GUIA DE OPERACIÓN HERRAMIENTA

ELABORACION DE LOS PSFF_ESE

PREPARADO POR:
DIRECCION GENERAL DE APAYO FISCAL

VERSION 1.1
Agosto de 2014

Manual de Usuario – Herramienta Excel Página 1

TABLA DE CONTENIDO

TABLA DE CONTENIDO ....................................................................................................................................... 2

OBJETIVO DEL MANUAL ..................................................................................................................................... 3

GENERALIDADES ................................................................................................................................................. 3

Configuración de seguridad en Excel ............................................................................................................. 3

Configuración de formulas ............................................................................................................................. 6

Procedimiento ........................................................................................................................................... 6

Errores que se pueden presentar .............................................................................................................. 7

FORMATOS DE CAPTURA.................................................................................................................................... 7

INSTALACIÓN ...................................................................................................................................................... 9

OPERACIÓN ...................................................................................................................................................... 10

Ingreso al menú............................................................................................................................................ 10

Acceso a los cuadros .................................................................................................................................... 12

Utilización de los botones ............................................................................................................................ 13

Volver al Menú ........................................................................................................................................ 13

Limpiar formulario ................................................................................................................................... 14

Limpiar año y limpiar todo ....................................................................................................................... 14

Generar Soportes ..................................................................................................................................... 15

UTILIDAD DE IMPORTAR .............................................................................................................................. 16

Antes del uso ........................................................................................................................................... 16

Procedimiento de uso .............................................................................................................................. 16

A tener en cuenta .................................................................................................................................... 19

Manual de Usuario – Herramienta Excel Página 2

OBJETIVO DEL MANUAL

El aplicativo tiene como objetivo facilitar la elaboración de los programas de Saneamiento Fiscal y Financiero
- PSFF de las Empresas Sociales del Estado - ESE que se encuentren categorizadas en riesgo medio o alto de
acuerdo por el Ministerio de Salud de la República de Colombia.

GENERALIDADES

La herramienta de elaboración de los PSFF-ESE se encuentra implementada en Excel 2010 y ha sido probada
para las versiones de office 2010 y 2014. Para poderla utilizar el usuario debe permitir la utilización de
macros y en el momento de abrir cada una de las hojas de la herramienta se debe habilitar expresamente el
contenido. A continuación se relacionan las características de seguridad en Excel y las condiciones de
parametrización de las formulas.

CONFIGURACIÓN DE SEGURIDAD EN EXCEL

La configuración de seguridad de las macros se encuentra en el Centro de confianza. Sin embargo, si trabaja
en una red administrada, recuerde que necesita el usuario administrador para realizar los cambios.

Para realizar los cambios siga los siguientes pasos:

1. Ingrese al aplicativo de Excel.

2. Vaya al menú de archivo.
3. Con el menú de archivo desplegado vaya a la sub-menú opciones:

Manual de Usuario – Herramienta Excel Página 3

 Ilustración 1. Menú de Opciones en Office 2010

4. Al aplicar las opciones Excel le presentará una ventana con todas las posibles opciones de
configuración, utilice la que se denomina Centro de Confianza y utilice el botón de configuración del
centro de confianza.

Manual de Usuario – Herramienta Excel Página 4

 Ilustración 2 Configuración del Centro de Confianza

5. Vaya a la opción de contenido externo y verifique que las opciones se encuentren configuradas de la
misma forma a como se presenta en la siguiente Ilustración 3. Dichas opciones le permitirán
actualizar los datos que se encuentren referenciados de una página a otra.

Manual de Usuario – Herramienta Excel Página 5

 Ilustración 3 Contenido Externo

CONFIGURACIÓN DE FORMULAS

PROCEDIMIENTO

Para asegurarse que las formulas van a funcionar de manera adecuada, se recomienda revisar la
configuración de dicha característica en Microsoft Excel. Es necesario ejecutar este procedimiento antes de
comenzar el trabajo con la herramienta, dado que ciertas aplicaciones pueden modificar de forma
autónoma dicha configuración. A continuación se explica el procedimiento:

1. Abra un libro de Excel en blanco

2. Vaya al menú de archivo / Opciones
3. En el menú que le presenta Excel seleccione el que corresponde a fórmulas
4. Asegúrese que la opción de cálculos de libro se encuentre en automático tal como se presenta en la
Ilustración 4 Configuración de Fórmulas.

Manual de Usuario – Herramienta Excel Página 6

 Ilustración 4 Configuración de Fórmulas

ERRORES QUE SE PUEDEN PRESENTAR

Si las fórmulas no se encuentran correctamente configuradas, las macros no van a funcionar correctamente,
el refresco de los cálculos no se verá reflejado entre otros inconvenientes. Se debe revisar la configuración
de las fórmulas después de haber utilizado Excel con otra herramienta basada en Excel.

FORMATOS DE CAPTURA

La herramienta para la elaboración de los PSFF_ESE le permitirá la captura de la información que se

encuentra relacionada en la siguiente tabla:

Cuadros Descripción
Cuadros: 1, 1A y 1B Identificación de la empresa social del estado, composición de las juntas
directivas y directivos y responsables de la elaboración y ejecución de los PSFF

Cuadro 2 Servicios ofrecidos por la ese según habilitación, red de servicios actual
Cuadro 3 Describir la capacidad de oferta de servicios teniendo en cuenta la
infraestructura física que posee la ESE para prestar los servicios de salud.
Cuadro 4 Oferta De Servicios Según La Capacidad Disponible De Recursos Humanos
Cuadro 5 Consolidar la producción de los últimos cinco años, por cada uno de los

Manual de Usuario – Herramienta Excel Página 7

 Cuadros Descripción
servicios asistenciales
Cuadro 6 Agregados los servicios por centros de costos
Cuadro 7 Reporte de los Indicadores de Calidad
Cuadro 8 Gestión adelantada por la ESE en defensa de los intereses de la institución.
Cuadro 9 Relacione el impacto que los fallos judiciales en contra tienen en las finanzas de
la ESE.
Cuadro 10 y 10 A Costo del personal de planta que la ESE tiene asignado a la prestación de
servicios asistenciales
Cuadro 11 y 11 A Costo del personal contratista y externalizado que la ESE tiene contratado para
la prestación de servicios asistenciales
Cuadro 12 Determinar el costo total anual por cada centro de costos
Cuadro 13 Determinar el costo promedio anual de cada uno de los servicios que la ESE
está prestando según lo reportado en los cuadros 2 y 5 , con la información de
gastos y costos por centro de costos contenida en el libro 12
Cuadros 14 Establecer el resultado final (equilibrio o desequilibrio) de los distintos
contratos suscritos por la ESE en la venta de sus servicios a los principales
pagadores
Cuadro 15 Ingresos no generados en la venta de servicios
Cuadros Contables : 16 - 23 Libros contables financieros
Cuadro 24 Población que integra el área de influencia de la ESE y que podría conformar su
población objetivo. Tenga en cuenta que para llenar este cuadro se deben
haber diligenciado las sedes de la ESP (Ver Cuadro 1)

Cuadro 25 Mostrar la población que integra el área de influencia de la ESE y que podría
conformar su población objetivo, desde la perspectiva de los aseguradores o
pagadores con los cuales la ESE tiene o no algún tipo de interacción

Cuadro 26 Estudio de Morbilidad General

Cuadro 27 Estudio de Morbilidad Hospitalaria
Cuadro 28 Estudio de la Mortalidad General
Cuadro 29 Disponer la información para conocer el mercado o las entidades que son
complementarias de la ESE y las que son competencia.
Cuadro 30 MATRIZ DOFA (Debilidades - Oportunidades - Fortalezas - Amenazas)
Cuadro 31 Estandarizar las medidas propuestas por las ESE para el programa de
saneamiento fiscal y financiero que permita, en el futuro, realizar el seguimiento
durante el período que dure el programa.

Cuadro 32 Proyectar la producción por el período que se requiera para la ejecución integral
y completa del Programa de Saneamiento Fiscal y Financiero, por cada uno de
los servicios asistenciales.

Cuadro 33 Proyección de ingresos por venta de servicios a partir de la estimación de los

criterios dominantes que se correlacionan con la información analizada en el
diagnóstico

Cuadro 34 Gastos y costos administrativos y proyecciones de los costos y gastos

Cuadro 35 Flujo financiero proyectado del PSFF
Cuadro 36 Presupuesto de cada vigencia y presupuesto Proyectado

Manual de Usuario – Herramienta Excel Página 8

INSTALACIÓN

Para Instalar la herramienta descargue de la página de internet.

http://www.minhacienda.gov.co/HomeMinhacienda/asistenciaentidadesterritoriales/Publicaciones/Progra
masESE. El instalador de la herramienta que se denomina setup.exe. Al ejecutar el instalador le aparece la
siguiente ventana:

Ilustración 5 Instalación de la Herramienta

Utilice el botón de siguiente y seleccione le ruta de instalación.

Manual de Usuario – Herramienta Excel Página 9

 Ilustración 6 Ruta de Instalación

Utilice el botón de siguiente para finalizar la instalación.

OPERACIÓN

INGRESO AL MENÚ

Al instalar el aplicativo debe ingresar a la carpeta que acaba de instalar y abra el archivo ElaboraPSFF.xlsm
para ingresar al menú de la aplicación.

Manual de Usuario – Herramienta Excel Página 10

Al abrir el archivo Excel le genera una alerta de seguridad y la actualización de los vínculos. La alerta de
seguridad está asociada al contenido del archivo. Por favor habilite el contenido ejecutando el botón que se
muestra en la imagen

Ilustración 7 Alerta de seguridad

Nota. En algunos computadores podrá salir el mensaje de error que se presenta en la Ilustración 8
Actualizar Tabla dinámica. Acepte el mensaje e inicie el registro de la información.

Manual de Usuario – Herramienta Excel Página 11

 Ilustración 8 Actualizar Tabla dinámica

ACCESO A LOS CUADROS

Los cuadros se encuentran listados en el menú principal, utilice el cuadro 1 para digitar los datos generales
de la Empresa Social del Estado en Riesgo.

Ilustración 9 Ingreso de los Datos Básicos de la Entidad

Manual de Usuario – Herramienta Excel Página 12

Utilice los instructivos para de cada de los cuadros publicados en la página de Internet para tener el registro
de cada uno de los cuadros. Para ciertos formatos Excel le solicitará actualizar los vínculos entre los libros.
Se requiere que en todos los casos el usuario autorice la actualización.

Ilustración 10 Notificación de Autorización de los vínculos

UTILIZACIÓN DE LOS BOTONES

Los cuadros cuentan generalmente con tres tipos de botones y/o vínculos que facilitan el registro de
operación y la navegabilidad en el aplicativo. A continuación se hace una breve descripción de los botones
y/o vínculos comunes a todos los cuadros.

VOLVER AL MENÚ

Vínculo que permite retornar de cualquiera de los cuadros al menú principal de la aplicación. En la siguiente
gráfica se presenta el ejemplo para el cuadro 1.

Ilustración 11 Volver al menú. Ejemplo cuadro 1

Manual de Usuario – Herramienta Excel Página 13

LIMPIAR FORMULARIO

Permite limpiar los datos del cuadro donde se encuentre el botón con el objeto de iniciar una nueva captura
o eliminar datos ingresados erróneamente en toda la hoja. Este botón se encuentra presente en los cuadros
que se encuentren relacionados con un solo corte o en el que los años tengan una disposición en columnas.

Antes de aplicar el botón Después de aplicar el botón

LIMPIAR AÑO Y LIMPIAR TODO

Los botones de limpiar Año y limpiar Todo aplican para los formatos que involucren más de un año en la
captura o consulta de datos. El botón de limpiar Año elimina los datos del periodo específico con el cual se
esté trabajando. El botón de limpiar todos los años aplica para eliminar los datos de todo el formulario para
todos los años.

Manual de Usuario – Herramienta Excel Página 14

 Ilustración 12 Botones de limpiar Año y Limpiar Todo

GENERAR SOPORTES

El botón de generar soportes genera una copia de los archivos que han sido diligenciados. Dichos archivos
quedan almacenados en una carpeta con el código REPS de la entidad. El procedimiento además de
generar la carpeta, crea un archivo comprimido que se espera sea enviado a la Dirección General de Apoyo
Fiscal como soporte al Programa de Saneamiento Fiscal y Financiero. El botón de generar archivo se
encuentra ubicado en la hoja principal de la aplicación

Ilustración 13 Generación del envío de los archivos de la herramienta

Manual de Usuario – Herramienta Excel Página 15

UTILIDAD DE IMPORTAR

La herramienta permite la importación de datos de las versiones anteriores. Dicha utilidad es utilizada en
los siguientes casos:

1. Corregir errores de formulación de las versiones anteriores

2. Corregir errores en la aplicación por la incorrecta utilización de la herramienta (Cambio de fórmulas
o parámetros de forma accidental por el usuario).

La utilidad de importar utiliza un libro de Excel denominado Update.xlsm.

ANTES DEL USO

Antes de utilizar la herramienta cierre todos los archivos Excel que tenga abiertos y abra únicamente el
archivo Update.xlsm. Si existen otros libros de Excel abiertos la herramienta de importación no operará.
Además se recomienda que haga una copia de seguridad de la carpeta de la versión anterior de la
herramienta en la cual tiene almacenado los datos (Puede llamarla por ejemplo ElaboraPSFF_OLD)

PROCEDIMIENTO DE USO

A continuación se enumeran los pasos para la importación.

1. Abra el archivo Update.xlsm que se encuentra disponible en la carpeta de instalación (Ver

Ilustración 14.

Ilustración 14 Abrir el libro Excel.xlsm

2. Al acceder al libro debe habilitar el contenido. El libro tiene la interface que se presenta en la
Ilustración 15.

Manual de Usuario – Herramienta Excel Página 16

 Ilustración 15 Libro Update.xlsm

3. Utilice el botón de seleccionar carpeta para indicar en que sitio de su computador se encuentran
ubicados los datos tal como lo presenta la Ilustración 16. En dicha carpeta se deben encontrar
todos los archivos Excel de una versión anterior de la herramienta

Manual de Usuario – Herramienta Excel Página 17

 Ilustración 16 Seleccionar la carpeta de la herramienta de la cual se van a copiar los datos

4. Con la carpeta seleccionada ejecute la importación. Durante la ejecución dela importación no

trabaje en su computador. El tiempo de duración del proceso es estimado entre 5 y 10
minutos dependiendo de la cantidad de los datos.

Ilustración 17 Ejecución de la importación

5. Al finalizar la importación la herramienta le presentará el mensaje: El proceso ha finalizado. Ver

Ilustración 18

Manual de Usuario – Herramienta Excel Página 18

 Ilustración 18 Finalización del proceso

6. Acepte el mensaje y cierre el archivo Update.xlsm

7. Abra una hoja de Excel en blanco y verifique el estado de la configuración de las formulas (Ver
Configuración de formulas).
8. Verifique los datos en el archivo ElaboraPSFF.xlsm

A TENER EN CUENTA

La versión de la herramienta de importación permite la importación de todos los cuadros, excepto de los
detalles de los cuadros 14,33 y 29.

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