Lectura 07

La oficina de gestión de proyectos

Asignatura
Gerencia de Proyectos con Metodología PMI

Documento preparado por

Escuela de Postgrado Neumann

Profesor: MBA Fernando Contreras

El material presentado en este documento ha sido preparado por la Unidad de Postgrado

de la Escuela de Negocios Neumann y constituye una recopilación de información para la
Maestría en Gestión de Tecnologías de la Información. Todas las fuentes se encuentran
debidamente citadas en los sílabos de las asignaturas, así como en las diferentes notas al pie
en este documento. La Escuela no se atribute los derechos de autor de las fuentes consultadas.

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Regularmente nos encontramos con clientes que poseen un
profundo desconocimiento respecto a la definición y el
objetivo de una Oficina de Gestión de Proyectos o como se la
conoce según sus siglas en inglés: PMO (Project Management
Office).

Para el Project Management lntitute (PMI), una Oficina de

Gestión de Proyectos "es una entidad en la organización que
tiene varias responsabilidades con relación a la dirección
centralizada y coordinada de aquellos proyectos que se
encuentran bajo su jurisdicción. Las responsabilidades
pueden abarcar desde proveer funciones de apoyo para la
gestión de proyectos hasta la responsabilidad de dirigir
proyectos diariamente".

Con esta definición fácilmente deducimos entonces que en

una PMO deben existir fuertes conocimientos y habilidades
sobre el negocio, cultura de la empresa, los estándares
aplicables y la metodología de gestión de proyectos.
1. Qué es una PMO
La PMO es también denominada "Oficina de Gestión de Programas", "Oficina
del Proyecto" u "Oficina del Programa". Ayuda a mejorar las operaciones y a ser
más eficientes en la Dirección de los Proyectos

1.1. La PMO se sitúa en la parte alta de la organización de la

empresa.
La madurez de la organización: La PMO es la evolución sensata de una política de
Dirección de Proyectos en una organización proyectual madura.

Todas las organizaciones, tarde o temprano, implementan una PMO. Esto abre
enormes perspectivas profesionales que te proponemos alcanzar con la realización
del Master en Dirección de Proyectos.

Planificación de los Proyectos

La PMO tiene competencias en la planificación y en la priorización de los Proyectos
que están bajo su jurisdicción. Tiene mucho que decir en los Proyectos que van a
ejecutarse. Los Proyectos se descartan por no considerarlos interesantes, rentables
o estratégicos.

La PMO se sitúa en la parte alta de la organización de la empresa

La PMO vincula los Proyecto con los objetivos del negocio. La PMO tiene que poder
analizar como los Proyectos se vinculan con los objetivos del negocio. Debe
disponer de los recursos, permisos y herramientas necesarias para poder formar
parte de las decisiones de una manera informada y consensuada con la
organización.

La Oficina de Dirección de Proyectos puede ser de 3 tipos: Dependiendo de su nivel

de autoridad serán de:

• Apoyo.
• Control.
• Dirección.
1.2. La Coordinación de los Proyectos que ejecuta la
. . ,
orgam zaci o n,
La PMO coordina los Proyectos dentro de la organización. Es importante
reflexionar que está visión global de los Proyectos la confiere u na situación
privilegiada en este
tipo de decisiones. Por ejemplo, quien mejor que la PMO para poder asignar recursos a
los Proyectos, gestionar esos recursos, compartirlos y asignarles su
correspondiente coste.

Estandarización de Procesos
Sea del tipo que sea la Oficina de Proyectos (de apoyo, de control o de dirección),
estandariza los procesos que se utilizan en los proyectos que ejecuta la
organización.

La PMO facilita. El intercambio de recursos, metodologías, herramientas y

técnicas entre todos los Proyectos.

Alineación con los objetivos estratégicos

Para que se dé una dirección centralizada exitosa es de gran importancia que los
objetivos de la PMO, y de sus Proyectos, estén alineados con los objetivos
estratégicos de la organización.

1.3. La responsabilidad de una PMO hay que definirla con todo

detalle.
Pueden ser muy amplias o más limitadas. Pueden ir desde simples funciones
de soporte hasta ser los gestores directos de los proyectos. Unas son las
oficinas de soporte, las otras las oficinas directivas, en medio están las oficinas
de control. También puede haber oficinas mixtas.

Apoyo a los Directores de Proyecto:

• Nos ofrece políticas en las que enmarcar nuestros Proyectos.

• Aporta conocimiento geográfico y cultural de donde se va a desenvolver el
Proyecto.
 • Nos otorga metodologías. Tanto generales de Dirección de Proyectos como
metodologías que le son propias a la organización.

La PMO es un una magnífica BBDD. Un gran repositorio de información sobre Project

Management. A la PMO podemos recurrir los Project Manager para encontrar. Por
ejemplo, plantillas que hayan resultado óptimas en otros Proyectos ejecutados
anteriormente.

El PMBOK señala que la PMO. Es una entidad de la organización que tiene

responsabilidades asignadas con relación a la dirección, centralizada y coordinada, de
aquellos proyectos que se encuentran bajo su jurisdicción.

1.4. Definiciones y funciones de la Oficina de Dirección de

Proyectos
La PMO da un carácter homogéneo a todos los Proyectos de una organización. La PMO
marca unos estándares que deben seguir todos los Directores de Proyecto de esa
. .,
orgarnzacro n

La Oficina de Dirección de Proyectos (PMO). Es la encargada de dirigir, gestionar y

controlar las interdependencias entre los Proyectos que están bajo su competencia. En
esa labor de homogeneizar los Proyectos se comparten, metodologías, herramientas,
técnicas, etc.

Adecuado uso de los Recursos. La PMO vela por el adecuado uso de los recursos
dentro de los Proyectos que ejecuta la organización. Ayudando a que esos recursos se
compartan de manera sensata y eficiente entre todos los Proyectos.

La gestión de los recursos de los Proyectos. Es una de sus principales funciones. Con
una gran importancia y repercusión en los costes de los Proyectos asociados. Está
compartición de recursos entre los proyectos, sensata y eficiente, abarata los costes
disminuye los conflictos.

La PMO mejora los procesos de la organización. Al establecer protocolos de actuación

la PMO afecta tanto a los procesos operacionales como a los procesos de gestión. Es
 decir, tanto a aquellos que contribuyen a la generación de entrega bles como a
aquellos que afectan al funcionamiento de los Proyectos en si mismos.

El Gran Hermano. La PMO es el "gran hermano" que visualiza, desde su posición

elevada y privilegiada, los Proyectos globales de la organización. Está en condiciones
idóneas de ver como los Proyectos pueden apoyarse los unos en los otros.

Monitorear y controlar que los procesos se ejecutan correctamente. En esto también

es muy eficaz ya que los procesos están estandarizados dentro de los Proyectos que
están bajo su jurisdicción. Su control, por parte de la PMO, es eficiente y relativamente
sencillo.

Lecciones aprendidas: La PMO es el embudo donde revierten las lecciones aprendidas

de todos los Proyectos que controla. La PMO se convierte en una fuente de sabiduría
en Dirección de Proyectos para la organización en la que se encuadra.

Gestión de la Información. La PMO, como receptora de todo el conocimiento que le

llega a través de los Proyectos que controla, se convierte en emisora de información
hacia todos los Proyectos de la organización. Convirtiéndose en un elemento
fundamental dentro de la gestión de la comunicación de cada Proyecto independiente.
La PMO provee de comunicación centralizada a sus Proyectos.

Control de Cambios: Depende de cada organización y de las funciones que se otorgan

a la PMO. Pero en muchos casos la propia PMO forma parte del comité de control de
cambios de los Proyectos.

1.5. Que debemos afrontar al implementar una PMO

La PMO tiene una serie de requisitos, mínimos e imprescindibles, para poder ser
implantada en la organización con garantías de éxito

Difundir la cultura de la PMO. La PMO es un gran hermano que lo ve todo. Eso hace
que pueda verse como a un enemigo que se dedicará a vigilarnos, en lugar de verla
como una herramienta útil al servicio de los Proyectos y de la empresa.
 Introducir la PMO de manera gradual. La Introducción de la PMO debe ser gradual,
sensata y consensuada. Si tenemos Proyectos en marcha debemos considerar con
cautela si estos Proyectos se van a ver afectados por la aparición de la PMO. Puede ser
preferible finalizar esos Proyectos tal y como están funcionando en la actualidad.

Reorganización estratégica de la organización. En algunos casos tendremos que

reorganizar a nivel estratégico la estructura de la empresa. Esto es costoso en
recursos, pero es el primer paso hacia una PMO eficiente, que se convierte en un antes
y un después en la filosofía de la organización.

Implicación de la alta dirección. La implementación de la Project Management Office

(PMO) es una actividad estratégica. Como tal, debe partir desde la Alta Dirección.

Lo que no se mide no existe: La PMO no está fuera de esta consideración. La PMO

debe proporcionar beneficios medibles y claros.

1.6. Tipos de PMO

El proceso de implantación de una PMO en una empresa debe estar precedido de dos
preguntas previas:

¿Qué tipo/estructura de organización tengo en mi empresa?

¿Hacia qué tipo/estructura organizacional quiero dirigirme?

En función de las respuestas a estas preguntas, podremos definir básicamente tres

modelos de PMO:

• Fuerte
En este modelo la organización PMO opera como una organización central de
administración de los proyectos. Este tipo de modelos maneja la cartera de
proyectos (portfolio) a su interior y los gerentes de proyectos dependen del
administrador de la oficina.
 • Consultivo/Staff
En este modelo la oficina de proyectos entrega capacitación, acompañamiento,
coaching y mentoring a los gerentes de proyecto de las diferentes unidades de
negocio de la organización. La ventaja de este modelo es que es menos invasivo a
la organización.
• Mixto
En el cual la PMO toma control de algunos proyectos (más críticos, en problemas,
u otro criterio} y otros quedan en las unidades de negocio utilizando un modelo
más consultivo.

1.7. Ventajas la empresa

Triangulo de valor de una PMO
Una PMO ofrece un conjunto de alternativas válidas para aquellas organizaciones que
la implementan.

• Estándar
Es un conjunto de políticas y procedimientos para gobernar los procesos de los
proyectos de una organización. Se estandarizan plantillas, informes, métricas, etc.
• Conocimiento
Ejecutar actividades asociados con la adquisición y diseminación de conocimiento para
beneficiar a los Project Managers (Training, Bases de Datos de conocimiento, etc.}.
• Consultaría
Asistir y/o gestionar las prácticas de los Project Managers.

1.8. ¿Por qué es necesaria la PMO en las empresas?

Hoy en día las empresas se enfrentan a entornos de trabajo cambiantes, tanto desde
el punto de vista interno, por ejemplo, rotación del personal, como externo, mercados
muy dinámicos o desconocidos, etc. Esta variabilidad hace que las empresas
acomentan sus proyectos de manera descoordinada, sin saber si se pueden aplicar los
conocimientos previos adquiridos en proyectos similares realizados por la empresa con
anterioridad, y lo más importante, saber si los proyectos que la empresa acomete
están alineados con los objetivos estratégicos de la empresa:
 Seguramente en alguna ocasión nos hemos cuestionado alguna de las siguientes
preguntas:

• ¿Cómo de alineados están mis proyectos con los objetivos estratégicos del
negocio?
• ¿Tengo un entendimiento adecuado del valor ganado de los proyectos de mi
organización?
• ¿Cuáles son los riesgos claves de mis proyectos?
• ¿Cómo interactúan (se complementan) los proyectos en mi organización?
• ¿Cómo mi organización prioriza los proyectos?
• ¿Cuál es el nivel y capacidad de absorción de mi organización al cambio?
• ¿Cuáles y porqué son los proyectos con bajo desempeño en mi organización?
• ¿Cómo aprovechar los conocimientos de proyectos similares ya ejecutados por mi
empresa?
• Con objeto de responder todas estas cuestiones surge la necesidad de implantar
de establecer una organización estructurada de gestión de proyectos,
denominada "oficina de proyectos" (PMO - Project Management Office).
Con objeto de responder todas estas cuestiones surge la necesidad de implantar de
establecer una organización estructurada de gestión de proyectos, denominada
"oficina de proyectos" (PMO - Project Management Office).

1.9. ¿Qué debemos evitar al implementar una PMO?

En el afán de implementar una PMO podemos cometer muchos errores que pueden
costar caro a la hora de medir el éxito, es por eso que entre otras cosas debemos
evitar:

• Comenzar sin apoyo de la alta gerencia al proceso de implementación.

• Implementar cualquier tipo de oficina de proyectos sin tener conocimiento de
la organización.
• Convertir a la PMO en un ente burocrático que solo audita y controla y que no
brinda valor agregado a los gerentes de proyectos y a la organización.

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 • Querer que la PMO gestione todos y cualquier tipo de proyecto de la
. . ,
orgaruzacron.
• Entender que la implementación no se trata solo de la utilización de un nuevo
software o proceso.
• Querer implementar toda la metodología en modalidad "one shot" y no como
un proceso incremental.
• Esperar resultados inmediatos.

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