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DIRECCION Y CONTROL

UNIVERSIDAD DE CORDOBA
Presentado por: Nerys Causil
Tivisay Galván
Gustavo Tirado
2010

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UNIDAD
UNIDAD III
III
Definición
Definiciónde
decontrol
control
Elementos
Elementosdel
delcontrol
control
Importancia
Importanciadel
delcontrol
control
Etapas
Etapasdel
delproceso
procesode
decontrol
control

SESION 5 Y 6

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UNIDAD 3. DEFINICION, ELEMENTOS DEL CONTROL, IMPORTANCIA Y
ETAPAS DEL PROCESO.

INTRODUCCIÓN A LA UNIDAD

En el campo de la administración usted aborda un amplio y detallado


enfoque de teorías que debe analizar, comprender y transferir a la
cotidianidad de su gestión como empleado o trabajador en cualquier nivel de
las organizaciones.

Usted tiene apropiados conceptos sobre los cimientos y estructura de la


administración, en esta unidad podrá desarrollar habilidades y manejar
herramientas o técnicas de dirección y control de empresas.

Hoy en esencial, para todas las empresas, tener en la dirección líderes


capaces de conducir equipos y organizaciones de alto desempeño, es
necesario que reconozca modelos de liderazgo, diferenciando posiciones de
jefe, gerentes, poder, autoridad, mando, inspección, control de manera que
comience por conocer y apropiar conocimientos, habilidades y actitudes de
liderazgo eficaz para hacer gestión en cualquier nivel de responsabilidad
dentro de las organizaciones, ya que es el individuo en la dirección, quien
dinamiza con su liderazgo quien coordina los sistemas al interior de la
organización, con el propósito de brindar unos resultados positivos.

OBJETIVO GENERAL DEL CURSO: OBJETIVO: Definir el proceso del


control, comprender claramente las etapas del proceso y entender la
importancia del mismo dentro del contexto organizacional.

REVISIÓN DE PRESABERES:

El estudiante deberá tener conocimientos básicos sobre:

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 Introducción a la administración.

 Fundamentos administrativos.

 Evolución del pensamiento administrativo.

 Planeación.

 Organización.

3. DEFINICION, ELEMENTOS DEL CONTROL, IMPORTANCIA Y ETAPAS


DEL PROCESO

3.1. Definición del Proceso de Control

El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una


empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional
adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la
situación real de la organización si no existe un mecanismo que se cerciore
e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto


organizacional para evaluar el desempeño general frente a un plan
estratégico.

A fin de incentivar que cada uno establezca una definición propia del
concepto se revisara algunos planteamientos de varios autores estudiosos
del tema:

Henry Farol: El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad


con el PLAN adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios
establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de
rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.

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Harold Koontz: Implica la medición de lo logrado en relación con lo estándar
y la corrección de las desviaciones, para asegurar la obtención de los
objetivos de acuerdo con el plan.

Chiavenato: El control es una función administrativa: es la fase del proceso


administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva
cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente
regulador.

La palabra control tiene muchas connotaciones y su significado depende de


la función o del área en que se aplique; puede ser entendida:

Como la función administrativa que hace parte del proceso


administrativo junto con la planeación, organización y dirección, y lo que
la precede.

Como los medios de regulación utilizados por un individuo o empresa,


como determinadas tareas reguladoras que un controlador aplica en una
empresa para acompañar y avalar su desempeño y orientar las
decisiones. También hay casos en que la palabra control sirve para
diseñar un sistema automático que mantenga un grado constante de
flujo o de funcionamiento del sistema total; es el caso del proceso de
control de las refinerías de petróleo o de industrias químicas de
procesamiento continuo y automático: el mecanismo de control detecta
cualquier desvío de los patrones normales, haciendo posible la debida
regulación.

Como la función restrictiva de un sistema para mantener a los


participantes dentro de los patrones deseados y evitar cualquier desvío.

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En conclusión debe entenderse el proceso de control como una función
administrativa, ya que conforma parte del proceso de administración, que
permite verificar, constatar, palpar, medir, si la actividad, proceso, unidad,
elemento o sistema seleccionado está cumpliendo y/o alcanzando o no los
resultados que se esperan.

3.2. Elementos del Control

OBJETIVO: describir los elementos que intervienen en el proceso entender


el funcionamiento del mismo.

El control es un proceso cíclico y repetitivo. Está compuesto de cuatro


elementos que se suceden:

Establecimiento de estándares: Es la primera etapa del control, que


establece los estándares o criterios de evaluación o comparación. Un
estándar es una norma o un criterio que sirve de base para la
evaluación o comparación de alguna cosa. Existen cuatro tipos de
estándares; los cuales se presentan a continuación:
 Estándares de cantidad: numero de pacientes atendidos,
numero número de camas, cantidad de talento humano
necesario.
 Estándares de calidad: rotación de camas, oportunidad en la
atención, índices de satisfacción de usuarios.
 Estándares de tiempo: Como tiempo estándar para producir un
determinado producto, tiempo de espera en asignación de
citas, tiempo de espera en atención de urgencias, entre otros.
 Estándares de costos: Como costos de producción, costos de
administración, costos de ventas, entre otros.

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Evaluación del desempeño: Es la segunda etapa del control, que
tiene como fin evaluar lo que se está haciendo.

Comparación del desempeño con el estándar establecido: Es la


tercera etapa del control, que compara el desempeño con lo que fue
establecido como estándar, para verificar si hay desvío o variación,
esto es, algún error o falla con relación al desempeño esperado.

Acción correctiva: Es la cuarta y última etapa del control que busca


corregir el desempeño para adecuarlo al estándar esperado. La
acción correctiva es siempre una medida de corrección y adecuación
de algún desvío o variación con relación al estándar esperado.

3.3. Importancia del Control

OBJETIVO: determinar la importancia de la aplicación del control en el


proceso administrativo.

Una de las razones más evidentes de la importancia del control es porque


hasta el mejor de los planes se puede desviar. El control se emplea para:

Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso


se corrige para eliminar errores.

Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de


cualquier organización. Los mercados cambian, la competencia en
todo el mundo ofrece productos o servicios nuevos que captan la
atención del público. Surgen materiales y tecnologías nuevas. Se
aprueban o enmiendan reglamentos gubernamentales. La función del

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control sirve a los gerentes para responder a las amenazas o las
oportunidades de todo ello, porque les ayuda a detectar los cambios
que están afectando los productos y los servicios de sus
organizaciones.

Producir ciclos más rápidos: Una cosa es reconocer la demanda


de los consumidores para un diseño, calidad, o tiempo de entregas
mejorados, y otra muy distinta es acelerar los ciclos que implican el
desarrollo y la entrega de esos productos y servicios nuevos a los
clientes. Los clientes de la actualidad no solo esperan velocidad, sino
también productos y servicios a su medida.

Agregar valor: Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de
obtener ventajas competitivas. Con frecuencia, este valor agregado
adopta la forma de una calidad por encima de la medida lograda
aplicando procedimientos de control.

Facilitar la delegación y el trabajo en equipo: La tendencia


contemporánea hacia la administración participativa también
aumenta la necesidad de delegar autoridad y de fomentar que los
empleados trabajen juntos en equipo. Esto no disminuye la
responsabilidad última de la gerencia. Por el contrario, cambia la
índole del proceso de control. Por tanto, el proceso de control permite
que el gerente controle el avance de los empleados, sin entorpecer
su creatividad o participación en el trabajo.

3.4. Etapas del Proceso de Control

OBJETIVO: comprender las etapas de la proceso para su posterior


aplicación en las actividades administrativas.

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El control administrativo: Es un esfuerzo sistemático para establecer normas
de desempeño con objetivos de planificación, para diseñar sistemas de
reinformación, para comparar los resultados reales con las normas
previamente establecidas, para determinar si existen desviaciones y para
medir su importancia, así como para tomar aquellas medidas que se
necesiten para garantizar que todos los recursos de la empresa se usen de
la manera más eficaz y eficiente posible para alcanzar los objetivos de la
empresa".

En ella se divide el control en cuatro pasos los cuales son:

Establecer normas y métodos para medir el rendimiento: Representa


un plano ideal, las metas y los objetivos que se han establecido en el
proceso de planificación están definidos en términos claros y
mensurables, que incluyen fechas límites específicas.
Esto es importante por los siguientes motivos:

En primer lugar; las metas definidas en forma vaga, por ejemplo, "mejorar las
habilidades de los empleados", estas son palabras huecas, mientras los
gerentes no comiencen a especificar que quieren decir con mejorar, que
pretenden hacer para alcanzar esas metas, y cuando.

Segundo; las metas enunciadas con exactitud, como por ejemplo "mejorar
las habilidades de los empleados realizando seminarios semanales en
nuestras instalaciones, durante los meses de febrero y marzo; se pueden
medir mejor, en cuanto a exactitud y utilidad, que las palabras huecas.

Y por último; los objetivos mensurables, enunciados con exactitud, se


pueden comunicar con facilidad y traducir a normas y métodos que se
pueden usar para medir los resultados. Esta facilidad para comunicar metas
y objetivos enunciados con exactitud resulta de suma importancia para el
control, pues algunas personas suelen llenar los roles de la planificación,
mientras que a otras se les asignan los roles de control.

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En las industrias de servicios, las normas y medidas podrían incluir el tiempo
que los clientes tienen que estar en las filas de un banco, el tiempo que
tienen que esperar antes de que les contesten el teléfono o la cantidad de
clientes nuevos que ha atraído una campaña de publicidad renovada. En
una empresa industrial, las normas y medidas podrían incluir las metas de
ventas y producción, las metas de asistencia al trabajo, los productos de
desecho producidos y reciclados y los registros de seguridad

Medir los resultados: en muchos sentidos éste es el paso más fácil del
proceso de control; las dificultades, presuntamente se han superado
con los dos primeros pasos. Ahora, es cuestión de comparar los
resultados medidos con las metas o criterios previamente
establecidos. Si los resultados corresponden a las normas, los
gerentes pueden suponer "que todo está bajo control"

Tomar medidas correctivos: este paso es necesario si los resultados


no cumplen con los niveles establecidos (estándares) y si el análisis
indica que se deben tomar medidas. Las medidas correctivas pueden
involucrar un cambio en una o varias actividades de las operaciones
de la organización. Por ejemplo; el dueño director de una franquicia
podría ver que necesita más empleados en el mostrador para
alcanzar la norma de espera de cinco minutos por clientes
establecidos por McDonald's. Por su parte, los controles pueden
revelar normas inadecuadas. Dependiendo de las circunstancias, las
medidas correctivas podrían involucrar un cambio en las normas
originales, en lugar de un cambio en la actividad.

Retroalimentación: es básica en el proceso de control, ya que a través


de la retroalimentación, la información obtenida se ajusta al sistema
administrativo al correr del tiempo. 

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Siempre será necesario dar a conocer los resultados de la medición a ciertos
miembros de la organización para solucionar las causas de las desviaciones.
Se les pueden proporcionar los resultados tanto a los individuos cuyas
actuaciones son medidas, como a sus jefes, o a otros gerentes de nivel
superior y los miembros del staff. Cada decisión tendrá sus ventajas e
inconvenientes y dependerá del tipo de problema que se desee afrontar. En
todo caso, la información debe darse de la forma más objetiva posible.
Pierde eficacia cuando se incluyen en ellas sentimientos, suposiciones
personales, críticas, interpretaciones, juicios, etc. Parece que cuando
muchas personas intervienen en la comunicación de los resultados, incluidos
el personal de staff o los supervisores y es difícil ser neutrales, aumenta el
riesgo de que surjan el conflicto y actitudes defensivas en los empleados que
están siendo controlados. De la calidad de la información dependerá el
grado con el que se retroalimente el sistema.

ETAPAS DEL PROCESO DE CONTROL

Establece Medir los Tomar


r normas resultados medidas
y correctivos
métodos

Retroalimentación

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GLOSARIO

ACTIVIDAD/TAREA: Términos sinónimos, aunque se acostumbra tratar a la


tarea como una acción componente de la actividad. En general son acciones
humanas que consumen tiempo y recursos, y conducen a lograr un resultado
concreto en un plazo determinado. Son finitas aunque pueden ser
repetitivas.

ANÁLISIS: Acción de dividir una cosa o problema en tantas partes como sea
posible, para reconocer la naturaleza de las partes, las relaciones entre
éstas y obtener conclusiones objetivas del todo.

CONTROL: Tipos: 1. control de calidad; 2. control de cantidad; 3. control de


costos; 4. control de tiempo. Es el acto de registrar la medición de resultados
de las actividades ejecutadas por personas y equipos en un tiempo y
espacio determinado. Se ejerce Ex-ante, Durante y Ex-post respecto a la
ejecución de las actividades.

CONTROL DE CALIDAD: El control de calidad se ocupa de garantizar el


logro de los objetivos de calidad del trabajo respecto a la realización del nivel
de calidad previsto para la producción y sobre la reducción de los costos de
la calidad.

CONTROLAR: Acto de medir y registrar los resultados alcanzados por un


agente del sistema organizacional en un tiempo y espacio determinados.

COORDINAR: Acto de intercambiar información entre las partes de un todo.


Opera vertical y horizontalmente para asegurar el rumbo armónico y
sincronizado de todos los elementos que participan en el trabajo.

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DIAGNÓSTICO: Identificación y explicación de las variables directas e
indirectas inmersas en un problema, más sus antecedentes, medición y los
efectos que se producen en su medio ambiente.

DIRIGIR: Acto de conducir y motivar grupos humanos hacia el logro de


objetivos y resultados, con determinados recursos.

DIVISIÓN DEL TRABAJO: Acto de segmentar el trabajo total de una


organización, por especializaciones y niveles de dificultad.

EFICACIA: Indicador de mayor logro de objetivos o metas por unidad de


tiempo, respecto a lo planeado.

EFICIENCIA: Indicador de menor costo de un resultado, por unidad de factor


empleado y por unidad de tiempo. Se obtiene al relacionar el valor de los
resultados respecto al costo de producir esos resultados.

ESTRATEGIA: En un proceso regulable; es el conjunto de las reglas que


aseguran una decisión óptima en cada momento. Una estrategia por lo
general abarca los objetivos, las metas, los fines, la política y la
programación de acciones de un todo organizacional o individual.

EVALUAR: Acto de comparar y enjuiciar los resultados alcanzados en un


momento y espacio dados, con los resultados esperados en ese mismo
momento. Es buscar las causas de su comportamiento, entenderlas e
introducir medidas correctivas oportunas.

FINES: Son los efectos que se obtienen con el logro de los objetivos.

FLUJOGRAMA: Gráfica que muestra el flujo y número de operaciones


secuenciales de un proceso o procedimiento para generar un bien o un
servicio. Pertenece a la ingeniería de sistemas y también se le conoce como
algoritmo, lógica o diagrama de flujo. La ingeniería industrial emplea otro
diagrama conocido como de "proceso, recorrido u hoja de ruta" con una

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simbología diferente a la de sistemas. Al igual que el primero, se aplica al
diseño de procesos y procedimientos.

FODA: Técnica de valoración de potencialidades y riesgos organizacionales


y personales, respecto a la toma de decisiones y al medio que afecta.
Significa: Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas.

FORMULARIO: Documento impreso que contiene información estructurada


"fija" sobre un determinado aspecto, para ser complementada con
información "variable" según cada aplicación y para satisfacer un objetivo
específico.

FUNCION: Mandato formal permanente e impersonal de una organización o


de un puesto de trabajo.

GERENCIA: Función mediante la cual las empresas y el Estado logran


resultados para satisfacer sus respectivas demandas.

ÍNDICE: Relación matemática de un valor respecto a otro valor. El resultado


puede ser un número absoluto o relativo.

LOGÍSTICA: 1. Explica el proceso de cómo se han de allegar los recursos


necesarios en el lugar, cantidad y tiempo adecuados. 2. Alguien se preocupa
de lo que requiere cada situación y asegura además de que todos los
recursos necesarios estarán disponibles en el momento adecuado.

MANUAL: Documento que contiene información válida y clasificada sobre


una determinada materia de la organización. Es un compendio, una
colección de textos seleccionados y fácilmente localizables.

MANUAL DE FUNCIONES: Documento similar al Manual de Organización.


Contiene información válida y clasificada sobre las funciones y productos
departamentales de una organización. Su contenido son y descripción
departamental, de funciones y de productos

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS: Documento que contiene información
válida y clasificada sobre la estructura de producción, servicios y
mantenimiento de una organización. Su contenido son los procedimientos de
trabajo, que conllevan especificación de su naturaleza y alcances, la
descripción de las operaciones secuenciales para lograr el producto, las
normas que le afectan y una gráfica de proceso (hoja de ruta, flujograma).

MANUAL DE PUESTOS: Documento que contiene información válida y


clasificada sobre la naturaleza y funciones de cada puesto o cargo de
trabajo, con sus respectivos requisitos de ingreso y valoración, de una
determinada organización. Su contenido son los puestos de trabajo, que
conllevan especificación de su naturaleza y alcances, valoración, la
descripción de sus funciones y el perfil de los productos de salida.

META: Es la cuantificación del objetivo específico. Indica la cantidad y


unidad de medida del resultado deseado y el tiempo y lugar para lograrlo. Se
compone de Verbo+cantidad+unidad de medida+tiempo+localización.

MÉTODO: Sucesión lógica de pasos o etapas que conducen a lograr un


objetivo predeterminado.

MODELO: Conjunto de variables relacionadas entre sí e ínter actuantes, que


en bloque dinámico conducen a obtener un resultado predeterminado o a
solucionar un problema.

OBJETIVO ESPECÍFICO: Es la especificación de una parte del objetivo


general. El conjunto de objetivos específicos logran el objetivo general.

OBJETIVO GENERAL: Se define como "un deseo a lograr".

ORGANIZAR: Acto de acopiar e integrar dinámica y racionalmente los


recursos de una organización o plan, para alcanzar resultados previstos
mediante la operación.

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ORGANIGRAMA: Es la representación gráfica de la estructura formal de
una organización, según división especializada del trabajo y niveles
jerárquicos de autoridad.

PLAN: Conjunto de programas y proyectos relacionados entre sí y


conducentes a un objetivo común. También conjunto armónico de
actividades para lograr un resultado concreto.

PLANIFICACIÓN: Proceso racional y sistémico de preveer, organizar y


utilizar los recursos escasos para lograr objetivos y metas en un tiempo y
espacio predeterminados.

POLÍTICA: Conjunto de estrategias, normas y parámetros de una


organización, que orientan la actuación de los funcionarios para alcanzar sus
objetivos y metas en un lugar y plazo dados. Es un marco general de
actuación.

PRESUPUESTO: Plan financiero de ingresos y egresos de corto plazo


conformado por programas, proyectos y actividades a realizar por una
organización, presentándose en determinadas clasificaciones.

PROBLEMA: Situación anormal respecto a las conductas o hechos


considerados "normales" en un momento histórico determinado y un lugar
dado.

PROCEDIMIENTO: Ciclo de operaciones que afectan a varios empleados


que trabajan en sectores distintos y que se establece para asegurar el
tratamiento uniforme de todas las operaciones respectivas para producir un
determinado bien o servicio.

PRODUCTO: Es el resultado parcial o total (bienes y servicios), tangible o


intangible, a que conduce una actividad realizada.

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PROGRAMA: Conjunto armónico de objetivos, políticas, metas y actividades
a realizar en un tiempo y espacio dados, con determinados recursos. Sus
resultados son "servicios".

PROYECTO: Conjunto armónico de objetivos, políticas, metas y actividades


a realizar en un tiempo y espacio dados, con determinados recursos. Sus
resultados son "bienes de capital".

RECURSOS: Son los medios que se emplean para realizar las actividades.
Por lo general son seis: humanos, financieros, materiales, mobiliario y
equipo, planta física y tiempo.

UNIDAD DE MEDIDA: Identificación clara del medio u objeto (kilos, casas,


informes, visitas, dólares) con el cual se va a medir la cantidad de bienes o
servicios de la meta.

BIBLIOGRAFIA:

 CERTO, Samuel C. Administración Moderna. Bogotá, Prentice Hall. Pág, 66

 CONTRERAS, Marco E., Sabogal, Narciso y VACA, Manuel A.


Fenomenología de la
Empresa. Montoya y Araujo, 1985, Fascículo 1, Cap. 1.

 CHIAVENATO Idalberto, Administración en Los Nuevos Tiempos; Editorial


Mc Graw Hill; 1º Edición 2002.

 Harold Koontz, Heinz Weirich. Administración una perspectiva global,


McGraw Hill.

 Harold Koontz, Heinz Weirich. Elementos de Administración,


McGraw Hill.

 MICHAEL E. Porter; Estrategia Competitiva; Editorial Cecsa; 2º Edición


2005

4
 PARKER, FOLLET, Mary. Administration Dinámica. New York, Harper and
BROS. 1942

 PRIETO, Jorge Eliécer. La gestión estratégica organizacional. Bogotá, Eco


Ediciones. 2004 pág. 85

 DRUKER, Peter F., Una era de descontinuidad, Zahar Editores, Río de


Janeiro, 1970.

 RAMÍREZ, Cardona Carlos, Teorías y Enfoques sobre la Administración.


UNAD

 RAMIREZ, Carlos., Teorías y enfoques sobre administración, Editorial


Regoza Ltda

 Rue y Byars. Administración, teoría y aplicaciones

WEBGRAFÍA

 http://www.monografias.com

 http://es.wikipedia.org/wiki

 http://www.genv.net/es-us/node/967

 www.monografia.com, www.geopolis.com, www.wikipedia.com

LECTURAS COMPLEMENTARIAS

JOHNSON Scholes. Dirección estratégica. Prentice Hall.

HESSELBEIN F. Etal. El Líder del futuro. Colombia. DEUSTO S.A.


1997

Biblioteca práctica de negocios. Tomo I y II. McGraw Hill.

Revistas especializadas:

4
o Dinero.

o Clase empresarial.

o Apertura económica.

o La nota económica.

La consulta de artículos en estas revistas especializadas, pone en contacto


al estudiante con la problemática empresarial de nuestro país y la aplicación
de los avances tecnológicos en nuestro medio.

AUTOEVALUACIÓN

1. Defina qué es el control


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2. Enumere al menos tres requisitos del sistema de control”.
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.3.Cuales son los principales obstáculos para el éxito del control”.


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4.Por qué ”es importante el proceso de control¿


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