de Contabilidad.
5 Archiva conforme a la ley general de archivo
Oficina De Auxiliar
Contabilidad Administrativo
RESPONSABLE
Inicio Clasificación de
Deudores
DIAGRAMA DE FLUJO
Recepción y
Diligenciamiento de
verificación de
Formatos
Deudores
Remisión de
Formatos
Fin

Cargo:
Fecha: 13/12/2013 Fecha: 23/12/2013
DD/MM/AA
A3.P16 31/12/2013
VERSIÓN
PREPARACIÓN INFORMACIÓN
1.0 EXOGENA PÁGINA:
1 de 3

“A3.P16 PREPARACIÓN INFORMACIÓN EXOGENA”

A3.P16 31/12/2013
VERSIÓN
2 de 3
Objetivo: Establecer las disposiciones para preparar, elaborar y presentar la información exógena solicitada
por las Administradoras de Impuestos
Alcance: Este procedimiento aplica para todos los informes exógenos que se elaboran en la Alcaldía de
Florencia y se presentan a las Administradoras de Impuestos.
Definiciones:
Información Exógena: Es el conjunto de datos que las personas naturales y jurídicas deben presentar
periódicamente a la DIAN, sobre las operaciones de sus clientes.
Archivo XML: XML es una tecnología sencilla que tiene a su alrededor otras que la complementan y la hacen
mucho más grande y con unas posibilidades mucho mayores. Tiene un papel muy importante en la actualidad
ya que permite la compatibilidad entre sistemas para compartir la información de una manera segura, fiable y
fácil.
Producto o servicio: Elaboración de Información exógena
Normatividad: Resolución 117 de octubre 31 de 2012.
RECURSOS:
A. Tecnológicos: se utiliza el Software contable SYSMAN, internet y Aplicativo de la DIAN
1 Comunicado y recepción de información: Se Oficina De Jefe Oficina De
informa a todas las dependencias Contabilidad Contabilidad
relacionadas con la elaboración del formato,
que alleguen los datos requeridos para
reportar la información exógena, tales como:
Nombre y apellidos, identificación, dirección, Control y
razón social, pago y retención aplicada. seguimiento al
2 Cruce de información: Se procede a cruzar la Oficina De Auxiliar reporte de la
información allegada por cada uno de los Contabilidad Administrativo información en
despachos con la información consignada en los plazos
el sistema SYSMAN. establecidos
3 Revisión de la información: Una vez realizado Oficina De Jefe de
el cruce de la información, el Jefe de Contabilidad Contabilidad
Contabilidad revisa la información generada
4 Ingresar Información: Una vez definida la Oficina De Auxiliar
información a reportar se procede a ingresar a Contabilidad Administrativo
A3.P16 31/12/2013
VERSIÓN
3 de 3
la página web de la DIAN-para el

diligenciamiento de la información en el
formato definido para tal fin.
5 Validación de la información: se corrige los Oficina De Auxiliar
errores de validación si es el caso. Contabilidad Administrativo
6 Archivo XML: Se generar el archivo XML de la Oficina De Auxiliar
información reportada Contabilidad Administrativo
RESPONSABLE
Inicio
Comunicado y recepción de Cruce de Información

Información
DIAGRAMA DE FLUJO
Revisión de la Información
Ingresar la
información
Validación de la
Información
Archivo XML
Fin

Cargo:
Fecha: 13/12/2013 Fecha: 23/12/2013
DD/MM/AA
A3.P17 31/12/2013
VERSIÓN
CONCILIACIONES EFECTIVAS DE CAJA
1.0 PÁGINA:
1 de 3

“A3.P17 CONCILIACIONES EFECTIVAS DE CAJA”

A3.P17 31/12/2013
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
2 de 3
Objetivo: Identificar las diferencias entre los movimientos de bancos de las cuentas corriente o de ahorro con
los libros auxiliares de estas para hacer los ajustes respectivos y llegar a un saldo real.
Alcance: Este proceso debe realizarse mensualmente para todas las cuentas corrientes y de ahorro clasificada
por sectores, con el ánimo que coincida los saldos tanto de tesorería, presupuesto y contabilidad.
Definiciones:
Conciliación Efectiva de Caja: La conciliación efectiva de caja, es el acto por el cual una persona realiza la
verificación de todo lo que recibió de ingreso y todo lo que egresó de la misma, y el resultado (ingreso -
egreso), debe coincidir con la suma de dinero que tiene en caja.
Producto o servicio: Elaboración de las conciliaciones por sectores
Normatividad: Resolución 119 de 2006, de la Contaduría General de la Nación
Recursos:


1 Verificación de Información: Verificación de la Oficina De Jefe Oficina De
información registrada en contabilidad al cierre Contabilidad Contabilidad
de cada mes con las áreas de Tesorería, Verificación de
Presupuesto, Almacén y la Secretaría la distribución
Administrativa. de las cuentas
bancarias por
2 Realizar Conciliación: Conciliación con cada Oficina De Jefe Oficina De sectores y su
área para hallar las diferencias o Contabilidad Contabilidad debida
inconsistencias que se presenten. conciliación
tanto
3 Ajustes: Identificar las diferencias y realizar los Oficina De Jefe Oficina De presupuestal
ajustes necesarios en el área respectiva. Contabilidad Contabilidad como contable
para llegar a
4 Revisión de Ajustes: Una vez realizados los Oficina De Jefe Oficina De los saldos
ajustes hacer nuevamente conciliación para Contabilidad Contabilidad reales en
verificar el correcto asiento de los ajustes. bancos.
A3.P17 31/12/2013
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
3 de 3
RESPONSABLE
JEFE DE CONTABILIDAD
Inicio Ajustes
DIAGRAMA DE FLUJO
Verificación de la
Información Revisión de Ajustes
Realizar Conciliación
Fin

Cargo:
Fecha: 13/12/2013 Fecha: 23/12/2013
DD/MM/AA
A3.P18 31/12/2013
VERSIÓN
CAUSACIÓN DE INGRESOS
1.0 PÁGINA:
1 de 3

“A3.P18 CAUSACIÓN DE INGRESOS”

A3.P18 31/12/2013
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
2 de 3
OBJETIVO: Causar las rentas por concepto de impuestos que tiene el municipio, para la preparación,
revisión y apoyo a los procesos de contabilización
ALCANCE: Inicia con la causación de los impuestos a cobrar, su clasificación y conciliación hasta el
seguimiento de su recaudo mensual.
Definiciones:
Causación: Reconocer un hecho económico en el momento en que nace la obligación frente a un tercero, la
cual debe reconocerse y contabilizarse en el periodo contable en que estos ocurran.
PRODUCTO/SERVIICO: Nota Bancaria de Ingresos
NORMATIVIDAD:
Plan General de Contabilidad

Decreto 2649 de 1993 PCG
Plan Único de Cuentas
RECURSOS:
Tecnológicos: se utiliza el Software contable SYSMAN
Logísticos: se tiene que contar con suficiente suministro de papelería
Humanos: Se requiere un auxiliar en contabilidad

1 Liquidación de Impuestos a cobrar: Solicitar a Seguimiento
la oficina de tributos la liquidación del mensual a la
impuesto a cobrar por el concepto de cuantía
Oficina De Auxiliar
Impuesto Predial, Industria y Comercio, recaudada
Impuesto de Galerías, Comparendos entre
otros por cada vigencia.
2 Clasificación de impuestos: Clasificar cada

Oficina De Auxiliar
impuesto para la respectiva contabilización
contable.
A3.P18 31/12/2013
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
3 de 3
3 Conciliación y seguimiento al Recaudo:

Conciliación y seguimiento de su recaudo de
Oficina De Auxiliar
forma mensual y contabilización de los
respectivos ajuste a que hubiere lugar.
RESPONSABLE
AUCILIAR ADMINISTRATIVO
Inicio
DIAGRAMA DE FLUJO
Conciliación y seguimiento
del recaudo
Liquidación de Impuestos a
Cobrar
Fin
Clasificación de Impuestos

Cargo:
Fecha: 13/12/2013 Fecha: 23/12/2013
DD/MM/AA
A3.P19 31/12/2013
VERSIÓN
CAUSACIÓN DE PROVISIONES DE
1.0 PASIVOS PÁGINA:
1 de 3

“A3.P19 CAUSACIÓN DE PROVISIONES DE PASIVOS”

A3.P19 31/12/2013
VERSIÓN
2 de 3
Objetivo: Provisionar los diferentes pasivos de la administración municipal.
Alcance: Comprende el registro el valor de las sumas provisionadas de los diferentes pasivos por el ente
económico para cubrir contingencias de pérdidas probables así como también para disminuir el valor de los
activos cuando sea necesario de acuerdo con las normas técnicas. Las provisiones de pasivos registradas
deben ser justificadas, cuantificables y verificables y se deberán efectuar de conformidad con las instrucciones
impartidas para cada cuenta.
Definiciones:
Provisiones de pasivos: Es una cantidad de recursos que conserva la empresa debido a haber contraído una
obligación con el objetivo de guardar esos recursos hasta el momento en el que deba satisfacer la factura.
Producto o servicio: Balance General
Normatividad: Manual de Procedimientos de la Contaduría General de la Nación
RECURSOS:

1 Pasivos a Provisionar: Se requiere a Revisión de
Secretaría Administrativa-Nómina - Fondo de los registros
Pensiones Territorial y Oficina Asesora contables para
Jurídica reporte de pasivos: visualizar la
a. PASIVO LABORAL: Se provisiona provisión
las vacaciones, primas y cesantías de todos mensual.
los funcionarios, de acuerdo al reporte
arrojado en la sección de nómina de forma Cumplimiento
mensual. a
b. PASIVO DE SENTENCIAS: De forma compromisos
semestral de solicita a la oficina de Jurídica la establecidos
relación discriminada de todos los posibles en Comité de
fallos en contra del municipio y se provisiona Sostenibilidad
Oficina De Jefe De Oficina
un porcentaje del 5% del valor total de las Contable para
Contabilidad De Contabilidad
demandas de forma semestral, hasta llegar a la
provisiones del 50% total de las demandas. contabilización
c. PASIVO PENSIONAL: De forma y provisión de
A3.P19 31/12/2013
VERSIÓN
3 de 3
trimestral se solicita a la oficina del Fondo los pasivos.

Territorial de Pensiones la relación
discriminada y valorizada de todas las cuotas
partes y bonos pensionales que se adeudan y
se contabilizan como un pasivo por pagar.
2 Contabilización de información:
Las sentencias, nómina, cuotas partes por Oficina De Jefe De Oficina
cobrar y pagar se causan en los diferentes Contabilidad De Contabilidad
códigos contables correspondientes,
discriminadas por concepto.
NOTA: En el caso de sentencias, la provisión
se realiza conforme a porcentaje acordado en
Comité de Sostenibilidad Contable.
3 Acuerdo de pago: En el caso de sentencias,
cuando hay lugar a la celebración de acuerdos Oficina De Jefe De Oficina
de pago estos se registran por terceros en la Contabilidad De Contabilidad
cuenta pasivos créditos judiciales.
RESPONSABLE
AUCILIAR ADMINISTRATIVO
DIAGRAMA DE FLUJO
Inicio
Conciliación y seguimiento
del recaudo
Liquidación de Impuestos a
Cobrar
Fin
Clasificación de Impuestos

Nombre: Nancy Liliana Barreto Nombre: Carlos A. Valencia Rubio Nombre: Comité de Coordinación
Cargo: Jefe Contabilidad Cargo: Representante Alta Dirección del Sistema Control Interno
MECI Cargo:

A3.P20 31/12/2013
VERSIÓN
CAUSACIÓN DE CUENTAS POR PAGAR
1.0 PÁGINA:
1 de 3

“A3.P20 CAUSACIÓN DE CUENTAS POR PAGAR”

A3.P20 31/12/2013
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
2 de 3
Objetivo: Realizar causación de la obligación presupuestal para adelantar los procesos de pagos de los
compromisos adquiridos
Alcance: Inicia con la recepción de la cuenta y termina con la orden de pago enviada a la oficina de Tesorería.
Definiciones:
Causación Contable: Es un registro contable de una operación o transacción económica soportada con un
documento
Orden de Pago: Documento mediante el cual se registra la cuenta por pagar para la realización de un pago
Producto o servicio: Realizar las órdenes de pago de las obligaciones adquiridas
Normatividad: Manual de Procedimientos de la Contaduría General de la Nación
RECURSOS:

1 Recepción de soportes de cuentas por pagar: Oficina De Jefe Oficina De Verificación de
La Secretaria Administrativa a contabilidad Contabilidad Contabilidad los soportes
debe pasar los antecedentes y documentos guía que
soportes de los pagos, ordenes de trabajo, sustenta la
órdenes de compra, facturas, cuentas de cuenta por
cobro, comprobantes de ingresos de pagar, para el
elementos almacén e informes de supervisión. registro en el
2 Verificación de soportes: Se procede a Oficina De Jefe Oficina De sistema, con
verificar los documentos soportes y forma de Contabilidad Contabilidad sus
pago, se devuelven los que no estén correctos respectivos
a la dependencia que corresponda. descuentos de
3 Elaboración de Orden de Pago: e elabora la Oficina De Auxiliar ley, y
orden de pago y se efectúan la liquidación de Contabilidad Administrativo seguidamente
retención en la fuente Ica e IVA, se codifica efectuar el
afectando las cuentas correspondientes. pago.
4 Revisión Orden de Pago: Se imprime la orden Oficina De Jefe de
A3.P20 31/12/2013
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
3 de 3
de pago para visto del jefe de la oficina de Contabilidad Contabilidad

contabilidad.
5 Remisión y archivo: Se archiva la orden de Oficina De Auxiliar
pago según el consecutivo y se pasa a la Contabilidad Administrativo
oficina de tesorería para el pago con los
documentos soportes.
RESPONSABLE
Inicio
DIAGRAMA DE FLUJO
Recepción y Elaboración Orden de

verificación de Pago
Soportes
Revisión Orden de
Pago
Remisión y Archivo
Fin

Cargo:
Fecha: 13/12/2013 Fecha: 23/12/2013
DD/MM/AA
A3.P21 23/12/2014
VERSIÓN
COBRO ADMINISTRATIVO COACTIVO
1.0 PÁGINA:
1 de 7

“A3.P21 COBRO ADMINISTRATIVO COACTIVO”
“GESTIÓN FINANCIERA”

CAMBIO
1.0 23/12/2014 Adopción
procedimiento
A3.P21 23/12/2014
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
2 de 7
Objetivo: Adelantar proceso compulsivo para hacer efectivo un crédito exigible a favor del Municipio y a
cargo de un particular.
Alcance: Comprende las actuaciones administrativas para realizar el Cobro Jurídico a los contribuyentes
morosos en el impuesto predial e industria y comercio, hasta la consecución del recaudo total de las rentas
Definiciones:
Liquidación oficial del tributo: En esta etapa se emite la resolución de liquidación y se notifica al deudor,
para que interponga los recursos que considere en contra de la misma y se le da firmeza a la resolución,
para constituir el Titulo ejecutivo.
Cobro Coactivo: Es la Etapa en la que se ejecuta la resolución de liquidación, la cual es ahora un título
ejecutivo a cargo del contribuyente deudor, en esta etapa se embargan salarios o bienes inmuebles hasta
llegar al remate del bien de ser necesario y conseguir el recaudo de la cartera. El valor a embargar es
máximo hasta el 150%.
Producto o servicio: Pago de las obligaciones administrativas a favor de la Administración Municipal
Normatividad:
Estatuto Tributario Nacional,
Ley 1066 de 2006 en los artículos 5°,8°,9° y 17°
Código de Procedimiento Civil
Código Contencioso Administrativo.
Recursos:
A. Tecnológicos: El SIT CLOUD, el sistema de información por medio del cual se verifica las vigencias
adeudas por cada contribuyente.
A. Humanos: Abogados, auxiliares en sistemas y auxiliares en archivo

1 Mandamiento de Pago: Una Emitir los
vez el funcionario ejecutor mandamientos
tenga o cuente con la de pago una vez
documentación soporte para se reciba la
Fiscalización y Profesional
dar inicio al cobro resolución de
Cobro Coactivo Universitario
administrativo coactivo, esto liquidación y
es, habiendo recibido los hacerles
títulos ejecutivos de la seguimiento
entidad o área que los hasta la
A3.P21 23/12/2014
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
3 de 7
profirieron. Se expide orden notificación y

de pago a cargo del deudor y firmeza del
a favor de la administración, mismo
de una suma liquidada en
dinero correspondiente a la
suma del capital, los
intereses desde que se
hicieron exigibles y hasta el
día en que se realice el
mismo, y los costos del
proceso.
2 Notificación del
Mandamiento de Pago: Se
envía citación al
contribuyente deudor, si no
asiste a la primera citación
se procede a notificarlo por
correo certificado en la cual
se le indica que queda
notificado del mandamiento
Profesional
de pago y que cuenta con 15
Fiscalización y Universitario –
días para proponer
Cobro Coactivo Auxiliar
excepciones, se anexa copia
Administrativo
del mandamiento. En caso
de que el correo sea
devuelto se realiza
Notificación por aviso en
página web. Estas
comunicaciones se
informaran de manera clara,
lugar y oportunidad de
realizar el pago
3 Investigación de bienes:
Se realiza búsqueda de
bienes de propiedad del
deudor por medio de
Profesional
convenios o solicitudes de
Fiscalización y Universitario –
información a las oficinas de
Cobro Coactivo Auxiliar
registro de bienes inmuebles
Administrativo
y automotores, así como a
las entidades financieras y/o
cualquiera otra entidad
donde se pueda tener
A3.P21 23/12/2014
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
4 de 7
información sobre bienes

patrimoniales y/o
económicos del obligado a
pagar.
4 Resolución de embargo: de
manera previa o simultánea
al mandamiento de pago, el
funcionario ejecutor decreta
el embargo y secuestro de
los bienes que se hayan
Fiscalización y Profesional
ubicado de propiedad del
Cobro Coactivo Universitario
deudor. esta medida se
informará inmediatamente a
la oficina de instrumentos
públicos o a la entidad que
corresponda para que
procedan a su registro
5 Cancelación de la Obligación o
presentación de excepciones:
Una vez cumplido los plazos de
notificación del mandamiento
de pago se procede según los
siguientes casos:
a) Si el deudor cancela: se
dictará un auto en el que se
dará por terminado el proceso,
se levantarán las medidas
cautelares que se hubieren
decretado y se dispondrá el
archivo del expediente.
Fiscalización y Cobro Profesional
b) Si el deudor guarda
Coactivo Universitario
silencio: Si el deudor no paga
ni propone excepciones, se
dictará una resolución en la que
se ordenará seguir adelante
con la Orden de Ejecución,
conforme lo señala el artículo
836 del Estatuto Tributario.
Dicha providencia se dictará
dentro del mes siguiente al
vencimiento del término para
pagar y en ella se ordenará
avaluar y rematar los bienes
embargados y secuestrados o
los que posteriormente lleguen
A3.P21 23/12/2014
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
5 de 7
a serlo, al igual que practicar la

liquidación del crédito y
condenar en costas al deudor.
Por lo tanto se continuará con
la actividad 6.
c) Si el deudor propone
excepciones: Si el deudor
propone excepciones las cuales
se encuentran enumeradas en
el art. 831 del E.T. El
funcionario competente decidirá
sobre ellas, ordenando
previamente la práctica de las
pruebas, cuando sea del caso.
Si son probadas las
excepciones declarará y
ordenará la terminación del
procedimiento cuando fuere del
caso y el levantamiento de las
medidas preventivas cuando se
hubieren decretado.
Si son rechazadas las
excepciones, en la resolución
ordenará adelantar la ejecución
y remate de los bienes
embargados y secuestrados.
Por lo tanto se continúa con la
actividad siguiente.
6 Inscripción de medida: Fiscalización y Profesional
Esta medida se informará Cobro Coactivo Universitario
inmediatamente a la oficina
de instrumentos públicos o a
la entidad que corresponda
para que procedan a su
registro y sacar el bien del
comercio.
7 Auto que fija fecha y hora Fiscalización y Profesional
para el secuestro y Cobro Coactivo Universitario
designación del secuestre:
esta medida se inicia en el
despacho del funcionario
ejecutor donde se estipula la
fecha, hora y estipular cual
es el funcionario designado
como secuestre y de allí se
trasladara al lugar indicado
A3.P21 23/12/2014
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
6 de 7
para llevar a cabo la

diligencia de secuestro del
bien.
8 Auto ordena avaluó: una vez Fiscalización y Profesional
el bien se encuentre Cobro Coactivo Universitario
efectivamente secuestrado,
el funcionario emite auto que
ordena practicar el avaluó.
Que deberá hacerse
teniendo en cuenta el valor
comercial de los mismos y se
notificara personalmente.
9 Auto aprobación avaluó: En Fiscalización y Profesional
esta etapa se verifica que el Cobro Coactivo Universitario
avaluó este sujeto a las
previsiones legales en las
normas que regulan la
materia.
10 Diligencia de Bienes de Fiscalización y Profesional
Remate: una vez llegada el Cobro Coactivo Universitario
día y la hora para el remate
el secretario o el encargado
de realizarlo anunciara en
alta voz la apertura de la
licitación. Para que los
interesados presentes en
sobre cerrado entreguen sus
ofertas para adquirir los
bienes subastados.
11 Auto Terminación del Fiscalización y Profesional
Proceso: El funcionario Cobro Coactivo Universitario
competente procede a
elaborar Auto para firma del
Secretario de Despacho
12 Archivo Expediente conforme Fiscalización y Auxiliar
a la Ley General de Archivo Cobro Coactivo Administrativo
A3.P21 23/12/2014
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
7 de 7
RESPONSABLES
PROFESIONAL UNIVERSITARIO AUX.ADM.
Inicio
Mandamiento de Pago Notificación Mandamiento de Pago
Investigación de Bienes
Resolución de Embargo
Cancelación de Obligación o
DIAGRAMA DE FLUJO
Presentación de Excepciones
Usuario
Cancela Guarda Excepciones

Silencio
Aprobadas Rechazadas
Auto Orden
Termina Ejecución Auto
Proceso Termina
Proceso
Inscripción de Medida
Auto Secuestro y Avalúo
Auto Termina Diligencia de Bienes de

Archivo Proceso Remate

Nombre: Margaret Murcia M. Nombre: Ana Cecilia Gil Rueda Nombre:
Cargo: Asesora Cargo: Representante Alta Dirección Cargo: CCSCI
MECI
A3.P22 23/12/2014
VERSIÓN
REPORTE DEL FUT
1.0 PÁGINA:
1 de 4

“A3.P22 REPORTE DEL FUT”
“GESTIÓN FINANCIERA”

CAMBIO
1.0 23/12/2014 Adopción
procedimiento
A3.P22 23/12/2014
VERSIÓN
REPORTE DEL FUT
1.0 PÁGINA:
2 de 4
Objetivo: Presentar la información presupuestal y demás categorías que exige el Formulario Único Territorial-
FUT.
Alcance: Presentación del Formulario Único Territorial en las fechas establecidas por el Ministerio de Hacienda
el cual contempla las siguientes categorías: información de los ingresos, gastos de funcionamiento, gastos de
inversión, registro del servicio de la deuda, regalías, Reservas, SGR-Ingresos, SGR-Gastos, Vigencias futuras,
Cuentas por pagar, Ejecución presupuestal del Fondo de Salud, Tesorería Fondo de Salud, Registros
presupuestales para el sector agua potable y saneamiento básico, Excedentes de liquidez, Victimas 1 y 2; y así,
cumplir en un 100% en la evaluación de calidad que realiza el Ministerio cada trimestre.
Definiciones:
FUT: Formulario Único Territorial.

CHIP: Consolidado de Hacienda e Información Pública.
Producto o servicio: Reportar el Formulario Único Territorial al Ministerio de Hacienda en las fechas
establecidas.
Normatividad:
Decreto 3402 de septiembre de 2007 se diseñó el Formulario Único Territoriall
Resolución 194 de 2012 emitida por la Contaduría General de la Nación por la cual se regula el reporte
extemporáneo de la información de las categorías del Formulario Único Territorial (FUT), que se presentan
a través del Sistema Consolidado de Hacienda de Información Pública.
Ley 1448/11 Por la cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del
conflicto armado interno y se dictan otras disposiciones.
Decreto 1525 de 2008. por el cual se dictan normas relacionadas con la inversión de los recursos de las
entidades estatales del orden nacional y territorial.
Plan de cuentas establecido por el Ministerio de Hacienda.
Instructivo para el registro de operaciones con recursos del sector Salud derivados del decreto 1080 de
2012, ley 1608 de 2013 y el decreto 728 de 2013.
Recursos:
A. Tecnológicos: Se requiere de un Equipo de Computo, el Software SYSMAN, internet.
B. Logísticos: Manuales para el diligenciamiento de cada categoría presupuestal, plan de códigos emitidos
por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
C. Humanos: profesional Universitario del área de presupuesto.

A3.P22 23/12/2014
VERSIÓN
REPORTE DEL FUT
1.0 PÁGINA:
3 de 4

Recopilar las Ejecuciones
Presupuéstales de la Secretaría de
Administración central, Hacienda - Asesor oficina Revisar
Concejo Municipal y Presupuesto de presupuesto Paginawww.chip.gov.co
Personería de Manera
1 trimestral
Recopilar la información
adicional y complementaria
para el diligenciamiento de Secretaría de Revisar
cada categoría (tesorería, Hacienda - Asesor oficina Paginawww.chip.gov.co
Contabilidad, víctimas, Presupuesto de presupuesto
2
salud).
Realizar la parametrizacion
de los códigos FUT de cada Secretaría de Revisar
categoría con los códigos Hacienda- Asesor oficina Paginawww.chip.gov.co
3. presupuéstales en el Presupuesto de presupuesto
SISTEMA SYSMAN.
Generar los archivos
planos y realizar la revisión Secretaría de Revisar
de: sumatorias por fuente Hacienda - Asesor oficina Paginawww.chip.gov.co
4.
de financiación, código Presupuesto de presupuesto
FUT por cada unidad
ejecutora
Consolidar la información en Secretaría de Asesor oficina Revisar
los archivos planos de la Hacienda- de presupuesto Paginawww.chip.gov.co
5. alcaldía con el concejo y Presupuesto
personería.
6 Subir la información a la Revisar
plataforma CHIP, cada Secretaría de Asesor oficina Paginawww.chip.gov.co
categoría y realizar el Hacienda - de presupuesto
proceso de validación. Presupuesto
7. Corregir los errores que se Secretaría de Revisar

presenten a la hora de la Hacienda- Asesor oficina Paginawww.chip.gov.co
validación. Y nuevamente Presupuesto de presupuesto
subir la información a la
plataforma CHIP
8 Generar el Reporte de Secretaría de Asesor oficina
Validación y envío de la Hacienda- de presupuesto
información Presupuesto
A3.P22 23/12/2014
VERSIÓN
REPORTE DEL FUT
1.0 PÁGINA:
4 de 4
RESPONSABLES
ASESOR OFICINA PRESUPUESTO
Recopilar Ejecuciones Presupuestales,

Inicio
Información Adicional y Complementaria
Generar los Archivos Planos y Revisar la Realizar Parametrización de los códigos

información generada FUT
Subir los archivos a la plataforma CHIP y

validar la información
DIAGRAMA DE FLUJO
SI
Se valido?
NO
Corregir la información
Generar reporte de validación y envío
Archivar
Reporte

Nombre: MIGDALIA SILVA YEPES Nombre: Ana Cecilia Gil Rueda Nombre: Comité Coordinación del
Cargo: Asesora Presupuesto Cargo: Representante Alta Dirección Sistema de Control Interno
para el MECI Cargo:

A3.P23 23/12/2014
VERSIÓN
REGISTRO DE INGRESOS
1.0 PÁGINA:
1 de 4

“A3.P23 REGISTRO DE INGRESOS”

1.0 23/12/2014 Adopta Procedimiento
A3.P23 23/12/2014
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
2 de 4
Objetivo: Registrar diariamente los ingresos recibidos por el municipio en las diferentes cuentas bancarias.
Alcance: El proceso nace en el momento de recibir de las diferentes entidades bancarias los recibos con los
que los contribuyentes han realizado el pago de los diferentes ingresos que percibe en municipio, para cargar la
información al SYSMAN.
Definiciones: N.A.
Producto o servicio: Mantener al día la información financiera y presupuestal del, en lo concerniente a

ingresos en el sistema SYSMAN
Normatividad:
Plan General de Contabilidad Pública (PGCP)
Recursos:
A. Tecnológicos: Equipos de cómputo con acceso a internet, acceso al SITCLOUD e interconectado a la

red local para acceso al SYSMAN.
B. Logísticos: Información de los bancos sobre los ingresos recibidos diariamente
C. Humanos: Auxiliar Administrativo con conocimiento básico en sistemas y ciencias contables.

1 Recepción de Documentos en Bancos:

Se recibe los soportes bancarios con
Cuadre por
información de los diferentes ingresos
entidades
recibidos en el día anterior. Los
financieras de
soportes de impuestos recaudados por
acuerdo notas
entidades financieras deben venir
créditos
acompañados de la nota crédito Secretaría de
Auxiliar
bancaria y recibos, además; de las Hacienda –
Administrativo
notas bancarias de transferencias Tesorería
recibidas correspondientes a SGP,
resguardos indígenas, educación,
alimentación escolar, agua potable y
Conciliaciones
saneamiento básico, salud pública,
bancarias
alumbrado público, sobretasa a la
gasolina y otras consignaciones de
A3.P23 23/12/2014
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
3 de 4
contribuyentes realizadas en otras

ciudades.
2 Revisión de Documentos: Se verifica

que la suma de los soportes concuerde
con la relación emitida por el banco. Se
verifica que los soportes bancarios Secretaría de
Auxiliar
concuerden con la nota crédito del Hacienda – Relación emitida
Administrativo
banco, si están bien se pasa al Tesorería por el banco
siguiente paso, de lo contrario de Boletines de
devuelve al banco. ingresos y
auxiliares
3 Digitación de Soportes Bancarios: Se
Secretaría de
digitan los soportes bancarios en el Auxiliar
Hacienda –
sistema de información SIT CLOUD. Administrativo
Tesorería
4 Revisión de Documentos Digitados: Se
Secretaría de
verifica que la información registrada en Auxiliar
Hacienda –
SIT CLOUD, coincida con los soportes. Administrativo Conciliación del
Tesorería
recaudo entre
5 Cargue en SYSMAN: Una vez presupuesto-
verificada la información, se generan contabilidad y
Secretaría de
archivos planos y se carga al sistema Auxiliar Tesorería
Hacienda –
SYSMAN, a través de la interface a Administrativo
Tesorería
las áreas de Presupuesto y
Contabilidad
6 Archivo soportes según la Ley General
de Archivo
A3.P23 23/12/2014
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
4 de 4
RESPONSABLE
Inicio
F L U J O
Recepción
Documentos de
Bancos
No
D E
Documentos
Bien
D I A G R A M A
Si
Digitación Soportes
Bancarios en SIT
CLOUD
Revisión Documentos Carque

Digitados Información en Fin
Archivo
SYSMAN

Nombre: Wilmabeth Peña Nombre: Ana Cecilia Gil Rueda Nombre: Comité de Coordinación
Cargo: Tesorero Cargo: Representante Alta del Sistema Control Interno
Dirección para el MECI Cargo:

A4.P01 31/12/2013
VERSIÓN
COMUNICACIÓN INFORMATIVA
1.0 PÁGINA:
1 de 4

“A4.P01 COMUNICACIÓN INFORMATIVA”
“Gestión de Comunicación e Información”

A4.P01 31/12/2013
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
2 de 4
Objetivo: Dar a conocer en tiempo real, el resultado de la gestión adelantada por la Administración Municipal a
través de Boletines de Prensa, Periódico Institucional, Notas de radio y televisión, y/o Videos Institucionales.
Alcance: Sintonía televisiva, lectores, oyentes de los medios de comunicación de la ciudad, comunidad en
general
Definiciones:
Bandera: Identificación del periódico.

Portadas: primera y última página, Machote: borrador inicial del periódico.
Editorial: Pensamiento del periódico escrito generalmente por su director
Producto o servicio: Elaboración de Boletines de Prensa, Periódico Institucional, Videos Institucionales
Normatividad:
Resolución No. 090 de 22 de Octubre de 2013 - Por medio del cual se adopta el Plan Estratégico de
Comunicación e Información Pública para la Alcaldía Municipal de Florencia Caquetá.
Resolución No. 110 de 23 de Abril de 2009 - Por medio del cual se adopta el Manual de Políticas de
Comunicación para la Alcaldía de Florencia Caquetá
Recursos:
A. Tecnológicos: Equipos de cómputo y servicio de internet.

B. Logísticos: adecuado servicio de internet y fluida información proveniente de la administración municipal,
cámaras de video y fotográfica, audio, casetes,CD, DVD
C. Humanos: Profesionales Universitarios, Técnico Administrativo

1 Recepción de Información: El Reenvío de la
funcionario competente información cuando
Oficina Asesora
recepciona la información de los Técnico se detecta una
de
diferentes despachos o Administrativo falencia en la misma
Comunicaciones
atendiendo indicaciones o en el receptor
especiales del Alcalde (sa).
2 Análisis de la Información: Una Oficina Asesora Boletín de Prensa
Técnico
vez recolectada la información de con soporte de envío
Administrativo
se procede a leer y analizar la Comunicaciones por correo
A4.P01 31/12/2013
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
3 de 4
información para proyectar el electrónico a los

Boletín de Prensa, Periódico medios
Institucional, Notas de Radio,
Notas de Televisión o Video Publicación en la
Institucional. Página Web
3 Proyectar Producto: Con la
información suministrada se
procede a organizar el
documento de acuerdo al medio
a emplear (Boletín de Prensa,
Periódico Institucional Video
Institucional, Nota de Radio-
Oficina Asesora Equipo Oficina
Televisión). Se toman imágenes,
de Asesora de
fotografías, elabora libreto en el
Comunicaciones Comunicaciones
caso de los videos y se editan.
En el caso del Periódico una vez
seleccionados los artículos y
fotografías se organiza los temas
y se adelanta la logística
necesaria para su diseño e
impresión.
4 Revisión del Producto: Se
solicita al funcionario autor de la
decisión revisión del contenido
del documento proyectado para
garantizar la exactitud de la
Oficina Asesora
información escrita.
de Jefe Oficina
Posteriormente, el Jefe de la
Comunicaciones
Oficina revisa, evalúa y corrige el
contenido en cuanto a la forma y
al fondo, y presenta al Alcalde
(sa) para su aprobación e
indicaciones especiales.
5 Publicación, Distribución y
Divulgación: Una vez aprobado Oficina Asesora
Técnico
el documento se procede a su de
Administrativo
circulación dirigido a la población Comunicaciones
objetivo
6 Archiva: Se archiva el producto, Oficina Asesora Técnico
según el caso, aplicando la Ley de Administrativo
General de Archivo Comunicaciones
A4.P01 31/12/2013
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
4 de 4
RESPONSABLE
TECNICO
EQUIPO OFICINA JEFE OFICINA/ALCALDE (SA)
ADMINISTRATIVO
Inicio
F L U J O
Recepción de Análisis de la
Información Información
Revisión y Aprobación
D E
Proyectar Producto
del Producto
D I A G R A M A
Publicación, Distribución y
Divulgación
Archiva

Nombre: Edilberto Valencia Nombre: Carlos A. Valencia Rubio Nombre: Comité de
Cargo: Técnico Administrativo Cargo: Representante Alta Dirección Coordinación del Sistema
DD/MM/AA
A4.P02 31/12/2013
VERSIÓN
COBERTURA DE ACTOS OFICIALES
1.0 PÁGINA:
1 de 3

“A4.P02 COBERTURA DE ACTOS OFICIALES”

A4.P02 31/12/2013
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
2 de 3
Objetivo: Coordinar la asistencia de los representantes de los medios de comunicación y coadyuvar a que la
participación de los servidores públicos del organismo en actos oficiales se difunda debidamente, además
mantener un registro de la información correspondiente
Alcance: Comunidad en general.
Definiciones: No Aplica
Producto o servicio: Informe de Cobertura del Evento Oficial.
Normatividad:
Resolución No. 090 de 22 de Octubre de 2013 - Por medio del cual se adopta el Plan Estratégico de
Comunicación e Información Pública para la Alcaldía Municipal de Florencia Caquetá.
Resolución No. 110 de 23 de Abril de 2009 - Por medio del cual se adopta el Manual de Políticas de
Comunicación para la Alcaldía de Florencia Caquetá
Recursos:
A. Tecnológicos: Cámara fotográfica y de video
B. Logísticos: Computador e internet
C. Humanos: Fotógrafo, camarógrafo y periodista de la oficina de prensa.
PROCEDIMIENTO RESPONSABLE CONTROL
1 Convocatoria al evento: Emite
invitaciones a periodistas a Oficina Asesora de Jefe Oficina
través de fax, correo electrónico Comunicaciones Asesora de
y/o impresos. Comunicaciones
2 Ubicación de Equipos: Se
dispone de espacio para Jefe Oficina
Oficina Asesora de
disponer de zonas de Asesora de
Comunicaciones
grabación, de audio y video, y Comunicaciones
Revisión del
fotografía.
Material Editado
3 Cobertura Periodística del
antes de ser
Evento: Se procede a la toma Jefe Oficina
Oficina Asesora de publicado
de imágenes, fotografías y Asesora de
Comunicaciones
entrevistas cuando fuere Comunicaciones
necesario.
4 Elaboración de Informe: Con la
información recopilada, se Jefe Oficina
Oficina Asesora de
procede a elaborar el respectivo Asesora de
Comunicaciones
boletín, notas de radio y Comunicaciones
televisión
A4.P02 31/12/2013
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
3 de 3
5 Envío del material: Se remite el

material elaborado y editado a Jefe Oficina
Oficina Asesora de
los diferentes medios de Asesora de
Comunicaciones
comunicación para su Comunicaciones
divulgación
6 Archivo: Archiva material como Jefe Oficina
Oficina Asesora de
registro de la actividad Asesora de
Comunicaciones
Comunicaciones
RESPONSABLE
EQUIPO OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES
Inicio
F L U J O
Convocatoria del
Evento
Ubicación de
D E
Equipos
D I A G R A M A
Cobertura Elaboración de
Periodística del Informe
Evento
Envía Material para

publicación en
Archiva
Medios de
Comunicación

Nombre: Edilberto Valencia Nombre: Carlos A. Valencia Rubio Nombre: Comité de
DD/MM/AA
A4.P03 31/12/2013
VERSIÓN
ADMINISTRACIÓN DE SERVIDOR Y
1.0 APLICACIONES PÁGINA:
1 de 4

“A4.P03 ADMINISTRACIÓN DE SERVIDOR Y
APLICACIONES”

A4.P03 31/12/2013
VERSIÓN
2 de 4
Objetivo: Administrar los servidores locales y aplicaciones de la entidad, de tal forma que se de continuidad al
suministro de datos o acceso de recursos lógicos y físicos instalados en el servidor, aplicaciones del software
Sysman, pertenecientes a la Alcaldía del Municipio de Florencia.
Alcance: Este procedimiento aplica para todos los servidores y/o aplicaciones que integran el software
financiero integrado Sysman (Contratación, Presupuesto, Contabilidad, Tesorería, Nomina y Almacén)
pertenecientes a la Alcaldía del Municipio de Florencia.
Definiciones:
Servidor: es un equipo de cómputo de gran capacidad que, formando parte de una red, provee servicios a otros
equipos de cómputo denominados clientes.
Red Lan: Es un sistema de comunicaciones capaz de facilitar el intercambio de datos informáticos entre grupos
de computadoras y usuarios.
Copia De Seguridad - BACKUP: es una copia de los datos originales que se realiza con el fin de disponer de
un medio de recuperarlos en caso de su pérdida. Las copias de seguridad son útiles ante distintos eventos y
usos: recuperar los sistemas informáticos y los datos de una catástrofe informática, natural o ataque; restaurar
una pequeña cantidad de archivos que pueden haberse eliminado accidentalmente, corrompido, infectado por
un virus informático u otras causas.
Software: Se refiere al equipamiento lógico de un computador, está compuesto por todos los aplicativos y
licencias que están instalados en cada uno de los equipos de cómputo de la entidad.
Hardware: Los dispositivos o elementos físicos que comprenden un sistema de computación.
Plataforma: Es todo el conjunto de equipos y programas que integran la red de sistemas de la Alcaldía.
Usuario: Todo individuo ya sea funcionario o contratista que introduce o saca datos, o hace uso de los recursos
informáticos de la Alcaldía.
Clave: Contraseña, password. Conjunto finito de caracteres que forman una palabra secreta que sirve a uno o
más usuarios para acceder a un determinado recurso.
PRODUCTO/SERVICIO: Con la aplicación del procedimiento se busca dar solución a los problemas de
conectividad de los funcionarios a las aplicaciones y/o Bases de datos para la realización de los procesos de las
aplicaciones del sistema financiero.
Normatividad:
 Normas ANSI. ISO. IEEE para cableado UTP
 NTC ISO 17799: "Seguridad de la Información" Punto 10.5 “Las copias de respaldo de información y
software deberían ser realizadas y probadas con regularidad, conforme a la política de seguridad y de
continuidad de negocio”
 NTC ISO 27001 basado en el código de buenas prácticas y objetivos de control. Anexo A, dominio de
Control A.10 Gestión de comunicaciones y operaciones - Numerales: A.10.5. Respaldo (back-up),
A4.P03 31/12/2013
VERSIÓN
3 de 4
A.10.5.1. Back-up o respaldo de la información, cuyo objetivo es mantener la integridad y

disponibilidad de los servicios de tratamiento de información y comunicación.
 NTC-ISO/IEC 27001 Sistema de Gestión de Seguridad de la Información.
 Ley 1273 de 2009, se crea un nuevo bien jurídico tutelado – denominado “de la protección de la
información y de los datos
Recursos:
A. Tecnológicos: Servidor, Computador, impresora
B. Logísticos: Papelería, Módulos Aplicaciones
. RESPONSABLE RESPONSABLE CONTROL
Ingresar usuarios al servidor o aplicativo:
Ingresar usuarios y realizar cambio de
contraseñas en el servidor o aplicativo Sysman Oficina de
1 Profesional
en el modulo requerido. Se debe tener en cuenta Tecnología e
Especializado
el estándar de creación de las cuentas de Innovación
usuario. Esta labor se realiza cada vez que se
hace una solicitud por parte de una dependencia.
Informar al usuario su clave de acceso: Se le
Oficina de
informa a la persona su nombre de usuario y Profesional
2 Tecnología e
contraseña y se solicita que la cambie al ingresar Especializado
Innovación
al sistema por primera vez.
Oficina de
Configurar equipos: Configurar equipos de Profesional
3 Tecnología e
computo, después de crear el usuario. Especializado
Innovación
Seguimiento a
Configurar los módulos Sysman en el equipo: Oficina de
Profesional requerimientos
4 Configurar los aplicativos de los módulos Sysman Tecnología e
Especializado y/o solicitudes
requeridos en el equipo del usuario. Innovación
de
Actualizar clave de usuario: Resetear clave de Oficina de
Profesional funcionarios
5 usuario, en el caso de que a este se le olvide. Tecnología e
Especializado
Esta labor se efectúa a petición del usuario. Innovación
Desactivar cuentas: Cancelar y/o desactivar
cuentas de usuario que dejen de laborar en la Oficina de
Profesional
6 entidad o sean trasladados a otras dependencias. Tecnología e
Especializado
Esta actividad se realiza una vez se conozca de Innovación
novedades de personal.
Realizar actividades de soporte a
funcionarios: Se realiza las actividades
Oficina de
correspondientes a soporte de cada uno de los Profesional
7 Tecnología e
módulos a los funcionarios que requieran o que Especializado
Innovación
tengan inconvenientes con el manejo de las
aplicaciones o por errores del sistema.
Realizar copias de seguridad o Backup: El Oficina de
Profesional
8 administrador del servidor es el encargado de Tecnología e
Especializado
realizar copias de las aplicaciones, Bases de Innovación
A4.P03 31/12/2013
VERSIÓN
4 de 4
Datos y configuraciones que se requiera para que

en un caso de emergencia se pueda restituir el
servicio lo más pronto posible. Las copias de
bases de datos se deben hacer una vez al día y
de las aplicaciones cada vez que se actualicen
las mismas.
RESPONSABLE
AUXILIAR
PROFESIONAL ESPECIALIZADO JEFE DE OFICINA
ADMINISTRATIVO
Inicio
Copias de Seguridad -
Ingresar usuarios al Backup
Servidor/Aplicativo
DIAGRAMA DE FLUJO
Informa Usuario Clave de Inicio

Acceso
Configurar Equipos
Configurar Módulos
Sysman en Equipos
Actualizar clave de
usuario
Desactivar Cuentas
Realizar Actividades de
Soporte a Funcionarios

Nombre: Miller Janer Rios Vargas Nombre: Carlos A. Valencia Rubio Nombre: Comité de
Cargo: Profesional Especializado Cargo: Representante Alta Dirección Coordinación del Sistema
DD/MM/AA
A4.P04 31/12/2013
VERSIÓN
MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y
1.0 CORRECTIVO DE HARDWARE Y PÁGINA:
SOFTWARE 1 de 4

“A4.P04 MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO
DE HARDWARE Y SOFTWARE”

1.0 31/12/2013 Adopción
procedimientos
A4.P04 31/12/2013
VERSIÓN
SOFTWARE 2 de 4
Objetivo: Mantener la Infraestructura y equipos tecnológicos de Alcaldía de Florencia en condiciones para

lograr la conformidad con los requisitos del Servicio.
Alcance: Este procedimiento es aplicable para cubrir el servicio de mantenimiento de la Infraestructura y

equipo de la Alcaldía de Florencia
Definiciones:
MANTENIMIENTO CORRECTIVO Y PREVENTIVO DE HARDWARE Y SOFTWARE DE COMPUTADORES:

Mantenimientos que se realizan de forma preestablecida con el objetivo de corregir la fallas de tipo físico y
prevenir igualmente daños futuros en los equipos con el fin de mantener una estabilidad funcional de las
maquinas continua y estable.
PROGRAMA: Conjunto de instrucciones de computación estructuradas y ordenadas de manera tal, que,

cuando se ejecutan, hacen que un computador realice una función particular.
HARDWARE: Los dispositivos o elementos físicos que comprenden un sistema de computación.
PLATAFORMA: Es todo el conjunto de equipos y programas que integran la red de sistemas de la Alcaldía.
USUARIO: Todo individuo ya sea funcionario o contratista que introduce o saca datos, o hace uso de los
recursos informáticos de la Alcaldía.
Producto o servicio: Mantenimiento de Equipos
Normatividad:
- Decreto 2693 de 2013. Gobierno en Línea.

- Decreto 019 de 2012. Anti trámites.
- Directiva presidencial 04 de 2013. Eficacia administrativa y cero papel.
- Ley 1437 de 2011. Código de Procedimiento Administrativo y Contencioso Administrativo.
- Ley 1474 de 2011. Estatuto Anticorrupción
Recursos:
1 Cronograma de Mantenimiento:
Oficina de
Proyectar el cronograma de Profesional Formato de
Tecnología e
mantenimiento de cada uno de los Universitario Mantenimiento y
Innovación
equipos de sistemas cada semestre. Soporte a
2 Socialización de cronograma: Socializar Oficina de Satisfacción de
Profesional
el cronograma de mantenimiento con los Tecnología e Usuarios
Universitario
funcionarios de la oficina para su Innovación
A4.P04 31/12/2013
VERSIÓN
SOFTWARE 3 de 4
ejecución.
3 Designación de labores de
Oficina de
mantenimiento: Designa los funcionarios Profesional
Tecnología e
encargados de realizar los trabajos de Universitario
Innovación
mantenimientos.
4 Informar labores de mantenimiento:
Informar con antelación a los
Oficina de
funcionarios de cada dependencia, la Profesional
Tecnología e
fecha y la hora en la cual se realizará el Universitario
Innovación
mantenimiento de los equipos de
sistemas.
5 Verificar funcionamiento del Equipo:
Verifica el funcionamiento general del Profesional
Oficina de
equipo para determinar si este presenta Universitario
Tecnología e
algún fallo antes de realizar el Técnicos
Innovación
mantenimiento. Administrativos
6 Ejecución de Labores de Mantenimiento:

Se destapa el equipo y se hace una
limpieza general de todas las partes del
equipo, se le aplica químico
Profesional
desengrasante y silicona. Oficina de
Universitario
Después de realizada la limpieza del Tecnología e
Técnicos
equipo, se hace una prueba de Innovación
Administrativos
funcionamiento de las partes del equipo.
Si hay deficiencia en alguna parte se
cambia según existencias de lo contrario
se solicita su adquisición.
7 Mantenimiento Lógico: Se realiza un
mantenimiento lógico, este se hace Profesional
Oficina de
verificando la integridad de la Universitario
Tecnología e
información del disco duro y el Técnicos
Innovación
funcionamiento de los programas del Administrativos
equipo.
8 Prueba de Funcionamiento: Se realiza Profesional
Oficina de
prueba del funcionamiento óptimo del Universitario
Tecnología e
equipo y se hace entrega al funcionario Técnicos
Innovación
correspondiente. Administrativos
9 Formato de Mantenimiento y Hoja de
Vida: Una vez realizado el
mantenimiento y recibido a satisfacción
Profesional
del funcionario correspondiente, se Oficina de
Universitario
procede a Diligenciar el formato de Tecnología e
Técnicos
mantenimiento y hoja de vida de cada Innovación
Administrativos
equipo y se entrega al profesional de la
oficina para su archivo y custodia
A4.P04 31/12/2013
VERSIÓN
SOFTWARE 4 de 4
RESPONSABLE
AUXILIAR
TECNICO ADMINISTRATIVO PROFESIONAL UNIVERSITARO
ADMINISTRATIVO
Inicio
Cronograma de Mantenimiento
F L U J O
Socialización Cronograma
Designación de Labores de
Mantenimiento
D E
D I A G R A M A
Verificar Funcionamiento del Informar Labores de

Equipo Mantenimiento
Ejecución de Labores de
Mantenimiento
Mantenimiento Lógico
Prueba de Funcionamiento
Formato de Mantenimiento y
Hoja de Vida Fin

Nombre: Gerson Tapiero Nombre: Carlos A. Valencia Rubio Nombre: Comité de
Cargo:

1042
A4.P04.F01 23/12/2014
VERSIÓN
HOJA DE VIDA EQUIPO DE CÓMPUTO
1.0 PÁGINA:
1 de 2
UBICACIÓN DEL EQUIPO

Secretaría:
Dependencia:
Funcionario:
INFORMACIÓN GENERAL
Dirección IP Marca Tipo Computador
Mesa Portátil
Modelo Proveedor Teléfono
Fecha Compra Expiración de Garantía Fecha Elaboración
BATERÍA (*EN CASO DE PORTÁTILES)

Si: No: Serial Estado: Buena Sin Carga Cargador
Regular Si: No:
No. De placa de Inventario:
INFORMACIÓN CPU
Marca Serial Color Lector Memoria Si: No:
Unidad 3 ½ Si: No:
Unidad CD CD RW Puerto Red Disco Duro MEMORIA RAM
DVD DVDRW Si: No:
Procesador Velocidad mhz Board Puertos USB
Puerto Teclado: Dim PS2 USB Puerto Mouse Dim PS2 USB
No. De placa de Inventario:

PERIFÉRICOS
Parlantes Teclado Mouse
Marca: Serial Marca Serial Marca Serial
Monitor
Marca: Serial Tamaño Plana Si: No: Color
No. Placa de Inventario:
OBSERVACIONES
1043
A1.P04.F01 23/12/2014
VERSIÓN
HOJA DE VIDA EQUIPO DE CÓMPUTO
1.0 PÁGINA:
2 de 2
TIPO DE PROGRAMA LICENCIADO No. LICENCIA

SOFTWARE
Si: No: Libre
Si: No: Libre
Si: No: Libre
Si: No: Libre
Si: No: Libre
Si: No: Libre
Si: No: Libre
Si: No: Libre
Si: No: Libre
Si: No: Libre
Si: No: Libre
Si: No: Libre
OBSERVACIONES
FUNCIONARIO A CARGO DEL EQUIPO FUNCIONARIO OFICINA DE TECNOLOGÍA E INNOVACIÓN
FIRMA FIRMA
NOMBRE: NOMBRE:
CARGO: CARGO:
FECHA:
A4.P04.F02 23/12/2014
VERSIÓN
MANTENIMIENTO DE EQUIPO
1.0 PÁGINA:
1 de 1
NUMERO DE ORDEN__________
SECRETARIA:________________________________ AREA _________________ FECHA DE INICIO:________________
USUARIO:_____________________________________________________ CODIGO DE LA MAQUINA _________________
UBICACIÓN: * EDIFICIO_______ * FUERA DEL EDIFICIO _______
DATOS DEL EQUIPO
*DESCRIPCION_____________________ * MARCA________________ * MODELO_________
*PROCESADOR______________* MEMORIA_____________ * DISCO DURO_____________
*SISTEMA OPERATIVO XP____WIN7______
DATOS DEL SERVICIO
TIPO DE SERVICIO 1. MANTENIMIENTO PREVENTIVO ______

2. MANTENIMIENTO CORRECTIVO ______
3. SOPORTE A USUARIO ______
DESCRIPCION DEL PROBLEMA
________________________________________________________________________________________________
EL SERVICIO SE REALIZO EN: * OFICINA________ * TALLER__________
ACTIVIDADREALIZADA __________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________
OBSERVACIONES: ______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________
FECHA TERMINACION DEL SERVICIO_____/_____/_____PROXIMO MANTENIMIENTO___/____/____
NONBRE Y FIRMA DE CONFORMIDAD
__________________________________ ________________________________________
USUARIO OFICINA TECNOLOGÍA E INNOVACIÓN
A4.P05 31/12/2013
VERSIÓN
IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRATEGÍA
1.0 GOBIERNO EN LÍNEA PÁGINA:
1 de 4

“A4.P05 IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIA
GOBIERNO EN LÍNEA”

A4.P05 31/12/2013
VERSIÓN
2 de 4
Objetivo: Implementar al interior de la Alcaldía de Florencia la estrategia de Gobierno en Línea, Anti

trámites, Eficacia Administrativa y Cero Papel de acuerdo a la normatividad nacional y territorial vigente
Alcance: El procedimiento aplica a todas las dependencias de la Alcaldía de Florencia.
Definiciones:
Gobierno en línea: La Estrategia Gobierno en línea, liderada por el Ministerio de Tecnologías de la

Información y las Comunicaciones, es el conjunto de instrumentos técnicos, normativos y de política pública
que promueven la construcción de un Estado más eficiente, transparente y participativo, y que a su vez, preste
mejores servicios con la colaboración de toda la sociedad mediante el aprovechamiento de la tecnología. Lo
anterior con el fin de impulsar la competitividad y el mejoramiento de la calidad de vida para la prosperidad de
todos los colombianos.
Antitrámites: Esta Ley es una iniciativa gubernamental que se expidió para reducir buena parte de los trámites
y procedimientos que las personas jurídicas y naturales deben hacer ante diferentes entidades del Estado.
Eficacia administrativa y cero papel: Esta iniciativa tiene como objetivo establecer los lineamientos para
contribuir a una gestión pública efectiva, eficiente y eficaz, al reducir el uso del papel en la gestión que realizan
las entidades públicas, tanto para sus procesos internos como para los servicios que prestan a los ciudadanos.
GELT-E0P: Sigla para denotar de Gobierno en Línea, Anti trámites, Eficacia Administrativa y Cero Papel.
Producto o servicio: La modernización tecnológica y cultural en los procesos, procedimientos y riesgos en la

Normatividad:
Nacional
- Decreto 2693 de 2013. Gobierno en Línea.
- Decreto 019 de 2012. Anti trámites.
- Directiva presidencial 04 de 2013. Eficacia administrativa y cero papel.
- Ley 1437 de 2011. Código de Procedimiento Administrativo y Contencioso Administrativo.
- Ley 1474 de 2011. Estatuto Anticorrupción
Territorial
- Resolución 084 de 2011. Plan de Acción Gobierno en Línea.
- Resolución 131 de 2009. Comité Anti trámites y Gobierno en Línea.
Recursos:
A. Tecnológicos: Un computador de Escritorio, servidor de correos electrónicos, hosting dedicado.

B. Logísticos: Cámara Fotográfica, videobeam.
C. Humanos: Ingeniero de Sistemas, Ingeniero de Telecomunicaciones, Ingeniero Desarrollo de Software,
Ingeniero de Sistemas de Información.
A4.P05 31/12/2013
VERSIÓN
3 de 4

1 Definir y proponer metas, programas y
Oficina de Jefe de Oficina
proyectos: Relacionadas con la Proyectos
Tecnologías en de Tecnologías
implementación de la estrategia GELT- viabilizados.
Innovación e Innovación
E0P en la Alcaldía de Florencia
2 Elaboración e inspección de fases de Oficina de Jefe de Oficina
formulación Tecnologías en de Tecnologías
3 Definir políticas:Relacionadas con el uso
Oficina de Jefe de Oficina
eficiente de los recursos tecnológicos Documentos de
Tecnologías en de Tecnologías
incluidos en la implementación de la Políticas
estrategia GELT-E0P
4 Decreto Actualizado
Conformar ComitéGELT-E0P yLiderar el Listas de Asistencias

Oficina de
Comité de Gobierno en Línea, Anti Técnico
Tecnologías en
trámites, Eficacia Administrativa y Cero Administrativo Acta de
Innovación
Papel. Compromisos
Circulares
5 Coordinar acciones planeadas para la
ejecución de los componentes de la Oficina de
Técnico
estrategia de Gobierno en Línea, Tecnologías en
Administrativo
Antitrámites, Eficacia Administrativa y Innovación
Cero Papel:
6 Reportes de logro en
la implementación de
la estrategia de
Gobierno en Línea
Formato de Inventario
Generar índices de Gobierno en
de Trámites y
Línea:Relacionados con la
Oficina de Servicios
implementación de la Estrategia de Técnico
Tecnologías en
Gobierno en Línea en sus diferentes Administrativo
Innovación Formato de Inventario
fases, la racionalización de trámites y
de Tramites
eficacia administrativa y cero papel.
reportados al SUIT
Reportes de uso de
papel en la entidad
en coordinación con
almacén
7 Oficina de Reportes de Logros
Coordinar la actualización de la página Técnico
Tecnologías e de Implementación
web del Municipio de Florencia Administrativo
Innovación de GELT-E0P
A4.P05 31/12/2013
VERSIÓN
4 de 4
RESPONSABLE
AUXILIAR
TÉCNICO ADMINISTRATIVO JEFE DE OFICINA
ADMINISTRATIVO
Inicio
Definir y proponer metas,

programas y proyectos
FLUJO
Elaboración e Inspección
de Fases
D E
Conformar Comité Definir Policitas TIC

D I A G R A M A
Coordinar Acciones Ejecución

Gobierno en Línea
Generar índices de Gobierno

en Línea
Actualización Página Web
Fin

Nombre: Jhonatan Fernando Vega Nombre: Carlos A. Valencia Rubio Nombre: Comité de
Cargo: Técnico Administrativo Cargo: Representante Alta Coordinación del Sistema
Cargo:

A4.P06 31/12/2013
VERSIÓN
ADMINISTRACIÓN RED FÍSICA Y
1.0 EQUIPOS DE COMUNICACIONES PÁGINA:
1 de 4

“A4.P06 ADMINISTRACIÓN RED FÍSICA Y
EQUIPOS DE COMUNICACIONES”

A4.P06 31/12/2013
VERSIÓN
2 de 4
Objetivo:Administrar la red física y equipos de comunicaciones, con el fin de asegurar una conexión optima y
permanente de los equipos de cómputo con el servidor, el acceso a los aplicativos de la entidad, recursos
físicos como impresoras, escáner y el acceso a Internet, pertenecientes a la Alcaldía del Municipio de
Florencia.
Alcance: Este procedimiento aplica para todos los equipos de cómputo, servidores, cableado, Switches,
Routers, Access Point y demás elementos que permitan la conexión física o inalámbrica de los equipos de la
Alcaldía del Municipio de Florencia.
Definiciones:
Servidor: Es un equipo de cómputo de gran capacidad que, formando parte de una red, provee servicios a
otros equipos de cómputo denominados clientes.
Red Lan: Es un sistema de comunicaciones capaz de facilitar el intercambio de datos informáticos entre grupos
de computadoras y usuarios.
Software: Se refiere al equipamiento lógico de un computador, está compuesto por todos los aplicativos y
licencias que están instalados en cada uno de los equipos de cómputo de la entidad.
Hardware: Los dispositivos o elementos físicos que comprenden un sistema de computación.
Plataforma: Es todo el conjunto de equipos y programas que integran la red de sistemas de la Alcaldía.
Usuario: Todo individuo ya sea funcionario o contratista que introduce o saca datos, o hace uso de los recursos
informáticos de la Alcaldía.
Clave: Contraseña, password. Conjunto finito de caracteres que forman una palabra secreta que sirve a uno o
más usuarios para acceder a un determinado recurso.
Normatividad:
 Normas ANSI. ISO. IEEE para cableado UTP

 NTC ISO 17799: "Seguridad de la Información" Punto 10.5 “Las copias de respaldo de información y
software deberían ser realizadas y probadas con regularidad, conforme a la política de seguridad y de
continuidad de negocio”
 NTC ISO 27001 basado en el código de buenas prácticas y objetivos de control. Anexo A, dominio de
Control A.10 Gestión de comunicaciones y operaciones - Numerales: A.10.5. Respaldo (back-up), A.10.5.1.
Back-up o respaldo de la información, cuyo objetivo es mantener la integridad y disponibilidad de los servicios
de tratamiento de información y comunicación.
 NTC-ISO/IEC 27001 Sistema de Gestión de Seguridad de la Información.
 Ley 1273 de 2009, se crea un nuevo bien jurídico tutelado – denominado “de la protección de la
información y de los datos
Producto / Servicio: Con la aplicación de este procedimiento se busca asegurar la buena conectividad de la
red y equipos de comunicaciones para el eficiente trabajo de los funcionarios de la administración municipal
A4.P06 31/12/2013
VERSIÓN
3 de 4
tanto de aplicaciones de bases de datos como el servicio de Internet.
Recursos:
A. Tecnológicos: Computador, switch, Router, Access Point.

B. Logísticos: _Cable UTP, conectores RJ45, Tarjeta de red
C. Humanos: Profesionales y Técnicos.
1 Monitorear funcionamiento de la red LAN:
Monitorear el funcionamiento de la red LAN
tanto a nivel de equipos activos como pasivos, Oficina de
Profesional
servicios, servidores, Switches, Patchpanels, Tecnologías e
Especializado
Patchcords, cableado, puntos de datos, Innovación
revisando y/o verificando los elementos para
establecer si existe algún inconveniente.
2 Monitorear funcionamiento de la red
inalámbrica: Revisar el funcionamiento de la
Oficina de
red inalámbrica a través de la actividad Profesional
Tecnologías e
registrada. Se monitorea para efectuar Especializado
Innovación
seguimiento de usuarios y poder realizar
análisis de uso.
3 Verificar conexión física y lógica de
equipos: En caso de presentarse un
inconveniente de conexión de algún equipo,
Oficina de
se verifican y se monitorean las conexiones Profesional Revisiones y
Tecnologías e
físicas de los equipos (punto de red, estado de Especializado mantenimientos
Innovación
la tarjeta de red, configuración local, actividad periódicos a los
en el switch, conexión en el rack y establecer equipos de
si la configuración del equipo es la adecuada). comunicaciones
4 Realizar diagnóstico de red en caso de
falla: Analizar los problemas presentados, se
identifica el área afectada y se realiza el
Oficina de
diagnóstico correspondiente, se analiza los Profesional
Tecnologías e
centros de cableado, puntos de red y equipos Especializado
Innovación
activos para establecer si el daño es interno,
diríjase a la actividad 6 o si es externo
continúe.
5 Identificar problema externo: Si es externo, Oficina de
Profesional
solicitar al proveedor la atención del servicio. Tecnologías e
Especializado
Innovación
6 Identificar problema interno: Si es de
Software, realizar actualización de firmware de Oficina de
Profesional
la máquina o corregir la configuración, verificar Tecnologías e
Especializado
si se encuentra en garantía, para proceder a Innovación
solicitarla o solicitar la contratación del
A4.P06 31/12/2013
VERSIÓN
4 de 4
respectivo mantenimiento.
7 Realizar Mantenimiento físico/lógico:
Revisar si se encuentra en garantía y Oficina de
Profesional
mantenimientos realizado, para requerirlo; si Tecnologías e
Especializado
no se encuentra en garantía, proceder a Innovación
solicitar el respectivo mantenimiento.
RESPONSABLE
PROFESIONAL ESPECIALIZADO
Inicio
F L U J O
Realizar Mantenimiento Físico

Monitorear Funcionamiento de
y Lógico
la Red LAN
Monitorear funcionamiento de
D E
Fin
la Red Inalámbrica
D I A G R A M A
Verificar conexión física y

lógica de equipos
Realizar Diagnóstico de Red

en Caso de Falla
Identificar Problema Interno /

externo

Nombre: Miller Janer Rios Nombre: Carlos A. Valencia Rubio Nombre: Comité de Coordinación
Cargo: Profesional Especializado Cargo: Representante Alta del Sistema Control Interno

V1.P01 31/12/2013
VERSIÓN 22/12/2016
AUDITORÍAS INTERNAS
3.0 PÁGINA:
1 de 6

“V1.P01 Auditorías Internas”
“EVALUACIÓN DE GESTIÓN Y CONTROL”


Procedimiento por etapas de auditoría
3.0 22/12/2016 Se modifica el numeral Garantizar el
uno del procedimiento cumplimiento del
con el fin de determinar Decreto 1072 de 2015.
el tiempo establecido
por auditoria.
V1.P01 31/12/2013
VERSIÓN 22/12/2016
3.0 PÁGINA:
2 de 6
Objetivo: Establecer el nivel de cumplimiento de la información documentada que forma parte del Sistema
Integrado de Gestión, para determinar la capacidad del sistema de gestión y lograr los objetivos especificados
en el mismo y asegurar el cumplimiento de los requisitos legales, reglamentarios y contractuales.
Alcance: El procedimiento aplica a la información documentada que hace parte del sistema integrado de
gestión (políticas, objetivos, procedimientos, indicadores, responsabilidades, gestión del cambio, aplicación del
sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo frente a los proveedores y contratistas, entre otros.)
Definiciones:
Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación
potencialmente indeseable.
Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación
indeseable.
Acción de Mejora: Acción tomada para eliminar la causa con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los
requisitos y optimizar el desempeño de los procesos de la administración.
Auditoría: Es un proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría, y

evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría.
Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría.
Conformidad: Cumplimiento de un requisito legal, reglamentario y contractual.
Criterios de Auditoria: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia.
Evidencia objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo, obtenidos por medio de la
observación, medición, prueba, etc.
Evidencia de auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que sea pertinente
para los criterios de auditoría y que sea verificable.
Hallazgos de auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los

criterios de auditoría.
Oportunidad de Mejora: Hallazgo de auditoría conforme, en el que se ha detectado a juicio del auditor una
oportunidad para aumentar la capacidad de la administración, para cumplir los requisitos y u optimizar el
desempeño de los procesos.
Programa de Auditoría: Conjunto de una o más auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado
y dirigidas hacia un propósito específico.
Requisito: necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.
Verificación: Confirmación mediante evidencia objetiva del cumplimiento de los requisitos.

V1.P01 31/12/2013
VERSIÓN 22/12/2016
3.0 PÁGINA:
3 de 6
Producto o servicio: Informe de auditoría interna.
Normatividad:
Constitución Política de Colombia 1991, articulo 209-268-269 y 354
Ley 87 de 1993, artículos 9, 10, 11,12 y 14.
Decreto 1826 de 1994, artículos 1, 2, 3
Directiva Presidencial 04 de 2000.
Decreto 2539 de 2000 el cual modifica parcialmente el Decreto 2145 de 1999.
Decreto 1537 de 2001 el cual reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993.
Directiva presidencial 10 de 2002.
Ley 872 de 2003.
Ley 909 de 2004, artículo 39.
Resolución 048 de 2004 de la CGN
Decreto 943 de 2014
Circular N.03 de 205
Decreto 153 de 2007
Ley 1474 de 2011
OHSAS 18001-2007
ISO 9001-2015
Manual Técnico, MECI 2014
Recursos:
. RESPONSABLE RESPONSABLE CONTROL
Programa de Auditorías Internas: Elaboración del
programa de auditorías internas para la evaluación
y seguimiento al Sistema de Gestión y Sistema de
Control Interno.
Asesor Oficina de
Se debe programar por lo menos una auditoria
Control Interno y Programa
anual al sistema de gestión de seguridad y salud en Oficina de
Profesionales Anual de
1 el trabajo con participación del COPASST. Control
Universitarios Auditorías -
Interno
designados al Formato
Los programas de auditoria al sistema de gestión
área. V1.P01.F01
de seguridad y salud en el trabajo se deben
establecer con base a los resultados de las
valoraciones del riesgo de las actividades de la
Alcaldía de Florencia y de los resultados de
auditorías previas.
V1.P01 31/12/2013
VERSIÓN 22/12/2016
3.0 PÁGINA:
4 de 6
Aprobación del Programa de Auditorias: Se

presenta ante el Comité Coordinador del Sistema Representante e
Comité
de Control Interno para la aprobación del Programa Integrantes del
Coordinador
Anual de Auditorías, en caso de que existan Comité Acta de
2 del Sistema de
observaciones se incorporaran dichos cambios, de Coordinador del Aprobación
Control
lo contrario se solicita el Acta de Aprobación al Sistema de
Interno.
representante del Comité y se procede a socializar Control Interno
el Programa entre los involucrados.
Preparación de los planes de auditoría: Se

Plan de
coordinan todas las actividades referentes a la
Auditoría
preparación y desarrollo de la auditoría, tales como Líder de auditoria
3 Equipo Auditor Interna –
Macro proceso/proceso o procedimiento, objetivo, y equipo auditor
Formato
alcance, tiempos y recursos de ejecución (plan de
V1.P01.F02
trabajo y programa de Auditoria)
Reunión de Apertura: Se realiza una reunión de

Inicio entre el equipo auditor y los responsables del
Macro proceso/proceso o procedimiento a auditar, Líder de
Acta de
con el propósito de confirmar el plan de auditoría, Equipo Auditor auditoria, equipo
Reunión
4 hacer un breve resumen de cómo se llevaran a y Área auditor y
Firmada por
cabo las actividades a ejecutar, se confirman los Auditada Responsables de
las partes
canales de información y se le brinda la oportunidad Área Auditada
al auditado de hacer preguntas.
Solicitud de Información: se solicita los registros

físicos y electrónicos que soportan el proceso serán
Solicitudes,
las fuentes desde donde se obtienen datos, los
Líder de Actas de
cuales deben relacionarse claramente en los
Equipo Auditor auditoria, equipo reunión,
papeles de trabajo. El análisis, interpretación y
5 y Área auditor y documentos
documentación de la información debe ser
Auditada Responsables de suministrados
supervisada para proporcionar una seguridad
Área Auditada por la parte
razonable de que se alcancen los objetivos, el
auditada.
alcance, los criterios de auditoría y mantenga la
objetividad del auditor interno.
Determinación de la muestra de auditoría:
Debido a la magnitud de la información y
Líder de Calculo de la
verificación total de los hechos ocurridos en un
6 Equipo auditor auditoria, equipo muestra de
proceso, se selecciona una muestra representativa
auditor auditoría.
cuyo objetivo es sacar conclusión del total de la
población.
Control a los Papeles de Trabajo: se realizara
Cuadro de
un cuadro de control de los papeles de trabajo, Líder de
Control
7 donde simplifica la totalidad de los documentos Equipo auditor auditoria, equipo
Papeles de
utilizados en el proceso auditor, con sus respectivas auditor
Trabajo
observaciones.
Diseño y Aplicación de pruebas de auditoria: Líder de
8 Equipo auditor
son técnicas que se utilizarán para la obtención de auditoria, equipo
V1.P01 31/12/2013
VERSIÓN 22/12/2016
3.0 PÁGINA:
5 de 6
las evidencias, dichas pruebas pueden ser de tres auditor

tipos: De control, analíticas y sustantivas. El auditor
interno debe ejecutar las actividades relacionadas
en las pruebas de auditoría, obtener datos y
evidencia necesarios para la correcta ejecución de
la auditoría y realizar los registros respectivos en
los papeles de trabajo.
Análisis y evaluación de datos e Informe

Preliminar (Hallazgos): En esta etapa se examina
y evalúa las actividades, proceso o procedimientos. Informe
Se establece la condición o realidad de los hechos, Líder de preliminar
9 los criterios de evaluación, la causa o diferencia Equipo auditor auditoria, equipo de hallazgos
encontrada, los efectos de la situación encontrada auditor de la
(posible proceso al que conlleva). Este proceso es auditoría.
con el cual se determina los hallazgos.
Reunión de cierre: Se llevará a cabo con los

funcionarios que atendieron la auditoría y los
responsable del proceso auditado; en dicho
encuentro se ratifican diferentes aspectos como: Asesor Oficina de
Equipo auditor
Presentar los resultados y observaciones del Control Interno,
y
trabajo, los hechos que constituyen fortalezas y Profesionales Acta de
responsables
oportunidades de mejora, los hechos que Universitarios reunión de
del Macro
10 constituyen exposiciones al riesgo relevantes, designados al cierre firmada
proceso/proce
Recoger opiniones y elementos que presente la área y por las
so o
unidad auditada para rectificar o ratificar las Profesionales partes.
procedimiento
conclusiones, Consensuar soluciones y plazos a los Universitarios del
auditado
problemas y deficiencias informadas, cuando esta área auditada
situación sea posible. Formalizar la reunión con un
acta.
Informe definitivo: Constituye la fase final del Asesor Oficina de

proceso de Auditoria, en el mismo se recogen todos Control Interno y
Informe
los hallazgos detectados y el soporte documental Profesionales
11 Equipo auditor Final de
para sustentar el dictamen emitido. Universitarios
Auditoría
designados al
área.
Evaluación de la auditoría: Con el objeto de
mejorar continuamente el proceso de auditorías Asesor Oficina de
internas del Sistema Integrado de, la Oficina de Control Interno,
Control Interno debe realizar una evaluación del Profesionales Encuesta
12 cumplimiento de procesos de auditoría con el Equipo auditor Universitarios aplicada a los
propósito de conocer las opiniones de los designados al auditados.
responsables de áreas auditadas respecto a la área.
efectividad del proceso.
V1.P01 31/12/2013
VERSIÓN 22/12/2016
3.0 PÁGINA:
6 de 6
RESPONSABLE
EQUIPO AUDITOR
Inicio Control Papeles

de Trabajo
Programación
Programa de Diseño y Aplicación

Auditoria de pruebas
FLUJO
Evaluación e Informe
Análisis y evaluación
Aprobación de datos e Informe
Preliminar (Hallazgos)
D E
Planeación
D I A G R A M A
Preparación de los Reunión de cierre

planes de auditoría
Ejecución
Reunión de Informe Definitivo

Apertura
Solicitud de Evaluación Auditoria -

Información Encuesta
Determinación de Fin
la Muestra

Nombre: Yohana Andrea Rojas – Sandra L. Nombre: Luz Mery Rubio Varón – Julian Nombre: Comité Coordinación del
Ramos Peñaloza Armando Gómez Cabrera Sistema de Control Interno
Cargo: Profesional Universitaria – Cargo: Secretaria Administrativa - Asesor Cargo:
Contratista

1059
CODIGO ALCALDIA DE FLORENCIA, CAQUETA FECHA DE EMISION

V1.P01.F01 23/12/2014
VERSION
PROGRAMA ANUAL DE AUDITORIAS - VIGENCIA _____
ALCALDÍA DE FLORENCIA 1.0 PAGINA
NIT No. 800.095.728-2
1 de: 1
ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMB OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE
No. AUDITORIAS
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
(digite la secretaria o despacho en la cual hara
1 adutoria)
(digite el tipo de auditoria o el proceso auditar)
(digite la secretaria o despacho en la cual hara

2 adutoria)
Verde AUDITORIA EJECUTADA
Negro AUDITORIA A EJECUTAR
Fecha: (digite la ciudad y fecha de elaboracion del programa anual de auditorias)

Elaboro: (diigte el nombre de quien elabora y proyecta este documento)
Cargo: (digite el cargo y area o secretaria de quien elabora este documento)
REVISO: (DIGITE LOS NOMBRES Y APELLIDOS) APROBO: (DIGITE LOS NOMBRES Y APELLIDOS)
JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO COMITÉ COORDINADOR DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Presidente
Nota:
Rellene los cuadros ubicados en la parte inferior de los numeros de la semana y meses del periodo auditar y ubicados al costado derecho de cada auditoria, utilizando los colores verde o negro; con el fin de programar o mostrar el avance realizado de lo programado con lo ejecutado
1060
CODIGO FECHA DE EMISION
ALCALDIA DE FLORENCIA - CAQUETA
V1.P01.F02 23/12/2014
VERSION
PLAN DE AUDITORIAS INTERNA
ALCALDÍA DE FLORENCIA PAGINA:
1.0
NIT No. 800.095.728-2 1 de 1
(escriba el nombre del proceso a

Plan de Auditoria al Proceso: Nombre del Procedimiento (escriba el nombre de los procedimientos a Auditar)
Auditar)
Objetivos de la Auditoría (Escriba el objetivo de la Auditoria)
Alcance de la Auditoría (Escriba el alcance que busca con la Auditoria a realizar)
CRONOGRAMA
ITEM ACTIVIDAD DE AUDITORIA AUDITOR RESPONSABLE
Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 5 Semana 6
(escriba en est casilla el nombre del
1 REUNION DE INICIO responsable o responsables de la
actividad de la Auditoria)
SOLICITUD DE INFORMACION RELACIONADA CON EL
2 PROCESO TENIENDO EN CUENTA EL OBJETO Y ALCANCE
DEFINIDOS
3 DETERMINACIÓN DE LA MUESTRA DE AUDITORIA
4 DISEÑO DE PAPELES DE TRABAJO
5 DISEÑO DE PRUEBAS DE AUDITORIA
6 APLICACIÓN DE PRUEBAS DE AUDITORIA
7 ANALISIS Y EVALAUCION DE DATOS
8 FORMULACIÓN DE HALLAZGOS
9 ACTIVIDADES DE REVISIÓN
REUNION DE CIERRE - PRESENTACIÓN DE RESULTADOS
10
(INFORME PRELIMINAR)
11 ACTIVIDADES DE REVISIÓN
12 PRESENTACIÓN DEL INFORME DEFINITIVO
13 SOLICITUD DE ELABORACION DEL P.M.
RECURSOS PARA LA EJECUCIÓN DE LA AUDTORIA
FINANCIEROS TECNOLÓGICOS RECURSOS HUMANOS
Diligencie en esta casilla los recursos financieros que requiera para Diligencie en esta casilla los recursos tecnologicos que requiera para llevar Diligencie en esta casilla los recursos humanos que requiera para llevar a
llevar a cabo la auditoria Ej: fotocopias, alimentacion y otros a cabo la Auditoria Ej: Portatil, escritorios, impresoras etc (diligencie en cabo la Auditoria Ej: Secretaria, archivista, ingeniero de sistemas etc
(Diligencie en caso de ser necesario) caso de ser necesario) (diligencie en caso de ser necesario)
Elaborado Por: (nombres y apellidos de quien elabora este docuemnto) Revisado Por: (nombres y apellidos del lider de auditoria quien revisa el documento)
Fecha Elaborado: (DD/MM/AAAA) Fecha de Revisión: (DD/MM/AAAA)
Nota: Rellene con color negro cada una de las casillas del cronograma por semana de acuerdo al tiempo requerido para ejecutar cada actividad de auditoria.
(tenga en cuenta el tiempo programado en el progarma anual de auditorias de la vigencia; esto con el fin de que el tiempo progaramado de este Plan de Auditoria Interna sea coherente)
V1.P02 31/12/2013
VERSIÓN 23/12/2014
ELABORACIÓN, SEGUIMIENTO Y
2.0 VERIFICACIÓN A PLANES DE PÁGINA:
MEJORAMIENTO 1 de 5

“V1.P02 Elaboración, Seguimiento y Verificación
a Planes de Mejoramiento”

2.0 23/12/2014 Modificación Ajuste de actividades,

Procedimiento nombre del
procedimiento y adición
de formatos
V1.P02 31/12/2013
VERSIÓN 23/12/2014
MEJORAMIENTO 2 de 5
Objetivo: Elaborar, presentar y realizar seguimiento y verificación de las acciones de mejora de ámbito
correctivo y preventivo pactadas en los Planes de Mejoramiento presentado ante la SIA CAQUETA, SIRECI e
institucional, logrando el cumplimiento oportuno y efectivo de las actividades propuestas por los responsables
de los procesos involucrados y en los términos estipulados, acatando los principios de eficiencia, eficacia y
economía.
Alcance: Verificar el cumplimiento de los compromisos adquiridos en el Plan de Mejoramiento, mediante la

obtención y análisis de evidencias e informando los avances dentro de los términos establecidos, buscando
corregir y prevenir futuros hallazgos en cada proceso; a falta de cumplimiento de los responsables de los
procesos, se le notificara de dicha situación al representante Legal y solicitara apertura de proceso
administrativo disciplinario.
Definiciones:
Acciones Correctivas: Es un actuación o efecto implementado a eliminar las causas de una no conformidad,
defecto, o situación indeseable detectada con el fin de evitar su repetición.
Acciones Preventivas: es aquella tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra
situación potencialmente indeseable.
Acciones de Mejora: Se relacionan con el hecho que a pesar que las cosas se están haciendo bien, o se está
cumpliendo con los requisitos del sistema, se pueden hacer mejor. Son aquellas acciones que aumentan la
capacidad de respuesta al usuario.
Plan de Mejoramiento: Su sigla será “P.M.” Instrumentos que consolidan el conjunto de acciones requeridas
para corregir las desviaciones encontradas en el Sistema de Control Interno, en el direccionamiento
estratégico, en la gestión y resultados de la entidad pública. Su finalidad es desarrollar una cultura
organizacional orientada al mejoramiento permanente de su función, efectuando las acciones correctivas en las
Políticas y en los distintos procesos y procedimientos propios de la gestión pública de manera oportuna, a fin
de garantizar el buen uso de los recursos públicos y una eficiente prestación del servicio que le ha sido
encomendado.
SIA CAQUETA: (Sistema Integral de Auditoria), plataforma de la Contraloría Departamental del Caquetá, por la
cual se rinde la información de presentación y avance a los Planes de Mejoramiento de la CDC en los cortes 30
de Junio y 31 de Diciembre de cada periodo fiscal.
SIRECI: (Sistema de Rendición Electrónica de Cuentas e Informes) plataforma de la Contraloría General de la

Nación, por la cual se rinde informes de Elaboración y Avance de Planes de Mejoramiento por procesos de la
CGR en los cortes 30 de Junio y 31 de Diciembre de cada periodo fiscal.
 Plan de Mejoramiento
 Reportes Plataformas SIA y SIRECI
 Evidencias
 Informes de seguimiento y Verificación
V1.P02 31/12/2013
VERSIÓN 23/12/2014
MEJORAMIENTO 3 de 5
Normatividad:
 Constitución Política de Colombia, artículos 119, 268 y 269
 Ley 87 de 1993 y decreto 1826 de 1994
 Decreto 1599 de 2005 y decreto 943 de 2014
 Resolución orgánica 7350 de 2013, emanada de la Contraloría General de la Republica
 Resolución 120 de 2008, emanada de la Contraloría Departamental del Caquetá
 Demás normatividad vigente relacionada
Recursos:
Tecnológicos:
Computadores, Impresora con fotocopiadora y escáner

Internet e Intranet de alta velocidad.
Logísticos:
Instalaciones con espacio suficiente

Escritorios individuales y mesas de trabajo, en condiciones ergonómicas saludables.
Humanos:
Un Jefe de Oficina: Contador Público Especializado

Tres Profesionales Universitarios: Dos Contadores Públicos y Un Abogado
Asistente técnico: Secretaría Ejecutiva
V1.P02 31/12/2013
VERSIÓN 23/12/2014
MEJORAMIENTO 4 de 5

Elaboración del P.M.: asesoría en la
Elabora:
elaboración del P.M. como Acciones Gerentes y jefes de Actas de
Dependencias
Correctivas, preventivas y de mejora, de áreas involucradas, Reunión y Plan
involucradas de la
acuerdo al informe final de la auditoría Jefe de Oficina Control de Mejoramiento
1 Administración
realizada por el órgano de control o la oficina Interno y Profesionales Elaborado-
Municipal.
de Control Interno (utilizar formato requerido Universitarios de los Formato
Asesora: Oficina
de acuerdo al ente auditor, formatos CDC, procesos involucrados V1.P02.F01
de Control Interno
CGR o Plan de Mejoramiento Institucional)
Presentación y Aprobación P.M.: se Representante
Reporte u oficio
presentara el Plan de Mejoramiento ante el Legal, Gerencias Representante Legal,
de Rendición y
ente de control que realizo la auditoria o secretarias Gerentes, Secretarios
2 Reporte u oficio
(externo o interno) al igual que su involucradas y de despacho y Jefe de
de aprobación de
aprobación. Oficina de Control Oficina Control Interno.
P.M.
Interno.
Socialización de PM Aprobado: Reunión Gerentes y secretarios
Oficina de Control
para socializar el PM debidamente aprobado, de despacho, Jefe de
Interno,
con el fin de dar a conocer las tareas, Oficina Control Interno Acta de Reunión
3 Gerencias y
términos y actividades a realizar. y Profesionales de socialización
secretarias
Universitarios de los
involucradas
procesos involucrados
Recolección de Evidencias para el
Seguimiento y Verificación al P.M.:
Gerentes y secretarios
Recaudo de evidencias físicas y digitales; Oficina de Control Formato de
de despacho, Jefe de
Validar cada una de ellas y determinar el Interno, seguimiento y
Oficina Control Interno
4 porcentaje de ejecución de las acciones Gerencias y verificación de
y Profesionales
propuestas dentro de las fechas establecidas secretarias cumplimiento a
Universitarios de los
para valorar su efectividad. (Se debe involucradas. P.M.- V1.P02.F02
procesos involucrados
diligenciar el formato de seguimiento y
verificación de cumplimiento a P.M.)
Reporte
Rendición de informe de avance del P.M: Jefe de Oficina Control
Rendición u
se rendirá el avance de PM con sus Oficina de Control Interno y Profesionales
5 oficio de
evidencias a las plataformas de los entes de Interno Universitarios
rendición de
control SIA, CIRECI y demás requeridos designados
informe
Elaboración y remisión de Informe de
Cumplimiento PM: Con los resultados
Informe de
obtenidos en el análisis de la información de Oficina de Control Jefe Oficina de Control
6 cumplimiento
evidencias y del avance del PM rendido, Interno Interno.
P.M.
elaborar informe de cumplimiento para ser
remitido a la Alta Dirección
Solicitud Apertura de Proceso
Oficio Solicitud
Disciplinario: En caso de incumplimiento
de Apertura al
con el P.M., se solicitara a la oficina de Oficina de Control Jefe Oficina de Control
7 Proceso
Control Interno Disciplinario iniciar proceso Interno. Interno.
Administrativo
Disciplinario Interno contra el responsable de
Sancionatorio.
la acción de mejora no cumplida
V1.P02 31/12/2013
VERSIÓN 23/12/2014
MEJORAMIENTO 5 de 5
RESPONSABLE
AUXILIAR
PROFESIONAL UNIVERSITARIO JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO
ADMINISTRATIVO
Inicio
Plan de
Mejoramiento Reporte de
Elaborado Rendición y
Aprobación P.M.
FLUJO
Socialización del
Actas de
Reunión P.M.
D E
Formato de Seguimiento y
D I A G R A M A
Verificación
Reporte de
Rendición
Avance PM.
Apertura Proceso
Administrativo Informe de
Disciplinario Cumplimiento PM
Remisión
Alta
Fin gerencia

Nombre: Edimer Gutiérrez Z. Nombre: Ana Cecilia Gil Rueda Nombre: Comité de Coordinación
Fecha: 01/09/2014
DD/MM/AA DD/MM/AA
1066

V1.P02.F01 ALCALDÍA DE FLORENCIA, CAQUETÁ 31/12/2013
VERSIÓN 23/12/2014
2.0 PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL
ALCALDÍA DE FLORENCIA PÁGINA:
NIT No. 800.095.728-2 1 de 1
SEGUIMIENTO Y VERIFICACION
(15) Avance
(8) Acción de (9) Descripcion (10) (11) Cantidad (12) fisico de
Mejora de la Actividad Unidad de Unidad de Responsable (13) ejecucion de (16)
(14) (17)
(1) Tipo de (2) No. del (3)Proceso (4)Procedimiento (Que actividad (Como se Medida medida Nombre del Fecha de la actividad % de Avance
(6) Descripción del Hallazgo. (7) Causas Fecha final Observaciones
Auditoria Hallazgo. Afectado Afectado se desarrollara cumplira la (De que manera (valor responsable de Inicio (en que estado de la
DD/MM/AAAA OCI.
para eliminar acción de se mide la numerico de la ejecutar las DD/MM/AAAA de avance se actividad
la causa raiz) Mejoramiento) actividad) actividad) acciones encuentra la
meta )
elaboró y Proyecto Aprobo:

Nombres: Jefe de Oficina de Control Interno
Responsables Plan:
Reviso:
Firma: Profesional Universitaio OCI
Nombres:
Firma:
Nombres:
Firma:
Nombres:
V1.P02.F02 23/12/2014 1067
VERSIÓN
SEGUIMIENTO Y VERIFICACIÓN A PLANES
1.0 DE MEJORAMIENTO PÁGINA:
1 de 2
(Campo para ser diligenciado

CONSECUTIVO No: por la oficina de Control FECHA
Interno) ELABORACION: (DD/MM/AAAA)
ENTE AUDITOR: (escriba el nombre de la entidad auditora Ej.: Contraloría Departamental del Caquetá,
Contraloría General de la Nación, Control Interno – Municipio de Florencia)
(Escriba el nombre de la Auditoria de acuerdo al formato Plan de Mejoramiento o

NOMBRE DE LA AUDITORIA:
informe final de auditoria Ej.: Gestión Contable vigencia 2012, Gestión Contractual
vigencia 2013, etc.)
ACCION DE MEJORA No. (digite _numero)
(Escriba la Acción de mejora relacionada en el Plan de Mejoramiento)
RESPONSABLE (quien reporta la
(Escriba el nombre de la secretaria y área o proceso responsable de reportar la
información):
información)
% DE
No. ACTIVIDAD EVIDENCIAS FISICAS/DIGITALES OBSERVACIONES AVANCE
(Campo para ser diligenciado por la

(escriba el contenido de la actividad de
acuerdo al número y acción de mejora
oficina de Control Interno)

relacionada anteriormente,
Se relaciona los documentos o medios
información extraída de la matriz del
electrónicos que evidencian el
plan de mejoramiento)
cumplimiento de la actividad ejemplo
1 Unidad de Medida: (Diligencie esta casilla)
(acto administrativo No., CD listado
(Se escribe la medida o variable de la
xxx, oficio No, nota de contabilidad
actividad mencionada, información
No., etc…)
extraída de la matriz del plan de
mejoramiento ejemplo (acta,
conciliación, estudio previo,
notificación etc…)
(Diligencie esta casilla)

2 (Diligencie esta casilla) (Diligencie esta casilla)
Unidad de Medida:
(Diligencie esta casilla)
NOMBRE: __________________________ NOMBRE: ________________________

Cargo: (Diligencie esta casilla) Cargo: (Diligencia oficina de Control Interno)
Proyecto. Reviso.
Nota: Si requiere más actividades, agregue los cuadros que sean necesarios; Los campos de color gris serán
diligenciados por la oficina de Control interno
V1.P02.F02 23/12/2014 1068
VERSIÓN
SEGUIMIENTO Y VERIFICACIÓN A PLANES
1.0 DE MEJORAMIENTO PÁGINA:
2 de 2
INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAMIENTO
Siga las instrucciones para el diligenciamiento del formato de Verificación y Cumplimiento a Planes de Mejoramiento
así:
Consecutivo No: Se diligencia mediante código (diligencia oficina de Control Interno:

 (Código A) se escribe el código al que corresponda el Plan de Mejoramiento:
o CDC: Contraloría Departamental del Caquetá
o CGR: Contraloría General de la Republica
o OCI: Plan de Mejoramiento Interno Alcaldía de Florencia
 (Código B) se escribe el año o periodo en que se elabora.
 (código C) se escribe el numero consecutivo del formato (001, 002, 003…)
Fecha Elaboración: Se escribe la fecha en que se elabora el formato Ejemplo (19 de Marzo de 2014)
Ente Auditor: Se escribe el nombre del ente de control que exige el Plan de Mejoramiento:
 Contraloría Departamental del Caquetá.
 Contraloría General de la Republica.
 Control Interno – Municipio de Florencia
Nombre de Auditoria: Se escribe el nombre de la Auditoria que se aplica en el plan de mejoramiento Ejemplo
(Gestión Contable, Gestión Contractual, Nomina, etc.)
Acción de Mejora No: (numero): se escribe el número o código de la Acción de Mejora de la auditoria
mencionada.
(Acción de mejora): se escribe la acción de mejora de la Auditoria mencionada.
Responsable: Se escribe el nombre de la secretaria y área o proceso responsable de reportar la
información.
No: Se escribe el número de la actividad que se realiza para dar cumplimiento a la acción de
mejora mencionada.
Actividad: Se escribe el contenido de la actividad de acuerdo al número relacionado anteriormente,
información extraída de la matriz del plan de mejoramiento.
Unidad de Medida: se escribe la medida o variable de la actividad mencionada, información extraída de la
matriz del plan de mejoramiento ejemplo (acta, conciliación, estudio previo, notificación
etc…)
Evidencias físicas: Se relaciona los documentos o medios electrónicos que evidencian el cumplimiento de la
actividad ejemplo (acto administrativo No., CD listado xxx, oficio No, nota de contabilidad
No., etc…)
Observaciones: Se escribe las observaciones que se hallaron durante el cumplimiento de la actividad, si se
logró cumplir totalmente, que falto por cumplir o que se está haciendo para cumplir en su
totalidad (a consideración del responsable).
% de Avance: Se escribe en número, el avance porcentual que se logró sobre la actividad, de acuerdo a
las evidencias, las observaciones y el seguimiento realizado.
V1.P03 31/12/2013
VERSIÓN
SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN AL MECI
1.0 PÁGINA:
1 de 4

“V1.P03 SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN AL MECI”

1.0 31/12/2013 Adopción
Procedimientos
V1.P03 31/12/2013
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
2 de 4
Objetivo: Orientar a la Administración Municipal hacia el cumplimiento Misional y la contribución de este hacia
los fines del estado.
Alcance: Seguimiento del sistema de control interno de gestión y evaluación de la Administración del Municipio
de Florencia.
Definiciones:
MECI: Modelo Estándar de Control Interno.
Autocontrol: Es la capacidad o cualidad que tiene cada funcionario Público para ejercer control sobre sus
actividades laborales, detectar permanentemente situaciones de irregularidades y desviaciones para tomar
correctivos con el fin de lograr el buen desarrollo del objetivo estatal, a si mismo poder visualizar lineamientos
preventivos para no volver a comer estas irregularidades.
Autoevaluación: Es una actividad programada y sistemática de verificación acerca de la efectividad en los

controles internos a nivel de los procesos permitiendo una visión clara e integral de los comportamientos de
cada área organizacional responsable, para el cumplimiento de las metas y los resultados previstos.
 Auditoria de Seguimiento y verificación al MECI
 Informe Final de Seguimiento y Verificación.
Normatividad:
 Constitución Política de Colombia
 Decreto 1599 de 2005, adopción del MECI
 Ley 87 de 1993
 Resolución 134 de 2008, Implementación MECI Alcaldía de Florencia
Recursos:
A. Tecnológicos: Computadores, Impresora con fotocopiadora y escáner. Internet e Intranet de alta

velocidad.
B. Logísticos: Instalaciones con espacio suficiente. Escritorios individuales y mesas de trabajo, en
condiciones ergonómicas saludables.
C. Humanos: Un Jefe de Oficina: Contador Público Especializado
Tres Profesionales Universitarios: Dos Contadores Públicos y Un Abogado
Asistente técnico: Secretaría Ejecutiva

1 Planificación de Seguimiento Oficina de Control Asesor de Oficina Matriz de Seguimiento
al MECI. Interno de Control Interno al MECI (ver formato)
2 Recolección de información Oficina de Control Profesionales Actas de Recolección

V1.P03 31/12/2013
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
3 de 4
en evidencias del MECI Interno Universitarios de Evidencias

asignados a la
Oficina de Control
Interno
3 Elaboración de Informe Oficina de Control Profesionales Informe Preliminar
Preliminar Interno Universitarios
asignados a la
Oficina de Control
Interno
4 Socialización del Informe Oficina de Control Asesor y Acta de Socialización
preliminar en mesa de trabajo Interno Profesionales del Informe Preliminar
de la Oficina de Control Universitarios
Interno, para realizar los asignados a la
ajustes necesarios, si así lo Oficina de Control
amerita Interno
5 Remisión de Informe revisado Oficina de Control Asesor de Oficina Oficio Remisorio -

al comité coordinador de Interno de Control Interno Informe Revisado.
Control Interno y delegado de
la Alta Dirección en el MECI,
para su respectiva
observación.
6 Solicitar al Representante de Oficina de Control Asesor de Oficina Oficio Remisorio

la Alta Dirección el Interno de Control Interno
cumplimiento de las
observaciones emitida por el
Comité de Coordinación del
Sistema de Control Interno.
7 Archiva conforme a la Ley Oficina de Control Auxiliar

General de Archivo Interno Administrativo
V1.P03 31/12/2013
VERSIÓN
1.0 PÁGINA:
4 de 4
RESPONSABLE
AUXILIAR PROFESIONAL ASESOR OFICINA CONTROL
ADMINISTRATIVO UNIVERSITARIO INTERNO
Inicia
Recolección de Planificación
Información Seguimiento MECI
FLUJO
Elaborar Informe
Preliminar
D E
D I A G R A M A
Socialización
Informe
Remisión al Comité
Solicitar
Archivo Cumplimiento

Nombre: Diego Farid Murillas Buitrago Nombre: Carlos A. Valencia Rubio Nombre: Comité de Coordinación del
Cargo: Jefe Control Interno Cargo: Representante Alta Dirección Sistema Control Interno
MECI Cargo:

V1.P04 22/12/2016
VERSIÓN
SEGUIMIENTO, MEDICIÓN, ANALISIS Y
1.0 EVALUACION AL SIG PÁGINA:
1 de 4

“V1.P04 SEGUIMIENTO, MEDICION, ANALISIS Y
EVALUACIÓN AL SIG”

1.0 22/12/2016 Adopción del Cumplir con la
procedimiento con el fin normatividad relativa a
de dar cumplimiento al la seguridad y salud.
V1.P04 22/12/2016
VERSIÓN
2 de 4
Objetivo: Analizar y evaluar los datos que surgen como resultado del seguimiento y medición, con el fin de
tomar decisiones que aseguren el cumplimiento de los objetivos enmarcados por la Administración Municipal.
Alcance: Aplica a todos los procesos que hacen parte del SIG de la Alcaldía de Florencia-Caquetá.
Inicia con la identificación de los objetivos y metas propuestas por la Administración Municipal y termina con la
formulación de acciones derivadas del análisis de los datos.
Definiciones:
Objetivos: Fin que se desea llegar, la meta que se pretende lograr.
Normatividad:
 Decreto 1072 de 2015

 OHSAS 18001-2007
Recursos:
A. Tecnológicos: Computadores, Impresora con fotocopiadora y escáner. Internet e Intranet de alta

velocidad.
B. Logísticos: Instalaciones con espacio suficiente. Escritorios individuales y mesas de trabajo, en
condiciones ergonómicas saludables.
C. Humanos: Un Jefe de Oficina: Contador Público Especializado.
Tres Profesionales Universitarios: Dos Contadores Públicos y Un Abogado.
Asistente técnico: Secretaría Ejecutiva.

1. Analizar los objetivos y metas Todos los procesos Gabinete Municipal Análisis de objetivos
propuestas por la Administración y metas
Municipal, con el fin de velar por Representante de la
su cumplimiento. Alta Dirección ante el
SG SST
2. Identificar las acciones a realizar Todos los procesos Gabinete Municipal Identificar la
seguimiento y/o medición y necesidad de
todas aquellas actividades que Representante de la medición que genere
conlleven al cumplimiento de las Alta Dirección ante el valor a los procesos
políticas establecidas por la SG SST
3. Realizar medición a las Todos los procesos Gabinete Municipal
actividades enmarcadas que
conlleven al cumplimiento de los Representante de la
objetivos. Alta Dirección ante el
SG SST
Para el cumplimiento de los
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objetivos y metas propuestas

para el SG SST, aplicar el
documento Objetivos y Metas
del SST.
4. Registrar y analizar resultados Todos los procesos Gabinete Municipal Análisis de datos
de manera cuantitativa y
cualitativa, en el formato Hoja de Representante de la
vida de indicador. Alta Dirección ante el
SG SST
5. Recopilar los resultados de los Secretaría de Profesional Actas de Recolección
indicadores de gestión aplicados Planeación y Universitario de Evidencias
por cada proceso, por medio del Ordenamiento
formato Hoja de vida de Territorial
indicador”.
6. Registrar y analizar la Secretaría de Profesional Análisis de datos
información resultante del Planeación y Universitario
seguimiento y medición en “el Ordenamiento
tablero de indicadores E2.TI01”. Territorial
7. Elaboración de Informe Secretaría de Profesional Informe Preliminar
Preliminar Planeación y Universitario
Ordenamiento
Territorial
8. Socialización del Informe Secretaría de Profesional Acta de Socialización
preliminar con el Secretario de Planeación y Universitario del Informe Preliminar
Planeación y Ordenamiento Ordenamiento
Territorial Territorial
9. Remisión de Informe revisado al Secretaría de Secretario de Oficio Remisorio -
Representante Legal. Planeación y Despacho – Informe Revisado.
Ordenamiento Profesional
Nota: Los resultados de los Territorial Universitario
indicadores relacionados con
SST serán remitidos a los
Representantes de la Alta
Dirección para su validación y
toma de acciones
10. Aplicar las acciones necesarias Todos los procesos Gabinete Municipal
a fin de asegurar el cumplimiento
de los objetivos enmarcados.
Nota: En caso de incumplir las
metas propuestas se aplican
acciones correctivas, conforme
al procedimiento E2.P02
Acciones Preventivas,
11. Archiva conforme a la Ley Secretaría de Profesional
General de Archivo Planeación y Universitario
Ordenamiento
Territorial
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RESPONSABLE
LIDERES PROCESOS/GABINETE MPAL. PROFESIONAL UNIVERSITARIO
Inicio
Analizar objetivo y metas
Identifico acciones de
seguimiento/medición
FLUJO
Realiza la medición
conforme a los objetivos y
metas
D E
Registra hoja de vida

indicador Recopilar información
D I A G R A M A
Registrar en tablero de
indicadores
Elaborar informe preliminar
Aplicar acciones Socialización de informe
Archivar
Fin

Nombre: Yohana Andrea Rojas M. Nombre: Luz Mery Rubio Varón Nombre: Comité de Coordinación del

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PROCEDIMIENTO DISCIPLINARIO
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“V2.PO1 PROCEDIMIENTO DISCIPLINARIO”
“CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO”

2.0 06/02/2017 Modificación Ajuste de área y

procedimiento responsables
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OBJETIVO: Adelantar un proceso disciplinario mediante las diferentes etapas procesales, tendientes a
establecer la conducta asumida por el servidor público, conforme a las disposiciones señaladas en la ley 734
de 2002, conducentes a determinar una decisión de fondo de abstenerse de imputar una sanción o de
imposición de sanción.
ALCANCE: El procedimiento inicia con la recepción de la queja o del informe y termina con el correspondiente
fallo del operador disciplinario de primera o segunda instancia.
DEFINICIONES:
DERECHO: Es la facultad de hacer o exigir todo lo que la Ley a la autoridad establecen a favor de alguien o
que le permite a quien puede hacerlo: - Facultad natural del hombre para hacer legítimamente lo que conduce a
los fines de su vida.
DISCIPLINA: La disciplina es el conjunto de reglas para mantener el orden y la subordinación entre los
miembros de un cuerpo.
OBEDIENCIA: Cumplir con lo que otro manda.
CUMPLIR: Hacer todo aquello que debe o a que se está obligada.
ETICA: Conjunto de principios y normas morales que regular las actividades humanas.
MORAL: Conjunto de reglas de conducta propuestas por una determinada doctrina o inherentes a una
determinada condición.
IMPARCIAL: Que juzga o procede sin parcialidad o pasión equitativa.
EL DEBER: Objetivamente considerada es el instrumento para encausar la obtención de un comportamiento

acorde con la mandado.
EFICAZ: Que tiene la virtud de procurar el efecto deseado
EFICIENTE: Poder y la facultad para obtener el efecto determinado – Aptitud competencia en el trabajo que se
desempeña.
DEBER: Objetivamente considerado, es el instrumento para encausar la obtención de un comportamiento

acorde con lo mandado.
FALTA DISCIPLINARIA. Incursión en cualquiera de las conductas o comportamientos previstos en el Código

Disciplinario Único, que conlleve incumplimiento de deberes, extralimitación en el ejercicio de derechos y
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funciones, prohibiciones y violación del régimen de inhabilidades, incompatibilidades, impedimentos y conflicto

de intereses, sin estar amparado por cualquiera de las causales de exclusión de responsabilidad, que da lugar
al adelantamiento de una acción disciplinaria y, consecuentemente, a la imposición de una sanción del mismo
tipo. (Art. 23 del C. D. U.).
POTESTAD DISCIPLINARIA. Facultad del Estado para investigar y sancionar a los servidores públicos y
particulares que ejerzan funciones públicas, que incurran en faltas disciplinarias.
INHIBITORIO: Decisión que no hace tránsito a cosa decidida, a través de la cual el operador disciplinario se
abstiene de adelantar una actuación disciplinaria, por encontrar, entre otros aspectos, que la queja es
manifiestamente temeraria, se refiere a hechos disciplinariamente irrelevantes, de imposible ocurrencia o
presentado de manera absolutamente inconcreta o difusa.
INDAGACIÓN PRELIMINAR. Etapa opcional que se adelanta dentro del procedimiento ordinario, cuya finalidad
es establecer la procedencia de la investigación disciplinaria, verificando la ocurrencia de la conducta,
determinando si es constitutiva de falta disciplinaria; o identificando e individualizando al autor de la misma.
INVESTIGACIÓN DISCIPLINARIA: Etapa del procedimiento ordinario, adelantada cuando se encuentra

identificado al posible autor o autores sanciones por conductas que previamente estén descritas como falta en
ARCHIVO DEFINITIVO: Decisión con fuerza de cosa decidida, a través de la cual se termina el procedimiento
disciplinario en cualquiera de sus etapas o al momento de evaluar la investigación, como consecuencia de
encontrarse demostrada cualquiera de las siguientes causales: que el hecho no existió, que la conducta no está
prevista en la Ley como falta disciplinaria, que el investigado no la cometió, que existe una causal de exclusión
de responsabilidad, que la actuación no podía iniciarse o proseguirse. (Arts. 73 y 164 del C.D.U.)
SEGUNDA INSTANCIA. Instancia superior que realiza un nuevo examen del asunto al resolver los recursos de
apelación o de queja.
REVOCATORIA DIRECTA: Acto administrativo en el cual se deja sin valor y efecto una decisión sancionatoria
de oficio o a petición de parte de conformidad con los artículos 122 y siguientes del C.D.U.
SANCIÓN: Pena de carácter administrativo que se impone a un servidor público considerado responsable de
cometer una falta disciplinaria previo al agotamiento de un proceso ordinario o verbal disciplinario, y en la cual
se cumple una función preventiva, correctiva y garantizadora de los principio constitucionales y verbales que se
deben observar en el ejercicio de la función pública.
SUJETOS PROCÉSALES: Personas autorizadas legalmente para intervenir dentro de la actuación

disciplinaria, con facultades expresas para solicitar, aportar y controvertir pruebas, intervenir en las mismas;
interponer recursos; presentar solicitudes y obtener copias de la actuación. En materia disciplinaria son el
investigado, su defensor y en algunos casos el Ministerio Público.
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PLIEGO DE CARGOS: Es una de las formas o posibilidades de evaluación de la investigación y constituye la

acusación directa que se hace en contra del disciplinado, con la cual ha de ser juzgado y sometido aun fallo, ya
sea absolutorio o sancionatorio. (Art. 163 del C.D.U)
PRODUCTO O SERVICIO: Fallo Absolutario o Sancionatorio
Normatividad:
Ley 734 de 2002 “Por la cual se expide el código disciplinario único establece un régimen de procedimientos y
sanciones que buscan salvaguardar el correcto ejercicio de la función pública.
Constitución Política de 1991
Circular Conjunta DAFP- PGN 001 de 2002. Mediante la cual se dispuso el funcionamiento de las Oficinas de
Control Disciplinario Interno en el Nuevo Código Disciplinario Único.
Código de Procedimiento Penal. Ley 600 de 2000. Por la cual se expide el Código de Procedimiento Penal. Por
principio de integración normativa, artículo 21 de la Ley 734 de 2002. Especialmente en materia probatoria Art.
130 del C. D. U.
Código de Procedimiento Penal. Ley 906 de 2004. Por la cual se expide el Código de Procedimiento Penal. Por
principio de integración normativa, artículo 21 de la Ley 734 de 2002. Especialmente en lo referente al principio
de oralidad de la actuación en el proceso Verbal Disciplinario.
RECURSOS:
A. Tecnológicos: Computador, Internet, impresora

B. Logísticos: Papelería, elementos de oficina
C. Humanos: Técnico Administrativo, Profesional Universitario, Profesional especializado.

RESPONSABLE RESPONSA CONTROL
BLE
Recepción Queja: Se Recibe queja -Libro radicador
1 proveniente de un ciudadano, de informe Oficina de Control Profesional -Oficios recibidos
suscrito por servidor público, de oficio, o Interno Universitario
anónimo Disciplinario -Auto Inhibitorio
Revisión de Queja: Se evalúa la queja y se -Auto de
2 procede a dictar: Oficina de Control Indagación
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a) Auto Inhibitorio , o Interno Jefe de Preliminar

b) Ordena auto de apertura de Indagación Disciplinario Oficina
Preliminar. -Notificación
Notificación: Se procede a notificar a los Oficina de Control Personal
3 sujetos procesales del auto inhibitorio o auto Interno Profesional - Edictos
de apertura de indagación preliminar. Disciplinario Universitario
Práctica de Pruebas: Se procede a practicar Oficina de Control Profesional
4 las pruebas decretadas en el auto de Interno Universitario
indagación preliminar. Disciplinario -Diligencia de
Evaluación Expediente: Se evalúa el Declaración
expediente y se procede a dictar: Oficina de Control Jefe de -Diligencia de
a) Auto de apertura de investigación Interno Oficina ampliación de
5 disciplinaria, o Disciplinario queja.
b) Se ordena auto de Archivo. - Diligencia de
Valoración de la Investigación: Al evaluar el versión libre.
mérito de las pruebas recaudadas se realizara Jefe de
6 el cierre de la investigación disciplinaria y/o se Oficina de Control Oficina
procede hacer la calificación de la Interno
investigación y se dictara: Disciplinario
a) Auto de pliego de cargos, o -Notificación
b) Auto de archivo definitivo. personal
Notificación:
Se notifica a los sujetos procesales: Oficina de Control Profesional
7 a) Auto de archivo definitivo, o Interno Universitario
b) Auto de pliego de cargos. Disciplinario -Fallo absolutorio
Fallo: Se profiere fallo Absolutorio o Oficina de Control Jefe de -Fallo
Sancionatorio y se procede a comunicar y Interno Oficina sancionatorio
8 notificar a los sujetos procesales. Disciplinario
Resolución Interposición de Recursos: De -Constancia de
interponerse recursos, verificar si proceden Oficina de Control Jefe de ejecutoria
9 ante el nominador, luego se procede a Interno Oficina
notificar el auto que resuelve la procedencia Disciplinario
del recurso, o de lo contrario dejar constancia
de ejecutoria y archivar el expediente. Si
aplica, pasa a la siguiente actividad.
Cumplimiento Segunda Instancia: Despacho Alcalde (sa)
10 Revisar, aprobar y firmar el proyecto de auto Alcalde( sa) Delegado
que ordena dar cumplimiento a lo resuelto por Oficina Asesora Oficina
la segunda instancia. Jurídica Asesora
Jurídica
11 Archivo expediente disciplinario en Secretaría Profesional
cumplimiento a la Ley General de Archivo Administrativa Universitario
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RESPONSABLES
PROFESIONAL UNIVERSITARIO JEFE DE OFICINA C.I.D. ALCALDE
(SA)
Recepción Revisión Queja
de Queja
FIN
Indagación Auto
Preliminar Inhibitorio
Notificación
DIAGRAMA DE FLUJO
Evaluación
Práctica de
Expediente
Pruebas
Valoración de la
Investigación
FIN
Auto Pliego Auto de

Cargos Archivo
Notificación Fallo y
Notificación Resolución
Recurso
Cumplimiento
Archivo Segunda Instancia

Nombre: Yenifer Piñeros Murcia- Nombre: Andrés Ricardo Álvarez Nombre: Comité Coordinación Sistema
Cargo: Profesional Universitario Cargo: Jefe Oficina Control Interno de Control Interno
Disciplinario Cargo:

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MANUAL DE PROCESOS

Florencia, Mayo de 2.018

PALACIO DE GOBIERNO MUNICIPAL

PALACIO DE GOBIERNO MUNICIPAL

PALACIO DE GOBIERNO MUNICIPAL

PALACIO DE GOBIERNO MUNICIPAL

PALACIO DE GOBIERNO MUNICIPAL

PALACIO DE GOBIERNO MUNICIPAL

PALACIO DE GOBIERNO MUNICIPAL

PALACIO DE GOBIERNO MUNICIPAL

PALACIO DE GOBIERNO MUNICIPAL

PALACIO DE GOBIERNO MUNICIPAL

PALACIO DE GOBIERNO MUNICIPAL

PALACIO DE GOBIERNO MUNICIPAL

El presente documento contiene el Mapa de Procesos, incluido sus caracterizaciones y descripción

1.1 OBJETIVO GENERAL

Consolidar un documento que permita visualizar los procesos y procedimientos identificados en la

PALACIO DE GOBIERNO MUNICIPAL

Secretaría de Ambiente y Desarrollo

2.1 DISTRIBUCIÓN DEL MANUAL

1. El Original. Del manual de procesos y procedimientos estará bajo la custodia de Secretaría

2.2 INTEGRACIÓN Y CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS – MAPA DE PROCESOS

De conformidad al enfoque basado por Procesos de la Administración Municipal, a continuación se

PALACIO DE GOBIERNO MUNICIPAL

TIPO DE PROCESO MAPA DE PROCESOS - ALCALDÍA DE FLORENCIA, CAQUETÁ

A1.GESTIÓN A2.GESTIÓN JURÍDICA Y A3.GESTIÓN FINANCIERA A4.GESTIÓN DE

Evaluación V1. EVALUACIÓN DE V2. CONTROL INTERNO

NOMBRE DEL PROCESO: PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

Secretario para la Gerencia de la Gobernabilidad, Ordenamiento e Institucionalidad, Secretario (a) de Despacho de

ENTRADAS QUE REGULAN EL PROCESO

Asesorar y Orientar a la comunidad en general en la formulación de proyectos

Elaborado Por: Revisado Por: Aprobado Por:

ACTA No. ____

CIUDAD FECHA HORA

ORDEN DEL DÍA

LECTURA Y APROBACIÓN DEL ACTA

Y no quedando más asuntos a tratar, se levanta la sesión siendo las ___________

Para Constancia firman:

CIUDAD, FECHA: HORA: LUGAR:

ASUNTO: HOJA ________ de _________

ASUNTOS PENDIENTES-COMPROMISOS O TAREAS:

FECHA: DESDE _____________ HASTA ______________

Responsable Seguimiento Revisó Aprobó

ACTA DE NOMBRAMIENTO REPRESENTANTE DE LA ALTA DIRECCION AL SISTEMA DE GESTION

Yo, ____________________________; actuando como Alcalde Municipal de la ciudad de Florencia-Caquetá, reitero

Elaborado Por: Revisado Por: Aprobado Por:

Fecha: 28/10/2016 Fecha: 28/10/2016 Fecha: 30/11/2016

VERSIÓN FECHA DE ACTUALIZACIÓN

NOMBRE DEL PROCESO: SISTEMA DE GESTIÓN

ENTRADAS QUE REGULAN EL PROCESO

VERSIÓN FECHA DE ACTUALIZACIÓN

TALENTO HUMANO FÍSICOS Y TECNOLÓGICOS

CARGO PERFIL NOMBRE CARACTERÍSTICAS

Derecho, Administradores, financieros,

Muebles, enseres y elementos

VERSIÓN FECHA DE ACTUALIZACIÓN

Ver Mapa de Riesgos

Elaborado Por: Revisado Por: Aprobado Por:

Fecha: 20/11/2013 Fecha: 28/11/2013 Fecha: 30/12/2013

VERSIÓN NOMBRE DEL PROCESO

NOMBRE DEL PROCESO:

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO:

ASUNTO: HOJA de _

FECHA: DESDE _ HASTA __