BA-P-00X Gestión Operativa Compras Redes 07042020 v.01

TIPO DE DOCUMENTO: Código: BA-P-00X
PROCEDIMIENTO Versión: Fecha Vigencia:

2 06/04/2020
TÍTULO: MACROPROCESO:
GESTIONAR PROCESO DE COMPRAS CAPEX-OPEX
REDES
GESTIONAR PROCESO DE COMPRAS

REDES
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Nombre: MIRAGroup Nombre: Nombre:

Cargo: Consultora Cargo: Cargo:
2 06/04/2020
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Tabla de contenido
1. OBJETIVO....................................................................................................................................3
2. ALCANCE....................................................................................................................................4
3. REFERENCIAS..............................................................................................................................4
4. DEFINICIONES.............................................................................................................................4
5. RECURSOS NECESARIOS.............................................................................................................5
6. INDICADORES DEL PROCESO......................................................................................................5
7. FLUJOGRAMA - GESTIONAR PROCESO DE COMPRAS.................................................................5
7.1.- Descripción de Actividades y Subprocesos.................................................................................6
8. SUBPROCESOS............................................................................................................................8
8.1. Flujograma Subproceso P1.1. Validar Solicitud de Compra....................................................8
8.2. Descripción de subproceso P1.1. Validar Solicitud de Compra...............................................9
8.3. Flujograma Subproceso P1.2. Generar RQ...........................................................................12
8.4. Descripción de Subproceso P1.2. Generar RQ......................................................................12
8.5. Flujograma subproceso P1.3. Gestionar Orden de Compra (OC)..........................................15
8.6. Descripción de subproceso P1.3. Gestionar Orden de Compra (OC)....................................15
8.7. Flujograma subproceso P1.4. Aprobar Acta de Conformidad...............................................18
8.8. Descripción de subproceso P1.4. Aprobar Acta de Conformidad.........................................18
9. REGISTROS................................................................................................................................21
10. CAMBIOS EN EL PRESENTE DOCUMENTO / COMENTARIOS.................................................21
11. ANEXOS................................................................................................................................21
Anexo N°12. Matriz RACI..................................................................................................................22

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1. OBJETIVO
Este documento formaliza las actividades, responsables, involucrados, herramientas

tecnológicas y documentos de apoyo que utiliza la Vicepresidencia de Redes (VRE) para
realizar las Compras relacionados a los Proyectos y Actividades Operacionales.
Este documento se enmarca en el proyecto “Governance y Control de Capex y Opex” en

base a un modelo de Sistema de Gestión desarrollado por la VRE y liderado por la
Gerencia de Planificación y Control de Gestión cuyos objetivos específicos son:
Lograr una gestión eficiente de las compras desde la perspectiva de la

Vicepresidencia de Redes, que se integre y genere relaciones colaborativas con las
áreas involucradas.
Definir roles y responsabilidades de las áreas al interior de la Vicepresidencia de
Redes respecto a las compras, que definan el dueño del proceso y que permita
reforzar una cultura enfocada en la eficiencia de costos y que permita la
trazabilidad de los equipos de redes.
Diseño de mejoras en los procesos que permitan un mayor análisis y visibilidad de
los activos de la compañía en forma transversal, para apoyar la toma de
decisiones.
Fomentar la Gestión del Cambio que permita fortalecer la adopción de mejora
constante de los procesos.
El objetivo para el proceso Compras:
Realizar las compras en forma eficiente y oportuna, y que respondan al

cumplimiento de los proyectos de inversión y Actividades Operacionales de la VRE.

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2. ALCANCE
En el alcance se consideran todas las Compras necesarias para el desarrollo de Proyectos

de inversión y Actividades Operacionales, con el propósito de cumplir con la planificación
anual y las estrategias de Entel Perú.
3. REFERENCIAS
S/I
4. DEFINICIONES
Para facilitar la elaboración de esta manual, se han considerado principalmente

lineamientos hacia normas, estándares y buenas prácticas.
Acta de Conformidad: Documento que formaliza la recepción de los equipos/materiales

o Servicios desde el proveedor. Es requisito para la generación de la factura, y por ende,
del proceso de pagos.
LPU: Lista de Precios Unitarios. Referencia que entrega el proveedor para incluir el
precio a las Órdenes de Compra para sus productos y servicios, aplicable para compras
por preselección.
Sistema Oracle: Sistema ERP de la Empresa, donde se gestionan las compras desde la RQ
en adelante.
Plataforma Web SCG: Desarrollo informático que mantiene información de las

solicitudes de compra, requerimientos y Órdenes de Compra a la manera de un
Workflow. Permite adjuntar archivos de información, aprobar o rechazar los objetos de
negocios y cambiar el estado de la gestión de cada documento.
RQ: Abreviación para Requisición de Compra o Requerimiento de Compra. Documento

construido a partir de la Solicitud de Compra, que formaliza la necesidad inicial para
facilitar la generación de la Orden de Compra en el ERP de la empresa.

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SC: Abreviación para Solicitud de Compras. Documento inicial que permite ingresar
necesidades de materiales o servicios al sistema de compras.
AC: Abreviación para Acta de Conformidad. Documento final que permite formalizar la
recepción de los bienes adquiridos en una compra.
5. RECURSOS NECESARIOS
- Plataforma Web SCG
- Sistema Oracle
- Herramientas Office
6. INDICADORES DEL PROCESO

- No existen
7. FLUJOGRAMA - GESTIONAR PROCESO DE COMPRAS REDES

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7.1.- Descripción de Actividades y Subprocesos

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
Para efectuar una solicitud de compra se de

tener en cuenta que previamente se ha realizado
la apertura de un proyecto.
Los gerentes de las distintas áreas de Entel, junto
con sus equipos deben generar una Solicitud de
Compra (SC) (ver anexo N°1), de acuerdo con el
formato definido para ello.
Generar Solicitud La Solicitud de Compra (SC) debe venir siempre con Gerente de Área
1
de Compra (SC) la firma del solicitante y la firma del gerente ENTEL
relacionado al área.
Además, es necesario que siempre el usuario
adjunte el número de contrato y/o la validación por
email del área de Compras de Entel.
Para mayor detalle ver
P1.1. Generación de Solicitud de Compra (SC)
Seguir en actividad 2
P1.2. Validar Solicitud de Compra (SC)

Control de
Objetivo: Validar la solicitud de compra que inicia el
2 Validar SC Gestión CAPEX
proceso de adquisición de bienes y servicios.
OPEX
P1.3. Generar Requerimiento (RQ)

Objetivo: Generar Requreimientos de Compra en Control de
3 Generar RQ base a información de las solicitudes de compra, el Gestión CAPEX
paso previo a la generación de Órdenes de Compra. OPEX
P1.4. Gestionar Orden de Compra (OC)

Encargado de
Objetivo: Generar, gestionar y aprobar las Órdenes
4 Gestionar OC Compras
de Compra de bienes y servicios.
ENTEL
Una vez que la OC es aprobada por las distintas

Enviar orden de instancias, el Encargado de Compras da visto bueno Encargado de
5 compra a (V°B°) al sistema Oracle para enviar la OC al Compras
proveedor proveedor, vía correo electrónico. (ver anexo N°3). ENTEL
Seguir en actividad 7.

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El proveedor seleccionado debe recibir la OC y

Proveedor
6 Recibir OC gestionar la entrega de los productos o servicios.
ENTEL
Seguir en actividad 8.
El proveedor debe entregar los bienes o servicios

Entregar Bienes o comprados al responsable de la compra, para luego Proveedor
7
Servicios proceder con el proceso de pago al proveedor. ENTEL
P1.5. Aprobar Actas de Conformidad

Objetivo: Generar documentos de aceptación (Actas
de Conformidad) para cerrar el proceso de compras Gerentes de Área
Aprobar Acta de e iniciar el proceso de facturación. Esto se realiza en (Ingeniería, PMO
8
Conformidad el sistema SCG el cual, una vez aprobado el caso, u O&M)
envía de forma automática por email el Acta en ENTEL
formato PDF al proveedor.
FIN DEL PROCESO
En sección siguiente se describen los cinco (5) Subprocesos que son parte de este proceso.
8. SUBPROCESOS
8.1. Flujograma Subproceso P1.1. Generar Solicitud de Compra

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El Usuario que necesita generar una Solicitud de

Compra debe ingresar la información en la
Plataforma Web SCG.
Debe llenar los siguientes campos:
- Producto.
- Tipo (Capex/Opex).
- Año.
Llenar en - Cuenta.
Plataforma datos - Fecha. Usuario
1.1.1
de Solicitud de - Moneda. ENTEL
Compra - Proveedor.
Además, se debe incluir una lista de los ítems a
comprar con los siguientes datos:
- Descripción.
- Cantidad.
- Precio Unitario.
- Precio Total.
Seguir en Actividad 1.1.2
Luego de ingresar la información necesaria para

generar la Solicitud de Compra, el Usuario debe
sustentar la compra con los siguientes antecedentes:
- Enviar email con Cotización:
- Si el monto es menor a S./3000 copia a
Área Compras.
- Si el monto es mayor o igual S./ 3000, el
Área de Compras debe autorizar
Agregar Sustentos - Lista de Precios Unitarios (LPU)
Usuario
1.1.2 a la Solicitud de - Número de Contrato.
ENTEL
Compra Estos montos no están actualizados. Se deben validar
con Walter.
Cuando se trate de la compra de equipos el usuario
debe solicitar siempre al área de Logística de Entel,
una lista en Excel de los artículos existentes en
bodega y la debe adjuntar al sistema SCG. Y
adjuntarlo a la solicitud.
1.1.3 Solicitar El Usuario debe gestionar la aprobación del jefe o del Usuario
Aprobación de gerente de su Área e incluir la evidencia en la ENTEL

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Solicitud de Compra en la Plataforma Web SCG, en el

Jefatura o módulo llamado “Por firmar”. Quedando en estado “
Gerente de Área Pendiente por Gerente”
El jefe o gerente de área en el módulo llamado “Por

firmar” de la Plataforma Web SCG, debe ingresar la
aprobación o el rechazo
En caso de aceptar la Solicitud de Compra, ésta
Jefatura /
quedará en estado “Pendiente de CDG seguir en
Aprobar SC en Gerencia de
1.1.4 Actividad 2
Plataforma Web Área
En caso de rechazar la Solicitud de Compra devolver a
ENTEL
usuario solicitante. Seguir en Actividad 1.1.1
Nota: si el área no tiene gerente, es el jefe quien

debe realizar esta gestión.

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8.2. Flujograma Subproceso P1.2. Validar Solicitud de Compra

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8.3. Descripción Subproceso P1.2. Validar Solicitud de Compra

Una vez Generada la SC se debe validar el tipo de

Gasto.
Si el Gasto es CAPEX seguir en Actividad 1.2.2
Control de
Si el Gasto es OPEX se debe tener en consideración el
Validar el tipo de Gestión CAPEX-
1.2.1 tipo de compra a efectuar:
Compra OPEX
Si se trata de una compra OPEX de Servicios o
MGR
Licencias Seguir en Actividad 1.2.3
Si se trata de una compra OPEX de Equipos Seguir en
Actividad 1.2.4
Para CAPEX, se debe revisar y validar que en la

Solicitud de Compras no existan ítems de Servicios y
Equipos al mismo tiempo. Esto se revisa en el sistema
SCG en la sección de “solicitudes por firmar y
verificar”. Revisar que en la Solicitud no estén
mezclados Servicios y Equipos.
Control de
Revisar Integridad Si este requisito no se cumple la solicitud se rechaza y
Gestión CAPEX-
1.2.2 del tipo de devuelta al usuario.
OPEX
compra Fin de Actividad
MGR
Si este requisito se cumple se debe verificar el tipo de
compra CAPEX.
Si se trata de una compra CAPEX de Equipos seguir
en Actividad 1.2.4
Si se trata de una compra CAPEX de Servicios o
Licencias seguir en Actividad 1.2.5
1.2.3 Corroborar Para el caso de OPEX (Servicios o Licencias), Control Control de

Información de de Gestión CAPEX-OPEX debe revisar y confirmar que Gestión CAPEX-
Solicitud de la Solicitud de Compra cuente con la siguiente OPEX
Compras información: MGR
- Cotización. (correo con pdf, Word o archivo Excel
adjunto)
- N° Contrato correcto.
- Correos enviados al área de Compras.
- Número de Cuenta Contable correcta.
En caso de que la información esté correcta y
completa seguir en Actividad 1.2.6
En caso de que falte información, o exista un error, lo
debe gestionar con el Usuario solicitante para
completar información a través del sistema SCG.

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Para el caso de CAPEX-OPEX (Equipos)

Valida que la SC cumpla con:
- La Política de compras.
- Exista el N° de Contrato vigente, con LPU.
- Exista la cotización aprobada por compras en
caso de que no tenga contrato vigente.
- Para montos menores de S/3K. Adjuntar correo
de cotización donde compras esta copiado.
actualizar este monto con Walter.
- No colocar el nombre del sitio en la descripción,
ya que si lo hace, no se puede cambiar la
ubicación o sitio en la OC. Sólo debe seleccionar
el nombre del sitio, en el botón relacionado a los
sitios en el sistema SCG.
- Para los casos llamados “despliegues” (que
abarca una gran zona o terreno) se debe agregar
Control de
cada una de las direcciones de los sitios, en el
Revisar y Validar Gestión CAPEX-
1.2.4 botón de sitios, uno por uno.
SC según criterios OPEX
- Una descripción estructurada. (Marca, código
MGR
modelo del equipo, descripción detallada de
equipo).
- Taxonomía de los códigos: Para nuevos códigos
que no existan en el maestro de artículos. (ver
anexo N°5), se debe gestionar con área de
Compras, a través de email. Estos demoran
como máximo 3 días hábiles en crearlo.
- La SC debe de ser ingresada con el mismo detalle
(idéntica), como se remitirá la guía de remisión al
almacén.
- Sustento de existencias en bodega
1.2.5 Revisar Para CAPEX (Servicios y Licencias), Control de Gestión Control de

Información de CAPEX-OPEX debe revisar y confirmar que la Solicitud Gestión CAPEX-
Solicitud de de Compra cuente con la siguiente información: OPEX
Compras - Contrato Vigente. MGR
- LPU Adjunto (Excel, pdf, word)

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- Sitios de acuerdo con el Plan de Inversión (Esta

es una opción del sistema SCG.)
- Fecha de Ejecución correcta (la que se encuentra
en la ficha del SCG)
Una vez validada que la Solicitud de Compra cumpla

con los requisitos exigidos de acuerdo a la política de Control de
Cambiar Estado Compra y la integridad de la información contenida, Gestión CAPEX-
1.2.6
de SC la Solicitud debe ser cambiada al estado “ Aprobada OPEX
sin RQ MGR
Seguir en Actividad 3

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8.4. Flujograma Subproceso P1.3. Generar RQ
8.5. Descripción Subproceso P1.3. Generar RQ

1.3.1 Obtener reporte Control de Gestión CAPEX – OPEX ingresa a la Control de Gestión
diario de Plataforma Web SCG para obtener el Reporte CAPEX- OPEX
Solicitudes de Diario (ver anexo N°6) con las Solicitudes de MGR

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Compra procesadas a la fecha.

Además, para extraer el reporte se debe filtrar por
año y mes de solicitud en el sistema SCG.
La información de la Plataforma Web SCG se
descarga directamente desde un botón en el
módulo “Listado SC”, obteniendo un archivo Excel
con los siguientes campos:
- Código de SC.
- Fecha creación.
- Estado.
Compra
- Categoría.
- Proyecto.
- Cuenta.
- RQ.
- Fecha de creación de RQ en Oracle.
- Estado de RQ.
Este reporte se exporta en formato Excel y
contiene todas las SC, independiente de su estado
o nivel de aprobación.
1.3.2 Filtrar solicitudes Control de Gestión CAPEX- OPEX debe filtrar el Control de Gestión
“Aprobadas sin Reporte Diario de Solicitudes de Compra utilizando CAPEX- OPEX
RQ” o “RQ como criterio aquellas con estatus “Aprobadas sin MGR
rechazada” y RQ”.
recoger datos en
planilla con Se debe preparar la planilla Excel según formato
formatos definido el cual facilitar posteriormente el ingreso
al sistema ORACLE.
Además, se debe revisa la concordancia e
integridad de la información respecto a la
información de ORACLE en cuanto a ctas.
contables, códigos de productos, n° de contratos
existentes.
Si se verifica que la información no es
concordante, falta n° de contratos, ctas. contables
u otros elementos, seguir en Actividad 1.3.3
Si se verifica que la información de la planilla es
concordante seguir en Actividad 1.3.4
Nota: El archivo Excel siempre debe ser guardado

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en el equipo local de Control de Gestión para

futuras revisiones.
Control de Gestión CAPEX- OPEX revisa la Control de Gestión

concordancia e integridad de la información a ser CAPEX- OPEX
ingresada a Oracle, realizando manualmente las MGR
correcciones que sean necesarias.
De verificarse falta de concordancia se deben
ejecutar las labores de corrección de forma
individual, entre las cuales puede estar, solicitar de
creación de productos en ORACLE, solicitar de
Chequear y
generación de contratos en ORACLE, ctas.
reparar errores
corrientes en ORACLE; a quien corresponda vía
de concordancia
1.3.3 correo electrónico.
de la
Una vez que es reparado el error seguir en
información
Actividad 1.3.2.
ingresada
De lo contrario se deberá insistir en el caso según
corresponda.
Nota: Si el caso corresponde a una RQ
previamente existente que ya se convirtió en OC y
se requiere modificar, se debe anular la OC, a
través de un email al área de Compras y volver a
generar un RQ y se debe avisar a las áreas de
CAPEX y OPEX según corresponda.
Se debe ingresa la información que contiene la Control de Gestión

planilla Excel preparada anteriormente (Ítem CAPEX- OPEX
Registrar
1.3.2) de forma manual en el sistema ORACLE en el MGR
información de
1.3.4 módulo “Compras->Solicitudes de Compra->Más
Planilla en
Tareas->” Introducir Línea de Solicitud” de manera
Sistema Oracle
de generar la RQ.
Seguir en Actividad 1.3.5.
1.3.5 Gestionar Una vez Generadas las RQ, se debe exportar desde Control de Gestión
Registro en SGC el sistema ORACLE listado de RQ generadas. CAPEX- OPEX
con RQ Junto con lo anterior en planilla Excel existente MGR
generados sin para ello se debe listar los SQ generados y
aprobación parearlos con sus respectivos RQ. Esa información
se importa al SGC.
Pasando de forma automática las solicitudes al

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estado “SC con RQ”. Junto con lo anterior el

sistema SCG genera un email al área de compras y
a Control de Gestión CAPEX-OPEX que indica el
contexto de la compra, las cotizaciones realizadas
y otros antecedentes de relevancia.
Supervisor de Control de Gestión revisa cada dos

días en Oracle el listado de RQ generadas por
Control de Gestión CAPEX-OPEX, otorgando la
Supervisor de
aprobación cuando cumpla con los criterios
Control de Gestión
Si la compra no tiene contrato Seguir en Actividad
ENTEL
1.3.7.
Si la compra tiene contrato, seguir en Actividad
1.3.8.
Para los casos que no tienen un contrato, debe

iniciar la aprobación del comprador verificando los
Pre-Autorizar RQ Comprador
1.3.7 sustentos que el sistema le envía.
en Oracle ENTEL
Si la compra no tiene contrato Seguir en Actividad
1.3.8.
Para montos altos, debe aprobar el vicepresidente

de Redes, gerente del área, jefe de Inversiones y
gerente general, según la política de compras
vigente de Entel.
Para los casos sin contrato, debe existir un email
Supervisor de
Autorizar RQ en del comprador, con la siguiente descripción: “se
1.3.8 Control de Gestión
Oracle valida la oferta del proveedor x, indicado en la
ENTEL
Cotización, y se debe proceder con la generación
como compra regular.
Las RQ aprobadas, en esta etapa quedan en estado
“RQ pendiente de aprobación”
El Comprador obtiene diariamente en Oracle el

Revisar que RQ listado de RQ que tengan el estado: “RQ pendiente
aprobada de aprobación” revisando la existencia de Comprador
1.3.9
contenga sustentos que respalden el requerimiento ENTEL
sustentos realizado.
Si los sustentos no se incluyen, el Comprador

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rechaza el RQ, que vuelve a Control de Gestión

CAPEX-OPEX para su corrección. En caso de
aprobar la RQ, seguir en Actividad 4.

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8.6. Flujograma subproceso P1.4. Gestionar Orden de Compra (OC)
8.7. Descripción de subproceso P1.4. Gestionar Orden de Compra (OC)

Obtener de El Comprador consulta en Oracle el listado de RQ

Oracle lista de RQ generadas por los Requisitos de la Empresa, Comprador
1.4.1
en proceso de filtrando aquellas RQ que se encuentren en ENTEL
aprobación estado “RQ Aprobada”.
Para todos los casos, es el Comprador quien debe

aprobar todas las Órdenes de Compra en el
Comprador
1.4.2 Pre-Aprobar OC sistema Oracle, independiente del monto que
ENTEL
esta tenga.
Para todos los casos, el Comprador debe aprobar

todas las Órdenes de Compra en el sistema
Oracle, independiente del monto que esta tenga.
Comprador
Aprobar y Posterior a esta aprobación, el sistema Oracle
1.4.3 ENTEL
publicar OC genera automáticamente la versión pdf de la OC
correspondiente, que llega al coordinador de
Control de Gestión.
seguir en Actividad 1.4.4.
1.4.4 Revisar carga El analista de Control de Gestión revisa las Control de Gestión
correcta de OC Órdenes de Compra ingresadas por el Comprador CAPEX - OPEX
para RQ enviados cruzando la información del Oracle y del sistema MGR
SCG en un Excel, chequeando la integridad en
ambos sistemas.
En caso de detectar alguna anomalía, deberá

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devolver el caso al Comprador para volver a

generar la carga de la OC y así, volver a generar el
ciclo completo de aprobaciones.
Si la Orden de Compra aprobada no tiene errores,

el Analista de Control de Gestión debe cargar la
misma información que contiene el sistema
Oracle en la Plataforma Web SCG. Posterior a la
carga, la solicitud queda en estado “Aprobado con
OC” y se procede a su ejecución.
Esta carga es masiva a través de una plantilla del
sistema SCG. (ver anexo N°9).
Nota: El sistema Oracle tiene un formato distinto
Cargar a Control de Gestión
de aproximación de decimales que el sistema
1.4.5 Plataforma Web CAPEX - OPEX
SCG, por lo que, en algunos casos cuando se
SCG. MGR
genera el Acta, el sistema lanza un mensaje que
dice: “monto insuficiente” y para resolver este
problema se debe enviar un email al coordinador
operativo, para que lo resuelva a través de la
Mesa de Soporte (llamada Transformación Digital)
de la herramienta SGC, ingresando un ticket a
través del sistema llamado” JIRA”, en el cual debe
ingresar dicha incidencia.
Seguir en Actividad 5

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8.8. Flujograma subproceso P1.5. Aprobar Acta de Conformidad
8.9. Descripción de subproceso P1.4. Aprobar Acta de Conformidad

1.5.1 Generar Acta de El usuario solicitante, una vez que el producto Usuario solicitante
Conformidad y ha sido recibido, o el servicio ha sido prestado, ENTEL
Asociar a RQ genera un Acta de Conformidad (ver anexo
N°10), el cual es un documento formal de
aceptación de la recepción conforme del
producto o servicio. Este documento debe ser
ingresado manualmente por el usuario
solicitante a la Plataforma Web SCG en la OC
que corresponda.
Nota: Para realizar modificaciones en el sistema

por usuarios distintos a los que generaron el
acta, se debe realizar una reasignación de la
solicitud al nuevo usuario. Esto se realiza
enviando un email al supervisor de Control de
Gestión quien generará un ticket en el sistema
“Jira” para la empresa Transformación Digital,
los cuales realizarán el cambio de usuario y
darán aviso al supervisor, quien a su vez dará
aviso también al usuario.

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El usuario solicitante debe adjuntar todas las

evidencias (sustentos) de que el producto o
servicio ha sido recibido correctamente.
Para el caso de “materiales”, se debe adjuntar

la guía de remisión del traslado a bodega/sitio
(nodo), y el ingreso realizado por personal
logístico.
Para el caso de los “servicios”, se deben

adjuntar registros fotográficos del servicio
terminado.
Adjuntar sustentos: Además siempre se debe agregar el “código de

Usuario solicitante
1.5.2 Fotos, correos, recepción” para hardware y suministros de
ENTEL
guías de remisión compras mayores, el cual es generado por el
área de Logística.
Para el caso de los “software, licencias y

servicios”, primero se debe generar el Acta de
Conformidad y posteriormente el Código de
Recepción en Oracle. Esto es para obligar al
usuario a que controle el proceso hasta el final.
Todo esto debe ser ingresado a la Plataforma

Web SCG y si el usuario no cuenta con el código
de recepción, no se puede aprobar el Acta de
Recepción.
Control de Gestión CAPEX - OPEX obtiene a

través de la Bandeja de Entrada del sistema
Obtener Actas de Control de Gestión
SCG, todas las Actas de Conformidad generadas
1.5.3 Conformidad desde CAPEX - OPEX
por los usuarios para las OC aprobadas y
bandeja del sistema MGR
ejecutadas.
1.5.4 Revisar Guías de Control de Gestión CAPEX - OPEX debe revisar Control de Gestión
Remisión, que las Actas de Conformidad cuenten con CAPEX - OPEX

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todos los sustentos necesarios para ser válidas

en el sistema SCG: Guías de Remisión
(materiales), cantidades ingresadas a
bodega/sitios, registros fotográficos,
comunicaciones con el proveedor (si
existieran), etc. En caso de que los sustentos
Cantidades sean insuficientes para acreditar el
ingresadas, cumplimiento de la OC, o estén incompletos, el MGR
Sustentos. analista de Control de Gestión devolverá el Acta
de Conformidad al Usuario Solicitante.
Si el Acta de Conformidad cuenta con todos los
sustentos seguir en Actividad 1.5.5.
Si el Acta de Conformidad NO cuenta con todos
los sustentos se avisa a usuario solicitante
quien debe retomar en la Actividad 1.5.2.
En el caso de que el Acta de Conformidad se

encuentre con todos los sustentos
correctamente ingresados, Control de Gestión
CAPEX - OPEX aprueba el documento en el
sistema SCG, que se envía al Proveedor para
Control de Gestión
Aprobar Acta de que proceda a facturar el producto
1.5.5 CAPEX - OPEX
Conformidad enviado/servicio prestado.
MGR
Para el caso de los “software, licencias y
servicios”, primero se debe generar el Acta de
Conformidad y posteriormente el Código de
Recepción en Oracle.
A continuación, debe enviar a toda el área de

Redes un email con el archivo Excel llamado Control de Gestión
Enviar Actas de
1.5.6 Actas de Conformidad (ver anexo N°11), el cual CAPEX - OPEX
Conformidad
contiene todo el historial de actas aprobadas MGR
con los códigos de recepción generados.
1.5.7 Facturar El Proveedor, una vez recibida el Acta de Proveedor

Materiales/Servicio Conformidad aprobada, procede a facturar el ENTEL
s producto o servicio según sus procedimientos
internos.
La factura debe contener:
Código de Recepción

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Monto factura do debe ser el mismo que el

monto del código de recepción.
Las facturas deben ser enviadas por el
proveedor al área llamada “Mesa de Partes” de
Entel las cuales dan origen al proceso de Pagos.
Fin Proceso Gestionar Compras.

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9. REGISTROS
Los registros necesarios para la realización de este procedimiento son:
CÓDIGO NOMBRE DEL REGISTRO RESPONSABLE

Solicitud de Compra SC
__ Jefe de Planificación
(Se registra en sistema Web SC)
Requisito de Compra RQ
__ (Se registra en el sistema Oracle de Jefe de Compras
Compras)
10. CAMBIOS EN EL PRESENTE DOCUMENTO / COMENTARIOS
VERSIO
IDENTIFICACIÓN DE LA MODIFICACIÓN FECHA
N
1. Creación del documento 13-12-2017

2. Actualización del proceso completo 21-01-2020

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11. ANEXOS
Anexo N°1. Ejemplo de Solicitud de Compra (SC).

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Anexo N°2. Ejemplo de Solicitud de Pedido (SOLPE).
Anexo N°3. Ejemplo de Email que Oracle envía al Proveedor.
Anexo N°4. Ejemplo de Formato RFP. Pendiente

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Anexo N°5. Ejemplo de Maestro de Artículos.
Anexo N°6. Ejemplo del Reporte en Excel del Sistema SCG.
Anexo N°7. Ejemplo del formato de RFI. Pendiente

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REDES
Anexo N°8. Ejemplo de Orden de Compra.
Anexo N°9. Ejemplo de Plantilla para cargar OC en SCG.

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Anexo N°10. Ejemplo de Acta de Conformidad.
Anexo N°11. Ejemplo de Archivo Excel con Actas Aprobadas

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Anexo N°12. Matriz RACI

Para cada una de las actividades se identifica el grado de responsabilidad de los
involucrados en el proceso. Se utiliza la siguiente definición:
R: Este rol corresponde a quien efectivamente realiza la tarea.
A: Este rol se responsabiliza de que la tarea se realice y es el quien debe rendir cuentas
sobre su ejecución.
C: Este rol posee alguna información necesaria para realizar la tarea. Se le informa y se le
consulta información.
I: Este rol debe ser informado sobre el avance y los resultados de la ejecución de la tarea.
ROL
Control de Gestión CAPEX OPEX
Gerente Control de Gestión

Jefatura/Gerencia de Área
Control Operativo de Red
Rol Aprobador de OC
Gerente de Compras
Usuario Solicitante
Comprador
Proveedor

1. P.1.1. Generar Solicitud de Compra

Llenar en Plataforma datos de Solicitud de Compra R,A I
Agregar Sustentos a la Solicitud de Compra R,A I
Solicitar Aprobación de Jefatura o Gerente de Área R,A C
Aprobar SC en Plataforma Web I I I R,A
2. P.1.2. Validar SC
Validar el tipo de Compra R,A
Revisar Integridad del tipo de compra R,A
Corroborar Información de Solicitud de Compras R,A
Revisar y Validar SC según criterios R,A
Revisar Información de Solicitud de Compras
Aprobar Solicitud de Compra I I R,A
3. P1.3. Generar RQ
Obtener reporte diario de Solicitudes de Compra R,A
Filtrar solicitudes “Aprobadas sin RQ” y recoger datos en R,A

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planilla con formatos

Ingresar información de Planilla hacia Oracle R,A
Chequear y reparar errores de concordancia de la
R,A
información ingresada
Incorporar e-mail con sustentos y contexto de la RQ para
R,A I
área de Compras
Pre-Autorizar RQ en Oracle I R,A
Autorizar RQ en Oracle I R,A I
Revisar que RQ aprobada contenga sustentos C R,A
4. P1.4. Gestionar OC
Obtener de Oracle lista de RQ en proceso de aprobación R,A
Pre-Aprobar OC I I I I C, I R,A I
Aprobar y Publicar OC I I I I C, I R A
Revisar carga correcta de OC para RQ enviados R A C I
Cargar a Plataforma Web SCG. R A I
5. Enviar orden de compra a proveedor R A I
6. Recibir OC R A I
7. Entregar Bienes o Servicios I I I I R,A
8. P1.4. Aprobar Actas de Conformidad
Generar Acta de Conformidad y Asociar a RQ R A C
Adjuntar sustentos: Fotos, correos, guías de remisión R A C
Obtener Actas de Conformidad desde bandeja del
I R,A
sistema
Revisar Guías de Remisión, Cantidades ingresadas,
I R,A
Sustentos.
Aprobar Acta de Conformidad I R A
Enviar Actas de Conformidad I R A
Facturar Materiales/Servicios I R,A


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TIPO DE DOCUMENTO: Código: BA-P-00X

PROCEDIMIENTO Versión: Fecha Vigencia:

GESTIONAR PROCESO DE COMPRAS

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre: MIRAGroup Nombre: Nombre:

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre: MIRAGroup Nombre: Nombre:

Este documento formaliza las actividades, responsables, involucrados, herramientas

Este documento se enmarca en el proyecto “Governance y Control de Capex y Opex” en

Lograr una gestión eficiente de las compras desde la perspectiva de la

Realizar las compras en forma eficiente y oportuna, y que respondan al

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre: MIRAGroup Nombre: Nombre:

En el alcance se consideran todas las Compras necesarias para el desarrollo de Proyectos

Para facilitar la elaboración de esta manual, se han considerado principalmente

Acta de Conformidad: Documento que formaliza la recepción de los equipos/materiales

Plataforma Web SCG: Desarrollo informático que mantiene información de las

RQ: Abreviación para Requisición de Compra o Requerimiento de Compra. Documento

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre: MIRAGroup Nombre: Nombre:

6. INDICADORES DEL PROCESO

7. FLUJOGRAMA - GESTIONAR PROCESO DE COMPRAS REDES

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre: MIRAGroup Nombre: Nombre:

7.1.- Descripción de Actividades y Subprocesos

Para efectuar una solicitud de compra se de

P1.2. Validar Solicitud de Compra (SC)

P1.3. Generar Requerimiento (RQ)

P1.4. Gestionar Orden de Compra (OC)

Una vez que la OC es aprobada por las distintas

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre: MIRAGroup Nombre: Nombre:

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

El proveedor seleccionado debe recibir la OC y

El proveedor debe entregar los bienes o servicios

P1.5. Aprobar Actas de Conformidad

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre: MIRAGroup Nombre: Nombre:

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

El Usuario que necesita generar una Solicitud de

Luego de ingresar la información necesaria para

Seguir en Actividad 1.1.3

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre: MIRAGroup Nombre: Nombre:

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Solicitud de Compra en la Plataforma Web SCG, en el

El jefe o gerente de área en el módulo llamado “Por

Nota: si el área no tiene gerente, es el jefe quien

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre: MIRAGroup Nombre: Nombre:

8.2. Flujograma Subproceso P1.2. Validar Solicitud de Compra

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre: MIRAGroup Nombre: Nombre:

8.3. Descripción Subproceso P1.2. Validar Solicitud de Compra

Una vez Generada la SC se debe validar el tipo de

Para CAPEX, se debe revisar y validar que en la

1.2.3 Corroborar Para el caso de OPEX (Servicios o Licencias), Control Control de

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre: MIRAGroup Nombre: Nombre:

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Para el caso de CAPEX-OPEX (Equipos)

1.2.5 Revisar Para CAPEX (Servicios y Licencias), Control de Gestión Control de

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombre: MIRAGroup Nombre: Nombre: