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FACULTAD - FASPA
INTEGRANTES:
LIMA – 2019
INDICE
1. IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA.............................................................................3
2. SOLUCIÓN:.......................................................................................................................3
3. OBJETIVOS......................................................................................................................3
3.1. OBJETIVO GENERAL.............................................................................................3
3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS:..................................................................................3
4. JUSTIFICACIÓN...............................................................................................................3
5. ACTIVIDADES PREVIOS AL DESARROLLO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN
ELECTRÓNICO........................................................................................................................5
6. ANTECEDENTES............................................................................................................5
7. FLUJO-GRAMA DEL PROCESO DE REGISTRO Y BÚSQUEDA DE
MEDICAMENTOS EN EL ÁREA DE ALMACÉN DEL HOSPITAL CAYETANO
HEREDIA...................................................................................................................................7
8. IDEA DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN A IMPLEMENTAR EN EL ÁREA DE
ALMACÉN.................................................................................................................................9
9. METODOLOGÍA...............................................................................................................9
9.1. METODOLOGÍA SCRUM........................................................................................9
9.2. ETAPAS DE FUNCIONAMIENTO DE LA METODOLOGÍA SCRUM.............10
10. FODA DE SHAREDSISALM.....................................................................................11
11. ARQUITECTURA DEL SISTEMA............................................................................11
12. PASOS PARA INGRESAR AL SISTEMA SHARED SISALM....................................13
13. INDICADORES DE SHAREDSISALM..........................................................................30
13.1 INDICADORES DE ESTRUCTURA........................................................................30
13.2 INDICADORES DE PROCESO............................................................................31
13.3 INDICADORES DE RESULTADO........................................................................32
14.ANEXOS............................................................................................................................34
15. BIBLIOGRAFÍA:...............................................................................................................35
2
SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL ÁREA DE ALMACÉN DEL
HOSPITAL NACIONAL CAYETANO HEREDIA
PREGUNTA:
2. SOLUCIÓN:
3. OBJETIVOS
3.1. OBJETIVO GENERAL
Implementar un sistema de información para agilizar la búsqueda de
medicamentos en el área de almacén del Hospital Nacional Cayetano Heredia.
4. JUSTIFICACIÓN
El sistema de información que se implementará en el área de almacén del Hospital
Nacional Cayetano Heredia, beneficiará al personal interno encargado del registro y
búsqueda de medicamentos. Asimismo, permitirá optimizar el ciclo de suministro de
medicamentos, mejorar el control de inventarios, disminuir la duplicidad de trabajo
entre el área de logística y almacén, obtener información rápida y con menor riesgo de
equivocación. Por otro lado, facilitará la toma de decisiones en la gestión de
medicamentos.
3
5. ACTIVIDADES PREVIOS AL DESARROLLO DEL SISTEMA DE
INFORMACIÓN ELECTRÓNICO
6. ANTECEDENTES
Así mismo SHARED SISALM tendrá diferentes opciones para realizar cambios y
visualizar datos. Las opciones principales serán: menú de inicio, que permitirá la
búsqueda rápida de los medicamentos registrados mediante nombre y/o
Denominación Común Internacional (DCI). Menú de entrada de medicamentos, en el
cual se registrará la entrada de los medicamentos al almacén. Menú de salida de
medicamentos en el cual se registrará los medicamento distribuidos en las farmacias
del hospital. Menú de acceso a las normas relacionadas a la gestión de
medicamentos. Menú del estado actual que permitirá visualizar los medicamentos
disponibles en el almacén. Menú estadística de medicamentos que reportará
información a través de gráficos para facilitar la toma de decisiones y menú de alertas
que brindará notificaciones sobre el desabastecimiento y caducidad del medicamento.
9. METODOLOGÍA
Ventajas Desventajas
Consiste en realizar una reunión con todos los miembros involucrados en el proyecto
para definir un listado de requerimientos y priorizarlos de acuerdo a los beneficios que
aportará en cada etapa y por ende al objetivo principal
Después de elaborar el producto backlog, se realiza una reunión con los miembros
involucrados para definir el objetivo del sprint y la planificación de las actividades a
desarrollarse.
Una vez definido el sprint backlog de acuerdo a las prioridades del usuario se
procederá a plantear las tareas a ser realizadas con la finalidad de cumplir el objetivo
planteado por cada sprint. Asimismo se asignará responsables a cada tarea y los
plazos de ejecución de las mismas.
FORTALEZA OPORTUNIDAD
● Intuitivo ● Avance y uso de la tecnología de
● Disponibilidad de información información en salud en el Perú.
● Acceso a varios usuarios ● La existencia del área de Oficina
● Reportes rápidos de Tecnología e Información en el
● Evitar la duplicidad de datos Hospital Nacional Cayetano
● Alerta del sistema Heredia (HNCH).
● Fuente de investigación ● Sistema de información actual
deficiente en el área de almacén
del HNCH.
DEBILIDAD AMENAZA
● Poca capacidad del equipo de ● Presupuesto limitado del HNCH
cómputo del área de almacén del para implementar el sistema.
HNCH. ● Resistencia al cambio para el uso
● Capacidad limitada de del sistema por parte de algunos
almacenamiento de información del usuarios internos del área de
sistema. almacén del HNCH.
● Caída del sistema ● Existencia de empresas que
● Alto costo ofrecen sistemas similares a la
propuesta planteada a un menor
costo.
Fuente: Elaboración propia
Menú de inicio:
El ingreso a la página se realizará mediante un link, que se le brindará al trabajador del
Almacén. En la parte posterior del menú inicio, al lado derecho se encuentra la
pestaña de inicio de sesión, para el ingreso se le otorgará un usuario y contraseña al
personal, que le permitirá acceder a las diferentes opciones que contiene la plataforma
principal de SHARED SISALM. Así mismo, al lado izquierdo se encuentra la opción de
búsqueda de medicamentos, el cual está dividido en nombre de medicamento y DCI,
en la parte inferior se visualiza las opciones de Stock Actual, estadística de
medicamentos y alertas, las cuales serán descritas posteriormente.
Menú de entrada de medicamentos:
Consiste en registrar la información de los medicamentos que ingresan al área de
almacén.
En primera instancia se registrará datos del proveedor: razón social, RUC y teléfono;
así mismo, el tipo de documento (guía de remisión, acta de conformidad o factura), el
número del documento, fecha de ingreso. Adicionalmente habrá un recuadro de
observación, para el registro de información que el usuario crea conveniente.
En segunda instancia se registrará datos del medicamento, las cuales son: el nombre
detallado en el documento de ingreso, concentración, forma farmacéutica, lote, serie,
número de caja, cantidad por caja, cantidad por unidad, fecha de producción y fecha
de vencimiento. Al terminar con el registro de los datos se realizará clic en la opción
“Registro” para guardar y generar automáticamente una tabla del listado de
medicamentos en la parte inferior, el cual puede ser exportado en un formato PDF. Por
último, la ventana de entrada de medicamentos presentará tres iconos que son
guardar, modificar y eliminar.
Menú de salida de medicamentos.
Consiste en el registro de la salida de medicamentos del almacén hacia la farmacia de
consulta externa y emergencia.
En el primer plano se requerirá completar la información del cliente, se podrá
seleccionar farmacia central o de emergencia y el número de teléfono; así mismo, el
tipo de documento (guía de remisión del área solicitante), número de documento con
el cual se procede la salida de los medicamentos y fecha de salida. Adicionalmente
habrá un recuadro de observación, para el registro de información que el usuario crea
conveniente
En segundo plano, se registrará información concerniente al medicamento, tales como:
nombre, concentración, forma farmacéutica, lote, serie, número de cajas, cantidad por
cajas, cantidad por unidades, fecha de producción y vencimiento. Terminado el llenado
se realizará clic en la opción registro para guardar y generar automáticamente una
tabla del listado de medicamentos en la parte inferior, el cual puede ser exportado en
un formato PDF. Por último, la ventana de salida de medicamentos presentará tres
iconos que son guardar, modificar y eliminar.
Menú de stock actual
Se obtendrá información de todo los medicamentos registrados que se encuentran en
el área de almacén, esto será mostrado a través de la semaforización implementado
en el sistema. El usuario realizará un clic en cada una de los colores (verde, ámbar,
rojo y hueso) y el sistema arrojará una base de datos mostrando información por cada
color según la leyenda.
El color hueso indicará el desabastecimiento (0%), el rojo indicará sobre stock
(>100%) de los medicamentos, el ámbar (>0% - 59%) mostrará cuando la cantidad
disponible de medicamentos registrados se encuentra en sub stock y el verde (≥60%)
cuando esté en normo stock.
Asimismo, se podrá consultar el stock de cualquier medicamento en particular,
digitando el nombre del principio activo y haciendo clic en la opción buscar, de
inmediato aparecerá información única del medicamento consultado y en el color en el
estado que se encuentre.
Menú de las normas legales
Contiene: Leyes, resoluciones y Decretos relacionados a medicamentos. El cual
permitirá al usuario que labora en el área de almacén a estar informado para realizar
sus actividades según las normas vigentes.
Menú de estadísticas de medicamentos
La ventana de “estadística” permitirá visualizar a través de gráficos el estado actual de
los medicamentos esenciales según los indicadores de disponibilidad (normo stock,
sub stock, sobre stock y desabastecimiento) con relación a la fecha de vencimiento,
donde se considera: por vencer (fecha de vencimiento de medicamento menor o igual
seis meses), no vencidos (fecha de vencimiento de medicamento entre seis a doce
meses) y óptimo (fecha de vencimiento de medicamento mayor a doce meses). Esta
información permitirá tomar decisiones en la gestión y control de medicamentos.
Alertas
La ventana “alertas” mostrará los medicamentos que están próximo a vencer, el color
rojo indica que la fecha de vencimiento es menor a seis meses, el color amarillo la
fecha de vencimiento esta entre los seis y doce meses, color verde indica que la fecha
de vencimiento es mayor doce meses. Estas alertas ayudarán a tomar decisiones en
la gestión de los medicamentos.
Chat en línea para soporte técnico
El chat en línea facilitará al usuario interno del área de almacén, realizar consultas a la
oficina de tecnología e información, para resolver sus dudas relacionadas al manejo o
problemas registrados en SHARED SISALM.
Ingrese la dirección
1. Ingresar a la página web: https://sharedsisalm.wixsite.com/2019 electrónica
2. Escribir la contraseña, que se ha brindado a todos los usuarios y hacer clic en “go”
Digitar la
contraseña
Dar clic
3. Hacer clic para iniciar sesión
Clic en
Iniciar
sesión
Clic en Iniciar
sesión con tu
email
Clic en
registrarse
Escribir el
medicamento
o DCI
Clic en buscar
Exportar
en PDF
Clic en el PDF
descargado
Clic en entrada
de
medicamentos
Campo que no se
registre o se
digite mal se
pondrá en color
rojo
Colocar el nombre
genérico
En caso de números
decimales el símbolo
decimal es el punto (.),
ejm 0.5
Clic en registrar
En caso de un error
modificar clic en
modificar
Clic en
Se eliminará el
Guardar
medicamento
19. Si queremos más información sobre el medicamento registrado descargar en PDF , hacer
clic en lo siguiente:
Clic en
Exportar
20.
SALIDA DE MEDICAMENTOS
21. Ingresar a salida de medicamentos
Clic en salida de
medicamentos
Campo que no se
registre o se
digite mal se
Completar todos los
campos
Clic en el
calendario y se
pondrá la fecha
automáticamente
Colocar el nombre
genérico
En caso de
números
decimales el
símbolo decimal es
el punto (.), ejm
0.5
Clic en aceptar
En caso de un error
modificar clic en
modificar
Se eliminará el Clic en
medicamento Guardar
28. Si queremos más información sobre el medicamento registrado descargar en PDF , hacer
clic en lo siguiente:
Clic en
Exportar
Excel
descargado
NORMAS LEGALES
30. Ingresar en la siguiente ventana
Clic en la
siguiente pestaña
AYUDA INFORMÁTICA
Escribir en chat en
línea de soporte
técnico del sistema
CONSULTAS ADICIONALES
34. Consulta acerca de los Medicamentos en opciones de:
STOCK ACTUAL
Hacer clic
Dar clic en
cualquier icono de
disponibilidad
36. Inmediatamente saldrá de la siguiente manera
Estado del
medicamento
Información del
medicamento
PDF descargado
39. Estadística
Hacer clic
41. ALERTAS
Hacer clic
42. Automáticamente muestra la información de los medicamentos prontos a vencer por días,
Periodo Semestral
Porcentaje de fallas del sistema reportados por los usuarios a la Oficina de Tecnología
e Información (OTI).
Definición Son las fallas identificados por los usuarios durante el uso del sistema.
Objetivo Identificar las fallas que presenta el sistema del almacén.
Cálculo (Número de fallas del sistema reportados por los usuarios a OTI/ total
de reportes a OTI) X 100
Periodicidad Mensual
Actualmente el área de almacén del Hospital Nacional Cayetano Heredia cuenta con
una base de datos en Excel de listado de medicamentos. Cuando se realiza la
búsqueda de un medicamento X, esta demora en un tiempo promedio de un 1min,
debido a que los medicamentos están registrados con diferentes denominaciones.
Periodicidad Mensual
Según reportes del área de almacén del Hospital Nacional Cayetano Heredia en los
últimos 5 años se registró medicamentos vencidos de una variación de 10% a 15%,
debido a fallas en el control de medicamentos.
Según reporte del área de almacén del Hospital Cayetano Heredia en los últimos 5
años se registró el 10% de medicamentos en sobre stock, debido a reportes no
verídicos de existencia e inadecuado gestión de control de medicamentos.
% de variación individual
Definición Mide el % de variación entre los niveles de existencia registradas en la base
de datos de sistema SHARED SISALM y los conteos físicos reales para un
conjunto de medicamentos trazadores.
Objetivo Medir la existencia de medicamentos en físico y en registro de base datos
de sistema SHARED SISALM.
Cálculo (Cantidad registrada – cantidad conteo físico/ cantidad registrada) x 100
Periodicidad Mensual
PERIODO 2019 2020
COMPONENTE TAREAS RESPONSABLE ABR MAY JUN JUL AGO SET OCT NOV DIC EN FEB MAR
E
Identificación de Rol de Funciones Karen, Aniyen y Rosabel
Búsqueda de Información en fuentes primarias y Karen, Aniyen y Rosabel
secundarias
Análisis de la información Karen, Aniyen y Rosabel
Planeamiento Definición del problema Karen, Aniyen y Rosabel
Definición de objetivos Karen, Aniyen y Rosabel
Propuesta de soluciones Karen, Aniyen y Rosabel
Levantamiento de informe. Sandra, Rut y Raquel
Entrega del Informe. Sandra, Rut y Raquel
Mapeo de procesos por el área involucrada Nancy, Marleni y Mariluz
(puntos críticos, medicamentos que compran,
procesos de compra)
Definir características del sistema Nancy, Marleni y Mariluz
Diseño del Base de datos ( Medicamentos estandarizado) Nancy, Marleni y Mariluz
sistema Creación de prototipo Nancy, Marleni y Mariluz
Análisis de la información Karen, Aniyen y Rosabel
Levantamiento de informe. Sandra, Rut y Raquel
Entrega del Informe. Sandra, Rut y Raquel
Prueba Piloto Sandra, Rut y Raquel
Reporte de prueba Sandra, Rut y Raquel
Levantamiento de observaciones. Sandra, Rut y Raquel
Evaluación Prueba piloto con modificaciones Sandra, Rut y Raquel
del sistema
Análisis de la información Karen, Aniyen y Rosabel
Levantamiento de informe. Sandra, Rut y Raquel
Entrega del Informe. Sandra, Rut y Raquel
Ejecución del Creación y otorgación de usuario Nancy, Marleni y Mariluz
sistema
14.ANEXO
1. Ricardo C, Pérez Daisy, Fernández Lourdes, Flores Noelio, René Jorge, Valdés
Luis, et al. SISTEMA AUTOMATIZADO DE INFORMACIÓN SOBRE
MEDICAMENTOS PARA EL SECTOR DE SALUD CUBANO. [Internet]. [Citado 27 de
abril de 2019]. Disponible en: http://bvs.sld.cu/revistas/sint/vol6_2_00/sint4200.htm
2. Rodríguez Daimara. Sistema de control de medicamentos hospitalarios
[Internet]. [Las Tunas, CUBA]: Universidad de las Tunas Facultad de Ciencias
Técnicas Departamento de Informática; 2013. Disponible en:
http://roa.ult.edu.cu/bitstream/123456789/2654/1/Tesis%20DaimaraOkv5.pdf