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PROCEDIMIENTO COMUNICACIÓN INTERNA Versió
01
Y EXTERNA DEL SISTEMA DE GESTIÓN n
AMBIENTAL Emisió
09/04/2020
n

CONSTRUCTEK S.A.C. SGA-CT-PR-13


COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA DEL
SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Fecha: 09 -abril - 2020 Fecha: 09 - abril - 2020 Fecha: 09 - abril - 2020

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CONTENIDO
1. OJETIVO............................................................................................................................................3
2. ALCANCE.........................................................................................................................................3
3. REFERENCIAS/NORMATIVA:........................................................................................................3
4. DEFINICIONES:................................................................................................................................3
5. RESPONSABILIDADES/ABREVIATURAS...................................................................................3
6. DESARROLLO.................................................................................................................................4
7. REGISTRO RELACIONADOS............................................................................................................6
8. ANEXOS.................................................................................................................................................6
9. HISTORIAL DE CAMBIOS..................................................................................................................6

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1. OJETIVO
Establecer y mantener un procedimiento de comunicación interna y externa,
para recibir, documentar y suministrar información verificable, comprensible y
claramente explicada a los trabajadores y otras partes interesadas sobre el
Sistema Integrado de Gestión.

2. ALCANCE
Este procedimiento se aplica a todas las partes interesadas de la empresa.

3. REFERENCIAS/NORMATIVA:
Apartado 7.4.1 de la norma ISO 14001 “Comunicación Interna y Externa”

4. DEFINICIONES:
 Parte interesada: Individuo o grupo interesado o afectado por el desempeño
de la empresa. Incluye población, clientes, proveedores, ministerios,
comunidades, entidades gubernamentales, sector privado, entre otros.

 Comunicación externa: a través de informes, comunicaciones por correo


electrónico, reuniones abiertas, en donde podrán presentarse las
inquietudes de las partes interesadas.

 Comunicación interna: a través de anuncios en periódicos murales,


reuniones, correos electrónicos, cartas, llamadas telefónicas, charlas,
buzones de sugerencias / quejas, etc.

 Sugerencia: es todo aporte realizable y sostenible en el tiempo, en temas


de seguridad y salud ocupacional, medio ambiente y calidad.

 Quejas: situaciones reportadas por cualquier trabajador u otras partes


interesadas en las que se requiera mejorar el desempeño de algún proceso
o actividad de cualquier área.

 SGA: Sistema de Gestión Ambiental.

5. RESPONSABILIDADES/ABREVIATURAS

 CSGA: Coordinador del Sistema de Gestión Ambiental (jefe del Área).


 GG: Gerente General.
 AD: Administrador.

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6. DESARROLLO

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD RESPONSABLE


Contenido de la comunicación interna puede ser sobre:
Situaciones de emergencias.
 Cumplimiento de los requisitos legales y otros.
 Recepción, documentación y respuesta a las
preocupaciones de las partes interesadas.
Contenido de la Resultados de los seguimientos, auditorias y
Comunicación revisiones del SGA, a los miembros -
Interna responsables de su desempeño.
 El SGA en general.
 Comunicación a los trabajadores involucrados
en el desarrollo y revisión de los
procedimientos para controlar riesgos, cuando
existan cambios que afecten la calidad,
seguridad y medio ambiente.
Recepción de El personal de la empresa harán llegar sus: CSGA
comunicaciones  Sugerencias, comentarios o inquietudes acerca
internas del del desempeño del SGA, así como información
personal u otras concerniente a implementación de mejoras,
partes como ahorro, productividad, entre otros.
interesadas
Quejas sobre el desempeño de algún proceso o
actividad de cualquier área que se requiera
mejorar; éstas pueden ser con nombre propio o
ser anónimas.
Mediante: Correos electrónicos, cartas, comunicación
directa, verbal o escrita, llamadas telefónicas,
reuniones, buzones de sugerencias / quejas, para lo
cual se utilizará el formato “Sugerencias / quejas”, ü
otros medios.
Cada mes el CSGA se encargará de recopilar las
sugerencias para presentarlas al Gerente General y
realizará el seguimiento de las implementaciones de
las sugerencias seleccionadas. Las mejores
sugerencias se premiarán 1 vez al año.
El CSGA centralizará la información mencionada y se
revisará en reunión mensual con la Gerencia General y
el Administrador.
Para las quejas internas o de alguna parte interesada,
a excepción de los clientes externos se utilizará el
formato: “Plan de acción-Quejas”.

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Nota: en el caso de las quejas de clientes (externos) se


procederá de acuerdo al registro: Atención de quejas o
reclamos del cliente.
Los trabajadores llenarán el formato “Libro de Atención
los Trabajadores”, cuando requieran ser atendidos en
temas relacionados directamente a Recursos
Humanos, tales como ascensos, vacaciones,
solicitudes de viáticos, constancias, entre otros; o
temas relacionados a Contabilidad, pagos, reintegros,
liquidaciones, CTS, entre otros.
El Libro de Atención a los trabajadores, se encuentra
en recepción de la empresa. Las atenciones se
centralizan mediante el CSGA, quien se encarga de
Atención al digitalizar la información recopilada en los formatos, y CSGA
personal lo deriva hasta al Administrador o Gerente General
quien aceptará o rechazará lo solicitado. Se llena el
formato de atención. El CSGA, debe llenar el campo
“Sugerencias”, con las acciones que se han realizado
para el cierre de la solicitud del trabajador y para dar
por cerrado el caso, se debe comunicar al trabajador y
explicarle el cierre del caso.
Una vez finalizado, el CSGA procede con archivar el
caso. A final del mes, se revisa el avance de las
atenciones.
El CSGA comunicara al Personal, Administrador y
Gerente General los resultados de las auditorias,
revisiones y demás comunicaciones relacionadas con
el SGA en las reuniones que se realicen cuando sea
necesario o a través de correos electrónicos, según
sea el caso. Comunicará también la Política de Gestión
Ambiental de la organización mediante comunicados,
afiches, charlas, correos electrónicos u otros medios.
Comunicacione
El CSGA deberán de dar a conocer a todo su personal
s dirigidas al CSGA
las comunicaciones recibidas sobre el SGA,
personal
verbalmente o por comunicados escritos (por correos
electrónicos u otros). Les comunicarán también el
desarrollo y revisión de los procedimientos para
controlar riesgos, cuando existan cambios que afecten
al medio ambiente.
El Administrador y Jefe de Producción y Mantenimiento
trabajadores la aplicación de las políticas de la
empresa
Contenido de la comunicación externa puede ser
sobre:
Contenido de la  Cumplimiento de requisitos legales medio
Comunicación ambiente. -
Externa
 Cumplimiento con los compromisos
establecidos en la Política de Gestión
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Ambiental, objetivos, metas y programas del


SGA.
 Respuesta a las consultas ó quejas relevantes
de las partes interesadas.
Toda comunicación externa de las partes interesadas
que esté relacionada al SGA (correos electrónicos,
cartas, solicitudes, fax, etc.) serán trasmitidas al
Coordinador del SGA, éste último procederá a
almacenarlas ya sea electrónica y/o físicamente.
Luego el CSGA, preparará las respuestas a las
comunicaciones recibidas, previa revisión con Gerencia
General.
Cuando se trate de declaraciones públicas que serán
Recepción de transmitidas, se consultará con Gerencia General para
comunicación su aprobación respectiva.
de las partes Si surgen consultas como resultado de la información CSGA
interesadas entregada, interna o externamente, el Coordinador del
externas SGA, preparará la respuesta, la cual será revisada por
la Gerencia General, para su aprobación antes de ser
emitida.
La Política de Gestión Ambiental está disponible a las
partes interesadas, la cual será entregada por el
Responsable de Gestión de la Calidad cuando la
soliciten.
La empresa no comunicará sus aspectos ambientales
significativos a las partes interesadas, a menos que
sean solicitados formalmente por éstas.

7. REGISTRO RELACIONADOS

Código Nombre
SGA-CT-RG-09 Libro de Atención a los Trabajadores
SGA-CT-RG-10 Cuadro Resumen de Sugerencias
SGA-CT-RG-11 Plan de acción-Quejas

8. ANEXOS
No aplica.

9. HISTORIAL DE CAMBIOS

Fecha Versión Modificación o Cambio

09/04/2020 1 Creación de Documento

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