VIRCA S.A.C.

Aplicación Contable
Manual del usuario

2018
Manual del Usuario Aplicación Contable

QUIPUXEL

INGRESO A LA APLICACION
Para ingresar a la aplicación contable hacer doble clic sobre el icono que tiene
la siguiente figura en el menú de opciones o en el acceso directo que se
encuentra en el escritorio del sistema operativo.

Inmediatamente carga la ventana de acceso en donde solicita el usuario y clave de

acceso a la aplicación, la ventana de acceso es como se muestra en la figura siguiente.

Aquí deberá ingresar el nombre de usuario y contraseña asignada al usuario. Por defecto
el primer usuario creado será:

Usuario: admin
Clave: admin

Nota:
 Es recomendable cambiar la contraseña del usuario admin, pues este será el
usuario que maneje todas las claves, modificaciones y accesos al sistema.
 Para crear nuevos usuarios y contraseñas deberá acceder a la tabla usuario y
seguir los pasos para crear/modificar usuarios.

Una vez ingresada su clave y contraseña accederá a la siguiente pantalla:

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Esta es la pantalla principal del sistema y muestra los accesos (menú o iconos) a los
diferentes módulos de ingreso de datos e información que analizaremos a continuación:

BARRA CONTROLES O BARRA DE UTILIDADES

En la mayoría de ventanas encontramos en la parte superior, una barra con botones a
esta barra se le denomina barra de controles o barra de utilidades, esta barra contiene los
controles que van a permitir realizar diferentes acciones sobre la opción ingresada; a
continuación se detalla los controles mas usados:

Nuevo registro o nuevo ingreso

Grabar lo que se ha ingresado en los campos de captura

de datos o modificado
Luego de llamada la información por sus campos llave
(Código, número de documento, etc. se podrá eliminar
el registro).
Imprimir

Salir de la ventana

Este botón es utilizado para realizar búsquedas o como

ayuda

MAESTRO
Contiene opciones que son utilizadas para inicializar la base de datos, dentro de este
menú encontramos las siguientes opciones: plan de cuentas, proyectos y presupuestos,
centro de costos, proveedores y clientes, tipos de cambio, documentos, numeración de
voucher, tipo de operación, etc.

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PLAN DE CUENTAS
Esta opción permite el registro del plan de cuentas, los datos solicitados para la creación
son: código contable (Según la numeración del PCGR.), descripción de la cuenta
(Nombre que identificará a la cuenta contable), luego vienen las consistencias de
movimiento de cuentas como: Centro de costo, Proyecto, Genera asiento, (seleccionar
“Si” si la cuenta maneja la opción caso contrario seleccionar “No”), Cta. De balance
(seleccionar “No” para el caso de que la cuenta no sea una cuenta de balance, caso
contrario Activo o Pasivo), Transferencia al debe / transferencia al haber; estos campos
son utilizados para genera el movimiento al debe o al haber automático cuando se
mueva la mencionada cuenta, si se dejan en blanco no generan movimiento, también se
definen las opciones para ser utilizada en los módulos externos como la orden de giro, la
rendición de gastos o el módulo de Venta (Intranet).

Asimismo en la parte inferior se puede visualizar el movimiento que ha tenido la cuenta

en el periodo, si ha sido cargada o abonada y el saldo de la cuenta a la fecha. Los
valores se visualizan en ambas monedas.

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PROYECTO
Permite el registro de las partidas involucradas en el proyecto, para ello se debe ingresar
el código la descripción y los montos asignados por mes ya sea en soles o dólares el
ingreso se debe realizar en las columnas de presupuesto, las columna ejecutado van a
mostrar la ejecución mes por mes.

La distribución mantiene 3 dígitos para los nombre de proyecto y de 5 a 8 dígitos para

las partidas y subpartidas según sea la necesidad.

También se tiene los campos de Grupo, opción que permite agrupar partidas para
controlar los gastos presupuestales. Estos datos son desplegables y se generan en otra
tabla y la moneda que dominara el proyecto.

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PROYECTO (grupos de partidas)

Esta tabla permite generar grupos de control de las partidas de proyectos, es decir si
existen varios proyectos y en todos existe un rubro personal, solo se conocerá mediante
el proyecto el gasto de personal de ese proyecto mas no del total; con este módulo se
podrá indicar que partidas de cada proyecto pertenecen al rubro personal y sumarlos
indistintamente a que sean de varios proyectos.

Este módulo contiene el campo Código que es autonumérico y lo asigna el sistema y la

Descripción que permite darle un nombre que identifique al grupo de partidas, por
ejemplo: asistentes, gastos de viaje, gastos administrativos, etc.

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CENTRO DE COSTOS
Esta tabla es muy similar al de proyecto y presupuestos, esta se utiliza para los gastos
propios de la institución así como control de ingresos de la misma. Es decir diferenciar
entre los presupuestos de financiamiento externo de las fuentes propias de la institución.
(caso de ONG y asociaciones). En el caso de las empresa (unidades de negocio) permite
el manejo es una forma de control de todas las áreas productivas (líneas de producción).

Este módulo contiene el siguiente detalle Año, periodo tributario con el que se está
trabajando. Por defecto es el año en curso pero es posible generar y/o modificar
información de otros periodos mientras estos no estén cerrados. Código, dígitos que
codifican los proyectos, estos puede ser de 2 hasta 8 dígitos y Descripción nombre de
identificación asignado al Centro de Costo.

ANALITICOS
Permite crear códigos de control mas específicos para las cuentas contables como por
ejemplo la cuenta “12 - clientes” puede tener cuentas de analítico relacionada solo con
el número de RUC de cada cliente, de esta forma en la consulta por Analítico podré
saber exactamente el movimiento de ese cliente en un determinado periodo de tiempo
sin tener que subdividir la cuenta “12 – clientes” en demasiadas subpartidas.

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Este módulo contiene los siguientes campos Año, periodo tributario con el que se está
trabajando. Por defecto es el año en curso pero es posible generar y/o modificar
información de otros periodos mientras estos no estén cerrados. Código, dígitos que
codifican la cuenta de analítico, estos deben tener alguna relación con la cuenta
contable, por ejemplo: para clientes y proveedores el número de RUC, para trabajadores
el DNI, etc. y descripción un nombre que identifique al analítico de cuenta (Razón
social, apellidos y nombres, etc.).

ANALITICOS TIPO
Esta tabla complementa la información de la tabla anterior y permite agrupar los
analíticos por determinada característica.

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PROVEEDORES Y CLIENTES
Esta tabla registra el historial de los datos de proveedores y clientes con la que trabaja o
ha trabajado la institución durante su proceso de operación.
Existen dos formas de registrar los datos de los proveedores y clientes:
 Registrando los datos a través de esta tabla para lo cual deberán ser llenados los
campos que muestra el modulo.
 Al crear una orden de giro, rendición de gasto o venta (módulos del intranet) el
número de RUC y el nombre del proveedor / cliente quedan registrados
automáticamente en esta tabla.

Este módulo determina los datos de los locadores de servicios para hacer posible la
exportación de información al PDT 601 – Renta de cuarta categoría. Los datos vitales
para ese caso son: Tipo de documento, Nacionalidad, sexo y Convenio (Ver
reglamentación de Sunat al respecto).

AMARRE
Este módulo es el eje central del sistema de generación automática de asientos contables
(vouchers) pues es la que va a determinar que orden tiene que tomar el sistema para
darle destino a los diferentes ingresos y gastos de la institución. De esta forma se
“enlaza” las cuentas 6 (de gasto) con las cuentas 9 (de costo) de forma que estas
controlen la contabilidad Analítica de explotación de la institución.

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Esta opción solicita los siguientes campos, código este campo en automático y es
asignado por el sistema, la cuenta contable de la clase seis que determinara el destino de
la clase 9. Al dar “ENTER” el modulo desplegará el plan de cuentas para seleccionar la
que se desea, el tipo es la unidad de negocio o área que genera el gasto. En esta opción
se muestra una lista con datos que es llenado en otra tabla, cuenta de movimiento es la
cuenta de la clase 9 que se verá afectada según la clase 6 seleccionada.

TIPO DE CAMBIO
Esta opción guarda el tipo de cambio que es utilizado para el registro de vouchers, si se
desea modificar el tipo de cambio ingresado colocar el código que se muestra en la
primera columna de la grilla, en el campo código y luego presionar la tecla tabular para
llamar a la información ingresada.

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DOCUMENTOS
Esta tabla registra los diferentes documentos (comprobantes) con las que se realizan las
operaciones y transacciones de la empresa. Por defecto el sistema incluye la
codificación y descripción de los comprobantes validos y legalmente aprobados por la
reglamentación nacional (Sunat) pero es posible agregar otros que sirvan para el control
interno de la empresa.

Esta tabla contiene información de los valores % de los tributos a los que están afectos
los comprobantes (IGV, Renta, ISC, etc.); además de si van afectos a solo compras, solo
ventas o a ambos libros.

CUENTAS BANCARIAS
Esta tabla registra información sobre las cuentas bancarias de propiedad de la institución
y que van a permitir generar la impresión de los cheques voucher, y la asignación de la
cuenta de pago en las órdenes de giro del intranet.

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MONEDA
Esta tabla registra las monedas con la que se trabajara la contabilidad de la institución,
por defecto viene cargada en Nuevos Soles y Dólares Americanos.

TIPO GASTO
Esta tabla complementa la información del modulo “Amarre” (Pág. 12). Esta establece o
marca el área o unidad productiva que tiene la institución para asignar los gastos que
genere.

TIPO DE OPERACIÓN
Guarda el tipo de operación que posteriormente es utilizado para el registro de voucher,
se debe tener presente que de acuerdo a la configuración que se realice en el programa
la numeración puede ser consecutiva a todos los tipos de operación o numeración por
tipo de operación, si se desea ver los registros por tipo de operación ir a la opción
consultas / contables / tipo de operación.

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NUMERACION VOUCHER
Esta tabla se genera de forma automática. Muestra la evolución de la numeración
automática de los asientos contables (vouchers) generados durante la operación del
sistema. La generación de la numeración es mensual siendo que cada nuevo mes la
numeración vuelve a 0.
Es posible avanzar o retroceder la numeración con el fin de utilizar algún voucher vacío
cuando se procese un asiento automático, pero es necesario tener cuidado con este
proceso pues se podría perder información si el numero seleccionado ya contiene datos,
pues este será “chancada” con al nueva información generada.

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Para modificar la información de la numeración se deberá colocar el código

autonumérico del mes que se desea cambiar en la línea de mando y cambiar en la celda
número al que se desee usar.

USUARIO
Esta tabla permite crear y/o modificar usuarios asignándoles una clave de acceso a las
aplicaciones, una clave de autorización y un nivel de acceso.
Para este caso es necesario saber lo siguiente:
 Existen 5 niveles de usuario que pueden manejar el sistema: El Solicitante, quien
solo podrá solicitar o preparar una orden de giro (Pág. …), el Autoriza quien podrá
además de solicitar una orden de giro autorizar el pago, es decir permitirá con su
firma electrónica la emisión del cheque (Pág. …) o transferencia con la respectiva
salida de dinero del banco; el Atiende quien emitirá el cheque o hará la transferencia
del gasto firmado por el Autoriza; el Contador quien tiene acceso total al sistema
contable para realizar las modificaciones necesarias y realizar los análisis
respectivos pero no puede crear usuario ni hacer modificaciones al sistema; y
finalmente el Administrador que es el usuario que controla todos los cambios del
sistema y demás aplicaciones.
 La creación de claves de acceso al sistema pueden ser modificados por el usuario,
pero el administrador podrá conocer siempre esta información.
 Cuando un trabajador que ha tenido acceso al sistema se retira de la empresa no es
necesario eliminarlo como usuario. Basta con cambiar al estado a INACTIVO para
que ya no pueda hacer ninguna solicitud o hacer alguna modificación y esto permite
mantener su historial de operaciones en el sistema.
 La información de EMAIL es importante pues permite el envío de información por
correo electrónico a fin de avisar al usuario que se realizó alguna operación a
nombre de su proyecto y/o centro de costo. Esto permite la auditoria permanente a
las operaciones realizadas mediante el sistema por parte de los usuarios de las
mismas. Para que este proceso funcione la institución debe poseer un servidor de
correos propio que permita la distribución del mismo. En caso de no haberlo el
sistema funcionara pero no habrá envío de mensaje de confirmación.

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EMPRESAS
Esta tabla permite la creación de varias empresas para manejar la contabilidad de cada
una sin que estas se mezclen.
Este sistema solo funciona con la versión multiempresa.

DATOS GENERALES
Este módulo registra datos de control del sistema como porcentaje de determinados
impuestos, cuentas para verificar la consistencia de los asientos contables (auditoria
permanente), si se utilizara numeración con reinicio mensual o continuo, si se usara la
opcion de “Amarre” de las cuentas y la ruta donde se debe guardar el Backup de
seguridad de la base de datos del sistema.

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MOVIMIENTOS
Esta opción permite acceder a las diferentes ventanas de registro de información que
alimentaran la base de datos del sistema.
Contiene los siguientes módulos: Solicitud de Giro, Asientos Contables, Emisión de
cheques y Conciliación bancaria.

SOLICITUD DE GIRO
Esta opción permite realizar una solicitud de desembolso, este modulo tiene una
aplicación similar que funciona en entorno web y es utilizado por los diferentes
encargados en la institución para registrar los solicitudes pago esta forman parte de la
base de datos contable que posteriormente se convertirán en asientos contables.

Las solicitudes ingresadas tiene tres estados el primer estado es la solicitud, el segundo
estado es el que autoriza la solicitud y el tercer estado es el atendido cuando ya se
realizo el pago de la solicitud.

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ASIENTOS CONTABLES
Este módulo es la matriz del sistema contable. A través de el se pueden revisar y
modificar los asientos contables automáticos generados por las aplicaciones externas; y
crear nuevos asientos contables de forma manual.

Contiene la siguiente información:

Oficina: Empresa que esta procesando la información contable. Para
multiempresas es posible el cambio entre las mismas solo si el usuario lo admite.
Año: Muestra el año en el cual se esta procesando la contabilidad. Por defecto es el
año en curso pero es posible cambiar de año seleccionando el icono .
Voucher: Muestra el numero de voucher asignado al asiento contable. Este es
autonumérico asignado por el sistema al momento de generar el asiento sea automático
o manual.
Tipo: Tipo de gasto según el destino que tenga. El contenido depende de la
información asignada en la tabla respectiva (Pág. 16).
Nº solicitud: Casilla automática que muestra el numero de solicitud de giro que genero
el asiento contable.
Fecha: Fecha en que se realiza la contabilización de la solicitud de giro.
Tipo de cambio: Valor de cambio utilizado para la conversión de la moneda (de
soles a dólares o viceversa). Este monto es asignado al momento de “atender” la
solicitud de giro.
Nº cheque/documento: Numero de cheque con el que se atendió la solicitud de
giro. En el caso de ventas es el numero de factura que se emite al cliente.
RUC y Girado a: Datos del proveedor o cliente a quien se hará el pago o a quien se
vendió los productos o servicios de la institución.
Glosa: Breve descripción de la operación que genera el asiento contable.
Línea de datos: Permite el ingreso/modificaciones de la información que se
registra en la cuenta contable especifica. Para acceder a una línea ya creada basta con
hacer doble clic sobre ella hasta que esta aparezca indicada en la línea de datos.

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Consistencia de voucher: Estas celdas permiten ver si el registro del asiento contable
cumple con la consistencia mínima de la contabilidad y así pueda reflejar de forma
correcta la información en el Balance General y demás libros contables.

El registro de un voucher genera la numeración es automática y la asigna la aplicación y

de acuerdo a la configuración de la aplicación puede ser consecutiva por tipo de
operación o puede ser consecutiva sin diferenciar el tipo de operación. La información
solicitada para el registro de un voucher es el año, mes tipo de operación, el numero de
voucher (qué es asignado automáticamente por la aplicación o si se desea realizar una
modificación ingresar el numero correspondiente del documento a modificar), fecha del
documento, el tipo de cambio lo sugiere la aplicación de acuerdo a la fecha ingresada
pero puede modificado por el usuario, numero de cheque, ruc (para el caso de cheque),
glosa del voucher.
Luego de ingresados la información general para el voucher, se ingresa el detalle del
documento los campos solicitado son cuenta contable, si el movimiento va al cargo al
abono y luego el monto ya sea en soles o dólares (si el monto ingresado es en soles
automáticamente se calculara el monto en dólares y si el ingreso es en dólares se
calculara el monto en soles), luego se puede llenar un detalle especifico al registro, si la
cuenta se creo en el plan contable que solicite centro de costo o proyecto, no se podrá
registrar el movimiento hasta que se asigne las cuentas correspondientes.
Para registrar el movimiento grabar el registro haciendo clic sobre el botón grabar a la
derecha de la grilla o presionando enter en el caso se haber colocado el cursor sobre el
botón.
En la parte inferior de la ventana de voucher se muestra una validación de los
movimientos ingresados este recuadro se llama Consistencia Voucher y las cuenta que
se muestran para la validación son ingresados en la opción Maestros / datos generales /
consistencia. En el recuadro de consistencia voucher también podemos cambiar los
montos de validación de soles a dólares, para ello hacer clic sobre el botón que muestra
el símbolo de la moneda, si esta en color verde quiere decir que la información que se
esta mostrando corresponde al símbolo.

Si se desea ayuda de las cuentas contables, centros de costos o proyectos al tener el

cursor sobre los campos mencionados presionar la tecla enter y se mostrara la ayuda al
campo seleccionado

Iconos: Los iconos que se muestran aquí son:

- Crear nuevo voucher

- Guardar cambios al voucher

- Eliminar voucher

- Imprimir voucher

- Salir del modulo

- Calculadora de Windows

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- Abrir/ver libro compras y ventas del voucher

- Verificar consistencia de cuentas contables en uso

- Verificar cuentas contables con partida de proyecto y sin amarre

Si desea eliminar un registro ingresado hacer doble clic sobre el movimiento a eliminar
y luego presionar el botón eliminar al costado de la grilla

Para realizar el registro de la compra o venta hacer clic sobre el siguiente botón e
inmediatamente se mostrara la venta de registro, como se muestra en la figura anterior,
en esta ventana solicitara la información del documento y como se desagrega los
montos del pago.

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EMISION DE CHEQUES
Esta opción realiza la impresión de los cheques por moneda y por cuenta bancaria, la
emisión de cheques esta relacionada con las solicitudes pago si la solicitud es esta como
atendida, entonces esta se mostrara en la relación de emisión de cheques, si esta en los
estados de solicitud o autorizados no se mostraran en esta pantalla.

Para este proceso es necesario ajustar el sistema al tamaño del formato del cheque
voucher a utilizar para que encajen los datos a imprimir en el diseño del cheque
voucher. (Servicio adicional).

CONCILIACION BANCARIA
Para la conciliación existen dos columnas la primera columna “Cobr.” se utiliza para
marcar todos los Ingresos/Egresos cobrados la segunda columna “No.Co.” se utiliza
cuando un registro no se va a considerar en la conciliación.
En la siguiente figura se muestra la conciliación de enero, en donde se encuentran dos
pestañas la primera pestaña es de los Movimientos del Mes en la grilla de Ingresos se
ven seleccionado registros en la columna “Cobr.” y No.Co, aquellos que tiene el
“Cobr.” quiere decir que están conciliados y los que están marcados en la columna
“No.Co” quiere decir que no se consideran en la conciliación.

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De igual forma se muestra en la grilla de Egresos la columna “Cobr.” para indicar los
egresos conciliados.
En la figura siguiente se muestra la pestaña Movimientos por Conciliar, en donde se
muestra un cheque pendiente por cobrar del mes de diciembre.

Para el mes de febrero se arrastra los saldos y los cheques no cobrados como se muestra
en la figura siguiente.

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Para el mes marzo se arrastran los saldos del mes anterior

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Este saldo del mes anterior es obtenido de la cuenta 1041101, como se muestra en el
campo cuenta contable.

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CONSULTAS
La opción de consultas se divide en cinco opciones: Contables, Estados financieros
Proyectos, Centro de costo y Registro de compras, a continuación se muestran algunas
ventanas de las consultas.

a) Diario
Muestra el registro cronológico de las operaciones contables mostrando los nombres de
las cuentas, los cargos y abonos que en ellas se realizan, así como cualquier información
complementaria que se considere útil para apoyar la correcta aplicación contable de las
operaciones realizadas. De este libro se toman los datos para su traspaso al libro mayor.

Esta consulta muestra en el orden en que fueron ingresadas las operaciones contables de
la institución, cada operación muestra la siguiente información:
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Nº de voucher, Fecha de movimiento, RUC de proveedor/cliente, Girado a, el detalle de

la operación y el cargo / abono en soles y dólares.
Al hacer doble clic en alguno de los asientos se abrirá el movimiento del voucher.

Es desde este modulo desde donde se podrá imprimir el libro diario, haciendo clic en el

icono .

b) Mayor
El Libro Mayor recoge todas las operaciones de la organización pero no en atención a la
fecha de realización, sino a la cuenta que se ha visto afectada.

De esta forma podemos ver el listado de las cuentas y subcuentas del plan contables con
el movimiento al cargo o al abono con la que fueron afectadas y el saldo de las mismas
al mes que se halla solicitado.

Así mismo, haciendo clic en alguna de las subcuentas (las de movimiento) se podrá ver
el detalle de los movimientos afectados a dicha cuenta, y con un doble clic se podrá
acceder a ellas.

Es desde este modulo desde donde se podrá imprimir el libro mayor, haciendo clic en el

icono .
.
c) Análisis de cuenta por fecha y por mes

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Manual del Usuario Aplicación Contable

El sistema permite sacar reportes del movimiento de cada cuenta que permita identificar
los posibles errores en la asignación de la información de los asientos de una cuenta a
otra y proceder a modificarlas.

El reporte muestra el listado a detalle de las cuentas y subcuentas del plan contable con
su respectivo cargo o abono con el que ha sido afectado asi como el saldo a la fecha de
consulta. Haciendo doble clic en alguna de las subcuentas se mostrara el contenido de
los movimientos que tiene.
Esta información puede ser trasladada a un archivo Excel para tal efecto se utiliza los
iconos de la parte superior. El primer icono traslada a Excel el listado de las
cuentas y subcuentas visualizadas en el libro con su cargo y/o abono así como su saldo a
la fecha y en amabas monedas utilizadas. El segundo icono traslada al Excel el
detalle del movimiento de la subcuenta seleccionada con sus respectivos cargos y
abonos contenidos en ella. Este proceso facilita el trabajo de análisis de información y
ubicación rápida de posibles errores de registro.

d) Libro Caja Banco

Este libro muestra el detalle de movimientos de la cuenta 10 y todas sus subcuentas
mostrando los saldos de los mismos en ambas monedas, así como el tipo y la naturaleza
de la operación.

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e) Balance de comprobación
Es un informe que nos presenta un resumen del movimiento de cada una de las cuentas
a un determinado nivel y su distribución al Balance, Resultados por Naturaleza y
Resultados por Función.

El reporte se muestra de la siguiente forma a nivel general:

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Manual del Usuario Aplicación Contable

f) Saldos
Muestra el saldo de cada cuenta mes por mes según el movimiento registrado en cada
una de ellas y expresado en ambas monedas.

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Manual del Usuario Aplicación Contable

g) Anexos
Esta consulta permite imprimir el saldo en soles y dólares, de las cuentas contables a 02
dígitos, a determinado mes. De esta forma se puede ver de manera directa y simplificada
los montos contenidos en cada cuenta contable y detectar errores de impacto inmediato.

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Manual del Usuario Aplicación Contable

h) Impresión masiva de vouchers

Este módulo permite imprimir los vouchers contables de manera secuencial y entre
rangos de números de un mismo mes. Esto facilita el archivo a fin de no tener que
imprimir los vouchers uno por uno y complementa la versatilidad de la orden de giro en
línea y la impresión de cheques.

i) Tipo operación
Permite resumir los movimientos procesados en la contabilidad por la forma en que
fueron registrados: Como Diario, compra o venta. Este resumen se puede reducir a
rangos de fecha.

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Manual del Usuario Aplicación Contable

Estados Financieros
Este módulo permite imprimir el Balance General y el Estado de Ganancias y Pérdidas
por función y por naturaleza.

a. Balance General
El Balance General es el formato contable más importante pues muestra la situación de
la institución a un determinado mes, y el resultado anual al cierre del mismo. Gracias a
él podemos conocer todos los activos de la institución y el origen del dinero con el que
se han adquirido dichos activos

Para que este pueda ser visualizado se debe primero haber configurado las cuentas que
aparecerán en cada sección: Activo, Pasivo y Patrimonio. (Ver página 6).

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b. Estado de Ganancias y pérdidas por función y por naturaleza.

Este módulo muestra el resultado financiero de la institución y la forma como se
utilizaron los fondos institucionales o fondos con destino de donación (ONGs) y en el
caso de las empresas la rentabilidad obtenida durante un periodo determinado.

Esta cuenta de resultados es llamada Estado de ganancias y Perdidas cuando pertenece a

un ENTE con fines de Lucro ya que ellos persiguen la utilidad, pero en una entidad sin
fines de lucro como una ONG o una entidad del Estado o una Fundación a este reporte
se le debe llamar Estado de Gestión o Resultados, ya que ellos no persiguen una
ganancia o utilidad.

El E.G.P. por Función clasifica los gastos de acuerdo a su función estructural. Se puede
identificar fácilmente los ingresos y los gastos de la institución.

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Manual del Usuario Aplicación Contable

El E.G.P. por Naturaleza clasifica los gastos de acuerdo a su esencia.

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Manual del Usuario Aplicación Contable

Para añadir las cuentas de un estado financiero dar clic en icono , este
abrirá la siguiente ventana:

Se observa en la venta que se tiene dos botones para seleccionar el

primero Cabecera y el segundo Detalle, en el primero se añadirá el título
que contendrá las cuentas que se desean agrupar y el botón de radio
Detalle, contendrá las cuentas agrupar
Si se desea añadir un título seleccionar botón Cabecera, luego seleccionar
el Tipo (Ganancias, Perdidas Otros ingresos y Otros ingresos), en Grupo
digitar la descripción con el que se va agrupar las cuentas, Orden el número
de orden en que se va a mostrar el reporte y por ultimo Símbolo, que indica
si los montos ingresan en + o -, luego de ingresar la información deseada
dar clic en icono del diskette para poder registrar lo requerido.

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Manual del Usuario Aplicación Contable

Si se ingresó una cuenta errada, hacer doble clic sobre la cuenta y luego
clic en el botón eliminar, si se creó una cabecera errada, primero eliminar
las cuentas que se agrupan y luego eliminar la cabecera.

- Proyecto
Este módulo permite visualizar las diferentes consultas por las que se puede
presentar el contenido de los presupuestos de proyectos en diferentes
pantallas y con diversas estructuras.

a. Análisis de proyecto
Este módulo permite controlar las cuentas de los proyectos comparando El
presupuesto inicial asignado con la ejecución de la misma en un periodo de
tiempo determinado dejando ver el saldo disponible por ejecutar del proyecto.

De esta forma el jefe de proyecto puede auditar de manera permanente el

estado de su proyecto y realizar los ajustes necesarios ante cualquier
desviación que se presente.

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Manual del Usuario Aplicación Contable

Se pueden visualizar diferentes reportes que presenta el sistema, entre ellos

están:

- Saldos de la ejecución en el periodo, que permite ver el presupuesto

general del proyecto, el monto ejecutado según el periodo solicitado y el
saldo por ejecutar del mismo.

- Saldos de ejecución y detalle de movimientos , permite ver el detalle de

los gastos efectuados durante un periodo determinado a fin de hacer
fácil su ubicación en el archivo físico, así como presentar la rendición de
gastos ante un informe financiero.

Al seleccionar la impresora se mostrara el reporte el cual puede ser transferido

a una hoja Excel.

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Manual del Usuario Aplicación Contable

b. Partidas por voucher

Esta consulta muestra en que cuenta contable de control de proyecto ha sido
asignado cada operación realizada en la contabilidad. Se puede establecer un
periodo determinado para el mismo, según un tipo de moneda de analisis y por
RUC del proveedor si es necesario. Este informe puede ser transferido a Excel.

- Analítico

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Manual del Usuario Aplicación Contable

Este módulo permite ver la información contenida en la base de datos por el

tipo de analítico seleccionado, por ejemplo proveedores, clientes, empleados,
etc.

Seleccionado el tipo de analítico a revisar el periodo dentro del cual se

encuentra la información y el código asignado a la cuenta de analíticos (ver
página 10) se podrá ver la información contenida en la base de datos. Al dar
enter en el campo código de proyecto desplegara una nueva ventana con los
códigos de analíticos asignados por el usuario, esto permite seleccionar mas
fácilmente un código a utilizar.

Con el icono se puede ver el reporte con al información solicitada lista para

imprimir y con el icono se puede enviar el mismo reporte a una hoja Excel.

- Centro de Costo

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Manual del Usuario Aplicación Contable

Este módulo cumple la misma función que la de proyectos. Esta pensada para
el uso de ONGs que necesitan independizar sus ingresos propios de los
fondos asignados para la ejecución de proyectos.

- Registro de compra y venta / DAOT

Este módulo cumple las siguientes funciones:
a. Muestra los libros de compra, de venta y registro de honorarios que
contiene la información procesada procedente de la orden de giro, la
rendición de gastos y la propia contabilidad. Para ver el libro a imprimir se

deberá usar la primera previa selección del tipo de libro a visualizar.

b. Permite imprimir la declaración anual del DAOT el cual se debe declarar

anualmente, para esto deberá seleccionar la segunda .

c. Permite búsqueda de información registrada por número de RUC. Para esto

se debe ingresar en el campo RUC el numero a consultar y seleccionar la

tercera .

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Manual del Usuario Aplicación Contable

d. Permite emitir los certificados de retenciones de cuarta categoría de los

locadores que prestaron servicios para la institución. Se puede solicitar un
solo certificado, digitando el número de RUC a consultar y seleccionando la

cuarta o también se puede solicitar la emisión de todos los certificados

de retenciones de cuarta categoría de los locadores que prestaron servicios

en el año fiscal anterior, para esto solo se debe seleccionar la cuarta .

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Manual del Usuario Aplicación Contable

PROCESOS

Este módulo permite generar las operaciones de procesamiento de información

tales como:

GENERA ASIENTO
Esta opción del menú de procesos, genera asientos contables a partir de la información
ingresada por las aplicaciones de solicitudes de orden de giro, caja chica, Ventas
(librería). Esta opción genera todos aquellos registros que tienen en su movimiento el
estado de atendidos.

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Manual del Usuario Aplicación Contable

GENERA ARCHIVO PDT

a. para exportar la información al sistema Sunat lo que evita la digitación
manual de la data. Para procesar los registros basta seleccionar el mes a

declarar y el icono para visualizar la información contenida en el

periodo. Después de confirmar que los datos contenidos son correctos se
generan los archivos .txt que utiliza el sistema Sunat para levantar la

información, para tal caso se selecciona el icono . Los archivos

generados se guardaran en la carpeta ubicada en C:\a_pdt (de no tenerla
debe proceder a crearla para que funcione el proceso. El proceso de
importación al PDT 601 debe revisarse en el manual de ayuda del PDT de
Sunat.

VERIFICACION
Esta opción permite consistenciar los asientos contables mostrando errores
que se pudieron cometer al momento de contabilizar los registros. El sistema
contiene procesos básicos de verificación tales como: cuenta 6 = cuenta 9 =
cuenta 79; vouchers no cuadrados, vouchers sin proyecto asignado, cuenta 91

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= cuenta 75, entre otras. Si desea nuevas conciliaciones debe consultar con el
programador asignado a su empresa.

a. Copiar / mover voucher, útil aplicación que permite duplicar vouchers o

mover los mismos a otro periodo (mes y/o año). Para procesar basta indicar
la operación a realizar, el numero de voucher a copiar/mover y dar click al

icono .

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MAYORIZACION
Esta opción permite realizar la mayorización de todos los movimientos en el año
seleccionado, se puede realizar por el plan contable, proyecto, centro de costo o por
todas las opciones anteriores.

EXPORTA INFORMACION
Esta opción es utilizada para inicializar la base de datos o para realizar cambios en las
tablas principales como plan de cuentas, proyectos, centro de costos, amarres y
proveedores. La información a cargar en la aplicación debe de estar en formato Excel,
para ello hacer clic sobre el icono “Seleccionar archivo” (primer icono de la barra de
tareas) ubicar el archivo deseado, luego seleccionar el botón de radio Exporta tablas,
seguido seleccionar el año en que se insertara la información deseada, luego seleccionar
en la sección “Exporta tablas” la tabla que se desea cargar, luego ingresar el nombre de
la hoja a cargar en el campo “Nombre de Hoja”, después de ingresada toda la
información solicitada, hacer clic sobre el botón “Exportar” (segundo botón de la barra
de tareas), inmediatamente la aplicación cargara la información solicitada, en la figura
siguiente se muestra que en el año “2010” se desea exportar el “plan contable” del
archivo Excel “carrasco_tablas.xls” en la hoja plan_contable.

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El diseño de las hojas Excel es como sigue

Plan de cuentas

Proyectos

Donde moneda:
1 = Soles
2 = Dolares
3 = Euros

Consultoria:
0 = No
1 = Si

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Grupo, colocar codigo según opcion de Proyectos (Grupos de partidas) del menu de
Maestro.

Centro de costos

Amarre
Tipo de gasto, debe ser llenado con el codigo del tipo de gasto deseado, el codigo se
encuentra en la opcion Tipo de Gasto de la opcion maestro.

Proveedores

APERTURA/CIERRE
Este módulo se utiliza al iniciar o cerrar un periodo contable y también para el
cierre mensual, el usuario que tiene acceso a esta opción es el usuario con
derecho de Administrador del programa.

Proceso Mensual
Para cerrar un mes se debe seleccionar la pestaña Mensual, luego seleccionar
la casilla Selecciona proceso mensual seleccionar Año, Mes y acción
(apertura o cierre) y luego clic sobre el icono, seguido la aplicación solicitara
confirmación sobre la acción que se está realizando.

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Movimiento de cierre
Para el cierre se genera el asiento de cierre respectivo y se traslada los saldos
de los proyectos y centros de costos al nuevo periodo contable. Debe ser
utilizado solo cuando se tenga la seguridad que no se requerirá mover ninguna
información del periodo anterior.

La aplicación contable genera 05 asientos de cierre que tienen la siguiente estructura

ASIENTO 01. Cierre de las cuentas de la clase 6.

a. Suma todos los saldos de las cuentas de la clase 6, este valor se carga a la cuenta 79.
b. Abona a cada cuenta de la clase 6 el saldo.
Resultado, las cuentas de la clase 6 y la cuenta 79 deben presentar como saldo 0.00

ASIENTO 02. Cierre clase 7

a. Primero carga a todas las cuentas de la clase 7 exceptuando la cuenta 79 el valor que
tienen al abono.
b. El valor que resulte de estos cargos es abonado a la cuenta 89.
Resultado, las cuentas de la clase 7 presentaran valor 0.00

ASIENTO 03.
a. Abona a todas las cuentas de la clase 9 el valor que tengan al cargo
b. El valor que resulte de todos los abonos es cargado a la cuenta 89.
Resultado, las cuentas de la clase 9 presentarán valor 0.00

ASIENTO 04.
a. Cargar o abonar según sea el caso el saldo de la cuenta 89 contra la cuenta 59.

Resultado, la cuenta 89 presentará saldo 0.00

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ASIENTO 05.
En este punto, las únicas cuentas que deben presentar saldo son las cuentas del balance.
a. Como último asiento se carga a todas las cuentas del balance que tengan saldo negativo y
se abona a todas las cuentas de balance que tengan saldo positivo

Movimiento apertura
Este proceso apertura un nuevo año y crea el asiento de apertura para ello
colocar los tipos de cambio correspondientes, para ello copia las cuentas
contables, los centros de costos, los proyectos y la estructura de los estados
financieros al nuevo año, tener presente que toda cuenta modificada después
del proceso de apertura en el año anterior no será trasladada al nuevo año ya
que el proceso de apertura ya se ejecutó. Si desea puede aperturar
nuevamente el año si realizar la apertura nuevamente y se han modificado
cambios en las cuentas o partidas en el nuevo año estas serán borradas y
serán remplazadas por las del año anterior.

Si selecciona la opción Inicializa Proyectos (actualiza saldos en todos los

meses), este proceso copiara la estructura del año anterior al nuevo (borrar la
existente en el nuevo año)

Si selecciona Inicializa proyectos (actualiza saldo solo mes de enero), este

proceso solo copiara los saldos de proyectos del año anterior al nuevo, no
modificara la estructura existente.

Exporta información
Que permite trasladar o recibir información de otros programas contables (solo
para determinados programas).

Actualización
Que actualiza las tablas de la base de datos del programa para su óptimo
funcionamiento. Es recomendable ejecutarlo una vez al mes como mínimo.

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Copia de seguridad
Genera el backup de la base de datos como medida de protección ante
posibles pérdidas de información. Esta puede ser programada o manual. Para
el proceso automático se deberá contar con un disco destino permanente para
el desarrollo del proceso.

1. ACCESO DIRECTOS

- Icono Es el icono de acceso a la tabla Tipo de cambio.

- Icono Es el icono de acceso al modulo de generación del

asiento contable (voucher)

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- Icono Es el icono de acceso al modulo consulta Analíticode

cuenta

- Icono Es el icono de acceso al modulo consulta de

Proyecto / Presupuesto.

- Icono Es el icono de acceso al modulo consulta Centro

. de costo.

- Icono Es el icono de acceso al modulo Libro Compra

ventas / DAOT.

- Icono Es el icono de acceso al modulo de generación de

asientos contables desde los módulos externos.

- Icono Es el icono de acceso al modulo de mayorización

. del sistema.

- Icono Es el icono de acceso a la calculadora de Office.

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- Icono Es el icono de salida directa del sistema contable.

2. PREGUNTAS FRECUENTES

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