MEDICIÓN DE PROCESOS BANCOlOMBIA

Tipo de Documento: Formato

Empresa: 1 Bancolombia
Código: 1_FOR_1x
Versión: V1.0
Fecha: 27/04/2020

Sección 1 - Información del proceso

Proceso Gestionar los proveedores

Tipo de proceso Habilitante

Macroproceso GESTION ADMINISTRATIVA

Dueño de proceso JEFE DE COMPRAS Gestor de proceso COORDINADOR DE COMPRAS

Gestionar los proveedores en cuanto a selección, evaluación y seguimiento de los actuales y futuros,que asegure la prestación de un servicio
Objetivo del proceso
con calidad y oportunidad satisfaciendo las necesidades a todas las unidades

Profesional asignado
Experto del proceso Ep. Cesar Augusto Correa Mg Maria consuelo Pabon
medición

Sección 2 - Plan de trabajo

Actividad ¿Quiénes? ¿Cuándo? ¿Dónde?

Reunión de apertura GERENCIA REGIONAL

Preparación - análisis AREA COMPRA

Priorización ALTA

ANALISTAS
Diseño de indicadores
NACIONALES

Validación de indicadores COMITÉ DE COMPRAS

COlOMBIA

VA

COORDINADOR DE COMPRAS

actuales y futuros,que asegure la prestación de un servicio

ades a todas las unidades

Mg Maria consuelo Pabon

Seguimiento
 MEDICIÓN DE PROCESOS
Tipo de Documento: Formato
Empresa: BANCOLOMBIA
Código: 001_FOR_001
Versión: 1
Fecha: 27 ABRIL 2020

Sección 3 - Análisis de Información

Objetivo del proceso Gestionar los proveedores en cuanto a selección, evaluación y seguimiento de los actuales y futuros,que asegure la prestación de un servicio con calidad y oportunidad satisfaciendo las necesidades a todas las unidades

Análisis objetivo: Objetos Análisis objetivo: Adjetivos Análisis objetivo: Preguntas Beneficio Fuentes de información Complejidad A
RPROVEEDORES DEFINIDOS Proveedores idoneos? 4 Evaluaciones de proveedores 2
1 E

REQUERIMIENTOS NORMATIVOS CLAROS ¿Se evaluan oportunamente los requerimientos 5 Documentos reglamentacion aplicable en 5
2 normativos? SUPER INTENDENCIA FINANCIERA DE E
COLOMBIA
NEESIDADES DE BIENES Y SERVICIOS OPORTUNO Se adelanta el proceso de contratacion según 4 Contratos 3
3 modalidad? E

NEESIDADES DE BIENES Y SERVICIOS CONDICIONES REQUERIDAS ¿Los requerimientos cumplen los acuerdos de 4 Comprobante de entrega y recibo 5
4 servicio?

REQUERIMIENTOS DE LAS UNIDADES CONDICIONES REQUERIDAS Se supervisa el contrato frecuentemente? 3 Actas de control y supervision 3
5

SERVICIOS YBIENES CONTRATADOS IDONEO Se evalua el desempeño del provedor actual ? 5 Evaluaciones de proveedores 3
6

NECESIDADES DE SEGUIMIENTO OPORTUNO Seguimiento del plan de compras? 3 Acta de seguimiento 5

7

REQUERIMIENTOS CONDICIONES REQUERIDAS Cuentan con requerimientos y servicios de 4 Información sobre necesidades para el 4
8 variacion en cuantias? cumplimiento de sus actividades
REQUERIMIENTOS DE MEDICION DEFINIDOS Se analiza resultados de evaluacion (auditorias 5 Acta de mejoramientos y analisis de datos 4
internas, externas, informes de control interno y
9 afines de los actuales proveedores?

REQUERIMIENTOS NORMATIVOS OPORTUNO Se asegura el analisis de los riesgos en la 4 Analisis de datos 2

10 contratacion? O
F
Análisis de salidas Análisis : Adjetivos/atributos Preguntas Beneficio Fuentes de información Complejidad C
Actas de aprobación y contrato final Concretas ¿Las actas de aprobación son claras y concretas? 3 Actas de control y supervision 3

Factor crítico de éxito Análisis : Adjetivos/atributos Preguntas Beneficio Fuentes de información Complejidad
Aptitudes del personal Calificados El personal que evalua los requerimientos es 4 Hoja de vida con formacion actualiazada 5
idoneo?

Factor crítico de éxito Análisis : Adjetivos/atributos Preguntas Beneficio Fuentes de información Complejidad
 Conocimiento del mercado Definidos En la eleccion de los interesados se evaluan 5 Recomendaciones de clientes 4
experticia en dominio del merado actual?

Factor crítico de éxito Análisis : Adjetivos/atributos Preguntas Beneficio Fuentes de información Complejidad
Participacion del usuario final en la obtencion del Inclusion oportuna Se evalua las necesidades del cliente con el fin de 4 Encuestas de satisfaccion 4
bien o servicio para la satisfaccion del mismo suplir sus necesidades?

Factor crítico de éxito Análisis : Adjetivos/atributos Preguntas Beneficio Fuentes de información Complejidad
Soporte de alta direccion CONDICIONES REQUERIDAS Se brinda soporte con las oportunidades de 5 Actas de mejoramientos 4
mejora?
 Los proveedores en
cuanto a selección,
GESTIONAR evaluación y
seguimiento de los
actuales y futuros
 que asegure la
prestación de un
servicio con calidad y
oportunidad
satisfaciendo las
necesidades a todas
las unidades

S I
(PROVEEDOR)
Bases de datos proveedores
Planificacion normativa
Comité, area juridica y Gerencia de
compras
Proveedor
Administracion de proveedores
Proveedor
Contratistas
Administracion de proveedores
Area de evaluacion y control
Addministracion del riesgo
(ENTRADAS)
1. Informacion de los
proponentes,evaluación de
proveedores.
2. Listado maestro de proveedores
Normatividad aplicable
Documentos requeridos para la
legalización del contrato
Bien, Servicio comprado o
contratado, factura, Cuenta de
Cobro y/o Documentos soporte
Solicitud de bien o servicio
Datos del proveedor
Informe de ejecucion de
actividades
Informe de control y supervision
emitidas
Informe de evaluacion
Manual de administracion del
riesgo
DIAGRAMA SIPOC
P
(PROCESO)
Recepcion de documentacion,
cotizar los recursos y evaluar
los portafolios de los
proveedores
Identificar los requisitos legales
y reglamentarios aplicables
Elaborar acta administrativa y
legalizacion del contrato para
cualquier modalidad de
contratacion
Verificacion del bien o servicio
prestado
Evaluacion de proveedores y/o
cumplimiento
Analizar y evaluar
periódicamente los proveedores
Seguimiento y verificacion a los
requerimientos del area
Administracion de proveedores
vs variables de cuantias
analizar resultados de
evaluacion (auditorias internas,
externas, informes de control
interno y afines de los actuales
proveedores.
Administracion y gestion de
riesgos
MA SIPOC

O C
(SALIDAS) (CLIENTES)

Actas de selección y evaluacion de proponentes Proveedor aceptado

Contrato formalizado Area juridica Bancolombia

Contrato legalizado según modalidad entre las Unidad de compras y

partes administrativa Bancolombia

Informe de entrega, registro verificacion del bien o Gestion de cumplimiento y de

servicio servicio a clientes banco

Director de proceso
Seguimiento de proveedores cumplimiento Bancolombia
regional

Evaluacion de proveedores Coordinador de compras

Director de proceso
Informes de entrega y/o registros de supervisión cumplimiento y auditoria
interna

Unidad de compras y
Cotizacion y actas de ingreso
administrativa

Analistas juridicos y de
Analitica de datos
cumplimientos

Mapa riesgos actualizado Gestion gerencial de riesgos

Bancolombia
ESPINA DE PESCADO OBJETIVO

ESPINA PESCADO OPORTUNIDADES

ESPINA DE PESCADO DE UNA SALIDA
 Resultados de evaluacion

5 Desempeño proveedor Requerimientos

normativos
PRIORIZAR
CONSIDERAR
BENEFICIO Proveedores idoneos Contratacion cumplimiento servicio
4
Analisis riesgos Requerimiento cuantias

3 Supervision Seguimiento
contrato plan compras

CONSIDERAR

0
0 1 2 3 4 5

COMPLEJIDAD

Indicador Existe
luacion
Requerimientos
normativos ESFUERZOS
EXTRAS
cumplimiento servicio

to cuantias

Seguimiento
plan compras

PRECAUCION

Indicador propuesto
 8. CONCLUSIONES

Nosotros como expertos en el analisis realizado recomendamos a la empresa Bancolombia implementar o enfatizar en
los indicadores de seguimiento a cada proceso en la eleccion , legalizacion y ejecucion a proveedores, pues es la unica
manera en que podemos determinar la eficacia en la ejecucion de las tareas y evaluar su oportunidades.