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1 FÁBULA DA CONVIVÊNCIA
Autor desconhecido
2 ORGANIZAÇÕES
Pessoas
• Comunicam
exercendo Processos
• Tomam decisões
alguma atividade
Quadro 2 - As características das organizações
Fonte: Elaborada pelo Autor.
DEFINIÇÃO CARACTERÍSTICA
DEFINIÇÃO CARACTERÍSTICA
4 RELAÇÕES HUMANAS
Autoridade
Hierarquia Motivação
Racionalização do Liderança
trabalho Comunicação
Departamentalização Organização Informal
Dinâmica de Grupo
5 O PROFISSIONAL DA ATUALIDADE
do cliente. Um profissional que ponha os interesses dos clientes à frente dos seus,
porque a realização do desejo do cliente será o seu sucesso. Um profissional que
seja capaz de buscar dentro das opções disponíveis aquela que será a melhor
solução para o cliente. Aquele que tenha a consciência de que está ali para servir o
cliente e não para se servir dele. O mercado, hoje, exige que o profissional extrapole
que faça do seu atendimento uma surpresa para o cliente.
O mercado de trabalho está carente de profissionais que extrapolem na
capacidade de bem atender ao cliente. Portanto pessoal, mãos à obra! Venha fazer
parte deste seleto time, onde muitos têm a chance de entrar, mas somente os mais
obstinados, os mais criativos, os mais competentes permanecerão.
Seja um profissional do futuro! Torne-se um solucionador de problemas.
Esta é a grande diferença entre um profissional comum e os de sucesso. O
profissional bem sucedido constrói o seu caminho e consegue ver além do horizonte
e por isso são capazes de inovar. O profissional do futuro não se satisfaz com
pouco. Ele está sempre em busca da perfeição na realização do seu compromisso
em atender bem o cliente.
5.1 MOTIVAÇÃO
―O Mestre na arte da vida faz pouca distinção entre o seu trabalho e o seu
lazer, entre a sua mente e o seu corpo, entre a sua educação e a sua
recreação, entre o seu amor e a sua religião. Ele dificilmente sabe distinguir
um corpo do outro. Ele simplesmente persegue sua visão de excelência em
tudo que faz, deixando para os outros a decisão de saber se está
trabalhando ou se divertindo. Ele acha que está sempre fazendo as duas
coisas simultaneamente.‖ (Texto Budista)
1
Disponível em:
http://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/thumb/6/65/Hierarquia_das_necessidades_de_Maslo
w.svg/450px-Hierarquia_das_necessidades_de_Maslow.svg.png; Acesso em mai. 2015.
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5.2 LIDERANÇA
Respeito Consideração
Admiração
equipe. Não se consegue ser um verdadeiro líder só com palavras, mas sim com
atitudes de liderança.
Mas, afinal, essa capacidade de influenciar e direcionar os outros é um dom
natural ou uma competência que pode ser desenvolvida ao longo da vida? Para
muitos estudiosos, as duas coisas podem acontecer e, ainda que seja uma
característica intrínseca, a liderança precisa ser aperfeiçoada no decorrer do
desenvolvimento da pessoa. E nesse caso, veremos os 3 principais estilos de
liderança.
5.2.1.1 Autoritário
5.2.1.2 Liberal
5.2.1.3 Democrático
6 ADMINISTRAÇÃO DE CONFLITOS
Conflito é um processo onde uma das partes envolvidas percebe que a outra
parte frustrou ou irá frustrar os seus interesses.
―Os conflitos são inerentes à vida humana, pois as pessoas são diferentes,
possuem descrições pessoais e particulares de sua realidade e, por conseguinte,
expõem pontos de vista distintos, muitas vezes colidentes.‖ (Dora Schinitman)
7 ÉTICA PROFISSIONAL
22
A palavra Ética vem do grego ethos, que significa costume, e Moral vem do
latim moris, que quer dizer ―maneira de se comportar regulada pelo uso‖.
• Coragem • Integridade
• Humildade • Responsabilidade
• Justiça • Colaboração
• Otimismo • Educação
2
Disponível em:
http://image.slidesharecdn.com/teoriaclassicapowerpointii-090324212917-phpapp02/95/teoria-
classica-power-point-ii-2-728.jpg?cb=1237948179; Acesso em mai. 2015.
28
Ênfase: Estrutura
Enfoque: na prática da Administração
A abordagem neoclássica, como o próprio nome já sinaliza, nos remete a
uma nova abordagem sobre alguns direcionamentos advindos da Teoria Clássica,
na tentativa de redimensionar os problemas administrativos ao tamanho das
organizações modernas. Ela surgiu decorrente da necessidade de aperfeiçoar as
técnicas da teoria clássica, retirando as falhas e exageros provenientes de qualquer
teoria pioneira e agregando com outros conceitos igualmente válidos e relevantes
disponibilizados por outras teorias que contribuíram igualmente no progresso
administrativo ao longo das três últimas décadas, com uma roupagem mais dinâmica
e flexível.
Esta teoria tem como principal defensor Peter Drucker, o falecido consultor
austríaco naturalizado estadunidense que tornou-se mundialmente conhecido ao
avaliar o modelo de gestão da General Motors. É considerado por muitos, o maior
guru da administração do século XX.
3
Disponível em:
http://images.slideplayer.com.br/1/48792/slides/slide_61.jpg; Acesso em mai. 2015.
29
Ênfase: na estrutura.
Enfoque: racionalidade - adequação dos meios para alcance dos objetivos
Weber, sociólogo alemão, no início do século XX publicou uma bibliografia a
respeito das organizações da sua época. A Teoria da Burocracia desenvolveu-se
dentro da administração ao redor dos anos 40, principalmente em função de alguns
aspectos:
1. A fragilidade e parcialidade tanto da Teoria Clássica como da Teoria das
Relações Humanas, que não possibilitam uma abordagem global, integrada
e envolvente dos problemas organizacionais.
2. O crescente tamanho e complexidade das empresas passou a exigir
modelos organizacionais bem mais definidos
3. O ressurgimento da Sociologia da Burocracia. Segundo essa teoria, um
homem pode ser pago para agir e se comportar de certa maneira
preestabelecida, a qual lhe deve ser explicada exatamente, muito
minuciosamente e, em hipótese alguma permitindo que suas emoções
interfiram no seu desempenho
A Sociologia da Burocracia propôs um modelo de organização e os
administradores não tardaram em tentar aplicá-los na prática em suas empresas. A
partir daí, surge a Teoria da Burocracia na Administração.
Então a burocracia é uma forma de organização, que se baseia na
racionalidade, isto é, na adequação dos meios aos objetivos (fins) pretendidos, a fim
de garantir a máxima eficiência possível no alcance dos objetivos.
Weber identifica três fatores principais que favorecem o desenvolvimento da
moderna burocracia:
1. O desenvolvimento de uma economia monetária: Na Burocracia, a moeda
assume o lugar da remuneração em espécie para os funcionários,
30
Figura 5 - Burocracia
4
Fonte: Página do teoriasadmuniube.blogspot.com.br
4
Disponível em:
http://1.bp.blogspot.com/-
7_zRG1rmX6w/TgCPgnyRO5I/AAAAAAAAABo/4HNX_7_oDWw/s400/burocracia.gif; Acesso em mai.
2015.
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Disfunções
Vantagens
(Consequências imprevistas)
1. Internalização das regras e exagerado
1. Racionalidade em relação ao alcance apego aos regulamentos: as normas e
dos objetivos da organização. regulamentos passam a se transformar
de meios em objetivos.
2. Precisão na definição do cargo e na 2. Excesso de formalismo e de
operação, pelo conhecimento exato dos papelório: é a mais gritante disfunção da
deveres. burocracia.
3. Resistência às mudanças: o
3. Rapidez nas decisões, pois, cada um funcionário acostuma com a repetição
conhece o que deve ser feito, por quem daquilo que faz, torna-se simplesmente
e as ordens e papéis tramitam através um executor das rotinas e
de canais preestabelecidos. procedimentos. Qualquer novidade
torna-se uma ameaça à sua segurança.
4. Uniformidade de rotinas e 4. Despersonalização do
procedimentos que favorece a relacionamento: enfatiza os cargos e não
padronização, redução de custos e de as pessoas, isto leva a uma diminuição
erros, pois os procedimentos são das relações personalizadas entre os
definidos por escrito. membros da organização
5. Categorização como base do
processo decisorial: a burocracia se
5. Constância, pois os mesmos tipos de
assenta em uma rígida hierarquização
decisão devem ser tomados nas
da autoridade, portanto quem toma
mesmas circunstâncias.
decisões será aquele mais alto na
hierarquia.
6. Superconformidade às rotinas e
procedimentos:
• As normas se tornam absolutas
6. Confiabilidade, pois o negócio é
• As regras e a rotina se tornam
conduzido de acordo com regras
sagradas para o funcionário.
conhecidas. As decisões são previsíveis
• Funcionário passa a trabalhar em
e o processo decisório elimina a
função dos regulamentos e das rotinas e
discriminação pessoal
não em função dos objetivos
organizacionais que foram realmente
estabelecidos.
7. Exibição de sinais de autoridade:
7. Continuidade da organização através como a burocracia enfatiza a hierarquia
da substituição do pessoal que é de autoridade, torna-se necessário um
afastado. sistema capaz de indicar, aos olhos de
todos, aqueles que detêm o poder.
8. Dificuldade no atendimento aos
8. Redução do atrito entre as pessoas,
clientes e conflitos com o público: o
pois cada funcionário conhece aquilo
funcionário está completamente voltado
que é exigido dele e quais os limites
para dentro da organização, para as
entre suas responsabilidade e as do
suas normas e regulamentos internos,
outro.
para as suas rotinas e procedimentos.
Quadro 4 – Vantagens e Disfunções da Teoria da Burocracia
Fonte: Elaborada pelo Autor.
33
1 CONCEITO
5
Disponível em:
http://concursosdeti.net/wp-content/uploads/2014/01/niveis_hierarquicos-300x218.jpg; Acesso em
mai. 2015.
36
Requisitos Básicos:
2 IMAGEM INSTITUCIONAL
3 APRESENTAÇÃO PESSOAL
4 O OLHAR
5 A INVASÃO
9 POSTURAS INADEQUADAS
Se escorar nas paredes da loja ou debruçar a cabeça no seu balcão por não estar
com o cliente (esta atitude impede que ele interaja no raio de ação);
Mascar chicletes ou fumar no momento do atendimento;
Cuspir na frente do cliente (estas coisas só devem ser feitas no banheiro);
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Comer na frente do cliente (comum nas empresas que oferecem lanches ou têm
cantina);
Gritar para pedir alguma coisa;
Se coçar na frente do cliente;
Bocejar (revela falta de interesse no atendimento).
A demonstração de interesse, prestando atenção ao cliente e voltando-se
inteiramente ao seu atendimento, é o caminho para o verdadeiro sentido de atender.
Na área de serviços, o produto é o próprio serviço prestado, que se traduz na
INTERAÇÃO do funcionário com o cliente.
Um exemplo simples disso é a divisão de atenção por parte do atendente.
Quando este divide a atenção no atendimento entre o cliente e os colegas ou outras
situações, o cliente sente-se desrespeitado, diminuído e ressentido.
Esta ação traz consequências negativas como: impossibilidade de escutar o
cliente, falta de empatia, desrespeito com o seu tempo, pouca agilidade, baixo
compromisso com o atendimento
Alguns exemplos comuns de divisão de atenção são:
• Atender pessoalmente e interromper com o telefone;
• Atender ao telefone e interromper com o contato direto;
• Sair para tomar café ou lanchar;
• Conversar com o colega do lado sobre o final de semana, férias, namorado,
tudo isso no momento de atendimento ao cliente.
12. TELEIMAGEM
É a imagem que o cliente forma na sua mente sobre quem o está atendendo
e, consequentemente, sobre a empresa (que é representada por este atendente).
Classificamos 03 itens básicos ligados a palavra e as atitudes, como fundamentais
na formação da TELEIMAGEM. São eles:
1. O TOM DE VOZ: é através dele que transmitimos interesse e atenção ao
cliente;
2. O uso de PALAVRAS ADEQUADAS: pois com elas o atendente passa a
idéia de respeito pelo cliente;
3. As ATITUDES CORRETAS: dando ao cliente, a impressão de educação e
respeito.
Você sabia que seu cliente interno pode estar no departamento ao lado? A
relação fornecedor-cliente interno existe em qualquer empresa. Você, sem saber,
assume muitas vezes estas posições em seu trabalho.
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• Percepções diferentes;
• Palavras que significam coisas diferentes para pessoas diferentes.
• Sinais não-verbais incoerentes.
• Duplo sentido;
• Omissão de partes das mensagens
Quantas vezes você já ligou para uma empresa e ao ser atendido por uma
pessoa, você começa as indagações e ela responde, - não sei, ah isso eu também
não sei... e você pensa: mas a pessoa trabalha aí e não sabe nada? O profissional
que trabalha com atendimento por telefone, corre constantemente o risco de ser
traído por si próprio.
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Porque ele não está olhando no olho do seu cliente, nem está sendo visto
por ele. Isso torna reduzido seu campo de percepção em relação a muitos itens que
se tornariam fundamentais para o bom desempenho/fechamento do seu negócio.
Por isto, se não trabalhar sua sutileza em perceber na voz do cliente todas
as respostas de que necessita para avaliar a viabilidade do avanço do seu negócio,
se equivocará e pode perder aquele contato e consequentemente cair o
desempenho proposto pela empresa para a qual atua. Num atendimento por
telefone, é necessário muito mais atenção e cuidado com o que diz, ouvir bastante.
Máximo cuidado com palavras precipitadas.
As palavras devem ser pronunciadas com muita cautela e fluência verbal. O
atendimento telefônico deve transmitir uma imagem profissional, de eficácia e
capacidade de organização. A profissional do atendimento telefônico deve estar
inteirada com todos os acontecimentos da empresa, e o atendimento deve ser
padrão. O telefone é uma ferramenta para respostas rápidas, diretas e objetivas.
Indicamos as principais regras básicas para um atendimento excelente, na
área de trabalho:
• Atenda com rapidez, clareza, simpatia, de forma atenciosa e educada;
• Identifique-se e identifique o interlocutor;
• Use sempre: Senhor, Senhora, por favor, e muito obrigado;
• Não deixe o interlocutor "pendurado na linha";
• Transfira corretamente a ligação e avise ao ramal transferido quem está na
linha;
• Ofereça um retorno de ligação, no caso de o ramal estar ocupado;
• Tome nota de todos os dados importantes e repita-os para o interlocutor;
• Nunca fale "comendo" / de boca cheia;
• Não mantenha conversas paralelas. Concentre-se na ligação que está
atendendo
• Faça suas próprias ligações;
• Comunique a telefonista quando não estiver na sala, ou quando sair em
visita, fornecendo previsão de retorno;
• Fique disponível quando solicitar uma ligação;
• Mantenha o tom médio de voz ao telefone;
• Nunca use gírias;
• Tenha objetividade, sem interferências de caráter emocional;
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Motivação da equipe
Diversidade da Comunicação e
equipe escuta ativa
Solução dos
conflitos
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1 INTRODUÇÃO
2 LINGUAGEM
3 REDAÇÃO EMPRESARIAL
- Estilo bloco
Senhor Empresário:
Atenciosamente,
MN/
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Senhor Empresário:
Atenciosamente,
Senhor Empresário:
Atenciosamente,
MN/SC
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4 REDAÇÃO OFICIAL
5 DOCUMENTOS OFICIAIS
5.1 OFÍCIO
5.2 MEMORANDO
5.3 ESTRUTURA
FECHOS ANTIGOS
— Com os protestos de estima e apreço...
— Com os protestos de elevada estima e distinta consideração.
— Aproveitamos o ensejo para reafirmar a V. Sa. nossos protestos de estima e
apreço.
— Aproveitamos o ensejo para apresentar a V. Sa. votos de estima e apreço.
5.3.1 Diagramação
6 DOCUMENTOS CIRCULARES
7 OUTROS DOCUMENTOS
7.1 ATA
7.1.1 Elaboração
Cuidados - A ata é documento de valor jurídico. Por essa razão, deve ser lavrada
de tal maneira que não se lhe possam introduzir modificações posteriores.
Geralmente é lançada em livro próprio, devidamente autenticado, cujas páginas são
rubricadas por quem redigiu os termos de abertura e de encerramento, o que lhes dá
cunho oficial. Há os que substituem os livros por folhas soltas, sistema que, embora
ofereça algumas vantagens de caráter prático, tem, por outro lado, sérios
inconvenientes, tais como a facilidade de extravio e de acréscimos ou modificações
posteriores, com objetivos fraudulentos. Na ata não se fazem parágrafos ou alíneas:
escreve-se tudo seguidamente, para evitar que, nos espaços em branco, se façam
acréscimos. Existem, no entanto, tipos de atas que, por se referirem a atos rotineiros
e de procedimento padronizado, são lançados em formulários com espaços a serem
preenchidos. Mesmo nesse tipo de ata é conveniente, com a finalidade de prevenir
qualquer fraude, preencher os eventuais espaços em branco com pontos ou outros
sinais convencionais.
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Ressalvas - Na ata não se admitem rasuras. Para ressalvar erro constatado durante
a redação, usa-se a palavra digo, depois da qual se repete a palavra ou expressão
anterior ao mesmo erro:
Aos dezesseis dias do mês de agosto, digo, do mês de setembro, de mil,
novecentos e setenta e quatro, reuniu-se o...
Quando se constata erro ou omissão após a redação, usa-se a expressão em
tempo, que é colocada após o escrito, seguindo-se a emenda ou o acréscimo:
Em tempo: Na linha onde se lê ―abono‖, leia-se ―abandono‖.
Em tempo: Na linha..., onde se lê ―os seguintes critérios‖, acrescente-se ―de
julgamento‖.
É também oportuna esta observação: ―Em caso de contestações ou emendas ao
texto apresentado, a ata só poderá ser assinada depois de aprovadas as
correções.‖
Redação e estilo - A ata é redigida por um secretário efetivo do órgão ou, na falta
desse, por um secretário ―ad hoc‖, isto é, eventual, designado na ocasião ou
somente para ela.
Como a ata deve ser um registro fiel dos fatos ocorridos em determinada reunião,
sua linguagem deve ser simples e despretensiosa, clara, precisa e concisa, não se
prestando, por isso mesmo, para a demonstração ou extravasamento de prováveis
ou supostos dotes literários do redator.
Introdução de ata:
Às dez horas do dia sete de junho de dois mil e um, na sala de reuniões do
Departamento Z da Universidade Federal de Viçosa, realizou-se a trigésima
reunião do Colegiado do Departamento Z, sob a Presidência do Professor
Tal e com a presença dos seguintes Conselheiros: Professores ......
Ao primeiro dia do mês de fevereiro de..., às vinte horas, na sala número
cinco da Secretaria XYZ, realizou-se a terceira reunião do Colegiado do
Departamento Tal, presidida pelo Senhor Z, com a presença dos seguintes
Conselheiros.........
Fecho de ata:
...Nada mais havendo a tratar, foi suspensa a sessão para ser lavrada a
presente ata. Reaberta, foi a ata lida, aprovada e assinada por todos os
presentes.
7.2 E-MAIL
7.2.1 Estrutura
1.1 ORIGEM:
2 CONCEITO DE ARQUIVO
3 CONCEITO DE DOCUMENTO
Mármore Papiro
Cobre Pergaminho
Marfim Papel
Tábuas Microfilmagem
4 ÓRGÃOS DE DOCUMENTAÇÃO
6 PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS
O Valor secundário:
Valor Histórico – refere-se à possibilidade de uso dos documentos para fins
diferentes daqueles para os quais foram originalmente criados, quando passa a ser
fonte de pesquisa e informação para terceiros ou para a própria instituição e, uma
vez adquirido esse título, este se torna definitivo, não podendo jamais ser eliminado.
Podendo ser subdivido em:
• Valor Histórico Probatório – documentos que retratam a origem, a
organização, a reforma e história de uma administração. Ex. Atas
Normativas, Exposição de Motivos, etc.
• Valor Histórico Informativo – documentos que, embora recebidos por uma
determinada entidade em função de suas atividades, são valiosas pelas
informações que contém retratando pessoas, fatos, ou épocas. Ex. Tabelas
de Recenseamento, Documentos sobre Serviço Militar, Índices de preços,
Indicadores Econômicos, etc.
8 CLASSIFICAÇÃO DO ARQUIVO
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• Públicos Federal
Estadual
Municipal
• Comerciais Firmas
Corporações
Companhias
• Famílias
uma fase a outra, e cada fase representa uma maneira diferente de conservar e
tratar os documentos.
Segundo VALETTE (1973) esse Ciclo pode ser dividido em três idades dos
arquivos: corrente, intermediário e permanente.
• Arquivo corrente ou Arquivo de primeira idade: constituído de documentos
em tramitação ou aqueles que são consultados frequentemente,
conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os
produziram ou em dependências próxima de fácil acesso. Dentre as
atividades desempenhadas no arquivo corrente estão: protocolo, expedição,
arquivamento, empréstimo e consulta, e destinação. Também é conhecido
como Arquivo Ativo.
• Arquivo Intermediário ou Arquivo de segunda idade: constituído de
documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos
órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los, para
tratar de idênticos ou retomar um problema novamente focalizado. Não há
necessidade de serem conservados próximos aos escritórios. A
permanência dos documentos nesses arquivos é transitória. Por isso, são
também chamados de ―limbo‖ ou ―purgatório‖, pois sua guarda é de
armazenamento temporário. Conhecido também por Arquivo Semi-Ativo.
• Arquivo Permanente ou Arquivo de terceira idade: constituído de
documentos que perderam todo valor de natureza administrativa, que se
conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem
os meios de conhecer o passado e sua evolução. Estes são os arquivos
propriamente ditos.
Resumindo:
• Arquivo especial: é aquele que tem sob sua guarda documentos de formas
físicas diversas – fotografias, discos, fitas, clichês, microformas, slides,
disquetes, CD-ROM – e que, por esta razão, merecem tratamento especial
não apenas no que se refere ao seu armazenamento, como também ao
registro, acondicionamento, controle, conservação etc.
• Arquivo especializado: é o que tem sob sua custódia os documentos
resultantes da experiência humana num campo científico,
independentemente da forma física que apresentem, como, por exemplo, os
arquivos médicos ou hospitalares, os arquivos de imprensa, os arquivos de
engenharia e assim por diante. Esses arquivos são também chamados,
impropriamente, de arquivos técnicos.
Partes de planos,
programas e
Assuntos que não
devam ser do projetos e as suas
conhecimento do
respectivas ordens
público, em geral
recebem essa de execução; cartas,
Reservado 05 anos classificação
fotografias aéreas e
negativos que
indiquem
instalações
importantes.
Quadro 6 - Arquivos sigilosos
Fonte: Elaborada pelo Autor.
10 ESPÉCIE DE DOCUMENTOS
• Mensagem; • Processo
• Relatório • Normas
• Ofício • Correspondência
• Circular • Regulamento
• Requerimento • Ata
• Aviso • Registro
83
11 GESTÃO DE DOCUMENTOS
Recolhimento
Transferência
Recolhimento
Eliminação
86
(uma cópia do documento deve permanecer com o setor interessado, com carimbo
que comprove o envio, para fins de controle).
Arquivamento trata-se da guarda do documento no local designado,
passando pelas fases de inspeção, análise, ordenação e por fim, o devido
arquivamento.
Empréstimo e consulta, são procedimentos que permitem que uma
unidade interessada acesse informações contidas em documentos do acervo de
outra entidade, através do empréstimo do documento (retirada do mesmo do local
onde encontra-se arquivado). A consulta normalmente costuma ser feita diretamente
no local, através de autorização do setor responsável.
Destinação corresponde ao processo de avaliação, seleção e eliminação
dos documentos existentes. Dentre os instrumentos que apoiarão o processo de
análise dos documentos, citam-se: a Tabela de Temporalidade e a Lista de
Eliminação e Transferência ou Recolhimento.
1. Diretoria Técnica
1.1 Gerência Técnica e de Obras
1.1.1 Coordenadoria de Obras
1.2 Gerência de Suprimentos
1.2.1 Setor de Compras
1.2.2 Setor de Transportes
2. Diretoria Comercial
2.1 Gerência Comercial
2.1.1 Assistência de Obras Privadas
2.2 Gerência de Orçamentos
2.2.1 Assistência de Orçamentos
2.3 Gerência de Contratos
3. Diretoria Administrativa e Financeira
3.1 Arquivo Central
3.2 Gerência Financeira...
14.3 PLANEJAMENTO
16 MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
• Numérico
• Ideográfico (principal elemento: ASSUNTO);
Estes métodos pertencem a dois grandes sistemas: direto e indireto.
• Sistema direto: é aquele em que a busca do documento e feita diretamente
no local onde se acha guardado;
• Sistema indireto: é aquele em que, para se localizar o documento, é preciso
antes consultar um índice ou um código.
Pode-se escolher entre 2 critérios: letra por letra ou palavra por palavra. A
escolha de um deles implica a exclusão do outro, automaticamente.
São 13 as regras:
1. Nomes de pessoas físicas – considera-se o ultimo sobrenome e depois o
prenome.
Exemplos:
Edson Galves GALVES, Edson
98
5. Os artigos e preposições: a, o, de,d‘, da, do, e, um, uma – não são considerados
parte integrante do último sobrenome.
José de Alencar ALENCAR, José de
Teresa d‘Almeida ALMEIDA, Teresa d‘
capazes de abrir um número ilimitado de classes, o que torna este método bastante
flexível. O único cuidado que devemos ter é o de utilizar classes muito bem
definidas, sob o risco de terminar classificando documentos de mesma natureza em
mais de um lugar.
1. Arquivo Corrente
1.1 Documentos Consultados de Maneira Frequente
2. Arquivo Intermediário
2.1 Purgatório
3 Arquivo Permanente
3.1 Valor Histórico
3.2 Valor Informativo
110 - Admissão
111 - Exame Médico
112 - Documentos de Interesse do Empregado
112.1 - Documentos Recebidos
112.2 - Documentos Não Recebidos
200 - Finanças ...
1 CARACTERÍSTICAS ORGANIZACIONAIS
6
Disponível em:
http://exame.abril.com.br/rede-de-blogs/pegada-sustentavel/files/2013/12/figurafuji.jpg; Acesso em
mai. 2015.
106
3 GESTÃO DE PESSOAS
2. Avaliação: é preciso também fazer uma prévia avaliação dos currículos enviados
e, a partir deles, selecionar os que mais se enquadram no perfil estabelecido para,
então, partir para a etapa de entrevistas.
3. Entrevista: a entrevista pode ser um pouco impessoal, a fim de conseguir certo
relaxamento do entrevistado e, assim, conhecê-lo melhor. É necessário questionar
as informações apresentadas no currículo e pedir um detalhamento delas, como
experiência profissional adquirida, escolaridade e cursos diversos.
4. Teste: é sempre interessante fazer um teste escrito com o candidato à vaga para
conhecer suas agilidades, inteligência e raciocínio. Mesmo que não sejam feitas
provas específicas para o candidato, é possível que, pelo menos, seja requerida
uma redação no estilo dissertação sobre assuntos diversos, sobre o próprio
candidato (seu interesse na vaga em aberto, suas experiências anteriores, seus
planos, metas e aspirações) ou sobre um tema atual (guerra, crise do petróleo e
eleições).
5. Faça sua parte: é preciso avaliar cuidadosamente os currículos, as entrevistas e
os testes, traçando as características do funcionário que mais se adequar ao perfil
da vaga. Assim, será possível conhecer melhor os candidatos e selecionar com
maior precisão o colaborador ideal.
4 CONTRATO DE TRABALHO
4.1 PRAZO
O art. 443 da CLT estabelece que o contrato de trabalho poderá ser por
prazo determinado ou indeterminado.
Contrato por prazo Indeterminado: Este é um contrato comum que não
existe período pré-definido, a sua rescisão depende do empregado e/ou
empregador, ou seja, é aquele em que as partes somente estabelecem a data de
início do contrato de trabalho, mas não sabem nem determinam a data do seu fim.
Contrato por prazo Determinado: O contrato por prazo determinado é um
contrato normal, porém com o período definido.
O contrato por prazo determinado só será válido em se tratando (§ 2° do
artigo 443 da CLT):
a) de serviço cuja natureza ou transitoriedade justifique a predeterminação do prazo;
Exemplo: a empresa tem necessidade de contratar provisoriamente empregados
para trabalhar por causa do aumento de produção em certo período do ano.
b) de atividades empresariais de caráter transitório;
Exemplo: fábrica de panetones ou ovos de chocolate por ocasião da páscoa.
113
5 TRABALHO TEMPORÁRIO
7 SALÁRIO E REMUNERAÇÃO
8 DO VALE-TRANSPORTE
Instituído pela lei 7418/1985. Art. 1º: Fica instituído o vale-transporte, que o
empregador, pessoa física ou jurídica, antecipará ao empregado para utilização
efetiva em despesas de deslocamento residência-trabalho e vice-versa, através do
sistema de transporte coletivo público, urbano ou intermunicipal e/ou interestadual
com características semelhantes aos urbanos, geridos diretamente ou mediante
concessão ou permissão de linhas regulares e com tarifas fixadas pela autoridade
competente, excluídos os serviços seletivos e os especiais.
De acordo com o Decreto 95.247 de 17/11/1987, a parcela equivalente ao
beneficiário do Vale Transporte será de 6% de seu salário base. Desde que o
mesmo não ultrapasse o valor máximo gasto com passagem.
Exemplificando o exposto acima, um funcionário utiliza com base a tarifa de
R$ 3,00, a sua passagem ficará totalizada em: R$ 3,00 x 2 = R$ 6,00 x 22 (ou
número de dias úteis do mês) = R$ 132,00 (total gasto no mês de passagem).
116
9 SEGURO-DESEMPREGO – MP 665/2014
10.1.2 Comissões
10.1.6 Do Salário-Família
10.2.1 INSS
10.2.2 IRRF
Neste ano de 2015, duas tabelas foram vigentes para o IRRF, após
discussão no Congresso foi aprovada a Medida Provisória com reajuste escalonado da
tabela do Imposto de Renda. Está obrigada a apresentar a Declaração de Ajuste
Anual do Imposto sobre a Renda referente ao exercício de 2015, a pessoa física
residente no Brasil que, no ano-calendário de 2014: recebeu rendimentos tributáveis,
sujeitos ao ajuste na declaração, cuja soma anual foi superior a R$ 26.816,55;
124
valor total do 13º salário, cujo recolhimento deverá ocorrer no dia 20 de dezembro,
em guia própria.
O FGTS incidirá sobre o valor pago, efetivamente, pelo regime de
competência, ou seja, se o pagamento da 1ª parcela ocorrer em novembro, o FGTS
deverá ser recolhido até o dia 7 de dezembro, junto com a folha de pagamento de
novembro. Na 2ª Parcela, O FGTS incidirá sobre o valor bruto pago efetivamente,
pelo regime de competência, ou seja, referente ao pagamento da 2ª parcela. O
FGTS deverá ser recolhido até o dia 5 de janeiro, junto com a folha de pagamento
de dezembro.
Na 2ª parcela do 13º Salário há incidência do IRRF sobre o total pago ao
empregado.
12 FÉRIAS
férias será participada, por escrito, ao empregado, com antecedência de, no mínimo,
30 dias. Dessa participação, o interessado dará recibo (art. 135 da CLT).
24 dias De 6 a 14 faltas
18 dias De 15 a 23 faltas
12 dias De 24 a 32 faltas
13 FGTS
empresa onde ele está empregado. Nos outros regimes de trabalho, como menor
aprendiz, o valor depositado cai para 2%.
As ocasiões mais conhecidas para utilizar o FGTS, estabelecidas no artigo
20 da Lei 8.036/90, são demissões sem justa causa, término do contrato por prazo
determinado, rescisão do contrato por extinção total da empresa, aposentadoria e
para amortizar ou liquidar dívidas e prestações em sistemas imobiliários de
consórcio ou financiamento habitacional. Mas há outras situações que permitem o
saque do FGTS. Confira quais são:
- Rescisão do contrato por culpa recíproca ou força maior: quando
empregado e empregador têm culpa na demissão. Por exemplo, se um empregado
não tiver um comportamento adequado no local de trabalho e a partir disso o
empregador passa a forçar situações que diminuem ou lesam o trabalhador, pode se
dizer que é um caso de rescisão de contrato por culpa mútua;
- Em caso de necessidade pessoal, urgente e grave, com motivações de
desastre natural ou inundação na área onde reside devidamente reconhecida pelo
governo federal, o trabalhador poderá sacar o FGTS, devendo comprovar moradia
na área atingida;
- Em casos de doença, tais como: o trabalhador ou dependente portar o
vírus HIV, estiver com neoplasia maligna (câncer), ou em alguma doença em estágio
terminal; nesse caso uma série de documentos é necessária, como atestado médico
e outros que comprovem o afastamento do colaborador da empresa;
- Em caso de morte do trabalhador, os dependentes devidamente
registrados na Relação de Dependentes, firmada pelo instituto oficial de Previdência
Social, poderão sacar o FGTS do titular. Caso ele não possua dependentes, os
sucessores previstos na lei civil podem receber o valor;
- Caso o trabalhador tenha idade igual há 70 anos ou superior, é liberado o
saque do Fundo;
- Quando a conta permanecer sem depósito ou o trabalhador permanecer
afastado por três anos seguidos, cujo afastamento tenha ocorrido a partir de 14/7/90,
é permitido sacar o FGTS;
- Os recursos da conta vinculada do FGTS podem ser usados para aquisição
de moradia própria, liquidação ou amortização de dívida ou pagamento de parte das
prestações de financiamento habitacional, desde que atendidos os pré-
requisitos/condições determinados pelo Sistema Financeiro de Habitação (SFH).
Para utilizar os recursos da conta vinculada do FGTS na aquisição de moradia
128
própria, o trabalhador deve possuir no mínimo três anos de trabalho sob o regime do
FGTS, somados os períodos trabalhados, consecutivos ou não, na mesma ou em
diferentes empresas.
15 CONCEITOS FISCAIS
16 NOTA FISCAL
Nota fiscal, como o próprio nome diz é um documento fiscal que comprova a
compra e venda de produtos e ou serviços. Tem por finalidade, a garantia de que os
tributos foram calculados para recolhimento, ao município, estado e união.
131
Serve também, como instrumento, para: contar o prazo de garantia do que foi
comercializado, para controle da própria empresa, para comprovar a entrega dos
produtos e ou serviços e serve como prova da forma de pagamento. Tem ainda a
função contábil, e de fiscalização pelos órgãos públicos competentes para isso, além
de outras.
17 CONTAS A PAGAR
18 CONTAS A RECEBER
de atraso;
c) As providências tomadas para a cobrança e o recebimento dos valores em
atrasos;
d) Identificar os principais clientes, o grau de concentração das vendas, e a
qualidade e a regularidade dos clientes;
e) Acompanhamento da regularidade dos pagamentos, e programar as ações
para cobrança administrativa ou judicial;
f) Fornecer informações para elaboração do fluxo de caixa.
g) Conciliação contábil;
19 FLUXO DE CAIXA
20 CONCILIAÇÃO BANCÁRIA
21 NOÇÕES CONTABILIDADE
21.2 OBJETIVO
DIREITOS
Clientes.............................4.600,00
Duplicatas a receber...........2.200,00
Promissórias a receber......2.000,00
Aluguéis a receber.............3.200,00
1 INTRODUÇÃO
Algumas ações podem ser realizadas pelas empresas para contribuição com
o meio-ambiente como:
1. Minimização de resíduos (reciclagem);
2. Estabelecimento de princípios ambientalistas;
3. Redução da poluição/novas tecnologias;
4. Reutilização de recursos naturais (água);
5. Otimização do uso de energia.
• AA1000: O AA1000 foi criada em 1996 pelo Institute of Social and Ethical
Accountability. Esta certificação de cunho social enfoca principalmente a
relação da empresa com seus diversos parceiros, ou ―stakeholders‖. Uma de
suas principais características é o caráter evolutivo já que é uma avaliação
regular (anual).
• SA8000: A ―Social Accountability 8000‖ é uma das normas internacionais
mais conhecidas. Criada em 1997 pelo Council on Economic Priorities
Accreditation Agency (CEPAA), o SA8000 enfoca, primordialmente, relações
trabalhistas e visa assegurar que não existam ações antissociais ao longo da
cadeia produtiva, como trabalho infantil, trabalho escravo ou discriminação.
• ABNT-ISO 26000: No dia 1º de novembro de 2010, foi publicada a Norma
Internacional ISO 26000 – Diretrizes sobre Responsabilidade Social, cujo
lançamento foi em Genebra, Suíça. No Brasil, no dia 8 de dezembro de
2010, a versão em português da norma, a ABNT NBR ISO 26000, foi
lançada em São Paulo. A norma é de grande utilidade a empresas
interessadas em adotar programas de RSE uma vez que oferece
orientações relacionadas a sete princípios norteadores de responsabilidade
social:
―Accountability‖: Ato de responsabilizar-se pelas consequências de
suas ações e decisões, respondendo pelos seus impactos na
sociedade, na economia e no meio ambiente, prestando contas aos
órgãos de governança e demais partes interessadas declarando os
seus erros e as medidas cabíveis para remediá-los.
Transparência: Fornecer às partes interessadas de forma acessível,
clara, compreensível e em prazos adequados todas as informações
sobre os fatos que possam afetá-las.
Comportamento ético: Agir de modo aceito como correto
pela sociedade – com base nos valores da honestidade, equidade
e integridade, perante as pessoas e a natureza – e de forma
consistente com as normas internacionais de comportamento.
Respeito pelos interesses das partes interessadas
(stakeholders): Ouvir, considerar e responder aos interesses das
pessoas ou grupos que tenham um interesses nas atividades da
organização ou por ela possam ser afetados.
148
6.1 HISTÓRICO
7 OHSAS 18001
REFERÊNCIAS
CARNIER, Luiz Roberto. Todos por um. Coleção Cresça com a Você S/A, São
Paulo: Abril, ed.05, p.14-19 ,2008.
JURAN, J.M. Na liderança pela qualidade. São Paulo: Thomson Pioneira, 1993.
156
PAES, Marilena Leite. Arquivo teoria e prática. 3 ed. Rio de Janeiro: Editora da
Fundação Getulio Vargas, 1997.
SEWEL, Carl, BROWN, Paul B. Clientes para Sempre. Harbra, São Paulo. 1993