PGD - Archivo de Bogotá-Grupo 2

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Programa Ciencia de la Información y la

Documentación, Bibliotecología y Archivística
1111
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

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Contenido
1. Carátula............................................................................................................................6
2. Introducción......................................................................................................................7
2. Alcance.............................................................................................................................8
3. Objetivos...........................................................................................................................8
3.1 Objetivo general..........................................................................................................8
3.2 objetivos específicos...................................................................................................8
4. Público al que está dirigido..............................................................................................9
5. Requerimientos para el desarrollo del PGD...................................................................10
5.1 Requerimientos Normativos......................................................................................10
5.2 Requerimientos económicos.....................................................................................12
5.3 Requerimientos administrativos................................................................................14
5.3 Requerimientos tecnológicos....................................................................................16
6. Lineamientos para los procesos de gestión documental..............................................17
6.1 Planeación.................................................................................................................18
6.2 Producción................................................................................................................19
6.3 Gestión y Trámite......................................................................................................20
6.5 Transferencia............................................................................................................22
6.6 Disposición de documentos......................................................................................23
6.7 Preservación a largo plazo........................................................................................24
6.8 Valoración.................................................................................................................25
7. Programas específicos..................................................................................................26
7.1 Programa de gestión de documentos electrónicos...................................................26
Objetivo general...........................................................................................................26
Alcance........................................................................................................................26
Beneficios.....................................................................................................................27
Glosario........................................................................................................................27
7.2 Programa de reprografía...........................................................................................28
1111
Alcance........................................................................................................................28
Beneficios.....................................................................................................................29
Glosario........................................................................................................................29
7.2 Programa de documentos especiales.......................................................................30
Alcance........................................................................................................................30
Beneficios.....................................................................................................................30
Glosario........................................................................................................................31
Referencias.........................................................................................................................32
Bibliografía..........................................................................................................................33
ANEXO...............................................................................................................................36
Sistema de Gestión Documental SDG...............................................................................37
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Índice de tablas
Tabla 1 Requerimiento normativo general....................................................................................10

Tabla 2 Requerimiento normativo - leyes.....................................................................................10
Tabla 3 Requerimiento normativo - decretos................................................................................11
Tabla 4 Requerimiento normativo - decretos distritales................................................................11
Tabla 5 Requerimiento normativo - acuerdos...............................................................................11
Tabla 6 Requerimiento normativo - circulares...............................................................................12
Tabla 7 Presupuesto PGD............................................................................................................12
Tabla 8 Comité Interno de Archivo – Archivo de Bogotá...............................................................15
Tabla 9 Actividades proceso de planeación..................................................................................18
Tabla 10 Actividades proceso de producción................................................................................19
Tabla 11 Actividades proceso Gestión y Tramite..........................................................................20
Tabla 12 Actividades proceso Organización.................................................................................21
Tabla 13 Actividades programa Transferencia..............................................................................22
Tabla 14 Actividades programa Gestión de documentos..............................................................23
Tabla 15 Actividades programa Preservación a largo plazo.........................................................24
Tabla 16 Actividades programa Valoración...................................................................................25
1. Carátula
Titulo: Programa de Gestión Documental – PGD

Nombre de la entidad: Archivo Distrital de Bogotá
Fecha de aprobación:
Fecha de vigencia: 2019 - 2020
Denominación de la autoridad Correspondencia y Gestión Documental
archivística institucional:
Versión del documento: 1.0
Responsables de su Comité Interno de Archivo
elaboración:
6
2. Introducción
El Programa de Gestión Documental -PGD, es la herramienta archivística por la cual el

Archivo de Bogotá establece y regula la administración de todos los documentos
producidos y recibidos, con el fin de garantizar su trámite, orden, conservación y consulta
durante su ciclo de vida. El desarrollo y aplicación de este PGD, aparte de ser
requerimiento legal, es una herramienta de gran ayuda y apoyo para optimizar procesos
e integrar los sistemas y áreas de la entidad a la gestión documental.
En este sentido, el Archivo de Bogotá ha decidido poner en marcha la elaboración e

implementación del Programa de Gestión Documental, para la generación,
administración y conservación de documentos físicos y electrónicos, preservando
siempre por los principios, procesos y normatividad vigente establecida para la gestión
documental. Lo cual, le otorga un beneficio a la entidad frente a la estandarización de
procesos enfocados a la producción, recepción, distribución, trámite, organización,
consulta, conservación y disposición final de todos los documentos, recibidos y/o
producidos por la entidad independientemente de su formato.
El presente PGD está articulado con la misión, visión y política de calidad del Archivo de
Bogotá; así como con su Sistema Modelo Estándar de Control Interno MECI, Sistema
Integrado de Gestión Distrital – SIGD y PINAR, permitiendo de esta manera, una
armonización y engranaje integral en los procesos y procedimientos de la Gestión
Documental con las metas, planes de gestión y objetivos misionales del Archivo de
Bogotá.
El Programa de Gestión Documental del Archivo de Bogotá será publicado, aplicado y

socializado al interior de la entidad, primero, con la finalidad de que todos los
funcionarios puedan entender y actuar acorde a lo establecido en este programa; y
segundo, para marcar una ruta a los documentos durante sus etapas de gestión,
buscando preservar los documentos memoria de la ciudad, garantizar su acceso y
consulta a los ciudadanos, siendo estas, parte de la responsabilidad y misión de la
entidad.
7
2. Alcance
El presente Programa de Gestión Documental contiene las acciones y estrategias

necesarias que deben ejecutarse para fortalecer y mejorar los procesos archivísticos y de
gestión documental, con el fin de optimizar las operaciones, tiempos, recursos y costos
en materia de gestión de documentos (físicos o electrónicos).
El PGD del Archivo de Bogotá, está estructurado y articulado con instrumentos

normativos y técnicos que maneja la entidad, como lo es el PINAR, lo cual permite
alinear los procesos de la función archivística, garantizando la transparencia,
accesibilidad, procesamiento y conservación de la información. Así mismo, este PGD
plantea su ejecución a corto y mediano plazo, debido a la importancia y necesidad que
tiene la entidad frente al manejo e implementación de temas archivísticos en los aspectos
administrativos, tecnológicos, económicos y normativos. Adicionalmente, se realizará un
seguimiento anual para detectar deficiencias u oportunidades de mejora en el desarrollo
del programa, siendo este una responsabilidad del comité interno de archivo y del área
de gestión documental.
3. Objetivos
3.1 Objetivo general

Diseñar un Programa de Gestión Documental enfocado a la centralización de la
información, a través de herramientas y de un aplicativo documental que mejore las
etapas de la gestión de los documentos administrados por el Archivo de Bogotá con el
ánimo de implementar nuevas tecnologías para la gestión administrativa y documental.
3.2 objetivos específicos
 Regular las actividades de manejo y organización de los documentos producidos o

recibidos por las dependencias del Archivo de Bogotá desde su origen hasta su
disposición final.
 Trabajar articuladamente con todas las dependencias de la entidad en pro de la

implementación y cumplimiento del PGD.
8
 Garantizar la conservación acceso y consulta a los documentos administrados,
siendo éstos patrimonio y memoria de la ciudad.
 Hacer uso de los demás instrumentos archivísticos dispuestos para el adecuado

desarrollo de la archivística y la Gestión Documental.
 Sensibilizar a los funcionarios sobre la importancia de los Archivos y la Gestión

Documental para el Archivo de Bogotá y la memoria ciudadana.
 Adaptar un Sistema de Gestión Documental que facilite la búsqueda y acceso a la

información disminuyendo copias e impresiones innecesarias y con ello aportar a
la mejora y cuidado del medio ambiente en cuanto a la disminución de papel.
 Ahorrar tiempo y costos en la recuperación y administración de archivos.
4. Público al que está dirigido

Este Programa de Gestión Documental es un documento institucional y por ende está
dirigido a todo el personal directivo, administrativo y demás funcionarios involucrados con
el quehacer del Archivo de Bogotá independientemente de su vinculación laboral.
Además, este programa estará disponible a los entes de control como el Archivo General
de la Nación, a ciudadanos y entidades públicas y privadas.
9
5. Requerimientos para el desarrollo del PGD
La elaboración del presente Programa de Gestión Documental está basada en los
siguientes requerimientos:
5.1 Requerimientos Normativos
El Programa de Gestión Documental del Archivo de Bogotá está formulado de acuerdo al

siguiente marco normativo:
Tabla 1 Requerimiento normativo general
Constitución Política de Colombia. Art. 8. Es obligación del Estado y de las personas

proteger las riquezas culturales y naturales de la
Nación.
Art. 23. Toda persona tiene derecho a presentar
peticiones respetuosas a las autoridades por
motivos de interés general o particular y a obtener
pronta resolución. El legislador podrá reglamentar
su ejercicio ante organizaciones privadas para
garantizar los derechos fundamentales.
Art. 74. Todas las personas tienen derecho a
acceder a los documentos públicos salvo los casos
que establezca la ley.
Política Pública de Archivos Políticas públicas de archivos para mejorar la
gestión pública y la transparencia de las
Mayo 2016 actuaciones de los servidores públicos.
Archivo General de la Nación
Tabla 2 Requerimiento normativo - leyes
190 de 1995 Art. 79 Será causal de mala conducta el hecho de que un funcionario
público obstaculice, retarde o niegue inmotivadamente el acceso a los
documentos públicos a la ciudadanía o medios de comunicación.
L 594 de 2000 Título IV Administración de los archivos.
Título V Gestión de documentos.
E Título VI Acceso y consulta de los documentos.

Título VII Salida de documentos.
Título VIII Control y vigilancia.
Y 1273 de 2009
Título XI Conservación de documentos.
Capítulo I Adición al código penal sobre atentados contra la
confidencialidad, la integridad y la disponibilidad de datos de los sistemas
informáticos.
1409 de 2010 Código de Ética del ejercicio profesional de la Archivística.
1712 de 2014 Ley de Transparencia y del derecho de acceso a la información pública,
Título I, II y III.
10
Tabla 3 Requerimiento normativo - decretos
D
E Compilación de decreto y expedición de un único decreto reglamentario
C Título II, capítulo I, arts. 2.8.2.1.14 - 2.8.2.1.15 - 2.8.2.1.16

1080 de 2015 capítulo V Gestión de documentos
R capítulo VI El sistema de Gestión Documental
capítulo VII Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo
E capítulo VIII Articulación con otros organismos y entidades
T del Estado
Tabla 4 Requerimiento normativo - decretos distritales
D 2527 de 1950 Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y se

conduce valor probatorio a las copias fotostáticas de los documentos
D
E I 514 de 2006
microfilmados.
Por el cual se establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe
C S tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA)
como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público.
T
R R 329 de 2013 Por medio del cual se crea el Consejo Distrital de Archivos de Bogotá
D.C., se deroga el Decreto Distrital 475 de 2006.
E I 173 de 2014 Por el cual se establecen normas para la protección de la memoria
T
T A
institucional, el patrimonio bibliográfico, hemerográfico y documental en el
Distrito Capital.
O L 828 de 2018 Por el cual se regula el Sistema Distrital de Archivos.
Tabla 5 Requerimiento normativo - acuerdos
07 DE 1994 capítulo I Gestión de documentos.

capítulo II Estructura de los fondos.
A capítulo II Entrada y salida de documentos en los archivos.
capítulo IV Descripción en los documentos.
C capítulo V Acceso a los documentos de archivo.
U capítulo VII Conservación de documentos.
049 de 2000 Conservación de documentos y condiciones de infraestructura y ambiente
E para los archivos.
R 056 de 2000 Acceso a los documentos de archivo.
060 de 2001 Por el cual se establecen pautas para la administración de las
D comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que
O cumplen funciones públicas.
002 de 2014 Criterios básicos para la creación, conformación, organización, control y
consulta de los expedientes de archivo.
003 de 2015 Lineamientos generales sobre gestión de documentos electrónicos.
11
Tabla 6 Requerimiento normativo - circulares
C 2 de 1997 Parámetros a tener en cuenta para la implementación de nuevas

AGN tecnologías en los archivos públicos.
I
R 0004 de 2010 Estándares mínimos en procesos de administración de archivos y gestión
COINFO de documentos electrónicos.
C
002 de 2012 Adquisición de herramientas de gestión documental.
U
AGN
L Recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y
005 de 2012
A AGN comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la iniciativa cero
R papel.
5.2 Requerimientos económicos
El Programa de Gestión Documental del Archivo de Bogotá contará con recursos

económicos propios para su ejecución e implementación.
Dada la importancia de tener claridad en los gatos y tiempos que requiere el desarrollo y
logro de objetivos del presente PGD, se genera el siguiente presupuesto:
Tabla 7 Presupuesto PGD
Actividad Responsable Tiemp Valor Observaciones

o estimado
Elaboración del PGD Área de 6 meses $ 36.000.000 Se realizará con dos
Correspondenci profesionales en
a y Gestión ciencias de la
Documental información con una
asignación salarial de 3
millones de pesos con
contrato por prestación
de servicios
Estudio de viabilidad para *Áreas de: 3 meses $ 18.000.000 Consultoría externa a

la adquisición de un Correspondenci través de un tercero que
software de gestión a y Gestión nos permita identificar la
documental Documental - necesidad puntual
Tecnología y referente a un software
Sistemas de gestión documental a
la medida para la
*Consultor entidad
Servisoft S.A.
Para la ejecución del *Comité interno 8 meses $340.000000 Se recomienda

proyecto se propone de archivo implementar el Sistema
trabajar con el siguiente de Gestión Documental
aplicativo Se debe tener SGD con el aplicativo
12
Software *Áreas de: en cuenta que Mercurio de la empresa
- Mercurio Correspondenci es un valor colombiana Servisoft
https://servisoft.co/mercurio a y Gestión promedio y será S.A.
-gestion-documental/ Documental - por medio de
Tecnología y subcontratación * Ver Anexo
Sistemas .
*Velar por que se cumplan Comité interno 12 $66.0000.000 El gerente de proyecto

los objetivos establecidos de archivo meses debe ser un
para el desarrollo del PGD. profesional en el área
Profesional de gestión documental y
*Realizar el cronograma archivística que esté vinculado
para que se cumplan los directamente con la
plazos establecido en la entidad
aplicación del PGD.
* Mantener un seguimiento
al PGD, para un correcto
funcionamiento del mismo.
*Documentar
adecuadamente los
procesos de la entidad. -
Generar un plan de gestión
de calidad.
*Debe estar capacitado Coordinador(a) 12 $48.000.000 Para este proceso se
para analizar, diseñar de Tecnología y meses recomienda un
programas informáticos con Sistemas ingeniero de sistemas,
enfoques archivísticos. un desarrollador,
diseñador de sistemas
*Administrador del y/o programador.
programa establecido
para desarrollar el
programa de gestión
documental para la entidad.
*Resuelve las necesidades

manifestadas por los
usuarios.
*Apoyar todos los procesos Auxiliar de 12 $21.600.000 Será la persona

y procedimientos archivo o meses encargada del Centro
relacionados con la gestión de información
implementación y documental documental CID
administración del
Programa de Gestión
Documental de la Unidad.
*Velar por la custodia y

administración de los
documentos,
implementando
mecanismos de control de
préstamos y devolución de
los mismos.
13
* Mantener una
organización archivística
que permita conservar
permanentemente la
ubicación de los
documentos, de acuerdo a
las políticas establecidas,
garantizando su fácil
localización y consulta
Digitalizar los documentos Digitalizador 12 $26.400.000 Debe garantizar la

para asegurar los procesos meses perfecta digitalización
correspondientes para la del documento
custodia conservación, y cumpliendo con los
garantizar su búsqueda en requisitos establecidos.
el sistema implementado
Costos tecnológicos, son Comité interno 12 $200.000 Todos los elementos
los elementos necesarios de archivo. meses que deban ser
como computadores, actualizados, mejorado
scanner, lectores ópticos, Profesional de o reemplazados, para
red (internet), que se archivística soportar la nueva
necesitarán para ejecutar el tecnología.
PGD Coordinador(a)
de Tecnología y
Sistemas
Consultor
Servisoft S.A.
Infraestructura y recursos Comité interno 12 $120.000.000 De acuerdo a los

físicos de archivo. meses primeros estudios y
El desarrollo del proyecto Valor promedio comités realizados se
será en las instalaciones Profesional de para ejecución podrá establecer un
del Archivo de Bogotá, archivística monto real y la
donde se dispondrán de disposición de los
todos los requerimientos Coordinador(a) espacios y elementos
solicitados de Tecnología necesarios para la
y Sistemas ejecución del PGD
Consultor
Servisoft S.A.
5.3 Requerimientos administrativos
Teniendo en cuenta que este PGD es una herramienta transversal, resulta coherente y
necesario trabajar de la mano e involucrar a las diferentes áreas del Archivo de Bogotá
con el fin de que cada una pueda complementar y aportar a la construcción e
implementación de este instrumento archivístico. Por tal razón, es indispensable y
14
fundamental contar con el apoyo y responsabilidad de la Dirección Distrital y del área
administrativa con dependencias como jurídica, planeación, control interno y calidad,
gestión ambiental, talento humano, comunicaciones, sistemas y correspondencia y
gestión documental.
Por otro lado, y dando cumplimiento al Decreto 1080 de 2015 art. 2.8.2.1.14 y art.
2.8.2.1.15 se ha conformado mediante un acto administrativo el equipo interdisciplinario
de profesionales denominado comité interno de archivo que se conforma de la siguiente
manera:
Tabla 8 Comité Interno de Archivo – Archivo de Bogotá
Cargo Profesión
Coordinador(a) de Correspondencia y Archivista, digitalizador(a)
Gestión Documental
Coordinador(a) Administrativo y Contador(a) , Administrador(a)
financiero
Coordinador(a) de jurídica Abogado(a)
Coordinador(a) de planeación Ingeniero(a) industrial
Coordinador(a) de Tecnología y Ingeniero(a) de sistemas
Sistemas
Coordinador(a) de control interno y Administrador(a), con especialización en
calidad calidad
El Comité Interno de Archivo ha sido creado específicamente para la planeación de todo

el proceso de gestión documental a desarrollar. Dentro de las funciones que este comité
tiene a cargo se pueden enunciar las siguientes:
 Consultar, analizar y aplicar la normatividad archivística y normas técnicas

necesarias y vigentes que en caminen hacia la mejora de la gestión documental y,
garanticen los principios de la función archivística al interior del Archivo de Bogotá.
 Impulsar, exigir y capacitar a todos los funcionarios en el uso correcto de las TRD,
TVD, FUID y el presente PGD; siendo estos los instrumentos claves elegidos para
la gestión documental y de fácil entendimiento para todo el personal, permitiendo
de esta manera mejorar las prácticas archivísticas desde el archivo de gestión en
adelante.
 Dar vía libre para la aplicación del PGD.
 Elaborar e implementar el cronograma de actividades y seguimientos para la
ejecución del presente Programa de Gestión Documental.
 Evaluar el alcance que tiene la implementación de tecnologías de la información
para la gestión documental.
 Planear, implementar y/o fortalecer la política de gobierno en línea e iniciativa cero
papel.
15
5.3 Requerimientos tecnológicos
Dentro de los recursos tecnológicos debemos obtener una herramienta que se ajuste a
las necesidades del presente PGD y dar cumplimiento con los objetivos propuestos.
Estos recursos, los garantizamos con una estructura tecnológica, capaz de interactuar
con los procesos y exigencias, de seguridad, eficacia y respuesta inmediata a los
requerimientos, capacidad de crecimiento en su servicio, asesorías continuas, para
lograr un recurso humano que sea un apoyo en la gestión, los recursos tecnológicos,
(equipos de cómputo, scanner, lectores ópticos, red fiable y amigable), deben ser
capaces de soportar programas de sistemas documentales para labores de control de la
información.
El manejo de los documentos dentro de las entidades públicas ha evolucionado al ritmo

que la tecnología ha avanzado, el internet es una pieza fundamental hoy en día para
todos, y hay que aprovechar los recursos que nos ofrece, de este modo el Archivo de
Bogotá como entidad pública debe establecer programas entorno a la gestión
documental y es ahí donde este PGD apoyado con los lineamientos legales, como el
ARTÍCULO “2.8.2.6.3. Preservación de documentos en ambientes electrónicos. En los sistemas de
archivo electrónico implementados en las entidades públicas, se debe garantizar la autenticidad,
integridad, confidencialidad y la conservación a largo plazo de los documentos electrónicos de
archivo que de acuerdo con las Tablas de Retención Documental o las Tablas de Valoración
Documental lo ameriten, así como su disponibilidad, legibilidad (visualización) e interpretación,
independientemente de las tecnologías utilizadas en la creación y almacenamiento de los
documentos.” (Ley 1080 de 2015), pretende apoyar la gestión tecnológica, implementando
un recurso fiable con las características exigidas para dicho fin, este programa
denominado Mercurio, que administra la empresa Servisoft S.A, cumple a cabalidad con
los requisitos determinados por el decreto 1080 de 2015, en su artículo 2.8.2.6.2
Para llevar a cabo esta labor y como articulación con las dependencias de la entidad y
valorar otros requisitos como son la infraestructura, los equipos sean idóneos con la
nueva tecnología, la producción documental que se genera, e inventarios, se podrá
establecer cuáles elementos deben ser reemplazados o mejorados para cumplir con las
tareas correspondientes a la implementación de la nueva herramienta tecnológica.
16
6. Lineamientos para los procesos de gestión documental
El Programa de Gestión Documental del Archivo de Bogotá, debe proyectar y desarrollar

sus actividades siguiendo los ocho (8) procesos establecidos por el decreto 1080 de
2015 en su artículo 2.8.2.5.9.
srv
e
7
P
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V
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d
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có
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y
ti
fO
54
Procesos
de la
Gestión
Documen
tal
Todas las actividades a implementar en materia de gestión documental deben:
 Ser acordes a los principios y procesos que establece la ley.

 Estar articulados a los procesos misionales del Archivo de Bogotá.
 Establecer requisitos de tipo administrativo, legal, funcional y/o tecnológico de
acuerdo a la siguiente descripción:
Administrativa A Legal L Funcional F Tecnológico T

Necesidades cuya Necesidades Necesidades que Necesidades en cuya
solución implica recogidas tienen los usuarios solución interviene un
actualizaciones propias explícitamente en en la gestión diaria importante componente
de la entidad. normativa y de los documentos. tecnológico.
17
legislación.
Manual de implementación de un PGD- AGN
En este sentido, cada proceso dentro de la entidad se desarrolla de la siguiente manera:
6.1 Planeación
“Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los

documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y
técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de
procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental.” 1
Este paso inicial es fundamental ya que corresponde a las actividades que se realizan
dentro de la entidad para la creación técnica de documentos, formas, formatos,
formularios y demás documentos que se generen en torno al desarrollo de las
actividades. La creación de documentos debe estar precedida por un análisis funcional y
archivístico, logrando determinar sus requisitos.
La planeación en el Archivo de Bogotá se hace a través de manuales y procedimientos

propios de cada proceso; también mediante actos administrativos, actas de reunión,
circulares y planes de trabajo en materia de gestión documental.
Tabla 9 Actividades proceso de planeación
Tipo de
requisito
Actividad a desarrollar
A L F T
Actualizar manuales, guías, instructivos y formatos que intervengan en

la aplicación de la gestión documental. X X
Definir los criterios para el uso de firmas digitales. X X X X
Realizar un estudio para determinar si hay tipologías documentales que

puedan gestionarse en formato digital y prescindir del formato físico. X X X X
Capacitar a los funcionarios encargados de la administración de

archivos en cada dependencia. X X X
Tener el inventario de los archivos en el formato FUID. X X X
Crear un control para el préstamo de documentos, carpetas o cajas. X

A= Administrativo, L= Legal, F= Funcional, T= Tecnológico
1
Decreto 1080 de 2015, artículo 2.8.2.5.9. literal a.
18
6.2 Producción
“Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso,

formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los
resultados esperados.” 2
Este segundo componente está enfocado a analizar los documentos producidos o

recibidos y determinar su forma, formato, soporte, número de copias, área competente
para el trámite y finalidad del documento.
Tabla 10 Actividades proceso de producción
Tipo de
requisito
A L F T
Verificar las vigencias para los formatos.

X X
Promover el uso del papel reciclado en casos posibles.

X X X
Los comunicados internos se harán por medio del aplicativo, evitando X X

las impresiones.
Incluir en el SGD los formatos con su respectivo instructivo. X X
Aplicar directrices para el adecuado uso de la reprografía. X X X X
6.3 Gestión y Trámite
2
Decreto 1080 de 2015, artículo 2.8.2.5.9. literal b.
19
“Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución
incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad,
recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites
que surte el documento hasta la resolución de los asuntos.” 3
La Gestión y Trámite en el Archivo de Bogotá, se centra en las actividades necesarias

para registrar, asignar o direccionar los documentos de archivo garantizando su
disponibilidad, acceso y seguimiento.
Tabla 11 Actividades proceso Gestión y Tramite
Tipo de
requisito
A L F T
Aplicar una planilla de control para consultar el proceso y estado de

documentos o requerimientos internos. X X
Analizar y ajustar de ser necesario el proceso de radicación y

asignación de documentos en el marco de transparencia y eficacia. X X X
Asignar una ruta al documento de acuerdo a las áreas, permitiendo con

esto evitar pérdidas o retrasos de la información. X X X
Implementar un número consecutivo para la radicación de documentos

en la ventanilla de correspondencia. X X
Generar una lista en tiempo real de las solicitudes que se hagan a

través del módulo de PQR con el fin de poder asignarle dicho trámite al X X X X
área competente sin generar retrasos.
Hacer uso del correo institucional como medio formal de comunicación X X

evitando generar en el aplicativo información innecesaria.
Actualizar las TCA de ser necesario. X X X

6.4 Organización
3
Decreto 1080 de 2015, artículo 2.8.2.5.9. literal c.
20
“Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión
documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo
adecuadamente.”4
Este componente está vinculado a las buenas prácticas archivísticas, ya que todas las
operaciones que realicen los funcionarios en torno al manejo de documentos de archivo
debe respetar los principios archivísticos y actividades como foliación, descripción
agrupación y conservación haciendo uso de a las TRD y CCD.
Dentro del Archivo de Bogotá este proceso se normaliza, por un lado, mediante el uso de
manuales, formatos y procedimientos propios de cada proceso y, por otro lado, con
capacitaciones y socializaciones hacia los funcionarios.
Tabla 12 Actividades proceso Organización
Tipo de
requisito
A L F T
Ejecutar un plan de evaluación y seguimiento para la implementación X X X

de los instrumentos archivísticos.
Capacitar a todo el personal de todas las áreas sobre el uso y cuidado X X X

de los documentos de archivo.
Hacer un seguimiento a puntos críticos o fondos acumulados para dar

cumplimiento al acuerdo 005 de 2013 (clasificación y descripción) X X X
Actualizar las TRD cuando así se requiera. X X X
Publicar y gestionar el acceso a las TRD, TVD, CCD, y FUID. X X X X

4
Decreto 1080 de 2015, artículo 2.8.2.5.9. literal d.
21
6.5 Transferencia
“Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las
fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de generación, la
migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los
metadatos de preservación y los metadatos descriptivos.”5
El proceso de transferencia consiste en remitir los documentos que se encuentran del

archivo de gestión (oficina) al archivo central (transferencia primaria) y del archivo
central, pasa al archivo histórico (transferencia secundaria). Estas etapas del archivo
están caracterizadas por el valor de los documentos y serán las TRD y TVD las que
definan el tiempo de permanencia en cada etapa y su conservación total o eliminación.
El Archivo de Bogotá realiza sus transferencias de acuerdo al tiempo de retención

establecido en las TRD y TVD.
Tabla 13 Actividades programa Transferencia
Tipo de
requisito
A L F T
Establecer un cronograma de transferencias por áreas. X X
Vincular los archivos electrónicos al proceso de transferencia. X X X X
Crear un control de registros dentro del sistema de gestión documental

donde se pueda visualizar la etapa en la que se encuentran los fondos X X X
tanto físicos como digitales.
Corroborar antes de aplicar las TRD y TVD su vigencia. X
Socializar y establecer que toda transferencia documental debe tener X

un inventario en formato FUID.
5
Decreto 1080 de 2015, artículo 2.8.2.5.9. literal e.
22
6.6 Disposición de documentos
“Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación
temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de
retención documental o en las tablas de valoración documental.” 6
Este componente determina lo que sucede con los documentos después del tiempo de
retención. Las Tablas de Retención Documental (TRD) son las encargadas de determinar
si un documento debe eliminarse o conservarse temporal o permanentemente a través
del tiempo por su valor histórico, cultural o científico.
La disposición final de los documentos es el resultado de la valoración documental que

contempla el ciclo vital de los documentos de acuerdo a las funciones de la oficina o área
productora.
Tabla 14 Actividades programa Gestión de documentos
Tipo de
requisito
A L F T
Determinar los criterios para conservar temporal o permanentemente X

los documentos de origen digital.
Establecer las técnicas de microfilmación o reprografía para los X X X X

documentos que así lo requieran de acuerdo a su valoración.
Definir un procedimiento de eliminación (destrucción) responsable.

X X X
Dejar constancia de la eliminación de documentos tanto físicos como

digitales mediante un acta. X X
Implementar dentro del SGD un módulo para visualizar el proceso de X X X

disposición final de documentos.
El Comité Interno de archivo será el encargado de aprobar la X

eliminación de documentos.
6
Decreto 1080 de 2015, artículo 2.8.2.5.9. literal f.
23
6.7 Preservación a largo plazo
“Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para

garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o
almacenamiento.”7
Este proceso determina los mecanismos necesarios para garantizar el buen estado de
los documentos independientemente de su soporte y de esta manera poder proteger la
información manejada por la entidad.
En este sentido, el Archivo de Bogotá cuenta con espacios y mobiliarios pertinentes para
proteger y los documentos, sin embargo, es necesario estar en constante vigilancia para
poder cumplir con los estándares y requerimientos establecidos en la Ley General de
Archivos, título XI arts. 46, 47 y 48 y el acuerdo 006 de 2014.
Tabla 15 Actividades programa Preservación a largo plazo
Tipo de
requisito
A L F T
Lista de chequeo para el control de las condiciones ambientales. X X
Plan de control de plagas. X
Desarrollar procedimientos y estándares para garantizar la

conservación de los documentos electrónicos (copia de seguridad). X X X X
Establecer una política de cuidado y conservación responsable y X X

eficiente.
Diagnosticar e implementar un Sistema Integrado de Conservación. X X X

7
Decreto 1080 de 2015, artículo 2.8.2.5.9. literal g.
24
6.8 Valoración
“Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por
medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su
permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o
conservación temporal o definitiva).”8
Este último componente está implícito desde el primer proceso de la gestión documental
(planeación) y se desarrolla e implementa a lo largo de todos los procesos. La valoración
documental es una etapa en la cual se analizan todos los documentos administrados por
la entidad, con el fin de darle un valor técnico, administrativo, legal, contable o fiscal para
asignar su conservación a corto y mediano plazo; o identificar su importancia para la
historia, la cultura, la ciencia y la investigación y de esta manera conservarlos
definitivamente.
Dicha valoración documental está definida en las TRD del Archivo de Bogotá, en donde
es posible identificar y determinar los valores primarios y secundarios asignados a los
documentos, de acuerdo a los criterios y conocimientos técnicos de los productores y
expertos junto a la regulación normativa.
Tabla 16 Actividades programa Valoración
Tipo de
Actividad a desarrollar requisito
A L F T
Programa de capacitación en torno a la valoración documental

garantizando la conservación de los documentos memoria de la ciudad. X X
General control y verificación del cumplimiento del componente de

valoración en los documentos físicos y digitales. X X
8
Decreto 1080 de 2015, artículo 2.8.2.5.9. literal h.
25
7. Programas específicos
Para dar seguimiento a los programas específicos y dar cumplimiento a los objetivos de
este PGD, se toman 3 de los programas establecidos por el AGN
7.1 Programa de gestión de documentos electrónicos
Enmarcado en el decreto 1080 de 2015 en su Artículo 2.8.2.7.1. Donde establece las

normas del documento electrónico “Aspectos que se deben considerar para la adecuada
gestión de los documentos electrónicos. Es responsabilidad de las Entidades Públicas cumplir
con los elementos esenciales tales como: autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad,
disponibilidad y conservación, que garanticen que los documentos electrónicos mantienen su
valor de evidencia a lo largo del ciclo de vida, incluyendo los expedientes mixtos (híbridos),
digitales y electrónicos” (Ley N° 1080, 2015).
Con la anterior disposición se garantiza a la entidad Archivo de Bogotá, que este PGD,
aplicará la norma para un correcto manejo de los documentos electrónicos, permitiendo
un ingreso seguro a la nueva plataforma.
Objetivo general
Determinar normas que garanticen las rutas de los documentos desde su creación hasta
su disposición final, usando un aplicativo documental, donde los documentos
(información), cumplan con las políticas para ser usados en el momento requerido. Así
mismo establecer operaciones enfocadas a garantizar la legitimidad, fiabilidad, integridad
y usabilidad del documento electrónico durante el ciclo de vida.
Alcance
Los formatos digitales tienen características únicas, a lo que se deben tomar acciones
que permitan asegurar su valor durante su uso, sin alterar su funcionalidad, asegurando
que los documentos cumplan con un traslado que resguarde las propiedades exactas del
original, con las medidas de seguridad, para que su reproducción sea completa y exista
un acoplamiento con otros documentos, así mismo evaluar técnicas de autorización para
perfiles de acceso.
26
Beneficios
 Por la seguridad que contiene el software “Mercurio”, los documentos no pueden

ser alterados, modificados, garantizando las propiedades del documento original y
su reproducción completa, de igual manera se preservará durante la transferencia
documental y su acoplamiento con otros documentos.
 Poder tener el documento al instante desde cualquier lugar sin riesgo a que esta
sufra daños de deterioro, eliminando procesos innecesarios, evitar impresiones o
copias que arriesgan la seguridad de la información es valor agregado a la
implementación de este nuevo proceso.
 Cuando una entidad necesita tomar decisiones, lo hace basado en la información
que se ha producido, apoyando las políticas y acuerdos establecidos, porque se
garantiza que la información es pertinente y clara.
Glosario
 Aplicativo documental: Es un sistema que gestiona el proceso de la información,

usando herramientas tecnológicas para ser aplicadas en los archivos y sea
procesada, controlada y dispuesta para su uso, según la necesidad.
 Documento electrónico: Se entiende como información registrada, creada,
recopilada, acumulada, comunicada por medios electrónicos, ópticos y otros
dispositivos, conservada en estos medios, siendo esta producida por una persona
o entidad.
 Metadatos: datos que describen los datos espaciales, los datos contienen
información que recogen las características básicas de algún recurso.
 Transferencia documental: Traslado controlado de un documento de su
ubicación inicial, luego de haber cumplido con un ciclo y plazo requerido, este
debe ser enviado a un archivo central para su preservación.
 Usabilidad: Al realizar el proceso de cambio de un documento físico a uno digital
el objetivo es que este pueda ser usado de forma confiable sin ser alterado,
localizable de una forma eficaz.
27
7.2 Programa de reprografía
Reprografía, es el proceso mediante el cual se reproducen los documentos físicos

usando técnicas y soportes tecnológicos que nos garantizan una mejor duración del
documento. Un adecuado manejo de estos procesos y con los elementos esenciales se
podrá garantizar una gestión segura de la información.
El archivo de Bogotá en su Decreto 173 de 2004. "Por el cual se establecen normas para la
protección de la memoria institucional, el patrimonio bibliográfico, hemerográfico y
documental en el Distrito Capital". y en su Artículo cuarto establece:
Cuando el Archivo de Bogotá considere que un documento o conjunto documental

cuya información comporte interés para la investigación cultural, científica, técnica
o industrial, se encuentra en una situación de riesgo o de deterioro que pueda
conducir a la desaparición de una parte o de la totalidad física del soporte, deberá
emprender acciones dirigidas a la prevención, corrección de la situación y
desarrollo de prácticas que garanticen condiciones adecuadas para la
preservación de la documentación amenazada.(Archivo de Bogotá, 2004)
Fundamentándose en estas premisas podemos actuar de manera anticipada para evitar

cualquier daño a los fondos documentales usando las herramientas tecnológicas
apropiadas, para cumplir con lo establecido en el artículo cuarto, a sí mismo se debe
conocer el estado de los elementos y equipos para realizar el proceso de reprografía del
Archivo de Bogotá, bajo las normas establecidas por el AGN, construir un diagnóstico
que nos permita crear técnicas para cumplir con los requerimientos exigidos para la
implementación de este PGD.
Objetivo general
Contribuir al mejoramiento de la gestión de documentos del archivo de Bogotá en lo

referente al proceso de reprografía, mediante la digitalización y microfilmación haciendo
uso de tecnologías apropiadas y acordes a los requerimientos del PGD, donde la
reproducción de estos documentos sea eficaz y eficiente.
Alcance
Para lograr implementar el programa de reprografía se debe tener en cuenta los soportes
que se van a manejar y las herramientas tecnológicas que se usarán para mantener la
integridad física y funcional de los documentos, la importancia se verá reflejada en la
disminución de costos y procesos, adicional evitará el deterioro, pérdida y minimizará
riesgos que puedan afectar la integridad del documento.
28
Beneficios
 Ubicar el documento de una manera ágil, casi instantánea, evitando procesos

redundantes, ahorrando tiempo y costos.
 Se garantiza la seguridad del documento, porque su uso será restringido a
usuarios.
 Hacer mejor uso de los espacios, evitando tener altos volúmenes de carpetas,
muchas con copias de copias de un solo documento.
 Elaboración eficiente de inventarios documentales.
 Valoración de los documentos de acuerdo al nivel de información contenida,
mejorando los procesos administrativos.
 Prescindir de la reproducción innecesaria de documentos, ayudando al medio
ambiente, evitando el uso exagerado de papel.
 El documento en estos formatos tiene el mismo valor probatorio que un
documento en papel.
Glosario
 Digitalización: Es la reproducción de caracteres análogos a caracteres digitales.

Este proceso se realiza mediante el scanner, permitiendo la visualización del
documento exacto e instantáneamente.
 Inventario documental: Procedimiento basado en la información de una entidad
que permiten valorar los fondos documentales.
 Fondo documental: Son documentos creados, recopilados por una persona o
entidad, en cualquier formato, como desarrollo de sus actividades propias.
 Microfilmación: Cambio de soporte de un documento o imágenes empleando
soportes de películas a escalas reducidas.
 Reprografía: Es el proceso mediante el cual se reproducen los documentos
físicos usando técnicas y soportes tecnológicos.
29
7.2 Programa de documentos especiales
Salvaguardar los documentos y garantizar su acceso, son dos de los objetivos

fundamentales que tiene el Archivo de Bogotá, en este sentido, la conservación de los
documentos o información que reposa en sus instalaciones debe ser acorde a las
necesidades para cada forma o formato.
Así como se establecen parámetros para preservar la información contenida en

documentos físicos y electrónicos, de igual modo, se deben fijar lineamientos y
estándares que permitan un tratamiento archivístico adecuado a documentos en
formatos no tradicionales como lo son los documentos cartográficos, fotográficos,
sonoros y audiovisuales entre otros.
En este sentido, el programa de documentos especiales debe contener técnicas y

actividades que estén sujetas a la clasificación, descripción, ordenación, conservación y
consulta para estos documentos no convencionales.
Objetivo general
Garantizar la preservación de los documentos gráficos, sonoros, audiovisuales, entre

otros, por medio de un análisis que permita establecer lineamientos, estrategias,
tratamiento archivístico y un posterior seguimiento.
Alcance
Este programa permite aplicar en materia de gestión documental los tecnicismos

necesarios y acordes para preservar en el tiempo toda aquella información registrada en
los soportes especiales que administre el Archivo de Bogotá.
Beneficios
 Evitar el deterioro o pérdida de información registrada en documentos

cartográficos, fotográficos, sonoros y audiovisuales.
 Determinar los ambientes adecuados para cada documento especial que repose
en las instalaciones del Archivo de Bogotá.
 Aplicar técnicas de manejo de acuerdo a cada tipo de soporte.
 Tener control de todos los documentos que reposan en la entidad.
30
 Garantizar a la ciudadanía la conservación, preservación y acceso al patrimonio
documental de la ciudad.
Glosario
 Almacenamiento de documentos: Acción de guardar sistemáticamente

documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación
apropiadas.
 Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas
adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de
archivo.
 Documento cartográfico: Mapas y planos, algunos de ellos con valores
históricos y en muchos casos artístico. Estos documentos, debido a su naturaleza
y origen, deben ser tratados de manera específica (utilizar un escáner especial,
metadatos particulares, entre otros).
 Patrimonio documental: Conjunto de documentos conservados por su valor
histórico o cultural.
 Preservación a largo plazo: Conjunto de acciones y estándares aplicados a los
documentos durante du gestión para garantizar su preservación en el tiempo,
independientemente de medio y forma de registro o almacenamiento.
31
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documentos-en-la-nube-servisoft
Zapata, Carlos Alberto. (2007). Directrices para estructurar un programa de gestión de

documentos en las organizaciones. [Archivo PDF]. Recuperado de:
http://eprints.rclis.org/11336/1/Directrices_para_Estructurar_un_Programa_de_Gestion_de
_Documentos_en_las_Organizaciones.pdf
35
ANEXO
36
Sistema de Gestión Documental SDG
 Nombre del aplicativo: Mercurio – Servisoft S.A.

 Sistema operativo: Windows
 Motor de base de datos: Mysql, SQL y Oracle
 Módulos: Radicación, Préstamo, Worflow (gestión y tramite) y TRD
Con base en la investigación realizada, y teniendo en cuenta las necesidades del Archivo
de Bogotá, y los objetivos del Programa de Gestión Documental, se recomienda
implementar el Sistema de Gestión Documental SDG con el aplicativo Mercurio de la
empresa colombiana Servisoft S.A.
Por otro lado, y acatando la solicitud del Decreto 1080 de 2015 en lo que concierne a las
características que deben tener los sistemas de gestión documental, se presenta un
cuadro de chequeo en donde es posible identificar el requerimiento del art. 2.8.2.6.2. del
decreto mencionado y las características que brinda el sistema para cumplir con la
norma.
Íte Característica Descripción ¿por qué Mercurio?

m
Conformidad Los sistemas de ✓Automatiza los procesos del
información, incluyendo los Centro de Información
sistemas de gestión de Documental (CID) e integrar a
documentos electrónicos todas las personas encargadas
(SGDE), deben respaldar la de la administración documental
gestión de la información a y del archivo, de tal manera que
partir de los procesos los procesos y operaciones se
administrativos de las integren también de forma
entidades. continua y se garantice la
seguridad de los documentos.
Interoperabilidad Los sistemas de gestión ✓Agiliza el flujo de información a

documental deben permitir través de las áreas de la
la interoperabilidad con los organización.
otros sistemas de ✓Agiliza los canales de
información, a lo largo del circulación y control de los
tiempo, basado en el documentos de las diferentes
principio de neutralidad áreas.
tecnológica, el uso de ✓La organización se beneficia
formatos abiertos y
por el mejor desempeño del CID,
estándares nacionales o
al existir un control de las rutas
internacionales adoptados
de los documentos debido a que
37
por las autoridades o se agilizan todos los procesos
instancias competentes. de la organización.
Seguridad Los sistemas de gestión ✓Minimiza los riesgos de

documental deben pérdida de documentos.
mantener la información ✓Mejora la conservación e
administrativa en un integridad de los documentos
entorno seguro. evitando su manipulación.
✓Permite la consulta en línea de
la información de los
documentos y sus imágenes
digitalizadas.
✓Asegura la integridad de los
documentos y la información en
general.
✓La aplicación MERCURIO
ayuda a cumplir con la misión
del centro de información
documental, en cuanto a
servicios de consulta de
información, organización,
control y protección de los
documentos.
✓Lleva a cabo la auditoría de los
documentos y las imágenes
asociadas, por medio de
reportes que muestran los
movimientos y cambios
realizados con las respectivas
fechas.
Metadescripción Se debe procurar la ✓Permite la consulta en línea de

generación de metadatos la información de los
normalizados, sean documentos y sus imágenes
manuales o automatizados, digitalizadas.
desde los mismos sistemas ✓Permite la trazabilidad de los
y aplicativos. documentos.
✓Asegura la integridad de los
documentos y la información en
general.
✓Estandariza los procesos de
administración documental.
Adición de contenidos El sistema de gestión ✓Sirve de apoyo en la
documental debe permitir unificación, estandarización y
que sean agregados mantenimiento de procesos de
nuevos contenidos a los gestión documental.
documentos, en forma de ✓Organización en la
metadatos sin que se altere conservación documental por
la autenticidad, valor cada una de las etapas del ciclo
38
evidencia e integridad de de vida de acuerdo con las
los documentos. tablas de retención.
Diseño y La creación y captura de ✓
funcionamiento documentos en el sistema https://youtu.be/xEW7FEHvJPA
debe ser de fácil manejo
para los usuarios,
haciéndola tan simple como
sea posible.
Gestión Distribuida Los sistemas de gestión ✓Organización en la
documental deben ofrecer conservación documental por
capacidades para importar cada una de las etapas del ciclo
y exportar masivamente los de vida de acuerdo con las
documentos (series, tablas de retención.
subseries y expedientes y
metadatos asociados desde
y hacia otros sistemas de
gestión documental).
Disponibilidad y Un Sistema de Gestión de ✓Automatizar los procesos del
acceso Documentos Electrónicos Centro de Información
(SGDE) debe asegurar la Documental (CID) e integrar a
autenticidad, integridad, todas las personas encargadas
inalterabilidad, de la administración documental
accesibilidad, interpretación y del archivo, de tal manera que
y comprensión de los los procesos y operaciones se
documentos electrónicos en integren también de forma
su contexto original, así continua y se garantice la
como su capacidad de ser seguridad de los documentos.
procesados y reutilizados ✓La organización se beneficia
en cualquier momento. por el mejor desempeño del CID,
al existir un control de las rutas
de los documentos debido a que
se agilizan todos los procesos
de la organización.
✓Mejora la eficiencia y la calidad
del servicio en la localización y
suministro de información
Neutralidad libre adopción de ✓Asegura la integridad de los

tecnológica tecnologías, teniendo en documentos y la información en
cuenta recomendaciones, general.
conceptos y normativas de ✓Permite la economía del papel
los organismos con el manejo de imágenes
internacionales digitalizadas de los documentos,
competentes e idóneos en evitando así, las fotocopias de
la materia, que permitan los documentos.
fomentar la eficiente
prestación de servicios,
contenidos y aplicaciones
que usen Tecnologías de la
Información y las
39
Comunicaciones y
garantizar la libre y leal
competencia, y que su
adopción sea armónica con
el desarrollo ambiental
sostenible.
40

PGD - Archivo de Bogotá-Grupo 2

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1111

Programa Ciencia de la Información y la

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Tabla 1 Requerimiento normativo general....................................................................................10

Titulo: Programa de Gestión Documental – PGD

El Programa de Gestión Documental -PGD, es la herramienta archivística por la cual el

En este sentido, el Archivo de Bogotá ha decidido poner en marcha la elaboración e

El Programa de Gestión Documental del Archivo de Bogotá será publicado, aplicado y

El presente Programa de Gestión Documental contiene las acciones y estrategias

El PGD del Archivo de Bogotá, está estructurado y articulado con instrumentos

3.1 Objetivo general

3.2 objetivos específicos

 Regular las actividades de manejo y organización de los documentos producidos o

 Trabajar articuladamente con todas las dependencias de la entidad en pro de la

 Hacer uso de los demás instrumentos archivísticos dispuestos para el adecuado

 Sensibilizar a los funcionarios sobre la importancia de los Archivos y la Gestión

 Adaptar un Sistema de Gestión Documental que facilite la búsqueda y acceso a la

 Ahorrar tiempo y costos en la recuperación y administración de archivos.

4. Público al que está dirigido

5.1 Requerimientos Normativos

El Programa de Gestión Documental del Archivo de Bogotá está formulado de acuerdo al

Tabla 1 Requerimiento normativo general

Constitución Política de Colombia. Art. 8. Es obligación del Estado y de las personas

Tabla 2 Requerimiento normativo - leyes

E Título VI Acceso y consulta de los documentos.

C Título II, capítulo I, arts. 2.8.2.1.14 - 2.8.2.1.15 - 2.8.2.1.16

Tabla 4 Requerimiento normativo - decretos distritales

D 2527 de 1950 Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y se

Tabla 5 Requerimiento normativo - acuerdos

07 DE 1994 capítulo I Gestión de documentos.

C 2 de 1997 Parámetros a tener en cuenta para la implementación de nuevas

5.2 Requerimientos económicos

El Programa de Gestión Documental del Archivo de Bogotá contará con recursos

Actividad Responsable Tiemp Valor Observaciones

Estudio de viabilidad para *Áreas de: 3 meses $ 18.000.000 Consultoría externa a

Para la ejecución del *Comité interno 8 meses $340.000000 Se recomienda

*Velar por que se cumplan Comité interno 12 $66.0000.000 El gerente de proyecto

*Resuelve las necesidades

*Apoyar todos los procesos Auxiliar de 12 $21.600.000 Será la persona

*Velar por la custodia y

Digitalizar los documentos Digitalizador 12 $26.400.000 Debe garantizar la

Infraestructura y recursos Comité interno 12 $120.000.000 De acuerdo a los

5.3 Requerimientos administrativos

Tabla 8 Comité Interno de Archivo – Archivo de Bogotá

El Comité Interno de Archivo ha sido creado específicamente para la planeación de todo

 Consultar, analizar y aplicar la normatividad archivística y normas técnicas

El manejo de los documentos dentro de las entidades públicas ha evolucionado al ritmo

El Programa de Gestión Documental del Archivo de Bogotá, debe proyectar y desarrollar

Todas las actividades a implementar en materia de gestión documental deben:

 Ser acordes a los principios y procesos que establece la ley.

Administrativa A Legal L Funcional F Tecnológico T

“Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los

La planeación en el Archivo de Bogotá se hace a través de manuales y procedimientos

Tabla 9 Actividades proceso de planeación

Actualizar manuales, guías, instructivos y formatos que intervengan en

Definir los criterios para el uso de firmas digitales. X X X X

Realizar un estudio para determinar si hay tipologías documentales que

Capacitar a los funcionarios encargados de la administración de

Tener el inventario de los archivos en el formato FUID. X X X

Crear un control para el préstamo de documentos, carpetas o cajas. X

“Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso,

Este segundo componente está enfocado a analizar los documentos producidos o

Tabla 10 Actividades proceso de producción