Principios de Administración de Proyectos

Inicio del Proyecto

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Inicio del proyecto
• Autorizar el reconocimiento formal e inicio del
proyecto
• Alinear las expectativas de los interesados, el
propósito del proyecto y los objetivos estratégicos
de la organización
• Designar al Director de Proyectos (Project Manager)
• Crear el Acta de Constitución del Proyecto
• Identificar a los Interesados del proyecto

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Objetivos del capítulo
Al concluir este capitulo el participante:

• Podrá́ iniciar un proyecto, identificar sus características y

estructurar el inicio adecuado mediante la redacción de un
Acta de Constitución del Proyecto (Project Charter).

• Será capaz de obtener la información necesaria para iniciar el

proyecto, incluida la información de los interesados, los
supuestos y los elementos esenciales para el inicio del
proyecto.

• Podrá presentar una Acta de Constitución del Proyecto

completa y adecuada que pueda ser aprobada para iniciar
formalmente el proyecto.

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Recibir el proyecto
Normalmente es el Director de Proyectos (Project
Manager) el que se encarga de redactar y organizar el Acta
de Constitución del Proyecto, por indicaciones de alguno
de los siguientes:

• El Patrocinador (Sponsor),

• La Oficina de Dirección de Proyectos PMO (Oficina de

Dirección de Proyectos - por sus siglas en inglés),

• El comité́ de dirección de portafolios u otro grupo de

interesados.

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Recibir el proyecto (continuación)

Se supone en general que el

Patrocinador (Sponsor) o
algún otro grupo de
interesados, han revisado y
aprobado los documentos
de negocio (Caso de
Negocio) y el Acta de
Constitución del Proyecto
que autoriza y da inicio al
proyecto.

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Recibir el proyecto (continuación)
Para el caso de los proyectos que se hacen en fases, de
manera incremental o para Proyectos Ágiles (Agile
Projects), la información de inicio del proyecto,
incluida el Acta de Proyecto:
• Se reexamina frecuentemente
• Mantiene al proyecto centrado en la necesidad
inicial, comprometido y alineado con los
requerimientos del negocio y los criterios de éxito.

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Identificar las características del proyecto
Al elaborar el Acta de Constitución del Proyecto,
presentarla para su aprobación e iniciar formalmente
el proyecto, se deben tomar en cuenta:

• Las capacidades,
• Características,
• Funcionalidades,
• Especificaciones, etc.

del bien, producto o servicio a entregar.

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Identificar las características del proyecto
(continuación)
También se debe tomar en cuenta el trabajo que
implicará lograr dichas capacidades, características y
funcionalidades, esto establece los objetivos:

• De Negocio: El resultado del trabajo, el objeto que

quiere construir el proyecto, lo que solucionará la
necesidad.

• Del Proyecto: El trabajo necesario, de construcción y

de dirección del proyecto, para lograr los objetivos
del negocio.

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Identificar las características del proyecto
(Continuación)
Otros elementos a identificar
• Restricciones:
– De dirección de proyectos: La triple restricción.
– Específicas al proyecto: presupuesto pre-asignado,
tecnología, legislación, recursos humanos, . . .
• Supuestos: Necesarias cuando no hay suficiente
información o no es confiable. Representan un riesgo a
futuro

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Empezar el Acta de Constitución del
Proyecto

El Acta de Constitución del Proyecto

es el documento que formalmente
da inicio al proyecto. Al elaborarla se
debe tomar en cuenta que se trata
de enfrentar algo único, por lo
menos en determinado aspecto, no
se puede tener toda la información
necesaria para plantear la solución
de manera específica

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Empezar el Acta de Constitución del
Proyecto (Continuación)
Componentes
• Los objetivos de alto nivel del proyecto.
• Los entregables de alto nivel del proyecto.
• Los recursos generales asignados y comprometidos al
proyecto (económicos, financieros, recursos humanos, .)
• Se establece el Director de Proyectos (Project
Manager), su Autoridad y su Responsabilidad.
• Riesgos de Alto Nivel.
• Cualquier otra información que coopere al
esclarecimiento y sobre todo al cierre del proyecto.

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Reunir la información necesaria

• Beneficios objetivo

• Alineación estratégica

• Plazo para obtener los beneficios

• Dueño de los beneficios

• Métricas

• Supuestos

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Registrar los supuestos

• Las restricciones, supuestos, expectativas

estratégicas y de operaciones de alto nivel, etc. se
identifican previo al inicio o planteamiento del
proyecto.

• Si existen supuestos que no puedan ser atendidos

adecuadamente por el proyecto, deben ser
aclarados y solucionados antes de presentar la
versión definitiva del Acta de Proyecto.

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Registrar los supuestos (continuación)

• Los supuestos iniciales a nivel Caso de Negocio que

lleguen hasta el Acta de Proyecto deberán haber
sido analizados de manera que el Acta de Proyecto
no se comprometa a entregas, objetivos o
resultados que no puedan ser entregados.

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Ejercicio
Registrar los Supuestos y Restricciones:

• Objetivo: Al terminar el ejercicio, reconocerá la importancia de

registrar los supuestos realizados en el inicio del proyecto y el por
qué estos se analizarán el las siguientes etapas para estar
preparados para afrontarlos.
• Instrucciones: A partir de la lectura del Caso de Estudio, deberá
registrar los supuestos y restricciones encontrados en el
documento además de algunos que el equipo haga o suponga.

• Tiempo asignado: 30 minutos

• Formato: Registro de Supuestos

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Identificar interesados

"Un interesado es un individuo, grupo u organización

que puede afectar, verse afectado, o percibirse así ́
mismo como afectado por una decisión, actividad o
resultado de un proyecto".

PMBOK® Guide 6a Edición, Página 550

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Identificar interesados (continuación)

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Identificar interesados (continuación)

• Pueden ser grupos de personas o individuos,

• Pueden estar a favor o en contra,

• La identificación de los interesados es un proceso

"vivo" dentro del la dirección de proyectos, a lo
largo del desarrollo del proyecto.

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Identificar interesados (continuación)

Matriz Poder / Interés

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Identificar interesados (continuación)
Líneas generales para una buena practica:

• Establecer una estrategia para atender a estos

interesados

• Planear y llevar a cabo el plan, en la ejecución, para

garantizar que se logre el objetivo del proyecto con
ayuda (o sin oposición) de los interesados

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Identificar interesados (continuación)

Matriz de Gestión de Participación de los Interesados

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Ejercicio
Registrar a los interesados:

Objetivo Al termino del ejercicio:

• Entenderá́ la importancia y utilidad de identificar de

manera temprana a los interesados, evaluando su
importancia en el proyecto y su preocupación por
determinada restricción, lo que delimitará a todo el
proyecto.

• Establecerá́ las expectativas de los interesados, las

cuales deberán ser gestionadas de manera adecuada y
oportuna

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Ejercicio

• Instrucciones
• Trabajo en equipo. Tomando en cuenta el caso de
estudio y la evaluación de la importancia de los
interesados, identifique y determine:
– Los interesados al proyecto
– Evalué el Impacto e Influencia que podrían tener
los interesados (Del 1 al 5 donde el 5 es la escala
mayor)
– Identifique su nivel de importancia

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Ejercicio: Registrar a los interesados
• Instrucciones (continuación): Trabajo en equipo.
Tomando en cuenta el caso de estudio y la
evaluación de la importancia de los interesados,
identifique y determine:
– Evalué el orden de importancia de las
restricciones para cada interesado. (Del 1 al 4
donde 1 es la restricción con mayor prioridad)
• Tiempo asignado: 30 minutos
• Formato: Registro de interesados

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Ejercicio

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Ejercicio

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Ejercicio

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Ejercicio

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Finalizar y aprobar el Acta de Constitución
del Proyecto
• El Acta de Constitución del Proyecto debe ser lo
suficientemente ambigua para poder gestionar el
cambio y lo suficientemente especifica para que el
Patrocinador (Sponsor) acepte comprometer los
recursos necesarios para el proyecto e iniciarlo.

• Una vez firmada y aprobada por el Patrocinador

(Sponsor), se constituye como la base principal de
análisis de todo el proyecto, y por lo tanto es el
único documento que nunca cambia a lo largo de
todo el proyecto

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Finalizar y aprobar el Acta de Constitución
del Proyecto (continuación)

• Propósito del Proyecto

• Objetivos de Alto Nivel (Medibles)

• Requerimientos de Alto Nivel

• Suposiciones y Restricciones

• Fronteras y Descripción de Alto Nivel

• Resumen de Hitos

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Finalizar y aprobar el Acta de Constitución
del Proyecto (continuación)

• Presupuesto General (Alto Nivel)

• Lista de Involucrados

• Director de Proyectos (Project Manager)Asignado,

Responsabilidad y Autoridad

• Requerimientos de Inicio y Aprobación

• Autorización, por el Patrocinador (Sponsor)

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Finalizar y aprobar el Acta de Constitución
del Proyecto (continuación)
Las principales restricciones del proyecto son las de
Tiempo, Costo y Alcance.

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Ejercicio
El Acta de Proyecto

• Objetivo: Al terminar el ejercicio será́ capaz de

identificar los principales elementos que debe contener
el acta de proyecto, así ́ como las bondades de este
documento
• Instrucciones: Trabajo en equipo: Deben tomar en
cuenta los documentos: Caso de Estudio, Registro de
supuestos y Registro de interesados para completar los
elementos faltantes del Acta de Proyecto.
• Tiempo asignado: 30 min
• Formato: Acta de Proyecto

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Ejercicio: El Acta de Proyecto

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