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Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP

Skript 11: Projektmanagement in SAP ERP

Tutor: Dipl.-Wirt.-Inf. Taymaz Khatami


Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP – Projektmgmt in SAP ERP

Copyright
- Das vorliegende Skriptum baut zu großen Teilen auf der Publikation zum TERP10-
Kurs „mySAP ERP – Integrierte Geschäftsprozesse“ auf – das Copyright dieser Teile
liegt bei der SAP AG.
- Die in diesem Kurs verwendeten Abbildungen wurden – falls nicht anders gekenn-
zeichnet – in Anlehnung zum TERP10-Kurs erstellt. Das Copyright dieser Teile liegt
bei der SAP AG.
- Für alle Screenshots im Skriptum, auch wenn diese nur verkürzt oder auszugsweise
gezeigt werden, gilt der Hinweis: Copyright SAP AG
- Die Weitergabe und Vervielfältigung dieser Publikation oder von Teilen daraus, zu
welchem Zweck und in welcher Form auch immer, ohne die schriftliche Genehmi-
gung von Prof. Dr. Heimo H. Adelsberger, Dipl.-Wirt.-Inf. Pouyan Khatami und
Dipl.-Wirt.-Inf. Taymaz Khatami nicht gestattet.

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Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP – Projektmgmt in SAP ERP

Inhaltsverzeichnis
COPYRIGHT ........................................................................................................................... 2
INHALTSVERZEICHNIS ...................................................................................................... 3
ABBILDUNGSVERZEICHNIS ............................................................................................. 5
1 PROJEKTMANAGEMENT IN SAP ERP .................................................................... 8
2 GRUNDLAGEN DES PROJEKTMANAGEMENTS MIT SAP ERP ..................... 10
2.1 THEORIE: ÜBERBLICK ÜBER DAS PROJEKTMANAGEMENT IN SAP ERP ..................... 10
2.1.1 Organisationsebenen im Projektmanagement ..................................................... 11
2.1.2 Stammdaten im Projektsystem .............................................................................. 11
2.1.3 Phasen eines Projekts........................................................................................... 12
2.2 THEORIE: PROJEKTSTRUKTUREN UND STAMMDATEN ................................................ 14
2.2.1 Projektstrukturplan .............................................................................................. 14
2.2.2 Netzplan ................................................................................................................ 18
2.2.3 Weitere Strukturen im SAP-Projektsystem ........................................................... 22
2.2.4 Bearbeitungsfunktionen ........................................................................................ 23
2.3 PRAXIS: STAMMDATEN SAP MM/CO/HCM............................................................. 27
2.3.1 Dummy-Material für Projekt anlegen .................................................................. 27
2.3.2 Controlling-Stammdaten ...................................................................................... 29
2.3.3 Anlegen eines Personalstammsatzes .................................................................... 31
2.4 PRAXIS: PROJEKTSTRUKTUREN ................................................................................. 33
2.4.1 Anlegen der Projektdefinition .............................................................................. 34
2.4.2 Anlegen des Projektstrukturplans ........................................................................ 36
2.4.3 Anlegen eines Meilensteins für die Phase Blueprint ............................................ 38
2.4.4 Anlegen eines Netzplans für die Phase Prototyp ................................................. 39
2.4.5 Vorgänge und Anordnungsbeziehungen anlegen ................................................. 40
2.4.6 Anlegen eines Meilensteins für die Phase Prototyp ............................................. 42
2.4.7 Anlegen eines PSP-Elements für Sonderaufwendungen ...................................... 42
2.5 ERLÄUTERUNG .......................................................................................................... 44
2.5.1 Überblick über das Projektmanagement in SAP ERP ......................................... 44
2.5.2 Projektstrukturen und Stammdaten ...................................................................... 47
3 PROJEKTPLANUNG UND PROJEKTBUDGETIERUNG ..................................... 53
3.1 THEORIE: PROJEKTPLANUNG UND PROJEKTBUDGETIERUNG...................................... 53
3.1.1 Aspekte der Planung............................................................................................. 53
3.1.2 Terminplanung ..................................................................................................... 54
3.1.3 Ressourcenplanung .............................................................................................. 56
3.1.4 Material im Projekt .............................................................................................. 59
3.1.5 Kostenplanung im Projekt .................................................................................... 60
3.1.6 Auftragszuordnung zum Projekt ........................................................................... 62
3.1.7 Kostenplanung und Budgetierung ........................................................................ 63
3.2 PRAXIS: PROJEKTPLANUNG ....................................................................................... 67
3.2.1 Terminplanung ..................................................................................................... 67
3.2.2 Ressourcenplanung und automatische Terminierung .......................................... 68
3.2.3 Kostenplanung ...................................................................................................... 71
3.2.4 Grafische Planungshilfen ..................................................................................... 74
3.2.5 Projektfreigabe ..................................................................................................... 77
3.2.6 Erfassen der projektbezogenen Kundenaufträge ................................................. 77
3.2.7 Kreditmanagement ............................................................................................... 84

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3.3 ERLÄUTERUNG .......................................................................................................... 85


3.3.1 Aspekte der Planung............................................................................................. 85
3.3.2 Terminplanung ..................................................................................................... 85
3.3.3 Ressourcenplanung .............................................................................................. 86
3.3.4 Material im Projekt .............................................................................................. 87
3.3.5 Kostenplanung im Projekt .................................................................................... 88
3.3.6 Auftragszuordnung zum Projekt ........................................................................... 88
3.3.7 Kostenplanung und Budgetierung ........................................................................ 89
4 PROJEKTDURCHFÜHRUNG .................................................................................... 92
4.1 THEORIE: PROJEKTDURCHFÜHRUNG.......................................................................... 92
4.1.1 Aspekte der Projektrealisierung ........................................................................... 92
4.1.2 Möglichkeiten der Rückmeldung .......................................................................... 93
4.1.3 Integration mit dem Einkaufsprozess ................................................................... 96
4.1.4 Zuordnung von Belegen ....................................................................................... 97
4.2 PRAXIS: PROJEKTDURCHFÜHRUNG ............................................................................ 99
4.2.1 Istkostenerfassung: Phase Blueprint .................................................................... 99
4.2.2 Rückmeldung Phase Blueprint ........................................................................... 100
4.2.3 Automatische Istkostenerfassung und Rückmeldung: Phase Prototyp .............. 102
4.2.4 Projektplantafel .................................................................................................. 104
4.2.5 Erfassen von Projekt-Stunden für die Sonderaufwendungen ............................. 105
4.2.6 Fakturierung der Kundenaufträge: Blueprint- und Prototyp-Phase ................. 109
4.2.7 Aufwandsbezogene Faktura für die Sonderaufwendungen ................................ 111
4.3 ERLÄUTERUNG ........................................................................................................ 118
4.3.1 Aspekte der Projektrealisierung ......................................................................... 118
4.3.2 Möglichkeiten der Rückmeldung ........................................................................ 118
4.3.3 Integration mit dem Einkaufsprozess ................................................................. 119
4.3.4 Zuordnung von Belegen ..................................................................................... 120
5 PERIODENABSCHLUSS UND INFORMATIONSSYSTEM ................................ 121
5.2 THEORIE: PERIODENABSCHLUSS UND INFORMATIONSSYSTEM ................................ 121
5.2.1 Periodenabschluss: Prozess ............................................................................... 121
5.2.2 Informationssysteme: Überblick ........................................................................ 124
5.3 PRAXIS: INFORMATIONSSYSTEM.............................................................................. 127
5.4 ERLÄUTERUNG ........................................................................................................ 129
5.4.1 Periodenabschluss: Prozess ............................................................................... 129
5.4.2 Informationssysteme: Überblick ........................................................................ 130
6 DATENBLATT ............................................................................................................ 132
7 REFLEXION ................................................................................................................ 133
7.1 FRAGEN ................................................................................................................... 133
7.2 MUSTERLÖSUNG ..................................................................................................... 136

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Abbildungsverzeichnis
Abbildung 1: Prozessübersicht: Projektmanagement ................................................................. 9
Abbildung 2: Eigenschaften von Projekten .............................................................................. 10
Abbildung 3: Organisationseinheiten im Projektsystem .......................................................... 11
Abbildung 4: Stammdaten im Projektmanagement ................................................................. 12
Abbildung 5: Phasen eines Projekts ......................................................................................... 13
Abbildung 6: Projektstrukturplan: Funktionen ........................................................................ 15
Abbildung 7: Projektdefinition Techno-Doping ...................................................................... 16
Abbildung 8: Operative Kennzeichen im Projektstrukturplan ................................................. 17
Abbildung 9: Hierarchiegrafik: SAP System-Screenshot ........................................................ 17
Abbildung 10: Netzpläne und Vorgänge: Struktur .................................................................. 18
Abbildung 11: Netzpläne und Vorgänge: Funktionen ............................................................. 21
Abbildung 12: Netzplangrafik .................................................................................................. 22
Abbildung 13: Project Builder (1) ............................................................................................ 24
Abbildung 14: Project Builder (2) ............................................................................................ 25
Abbildung 15: Projektplantafel ................................................................................................ 26
Abbildung 16: Prozessübersicht: Stammdatenpflege ............................................................... 27
Abbildung 17: Zuordnung Leistungsart/Leistungsartengruppe: SAP System-Screenshot ...... 31
Abbildung 18: Prozessüberblick: Projektdefinition ................................................................. 33
Abbildung 19: Projektstruktur: SAP System-Screenshot......................................................... 34
Abbildung 20: Anlegen eines neuen Projekts: SAP System-Screenshot ................................. 34
Abbildung 21: Projektdefiniton: SAP System-Screenshot....................................................... 35
Abbildung 22: PSP-Element Entwicklung (1): SAP System-Screenshot ................................ 36
Abbildung 23: PSP-Element Entwicklung (2): SAP System-Screenshot ................................ 37
Abbildung 24: Untergeordnete PSP-Elemente: SAP System-Screenshot................................ 38
Abbildung 25: Meileinstein zuweisen: SAP System-Screenshot ............................................. 39
Abbildung 26: Netzplan anlegen: SAP System-Screenshot ..................................................... 40
Abbildung 27: Vorgänge anlegen: SAP System-Screenshot ................................................... 41
Abbildung 28: Anordnungsbeziehung anlegen: SAP System-Screenshot ............................... 41
Abbildung 29: Meilenstein Prototyp anlegen: SAP System-Screenshot ................................. 42
Abbildung 30: Projektdefinition im Project Builder: SAP System-Screenshot ....................... 43
Abbildung 31: Organisationsebenen in SAP PS: help.sap.com ............................................... 45
Abbildung 32: Aspekte der Planung ........................................................................................ 53
Abbildung 33: Grafische Darstellungen der Projektplantafel .................................................. 54
Abbildung 34: Terminplanung mit PSP-Elementen................................................................. 55
Abbildung 35: Ressourcenplanung .......................................................................................... 57
Abbildung 36: Eigenbearbeitung ............................................................................................. 58
Abbildung 37: Fremdbearbeitung ............................................................................................ 59
Abbildung 38: Material im Projekt .......................................................................................... 59
Abbildung 39: Kostenplanung im Projekt ................................................................................ 61
Abbildung 40: Easy Cost Planning .......................................................................................... 62
Abbildung 41: Auftragszuordnung zum Projekt ...................................................................... 63
Abbildung 42: Kostenplanung und Budgetierung .................................................................... 64
Abbildung 43: Budgetierung .................................................................................................... 65
Abbildung 44: Verfügbarkeitskontrolle ................................................................................... 66
Abbildung 45: Prozessüberblick: Projektplanung .................................................................... 67
Abbildung 46: Arbeitsvorrat: SAP System-Screenshot ........................................................... 67
Abbildung 47: Ressourcenplanung Spezifikation: SAP System-Screenshot ........................... 69
Abbildung 48: Termine PSP-Element Prototyp: SAP System-Screenshot .............................. 70
Abbildung 49: Termine Netzplan Prototyp: SAP System-Screenshot ..................................... 71

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Abbildung 50: Termine Vorgänge Spezifikation/Konstruktion: SAP System-Screenshot ...... 71


Abbildung 51: Easy Cost Planning: SAP System-Screenshot ................................................. 73
Abbildung 52: Netzplankalkulation: SAP System-Screenshot ................................................ 74
Abbildung 53: Hierarchiegrafik öffnen: SAP System-Screenshot ........................................... 74
Abbildung 54: Hierarchiegrafik: SAP System-Screenshot ...................................................... 75
Abbildung 55: Netzplangrafik: SAP System-Screenshot......................................................... 75
Abbildung 56: Projektplantafel öffnen ..................................................................................... 76
Abbildung 57: Projektplantafel: SAP System-Screenshot ....................................................... 76
Abbildung 58: Prozessübersicht: Kundenauftragsmanagement ............................................... 77
Abbildung 59: Kundenauftrag für Meilensteinfaktura; Fallstudie PS, 2007 ........................... 78
Abbildung 60: Konditionen für projektbezogenen Kundenauftrag: SAP System-Screenshot 79
Abbildung 61: Kontierung Meilenstein: SAP System-Screenshot .......................................... 80
Abbildung 62: Fakturierungsplan (1): SAP System-Screenshot .............................................. 80
Abbildung 63: Fakturierungsplan (2): SAP System-Screenshot .............................................. 81
Abbildung 64: Kontierung Sonderaufwendungen: SAP System-Screenshot .......................... 83
Abbildung 65: Dynamische Posten Profil: SAP System-Screenshot ....................................... 83
Abbildung 66: Verfügbarkeitsprüfung: help.sap.com .............................................................. 91
Abbildung 67: Aspekte der Projektrealisierung ....................................................................... 93
Abbildung 68: Möglichkeiten der Rückmeldung ..................................................................... 94
Abbildung 69: Istdaten für PSP-Elemente ............................................................................... 95
Abbildung 70: Cross Application Time Sheet ......................................................................... 95
Abbildung 71: Integration mit dem Einkaufsprozess ............................................................... 97
Abbildung 72: Zuordnung von Belegen ................................................................................... 98
Abbildung 73: Prozessüberblick: Projektdurchführung ........................................................... 99
Abbildung 74: Istkostenerfassung Blueprint: SAP System-Screenshot ................................. 100
Abbildung 75: Meilensteinfakturierung; Fallstudie PS, 2007 ................................................ 100
Abbildung 76: Meilensteinfakturierung: SAP System-Screenshot ........................................ 101
Abbildung 77: Vorgang Spezifikation rückmelden: SAP System-Screenshot ...................... 102
Abbildung 78: Status des Vorgangs: SAP System-Screenshot .............................................. 103
Abbildung 79: Isttermin Meilenstein automatisch gesetzt: SAP System-Screenshot ............ 104
Abbildung 80: Actual Costs – Project Planning Board: SAP System-Screenshot ................. 104
Abbildung 81: Prozessübersicht: Sonderaufwendungen ........................................................ 105
Abbildung 82: CATS (Cross Application Time Sheet); Fallstudie PS, 2007 ........................ 105
Abbildung 83: Zeiterfassung Beraterstunden: SAP System-Screenshot................................ 106
Abbildung 84: Freigabe Arbeitszeiten: SAP System-Screenshot .......................................... 106
Abbildung 85: Datentransfer nach SAP CO: SAP System-Screenshot ................................. 107
Abbildung 86: Kosten-Erlös-Bericht: SAP System-Screenshot ............................................ 108
Abbildung 87: Prozessüberblick: Fakturierung...................................................................... 109
Abbildung 88: Fakturierung: SAP System-Screenshot .......................................................... 110
Abbildung 89: Buchhaltungsbeleg: SAP System-Screenshot ................................................ 110
Abbildung 90: Schematische Darstellung aufwandsbezogener Fakturierung........................ 113
Abbildung 91: Aufwandsbezogene Fakturierung (1): SAP System-Screenshot .................... 114
Abbildung 92: Aufwandsbezogene Fakturierung (2): SAP System-Screenshot .................... 115
Abbildung 93: Aufwandsbezogene Fakturierung: SAP System-Screenshot ......................... 116
Abbildung 94: Faktura – Druckansicht: SAP System-Screenshot ......................................... 117
Abbildung 95: Periodenabschluss: Prozess ............................................................................ 122
Abbildung 96: Abrechnung Soll Haben ................................................................................. 123
Abbildung 97: Mehrstufige Abrechnung – Direkte Abrechnung........................................... 124
Abbildung 98: Informationssysteme: Überblick .................................................................... 125
Abbildung 99: Strukturinfosystem ......................................................................................... 126
Abbildung 100: Kostenartenbericht ....................................................................................... 126

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Abbildung 101: Prozessüberblick: Infosystem ...................................................................... 127


Abbildung 102: Kosten-Erlös-Bericht (1): SAP System-Screenshot ..................................... 127
Abbildung 103: Kosten-Erlös-Bericht (2): SAP System-Screenshot ..................................... 128

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Projektmanagement in SAP ERP

1 Projektmanagement in SAP ERP


Das Ziel dieser Lerneinheit besteht darin, Ihnen das Projektmanagement im SAP ERP System
näher zu bringen.

Am Ende dieses Kapitels können Sie:


- die in einem Projekt verwendeten Grunddaten beschreiben
- die grundlegenden Funktionen des Projektstrukturplans beschreiben
- den Zweck von Netzplanen und Vorgängen erläutern
- die grundlegenden Funktionen der Projektplantafel erläutern
- das Ziel der Planung von PSP-Daten und der Terminierung erklären
- die Arten der Ressourcenplanung und ihre Auswirkungen auf die Integration erklären
- die verschiedenen Projektkosten- und Erlösplanungsarten und ihre Auswirkungen auf
die Integration erläutern
- die Unterschiede zwischen Planung und Budgetierung erklären
- die Funktion der Verfügbarkeitskontrolle erläutern
- die Funktionen zum Buchen auf Projekte und ihre Auswirkungen auf die Integration
erläutern
- verschiedene Methoden für das Buchen von Arbeit auf ein Projekt beschreiben
- die Integration zwischen Projekten und Materialmanagement in einem Einkaufsvor-
gang definieren
- die Funktionen des Periodenabschlusses und ihre Auswirkungen auf die Integration
beschreiben
- die Szenarios für die Abrechnung von Projekten aus der Sicht der Integration erklären
- die Reporting- und Analyse-Werkzeuge im Projektsystem erörtern.

Szenario der Fallstudie


Ein Kunde, der jährlich ein erfolgreiches Team bei einem dreiwöchigen Radrennen in Frank-
reich an den Start schickt, kontaktiert Ihr Unternehmen. Der Kunde hat genug von seinen Lie-
feranten aus den chemischen und pharmazeutischen Branchen und möchte sich stattdessen
mit technischen Hilfsmitteln einen Vorteil im Rennen verschaffen. Aus diesem Grund werden
Sie und einige Ingenieure am Standort Frankfurt damit beauftragt, innerhalb eines Projektes
ein neues Rennrad zu entwickeln, dass allen anderen Konkurrenzprodukten überlegen ist. Das
Projekt läuft unter dem Codenamen Techno-Doping.

In der praktischen Anwendung zu dieser Lerneinheit werden Sie zunächst die für die Projekt-
durchführung notwendigen Stammdaten pflegen. Dabei werden Sie einen Dummy-
Materialstammsatz, eine Leistungsart und einen Personalstammsatz anlegen. Zu der Stamm-
datenpflege gehört auch der darauf folgende Schritt der Projektdefinition. Dabei wird die Pro-
jektstruktur in Form vom Projektstruktur- und Netzplänen im SAP ERP System abgebildet.
Nachdem die Stammdaten im System angelegt sind, werden Sie die Projektplanung durchfüh-
ren. Dazu gehören die Termin-, Ressourcen- und Kostenplanung. Nach der Freigabe des Pro-
jektes wird der Kundenauftrag erfasst und das Projekt durchgeführt. Bei der Projektdurchfüh-
rung erfassen Sie Kosten und Leistungen, die während der Projektbearbeitung angefallen sind

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Projektmanagement in SAP ERP

und kontieren diese auf die Projektstruktur. Darauf basierend erstellen Sie die Rechnung für
den Kunden.

Abbildung 1: Prozessübersicht: Projektmanagement

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Grundlagen des Projektmanagements mit SAP ERP

2 Grundlagen des Projektmanagements mit SAP ERP


Dieser Abschnitt gibt Ihnen einen Überblick über das SAP Projekt System (SAP PS) und er-
läutert die Organisationsebenen in SAP PS. Darüber hinaus werden die Stammdaten und Pro-
jektstrukturen in SAP PS vorgestellt.

2.1 Theorie: Überblick über das Projektmanagement in SAP


ERP
Groß angelegte Projekte, wie beispielsweise der Bau einer kompletten Anlage,
aber auch kleinere Vorhaben, wie die Organisation einer Messe, erfordern eine
genaue Planung der zahlreichen Detailaktivitäten. Der Projektverantwortliche
muss die termin-, kosten- und leistungsgerechte Durchführung des Projekts
sicherstellen und die notwendigen Ressourcen und Finanzmittel optimal bereit-
stellen.

Was ist ein Projekt?


Projekte sind Vorhaben, die sich durch besondere Merkmale auszeichnen:
- In der Regel sind Projekte komplex, einmalig und beinhalten ein hohes Risiko für das
Unternehmen.
- Es werden dabei genaue Zielvorgaben zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer
vereinbart.
- Projekte sind sowohl zeitlich begrenzt, als auch kosten- und kapazitätsintensiv.
- An der Abwicklung eines Projektes sind mehrere Abteilungen beteiligt.
- Projekte unterliegen bestimmten Qualitätsanforderungen.
- Projekte besitzen in der Regel eine hohe strategische Bedeutung für das durchführende
Unternehmen.
Projekte sind normalerweise in den betrieblichen Ablauf eines Unternehmens eingebunden.
Um alle anfallenden Aufgaben in der Projektrealisierung steuern zu können, ist eine projekt-
spezifische Organisation notwendig, die zwischen den betroffenen Fachbereichen angesiedelt
ist (siehe Abbildung) und somit (technische) Schnittstellen zu allen Fachabteilungen haben
sollte (Integration).

Abbildung 2: Eigenschaften von Projekten

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2.1.1 Organisationsebenen im Projektmanagement


Das Projektsystem im SAP ERP-System besitzt keine eigene Organisationseinheit, wie Sie es
bisher von den anderen Fachabteilungen kennen. In Abhängigkeit von der Art und Konfigura-
tion des Projekts werden Organisationseinheiten unterschiedlicher Bereiche verwendet (Ver-
trieb, Einkauf, Produktion, Buchhaltung, Controlling, Personaladministration usw.). Auch
daran zeigt sich die Schnittstellenfunktion eines Projektes.
Bei der Projektdefinition (oberster Projektknoten) sind die Organisationseinheiten Kosten-
rechnungskreis und Buchungskreis Mussfelder, d. h. diese beiden Organisationseinheiten
müssen bei der Projektdefinition angegeben werden. Der Geschäftsbereich muss angegeben
werden, wenn im angegebenen Buchungskreis Geschäftsbereichsbilanzen geführt werden.
Der Kostenrechnungskreis stellt dabei die für das Gesamtprojekt verantwortliche Organisati-
onseinheit dar. Der Kostenrechnungskreis kann nach der Definition des Projektes nicht mehr
verändert werden. Untere Projektebenen (z. B. PSP-Elementen, siehe folgende Ausführungen)
können aber unterschiedliche Buchungskreisen zugeordnet werden, wenn diese Buchungs-
kreise dem in der Projektdefinition angegebenen Kostenrechnungskreis angehören.

Abbildung 3: Organisationseinheiten im Projektsystem

2.1.2 Stammdaten im Projektsystem


Je nach Anforderung des Projektes, welches in einem SAP ERP System durchgeführt werden
soll, können Projekte mit einem Projektstrukturplan (PSP), ein oder mehreren Netzplänen
oder aus einer Kombination beider abgebildet bzw. strukturiert werden.
Ein Projektstrukturplan bildet den Aufbau eines Projektes im SAP ERP System ab und
stellt somit ein Modell des Projekts dar, das die zu erfüllenden Projektleistungen hierarchisch
abbildet. Er bildet die operative Basis für die Planung der Kosten, Erlöse und Zahlungen so-
wie für die Terminierung und Budgetierung.

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Mithilfe eines oder mehrerer Netzpläne kann ein Projekt oder Teile eines Projekts ablaufori-
entiert abgebildet werden. In einem Netzplan werden dazu einzelne Aspekte des Projektes als
Vorgänge abgebildet, die durch Anordnungsbeziehungen mit einander verknüpft sind.
D. h., Vorgänge bilden den Ablauf eines Projekts oder den Ablauf von Aktivitäten aus dem
Projekt ab. Vorgänge bilden die operative Basis für die Planung und Steuerung von Terminen,
Kosten und Ressourcen (Personal, Maschinen, Fertigungshilfsmittel, Material).
Vorgängen können zu PSP-Elementen zugeordnet werden. Dadurch werden Termine und
Kosten aus den Vorgängen in die PSP-Elemente heraufgereicht und sind dort aggregiert aus-
wertbar. Verfügungen der Vorgänge werden gegen die Budgets der PSP-Elemente geprüft.

Abbildung 4: Stammdaten im Projektmanagement

2.1.3 Phasen eines Projekts


Während der Realisierung durchläuft das Projekt verschiedene Phasen innerhalb seines Le-
benszyklus. Die Durchführung umfangreicher Projekte erfordert dabei ein hohes Maß an prä-
ziser Planung und Koordination. In einer Vorausschau des Projektablaufs sind Termine fest-
zulegen, Ressourcen verfügbar zu machen, Geldmittel bereitzustellen. Das Projektsystem im
SAP ERP System unterstützt dabei alle Phasen der Projektabwicklung und profitiert von der
Integration mit den anderen SAP-Funktionsbereichen.

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Abbildung 5: Phasen eines Projekts

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2.2 Theorie: Projektstrukturen und Stammdaten


Je nach Anforderung des Projektes, welches in einem SAP ERP System durch-
geführt werden soll, können Projekte mit einem Projektstrukturplan (PSP),
einem oder mehreren Netzplänen oder aus einer Kombination beider abgebildet
bzw. strukturiert werden. Projektstrukturpläne ohne zugeordnete Netzpläne
werden häufig zur Abbildung von Projekten eingesetzt, bei denen die Control-
ling-Aspekte (z. B. Kosten- oder Investitionsprojekte) und weniger die logistischen Prozesse
im Vordergrund stehen. Netzpläne hingegen werden eingesetzt, um logistische Funktionen
innerhalb einer Projektdefinition abzubilden. Beispiele hierfür wären die automatische Ter-
minplanung mit Hilfe der Terminierung, die Planung von Ressourcen oder die Beschaffung
von Materialien.

2.2.1 Projektstrukturplan
Mit Hilfe eines Projektstrukturplans (PSP) wird im SAP ERP System der Aufbau eines
Projektes abgebildet. Dabei werden Projektstrukturelemente (PSP-Elemente) verwendet, um
ein Projekt in verschiedene Teile zu gliedern und die hierarchische Form des Projektes darzu-
stellen. Die einzelnen Projektteile können wiederum durch PSP-Elemente gegliedert werden,
bis der benötigte Detaillierungsgrad für das Projekt erreicht wird. Prinzipiell kann ein Projekt
im SAP ERP System bis zu 99 Gliederungsstufen besitzen und pro Stufe können beliebig vie-
le PSP-Elemente zugeordnet werden. Aus Performancegründen sollte ein Projektstrukturplan
aber maximal 10.000 PSP-Elemente enthalten.

2.2.1.1 Projektstrukturplan: Funktionen


Der Projektstrukturplan ist die Basis für die weiteren Planungsschritte im Projekt. Der
Schwerpunkt liegt auf der Planung, Beschreibung, Steuerung und Überwachung der Kosten,
den Eckterminen und dem Budget. Die Planung von Terminen, Kosten und Zahlungsdaten
erfolgt häufig durch Vorgänge, die PSP-Elementen zugeordnet werden. Damit ergeben sich
folgende Funktionen von Projektstrukturplänen im SAP ERP System:
- Planung und Erfassung von Terminen
- Hierarchische Budgetverwaltung
- Kostenplanung und Kontierung von Belegen
- Planung und Fakturierung von Erlösen
- Planung und Überwachung von Zahlungsflüssen
- Bestandsführung von Materialien
- Diverse Periodenabschlusstätigkeiten
- Überwachung des Projektfortschritts
- Aggregierte Auswertung von Daten

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Abbildung 6: Projektstrukturplan: Funktionen

Der Projektstrukturplan sollte alle relevanten Aspekte eines Projektes beinhalten, um eine
vollständige Planung und Analyse des Projektes im SAP ERP System zu ermöglichen. Die
Aufgaben und Funktionen der einzelnen Projektteile sollten klar abgegrenzt und eindeutig
definiert sein. Es existieren diverse Arten, einen Projektstrukturplan innerhalb einer Stufe zu
gliedern. Beispielsweise kann dabei eine phasenorientierte, eine funktionsorientierte Struktu-
rierung oder eine Strukturierung nach organisatorischen Gesichtspunkten erfolgen.

Phasenorientierte Strukturierung
Bei dieser Form der Strukturierung können die einzelnen PSP-Elemente bspw. eine Konstruk-
tions-, eine Beschaffungs- und eine Montagephase darstellen. Diese Form der Strukturierung
ist insbesondere für eine aussagekräftige Terminplanung und die sukzessive Durchführung
von Projektteilen geeignet.

Funktionsorientierte Strukturierung
Diese Form der Strukturierung kann bspw. einen Schiffsbauprojekt seine funktionalen Kom-
ponenten und deren Fertigung gliedern. So würden PSP-Elemente für Motor, Rumpf, Kabinen
etc. angelegt werden. Wenn mit Projektbeständen (Material im Projekt) gearbeitet wird, kön-
nen so separate Bestände für die einzelnen Baugruppen geführt werden.

Strukturierung nach organisatorischen Gesichtspunkten


Hierbei können Strukturen bspw. einzelne PSP-Elemente für Vertrieb, Einkauf und Produkti-
on beinhalten oder eine Aufteilung nach verantwortlichen Kostenstellen umfassen. Diese
Form der Strukturierung erlaubt im Reporting den unmittelbaren Ausweis der Kostenanteile
für die verschiedenen Organisationseinheiten.

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Folgende Abbildung zeigt eine schematische Darstellung der Projektdefinition für das Projekt
Techno-Doping. Dabei wurde eine phasenorientierte Strukturierung für die Projektdefinition
gewählt.

Abbildung 7: Projektdefinition Techno-Doping

2.2.1.2 Operative Kennzeichen von Projektstrukturplanelementen


PSP-Elemente stellen die einzelnen Teile eines Projektes dar. Besondere Bedeutung für die
Steuerung von PSP-Elementen haben die operativen Kennzeichen. Bei den Grunddaten eines
PSP-Elements können die Kennzeichen Planungselement, Kontierungselement und Faktu-
rierungselement gesetzt werden. Dadurch werden die (Controlling-)Eigenschaften des PSP-
Elements festgelegt. Weiterhin bestimmen operative Kennzeichen, welche Aufgaben das
PSP-Element in der Projektdurchführung übernimmt.

Planungselement: PSP-Elemente, auf denen manuell Kosten geplant werden sollen, werden
als Planungselemente gekennzeichnet.
Kontierungselement: Dieses Kennzeichen steuert, ob dem PSP-Element Aufträge (insb.
auch Vorgänge bzw. Netzpläne) zugeordnet werden können. Weiterhin ist dadurch die Kon-
tierung von Belegen bzw. Kosten auf den PSP-Elementen möglich. Ist das Kennzeichen nicht
gesetzt, können auch keine Bestellanforderungen, Bestellungen oder Rechnungen mit dem
PSP-Element verrechnet werden.
Fakturierungselement: Sollen auf einem PSP-Element Erlöse geplant und ggf. später
Isterlöse gebucht werden, muss dieses Kennzeichen gesetzt sein.

Unabhängig von der Stufe im Projektstrukturplan können für ein PSP-Element beliebige
Kombinationen aus diesen drei Kennzeichen gesetzt werden.

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Ein weiteres Kennzeichen, das die Controlling-Eigenschaft eines PSP-Elements beeinflusst,


ist das Kennzeichen Statistisch. Dadurch werden die Istkosten auf einem PSP-Element nur
statistisch unter dem Werttyp 11 (Statistisches Ist) statt unter dem Werttyp 4 (Ist) fortge-
schrieben. Das bedeutet, dass bei der Kontierung von Belegen auf dieses PSP-Element immer
neben dem statistischen PSP-Element ein „echtes“ Kontierungsobjekt (z. B. Kostenstelle,
Kundenauftrag etc.) als Empfänger der Kosten angegeben werden muss. Statistische Kontie-
rungen dienen in der Regel Reporting- und Analysezwecken.

Abbildung 8: Operative Kennzeichen im Projektstrukturplan

2.2.1.3 Hierarchiegrafik
Die Hierarchiegrafik zeigt den hierarchischen Aufbau eines Projektstrukturplans in grafischer
Form. In Abhängigkeit vom Grafikprofil des Projekts und der Auswahl unter Darstellung
PSP-Elemente können unterschiedliche Daten zu jedem PSP-Element angezeigt werden. Per
Mausklick können operative Kennzeichen eines PSP-Elements in der Graphik geändert oder
das Detailbild zu einem PSP-Element aufgerufen werden. Weiterhin kann in der Hierarchie-
grafik direkt ein PSP-Element angelegt und sofern erlaubt gelöscht werden.

Abbildung 9: Hierarchiegrafik: SAP System-Screenshot

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2.2.2 Netzplan
Netzpläne dienen der Abbildung des Ablaufs verschiedener Projektaktivitäten. Die Projektak-
tivitäten und deren Abfolge bzw. deren Verknüpfungen werden in Form von Vorgängen und
Anordnungsbeziehungen im System dargestellt. Mit Hilfe von Netzplänen können insbeson-
dere diverse logistische Integrationen in der Materialwirtschaft, Produktion, Instandhaltung,
Kapazitätsplanung und im Einkauf genutzt werden.
Netzpläne sollten eine Größe von 500 Vorgängen nicht überschreiten, da pro Netzplan in der
Regel nur ein Verantwortlicher (Disponent) hinterlegt wird. Weiterhin ist die Sperrlogik des
SAP Systems bei der Konzipierung und der Größe des Netzplans zu beachten. Immer wenn
ein Netzplanobjekt bearbeitet wird, ist der gesamte Netzplan gesperrt.
In der Regel, aber nicht zwangsläufig (Ein Projekt kann auch ganz ohne PSP-Elemente bzw.
ohne einen Projektstrukturplan angelegt werden und nur einen Netzplan verwenden) werden
Vorgänge für PSP-Elemente angelegt. Das heißt, die Vorgänge werden den betreffenden PSP-
Elementen zugeordnet. Über die Zuordnung werden Plan- und Istdaten der Vorgänge (Termi-
ne, Kosten und Zahlungsdaten) in die PSP-Elemente aggregiert.

2.2.2.1 Netzpläne und Vorgänge: Struktur


Ein Netzplan besteht aus einem Netzplankopf sowie Vorgängen. Vorgänge können durch
Anordnungsbeziehungen miteinander verknüpft werden. Mithilfe von Vorgangselementen
können Vorgänge detailliert werden.

Abbildung 10: Netzpläne und Vorgänge: Struktur

Netzplankopf
Der Netzplankopf bildet einen Rahmen für die unterschiedlichen Objekte des Netzplans. Er
enthält sowohl steuernde Profile und Kennzeichen als auch Vorschlagswerte für die verschie-
denen Netzplanobjekte. Der Netzplankopf enthält ein Netzplanprofil, eine Netzplanart und

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das Werk in dem das Projekt bearbeitet wird. Über das Werk ermittelt das System die Zuge-
hörigkeit zum Buchungskreis und zum Kostenrechnungskreis.

Vorgänge
Die Vorgänge in einem Projekt beschreiben die einzelnen Arbeits- oder Projektschritte. Vor-
gänge werden durch Anordnungsbeziehungen verknüpft, um eine kausale und chronologische
Reihenfolge festzulegen. Zugleich bilden sie ein Mengengerüst für die Planung von:
- Terminen (automatisch über Terminierung)
- Kosten (automatisch über Kalkulation)
- Ressourcen (Eigenleistungen und Fremdleistungen)
- Materialbedarfen (durch zugeordnete Komponenten)

Man unterscheidet bei Netzplänen die vier unterschiedlichen Vorgangstypen:


- Eigenbearbeitung: Ein Eigenbearbeitungsvorgang dient der Planung und Erfassung
einer Leistung, die von Kapazitäten (z. B. Personen, Maschinen etc.) des eigenen Un-
ternehmens erbracht wird.
- Fremdbearbeitung: Ein Fremdbearbeitungsvorgang dient der Planung und Beschaf-
fung einer Leistung, die von einer unternehmensexternen Ressource erbracht wird. Mit
Hilfe der Angaben zur Fremdleistung, dem Endtermin des Fremdbearbeitungsvor-
gangs, der Warengruppe und der verantwortlichen Einkaufsorganisation sowie Ein-
käufergruppe kann das System später eine Bestellanforderung generieren.
- Dienstleistung: Ähnlich wie ein Fremdbearbeitungsvorgang dient auch ein Dienstleis-
tungsvorgang der Planung und Beschaffung von Fremdleistungen über den Einkauf.
Während mit dem Fremdbearbeitungsvorgang nur eine spezifische Leistung beschafft
wird, erlaubt der Dienstleistungsvorgang die Planung und Beschaffung mehrerer
Dienstleistungen sowie die Angabe von Daten zu noch nicht näher spezifizierten Leis-
tungen.
- Kosten: Für die Planung und spätere Kontierung von Kosten, die nicht aufgrund von
Eigenleistungen, der Beschaffung von Fremdleistungen oder Dienstleistungen über
den Einkauf oder den Verbrauch von Materialien entstehen, können Kostenvorgänge
eingesetzt werden. Beispiele hierfür wären Reisekosten oder andere Primärkosten.

Anordnungsbeziehungen
Mit Hilfe von Anordnungsbeziehungen werden Abfolgen von Vorgängen definiert. Wenn
eine Anordnungsbeziehung zwischen zwei Vorgängen erstellt wird, wird festgelegt, welcher
Vorgang der Vorgänger und welcher der Nachfolger ist. Entsprechend wird die logische Ab-
folge spezifiziert. Es stehen folgende Arten von Anordnungsbeziehungen im SAP ERP Sys-
tem zur Verfügung:
- Normalfolge: Der Nachfolger beginnt zeitlich nach dem Ende des Vorgängers.
- Anfangsfolge: Der Nachfolger beginnt zeitlichgleich oder zeitlich nach dem Start des
Vorgängers.
- Endfolge: Der Nachfolger endet zeitgleich oder zeitlich nach dem Ende des Vorgän-
gers.
- Sprungfolge: Der Vorgänger beginnt zeitlich nach Ende des Nachfolgers.

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Vorgangselemente
Vorgangselemente dienen der Detaillierung von Vorgängen. Es werden folgende Vorgangs-
elementtypen unterschieden:
- Eigenbearbeitungselement
- Fremdbearbeitungselement
- Dienstleistungselement
- Kostenelement

Dabei haben die einzelnen Typen dieselbe Funktion wie schon bei den Vorgängen. Im Gegen-
satz zu Vorgängen besitzen Vorgangselemente keine Anordnungsbeziehungen und sind somit
nicht relevant für die Terminierung des Netzplans.

2.2.2.2 Netzpläne und Vorgänge: Funktionen


Mit Hilfe eines oder auch mehrerer Netzpläne können Projekte oder Teile eines Projektes ab-
lauforientiert im SAP System abgebildet werden. Die Anordnungsbeziehung zwischen zwei
Vorgängen definiert zum einen deren logische Abfolge und zum anderen deren zeitliche Ab-
hängigkeiten. Durch die Verknüpfung von Vorgängen unterschiedlicher Netzpläne können
auch netzplanübergreifende Abläufe abgebildet werden. Ein wichtiger Vorteil der Netztechnik
ist, dass das SAP System auf Basis der Dauer einzelner Vorgänge und deren zeitlicher Abfol-
ge automatisch Plantermine für jeden Vorgang und den gesamten Netzplan sowie Pufferzeiten
und zeitkritische Vorgänge ermitteln kann.
Mit den Vorgängen im Netzplan werden Arbeitskräfte, Kapazitäten, Materialien, Hilfsmittel
und Dienstleistungen, die für die verschiedenen Aufgaben in der Projektdurchführung benö-
tigt werden, geplant. Wichtige Funktionen von Netzplänen sind somit:
- Terminierung
- Ressourcenplanung
- Rückmeldung von Arbeit
- Fremdbeschaffung von Leistungen
- Materialplanung, -beschaffung und -lieferung
- Netzplankalkulation
- Diverse Periodenabschlusstätigkeiten
- Überwachung des Projektfortschritts

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Abbildung 11: Netzpläne und Vorgänge: Funktionen

2.2.2.3 Netzplangrafik
In der Netzplangrafik werden Vorgänge eines oder auch mehrerer Netzpläne grafisch darge-
stellt. Das System ordnet dabei die Vorgänge automatisch entsprechend ihrer logischen Ab-
folge. Die grafische Abfolge kann in der Netzplangrafik auch manuell per Drag & Drop ver-
ändert werden. Zusätzlich können die Vorgänge anhand der verwendeten Arbeitsplätze oder
der PSP-Elemente, denen sie zugeordnet sind, gruppiert werden.
In der Netzplangrafik stehen alle Funktionen zum Anlegen eines Netzplans zur Verfügung.
Beispielsweise können Vorgänge oder Anordnungsbeziehungen erstellt werden. Die Netz-
strukturgrafik kann aus verschiedenen Transaktionen des Projektsystems aufgerufen werden,
z. B. im Project Builder, in der Projektplantafel und im Informationssystem.
Weiterhin kann eine Zyklusanalyse durchgeführt werden. Dabei handelt es sich um eine
Funktion, die nur in der Netzstrukturgrafik durchgeführt werden kann. Ein Zyklus ist ein ge-
schlossener Kreis von Anordnungsbeziehungen und Vorgängen (d. h. ausgehend von einem
Vorgang gelangt man über Anordnungsbeziehungen zu diesem Vorgang zurück). Liegt ein
Zyklus vor, so kann der Netzplan nicht terminiert werden. Die Zyklusanalyse ist ein Hilfsmit-
tel, um in einem solchen Fall den Zyklus zu finden und zu bearbeiten.

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Abbildung 12: Netzplangrafik

2.2.3 Weitere Strukturen im SAP-Projektsystem


Folgende Strukturen spielen im SAP ERP Projektsystem sowohl bei der Verwendung von
Projektstrukturplänen als auch bei Nutzung von Netzplänen eine entsprechende Rolle.

Meilensteine
Meilensteine dienen im Projektsystem dazu, Ereignisse von besonderer Bedeutung, wie bspw.
das Erreichen wichtiger Projektabschnitte abzubilden. Dazu werden in einem Meilenstein
neben Daten zu dessen Verwendungszweck bzw. Funktion ein beschreibender Kurz- und ggf.
Langtext und der geplante Termin, an dem der Meilenstein voraussichtlich erreicht wird, hin-
terlegt. Das Erreichen eines Meilensteins kann mit dem Setzen des Isttermins dokumentiert
werden. Meilensteine können Vorgängen und PSP-Elementen zugeordnet werden. Sie besit-
zen unterschiedliche Verwendungsmöglichkeiten. Beispielsweise können sie zur Meilenstein-
fakturierung im Vertrieb oder dem Starten von Workflow-Aufgaben verwendet werden.

PS Texte
PS-Texte (Projektstrukturtexte) sind frei definierte Texte, die in einem PS-Textkatalog ver-
waltet werden. Die Texte werden nach verschiedenen Textarten unterschieden. PS-Texte kön-
nen einem oder mehreren PSP-Elementen oder Vorgängen zugeordnet werden. PS-Texte
können in SAP ERP SAPscript oder in Microsoft Word eingegeben werden. Dabei werden die
Dateien in der Datenbank von SAP ERP abgespeichert.

Integration zur Dokumentenverwaltung


Innerhalb des Projektsystems kann auch die Dokumentenverwaltung von SAP ERP genutzt
werden, um PSP-Elementen und Vorgängen Dokumentinformationssätze zuzuordnen. Im
Dokumentenverwaltungssystem (DVS) sind einem (SAP-ERP-internen) Dokumentinformati-

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onssatz (externe) Originaldokumente unterschiedlichster Formate (z. B. Excel, Word, PPT,


BMP, TIF, CAD-Formate) zugeordnet (vergleiche auch Lerneinheit Life-Cycle-
Management). Aus dem Projektinformationssystem ist eine Anzeige der Dokumentinformati-
onssätze und ihrer Originaldokumente online möglich. Die Originale können auch über das
Internet angezeigt werden.

2.2.4 Bearbeitungsfunktionen
Operative Projektstrukturen können im SAP ERP System manuell oder durch das Kopieren
von (Standard-)Vorlagen angelegt werden. Als Kopiervorlagen können Standardprojektstruk-
turpläne, Standardnetze, aber auch andere (eigene) Projektstrukturen und Simulationsversio-
nen verwendet werden. Für das Anlegen, Ändern und Anzeigen operativer Projektstrukturen
stehen im SAP System verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Die wesentlichen Tools
zur Projekterstellung sind der Project Builder und die Projektplantafel. Dabei kann ein Pro-
jekt auch im Project Builder angelegt und später in der Projektplantafel bearbeitet werden et
vice versa. Welches Tool im Endeffekt verwendet wird, hängt von den Vorlieben des Endbe-
nutzers ab.

2.2.4.1 Project Builder


Über den Project Builder (Transaktion CJ20N) können alle Objekte mit Ausnahme der Zu-
ordnung von Fertigungshilfsmitteln im Projektsystem gepflegt werden. Der Project Builder ist
ein zentrales Tool für die Definition von Projekten im SAP ERP System. Die Oberfläche des
Project Builder besteht aus den folgenden drei Bereichen:
- Arbeitsvorrat und Vorlagenbereich: Im Arbeitsvorrat im unteren linken Bereich der
Project Builder Oberfläche befinden sich immer die fünf zuletzt bearbeiteten Projekte
eines Benutzers. Im Vorlagenbereich, ebenfalls im unteren linken Bereich, befinden
sich die einzelnen Objekte (PSP-Elemente, Vorgänge etc.), mit deren Hilfe die Struk-
tur eines Projektes gebildet werden kann. Durch Doppelklick oder per Drag & Drop
können die Vorlagenobjekte in den oberen linken Bereich eingefügt werden.
- Strukturbaum: Im Strukturbaum des Project Builder (oberer linker Bereich) werden
die Projektdefinitionen, PSP-Elemente, Netzplanköpfe, Vorgänge etc. eines Projektes
mit ihrer Identifikation und Bezeichnung dargestellt. Im Strukturbaum befindet sich
somit das aktuell zu bearbeitende Projekt in seiner hierarchischen Anordnung.
- Detailbild: Im Detailbild auf der rechten Seite werden die einzelnen Eingabefelder zur
Steuerung des im Strukturbaum aktuell ausgewählten Projektelements angezeigt. Hier
erfolgen die notwendigen Einträge (z. B. Termine, Ressourcen, Zuordnungen etc.) zur
Steuerung der einzelnen Elemente.

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Abbildung 13: Project Builder (1)

Mit dem Project Builder lassen sich Objekte, die für die Definition von Projekten im SAP
System zur Verfügung stehen, wie z. B. Projektdefinition, PSP-Elemente, Vorgänge, Vor-
gangselemente, PS-Texte, Belege, Meilensteine oder Materialkomponenten, in einer Projekt-
definition anlegen oder ändern. Dazu können Detailbilder, Listen oder Grafiken (Hierarchie-
grafik, Netzplangrafik) (1-4) genutzt werden.
Neben dem manuellen Anlegen von Projektstrukturen können auch operative Standardpro-
jektstrukturen (PSP-Strukturen oder Netzpläne) oder Standardstrukturen (Standard-PSP-
Strukturen, Standard-Netzpläne) als Vorlage verwendet werden (7). Es besteht zudem die
Möglichkeit, PSP-Strukturen, Standard-PSP-Strukturen und Standard-Netzpläne in eine vor-
handene Projektstruktur aufzunehmen (5).
Wenn ein Projekt angelegt werden soll, kann ein operatives Projekt oder ein Standardprojekt
gemeinsam mit allen Objekten der darunter liegenden Ebenen (PSP-Elemente, Vorgänge, PS-
Texte, Belege, Meilensteine, Komponenten) kopiert werden (6).

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Abbildung 14: Project Builder (2)

2.2.4.2 Projektplantafel
Die Projektplantafel ist eine grafische Oberfläche, mit der alle Daten für ein Projekt angelegt
und bearbeitet werden können. Dazu gehören:
- Projektdefinition, PSP-Elemente, Vorgänge, Anordnungsbeziehungen, Meilensteine,
Dokumente und PS-Texte
- Planung von Terminen und Ressourcen (Arbeit, Fremdbearbeitung)
- Kostenplanung über Vorgänge

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Abbildung 15: Projektplantafel

Die Projektplantafel basiert auf einer interaktiven SAP-Balkenplangrafik. Wichtige Navigati-


onshilfen erhält man in der Projektplantafel wie folgt:
- Über Doppelklick auf verschiedene Stellen der Projektplantafel kann in Detailbilder
verzweigt werden, um die Feldauswahl oder die zeitlichen Einstellungen zu verändern.
- Über die rechte Maustaste werden alle Möglichkeiten zur jeweiligen Cursorposition
angeboten (wichtig: die Möglichkeiten hängen von der Cursorposition ab!).
- Wenn alle Objekte markiert werden und Alle abhängigen Objekte einblenden gewählt
wird, werden alle Objekte in der Projektplantafel angezeigt.

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2.3 Praxis: Stammdaten SAP MM/CO/HCM


Das SAP ERP Projekt System ist mit fast allen SAP ERP Komponenten inte-
griert. Entsprechend müssen Sie für eine Projektdurchführung mit SAP PS
eine Vielzahl von Stammdaten anderer SAP ERP Komponenten pflegen.

Bevor Sie nun im Folgenden Ihr Projekt im SAP ERP System erfassen, pfle-
gen Sie zunächst alle Stammdaten aus den anderen Funktionsbereichen, die Sie im Laufe der
Projektbearbeitung benötigen werden. Dazu zählen
- ein Materialstammsatz,
- eine Leistungsart und dessen Tarif,
- eine Verkaufskondition und
- ein Personalstammsatz.

Abbildung 16: Prozessübersicht: Stammdatenpflege

Daran anschließend erfassen Sie die Projektdefinition im SAP ERP-System.

2.3.1 Dummy-Material für Projekt anlegen


Um das Projekt mit dem Kunden später abrechnen zu können, ist das Anlegen eines Material-
stammsatzes für ein Materialdummy notwendig. Dieses „Material“ wird dann im Kundenauf-
trag als Platzhalter für das Projekt an den Kunden verkauft. Dummystammsätze werden all-
gemein für nicht-physische „Materialien“ bzw. Produkte (z. B. Dienstleistungen) angelegt.
Legen Sie nun einen Dummy-Materialstammsatz für die Projektabwicklung an.

Dummy-Materialstammsatz:
Dieser Materialstammsatz wird später im Verkaufsbeleg als Dummy stellvertretend für das
dem Kunden zu verkaufende Projekt verwendet.

Wählen Sie:

Logistik  Materialwirtschaft  Materialstamm  Material  Anlegen speziell 


Dienstleistung (MMS1)

1. Machen Sie die folgenden Angaben:


- Material Techno-xxyy
- Branche Service Provider
- Drücken Sie Enter.
2. Das System zeigt Ihnen die Sichtenauswahl an. Wählen Sie die folgenden Sichten:
- Grunddaten 1
- Grunddaten 2

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- Vertrieb: VerkaufsorgDaten 1
- Vertrieb: VerkaufsorgDaten 2
- Vertrieb: allg./Werksdaten
- Disposition 1
- Disposition 2
- Disposition 3
- Disposition 4
3. Geben Sie die folgenden Organisationsebenen an:
- Werk 1300 (Frankfurt)
- Verkaufsorg. 1000 (Deutschl. Frankfurt)
- Vertriebsweg 10 (Endkundenverkauf)
- Lassen Sie das Feld Lagerort leer, da eine Dienstleistung nicht gelagert wer-
den kann!
- Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit Enter.
4. Grunddaten 1:
- Langtext Techno-doping-xxyy
- Basismengeneinheit ST (Stück)
- Sparte Spartenübergreifend [00]
- allg.Postypengr 0005 (Meilenstein-Faktur.)
5. Vertrieb: VerkOrg 1:
- Auslieferungswerk 1300 (Frankfurt)
- Steuerklassifikation 1 (Volle Steuer)
6. Vertrieb: VerkOrg 2:
- StatistikGrMaterial 1 (Statistikrelevant)
- allg.Pos.typenGruppe 0005 (Meilenstein-Faktur.)
- Positionstypengruppe 0005 (Meilenstein-Faktur.)

Links im Bild ist bereits das Feld allg.Pos.typengruppe auf [0005] eingestellt.
Gemeint ist hier das rechte Feld Positionstypengruppe. Beide Felder müssen
den Eintrag 0005 haben.

7. Vertrieb: allg./Werk
- Verfügbarkeitsprüf. KP (Keine Prüfung)
8. Disposition 1:
- Einkäufergruppe 000 (Chef, H.)
- Dispomerkmal ND (Keine Disposition)
9. Disposition 2:
- Planlieferzeit 60 Tage.
10. Disposition 3:
- Strategiegruppe 21

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Hierdurch können Sie später in der Fallstudie dieses Material im Verkaufsbe-


leg mit einem Projektstrukturplanelement aus dem Modul PS verknüpfen.

11. Sichern Sie das neue Material.

2.3.2 Controlling-Stammdaten
Als nächstes legen Sie Stammdaten im CO-Umfeld an. Auch mit diesen Prozessschritten
sind Sie bereits vertraut.
Sie müssen einen Testfahrer für das neue Rad einstellen, damit dieser den Prototyp hinsicht-
lich der technischen Überlegenheit gegenüber Konkurrenzprodukten testen kann. Die von
Ihrem Testfahrer geleisteten Stunden sollen unter einer eigenen Leistungsart erfasst werden.

2.3.2.1 Anlegen der Leistungsart für den Testfahrer


Zunächst legen Sie die Leistungsart für den Testfahrer an. Wählen Sie folgende Transaktion:

Rechnungswesen  Controlling  Kostenstellenrechnung  Stammdaten  Leistungs-


art  Einzelbearbeitung  Anlegen (KL01)

1. Machen Sie die folgenden Angaben:


- Kostenrechnungskreis 1000 (falls gefragt)
- Leistungsart T-xxyy
- Gültig ab 01.01.(!) diesen Jahres
- bis 31.12.9999
- Drücken Sie Enter.
2. Geben Sie die folgenden Daten ein:
- Bezeichnung Testfahrer-xxyy
- Leistungseinheit STD (Stunden)
- Kostenstellenarten * (alle)
- Leistungsartentyp 1 (manuelle Erfassung, manuelle Verrechnung)
- VerrechKostenart 616000 (DILV Kontrolle)
3. Sichern Sie Ihre Eingaben. Das System bestätigt, dass die Leistungsart hinzugefügt
wurde.

2.3.2.2 Planen der Stundensätze für die Leistungsart


Für die Bewertung der Testfahrer-Stunden soll ein interner Stundensatz geplant werden. Zu-
ständig dafür ist die Kostenstelle 4280. Dabei fallen für den Testfahrer pro Stunde 100 € an
Kosten an. Bedenken Sie, dass dies nur die internen Kostenpositionen für das Controlling
darstellen. Der Kunde kriegt natürlich einen höheren Kostensatz verrechnet, da Sie ja noch

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Profit aus dem Testfahrer schlagen wollen. Dazu aber später mehr (Dynamische Posten Pro-
fil).

Rufen Sie die folgende Transaktion auf:

Rechnungswesen  Controlling  Kostenstellenrechnung  Planung  Leistungser-


bringung/Tarife  Ändern (KP26)

1. Geben Sie die folgenden Daten ein:


- Version 0 (Plan/Istversion)
- von Periode 1
- bis Periode 12
- Geschäftsjahr aktuelles Jahr
- Kostenstelle 4280 (Qualitätskontrolle)
- Leistungsart T-xxyy (Testfahrer-xxyy)
Drücken Sie
- oder F5.
2. Geben Sie in der Spalte Tarif fix einen Stundensatz von 100 an.
3. Sichern Sie Ihre Eingaben.

2.3.2.3 Zuordnung der Leistungsart zur Leistungsartengruppe


Im Folgenden werden Sie die zuvor angelegte Leistungsart zu einer Leistungsartengruppe
zuordnen. Diese Zuordnung dient später im Geschäftsprozess als Grundlage für die auf-
wandsbezogene Fakturierung.

Da alle Teilnehmer der Fallstudie ihre Leistungsarten derselben Leistungsarten-


gruppe zuordnen, kann es an dieser Stelle kurzfristig zu Sperrproblemen kom-
men, da unter Umständen gerade ein anderer Fallstudienbearbeiter die Zuord-
nung vornimmt und damit den Datenzugriff sperrt. Diese Datenbanksperre ist
notwendig, damit die Konsistenz der Daten im System gewahrt wird. Warten Sie in diesem
Fall kurz und probieren Sie die im Folgenden beschriebene Änderung der Leistungsarten-
gruppe erneut!

Wählen Sie folgende Transaktion:

Rechnungswesen  Controlling  Kostenstellenrechnung  Stammdaten  Leistungsar-


tengruppe  Ändern (KLH2)

1. Geben Sie als Leistungsartengruppe Testfahrer an und bestätigen Sie mit Enter.
2. Bestätigen Sie die evtl. auftretende Frage, ob der Datensatz geändert werden soll, mit
Ja.
3. Ordnen Sie der Leistungsartengruppe Ihre Leistungsart T-xxyy zu, indem Sie auf das
-Symbol (Leistungsart einfügen) klicken. Geben Sie nun in der ersten
Spalte die Leistungsart T-xxyy an und wählen Sie Enter.

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Abbildung 17: Zuordnung Leistungsart/Leistungsartengruppe: SAP System-Screenshot

4. Sichern Sie Ihre Eingaben ( ) und verlassen Sie den Dialog ( ).

Warum Sie diese Zuordnung vorgenommen haben, erfahren Sie später bei der
Erfassung der Aufwandsbezogenen Fakturierung (Dynamische Posten Profil).

2.3.3 Anlegen eines Personalstammsatzes


Nun müssen Sie für Ihren Testfahrer den Personalstammsatz pflegen. Wählen Sie dazu fol-
gende Transaktion:

Personal  Personalmanagement  Administration  Personalstamm  Personalmaß-


nahmen (PA40)

1. Machen Sie die folgenden Angaben:


- Personalnummer 990xxyy
- Beginn 01.01. (! ) des aktuellen Jahres
2. Selektieren Sie weiter unten die Maßnahme Zeiterfassung (Ministamm) durch An-
klicken der Zeile, so dass diese vollständig farbig unterlegt ist. Klicken Sie dann auf
das -Symbol.
3. In der folgenden Sicht ordnen Sie den Mitarbeiter folgenden Organisationseinheiten
zu:
- Personalbereich 1300 (Frankfurt)
- MitarbGruppe 1 (Aktive)
- MitarbKreis DU (Angestellte)
- Sichern Sie Ihre Eingaben.
4. Sie gelangen nun in den Dialog Daten zur Person anlegen. Vervollständigen Sie hier
alle Mussfelder (mit dem -Symbol gekennzeichnet), wie folgt:
- Anrede Herr
- Nachname Test
- Vorname Tom-xxyy

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- Geburtstag 01.01.1980
- Sichern Sie Ihre Eingaben.
5. In dem Dialog Organisatorische Zuordnung anlegen geben Sie ein:
- Geschäftsbereich (Geschber.) 9900 (Verwaltung/Sonstige)
- Sichern.
6. In dem erscheinenden Fenster ändern Sie nichts, sondern klicken direkt auf das
-Symbol (Zuordnung übernehmen).
7. Eventuell auftretende Warnungen übergehen Sie mit Enter.
8. Geben Sie im Dialog Sollarbeitszeit anlegen ein:
- Arbeitsstd. pro Tag 8
- Wöch. Arbeitstage 5
9. Sichern Sie die Eingaben.

Ihr Mitarbeiter ist jetzt im System erfasst. Nun muss der Personalstammsatz für die Verwen-
dung von Arbeitszeitblättern erweitert werden. Dabei gibt man an, welche Leistungen (zuvor
angelegte Leistungsart T-xxyy) dieser Mitarbeiter erbringt, um diese dann mit dem entspre-
chenden Sätzen abrechnen zu können.

Erweitern des Personalstammsatzes

Wählen Sie die folgende Transaktion:

Personal Personalmanagement  Administration  Personalstamm  Pflegen (PA30)

1. Geben Sie im Feld Personalnummer Ihre zuvor angelegte Personalnummer 990xxyy


an.
2. Informationstyp ist 0315 (Vorschlagswerte Arbeitszeitblatt). Wählen Sie Enter.
3. Klicken Sie auf das -Symbol (Anlegen).
4. Geben Sie folgendes ein:
- Senderkostenstelle 4280 (Qualitätskontrolle)
- Leistungsart T-xxyy
- Werk 1300 (Frankfurt)
5. Sichern Sie Ihre Eingaben.

Damit sind alle für den weiteren Verlauf benötigten Stammdaten angelegt. Wir fassen zu-
sammen:
- Wir haben einen Materialstammsatz im Logistikfunktionsbereich,
- eine Leistungsart sowie einen Tarif im Controlling
- und schließlich einen Personalstamm für den Testfahrer, der Sonderaufwendungen
leisten soll, angelegt.

Nun können wir uns der Projektstruktur widmen

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2.4 Praxis: Projektstrukturen


Im Gegensatz zu den vorangegangenen Stammdatensätzen werden die PS-
Stammdaten zur Projektstrukturierung mit Hilfe des Project Builder gepflegt,
da dieser die Aufbaulogik des Projekts direkt abbilden kann.
In dem folgenden Teil Anlegen der PS-Stammdaten wird eine Projektstruk-
turierung vorgenommen.

Abbildung 18: Prozessüberblick: Projektdefinition

Bei Ihrem Projekt geht es um die Entwicklung eines neuen Rennrads für einen Kunden. Bei
der Konzeption der Projektstruktur haben Sie festgelegt, dass Ihr Projekt in eine Entwick-
lungs- und eine Testphase aufgeteilt wird. Die Entwicklungsphase wird sich aus den Pro-
jektteilen Blueprint und Prototyp zusammensetzen. Beide Projektteile werden als Projekt-
strukturplan abgebildet. In der Blueprint-Phase werden Ihre Ingenieure die Zeichnungen für
das neue Rennrad erstellen. Dafür werden 2 Wochen veranschlagt (Meilenstein 1). In der Pro-
jektphase Prototyp soll ein Prototyp des Rennrades gebaut werden. Diese Phase wird unter-
gliedert in die Vorgänge Spezifikation und daran anschließend Konstruktion. Spezifikation
und Konstruktion sollen entsprechend in einem Netzplan abgebildet werden. Die Dauer der
zweiten Phase wird sich aus der Vorgangslänge im Netzplan ergeben (Meilenstein 2). Mit den
Meilensteinen werden entsprechende Fakturierungssätze verknüpft. Ist der erste Meilenstein
erreicht, werden 30 % der Rechnung an den Kunden erfasst. Mit dem zweiten Meilenstein
werden 70 % des Projektpreises fällig.
Die Testphase des Projektes wird später als Sonderaufwendungen abgerechnet. Dazu dient
die Aufwandsbezogene Fakturierung. Das bedeutet, dass die Testphase nicht entsprechend
eines Festpreises abgerechnet wird, sondern von dem Aufwand bei den Tests abhängen wird.

Den Aufbau des in dieser Fallstudie beschriebenen Projektes sehen Sie in der folgenden Dar-
stellung.

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Abbildung 19: Projektstruktur: SAP System-Screenshot

2.4.1 Anlegen der Projektdefinition


Die Grundlage des Projekts wird mit der Projektdefinition gelegt. Dies ist Ihre erste Aufgabe.
Wählen Sie folgende Transaktion:

Logistik  Projektsystem  Projekt  Project Builder (CJ20N)

1. Wenn Sie diese Transaktion zum ersten Mal aufrufen, erscheint ein Dialog „Will-
kommen im Project Builder...“. Selektieren Sie Nicht mehr anzeigen und drücken
Sie dann Enter. Unter Umständen erscheint das Menü Project Builder: Benutzerspe-
zifische Optionen. Übernehmen Sie die vorgeschlagenen Einstellungen mit Enter.
2. Sie befinden sich nun im Dialog Project Builder. Klicken Sie zum Anlegen eines
neuen Projekts auf das -Symbol (anlegen) und wählen dann Projekt.

Abbildung 20: Anlegen eines neuen Projekts: SAP System-Screenshot

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3. Machen Sie im Projektkopf folgende Angaben :


- Projektdef. A-1xxyy
- Langtext Techno-Doping-xxyy
- Projektprofil US50 ISP: Serviceprojekte
- Drücken Sie Enter.
4. Wechseln Sie nun im unteren Fenster in die Sicht Grunddaten und machen Sie fol-
gende Angaben:
- Kostenrechnungskreis 1000 (CO Europe)
- Buchungskreis 1000 (IDES AG)
- Geschäftsbereich 9900 (Verwaltung/Sonstige)
- Werk 1300 (Frankfurt)
- Im Bereich Termine:
- Fabrikkalender 01 (Fabrikkalender Deutschland Standard)
- Starttermin Das aktuelle Datum
- Endtermin Der letzte Tag des aktuellen Monats + 3 Monate
- Drücken Sie Enter.

Sollten Sie eine Meldung bzgl. eines Datums erhalten, z. B. dass der ausgewählte
Tag kein Arbeitstag ist, dann übergehen Sie die Meldung mit Enter.

Abbildung 21: Projektdefiniton: SAP System-Screenshot

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Unser Projekt besteht aus zwei Phasen. In der ersten Projektphase soll das Forscherteam die
technischen Pläne und den Prototyp (Entwicklung) entwickeln. In der zweiten Phase (Test)
soll der Prototyp getestet werden.

2.4.2 Anlegen des Projektstrukturplans


Sie verwenden Projektstrukturplanelemente zur weiteren Detailierung Ihrer Projektdefini-
tion.

2.4.2.1 Anlegen eines PSP-Elements für die Projektphase Entwicklung


Legen Sie nun Ihr erstes Projektstrukturplanelement (PSP-Element) an. Es handelt sich
hier um das Element für die Entwicklungsphase.
1. Dieses Projektstrukturplanelement wird für die Meilensteinfaktura angelegt. In dem
Fenster unten links (Vorlagen: Bezeichnung) sehen Sie unter Einzelne Objekte ver-
schiedene Vorlagen zur Festlegung von Projektstrukturen.
Selektieren Sie mit der Maus das PSP-Element ( ). Halten Sie den
Mausknopf gedrückt. Bewegen Sie die Maus in das Fenster der Projektstruktur oben
links. Lassen Sie die Maustaste über der Projektdefinition los, um das PSP-Element
dem Projekt hinzuzufügen.

Abbildung 22: PSP-Element Entwicklung (1): SAP System-Screenshot

2. Das System legt nun im rechten Fenster als Bezeichnung A-1xxyy-1 für das PSP-
Element fest.
3. Geben Sie im Feld rechts daneben die Bezeichnung Entwicklung-Festpreis xxyy ein.
4. In der Registerkarte Grunddaten selektieren Sie zusätzlich die Optionen:

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- Fakturierungselement
- Kontierungselement
- Planungselement
- Drücken Sie Enter, damit das System das neue Element in der Projektstruktur
links oben anzeigt.

Abbildung 23: PSP-Element Entwicklung (2): SAP System-Screenshot

2.4.2.2 Anlegen eines PSP-Elements für die Projektphase Blueprint


Das Teilprojekt (Entwicklung-Festpreis) ist in zwei Projektphasen unterteilt. Für jede Phase
müssen Sie ein PSP-Element anlegen. Beginnen Sie mit dem Element für die Projektphase
Blueprint.
1. Ziehen Sie erneut ein PSP-Element aus dem Vorlagenfenster und hängen Sie es an
das gerade angelegte Element A-1xxyy-1 Entwicklung-Festpreis an.
2. Das System vergibt als Projektdefinition den Wert A-1xxyy-11.
3. Tragen Sie rechts daneben den Langtext Blueprint xxyy ein und bestätigen Sie mit En-
ter.
4. Das Element wurde links in die Projektstruktur eingefügt.
5. In der Registerkarte Grunddaten selektieren Sie zusätzlich die Optionen:
- Fakturierungselement
- Kontierungselement
- Planungselement
- Drücken Sie Enter, damit das System das neue Element in der Projektstruktur
links oben anzeigt.

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5. Bestätigen Sie mit Enter.

2.4.2.3 Anlegen eines PSP-Elements für die Projektphase Prototyp


Legen Sie nun ein weiteres PSP-Element für die Projektphase Prototyp an.
1. Ziehen Sie ein PSP-Element aus dem Vorlagenfenster und hängen Sie es wieder an
das bereits angelegte Element A-1xxyy-1 Entwicklung-Festpreis xxyy an.
2. Das System vergibt als Projektdefinition den Wert A-1xxyy-12.
3. Tragen Sie rechts daneben den Langtext Prototyp xxyy ein und bestätigen Sie mit En-
ter.
4. Das Element wurde wieder links in die Projektstruktur eingefügt.
6. In der Registerkarte Grunddaten selektieren Sie zusätzlich die Optionen:
- Fakturierungselement
- Kontierungselement
- Planungselement
- Drücken Sie Enter, damit das System das neue Element in der Projektstruktur
links oben anzeigt.
5. Die folgende Abbildung zeigt, wie Ihre Projektstruktur nun aussehen sollte.

Abbildung 24: Untergeordnete PSP-Elemente: SAP System-Screenshot

2.4.3 Anlegen eines Meilensteins für die Phase Blueprint


Sie müssen einen Meilenstein für die Projektphase Blueprint anlegen.
1. Verwenden Sie nun den Meilenstein aus dem Vorlagenfenster und ziehen Sie das
Element über das bereits angelegte PSP-Element A-1xxyy-11 Blueprint.
2. Geben Sie als Langtext Meilenstein Blueprint xxyy an.
3. Geben Sie nun im unteren Fenster im Feld Verwendung 00003 (Ende Projektspezifi-
kation) ein.

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4. Selektieren Sie das Flag Termin VerkBelg.


5. Wählen Sie als Fakturierungsprozentsatz (FaktProzentsatz) 30%.
6. Bestätigen Sie mit Enter. Das System vergibt automatisch eine Meilensteinnummer
(Meilenst.-Nr.) zur eindeutigen Identifikation.

Schreiben Sie sich die Meilenstein ID auf.

Meilenstein Blueprint: ______________________________

Abbildung 25: Meileinstein zuweisen: SAP System-Screenshot

2.4.4 Anlegen eines Netzplans für die Phase Prototyp


Die Phase Prototyp beinhaltet zwei miteinander verknüpfte Vorgänge. Legen Sie zunächst
den Netzplan an.
1. In dem Fenster unten links (Vorlagen: Bezeichnung) sehen Sie unter Einzelne Ob-
jekte die Vorlage für Netzpläne. Selektieren Sie mit der Maus das Element Netzplan (
). Halten Sie den Mausknopf gedrückt. Bewegen Sie die Maus in das Fens-
ter der Projektstruktur oben links. Lassen Sie die Maustaste über dem PSP-Element
für die Projektphase Prototyp los, um den Netzplan der Projektphase hinzuzufügen.
2. Tragen Sie rechts hinter dem Feld Netzplan den Langtext Prototyp-Netzplan xxyy ein.
3. Geben Sie im unteren Fenster im Feld Netzplanart PS02 ein und bestätigen Sie mit
Enter.
4. Der Netzplan wird der Projektstruktur im linken oberen Fenster hinzugefügt.
5. In der Registerkarte Terminierung ist folgendes festzulegen:
- Starttermin das aktuelle Datum + 14 Tage
- Endtermin Eintrag löschen und leer lassen
- TerminierArt 1 Vorwärts

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- Automatisch Term- deselektieren


- Kapazitätsbedarf deselektieren
- Pausengenau deselektieren
- Bestätigen Sie mit Enter.

Abbildung 26: Netzplan anlegen: SAP System-Screenshot

2.4.5 Vorgänge und Anordnungsbeziehungen anlegen


Die Phase Prototyp beinhaltet zwei miteinander verknüpfte Vorgänge. Erstellen Sie nun zwei
Vorgänge innerhalb Ihres Netzplans und verknüpfen Sie diese miteinander über eine Anord-
nungsbeziehung. Dabei soll die Spezifikation terminlich erst fertiggestellt werden, bevor der
Konstruktionsvorgang beginnen kann.

2.4.5.1 Anlegen des Vorgangs für die Spezifikation


Legen Sie zunächst den Vorgang für die Spezifikation an.
1. Selektieren Sie mit der Maus unterhalb der Vorgänge das Element Eigenbearbeitung
( ). Halten Sie den Mausknopf gedrückt. Bewegen Sie die Maus in
das Fenster der Projektstruktur oben links. Lassen Sie die Maustaste über dem Netz-
plan Prototyp-Netzplan xxyy los, um dem Netzplan den Vorgang hinzuzufügen.
2. Tragen Sie als Bezeichnung den Langtext Spezifikation xxyy ein.
3. Bestätigen Sie mit Enter.

2.4.5.2 Anlegen des Vorgangs für die Konstruktion


Legen Sie nun den Vorgang für die Konstruktion an.

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1. Selektieren Sie mit der Maus unterhalb der Vorgänge das Element Eigenbearbeitung (
). Halten Sie den Mausknopf gedrückt. Bewegen Sie die Maus in
das Fenster der Projektstruktur oben links. Lassen Sie die Maustaste über dem Netz-
plan Prototyp-Netzplan xxyy los, um dem Netzplan den Vorgang hinzuzufügen.
2. Tragen Sie als Bezeichnung den Langtext Konstruktion xxyy ein.
3. Bestätigen Sie mit Enter.

Abbildung 27: Vorgänge anlegen: SAP System-Screenshot

2.4.5.3 Anlegen einer Anordnungsbeziehung zwischen den Vorgängen


Legen Sie nun eine Anordnungsbeziehung zwischen den beiden Vorgängen fest.
1. Doppelklicken Sie auf den Vorgang Konstruktion im oberen linken Fenster.
2. Drücken Sie auf den -Button.
3. Klicken Sie unter Anordnungsbeziehungen in das erste Feld in der Spalte Vorg. Wäh-
len Sie die F4-Hilfe und doppelklicken Sie auf den Vorschlag 0010 (Spezifikation).
4. Stellen Sie sicher, dass in der Spalte Art der Eintrag NF (Normalfolge) steht.
5. Bestätigen Sie mit Enter.
6. Damit ist der Vorgang Spezifikation als Vorgänger des Vorgangs Konstruktion fest-
gelegt.

Abbildung 28: Anordnungsbeziehung anlegen: SAP System-Screenshot

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2.4.6 Anlegen eines Meilensteins für die Phase Prototyp


Zu der Projektphase Prototyp müssen Sie nun auch einen Meilenstein festlegen.
1. Verwenden Sie nun den Meilenstein aus dem Vorlagenfenster und ziehen Sie das
Element über den eben angelegten Vorgang Konstruktion.
2. Geben Sie als Langtext Meilenstein Prototyp xxyy an.
3. Geben Sie nun im unteren Fenster im Feld Verwendung 00006 (Projektabschluss)
ein.
4. Selektieren Sie die Flags Termin Verkaufsbeleg und Meilenst.-Funktionen. Wählen
Sie als Fakturierungsprozentsatz (FaktProzentsatz) 70%. Bestätigen Sie mit Enter.

Schreiben Sie sich die Meilenstein ID auf.

Meilenstein Prototyp: ______________________________

Abbildung 29: Meilenstein Prototyp anlegen: SAP System-Screenshot

2.4.7 Anlegen eines PSP-Elements für Sonderaufwendungen


Für die auftretenden Sonderaufwendungen, also zusätzliche Leistungen, die für den Kunden
erbracht werden, müssen Sie abschließend noch ein weiteres PSP-Element anlegen, um die
Fakturierung später zu ermöglichen.
1. Ziehen Sie wieder ein PSP-Element aus dem Vorlagenfenster nach oben. Positionie-
ren Sie es auf dem zuerst angelegten Element Techno-Doping-xxyy (A-1xxyy).
2. Das System vergibt als PSP-Element ID den Wert A-1xxyy-2.
3. Tragen Sie rechts daneben den Langtext Sonderaufwendungen xxyy ein.
4. In der Registerkarte Grunddaten selektieren Sie die Optionen:
- Fakturierungselement
- Kontierungselement

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- Bestätigen Sie mit Enter.

Zum Vergleich:
Die folgende Abbildung stellt dar, wie Ihre Projektstruktur nun aussehen sollte.

Abbildung 30: Projektdefinition im Project Builder: SAP System-Screenshot

5. Sichern Sie Ihr Projekt und verlassen Sie den Project Builder.

Damit ist die Abbildung der Projektstruktur abgeschlossen. Wenden wir uns nun der Projekt-
planung zu.

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2.5 Erläuterung
Da die Theoriekapitel in dieser Lerneinheit sehr ausführlich waren, werden die
Erläuterungen eher dazu genutzt, die einzelnen Sachverhalte zusammenzufassen,
um Ihnen einen guten Überblick über die Thematik zu verschaffen. Dabei wer-
den die wichtigsten Aspekte aufgeführt, die Ihnen als Lernhilfe dienen können.

Was haben wir bisher gelernt?


Sie haben die Organisationsstrukturen von Projekten in SAP ERP Projekt Sys-
tem (SAP PS) sowie die Stammdaten, die in SAP PS verwendet werden, ken-
nengelernt.

2.5.1 Überblick über das Projektmanagement in SAP ERP


Projekteigenschaften:
- komplex, einmalig und beinhalten ein hohes Risiko für das Unternehmen
- genaue Zielvorgaben zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer vereinbart
- zeitlich begrenzt,
- kosten- und kapazitätsintensiv
- mehrere Abteilungen beteiligt
- unterliegen bestimmten Qualitätsanforderungen
- besitzen eine hohe strategische Bedeutung

2.5.1.1 Organisationsebenen im Projektmanagement


Zu Beginn einer jeden Maßnahme müssen die Strukturen definiert und gegliedert, die zur
Abwicklung benötigt werden, sowie in die vorhandene Unternehmensstruktur eingebunden
werden.
Das Projektsystem besitzt keine eigenen Organisationsstrukturen, sondern wird über die Zu-
ordnung zu den Organisationseinheiten des Rechnungswesens und der Logistik in die beste-
hende Unternehmensstruktur eingebettet. So kann das Projektsystem die unterschiedlichen
Sichtweisen auf das Projekt durchgängig darstellen.
Abhängig vom Typ und Konfiguration des Projektes werden verschiedene Organisationsein-
heiten aus den unterschiedlichsten Bereichen verwendet (SD, Einkauf, Produktion, Finanzwe-
sen, Controlling, HR, etc.). Die folgende Abbildung zeigt die Organisationsebenen, die für
jedes Strukturelement eines Projektes relevant sein könnten. Sie sehen, dass ein Projekt eine
integrative Organisationsstruktur in SAP ERP darstellt.
In der Projektdefinition ist die Zuordnung zu einem Kostenrechnungskreis, einem Buchungs-
kreis und einem Geschäftsbereich, falls in dem Buchungskreis Geschäftsbereichbilanzen er-
stellt werden, Pflicht. Der Kostenrechnungskreis kann nach dem Sichern der Projektdefinition
nicht mehr verändert werden. Auf tieferen Ebenen (PSP-Elemente) können die einzelnen Or-
ganisationseinheiten (mit Ausnahme des Kostenrechnungskreises) von der der Projektdefini-
tion abweichen, sofern diese zu dem angegebenen Kostenrechnungskreis gehören.

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Abbildung 31: Organisationsebenen in SAP PS: help.sap.com

2.5.1.2 Stammdaten im Projektsystem


Projekte werden in SAP ERP mit Hilfe der folgenden Elemente abgebildet:
- Ein Projektstrukturplan (PSP)
- Ein oder mehrere Netzpläne
- Oder eine Kombination aus beidem

Projektstrukturplan
- bildet den Aufbau/die Struktur eines Projektes ab
- Modell des Projekts, das die zu erfüllenden Projektleistungen hierarchisch darstellt
- bildet die operative Basis für die Planung von
o Kosten
o Erlösen
o Zahlungen
o Terminierung
o Budgetierung

Netzpläne
- Repräsentiert den Ablauf eines Projektes oder Teile davon
- einzelne Aspekte des Projektes als Vorgänge abgebildet

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- Vorgänge sind über Anordnungsbeziehungen mit einander verknüpft

Vorgänge
- Vorgänge bilden den Ablauf eines Projekts oder den Ablauf von Aktivitäten aus dem
Projekt ab
- Vorgänge bilden die operative Basis für die Planung und Steuerung von
o Terminen
o Kosten
o Ressourcen (Personal, Maschinen, Fertigungshilfsmittel, Material)
- können zu PSP-Elementen zugeordnet werden
- Termine und Kosten aus den Vorgängen werden in die PSP-Elemente heraufgereicht
und sind dort aggregiert auswertbar
- Verfügungen der Vorgänge werden gegen die Budgets der PSP-Elemente geprüft

2.5.1.3 Phasen eines Projekts


Während der Realisierung durchläuft das Projekt verschiedene Phasen innerhalb seines Le-
benszyklus. Idealer Projektablauf:
- Konzept
o PSP erstellen
o Dokumente, die das Projekt beschreiben und Ziele festlegen, zuordnen
- Grobplanung
o PSP Elemente auf höchster Ebene erstellen
o Netzpläne und Vorgänge auf höchster Ebene erstellen
o Erste Kostenkalkulationen auf Basis der Budgetzuweisungen durchführen
- Detailplanung
o Detailliertes Hierarchiemodel des Projektes mit PSP Elementen Meilensteinen
und PS Texten erstellen
o Detailliertes Prozessablaufmodel des Projektes mit Vorgängen, Vorgangsele-
menten, Meilensteinen PS Texten erstellen
o Terminierung durchführen
o Kosten im Detail planen
o Benötigte Ressourcen planen
- Genehmigung
o Budgets genehmigen und zuweisen
o Projekt freigeben
- Ausführung
o Vorgänge werden ausgeführt
o Aufträge (SD, CO, PP) werden realisiert und rückgemeldet
o Wareneingänge und Warenausgänge werden erfasst
o Obligos, Kosten und Erlöse werden gebucht
o Meilensteine werden bestätigt
- Periodenabschluss
o Kosten werden auf Controlling Objekte abgerechnet
o Rechnungen werden erstellt

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o Projekt wird abgeschlossen


o Projekt wird analysiert und bewertet

2.5.2 Projektstrukturen und Stammdaten


- Projektstrukturpläne ohne zugeordnete Netzpläne werden häufig zur Abbildung von
Projekten eingesetzt, bei denen die Controlling-Aspekte (z. B. Kosten- oder Investiti-
onsprojekte) und weniger die logistischen Prozesse im Vordergrund stehen.
- Netzpläne werden eingesetzt, um logistische Funktionen innerhalb einer Projektdefini-
tion abzubilden. Beispiele hierfür wären die automatische Terminplanung mit Hilfe
der Terminierung, die Planung von Ressourcen oder die Beschaffung von Materialien.

2.5.2.1 Projektstrukturplan
- wird zur Abbildung der Organisation/Hierarchie eines Projektes in SAP ERP verwen-
det
- PSP Elemente werden zur weiteren Detaillierung von PSP eingesetzt
- ein Projekt kann bis zu 99 Gliederungsstufen besitzen
- pro Stufe können beliebig viele PSP-Elemente zugeordnet werden
- SAP Empfehlung: ein Projektstrukturplan sollte maximal 10.000 PSP-Elemente ent-
halten

Projektstrukturplan: Funktionen
- Hauptfokus von PSP
o Planung
o Beschreibung
o Steuerung
o Überwachung der Kosten, den Eckterminen und dem Budget
- Die Planung von Terminen, Kosten und Zahlungsdaten erfolgt häufig durch Vorgänge,
die PSP-Elementen zugeordnet werden.
- Funktionen von Projektstrukturplänen:
o Planung und Erfassung von Terminen
o Hierarchische Budgetverwaltung
o Kostenplanung und Kontierung von Belegen
o Planung und Fakturierung von Erlösen
o Planung und Überwachung von Zahlungsflüssen
o Bestandsführung von Materialien
o Diverse Periodenabschlusstätigkeiten
o Überwachung des Projektfortschritts
o Aggregierte Auswertung von Daten

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Projekte strukturiert werden können


- Phasenorientierte Strukturierung
- Funktionsorientierte Strukturierung
- Strukturierung nach organisatorischen Gesichtspunkten

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Operative Kennzeichen von Projektstrukturplanelementen


- Operative Kennzeichen legen die (Controlling-)Eigenschaften von PSP-Elementen
fest und bestimmen, welche Aufgaben das PSP-Element in der Projektdurchführung
übernimmt.
- Operative Kennzeichen werden in der Registerkarte Grunddaten von PSP-Elementen
gesetzt
- Folgende Kennzeichen sind verfügbar:
o Planungselement: Auf dem PSP-Element können manuell Kosten geplant
werden  echtes Kostenobjekt
o Kontierungselement: Dem PSP-Element können Aufträge (insb. auch Vor-
gänge bzw. Netzpläne) zugeordnet werden, Belege/Kosten können kontiert
werden. Bestellanforderungen, Bestellungen oder Rechnungen können mit
dem PSP-Element verrechnet werden.
o Fakturierungselement: Erlöse können auf dem PSP-Element geplant und ggf.
später Isterlöse gebucht werden
o Unabhängig von der Stufe im Projektstrukturplan können für ein PSP-Element
beliebige Kombinationen aus diesen drei Kennzeichen gesetzt werden.
- Kennzeichen Statistisch:
o Istkosten werden auf einem PSP-Element nur statistisch unter dem Werttyp 11
(Statistisches Ist) statt unter dem Werttyp 4 (Ist) fortgeschrieben.
o Bei Kontierung von Belegen auf einem statistischen PSP-Element muss immer
noch ein „echtes“ Kontierungsobjekt (z. B. Kostenstelle, Kundenauftrag etc.)
als Empfänger der Kosten angegeben werden.
o Statistische Kontierungen dienen in der Regel Reporting- und Analysezwe-
cken.

Hierarchiegrafik
- zeigt den hierarchischen Aufbau eines Projektstrukturplans in grafischer Form
- Es ermöglicht
o Darstellung unterschiedlicher Daten zu jedem PSP-Element
o Änderung operativer Kennzeichen eines PSP-Elements per Mausklick
o Aufrufen des Detailbilds zu einem PSP-Element
o Anlegen und Löschen von PSP-Elementen direkt in der Grafik

2.5.2.2 Netzplan
- dienen der Abbildung des Ablaufs verschiedener Projektaktivitäten
- erlaubt diverse logistische Integrationen in der Materialwirtschaft, Produktion, In-
standhaltung, Kapazitätsplanung und im Einkauf zu nutzen
- Vorgänge beschreiben die Aktivität, die in einem Netzplan verrichtet werden soll
- Anordnungsbeziehungen bilden die Abfolge von Vorgänge ab und verknüpfen diese
miteinander
- SAP Empfehlung: Netzpläne sollten eine Größe von 500 Vorgängen nicht überschrei-
ten

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- Sperrlogik: Wenn ein Netzplanelement bearbeitet wird, dann ist das gesamte Netz für
Änderungen gesperrt

Netzpläne und Vorgänge: Struktur


Ein Netzplan besteht aus:
- Netzplankopf:
o steuernde Profile
o Kennzeichen
o Vorschlagswerte für die verschiedenen Netzplanobjekte (Vorgänge)
o Netzplanprofil
o Netzplanart
o Werk (Buchungskreis und Kostenrechnungskreis über Werk ermittelt)
- Vorgänge
o beschreiben die einzelnen Arbeits- oder Projektschritte
o werden durch Anordnungsbeziehungen verknüpft (kausale und chronologische
Reihenfolge)
o bilden ein Mengengerüst für die Planung von:
 Terminen (automatisch über Terminierung)
 Kosten (automatisch über Kalkulation)
 Ressourcen (Eigenleistungen und Fremdleistungen)
 Materialbedarfen (durch zugeordnete Komponenten)
o vier unterschiedlichen Vorgangstypen:
 Eigenbearbeitung: Planung und Erfassung einer Leistung, die von Ka-
pazitäten des eigenen Unternehmens erbracht wird.
 Fremdbearbeitung: Planung und Beschaffung einer Leistung, die von
einer unternehmensexternen Ressource erbracht wird. Mit Hilfe der
Angaben zur Fremdleistung, dem Endtermin des Fremdbearbeitungs-
vorgangs, der Warengruppe und der verantwortlichen Einkaufsorgani-
sation sowie Einkäufergruppe kann das System später eine Bestellan-
forderung generieren.
 Dienstleistung: Planung und Beschaffung von Fremdleistungen über
den Einkauf; erlaubt die Planung und Beschaffung mehrerer Dienstleis-
tungen sowie die Angabe von Daten zu noch nicht näher spezifizierten
Leistungen.
 Kosten: Planung und spätere Kontierung von Kosten, die nicht auf-
grund von Eigenleistungen, der Beschaffung von Fremdleistungen oder
Dienstleistungen über den Einkauf oder den Verbrauch von Materialien
entstehen
- Anordnungsbeziehungen
o Ermöglicht es Abfolgen von Vorgängen zu definieren
o Spezifizieren der logischen Abfolge: Vorgänger-Nachfolger-Beziehung
o folgende Arten von Anordnungsbeziehungen stehen zur Verfügung:
 Normalfolge: Der Nachfolger beginnt zeitlich nach dem Ende des Vor-
gängers.

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 Anfangsfolge: Der Nachfolger beginnt zeitgleich oder zeitlich nach


dem Start des Vorgängers.
 Endfolge: Der Nachfolger endet zeitgleich oder zeitlich nach dem Ende
des Vorgängers.
 Sprungfolge: Der Vorgänger beginnt zeitlich nach Ende des Nachfol-
gers.
- Vorgangselemente
o dienen der Detaillierung von Vorgängen
o Haben dieselben Funktionalitäten wie die gleichnamigen Vorgänge
o Keine Anordnungsbeziehungen zwischen Vorgangselementen möglich
o Es werden folgende Vorgangselementtypen unterschieden:
 Eigenbearbeitungselement
 Fremdbearbeitungselement
 Dienstleistungselement
 Kostenelement

Netzpläne und Vorgänge: Funktionen


- ablauforientierte Abbildung von Projekte oder Teile eines Projektes
- Anordnungsbeziehung zwischen zwei Vorgängen definiert deren logische Abfolge
und zeitliche Abhängigkeiten
- netzplanübergreifende Abläufe: zwei Vorgänge verschiedener Netzpläne verknüpfen
- Vorteile von Netzplänen: automatische Ermittlung von Plantermine, Pufferzeiten und
zeitkritischen Vorgängen auf Basis von Vorgangsdauern und deren zeitlicher Abfolge
- Personal, Kapazitäten, Materialien, Hilfsmittel und Dienstleistungen der einzelnen
Vorgänge können geplant werden
- Wichtige Funktionen von Netzplänen sind:
o Terminierung
o Ressourcenplanung
o Rückmeldung von Arbeit
o Fremdbeschaffung von Leistungen
o Materialplanung, -beschaffung und -lieferung
o Netzplankalkulation
o Diverse Periodenabschlusstätigkeiten
o Überwachung des Projektfortschritts

Netzplangrafik
- stellt Vorgänge eines oder auch mehrerer Netzpläne graphisch dar
- Vorgänge werden automatisch entsprechend ihrer logischen Abfolge geordnet
- Funktionen: Anlegen, ändern, Abfolge ändern (drag & drop), löschen
- kann aus verschiedenen Transaktionen des Projektsystems aufgerufen werden (Project
Builder, Projektplantafel, Informationssystem)
- Zyklusanalyse (nur verfügbar in der Netzstrukturgrafik)
- Liegt ein Zyklus vor, kann der Netzplan nicht terminiert werden

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Grundlagen des Projektmanagements mit SAP ERP

2.5.2.3 Weitere Strukturen im SAP-Projektsystem


Meilensteine
- Abbilden von Ereignissen mit besonderer Bedeutung
- enthält Daten zu Verwendungszweck bzw. Funktion, ein beschreibender Kurz- und
ggf. Langtext und der geplante Meilensteintermin
- Erreichen eines Meilensteins wird mit dem Setzen des Isttermins dokumentiert
- Meilensteine können Vorgängen und PSP-Elementen zugeordnet werden
- Verwendungsmöglichkeiten: Meilensteinfakturierung im Vertrieb, Starten von
Workflow-Aufgaben etc.

PS Texte
- frei definierte Texte, die in einem PS-Textkatalog verwaltet werden
- werden nach verschiedenen Textarten unterschieden
- können einem oder mehreren PSP-Elementen oder Vorgängen zugeordnet werden
- können in SAP ERP SAPscript oder in Microsoft Word eingegeben werden

Integration zur Dokumentenverwaltung


- Dokumentenverwaltungssystem von SAP ERP kann verwendet werden, um PSP-
Elementen und Vorgängen Dokumentinformationssätze zuzuordnen
- Dokumentinformationssätze und entsprechende Originale können aus dem Projektsys-
tem aufgerufen werden
- Originale können auch über das Internet angezeigt werden

2.5.2.4 Bearbeitungsfunktionen
- In SAP PS sind Kopiervorlagen zu Standardprojektstrukturplänen, Standardnetzen,
anderen (eigenen) Projektstrukturen und Simulationsversionen verfügbar
- Die wesentlichen Tools zur Projekterstellung sind der Project Builder und die Pro-
jektplantafel

Project Builder
- Es können alle Objekte mit Ausnahme der Zuordnung von Fertigungshilfsmitteln ge-
pflegt werden
- zentrales Tool für die Definition von Projekten
- Die Oberfläche des Project Builder besteht aus den folgenden drei Bereichen:
o Arbeitsvorrat und Vorlagenbereich
o Strukturbaum
o Detailbild
- Der Project Builder wird verwendet, um folgende Elemente anzulegen oder zu ändern:
o Projektdefinition (PSP)
o PSP Elemente
o Netzpläne
o Vorgänge
o Vorgangselemente
o PS Texte

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Grundlagen des Projektmanagements mit SAP ERP

o Dokumente
o Meilensteine
o Materialkomponenten
- Detailbilder, Listen oder Grafiken (Hierarchiegrafik, Netzplangrafik) stehen dazu zur
Verfügung
- Sie können
o manuell Projektstrukturen anlegen
o Standardprojektstrukturen (PSP oder Netzpläne) oder Standardstrukturen
(Standard PSP Strukturen, Standardnetzpläne) als Kopiervorlagen verwenden
o PSP-Strukturen, Standard-PSP-Strukturen und Standard-Netzpläne in eine
vorhandene Projektstruktur aufnehmen
o ein operatives Projekt oder ein Standardprojekt gemeinsam mit allen Objekten
der darunter liegenden Ebenen (PSP-Elemente, Vorgänge, PS-Texte, Belege,
Meilensteine, Komponenten) kopieren

Projektplantafel
- grafische Oberfläche, mit der alle Daten für ein Projekt angelegt und bearbeitet wer-
den können:
o Projektdefinition, PSP-Elemente, Vorgänge, Anordnungsbeziehungen, Meilen-
steine, Dokumente und PS-Texte
o Planung von Terminen und Ressourcen (Arbeit, Fremdbearbeitung)
o Kostenplanung über Vorgänge
- basiert auf einer interaktiven SAP-Balkenplangrafik
- Wichtige Navigationshilfen erhält man in der Projektplantafel wie folgt:
o Über Doppelklick auf verschiedene Stellen der Projektplantafel kann in De-
tailbilder verzweigt werden
o Über die rechte Maustaste werden alle Möglichkeiten zur jeweiligen Cursorpo-
sition angeboten
o alle Objekte markieren und Alle abhängigen Objekte einblenden wählen

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Projektplanung und Projektbudgetierung

3 Projektplanung und Projektbudgetierung


Der folgende Abschnitt liefert einen Einblick in die Projektplanung und -budgetierung in SAP
PS.

3.1 Theorie: Projektplanung und Projektbudgetierung


Nachdem ein Projekt mit Hilfe der Strukturen Projektstrukturplan und bzw.
oder Netzplan geeignet abgebildet wurde, können verschiedene Funktionen im
SAP-Projektsystem verwendet werden, um im Vorfeld der Projektdurchführung
die Planung von Terminen, voraussichtlicher Kosten und ggf. Erlöse, sowie
eigener und fremdbeschaffter Ressourcen oder Materialien und die Sicherstel-
lung deren termingerechter Verfügbarkeit durchzuführen.

3.1.1 Aspekte der Planung


Mit Projektsystemen können viele verschiedene Aspekte geplant werden, z. B. Folgendes:
- Ressourcen
- Termine
- Materialien
- Erlöse
- Kosten
- Zahlungen

Abbildung 32: Aspekte der Planung

Mit der Projektplantafel können alle für das Projekt erforderlichen Daten (insbesondere die
Termine) angelegt, sowie das Projekt bearbeitet und ausgewertet werden. Durch die Kombi-
nation von Daten im Tabellenformat in Verbindung mit einer grafischen Darstellung wird
jederzeit ein umfassender Überblick über das Projekt geboten. Die Projektplantafel bietet die
folgenden Funktionen:

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Projektplanung und Projektbudgetierung

- Termine planen, überprüfen und ändern


- Ressourcen planen, terminieren und überprüfen
- Arbeit festlegen und verteilen
- Kapazitäten abgleichen
- Kosten kalkulieren

Das zentrale Element der Projektplantafel ist der Balkenplan. Er besteht aus einem Tabellen-
und einem Diagrammbereich, in denen der hierarchische Aufbau des Projekts sowie die ent-
sprechende Terminsituation angezeigt werden. Die Bearbeitung des Projekts erfolgt im Bal-
kenplan. Neben PSP-Elementen und Vorgängen stehen auch andere Übersichten zur Verfü-
gung, die bei Bedarf im unteren Bereich des Balkenplans angezeigt oder ausgeblendet werden
können, z. B. die Kapazitätsübersicht.

Neben der Projektplantafel können auch noch andere Schnittstellen, z.B. der Project Builder,
für die Planung und Terminierung verwendet werden. Zur Auswertung stehen auch andere
Berichte zur Verfügung. In der Strukturübersicht können die geplanten und realisierten Ter-
mine angezeigt und abgeglichen werden.

Abbildung 33: Grafische Darstellungen der Projektplantafel

3.1.2 Terminplanung
Die Planung von Terminen eines Projektes bzw. von Projektteilen ist ein wesentlicher Aspekt
der Projektplanung. Die Planung von Kapazitätsbedarfen setzt z. B. eine vorherige Terminie-

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Projektplanung und Projektbudgetierung

rung voraus. Auch die Kostenplanung mittels des Easy Cost Planning oder mit Hilfe der
Netzplankalkulation orientiert sich automatisch an den Planterminen des Projektes. Je nach-
dem, ob Projektstrukturpläne oder Netzpläne für die Strukturierung eines Projektes eingesetzt
werden, stehen unterschiedliche Funktionen zur Planung von Terminen zur Verfügung.

3.1.2.1 Terminplanung mit PSP-Elementen


In der Projektdefinition eines Projekts können für einzelne PSP-Elemente Termine geplant
und Rahmentermine erfasst werden. Bereits beim Anlegen eines Projektes können geplante
Start- und Endtermine für das Projekt festgelegt werden. Dabei werden die entsprechenden
Termine im Project Builder im Detailbild der PSP-Elemente eingetragen. In der Projektplan-
tafel können die Termine tabellarisch oder grafisch geplant werden.
In der Grobplanung werden für PSP-Elemente Termine festgelegt, die für die detailliertere
Planung verbindlich sind. Dieser Grobplan kann als Grundlage für die detailliertere Planung
oder Terminierung mit Netzplänen verwendet werden, soweit Netzpläne in der Projektdefini-
tion verwendet werden.
Mit mehreren Funktionen der Terminplanung können Termine zu einem späteren Zeitpunkt
verglichen, abgestimmt oder berechnet werden. Wird bspw. ein Termin für ein PSP-Element
in der Detailplanung verändert, gibt das System nur dann eine Warnung aus, wenn der Termin
außerhalb des Terminrahmens der Projektdefinition liegt. Weiterhin ist zu beachten, dass bei
einer Terminverschiebung in einem PSP-Element, nicht automatisch eine Verschiebung der
Plantermine anderer PSP-Elemente führt. Dies liegt daran, dass zwischen PSP-Elementen
keine Anordnungsbeziehungen bestehen.
Im SAP-Projektsystem können für die Terminierung im Projektstrukturplan Termine von
PSP-Elementen bei Bedarf vererbt oder hochgerechnet werden. Die Vererbung erfolgt dabei
top-down (vom obersten PSP-Element nach unten) und die Hochrechnung buttom-up (von der
untersten PSP-Ebene nach oben). Termine können natürlich auch manuell gepflegt werden.

Abbildung 34: Terminplanung mit PSP-Elementen

3.1.2.2 Terminierung mit Netzplänen


Während sich die Plantermine von PSP-Elementen manuell ggf. durch Hochrechnen oder
Vererben erfassen lassen, werden die Plantermine von Vorgängen automatisch vom System
berechnet. Diese Form der Ermittlung von Terminen bei Netzplänen wird als Terminierung

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Projektplanung und Projektbudgetierung

bezeichnet. Dabei werden geplante Termine (oder früheste und späteste Termine für Vorgän-
ge) automatisch ermittelt, wenn Netzplanvorgänge terminiert werden. Die geplanten Termine
für PSP-Elemente werden ermittelt, indem die Terminierungsdaten der zugehörigen Vorgänge
zusammengefasst werden. Dabei stehen folgende transaktionsabhängige Optionen zur Verfü-
gung:
- Netzplanterminierung: Bei der Netzplanterminierung wird genau ein Netzplan termi-
niert. Dabei werden alle Vorgänge des Netzplans ausgewählt und deren Termine be-
rechnet.
- Gesamtterminierung: Bei der Gesamtterminierung werden mehrere Netzpläne
gleichzeitig terminiert. Dazu müssen die einzelnen Netzpläne durch Anordnungsbe-
ziehungen oder in Form von Teilnetzen miteinander verknüpft sein. Auch hier erfolgt
die Terminierung für alle Vorgänge der beteiligten Netzpläne.
- PSP-Terminierung: Bei der PSP-Terminierung werden ein oder mehrere PSP-
Elemente oder auch das gesamte Projekt selektiert und die Terminierung angestoßen.
Das System wählt nun all die Vorgänge für die Terminierung aus, die den selektierten
PSP-Elementen zugeordnet sind, und berechnet deren Termine.

Für die Terminierung stehen dabei zwei Prinzipien zur Verfügung. Die Termine können ent-
weder mittels Vorwärtsterminierung oder mit Hilfe der Rückwärtsterminierung errechnet
werden.
Bei der Vorwärtsterminierung geht das System von den Vorgängen aus, die keine Vorgän-
ger mehr haben. Basierend auf deren Starttermine und den Vorgangsdauern werden die frü-
hesten Starttermine aller betroffenen Vorgänge berechnet. Die Vorwärtsterminierung ermittelt
die früheste Lage von Vorgängen.
Bei der Rückwärtsterminierung verhält es sich genau umgekehrt. Dabei werden die Vor-
gänge ausgewählt, die keine Nachfolger mehr besitzen und anhand derer Endtermine und den
Vorgangsdauern werden die spätmöglichsten Endzeitpunkte für alle betroffenen Vorgänge
errechnet. Die Rückwärtsterminierung ermittelt somit die späteste Lage von Vorgängen.

3.1.3 Ressourcenplanung
Wenn ein Projekt mithilfe eines Projektstrukturplans abgebildet wird, können Kosten für in-
terne und externe Ressourcen geplant und später z. B. Leistungsverrechnungen, Bestellanfor-
derungen, Bestellungen, Wareneingänge und Abnahmen auf PSP-Elemente kontiert und somit
Kosten für den Verbrauch der Ressourcen auf das Projekt gebucht werden.
Eine logistische Ressourcenplanung, im Sinne einer Kapazitätsplanung oder eines automati-
schen Datenaustausches zwischen der Projektstruktur und Einkaufsbelegen, ist im Projektsys-
tem jedoch nur bei Verwendung von Netzplänen möglich. Eine manuelle Kostenplanung für
die benötigten Ressourcen und eine manuelle Kontierung von Einkaufsbelegen auf der Ebene
von PSP-Elementen ist bei Verwendung von Netzplänen nicht notwendig. Im Folgenden wird
entsprechend nur die Kapazitätsplanung bei Verwendung von Netzplänen betrachtet.

Zur Planung der benötigten Ressourcen für ein Projekt können entsprechend Vorgänge im
Netzplan verwendet werden. Im Projektsystem werden die folgenden, Ihnen bereits bekann-
ten, Ressourcen unterschieden:

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Projektplanung und Projektbudgetierung

- Eigenbearbeitungsvorgänge legen die zu erbringende Leistung von Maschinen


und/oder Personen für die Durchführung fest. Die Kapazitäten auf den Arbeitsplätzen
können dabei ausgewertet, gegebenenfalls Kapazitäten anders eingeplant und Arbeiten
auf die Mitarbeiter verteilt werden.
- Über Fremdbearbeitungsvorgänge wird festgelegt, welche Leistungen von anderen
Unternehmen für die Durchführung benötigt werden. Die Abwicklung der Fremdbear-
beitung erfolgt über den Einkauf.
- Dienstleistungsvorgänge dienen ebenfalls der Fremdbeschaffung von Leistungen. Im
Gegensatz zu Fremdbearbeitungsvorgängen können über Dienstleistungsvorgänge
Leistungsverzeichnisse festgelegt sowie Wertlimits für ungeplante Leistungen des
Dienstleisters erfasst werden. Die Abwicklung der Dienstleistung – mit Leistungser-
fassung und Leistungsabnahme – erfolgt über den Einkauf.

Abbildung 35: Ressourcenplanung

3.1.3.1 Eigenbearbeitung
Um für ein Projekt Kapazitäten einzuplanen und für die Leistungen Kosten berechnen zu
können, müssen zum Vorgang Arbeitsdaten gepflegt werden. Es muss die Arbeit und der Ar-
beitsplatz, an dem die Arbeit anfällt, angegeben werden. Die Verwendung von Arbeitsplätzen
ist Voraussetzung für die Kapazitätsplanung mit Netzplänen.
Die Arbeit legt die zu erbringende Leistung von Maschinen oder Personen für die Durchfüh-
rung von Vorgängen fest. Der Arbeitsplatz ist der Ort, an dem ein Vorgang ausgeführt bzw.
eine Arbeitsleistung erbracht wird. Arbeitsplätze enthalten Kalkulationsdaten, welche die
Kalkulation von Vorgängen ermöglichen. Arbeitsplätze enthalten Terminierungs- und Kapa-
zitätsdaten, die für die Terminierung und die Kapazitätsplanung benötigt werden.
Zu den Vorgängen kann die Kapazitätsauslastung der Arbeitsplätze ausgewertet werden. Ge-
gebenenfalls kann über die Projektplantafel oder die Kapazitätsplantafeln ein Kapazitätsab-

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gleich durchgeführt werden. Die Arbeiten können auf Mitarbeiter verteilt werden. Durch die
Rückmeldung von Vorgängen werden im Allgemeinen Kapazitätsbedarfe abgebaut und
Isttermine sowie Istkosten erfasst.

Abbildung 36: Eigenbearbeitung

3.1.3.2 Fremdbearbeitung
Vorgänge und Vorgangselemente im Netzplan können als fremdbearbeitete Vorgänge bzw.
Fremdelemente angelegt werden. Beispielsweise kann die Konstruktion für eine Maschine als
Auftrag an ein Konstruktionsbüro vergeben werden. Mit einem solchen Vorgang wird eine
Bestellanforderung erstellt, die im Einkauf weiter bearbeitet wird. Für die Fremdbearbeitung
kann auf Daten aus dem Einkauf zurückgegriffen werden (z. B. einen Einkaufsinfosatz, der
die Preise und Lieferzeiten für die Fremdbearbeitung enthält).

Ein Dienstleistungsvorgang löst eine ähnliche Einkaufsabwicklung aus wie ein Fremdbear-
beitungsvorgang. Dieser kann aber eine ganze Hierarchie geplanter Dienstleistungen enthal-
ten, die vom Lieferanten eingekauft werden sollen. Weiterhin können Wertlimits für unge-
plante Leistungen erfasst werden. Der Wareneingang von Dienstleistungen ist in zwei Schritte
aufgeteilt:
- Leistungserfassung
- Leistungsabnahme
Fremdbearbeitungs- oder Dienstleistungsvorgänge werden durch den Steuerschlüssel festge-
legt.

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Projektplanung und Projektbudgetierung

Abbildung 37: Fremdbearbeitung

3.1.4 Material im Projekt


Über Material wird die Verbindung des Projektsystems (PS) zum Vertrieb (SD), zur Materi-
alwirtschaft (MM) und zur Produktionsplanung und -steuerung (PP) hergestellt.

Abbildung 38: Material im Projekt

Bei vielen Projekten wird für die Durchführung Material benötigt. Im Rahmen der Projekt-
planung im Projektsystem kann bereits benötigtes Material, dessen Beschaffung, Verbrauch
und Lieferung geplant werden.
Mit Hilfe von PSP-Elementen können Kosten für die Beschaffung von Materialien geplant
sowie diverse Belege wie Materialreservierungen, Bestellanforderungen, Bestellungen,
Warenein- und -ausgänge auf PSP-Elemente kontiert werden.

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Eine integrierte Materialplanung, bei der automatisch Daten zwischen einem Projekt und dem
Einkauf oder der Produktion ausgetauscht werden, steht nur bei Einsatz von Netzplänen zur
Verfügung. Disponiert wird durch die Zuordnung von Materialkomponenten zu Vorgängen.
Materialbedarfe stellen die Grundlage für die Beschaffung dar, d.h. ob ein Material intern
gefertigt (Produktion) oder fremdbeschafft wird (Einkauf). Materialkomponenten können ma-
nuell Vorgängen zugeordnet werden. Alternativ kann die Stücklisten-PS-Schnittstelle ver-
wendet werden, um Stücklistenkomponenten automatisch Vorgängen zuzuordnen.

3.1.5 Kostenplanung im Projekt


Wenn nur Projektstrukturpläne für die Abbildung von Projekten verwendet werden, müssen
Kosten auf Ebene der PSP-Elemente für die spätere Durchführung der einzelnen Projektteile
manuell eingeplant werden. Zur Kostenplanung in den PSP-Elementen gehören:
- Hierarchische Planung: Die hierarchische Planung stellt die gröbste Form dar. Da-
bei können Kosten für jedes PSP-Element eingetragen werden. Wahlweise können die
Zahlen auf Geschäftsjahre aufgeteilt werden.
- Detailplanung: Die Detailplanung von Primärkosten und Leistungsaufnahmen stellt
eine kostenarten- und periodengerechte Form der Planung dar.
- Einzelkalkulation: Bei der Einzelkalkulation werden pro PSP-Element ein Schema
zum Eintrag von Mengen (Materialien, Eigenleistungen, Fremdleistungen, variable
Positionen usw.) verwendet. Diese Planungsform ist kostenartengerecht.
- Easy Cost Planning: Das Easy Cost Planning ist seit SAP R/3 Release 4.6c Bestand-
teil der SAP-Lösung. Easy Cost Planning bietet ein einfaches Werkzeug zur Kosten-
planung nach Kostenart in einem Mengengerüst. Mittels des Execution Services kön-
nen zu den geplanten Kosten später Obligo- und Istdaten erfasst werden.

Neben der manuellen Planung im PSP besteht auch die Möglichkeit, Vorgänge zu PSP-
Elementen anzulegen und über diese Vorgänge Kosten zu planen. Auf Basis der Ressourcen-
und Materialplanung mithilfe von Netzplänen kann das SAP System automatisch Plankosten
für die Beschaffung und den Verbrauch von Ressourcen und Materialien berechnen. Diese
Form der Kostenplanung wird als Netzplankalkulation bezeichnet. Dieses Verfahren bietet
folgende Vorteile:
- Der resultierende Plan kann auf ein neues Projekt kopiert werden.
- Wenn Projektteile verschoben werden, wird die Kostenplanung automatisch mit den
Vorgängen verschoben.
- Die Planung über Netzplanvorgänge ist kostenarten- und periodengerecht.

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Abbildung 39: Kostenplanung im Projekt

3.1.5.1 Easy Cost Planning


Seit Release 4.6c stellt das SAP System ein einfaches Werkzeug zur Kostenplanung auf PSP-
Elementen zur Verfügung. Dieses Werkzeug heißt „Easy Cost Planning“. Das Easy Cost
Planning für Projekte wird aus dem Project Builder heraus aufgerufen. Zu diesen PSP-
Elementen werden Kalkulationspositionen angelegt. Die Kostenplanung über Easy Cost
Planning ist kostenartgerecht.
Besonders vereinfacht wird die Verwendung des Easy Cost Planning und entsprechend die
Planung von Kosten auf Projekten durch die Verwendung von Planungsvorlagen zur Erfas-
sung von Kalkulationspositionen. Die Planvorlagen können auf dem SAP Standard (Best
Practice Lösungen) oder auf bereits durchgeführten Projekten basieren. Wird bspw. ein Soft-
wareentwicklungsprojekt durchgeführt und es existiert im System eine Planvorlage mit Erfah-
rungswerten aus ähnlichen bereits abgeschlossenen Projekten, so kann dieser Kostenplan für
die Planung des neuen Projektes verwendet werden.
Bei dem Verfahren werden Merkmale wie bspw. Arbeitsstunden bewertet. In der folgenden
Abbildung wird bspw. das Merkmal Arbeitsstunden mit 100 (Stunden) manuell erfasst. Die
Merkmalswerte aus den Planungsvorlagen werden mit Mengen, Werten oder Maßnahmen von
den Kalkulationspositionen verknüpft und entsprechend werden die Kostenpositionen für das
neue Projekt berechnet. In dem Beispiel besteht die Verknüpfung zur Menge für eine Eigen-
leistung. Die Plankosten liegen in den Perioden der Anfangs-Ecktermine der PSP-Elemente.
Wenn die Anfangs-Ecktermine geändert werden und eine Umbewertung erfolgt, werden die
Kosten neu verteilt.

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Abbildung 40: Easy Cost Planning

3.1.6 Auftragszuordnung zum Projekt


Einem Projekt können verschiedene Aufträge zugeordnet werden. Beispielsweise können In-
nenaufträge, Fertigungsaufträge und Instandhaltungsaufträge mit einem Projekt verknüpft
werden. Damit entsteht die Möglichkeit, die Aufträge anhand des Projekts auszuwerten.
Die Aufträge werden nach ihrer Auftragskategorie bestimmt. Der Netzplan ist eine Auftrags-
kategorie. Die Auftragskategorien für die entsprechenden Anwendungen werden vom System
festgelegt. Innerhalb einer Auftragskategorie können eigene Auftragsarten festgelegt werden.
Die Auftragsart steuert folgende Aspekte:
- Nummernvergabe
- Vorschlagswert-Einstellungen
- benutzerspezifisches Statusmanagement
- benutzerspezifische Feldsteuerung

Abhängig von der Auftragsart und dem Werk können die Netzpläne nach Kopf oder nach
Vorgängen zu geordnet werden. Normalerweise werden nach Vorgängen zugeordnete Netz-
pläne verwendet, wo die Kosten vorgangsweise erfasst werden. Nach Kopf zugeordnete Netz-
pläne haben nur für die Zuordnung von Netzplänen zu Kundenaufträgen Bedeutung (ohne
PSP).

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Abbildung 41: Auftragszuordnung zum Projekt

3.1.7 Kostenplanung und Budgetierung


In Abhängigkeit von den Anforderungen im Unternehmen können im Projektsystem ver-
schiedene Funktionen für die Budgetverwaltung von Projekten eingesetzt werden. In der Pla-
nungsphase werden die Projektkosten möglichst genau geschätzt. Auf die Planungsphase fol-
gend werden in der Genehmigungsphase die Mittel in Form des Budgets zugeordnet. Das
Budget unterscheidet sich dabei von der Projektkostenplanung durch seine Verbindlichkeit.
Das Budget ist der von der Geschäftsleitung verabschiedete Rahmen für die Entwicklung der
Projektkosten in einem bestimmten Zeitraum.

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Abbildung 42: Kostenplanung und Budgetierung

3.1.7.1 Budgetierung
Der erste Schritt der Budgetverwaltung eines Projektes im SAP ERP System ist die Vergabe
des so genannten Originalbudgets. Um dem Projekt und seinen Teilen Mittel zuzuordnen,
muss die Transaktion „Originalbudget pflegen“ (CJ30) ausgeführt werden. In dieser Transak-
tion werden alle PSP-Elemente eines Projekts tabellarisch aufgeführt. Das Gesamtbudget ei-
nes Projektes kann dabei auf die untergeordneten PSP-Elemente top-down verteilt oder aus
den Einzelbudgets buttom-up hochsummiert werden. Die hierarchische Konsistenzprüfung
stellt die Konsistenz des Projektbudgets sicher. Im Budgetprofil kann weiterhin festgelegt
werden, ob die Mittel als Gesamtwerte oder auf Jahre aufgeschlüsselt zugeordnet werden sol-
len.
Zudem kann festgelegt werden, dass nur bestimmte Benutzer das Gesamtbudget für ein Pro-
jekt pflegen dürfen, indem entsprechende Benutzerstatus zugewiesen werden. Wenn das Ori-
ginalbudget auf diese Weise für bestimmte Benutzergruppen gesperrt wird, lässt es sich nur
durch das Definieren von Nachträgen, Rückgaben und Umbuchungen von diesen Benutzern
ändern.
Im Verlauf eines Projektes kann es notwendig werden, das Budget des Projektes oder einzel-
ner PSP-Elemente an die reale Kostensituation anzupassen. Dabei kann entweder das Origi-
nalbudget verändert (Transaktion CJ30) oder was im Allgemeinen sinnvoller ist, eine Budget-
aktualisierung vorgenommen werden. Bei der Budgetaktualisierung wird zwischen Budget-
nachträgen, Budgetrückgaben und Budgetumbuchungen unterschieden.

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In manchen Fällen ist es sinnvoll, die Verteilung von Budgetwerten von der tatsächlichen
Freigabe von Budgets für die Durchführung von Projekten bzw. Projektteilen abhängig zu
machen. Für diesen Zweck existiert im SAP System die Funktion der Budgetfreigabe. Sie
ermöglicht die Freigabe von Mitteln zu verschiedenen Zeitpunkten eines Geschäftsjahrs.
Mit Hilfe der Budgetvortragsfunktion schließlich können im vorausgegangenen Jahr nicht
verbrauchte Mittel auf das neue Geschäftsjahr übertragen werden.

Abbildung 43: Budgetierung

3.1.7.2 Verfügungen und Verfügbarkeitskontrolle


Bei der Abwicklung eines Projekts werden die verfügbaren Mittel verschiedenen Stellen zu-
geordnet. Eine Hauptaufgabe der Budgetverwaltung von Projekten ist es, in der Realisie-
rungsphase der Projekte das Budget der einzelnen Projektteile, also deren genehmigten Kos-
tenrahmen, den Plan-, Obligo- und Istkosten aufgrund von Bestellungen, Leistungsaufnahmen
oder bspw. Materialentnahmen gegenüberzustellen. Diese Verbindlichkeiten, so genannte
Obligos, werden aufgebaut und Istkosten fallen an. Diese beiden Formen der Mittelbindung
bilden zusammen mit Kosten dispositiver Aufträge die Verfügungen.
Die Mittelübersicht kann als „passive Verfügbarkeitskontrolle“ betrachtet werden. Das Pro-
jektsystem unterstützt jedoch auch die „aktive Verfügbarkeitskontrolle“. Dabei werden die
zugehörigen Verfügungen ermittelt und gegen das Budget geprüft. Die Verfügungen können
auf dem budgettragenden PSP-Element und den untergeordneten, kontierbaren PSP-
Elementen liegen. Wenn bestimmte Toleranzgrenzen überschritten werden (Unter- oder Über-
schreitung des Budgets), können bestimmte Systemreaktionen ausgelöst werden. Im Customi-
zing kann zu den jeweiligen Toleranzgrenzen festgelegt werden, wann welche Aktion ausge-
löst wird.

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Abbildung 44: Verfügbarkeitskontrolle

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3.2 Praxis: Projektplanung


Im Folgenden führen Sie die Projektplanung durch. Dabei müssen Sie zu-
nächst die Termine der einzelnen Projektphasen planen, dann die für die Pro-
jektbearbeitung notwendigen Ressourcen bestimmen und die Kostenplanung
durchführen.

Abbildung 45: Prozessüberblick: Projektplanung

3.2.1 Terminplanung
Zuerst planen Sie die Termine für Ihre einzelnen Projektteile. Dabei legen Sie die einzelnen
Ecktermine soweit bekannt fest.

3.2.1.1 Terminplanung PSP-Element Entwicklung


Wählen Sie:

Logistik  Projektsystem  Projekt  Project Builder (CJ20N)

1. Im unteren linken Bildbereich finden Sie unter Arbeitsvorrat / Zuletzt bearbeitete


Projekte Ihr zuletzt bearbeitetes Projekt. Doppelklicken Sie auf die Projektdefinition,
um sich Ihr Projekt anzeigen zulassen.

Abbildung 46: Arbeitsvorrat: SAP System-Screenshot

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2. Wählen Sie das PSP-Element der ersten Projektphase (Entwicklung-Festpreis).


Wechseln Sie in das Registerblatt Termine.
3. Geben Sie unter Ecktermine in das Feld EckStart das aktuelle Tagesdatum ein.
4. Bestätigen Sie mit Enter.
5. Übergehen Sie eventuelle Meldungen (z. B. ist kein Arbeitstag) mit Enter.

3.2.1.2 Terminplanung PSP-Element Blueprint


Wechseln Sie nun in das PSP-Element Blueprint.
1. Wählen Sie das Registerblatt Termine.
2. Geben Sie hier ebenfalls das aktuelle Tagesdatum als EckStart ein.
3. Als EckEnde geben Sie das aktuelle Tagesdatum + 14 Tage ein.
4. Bestätigen Sie mit Enter. Übergehen Sie eventuelle Meldungen (z. B. ist kein Arbeits-
tag) mit Enter.

3.2.1.3 Terminplanung Meilenstein Blueprint


Wechseln Sie nun in den Meilenstein Blueprint.
1. Geben Sie hier als Eck Fixtermin das aktuelle Tagesdatum + 14 Tage ein.
2. Bestätigen Sie mit Enter.
3. Übergehen Sie eventuelle Meldungen (z. B. ist kein Arbeitstag) mit Enter.

3.2.1.4 Terminplanung PSP-Element Prototyp


Wechseln Sie nun in das PSP-Element Prototyp.
1. Wählen Sie das Registerblatt Termine.
2. Geben Sie hier das aktuelle Tagesdatum + 14 Tage als EckStart ein.
3. Bestätigen Sie mit Enter.
4. Übergehen Sie eventuelle Meldungen (z. B. ist kein Arbeitstag) mit Enter.

Die weitere Terminplanung der Projektphase Prototyp wird automatisch anhand der Terminie-
rungsfunktion des Netzplanes durchgeführt. Dazu muss aber zunächst die Ressourcenplanung
erfolgen.

3.2.2 Ressourcenplanung und automatische Terminierung


Im Folgenden werden Sie die Ressourcen für die beiden Vorgänge Spezifikation und Kon-
struktion einplanen.

3.2.2.1 Ressourcenplanung Spezifikation


Die Spezifikation des neuen Rennrads wird vom Arbeitsplatz 2100 (Spezifikation Mechanik)
im Werk 1300 übernommen. Die Ingenieure des Arbeitsplatzes benötigen dafür schätzungs-
weise 20 Tage.

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1. Wählen Sie den Vorgang Spezifikation xxyy aus.


2. Wählen Sie das Registerblatt Eigen.
3. Machen Sie die folgenden Angaben:
- Arbeitsplatz 2100
- Werk (hinter dem Schrägstrich) 1300
- Bestätigen Sie mit Enter.
4. Das System füllt das Feld Leistungsart mit der Leistungsart 1421 (Personalzeit) aus.
5. Geben Sie nun unter Terminierung im Feld Dauer normal 20 (Tage) ein.
6. Bestätigen Sie mit Enter.
7. Das System berechnet anhand der Arbeitsplatzformeln nun die von dem Arbeitsplatz
erbrachte Arbeit aus und schreibt in das Feld Arbeit 180 Stunden ein.
8. Selektieren Sie das Flag ProjVerdichtg.
9. Bestätigen Sie mit Enter.

Abbildung 47: Ressourcenplanung Spezifikation: SAP System-Screenshot

3.2.2.2 Ressourcenplanung Konstruktion


Die Konstruktion des Prototyps wird vom Arbeitsplatz PS01 (Arbeitsplatz PS01) im Werk
1300 übernommen. Die Ingenieure des Arbeitsplatzes benötigen dafür schätzungsweise 30
Tage.
1. Wählen Sie den Vorgang Konstruktion aus.
2. Wählen Sie das Registerblatt Eigen.
3. Geben Sie in das Feld Arbeitsplatz PS01 und hinter dem Schrägstrich das Werk
1300 ein.
4. Bestätigen Sie mit Enter.

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Projektplanung und Projektbudgetierung

5. Das System füllt das Feld Leistungsart mit der Leistungsart 1421 (Personalzeit) aus.
6. Geben Sie nun unter Terminierung im Feld Dauer normal 30 (Tage) ein.
7. Bestätigen Sie mit Enter.
8. Das System berechnet anhand der Arbeitsplatzformeln nun die von dem Arbeitsplatz
erbrachte Arbeit aus und schreibt in das Feld Arbeit 270 Stunden ein.
9. Selektieren Sie den Flag ProjVerdichtg.
10. Bestätigen Sie mit Enter.

Damit wäre die Ressourcenplanung für die Projektphase beendet. Führen Sie nun die Termi-
nierung für das gesamte Projekt abschließend durch.

11. Wählen Sie dazu in der Projektstruktur auf der linken oberen Seite die Projektdefiniti-
on Techno-Doping-xxyy aus.
12. Wählen Sie aus dem Menü Bearbeiten  Termine  Terminieren aus.
13. Das System sollte nun in der Statusleiste Terminierung ausgeführt ausgeben.

Sie können sich nun von der Konsistenz der Terminplanung überzeugen, in dem Sie das PSP-
Element Entwicklung-Festpreis wählen und dort auf das Registerblatt Termine navigieren.
Es sollte nun im Feld EckEnde ein Termin stehen. Dieser Termin sollte entsprechend konsis-
tent mit dem EckEnd Termin für das PSP-Element Prototyp und dem Endtermin des Netz-
plans sein.

Abbildung 48: Termine PSP-Element Prototyp: SAP System-Screenshot

Überprüfen Sie auch die Datumsangaben im Registerblatt Termine der einzelnen Vorgänge.
Starttermin des Vorgangs Spezifikation sollte derselbe sein, wie der Starttermin des Netz-
plans und dessen Endtermin sollte vor dem Starttermin des Vorgangs Konstruktion liegen.

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Projektplanung und Projektbudgetierung

Abbildung 49: Termine Netzplan Prototyp: SAP System-Screenshot

Abbildung 50: Termine Vorgänge Spezifikation/Konstruktion: SAP System-Screenshot

Sollte dies nicht der Fall sein, so führen Sie die Terminierung für den Vorgang Spezifikation
erneut aus.
Wenn das Enddatum des Vorganges Spezifikation nicht dem Startdatum des Vorganges Kon-
struktion entsprechen sollte, dann sollten Sie das NF Anordnungsbeziehungskennzeichen in
der Beziehung zwischen den beiden Vorgängen nochmals überprüfen.

14. Sichern Sie Ihr Projekt.

3.2.3 Kostenplanung
Als nächster Punkt der Projektplanung steht die Kostenplanung auf dem Programm. Als erstes
soll mit Hilfe des Easy Cost Planning die Kosten der Blueprint Phase geplant werden.

3.2.3.1 Easy Cost Planning


Öffnen Sie erneut Ihr Projekt.
1. Wählen Sie in der Projektstruktur das PSP-Element Blueprint.
2. Wählen Sie aus dem Menü Springen/Easy Cost Planning.

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Projektplanung und Projektbudgetierung

3. Geben Sie als Kalkulationsvariante PS06 ein.


4. Drücken Sie .
5. Markieren Sie im linken Fenster die Phase Blueprint xxyy. Im rechten Fenster er-
scheint der Button . Drücken Sie diesen Button.
6. Im darauf erscheinenden Suchfenster bestätigen Sie lediglich den Button Suche star-
ten.
7. Sie erhalten eine Auswahl an Planungsvorlagen, die bereits im SAP ERP System
hinterlegt sind.
8. Scrollen Sie die Liste runter zur Planungsvorlage ZPS101 (Aufzug: Konstruktion).

Aus Einfachheitsgründen gehen wir an dieser Stelle davon aus, dass die Ent-
wicklung eines Rennrades dieselbe Projektkostenstruktur aufweist, wie es bei
der Entwicklung eines Aufzugs der Fall wäre.

9. Doppelklicken Sie auf die Planungsvorlage ZPS101. Es erscheint nun im linken


Fenster des Easy Cost Planning ein Eingabefeld für Interne Arbeitsstunden und Zu-
satzkosten.

Wir gehen davon aus, dass die Durchführung der Blueprint Phase 600 Ingenieursstunden ver-
anschlagt und keine weiteren Kosten entstehen werden.

10. Geben Sie in das Feld Interne Arbeitsstunden den Wert 600 ein. Das Feld Zusatz-
kosten lassen Sie bitte frei.
11. Bestätigen Sie, indem Sie den Button Übernehmen drücken.
12. Sie sehen nun, dass im linken Fenster unter der Phase Blueprint zwei Kostenpositio-
nen aufgeführt werden (Engineering 1 und 2) mit einem Gesamtwert von 23640 €.
13. Wählen Sie nun den Button , um sich die einzelnen Kos-
tenpositionen anzuschauen.

Ihnen sollte sich folgende Sicht bieten:

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Projektplanung und Projektbudgetierung

Abbildung 51: Easy Cost Planning: SAP System-Screenshot

In der Einzelpositionsanzeige im unteren Bildbereich kann man nun einzelne Posten anpassen
oder löschen. Auch neue Posten können bei Bedarf hinzugefügt werden. Wir werden diese
Kalkulation aber so in unsere Projektkostenplanung unverändert aufnehmen.
1. Betätigen Sie zunächst den Button .
2. Betätigen Sie nun im linken Fenster den Button , um die Kalkulation abzuschlie-
ßen.
3. Gehen Sie nun zurück in den Project Builder. Das System meldet, dass die Kalkulati-
on übernommen wurde.

Wie Sie sehen, ermöglicht das Easy Cost Planning anhand vordefinierter Planungsvorlagen
und der Verknüpfung mit dem Controlling (Arbeitsplätze, Leistungsarten, Tarife etc. in den
Einzelpositionen) eine sehr bequeme Vorgehensweise, die manuelle Kostenplanung auf PSP-
Elementen durchzuführen. Dabei basieren die Vorlagen entweder auf bereits durchgeführten
Projekten, SAP Best Practice Lösungen oder können bei Bedarf auch selbst erstellt werden.
Entsprechende Funktionen zur Erstellung von Planungsvorlagen sind im SAP ERP System
gegeben.

3.2.3.2 Netzplankalkulation
Nun werden Sie noch die Kostenplanung für die Phase Prototyp durchführen. Dieser Schritt
ist sogar einfacher als beim Easy Cost Planning, da alle benötigten Werte (Arbeitsplatz, Ar-
beitszeit, Leistungsarten etc.) bereits im Netzplan (bzw. in den Vorgängen) bei der Ressour-
cenplanung angegeben wurden.
Dies ist ebenfalls ein großer Vorteil der Networkkalkulation, da alle für die Kalkulation benö-
tigten Daten direkt aus SAP CO Stammdaten (Arbeitsplätze, Arbeitszeiten, Leistungsarten,
Leistungstarife etc.) bezogen werden und somit die Kalkulation automatisch durchgeführt
wird.

1. Markieren Sie Ihren Netzplan (Prototyp-Netzplan) in der Projektstruktur im linken


oberen Fenster.
2. Wählen Sie aus dem Menü Bearbeiten/Kosten/Kosten ermitteln.

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3. Das System meldet, dass die Kosten ermittelt wurden.


4. Wählen Sie nun wiederum aus dem Menü Bearbeiten/Kosten/Einzelnachweis. Sie se-
hen, die einzelnen Kostenpositionen zum Netzplan mit einem Gesamtwert von ca.
10.575 € (kleinere Abweichungen können auftreten).

Abbildung 52: Netzplankalkulation: SAP System-Screenshot

3.2.4 Grafische Planungshilfen


Im SAP-Projektsystem können Sie sich die Projektdefinitionen und Projektplanungen auch in
grafischer Form anzeigen lassen.

3.2.4.1 Hierarchiegrafik
Werfen Sie einen Blick auf Ihr Projekt, indem Sie die Hierarchiegrafik nutzen.
1. Gehen Sie in den Project Builder zurück.
2. Wählen Sie den obersten Knoten Ihrer Projektdefinition (Techno-Doping-xxyy).
3. Wählen Sie den -Button.

Abbildung 53: Hierarchiegrafik öffnen: SAP System-Screenshot

4. Sie sehen nun die Hierarchiegrafik Ihres Projektstrukturplans.

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Projektplanung und Projektbudgetierung

Abbildung 54: Hierarchiegrafik: SAP System-Screenshot

5. In dieser Grafik haben Sie alle Funktionalitäten zur Bearbeitung Ihres Projektes.
Durch Doppelklick auf die einzelnen PSP-Elemente können Sie in deren Details ver-
zweigen und diese entsprechend bearbeiten. Weiterhin können Sie hier PSP-Elemente
definieren, neu anordnen oder löschen.
6. Gehen Sie in den Project Builder zurück.

3.2.4.2 Netzplangrafik
Markieren Sie nun Ihren Netzplan.
1. Wählen Sie den -Button.
2. Nun sehen Sie die Netzplangrafik zu Ihrem Netzplan Prototyp mitsamt den einzelnen
Vorgängen und der Anordnungsbeziehung zwischen ihnen.

Abbildung 55: Netzplangrafik: SAP System-Screenshot

3. Auch in der Netzplangrafik stehen Ihnen alle Möglichkeiten zur Bearbeitung des
Netzplans zur Verfügung. Neben den Vorgängen und der Anordnungsbeziehung sehen
Sie auch in den einzelnen Vorgängen die Start- und Endtermine. Durch Doppelklick
auf einen Vorgang können Sie in die Details verzweigen.
4. Gehen Sie in den Project Builder zurück.

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Projektplanung und Projektbudgetierung

3.2.4.3 Projektplantafel
Stellen Sie Ihr Projekt in der Projektplantafel dar.
1. Expandieren Sie im linken oberen Fenster Ihrer Projektstruktur alle Knoten. Wählen
Sie nun den obersten Knoten Ihrer Projektdefinition (Techno-Doping-xxyy).
2. Wählen Sie den -Button.

Abbildung 56: Projektplantafel öffnen

3. Die Projektplantafel für Ihre Projektdefinition wird angezeigt.


4. Dieses Tool ist, wie Sie aus der theoretischen Abhandlung zu Bearbeitungsfunktionen
wissen, ein vollwertiger Ersatz für den Project Builder. In der Projektplantafel stehen
Ihnen alle Funktionen des Project Builder zur Verfügung.
5. Sie sehen nun alle Projektphasen auf einer Zeitachse auf der rechten Seite. Auf der
linken Seite sehen Sie die einzelnen Projektbestandteile tabellarisch aufgeführt mit
den entsprechenden Plankosten, Terminen etc. Die Istkosten und Erlöse sind natürlich
noch nicht eingetragen.

Abbildung 57: Projektplantafel: SAP System-Screenshot

6. Verlassen Sie die Projektplantafel. (Sichern Sie, falls gefragt)


7. Sichern Sie Ihr Projekt. Verlassen Sie den Project Builder.

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Projektplanung und Projektbudgetierung

3.2.5 Projektfreigabe
Nun da Sie die Termine, Ressourcen und Kosten geplant haben, können Sie mit dem Kunden
in Verhandlung treten. Sie vereinbaren mit Ihrem Kunden 5xxyy (aus der Fallstudie Kunden-
auftragsmanagement), dass Sie das Projekt für 50.000 € plus die Kosten für die Sonderauf-
wendung durchführen werden. Der Kunde ist einverstanden, Sie geben den Auftrag frei und
erfassen den Kundenauftrag.

Rufen Sie folgende Transaktion auf:

Logistik  Projektsystem  Projekt  Project Builder (CJ20N)

1. Wählen Sie Ihr Projekt aus.


2. Das System zeigt nun oben links die Projektstruktur an. Auf der rechten Seite sehen
Sie in der Registerkarte Grunddaten das Feld Systemstatus. Dies sollte den Wert er-
öffnet (EROF) enthalten, da dieser Wert standardmäßig beim Anlegen eines Projekts
gesetzt wird.
3. Um mit diesem Projekt operativ arbeiten zu können, muss es freigegeben werden. Kli-
cken Sie dazu im Menü auf:
Bearbeiten  Status  Freigeben.
4. Das Feld Systemstatus enthält nun den Eintrag Freigegeben (FREI).
Um weitere Informationen über den Status zu erhalten, klicken Sie auf das -
Symbol.
Mit dem -Button gelangen Sie zurück in die Projektübersicht.
5. Sichern Sie das freigegebene Projekt und beenden Sie den Project Builder.

3.2.6 Erfassen der projektbezogenen Kundenaufträge


Im Folgenden legen Sie Kundenaufträge an und führen das Kreditmanagement durch.

Abbildung 58: Prozessübersicht: Kundenauftragsmanagement

Für die Vertriebsabwicklung und spätere Fakturierung sind nun Kundenaufträge zum Projekt
zu erfassen. Insgesamt sind zwei Verkaufsbelege anzulegen: Einer für den Projektteil, der zu
fest vereinbarten Preisen nach Projektmeilensteinen berechnet wird und ein Auftrag, der ab-
hängig vom tatsächlichen Zeitaufwand des Tests aufwandsbezogen fakturiert wird. Der Zu-
sammenhang zwischen Projekt und Aufträgen ist in der folgenden Abbildung skizziert.

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Abbildung 59: Kundenauftrag für Meilensteinfaktura; Fallstudie PS, 2007

Wie aus der Abbildung zu ersehen ist, wird ein Kundenauftrag zur Meilensteinfakturierung
angelegt. Der Kundeauftrag bezieht sich auf das durchzuführende Projekt. Die zwei Meilen-
steine der Projektstruktur werden entsprechend ihrer Ecktermine in den Auftrag eingebunden.
Somit erfolgt die Fakturierung des Kundenauftrages anhand der einzelnen Meilensteine im
Projektstrukturplan. Sobald ein Meilenstein erreicht ist, also wenn bspw. die erste Projektpha-
se Blueprint abgeschlossen ist, kann diese dem Kunden im Zusammenhang mit dem Termin-
auftrag in Rechnung gestellt werden.

3.2.6.1 Anlegen des Auftrags für die Meilensteinfakturierung


Legen Sie nun zuerst einen Auftrag für die Meilensteinfakturierung an. Dazu sind die
nachfolgend beschriebenen Schritte notwendig. Verdeutlichen Sie sich bei der Bearbeitung
den Bezug zu dem im ersten Teil dieser Fallstudie erstellten Projekt.

Wählen Sie zunächst die folgende Transaktion:

Logistik  Vertrieb  Verkauf  Auftrag  Anlegen (VA01)

1. Geben Sie folgendes ein:


- Auftragsart TA (Terminauftrag)
- Verkaufsorganisation 1000 (Deutschland Frankfurt)
- Vertriebsweg 10 (Endkundenverkauf)
- Sparte 00 (spartenübergreifend)
- Drücken Sie Enter.
2. Geben Sie anschließend ein:
- Auftraggeber 5xxyy
- Bestellnummer 1234xxyy
- Bestätigen Sie mit Enter.
3. Geben Sie dann im Feld Material den zuvor angelegten Dummystammsatz Techno-
xxyy und als Auftragsmenge 1 an. Bestätigen Sie mit Enter.

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Das System meldet zunächst, dass das Kreditlimit Ihres Kunden überschritten wurde.
Übergehen Sie diese Meldung. Das System meldet nun einen Preisfindungsfehler. In
diesem Falle ist das Absicht. Der Preis für ein Projekt ist immer Gegenstand konkreter
Verhandlungen und muss also manuell hinterlegt werden.

4. Markieren Sie dazu die Zeile des Materials, so dass Sie farbig hinterlegt ist. Wählen
Sie dann im Menü Springen  Position  Konditionen.
5. Sie gelangen in die Registerkarte Konditionen zur Position 10.
6. Tragen Sie in der Tabelle weiter unten in der ersten weißen Zeile in der Spalte Kondi-
tionsart Preis (PR00) und in der Spalte Betrag 50000 ein. Bestätigen Sie mit Enter.
7. Das System kalkuliert neu und verschiebt die neue Zeile nach ganz oben. Es erscheint
ein Endbetrag von 59500 inklusive Mehrwertsteuer.

Abbildung 60: Konditionen für projektbezogenen Kundenauftrag: SAP System-Screenshot

8. Klicken Sie auf die Registerkarte Kontierung. Geben Sie hier im Feld PSP-Element
das Festpreiselement des Projekts an: A-1xxyy-1. Dadurch wird der Auftrag mit der
Projektstruktur verknüpft.

Sollte das PSP Element Feld an dieser Stelle nicht angezeigt werden, dann ha-
ben Sie einen Fehler in den Materialstammdaten von Techno-xxyy. In diesem
Fall verlassen Sie die Transaktion ohne zu speichern und gehen zurück zu
MM02. Geben Sie Techno-xxyy ein überprüfen Sie, ob Sie die Strategiegruppe
21 und die Positionstypgruppe 0005 eingegeben haben. Fangen Sie dann nochmals bei
3.2.6.1. an. Wenn das PSP Element Feld immer noch nicht angezeigt wird, dann kontaktieren
Sie Ihren Tutor. Arbeiten Sie nicht weiter, bevor dieses Problem nicht gelöst wurde!

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Projektplanung und Projektbudgetierung

Abbildung 61: Kontierung Meilenstein: SAP System-Screenshot

9. Wählen Sie nun die Registerkarte Fakturplan.


10. Die angezeigten Fakturierungstermine entstammen einer IDES-Vorlage. Eigentlich
sollten die Termine den Projektmeilensteinen entsprechen. Löschen Sie deshalb alle
vorhandenen Termine. Klicken Sie dazu auf das -Symbol (alle markieren) und
anschließend auf das -Symbol (Zeile löschen).

Abbildung 62: Fakturierungsplan (1): SAP System-Screenshot

11. Um nun die Termine aus den Meilensteinen zu generieren, klicken Sie auf das
-Symbol.
12. Das System öffnet ein Fenster mit Selektionskriterien. Selektieren Sie PSP-Element
und geben Sie den Schlüssel Ihres Projekts ein (A-1xxyy-1). Bestätigen Sie mit Enter.

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13. Nun zeigt das System zwei Meilensteine an. Selektieren Sie beide Zeilen und klicken
Sie auf das -Symbol.
14. Das System übernimmt die beiden Meilensteine, wobei sowohl die Plandaten, als auch
die Fakturierungsprozentsätze aus der Projektstruktur übernommen werden. In der
Spalte Sperre sollte jeweils Rückmeldung fehlt (02) stehen. Dadurch wird sicherge-
stellt, dass die Rechnungen erst bei Erreichen des Meilensteins gestellt werden.

Abbildung 63: Fakturierungsplan (2): SAP System-Screenshot

15. Wählen Sie den -Button (zurück). Übergehen Sie eventuelle Informationen (z. B.
Kreditprüfung) mit Enter.
16. Sichern Sie den Auftrag und notieren Sie die Auftragsnummer.

Terminauftrag 1 (Meilensteinfakturierung): _________________________________

3.2.6.2 Anlegen des Auftrags für die aufwandsbezogene Fakturierung


Erstellen Sie nun den zweiten Auftrag für die aufwandsbezogene Fakturierung. Die nach-
folgenden Schritte führen Sie zum Ziel.

Im Rahmen der aufwandsbezogenen Fakturierung werden die Aufwendungen


(gemeldete Beraterstunden = Ursprungsdaten) umgeschlüsselt in Verkaufsma-
terialien. Dabei wird anstelle des internen Stundensatzes ein (höherer) externer
SD-Verkaufspreis ermittelt. Dabei wird der interne Stundensatz, den Sie selber
für Ihren Testfahrer (Leistungsart T-xxyy) erfasst haben und die Kosten der Leistung ange-
ben, durch einen externen SD-Verkaufspreis ersetzt, der im Zusammenhang mit dem Material
Testfahrer1 steht. Dieses Material wurde zur Vorbereitung dieser Fallstudie von Ihrem Do-
zenten erstellt. Dieses Material stellen Sie beim zweiten Terminauftrag dem Kunden als
Dummy-Material für die Verrechnung der Beraterleistungen in Rechnung.

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Bei der Fakturierung werden Sie später im Fakturavorrat auch einen Betrag von 200 € aus-
gewiesen bekommen. Diese Faktura werden Sie nicht bearbeiten, sondern bearbeiten nur den
durch die Umschlüsselung sich ergebenden Betrag von 8000 € bei der Aufwandsbezogenen
Fakturierung. Dieser Betrag beinhaltet nämlich auch die Berücksichtigung der Menge der
erbrachten Leistung.

Wählen Sie erneut die Transaktion:

Logistik  Vertrieb  Verkauf  Auftrag  Anlegen (VA01)

1. Geben Sie die folgenden Daten ein:


1. Auftragsart TA (Terminauftrag)
2. Verkaufsorganisation 1000 (Deutschland Frankfurt)
3. Vertriebsweg 10 (Endkundenverkauf)
4. Sparte 00 (spartenübergreifend)
5. Drücken Sie Enter.
2. Machen Sie die folgenden Angaben:
1. Auftraggeber 5xxyy
2. Bestellnummer 1234xxyy
3. Bestätigen Sie mit Enter.
3. Geben Sie dann im Feld Material Testfahrer1 und als Auftragsmenge 1 an. Dieses
Material ist zuvor vom Tutor angelegt worden. Bestätigen Sie mit Enter. Übergehen
Sie wiederum die Meldung zur Kreditprüfung.
4. Das System ermittelt als Mengeneinheit Stunde (STD) und als Preis 200 EURO.
Diese Angaben können durch Scrollen nach rechts überprüft werden.

Diese Testfahrerstunde dient nur als Dummy-Wert, da die Rechnungserstellung später nicht
mit Bezug auf die Auftragsmenge (hier: 1 Stunde) sondern bezogen auf die tatsächlich er-
brachten Zeiten erfolgen wird.

5. Um den Auftrag mit der entsprechenden Projektstruktur zu verknüpfen, markieren Sie


die erste Zeile und wählen im Menü Springen  Position  Kontierung.
6. Tragen Sie hier in das Feld PSP-Element das zuvor angelegte Element für Sonder-
aufwendungen A-1xxyy-2 ein. Geben Sie das zuvor erstellte PSP-Element für Sonder-
aufwendungen A-1xxyy-2 in das Feld PSP-Element ein.

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Abbildung 64: Kontierung Sonderaufwendungen: SAP System-Screenshot

7. Wählen Sie Enter. Übergehen Sie die eventuelle Meldung Ereignisobjekt wird neu
abgeleitet mit einem erneuten Druck auf Enter.
8. Klicken Sie dann auf die Registerkarte Verkauf B.
9. Geben Sie im Bereich Steuerung aufwandsbezogener Fakturierung und Angebots-
erstellung im Feld DPP-Profil WIP ein.

Abbildung 65: Dynamische Posten Profil: SAP System-Screenshot

10. Bestätigen Sie mit Enter und sichern Sie Ihren Auftrag.
11. Übergehen Sie eine eventuelle Meldung zur Kreditprüfung und notieren Sie die Auf-
tragsnummer.

Terminauftrag 2 (aufwandsbezogene Faktura): ______________________________

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3.2.7 Kreditmanagement
Sie haben wahrscheinlich für Ihren Kunden 5xxyy beim Anlegen beider Aufträge eine Mel-
dung bzgl. des überschrittenen Kreditlimits erhalten.

Aufgabe (!):
Sie müssen, wenn Sie eine Meldung zur Kreditlimitprüfung erhalten haben, die
beiden Aufträge manuell freigeben. Wie Sie das anstellen, haben Sie bereits in
der Fallstudie Finanzwesen gelernt. Führen Sie die Auftragsfreigabe selbstän-
dig durch.

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3.3 Erläuterung
Was haben wir bisher gelernt?
Sie haben gelernt, wie die Planungsphase in SAP PS realisiert wird und wel-
che Prozesse zu dieser Phase gehören.

3.3.1 Aspekte der Planung


Mit Projektsystemen können viele verschiedene Aspekte geplant werden, z. B. Folgendes:
- Ressourcen
- Termine
- Materialien
- Erlöse
- Kosten
- Zahlungen

Mit der Projektplantafel können alle für das Projekt erforderlichen Daten (insbesondere die
Termine) angelegt, sowie das Projekt bearbeitet und ausgewertet werden. Durch die Kombi-
nation von Daten im Tabellenformat in Verbindung mit einer grafischen Darstellung wird
jederzeit ein umfassender Überblick über das Projekt geboten. Die Projektplantafel bietet die
folgenden Funktionen:
- Termine planen, überprüfen und ändern
- Ressourcen planen, terminieren und überprüfen
- Arbeit festlegen und verteilen
- Kapazitäten abgleichen
- Kosten kalkulieren

3.3.2 Terminplanung
Terminplanung mit PSP-Elementen
- Planen und Erfassen einzelner PSP-Elemente Termine
- Bereits beim Anlegen eines Projektes können geplante Start- und Endtermine für das
Projekt festgelegt werden. In der Projektplantafel können die Termine tabellarisch
oder grafisch geplant werden.
- In der Grobplanung werden für PSP-Elemente Termine festgelegt, die für die detail-
liertere Planung verbindlich sind. Dieser Grobplan kann als Grundlage für die detail-
liertere Planung oder Terminierung mit Netzplänen verwendet werden
- Mit mehreren Funktionen der Terminplanung können Termine zu einem späteren
Zeitpunkt verglichen, abgestimmt oder berechnet werden.
- Weiterhin ist zu beachten, dass bei einer Terminverschiebung in einem PSP-Element,
nicht automatisch eine Verschiebung der Plantermine anderer PSP-Elemente führt.
Dies liegt daran, dass zwischen PSP-Elementen keine Anordnungsbeziehungen beste-
hen.

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- Im SAP-Projektsystem können für die Terminierung im Projektstrukturplan Termine


von PSP-Elementen vererbt (top-down) oder hochgerechnet (buttom-up) werden
- Termine können natürlich auch manuell gepflegt werden.

Terminierung mit Netzplänen


- Plantermine von Vorgängen werden automatisch vom System berechnet
- Es stehen folgende transaktionsabhängige Optionen zur Verfügung:
o Netzplanterminierung
o Gesamtterminierung
o PSP-Terminierung
- Für die Terminierung stehen zwei Prinzipien zur Verfügung:
o Bei der Vorwärtsterminierung (früheste Lage) geht das System von den
Vorgängen aus, die keine Vorgänger mehr haben. Basierend auf deren Start-
termine und den Vorgangsdauern werden die frühesten Starttermine aller be-
troffenen Vorgänge berechnet.
o Bei der Rückwärtsterminierung (späteste Lage) verhält es sich genau umge-
kehrt. Dabei werden die Vorgänge ausgewählt, die keine Nachfolger mehr be-
sitzen und anhand derer Endtermine und den Vorgangsdauern werden die
spätmöglichsten Endzeitpunkte für alle betroffenen Vorgänge errechnet.

3.3.3 Ressourcenplanung
- Wenn ein Projektstrukturplan verwendet wird, können Kosten für interne und externe
Ressourcen geplant und später gebucht werden
- Netzpläne werden verwendet
o bei einer logistischen Ressourcenplanung, im Sinne einer Kapazitätsplanung
o oder bei einem automatischen Datenaustausch zwischen der Projektstruktur
und Einkaufsbelegen.
- Eine manuelle Kostenplanung für die benötigten Ressourcen und eine manuelle Kon-
tierung von Einkaufsbelegen auf der Ebene von PSP-Elementen ist bei Verwendung
von Netzplänen nicht notwendig.
- Zur Planung benötigter Ressourcen können entsprechend Vorgänge im Netzplan ver-
wendet werden. Im Projektsystem werden die folgenden Ressourcen unterschieden:
o Eigenbearbeitungsvorgänge
o Fremdbearbeitungsvorgänge
o Dienstleistungsvorgänge

Eigenbearbeitung
- Einplanen von Kapazitäten und Kosten, die unternehmensinterne Ressourcen leisten
- Es werden im Detailbild zum Vorgang die Arbeit und der Arbeitsplatz, an dem die
Arbeit anfällt, angegeben werden.
- Die Verwendung von Arbeitsplätzen ist Voraussetzung für die Kapazitätsplanung mit
Netzplänen.
o Arbeitsplätze enthalten Kalkulationsdaten, welche die Kalkulation von Vor-
gängen ermöglichen.

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o Arbeitsplätze enthalten Terminierungs- und Kapazitätsdaten, die für die Ter-


minierung und die Kapazitätsplanung benötigt werden.
o Zu den Vorgängen kann die Kapazitätsauslastung der Arbeitsplätze ausgewer-
tet werden.
- Gegebenenfalls kann über die Projektplantafel oder die Kapazitätsplantafeln ein Ka-
pazitätsabgleich durchgeführt werden.
- Durch die Rückmeldung von Vorgängen werden Kapazitätsbedarfe abgebaut und
Isttermine sowie Istkosten erfasst.

Fremdbearbeitung
- Einplanen von Kapazitäten und Kosten, die unternehmensexternen Ressourcen leis-
ten
- Erstellen von Bestellanforderungen, Bestellungen, Zugriff auf Daten aus dem Einkauf
(z. B. einen Einkaufsinfosatz, der die Preise und Lieferzeiten für die Fremdbearbei-
tung enthält)

Dienstleistungsvorgang
- Ähnlich wie Fremdbearbeitungsvorgang
- kann aber eine ganze Hierarchie geplanter Dienstleistungen enthalten, die vom Liefe-
ranten eingekauft werden sollen
- Der Wareneingang von Dienstleistungen ist in zwei Schritte aufgeteilt:
o Leistungserfassung
o Leistungsabnahme
- Fremdbearbeitungs- oder Dienstleistungsvorgänge werden durch den Steuerschlüssel
festgelegt.

3.3.4 Material im Projekt


- Über Materialien wird die Verbindung zwischen SAP PS, SAP SD, SAP MM und
SAP PP hergestellt.
- Im Rahmen der Projektplanung können für Materialien, deren Beschaffung, Ver-
brauch und Lieferung geplant werden.
- Mit Hilfe von PSP-Elementen können Kosten für die Beschaffung von Materialien
geplant sowie diverse Belege wie Materialreservierungen, Bestellanforderungen, Be-
stellungen, Warenein- und -ausgänge auf PSP-Elemente kontiert werden.
- Bei Verwendung von PSP-Elementen ist die manuelle Kontierung von Belegen auf
PSP-Elementen nicht mehr notwendig (seit ECC 5.0).
- Eine integrierte Materialplanung, bei der automatisch Daten zwischen einem Projekt
und dem Einkauf oder der Produktion ausgetauscht werden, steht nur bei Einsatz von
Netzplänen zur Verfügung.

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Projektplanung und Projektbudgetierung

3.3.5 Kostenplanung im Projekt


- Wenn nur Projektstrukturpläne für die Abbildung von Projekten verwendet werden,
müssen Kosten auf Ebene der PSP-Elemente für die spätere Durchführung der einzel-
nen Projektteile manuell eingeplant werden.
- Zur Kostenplanung in den PSP-Elementen gehören:
o Hierarchische Planung
o Detailplanung
o Einzelkalkulation
o Easy Cost Planning
- Weitere Möglichkeit: Vorgänge zu PSP-Elementen anlegen und über diese Vorgänge
Kosten planen.
o Netzplankalkulation: Auf Basis der Ressourcen- und Materialplanung mithilfe
von Netzplänen kann das SAP System automatisch Plankosten für die Beschaf-
fung und den Verbrauch von Ressourcen und Materialien berechnen.
o Vorteile der Netzplankalkulation:
 Der resultierende Plan kann auf ein neues Projekt kopiert werden.
 Wenn Projektteile verschoben werden, wird die Kostenplanung auto-
matisch mit den Vorgängen verschoben.
 Die Planung über Netzplanvorgänge ist kostenarten- und periodenge-
recht.

Easy Cost Planning


- Einfaches Werkzeug für die Kostenplanung auf PSP Elementenebene im Project
Builder.
- Die Kostenplanung über Easy Cost Planning ist kostenartgerecht.
- Prinzip: Verwendung von Planungsvorlagen zur Erfassung von Kalkulationspositio-
nen
o Planvorlagen können auf dem SAP Standard (Best Practice Lösungen)
o oder auf bereits durchgeführten Projekten basieren
- IDEE hinter Easy Cost Planning: Man verwendet die Kostenstruktur eines bereits
durchgeführten Projektes, welcher mit dem aktuell durchzuführenden Projekt ver-
gleichbar ist.
- Beispiel: Ihnen steht eine Planungsvorlage der Kostenstruktur (verwendete Leis-
tungsarten, Arbeitsplätze, Ressourcen etc.) eines Softwareprojektes zur Verfügung.
Nun wollen Sie die Kosten eines neuen Softwareprojektes schätzen (planen). Sie
verwenden die in der Vorlage angebotenen Felder für Leistungsarten, Kostenstellen
etc. und tragen nur die Mengen (Arbeitszeiten, Anzahl Mitarbeiter, Materialverbrauch
etc.) ein. Der Rest wird aus der Vorlage übernommen und die voraussichtlichen Kos-
ten berechnet.

3.3.6 Auftragszuordnung zum Projekt


- Einem Projekt können verschiedene Aufträge zugeordnet werden (Innenauftrag, Fer-
tigungsauftrag, Instandhaltungsauftrag)

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Projektplanung und Projektbudgetierung

- Die Aufträge werden nach ihrer Auftragskategorie bestimmt. Der Netzplan ist eben-
falls eine Auftragskategorie.
- Die Auftragskategorien für die entsprechenden Anwendungen werden vom System
festgelegt.
- Innerhalb einer Auftragskategorie können eigene Auftragsarten festgelegt werden.
Die Auftragsart steuert folgende Aspekte:
o Nummernvergabe
o Vorschlagswert-Einstellungen
o benutzerspezifisches Statusmanagement
o benutzerspezifische Feldsteuerung
- Abhängig von der Auftragsart und dem Werk können die Netzpläne nach Kopf oder
nach Vorgängen zugeordnet werden. Normalerweise werden nach Vorgängen zu-
geordnete Netzpläne verwendet, wo die Kosten vorgangsweise erfasst werden. Nach
Kopf zugeordnete Netzpläne haben nur für die Zuordnung von Netzplänen zu Kun-
denaufträgen Bedeutung (ohne PSP).

3.3.7 Kostenplanung und Budgetierung


1. In der Planungsphase werden Projektkosten so akkurat wie möglich geschätzt
2. In der darauf folgenden Genehmigungsphase werden Projektmittel in Form von Bud-
gets den einzelnen Projektteilen zugewiesen
3. Das Budget unterscheidet sich dabei von der Projektkostenplanung durch seine Ver-
bindlichkeit
4. Das Budget ist der von der Geschäftsleitung verabschiedete Rahmen für die Entwick-
lung der Projektkosten in einem bestimmten Zeitraum

Budgetierung
Budgetierungsprozess:
1. Sie vergeben ein sogenanntes Originalbudget (Transaktion CJ30)
- Alle PSP Elemente des Projektes werden in einer Tabelle angezeigt
- Das gesamte Budget eines Projektes kann auf die untergeordneten PSP Ele-
mente top-down verteilt werden, oder es setzt sich aus den einzelnen Teilbud-
gets bottom-up zusammen.
- Die hierarchische Konsistenzprüfung stellt die Konsistenz des Projektbudgets
sicher
- Im Budgetprofil kann weiterhin festgelegt werden, ob die Mittel als Gesamt-
werte oder auf Jahre aufgeschlüsselt zugeordnet werden sollen.
2. Sie können Authorisierungen für die Budgetpflege festlegen.
3. Während der Projektdurchführung kann das Budget des Projektes oder einzelner PSP
Elemente angepasst werden
- Sie können das Origialbudget anpassen.
- Sie können Budgetaktualisierungen durchführen.
- Budgetaktualisierung unterscheidet zwischen
 Budgetnachträgen
 Budgetrückgaben

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Projektplanung und Projektbudgetierung

 und Budgetumbuchungen
4. Budgetfreigabe ermöglicht die Freigabe von Mitteln zu verschiedenen Zeitpunkten
eines Geschäftsjahrs
5. Budgetvortragsfunktion erlaubt die Übertragung von im vorausgegangenen Jahr
nicht verbrauchte Mittel auf das neue Geschäftsjahr

Verfügungen und Verfügbarkeitskontrolle


Diese Komponente dient der Überwachung und Steuerung von Projektkosten. Ein Projektlei-
ter kann jederzeit mit Hilfe der Verfügbarkeitskontrolle eine Übersicht über die Verfügungen
der Mittel und deren Art aufrufen.
Die Verfügbarkeitskontrolle ermöglicht eine aktive Kontrolle der Kosten durch die Ausgabe
von Warnungen und Fehlermeldungen zur Zeit der Entstehung der Kosten.
Die Komponente ist durchgängig mit vor- und nachgelagerten Komponenten integriert, z. B.:
- Controlling (CO)
- Finanzwesen (FI)
- Produktionsplanung und -steuerung (PP)
- Materialwirtschaft (MM)

Mit der Verfügbarkeitskontrolle überwachen Sie die Mittel durch die Vergabe von Budgets.
- Passive Verfügbarkeitskontrolle: Übersicht der Mittel, ihrer Verfügungen und de-
ren Art
- Aktive Verfügbarkeitskontrolle: Verhinderung zu hoher Verfügungen bereits zum
Zeitpunkt der Entstehung. Das System prüft beim Erfassen von betriebswirtschaftli-
chen Vorgängen, die Kosten auf einem Controlling-Element erzeugen (z. B. Buchung
einer Rechnung), ob das verfügbare Budget des Controlling-Elements noch ausreicht.
Für Projekte können Sie alternativ zum aktuellen Budget auch Freigaben verwenden.
Für die Prüfung werden die im Customizing definierten Toleranzgrenzen herangezo-
gen

Die Verfügbarkeitskontrolle prüft jeweils das verteilbare aktuelle Budget (bzw. Freigabe)
gegen den Verfügtwert.
- Verteilbares Budget: Noch nicht auf andere untergeordnete PSP-Elemente verteiltes
Budget eines Controlling-Elements.
- Verfügtwert: Angefallene Kosten auf dem Controlling-Element.

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Projektplanung und Projektbudgetierung

Abbildung 66: Verfügbarkeitsprüfung: help.sap.com

Mittelbindung
Mit dieser Funktion werden erwartete Kosten bzw. Erlöse erfasst, bei denen zum augenblick-
lichen Zeitpunkt noch nicht bekannt ist, durch welchen Vorgang (Bestellung, Materialreser-
vierung etc.) sie später tatsächlich verursacht werden. Damit können frühzeitig Teile des
Budgets reserviert werden. Die Mittelbindung kann auf Innenaufträgen, Kostenstellen oder
Projekten kontiert werden.
Eine Mittelbindung, die auf ein PSP-Element, einen Netzplan oder einen Innenauftrag kon-
tiert ist, nimmt an der aktiven Budget-Verfügbarkeitskontrolle teil. Die Mittelbindung prüft,
ob das verfügbare Budget noch ausreicht. Dabei berücksichtigt das System definierte Tole-
ranzgrenzen unter- und oberhalb des Budgets. Die Mittelbindung weist das System als Obligo
im Informationssystem der Kontierungsobjekte aus.
Die Mittelbindung umfasst folgende Einzelaktivitäten.
- Mittelbindung anlagen: Eine Mittelbindungen wird in Form eines Vormerkungsbe-
leges angelegt. Der Vormerkungsbeleg enthält
o Daten, die für den gesamten Beleg gelten, im sog. Belegkopf
o mindestens eine Mittelbindungsposition, die die eigentlichen Mittelbindungs-
informationen enthält
- Mittelbindung ändern: Es können sowohl der Mittelbindungsbetrag geändert als
auch weitere Positionen zur Mittelbindung erfasst werden.
- Mittelbindung abbauen: Beim manuellen Abbau einer Mittelbindung wird für eine
Mittelbindungsposition den Abbaubetrag erfasst. Der Abbaubetrag wird auf Grundla-
ge des offenen Betrages bestimmt. Der Abbaubetrag ergibt sich jeweils aus der Diffe-
renz des Mittelbindungsbetrages und der Summe der bereits abgebauten Teilbeträge.
Der Abbaubetrag darf nicht größer als der offene Betrag sein.

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Projektdurchführung

4 Projektdurchführung
Dieser Abschnitt beschreibt die zentralen Aktivitäten, die während der Projektdurchführung
in SAP PS durchgeführt werden.

4.1 Theorie: Projektdurchführung


Im Rahmen der Realisierungsphase von Projekten werden Leistungen von Ka-
pazitäten des eigenen Unternehmens in Anspruch genommen, externe Ressour-
cen an der Durchführung beteiligt, Material eingekauft, eigengefertigt, ver-
braucht und geliefert, Rechnungen von Lieferanten erfasst und Rechnungen an
Kunden versendet etc.

4.1.1 Aspekte der Projektrealisierung


Entsprechend der Integration des SAP ERP Systems und der daraus resultierenden Verknüp-
fung des Projektsystems mit anderen Applikationen im SAP ERP System, können praktisch
alle projektbezogenen Daten automatisch auf die relevanten Projekte fortgeschrieben oder im
Reporting der Projekte ausgewertet werden. Dabei ist es unerheblich, ob die entsprechenden
Belege im Einkauf, in der Produktion oder im Vertrieb erstellt wurden. Daraus resultiert auch
eine große Bandbreite an Aspekten, die bei der Projektrealisierung betrachtet werden können.
So kann die Erfassung von Istterminen die Erzeugung eines Fakturabelegs im Vertrieb auslö-
sen oder der Wareneingang in der Materialwirtschaft bewirkt die Belastung eines PSP-
Elements mit Materialkosten. Verbrauchte Arbeitsstunden in der Projektdurchführung werden
im Human Capital Management erfasst und verursachte Kosten im Projektcontrolling fortge-
schrieben.
Da die Betrachtung aller Aspekte der Projektdurchführung den Rahmen dieser Lehreinheit
übersteigen würde, werden im Folgenden nur einige Aspekte kurz dargestellt.

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Projektdurchführung

Abbildung 67: Aspekte der Projektrealisierung

4.1.2 Möglichkeiten der Rückmeldung


Mit Hilfe von Rückmeldungen kann der Bearbeitungsstand von Vorgängen und Vorgangs-
elementen in einem Netzplan dokumentiert werden. Dadurch wird eine Prognose der weiteren
Entwicklung ermöglicht. Verschiedene Geschäftsvorgänge werden als Folge einer Rückmel-
dung automatisch ausgeführt. Dazu zählen die Buchung von Istkosten, Istterminen, Istarbeit
und ggf. die Änderung des Vorgangsstatus.
Folgende Möglichkeiten, eine Rückmeldung zu erstellen, existieren im SAP System:
- als Einzelrückmeldung für einen Netzplan, Vorgang, ein Vorgangselement oder eine
Einzelkapazität
- als Sammelrückmeldung
- Verwenden des Strukturinfosystems (Selektion von Vorgängen und Zugriff auf die
Einzel- oder Sammelrückmeldung); aus dem Infosystem kann ein Benutzer einem an-
deren Benutzer oder einer Organisationseinheit einen Rückmeldeworkflow senden
- Verwenden des Arbeitszeitblatts (CATS)
- über das Internet (Erstellung einer Einzelrückmeldung oder Erfassung von Zeitdaten
im Arbeitszeitblatt)
- mittels Handheld-Geräten über die Open-PS-Schnittstelle
- über die MDE-Schnittstelle

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Projektdurchführung

Abbildung 68: Möglichkeiten der Rückmeldung

Istdaten für PSP-Elemente


Während der Planungsphase wurden die Ecktermine für PSP-Elemente eingegeben, z. B. in-
dem in der Projektplantafel grafische Terminbalken angelegt wurden. Während der Durchfüh-
rungsphase können Isttermine genauso in der Projektplantafel festgelegt werden. Bevor
Iststart- und Istendtermine für PSP-Elemente eingegeben werden können, muss der Status
„Teilfreigeben" oder „Freigegeben" gesetzt werden.
Zum Überwachen der Termine im Projekt müssen die Ecktermine mit den Istterminen abge-
glichen werden, das heißt, Sie vergleichen die geplanten mit den tatsächlichen Terminen oder
prognostizierten Abschlussterminen. Für Auswertungszwecke können Sie die Projektplantafel
oder das Strukturinfosystem verwenden.

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Projektdurchführung

Abbildung 69: Istdaten für PSP-Elemente

Cross Application Time Sheet - CATS


Viele Unternehmen, die SAP ERP verwenden, setzen das Arbeitszeitblatt CATS als zentrale
Transaktion für die Zeitdatenerfassung Ihrer Mitarbeiter ein. Die mit Hilfe von CATS erfass-
ten Zeitdaten können anschließend in andere Applikationen, wie z. B. das Controlling oder
das Projektsystem übergeleitet werden und dabei automatisch Leistungsverrechnungen oder
Rückmeldungen erzeugen. Das CATS stellt somit eine integrierte Funktion dar, um Tätigkei-
ten zu erfassen, die in den Bereichen HCM, PS, IH, CS und CO relevant sind. Die Layouts
können mit Hilfe von Erfassungsprofilen individuell festgelegt werden.

Abbildung 70: Cross Application Time Sheet

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Projektdurchführung

Execution Services
Mit Execution Services können Obligo- und Istkosten für Positionen eingegeben werden, die
mit Easy Cost Planning geplant wurden. Folgende Buchungen sind möglich:
- Interne Leistungsverrechnung (für Eigenleistungen)
- Direkte Prozessverrechnung (für Prozesse)
- Reservierungen (für Materialpositionen)
- Warenausgang (für Materialpositionen)
- Bestellanforderung (für Materialpositionen, Fremdleistungspositionen, Dienstleis-
tungspositionen und variable Positionen)
- Bestellung (für Materialpositionen, Fremdleistungspositionen, Dienstleistungspositio-
nen und variable Positionen)

4.1.3 Integration mit dem Einkaufsprozess


Bei Fremdbearbeitungsvorgängen, Dienstleistungsvorgängen und direkt beschafften Materi-
alkomponenten werden durch den Netzplan Bestellanforderungen erzeugt, die dann an die
Einkaufsabteilung weitergegeben und dort weiter bearbeitet werden. Die Abwicklung im Ein-
kauf umfasst ggf. eine Ausschreibung an Lieferanten, eine Angebotserfassung und Lieferan-
tenauswahl, die Umsetzung der Bestellanforderungen in Bestellungen, die weitere Bestell-
überwachung bis zum Waren- und Rechnungseingang.
Ein Dienstleistungsvorgang löst eine ähnliche Einkaufsabwicklung aus wie ein Fremdbearbei-
tungsvorgang, kann aber eine ganze Hierarchie geplanter Dienstleistungen enthalten, die vom
Lieferanten eingekauft werden sollen, so wie Wertlimits für ungeplante Leistungen. Der Wa-
reneingang von Dienstleistungen ist in zwei Schritte aufgeteilt (Leistungserfassung, Leis-
tungsabnahme).
Durch die Bestellanforderung (Banf) wird eine Banf-Obligo auf dem Kontierungsobjekt
(Vorgang oder PSP-Element) ausgewiesen. Bei der Umsetzung in die Bestellung wird ein
Bestellobligo auf dem Kontierungsobjekt sichtbar (anderer Werttyp als Banf-Obligo). Die
Istkosten werden – gesteuert vom Kontierungstyp der Bestellung – beim Wareneingang oder
beim Rechnungseingang gebucht (bewerteter, unbewerteter Wareneingang). Sie werden je
nach Kontierung dem Netzplanvorgang oder PSP-Element zugerechnet.
Alternativ zur automatischen Erzeugung von Bestellanforderungen durch den Netzplan kön-
nen Bestellanforderungen oder Bestellungen manuell anlegt und auf PSP-Elemente kontiert
werden.

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Abbildung 71: Integration mit dem Einkaufsprozess

4.1.4 Zuordnung von Belegen


In der folgenden Abbildung sind Geschäftsvorfälle dargestellt, die über eine Zuordnung eine
Verbindung zu PSP-Elementen oder Vorgängen herstellen. Durch Zuordnung der entspre-
chenden Belege werden das resultierende Obligo oder die Istkosten direkt auf ein PSP-
Element oder den Netzplan/Vorgang gebucht.

Während der Projektplanungsphase wurden diese Kosten entsprechend geplant. Sie können
beispielsweise die Kosten für Bestellanforderungen, Bestellungen und Wareneingänge auf
Ebene des Netzplans oder eines Vorgangs mittels fremdbearbeiteten Vorgängen, Dienstleis-
tungsvorgängen oder direkt beschafften Materialkomponenten planen, Bestände mithilfe der
entsprechenden Lagerpositionen aus dem Lager entnehmen, mithilfe von Kostenvorgängen
Rechnungen buchen und Kosten, die sich aus Rückmeldungen ergeben, mittels eigenbearbei-
teten Vorgängen buchen.

Istkosten und -erlöse, die sich aus Bestellanforderungen, Bestellungen, Wareneingängen,


Leistungsverrechnungen oder Rechnungen für PSP-Elemente ergeben, stimmen mit den Wer-
ten der Primärkosten, Leistungsaufnahmen oder Erlösplanungsdaten für den Projektstruktur-
plan überein.

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Abbildung 72: Zuordnung von Belegen

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Projektdurchführung

4.2 Praxis: Projektdurchführung


Sie haben nun das Projekt durchgeführt und haben entsprechende Kostenposi-
tionen verursacht. Nun gilt es diese Kosten im Ist zu erfassen.

Abbildung 73: Prozessüberblick: Projektdurchführung

4.2.1 Istkostenerfassung: Phase Blueprint


In der ersten Projektphase haben Ihre Ingenieure der Kostenstelle 4290 ganze Arbeit geleistet
und die Konstruktionspläne erstellt. Dabei haben sie die vorgesehenen 420 (Leistungsart
1429) und 180 (Leistungsart 1430) Stunden voll ausgeschöpft. Diese Leistungen müssen nun
durch das Controlling auf das Projekt gebucht werden, damit die Kosten korrekt erfasst wer-
den (Direkte Leistungsverrechnung).

Wählen Sie:

Logistik  Projektsystem  Controlling  Istbuchungen  Leistungsverrechnung 


Erfassen (KB21N)

1. Falls gefragt, geben Sie 1000 als Kostenrechnungskreis an.


2. Geben Sie als Belegdatum und Buchungsdatum das aktuelle Tagesdatum an.
3. Wählen Sie im Drop-Down-Feld ErfassVar den Eintrag 04 PSP-Element/Auftrag.
4. Wählen Sie L Listerfassung aus dem Drop-Down-Feld Eingabetyp.
5. Geben Sie nun in der ersten Zeile folgende Daten ein:
a. SendStelle 4290
b. SLstArt 1429
c. Empfänger-PSP-Element A-1xxyy-11
d. Menge gesamt 420
6. Geben Sie nun in der zweiten Zeile folgende Daten ein:
a. SendStelle 4290
b. SLstArt 1430
c. Empfänger-PSP-Element A-1xxyy-11
d. Menge gesamt 180
7. Bestätigen Sie mit Enter.

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Projektdurchführung

Abbildung 74: Istkostenerfassung Blueprint: SAP System-Screenshot

Sichern Sie den Beleg und notieren Sie sich die Belegnummer.

Beleg Blueprint: _____________________________________________________________

4.2.2 Rückmeldung Phase Blueprint


Nun da die Projektphase Blueprint abgeschlossen ist und die Kosten der Projektphase erfasst
sind, müssen Sie die Projektphase im Project Builder abschließen. Beenden Sie daher nun die
erste Projektphase, indem Sie den Ist-Termin für den Meilenstein der Projektphase 1 setzen.
Die folgende Grafik ordnet diesen Arbeitsschritt in den Kontext ein.

Abbildung 75: Meilensteinfakturierung; Fallstudie PS, 2007

Mit dem Abschluss einer Projektphase (z. B. Erreichen des ersten Meilensteins) wird die Fak-
tura zum ersten Kundenauftrag automatisch erstellt. Da die Projektstruktur mit dem Kunden-

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auftrag verknüpft ist, wird auch direkt mit der Terminierung des ersten Projektmeilensteins
die zu dieser Projektphase gehörende Faktura in den Fakturavorrat aufgenommen. Im
Fakturavorrat befinden sich dabei alle noch nicht bearbeiteten Fakturen. Hier kann dann aus
der entsprechenden Faktura die Rechnung für den Kunden erstellt werden.
Wählen Sie dazu folgende Transaktion:

Logistik  Projektsystem  Projekt  Project Builder (CJ20N)

1. Öffnen Sie Ihr Projekt A-1xxyy durch Doppelklick auf dieses Projekt im Arbeitsvorrat
der zuletzt bearbeiteten Projekte.
2. Klappen Sie die Struktur im Fenster oben links so weit auf, bis Sie den Meilenstein
Meilenstein Blueprint xxyy erreichen. Markieren Sie diesen, so dass er farbig hinter-
legt ist.
3. Im rechten Fenster sehen Sie nun die Detaildaten zum Meilenstein. Tragen Sie als
Isttermin das aktuelle Tagesdatum ein und wählen Sie .

Abbildung 76: Meilensteinfakturierung: SAP System-Screenshot

4. Übergehen Sie eventuelle Warnungen mit Enter und sichern Sie.

Durch die Hinterlegung des Ist-Termins gilt die Phase als abgeschlossen und
die zuvor im Fakturierungsplan Ihres ersten Kundenauftrags gesetzte
Fakturasperre 02 Rückmeldung fehlt wird gelöst. Somit kann für die erste
Projektphase eine Rechnung erstellt werden.

Da Sie aber bereits das gesamte Projekt abgeschlossen haben, wollen Sie zunächst die ande-
ren Projektteile bearbeiten, bevor Sie dem Kunden eine Rechnung stellen.

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4.2.3 Automatische Istkostenerfassung und Rückmeldung: Phase Proto-


typ
Der Prototyp ist von Ihren Ingenieuren fertig gestellt worden. Nun müssen Sie die beiden
Vorgänge rückmelden, damit die Istkosten erfasst werden. Die Erfassung der Kosten der
zweiten Phase (Prototyp) kann direkt aus dem Netzplan erfolgen. Öffnen Sie wiederum Ihr
Projekt.

1. Markieren Sie den ersten Vorgang Spezifikation.


2. Wählen Sie aus dem Menü Bearbeiten/Vorgang/Rückmelden.
3. Es öffnet sich ein Dialogfeld, in dem Sie aufgefordert werden die geleisteten Arbeits-
stunden zu erfassen.

Abbildung 77: Vorgang Spezifikation rückmelden: SAP System-Screenshot

4. Auch hier gehen wir davon aus, dass die gesamten 180 veranschlagten Stunden tat-
sächlich geleistet wurden. Bestätigen Sie die Rückmeldung mit dem grünen Haken.
5. Übergehen Sie eventuelle Meldungen (aktuelles Datum ist kein Arbeitstag) mit Enter.
6. Der Status des Vorgangs wird durch diese Aktion um RÜCK (Rückgemeldet) ergänzt.

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Abbildung 78: Status des Vorgangs: SAP System-Screenshot

7. Markieren Sie nun den zweiten Vorgang Konstruktion.


8. Wählen Sie erneut aus dem Menü Bearbeiten/Vorgang/Rückmelden.
9. Es öffnet sich ein Dialogfeld, in dem Sie aufgefordert werden, die geleisteten Arbeits-
stunden zu erfassen.
10. Auch hier gehen wir davon aus, dass die gesamten 270 veranschlagten Stunden tat-
sächlich geleistet wurden.
11. Bestätigen Sie die Rückmeldung mit dem grünen Haken.
12. Übergehen Sie eventuelle Meldungen (aktuelles Datum ist kein Arbeitstag) mit Enter.
13. Damit ist der Netzplan und auch die Projektphase Prototyp rückgemeldet und die
Kosten automatisch erfasst. Wechseln Sie in den zweiten Meilenstein. Wie Sie sehen,
ist durch die Verknüpfung des Meilensteins mit dem zweiten Vorgang Konstruktion,
der Ist-Termin automatisch gesetzt worden und damit auch die zweite Projektphase
abgeschlossen.

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Abbildung 79: Isttermin Meilenstein automatisch gesetzt: SAP System-Screenshot

14. Sichern Sie Ihr Projekt.

4.2.4 Projektplantafel
Rufen Sie die Projektplantafel auf, um sich den Projektfortschritt anzusehen und die
Istkostenerfassung nachzuvollziehen.

1. Öffnen Sie Ihr Projekt und expandieren Sie alle Knoten in Ihrer Struktur.
2. Markieren Sie den obersten Knoten Ihres Projektes (Techno-Doping-xxyy) und wäh-
len Sie .
3. Sie sehen nun, dass die Istkosten in der Projektplantafel aufgeführt sind (kleine Ab-
weichungen zu den Planungsdaten sind möglich).

Abbildung 80: Actual Costs – Project Planning Board: SAP System-Screenshot

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4.2.5 Erfassen von Projekt-Stunden für die Sonderaufwendungen


Ihr Testfahrer hat unermüdlich (40 Stunden in einer Woche) das neue Rennrad getestet. Ihre
Aufgabe besteht nun darin, die Zeiterfassung und Weiterverarbeitung dieser Zeitdaten
durchzuführen.

Abbildung 81: Prozessübersicht: Sonderaufwendungen

4.2.5.1 Aufgabe: Erfassen der Projektzeiten im CATS


Zur Zeiterfassung dient die SAP-Komponente CATS (Cross Application Time Sheet). In die-
ser anwendungsübergreifenden Komponente können alle Arten von Zeitdaten gesammelt
werden und später den einzelnen Zielapplikationen zur Weiterverarbeitung zur Verfügung
gestellt werden. Zur besseren Verständlichkeit der o. a. Ausführungen dient die nachfolgende
Grafik.

Abbildung 82: CATS (Cross Application Time Sheet); Fallstudie PS, 2007

Die unter CAT2 erfassten Zeiten im Personalstamm des Beraters werden mit der Transaktion
CAT7 in das Controlling überführt. Dadurch stehen die erbrachten Aufwendungen in der
Kostenrechnung und im Projektsystem zur Auswertung und zur Zuordnung entstandener Kos-
ten zur Verfügung.

4.2.5.2 Erfassen der Daten


Erfassen Sie nun für Ihren Mitarbeiter die Zeitdaten, indem Sie folgende Transaktion wählen:

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Personal  Personalzeitwirtschaft  Arbeitszeitblatt  CATS Classic  Arbeitszeiten


(CAT2)

1. Geben Sie als Erfassungsprofil 1303 (PS/HR/CO: ILV auf PSP (ohne Prüfung)) an.
Drücken Sie Enter.
2. Geben Sie im Feld Personalnummer den zuvor angelegten Mitarbeiter 990xxxy an.
Wählen Sie Enter.
3. Tragen Sie nun im Feld Einstiegsdatum das aktuelle Tagesdatum ein. Klicken Sie
dann auf das -Symbol (Zeiten erfassen).
4. Sie gelangen in den Dialog Arbeitszeitblatt: Erfassungssicht. Tragen Sie in der ers-
ten weißen Zeile in der Spalte Empfänger-PSP-Element die Phase A-1xxyy-2 (Son-
deraufwendungen) ein.
5. Tragen Sie in den ersten fünf Werktagen in dieser Zeile jeweils 8 Stunden ein.
6. Bestätigen Sie mit Enter.
7. Das System füllt in den Spalten SendStelle (Kostenstelle 4280) und LArt (T-xxyy)
automatisch die entsprechenden Daten aus dem Personalstammsatz aus.

Vergleichen Sie Ihre Angaben mit der folgenden Abbildung.

Abbildung 83: Zeiterfassung Beraterstunden: SAP System-Screenshot

8. Geben Sie die erfassten Zeiten für die Zielapplikationen HR/PS/CO frei, indem Sie auf
das -Symbol (Freigabesicht) klicken.
9. Markieren Sie die zuvor eingegebene Zeile und klicken Sie auf das -Symbol (Frei-
geben).

Abbildung 84: Freigabe Arbeitszeiten: SAP System-Screenshot

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Projektdurchführung

10. Das System meldet, dass 5 Zeiten freigegeben wurden. Sichern Sie das Arbeitszeit-
blatt und beenden Sie die Transaktion.

4.2.5.3 Weiterverarbeitung der Zeitdaten


Wie in der Beschreibung der CATS-Komponente bereits angedeutet, erfolgt im Gegensatz
zum HR-Modul die Weitergabe der erfassten Projektstunden nicht automatisch an die Funk-
tionsbereiche CO oder PS.
Überleitung und Verbuchung müssen erst explizit angestoßen werden. Darin besteht Ihre
nächste Aufgabe.

Wählen Sie folgende Transaktion:

Personal  Personalzeitwirtschaft  Arbeitszeitblatt  Überleitung  Rechnungswesen


(CAT7)

1. Geben Sie als Personalnummer Ihren Mitarbeiter 990xxyy an. Klicken Sie dann auf
das -Symbol (Ausführen).
2. Es sollten 3 Belege gebucht werden und das System sollte nun Folgendes melden: Alle
Daten wurden in das CO übernommen.

Abbildung 85: Datentransfer nach SAP CO: SAP System-Screenshot

3. Wählen Sie Beenden ( ).

Um die Auswirkungen anzusehen, müssen Sie folgende Transaktion wählen:

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Projektdurchführung

Logistik  Projektsystem  Infosystem  Controlling  Kos-


ten/Erlöse/Ausgaben/Einnahmen (S_ALR_87013531)

4. Falls das System Sie nach dem Kostenrechnungskreis fragt, tragen Sie 1000 (CO
Europe) ein und bestätigen Sie.
5. Falls Sie das System nach einem DB-Profil fragt, geben Sie bitte das Profil Standard-
selektion (Struktur) (000000000001) an. Bestätigen Sie.
6. In der folgenden Selektionsmaske tragen Sie bitte im Feld Projekt den Namen Ihres
Projekts A-1xxyy ein.
7. Hinterlegen Sie als Planversion die Plan/Istversion (0) und selektieren Sie den klas-
sischen Recherchebericht.
8. Klicken Sie auf das -Symbol (Ausführen).

Zum Vergleich:
Im Bericht für das aktuelle Geschäftsjahr sollten Sie Planerlöse von EUR 50.200 und Ist-
Kosten in Höhe von ca. EUR 38.214 angezeigt bekommen. Die Planerlöse basieren auf dem
Wert der beiden erfassten Kundenaufträge zum Projekt und die Ist-Kosten auf den bisher er-
fassten Istkosten für die Projektphase Entwicklung. Die Überleitung der erfassten Testfahrer-
stunden hat bewirkt, dass ein Unterschied von 4000 € (= 40 Stunden * 100 €, wobei die 100 €
der festgelegte Tarif in der Leistungseinheit T-xxyy ist) zwischen den Plankosten und den
Istkosten entstanden sind. Das liegt daran, dass wir die Kosten der Sonderaufwendungen nicht
geplant hatten. Andererseits sind bei den Planerlösen zum einen die 50.000 € für den ersten
Kundenauftrag (Dummy-Material Techno-xxyy) zum Festpreis und zum anderen 200 € für
den zweiten Kundenauftrag (Dummy-Material Testfahrer1) erfasst. Die Erlöse von 200 €
kommen daher zustande, weil wir in dem zweiten Kundenauftrag nur die Menge 1 (Stunden)
erfasst hatten. Der wahre Aufwand von 40 Stunden (entspricht einem Erlös von 8000 €) wur-
de im CATS erfasst. Die mengenmäßige Erfassung zu dem Auftrag erfolgt erst bei der auf-
wandsbezogenen Fakturierung.

Abbildung 86: Kosten-Erlös-Bericht: SAP System-Screenshot

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Sollten Sie in dem Bericht Ihre Planerlöse von 50200 € nicht sehen, dann könn-
ten die folgenden Probleme die Ursache sein: (1) Ihr Projekt (PSP) und/oder
das PSP Element haben nicht das Kennzeichen Kontierungselement gesetzt. (2)
Sie haben Ihre Kundenaufträge im Kreditmanagement nicht freigegeben. (3) Sie
haben die Preiskondition PR00 für Ihren ersten Kundenauftrag nicht gepflegt.

4.2.6 Fakturierung der Kundenaufträge: Blueprint- und Prototyp-Phase


Durch die Hinterlegung der Ist-Termine in den Meilensteinen bzw. der Rückmeldung der ein-
zelnen Projektphasen gelten die Phasen als abgeschlossen und die zuvor im Fakturierungsplan
Ihres ersten Kundenauftrags gesetzte Fakturasperre (02 Rückmeldung fehlt) wird gelöst.
Somit kann für die erste Projektphase eine Rechnung erstellt werden. Da ein Projekt eine
Dienstleistung darstellt (die im Gegensatz zu Waren nicht ausgeliefert wird) erfolgt die Fak-
turierung mit Bezug zum Auftrag und nicht zur Lieferung (wie etwa in der Logistik-
Integrations-Fallstudie). Gemäß Fakturierungsplan zum ersten Kundenauftrag sind nach Ab-
schluss der ersten Projektphase 30% des Auftragswertes und nach dem Abschluss der zwei-
ten Projektphase die restlichen 70% fällig. Sie erstellen nun diese beiden Rechnungen.

Abbildung 87: Prozessüberblick: Fakturierung

Zur Erstellung der Rechnungen wählen Sie folgende Transaktion:

Logistik  Vertrieb  Fakturierung  Faktura  Fakturavorrat bearbeiten (VF04)

Im Fakturavorrat zeigt das System normalerweise alle zum gewählten Stichtag fakturierbaren
Vorgänge des Unternehmens an. Damit Sie nun nicht die Aufträge der anderen Fallstudienbe-
arbeiter fakturieren, ist die Eingrenzung auf Ihren Kunden erforderlich.

1. Geben Sie die folgenden Daten ein:


- Fakturadatum bis Endtermin Ihres zweiten Meilensteins
(wahlweise können Sie als Datum einen Termin
heute in 4 Monaten wählen)
- Auftraggeber 5xxyy
- Auftragsbezogene Selektieren
- Drücken Sie (Fakturavorrat anzeigen), um sich den
Fakturavorrat anzeigen zu lassen.
2. Aus dem Fakturavorrat wählen Sie die Zeile, in der die Nummer des ersten Termin-
auftrags (Meilensteinfakturierung) und ein Nettowert von EUR 15.000 vermerkt ist.
Markieren Sie die Zeile und klicken Sie dann auf den -Button (Einzelfak-
tura).

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Abbildung 88: Fakturierung: SAP System-Screenshot

3. Das System generiert nun die Faktura. Sichern Sie und notieren Sie die
Fakturanummer.

Beleg zur Faktura 1 (Meilenstein 1): ______________________________________

4. Aus dem Fakturavorrat wählen Sie nun die Zeile mit dem Nettowert von EUR 35.000.
Markieren Sie die Zeile und klicken Sie dann auf den -Button (Einzelfak-
tura).
5. Das System generiert nun die Faktura. Sichern Sie und notieren Sie die
Fakturanummer.

Beleg zur Faktura 2 (Meilenstein 2): ______________________________________

6. Kehren Sie zurück in den Menübaum ( )


7. Wählen Sie die folgende Transaktion:
Logistik  Vertrieb  Fakturierung  Faktura  Anzeigen (VF03)

8. Die Nummer der soeben erstellten (zweiten) Faktura sollte bereits im Feld Faktura
stehen. Wählen Sie dann den -Button (Rechnungswesen), um sich
die erzeugten Rechnungswesenbelege in der Faktura anzuschauen. Klicken Sie im er-
scheinenden Fenster bitte doppelt auf Buchhaltungsbeleg.
9. Sie sehen nun den Beleg aus der Buchhaltung, durch den die Debitorenforderungen
gegenüber dem Debitor 5xxyy eingebucht wurden. Klicken Sie nun doppelt auf die
Buchungszeile mit Erlöskonto 800000, in der der Nettoumsatz verbucht wurde.

Abbildung 89: Buchhaltungsbeleg: SAP System-Screenshot

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Sie sehen nun die Details zu der Buchungsposition. Im Bereich Zusatzkontierungen sollte
im Feld PSP-Element die Nummer Ihres ersten Fakturierungselementes aus Ihrer Projekt-
struktur A-1xxyy-1 stehen. Dadurch ist sichergestellt, dass die nun realisierten Erlöse auch im
Controlling Ihrem Projekt zugeordnet werden.
Damit ist das Festpreisprojekt abgeschlossen und auch mit dem Kunden verrechnet. Wenden
wir uns nun den erbrachten Sonderleistungen zu.

4.2.7 Aufwandsbezogene Faktura für die Sonderaufwendungen


Führen Sie nun – im Gegensatz zu der soeben erfolgten Meilensteinfakturierung – eine auf-
wandsbezogene Fakturierung für die Sonderaufwendungen durch.

Aufwandsbezogene Faktura:
Im Rahmen der aufwandsbezogenen Fakturierung werden die Aufwendungen (in diesem Fall
die gemeldeten Testfahrerstunden als Ursprungsdaten) in Verkaufsmaterialien
umgeschlüsselt. Dabei wird anstelle des internen Stundensatzes ein (höherer) externer SD-
Verkaufspreis ermittelt. Das System erstellt eine Fakturaanforderung. Dieser Beleg wird dann
als Vorlage für die Fakturierung verwendet.

Dieser Exkurs dient lediglich dem Verständnis der aufwandsbezogenen Faktu-


rierung und soll Ihnen verdeutlichen, warum Sie Ihre Leistungsart T-xxyy der
Leistungsartengruppe Testfahrer zugeordnet haben.

Ihr Tutor hat bei der Vorbereitung zum Kurs die Leistungsartengruppe Testfahrer angelegt.
Darüber hinaus hat Ihr Tutor das DPP Profil WIP erstellt. Das DPP Profil WIP wandelt alle
Dynamischen Posten, die während des Vertriebsprozesses auf Ihrem zweiten Kundenauftrag
"gesammelt" wurden in Fakturaanforderungsposten um und berücksichtigt dabei die Mengen
und Preise der Dynamischen Posten.
Diese Leistungsartengruppe wurde mit einem Dummy-Material Testfahrer1 verknüpft. Wei-
terhin wurde dem Material Testfahrer1 der Konditionssatz PR00 mit einem Verkaufspreis
von 200 € zugeordnet.
Dadurch, dass Sie Ihre Leistungsart T-xxyy der Leistungsartengruppe Testfahrer zuordnen,
ist Ihre Leistungsart ebenfalls mit dem Material Testfahrer1 und dem entsprechenden Kondi-
tionssatz verknüpft, so dass Sie Ihre Leistungsart zu einem Preis von 200 € an den Kunden
verkaufen.

Die folgende Abbildung soll das Prinzip verdeutlichen:


1. Das Material Testfahrer1 ist durch das DPP-Profil WIP mit der Leistungsartengruppe
Testfahrer verknüpft.
2. Ihre Leistungsart T-xxyy haben Sie der Leistungsartengruppe Testfahrer zugeordnet.
Damit ist Ihre Leistungsart ebenfalls mit dem Material verknüpft.
3. Ihre Leistungsart T-xxyy ist im Personalstammsatz Ihres Testfahrers hinterlegt. Das
bedeutet, dass alle Stunden, die Ihr Mitarbeiter leistet, mit dieser Leistungsart ver-
rechnet werden.

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4. Sie haben die Zeitdaten für Ihren Mitarbeiter in der Anwendung CATS auf das PSP-
Element A-1xxyy-2 erfasst. Das bedeutet, dass die 40 Stunden, die Ihr Mitarbeiter ge-
leistet hat (geleisteter Aufwand, daher aufwandsbezogene Fakturierung), auf diesem
PSP-Element kontiert werden.
5. Sie haben das Material TestFahrer1 in Ihren zweiten Kundenauftrag (Menge = 1,
Preis = 200 €) eingegeben. Das PSP-Element A-1xxyy-2 ist ebenfalls in Ihrem zweiten
Kundenauftrag als Kontierungselement angegeben. Dadurch entsteht die Verknüpfung
zwischen den geleisteten Testfahrerstunden und dem im Auftrag erfassten Material der
Menge 1.
6. Das DPP-Profil WIP, welches Sie in Ihrem zweiten Auftrag in der Registerkarte Ver-
kauf B eingegeben haben, schließlich sorgt dafür, dass bei einer aufwandsbezogenen
Fakturierung das im Auftrag kontierte Material mit der geleisteten Menge von 40
Stunden fortgeschrieben wird.
7. Bei der Durchführung der verbrauchsgesteuerten Fakturierung in der Transaktion
DP91, erzeugen die Dynamischen Posten die Positionen der Fakturaanforderung (in
unserem Fall nur eine Position). Diese Position enthält 40 Stunden (Leistungsaus-
bringungsmenge des Testfahrers  Leistungsart T-xxyy) multipliziert mit 200 € (Preis
für Material Testfahrer1). Diese "Berechnungsregel" ist im DPP Profil hinterlegt.
Damit ergibt sich zusammen mit der Kondition von 200 € bei der aufwandsbezogenen
Fakturierung ein Enderlös von 8000 € (ohne Steuern), die dem Kunden in Rechnung
gestellt wird.

Bedenken Sie, dass Sie nur einen Preis (Leistungstarif) von 100 € für Ihre Leistungsart T-xxyy
eingegeben haben. Das DPP Profil enthält kein Preiskennzeichen (mit Absicht), wodurch der
Materialpreis von 200 € in die Berechnung eingeht. Das bedeutet, dass Sie für die interne
Kostenermittlung und Kostenverrechnung den Leistungstarif verwenden, aber an den Kunden
den Materialpreis weitergeben. Dadurch machen Sie noch einen zusätzlichen Profit, da Sie
dem Kunden 8000 € in Rechnung stellen, die Arbeitsleistung des Testfahrers aber nur 4000 €
kostet.

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Abbildung 90: Schematische Darstellung aufwandsbezogener Fakturierung

Das DPP-Profil macht also nichts anderes, als das Controlling (Leistungsart T-xxyy) mit dem
Vertrieb (Material Testfahrer1) über eine Mengenfortschreibung (Zeitdaten aus CATS) mitei-
nander zu verknüpfen. Einfach ausgedrückt: die geleistete Menge für die Position im Kun-
denauftrag wird über die Leistungsart T-xxyy erfasst und nicht direkt im Kundenauftrag. Der
Vorteil dabei ist, dass im Kundenauftrag die noch nicht bekannte Menge nicht erfasst werden
muss.

4.2.7.1 Ermittlung der zu fakturierenden Leistungen


Um die Sonderaufwendungen des Testfahrers angemessen (aufwandsbezogen) in Rechnung
zu stellen, müssen Sie zunächst die zu fakturierenden Leistungen ermitteln. Wählen Sie fol-
gende Transaktion:

Logistik  Vertrieb  Verkauf  Auftrag  Folgefunktionen  Aufwandsbezogene


Faktura (Transaktionscode: DP91)

1. Geben Sie im nun erschienenen Dialog im Feld Verkaufsbeleg die Nummer des zwei-
ten (!) Kundenauftrags an. Hinterlegen Sie als Buchungsdatum bis den letzten Tag
des nächsten Monats. Klicken Sie auf den -Button.
2. Das System springt nun in die Aufwandssicht, in der Sie die in Rechnung zu stellen-
den Aufwendungen nochmals zum internen (!) Stundensatz aufgeführt bekommen.
Klappen Sie mit einem Klick auf das kleine Dreieck vor der Auftragsnummer die wei-
teren Einträge auf und Doppelklicken Sie auf den unteren Eintrag. Es sollten Testfah-
rer-Kosten mit einem Originalbetrag von 4000 EUR angezeigt werden. Dies ist
NICHT der Betrag, den der Kunde in Rechnung gestellt bekommt, sondern nur der
firmeninterne Wertansatz der Stunden. Klicken Sie dann auf die Registerkarte Menge.

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Abbildung 91: Aufwandsbezogene Fakturierung (1): SAP System-Screenshot

3. Das System zeigt Ihnen nun die Menge der geleisteten Stunden an, wobei Sie diffe-
renziert zwischen der bereits fakturierten, der noch offenen und der jetzt zu fakturie-
renden Menge unterscheiden können. Hier könnten Sie zum Beispiel einige Stunden
nochmals für die Fakturierung zurückstellen. Dies tun wir hier aber nicht, sondern
wechseln in die Verkaufspreissicht durch Klick auf den -Button (Ver-
kaufspreis).
4. Klappen Sie im oberen Bereich die Zeile Lastschriftanforderung mehrfach auf. Sie se-
hen, dass bei den Testfahrerstunden die Kosten von 4000 EUR den Erlösen von 8000
EUR gegenüberstehen. Klicken Sie im oberen Bildbereich doppelt auf die unterste
Zeile Testfahrer-Stunden.
5. Sie sehen nun im unteren Bereich, dass in der ersten Zeile ein Preis von 200 EUR für
die Testfahrer-Stunde berechnet wird.
6. Verlassen Sie den Dialog nicht.

Zum Vergleich:
Vergleichen Sie Ihre Anzeige mit dieser Darstellung.

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Abbildung 92: Aufwandsbezogene Fakturierung (2): SAP System-Screenshot

4.2.7.2 Erstellen der Lastschriftanforderung


Erstellen Sie nun eine Lastschriftanforderung, um den Rechnungserstellungsprozess anzu-
stoßen.
1. Klicken Sie auf den -Button.
2. Beantworten Sie die Frage mit Ja.
3. Es wird nun eine Lastschriftanforderung erstellt, die zunächst nur als interner Beleg
gilt und später als Vorlage für die Erstellung der Kundenfaktura dient.
4. Standardmäßig werden gerade erstellte Lastschriftanforderungen zunächst zur Faktu-
rierung gesperrt, damit sie nochmals geprüft werden können. Um diese Sperre zu lö-
sen, hinterlegen Sie im Feld (Drop-Down-Feld) Fakturasperre in der Registerkarte
Positionsübersicht den leeren Eintrag.
5. Wechseln Sie in die Registerkarte Verkauf und wählen Sie einen Auftragsgrund Ihrer
Wahl aus.

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Abbildung 93: Aufwandsbezogene Fakturierung: SAP System-Screenshot

6. Sichern Sie die Lastschriftanforderung.

Lastschriftanforderung: _____________________________________

4.2.7.3 Erstellen der Faktura für den Kunden


Zum Abschluss dieser Fallstudie ist es Ihre Aufgabe, die Faktura für den Kunden zu erstel-
len.

Wählen Sie folgende Transaktion:

Logistik  Vertrieb  Fakturierung  Faktura  Fakturavorrat bearbeiten (VF04)

1. Geben Sie im Feld Fakturadatum bis den letzten Tag des nächsten Monats an. Hin-
terlegen Sie im Feld Vertriebsbeleg von und Vertriebsbeleg bis bitte die Nummer
Ihrer zuvor erstellten Lastschriftanforderung. Selektieren Sie weiter unten das Flag
Auftragsbezogene. Wählen Sie den -Button (Fakturavorrat anzei-
gen).
2. Im folgenden Dialog markieren Sie die Zeile Ihrer zuvor erstellten Lastschriftanfor-
derung mit dem Betrag 8000 €. Klicken Sie erneut auf (Einzelfaktura).
3. Das System generiert nun eine Lastschrift mit den entsprechenden Positionen für die
Beraterstunden. Sichern Sie diese und notieren Sie die Belegnummer.

Beleg (für Lastschrift): ________________________________________

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4. Um sich die eben erstellte Lastschrift anzuschauen, wählen Sie folgende Transaktion:

Logistik  Vertrieb  Fakturierung  Faktura  Anzeigen (VF03)

5. Tragen Sie unter Faktura die Nummer der eben erstellten Lastschrift ein. Wählen
Sie dann im Menü Faktura  Ausgeben.
6. Das System schlägt als Nachrichtenart Rechnung (RD00) vor. Sehen Sie sich die
Rechnung mit einem Klick auf Druckansicht an. Daraufhin wird Ihnen die Druckvor-
schau Ihrer Lastschrift angezeigt. Durch Herunterscrollen sehen Sie detailliert die ein-
zelnen berechneten Leistungen.

Zum Vergleich:

Bedenken Sie, dass das SAP System möglicherweise Ihren Drucker nicht er-
kennt. In dem Fall ist die Anzeige der Druckvorschau nicht möglich.

Abbildung 94: Faktura – Druckansicht: SAP System-Screenshot

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4.3 Erläuterung
Was haben wir bisher gelernt?
Sie haben gelernt, dass in der Phase der Projektdurchführung Vorgänge Kapa-
zitäten des Unternehmens belegen, externe Ressourcen eingebunden werden,
Materialien beschafft werden, intern gefertigt wird und Auslieferungen erfol-
gen. Darüber hinaus werden Lieferantenrechnungen erfasst und Kundenrech-
nungen verschickt.

4.3.1 Aspekte der Projektrealisierung


- Die Integration von SAP ERP ermöglicht es, fast alle projektbezogenen Daten auto-
matisch auf die relevanten Projekte fortgeschrieben oder im Reporting der Projekte
ausgewertet werden.
- Entsprechend müssen alle Belege, die in anderen Komponenten (SAP MM, SAP PP,
SAP SD etc.) erstellt werden, bei der Projektdurchführung beachtet werden
- Beispiele:
o Das Eintragen der Istdaten in bspw. Meilensteinen kann zur Erstellung von
Fakturabelegen in SAP SD führen
o Wareneingänge in SAP MM bewirken die Belastung von PSP-Elementen mit
Materialkosten
o Verbrauchte Arbeitsstunden in der Projektdurchführung werden im SAP HR
erfasst und verursachte Kosten in SAP CO fortgeschrieben

4.3.2 Möglichkeiten der Rückmeldung


- Mit Hilfe von Rückmeldungen kann der Bearbeitungsstand von Vorgängen und Vor-
gangselementen in einem Netzplan dokumentiert werden.
- Verschiedene Geschäftsvorgänge werden als Folge einer Rückmeldung automatisch
ausgeführt.
- Dazu zählen
o die Buchung von Istkosten, Istterminen, Istarbeit
o und ggf. die Änderung des Vorgangsstatus
- Folgende Möglichkeiten, eine Rückmeldung zu erstellen, existieren im SAP System:
o als Einzelrückmeldung für einen Netzplan, Vorgang, ein Vorgangselement
oder eine Einzelkapazität
o als Sammelrückmeldung
o Verwenden des Strukturinfosystems ermöglicht es einem Benutzer aus dem In-
fosystem einem anderen Benutzer oder einer Organisationseinheit einen
Rückmeldeworkflow senden
o Verwenden des Arbeitszeitblatts (CATS)
o über das Internet (Erstellung einer Einzelrückmeldung oder Erfassung von
Zeitdaten im Arbeitszeitblatt)
o mittels Handheld über die Open-PS-Schnittstelle
o über die MDE-Schnittstelle

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Projektdurchführung

Execution Services
Mit Execution Services können Obligo- und Istkosten für Positionen eingegeben werden, die
mit Easy Cost Planning geplant wurden. Folgende Buchungen sind möglich:
- Interne Leistungsverrechnung (für Eigenleistungen)
- Direkte Prozessverrechnung (für Prozesse)
- Reservierungen (für Materialpositionen)
- Warenausgang (für Materialpositionen)
- Bestellanforderung (für Materialpositionen, Fremdleistungspositionen, Dienstleis-
tungspositionen und variable Positionen)
- Bestellung (für Materialpositionen, Fremdleistungspositionen, Dienstleistungspositio-
nen und variable Positionen)

4.3.3 Integration mit dem Einkaufsprozess


1. Bei Fremdbearbeitungsvorgängen, Dienstleistungsvorgängen und direkt beschafften
Materialkomponenten werden durch den Netzplan Bestellanforderungen erzeugt, die
dann an die Einkaufsabteilung weitergegeben und dort weiter bearbeitet werden.
2. Die Abwicklung im Einkauf umfasst bspw.:
- eine Ausschreibung an Lieferanten
- eine Angebotserfassung und Lieferantenauswahl
- die Umsetzung der Bestellanforderungen in Bestellungen
- die weitere Bestellüberwachung bis zum Waren- und Rechnungseingang.
Ein Dienstleistungsvorgang löst eine ähnliche Einkaufsabwicklung aus. Unter-
schiede:
 kann eine ganze Hierarchie geplanter Dienstleistungen enthalten
 kann Wertlimits für ungeplante Leistungen enthalten
 Der Wareneingang von Dienstleistungen ist in zwei Schritte aufgeteilt:
Leistungserfassung, Leistungsabnahme
3. Durch die Bestellanforderung (Banf) wird eine Banf-Obligo auf dem Kontierungsob-
jekt (Vorgang oder PSP-Element) ausgewiesen.
4. Bei der Umsetzung in die Bestellung wird ein Bestellobligo auf dem Kontierungsob-
jekt sichtbar (anderer Werttyp als Banf-Obligo).
5. Die Istkosten werden – gesteuert vom Kontierungstyp der Bestellung – beim Waren-
eingang oder beim Rechnungseingang gebucht (bewerteter, unbewerteter Warenein-
gang).
6. Sie werden je nach Kontierung dem Netzplanvorgang oder PSP-Element zugerechnet.
7. Alternativ zur automatischen Erzeugung von Bestellanforderungen durch den Netz-
plan können Bestellanforderungen oder Bestellungen manuell anlegt und auf PSP-
Elemente kontiert werden.

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Projektdurchführung

4.3.4 Zuordnung von Belegen


Es kann für eine Vielzahl von Geschäftsvorfällen über eine Zuordnung eine Verbindung zu
PSP-Elementen oder Vorgängen hergestellt werden. Durch Zuordnung der entsprechenden
Belege werden das resultierende Obligo oder die Istkosten direkt auf ein PSP-Element oder
den Netzplan/Vorgang gebucht.

Während der Projektplanungsphase wurden diese Kosten entsprechend geplant. Sie können
beispielsweise die Kosten für Bestellanforderungen, Bestellungen und Wareneingänge auf
Ebene des Netzplans oder eines Vorgangs mittels fremdbearbeiteten Vorgängen, Dienstleis-
tungsvorgängen oder direkt beschafften Materialkomponenten planen, Bestände mithilfe der
entsprechenden Lagerpositionen aus dem Lager entnehmen, mithilfe von Kostenvorgängen
Rechnungen buchen und Kosten, die sich aus Rückmeldungen ergeben, mittels eigenbearbei-
teten Vorgängen buchen.

Istkosten und -erlöse, die sich aus Bestellanforderungen, Bestellungen, Wareneingängen,


Leistungsverrechnungen oder Rechnungen für PSP-Elemente ergeben, stimmen mit den Wer-
ten der Primärkosten, Leistungsaufnahmen oder Erlösplanungsdaten für den Projektstruktur-
plan überein.

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Periodenabschluss und Informationssystem

5 Periodenabschluss und Informationssystem


In diesem Abschnitt werden die Aktivitäten vorgestellt, die beim Periodenabschluss in SAP
PS durchgeführt werden. Darüber hinaus wird das SAP Project System Informationssystem
vorgestellt.

5.2 Theorie: Periodenabschluss und Informationssystem


Die Plandaten eines Projektes, die auf Basis der Detailplanung berechnet sind,
oder auch die Istkosten, die aufgrund von direkten Kontierungen von Leis-
tungsverrechnungen, Materialbelegen oder Rechnungen auf einem Projekt kon-
tiert werden, sind in der Regel unvollständig. Typischerweise müssen zusätzli-
che Gemeinkostenanteile, die von Kostenstellen (z. B. Verwaltung, IT-
Infrastruktur etc.) erbracht werden, die keinen direkten Bezug zur erbrachten Leistung haben,
berücksichtigt werden. Weiterhin können aufgrund veränderter Tarife Korrekturbuchungen
für verrechnete Leistungen notwendig werden. Insbesondere für mehrjährige, kostenintensive
Projekte sollten Zinsgewinne oder -verluste betrachtet werden. Für all diese Tätigkeiten ste-
hen im Projektsystem Funktionen zur Verfügung, die in der Regel periodisch durchgeführt
werden und somit Periodenabschlusstätigkeiten darstellen.

5.2.1 Periodenabschluss: Prozess


Im Rahmen des Periodenabschlusses werden periodenbezogene kaufmännische Transaktionen
durchgeführt. Durch den Periodenabschluss wird sichergestellt, dass alle Daten für eine Peri-
ode ermittelt werden und die Daten für das Unternehmenscontrolling zur Verfügung stehen.
Periodenabschlussverfahren werden periodisch, meist einmal pro Periode, im Hintergrund
durchgeführt. In der Regel werden die Verfahren am Monatsanfang für den vorhergehenden
Monat durchgeführt. Für den Periodenabschluss kann der Schedule Manager verwendet wer-
den. Der Schedule Manager unterstützt Workflows für FI, CO, PS usw.

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Periodenabschluss und Informationssystem

Abbildung 95: Periodenabschluss: Prozess

5.2.1.1 Abrechnung Soll Haben


Kosten und Erlöse werden in Projekten nur temporär gesammelt. Dabei verhalten sich Projek-
te genauso wie Fertigungsaufträge, Innenaufträge etc. Diese Kosten werden im Rahmen der
Periodenendeverarbeitung auf einen oder mehrere Empfänger abgerechnet. Bei der Abrech-
nung werden die für ein PSP-Element, Netzplan oder Vorgang angefallenen Istkosten teilwei-
se oder ganz einem oder mehreren Empfängern zugeordnet. Dabei werden in der Regel auto-
matisch Gegenbuchungen zur Entlastung des Projekts generiert. Die Belastungsbuchungen
bleiben nach die Abrechnung auf den Empfängern. Sie können im Informationssystem ange-
zeigt werden. Die abgerechneten Kosten werden auf dem jeweiligen Empfänger gesammelt
und können im Berichtswesen ausgewertet werden.

Istkosten und Isterlöse zu einem Projekt ergeben sich durch:


- Materialentnahmen und Wareneingänge
- Kreditorenrechnungen
- Kundenfakturierung
- interne Leistungsverrechnung, Umlagen, Kostenverteilung, Prozesskosten, Zuschläge
- Rückmeldung von Netzplanvorgängen

Die Abrechnung überträgt die Kosten/Erlöse in:


- die Finanzbuchhaltung (Sachkonto)
- die Anlagenbuchhaltung (Anlagevermögen)
- die Kosten-/Ergebnisrechnung (Auftrag, Kostenstelle, Ergebnisobjekt)
- das Projektsystem (PSP-Elemente, Netzpläne, Vorgänge)

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Periodenabschluss und Informationssystem

Zur Durchführung der Abrechnung ist eine Abrechnungsvorschrift erforderlich. Die Abrech-
nungsvorschrift wird im Senderobjekt definiert. Sie umfasst die Aufteilungsregeln und die
Abrechnungsparameter für ein Senderobjekt.

Abbildung 96: Abrechnung Soll Haben

5.2.1.2 Mehrstufige Abrechnung – Direkte Abrechnung


Bei der direkten Abrechnung wird jedes Objekt (PSP-Elemente, Netzpläne, Aufträge und
Vorgänge) in einem Projekt direkt auf einen Kostenträger verrechnet, der nicht im Projekt
enthalten ist, wie z. B. ein Ergebnissegment.
Bei der mehrstufigen Abrechnung werden Vorgänge, Aufträge und PSP-Elemente zunächst
auf die PSP-Elemente der höheren Ebene im Projekt abgerechnet. Das oberste Strukturele-
ment rechnet dann die gesammelten Kosten ab.

Wenn die Abrechnungsregel gepflegt oder festgelegt wird, wird bestimmt, welche Abrech-
nungsart verwendet werden soll:
- Die mehrstufige Abrechnung wird zur Abrechnung auf die PSP-Elemente anderer Pro-
jekte oder Eigenaufträge verwendet.
- Die direkte Abrechnung wird zur Abrechnung von PS-Strukturen auf andere Empfän-
ger als oben angegeben verwendet.

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Abbildung 97: Mehrstufige Abrechnung – Direkte Abrechnung

5.2.2 Informationssysteme: Überblick


Für die Überwachung und Steuerung von Projekten sind Berichte nötig, die in der Lage sind,
aktuelle Aussagen über bspw. Kosten-, Erlös-, Termin- oder Kapazitätssituation von Projek-
ten zu treffen. Das Reporting des Projektsystems stellt hierfür unterschiedliche Standardbe-
richte zur Verfügung. Zur Auswertung wichtiger Kennzahlen für ein Projekt können die fol-
genden Informationssysteme verwendet werden:
- Strukturinfosystem
- Infosystem Kosten/Erlöse/Zahlungen (Controlling) mit Hierarchie- und Kostenarten-
berichten und SAP List Viewer für Einzelposten
- Kapazitätsanalyse
- Auftragsbericht, Listen der Reservierungen, Bestellanforderungen, Bestellungen zum
Projekt, ProMan (Informationssystem zur Auswertung von Beschaffungsaktivitäten im
Projektsystem)
- Bedarfs-/Bestandsübersicht
- Fortschrittsanalyse, Progress Tracking
- SAP Business Information Warehouse

Die folgenden Berichte und Systeme sind verfügbar, insbesondere für projektübergreifende
Auswertungen:
- Projektverdichtung
- SAP Executive Information System
- Berichte zur Profitcenter-Rechnung
- Berichte zur Ergebnis- und Marktsegmentrechnung

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Periodenabschluss und Informationssystem

Abbildung 98: Informationssysteme: Überblick

5.2.2.1 Strukturinfosystem
Das Strukturinfosystem ist nicht nur ein Werkzeug zur Anzeige von Informationen, sondern
es ermöglicht auch das Anlegen und Ändern von Berichten aus Projektstrukturen. Wenn eine
mehrstufige Produktstruktur mit Fertigungs- und Planaufträgen (zugeordnet zu PSP-
Elementen) vorliegt, wird die gesamte Struktur in der Strukturübersicht angezeigt und kann
dort bearbeitet werden. Auch weitere zugeordnete Aufträge können aufgerufen werden, um
Objekte zu ändern oder anzuzeigen. Im Informationssystem können zudem Vorgänge rück-
gemeldet und Rückmeldungs-Pools oder -Workflows eingeleitet werden. Die folgende Abbil-
dung zeigt die einzelnen Steuerungsfunktionen im Strukturinfosystem.

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Periodenabschluss und Informationssystem

Abbildung 99: Strukturinfosystem

5.2.2.2 Kostenartenbericht
Kostenartenberichte geben Kosten nach Kostenart an. In einem Navigations-Panel in den
Kostenartenberichten kann z. B. in einer Struktur das Objekt ausgewählt werden, dessen Kos-
ten ausgewertet werden sollen, oder eine entsprechende Liste aufgerufen und die auszuwer-
tende Periode ausgewählt werden. Neben Sortier- und Filterfunktionen stehen hier auch ver-
schiedene Währungen zur Datenanzeige zur Verfügung.

Abbildung 100: Kostenartenbericht

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5.3 Praxis: Informationssystem


Schauen Sie sich noch einmal den Kosten/Erlös/Ausgaben/Einnahmen-Bericht
an, um die Auswirkungen der Fakturierung zu sehen.

Abbildung 101: Prozessüberblick: Infosystem

Wählen Sie:

Logistik  Projektsystem  Infosystem  Controlling  Kosten/ Erlöse/ Ausgaben/ Ein-


nahmen (S_ALR_87013531)

1. Falls das System Sie nach dem Kostenrechnungskreis fragt, tragen Sie CO Europe
(1000) ein und bestätigen Sie.
2. Falls Sie das System nach einem DB-Profil fragt, geben Sie bitte das Profil Standard-
selektion (Struktur) (000000000001) an. Bestätigen Sie.
3. In der folgenden Selektionsmaske tragen Sie bitte im Feld Projekt den Namen Ihres
Projekts A-1xxyy ein. Hinterlegen Sie als Planversion die Plan/Istversion (0) und se-
lektieren Sie den klassischen Recherchebericht. Klicken Sie auf das -Symbol
(Ausführen).

Sie sehen nun folgenden Bericht.

Abbildung 102: Kosten-Erlös-Bericht (1): SAP System-Screenshot

Sie sehen, dass neben den im Projekt geplanten Kosten (Spalte Plankosten), den im Projekt
gebuchten Kosten (Spalte Istkosten), den durch die Kundenaufträge eingeplanten Erlösen und
Einnahmen (Spalten Planerlöse und Planeinnahmen) nun auch in der Spalte Isterlöse ein Wert

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(58.000 €) steht. Dieser Betrag ergab sich durch die Fakturierung der beiden Kundenaufträge
(50.000 + 8.000 €).
4. Der Bericht bietet weitere Analysemöglichkeiten an (siehe folgende Abbildung).

Abbildung 103: Kosten-Erlös-Bericht (2): SAP System-Screenshot

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Periodenabschluss und Informationssystem

5.4 Erläuterung
Was haben wir bisher gelernt?
Sie haben gelernt, welche Aktivitäten zum Periodenabschluss in SAP PS
durchgeführt werden. Darüber hinaus wurde das SAP Projekt System
Informationsystem vorgestellt.

5.4.1 Periodenabschluss: Prozess


Im Rahmen des Periodenabschlusses werden periodenbezogene kaufmännische Transaktionen
durchgeführt. Periodenabschlussaktivitäten werden periodisch im Hintergrund (normalerwei-
se einmal im Monat) durchgeführt. Sie werden bspw. am Anfang des Monats für die abgelau-
fene Periode veranlasst:
- Abrechnung
- Template-Verrechnung
- Gemeinkostenzuschläge
- Projektverzinsung
- Kostenprognose
- Fortschrittsanalyse
- Ergebnisermittlung
- Auftragseingang
Für den Periodenabschluss kann der Schedule Manager verwendet werden. Der Schedule Ma-
nager unterstützt Workflows für FI, CO, PS usw.

Abrechnung Soll Haben


Istkosten und Isterlöse zu einem Projekt ergeben sich durch:
- Materialentnahmen und Wareneingänge
- Kreditorenrechnungen
- Kundenfakturierung
- interne Leistungsverrechnung, Umlagen, Kostenverteilung, Prozesskosten, Zuschläge
- Rückmeldung von Netzplanvorgängen

Die Abrechnung überträgt die Kosten/Erlöse in:


- die Finanzbuchhaltung (Sachkonto)
- die Anlagenbuchhaltung (Anlagevermögen)
- die Kosten-/Ergebnisrechnung (Auftrag, Kostenstelle, Ergebnisobjekt)
- das Projektsystem (PSP-Elemente, Netzpläne, Vorgänge)

Mehrstufige Abrechnung – Direkte Abrechnung


- Direkte Abrechnung:
o Jedes Objekt (PSP-Elemente, Netzpläne, Aufträge und Vorgänge) in einem
Projekt wird direkt auf einen Kostenträger verrechnet, der nicht im Projekt
enthalten ist, wie z. B. ein Ergebnissegment.
o Die Direkte Abrechnung wird verwendet, um Kosten von PS Strukturen auf
andere Empfänger zu verrechnen.

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Periodenabschluss und Informationssystem

- Mehrstufige Abrechnung:
o Vorgänge, Aufträge und PSP-Elemente werden zunächst auf die PSP-Elemente
der höheren Ebene im Projekt abgerechnet. Das oberste Strukturelement rech-
net dann die gesammelten Kosten ab.
o Die mehrstufige Abrechnung wird zur Abrechnung auf die PSP-Elemente an-
derer Projekte oder Eigenaufträge verwendet.

5.4.2 Informationssysteme: Überblick


Das Reporting des Projektsystems stellt für die Überwachung und Steuerung von Projekten
unterschiedliche Standardberichte zur Verfügung. Zur Auswertung wichtiger Kennzahlen für
ein Projekt können die folgenden Informationssysteme verwendet werden
- Strukturinfosystem
- Infosystem Kosten/Erlöse/Zahlungen (Controlling) mit Hierarchie- und Kostenarten-
berichten und SAP List Viewer für Einzelposten
- Kapazitätsanalyse
- Auftragsbericht, Listen der Reservierungen, Bestellanforderungen, Bestellungen zum
Projekt, ProMan (Informationssystem zur Auswertung von Beschaffungsaktivitäten im
Projektsystem)
- Bedarfs-/Bestandsübersicht
- Fortschrittsanalyse, Progress Tracking
- SAP Business Information Warehouse

Die folgenden Berichte und Systeme sind verfügbar, insbesondere für projektübergreifende
Auswertungen:
- Projektverdichtung
- SAP Executive Information System
- Berichte zur Profitcenter-Rechnung
- Berichte zur Ergebnis- und Marktsegmentrechnung

Strukturinfosystem
- Anzeige von Informationen zu Projekten
- Ermöglicht das Anlegen und Ändern von Berichten aus Projektstrukturen
o Wenn eine mehrstufige Produktstruktur mit Fertigungs- und Planaufträgen
(zugeordnet zu PSP-Elementen) vorliegt, wird die gesamte Struktur in der
Strukturübersicht angezeigt und kann dort bearbeitet werden.
o Auch weitere zugeordnete Aufträge können aufgerufen werden, um Objekte zu
ändern oder anzuzeigen.
- Im Informationssystem können zudem Vorgänge rückgemeldet und Rückmeldungs-
Pools oder -Workflows eingeleitet werden.

Kostenartenbericht
- Kostenartenberichte geben Kosten nach Kostenart an

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Periodenabschluss und Informationssystem

- In einem Navigations-Panel in den Kostenartenberichten kann z. B. in einer Struktur


das Objekt ausgewählt werden, dessen Kosten ausgewertet werden sollen, oder eine
entsprechende Liste aufgerufen und die auszuwertende Periode ausgewählt werden.
- Neben Sortier- und Filterfunktionen stehen hier auch verschiedene Währungen zur
Datenanzeige zur Verfügung.

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Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP – Projektmgmt in SAP ERP
Datenblatt

6 Datenblatt
Herzlichen Glückwunsch! Sie haben die Fallstudie Projektmanagement beendet.

Sie haben in der elften Fallstudie Projektmanagement in SAP ERP den Funktionsbereich Pro-
jektsystem kennen gelernt.

Zum Abschluss übermitteln Sie bitte das vollständig ausgefüllte Datenblatt zur Fallstudie
SAP ERP Projektmanagement an Ihren Betreuer.

Beachten Sie bitte die Einhaltung der Namenskonvention (Datenblätter, die nicht korrekt
bezeichnet sind, werden nicht angenommen):

11.Projektmanagement-xxyy-zzz-Nachname.doc

Dabei ist xxyy Ihre User-Nummer ohne das WIP und ohne den Bindestrich (WIP-xx-yy)
und zzz ist die Nummer des Mandanten, an dem Sie arbeiten.

Beispiel:
Sie heißen Max Mustermann, arbeiten am Mandanten 901 und die User-Nummer WIP-89-
99. Dann benennen Sie Ihr Dokument folgendermaßen:

11.Projektmanagement-8999-901-Mustermann.doc

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Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP – Projektmgmt in SAP ERP
Reflexion

7 Reflexion
Testen Sie nun Ihr Wissen! In diesem Abschnitt werden Sie mit einigen Fragen
zu den Thoeriekapitel dieser Lerneinheit konfrontiert. Versuchen Sie zunächst
die Fragen selbständig zu lösen, bevor Sie sich die im Anschluss aufgezeigten
Musterlösungen anschauen.

7.1 Fragen

Verständnisfragen

1. Projekte sind Aufgaben mit speziellen Merkmalen. Geben Sie sechs Merkmale von Pro-
jekten an.
_____________________________
_____________________________
_____________________________
_____________________________
_____________________________
_____________________________

2. Vorgänge werden durch Anordnungsbeziehungen verknüpft. Daraus ergibt sich eine kau-
sale und zeitliche Reihenfolge. Geben Sie die verschiedenen Vorgangsarten im Projekt-
system an.
_________________________________________________________
_________________________________________________________
_________________________________________________________

3. Welche typischen sechs Bereiche stehen bei der Projektplanung im Mittelpunkt?


_____________________________
_____________________________
_____________________________
_____________________________
_____________________________
_____________________________

4. Ein _____________________________________________ ist das Modell eines Pro-


jekts, das die auszuführenden Projektvorgänge hierarchisch darstellt. Er zeigt die operati-
ve Basis für die Planung der Kosten, Erlöse und Zahlungen sowie für die Terminierung
und Budgetierung an.

5. Die ________________________ in einem Projekt beschreiben die Arbeits- oder Pro-


jektschritte.

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Reflexion

6. ___________________, __________________, ___________________,


___________________, __________________, ___________________,
___________________ und __________________ sind Beispiele für Transaktionen, die
für ein Projekt zum Periodenende ausgeführt werden.

7. Geben Sie die drei Module an, die durch das Material fest mit dem Projektsystem ver-
knüpft sind.
_____________________________
_____________________________
_____________________________

8. Nennen Sie die möglichen operativen Kennzeichen eines PSP-Elements.

Richtig/Falsch

9. Fremdbearbeitungsvorgänge legen die zu erbringende Leistung von Maschinen oder Per-


sonen für die Durchführung fest.

10. Istdaten werden durch Geschäftsvorfälle aus nur einer anderen Komponente des SAP
Systems auf das Projekt gebucht.

Multiple Choice

11. Welche der folgenden Aussagen zu Projektstrukturplänen sind korrekt?


(2 richtige Antworten)
a. Ein PSP ist ein Modell des Projekts
b. Projektstrukturpläne können nur mit dem Project Builder definiert werden
c. Projektstrukturpläne werden nur zur Planung von Projektkosten verwendet
d. PSP-Elemente, auf denen Sie Kosten manuell planen wollen, kennzeichnen Sie als
Planungselemente

12. Welche der folgenden Punkte sind Vorgänge?


(4 richtige Antworten)
a. Eigenbearbeitung
b. Fremdbearbeitung
c. Ressourcen
d. Dienstleistungen
e. Kostenvorgänge

13. Was sind typische Funktionen eines PSP?


(4 richtige Antworten)
a. Termine
b. Zuständigkeit
c. Kosten/Erlöse
d. Budget

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e. Systemstatus
f. Zahlungsdaten

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7.2 Musterlösung

Verständnisfragen

1. Projekte sind Aufgaben mit speziellen Merkmalen. Geben Sie sechs Merkmale von Pro-
jekten an.
Projekte
(1) sind in der Regel komplex, einmalig und bergen ein hohes Risiko,
(2) haben genaue Zielvorgaben, die zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer ver-
einbart werden,
(3) sind zeitlich begrenzt sowie kosten- und kapazitätsintensiv,
(4) können abteilungsübergreifend sein,
(5) unterliegen bestimmten Qualitätsanforderungen und
(6) haben für das durchführende Unternehmen in der Hauptsache strategische Be-
deutung.

2. Vorgänge werden durch Anordnungsbeziehungen verknüpft. Daraus ergibt sich eine kau-
sale und zeitliche Reihenfolge. Geben Sie die verschiedenen Vorgangsarten im Projekt-
system an.
(1) Eigenbearbeitung (für Kapazitäten, die im eigenen Unternehmen bereitstehen),
(2) Fremdbearbeitung (für Aufgaben, die fremdvergeben werden sollen),
(3) Dienstleistung (für den Einkauf von Dienstleistungen) und
(4) Kostenvorgänge (für die Planung zusätzlicher Primärkosten)

3. Welche typischen sechs Bereiche stehen bei der Projektplanung im Mittelpunkt?


Die typischen Bereiche, die bei der Projektplanung im Mittelpunkt stehen, sind
(1) Projektstrukturen
(2) Termine
(3) Zahlungen
(4) Ressourcen
(5) Materialien
(6) Kosten/Erlöse

4. Ein Projektstrukturplan (PSP) ist das Modell eines Projekts, das die auszuführenden
Projektvorgänge hierarchisch darstellt. Er zeigt die operative Basis für die Planung der
Kosten, Erlöse und Zahlungen sowie für die Terminierung und Budgetierung an.

5. Die Vorgänge in einem Projekt beschreiben die Arbeits- oder Projektschritte.

6. Template-Verrechnung, Zuschläge, Verzinsung, Kostenprognose, Fortschrittsanaly-


se, Ergebnisermittlung, Auftragseingänge und Abrechnung sind Beispiele für Trans-
aktionen, die für ein Projekt zum Periodenende ausgeführt werden.

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7. Geben Sie die drei Module an, die durch das Material fest mit dem Projektsystem ver-
knüpft sind.
Über das Material wird die Verbindung zwischen dem Projektsystem und
(1) dem Vertrieb,
(2) der Materialwirtschaft und
(3) der Produktionsplanung
hergestellt.

8. Nennen Sie die möglichen operativen Kennzeichen eines PSP-Elements.


Richtige Antwort(en): Planungselemente
Kontierungselemente
Fakturierungselemente

Richtig/Falsch

9. Fremdbearbeitungsvorgänge legen die zu erbringende Leistung von Maschinen oder Per-


sonen für die Durchführung fest.
Falsch! Eigenbearbeitungsvorgänge legen die zu erbringende Leistung von Maschinen
und/oder Personen für die Durchführung fest.

10. Istdaten werden durch Geschäftsvorfälle aus nur einer anderen Komponente des SAP
Systems auf das Projekt gebucht.
Falsch! Istdaten werden durch Geschäftsvorfälle aus verschiedenen SAP Komponenten,
wie
(1) Materialwirtschaft (Bestellung, Wareneingang von Materialien und Dienstleis-
tungen)
(2) Bestandsführung (Warenausgänge)
(3) Vertrieb (Fakturierung des Kundenauftrags)
(4) Produktionsplanung (Rückmeldung von zugeordneten Fertigungsaufträgen)
(5) Instandhaltung (Rückmeldung zugeordneter Instandhaltungsaufträge)
(6) Controlling (interne Leistungsverrechnung, zugeordnete CO-Aufträge)
(7) Finanzbuchhaltung (Anzahlungen, Zahlungen, Journalbuchungen)
(8) Asset Management (Abrechnung an Anlagen)
(9) Personalwesen (Tätigkeitserfassung für Personen und Buchen der Vorgangs-
rückmeldung)
auf das Projekt gebucht.

Multiple Choice

11. Welche der folgenden Aussagen zu Projektstrukturplänen sind korrekt?


(2 richtige Antworten)
a. Ein PSP ist ein Modell des Projekts

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Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP – Projektmgmt in SAP ERP
Reflexion

b. Projektstrukturpläne können nur mit dem Project Builder definiert werden


c. Projektstrukturpläne werden nur zur Planung von Projektkosten verwendet
d. PSP-Elemente, auf denen Sie Kosten manuell planen wollen, kennzeichnen Sie als
Planungselemente
Richtige Antwort(en): a, d

12. Welche der folgenden Punkte sind Vorgänge?


(4 richtige Antworten)
a. Eigenbearbeitung
b. Fremdbearbeitung
c. Ressourcen
d. Dienstleistungen
e. Kostenvorgänge
Richtige Antwort(en): a, b, d, e

13. Was sind typische Funktionen eines PSP?


(4 richtige Antworten)
a. Termine
b. Zuständigkeit
c. Kosten/Erlöse
d. Budget
e. Systemstatus
f. Zahlungsdaten
Richtige Antwort(en): a, c, d, f

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