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Establecimiento de la necesidad
En los más de 20 años de experiencia trabajando con pequeñas y mediana empresa del país, implementado sistemas
ERP, detectamos la necesidad de acortar los plazos de emisión de cuadros de resultados reales, para le mejor toma de
decisiones. El problema mas grande para lograrlo es la valuación de lo bienes de cambio de la empresa, que
representan (en parte) el costo de los bienes vendidos. En Master Solutions, desarrollamos e implementamos con
éxito, un proceso de costeo automático, que es independiente de la forma de valuación de los productos que haya
seleccionado al empresa, y que abarca diferentes formas de comercialización.
Objetivos
• Obtener a fin de cada período de control contable, un reporte de gestión de inventarios valorizado, que concuerde
con los datos contables expresado en las cuentas que representan bienes de cambio y de esta forma poder obtener
un resultado operativo en dicho periodo,
• Establecer un mecanismo para obtener la deuda real mantenida con los proveedores, por la adquisición de bienes
de cambio y/o materias primas.
• Determinar la rentabilidad contable de las ventas, en funaión al costo contable de los bienes y no en función al
costo comercial de los mismos.
• Observar estos objetivos, en la contabilidad, y no como simples reportes de gestión.
Ejemplo planteado
El ejemplo a tener en cuenta, contempla una empresa que comercializa productos, los cuales adquiere en pesos,
dólares o cualquier otra moneda extranjera. También produce algunos de ellos, y la modalidad de compra y venta
puede contener operaciones anticipadas. Solo para el ejemplo, no tendremos en cuenta comprobantes como,
presupuestos, notas de pedidos, requerimientos, pedidos de cotización, ya que si bien son importantes para el control
interno, no son tan importantes a la hora del costeo de productos. De todos modos haremos referencia a ellos según
nos sea necesaria.
Proceso de costeo de bienes de cambio 2
Definiciones
• Operaciones Normales
• Definimos como operaciones normales de ventas, a aquellas en donde en el proceso básicamente es primero se
remite y luego se factura, con variantes de emisión de presupuesto, nota de pedido, etc.
• Las operaciones normales de compras, son aquellas donde se recibe primero la mercadería y luego la factura
del proveedor. Incluso si ambas llegan en el mismo momento, son consideradas normales.
• Operaciones anticipadas
• Definimos como operaciones anticipadas de ventas, a aquellas en donde primero se emite la factura y
posteriormente se remiten los bienes. Esta modalidad es muy utilizada en las empresas de Agronegocios.
También en el circuito puede participar presupuestos y notas de pedido.
• Las operaciones anticipadas de compras, son aquellas donde el proveedor primero nos envía la factura y
posteriormente (en general despues de haber recibido nuestro pago), nos envía la mercadería con remitos.
Comprobantes
• Compras
• Requerimiento: Es el comprobante interno que los sectores de la empresa utilizan para solicitar la compra de
productos.
• Pedido de cotización: Es el comprobante interno por el cual el sector de compras, solicita sus proveedores la
cotización de los productos requeridos.
• Orden de compra: Es el documento por el cual la empresa solicita formalmente a su proveedor, los productos
que en ella se mencionan y básicamente definiendo la fecha y lugar de entrega, cantidades, precios y condición
de pago
• Nota de recepción: Se emite este comprobante, cuando son recibidas las mercadería entregadas por el
proveedor. En ella se menciona el remito por el cual se entrego la mercadería y se validan las condiciones
establecidas en el orden de compra.
• Factura de compras: Es el documento por el cual el proveedor cobrará las mercaderías entregadas. Debe estar
en concordancia con la orden de compra y la nota de recepción.
• Ventas
• Presupuesto: Documento por el cual informamos al cliente, los valores, cantidades, condiciones de entrega y
pago, de los productos solicitados por éste.
• Nota de pedido: Documento interno, por en el cual detallamos las mercaderías solicitadas por el clientes,
respetando las condiciones del presupuesto (si es que lo hubo)
• Remito: Documento en el que se detallas los productos enviados el cliente, según lo solicitado en la nota de
pedido.
• Factura de ventas: Documento donde figuran los valores de los productos enviados al cliente y que representa
el sustento legal para la cobranza.
• Inventarios
• Ajustes por merma. Documento interno para dar de baja faltantes detectados en el inventario físico.
• Ajuste por sobrante: Documento interno para dar de alta sobrantes detectados en el inventario físico.
• Producción
• Parte de producción: Documento interno por el cual se dan de alta los productos terminados o
semielaborados, provenientes del proceso productivo.
• Consumo de materias primas y componentes: Documento interno relacionado directamente al parte de
producción, donde se detallan los insumos necesarios (materias primas, componentes, semielaborados, etc), y
costos de fabricación, utilizados para crear los productos terminados.
Proceso de costeo de bienes de cambio 3
Estas definiciones tal vez no sean las mas formales, pero alcanzan para describir el proceso en general y son tal cual
se utilizan en Eternum.
Compras
El proceso completo de compras puede ser configurado a necesidad del cliente, utilizando requerimiento, pedidos de
cotización, ordenes de compras, con aprobación y/o confirmación de los mencionados comprobantes. De todos
modos, el comprobante que debemos enfocar para el proceso es la nota de recepción, ya que es la base del costo de
los productos.
Operaciones normales
Nota de recepción
La nota de recepción se registra de la siguiente forma:
Proceso de costeo de bienes de cambio 4
Observaciones:
• En caso de existir un flete a pagar para adquirir la mercadería, podemos ingresarlo en la nota de recepción
• El costo final de la mercadería, será entonces de $ 370, es decir el precio del producto, mas el flete.
• Todos aquellos conceptos que se necesiten para realizar la compra podrán ser afectados (o no) al precio de
compra del producto. Para el caso de importaciones, podemos tener varios conceptos que afectan al costo del
producto.
• En caso de adquirir mas de un producto, el sistema puede prorratear los conceptos entre cada producto, según
diferentes parámetros:
• Por peso
• Por volumen
• Por valoración
• Por porcentaje de derechos de importación
Factura de compra
La factura de compras, se registra contablemente de la siguiente forma:
Observaciones:
• La variación por tipo de cambio se utiliza si hubiera una diferencia entre el tipo de cambio al momento de la
recepción y el tipo de cambio de la factura. Recordemos que la provisión de facturas a recibir, debe quedar en
cero.
• La variación de valor de compra, informa desvíos generados por el proveedor entre la orden de compra y la
factura. Debería ser una alerta de control interno, ya que el proveedor no cumplió lo que expreso en la orden de
compra.
• Las cuentas indicadas con (*), no son necesariamente obligatorias.
Proceso de costeo de bienes de cambio 5
Operaciones anticipadas
Observaciones:
• La variación de valor de compra, informa desvíos generados por el proveedor entre la orden de compra y la
factura. Debería ser una alerta de control interno, ya que el proveedor no cumplió lo que expreso en la orden de
compra.
• Las cuentas indicadas con (*), no son necesariamente obligatorias.
Nota de recepción
La nota de recepción se registra de la siguiente forma:
Observaciones:
• Valen las mismas observaciones que para las recepciones normales
• En el caso de compras en moneda extranjera, se puede optar por recibir la mercadería al tipo de cotización de la
factura, o correr un proceso de revalúo de mercadería en transito recibida
Control interno
• No puede haber recepciones por compras que no apliquen a una orden de compra o a una factura anticipada.
• Todos los productos deben ser valorizados al momento de la recepción, con la única excepción de la mercadería
recibida sin cargo, que deberá ser indicada como tal.
• Las diferencias de precio, por cambios realizados por el proveedor, deben ser indicados en cuentas separadas,
para un mejor seguimiento de la efectividad de las compras.
• No se puede recibir mas mercadería que la indicada en la orden de compra, salvo que se indique un porcentaje de
tolerancia (muy utilizado para las compras a granel).
• Para medir la eficacia de la compra y la calidad del proveedor, podemos revisar los siguientes puntos:
• La calidad de la mercadería es correcta ?
• Se respeto el precio pactado en la orden de compra ?
• Se recibió la cantidad justa solicitada ?
• Se respeto la fecha de entrega acordada ?
Proceso de costeo de bienes de cambio 6
Ventas
Si bien el proceso completo de ventas puede incluir la utilización de presupuestos, notas de pedido, con sus
correspondientes aprobaciones y/o autorizaciones, para el proceso que estamos revisando, el comprobante a analizar
es la factura y en el caso de las ventas anticipadas, la factura y el remito.
Operaciones normales
Observaciones:
• Al momento de crear la factura, el sistema realiza solo la parte del asiento que refleja la venta.
• Al momento de lanzar el proceso de asiento de costo de venta y variaciones de precio el sistema agrega al final
los renglones referentes al costo.
• Esta forma de trabajo, permite ver en la misma factura el margen bruto de ventas, de forma muy sencilla.
Operaciones anticipadas
Observaciones:
• Valen las mismas observaciones que para la factura de venta normal
• Notese la diferencia con la factura normal, en cuanto a la baja de la mercadería. En este caso se utiliza en cuanta
reguladora del activo (Mercadería pendiente de entregar), ya que la misma aun no fue entregada.
Proceso de costeo de bienes de cambio 7
Observaciones:
• Si la entrega de la mercadería se produce en el mismo periodo contable, no existirá un revalúo de la mercadería
pendiente de entregar.
• Por el contrario, si se produce un periodo diferente y el costo del producto cambió, se debe revaluar la mercadería
pendiente de entregar.
Ajustes de inventarios
Los ajustes de inventarios se pueden dar por varios motivos, lo importante es que siempre genera una baja o alta en
bienes de cambio. La cuenta de contrapartida (de resultado), la podemos resumir en Diferencia de inventarios, pero
puede ser reemplazada por alguna otra que represente exactamente el porque del ajuste, como por ejemplo robo de
mercadería, decomiso, etc
Control interno
• Como los ajustes representan pérdidas (o ganancias) directas al cuadro de resultados sin mediación de un proceso
de control, es importante establecer un punto de autorización del ajuste, de modo tal que esta que esta no sea
realizada, el ajuste no tiene validez.
• Se desprende del punto anterior, que la cierre de un periodo contable, no deben existir ajustes pendientes de
autorizar, es decir se debe tomar una decisión, se autoriza o se elimina el ajuste.
• No se pueden hacer ajustes por sobrantes de mercadería que nunca se compró o fabricó, ya que no existe un
documento contable que sustente su costo. En caso de ocurrir un situación de éste tipo (por error u omisión), se
debe ingresar al sistema un costo manual, con una referencia que indique como se estableció el costo del
producto.
Producción
La producción de bienes, en lo que respecta al movimiento de inventarios, ocupa generalmente dos comprobantes
(pueden ser varios mas). Uno, el parte de producción y otro el consumo de materias primas. Los otros comprobantes,
pueden estar referidos al scrap de producción, que puede ser positivo, negativo o retornable.
Observaciones:
• La apropiación de gastos representan gastos que la empresa realiza para poder fabricar los productos terminados,
como ser mano de obra, energía eléctrica, mantenimiento preventivo, etc.
• M.P. significa materias primas
Parte de producción
El parte de producción realiza el siguiente asiento contable:
Observación:
• P.T significa producto terminado
• Puede que en la realidad la cuenta mercadería en procesos productivos no quede en cero, pero la diferencia
debería ser mínima, debido a redondeos.
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Control interno
• Todos los productos a fabricar deberían tener su correspondiente planilla de costos donde consta el costo estándar
del producto
FORMULA DE COSTO
STOCK INICIAL + COMPRAS +/- AJUSTES - VENTAS = STOCK FINAL
Cada componente de esta formula, debe representar importes, que provienen de multiplicar las cantidades por el
costo del producto. Este costo deberá ser el mismo un cada componente de la formula.
Una vez obtenido el revalúo de todos los productos se realiza el proceso de actualizar el costo de cada producto y a
realizar el asiento contable correspondiente, de la siguiente forma si el revalúo es positivo:
Luego de ejecutar este proceso, podemos decir que el STOCK INICIAL del periodo, esta valuado correctamente,
según cada producto.
Compras
Ajusta cada compra realizada en el periodo, al valor del costo calculado en el proceso de revalúo.
Si la compra analizada tiene un costo mayor que la ultima compra, el sistema realizará el siguiente asiento:
Observaciones:
• Se verifica que los bienes de cambio fueron valuados al valor de costeo, no a lo que compramos al proveedor.
• La cuenta bienes de cambio valor real queda en cero, pero el análisis del debe (o del haber) de la cuenta, nos
indica el valor real de compra
• La variación de precio en este caso representa una perdida porque el valor de la mercadería es mas alto que el
costo del periodo.
por otro lado, si el costo de la compra analizada en menor al costo del periodo, tendremos el siguiente asiento
contable:
Observaciones:
• La variación de precio en este caso representa una ganancia porque el valor de la mercadería es mas bajo que el
costo del periodo.
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Producción
Ajusta cada parte de producción realizado en el periodo, al valor del costo calculado en el proceso de revalúo.
Si el parte de producción tiene un costo mayor al costo estándar de fabricación, se realizara un asiento como el
siguiente:
Observaciones:
• Se verifica que los bienes de cambio fueron valuados al valor de costeo, no a lo que el parte de producción indica.
• La variación de precio en este caso representa una perdida porque el valor del producto terminado es mayor que
su costo estándar del periodo.
por otro lado, si el costo de fabricación es menor al costo estándar del periodo, tendremos el siguiente asiento
contable:
Observaciones:
• La variación de precio en este caso representa una ganancia porque el valor de la mercadería es mas bajo que el
costo del periodo.
Ventas
El análisis de las facturas de ventas es sencillo, y el sistema completa la segunda parte del asiento contable (la del
costo), tal como se detallo en el apartado de facturas de ventas.
Detallamos aquí el asiento contable del costo, para la factura normal y para la factura anticipada:
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FORMULA DE COSTO
STOCK INICIAL + COMPRAS +/- AJUSTES - VENTAS = STOCK FINAL
DATO DESCRIPCION
Año Año del periodo
Mes Mes del periodo
Producto Código del producto
Uni. Unidades al cierre anterior
Cierre
Val. Cierre Valor de la unidad al cierre anterior
Valor Costo del producto para el cierre corriente
Revaluo Importe del revalúo del periodo
Compras Unidades totales compradas
Ajustes Unidades torales ajustadas (+/-)
Ventas Unidades totales vendidas
Stock Stock calculado como Uni.Cierre + Compras + Ajustes - Ventas
Stock real Stock real en el deposito
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Control interno
• El reporte contable de control toma la información de esta tabla, por lo tanto si una vez ejecutado el proceso
completo, se detecta una diferencia y la misma es corregida via un ajustes (por ejemplo), se deben correr
nuevamente todos el proceso completa, ya que hasta que no se actualice esta tabla, no se modificaran los datos del
reporte contable.
Comentarios finales
El proceso es esencialmente complejo e involucra las secciones mas importantes de la empresa. Implementar éste
proceso como política de la empresa, en forma mensual, garantiza el control de todas las operaciones mencionadas.
Los beneficios obtenidos son:
• Seguimiento de los margenes de ventas
• Seguimiento de los costos estándar de producción
• Validación de la efectividad de la compras
• Control y conciliación de las operaciones que quedan pendientes
• Control de stock.
No encontramos desventajas para mencionar. Tal vez alguna podría ser que, para organizaciones no acostumbradas a
trabajar en forma ordenada, la aplicación de este procedimiento (sin haber previamente organizados los demás
procesos), podría resultar en enormes cantidades de diferencias, tediosas de resolver, que podrían hacer desistir del
uso del mismo.
Historial de Cambios
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