ANÁLISIS DE GASTOS FUNDAMENTALES

La mayoría de los CEOS se han centrado en impulsar el crecimiento de los ingresos de primera
línea como un medio para aumentar las EPS (ganancias por acción) y a menudo han ignorado
el costo. Ahora todo está cambiando, ya que puedes conseguir proveedores en todo el mundo
y la capacidad de administrar sistemáticamente una base de suministro grande y diversa
podría ser el diferenciador. Las empresas que entienden esto ya han implementado iniciativas
de restauración estratégica y están cosechando recompensas atractivas.

En resumen, Dave reemplazó los procesos de abastecimiento desconectados ad hoc con un

programa estratégico integrado, que no solo produjo un menor gasto en bienes y servicios,
sino que también acortó la concepción de producción recepción tiendas. La aplicación de
análisis de gastos permitió a los gerentes de categoría revisar más proyectos de gasto en
menos tiempo. El portal RFx (solicitud de información / cotización) permitió a compradores y
proveedores finalizar las solicitudes de cotizaciones, reemplazando así el sistema de punto a
punto basado en correos electrónicos y hojas de cálculo. Además, el nuevo sistema también
permitió calificar el desempeño del proveedor. Los gerentes en diferentes divisiones ahora
pueden calificar al mismo proveedor en diferentes categorías. Finalmente, Ahold ahora
puede aprovechar las capacidades optimizadas de licitación y asignación de la herramienta
para garantizar que los contratos para ciertas categorías, como ventanas de lavado, se
otorguen a los proveedores locales.

La recompensa de tales sistemas ha sido asombrosa para quienes están a la vanguardia.

¿QUÉ ES EL ANÁLISIS DE
GASTOS?
El análisis del gasto es el punto de partida del abastecimiento estratégico y crea la base para la
visibilidad, el cumplimiento y el control del gasto. El análisis de gastos organiza la
información de adquisición a través de las jerarquías de proveedores, la alineación de
productos y el blindaje de gastos, para:

 Determinar el gasto de categoría real Identificar oportunidades de abastecimiento

estratégico a través de la agregación de demanda y la racionalización de proveedores
 Identificar la reducción de gastos a través de un mayor cumplimiento en forma de
reembolsos de proveedores, gastos inconformistas, cumplimiento de contratos y
variación del presupuesto.

Los ahorros pueden variar del 2 al 25% del gasto total.

Conceptos básicos
Simplifiquemos aún más la definición anterior. En pocas palabras, el análisis de gastos es un
proceso de análisis sistemático de los datos históricos de gastos (compras) de una
organización.

La idea es poder examinar estos informes e identificar oportunidades de ahorro.

Si no pueden tener un análisis de ahorro, deben cuestionar la precisión de las respuestas. Sin
embargo, es probable que su departamento de compras no pueda proporcionarle las
respuestas. Una gran mayoría de empresas aún no ha implementado el análisis de gastos.

En este punto, es posible que se pregunte el porqué es tan difícil al analizar los datos de
compra. Rápidamente descubrirá los desafíos al analizar estos datos.

EJEMPLO: En resumen, los datos que residen en los sistemas empresariales muchas veces no
se limpian, enriquecen, consolidan ni organizan a nivel corporativo. Esto hace que sea muy
difícil hacer comparaciones. Además, la información se centra en las finanzas. La Figura 1.2
muestra una vista centrada en la adquisición del mismo gasto, en el que el gasto se agrega por
categorías. Esta visión es mucho más significativa: algunos hechos llaman inmediatamente su
atención: la División I está gastando mucho más dinero en computadoras personales y
mantenimiento de computadoras que la División 2. Si las dos divisiones pueden combinar sus
gastos, pueden negociar mejores términos con IBM para ambas divisiones en todas las
categorías.

Ahora amplíe este análisis a millones de transacciones en cientos de sistemas y comenzará a

apreciar los desafíos y el poder del análisis de gastos.

¿Cuáles son las razones de tan baja adopción? Estamos hablando de decenas o cientos de
millones de transacciones. El gran volumen de datos hace de esta una aplicación de clase
empresarial. Sin embargo, la complejidad de la situación es más que el volumen de los datos.
Algunos encuestado dicen que tienen incapacidad de obtener datos de sistema, otros que
carecían que herramientas analíticas para identificar oportunidades de ahorro y los últimos
que usan hojas de cálculo y bases de datos, moderada o extensamente para el análisis de
gastos.

Los desafíos no son todos técnicos. La mayoría de los encuestados (54%) mencionó la
ausencia de un proceso de abastecimiento estratégico y la mentalidad dentro de sus
organizaciones como limitaciones clave para mejorar sus procesos de adquisición, mientras
que el 32% señaló la falta de conocimientos organizativos como un factor limitante.

HISTORIA DEL ANÁLISIS DE

GASTOS
El análisis de gastos tiene sus raíces en el abastecimiento estratégico, que es un término para
racionalizar su base de suministro.

EN 1980
 El análisis del gasto tiene sus raíces en la estrategia de abastecimiento.
 Anteriormente perseguían objetivos tácticos y no estratégicos con influencia directa  al
EPS.
EN 1990
 El programa estratégico comenzó en la industria de los automóviles en respuesta al
éxito de las empresas japonesas.
 Abrieron consultorías especializadas en reducir costos de compra.
 Clasificación DUNS.

EN 2000
 Cambios horizontales: se buscan más consolidación en los materiales directos y el
camino para la expansión del MRO (Mantenimiento, reparación y operaciones).
 Movimientos verticales: variación del precio, descuentos por volumen,
implementación de plataformas más avanzadas.

SIMILITUDES / DIFERENCIAS
ENTRE ANALISIS GASTOS Y
ALMACENAMIENTO DE
DATOS
La mayoría de las empresas que deciden implementar una solución de análisis de gastos pasan
por una decisión de construir o comprar. El almacenamiento de datos implica extraer datos
transaccionales periódicos de ERP y otros sistemas comerciales en una base de datos dedicada
y ejecutar informes analíticos en esa base de datos.

De hecho, es posible utilizar este enfoque. Sin embargo, tanto desde una perspectiva técnica
como de proceso, el análisis de gastos ofrece desafíos únicos que deben entenderse, y las
soluciones deben diseñarse adecuadamente para que esto funcione.

Algunas de las razones por las cuales muchas iniciativas de almacenamiento de datos no
pueden entregar en el análisis de gastos incluyen:

 Los datos no se limpian ni enriquecen de ninguna manera, lo que resulta en una

clasificación de gastos inexacta e informes que carecen de credibilidad.
 El desplazamiento del alcance hace que aumenten los requisitos de informes y datos,
lo que genera problemas de rendimiento (los informes tardan mucho en ejecutarse), lo
que a su vez provoca una baja adopción.
 La asimilación del conocimiento no está diseñada en el sistema.

Desde una perspectiva técnica, la mayoría de las implementaciones de almacenamiento de

datos utilizan un enfoque ETLA (Extraer-Transformar-Analizar-Cargar).

EXTRAER: Extraer la información de los diversos sistemas de TI.

Transformar: Normalizar y enriquecer los datos.

Cargar: Cargar los datos en una base de datos

Analizar: Crear una biblioteca de informes para extraer los datos.

El análisis de gastos también utiliza un enfoque ETLA: los datos de transacciones de gastos
deben extraerse y transformarse, cargarse en una base de datos y analizarse. Sin embargo,
hay más que eso, a continuación, su análisis.

"E" O EXTRACTO
Aquí se extrae la información. Los datos de gasto residen en diferentes sistemas de TI que se
distribuyen en varias divisiones que están dispersas geográficamente y en muchos idiomas
diferentes. Raramente se integran.

"T" o Transformar
El objetivo final es agregar y organizar el gasto (es decir, los montos de las transacciones) para
facilitar el análisis que se basa en el proveedor, la categoría, la división, etc. En el análisis de
gastos, este proceso tiene consideraciones únicas:

CALIDAD DE LOS DATOS DEL PROVEEDOR. El mismo proveedor puede ingresarse de manera
diferente en diferentes transacciones, como IBM en sus diversas líneas (IBM Linux, IBM par).
Por lo tanto, es necesario consolidar este gasto y asociarlo con una empresa "parental".

CALIDAD DE LOS DATOS TRANSACCIONALES. Los datos transaccionales están invariablemente

mal formados e incompletos, pues o están duplicados, no tienen códigos de productos o no
estar detalladas. Ello se debe limpiar, pues luego es difícil clasificar estas transacciones en un
esquema de productos.

CALIDAD DEL ESQUEMA DE CATEGORÍA. Un buen esquema de productos básicos está en un

buen programa de análisis de. Desafortunadamente, los códigos de productos utilizados en los
archivos maestros de materiales a menudo están en un nivel demasiado alto para fines de
análisis detallado de gastos. Además, esta modificación no es un ejercicio de una sola vez. Los
buenos esquemas de productos básicos evolucionan constantemente.

TIPO DE ENRIQUECIMIENTO DE DATOS NECESARIO. También podría ser necesario enriquecer

las listas de proveedores con información adicional, como diversidad, calificaciones crediticias,
calificaciones de calidad, etc.

La "T" en el análisis del gasto es, por lo tanto, de importancia crítica porque la eficacia del
análisis del gasto está determinada en gran medida por la precisión y rapidez con que las
transacciones (que tienen poca información) se clasifican en una estructura de productos en
evolución. Esto significa que los gerentes de productos deben tener cierto control para
aprobar las evoluciones del esquema, así como la asignación de códigos de productos.

la "A" o Analizar
Suponiendo que se logra el enriquecimiento de alguna manera y los datos se cargan en una
base de datos, será necesario ejecutar informes apropiados. Se necesitan herramientas de
visualización especializadas que ayuden en este proceso de "explorar y descubrir". Estos
potentes analizadores pueden presentar una vista de alto nivel y de nivel transaccional de los
datos en tiempo casi real.

CARACTERÍSTICAS DE UNA
APLICACIÓN DE ANÁLISIS DE
GASTOS IDEALES
El proceso ETLA puede ayudarnos a comprender los componentes que conforman una buena
aplicación de análisis de gastos:

Definición y carga de datos (DDL)

Se debe decidir que datos requiere tu analisis de gatos, como fecha, descripcionn nombre del
proveedor, tambien se agregan varios datos adicionales. Todos los datos se encuetran en
sistemas diferentes. Por lo tanto, la extracción de los datos se realizará integrando múltiples
fuentes de datos heterogéneas (hojas de cálculo, ERPS).

Consistencia de los datos, a través de las fuentes y con el tiempo, son críticos durante la fase
de identificación y extracción de datos. Una vez que se han identificado los datos, el objetivo
es extraerlos para que se inserten en un esquema común.

El modelado dimensional divide el mundo en medidas y contexto. Las mediciones son

cantidades numéricas reales que están asociadas con uno o más contextos (ejemplos del
recuento de proveedores, el recuento de transacciones y la variación del presupuesto). La
palabra "dimensión" en realidad es muy adecuada porque le permite visualizar un hipercubo
de gasto cuyos puntos de intersección corresponden a una medida de gasto (productos
específicos). Nodos: son los registros.

- Dimensión de producto: hardware, servicio y Sosf.

- Dimensión del prove: HP e IBM.
- Dimensión tiempo: Q1 y Q2.

Los modelos dimensionales se representan de varias maneras. El esquema más simple y más
utilizado se llama esquema de "estrella", que consiste en una tabla que contiene las
transacciones y un conjunto de tablas dimensionales que están vinculadas a él mediante
relaciones de claves externas estándar.

Limpieza, estructura y enriquecimiento

de datos (DE)
Una aplicación que aborde esta etapa del análisis de gastos debe tener las siguientes
características:
CENTRADA EN LA WEB CON PRIVILEGIOS DE ADMINISTRADOR Y ACCESO RESTRINGIDO. Es
posible que el acceso de los usuarios deba restringirse a determinados productos o centros de
costos, de modo que los usuarios no vayan más allá de su dominio de experiencia.

LIMPIEZA Y ENRIQUECIMIENTO DE DATOS. Los proveedores deben estar "familiarizados" y

agrupados, y las transacciones deben ser clasificado en una estructura de productos adecuada.
Estas tareas pueden llevarse a cabo mediante la aplicación de reglas. Por lo tanto, la función de
enriquecimiento de datos debe estar compuesta por:

• Enriquecimiento del proveedor

• Clasificación de transacciones
• Motores de reglas con resolución de conflictos

JERARQUÍA Y EDICIÓN DIMENSIONAL. Se necesita una edición distribuida, restringida y

controlada de las estructuras dimensionales para garantizar la evolución adecuada de estos
esquemas.

PROGRAMACIÓN DE TRABAJO. El trabajo toma horas, por lo que la programación del trabajo
y la notificación de eventos son una función importante.

IMPORTACIÓN DE COMENTARIOS DE LOS USUARIOS FINALES DEL SISTEMA. Esta función

debería poder recopilar todos los comentarios, resolver comentarios conflictivos, generar
reglas y procesarlas automáticamente.

Spend Data Analytics (SA)

Una aplicación que aborde la etapa SA del análisis de gastos debe poder realizar las siguientes
funciones:

1. Aplicación centrada en la web con privilegios de administrador y acceso restringido

2. Herramientas de visualización especializadas
3. Informes y paneles
4. Envío de comentarios para sugerir cambios en la jerarquía dimensional
5. Envío de comentarios para sugerir cambios en la clasificación
6. Actualización inmediata de nuevos datos
7. Capacidad de análisis "Qué pasaría si"

Las aplicaciones que se emplean en esta etapa permiten a los usuarios "cortar y cortar" los
datos; ejecutar, exportar y compartir informes; y realizar cualquier tipo de análisis que pueda
ser requerido.

Gestión de la base de conocimiento (KB)

Es la capacidad de "aprender" y clasificar los gastos con mayor precisión, es decir, con una
buena descripción para la empresa y proveedor. Un usuario se retroalimenta a una base de
conocimiento o léxico de información específica de la industria. La idea es aprovechar esta
información y mejorar la precisión de la clasificación con el tiempo.

El léxico consta de tres entidades: conceptos, instancias y relaciones:

 LOS CONCEPTOS son nociones abstractas como sustantivos, calificadores, atributos,

UOMS (unidades de medida), etc.
  LAS INSTANCIAS son ocurrencias específicas en la vida real. Por ejemplo, el uso del
"Monitor de plasma(atributo) Dell (nombre propio) 17(medida)").
 LAS RELACIONES son conexiones estructurales y semánticas entre conceptos. Ciertas
bibliotecas de relaciones están comúnmente disponibles. Las bibliotecas se pueden
comprar en el estante. El concepto "Dell" podría asociarse con el concepto "tecnología
de la información". Finalmente, las relaciones pueden derivarse o sintetizarse usando
varias técnicas.

Cuanto más rico sea el léxico, más precisas serán las clasificaciones. Los administradores de la
base de conocimiento son aplicaciones que permiten la administración de las entradas en la
base de conocimiento.