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Einreichung von Abschlussarbeiten

1. Ab 1. Dezember 2014 werden die Abschlussarbeiten (wissenschaftliche und künstlerische


Diplom- und Masterarbeiten, Dissertationen, Abschlussarbeiten des Universitätslehrganges
Aufbaustudium Kulturmanagement) auch elektronisch eingereicht:

2. Die Abfolge bezüglich des elektronischen Hochladens:

2.1. Die Arbeit wird in der STAB angemeldet (Erfassung, Titel, Betreuer/in, Institut des
Betreuers/der Betreuerin, Typ der Arbeit), außerdem muss das Formular „Genehmigung von
Thema und Betreuer/in“ abgegeben werden, welches von der STAB eingescannt wird.

2.2. Schreiben der Abschlussarbeit: Die elektronische Fassung der Arbeit darf (inklusive
Abbildungen) maximal 40 MB groß und muss eine gültige PDF/A Datei sein. (Weitere
Informationen dazu sind dem Anhang „Abschlussarbeiten – Erstellen einer PDF-Datei“ zu
entnehmen.) Bereits beim Verfassen der Arbeit sind die datenschutzrechtlichen,
urheberrechtlichen und weitergehenden persönlichkeitsrechtlichen Bestimmungen (zB in
Bezug auf Abbildungen, Notenmaterial) einzuhalten. Nach Fertigstellung kann mit dem
Hochladevorgang begonnen werden:

2.3. Eingabe bzw. Ergänzung der Metadaten (Titel der Arbeit, Abstract, Schlagwörter, ... )
2.3.1. Einstieg: Anmelden in mdwOnline, auf der eigenen Visitenkarte den Link
„Abschlussarbeiten“ anklicken:

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2.3.2. Auf „Titel der Abschlussarbeit“ klicken:

2.3.3. Auf „Bearbeiten“ klicken:

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2.4. Eingabe Abstract (deutsch und nach Möglichkeit englisch):

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2.5. Die „Zustimmungserklärung zur Veröffentlichung am Hochschulschriftenserver“ muss nun
eingescannt werden (Nähere Hinweise dazu sind dem Anhang „Abschlussarbeiten – Erstellen
einer PDF-Datei“ zu entnehmen.):
Im Bereich „Dokumente“ weiter unten auf dieser Seite folgende Schritte ausführen:
2.5.1. Den Link „Zustimmungserklärung drucken“ betätigen, Dokument ausdrucken,
unterschreiben und anschließend einscannen.
2.5.2. Schaltfläche „Datei auswählen“ betätigen und einzuscannende Datei wählen.
2.5.3. Schaltfläche „Hochladen“ betätigen.

Der Hochschulschriftenserver bietet die Möglichkeit, Ihre Abschlussarbeit öffentlich


zugänglich zu machen und sie so vor Plagiierung besser zu schützen. Stimmen Sie dem nicht
zu, beachten Sie bitte, dass die gebundene Version Ihrer Arbeit jedenfalls in der Bibliothek der
mdw zugänglich ist. Wenn Sie dies nicht möchten, kann in begründeten Fällen ein Sperrantrag
gestellt werden.

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2.6. Die „Erklärung zur Einhaltung der guten wissenschaftlichen Praxis“ muss nun eingescannt
werden (Nähere Hinweise dazu sind dem Anhang „Abschlussarbeiten – Erstellen einer PDF-
Datei“ zu entnehmen.):
Im Bereich „Dokumente“ weiter unten auf dieser Seite folgende Schritte ausführen:
2.6.1. Den Link ‚Erklärung „gute wissenschaftliche Praxis drucken“‘ betätigen, Dokument
ausdrucken, den Titel der Arbeit einfügen, unterschreiben und anschließend einscannen.
2.6.2. Schaltfläche „Datei auswählen“ betätigen und einzuscannende Datei wählen.
2.6.3. Schaltfläche hochladen betätigen.

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2.7. Die elektronische Fassung der Arbeit muss jetzt hochgeladen werden (Nähere Hinweise dazu
sind dem Anhang „Abschlussarbeiten – Erstellen einer PDF-Datei“ zu entnehmen.):

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2.8. Automatische Überprüfung aller hochgeladenen Dokumente:
Alle hochgeladenen Dokumente dürfen maximal 40 MB groß und müssen gültige PDF/A
Dateien sein. Die automatische Überprüfung erfolgt in der Regel spätesten 15 Minuten nach
dem Hochladen der Datei. Um das Resultat der Überprüfung zu erfahren, rufen Sie bitte nach
einiger Zeit die Seite erneut auf:

Wenn die oben genannten Anforderungen erfüllt sind, werden alle entsprechenden Punkte in
der Checkliste ganz oben auf der Seite grün.

Wenn die Datei zu groß oder keine gültige PDF/A Datei ist, bleiben die entsprechenden
Punkte in der Checkliste ganz oben auf der Seite rot. Dann ist wie folgt vorzugehen:

• Der entsprechende Dateiname ist rot markiert. Wenn Sie mit der Maus über den blauen
Info-Icon fahren, wird eine Fehlerinformation angezeigt. Gleichzeitig ist dieser Icon ein Link
zu einer Hilfeseite zur PDF/A Erstellung:

Vor der „Elektronischen Freigabe der Arbeit‘ (siehe Punkt 2.9) ist es möglich, die
Dokumente beliebig oft hochzuladen, um Format und Größe vom Programm im Vorfeld
überprüfen zu lassen.
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2.9. Elektronische Freigabe der Arbeit: Abschluss von Hochladen der Arbeit:
Vor diesem Schritt ist eine Überprüfung, ob die richtige Version der Arbeit hochgeladen
wurde, zu empfehlen, da die Änderung der Arbeit oder Bearbeitung der Angaben auf dieser
Seite aus Studierendensicht danach nicht mehr möglich ist. Nun die Schaltfläche „Jetzt
freigeben“ klicken. Wenn mit „JA“ bestätigt wird, kann die Arbeit vor der
Plagiatsüberprüfung NICHT mehr zurückgezogen werden!
Damit ist der Hochladevorgang abgeschlossen.

3. Die/Der Betreuer/in bekommt danach automatisch ein Email, dass die Arbeit hochgeladen wurde
und dass die Daten zur formalen Überprüfung bereit stehen. Danach wird sie/er einen formalen
Check der Eingaben vornehmen und ihre/seine Freigabe erteilen. Eine stichprobenartige
elektronische Überprüfung auf Textidentitäten wird von zentraler Stelle vorgenommen.

4. Die/der Studierende bekommt danach ein automatisiertes Email, dass die gebundene Arbeit nun
abgegeben werden muss. ERST NACH Erhalt dieser Email soll die Arbeit am Institut bzw.
Studiendekanat bzw. dem Vizerektor für Lehre und Frauenförderung (für Dissertationen: Abgabe
in der STAB) abgegeben werden. Dort wird die Bestätigung über die Einreichung ausgestellt. Die
gebundene Arbeit muss unbedingt mit der elektronischen Version übereinstimmen!

5. Diese Bestätigung über die Einreichung und 1 Exemplar der gebundenen Arbeit bzw. 4 Exemplare
der gebundenen Arbeit bei Dissertationen müssen nun noch in der STAB abgegeben werden. Für
Studierenden des Universitätslehrgangs Aufbaustudium Kulturmanagement ist die Anzahl der
erforderlichen Exemplare am Institut für Kulturmanagement und Kulturwissenschaft zu erfragen.

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6. Die Beurteilungsfrist für Diplom- und Masterarbeiten beträgt gemäß § 22 (7) Satzungsteil
Studienrecht 2 Monate bzw. für Dissertationen gemäß § 23 (6) Satzungsteil Studienrecht 4
Monate. Die Frist beginnt erst mit Abschluss des Einreichvorgangs, dh mit der Abgabe der
gebundenen Arbeit, zu laufen. Die Fristen für die Abschlussarbeiten des Universitätslehrgangs
Aufbaustudium Kulturmanagement sind am Institut für Kulturmanagement und
Kulturwissenschaft zu erfragen.

Bitte beachten Sie, dass sich die Zeitläufe im Vorfeld bis zum Abschluss des Einreichvorgangs
verlängern könnten!

Sollten Sie weitergehende Fragen haben, wenden Sie sich bitte an: http://www.mdw.ac.at/stab/

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Anhang: Abschlussarbeiten - Erstellen einer PDF-Datei

Abschlussarbeiten (wissenschaftliche und künstlerische Diplom- und Masterarbeiten, Dissertationen,


Abschlussarbeiten des Universitätslehrganges Aufbaustudium Kulturmanagement) müssen sowohl in
Papierform als auch digital eingereicht werden. Für Letzteres muss die Arbeit im PDF/A-1a-Format
vorliegen.

Weiters ist darauf zu achten, dass das PDF maximal 40 MB groß ist und dass alle verwendeten
Schriften im Dokument eingebunden werden. Es dürfen keine Einschränkungen (z.B. Passwortschutz)
verwendet werden, Drucken und Kopieren von Inhalten muss zulässig sein.

Mit folgenden Textverarbeitungsprogrammen können Sie PDFs erzeugen, die den Anforderungen
genügen.

1. LibreOffice (Windows, MacOS, Linux)


Wählen Sie Datei – Exportieren als PDF

2. Microsoft Word (2010, 2013) für Windows


Wählen Sie Datei – Speichern unter – Dateityp: PDF – Optionen:

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Wenn die Datei zu groß wird, liegt es vielleicht an den eingebundenen Bildern. Dann müssen diese
verkleinert oder in stärker komprimierte Formate (JPG, PNG) umgewandelt werden.

Es können auch mit anderen Mitteln PDFs im geforderten Format erstellt werden. Entscheidend ist das
Ergebnis des Uploads. Sie erhalten eine Fehlermeldung, falls das Format nicht entspricht. Erstellen Sie
das PDF neu und führen Sie einen neuerlichen Upload durch.

Auch die von Ihnen unterzeichneten Formulare („Erklärung zur Einhaltung der guten
wissenschaftlichen Praxis“ und die „Zustimmungserklärung zur Veröffentlichung am
Hochschulschriftenserver“) müssen im PDF-1a-Format hochgeladen werden.

Wenn Sie diese auf den mdwPrint-Druckern einscannen (vgl.


https://www.mdw.ac.at/zid/mdwprint/scannen), wird ein geeignetes PDF erstellt.

HINWEIS: Vor der „Elektronischen Freigabe der Arbeit‘ ist es möglich, die Dokumente beliebig oft
hochzuladen, um Format und Größe vom Programm im Vorfeld überprüfen zu lassen.

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