GUÍA GENERAL

Estructura de la Guía: Esta edición de la Guía actualiza y complementa la

publicada en 1990. Entre ese año y 2006 se integraron al acervo 412 nuevos
archivos, conformados por 116 transferencias de las dependencias del gobierno
federal y 296 incorporaciones de archivos provenientes de particulares. En un
lapso de 16 años, el tamaño del acervo pasó de 34.5 a cerca de 51.5 kilómetros.
En total, en esta guía han quedado registrados 740 fondos, secciones y series.
Además de ser el principal instrumento de consulta, lo es también de control de
los archivos ingresados a este recinto y sobre todo de apoyo a la investigación,
ya que facilita el conocimiento, difusión y aprovechamiento de los testimonios
documentales que conserva el Archivo General de la Nación.
Una Guía general en términos archivisticos es una obra cuya finalidad primordial
es informar panorámicamente del conjunto documental, y permite al
investigador la primera visión general en el campo donde puede desarrollarse su
consulta; ésta integra registros hasta el nivel de caja y expediente. Esto es
posible porque se realizó mediante un sistema informático único y normalizado
que permitió integrar información de otros niveles documentales disponible en
otros archivos electrónicos dispersos.
Se integraron 370,808 registros de la base de datos Argena II y 327,592 de otras
15 bases de datos contenidas en el sistema “Bases de datos 2000”; en total,
698,400 registros. Estas últimas dos bases de datos fueron desarrolladas años
atrás. Sus registros se incorporaron tal como fueron capturados en su momento.
Dado su volumen, no ha sido posible su revisión y control de calidad, por lo que
serán bienvenidas todas las observaciones que emerjan durante su consulta. La
responsabilidad del equipo de trabajo que participó en la elaboración de la
presente Guía llega hasta el nivel de serie documental.
De hecho, esta Guía forma parte del sistema integral de gestión de archivos
desarrollado por el AGN. En mayo de 2004 se iniciaron los trabajos de cotejo del
registro central contra la existencia física. El primer subproducto fue la Guía
simple de archivos, cuyas cédulas se llenaron con seis de los 26 campos
contemplados por la norma ISAD-G. A finales de ese año, el AGN había
registrado la totalidad de los fondos, secciones y series bajo su custodia.
Durante el año 2005, los trabajos consistieron en llenar el resto de los campos
que solicita la ISAD-G. Son 21 campos los que más consistentemente cuentan
con información y cinco los que la tienen esporádicamente, de acuerdo su
disponibilidad.
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A finales de 2005 se concluyó el llenado de las cédulas descriptivas y su captura

en el sistema de descripción documental. Durante 2006 los trabajos consistieron
en la revisión de las cédulas descriptivas y su captura, así como en la
estructuración de los fondos, secciones y series para su presentación final.
Igualmente, en este año se desarrolló la interfase para la consulta del sistema,
ya que antes consistía únicamente en el módulo de descripción.
Los trabajos de actualización de la Guía general se llevaron a cabo con el
apoyo de personal profesional temporal contratado para otros proyectos, como
ADAI y el Censo Nacional de Archivos. Así mismo se contó con el servicio social
de archivistas e historiadores.
Una característica sustantiva y crucial de esta Guía es el estar basada en una
norma internacional, la ISAD-G. La descripción de los fondos, secciones y series
se llevó a cabo conforme lo marca dicha norma. Así, las descripciones se
realizaron en el marco de la descripción multinivel. Es decir, se describieron los
fondos como un todo y también se incluyeron sus partes, jerárquicamente
descritas y unidas entre sí hasta los niveles más desagregados que fue posible
realizar hasta este momento.

Esta manera de describir se sintetiza en los cuatro principios o reglas siguientes:

1) Descripción de lo general a lo particular.

2) Información pertinente para cada nivel de descripción.
3) Vinculación de las descripciones.
4) No repetición de la información.

La ISAD-G contiene 26 elementos para la descripción, divididos en siete áreas:

I. Identificación
II. Contexto
III. Contenido y estructura
IV. Condiciones de acceso y utilización
V. Documentación asociada
VI. Notas
VII. Control de la descripción

De acuerdo con los datos disponibles, se procuró llenar cada uno de ellos, pero
en general se tuvieron datos para un promedio de 21 elementos. Para su mejor
comprensión, aquí se aporta una explicación somera de cada uno:
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I. ÁREA DE IDENTIFICACIÓN

1. Código de referencia
Con el código de referencia se identifica de manera individual cada unidad de
descripción vinculándola con la descripción misma.

El codigo de referencia consta de los siguientes elementos:

MX: Código de país, de acuerdo a la norma ISO 3166

09: Número asignado al Distrito Federal
017: Delegación Venustiano Carranza
AGN: Siglas del Archivo General de la Nación
Nivel de descripción: CL: clasificador, FO: fondo, SC: sección, SE: serie, SS:
subserie, UI: unidad de instalación (caja), UC: unidad documental compuesta
(expediente).

2. Título
Es la denominación de la unidad de descripción. Puede asignarse un título
formal consistente en el nombre de la institución que generó los documentos o
la función de la cual deriva la documentación, o bien de un título conciso o
atribuido.

3. Fecha(s)
Para cada unidad de descripción se consigna al menos uno de los siguientes
tipos de fechas, el más adecuado a la documentación y al nivel de descripción:

- Las fechas de producción de los documentos. Aquí se incluyen las fechas de

las copias, ediciones o versiones, anexos, u originales de las unidades
documentales producidas con anterioridad a su acumulación.
- Las fechas en las que el productor acumuló los documentos en el ejercicio o
desarrollo de su actividad.

Los intervalos de fechas se registran de la siguiente manera:

Fechas extremas de producción de los documentos _______ - ______
Fechas predominantes _______ - _______
Fechas aisladas (____, ___ - __ , ___)
Fechas faltantes /_______, ________/
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4. Nivel de descripción
En el marco conceptual de la descripción multinivel propuesta por la ISAD-G se
han considerado los siguientes niveles de descripción:

Clasificador
Subclasificador
Fondo
Sección
Subsección
Serie
Subserie
Unidad de instalación (caja, volumen, legajo)
Unidad documental compuesta (expediente)
Unidad documental simple (documento)

Cada unidad de descripción tiene un nivel. Por ejemplo, una caja siempre
pertenecerá a una serie, sección o a un fondo, es decir, tendrá “padres”. Por
otra parte también podrán encontrarse fondos sin “hijos”, esto quiere decir que
no se han descrito a niveles inferiores.

5. Volumen y soporte de la unidad de descripción

En este campo se describe el tamaño o la dimensión física o lógica de la unidad
de descripción, así como el soporte en el que se encuentra.

Se especifica el número de cajas, expedientes o piezas y los metros lineales que

ocupa. Igualmente se consigna si se trata de documentos, audiovisuales,
microfilmes, fotografías, archivos digitales, etc.

II. ÁREA DE CONTEXTO

6. Nombre del o los productores

Aquí se identifica el productor o los productores de la documentación que
integran la unidad de decripción. Se consigna el nombre de las entidades o
personas físicas responsables de la producción y/o acumulación y conservación
de los documentos.

7. Historia institucional / reseña biográfica

A partir de una investigación bibliográfica se elaboró la historia institucional o, en
su caso, la reseña biográfica del productor o los productores de la unidad de
descripción para situar la documentación en su contexto y hacerla más
comprensible.
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Se consignó sintéticamente cualquier dato significativo sobre el origen,

evolución, desarrollo y trabajo de la entidad (o entidades) o sobre la vida y el
trabajo de la o las personas físicas responsables de la producción de la unidad
de descripción.

8. Historia archivística
Cuando hay datos en este campo se proporciona información significativa
sobre la historia de la unidad de descripción. Se registran los antecedentes de la
custodia de la unidad documental descrita y, en su caso, si se le integraron otros
materiales.

9. Forma de ingreso
En este campo se registra la forma en que fue adquirida la documentación de
la unidad de descripción. Se consigna el origen, la fecha y el modo de
adquisición, que puede ser transferencia cuando se trata de documentación
originada por organismos gubernamentales, incorporación cuando la
documentación proviene de particulares, compra, depósito o comodato.

Así mismo, se registra la documentación que se generó con motivo del ingreso
del grupo documental, es decir, las actas u oficios de las dependencias o
particulares con los que se entregó la documentación.

III. ÁREA DE CONTENIDO Y ESCTRUCTURA

10. Alcance y contenido

Aquí se pretende proporcionar a los usuarios la información necesaria para
apreciar el valor potencial de la unidad documental, dando una visión de
conjunto a través de un resumen del contenido apropiado al nivel de
descripción.

11. Valoración, selección, eliminación

Cuando se cuenta con datos en este campo se proporciona información sobre
cualquier acción de valoración, selección y eliminación efectuada o
planificadas sobre la unidad de descripción, especialmente si afecta de alguna
manera a la interpretación de la documentación. En su caso, se incluye el
método adoptado para la valoración secundaria y, también, los criterios
adoptados para seleccionar la documentación.

12. Nuevos ingresos

El objetivo de este campo es informar al usuario sobre los ingresos
complementarios previstos relativos a la unidad de descripción.
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13. Organización
Se describe detalladamente la organización de la unidad documental
informando sobre su estructura interna, el sistema de clasificación y la
ordenación con la que cuenta.

IV. ÁREA DE CONDICIONES DE ACCESO Y UTILIZACIÓN

14. Condiciones de acceso

El objetivo de este campo es informar sobre la situación jurídica y cualquier otra
normativa que restrinja o afecte al acceso a la documentación. Se especifican
la legislación o la situación jurídica, los convenios, regulaciones o cualquier tipo
de decisión que afecte al acceso y en su caso, el periodo de tiempo durante el
cual la documentación permanecerá no accesible y la fecha en que se liberará
el acceso.

15. Condiciones de reproducción

Se informa sobre cualquier tipo de restricción relativa a la reproducción de la
unidad de descripción. Un ejemplo es el derecho de propiedad intelectual, que
regula la reproducción de la unidad de descripción una vez que está accesible.

16. Lengua/escritura(s) de los documentos

Se identifica la lengua, escritura y sistemas de símbolos utilizados en la unidad de
descripción.

17. Características físicas y requisitos técnicos

Se informa sobre cualquier característica física o requisito técnico de
importancia que afecte al uso de la unidad de descripción. Por ejemplo
requisitos de conservación preventiva, mal estado físico del documento,
etcétera. Se indica cualquier detalle físico de relevancia y/o la condición física
permanente de la documentación que limite la utilidad de la documentación
así como su soporte o el uso de tecnología especial para su consulta.

18. Instrumentos de descripción

Aquí se informa sobre cualquier instrumento de descripción que se encuentre en
el Centro de Referencias o en el Registro Central que proporcione información
relativa al contexto y contenido de la unidad de descripción.
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V. ÁREA DE DOCUMENTACIÓN ASOCIADA

19. Existencia y localización de los documentos originales

En el caso de que la unidad de descripción esté formada por copias se indica la
existencia, localización, disponibilidad y/o eliminación de originales.

Si el original de la unidad de descripción está disponible (bien en la propia

institución, bien en otro lugar), se especifica su localización.

20. Existencia y localización de copias

Se indica la existencia, localización y disponibilidad de copias de la unidad de
descripción.

Si la copia de la unidad de descripción está disponible (en la misma institución o

en otro lugar) se especifica su localización y cualquier otro número de control
significativo.

Se registra la información sobre la existencia de duplicados y, en su caso, si

existe algún programa de reproducción parcial o total del material.

21. Unidades de descripción relacionadas

Se informa acerca de las unidades de descripción que se encuentran en el
mismo archivo o en otro lugar y que tengan alguna relación con la unidad de
descripción por el principio de procedencia o por cualquier otra clase de
asociación.

22. Nota de publicaciones

Se da la referencia y/o información sobre cualquier publicación que trate o esté
basada en el uso, estudio o análisis de la unidad de descripción. Incluye
referencias de las transcripciones o ediciones facsimilares publicadas así como
sobre su inclusión en la base de datos de la Bibliotea del AGN.

VI. ÁREA DE NOTAS

23. Notas
Se consigna información especial o cualquier otra información significativa no
incluida en ningún otro elemento de la descripción cuyo conocimiento ayuda a
la correcta interpretación de la unidad de descripción por parte de los usuarios,
al tiempo que contribuye a mantener el control archivístico.
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VII. ÁREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIÓN

24. Notas del archivista

Se anota quién y cómo ha preparado la descripción y se especifican las fuentes
consultadas.

25. Reglas o normas

Se identifica la normativa de descripción, registrando la legislación tomada en
cuenta para elaborar, en el plano técnico, la descripción.

26. Fecha(s) de descripción

Se indican las fechas de cuándo se ha elaborado y/o revisado la descripción.