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MACROPROCESO GESTION FARMACOLOGICA Y FARMACEUTICA

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SERVICIO FARMACEUTICO SEPT 2016

PROCEDIMIENTO: SELECCIÓN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS

Definir los medicamentos y dispositivos médicos con que se deben contar en la UNIDAD INTEGRAL DE SALUD MENTAL SION SAS
1. OBJETIVO
Para asegurar la prestación del servicio.

Este procedimiento se aplica a todos medicamentos y dispositivos médicos que se requieran en el servicio farmacéutico de la unidad
2. ALCANCE
de salud mental Sion SAS.

3. LINEAMIENTOS MATERIALES NECESARIOS:

GENERALES Recurso humano, y tecnológico (auxiliar de farmacia y computador)

4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

ACTIVIDAD MEDIDA DE
PERSONA RESPONSABLE DOCUMENTOS NECESARIOS DESCRIPCION DETALLADA DE ACTIVIDADES
No. CONTROL

Auxiliar de farmacia Formato de inventario 1. Realizar el inventario de la farmacia (CADA 3 MESES). Inventario
1.
Formato de listado básico de 2. Establecer el listado básico de los medicamentos con los que
Listado básico de
2. Auxiliar de farmacia medicamentos y dispositivos va a contar la institución para asegurar la disponibilidad de los
medicamentos
médicos. mismos en el momento que el paciente lo requiera.
3. Protocolo de farmacovigilancia 3. Aprobar el listado básico en el comité de farmacia y fármaco Listado aprobado

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SERVICIO FARMACEUTICO SEPT 2016

Integrantes del comité de

vigilancia. Acta de comité
farmacia y terapéutica
4. Si no hay un medicamento en la lista que se requiera se
Formato de solicitud de realizara la solicitud de inclusión por lo contrario solicitud de
4. Auxiliar de farmacia
inclusión exclusión según necesidad.

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Inventario.

Protocolo de farmacovigilanica.

Comité de farmacia y terapéutica.

Formato de solicitud de inclusión.

6.ANEXOS
Formato de listado básico de medicamentos y dispositivos médicos.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SERVICIO FARMACEUTICO SEPT 2016

PROCEDIMIENTO: SOLICITUD DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SERVICIO FARMACEUTICO SEPT 2016

1. OBJETIVO Asegurar el acceso de los pacientes a los medicamentos, teniendo en cuenta su seguridad, eficacia, calidad y costo

Este procedimiento se aplica cada vez que el servicio farmacéutico requiera solicitar un nuevo medicamento o dispositivo médico para
2. ALCANCE
el uso de los usuarios de la unidad de salud mental Sion SAS.

RESPONSIBLE: Quimico farmaceuta.

3. LINEAMIENTOS MATERIALES NECESARIOS:

GENERALES
Computador.
Recurso Humano (comité de compras).

4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

ACTIVIDAD MEDIDA DE
PERSONA RESPONSABLE DOCUMENTOS NECESARIOS DESCRIPCION DETALLADA DE ACTIVIDADES
No. CONTROL
Auxiliar de farmacia – Orden medica – formula 1. Identificar el medicamento o dispositivo que se va a
solicitar de acuerdo a la necesidad. No aplica
1 químico farmaceuta medica – recetario de control

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SERVICIO FARMACEUTICO SEPT 2016

Procedimiento de evaluación 1. Evalúa el proveedor. Formato de evaluación

2 Quimico farmaceuta
de proveedores de provedores
2. Selecciono el proveedor acorde a los criterios ya establecidos
3 Químico farmaceuta No aplica (calidad, disponibilidad, precio) No aplica

4 Químico farmaceuta Formato de solicitud 3. Realiza solicitud

Gerente 4. Gerente aprueba la solicitud o comité según necesidad (plan

5 No aplica Solicitud aprobada
de compras).

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Procedimiento de evaluación de provedores

Formato de evaluación de provedores

6.ANEXOS
Formato de solicitud de medicamentos y dispositivos.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SERVICIO FARMACEUTICO SEPT 2016

PROCEDIMIENTO: PLANEACION DE LA ADQUISICION DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SERVICIO FARMACEUTICO SEPT 2016

Determinar la cantidad de medicamentos y dispositivos médicos que requiere la UNIDAD INTEGRAL DE SALUD MENTAL SAS-
1. OBJETIVO SION. Para cierto período, teniendo en cuenta: el perfil epidemiológico, la población usuaria y/o consumo histórico, comparado con la
definición de necesidades determinadas por los servicios y la oferta de servicios y el presupuesto disponible.

MATERIALES NECESARIOS:
2. LINEAMIENTOS
GENERALES Recurso humano y recurso tecnico.
Papeleria formatos de pedido

3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

ACTIVIDAD MEDIDA DE
PERSONA RESPONSABLE DOCUMENTOS NECESARIOS DESCRIPCION DETALLADA DE ACTIVIDADES
No. CONTROL
1. Definir período de análisis y de proyección de necesidades
Químico farmaceuta No aplica según el medicamento o insumo a solicitar. No aplica
1

2. Cuantificar las necesidades de medicamentos y dispositivos

Ordenes de Pedidos
2 Químico farmaceuta
realizados por servicios
médicos y priorizarlas por nivel de uso en el servicio de Listado de
hospitalización y otros servicios (tener en cuenta orden de necesidades por
pedidos anteriores) servicios

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3 Químico farmaceuta Datos de consumos históricos 3. Confrontar dichos cálculos con los consumos históricos No aplica

Comité de farmacia y
4 terapeuta liderado por el
químico farmaceuta.
5 Químico farmaceuta.
6 medicamentos y
Comité de farmacia y
Presupuesto aprobado anual o
terapeuta liderado por el
químico farmaceuta.
Comité de farmacia y
7 terapeuta liderado por el
químico farmaceuta,
4. Analizar las causas que incidieron en la modificación notable Acta de reunión de
Historias clínicas
de los consumos, después de comparar los literales 1) y 2). comité
5. Ajustar las cantidades definidas por los servicios y programar
las cantidades a adquirir, teniendo en cuenta los indicadores
Indicadores No aplica
de punto de reposición, consumos promedios, niveles mínimos
y tiempo de reposición.
6. Definir prioridades, de acuerdo con el presupuesto disponible y Listado de
el peso económico de cada medicamento (el cual es otorgado
dispositivos
por el gerente general de SION. dentro del total (Clasificación
semestral priorizados y
ABC/VEN de los aprobados por
Medicamentos) o cualquier otro método idóneo para tal fin. servicios.
7. Definir programas de entregas o momentos proyectados de
No aplica compra de acuerdo con la modalidad de adquisición, las Plan de compras
necesidades y el flujo de caja de la institución.

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Manual de condiciones esenciales y procedimientos del servicio farmacéutico.

Reglamento y funciones del Comité de farmacia y terapéutica.

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PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SERVICIO FARMACEUTICO SEPT 2016

Adquirir los medicamentos y dispositivos médicos que han sido incluidos en el plan de compras, con el fin de tenerlos disponibles para
1. OBJETIVO
la satisfacción de las necesidades de los pacientes hospitalizados.

Este procedimiento se aplica cada vez que el servicio farmacéutico requiera adquirir un nuevo medicamento o dispositivo médico para el
2. ALCANCE
uso de los usuarios de la unidad de salud mental Sion SAS.

RESPONSABLE: Quimico Farmaceuta.

3. LINEAMIENTOS MATERIALES NECESARIOS:

GENERALES
Computador.
Recurso Humano

4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

ACTIVIDAD MEDIDA DE
PERSONA RESPONSABLE DOCUMENTOS NECESARIOS DESCRIPCION DETALLADA DE ACTIVIDADES
No. CONTROL
Químico farmaceuta Agenda de reuniones 1. Programar reunión.
1
2. Convocar comité (químico farmaceuta) Circular
2 Recepcionista no aplica
informativa

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3. Verificar las cotizaciones que respaldan la evaluación de

3 Químico No aplica las ofertas y analizar las ofertas con los criterios definidos No aplica
anteriormente,

4. Da el concepto técnico al comité para la adquisición de los

4 Químico No aplica
medicamentos y dispositivos médicos,
5. Gerente Aprueba la compra o comité según necesidad.
Gerente - integrantes de
6 No aplica (plan de compras )
comité de compras

6. Comité o líder de comité genera conclusiones y realiza

Acta de reunión de
7 Gerente No aplica cierre comité de
compras

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Acta de conformación y Reglamento de comité de compras

Cotizaciones

Plan de compras.

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PROCEDIMIENTO: CONDICIONES Y AREAS DE ALMACENAMIENTO

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Verificar el cumplimiento de condiciones esenciales de seguridad del servicio farmacéutico para garantizar el cuidado y la
5. OBJETIVO
conservación de las especificaciones técnicas con las que fueron fabricados los medicamentos y dispositivos médicos.

6. ALCANCE

MATERIALES NECESARIOS:
7. LINEAMIENTOS
GENERALES Papeleria
Recurso humano

8. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

ACTIVIDAD MEDIDA DE
PERSONA RESPONSABLE DOCUMENTOS NECESARIOS DESCRIPCION DETALLADA DE ACTIVIDADES
No. CONTROL
Auxiliar de farmacia Formato de verificación de Diariamente verificar las siguientes condiciones y notificar al
1 condiciones esenciales del coordinador del área cualquier eventualidad:
servicio farmacéutico.
Estar alejadas de sitios de alta contaminación.
Facilitar la circulación de personas y objetos.
Contar con pisos de material impermeable, resistente,
uniforme y sistema de drenaje que permita la fácil

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limpieza y desinfección.
Tener paredes o muros impermeables, sólidos, de fácil
limpieza y señalización y resistentes a factores
ambientales como humedad y temperatura
Contar con techos y cielo rasos resistentes, uniformes y de
fácil limpieza.
Contar con luz artificial que permita la conservación
adecuada e identificación de los medicamentos y
dispositivos médicos
Debe tener un sistema de ventilación natural y/o artificial
que garantice la conservación adecuada de los
medicamentos y dispositivos médicos.
Evitar la incidencia directa de los rayos solares.
Contar con mecanismos que garanticen las condiciones de
temperatura y humedad relativa recomendadas por el
fabricante.
Se ubicarán en estibas o estanterías de material sanitario,
impermeable y fácil de limpiar.
En las áreas de almacenamiento de medicamentos y
dispositivos médicos se contará con extintor de incendios

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5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Resolución 2003 del 2014.

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PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS

4. OBJETIVO Recibir los medicamentos y dispositivos médicos adquiridos en la UNIDAD DE SALUD MENTAL SION SAS.

5. ALCANCE

6. LINEAMIENTOS MATERIALES NECESARIOS:

GENERALES

7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

ACTIVIDAD MEDIDA DE
PERSONA RESPONSABLE DOCUMENTOS NECESARIOS DESCRIPCION DETALLADA DE ACTIVIDADES
No. CONTROL
previamente la documentación que permita establecer las
condiciones del negocio acorde al medicamento adquirido
1

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2 1.

3 2.

4 3.

5 4.

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

6.ANEXOS

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PROCEDIMIENTO: DISTRIBUCION DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS

Realizar el suministro oportuno, eficiente y suficiente de medicamentos y dispositivos médicos a todos los pacientes y a cada uno de
1. OBJETIVO
los servicios hospitalarios y ambulatorios de la UNIDAD DE SALUD MENTAL SION SAS.

Aplica desde el momento en el que se recibe la solicitud de medicamentos y/o dispositivos médicos hasta que se hace entrega para
2. ALCANCE
la administración o uso en el paciente.

DISPENSACIÓN: Es la entrega de uno o más medicamentos y dispositivos médicos a un paciente brindando la información suficiente
3. DEFINICIONES
sobre su uso adecuado realizada por el Químico Farmacéutico y el Auxiliar de Farmacia.
4. LINEAMIENTOS
GENERALES La distribución de medicamentos y Dispositivos medicos se realizara a cada una de las unidades asistenciales, de acuerdo a los
siguientes horarios

SERVICIO HORA DE RECEPCION DE HORA DE

PEDIDO ENTREGA
Hospitalización
Consulta externa

La orden medica debe cumplir con las normas mínimas establecidas en el decreto 2200 de 2005, donde se especifique lo
siguiente:

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Fecha
Nombres y apellidos del paciente o usuario.
Número de identificación del paciente o usuario
Nombre genérico Del medicamento.
Concentración.
Forma farmacéutica
Dosis
Vía de administración
Cantidad en números y letras
Identificación del médico tratante (Nombres y apellidos, número de registro médico)

5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

ACTIVIDAD MEDIDA DE
PERSONA RESPONSABLE DOCUMENTOS NECESARIOS DESCRIPCION DETALLADA DE ACTIVIDADES
No. CONTROL
1. Solicitar en el servicio farmacéutico los medicamentos y
Pedido de
dispositivos médicos necesarios para el tratamiento de los
Medicamentos y
Jefe de Enfermeria, pacientes, de acuerdo al horario establecido para cada Dispositivos
1 servicio. Médicos”

2 Jefe de enfermería 2. Solicitar en el servicio farmacéutico los medicamentos y Registro de

dispositivos médicos necesarios para el tratamiento de los Insumos

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pacientes (Cambio de medicación, nuevos ingresos, etc.).

Deben tener el nombre y la cedula del paciente y firmar el entregados a
Registro de Insumos entregados a demanda demanda

3. Recibir y verificar la orden médica sistematizada que

3 Auxiliar de Farmacia
4 Químico Farmacéutico
Auxiliar de farmacia
5 al auxiliar de enfermería en el Servicio Farmacéutico de
auxiliar de enfermería
6 Auxiliar de Farmacia
7 Auxiliar de Enfermeria.
8 Químico farmaceuta
9 Auxiliar de farmacia
Recepción de orden medica
Realizar perfil
farmacoterapeutico
– Entrega de medicamentos y
dispositivos médicos
Detección de medicamentos
no disponibles
Información de pacientes
Gestión de pendientes
Dispensación a pacientes
contiene la necesidad de medicamentos para 24 horas y Orden médica.
entrega real auxiliar de farmacia para su dispensación
4. Realizar el perfil farmacológico para cada paciente
Perfil
hospitalizado verificando la cantidad y la dosis formulada
farmacoterapeutic
de cada medicamento. Se debe informar al médico sobre
o.
cualquier error o inconsistencia detectada.
Pedido de
5. Alistar el pedido solicitado en la orden médica y entregar
medicamentos y
dispositivos
acuerdo al horario establecido para cada servicio.
médicos.
6. Si no se cuenta con algún medicamento o insumo este se Medicamentos
deberá registrar en el formato de demanda no atendida. pendientes por
“Medicamentos Pendientes por Entregar” entregar.
7. Solicitar al quimico farmacéutico que haga el pedido de los
medicamentos o dispositivos médicos que quedaron No aplica
pendientes por dispensar
8. Desarrollar el procedimiento de solicitud de medicamentos
No aplica
para garantizar la resolución de los pendientes.
9. Recibir la formula médica y verificar que cuente con los Registro de
entrega de

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medicamentos a
requisitos médicos legales y hacer entrega informada de
ambulatorios pacientes
los mismos con la firma de recibido de los pacientes.
ambulatorios
10. Actualizar el inventario una vez dispensado el Inventario de
10 Auxiliar de Farmacia Actualización de inventario
medicamento o dispositivo médico. farmacia
Registro de
Registro de reporte de 11. Si de algún servicio se reporta la entrega errónea de algún
Auxiliar de farmacia – medicamentos
11 medicamentos entregados medicamento este se deberá registrar en la lista de
químico farmaceuta entregados
erróneamente. medicamentos entregados erróneamente.
erróneamente

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Decreto 2200 de 2005

Pedido de medicamentos y dispositivos médicos

6.ANEXOS
Perfil farmacoterapeutico

Medicamentos pendientes por entregar

Registro de medicamentos entregados erróneamente.

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CALIDAD
CARGO: COORDINADORA DE CALIDAD CARGO: GERENTE
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Registro de entrega de medicamentos a pacientes ambulatorios

Registro de insumos entregados a demanda.

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