PROCEDIMIENTOS DEL SUBPROCESO DE GESTIÓN DE FORMACIÓN

YEIMIS ANDREA CAUSIL BLANCO

LIGIA NAYELY VARGAS CAÑAS
JULIETH ROJAS ALVARADO
ADRIAN CACERES VERA
DAISY MABEL MARIN LOBO
JAIME LEONARDO VILLEGAS RINCON

VICTOR MORALES

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE LA PAZ

FACULTAD DE CIENCIAS - TRABAJO SOCIAL (D1)
CATEDRA INSTITUCIONAL
BARRANCABERMEJA
2020
 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD
SIGAC.

Instituto Universitario de la Paz - UNIPAZ, estructuró e implementó el Sistema de Gestión

Integrado MECI- Calidad - SGI con el propósito de mejorar su desempeño y su capacidad
de proporcionar servicios de formación profesional que respondan a las necesidades y
expectativas del sector productivo y de las partes interesadas. El Sistema Integrado de
Gestión lo componen: El sistema de Gestión Pública - NTCGP 1000:2009, El Modelo
Estándar de Control Interno - MECI 1000:2014, el Sistema ISO 9001:2015 y, en adelante,
todos aquellos sistemas que le sean complementarios, con el objetivo de lograr la
armonización y calidad entre sistemas, el optimizar el uso de recursos y evitar la
duplicidad de esfuerzos y funciones y, finalmente, dar cumplimiento a las directrices del
Gobierno Nacional dispuestas en la Ley 872 de 2003 y el Decreto 1599 de 2005.
 Gestión de formación.

Procesos Misionales - Responsable Vicerrector

CODIGO. TITULO
1. GFOR-ESC-F01 Cancelación de asignatura o bloque
2. GFOR-ESC-F02 Solicitud cancelación de matrícula, reserva de cupo o reintegro

3. GFOR-ESC-F03 Paz y salvo

4. GFOR-ESC-F05 Inscripción curso vacacional
5. GFOR-ESC-F29 Acta de consenso para calificación de trabajos de grado

6. GFOR-ESC-F33 Autorización supletoria

7. GFOR-ESC-F36 Solicitud de revisión por segundo calificador
8. GFOR-ESC-F42 Invitación a Sustentación pública de trabajos de grado titulado

9. GFOR-ESC-F43 Evaluación de Plan de trabajo, Informe de Avance e Informe final

de practica académica
10. GFOR-ESC-F46 Registro de Asistencia visita técnica de estudiantes a empresas

11. GFOR-ESC-F48 Lista de Verificación Convenio de Práctica Académica

 1. CANCELACIÓN DE ASIGNATURA O BLOQUE.

 Asignatura: Cada uno de los compendios que componen determinado plan de

estudios de los diferentes programas académicos.

 Cancelación de Asignatura: Acto mediante el cual se normaliza el retiro de un

estudiante del listado correspondiente a determinada asignatura que matriculó en
un periodo académico.

A. RESPONSABLE Y APOYO

 El responsable de este proceso es el Consejo de la respectiva Escuela a la que

pertenece el estudiante que solicita la cancelación de la(s) asignatura(s).

B. PROCEDIMIENTO

 Posteriormente a las fechas establecidas por el calendario académico el

estudiante debe descargar y diligenciar el formato de cancelación de asignatura o
bloque o solicitarlo en la fotocopiadora de la universidad.

 Ir la Oficina de Registro y Control Académico con los formatos ya diligenciados,

para su verificación.
 
 Entregar los formatos a la secretaria de las diferentes Escuelas.
 
NOTA: Si no se ha superado la fecha establecida en el calendario académico el
estudiante podrá solicitar directamente en la Oficina de Registro y control Académico la
cancelación de la asignatura.
 FORMATO. (IMAGEN)

CANCELACIÓN DE ASIGNATURA O BLOQUE

Sem es tre: Año: Fecha de la solicitud:

Nom bre del es tudiante: D.I.:

Es cuela: Program a:

Correo Electrónico:

ASIGNATURA (S) O BLOQUE (S) PARA LA(S) QUE SOLICITA LA CANCELACIÓN

No. NOMBRE DE LA ASIGNATURA O BLOQUE CÓDIGO

RAZONES DE LA CANCELACIÓN

Firm a de l Es tudiante

VERIFICACION SITUACION ACADEMICA DEL ESTUDIANTE ANTE LA DIRECCION DE REGISTRO Y CONTROL ACADEMICO

Fecha: Verif icado por: Firma:

Recibido por:

Fecha:
Hora:
 2. SOLICITUD CANCELACIÓN DE MATRÍCULA, RESERVA DE CUPO O
REINTEGRO.
 Descargar y diligenciar el formato de Solicitud Cancelación de Matricula,
Aplazamiento o Reintegro, o solicitarlo en la fotocopiadora de la Universidad y
marcar la casilla respectiva. 

 Ir a la oficina de Registro y Control Académico con el formato ya diligenciado,

para su verificación.
 
 Entregar el formato a la secretaria de las diferentes Escuelas.

FORMATO. (IMAGEN)

SOLICITUD CANCELACIÓN DE MATRÍCULA,

RESERVA DE CUPO Ó REINTEGRO

CANCELACIÓN DE MATRÍCULA Fecha de la solicitud:

RESERVA DE CUPO: UN PERÍODO DOS PERÍODOS

REINTEGRO

Perìodo Acadèmico Año:

Escuela: Programa:

Nombre del estudiante:

No. de Documento: Correo electrónico:

RAZONES DE LA SOLICITUD

Firm a del Estudiante

VERIFICACIÓN DE LA SITUACIÓN ACADÉMICA DEL ESTUDIANTE ANTE LA DIRECCIÓN DE REGISTRO Y CONTROL ACADÉMICO

Último Período Académico Matriculado

Último Semestre Cursado

Promedio Semestral

Promedio Acumulado

Fecha: Verificado por: Firma:

Ane xa : C arne t Es tudia ntil R e c ibido po r

P az y S alvo F ec ha :

Acue rdo de ca nce la c ió n / a plaza m ie nto Ho ra:

 3. PAZ Y SALVO.
SIRVE PARA LA CANCELACIÓN DEL SEMESTRE.

 Descargar y diligenciar el formato de Solicitud Cancelación de Matricula,

Aplazamiento o Reintegro, o solicitarlo en la fotocopiadora de la Universidad. 

 Descargar el formato de Paz y Salvo, o solicitarlo en la fotocopiadora de la

Universidad, e ir a cada dependencia para las respectivas firmas

 Ir a la oficina de Registro y Control Académico con los formatos ya diligenciados,

para su verificación
 Entregar los formatos a la secretaria de las diferentes Escuelas

NOTA: Si realiza el proceso antes del primer corte podrá solicitar la reserva del dinero,
tenga en cuenta que si este proceso lo hace posterior a las fechas de inclusión del primer
corte su dinero no se reservará.

FORMATO. (IMAGEN)

PAZ Y SALVO

GRADO CANCELACIÓN DE SEMESTRE PERIODO

Nombre del estudiante: No. Documento:

Escuela: Programa:

Correo: Celular:

DIRECCIÓN INVESTIGACIÓN Y
BIENESTAR UNIVERSITARIO
PROYECCIÓN SOCIAL

DIRECCIÓN DE REGISTRO Y CONTROL

LABORATORIO
ACADÉMICO

CENTRO DE INFORMACIÓN TESORERÍA

OFICINA DE PLANEACIÓN (ENCUESTA) DIRECCIÓN DE ESCUELA

Aplica solo para tramité de grado

Recibido por
Firma del Estudiante Fecha:
Hora:
4. INSCRIPCIÓN CURSO VACACIONAL.

 CURSOS VACACIONALES: Son proceso Académicos que la universidad podrá

ofrecer a los estudiantes de pregrado con el propósito de recuperar las asignaturas
perdidas y adelantar asignaturas dentro del plan de estudios.

 RESPONSABLE Y APOYO.
El responsable de este proceso es el Consejo de la respectiva Escuela donde se
realice los respectivos cursos vacacionales.
FORMATO. (IMAGEN)

INSCRIPCIÓN CURSO VACACIONAL

Semestre: Fecha:

Escuela: Programa:

Asignatura: No. Documento

DOCUMENTO DE
No. NOMBRE ESTUDIANTE TELÉFONO FIRMA
IDENTIDAD
1

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20
 5. ACTA DE CONSENSO PARA CALIFICACIÓN DE TRABAJOS DE
GRADO.
Acuerdo No. CAC 071-17
(25 de septiembre de 2017)

Por la cual se aprueba la política institucional para graduación en el instituto universitario

de la paz- UNIPAZ.

EL CONSEJO ACADEMICO DEL INSTITUTO UNIVERSITARIO DE LA PAZ.

En uso de sus funciones estatuarias, reglamentarias y consideradas:
3. Que el Reglamento Estudiantil aprobado por el Consejo Directivo mediante acuerdo No.
005 expediente en enero 26 de 19988, establece en el artículo 69 que uno de los
requisitos para optar un título en UNIPAZ es elaborar y aprobar un trabajo de grado o
tesis.
4. Que de conformidad con el literal 2 del artículo 70 del acuerdo ya referenciado, los
consejos de facultad reglamentaran lo relacionado con las evaluaciones preparatorias y
trabajos de grado.
5. Que mediante acuerdo CAC-008-04 expedido por el consejo académico se reglamenta
el proceso para realizar los trabajos de grado.
 FORMATO. (IMAGEN)

ACTA DE CONSENSO PARA CALIFICACIÓN

DE TRABAJOS DE GRADO

Escuela:
Programa:

No. PROYECTO : FECHA:

Título Trabajo de grado

AUTOR (ES) : FASE

Anteproyecto
Documento Final

DIRECTOR:

JURADO 1:

JURADO 2:

JURADO 3:

(*) OBSERVACIONES:

3. CONCEPTO: APROBADO MODIFICABLE RECHAZADO

NOTA: Este concepto es emitido por consenso entre los jurados, según artículos 10 y 20 del acuerdo 008 de enero 22 de
2004.

FIRMAS:

JURADO 1:

JURADO 2:

JURADO 3:

DOCENTE COORDINADOR INVESTIGACIÓN Y PROYECCIÓN SOCIAL

 6. AUTORIZACIÓN SUPLETORIA.
ARTICULO 44o. Evaluaciones supletorias son aquellas que se presentan en fechas
distintas a las señaladas oficialmente para efectuarlas, cuando por causas justificadas el
estudiante no haya podido presentarse oportunamente.
PARAGRAFO lo: Las pruebas supletorias correspondientes a evaluaciones parciales
será autorizadas por el respectivo profesor. Las demás pruebas supletorias serán
autorizadas por el Decano de la respectiva Facultad.
PARAGRAFO 2o: Las pruebas supletorias deben presentarse dentro de los quince (15)
días siguientes a la fecha de presentación asignada oficialmente salvo continuidad de las
causas justificadas, en cuyo caso, se presentarán en fechas posteriores determinadas por
el respectivo Decano.
FORMATO. (IMAGEN)

AUTORIZACIÓN SUPLETORIO

Fecha: Docente: Escuela:

Autorizo al estudiante: Documento No.

Asignatura: Programa: Grupo:

Examen Escrito
Examen Oral 1. 30%

Para presentar supletorio de: Trabajo Correspondiente al: 2. 30%

Quiz / Taller 3. 40%
Parcial
Otros

ANEXA: Incapacidad Permiso Otro Cuál:

Firm a Docente Vº Bº Director de Escuela de ___________________

GFOR-ESC-F33 Versión 4 Fecha de aprobación: 15-09-2016 1 (1)

AUTORIZACIÓN SUPLETORIO

Fecha: Docente: Escuela:

Autorizo al estudiante: Documento No.

Asignatura: Programa: Grupo:

Examen Escrito

Examen Oral 1. 30%

Para presentar supletorio de: Trabajo Correspondiente al: 2. 30%

Quiz / Taller 3. 40%
Parcial
Otros

ANEXA: Incapacidad Permiso Otro Cuál:

Firm a Docente Vº Bº Director de Escuela de ___________________

GFOR-ESC-F33 Versión 4 Fecha de aprobación: 15-09-2016 1(1)

7. SOLICITUD DE REVISIÓN POR SEGUNDO CALIFICADOR.

ARTICULO 38.
PARAGRAFO 2o: El examen oral deberá reunir las siguientes condiciones:

D) Una vez emitida la calificación, si el estudiante no está de acuerdo con ella,

podrá solicitar la reconsideración de la misma. Si persiste su inconformidad podrá
solicitar al Decano de la Facultad un segundo jurado calificador, el cual para emitir
su juicio se basará en el registro de temas, preguntas y respuestas que fue llevado
durante el examen.
FORMATO. (IMAGEN)

SOLICITUD DE REVISIÓN POR

SEGUNDO CALIFICADOR

Fecha: Semestre: Año:

Estudiante: Documento de Identidad:

Escuela: Programa:

Correo Electronico del Estudiante:

Asignatura / Bloque: Código:

Docente: Grupo:

Examen Escrito
1er 30% TIPO DE EVALUACIÓN Examen Oral
CORTE A CORREGIR: 2do 30% REALIZADA: Trabajo
40% Quiz / Taller
HABILITACIÓN Otros
___________________________

MOTIVO DE LA RECLAMACIÓN

Recibido por
FIRMA ESTUDIANTE Fecha:
Hora:
8. INVITACIÓN A SUSTENTACIÓN PÚBLICA DE TRABAJOS DE GRADO
TITULADO.

FORMATO. (IMAGEN )
9. EVALUACIÓN DE PLAN DE TRABAJO, INFORME DE AVANCE E
INFORME FINAL DE PRACTICA ACADÉMICA.

MAPA DE PROCESOS:
1. Presentación de la propuesta por parte del Director ante el Consejo de Escuela.

1.1 La propuesta de la monografía debe contener los siguientes ítems: - Título -

Planteamiento del problema - Justificación - Objetivos - Metodología - Bibliografía
Se deben presentar dos copias de la propuesta.
1.2 Carta de presentación de la propuesta dirigida al consejo de escuela.
1.3 Si el director es externo a la institución debe anexar la hoja de vida que
soporte la experiencia sobre la temática a tratar.
2. Asignación de jurados por parte del Consejo de Escuela.
2.1 Se asignan dos jurados para la evaluación. Los tiempos requeridos para la
evaluación se regirán bajo el acuerdo CAC 008-04.
2.2 Los jurados emitirán el concepto de evaluación como aprobado, modificable o
rechazado.
3. Entrega de dos copias del documento final en la coordinación de trabajos de
grado.
4. Evaluación del documento final por parte de los jurados con base en el acuerdo
CAC 008-04
5. Sustentación de la monografía.
 FORMATO. (IMAGEN)

EVALUACIÓN DE PLAN DE TRABAJO, INFORME DE

AVANCE E INFORME FINAL DE PRACTICA
ACADÉMICA

ES CUELA
PROGRAMA
PRÁCTICA ACADÉMICA

Ciudad y fecha
Estudiante
Empresa/Institución
Título
Jurado

Plan de Trabajo
Informe de avance
Informe final

( )
NOTA:
LETRAS NUMEROS

OBSERVACIONES:

FIRMA DEL JURADO

10. REGISTRO DE ASISTENCIA VISITA TÉCNICA DE ESTUDIANTES A
EMPRESAS.
FORMATO. (IMAGEN)

REGISTRO DE ASISTENCIA VISITA TÉCNICA DE ESTUDIANTES A EMPRESAS

ESCUELA:

PROGRAMA:

NOMBRE DE LA EMPRESA:

PERSONA QUIEN RECIBE LA VISITA

EN LA EMPRESA

LUGAR DE LA VISITA

ASIGNATURA

NOMBRE DEL DOCENTE No. Identif icación

OBJETIVO:

FECHA DE LA VISITA: Duración

DOCUMENTO DE
No VIGENCIA SEGURO APELLIDOS NOMBRES FIRMA
IDENTIDAD

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

Firma persona encargada recibir la visita en la empresa Firma del Docente

VoBo. Director Escuela Vo.Bo. Of icina de Bienestar Universitario

 11. LISTA DE VERIFICACIÓN CONVENIO DE PRÁCTICA ACADÉMICA.
La práctica académica corresponde a una actividad académica dé carácter formativo
ubicada al final de la carrera, a través de la cual se pretende que el estudiante adquiera
un conocimiento directo de los sistemas de producción; y ejercite sus potencialidades de
iniciativa, integración y responsabilidad en la planificación, ejecución, control y evaluación
de labores en función de la producción de un bien o servicio.

FORMATO. (IMAGEN)

LISTA DE VERIFICACIÓN
CONVENIO DE PRÁCTICA ACADÉMICA

Centro de Práctica: Fecha de Suscripción

Estudiante Escuela

Correo Electrónico del Estudiante:

Coordinador de Práctica

No. DOCUMENTACIÓN SOPORTE SI NO N/A OBSERVACIONES

1 Carta de Presentación del Estudiante a la Em presa

Oficio del del Centro de Práctica, dirigida al

2 Consejo de Escuela, avalando la realización de la
práctica académica.

Constancia del Cons ejo de Escuela que justifica

3 duración de la Práctica Académica por un término
inferior al establecido en el Acuerdo CAC No.13-07

Certificación o Aval emitido por Consejo de

4 Es cuela, relacionando la reconocida pres tancia del
Centro de Pràctica

5 Convenio de Práctica Académ ica

Certificado de Cám ara de Com ercio pers ona

6
Natural o Jurídica
Certificado de Antecedentes Disciplinarios
7 (Procuraduría del Representante legal del Centro
de Practica y del Estudiante)

Certificado de Antecedentes Fiscales (Contraloría

8 del Repres entante legal del Centro de Practica y
del Es tudiante)
Antecedentes Judiciales del Representante Legal
9
del Centro de Practica y del Estudiante.
Registro Único Tributario (RUT) del Centro de
10
Practicas
Copia de la Cédula de Ciudadanía del
11
Representante Legal de la Entidad

12 Copia de la Cédula de Ciudadanìa del Es tudiante

13 Copia del Carné Estudiantil

Constancia de Afiliacion a la ARL y a Salud del
14
Es tudiante
TOTAL FOLIOS

Vo Bo Coordinador de Práctica Académica

 LINK DE LOS FORMATOS DE GESTION DE FORMACION.

 CANCELACIÓN DE ASIGNATURA
https://drive.google.com/file/d/13XLDSPJvdq-JTpGS6cz-QGjOFSgtluoY/view
 SOLICITUD CANCELACIÓN DE MATRÍCULA, RESERVA DE CUPO O
REINTEGRO
https://drive.google.com/file/d/1ogJu2RzUKDsNwHizuTJsE9pSk05ynzHi/view
 PAZ Y SALVO
https://drive.google.com/file/d/1LERe7rd-F801KNymlDWGr29ZmKdlVBKu/view
 INSCRIPCIÓN CURSO VACACIONAL
https://drive.google.com/file/d/1sht6I2XpOlOx1dMjfV-YsxwBlOseH-rL/view
 ACTA DE CONSENSO PARA CALIFICACIÓN DE TRABAJOS DE GRADO
https://drive.google.com/file/d/0B8FAL3MAuw7NRHRZT2JlS2VNdDA/view
 AUTORIZACIÓN SUPLETORIA
https://drive.google.com/file/d/1EPZ3ViG8Wq9Bey8TNW37sRIbOfxKnYM5/view
 SOLICITUD DE REVISIÓN POR SEGUNDO CALIFICADOR
https://drive.google.com/file/d/1yUazcw9fXz_CPdfSgTMaAFtmGX-Jp6uZ/view
 INVITACIÓN A SUSTENTACIÓN PÚBLICA DE TRABAJOS DE GRADO
TITULADO
https://drive.google.com/file/d/0B8FAL3MAuw7NMHdneEwwMU5ZZFk/view
 EVALUACIÓN DE PLAN DE TRABAJO, INFORME DE AVANCE E INFORME
FINAL DE PRACTICA ACADÉMICA
https://drive.google.com/file/d/1EQCS_OvFO6njpp5lPPchjxgY2G3KAKfb/view
 REGISTRO DE ASISTENCIA VISITA TÉCNICA DE ESTUDIANTES A
EMPRESAS
https://drive.google.com/file/d/0B8FAL3MAuw7NbEt6R0hST2JUam8/view
 LISTA DE VERIFICACIÓN CONVENIO DE PRÁCTICA ACADÉMICA
https://drive.google.com/file/d/1snCzloK98t4fplEz-ghYz7A1X8k7fT3_/view