TRABALHO FINAL – MATEUS VUADEN BARZOTTO

Antes da existência de computadores, nas empresas que executavam projetos

de grande porte, os gestores de projetos tinham atividades muito burocráticas e
estavam preocupados apenas com prazos e custos. Para fazer com que o
gerente de projetos se envolvesse mais ativamente no projeto, as equipes de
projetos começaram a delegar tarefas a administradores de projetos, que se
encarregariam pela burocracia. Poderia haver um administrador de projetos
responsável pelos comunicados, relatórios e registro do tempo de trabalho nas
reuniões da equipe.
Ao longo do tempo, com a evolução da tecnologia os administradores de projetos
tiveram um alivio das tarefas de gerenciamento de documentação, mas as
empresas delegaram responsabilidades adicionais.
Através de uma derivação destes administradores de projetos que surgiram as
primeiras noções de Escritórios de Gerenciamento de projetos.

O que é PMO:
• PMO padroniza os processos de governança relacionados a projetos, e
facilita o compartilhamento de recursos, metodologias, ferramentas e
técnicas.
• Está diretamente ligado ao planejamento estratégico, cultura
organizacional e política da empresa, existe em função de um objetivo de
negócio definido. Enquanto o gerente de projetos vai trabalhar para
garantir que o seu projeto seja bem feito e tenha sucesso, o gestor do
portfólio vai trabalhar para que os projetos certos sejam executados de
forma que os objetivos do portfólio sejam alcançados.
• As responsabilidades de um PMO podem variar, desde o fornecimento de
funções de apoio ao gerenciamento de projetos até a responsabilidade
real pelo gerenciamento direto de um ou mais projetos.

Funções:
1. Foco: os GPs concentram-se nos objetivos especificados nos projetos,
enquanto que, o PMO busca alcançar os objetivos estratégicos da
organização;
2. Recursos: o gerente de projetos controla os recursos alocados ao
projeto. Por outro lado, o PMO otimiza o uso dos recursos organizacionais
compartilhados entre todos os projetos;
3. Gerenciamento: o gerente de projetos gerencia escopo, cronograma,
custo e qualidade, enquanto que, o PMO gerencia padrões, metodologias,
analisa riscos/oportunidades globais e as interdependências entre os
projetos no nível empresarial.
Qualidades:
✓ Aumento da rentabilidade: entre os objetivos do PMO estão garantir um
bom gerenciamento dos projetos, aumentar as taxas de sucesso e
aprimorar os resultados da empresa.
✓ Possibilidade de melhorar a taxa de sucesso dos projetos: Com a
centralização dos projetos em uma única gestão e o direcionamento
adequado de recursos, as chances de conseguir aumentar a taxa de
sucesso são bem maiores.
✓ Ajuda a criar produtos melhores: Com o PMO as equipes passam a ser
formadas por especialistas de diversas áreas que atuarão em conjunto
para atingir um objetivo em comum.
✓ Os gerentes de projetos podem focar no que é relevante: Sem um
PMO implantado, o gerente de projetos passa muito tempo
acompanhando o andamento das atividades, controlando os recursos e
monitorando as informações. Com o escritório de projetos, esse tipo de
atividade passa a ser de responsabilidade do PMO.
✓ Qualificação de Colaboradores: A interação com outras áreas do
negócio e o compartilhamento de informações faz com que o escritório de
projetos acabe assumindo um papel de consultoria dentro da empresa.
Nesse sentido, os colaboradores são constantemente treinados.
✓ Aprimoramento dos processos: Por meio do PMO, torna-se possível
identificar os processos ineficientes e os pontos em que as falhas
ocorrem. A vantagem é que o escritório de projetos ajuda a promover
correções e ações de melhorias, buscando uma gestão mais enxuta,
reduzindo os desperdícios.
✓ Lições Aprendidas: com o PMO há uma padronização nos relatórios de
desempenho, fortalecendo o Benchmarking interno, registrando e
centralizando informações e lições aprendidas sobre projetos.

Dificuldades:
– Existe uma resistência muito grande por parte de várias empresas,
principalmente no que se refere à gestão de projetos e centralizar a
estratégia em uma área.
– Um escritório de projetos bem sucedido deve ser produtivo e colaborativo e
deve estar na liderança de novas iniciativas, auxiliando a reduzir custos e a
melhorar a execução de projetos. Não há espaços para custos extras no
mundo corporativo.
– Começar com um modelo organizacional claro. Aderir a ele, apesar das
preocupações e queixas do tipo "Não vai funcionar conosco".
– Perceber que a mudança deve ser feita de cima para baixo. A organização
precisará de uma liderança unida.
– Realizar reuniões de comunicação entre todas as partes afetadas.
Problamas de comunicação são gravissimos, começam a gerar
desconfiança e tirar o desenvolvimento do caminho certo.
– Elaborar descrições de cargos dentro do escritório de projetos. Funções e
responsabilidades devem ser claras.