República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria, Ciencias y Tecnología

Universidad Politécnica Territorial de Paria “Luis Mariano Rivera”
Programa Nacional de Formación Administración
Aldea Bolivariana Fines De Semana
“U.E.E. Josefina Ortiz”
Las Giles-Municipio Tubores
Misión Sucre - Estado Nueva Esparta

La Administración y
los Administradores

Facilitador: Triunfador:
Prof. Ninoska Vicent. Br. Pedro Fuentes.

Las Giles, 30 de octubre del 2019.

LA ADMINISTRACIÓN Y LOS ADMINISTRADORES
La administración nace con la humanidad por lo cual su carácter
universal, se encuentra presente en todas partes, y en todos los ámbitos, esta
imparte efectividad a los esfuerzos humanos, y en general es esencial para
cualquier organismo social. Aparece cuando el hombre empieza a trabajar en
la sociedad y es un acontecimiento de mucha importancia en la historia. La
Administración es un órgano y está encargada de que los recursos de un
negocio o empresa sean productivos.
La administración es un tema interesante porque se refiere al
establecimiento, búsqueda y logro de objetivos. Todos somos administradores
de nuestras propias vidas, y la práctica de la administración se encuentra en
cada una de las facetas de la actividad humana: escuelas, negocios, iglesias,
gobierno, sindicatos, fuerzas armadas y familias.
En todo tipo de organización humana existe alguna forma de
administración. Todos resultamos afectados por las buenas o malas prácticas
administrativas, y en consecuencia debemos aprender a reconocer y a influir en
la calidad de la administración que afecta nuestras vidas y quien se encarga de
realizar esta labor es conocido como administrador, el cual es un profesional
que emplea métodos y estrategias para alcanzar los objetivos de su empresa.
El administrador tiene diferentes habilidades y conocimientos integrales para
alcanzar sus metas individuales y las de su organización. En su empresa
realiza funciones como planear, organizar, dirigir y controlar.
FUNCIONES Y ACTIVIDADES DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMA
FUNCIONES DE ORGANIZACION Y SISTEMA
El funcionamiento del sistema de Organización y Sistema varía de
acuerdo con el desarrollo de la organización, dentro de la que se ubica y con
las técnicas a las cuales pueden recurrir para el desarrollo de sus funciones de
análisis y diagnóstico administrativo y diseño organizacional.
"Las funciones consisten en una orientación general en el conjunto de la
administración" y se pueden destacar de la siguiente manera:
 Estudiar y analizar de manera permanente la estructura y el
funcionamiento de la dependencia. Esta primera función implica que
efectúen varias actividades como la realización de un diagnóstico
general de la estructura y procedimientos de la organización, la
proposición de modificaciones para la adaptación de sistemas y
procedimientos, su diseño y la formulación de manuales administrativos.

 Adecuar la organización y las funciones en la dependencia a las que se

trabaja. Según esto, deben desarrollarse actividades de investigación y
clasificación de acuerdo a las bases jurídicas que le otorgan legitimidad
a la administración de la dependencia.

 Asesorar a las unidades o departamentos de la dependencia que lo

solicitan en la interpretación y aplicación de técnicas administrativas;
coordinándose con cada una de ellas e implantando nuevos y mejores
sistemas de trabajo y capacitación del personal.

 Hacer actividades de promoción, investigación y divulgación. Para

promover la coordinación de los recursos e investigar las nuevas
 técnicas de administración que se puedan aplicar, de este modo
comunicar o divulgar dichas técnicas para que sean aplicadas.

 Hacer un estudio de todo el trabajo realizado en la organización, donde

se verifiquen todas las actividades realizadas como un análisis integral
de finalidad, de organización, sistemas y procedimientos, a fin de
considerar posibles mejoramientos en los métodos.

 Dictaminar, asesoramiento e información de los trabajos que deba

realizar la organización en cada una de sus divisiones.

 Conocimiento de las técnicas concernientes al mejoramiento de métodos

y a los principios generales para resolución de problemas que se
plantean en la organización de la cual dependen.

 Estudio, bibliografía y documentación sobre temas de organización y

sistema.

 Estudiar, proponer e implantar sistemas y procedimientos que permitan

desarrollar con mayor eficiencia y productividad las actividades de los
funcionarios y empleados.
ACTIVIDADES DE ORGANIZACION Y SISTEMA
 Referidas a Aspectos Administrativos:
Análisis, diseño y rediseño:
 Estructuras organizativas, buscando su adaptación permanente en
función de las variables de contingencia que puedan presentarse

 Procedimientos y métodos de trabajo, buscando mejorar la gestión

organizacional en términos de un uso óptimo de los recursos materiales
y humanos y garantizar la satisfacción de clientes y usuarios

 Portadores de información, buscando su normalización y su adaptación

a los procedimientos de trabajo en los que intervienen

 Sistemas de información, con especial atención en los sistemas de

procesamiento de datos y los sistemas de comunicaciones, para
optimizar la toma de decisiones directivas y gerenciales.

 Referidas a Aspectos Físicos de la Organización:

Participación en el análisis, definición y redefinición:
 Tamaño óptimo de la organización, con especial referencia a su
infraestructura física.
  Disposición física de las oficinas, teniendo en cuenta los flujos de
trabajo.

 Participación en la selección de tecnologías y en la automatización de

procesos administrativos y no administrativos.

 Referidas a Aspectos Humanos:

Análisis:
 Dotación de recursos humanos y en particular de su eficiencia y en
particular de su suficiencia y capacitación

 Cultura organizacional y de los estilos gerenciales y su impacto sobre los

fenómenos de cambio organizacional, sobre el desempeño individual y
sobre la productividad.
TEORIA DE SISTEMAS
La teoría de sistemas o teoría general de sistemas (TGS) es el estudio
interdisciplinario de los sistemas en general. Su propósito es estudiar los
principios aplicables a los sistemas en cualquier nivel en todos los campos de
la investigación. Un sistema se define como una entidad con límites y con
partes interrelacionadas e interdependientes cuya suma es mayor a la suma de
sus partes. El cambio de una parte del sistema afecta a las demás y, con esto,
al sistema completo, generando patrones predecibles de comportamiento. El
crecimiento positivo y la adaptación de un sistema dependen de cómo de bien
se ajuste éste a su entorno. Además, a menudo los sistemas existen para
cumplir un propósito común (una función) que también contribuye al
mantenimiento del sistema y a evitar sus fallos.
El objetivo de la teoría de sistemas es el descubrimiento sistemático de
las dinámicas, restricciones y condiciones de un sistema, así como de
principios (propósitos, medidas, métodos, herramientas, etc.) que puedan ser
discernidos y aplicados a los sistemas en cualquier nivel de anidación y en
cualquier campo, con el objetivo de lograr una equis finalidad optimizada.
Aunque la TGS surgió en el campo de la Biología, pronto se vio su
capacidad de inspirar desarrollos en disciplinas distintas y se apreció su
influencia en la aparición de otras nuevas. A partir de entonces se ha ido
constituyendo el amplio campo de la sistémica o de las ciencias de los
sistemas, incluyendo especialidades como la cibernética, la teoría de la
información, la teoría de juegos, la teoría del caos o la teoría de las catástrofes.
En algunas, como la última, ha seguido ocupando un lugar prominente la
Biología.

Los desarrollos más destacados de la TGS han tenido lugar en diversas

disciplinas. En 1950, el biólogo austríaco Ludwig von Bertalanffy planteó la
teoría general de sistemas propiamente dicha, exponiendo sus fundamentos,
su desarrollo y sus aplicaciones. En 1973, los biólogos chilenos Francisco
Varela y Humberto Maturana propusieron el concepto de autopoiesis para dar
cuenta de la especificidad que tiene la organización de los sistemas vivos como
redes cerradas de autoproducción de los componentes que las constituyen.

EL ANALISTA DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS, TAREAS Y REQUISITOS

PARA EL DESEMPEÑO DEL CARGO
El analista de organización y sistemas realiza estudios para la
caracterización de la organización, diagnosticando, analizando, revaluando el
desarrollo e implantación de normas, procedimientos, métodos de trabajo,
administración del tiempo y del espacio y la evaluación del funcionamiento de
los sistemas de registros y documentación, a fin de optimizar los procesos y
lograr la administración eficiente de los recursos de la organización.

FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS

 Analiza, diagnostica y recomienda sobre estudios realizados en materia
de organización y sistematización de los procesos administrativos.

 Entrevista y/o aplica cuestionarios al personal de la Institución.

 Analiza y redacta la información relacionada con las entrevistas y

aplicación de cuestionarios.

 Elabora cronogramas de trabajo.

 Participa en comisiones técnicas del área

 Orienta y evacúa consultas técnicas en el área de su competencia.

 Redacta informes técnicos para diagnósticos y proposiciones.

 Participa en la implantación y seguimiento de los sistemas,

procedimientos o estructuras organizativas propuestas.

 Sostiene reuniones con el personal de las unidades involucradas.

 Entrena a los usuarios en nuevas técnicas y procedimientos a

implementar.

 Participa en el diseño de estructuras organizativas y/o funcionales de la

organización.

 Diseña y analiza gráficos, organigramas, flujogramas de proceso,

formularios e instructivos.
  Realiza estudios de métodos de trabajo, procedimientos, utilización de
espacios, equipos y sistemas de registro y documentación.

 Elabora manuales de organización, normas y procedimientos.

 Elabora propuestas para el mejoramiento de los sistemas

administrativos vigentes en las distintas dependencias.

 Somete los manuales a revisión por parte del supervisor inmediato.

 Corrige y/o adapta los procedimientos, estructuras y funciones de

acuerdo a las revisiones realizadas.

 Diseña métodos y procedimientos de sistemas de registro y

documentación.

 Hace seguimiento a planes, programas y proyectos organizacionales.

 Participa en la elaboración de planes, programas y proyectos

organizacionales.

 Transcribe y accesa información operando un microcomputador.

 Recaba información relativa a los procesos técnicos y administrativos,

funciones y actividades de las unidades en estudio.

 Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad

integral, establecidas por la organización.

 Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier

anomalía.

 Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.

 Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

REQUISITOS
 Poseer conocimientos especializados sobre procedimientos, métodos,
técnicas e instrumentos administrativos.

 Poseer capacidad de análisis y síntesis en proporciones superiores a las

que normalmente se exige como media de los administradores.

 Ser creativo, hábil y auto confiable.

  Poseer facilidades para las relaciones humanas.

 Saber oír, observar, argumentar e influir en terceros.

IMPORTANCIA DEL TRABAJO EN EQUIPO

El trabajo en equipo es una práctica inherente a la condición humana.

Desde la aparición de las primeras sociedades, el hombre desarrolló la facultad
de asociarse con los integrantes de sus clanes y tribus para garantizar su
supervivencia, atender sus necesidades básicas y mejorar sus condiciones de
vida.
Mucho de aquello aún permanece en nosotros. Con todo y la
personalización que han supuesto las nuevas tecnologías e Internet, el trabajo
en equipo sigue siendo un recurso para el desarrollo en distintos ámbitos. En la
gestión empresarial, por ejemplo, es más que una forma de organización. Las
empresas suelen estar integradas por un personal numeroso y variado, lo cual
exige elaborar estrategias de coordinación para la consecución de objetivos
corporativos. De hecho, existe una premisa fundamental sobre el trabajo en
equipo cuando se aplica en el ámbito empresarial: cuantos más integrantes de
una organización se sumen a un objetivo común, mejores serán los resultados.
Muchas empresas no obtienen los resultados esperados justamente porque no
logran convocar a todos los agentes que intervienen en ella. Los proyectos de
transformación se quedan a medio camino y los efectos no sobrepasan una
condición puntual.

Cinco razones de la importancia del trabajo en equipo

En francés, el concepto de trabajo en equipo se traduce esprit de corps,

cuyo significado se acerca acertadamente a su esencia: sentido de la unidad o
entusiasmo por alcanzar un interés compartido. El trabajo en equipo no es la
única forma de desempeño en los ámbitos profesionales, pero sí la que hasta
el momento ha dado mejores resultados. Los talentos individuales son
indispensables para el rendimiento, sin duda, pero lo son mucho más cuando
se integran a grupos con una serie de objetivos concretos. ¿Por qué es
necesario insistir en este método de desempeño? ¿Qué nos aporta como
individuos y como organización? Aquí te damos 5 razones:

1) Creación de sinergias:

Los conocimientos individuales tienen un mayor impacto cuando se

suman a otros. Un solo talento, por excepcional que sea, no tiene el mismo
impacto que el de un equipo sólido, con dinámicas y objetivos claros y sus roles
bien definidos.

2) Estructuras más flexibles y participativas:

 Las empresas que apuestan por métodos de trabajo en equipo
dependen menos de las jerarquías y sus integrantes tienen un margen de
acción mucho mayor. Aparte, son el escenario perfecto para valores como la
solidaridad, la colaboración mutua y el sentido de pertenencia hacia el grupo y
la empresa en su conjunto.

3) Empoderamiento y responsabilidad:

Formar parte de un grupo no significa que las responsabilidades se

diluyan. Es al revés: se refuerzan, pues cada integrante asume un rol dentro
del equipo y debe responder a los demás por las tareas que le han asignado

4) Fomenta el desarrollo de habilidades sociales:

Además, dadas las dinámicas que se producen dentro de los equipos de

trabajo, sus integrantes desarrollan habilidades sociales que en entornos más
autoritarios y rígidos no podrían salir a flote. Empatía, comunicación eficaz,
resolución de conflictos, entre otros, son algunos ejemplos de ello.

5) Fortalece a las empresas ante el cambio:

Las sinergias hacen más fuertes a las empresas ante los cambios o las
amenazas que puedan obstaculizar sus objetivos. Los grupos fuertes, unidos y
con metas claras son menos permeables a los contextos de crisis.