Cómo una mala contabilidad puede

arruinar tu negocio
¿Conoces a algún autónomo o propietario de una pequeña empresa al que le guste llevar la
contabilidad? ¿Alguien que disfrute entre cuentas, facturas, nóminas, declaraciones de
impuestos…? Probablemente no. La contabilidad es el caballo de Troya de muchas crisis y
problemas serios de las empresas, especialmente de las pymes. Sin una contabilidad
adecuada es difícil que un negocio sobreviva mucho tiempo. ¿Por qué? En este artículo
intentaremos explicar cuáles son las consecuencias más frecuentes y visibles de la mala
contabilidad.

Si queremos evitar las consecuencias potencialmente catastróficas de una mala

contabilidad para tu pequeño negocio, es necesario ser disciplinado, eficiente y ordenado.
(imagen @ pexels.com)

Y, para eso, primero habrá que recordar por qué la contabilidad es tan importante para las
pequeñas empresas: ayuda a controlar los ingresos y los gastos, a conocer el estado real de
nuestras cuentas, a estar al día con nuestras obligaciones fiscales y a crecer sobre las bases
de la seguridad financiera.

¿Qué malas prácticas o vicios dañan nuestra contabilidad

y pueden arruinar nuestro negocio?
 No estar cualificado para llevar la contabilidad ni contratar a un experto o
externalizar la tarea a profesionales.

 No ser ordenado ni constante, dejando la contabilidad de lado durante mucho

tiempo.

 No llevar un control de los ingresos y, sobre todo, de los gastos, especialmente de

las salidas de efectivo.

 No estar al día en el pago de impuestos, tasas, intereses de deuda y otras

obligaciones inexcusables que acarrean penalizaciones.

 No utilizar sistemas automatizados, no conservar los documentos financieros o

realizar cálculos aproximados o erróneos que no se ajusten a la realidad.

Consecuencias para tu empresa de una mala contabilidad

No conoceremos el estado de salud de nuestra empresa
Sin una contabilidad ordenada, será muy difícil analizar objetivamente cuál es nuestro
estado financiero. Estaremos casi a ciegas, sin saber con exactitud si nuestra empresa goza
de buena salud o si, por el contrario, hay signos de debilidad o dificultades más serias. No
tener esa información puede ser letal, arrastrándonos a la bancarrota sin margen para
reaccionar.

Renunciaremos a algunos beneficios fiscales

Si no somos capaces de tener nuestra contabilidad al día, fiscalizando nuestros ingresos y

gastos, es probable que pasemos por alto declarar todo aquello que nos pudiera suponer
ahorros, deducciones y desgravaciones fiscales. También, aumentarán las probabilidades de
que presentemos declaraciones fiscales erróneas o inexactas, con el consiguiente riesgo de
sanción.

Estaremos más expuestos a multas y sanciones

Como consecuencia de lo anterior, nos multarán casi con total seguridad en algún
momento. Y una vez que las autoridades fiscales lo hagan, es muy probable que pasen a
investigarnos con más frecuencia ya que velarán porque no reincidamos. Estaremos mucho
más expuestos a inspecciones aleatorias y seremos un blanco fácil al que apuntar. Lo peor
no son las multas económicas -que dañarán nuestras cuentas-, sino que la reincidencia se
puede castigar con inhabilitaciones y órdenes de cierre o cese de actividad.

Perderemos el control de nuestras cuentas

La acumulación de errores, los retrasos en la contabilidad o la falta de orden y cuidado

puede llevar a que, cuando queramos darnos cuenta y rectificar, ya sea demasiado tarde.
Tenemos que cuidar de la contabilidad como una parte consustancial a nuestro negocio. Si
no retrasamos las entregas de bienes o servicios a nuestros clientes, ni los pagos a
proveedores o suministradores de servicios, tampoco podemos retrasar nuestras
obligaciones administrativas contables.

Puede afectar a nuestros empleados

Si tenemos trabajadores asalariados, la falta de cuidado puede afectar al cobro de sus

nóminas o a las cotizaciones a la Seguridad Social que tenemos que realizar. Si en algún
momento sufren un accidente o enfermedad pueden verse en una situación comprometida si
no hicimos todo lo que debíamos a tiempo. Por eso, el control de las nóminas es un
apartado fundamental de nuestra contabilidad, con especial atención a las vacaciones, horas
extra, pagas extraordinarias, dietas, gratificaciones, etc.

Limita nuestras opciones de financiación

Sin una financiación al día, los bancos no nos darán crédito. Antes de concedernos
cualquier cantidad para acometer inversiones o hacer frente a pagos en situaciones
complicadas, auditarán nuestras cuentas y estudiarán hasta el mínimo detalle para
asegurarse de nuestra solvencia. Si no les podemos facilitar esa información, nos darán la
espalda.

Perderemos tiempo y dinero subsanando errores

Ya sea porque nos sancionan, porque nos deniegan el acceso a crédito o porque nos damos
cuenta de que estamos haciendo las cosas mal… arreglarlo nos robará tiempo y dinero. Si
fuimos demasiado descuidados o incompetentes, quizás tengamos que pagar a un
profesional para que nos ayude. Si lo hacemos nosotros mismos, es probable que tardemos
semanas en encontrar los errores y resolverlos. Habrá que revisar cada detalle, pedir copias
de facturas, molestar a los clientes y proveedores y renunciar a tiempo libre o a horas
productivas para dedicarlas a la contabilidad que ya debíamos haber realizado.

Si queremos evitar las consecuencias potencialmente catastróficas de una mala contabilidad

para tu pequeño negocio, es necesario ser disciplinado, eficiente y ordenado. Si no, antes o
después pagaremos las consecuencias y nuestra empresa se hundirá con nosotros.

Y es que, con el tiempo, las malas prácticas de contabilidad empresarial pueden

distorsionar la realidad, afectando a la perspectiva fiscal de la empresa. Así, en casos
severos, los errores contables repetidos pueden llevar a una empresa a la insolvencia. Es lo
que puede suceder cuando se acumulan fallos como los que repasamos en este post.

6 problemas de contabilidad empresarial que se pueden

evitar
Los errores de contabilidad empresarial a veces están causados por la falta de
conocimiento, otras por insuficiente experiencia y, casi siempre, son atribuibles a
fallos humanos, como puede constatarse en los siguientes ejemplos:

1. Asumir que las ganancias son garantía de flujo de caja: este planteamiento,
aunque tentador, es peligroso. Anotar una ganancia prevista como ingreso puede
hacer que la empresa parezca más saludable de lo que realmente es. Esta imagen
distorsionada del estado real del negocio dificulta el poder hacer frente a
imprevistos y puede afectar a las cuentas generales.
2. No ser exhaustivo en la gestión de la contabilidad empresarial: la clave para una
contabilidad efectiva es registrarlo todo, desde las transacciones más pequeñas hasta
los grandes pagos. Todo debe contabilizarse y registrarse dentro de la categoría
que corresponda, ya que solo de esta forma se podrá confiar en la información
contable disponible para la toma de decisiones y evaluar el rendimiento financiero
del negocio.
3. Confundir trabajadores con contratistas o viceversa: el contrato laboral y el
mercantil son tan distintos como las obligaciones que de ambos se derivan. Esta
diferencia tiene consecuencias contables que hay que entender para evitar
imprecisiones y problemas futuros relacionados con el cumplimiento.
 4. No fomentar la comunicación entre las áreas de negocio y cuentas: cuando el
responsable de la contabilidad empresarial no sabe qué está pasando en el
negocio, le falta una información importante. Esta visión parcial puede dar lugar
a errores aparentemente pequeños, que pueden terminar causando serios problemas
y mucho trabajo adicional más adelante.
5. No asignar presupuestos claros a cada proyecto: embarcarse en una iniciativa sin
conocer cuánto podría costarle a la empresa es una manera fácil de terminar
gastando mucho más de lo que se esperaba. Hacer esta estimación presupuestaria
inicial y llevar un buen seguimiento del progreso de los costes permite mejorar
la capacidad de control.
6. Gestionar la contabilidad empresarial de forma manual: la automatización es
sinónimo de precisión y la única forma de evitar errores humanos. Todas las
decisiones que ayuden a avanzar hacia un sistema centralizado, donde se recoja
información en tiempo real y se minimice la intervención de las personas
contribuirán a optimizar la gestión de las cuentas de la empresa.

Hoy en día, incluso las dietas exentas de IRPF pueden gestionarse a través de
herramientas y soluciones que facilitan el control de gastos a la organización, a la vez
que mejoran las condiciones de los trabajadores, a quienes se dota de aplicaciones como
Ticket Restaurante o Ticket Gasolina para mantener un registro preciso a través de
una simple tarjeta o de su propio dispositivo móvil.

Aunque es un hecho que la mejor opción es contratar los servicios de un contable o un

asesor, en ocasiones no tenemos otra opción que involucrarnos directamente en la labor
contable de nuestra empresa y en caso de que estés a cargo de esta área te digo los errores
que debes evitar o corregir.

1.- No contemplar los gastos “pequeños”

Es muy común que en la práctica se cometa el mal hábito de olvidar gastos considerados
como pequeños o irrelevantes, y por lo mismo, no los registres e incluso perdemos los
comprobantes de los mismos.

A la larga estos gastos pueden representar grandes pérdidas para su negocio, ya que si no
sabes cuánto estas gastando y facturando realmente no podrás deducirlo, y por consiguiente
pagarás más impuestos.

Esos gastos no registrados pueden irse acumulando hasta el final del mes, lo cual los hace
difícil de justificar.

Solución
Desarrollar una tabulación para llevar un control de todos los gastos y clasifícalos por tipo,
esto ayudará a analizar que gastos se pueden reducir.
Es importante tener medidas de control, de lo contrario tendrás fallas en la operación de tu
organización. Hay que tener control de gastos como:

 Control de ventas.
 Control de inventarios.
 Control de producción.

Jamás podremos evaluar las pérdidas y ganancias de nuestro negocio a menos de que se
hayan registrado y actualizado apropiadamente todos los ingresos y los gastos. No lo
olvides, hay que hacer un balance general de nuestras cuentas sin falta cada mes.

Una herramienta gratuita que te puede ayudar en esta tarea es Expensify.

Es una aplicación de control de gastos que permite importar cualquier transacción bancaria
o de tarjeta de crédito. Captura kilometraje y otros gastos facturables, y es capaz de
escanear recibos e incorporarlos automáticamente a la plataforma.

Funciona con iPhone / iPad, Android, Web OS / y teléfonos BlackBerry.

2.- “Prestar” dinero a la empresa

Como dueño de la empresa, seguramente en más de una ocasión habrás pagado de tus
fondos personales ciertas cuentas o gastos, dejando “pendiente” el reembolso.

En un inicio esto no puede parecer grave, pero a largo plazo se pueden acumular  grandes
sumas que equivalen a una pérdida de dinero para ti y perder la posibilidad de deducir
gastos.

La solución  
Lo mejor es establecer una política que te obligue a solicitar un comprobante y establecer
una fecha límite para efectuar el reembolso. De esta manera saldrán beneficiados la
empresa y el alma caritativa que  “presta el dinero”.

3.- Mal manejo de la “Caja”

Como ya lo mencionamos anteriormente, si no se registran los gastos y no se cuenta con
comprobantes, lo más seguro es que no sabrás en que se está gastando y al mismo tiempo
no podrás hacer deducciones de impuestos.

Una falta de control de caja chica hace más vulnerable la empresa a robos y mal manejo del
dinero. Debemos crear registros simples, que incluyan el concepto, la cantidad, la fecha y el
comprobante para que la persona encargada pueda llevar una buena gestión de los recursos.
El mal manejo de la caja chica muchas veces permite robos.

Solución
Si tu negocio maneja un fondo de caja chica, debes de hacer un formato donde registres
cada uno de los gastos, las fechas, el concepto y alguna otra observación.

 Llevar este registro te permitirá saber para qué es usado el dinero y cuanto queda al final
de cada día, esta acción te protegerá de perder dinero en deducciones de impuestos, además
de ya los mencionados posibles robos.

4.- Olvidarse de crear copias de seguridad

Actualmente las tecnologías soportan y facilitan mucho el trabajo de las organizaciones, sin
embargo no se está exento de sufrir problemas que afecten los sistemas con los que
contamos, provocando pérdidas de información.

En estos días podemos ganar tiempo realizando pagos, compras y depósitos de manera
virtual, pero esto hace que muchos olviden imprimir el comprobante y guardarlo.

Solución
Es recomendable respaldar continuamente la información guardada en nuestros equipos, no
olvidemos que la información que genera nuestra empresa vale oro y es la que nos
permitirá cumplir con las disposiciones legales, así como tomar mejores decisiones de
negocio.

Algo muy importante es tener al día los manuales de operación (por aquello de que se vaya
un empleado llevándose consigo el capital intelectual) y toda la documentación de la
empresa en regla.

5.- Subestimar el uso de la tecnología

Vivimos en una época en la que las herramientas digitales han venido a facilitar la vida de
todos, incluyendo a las empresas.

 Dicho lo anterior, resulta increíble que existan empresarios que aún ven la tecnología como
enemigo y se nieguen a utilizar sistemas o herramientas que les ayuden a optimizar sus
procesos y mejorar la productividad de su empresa.

Solución
Existen plataforma digitales que te ayudaran a optimizar los procesos contables de tu
empresa, desde aplicación gratuitas como Visoor hasta proveedores de facturación
electrónica.

En el caso de los proveedores de facturación electrónica, tendrás la ventaja de almacenar de

forma electrónica los comprobantes fiscales digitales de tu empresa y la facilidad de
consultarlos en cualquier momento.

 Además podrás personalización los comprobantes fiscales digitales en PDF, envíalos por
e-mail de forma inmediata y enviar el archivo XML para validar la autenticidad del
comprobante fiscal digital en cualquier momento

 Mientras que para usar Vissor solo registrarte e ingresar algo de información de tu
empresa, podrás importar todos tus archivos XML y ésta aplicación los acomodará por ti y
te mostrará en un Dashboard todos los pormenores de tu contabilidad.

Utilizar este tipo de herramientas te ayudará a Identificar las fallas en tu contabilidad

rápidamente, te permitirá optimizar tu tiempo y hacer tu trabajo más productivo, para que tu
empresa se vuelva más competitiva.

Seguramente evitar estos errores te permitirá optimizar tú tiempo, hará tu trabajo más
productivo y tu empresa se volverá más competitiva.

Los procedimientos de control interno no solamente tienen que existir sino que también
tienen que funcionar y funcionar bien. 

El factor humano es el más importante de un sistema de control interno, ya que los

procedimientos, las tareas, las decisiones, etc. se ejecutan normalmente por seres
humanos, que además de la experiencia y conocimientos específicos requieren del
tratamiento y de las condiciones ambientales y materiales necesarias para ejecutar su
trabajo con la eficiencia requerida.

La responsabilidad de la administración y directivos de las empresas, están bien definidas.

La revisión de la eficiencia del sistema de control interno constituye una parte esencial de
estas responsabilidades, este segmento constituyen los máximos responsables por el diseño,
la introducción, operación y supervisión del sistema de control interno y de ofrecer al
órgano colegiado de dirección la seguridad de que estas tareas se están realizando
razonablemente. Bojo ningún argumento esta responsabilidad se debe delegar a los
dispositivos de Auditoría de las empresas.

Los directivos miembros del Consejo de administración de una empresa normalmente

delegan en profesionales y especialistas con conocimientos la tarea del diseño, operación y
supervisión del sistema de control interno, pero estos directivos no pueden delegar las
responsabilidades que se les confiere con respecto al control interno.
La responsabilidad no puede delegarse como se dijo anteriormente; lo que se delega es la
autoridad para ejercer la responsabilidad, pero esta transferencia de autoridad a un
subordinado no releva de su responsabilidad al nivel superior.

Una de las responsabilidades fundamentales de la dirección de una empresa es la creación

de un adecuado ambiente de trabajo que posibilite e impulse a los trabajadores no solo a
cumplir el código de conducta establecido, sino al mantenimiento y mejoramiento constante
del sistema de control interno y que de hecho inhiba o disuada a los trabajadores a cometer
actos deshonestos.

La alta dirección debe establecer las políticas de control interno y cerciorarse de que son las
adecuadas para la entidad, de igual forma debe asegurarse regularmente de que se están
ejecutando procesos adecuados para supervisar los riesgos a que están expuestas y de que el
sistema de control interno es efectivo en reducir esos riesgos a un nivel aceptable.

Sin embargo, cuando la alta gerencia no cumple estrictamente lo anterior, empieza a

aparecer en la entidad practicas inadecuadas de organización y control y comienza a fallar
el sistema de control interno.

¿Por qué fallan los Sistemas de Control Interno?

1. Los resultados de investigaciones realizadas indican que las actitudes negativas ocurren
con menos frecuencia en una empresa cuando los trabajadores tienen sentimientos positivos
hacia ella, que cuando se sienten objeto de abusos, de amenazas o son ignorados.

Sin un ambiente de trabajo positivo existen más oportunidades para la disminución de la

moral de los trabajadores, para incumplir las orientaciones de la dirección y por tanto una
distensión o incumplimiento de los controles, lo que puede afectar o influir en la actitud de
un trabajador acerca de cometer fraude contra la entidad.

2. La existencia de un manual de contabilidad no presupone la existencia de un sistema de

control interno, solamente señala que existe un instrumento para ejercerlo; pero si éste no
existe, la improvisación y los errores sistemáticos sustituyen prácticas adecuadas del
registro, afectándose el control interno y con ello la razonabilidad de los estados
financieros.

3. Permitir en la empresa el desarrollo de rasgos de la cultura y práctica organizacional

negativa al depender de éxitos pasados, viejas costumbres, hábitos, creencias y exceso de
confianza en las personas como sustitutiva de prácticas solidas de verificación del
cumplimiento de las medidas de control interno.

El impacto del ambiente interno en el éxito o el fracaso de una organización se ilustra por
los hallazgos comúnmente relacionados con; no orientar adecuadamente una tarea
confiando en la capacidad del ejecutor y en éxitos pasados, no actuar con la debida
probidad administrativa, adoptar decisiones fuera del ámbito de su competencia
traspasando los límites de su autoridad y no comprobar la legitimidad de una operación,
entre otras causas, que afecta el cumplimiento de los objetivos.

4. La existencia de barreras organizativas que impiden una comunicación efectiva de toda

la información.

Es frecuente observar la falta de comunicación que existe entre una misma dependencia o
entre varias dependencias de una organización, dejándose a la espontaneidad el
cumplimiento de políticas y procedimientos establecidos, estas prácticas nocivas se
traducen casi siempre en una afectación considerable en el registro oportuno y sistemático
de los hechos económicos, que terminan afectando la razonabilidad de los estados
financieros.

5. La falta de una visión y gestión integradora en el diseño e implementación del sistema de

control interno de una organización.

No considerar el diseño y la implementación del control interno de una organización

mediante un sistema integrado de normas y procedimientos, que contribuya a prevenir y
limitar los riesgos internos y externos, limita el alcance del propio sistema al no
proporcionar una seguridad razonable en el cumplimiento de los objetivos, entre otras
causas por no abarcar todas las actividades inherentes a la gestión con un enfoque de
mejoramiento continuo.

6. La aparición de una cadena informal de mando y de procesos de toma de decisiones que

funcionan fuera de las normas de la organización.

La aparición reiterada de incumplimientos de deberes y obligaciones por parte de

empleados y empleadores y lo que es peor aún, no actuar con rigurosidad ante estos hechos
en cualquier nivel de la estructura así como no velar por el adecuado y correcto desarrollo
de las actividades de una organización, conduce invariablemente a la aparición de riesgos
que afectan los objetivo y que propician la falta de control; es precisamente en este
momento donde comienza a aparecer los FEUDOS dentro de la organización, así mismo,
estos influyen decididamente en las informaciones y las comunicaciones que se trasmiten
de manera informal en todas direcciones, provocando algo así como una cierta anarquía en
la dirección y en el control al creerse fuera del alcance del mismo. En este contexto cada
cual actúa a su antojo sin importar a los demás al considerarse más importante que el otro, y
como casi siempre sucede, en este empeño sobreviven los más fuertes en la estructura
organizacional, nada más parecido al funcionamiento bajo una estructura funcional al estilo
Taylorista donde se refuerza el mando vertical de arriba para abajo, en vez de una
estructura plana, que propicie ventajas, entre otras, el alineamiento horizontal en la
consecución de los objetivos de control.

7. La existencia de causas y condiciones que propician las deficiencias y que arrojan

resultados negativos para la empresa afectándose la efectividad de las medidas adoptadas
en el plan de prevención para minimizar los riesgos como.
• Ausencia de procedimientos contables y operativos formalizados, legalizados,
documentados y debidamente comunicado a los responsables.
• Insuficiente la definición de tareas y responsabilidades.
• Faltantes de medios constantemente ajustados sin comprobación alguna.
• Emisión de cheques en blanco.
• Familiares en puestos clave de la entidad.
• Existencia de personal incapacitado o no idóneo en puestos de cierta complejidad.
• Falta de legitimidad en las operaciones contables y financieras.
• Cambio constante de empleados responsables de operaciones de control.
• Contabilización de partidas sin el detalle o evidencia suficiente.
• Relaciones de familiaridad sin control, es decir la existencia de familiares o muy estrechas
relaciones entre empleados, empleadores y los puestos de control.
• El descuido, el desorden, la incapacidad.
• La falta o incumplimiento de requisitos laborales, etc.

8. No considerar la opinión de expertos en la solución de casos y sustituirla por prácticas

nocivas de represión por diferencias de opinión en el ámbito profesional afectándose el
control interno además de rebotar y afectar la vida personal o profesional del experto.