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Zusammenfassung Textverarbeitung

Zusammenfassung
Textverarbeitung

Inhalt

1 Telefongespräche................................................................3

1.1 Telefonnotiz................................................................................3
1.1.1 Inhalt einer Telefonnotiz..............................................................3

1.2 Amtliche Buchstabiertafel.............................................................3


1.2.1 deutsche Buchstabiertafel............................................................3
1.2.2 internationale Buchstabiertafel.....................................................4

1.3 Gesprächsführung.......................................................................4
1.3.1 Das Verhalten am Telefon............................................................4

1.4 Telefongespräche annehmen.......................................................5


1.4.1 Die richtige Ansprache.................................................................5

1.5 Gesprächsvorbereitung................................................................5

2 Tabellengestaltung nach DIN..............................................6

3 Das Protokoll.......................................................................7

3.1 Protokollarten.............................................................................7
3.1.1 wörtliches Protokoll / Wortlautprotokoll.........................................7
3.1.2 Verlaufsprotokoll / ausführliches Protokoll.....................................7
3.1.3 Kurzprotokoll...............................................................................8
3.1.4 Ergebnisprotokoll.........................................................................8
3.1.5 Gedächtnisprotokoll.....................................................................9
3.1.6 Simultanprotokoll........................................................................9

3.2 Protokollrahmen........................................................................10
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4 Schreib- und Gestaltungsregeln für E-Mails (DIN 5008). . .12

5 Der Geschäftsbrief.............................................................15

5.1 Was gehört in ein Angebot?.......................................................17

5.2 Was gehört in eine Auftragsbestätigung?....................................18

5.3 Was gehört in eine Rechnung?...................................................20

5.4 Was gehört in eine Mängelrüge?.................................................22


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1 Telefongespräche

1.1 Telefonnotiz
dient als Erinnerungsstütze, zur Info für Kollegen und als Beweis

1.1.1 Inhalt einer Telefonnotiz


 Datum und Uhrzeit des Anrufs

 Name, Firma, Telefonnummer und Erreichbarkeit des Gesprächpartners

 kurze Inhaltsangabe und Vereinbarungen / Ergebnisse

 Erledigungsvermerk

 Handzeichen des Bearbeiters

1.2 Amtliche Buchstabiertafel


 wird bei Telefonaten, Sprechfunk und Dialekten angewendet

 erleichtert Übermittlung schwerer / seltener Wörter

 Worte werden gemäß ihrer Lautschrift buchstabiert

 jedes Wort ist unterschiedlich gestaltet um Missverständnisse zu vermeiden

1.2.1 deutsche Buchstabiertafel


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1.2.2 internationale Buchstabiertafel

1.3 Gesprächsführung
 Die Gesprächsführung im Beruf ist eine wichtige Komponente, um erfolgreich agieren zu
können.

 Bei jedem Gespräch ist das aktive Zuhören von enormer Bedeutung.

1.3.1 Das Verhalten am Telefon


 nicht nebenbei essen oder trinken  Detailfragen stellen

 nicht mit den Kollegen unterhalten  höflich bleiben

 keine unvollständigen Antworten geben  sich förmlich verabschieden

 sich Notizen machen  auch bei wütenden Kunden ruhig bleiben

 evtl. an Kollege verbinden / verweisen, wenn man die Frage nicht beantworten kann

 nur wenn nötig und dann mit Hinweis am PC tippen

 Prioritäten klären  Das Wesentliche nicht aus den Augen verlieren


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1.4 Telefongespräche annehmen

1.4.1 Die richtige Ansprache


 Stimmlage

 nicht zu laut / leise  möglichst akzent- / dialektfrei

 deutlich  versuchen sich nicht zu versprechen

 freundlich

 betriebliche Regeln

 Ansprache des Betriebs auswendig können

 Gesprächspartner Siezen

1.5 Gesprächsvorbereitung
 Gesprächsziel notieren

 Wen rufe ich an?  Argumente (beidseitiges Eingehen)

 Was ist der Grund?  Kompromiss finden

 Infos über Kunde sammeln

 Welche Firma arbeitet Er/ Sie?  Kenn ich den Kunden?

 Für welches Produkt interessiert sich der Kunde?

 Hat der Kunde schon einmal bei uns etwas bestellt?

 …
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2 Tabellengestaltung nach DIN


 Eine Tabelle muss zentriert auf die Seitenränder eingerichtet sein.

 Eine Tabelle muss mindestens 1 Leerzeile vom vorherigen und zum folgenden Text
haben.

 Eine Tabelle muss auf 1 Seite passen, wenn dies nicht möglich ist, muss der
Tabellenkopf auf der Folgeseite wiederholt werden.

 Jede Tabelle sollte eine Überschrift haben. Sie darf auch in den Tabellenkopf integriert
werden.

 Hat die Tabelle einen Tabellenkopf, soll er durch waagrechte und senkrechte
Trennungslinien übersichtlich gegliedert werden.

 Die Spaltenüberschriften im Tabellenkopf sollen zentriert werden. Die Vorspalte wird


linksbündig beschriftet.

 Zellen werden mit einem Mindestabstand von 0,1 cm zu allen Linien beschriftet
(Zellenbegrenzung).

 Zwischen Text- und Feldbegrenzung sollte oben und unten ein gleichmäßiger
Zeilenabstand festgelegt werden.

 Textausrichtung von Text = linksbündig

 Textausrichtung von Zahlen = rechtsbündig


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3 Das Protokoll

3.1 Protokollarten

3.1.1 wörtliches Protokoll / Wortlautprotokoll

Merkmale
 Beiträge sind personenbezogen

 Verlauf ist unverändert

 wörtliche Wiedergabe aller Beiträge

 Anwendung in Parlamenten, bei Gericht (nur bei sehr wichtigen)

Vorteile
 höchste Beweiskraft Nachteile
 hohe Konzentration erforderlich
 ausführlich
 höchste Stenografiekenntnisse
erforderlich

 hoher Zeitaufwand

 unübersichtlich

 keine schnelle Information

3.1.2 Verlaufsprotokoll / ausführliches Protokoll

Merkmale
 Beiträge sind personenbezogen mit Kürzungen

 chronologischer Verlauf

 Anwendung bei wichtigen Anlässen

 Ergebnis vorhanden

Vorteile  ausführlich
 hohe Beweiskraft

 übersichtlicher als Wortlautprotokoll Nachteile


Stenografiekenntnisse erforderlich
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hoher Zeitaufwand

3.1.3 Kurzprotokoll

Merkmale
 nicht mehr personenbezogen

 Beiträge sachbezogen in Kurzform

 Ergebnis vorhanden

 kein Verlauf

 Anwendung bei Besprechungen aller Art

Vorteile
 schnelle Information Nachteile
 nicht mehr ausführlich
 Stenografiekenntnisse nicht
erforderlich

 übersichtlich

 geringer Zeitaufwand

3.1.4 Ergebnisprotokoll

Merkmale
 enthält nur Ergebnisse und Beschlüsse

 keine Beiträge

 kein Verlauf

 z. B. Tagebuch in der Schule

Vorteile Nachteile
 Stenografiekenntnisse nicht  keine Informationen über
erforderlich Zustandekommen von Ergebnissen

 geringer Zeitaufwand  oft nicht aussagekräftig für


Nichtteilnehmer
 schnelle Information
 niedrige Beweiskraft
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3.1.5 Gedächtnisprotokoll

Merkmale
 wird während der Sitzung mitgeschrieben

Vorteile Nachteile
 die Genauigkeit hängt von der  kann nachträglich erstellt werden
Erinnerungsfähigkeit des
Protokollanten ab

3.1.6 Simultanprotokoll

Merkmale
 Sofortprotokoll

 Moderation erstellt über einen Beamer das Protokoll

 ersichtlich für alle Sitzungsteilnehmer

Vorteile Nachteile
 Bereitstellung von Notebook und  am Ende der Besprechung liegt das
Beamer erforderlich Protokoll vor
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3.2 Protokollrahmen
Protokollkopf
Firmenname RAINER GÖTTMANN & PARTNER

Protokoll
Überschrift
Protokoll über eine Besprechung mit der Geschäftsleitung

Vorsitzender Herr Direktor Westermann

Teilnehmer Herr Dipl.-Ing. Maurer

Frau Roth
Teilnehmer
Frau Kurz

Protokollführerin Frau Wißmann

Ort kleiner Konferenzraum


Orts- und
Tag JJ-06-25
Zeitangaben
Zeit 09:00 Uhr – 09:30 Uhr

Tagesordnung TOP 1: Bericht über die Frankfurter Messe

TOP 2: Luxusmodells K 63
Besprechungs-
gegenstand TOP 3: Errichtung von Exportagenturen in Spanien
und Ägypten

Protokollhauptteil

TOP 3 Errichtung von Exportagenturen in Spanien und Ägypten Tagesordnungspunkte

Frau Roth berichtet, die Eröffnung des Verkaufsbüros in Madrid


stünde kurz bevor. Der Geschäftsführer, Herr Weber, hat
bereits Verbindungen mit den staatlichen Stellen
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aufgenommen. Es werden günstige Exportabschlüsse


erwartet.

Frau Kurz erklärt, die Errichtung des Verkaufsbüros in Kairo mache


wegen der Besetzung geeigneter Fachkräfte noch Beiträge
Schwierigkeiten. Vor 1. Oktober d. J. könne nicht mit der
vollen Arbeitsbereitschaft gerechnet werden. Sie schlägt
vor, das Agenturbüro in Damaskus aufzulösen und das
dortige Personal in Kairo einzusetzen.

Herr Westermann vertagt die Entscheidung dieses Tagesordnungspunktes


so lange, bis die Berichte aus Kairo und Damaskus
vorlägen.

Ergebnis: Die Entscheidung dieses Tagesordnungspunktes wird von Herrn Ergebnis  nach jedem
Westermann vertagt, bis die Berichte aus Kairo und Damaskus vorlägen. Tagesordnungs-punkt

Protokollschluss

Darmstadt, 27. Juni …


Ort, Datum
Angefertigt Für die Richtigkeit

Unterschrift
Protokollführer &
Vorsitzender
Wißmann Westermann
Protokollführerin Vorsitzender

Verteiler
Verteilervermerk

Abteilung Verkauf
Abteilung Werbung
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4 Schreib- und Gestaltungsregeln für E-Mails


(DIN 5008)
Die Regelungen zu E-Mails beziehen sich nur auf die Verwendung als Geschäftsbriefersatz
(nicht auf rein unternehmensinterne Mitteilungen).

Beim Übermitteln von E-Mails ist auf die technischen Gegebenheiten des Empfängers
Rücksicht zu nehmen – insbesondere bei den verwendeten Schriften und den Dateiformaten
der Anlagen. Anschrift, Verteiler und Betreff sind vorgegebene Zeilen eines E-Mail-Kopfes.

Die Felder im E-Mail-Kopf haben folgende Bedeutung:


An: Hier wird die Adresse des Empfängers eingetragen.

CC (Carbon Copy): Als Verteiler werden bei E-Mails in das elektronische


Verteilerfeld (CC …) weitere E-Mail-Adressen eingetragen
(durch Semikolon getrennt). Eine Liste zeigt an, welche
Adressen eine Kopie bekommen haben.

BCC (Blind Carbon Copy):Auch hier werden die Empfänger eingetragen, die eine Kopie
der Nachricht erhalten. Die Empfänger erfahren jedoch nicht,
an wen Kopien versandt wurden.

Zeilenabstand und Gliederung


Es wir mit Zeilenabstand einzeilig geschrieben. Absätze werden sinnvoll eingesetzt.

Anschrift
Zum Versenden einer E-Mail ist eine eindeutige E-Mail-Adresse zu verwenden, die sich nach
den Vorgaben des jeweiligen Anbieters gestaltet. E-Mail-Adressen sind häufig in folgender
Form aufgebaut: Empfaengerbezeichnung@anbieter.de

Bei Verwendung persönlicher Name häufig: Vorname.Nam@Anbieter.de

Betreff
Der Betreff ist als stichwortartige Inhaltsangabe im vorgesehenen Feld des E-Mail-Kopfes
auszufüllen. Da der Betreff für die Bearbeitung und die Verwaltung von E-Mails eine zentrale
Bedeutung hat, ist diese Angabe zwingend.
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Anrede
Bei E-Mails als Ersatz für Geschäftsbriefe ist die Anrede fester Bestandteil. Die Anrede
beginnt an der Fluchtlinie und wird durch eine Leerzeile vom folgenden Text getrennt.

Text
Der Text ist als Fließtext ohne Worttrennungen zu erfassen, weil der Umbruch durch die
Software des Empfängers gesteuert und der jeweiligen Fenstergröße angepasst wird.

Absätze sind vom folgenden Text durch eine Leerzeile zu trenne. Zur weiteren Gliederung
von E-Mail-Texten (z. B. durch Aufzählungen) gelten die Regelungen für den Geschäftsbrief.

Abschluss
Der Abschluss wir einer E-Mail meist als elektronischer Textbaustein zugesteuert. Es enthält
den Gruß, die Kommunikations- und Firmenangaben. Zwingend sind auch E-Mail- und
Internet-Adresse.

Elektronische Signatur bzw. Verschlüsselung


Entscheidend für die Sicherheit beim elektronischen Datenaustausch ist zum einen die
Nachweisbarkeit der Identität des Kommunikationspartners und die Integrität
(=Makellosigkeit, Unverletzlichkeit, Unversehrtheit) der Daten, zum anderen die
Vertraulichkeit wichtiger Informationen.

E-Mail-Anhänge (Attachments)
Mit jedem E-Mail-Provider können Attachments (Dateien jeder Art) verschickt werden, indem
man sie einfach an eine E-Mail anhängt. So können Sie z. B. DIN-gerechte, ausführliche
Geschäftsbriefe, mehrseitige Dokumentationen oder eine PowerPoint-Datei als Datei mit
einer kurzen E-Mail versenden.

Packprogramme
Sind Attachments im Dateiumfang so groß, dass sie die Kapazität einer Mailbox übersteigen,
verringern Pack- und Komprimierungsprogramme den Speicherplatzbedarf stark. Beim
Packen werden die Dateien in ein so genanntes Archiv zusammengefasst, das weniger Platz
benötigt als alle Dateien zusammen. Das Entpacken bzw. Dekomprimieren wandelt die zuvor
konvertierten Dateien in ihre ursprüngliche Form zurück.
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Netiquette – Was ist bei der E-Mail-Korrespondenz zu


beachten?
 E-Mails dienen der schnellen Kommunikation, sollten also kurz und präzise verfasst sein.

 E-Mail-Anhänge sollten nicht zu viel Speicherplatz beanspruchen. (Dateien


komprimieren)

 Auf besondere Schriften und Dekore verzichten, da diese nicht von allen
Mailprogrammen dargestellt werden können.

 Smileys 😊 nur dann verwenden, wenn sicher ist, dass der Empfänger diese Art von
Kommunikation versteht bzw. wenn ein informeller Stil miteinander gepflegt wird.

 Akronyme (Kurzwörter) können beim E-Mail-Schreiben Zeit sparen, sollten aber nicht zu
häufig angewendet werden. Beide Seiten müssen die Bedeutung kennen. Die meisten
Abkürzungen stammen aus dem Englischen.

Hier einige Beispiele:

Akronym Englisch Deutsch


asap as soon as possible so schnell wie möglich
afak as far as I know meines Wissens
btw by the way übrigens
fyi for your information zu Ihrer Information
imo in my opinion meiner Meinung nach
Np no problem kein Problem

 Auf Tipp- und Rechtschreibfehler achten – auch eine E-Mail repräsentiert das
Unternehmen nach außen.

 Wörter in Großbuchstaben sind tabu. In der E-Mail-Welt ist dies der Ausdruck von Ärger,
Aggression, Schreien.
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5 Der Geschäftsbrief

Firma & Logo WordArt und entsprechende Grafik


Absenderangaben (kleinere Schirftgröße, Ihr Zeichen:
zentriert) Ihre Nachricht vom:
Unser Zeichen:

Unsere Nachricht vom:
¶ Postialischer Vermerk

Name: Frau Saskia Motz (Geschlecht
Schlipf AG
muss erkannt werden können)
Herrn Dr. X Grau
Stuttgarter Straße 21 Telefon: 07361 52915-19
73479 Ellwangen Telefax: 07361 53925-52
E-Mail: saskia-motz@prinzing-aalen.de
(E-Mail des Ansprechpartners)
Internet: https://www.prinzing-aalen.de/

Datum:2. X Februar X 2020


alphanumerisch!



Betreff¶ Fettschrift


Sehr geehrter Herr Dr. Grau, ¶

bei einem Geschäftsbrief gibt es viele Regelungen, an die man sich halten muss. wie z. B.,
dass es nach der Anrede KLEIN weiterschreibt. Die Silbentrennung sollten Sie niemals ver-
gessen. ¶

Wenn Sie einen neuen Absatz beginnen, kommt immer VORHER und NACHHER eine
LEERZEILE. ¶

Bei einer Zentrierung ebenfalls! ¶

Gehen Sie bei einer Aufzählung und Nummer folgend vor: ¶

 Es kommt VORHER und NACHHER eine LEERZEILE. ¶
 Erfassen Sie den Text und markieren Sie entsprechend. ¶
 Aufzählung und Nummerierung auswählen als Symbol. ¶
 Symbol „Einzug verkleinern“ aktivieren. ¶

Viel Spaß beim Üben und Anwenden. ¶
¶ Tabulator 10cm
Mit freundlichen Grüßen¶................................................Anlage(n) fett
¶ Informationsblatt
Haßler AG¶
¶ Variante 1

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ppa. X Haßler i. X A. X Motz¶

Anlage(n) fett Variante 2
Informationsblatt

5.1 Was gehört in ein Angebot?


 Name, Anschrift, Telefon- und Telefaxnummern, E-Mail-Adresse, Internetadresse des
Anbieters

 Name und Kontaktdaten eines persönlichen Ansprechpartners beim Lieferanten

 Anschrift des Kunden (Verfasser der Anfrage)

 Datum sowie Zeichen der Anfrage (Auf was basiert das Angebot?)

 Datum des Angebots (aktuelles Datum)

 interne Angebotsnummer im Betreff

 Anrede mit dem Verfasser / der Verfasserin der Anfrage

 Einleitungssatz
z. B.

 vielen Dank für Ihre Anfrage / für Ihr Interesse an …

 Ihr Interesse an unserem Sortiment freut uns sehr

 Angaben zur Ware

 Art

 Beschaffenheit

 Qualität

 Artikelnummer

 Menge (Mindestabnahmemenge, Höchstmenge)

 Preise

 Preisnachlässe

 Lieferdatum und Lieferzeitpunkt

 Art der Verpackung


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 Kosten für die Verpackung

 Versandart

 Versandkosten

 Versicherungen (z. B. für den Transport der Ware)

 Zahlungsbedingungen

 Angaben zur Angebotsbindung (Freizeichnungsklauseln)


z. B.

 Dieses Angebot ist gültig bis zum DD.MM.YYYY.

 Wir halten uns an dieses Angebot [Zeitraum].

 Dieses Angebot ist freibleibend.

 Angaben zum Erfüllungsort

 Gerichtsstand

 Gefahrenübergang

 Schluss
z. B.

 Wir freuen uns auf Ihre Bestellung und versichern Ihnen, dass wir den Auftrag zu
Ihrer vollen Zufriedenheit ausführen.

 Bitte erteilen Sie uns Ihren Auftrag, den wir sorgfältig erledigen werden.

 Ausblick
z. B.

 Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

 Grußformel mit Briefabschluss

 Anlagenvermerk

5.2 Was gehört in eine Auftragsbestätigung?


 Name, Anschrift, Telefon- und Telefaxnummern, E-Mail-Adresse, Internetadresse des
Anbieters

 Name und Kontaktdaten eines persönlichen Ansprechpartners beim Lieferanten

 Anschrift des Kunden (Verfasser der Bestellung)


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 Bestellnummer und -datum des Kunden

 Kundennummer

 Datum der Auftragsbestätigung (aktuelles Datum)


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 Betreff
z. B.

 Auftragsbestätigung über [Produkt]

 bedingte Bestellungsannahme

 Anrede mit dem Verfasser / der Verfasserin der Bestellung

 Einleitungssatz
z. B.

 vielen Dank für Ihre Bestellung.

 über Ihren Auftrag haben wir uns sehr gefreut.

 klare Angaben zu einzelnen Positionen

 Artikelnummer und Warenbezeichnung

 Preis pro Einheit

z. B.

 Gerne liefern wir den von Ihnen gewünschten Artikel [Warenbezeichnung] mit der
[Artikelnummer] für [Betrag] € pro Stück.

 Die Preise haben sich in den letzten [Zeitraum] verändert. Wir legen Ihnen die neue
Preisliste, die am dem DD.MM.YYYY gilt, bei.

 Menge (Mindestabnahmemenge, Höchstmenge) (evtl. Änderung)

 Preisnachlässe (evtl. Änderung)

 Lieferdatum und Lieferzeitpunkt (evtl. Änderung)


z. B.

 Aufgrund der ungewöhnlich hohen Nachfrage können wir erst zum DD.MM.YYYY
liefern.

 Art der Verpackung

 Kosten für die Verpackung

 Versandart

 Versandkosten

 Versicherungen (z. B. für den Transport der Ware)


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 Zahlungsbedingungen
z. B.

 Mit dem gewünschten Zahlungsziel von [Zeitraum] sind wir einverstanden.

 Gerne kommen wir Ihnen entgegen und gewähren Ihnen [Zahlungsbedingung]


Zahlungsziel.

 Bestätigung
z. B.

 Sobald wir Ihre Bestätigung erhalten haben, werden wir die Ware liefern.

 Bitte teilen Sie uns mit, ob wir zu den neuen Bedingungen liefern können.

 Schluss
z. B.

 Wir danken Ihnen nochmals für Ihren Auftrag und versichern Ihnen, dass wir ihn zu
Ihrer vollen Zufriedenheit ausführen.

 Grußformel mit Briefabschluss

 Anlagenvermerk

5.3 Was gehört in eine Rechnung?


 Rechnungsabsender (Lieferant) mit vollständigem Namen und Adresse

 Rechnungsempfänger (Kunde) mit vollständigem Namen und Adresse

 Steuernummer (vom Finanzamt erteilte Steuernummer) ODER Umsatzsteuer-


Identifikationsnummer (USt-IdNr.) (vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte
Nummern)

 Name und Kontaktdaten eines persönlichen Ansprechpartners beim Lieferanten

 Rechnungsdatum

 Rechnungsnummer (eine fortlaufende Nummer, wenn gewünscht mit Buchstaben zur


Identifizierung der Rechnung)
Zusammenfassung Textverarbeitung

 Betreff
z. B.

 Rechnung

 1. Abschlagsrechnung

 Schlussrechnung

 Anrede mit dem Ansprechpartner beim Kunden

 Einleitungssatz
z. B.

 vielen Dank für Ihren Auftrag. Anbei die Rechnung unserer Leistungen.

 Leistungszeitraum

 klare Angaben zu einzelnen Positionen (Ware/Dienstleistung)

 Menge

 Bezeichnung

 Zeitpunkt der Lieferung

 Einzelpreis (netto)

 Gesamtpreis (netto)

Am besten mit einer eingefügten Excel-Tabelle, die Berechnungen


durchführen (Einfügen  Tabelle  Excel-Kalkulationstabelle)

 Summe der Nettobeträge

ebenfalls mit in die Excel übernehmen

 Umsatzsteuer (meist 19 %)

ebenfalls mit in die Excel übernehmen

 Endbetrag der Rechnung

ebenfalls mit in die Excel übernehmen

 Hinweis falls für einzelne Rechnungspositionen nicht 19 % Umsatzsteuer gelten


z.B.

 Nach § 12 Abs. 2 UStG wird für die Rechnungsposition Pos.-Nr. 051 nur 7 %
Umsatzsteuer fällig.
Zusammenfassung Textverarbeitung

 Hinweis falls einzelne Rechnungspositionen bzw. die gesamte Rechnung


umsatzsteuerfrei sind
z. B.

 Nach § 13b Abs. 1 und 2 UStG sind Sie als Leistungsempfänger Schuldner der
Umsatzsteuer (Hinweis nach § 14a Abs. 5 Satz 2 UstG).

 Nach § 4 UStG ist die Rechnungsposition Pos.-Nr. 001 steuerfrei.

 Zahlungsfrist und Zahlungsbedingungen

 Bankverbindung des Zahlungsempfängers


z. B.

 Bitte überweisen Sie den Rechnungsbetrag auf unser Konto:


IBAN: DE12 3456 7890 2345 6789 01
Inhaber: Mustermann GmbH

 Schluss
z. B.

 Bitte bei Zahlungen und Schriftverkehr die Rechnungsnummer angeben, da sonst


keine Zuordnung zur Rechnung stattfinden kann.

 Grußformel mit Briefabschluss

 Anlagenvermerk

5.4 Was gehört in eine Mängelrüge?


 Name, Anschrift, Telefon- und Telefaxnummern, E-Mail-Adresse, Internetadresse des
Anbieters

 Name und Kontaktdaten eines persönlichen Ansprechpartners des Bestellers

 Anschrift des Lieferanten

 Bestellnummer und -datum des Kunden

 Kundennummer

 Datum der Mängelrüge


Zusammenfassung Textverarbeitung

 Betreff
z. B.

 Mängelrüge zur Lieferung Nr. XYZ123

 Reklamation

 Anrede mit dem Verfasser / der Verfasserin der Lieferung

 Einleitungssatz mit Bestell- / Auftragsdatum und Liefertermin


z. B.

 die folgenden Artikel, die wir am 03.02.2020 bei Ihnen bestellt haben, sind heute
eingetroffen.

Leider entsprechen sie nicht der gewünschten Qualität und Menge.

 klare Angaben zu einzelnen Artikeln

 Artikelnummer

 Warenbezeichnung

 Menge

 Art und Umfang des Schadens und daraus folgenden Forderungen


z. B.

 Sie lieferten statt der bestellten 200 nur 190 Stück. Wir bitten um Nachlieferung der
fehlenden Frontlichter.

 12 Verpackungen waren eingedrückt und zum Teil auch eingerissen. Die


Kartonagen weisen zusätzlich Wasserflecken auf. In diesem Zustand ist die Ware
unverkäuflich. Wir fordern Sie auf, die Ware wieder abzuholen und uns Ersatz zu
liefern.

 Schluss
z. B.

 Bisher war unsere Zusammenarbeit immer ohne Beanstandung. Wir gehen davon
aus, dass Sie die Angelegenheiten auch dieses Mal zu unserer Zufriedenheit regeln.

 Grußformel mit Briefabschluss

 Anlagenvermerk