Gr01-ej2-v1 Proyecto: CPI-Colombia Project Innovation

15 de Mayo de 2020
Autores:Acosta,Barakat,Cardona,González,
Narváez,velasquez,Zapata

2. VISIÓN GENERAL DE LOS COMPONENTES Y FUNCIONES DEL SISTEMA

EMPRESA.

2.1. Tabla con las diferentes modalidades que se puedan descartar en este
momento y el porqué de su descarte. Presentación y justificación de la
modalidad elegida.

Modalidades posibles Aspectos positivos Aspectos negativos

Realizar otro tipo de Crecer en el mercado Disponibilidad de personal
consultorías externas al educativo del sector y tiempo
Sector educativo colegios privado colegios.
privados del valle del
cauca
Profesionales altamente Asesoría permanente a Mal asesoramiento, no ver
capacitados capaz de cualquier inquietud de los que desea el cliente.
brindar una soluciones clientes
integral a cualquier cliente
Superar las expectativas Confianza, fidelización Superar las expectativas
del cliente brindando una con los clientes del cliente brindando una
mejora en el servicio mejora en el servicio
Uso de equipos Contacto con los clientes Fallas en la red,
tecnológicos comunicación muy
(computadores, tabletas, impersonal
celulares etc.)

Modalidades a descartar Motivos por los que se descartan

Realizar otro tipo de consultorías Disponibilidad de personal y tiempo
externas al mercado sector
educativo privado colegios.

Modalidad elegida Motivo por el cual se elige

Profesionales altamente Se busca explotar el potencial del personal
capacitados capaz de brindar altamente calificado en las diferentes áreas
soluciones integrales a cualquier como ser financieros, administrativos,
cliente tecnológicos, gestión de Recursos humano,
gestión de recursos físicos, Relaciones
públicas, comunicación integral y corporativa,
marketing para desarrollar y proveer una
solución integral con metodologías y
herramientas suficientes que permitan dar
solución a los diferentes problemas de los
clientes .

2.2. Descripción del sistema a proyectar para la modalidad seleccionada.

2.2.1. Producto Final que se desea conseguir con la Operación Proyecto.

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Asesoría especializada dirigido al sector educativo de colegios privados, enfocado

hacia una Gestión Integral mediante herramientas y metodologías que permitan dar
soluciones y seguimiento personalizado a los proyectos del sector educación con
profesionales altamente capacitados y con conocimientos generales de las
diferentes áreas que conforman la institución. Con el objetivo de que las empresas
puedan focalizarse en las actividades estratégicas y generar un crecimiento positivo.

2.2.2. El objeto provisto por el Producto Final y las condiciones de provisión.

El objeto provisto será de servicios Asesoría especializada en gestión de proyectos

al sector educativo privado de colegios, enfocado hacia una Gestión Integral con
herramientas y metodologías y con profesionales altamente calificados.

Para lo cual las entradas serán el contrato entre partes, estudio de diagnóstico y
necesidades de cada empresa los recursos humanos, insumos para las
capacitaciones, recursos físicos (computadoras, tabletas etc.).

Y las salidas serán las Asesorías especializadas

2.2.3. Tareas que deberán realizar las personas y tareas que deberán realizar
las máquinas para que el Producto Final pueda prestar el servicio.

Tareas a realizar por personas Tareas a realizar por máquinas

-Asesores profesionales en diferentes
áreas y especialidades
Toma de decisiones para brindar un
servicio de excelencia orientado a
solucionar los problemas de los clientes
Soporte tecnológico
Computadores, tabletas, software,
Internet, redes sociales, etc.

- Apoya a la gerencia de la firma que

nos contrató para que las mismas
puedan tomar las mejores decisiones en
los proyectos que van a llevar acabo.

Ayudar a mejorar sus procesos, y su

productividad

- Lograr que las empresas que requieren

de nuestro servicio encuentren nuevos
mercados.

Gerente
- Tomar decisiones que ayuden a
las empresas que nos contratan
para solucionar sus problemas.
- Administra el personal de la empresa

- capacitación de los profesionales que

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asesoraran al cliente.

Auxiliar Operativo y/o Asistente

- Control de clientes
-Registro y seguimiento a clientes y
correspondencia
-Funciones secretariales.

Portero y mensajería

Atender a los clientes

Realizar el mantenimiento de la oficina

2.2.4. Entradas, que requerirá el sistema para la provisión del bien o prestación
del servicio.

Se requerirá de personal altamente calificado con metodologías y herramientas en

gestión de proyectos de tal forma que brindará un acompañamiento y asesoramiento
integral al sector educativo colegios privados para que tomen las mejores decisiones
y así poder contribuir a generar bienestar social y productividad en las instituciones
asesoradas.

Se requerirá de una Oficina con las dependencias necesarias para un buen

desarrollo del trabajo de asesoría. Equipadas con escritorios, sillas, mesas de
reunión, de igual forma los servicios de energía, agua, teléfono e internet

Soporte tecnológico (Computadoras, tabletas, cámaras, data show, etc.)

2.2.5. Salidas, bienes, servicios, productos, resultados, desechos, reciclables,

que se obtendrán a partir del proceso de transformación que tiene lugar en el
sistema empresa.

Asesoría especializada a diversas empresas, enfocado hacia un asesoramiento y

acompañamiento en proyectos con metodologías y herramientas que permitan una
Gestión Integral con profesionales altamente calificados.

2.2.6. Fronteras del sistema a proyectar.

Se llevará a cabo en la ciudad de Cali capital del Departamento del valle del cauca,
tercera ciudad más grande de Colombia. Y enfocado al sector privado de colegios.

2.3. Enlaces de dependencia del sistema a proyectar.

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2.3.1. Dependencia del sistema a régimen (en funcionamiento) respecto a otros

sistemas.

Función o aspecto que genera esta

Otros sistemas reales con los que se
dependencia entre el sistema a proyectar
relaciona el sistema a proyectar
y otros sistemas
Proveedores de servicios comunicaciones
luz, agua
transporte
tecnología
El Estado Regulador

2.3.2. Dependencia del sistema, en otros estados de su ciclo de vida (por ej.:
puesta en marcha, funcionamiento parcial o en temporada baja, cierre por
vacaciones, parada por mantenimiento, paro por fallos, estado de emergencia,
…...), y del Producto Final a conseguir respecto a otros sistemas reales.

Otros sistemas reales con los

Estado del Función o aspecto que genera
que se relaciona en esos
ciclo de vida esta dependencia o relación
estados
Lanzamiento Servicios ofrecidos, estrategia Conocimiento de las diferentes
del servicio de del servicio, asesorías necesidades del sector
asesoría integrales en gestión de educativo privado colegios,
especializada proyectos, fidelización de los clientes,
en gestión de coaching buena comunicación
proyectos
Comienzo del Inicio de la asesoría Satisfacción y fidelización del
proceso de especializada integral en cliente.
asesoramiento gestión de proyectos, mediante
y crecimiento un servicio personalizados, y
de la empresa calificado
Auge de la Nuevos clientes, credibilidad, Nuevos Servicios. mayor valor
empresa fidelidad , optimización de agregado.
recursos, ganancias
Caída cambios normativas, asesoría Disminución de confianza,
inconclusa, mala aceptación de disminución de ganancias
la asesoría

2.4. El bienestar de las personas involucradas:

2.4.1. Interesados internos del sistema a proyectar.

Rol Identificación de los usuarios que cumplen cada rol

Operadores Gerentes, directores, asesores de las diferentes áreas ,
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administrador, encargado de recursos físicos, encargado de

recursos humanos, abogado, ingeniero de sistemas, auxiliares
operativo y encargado de portería, aseo y mantenimiento,
choferes, mensajeros
Propietarios Socios o accionistas

2.4.2. Interesados externos al sistema a proyectar.

Rol Identificación de los usuarios que cumplen cada rol

Consumidores Propietarios de colegios privados que estén interesados en
gestionar proyectos.
Explotadores Profesionales especializados
Accionistas Socios con porcentajes accionarios de la Empresa Colombia
Project Innovation
Terceros Empresas que presten asesorías que son competencia
Entidades Clientes gerentes, propietarios de Instituciones que requieran
sociales del servicio de asesoría, especializada en gestión de
proyectos.

2.4.3. Tabla indicativa de los beneficios y perjuicios que traería aparejados el

sistema en proyecto, una vez funcionando, para todos los interesados de los
apartados 2.4.1 y 2.4.2.

Usuario Beneficios al usuario Perjuicios al usuario

Gerente Mayor experiencia Costo
Experto en su área tiempo
Toma decisiones
Brinda soluciones integrales
Administrador Buen manejo de activos Costo
contables
Profesionales experiencia
especializados Experto en su área
Brinda soluciones integrales
Auxiliar operativo Salario,
Auxiliar de servicios Salario,
generales

2.5. Selección racionalizada de los interesados relevantes

Interesados Justificación de su relevancia, de lo fundamental de su rol

relevantes en el proyecto
Socios, Son los dueños de la empresa asesora, quienes aportan
con capital de arranque. Toman las decisiones sobre el
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futuro de la empresa
Gerente Hace cumplir las decisiones de los socios
Administrador Maneja todos los recursos monetarios y controla el flujo de
los mismos
Explotadores Los profesionales altamente capacitados quienes
asesoraran a los diferentes clientes.
operadores Profesionales altamente capacitados que ejecutaran las
asesorías, en todos los campos que requiera e cliente
Consumidores Empresas con cierta necesidad y falencia, que requieran el
servicio de asesoría por las diversas dificultades que
presenten.

2.6. El bien o servicio deseado por los usuarios

2.6.1. Análisis del bien y/o servicio deseado por los interesados relevantes:

Interesados Forma y manera Finalidad y

Naturaleza del
relevantes de suministro del
causalidad del bien
bien o servicio
ídem apartado 2.5 bien o servicio o servicio
Socios Salario fijo Disponibilidad a Realizan también
recuperación de la tiempo completo trabajo de Gerente
inversión en 4 administrador
años. recuperación de la
inversión
Gerente, Salario fijo Disponibilidad a Toma de
tiempo completo decisiones para el
correcto
asesoramiento de
los clientes
Administrador Salario fijo Disponibilidad a Maneja todos los
tiempo completo recursos
monetarios y
controla el flujo de
los mismos
Profesionales Salario fijo Tener Contraprestación
mensual, disponibilidad para por el servicio
prestar el servicio brindado.
al cliente a la hora
que este requiera
a través de los
diversos medios y
soportes
tecnológicos que
brinda la empresa
operadores Salario Trabaja Contraprestación
diariamente 8 por su trabajo.
horas, y horas
extra según se
requiera.
Consumidores Calidad en el Servicios Cumplir lo pactado
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servicio, servicio personalizados, en cada contrato

las 24 horas a por el servicio
través de los especializado
diversos medios y requerido.
soportes
tecnológicos que
brinda la empresa

2.6.2. Recopilación de los requisitos y sus valores de sustitución.

Requisitos Valores de sustitución

X % de las utilidades de la empresa Incentivo mensual
según el cargo y función .
Viáticos para viajes fuera de la Ciudad Pago de boletos aéreos.
de residencia
Pago de estadía para viajes fuera de la Pago de hoteles
Ciudad de residencia
Reconocimiento de gastos de traslados Pago de transporte local
locales por cumplir funciones para la
oficina

2.6.3. Recopilación sintética y ordenada de los requisitos.

Requisitos
1 X % de las utilidades de la empresa según el cargo y
función
2 Viáticos para viajes fuera de la Ciudad de residencia
3 Pago de estadía para viajes fuera de la Ciudad de
residencia
4 Reconocimiento de gastos de traslados locales por
cumplir funciones para la oficina

2.7. Constricciones y restricciones.

Indicar si se trata de restricciones/constricciones internas o externas.

Restricciones y constricciones Interna Externa

1 No contar con la El capital de Los clientes no
infraestructura necesaria para arranque poseen
desarrollar las diferentes aportado por los instalaciones
actividades de asesoramiento socios es ni equipos que
que se ofrecen. insuficiente para garanticen la
tener una óptima
infraestructura realización del
propia servicio de
asesoría.
2 Solicitud del servicio de Conocimiento Empresas que
asesoría integral de la calidad del no solicitan el
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servicio y servicio de
confianza en la asesoría por el
empresa tema de
costos
3 Falta de Presupuesto No existe La empresas
presupuesto no
para pagar a los presupuestan
profesionales, este tipo de
administradores, gastos en su
auxiliares, etc. POA
4 Se ignora los beneficios del Utilizar los Aparición de
servicio de asesoría integral. diferentes empresas en
medios ya sean el mismo rubro
masivos, que saturen el
interpersonales mercado.
o alternativos
para dar a
conocer los
beneficios que
tiene contratar
una empresa de
asesoría integral

2.8. Fecha y autores

Liliana González (coordinadora)

Claudia Cardona
Elizabeth Barakat
Oscar Velásquez