INFORMÁTICA APLICADA A LA ADMINITRACIÓN

Aplicaciones Excel Avanzado

 ESCUELA DE SONIDO, TELEVISIÓN Y LOCUCIÓN

Director de carrera / Raphael França

ELABORACIÓN

Experto disciplinar / Claudio Romero Zuñiga

Diseñador instruccional / Danilo Bermudez Macias

VALIDACIÓN PEDAGÓGICA

Jefa de diseño instruccional y multimedia / Alejandra San Juan Reyes

Experto disciplinar / Pepito pepito pepoti

DISEÑO DOCUMENTO

(Nombre consultora o diseñador a cargo) / Pepita Pepite Pepito

Informática aplicada a la administración / Aplicaciones Excel Avanzado 2

Contenido
1. MACROS PARA APOYAR LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA: .............................................. 4
1.1. Botones para Macros: ............................................................................................................ 4
1.2. Grabación de funciones en una macro. ................................................................................. 7
1.3. Eliminación y modificación de macros. ............................................................................... 14
BIBLIOGRAFÍA................................................................................................................. 17

Informática aplicada a la administración / Aplicaciones Excel Avanzado 3

 1. MACROS PARA APOYAR LA GESTIÓN
ADMINISTRATIVA:

1.1. Botones para Macros:

Excel dispone de un conjunto de elementos (botones) de control o de formulario a los cuales es

posible asignar una determinada macro. En consecuencia, se pueden tener tantos botones como
macros se tengan.

En la semana 4, cuando revisamos las herramientas y funciones de Excel avanzado, se expusieron

los botones de control indicando que existen de dos tipos “Controles ActiveX” y “Controles de
Formularios”.

El primero requiere de una programación (módulo) a la cual se le asigna el uso de los botones de
Formulario, que son más simples. Estos pueden ser directamente asignados a una macro o pueden
ser usados para manipular listas, textos, como lo visto en la semana 4 “Botones de Opciones”.

Se accede a estos botones haciendo clic en el comando Insertar del grupo Controles de la ficha
del Programador, como se muestra en la siguiente imagen:

Figura 1 ▲
Fuente: Elaboración Propia. Excel Office 365 ProPlus

Informática aplicada a la administración / Aplicaciones Excel Avanzado 4

Ejemplo de asignación de un botón a una macro:

Para su ejecución se deben seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar la pestaña programador, luego selecciona el botón insertar que despliega los
botones de controles, lo que se usaran para la asignación para una macro.

Figura 2 ▲
Fuente: Elaboración Propia. Excel Office 365 ProPlus

2. Seleccionar un botón, luego trazar un rectángulo en donde se quiere que el botón quede
dentro de la hoja Excel.

Figura 3 ▲
Fuente: Elaboración Propia. Excel Office 365 ProPlus

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3. Si al soltar el botón del mouse, no se abre una ventana, hacer clic con el botón derecho
del mismo y seleccionar la opción “Asignar macro”.

Figura 4 ▲
Fuente: Elaboración Propia. Excel Office 365 ProPlus

4. Seleccione el nombre de la macro al que desea asignar el botón y luego haga clic en
“Aceptar”, previa creación de una macro.

Figura 5 ▲
Fuente: Elaboración Propia. Excel Office 365 ProPlus

Informática aplicada a la administración / Aplicaciones Excel Avanzado 6

Cabe destacar que, cualquier imagen mediante este procedimiento puede pasar a ser un botón
que permita ejecutar macros.

1.2. Grabación de funciones en una macro.

Ejemplo de creación de macro con funciones:

Junto con la creación de una macro que permita poblar una base de datos en forma simple,
también se aplicarán funciones básicas de Excel en esta macro, para facilitar la tarea, para ello
seguir los siguientes pasos:

Se supondrá la creación de una base de datos, que permita identificar a todos los clientes de una
institución financiera que están solicitando cotizaciones de créditos, pero no los llevan, por lo tanto,
su registro de datos es importante para luego contactarlos y presentarles una oferta especial que
atienda sus necesidades.

1. Se construye en un archivo Excel una hoja que se llamará “cotización”, un cuadro con
formato y fórmulas que permitan en forma simple el registro de los clientes y el cálculo de
su cotización.

Figura 6 ▲
Fuente: Elaboración
2. Se crea una siguiente Propia. Excel
hoja manteniendo el Office
formato365
deProPlus
contenidos pero en forma de
columnas para listar la base de datos que se llamará “Base Cotizantes”.

Informática aplicada a la administración / Aplicaciones Excel Avanzado 7

Para poder copiar de una lista en vertical otro lugar en horizontal debe seleccionarse
pegado especial y debe estar seleccionada la opción transponer, tal como se visualiza en
la siguiente figura:

Figura 7 ▲
Fuente: Elaboración Propia. Excel Office 365 ProPlus

Utilizaremos el pegado especial de forma de Transponer, los registros copiados para que
ahora nos queden en forma horizontal.

Informática aplicada a la administración / Aplicaciones Excel Avanzado 8

 Figura 8 ▲
Fuente: Elaboración Propia. Excel Office 365 ProPlus

De esta forma:

Figura 9 ▲
Fuente: Elaboración Propia. Excel Office 365 ProPlus

3. Una vez lista la hoja de cálculo, se procederá a grabar la macro con los cálculos de la
oferta de créditos a la base de datos usando las funciones básicas de Excel y de cálculo
de cuota de crédito llamada en Excel función “Pago”

Informática aplicada a la administración / Aplicaciones Excel Avanzado 9

4. Importante que cuando se realice la grabación el procedimiento sea limpio y sin
errores para que la ejecución de la macro sea eficiente, para ello se realizan las siguientes
etapas:

A. Se inicia grabación presionando el botón que está en parte superior en el cuadro de código
como se muestra en esta figura en marcado en rojo:

Figura 10 ▲
Fuente: Elaboración Propia. Excel Office 365 ProPlus

También se puede iniciar grabación mediante el icono o botón que se encuentra en parte
inferior de la tabla como se muestra en la siguiente figura:

Figura 11 ▲
Fuente: Elaboración Propia. Excel Office 365 ProPlus

Informática aplicada a la administración / Aplicaciones Excel Avanzado 10

B. Luego aparece el cuadro de dialogo de “Grabar macro” en donde se debe ingresar
”Nombre de la macro” que se está creando, luego el “Método abreviado” de ejecución
de la macro, permite indicar el lugar en donde se quiere guardar la macro en el PC y
también es posible dar una descripción de esta en mismo cuadro, como se muestra en la
siguiente imagen:

Figura 12 ▲
Fuente: Elaboración Propia. Excel Office 365 ProPlus

C. Y se inicia grabación de macro, por lo que se inicia la rutina que esperas realice la macro
cada vez que se ejecute, que respecto del ejemplo, se selecciona la columna de datos
ingresados en la hoja “cotización”:

Figura 13 ▲
Fuente: Elaboración Propia. Excel Office 365 ProPlus

Informática aplicada a la administración / Aplicaciones Excel Avanzado 11

 Se pega en la hoja llamada “base cotizantes”, pero se debe seleccionar primero el botón
derecho del mouse, luego “Pegado especial” y en pegado especial, seleccionar “Valores”
y debe quedar con un VºBº la opción de “Transponer”, con la finalidad que los datos que
están en una columna queden en una fila, tal como lo hicimos al crear la estructura Base
Cotizantes.

Figura 14 ▲
Fuente: Elaboración Propia. Excel Office 365 ProPlus
D. Luego se vuelve a la hoja cotización, se seleccionan las celdas que no tienen formulas,
teniendo presionado el botón control y al terminar se digita la tecla suprimir del teclado,
para finalizar se hace clic en el botón de inicio de macro para terminar con la grabación.

E. Luego se crea un botón para activar la macro, para lo cual se siguen los pasos del punto
1, pero en esta ocasión se selecciona como vinculo la macro recién creada, como lo vemos
en las siguientes imágenes:

Informática aplicada a la administración / Aplicaciones Excel Avanzado 12

 Figura 15 ▲
Fuente: Elaboración Propia. Excel Office 365 ProPlus

Figura 16 ▲
Fuente: Elaboración Propia. Excel Office 365 ProPlus

A este botón se le puede renombrar y luego darle Enter, luego se verá como un botón y la pasar
con el mouse sobre dicho botón que ahora se llama ”Ingresar y Limpiar”, se verá como una mano
y al hacer clic, la macro se ejecutará, e ingresará el dato en la hoja “base de cotizaciones” y lo
ordenará.

Informática aplicada a la administración / Aplicaciones Excel Avanzado 13

 Figura 17 ▲
Fuente: Elaboración Propia. Excel Office 365 ProPlus

Cuando presionemos el botón y vamos a la Base de datos de cotizantes veremos un nuevo registro.

Figura 18 ▲
Fuente: Elaboración Propia. Excel Office 365 ProPlus

1.3. Eliminación y modificación de macros.

Para modificar una macro, se deben seguir las siguientes instrucciones:

Debe estar activada la pestaña “Programador”, que permite ver el cuadro de código y en él, hacer
clic en el botón “Macros”, luego de esta acción se despliega un cuadro de dialogo “Macro” que
muestra entre otras la opción modificar y al seleccionar con un clic esta opción se despliega un
cuadro de dialogo de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones, como se visualiza en imagen
siguiente:

Informática aplicada a la administración / Aplicaciones Excel Avanzado 14

 Figura 19 ▲
Fuente: Elaboración Propia. Excel Office 365 ProPlus

Dentro de este cuadro de dialogo, se despliega otro cuadro de dialogo, el cual se puede ampliar,
para tener más espacio para poder trabajar en él.

Al ampliar el cuadro de dialogo “Creación de macro, funciones y botones para uso de macro” el
cual se puede desplazar por toda la programación, presionando la tecla F8

Y es posible ir modificando a su antojo rangos o selecciones de datos respecto de lo que ha

quedado en la macro creada.

Figura 20 ▲
Fuente: Elaboración Propia. Excel Office 365 ProPlus

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Para eliminar una macro se deben seguir las siguientes instrucciones:

Este procedimiento al igual que el anterior, se debe hacer clic en el botón “Macros”.

Con esta acción, se despliega el cuadro de diálogo “Macro” que se visualiza a continuación, para
luego desplegarse un cuadro de opciones que permite confirmar o no la eliminación de la macro,
por lo que, si se hace clic en la opción “no”, todo queda igual, pero si hace clic en la opción “si”,
automáticamente se elimina la macro creada.

Figura 21 ▲
Fuente: Elaboración Propia. Excel Office 365 ProPlus

Respecto de los dos puntos anteriores, es razonable eliminar o modificar una macro dependiendo
de la complejidad de esta, por lo que, si la macro es simple, es recomendable eliminarla y construir
una nueva

Informática aplicada a la administración / Aplicaciones Excel Avanzado 16

BIBLIOGRAFÍA

Para aprender o consultar más funciones, o características de Microsoft Excel podrán buscar a
través de la siguiente página web

https://support.office.com/es-es/excel

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