INTITUTO CARL ROS PS-01

PROYECTO DESARROLLO DE SOFTWARE

PLANTILLA STAKEHOLDERS

Código Rol o cargo Descripción del rol o interés Nivel de Interés en

influencia el proyecto
01 COORDINADOR DE Administración y actualización de Alto Alto
ADMISIONES las carpetas de los estudiantes y
de las empresas con las
informaciones correspondientes a
la parte académica.
02 COORDINADOR Lleva el control de las Alto Alto
ACADEMICO estadísticas básicas del instituto
(asistencia, notas, ingresos,
egresos).

Vela por el buen funcionamiento

de la biblioteca y el archivo.
03 SECRETARIA Suscribir los títulos otorgados por Alto Alto
GENERAL el instituto, las actas de grado y
los demás certificados que lo
requieran.

Administrar y asesorar a las

diferentes dependencias del
instituto en las actividades
relacionadas con la gestión
documental, dentro de la
normatividad establecida.
04 ASISTENTE Una de las principales funciones Alto Alto
ADMINISTRATIVO de un asistente administrativo
consiste en ayudar a los
miembros de la oficina con la
gestión de documentos y
archivos.

Usualmente esta tarea está

relacionada con el
almacenamiento, organización y
administración de archivos.

Sin embargo, en ciertas

ocasiones también puede ser
necesario que escriban, editen y
revisen documentos.

Participa en el estudio y análisis

de nuevos procedimientos y
métodos de trabajo.

Archivar y llevar el control de los

 documentos del área.

05 PRACTICANTES Organizar y mantener, mediante Alto Alto

ARCHIVO CARL procedimientos técnicos, el
sistema del archivo central.
ROS
Elaborar y proponer las normas
de acceso a la documentación de
acuerdo a la normativa vigente.

Planificar, dirigir y coordinar la

metodología de organización
documental utilizada en un
archivo.

Ejercer los controles necesarios

para el adecuado manejo y
conservaciónón de los archivos
de gestión del instituto.

Velar porque los documentos

estén en plena disposición de los
usuarios, llevando los controles
necesarios para tal efecto.
 INSTITUTO CARL ROS ER-01
ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE
No 01

ID Nombre Descripción Prioridad

01 Inicio a la Se debe dar a conocer al personal que labora en el Alta
plataforma web instituto mediante material didáctico como textos y videos
con el fin de dar a conocer la plataforma que se
implementara, sobre su buen uso y dándoles a conocer las
políticas de seguridad que se deberán tener muy en
cuenta a la hora de acceder al sistema.

Controles y El personal que labora en el instituto deberá firmar una serie de actas de
restricciones confidencialidad y políticas de seguridad que se deberá cumplir.

Criterios de El software cumplirá a cabalidad con los requerimientos del instituto.

Aceptación

Fecha de XX/XX/XXXX
especificación

_________________________ ________________________ ______________________

Firma Firma(s) Firma(s)
( Dueño del proceso ) Usuarios participantes Demás usuarios involucrados
en la especificación en la especificación
 INSTITUTO CARL ROS ER-02
ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE
No 02

ID Nombre Descripción Prioridad

02 Registro de Se asignara un usuario y una contraseña a cada usuario Alta
usuarios autorizado por la dirección del instituto, para que pueda
autorizados acceder y registrar, administrar, actualizar y consultar
datos que se almacenen en el sistema.

Controles y Ninguna persona no autorizada por la dirección podrá ingresar al sistema

restricciones para obtener información que allí se encuentre almacenada.

Criterios de Este sistema cuenta con políticas de seguridad muy confiables.

Aceptación

Fecha de XX/XX/XXXX
especificación

_________________________ ________________________ ______________________

Firma Firma(s) Firma(s)
( Dueño del proceso ) Usuarios participantes Demás usuarios involucrados
en la especificación en la especificación
 INSTITUTO CARL ROS ER-03
ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE
No 03

ID Nombre Descripción Prioridad

03 Registrar, El sistema contara con varios módulos en los cuales el Alta
administrar, personal a cargo podrá realizar diferentes tareas, como:
actualizar y
consultar datos. Registrar: se podrá registrar en el sistema toda la
información de cada estudiante que ingresa al instituto,
anexando toda su documentación de forma digital, de igual
forma en este módulo se podrá archivar de forma digital
toda aquella documentación que esta en este momento en
físico.

Administrar: a esta función en específico solo podrá

acceder el director del instituto o aquellos que él ordene
con el fin de comprobar que todo esté en completo orden y
que las políticas de seguridad se estén respetando y
cumpliendo.

Actualizar: el personal encargado podrá ingresar a este

módulo y editar corregir, agregar o eliminar en tiempo real
toda la información que está allí almacenada de cada
estudiante.

Consultar: En este módulo se podrá buscar toda aquella

información que las personas o estudiantes requieran, de
forma rápida y eficaz ahorran tiempo y trabajo.

Controles y Cada módulo va ser operado por una o varias personas de manera
restricciones específica.

Criterios de El software aumentara la eficacia laboral y ahorrara tiempo de trabajo.

Aceptación

Fecha de XX/XX/XXXX
especificación

_________________________ ________________________ ______________________

Firma Firma(s) Firma(s)
( Dueño del proceso ) Usuarios participantes Demás usuarios involucrados
en la especificación en la especificación
 INSTITUTO CARL ROS ER-04
ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE
No 04

ID Nombre Descripción Prioridad

04 Digitalizar el Mediante el módulo de registrar, se podrá contar con la Alta
archivo fisico herramienta de sistematizar todos aquellos documentos
que se encuentran archivados en carpetas físicas los
cuales se están perdiendo y dañando, permitiendo de esta
manera ahorrar espacio que podrá ser utilizado para otras
actividades, todos los documentos serán almacenados en
archivos PDF .

Controles y La documentación digitalizada deberá ser organizada por carpetas

restricciones específicas.

Criterios de Esto permitirá guardar los archivos y documentos ya existentes para evitar su
Aceptación perdida.

Fecha de XX/XX/XXXX
especificación

_________________________ ________________________ ______________________

Firma Firma(s) Firma(s)
( Dueño del proceso ) Usuarios participantes Demás usuarios involucrados
en la especificación en la especificación