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In the office – practising simple present

and present progressive on three levels


Von Christa Hamilton, Bad Fallingbostel

Das Wichtigste auf einen Blick


Didaktisch-methodische Hinweise
Übersicht über die einzelnen Bausteine

Tipp für Word 97 bis 2003:


Öffnen Sie die Symbolleiste „Web“ über das Menü „Ansicht“ > „Symbolleisten“. Dann können Sie innerhalb
der verlinkten Word-Datei mittels der blauen bzw. grünen Pfeile in dieser Symbolleiste vor- und
zurückspringen:

Hinweis ab Word 2007:


Schalten Sie den Navigationsbereich im Reiter „Ansicht“ ein, um bequem innerhalb des Word-Dokuments
von Abschnitt zu Abschnitt zu springen.

(Die unter “Tipp für Word 97 bis 2003” erwähnten grünen Pfeile können in den Programmversionen ab Word 2007 über
“Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen” – im Kontextmenü, das beim Klicken mit der rechten Maustaste auf die
Schnellzugriffsleiste erscheint – in die ganz oben am Bildschirmrand befindliche Schnellzugriffs-Symbolleiste importiert
werden.)
2 von 48 Simple present, Present Progressive Business communication: writing • 11 III

In the office – practising simple present


and present progressive on three levels
Von Christa Hamilton, Bad Fallingbostel

„Grammatik? Schon wieder? Das kann ich sowieso


nicht!“ So oder ähnlich erleben es viele Lehrkräfte,
wenn die (un)geliebte Grammatik auf dem Plan
steht. Dieser Unterrichtsvorschlag schafft Abhilfe.
Er bietet durchgängig dreifach differenzierende
Übungen, mit denen jeder Schüler ganz individuell
auf seinem Niveau arbeiten kann. Dies schafft
Erfolgserlebnisse und erhöht die Motivation jedes
Einzelnen.
Die unabhängig voneinander einsetzbaren
Bausteine führen die Lernenden in die fiktive Firma
„One-Two-Success“. Hier arbeitet die etwas träge
Amy als office management assistant und erlebt Differenzierende Materialien lassen Schüler auf ihrem
verschiedene Situationen. Anhand von individuellen Niveau arbeiten und bringen die Freude
kontextgebundenen Aufgaben, wiederholen die zurück in den Englischunterricht.
Lernenden die Bildung und Anwendung des simple
present und des present progressive. In einem
motivierenden Jeopardy-Spiel stellen sie ihre
Kenntnisse unter Beweis.

Das Wichtigste auf einen Blick

Kompetenzen Dauer
– die Regeln zur Bildung des simple present und max. 3 Schulstunden (+ Test),
present progressive wiederholen je nach Auswahl der Materialien
– den Gebrauch der beiden Zeitformen Niveau
wiederholen und im Kontext anwenden
A2–B1
– die Bildung von Fragen mit Modalverben
wiederholen und festigen Ihr Plus

– die Bildung von Kurzantworten (short answers) zwei PowerPoint-Präsentationen und ein
wiederholen interaktives Spiel zum Thema
– Wortschatz zum Thema „working in an office“
erweitern

20 RAAbits Englisch • Berufliche Schulen • August 2016


III Business communication: writing • 10 Incident report 3 von 48

Didaktisch-methodische Hinweise
Wie ist die Unterrichtseinheit aufgebaut?
Ziel dieses Unterrichtsvorschlags ist es, Bildung und Gebrauch des simple present und present
progressive zu wiederholen und zu festigen. Die Materialien sind in den situativen Kontext eines
Unternehmens eingebettet, in dem die etwas träge Bürokauffrau Amy verschiedene Situationen durchlebt.
Auf diese Weise werden die sprachlichen Strukturen im Zusammenhang präsentiert und es werden zudem
Parallelen zur Lebenswelt der Schülerinnen und Schüler1 gezogen.
Die Reihe ist in vier Bausteine mit binnendifferenzierten Übungen auf drei Niveaus untergliedert. Bei
Bedarf können die Materialien der einzelnen Bausteine auch unabhängig voneinander eingesetzt werden.
1 Im weiteren Verlauf wird aus Gründen der besseren Lesbarkeit nur „Schüler“ verwendet.

Welche Schwerpunkte haben die einzelnen Bausteine?


– 1. Baustein: Im ersten Baustein (M 1–M 4) wiederholen die Lernenden die Bildung des simple present
in bejahten und verneinten Aussagesätzen.
– 2. Baustein: Der Schwerpunkt des zweiten Bausteins (M 5–M 8, M 12) liegt auf der Wiederholung des
present progressive. In weiterführenden Übungen wird die Verwendung des present progressive der
des simple present gegenübergestellt.
– 3. Baustein: Der dritte Baustein (M 9–M 11) befasst sich mit der Fragebildung im simple present. Die
Schüler wiederholen die Bildung von Fragen mit und ohne question word. Ebenso werden Fragen mit
den Modalverben would, could und can berücksichtigt.
– 4. Baustein: Ein Kurztest überprüft die Inhalte der Bausteine 1–3.

Wie erfolgt die Differenzierung?


Die Materialien dieses Unterrichtsvorschlags richten sich schwerpunktmäßig an Lernende der
Niveaustufen A2–B1. Die Arbeitsblätter stehen in drei Schwierigkeitsgraden zur Verfügung: Dabei
kennzeichnen die Computermaus ( ) das einfache Niveau, die (zwei) Stifte ( ) das mittlere Niveau

und die (drei) Ordner ( ) das schwierige Niveau.

Grundsätzlich bearbeiten alle Schüler die gleichen Aufgaben. Je nach Schwierigkeitsgrad werden lediglich
mehr oder weniger Hilfestellungen angeboten. Die Aufgaben sind so angelegt, dass die Lernenden in
etwa zeitgleich fertig werden, insofern sie den eigenen Leistungsstand korrekt eingeschätzt haben. Die
Ergebniskontrolle erfolgt gemeinsam im Plenum. Dies spart nicht nur Zeit, sondern stärkt auch das
Zusammengehörigkeitsgefühl der Lerngruppe.

Welchen Vorteil hat die Arbeit mit differenzierenden Materialien?


Die Lerngruppen an Beruflichen Schulen sind heutzutage zunehmend heterogen. Zwangsläufig sind daher
immer einige Lernende über- oder unterfordert, was häufig zu Unzufriedenheit führt. Nicht selten sind
Unterrichtsstörungen die Folge. Finden die Schüler allerdings Aufgaben vor, die ihrem individuellen
Leistungsstand entsprechen, steigert dies die Motivation des Einzelnen und Störungen nehmen
erfahrungsgemäß spürbar ab.

Welche Berufsgruppen werden berücksichtigt?


Das Thema dieses Unterrichtsvorschlags ist für Auszubildende aller Berufsgruppen relevant. Der zugrunde
liegende situative Rahmen sowie der verwendete thematische Wortschatz richten sich schwerpunktmäßig
an kaufmännische Berufsgruppen.

Welche Methoden und Materialien kommen zum Einsatz?


Der Einstieg erfolgt im ersten und zweiten Baustein kontextgebunden anhand von Bildimpulsen. Hierfür
stehen zwei PowerPoint-Präsentationen auf der CD 20 zur Verfügung. Die grammar files (M 1, M 5 und

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M 9) bieten den Lernenden einen Überblick über die wichtigsten Aspekte des simple present und des
present progressive. Die Inhalte werden anhand der Aufgabenformate gap filling (M 2, M 3 und M 6) und
rearranging jumbled sentences (M 6 und M 10) schriftlich geübt. Mittels eines Tandembogens (M 11)
wiederholen die Lernenden die Verwendung der short answers. Am Ende der Reihe wird das Wissen
spielerisch in einem Jeopardy-Spiel gefestigt. Dieses finden Sie auf der CD 20.

Wie kann der Lernerfolg überprüft werden?


Der Lernerfolg wird mittels eines differenzierten Kurztests (M 13) überprüft. Dieser prüft die Inhalte aller
drei Bausteine und verwendet die Aufgabenformate (gap filling und rearranging), die auch in den
Materialien vorkommen. Bei Aufgabe 1 gilt es, die korrekten Verbformen im simple present in Aussagesätze
einzufügen. Zudem bringen die Schüler durcheinandergeratene Fragesätze im simple present und present
progressive in die richtige Reihenfolge (task 2).
Wie auch die Übungen, steht dieser Test auf drei Niveaus zur Verfügung. Die Varianten auf einfachem und
mittlerem Niveau enthalten zusätzliche Hilfestellungen. Daher können die Schüler hier maximal die Note 3
(einfaches Niveau) bzw. die Note 2 (mittleres Niveau) erreichen. Dieses Testformat hat sich als
motivierend herausgestellt, da leistungsschwächere Schüler so mit entsprechender Hilfe eine stabile Drei
erreichen können.

Welche zusätzlichen Materialien können Lehrer und Schüler nutzen?


∑ www.ego4u.de/de/cram-up/tests
∑ www.englisch-hilfen.de/exercises_list/alle_grammar.htm
Auf diesen beiden Internetseiten finden Sie zahlreiche kostenlose Online-Übungen zum simple present
sowie zum present progressive auf verschiedenen Niveaus.

Übersicht über die einzelnen Bausteine

1. Baustein: Practise using the simple present


Material Verlauf
Zusatz (Pr) She usullay reads – describing routines / Gewohnheiten verschiedener
Personen im simple present anhand von Bildimpulsen beschreiben

M 1 (Gr) The simple present – grammar file / Übersichtsblatt zu Bildung und Gebrauch des
simple present
M 2 (Ws) An office management assistant / passende simple present Formen (positive
statements) in einen Lückentext über die Tätigkeiten von Bürokaufleuten einfügen
M 3 (Ws) Amy, an assistant at work / simple present Formen in einen Lückentext über die
Arbeitsgewohnheiten einer Bürokauffrau (positive/negative statements) einfügen
M 4 (Ws) After lunch, I check emails – talking about your job / sich in Partnerarbeit über
Gewohnheiten im eigenen Arbeitsalltag austauschen
Stundenziel: Die Schüler wenden das simple present im Kontext an.

2. Baustein: Practise using the present progressive


Material Verlauf
Zusatz (Pr) He is reading – describing what’s happening now / im present
progressive anhand von Bildimpulsen beschreiben, was
Personen gerade tun
M 5 (Gr) The present progressive – grammar file / Übersichtsblatt zu Bildung und
Gebrauch des present progressive

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III Business communication: writing • 10 Incident report 5 von 48

M 6 (Ws) Today is different! – Amy is having a really busy day / schriftliche


Übungen zum present progressive (positive/negative statements,
questions) bearbeiten
M 7 (Ws) What’s going on at One-Two-Success? / die aktuelle Situation einer
fiktiven Firma unter Anwendung des present progressive und des simple
present beschreiben
M 8 (Ws) What’s going on at your company at the moment? / die aktuelle
Situation im eigenen Ausbildungsbetrieb unter Anwendung des present
progressive und des simple present beschreiben
M 12 (Voc) Vocabulary: Positions, personnel matters and office routines /
thematische Wortschatzliste zu den Übungen M 7 und M 8
Stundenziel: Die Lernenden wenden das present progressive und das simple present
im Kontext an.

3. Baustein: Practise asking and answering to questions in the simple present


Material Verlauf
M 9 (Gr) Questions in the simple present – grammar file / Übersichtsblatt zur
Bildung von Fragen im simple present
M 10 (Ws) Amy at the front desk – practise asking questions / die Satzstellung in
Fragen mittels differenzierter Zuordnungsübungen wiederholen
M 11 (Ca) Practise questions and answers – a tandem activity / die Verwendung
von short answers anhand eines Tandembogens in Partnerarbeit
differenziert üben
Zusatz (Qz) Let’s play Jeopardy! / die Lerninhalte aller Bausteine in einem
Quiz anwenden

Stundenziel: Die Lernenden stellen Fragen im simple present und reagieren hierauf.

4. Baustein: Lernerfolgskontrolle
Material Verlauf
M 13 (Ws) Test: A day in the office / differenzierter Kurztest zur Überprüfung der
Lerninhalte
Stundenziel: Die Schüler beherrschen Bildung und Gebrauch von simple present und
present progressive.

Bedeutung der Abkürzungen


Ca: Cards; Ga: Game; Gr: Grammar sheet; Pr: Presentation; Qz: Quiz; Voc: Vocabulary sheet; Ws: Worksheet

So können Sie kürzen und kombinieren

– Wenn Sie den Schwerpunkt auf die Bildung und den Gebrauch des simple present legen möchten,
nutzen Sie die Materialien des ersten Bausteins (M 1–M 5) sowie des dritten Bausteins (M 9–M 11).
– Soll die Bildung und der Gebrauch des present progressive wiederholt werden, verwenden Sie
ausschließlich die Materialien des zweiten Bausteins (M 5–M 8).
– Möchten Sie Verwendung der beiden Zeiten im Vergleich mit Ihrer Lerngruppe thematisieren,
nutzen Sie die grammar files (M 1 und M 5) sowie die Übungen (M 6 und M 7).
Zusatzmaterialien auf CD (PowerPoint-Präsentationen)
Zusatz_presentation_simple_present (Übung mit Bildbeschreibung zum simple present)

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Zusatz_presentation_present_progressive (Übung mit Bildbeschreibung zum present progressive)


Zusatz_quiz_jeopardy (Quiz zur Festigung der Lerninhalte)

Auf der CD 20 RAAbits Englisch Berufliche Schulen finden Sie alle Materialien im
veränderbaren Word-Format sowie Zusatzmaterialien.

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The simple present – grammar


file
M1
Bildung
Aussage Verneinung Frage
I/you/we/they I work. I do not (don’t) work. Do you work?
he/she/it She works. She does not (doesn’t) work. Does she work?

► Das simple present wird aus dem Infinitiv (Grundform) des Verbs gebildet.
► In der 3. Person Singular (bei den Pronomen he, she und it) wird zusätzlich ein -s angehängt.
► Verneinte Sätze und Fragen bildet man mit do oder bei he, she und it mit does und dem Infinitiv.

Besonderheiten bei der Bildung der 3. Person Singular

► Nach einem Zischlaut (ch, sh, ss, x) oder -o wird -es angehängt.
He, she, it
Beispiele: to watch → he watches to miss → she misses → Das s
to go → she goes to do → it does muss mit

► Ein -y am Verbende wird zu -ie, wenn kein Vokal (a, e, o oder u) vorausgeht.
Beispiele: to hurry → she hurries to study → he studies
aber: to play → it plays to buy → she buys

Unregelmäßige Formen

to be Aussage Verneinung Frage


I I am (I’m) at work. I am not (I’m not) at work. Am I at work?
you/we/they They are (They’re) at work. They are not (aren’t) at work. Are they at work?
he/she/it He is (He’s) at work. He is not (isn’t) at work. Is he at work?

to have Aussage Verneinung Frage


I/you/we/they I have got time. We have not (haven’t) got time. Have you got time?
he/she/it She has got time. She has not (hasn’t) got time. Has she got time?

► Die Formen der Verben to be und to have sind unregelmäßig.


► Verneinte Sätze und Fragen werden ohne do oder does gebildet.

Gebrauch
Das simple present steht bei …

… regelmäßig wiederholten und gewohnheitsmäßigen Sam usually starts work at 7 a.m.


Handlungen (z. B. Hobbys oder täglichen Abläufen). I take a shower every morning.
… allgemein gültigen Aussagen. The sun rises in the east.
She has (got) blue eyes.
… mehreren Handlungen, die nacheinander geschehen. He arrives in the office, then plans the
day and checks his emails.

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… zukünftigen Handlungen, wenn die Informationen in The plane arrives at 8 a.m.


einem Fahr- oder Zeitplan festgehalten sind. The next meeting is on Monday.

Signalwörter: always ü usually ü normally ü often ü sometimes ü every ü never

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III Business communication: writing • 10 Incident report 9 von 48

M2 M2
An office management assistant An office management assistant
As an office management assistant you have many different As an office management assistant you have many different
things to do. things to do.

Task: Fill in the gaps with the correct form of the verb in brackets. Use the Task: Choose the correct verbs from the grey box below to fill in the gaps. Use
simple present. the simple present.

Example: She supports the manager. (support) Example: She supports the manager. (prepare – support – work)

1. An office managament assistant ________ in companies or 1. An office managament assistant ________ in companies or organisations
organisations in different industries. (work) in different industries.

2. He/she ________ a lot of different things. (do) 2. He/she ________ a lot of different things.

3. An office management assistant ________ a wide range of office 3. An office management assistant ________ a wide range of office
software including databases. (use) software including databases.

4. A good office management assistant _______ documents when 4. A good office management assistant _______ documents when he/she
he/she ________ them. (file, receive) ________ them.

5. He/she ________ appointments for the boss. (arrange) 5. He/she ________ appointments for the boss.

6. He/she ________ and ________ emails and ________ meetings. 6. He/she ________ and ________ emails and ________ meetings.
(check, answer, prepare)
7. A good office assistant ________ the phone immediately to keep the
7. A good office assistant ________ the phone immediately to keep caller from waiting.
the caller from waiting. (answer)
8. He/she ________ sure that there ________ always enough stationery.
8. He/she ________ sure that there ________ always enough stationery.
9. That ________ he/she ________ envelopes, paper, paperclips, pens
(make, be)
and notepads.
9. That ________ he/she ________ envelopes, paper, paperclips, pens
be – work – answer (2x) – arrange – order – have – make – do – file –
and notepads. (mean, order)
prepare – use – receive – mean – check

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M2 M3
An office management assistant Amy, an assistant at work
As an office management assistant you have many different Find out what Amy usually does at work. Do you think she is a
things to do. good office management assistant?

Task: Fill in the gaps with a suitable verb form in the simple present. Task: Fill in the gaps with the correct verb form in brackets.

Example: She supports the manager. Example: She doesn’t support her colleagues but reads magazines.
(not support/read)
1. An office managament assistant ________ in companies or
organisations in different industries. 1. In the morning, Amy __________________ coffee but _________ the
newspaper instead. (not make, read)
2. He/she ________ a lot of different things.
2. Then she _____________________ emails but __________SUDOKU.
3. An office management assistant ________ a wide range of office
(not write, play)
software including databases.
3. After that, Amy and her colleague Lisa __________________ the next
4. A good office management assistant _______ documents when
meetings. They usually _____________ on WhatsApp. (not prepare,
he/she ________ them.
chat)
5. He/she ________ appointments for the boss.
4. Later, Amy ___________________ the missing stationery but ______
6. He/she ________ and ________ emails and ________ meetings. ___________ the latest shoe trends on the Internet. (not order, check
7. A good office assistant ________ the phone immediately to keep out)
the caller from waiting. 5. She __________________ the phone but ________ photos on
8. He/she ________ sure that there ________ always enough stationery. Facebook. (not answer, post)

9. That ________ he/she ________ envelopes, paper, paperclips, pens


and notepads.

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III Business communication: writing • 10 Incident report 11 von 48

6. After lunch, Amy and Lisa


___________________ the
clients but often ________ a
laugh in the office instead. (not
welcome, have)

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M3 M3
Amy, an assistant at work Amy, an assistant at work
Find out what Amy usually does at work. Do you think she is a Find out what Amy usually does at work. Do you think she is a
good office management assistant? good office management assistant?

Task: Choose the correct verbs from the grey box below. Then fill in the gaps Task: Find suitbale verbs and fill in the gaps with the correct simple present
with simple present forms. form. The first gap in a sentence always needs a negation form.

Example: She doesn’t support her colleagues but reads magazines. Example: She doesn’t support her colleagues but reads magazines
(not support/read)
1. In the morning, Amy __________________ coffee but _________ the
1. In the morning, Amy __________________ coffee but _________ the newspaper instead.
newspaper instead.
2. Then she _____________________ emails but __________SUDOKU.
2. Then she _____________________ emails but __________SUDOKU.
3. After that, Amy and her colleague Lisa __________________ the next
3. After that, Amy and her colleague Lisa __________________ the next meetings. They usually _____________ on WhatsApp.
meetings. They usually _____________ on WhatsApp.
4. Later, Amy ___________________ the missing stationery but ______
4. Later, Amy ___________________ the missing stationery but ______ ___________ the latest shoe trends on the Internet.
___________ the latest shoe trends on the Internet.
5. She __________________ the phone but ________ photos on
5. She __________________ the phone but ________ photos on Facebook.
Facebook.
6. After lunch, Amy and Lisa
6. After lunch, Amy and Lisa ___________________ the
___________________ the clients but often ________ a
clients but often ________ a laugh in the office instead.
laugh in the office instead.

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III Business communication: writing • 10 Incident report 13 von 48

post – check out – chat – play – have – read – (not) prepare – (not) order
– (not) welcome – (not) answer – (not) make – (not) write

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After lunch, I check emails – talking about your


job
M4

Tasks

1. Write down seven sentences about your work day. The language support below will help you.
Write about your daily tasks, what you like doing, what you don’t like doing and what you do to keep
yourself motivated.
2. Get together with a partner. Tell each other about your work day. Speak as freely as possible.

Language support
∑ I usually start/finish work at …
∑ In the morning, in the afternoon, after lunch, then, later, after that, …
∑ I (don’t) like to …
∑ It’s difficult to …
∑ I … to keep myself motivated.
∑ I check emails, file documents, copy documents, buy stationary, make coffee, answer the telephone,
phone clients, prepare meetings, welcome visitors, help colleagues, go to the post office, order
stationary, work together with colleagues …

After lunch, I check emails – talking about your


job
M4

Tasks

1. Write down ten sentences about your work day. The language support below will help you.
Write about your daily tasks, what you like doing, what you don’t like doing and what you do to keep
yourself motivated.
2. Get together with a partner. Tell each other about your work day. Speak as freely as possible.

Language support
∑ I check emails, file documents, copy documents, buy stationary, make coffee, answer the telephone,
phone clients, prepare meetings, welcome visitors, help colleagues, go to the post office, order
stationary, work together with colleagues …

After lunch, I check emails – talking about your


job
M4

Tasks

1. Write down twelve sentences about your work day.

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III Business communication: writing • 10 Incident report 15 von 48

Write about your daily tasks, what you like doing, what you don’t like doing and what you do to keep
yourself motivated.
2. Get together with a partner. Tell each other about your work day. Speak without notes.

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16 von 48 Simple present, Present Progressive Business communication: writing • 11 III

Erläuterungen (M 1–M 4; 1. Baustein)

Der Schwerpunkt des ersten Bausteins liegt auf dem simple present.
Zum Einstieg beschreiben die Schüler anhand von Bildimpulsen im Plenum die Gewohnheiten
verschiedener Personen nach Feierabend. Anschließend berichten sie über eigene Aktivitäten.
Hierbei verwenden sie das simple present in einem typischen sprachlichen Kontext. Die
zugehörige PowerPoint-Präsentation (Zusatz_presentation_simple_present) finden Sie auf
der CD 20.
In einem weiteren Schritt erhalten die Lernenden eine Übersicht (M 1) zu Bildung und Gebrauch des
simple present. Sie bearbeiten daraufhin zwei schriftliche Einsetzübungen: Die eine beschäftigt sich mit
den allgemeinen Aufgabengebieten von Bürokaufleuten, die andere mit den Arbeitsgewohnheiten der
etwas trägen Amy.
Während bei der ersten Übung (M 2) nur bejahte Aussagen (positive statements) vervollständigt werden,
bezieht die zweite Übung (M 3) zusätzlich verneinte Aussagen (negative statements) mit ein. Der Fokus
liegt auf der dritten Person Singular, da hier erfahrungsgemäß gehäuft Fehler auftreten. Die Übungen
werden gemeinsam im Plenum verglichen.
Differenzierung (M 2, M 3): Bei den als einfach gekennzeichneten Übungen sind die einzusetzenden
Verben bereits in Klammern vorgegeben. Das mittlere Niveau erfordert es, inhaltlich passende Verben aus
einer Liste auszuwählen. Auf den Arbeitsblättern auf hohem Niveau sind keine Verben vorgegeben, sodass
die Lernenden selbstständig inhaltlich passende Verben finden und in der richtigen Simple-present-Form
einsetzen.
Im Anschluss wenden die Lernenden das simple present in einer Sprechübung (M 4) an. Sie tauschen
sich in Partnerarbeit über Gewohnheiten im eigenen Arbeitsalltag aus und orientieren sich an den zuvor
gemachten Notizen. Hierbei können sie den thematischen Wortschatz verwenden, der in den beiden
vorangegangenen Übungen vorkommt.
Differenzierung (M 4): Durch die offene Aufgabenstellung bietet diese Aufgabe eine natürliche
Differenzierung, da die Antworten je nach Leistungsstand des einzelnen Schülers mehr oder weniger
komplex ausfallen können. Zudem steht auf den Arbeitsblättern auf einfachem und mittlerem Niveau
zusätzlich ein language support zur Verfügung.

Lösung (M 2)

Task: The gaps should be filled in as follows:

1. An office management assistant works in companies or organisations in different industries.

2. He/she does a lot of different things.


3. An office management assistant uses a wide range of office software including databases.

4. A good office management assistant files documents when he/she receives them.

5. He/she arranges appointments for the boss.


6. He/she checks and answers emails and prepares meetings.

7. A good office assistant answers the phone immediately to keep the caller from waiting.

8. He/she makes sure that there is always enough stationery.


9. That means he/she orders envelopes, paper, paperclips, pens and notepads.

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Lösung (M 3)

1. In the morning, Amy doesn’t make coffee but reads the newspaper instead.

2. Then she doesn’t write emails but plays SUDOKU.

3. After that, Amy her colleague Lisa don’t prepare the next meetings. They usually chat on WhatsApp.
4. Later, Amy She doesn’t order the missing stationery but checks out the latest shoe trends on the
Internet.

5. She doesn’t answer the phone but posts photos on Facebook.


6. After lunch, Amy and Lisa don’t welcome the clients but often have a laugh in the office instead.

Lösung (M 4)

A possible report about a student’s work day could be the following:


My work as an office management assistant is great. I’m
busy all the time because I have got a lot to do. Usually, I
start to work at 9 a.m. I enter the office and greet all my
colleagues, including my boss. After that, I check my emails
and answer the most important ones immediately.
Later, I file documents and check letters for spelling
mistakes. From time to time I help other colleagues who
have too much to do. That means I answer their phones or
spellcheck different letters.
After my coffee break I usually have a short conversation
with my boss who tells me about the most important matters of the day. This normally includes preparing
some meetings and decorating the meeting room. I make sure that the clients have enough to drink and
serve some snacks. I put the relevant materials like folders or handouts on the table. After that, I welcome
the visitors and guide them to the meeting room. During the meeting, I record the main points in the minutes.
As soon as the meeting is over and the clients have left the building, I revise the minutes and hand them in
to my boss.
In the afternoon I usually work at the front desk. I welcome clients and answer the telephone. At 5 p.m. I
normally leave the office. During long days I always have a small chocolate in my pocket. Sugar motivates
me and gives me an energy boost. Actually, there is no part of my job which I don’t like to do.

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18 von 48 Simple present, Present Progressive Business communication: writing • 11 III

The present progressive – grammar


file
M5
Bildung
Aussage Verneinung Frage
I I am (I’m) working. I am (I’m) not working. Am I working?
you/we/they You are (You’re) working. We are not (aren’t) working. Are they working?
he/she/it He is (He’s) working. She is not (isn’t) working. Is he working?

► Das present progressive wird aus der Präsensform von to be (→ am/are/is), dem Infinitiv (Grundform)
und der Endung -ing gebildet. Bei verneinten Sätzen wird zwischen der Form von to be und der ing-
Form zusätzlich ein not eingefügt.
Beispiel: She is (not) working. Just a moment,
please! We’re
Form von to be Infinitiv + -ing checking out the
latest celebrity
► Bei Fragen wird die Form von to be nach vorn vor das Subjekt gestellt. news.
Beispiel: Is she working?
Form von to be Subjekt Infinitiv + -ing

Besonderheiten bei der Bildung der ing-Form

► Ein nicht ausgesprochenes e am Verbende fällt weg.


Beispiel: to telephone → telephoning to come → coming
► Bei Verben mit kurzem, betontem Vokal (a, e, i, o, u) wird der darauffolgende Konsonant verdoppelt.
Beispiel: to put → putting to run → running
► Bei Verben, die mit betontem -er, -ir oder -ur enden, verdoppelt sich das r.
Beispiel: to transfer → transferring to occur → occurring
► Ein -ie am Verbende wird zu y.
Beispiel: to lie → lying to die → dying

Gebrauch
Das present progresive steht bei …

… Handlungen, die gerade in diesem Moment stattfinden. Look! Martin is preparing the meeting in
the conference room.
… Handlungen, die gerade unterbrochen wurden, aber Amy to Eric in the staff canteen:
noch nicht abgeschlossen sind. I’m still working on the new project.
… Handlungen, die innerhalb eines begrenzten Zeitraums My colleague is ill. So I’m answering his
(wiederholt) ablaufen. phone this week.
… zukünftigen Handlungen, die bereits fest geplant sind. Charlotte White is going on a business
Hier steht in der Regel eine Zeitbestimmung. trip to London next week.

Signalwörter: at the moment ü now ü just now ü right now ü Look! ü Listen!

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III Business communication: writing • 10 Incident report 19 von 48

Today is different! – Amy is having a really busy


day
M6
Amy is having a busy day because two of her colleagues are ill.

Task 1: Complete the sentences with the correct form of the present progressive.

Example: Today Amy is doing (do) all the work at the same time.
Tip: With verbs ending in e, there is no e in the ing-form! (to write → writing)

1. 8 a.m.: At the moment, Amy is w__________ (write) two emails and ___________________ (speak)
on the phone with a client while another customer _________________(wait) on hold .

2. 9 a.m.: Amy and her colleague Sam ____________________ (try) to repair the photocopier while they
__________________ (argue).

3. 10 a.m.: Amy __________________ (file) documents while two colleagues _________________ (talk)
to her at the same time. But Amy isn’t _______________ (not listen) to them.

4. 11 a.m.: Look! Amy ___________________ (make) coffee and __________________ (prepare)


snacks for the next meeting. But she ____________________ (not print out) the handouts for the
meeting.

Task 2: Put the jumbled sentences in order. The sentences start with the first words given.

Amy / she / talking to a client / on the phone / making coffee / while / is / is


→ Amy is making coffee while she is talking to a client on the phone.

1. 1 p.m.: At the moment / eating their lunch / are / Amy and her colleagues / but Amy is / having a
conversation / with her ill colleague / on the phone / at the same time

2. 2 p.m.: During the meeting / at the same time / taking the minutes / is / and is / Amy / serving coffee

3. 3 p.m.: Amy is / while she / welcoming the visitors / filing some more documents / is

4. 4 p.m.: She is / and is / at the same time / talking to her boss again / typing a very important letter

5. 5 p.m.: After work / drinking water / is / while she / she / running to the bus station / is

6. 6 p.m.: Now Amy / working anymore / and is / isn’t / having time for herself

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20 von 48 Simple present, Present Progressive Business communication: writing • 11 III

Today is different! – Amy is having a really busy


day
M6
Amy is having a busy day because two of her colleagues are ill.

Task 1: Complete the sentences with the correct form of the present progressive.

Example: Today Amy is doing (do) all the work at the same time.
Tip: With verbs ending in e, there is no e in the ing-form! (to come → coming)

1. 8 a.m.: At the moment, Amy _______________ (write) two emails and ___________________ (speak)
on the phone with a client while another customer _________________ (wait) on hold.

2. 9 a.m.: Amy and her colleague Sam ____________________ (try) to repair the photocopier while they
__________________ (argue).

3. 10 a.m.: Amy __________________ (file) documents while two colleagues _________________ (talk)
to her at the same time. But Amy _______________ (not listen) to them.

4. 11 a.m.: Look! Amy ___________________ (make) coffee and __________________ (prepare)


snacks for the next meeting. But she ____________________ (not print out) the handouts for the
meeting.

Task 2: Put the jumbled sentences in order. The sentences start with the first word(s) given.

Example: Amy / she / talking / on the phone / is / making / while / is / to a client / coffee
→ Amy is making coffee while she is talking to a client on the phone.

1. 1 p.m.: At the moment / at the same time / Amy and / her colleagues / are / eating / their lunch / but
Amy / is / having / a conversation / with her ill colleague / on the phone

2. 2 p.m.: During the meeting / the minutes / coffee / at the same time / taking / is / and is / Amy /
serving

3. 3 p.m.: Amy / some more documents / is / while she / welcoming / filing / is / the visitors

4. 4 p.m.: She / to her boss again / is / and is / a very important letter / at the same time / talking / typing

5. 5 p.m.: After work / to the bus station / drinking / is / while she / she / running / water

6. 6 p.m.: Now Amy / working / for herself / and is / isn’t / having time / anymore

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III Business communication: writing • 10 Incident report 21 von 48

Today is different! – Amy is having a really busy


day
M6
Amy is having a busy day because two of her colleagues are ill.

Task 1: Complete the sentences with the correct form of the present progressive.

Example: Today Amy is doing (do) all the work at the same time.

1. 8 a.m.: At the moment, Amy _______________ (write) two emails and ___________________ (speak)
on the phone with a client while another customer _________________ (wait) on hold.

2. 9 a.m.: Amy and her colleague Sam ____________________ (try) to repair the photocopier while they
__________________ (argue).

3. 10 a.m.: Amy __________________ (file) documents while two colleagues _________________ (talk)
to her at the same time. But Amy _______________ (not listen) to them.

4. 11 a.m.: Look! Amy ___________________ (make) coffee and __________________ (prepare)


snacks for the next meeting. But she ____________________ (not print out) the handouts for the
meeting.

Task 2: Put the jumbled sentences in order.

Example: she / talking / making / while / is / Amy / to / client / coffee / on / phone / is / a / the
→ Amy is making coffee while she is talking to a client on the phone.

1. 1 p.m.: the / moment / at / the / her /same Amy / and / at / her / colleagues / are / eating / their / lunch
/ but / Amy / is / having / a / conversation / with / on / colleague / the / phone / time / ill /

2. 2 p.m.: meeting / the / the / minutes / coffee / at / the / during / same / time / taking / is / and / is / Amy
/ serving

3. 3 p.m.: Amy / some / documents / is / while / she / welcoming / filing / is / the / visitors

4. 4 p.m.: the / to / she / important / boss / again / is / and / is / very / same / letter / at / time / a / talking /
typing / her

5. 5 p.m.: work / to / bus / after / station / drinking / is / the / while / she / she / running / water

6. 6 p.m.: having / for / working / now / herself / is / and / isn’t / Amy / time / anymore

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22 von 48 Simple present, Present Progressive Business communication: writing • 11 III

The organisation chart of One-Two-


Success
M 7A
The company One-Two-Success

What’s going on at One-Two-


Success?
M 7B
There are a lot of things going on at the company One-Two-Success at the moment.
Task: Write five sentences about the organisation chart of One-Two-Success. Use the simple present to
describe people’s positions within the company. Use the present progressive for the current situation.

Example: Franziska Juhl works as an accountant but she is applying for a financial
manager position at the moment.

Language support

– to work as a/an … – arbeiten als …


– to apply for the position of … – sich für eine Position als … bewerben
– to take over the position of … – eine Position als … übernehmen
– to take parental leave – Elternzeit nehmen
– to interview so. – Vorstellungsgespräche führen

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III Business communication: writing • 10 Incident report 23 von 48

– to travel through a country (→ travelling) – durch ein Land reisen


– to leave a company – ein Unternehmen verlassen
– to cover for so. – jmdn. vertreten

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24 von 48 Simple present, Present Progressive Business communication: writing • 11 III

What’s going on at One-Two-


Success?
M 7B
There are a lot of things going on at the company One-Two-Success at the moment.
Task: Write seven sentences about the organisation chart of One-Two-Success. Use the simple present
to describe people’s positions within the company. Use the present progressive for the current situation.

Example: Franziska Juhl works as an accountant but she is applying for a financial
manager position at the moment.

Language support

– to work as a/an … – to interview so.


– to apply for the position of … – to travel through a country (→ travelling)
– to take over the position of … – to leave a company
– to take parental leave – to cover for so.

What’s going on at One-Two-


Success?
M 7B
There are a lot of things going on at the company One-Two-Success at the moment.
Task: Write ten sentences about the organisation chart of One-Two-Success. Use the simple present to
describe people’s positions within the company. Use the present progressive for the current situation.

Example: Franziska Juhl works as an accountant but she is applying for a financial
manager position at the moment.

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III Business communication: writing • 10 Incident report 25 von 48

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26 von 48 Simple present, Present Progressive Business communication: writing • 11 III

What’s going on at your company at the


moment?
M8
Now it’s your turn. Write about your company’s structure and about what’s going on at the moment.

Tasks

1. Draw an organisation chart of your company or your department on the back of the sheet. Fill in
positions and names.
2. Describe your company’s structure. Use the simple present to describe people’s positions within the
company. Use the present progressive to write about the current situation.

Write at least five sentences. Write at least seven sentences.

Write at least ten sentences.

Example: Marc Mallow works as a marketing assistant.


At the moment, however he isn’t working because he is taking parental leave.

Language support

– to work as a/an … – arbeiten als …


– to be on/take parental leave – in Elternzeit sein/Elternzeit nehmen
– to be ill – krank sein
– to be on sick leave – im Krankenstand sein
– to travel through a country (→ travelling) – durch ein Land reisen
– to spend one’s holidays in … – seinen Urlaub in … verbringen
– to be on sabbatical leave – sich in einem Sabbatjahr befinden
– to cover for so. – jmdn. vertreten
– to help out in a project – in einem Projekt aushelfen

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III Business communication: writing • 10 Incident report 27 von 48

– to support so. – jmdn. unterstützen


– to take over a position – eine Position übernehmen

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28 von 48 Simple present, Present Progressive Business communication: writing • 11 III

Erläuterungen (M 5–M 8; 2. Baustein)

Der zweite Baustein befasst sich schwerpunktmäßig mit dem present progressive. In zwei
weiterführenden Übungen geht es darum, present progressive und simple present im Kontext anzuwenden.
Der Einstieg erfolgt mittels einer PowerPoint-Präsentation (Zusatz_presentation_
present_progressive), die Ihnen auf der CD 20 zur Verfügung steht. Die Lernenden
beschreiben, was die verschiedenen Personen auf den Fotos gerade im Moment tun. Dies
dient der induktiven Wiederholung des present progressive.
Die Schüler erhalten eine Übersicht (M 5) zu den wichtigsten Aspekten des present progressive. Hier
sind Erläuterungen zum Gebrauch und zur Bildung der Zeitform mit entsprechenden Beispielen aufgeführt.
Im Anschluss bearbeiten die Lernenden schriftliche Übungen (M 6) zum present progressive. Thematisch
geht es hierbei erneut um die etwas träge Bürokauffrau Amy, die ausnahmsweise einen sehr
anstrengenden Arbeitstag hat. In einer Einsetzübung (task 1) wird die Bildung der Zeitform in bejahten
und verneinten Aussagen gefestigt. Daraufhin bringen die Schüler in einer differenzierten Übung (task 2)
einzelne Satzteilen von Fragen in die richtige Reihenfolge.
Differenzierung (M 6): Die Differenzierung in task 2 erfolgt über die Markierung der Anfangswörter auf
dem einfachen und mittleren Niveau. Zudem sind die zu sortierenden Satzteile unterschiedlich komplex
angelegt.
Die Übung (M 7) stellt die Unternehmensstruktur des fiktiven Unternehmens One-Two-Success vor, in dem
auch Amy arbeitet. Aktuell finden personelle Umstrukturierungen statt, die in einem Organigramm (M 7A)
festgehalten sind. Dieses erhalten alle Schüler, unabhängig davon, welches Niveau sie wählen. Aufgabe
ist es nun, sowohl die angestammte Position der einzelnen Mitarbeiter im simple present zu beschreiben
als auch die aktuellen Veränderungen im present progressive.
Im Anschluss stellen die Lernenden in einer weiterführenden Übung (M 8) nach dem gleichen Prinzip die
Unternehmensstruktur des eigenen Ausbildungsbetriebs vor. In Anlehnung an M 7 erstellen die Schüler ein
eigenes Organigramm und berichten darüber. Diese Aufgabe kann in Partnerarbeit oder in Kleingruppen
erfolgen. Das Ziel dieser Aufgabe ist es, das eigene Unternehmen auf Englisch beschreiben zu können
und gleichzeitig beide Zeitformen im Kontext zu üben. Als zusätzliche Hilfestellung können die Lernenden
die thematische Wortschatzliste (M 12) nutzen.
Differenzierung (M 7, M 8): Die Differenzierung erfolgt bei beiden Übungen über den Umfang der Antwort.
Zudem steht Schülern, die die Übungen auf dem einfachen und mittleren Niveau bearbeiten, zusätzlich ein
language support zur Verfügung. Auf dem einfachen Niveau sind die Vokabelangaben zusätzlich auf
Deutsch übersetzt.

Lösung (M 6)

Task 1: The sentences should be completed as follows:

1. 8 a.m.: At the moment, Amy is writing two emails and is speaking on the phone with a client while
another customer is waiting on hold.

2. 9 a.m.: Amy and her colleague Sam are trying to repair the copier while they are arguing.

3. 10 a.m.: Amy is filing documents while two colleagues are talking to her at the same time. But Amy
isn’t listening to them.

4. 11 a.m.: Look! Amy is making coffee and is preparing snacks for the next meeting. But she isn’t
printing out the handouts for the meeting.

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III Business communication: writing • 10 Incident report 29 von 48

Task 2: The sentences should be rearranged like this:


1. 1 p.m.: At the moment Amy and her colleagues are eating lunch but Amy is having a conversation with
her ill colleague on the phone at the same time.
2. 2 p.m.: During the meeting, Amy is serving coffee and is taking the minutes at the same time.
3. 3 p.m.: Amy is welcoming the visitors while she is filing some more documents.
4. 4 p.m.: She is talking to her boss again and is typing a very important letter at the same time.
5. 5 p.m.: After work she is drinking water while she is running to the bus station.
6. 6 p.m.: Now Amy isn’t working anymore and is having time for herself.

Lösung (M 7)

Task: A possible description of the current situation could be the following:


The CEO of the company One-Two-Success is Joshua Pauls but at the moment he is travelling through
Vietnam. Ellen Bob is the financial accounting director but she is leaving at the end of June. The current
financial manager is Christine May. She is taking over Ellen Bob’s job at the end of July. The acountants
Franziska Juhl and Paula Hill work very diligently and are applying for the position as financial manager
now. Andy Brown works as accounting assistant. Bill Jones is the advertising director but he isn’t working
at the moment because he is on parental leave. That means that there is no advertising director at the
moment. The copywriters are Harriet Bee and Harry Bee. They are married. The copywriting assistant is
Nigella Mro and she is applying for the position of the advertising director at the moment. The marketing
manager is Allan Harp and he is looking for a new marketing assistant. His marketing assistant is now
working in a different company. The office management director is Maria May. Virginia Poe is the office
manager and works directly for Maria May. Amy Albee and Lisa Grey are the office management
assistants and are working for Virginia Poe at the moment. Amy, however, isn’t happy in her job and is
applying for the marketing assistant position at the moment.

Lösung (M 8)

Task: A
The company I work for is called Hello World. It sells communication devices such as earphones and
headses.
– Leonard Gross is our CEO but, as usual around June, he is spending his holiday in Austria at the
moment.
– Stefan Klein works as a marketing assistant but he is taking parental leave at the moment because his
partner gave birth a few weeks ago.
– Katja Sonntag, the marketing director, is covering for Stefan Klein. So she is working a lot at the
moment.

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30 von 48 Simple present, Present Progressive Business communication: writing • 11 III

Questions in the simple present – grammar


file
M9

Entscheidungsfragen im simple present

Frage Kurzantwort (short answer)


Fragen mit do/does
Do you go to the post office every Yes, I do. No, I don’t.
afternoon?
Do they always have lunch in the canteen? Yes, they do. No, they don’t.
Does Tom often start work before 8 a.m.? Yes, she does. No, she doesn’t.
Fragen mit Modalverben
Can I help you with this Yes, you can. No, thanks.
presentation?
Could I borrow your pen, please? Yes, you can. No, I’m sorry.
Would you like to eat lunch with us? Yes, I would like No, I’m afraid I
to. can’t.
Fragen mit to be und to have
Are you from Berlin? Yes, I am. No, I’m not.
Is he the new marketing manager? Yes, he is. No, he isn’t.
Have we got enough copy paper? Yes, we have. No, we haven’t.
Has Amy got time? Yes, she has. No, she hasn’t.

► Auf Fragen ohne Fragewort folgt eine Ja-Nein-Antwort. Man spricht daher von Entscheidungsfragen.
Im gesprochenen Englisch antwortet man häufig mit einer Kurzantwort (short answer).
► Fragen im simple present werden mit dem Hilfsverb do (does bei he, she, it) gebildet. Dieses steht
vor dem Subjekt. Statt do/does kann auch ein Modalverb (z. B. can, could oder would) stehen.
► Eine Ausnahme bilden Fragen mit den Verben to be und to have. Hier steht jeweils die entsprechende
Form des Verbs am Anfang des Satzes, gefolgt vom Subjekt.

Fragen mit Fragewort im simple present

Frage
Fragen mit do/does
What do you do in the afternoon? I go shopping.
When does the meeting start? It starts at 10 a.m.
Fragen mit Modalverben
How can I help you? I’m looking for room no.
5.
What would you like to drink? A cup of coffee, please.
Fragen mit to be und to have
Who is suitable for the job? I think, it’s Martin.
How much time has she got? She has got two weeks.

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III Business communication: writing • 10 Incident report 31 von 48

► Diese Form der Frage wird verwendet, um eine bestimmte Information zu erfragen.
► Das Fragewort (z. B. Who?, Where?, When?, What?, How?, Why?) wird vorangestellt.

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32 von 48 Simple present, Present Progressive Business communication: writing • 11 III

Amy at the front desk – practise asking


questions
M 10
Amy, the office management assistant, often works at the front desk. She welcomes
clients and answers the phone.

Tasks

1. What questions does Amy ask? Order the sentence parts correctly.

Example: can / do / for you / I / what → What can I do for you?

1. how / can / I / help / you

2. an appointment / you / have / with Ms Elder / do

3. you / the marketing expert / are / from Budapest?

4. do / need / for your presentation / what / you

2. What questions is Amy asked? Cut out the parts and order them correctly. The first word is given.

Would to the meeting room bring the client you be so kind and ?

Would you like and some biscuits a cup of coffee ?

Can as soon as possible copy that for me you ?

Do go you usually to the post office ?

Where my hands wash can I ?

Could the emails check you please ?

Does with Mr White Ms Klein have an appointment ?

Is from Germany the new trainee in the marketing department ?

Could pick up Mr Daniels you from the airport, please ?

When start does the meeting ?

Have for me to book a hotel you got enough time ?

Are the meetings rooms second floor on the ?

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III Business communication: writing • 10 Incident report 33 von 48

20 RAAbits Englisch • Berufliche Schulen • August 2016


34 von 48 Simple present, Present Progressive Business communication: writing • 11 III

Amy at the front desk – practise asking


questions
M 10
Amy, the office management assistant, often works at the front desk. She welcomes
clients and answers the phone.

Tasks

1. What questions does Amy ask? Form sentences in the simple present. Add do/does where necessary.

Example: can / do / for you / I / what → What can I do for you?

1. how / can / I / help / you

2. an appointment / you / have / with Ms Elder

3. you / the marketing expert / are / from Budapest

4. need / for your presentation / what / you

2. What questions is Amy asked? Cut out the parts and order them correctly.

you would bring the client be so kind and to the meeting room ?

you like would a cup of coffee and some biscuits ?

you can copy that for me as soon as possible ?

go do you usually to the post office ?

I wash can my hands where ?

please you check the emails could ?

have does Ms Klein an appointment with Mr White ?

is trainee the new from Germany in the marketing department ?

you pick up could Mr Daniels from the airport, please ?

the start does meeting when ?

have for me you got to book a hotel enough time ?

on the are second floor rooms the meeting ?

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III Business communication: writing • 10 Incident report 35 von 48

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36 von 48 Simple present, Present Progressive Business communication: writing • 11 III

Amy at the front desk – practise asking


questions
M 10
Sue, the office management assistant, often works at the front desk. She welcomes
clients and answers the phone.

Tasks

1. What questions does Amy ask? Form sentences in the simple present. Add do/does where necessary.

Example: can / do / for you / I / what → What can I do for you?

1. how / can / I / help / you

2. an appointment / you / have / with Ms Elder

3. you / the marketing expert / are / from Budapest

4. need / for your presentation / what / you

2. What questions is Amy asked? Cut out the parts and order them correctly.

be to so you and the the room kind bring would client meeting ?

a of you and cup like some would coffee biscuits ?

as me as for you can that soon copy possible ?

go do to the you post office usually ?

I my can wash hands where ?

you could check emails please the ?

an does have Ms Klein with Mr White appointment ?

is in the the new from Germany marketing department trainee ?

up you the from pick please could airport Mr Daniels ?

the does start when meeting ?

a to me for got you have book time hotel enough ?

on the the are floor rooms second meeting ?

20 RAAbits Englisch • Berufliche Schulen • August 2016


III Business communication: writing • 10 Incident report 37 von 48

Practise questions and answers – a tandem


activity
M 11
Amy, the office management assistant, answers her colleagues’ questions.
Task: Work with a partner. Partner A asks partner B the questions on the card.
Partner B answers and Partner B checks the answer. Then you swap roles.

Fold here

Partner A Partner B
Ask your partner the following questions. Then Choose the correct answers to the questions your
check his/her answers. They are in below. partner asks you.

1. Could you call Mr Morgan, please? a) Yes, I can. Just give me five minutes.
a) Yes, I can. Just give me five minutes.

2. Would you be so kind and copy that for me? b) Yes, I have. There are some in my desk.
e) I’m afraid, the copier doesn’t work.

3. Have you got any folders left? c) Yes, I do.


b) Yes, I have. There are some in my desk.

4. Could you fix the stapler, please? d) No, I’m sorry. I think it’s broken.
d) No, I’m sorry. I think it’s broken.

5. Do you usually take the minutes? e) I’m afraid, the copier doesn’t work.
c) Yes, I do.

20 RAAbits Englisch • Berufliche Schulen • August 2016


38 von 48 Simple present, Present Progressive Business communication: writing • 11 III

Choose the correct answers to the questions your Ask your partner the following questions. Then
partner asks you. check his/her answers. They are below.

f) Yes, she is. 6. Is Ms Green on still on holiday?


f) Yes, she is.

g) Of course. I’m going to the post office 7. Could you confirm Mr Lee’s appointment,
anyway. please?
j) Yes, I can. No problem.

h) No, I don’t. 8. Could you prepare the meeting room, please?


i) No, I’m afraid, I’m busy.

i) No, Iʼm afraid, Iʼm busy. 9. Could you pick up Ms Smith from the station,
please?
g) Of course. I’m going to the post office anyway.

j) Yes, I can. No problem. 10.Do you often work extra hours?


h) No, I don’t.

20 RAAbits Englisch • Berufliche Schulen • August 2016


III Business communication: writing • 10 Incident report 39 von 48

Practise questions and answers – a tandem


activity
M 11
Amy, the office management assistant, answers her colleagues’ questions.
Task: Work with a partner. Partner A asks partner B the questions on the card. Partner B
answers and Partner B checks the answer. Then you swap roles.

Fold here

Partner A Partner B
Ask your partner the following questions. Then Choose the correct answers to the questions your
check his/her answers. They are below. partner asks you. Then rearrange the answers.

1. Could you call Mr Morgan, please? a) I / minutes. / Yes, / can. / me / five / Just / give
a) Yes, I can. Just give me five minutes.

2. Would you be so kind and copy that for me? b) are / have. / in / There / some / Yes, / desk. / I /
my
e) I’m afraid, the copier doesn’t work.

3. Have you got any folders left?


c) do. / Yes, / I
b) Yes, I have. There are some in my desk.

4. Could you fix the stapler, please?


d) broken. / No, / sorry. / think / it’s / I’m / I
d) No, I’m sorry. I think it’s broken.

5. Do you usually take the minutes?


e) afraid, / copier / doesn’t / I’m / work. / the
c) Yes, I do.

20 RAAbits Englisch • Berufliche Schulen • August 2016


40 von 48 Simple present, Present Progressive Business communication: writing • 11 III

Choose the correct answers to the questions your Ask your partner the following questions. Then
partner asks you. Then rearrange the answers. check his/her answers. They are below.

f) is. / Yes, / she 6. Is Ms Green on still on holiday?


f) Yes, she is.

g) course. / I’m / the / office / anyway. / going / Of 7. Could you confirm Mr Lee’s appointment,
/ to / post please?
j) Yes, I can. No problem.

h) I / don’t. / No, 8. Could you prepare the meeting room, please?


i) No, I’m afraid, I’m busy.

i) busy. / afraid / No, / I’m / I’m 9. Could you pick up Ms Smith from the station,
please?
g) Of course. I’m going to the post office anyway.

j) No / Yes, / problem / can. / I 10.Do you often work extra hours?


h) No, I don’t.

Erläuterungen (M 9–M 11; 3. Baustein)

Der dritte Baustein beschäftigt sich mit der Bildung von Fragen und Kurzantworten (short answers) im
simple present.
Das grammar file (M 9) bietet den Schülern eine Übersicht zur Bildung von Fragen mit und ohne
Fragewort. Berücksichtigt werden zudem Fragen mit den Modalverben can, could und would.
Im weiteren Verlauf bearbeiten die Lernenden differenzierte Übungen (M 10), bei denen es darum geht,
jumbled sentences in die richtige Reihenfolge zu bringen. Dies dient dazu, den Schülern die Satzstellung
in den Fragen genau vor Augen zu führen. Nach der schriftlichen Aufgabe (task 1) bearbeiten sie Aufgabe
2, bei der es darum geht, einzelne „Puzzleteile“ auszuschneiden und in die richtige Reihenfolge zu bringen.
Alternativ können die Schüler die einzelnen Teile durchnummerieren und die Fragen anschließend
aufschreiben. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, die Übung im Plenum zu bearbeiten. Hierzu werden
die Puzzleteile stark vergrößert und ausgeschnitten an der Tafel geordnet.
Differenzierung (M 10): Die Differenzierung erfolgt über die Größe der Puzzleteile. Je schwieriger das
Niveau, desto weniger Wörter haben die Puzzleteile.
Es folgt eine mündliche Übung in Partnerarbeit. Mithilfe eines Tandembogens (M 11) üben die Schüler in
einem Gespräch spontan mithilfe von Kurzantworten (short answers) zu reagieren.
Differenzierung (M 11): Die Antworten sind auf dem schwierigen Arbeitsblatt zusätzlich durcheinander
angeordnet und müssen in die richtige Reihenfolge gebracht werden.
Zum Abschluss erfolgt eine spielerische Wiederholung der Lerninhalte aller Bausteine anhand
eines Quiz (CD 20) nach dem Prinzip der Fernsehshow Jeopardy (Zusatz_quiz_jeopardy).
Hierbei treten mindestens zwei Teams gegeneinander an. Die Teams entscheiden sich jeweils
für eine Frage aus einer der drei Kategorien („positive statements“, „negative statements“ und
„questions“). Je höher die zu erreichende Punktzahl, desto schwieriger ist die Frage. Dabei klickt die
Lehrkraft die entsprechende Punktzahl an und lässt die Schüler die Aufgabe bearbeiten. Beim nächsten
Klick erscheint dann die Lösung für alle ersichtlich. Die erreichten Punkte werden addiert und das Team,
das die meisten Punkte erzielt hat, gewinnt.

20 RAAbits Englisch • Berufliche Schulen • August 2016


III Business communication: writing • 10 Incident report 41 von 48

Lösung (M 10)

Task 1: Students should form the following questions:


1. How can I help you?
2. Do you have an appointment with Ms Elder?
3. Are you the marketing expert from Budapest?
4. What do you need for your presentation?

Task 2: The sentence parts should be rearranged like this:


– Would you be so kind and bring the client to the meeting room?
– Would like a cup of coffee and some biscuits?
– Can you copy that for me as soon as possible?
– Do you usually go to the post office?
– Where can I wash my hands?
– Could you please check the emails?
– Does Mr White have appointment with Ms Klein?
– Is the new trainee in the marketing department from Germany?
– Could you pick up Mr Daniels from the airport, please?
– When does the meeting start?
– Have got enough time to book a hotel for me?
– Are the meeting rooms on the second floor?

Lösung (M 11)

The questions and answers are the following:

1. Could you call Mr Morgan, please? ∑ Yes, I can. Just give me five minutes.
2. Would you be so kind and copy that for me? ∑ I’m afraid, the copier doesn’t work.
3. Have you got any folders left? ∑ Yes, I have. There are some in my desk.
4. Could you fix the stapler, please? ∑ No, I’m sorry. I think it’s broken.
5. Do you usually take the minutes? ∑ Yes, I do.

6. Is Ms Green on still on holiday? ∑ Yes, she is.


7. Could you confirm Mr Lee’s appointment, please? ∑ Yes, I can. No problem.
8. Could you prepare the meeting room, please? ∑ No, I’m afraid, I’m busy.
9. Could you pick up Ms Smith from the station, ∑ Of course. I’m going to the post office
please? anyway.
10. Do you often work extra hours? ∑ No, I don’t

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42 von 48 Simple present, Present Progressive Business communication: writing • 11 III

Vocabulary: Positions, personnel matters and office


routines
M 12
Positions in a company
English expression Phrase German expression
The company Amy works for is called für ein Unternehmen/
to work for a company
One-Two-Success. eine Firma arbeiten
to work as sth. I work as a marketing assistant. als etw. arbeiten
He works as an office management
industry der Industriezweig
assistant in the car industry.
CEO (chief executive
Our CEO is on her way to Japan. der/die Geschäftsführer/-in
officer)
head of the The head of the department asked me to
der/die Abteilungsleiter/-in
department work longer hours.
team manager The team manager motivates everyone. der/die Gruppenleiter/-in
human resources She works as a human resources
der/die Personaler/-in
representative representative in the company.
customer service As a customer service representative it’s der/die Kunden-
representative important to be friendly and patient. servicemitarbeiter/-in
office management die Kaufleute für
Amy is an office management assistant.
assistants Bürokommunikation
Thomas is our team manager’s personal
personal assistant der/die Assistent/-in
assistant.
accountant I work as an accountant. der/die Buchhalter/-in
der/die Buchhaltungsassistent/-
accountant’s assistant Mrs Smith is the accountant’s assistant.
in
marketing manager Our managing manager is in the kitchen. der/die Marketing-mitarbeiter/-in
marketing assistant Tom works as a marketing assistant. der/die Marketingassistent/-in
copywriter Our copywriter is checking the layout. der/die Werbetexter/-in
Our copywriter assistant Shelly is
copywriter assistant der/die Werbetexterassistent/-in
pregnant.

Personnel matters
English expression Phrase German expression
The human resources department is
personnel matter die Personalangelegenheit
responsible for personnel matters.
to be on/take parental in Elternzeit sein/
Next month I will be on parental leave.
leave Elternzeit nehmen
Did you hear that our CEO is pregnant
to be pregnant schwanger sein
and will take parental leave?

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III Business communication: writing • 10 Incident report 43 von 48

My colleague is on sick leave at the


to be on a sick leave im Krankenstand sein
moment.
I’m covering for my colleague because
to be ill krank sein
she is ill today.
I won’t be answering any email while I’m
to be on holiday im Urlaub sein
on holiday.
to be on sabbatical I will go on sabbatical leave in the fall to
ein Sabbatjahr haben
leave do research in Zanzibar.
She is covering for Joe while he is on sick
to cover for so. jmdn. vertreten
leave.
We should all support Amy during her
to support so. jmdn. unterstützen
difficult time.
Could you please help out our team in
to help out in a project in einem Projekt aushelfen
this project?
We will interview the applicants in the
to interview so. Vorstellungsgespräche führen
meeting room.
I have to dress smart. I have a job ein Vorstellungsgespräch
to have a job interview
interview. haben
to apply for the I’m applying for the position of a sich für die Position des …
position of … manager. bewerben
I’m leaving this company next month. I
to leave a company ein Unternehmen verlassen
can’t work under these conditions.
Next month, I will resign from my job.
to resign from a job eine Arbeitsstelle kündigen
There is too much pressure here.

Routines in an office
English expression Phrase German expression
to have an Mr Smith has an appointment with my
einen Termin mit jmdm. haben
appointment with so. boss.
to spellcheck sth. He ususally spellchecks his boss’ emails. etw. Korrektur lesen
to order stationary I order stationary once a month. Schreibwaren bestellen
to answer the phone It’s her job to answer her boss’ phone. Anrufe entgegennehmen
to prepare a meeting Look! Amy is preparing the meeting. ein Meeting vorbereiten
Could you please copy these documents
to copy sth. etw. kopieren, etw. abschreiben
for me?
I usually file my documents on Friday
file; to file sth. die Akte; etw. abheften
afternoon.
He usually makes coffee for everyone in
to make coffee Kaffee kochen
the morning.
to have lunch We ususally have lunch in the staff zu Mittag essen
(staff) canteen canteen. die Kantine
to pick up so. from the Could you please pick up our visitor from jmdn. vom Bahnhof/Flughafen
train station/airport the train station? abholen

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44 von 48 Simple present, Present Progressive Business communication: writing • 11 III

When you welcome visitors it’s important


to welcome visitors Besucher begrüßen
to be friendly.

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III Business communication: writing • 10 Incident report 45 von 48

Test: A day in the


office
M 13
Task 1: Fill in the gaps with the correct simple present form of the verbs in brackets.
An office management assistant __________ (work) in a companies or organisations in different types of
industries. His/Her tasks __________ (be) very diverse. Normally he/she __________ (type) letters,
__________ (do) the filing, __________ (spellcheck) emails and __________ (answer) the telephone. An
office management assistant __________ (be) often very busy. A good office assistant __________ (be)
highly communicative, __________ (work) very quickly and conscientiously and __________ (have) a lot
of responsibilities. However, he/she __________ __________ (not repair) the copier. Further he/she
__________ __________ (not clean) the offices or the toilets. Sometimes people __________ (think) office
management assistants __________ (can) only do three things: they __________ (can) only __________
(make) coffee, __________ (copy) documents and __________ (smile) the whole day.

______/ 18 points
Task 2 Give information about health and safety signs in your workplace.
1. Would / and / you / like / a / some / cup / of / tea / biscuits ?
2. Could / you / to / the / post /please / go / office / for / me ?
3. When / start / meeting / does / the / today ?
4. Where / do / colleagues / have / your / usually / lunch ?
5. Who / up / this / Smith / is / picking / Mr / afternoon ? ______/ 10 points
Note! You can only receive mark 3 even if you don’t have any mistakes!

Test: A day in the


office
M 13
Task 1: Fill in the gaps with a suitable verb form. There are positive and negative statements.
An office management assistant __________ in companies or organisations in different types of industries.
His/her tasks __________ very diverse. Normally he/she __________ letters, __________ the filing,
__________ emails and __________ the telephone. An office management assistant __________ often
very busy. A good office assistant __________ highly communicative, __________ very quickly and
conscientiously and __________ a lot of responsibilities. However, he/she __________ __________ the
copier. Further he/she __________ __________ the offices or the toilets. Sometimes people __________
office management assistants __________ only do three things: they __________ only __________ coffee,
__________ documents and __________ the whole day. ____ / 27 points

be (3x) – can (2x) – work – answer – copy – type – do – work – think


smile – spellcheck – make –have– (not) clean – (not) repair

Task 2 Rearrange the questions and add do/does where necessary. They start with the first word given.
1. Would / and / you / biscuits / like / a / some / cup / of / tea / ?
2. Could / you / to / me / the / post / please / go / office / for / ?
3. When / start / meeting / the / today / ?

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46 von 48 Simple present, Present Progressive Business communication: writing • 11 III

4. Where / lunch / colleagues / have / your / usually / ?


5. Who / up / this / Smith / is / picking / Mr / afternoon / ? ______/ 15 points
Note! You can only receive mark 2 even if you don’t have any mistakes!

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III Business communication: writing • 10 Incident report 47 von 48

Test: A day in the


office
M 13
Task 1: Fill in the gaps with a suitable verb form in the simple present. There are positive and
negative statements.
An office management assistant __________ in a companies or organisations in different types of
industries. His/her tasks __________ very diverse. Normally he/she __________ letters, __________ the
filing, __________ emails and __________ the telephone. An office management assistant __________
often very busy. A good office assistant __________ highly communicative, __________ very quickly and
conscientiously and __________ a lot of responsibilities. However, he/she __________ __________ the
copier. Further he/she __________ __________ the offices or the toilets. Sometimes people __________
office management assistants __________ only do three things: they __________ only __________ coffee,
__________ documents and __________ the whole day.

______/ 36 points
Task 2 Give information about health and safety signs in your workplace.
1. would / and / you / biscuits / like / a / some / cup / of / tea / ?
2. you / to / me / the / post / please / go / office / could / for / ?
3. when / start / meeting / the / today / ?
4. lunch / colleagues / where / your / have / usually?
5. up / who / this / Smith / is / picking / Mr / afternoon ? ______/ 30 points

Erläuterungen (M 13; Test)


Am Ende erfolgt ein differenzierter Kurztest (M 13), für den Sie in etwa 15 Minuten einplanen sollten. Bei
Aufgabe 1 gilt es, die korrekten Verbformen im simple present in Aussagesätze einzufügen. Zudem bringen
die Schüler durcheinandergeratene Fragesätze im simple present und present progressive in die richtige
Reihenfolge (task 2).
Wie auch die Übungen, steht dieser Test auf drei Niveaus zur Verfügung. Die Varianten auf einfachem und
mittlerem Niveau enthalten zusätzliche Hilfestellungen. Daher können die Schüler hier maximal die Note 3
(einfaches Niveau) bzw. die Note 2 (mittleres Niveau) erreichen. Die schwierige Variante birgt die Chance
auf eine 1. Erfahrungsgemäß erreichen Lernende, die die einfache Variante wählen, oft die volle Punktzahl.
Sie freuen sich aber dennoch über die Note 3, denn ohne Hilfestellung hätten sie möglicherweise schlechter
abgeschnitten. Falls der Test nicht differenziert geschrieben werden soll, bietet sich die mittlere Variante
an.

Lösung (M 13)
Task 1: The gaps should be filled in as follows. Answers may vary for tests on level 3.
An office management assistant works in companies or organisations in different types of industries.
His/Her tasks are very diverse. Normally he/she types letters, does the filing, spellchecks emails and
answers the telephone. An office management assistant is often very busy. A good office assistant is highly
communicative, works very quickly and conscientiously and has a lot of responsibilites. However, he/she
doesn’t repair the copier. Further he/she doesn’t clean the offices or the toilets. Sometimes people
think office management assistants can only do three things: they can only make coffee, copy documents
and smile the whole day.
Task 2: The questions should rearranged as follows:
1. Would you like a cup of tea and some biscuits? 4. Where do your colleagues usually have lunch?

20 RAAbits Englisch • Berufliche Schulen • August 2016


48 von 48 Simple present, Present Progressive Business communication: writing • 11 III

2. Could you please go to the post office for me? 5. Who is picking up Mr Smith this afternoon?
3. When does the meeting start today?

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