Fiche descriptive

Document de référence décrivant précisément le bien-fondé, les conditions d’exécution

et la façon de procéder pour exécuter une tâche ou un travail de nature administrative
ou technique, etc. Les différentes procédures sont généralement regroupées dans un
recueil ou manuel de procédures divisé par domaines techniques( production,
exploitation, administration, gestion du personnel, etc.) ou par types d’usages
(procédures périodiques, procédures exceptionnelles, etc.).

Qui l’écrit ? Toute personne mandatée à cette fin

Pour qui ? Pour toute personne oeuvrant

dans une entreprise ou un organisme
quelconque

Pourquoi ? Pour uniformiser une façon de faire et

obtenir les meilleurs résultats
possibles

Temps de réalisation Deux heures dans le cas des plus simples ;

davantage selon le nombre d’étapes et le temps
requis pour la collecte d’informations

Longueur Une à deux pages en général, mais elle peut

varier selon le nombre d’étapes ou la
complexité du travail

1
Contenu et structure

Identification
Nom du groupe concerné
Numéro de la procédure
Titre de la procédure
Signature de la personne qui a rédigé la procédure
Signature de la personne qui a approuvé la procédure
Date
Date de la révision de la procédure (au besoin)

Présentation

 Numéro de la  Signature de la
 Nom du groupe procédure personne qui a
concerné  Titre de la rédigé la
procédure procédure
 Signature de la
personne qui a
approuvé la
procédure
 Date
Figure 1 : Exemple classique d’identification de procédure

Points à traiter
1. Objectif (pourquoi ?)
Indiquer la ou les raisons pour lesquelles il est important d’établir une marche à suivre
précise, d’uniformiser une façon de faire

2. Période d’application (quand ?)

Préciser le moment où il faut appliquer la procédure et la date d’entrée en vigueur de celle-
ci

3. Indications (comment ?)
Formuler, de manière détaillée et selon une séquence chronologique rigoureuse, la marche à
suivre pour exécuter la tâche ou le travail en question. La séquence des opérations peut
aussi être traduite par un schéma ou un diagramme de flux.

4. Personnes concernées (à qui ?)

Mentionner, selon les fonctions, quelles sont les personnes visées par cette procédure et
expliquer brièvement quelle responsabilité particulière leur incombe.

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Exemples et variantes
Liste des exemples
1. Procédure de présentation (lien hypertexte vers exemple 1)
2. Procédure d’accueil d’un nouvel employé (lien hypertexte vers exemple 2)
Exemple 1

Pr-99-0910 Rédigée par

DAO Procédure de présentation d'une par
Approuvée
requête de service de DAO
Date

1. Objectif
Le nombre d’usagers du Service de dessin assisté par ordinateur (DAO) a considérablement augmenté depuis
l’acquisition d’un tout nouveau système plus performant et plus sophistiqué. Aussi, afin d’éviter les périodes
d’utilisation intensives et les attentes indues pour l’exécution d’un travail, quelques règles s’imposent. De
plus la limitation de l’accès direct au système, à toute personne non désignée, a pour but d’éviter
d’endommager l’équipement et d’en rentabiliser l’utilisation.

2. Période d’application
Tous les membres du personnel doivent se conformer à la démarche énoncée ci-dessous chaque fois qu’ils ont
recours au Service de DAO pour l’exécution de leurs travaux. La procédure entre en vigueur le 1er avril 2000.

3. Indications
Les consignes à respecter dans la présentation d’une requête sont les suivantes :
 toute demande d’exécution de travaux (plans, dessins, schémas, organigrammes, logigrammes,
simulations mécaniques, etc.) doit être autorisée au préalable par le chef d'équipe ou le responsable de
projet;
 les travaux doivent être remis au technicien responsable du Service de DAO au moins deux jours à
l’avance ;
 la demande doit contenir les précisions ci-dessous :
 mention de la production, sur le plan ou le schéma, d’une liste de matériel ;
 spécification du type et du matériel d’impression (encre, bleu, Mylar, etc.)
 autres détails méritant une attention particulière ;
 la clarté et la propreté des dessins soumis pour exécution sont indispensables ;
 la vérification de la première version du travail exécuté doit être faite par le requérant. Si cette version
est adéquate, il faut en informer le responsable du DAO dans les deux jours qui suivent afin qu’il
produise la version finale ;
 si des modifications doivent être apportées, les indiquer par une couleur contrastante sur la version
originale. L’avis de modification doit aussi être signifié dans les deux jours ;
 enfin, dans le cas d’un travail considéré urgent, il faut fournir, sur un formulaire prévu à cet effet, les
renseignements suivants :
 la date ou l’heure à laquelle le travail est requis ;
 la justification ;
 la signature du requérant.
4. Personnes concernées

3
Les chefs d’équipe et de projet ont la responsabilité d’autoriser la demande d’exécution de travaux. Les
requérants (ingénieurs, techniciens) doivent se conformer strictement aux indications prescrites. Enfin, le
responsable du service de DAO peut agir comme personne-ressource quant à la façon de procéder.

Exemple 2

Accueil d’un nouvel employé
Rédigée par_______________
Pr-99-435
Procédure d’accueil d’un Approuvée par____________
nouvel employé
Date______________________

1.0 Objectif
L'accueil d'un nouvel employé constitue une tâche importante et il doit se faire selon des règles bien
précises. De cette façon, la personne aura, dès son arrivée, une idée quant à l'atmosphère de travail dans
laquelle elle évoluera. De plus, si les formalités administratives sont suivies de façon rigoureuse, les dossiers
renfermeront toutes les informations nécessaires.
Le but de cette procédure est donc d'assurer que tout nouvel employé est présenté avec courtoisie à ses
collègues, subordonnés et supérieurs et qu'il ait un dossier administratif complet.

2.0 Période d'application

Cette procédure entre en vigueur le 10 novembre 1999. Elle doit être appliquée lors de l'accueil de
tout nouvel employé, la journée de son entrée en fonction.

3.0 Indications
La personne chargée de l'accueil doit:
3.1 faire parvenir à l'employé une lettre de convocation dans laquelle on lui indiquera qu'il doit
se présenter à la réception, à l'ouverture des bureaux le matin et demander à rencontrer son supérieur
immédiat;
3.2 venir l'accueillir, lui présenter la réceptionniste et indiquer à celle-ci où l'employé
aura son bureau et quel sera son poste téléphonique;
3.3 conduire l'employé au bureau du directeur du personnel pour la signature de son
contrat et de tous les autres documents nécessaires (formulaires d'impôt, etc.
3.4 lui présenter, selon le cas, ses collègues de travail, ses subordonnés, le directeur
du département, etc.;
3.5 le conduire à son bureau ou poste de travail et lui expliquer la ligne de conduite de
l'entreprise ainsi que les techniques et procédures relatives à son travail.

4.0 Personnes concernées

Toute personne qui, de par ses fonctions, devient le supérieur immédiat d'un nouvel employé est tenue
d'appliquer cette procédure lors de la première journée de travail de celui-ci.

Conseils de rédaction
La procédure est toujours rédigée dans un langage neutre, puisqu’il s'agit d'un document de
référence. Plusieurs personnes sont en effet susceptibles de la consulter.

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On rédigera la procédure en donnant préséance au présent de l’indicatif, comme si l’action
se déroulait au moment même où l’on prend connaissance du document. Il faut diviser le
texte en paragraphes courts, afin qu’on puisse en prendre connaissance rapidement.

Choisir des mots précis est indispensable dans le libellé d’une procédure. La définition des
termes tels « acceptable », « suffisant » ou « anormal » varie souvent selon les individus. Il
vaut mieux définir clairement ce que l’on considère « acceptable » par exemple.

Le but ou l’objectif de la procédure (première composante) est un énoncé général qui vise
simplement à expliquer la raison d’être ou le bien fondé de celle-ci. Il faut éviter une
formulation qui lui donnerait l’allure d’une indication (troisième composante).

La rédaction des indications, le cœur de la procédure, exige une précision et une rigueur
particulière. Souvent présentées sous la forme d’une énumération, les différentes étapes ou
opérations seront traduites par des verbes d’action et agencées selon une suite
chronologique permettant d’atteindre les résultats escomptés en réduisant ou en éliminant
les risques d’erreurs ou de cafouillage. L’utilisation judicieuse des mots liens éliminera
également les erreurs d’interprétation.

Une énumération est toujours introduite par un membre de phrase suivi d’un deux-points et
chaque élément de l’énumération est suivi d’un point-virgule, à l’exception du dernier qui
se termine par un point. Dans le cas où les éléments de l’énumération formeraient des
phrases complètes, ils sont tous suivis d’un point.

La rubrique Personnes concernées ne vise pas à nommer expressément des personnes, mais
plutôt à identifier des fonctions ou des corps de métiers qui sont touchés d’une façon ou
d’une autre par la procédure.

La procédure se distingue du mode d’emploi de par ses quatre composantes. Le mode

d’emploi se résume plutôt à l’explication de la manière d’utiliser un objet ou un appareil.

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Marche à suivre
Préparation
Déterminez le contenu de la procédure avec soin et procédez par étapes :

 Réfléchissez au bien-fondé de l’établissement d’une marche à suivre, à un moment

opportun pour l’entrée en vigueur de celle-ci et aux personnes qui seront touchées
par l’application de cette procédure ; consultez des personnes-ressources au besoin.

 Rassemblez l’information requise pour l’ensemble de la procédure. En ce qui

concerne le corps de celle-ci, soit les indications, on peut exécuter soi-même les
différentes étapes ou encore interviewer les personnes qui exécutent régulièrement
les tâches en question, de façon à en rendre compte le plus clairement et le plus
précisément possible.

Voici quelques questions susceptibles d’être posées lors de ces entrevues :

1. Quel est le point de départ du travail à exécuter ?

2. À quel moment de l’année, du mois, de la semaine ou de la journée a-t-il lieu ?
3. Quelle est la fréquence d’exécution ?
4. Qui sont les principaux acteurs ?
5. Quelles sont les tâches à exécuter ?
6. Quel est le qui cas survient le plus fréquemment ?
7. Quels sont les aspects les plus importants de ce travail ?
8. Quels sont les aspects les plus difficiles de ce travail ?

N.B. Selon la nature de la procédure, les questions varieront et seront plus ou moins
nombreuses.

Structuration
Dressez votre plan à partir des quatre composantes identifiées, soit :
1. l’objectif
2. la période d’application
3. l’indication
4. les personnes

Rédaction
Rédigez un ou plusieurs alinéas pour chacune des composantes, en gardant l’esprit que le
point 2, intitulé Indications sera le plus consistant. Validez ensuite la procédure auprès
d’utilisateurs volontaires, en particulier les personnes questionnées en cours de préparation.

Présentation
Adoptez une présentation standardisée. Le document sera ainsi plus facile à reconnaître et
à consulter.

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  Présentez les éléments d’identification dans un tableau dans lequel vous mettrez en
évidence, entre autres, le numéro (code alphanumérique déterminé à l’avance) et le
titre de la procédure.
 Numérotez chaque composante et, le cas échéant, les éléments de la partie
Indications.

Révision
Relisez la procédure à tête reposée ; préférablement, laissez passer une nuit avant de relire
le travail.

 Faites une première lecture en vous attardant au contenu ;

 Faites une deuxième lecture en portant une attention particulière à la langue et à
l’expression ;
 Faites une dernière lecture pour vérifier la présentation.

Sources
Cajolet-Laganière et al. Rédaction technique, administrative et scientifique. Sherbrooke,
Éditions Laganière, 1997, p.84-90.
Henry Alain et Ignace Monkam-Daverat. Rédiger les procédures de l’entreprise. Paris,
Éditions d’Organisation, 1994, p.51-89.