CÓDIGO

YES-GC-PR-02 PROCEDIMIENTO CONTROL DE

REGISTROS
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PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS

EMPRESA: YESOS Y DECORACIONES LA 19

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA

01 Emisión del documento 15/05/2020

Elaborado por:

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1. Objetivo

Establecer las actividades necesarias para la identificación, el almacenamiento, la

protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros
del SGI.

2. Alcance
Aplica a todos los registros dentro de los procesos de YESO Y DECORACIONES
LA 19 documentada requeridas por las normas aplicables NTC ISO 9001:2015,
NTC ISO 14001:2015 E ISO 45001:2018, decreto 1072 de 2015, y la que la
empresa determinó como necesaria para la eficacia del sistema integrado de
gestión.

3. Definiciones y/o Abreviaturas

Almacenamiento de los Registros: Definición del sitio en el cual se archiva

temporal o definitivamente un registro relacionado con el Sistema de Gestión.

Archivo de gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a

continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras
que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a
los asuntos iniciados.

SGI: Sistema de Gestión Integrado. Hace referencia a la integración de los

Sistemas de: Calidad, Seguridad y Salud Ocupacional, Ambiental y otros
sistemas que la empresa.

Archivo central: Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los

distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan
frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las
propias oficinas y particulares en general.

Recuperación de los Registros: Actividad que permite identificar / consultar los

registros con prontitud cuando sean requeridos. Este aspecto involucra la
identificación y almacenamiento como variables indispensables para la
recuperación.

Conservación Total: Aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente,

es decir, los que lo tiene por disposición.
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Eliminación: Documentos que han perdido sus valores, sin perjuicio de conservar
su información en otros soportes.

Formato: Plantilla destinada especialmente a la consignación o anotación de

datos.

Registro: Documento que suministra evidencia objetiva de actividades efectuadas

o de resultados alcanzados.

Selección: Escoger una muestra de documentos de carácter representativo para

su conservación permanente.

4. Referencias Normativas:
Norma técnica colombiana NTCISO 9001: 2015 sistema de gestión de la calidad-
Numeral 7.5
Norma técnica Colombiana NTC- ISO 14001: 2015 sistema de gestión ambiental.
Numeral 7.5
Norma técnica Colombiana NTC- ISO 45001: 2015 sistema de gestión de
seguridad y salud en el trabajo. Numeral 7.5

5. Desarrollo del Procedimiento Control de Registros Información

Documentada

DESCRICION ACTIVIDAD RESPONSABLE

Identificar Los Identifica los registros que pertenecen gerente general
Registros al Sistema de Gestión Integrado. HSEQ
Nota: Si se requiere crear, modificar o
anular un formato, se debe seguir el
Procedimiento de Control de
Documentos Internos YES-GC-PR-01
Determina el Determina el lugar de almacenamiento Gerente general
lugar de y el acceso (general o restringido) de
almacenamient los registros. Para el almacenamiento
o y el acceso se tendrá en cuenta la Guía para la
elaboración de documentos YES-GU-
01. Se deben determinar los cargos
que pueden tener acceso al archivo de

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los registros, teniendo en cuenta que si

una persona no autorizada requiere
algún registro debe consultarlo a través
de los cargos autorizados. Esta
información se registra en el Listado
Maestro de Registros.
Establece el Establece en el Listado Maestro de Gerente general
tiempo de Registros el tiempo de retención o
retención conservación de cada uno de los
registros del SGI. Se deben tener en
cuenta los requerimientos legales para
determinar el tiempo de retención de
algunos registros.
Determina la Determina la disposición a aplicar a Gerente general
disposición final cada registro una vez haya culminado
el periodo de retención del archivo,
registrando esta información en el
Listado Maestro de Registros.
Actualiza y Actualiza el Listado Maestro de Gerente general
envía el Listado documentos YES-GC-F-02 cuando se HSEQ
Maestro de requiera, resaltando aquellos que
Registro fueron actualizados.
Protección Protección: se protegerán los registros Gerente general
y documentos para prevenir su pérdida
o alteración de los mismos. (Ej. Uso de
Archivador / CD / Discos Duros / USB /
Cajas de archivo, Entre otros)

Nota 1: La empresa conservara los

registros y documentos que soportan el
SGI en el Trabajo de manera
controlada, garantizando que sean
legibles, fácilmente identificables y
accesibles, protegidos contra daño,
deterioro o pérdida. El responsable del
SGI tendrá acceso a todos los
documentos y registros exceptuando el
acceso a las historias clínicas
ocupacionales de los trabajadores
cuando no tenga perfil de médico
especialista en seguridad y salud en el

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trabajo.

Tiempo de El Tiempo de Retención: Será Gerente general

retención registrado en el Formato Listado
maestro de documentos YES-GC-F-02
El tiempo en que se retiene los
registros y documentos en archivo
activo e inactivo

La conservación puede hacerse de

forma electrónica de conformidad con
lo establecido en el Decreto 1072 de
2015, en su artículo 2.2.4.6.13, siempre
y cuando se garantice la preservación
de la información.

Paso I. (Ej. Archivo Activo: Exámenes

médicos – 5 años en el AZ)

Paso II. (Ej. Archivo Inactivo:

Exámenes médicos – 5 años caja de
Archivo)

Paso III. (Ej. Magnético: Se escanea el

Examen médico y se guarda en disco
duro por 20 años

FIN DEL PROCEDIMIENTO

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