PROCESO DE INTERVENCIÓN Fecha de Revisión 17/11/2013

SUBPROCESO DE CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL EN DERECHO EN

Fecha Aprobación 20/11/2013
MATERIA CIVIL Y COMERCIAL
PROCEDIMIENTO DE ATENCIÓN AL USUARIO Y TRÁMITE DE SOLICITUD DE
Versión 1
AUDIENCIA DE CONCILIACIÓN
PRO-IN-CO-001 Página 1 de 3

1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

Atender a los usuarios y tramitar las solicitudes de audiencia de conciliación de conformidad con las
OBJETIVO
disposiciones legales y reglamentarias vigentes.
ALCANCE Desde la recepción de la solicitud hasta la programación de la audiencia de conciliación.
Constitución Política (artículo 116), Ley 446/98, Decreto-Ley 262/00, Ley 640/01, Ley 1285/09, Ley 1395/10,
NORMATIVIDAD
Ley 1437/11, Ley 1564/12, Ley 1579/12, Decreto 30/02, Decreto 4530/08, Resoluciones 17/00 y 312/11 PGN,
RELACIONADA
Resoluciones 1342/04 y 2620/09 Min Interior, Norma NTC 5906.
Conciliación: Es un mecanismo de solución de conflictos a través del cual, dos o más personas gestionan por sí
mismas la solución de sus diferencias, con la ayuda de un tercero neutral y calificado, denominado conciliador.
DEFINICIONES CLAVE
Usuario(a): Persona, natural y/o jurídica, que acude al Centro de Conciliación en busca del servicio de
conciliación.
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
Documentos y
Responsable Puntos de
No. Actividad Descripción Registros
(s) Control
Relacionados
Orientar a los usuarios del Centro de Conciliación, bien
sea que acudan de forma personal al Centro o lo hagan
a través de cualquier otro medio (telefónico, correo
electrónico, etc.), e informarle sobre los servicios que
presta el Centro de Conciliación de la PGN, el tipo de
conciliaciones que se pueden adelantar allí y los
requisitos que deben cumplirse para la presentación de
una solicitud de conciliación, entre otras cosas.

Entregar el Formato REG-IN-CO-028 “Solicitud de

conciliación”, indicando la forma de diligenciamiento y
Atender y los documentos que se deben adjuntar como anexos al  Planilla de
orientar al momento de presentar la solicitud. Secretaria Registro de
1 Usuario del Centro de Usuarios del Firma usuario
Centro de Asistir a las personas que manifiesten no saber o no Conciliación Centro de
Conciliación poder leer o escribir en el diligenciamiento del Formato Conciliación
de Solicitud, dejando constancia de tal situación en el
mismo y continuar con el trámite de recepción.

Determinar la competencia del Centro de Conciliación de

la PGN, para conocer el asunto o conflicto que se
pretende conciliar. De no serlo, direccionar al usuario a
la dependencia de la PGN, entidad o autoridad
competente.

Recibir la solicitud cuando sea de competencia del

Centro de Conciliación de la PGN.
Verificar que el Formato REG-IN-CO-028 “Solicitud de
conciliación”, se encuentra completa y debidamente
diligenciado, con los anexos requeridos.

Registrar en el SIAF la solicitud ingresando al sistema la

 Formato REG-IN-
información relevante del documento recibido y adherir
CO-028 Solicitud Constancia o
el rótulo con fecha, hora, competencia asignada y
Recibir Coordinador de Conciliación. firma de recibido
número de radicado que en dos copias genera el
2 Solicitud de Centro de  Formato REG-IN- y/o Sticker
sistema, tanto en el documento original que entra al
Conciliación Conciliación CO-025 Carátula generado por el
Centro de Conciliación como en la copia que presenta el
Portada solicitud SIAF
usuario.
de Conciliación.
Diligenciar el formato REG-IN-CO-025 “Carátula Portada
Solicitud de Conciliación”, e iniciar con ésta el respectivo
expediente, de conformidad con el Instructivo INS-GD-
AS-008 para la aplicación de las TRD.
Designar por reparto al Conciliador, escogido de la lista
de conciliadores del Centro de conformidad con lo
establecido en el Reglamento Interno, o asignar al
Conciliador del Centro solicitado por el convocante, si es Director del
Designar Firma de recibido
3 el caso. Centro de  Planilla de Reparto
Conciliador del Expediente.
Conciliación
Diligenciar la Planilla de Reparto y entregar al
Conciliador físicamente el expediente que contiene la
solicitud y sus anexos.
4 Estudiar Estudiar el caso contenido en el expediente recibido, en Conciliador  Constancia de Firma Conciliador
formalmente la particular, los siguientes aspectos: Asunto No
solicitud Conciliable.
1. Verificar la competencia del Centro. En caso  Manifestación de
negativo, el Conciliador debe manifestarlo por escrito No Competencia.
al Director del Centro y a las partes, y devolver el  Manifestación de
expediente al Director, para el trámite Causal de
correspondiente. Impedimento o
recusación.
2. Determinar la existencia de causal legal de
impedimento o inhabilidad, frente al caso o a las
partes de la conciliación y manifestarlo por escrito al
Director del Centro, quien decidirá sobre ellas.
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2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO

Documentos y
Responsable Puntos de
No. Actividad Descripción Registros
(s) Control
Relacionados

3. Analizar si el caso o conflicto es conciliable. En caso

negativo, expedir, en un plazo no mayor diez (10)
días calendario siguientes a la presentación de la
solicitud, una Constancia de Asunto No Conciliable,
de conformidad con el modelo dispuesto para tal fin.

4. Realizar estudio jurídico y social de la solicitud.

5. Identificar a los actores del conflicto para citar a

todos ellos a la audiencia de conciliación.
Fijar lugar, fecha y hora para llevar a cabo la Audiencia
de Conciliación, dentro de un plazo no mayor a 90 días
desde la fecha de recibo de la solicitud, previa
concertación y programación con el Coordinador del
Centro de Conciliación sobre disponibilidad de sala,
equipos informáticos, recursos y en general todo el
ambiente logístico para realizar la audiencia.

Ordenar a la secretaría la citación de todos y cada uno

de los intervinientes, mediante los modelos dispuestos
para tal fin.

Hacer entrega de las citaciones al Convocante o su

apoderado, previo el acuerdo correspondiente del cual
quedará constancia en el expediente, para que
personalmente o por correo certificado las haga llegar a
los Convocados, con no menos de diez (10) días de
antelación a la fecha de la audiencia y devolver al Pruebas de
Centro de Conciliación la respectiva constancia o prueba entrega empresa
de entrega/recibido para que obren dentro del de mensajería,
Conciliador,
expediente, debidamente firmada por el citado con su archivo correo
Programar Coordinador y  Citaciones
nombre claro, documento de identidad y la fecha en que electrónico (si
5 audiencia de Secretario del  Constancias de
la recibe. aplica)
conciliación Centro de entrega Documento de
Conciliación
Enviar, en caso de no existir el acuerdo mencionado, las Aceptación de
citaciones a todas y cada una de las partes Desistimiento (si
(Convocantes, Convocados, apoderados), con al menos aplica)
diez (10) días de antelación a la fecha de la audiencia, a
través de la empresa de mensajería contratada por la
PGN, por medio de los formatos, guías o planillas que
ésta disponga para tal fin, las cuales deberán ser
diligenciadas por el Funcionario que funge como
Secretario del Centro.

Llevar a cabo las notificaciones a través de medios

electrónicos, tal como lo dispone el Código de
Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso
Administrativo, cuando los interesados consientan en
ello, haciendo los envíos a la cuenta de correo
electrónico por ellos indicada, desde la cuenta oficial del
Centro de Conciliación que está bajo la responsabilidad
del Secretario del Centro, solicitando siempre al
destinatario la confirmación tanto de recibido como de
leído el mensaje.
6. Preparar la Preparar, una vez citadas las partes o en paralelo a Conciliador
Audiencia de dicha actividad, la Audiencia de Conciliación, entre otras,
Conciliación mediante las siguientes actividades:

 Estudiar detalladamente el ordenamiento jurídico del

conflicto que se le presenta.
 Hacer el análisis de las normas que reglamentan la
materia.
 Estudiar la ruta de solución del conflicto que pudo
haberse planteado previamente a la Solicitud de
Conciliación.

Ante la imposibilidad de contactar a las partes, el

conciliador expedirá un documento dando por terminado
el trámite conciliatorio, previa manifestación escrita del
interesado de desconocer otra dirección.

Ante la eventualidad por causas no previstas, de utilizar

una sala previamente asignada, el Centro de
Conciliación cuenta con una sala alterna para ser
utilizada en dicha circunstancia.

Ante la imposibilidad del conciliador designado para

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PROCEDIMIENTO DE ATENCIÓN AL USUARIO Y TRÁMITE DE SOLICITUD DE
Versión 1
AUDIENCIA DE CONCILIACIÓN
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2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO

Documentos y
Responsable Puntos de
No. Actividad Descripción Registros
(s) Control
Relacionados
llevar a cabo la audiencia, el Centro de Conciliación
cuenta con dos conciliadores satélites que suplen tal
necesidad.
3. CONTROL DE CAMBIOS
Fecha Versión Descripción del Cambio
20/11/2013 1 Creación del procedimiento de conformidad con la Norma NTC 5906. 

Elaboró: GLADYS VIRGINIA GUEVARA Aprobó: MARTHA ISABEL CASTAÑEDA

Revisó: NÉSTOR ENRIQUE VALDIVIESO A.
PUENTES CÚRVELO
Cargo: Procuradora Delegada para
Cargo: Jefe Oficina de Planeación Cargo: Viceprocuradora
Asuntos Civiles
Fecha: 20/11/2013 Fecha: 20/11/2013 Fecha: 20/11/2013