TEMA : ORGANIZACIÓN TÉCNICA DE LOS

DOCUMENTOS

INTRODUCCIÓN

Si bien en Colombia existe una serie de principios, consagrados en la Constitución Nacional

de 1991, relativos al patrimonio cultural y a la información, las limitaciones que presentan los
archivos no permiten el libre acceso a sus documentos. Podemos señalar algunas razones:
Inadecuada organización de los archivos, falta de personal capacitado, locales impropios para
la conservación y consulta de documentos, carencia de recursos para su desarrollo, y ausencias
de políticas de evaluación documental basadas en el concepto de archivo total y del trabajo en
red. Finalmente y, en parte, derivado de lo anterior, los archivos no tienen una posición
acorde con su razón de ser: órgano vital de los sistemas administrativos y culturales

OBJETIVOS :

 Reconocer la importancia del archivo

 Definir e identificar las funciones de un archivo empresarial
 Conocer e interpretar los sistemas básicos de ordenación para la
organización de archivos
 Identificar y manejar apropiadamente los sistemas de ordenamiento
más conocidos para el archivo de documentos empresariales, las
principales reglas para el ordenamiento alfabético y las normas
primarias para clasificación y organización de archivos.

AUTOEVALUACIÓN

Responda el siguiente cuestionario y adjúntelo en su trabajo

Marque con una equis una única respuesta

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1. La definición de archivo es:

A. Clasificación y custodia de papeles para registrarlos y consultarlos

B. Persona encargada de manejar el archivo
C. Manejo y restauración de información para organizar una empresa
D Organización metódica y adecuada de documentos para su
conservación y consulta

2. La clase de archivo según su uso es:

A. Gestión, central e histórico

B. Activo, Central e inactivo
C. Activo, inactivo y vital
D. Activo, inactivo y procesal

A cada una de los vocablos del lado izquierdo le corresponde sólo una
gráfica de la columna derecha.

3 Coloque en el paréntesis la letra que le corresponde

A
Carpeta horizontal (A) A.

PARRA PÉREZ., Mariana

Rótulo (C) B.

Razón Social
Dependencia
Índice (E) C. Archivo

Nombre_______
____
Código________
Guía (D) D. ___
A-Z
Año___________
___

Marbete (B) E. PARRA Pérez, Mariana

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5. Escriba el número en el paréntesis cómo
quedarían en la carpeta legajados estos
documentos de abajo hacia arriba
--------------------------------------------------------
! Bogotá D.C., 17 de febrero de 2012 (3)
--------------------------------------------------------
! Bogotá D.C., 12 de marzo de 2012 (4)
--------------------------------------------------------
! Bogotá D.C., 11 de abril de 2012 (5)
--------------------------------------------------------
! Bogotá D.C., 15 de febrero de 2012 (2)
--------------------------------------------------------
! Bogotá D.C., 24 de enero de 1998 (1)

LES PRESENTAMOS A CONTINUACIÓN LAS REGLAS PARA ARCHIVAR

ALFABETICAMENTE ESTO LE PERMITIRÁ REALIZAR EFICIENTEMENTE SU
TRABAJO

¡LE DESEAMOS MUCHOS EXITOS EN SU

AUTOAPRENDIZAJE!

CUANDO HAY UNA O DOS

TODAS LAS UNIDADES SE
UNIDADES IGUALES, LA SIGUIENTE
ORDENAN ALFABÉTICAMENTE
UNIDAD DECIDE EL ORDEN DE
CLASIFICACIÓN
1 Unidad 2 Unidad 3 Unidad
Acuña Abadía, Juan 1 Unidad 2 Unidad 3 Unidad 4 Unidad
Alonso Pérez , Pedro Rosero Baquero , Elsa Justín
Álvarez Lozano, Pedro Rosero Baquero , Mónica Yolanda
Rosero Baquero , Viviana María

Elsa Rosero Baquero, Instructora de Administración de Documentos Elsa Rosero Baquero, Instructora de Administración de Documentos

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 ¿CÓMO LOS ORGANIZO?
APELLIDOS CON PREPOSICIONES
PREFIJOS Y ARTÍCULOS 1

1 Unidad 2 Unidad 3 Unidad D 2

A M A T O S
D´Amatos Pérez , Juan D C O S3 T A
D´Costa Martínez, Cristian D E L A P A V A
4
De la Pava Jaiva , María D E L C5 O R R A L
Del Corral Juarez , Carlos D E L O S Á N GELES
De los Ángeles Pérez , Pedro

Elsa Rosero Baquero, Instructora de Administración de Documentos Elsa Rosero Baquero, Instructora de Administración de Documentos

NOMBRES DE MUJERES CASADAS Cuando sólo se conoce un apellido,

el nombre de esta persona irá
primero que el de otra que tiene
1 Unidad 2 Unidad 3 Unidad dos apellidos
Rosero de Castrillón Elsa
1 Unidad 2 Unidad 3 Unidad
Rosero de Castrillón Elsa
Castrillón Elsa de Benítez Marcela
Benítez Álvarez Esperanza

Elsa Rosero Baquero, Instructora de Administración de Documentos Elsa Rosero Baquero, Instructora de Administración de Documentos

TÍTULOS NOBILIARIOS Y RELIGIOSOS

Los títulos personales y grados
1 Unidad 2 Unidad 3 Unidad académicos no se consideran
Rey Juan Carlos I unidad de ordenación
Arbeláez Gloria (Sor)
1 Unidad 2 Unidad 3 Unidad
Sor Ana María
Reyes Julio Martín (Arquitecto)
Madre Teresa
Reyes Julio Martín (Ingeniero)

Elsa Rosero Baquero, Instructora de Administración de Documentos Elsa Rosero Baquero, Instructora de Administración de Documentos

Bloque Modular Administración de documentos e Información Elsa Rosero y Amparo Sánchez -1999
 TALLER

ESTA LISTO(A) PARA ELABORAR Y PRESENTAR EL

ARCHIVO NOMINAL Y POR RAZONES SOCIALES
PARA EL SIGUIENTE PUNTO DE ARCHIVO NOMINAL Y POR
RAZONES SOCIALES; NECESITA EL LIBRO CORRESPONDENCIA
COMERCIAL, Las Comunicaciones Empresariales, Autora Beatriz
González de Ríos Editorial Norma página 139-150 SI QUIERE
AMPLIAR LA INFORMACIÓN SOBRE LAS REGLAS

Organice con los siguientes datos en una gaveta de archivo

alfabética para personas naturales (Apellidos Compuestos o con
prefijos) y jurídicas. Utilice guías de clasificación y ubique la
carpeta varios o miscelánea.
/ Liceo Las Américas / / /
/Librería Murcia / / /
/Librería Luis Mora / / /
/Librería “Los Antares / / /
/ Librería “Los Altares / / /
Lavandería “La limpia / / /
L
/ Laboratorio “Alco” / / /
/ DÍAZ López Juan (arzobispo)/ / /
/ DE LOS ÁNGELES, María
/ DE LA PAVA, Nancy / / /
/DEL CORRAL, Juan (Ingeniero) / / /
D
/ D’AMATOS, Luis / / /
/ CORTÉS Pinzón Carlos E / / /
/ CORTÉS Pinzón, Carlos / / /
/ CORTÉS Pinzón, Carlos / / /
/ CONTRERAS de Herrera Cristina / / /
/__ CASTRILLÓN Cardona, Alberto / / /
/___ CCASTRILLÓN Cárdenas, Albert / / /
! _________ ! / /
 ! ! c-L ! !/ /
! !_________! ! /
---------------------------------------!/

*Librería “Los Antares” *Lavandería “La limpia”

*DE LOS ÁNGELES, María *Laboratorio “Alco”
*Librería Murcia *DÍAZ López Juan (arzobispo)
*CORTÉS Pinzón, Carlos *Cortés Pinzón Carlos E.
*DEL CORRAL, Juan (Ingeniero) *CORTÉS Pinzón, Carlos
*DE LA PAVA, Nancy *CASTRILLÓN Cardona, Alberto
*D’AMATOS, Luis *CASTRILLÓN Cárdenas, Albert
*Librería Luis Mora *Librería “Los Altares”

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*CONTRERAS de Herrera Cristina *Liceo Las Américas

El Próximo ejercicio se presentará en el formato que utilizó

para la elaboración de archivo nominal; podrá utilizar, para su
comprensión, colores para elaborar las Guías, Subguías y
Carpetas.

EJERCICIO DE ARCHIVO POR ASUNTOS

LAS GUÍAS PARA ESTE ARCHIVO SON LAS SIGUIENTES: ESTUDIOS, ISS,
SINDICATO, NÓMINA Y HOJAS DE VIDA

EN LA GUÍA DE ESTUDIOS ENCONTRAMOS LAS SIGUIENTES CARPETAS:

EVALUACIONES Y EXÁMENES
ENTRENAMIENTO
REVISIÓN DE SALARIOS
PRÉSTAMOS
TRASLADOS
SUBGUÍA SOLICITUDES
SOLICITUDES DE EMPLEO
SOLICITUDES DE VACACIONES
SOLICITUDES DE AUMENTO DE SUELDO
LLAMADAS DE ATENCIÓN
SUSPENSIONES
MISCELÁNEA DE ESTUDIOS

T
/ TRASLADO / / /
S
/SUSPENSIONES / / /

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 / DE VACACIONES / / /
/DE EMPLEO / / /
SOLICITUDES
/DE AUMENTO DE SUELDO” / / /
R
/REVISIÓN DE SALARIO/ / /
P
/ PRÉSTAMOS / / /
LL
/ LLAMADOS DE ATENCIÓN / / /
/ EVALUACIONES Y EXÁMENES / / /
/___ EENTRENAMIENTO / / /
! _________ ! / /
 ! ! ESTUDIOS! !/ /
! !_________! ! /
---------------------------------------!/

EN LA GUÍA DE I.S.S. ENCONTRAMOS LAS SIGUIENTES CARPETAS:

APORTES
AFILIACIONES
ORDENES DE CONSULTA
NOVEDADES MENSUALES
INCAPACIDADES
MISCELÁNEA DE I.S.S.

O
/ÓRDENES DE CONSULTA / / /
N
/NOVEDADES MENSUALES/ / /
I
/ INCAPACIDADES / / /
/ APORTES / / /
/ AAFILIACIONES / / /

I.S.S.
---------------------------------------!/

EN LA GUÍA DE SINDICATO ENCONTRAMOS LAS SIGUIENTES CARPETAS :

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 JUNTA DIRECTIVA
ACTAS
SUBGUÍA DE COMISIÓN
COMISIÓN DE VIVIENDA
COMISIÓN DE RELACIONES PÚBLICAS
MISCELÁNEA SINDICATO

J DIRECTIVA/ / /
/JUNTA
/ DE VIVIENDA / / /
COMISIÓN
/ DE RELACIONES PÚBLICAS / / /
/ AACTAS / / /

SINDICATO

EN LA GUÍA DE NÓMINA ENCONTRAMOS LAS SIGUIENTES CARPETAS:

LIQUIDACIONES
RETENCIÓN EN LA FUENTE
HORAS EXTRAS
DESCUENTOS VARIOS
AUMENTOS
MISCELÁNEA NÓMINA

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 /RETENCIÓN EN LA FUENTE / / /

/LIQUIDACIONES
L / / /

I
/INGRESO DE PERSONAL / /
H EXTRAS/ / /
/HORAS
D
/ DESCUENTOS VARIOS / / /

/AUMENTOS
A / / /

NÓMINA

EJERCICIO DE COMPRENSIÓN

UBIQUE LA SIGUIENTE CORRESPONDENCIA EN EL ARCHIVO

POR ASUNTOS, PÁSELO A MÁQUINA PARA SU
PRESENTACIÓN.

ANTERIOR POR ASUNTOS

Bajo que Guía y carpeta archivaría la siguiente correspondencia.

EJEMPLO un recibo de pago por aportes de la empresa al I.S.S Guía I.S.S.

y carpeta Aportes

1. Carta de solicitud de empleo para Secretaria

Guía ESTUDIOS. Sud guía SOLICITUDES y carpeta EMPLEO

2. Carta en que conforma a una secretaria su entrenamiento como

Asistenta del Gerente
Guía ESTUDIOS y carpeta ENTRENAMIENTO con copia a Guía NÓMINA
y carpeta AUMENTO

3. Cartas de Suspensiones a varios empleados

Guía ESTUDIOS y carpeta SUSPENCIONES

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 4. Un empleado solicita préstamo para vivienda
Guía ESTUDIOS. y carpeta PRÉSTAMOS con copia Guía SINDICATO Sud
guía COMISIÓN y carpeta VIVIENDA

5. Nueva tabla de deducciones del Seguro Social

Guía I.S.S. y carpeta NOVEDADES MENSUALES
6. Copias de Llamada de Atención a los siguientes Empleados Héctor
Rosero y Jaime Ramos
Guía ESTUDIOS. y carpeta LLAMADOS DE ATENCIÓN

7. Tres nuevos empleados para incluir a Nómina

Guía NÓMINA. y carpeta INGRESO DE PERSONAL
8. Copia de la Relación de Novedades
Guía I.S.S. y carpeta NOVEDADES MENSUALES
9. Examen Médico de Cristian Castrillón
Guía ESTUDIOS. y carpeta EVALUACIONES Y EXÁMENES

EJERCICIO NUMÉRICO
Usted trabaja en Malterías Unidas, empresa que tiene su archivo
codificado, organice la gaveta del archivo y elabore el fichero y utilice
guías de clasificación y ubique la carpeta varios.

Códigos Dependencias:

VENTAS 100 FINANCIERA 200 TESORERÍA 300

Guías: VENTAS FINANCIERA TESORERÍA

*Excedentes 100-01 *Presupuesto 200-05 *Giros al exterior 300-02

*Facturas 100-02 *Dividendos 200-02 *Cartera 300-01
*Mercadeo 100-03 *Costos 200-01 *Caja 300-00
*Devolución de *Informes 200-03
Mercancía 100-00 *Inventarios 200-04
*Contratos 200-00

P
/PRESUPUESTO 200-05//

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 M
/MERCADEO 100-03//

/INVENTARIOS
I 200-04//
/INFORMES 200-03
G
/GIROS AL EXTERIOR 300-02//
F
/FACTURAS 100-02//

E
/EXCEDENTES 100-01//

/DIVIDENDOS 200-02//
D
/ DEVOLUCIÓN DE MERCANCIA 100-00//

/COSTOS 200-01//
/ CONTRATOS 200-00//
/ CARTERA 300-01 //
C /CAJA 300-00//

C-P

YA ESTÁ CODIFICADA LA GUÍA DE VENTAS, ORDENADA

ALFABÉTICAMENTE, Y CODIFICADA, CODIFIQUE LA GUÍA DE FINANCIERA Y
TESORERÍA, PARA UBICARLA EN EL ARCHIVO

10. Organice y presente por el sistema geográfico el archivo

de Editorial Edutex. No olvide el fichero y colocar varios o
miscelànea por Departamento

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 GUÍAS SUBGUÍAS CARPETAS

CUNDINAMARCA Zipaquirá Luisa Martínez

Colegio El Carmen

Facatativá Papelcol Ltda.

Girardot Librería Mundo Nuevo

ANTIOQUÍA Carmen de Viboral Papelería El Trébol

Librería Mundo Nuevo

Medellín Librería Mundo Nuevo

Papelería El Trébol

Abejorral Librería Mundial

Papelería “El trébol”

CALDAS Manizales Librería Antares

Mario Rojas y cía

M
/PAPELERÍA EL TRÉBOL//
F
/LIBRERÍA MUNDO NUEVO//
MEDELLÍN
/PAPELERÍA
P EL TRÉBOL//

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 L/ LIBRERÍA MUNDO NUEVO//
CARMEN DE VIBORAL

P/PAPELERÍA EL TRÉBOL//
L/ LIBRRÍA MUNDIAL//
ABEJORRAL

ANTIOQUIA

/MARIO ROJAS Y CÍA//

P
L LIBRRÍA ANTARES//
/
MANIZALES

CALDAS

M
/PAPELERÍA EL TRÉBOL//
F
/LIBRERÍA MUNDO NUEVO//
MEDELLÍN
/PAPELERÍA
P EL TRÉBOL//
/
L LIBRERÍA MUNDO NUEVO//

CARMEN DE VIBORAL

P/PAPELERÍA EL TRÉBOL//
L LIBRRÍA MUNDIAL//
/
ABEJORRAL

ANTIOQUIA

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 BIBLIOGRAFÍA

ADMINISTRACIÓN Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS En: Organización de

Archivos: administración de la información. Sánchez de Laguna, Amparo y
González de Ríos Beatriz. Santafé de Bogotá: Norma, 1995. pág. 46 - 63.

LAS COMUNICACIONES EMPRESARIALES, Sánchez de Laguna, Amparo y

González de Ríos Beatriz. Santafé de Bogotá: Norma, 1995. pág. 139-150

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