REGLA TÉCNICA NACIONAL PARA LA ORGANIZACIÓN Y

MANTENIMIENTO DE ARCHIVOS PÚBLICOS

Presidencia de la República

Documento de Archivo
Aquel que registra un acto administrativo,
jurídico, fiscal, contable y técnico, creado,
recibido, manejado y usado en el ejercicio
de las facultades y actividades de las
dependencias.
Archivo Central
Custodia y administra la documentación
procedente de los Archivos de Gestión que
han cumplido los plazos de conservación.
Ciclo vital del documento
Son las etapas por las que pasan los
documentos desde su producción o
recepción, hasta la determinación de su
destino final (baja documental o
conservación permanente).
Archivo Intermedio
Custodia y administra los fondos
documentales transferidos por los
Archivos Centrales que han cumplido al
menos 15 años de permanencia en las
entidades públicas.
Definiciones
Archivo de Gestión
Toda la documentación, generada por las
unidades administrativas, que es sometida
a continua utilización y consulta.
Archivo Histórico
Custodia documentación que después de
pasar por un proceso de valoración
secundaria adquiere el carácter de
permanente. Administrado por el Archivo
Nacional del Ecuador.
 Definiciones

Valoración
Descripción Documental Transferencias
Actividad intelectual que se basa en el
Se realiza con el fin de identificar, Es el traspaso de documentos que ha
conocimiento de la entidad a fin de
gestionar, localizar y explicar los cumplido su plazo de conservación de
determinar la importancia de los
documentos de archivo. acuerdo a lo establecido en la tabla.
documentos.

Principio de procedencia
Es aquel según el cual cada documento
debe estar situado en el fondo
documental del que procede, teniendo en
cuenta que debe mantenerse la unidad e
independencia de cada fondo.
Principio de orden original
Hace referencia al orden en que se
crearon los documentos dentro de cada
expediente.
Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de Archivos Públicos

Con fecha 10 de abril de 2019, la Presidencia de la República,

firmo el Acuerdo Nro. SGPR-2019- 0107 mediante el cual se
expide la Regla Técnica Nacional para la Organización y
Mantenimiento de Archivos Públicos

De uso y aplicación obligatoria en todos los organismos,

entidades e instituciones del sector público y privado en los que
el Estado tenga participación.

El objeto es normar la organización y mantenimiento de los

archivos públicos, en cada una de las fases del ciclo vital del
documento, a fin de asegurar en el corto, mediano y largo plazo,
el cumplimiento de los requisitos de autenticidad, fiabilidad,
integridad y disponibilidad de los documentos de archivo.
 Principios Generales

Función de Manejo y
Institucionalidad Responsabilidad Administración Modernización Talento Humano Capacitación
los archivos aprovechamiento
y acceso de los archivos

El manejo de
archivos
Los archivos Los servidores Es obligación El Estado Las entidades
responden a la Las entidades
constituyen una públicos son del Estado la garantiza el Los archivos conformarán
actividad de la que tienen la
herramienta responsables administración fortalecimiento cumplen una las unidades de
Administración competencia
indispensable de la de los archivos de la función archivo con
Pública y a los desarrollarán
para la gestión organización, y un derecho infraestructura probatoria, personal que
fines del Estado programas de
administrativa, conservación, de los y la garantizadora y cumpla perfiles
y de la actualización
económica, uso y manejo ciudadanos el organización de perpetuadora. establecidos en
sociedad, en materia
política y de los acceso a los sus sistemas de el manual de
siendo contraria archivística.
cultural. documentos. mismos. información. puestos.
cualquier otra
práctica
sustitutiva
 Principios Generales

Política Institucional
Las entidades emitirán la política institucional aprobada
por la máxima autoridad.

Patrimonio Documental
Vigilarán el cumplimiento de la Regla Técnica para la
debida organización y preservación

Procuración de recursos
Los procesos y procedimientos serán homogéneos a
efectos que la información contenida en los
documentos sea accesible y de fácil consulta
 Sistema de Gestión Documental y Archivo

Sistema
Nacional

Sistema Archivo Archivo

Institucional Intermedio Histórico

Dirección de Autoridades y Recursos

Archivos de
GDyA (quien Archivo Central talento humano técnicos y
Gestión
haga sus veces) calificado estructura

- Designar a los responsables de los Archivos de
Gestión quienes asesoraran a su unidad en
materia de archivos
- Integrar los expedientes de archivo
- Elaborar el inventario general por expediente y
el de transferencia primaria
- Mantener debidamente organizados los
expedientes
- Asegurar la integridad y debida conservación
de los archivos
- Participar en la elaboración del Cuadro
General de Clasificación Documental y la Tabla
de Plazos de Conservación Documental
- Supervisar que la documentación de archivo
se clasifique, registre, conserve y transfiera
Atribuciones de la unidad productora
- Prestar los expedientes que reposan en el
Archivo de Gestión
- Ser el conducto con el Archivo Central A
- Participar en los procesos de valoración y en la
elaboración de la Ficha Técnica para los
expedientes que deban conservarse o
considerados para baja documental B
- Contar con los espacios y mobiliario C
apropiados para la conservación de sus Archivos
de Gestión D
- Conservar la documentación que ha sido E
clasificada como reservada de acuerdo con las
disposiciones establecidas
 Atribuciones de la Dirección de Gestión Documental y Archivo

Elaborar y someter a aprobación por parte de la
01 máxima autoridad institucional, la política institucional
en materia de gestión documental y archivo
06
Aprobar el Cuadro de Clasificación Documental y la Tabla de
Plazos de Conservación, y remitir para su validación a la
Dirección de Archivo de la Administración Pública

Supervisar el cumplimiento de lo establecido en la

02 Regla Técnica, los planes y proyectos que contribuyan
a la conservación del acervo documental
07 Coordinar y autorizar las transferencias primarias de
los Archivos de Gestión al Archivo Central

03 Brindar la capacitación en materia de gestión

documental y archivo y asesorar a los responsables
del Archivo de Gestión de las unidades;
08
Realizar las transferencias secundarias basadas en los procesos
de valoración documental y en los tiempos establecidos en la
Tabla de Plazos de Conservación Documental

04 Administrar y coordinar el Archivo Central 09 Coordinar proyectos de digitalización del fondo documental

05 Coordinar las acciones y consolidar el Cuadro de

Clasificación Documental y la Tabla de Plazos de
Conservación de la entidad
10 Realizar el diagnóstico archivístico de la situación actual y real
de los archivos de la entidad.
 Atribuciones del Archivo Central

01 Elaborar el programa anual de transferencias primarias que deberán cumplir los Archivos de Gestión

02 Recibir las transferencias primarias documentales al concluir los tiempos establecidos

03 Conservar y administrar la documentación de acuerdo a los plazos y disposiciones de la presente Regla Técnica

04 Evitar la acumulación de documentación realizando los procesos de valoración, transferencia y baja documental

05 Generar el inventario de transferencia secundaria de los expedientes que cumplieron su plazo de conservación

06 Elaborar con los Archivos de Gestión la Ficha de prevaloración de los expedientes de transferencia secundaria

07 Presentar a la Dirección de Gestión Documental y Archivo la Ficha y los inventarios de transferencia secundaria

08 Eliminar los expedientes cuya baja haya sido aprobada

09 Otorgar el préstamo de expedientes al personal autorizado de conformidad con disposiciones jurídicas aplicables

10 Reportar a la Dirección de Gestión Documental y Archivo sobre cualquier incidente en los archivos.
 Procesos relativos a la gestión documental y archivo

Producción documental Permite generar los documentos durante el cumplimiento de sus competencias

Registro documental Recepción, trámite documental, despacho de correspondencia y control de la gestión

Identificación de documentos Determinar cuales no están sujetos al proceso archivístico

Clasificación documental Tiene como base el Cuadro General de Clasificación Documental

Integración de expedientes Apertura e integración de cada expediente generado por las unidades productoras

Ordenación de expedientes De forma cronológica, se unen y relacionan los documentos de un expediente

Descripción archivística Para identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo.

Evaluación documental Valoración, selección y disposición final.

Transferencias documentales Primaria, secundaria, final, por escisión, supresión o fusión y de fondos acumulados

Baja documental Eliminación controlada de documentos

Preservación Condiciones para la adecuada conservación documental


Recepción de
documentos
- Verificar el destinatario y
los anexos.
- Abrir para la constatación
(digitalización, registro y
entrega).
- Verificación de reserva.
Registro documental
Despacho de
Trámite documental Control de la gestión
documentos
Los documentos deberán El responsable del
Recorrido del documento entregarse en original y seguimiento elaborará un
desde su producción o contener: reporte de trámites
recepción hasta el a) Remitente pendientes de respuesta,
cumplimiento del proceso. b) Destinatario y lo remitirá al superior
c) Dirección completa jerárquico.
 Identificación de documentos de archivo

Documentos de Archivo

Es aquel que registra un hecho o

acto en el ejercicio de las
facultades y actividades de las
dependencias

No sujetos a proceso archivístico No sujetos a proceso archivístico No sujetos a proceso archivístico

Documentos de comprobación Documentos de apoyo

administrativa inmediata. Información personal
informativo.

• Fotocopias • Copias de normativas • Estados de cuenta

• Invitaciones a eventos • Libros y revistas • Fotografías personales
• Borradores de • Manuales de equipos • Correos electrónicos
documentos personales
 Cuadro general de clasificación documental

Existe un solo Cuadro por

Ayuda a organizar y vincular los expedientes de acuerdo a la estructura de
01 entidad. los procesos institucionales

Tendrá una estructura

02 jerárquica.

Deberá actualizarse cuando

03 existan cambios en las
estructuras institucionales.

Gestión Documental y
Archivo o quien haga sus
04 veces orientará y
supervisará el uso
cotidiano
 Integración de expedientes

Se deberá abrir un Se identificarán según el

expediente por asunto Cuadro Clasificación

Cada documento se integrará

al expediente desde su Se evitará la
producción o recepción Se describirán
desmembración

Se realizará el inventario Se evitará la duplicidad Se usarán contenedores

adecuados

Cumplirán el proceso Se prohíbe el empastado

establecido de expedientes
 Ordenación documental

Se integran al expediente de manera secuencial, conforme se

generen o se reciban.

Los anexos, en cualquier tipo de soporte, que son parte del asunto,
también constituyen el expediente y se acompañan al documento
principal.

Los expedientes que tengan uno o más partes deberá indicarse el

número que le corresponda a cada uno de éstos; por ejemplo: 1/3,
2/3, 3/3.

Los expedientes se ordenarán dentro de los archiveros atendiendo al

tipo de ordenamiento definido (alfabético o numérico, según la
caracterización de la serie).
 Cierre, expurgo y foliación del expediente

15:30
Cierre, expurgo y foliación del expediente

Archivo Inicio Insertar Diseño Revisar Vista Ayuda

Cierre
Se cerrará cuando concluya el trámite y se procederá a su expurgo y foliación.
Expurgo
- Las copias y los duplicados.
- Borradores y versiones preliminares.
- Ejemplares múltiples de un mismo documento.
- Copias fotostáticas de documentos existentes en original.
- Hojas de recados telefónicos, mensajes y notas.
Foliación
Se procederá a foliar cada una de las fojas útiles que conforman el expediente de acuerdo al orden de los
documentos de archivo.
Se foliará en la esquina superior derecha del anverso.
 Descripción archivística
Carátula Etiqueta de caja
Descripción archivística
 Descripción archivística

Titularidad y Dirección.- Incluye

los datos de la entidad pública que
custodia la documentación.
Guía de archivos

Instrumento de consulta que proporciona información Servicios que presta el archivo.-

general sobre el contenido del fondo documental de la Horario de atención y detalle de los
servicios que se brindan en
entidad pública a fin de orientar y auxiliar en la búsqueda
relación a la documentación
de información. custodiada.

Descripción de fondos.- Breve

detalle que incluya información
relacionada al volumen documental
en metros lineales, fechas extremas
y las secciones documentales.
 Valoración documental
Actividad que se basa en el conocimiento de las facultades, atribuciones y procedimientos de la entidad
a fin de determinar la importancia de los documentos.

Identificación

Determinar las series y subseries de
acuerdo a la estructura del fondo
en concordancia con los tiempos de
conservación en cada categoría de
archivo, así como su destino final.
Recopilación de información y
descripción
Análisis
Recopilar la información de la
entidad así como la normativa y
legislación vigente, para
Se justificará los criterios de
determinar sus valores.
valoración propuestos para la
disposición de los documentos.

Responsables de la valoración documental

 Identificación de valor secundario, permanente o histórico
Orígenes del organismo, su
organización, evolución y actividades.

Conservan documentación que comprenda Testimonio sobre el devenir cultural,

información global de la entidad pública. social, científico y tecnológico.

Proceden de una entidad pública o sección de Proceso de elaboración de leyes, acuerdos,

rango superior en la jerarquía administrativa. reglamentos y demás documentos normativos.

Datos sobre un acontecimiento, individuo,

Describen la organización
institución o lugar; tendencias de la historia
documental de la entidad pública.
política, economía, ciencias y técnicas.

Contienen datos necesarios para la

protección de los derechos.
Formato Tabla de Plazo de Conservación Documental
 Transferencias Documentales

Archivo de Archivo Archivo Archivo

Gestión Primaria Central Secundaria Intermedio Final Histórico

Transferencia por escisión, supresión o fusión Fondos acumulados

La documentación pertinente se transferirá de manera La unidad productora es la responsable de dar el
íntegra para el cumplimiento de las nuevas funciones. tratamiento archivístico. En caso de que esta haya sido
Se dejará constancia de la transferencia a través del suprimida, la Dirección de Gestión Documental y Archivo
inventario suscrito por ambas entidades públicas. o quien haga sus veces asumirá la responsabilidad

Identificar las series que
cumplieron su plazo de
acuerdo a la Tabla, se
valoran para ratificar o
modificar el destino final,
se elabora el inventario y
la ficha correspondiente.
Bajas documentales
Los expedientes, Del procedimiento se
Se solicitará a la Dirección La Dirección de Archivo,
deberán destruirse en abrirá un expediente,
de Archivo de la en base al inventario, la
atención a los que se conservará en la
Administración Pública la tabla y la Ficha emitirá el
procedimientos entidad conforme las
validación del proceso dictamen del proceso de
establecidos por el caducidades establecidas
conforme la Regla Técnica. baja documental.
Ministerio del Ambiente en la tabla.
 Preservación documental

Adecuación de espacios y Limpieza, desinfección de Monitoreo y control de las Prevención y gestión de

Almacenamiento riesgos
dotación de mobiliario repositorios y documentos condiciones ambientales
Estructura de hormigón Ejecutar periódicamente El tipo de unidades de - Temperatura Sistema de extinción de
armado, pisos de Procesos. almacenamiento van de 18-21 C incendios y ventilación.
concreto. acuerdo al soporte para (Fluctuación 3 C) Seguridad contra robos
Realizar limpieza y evitar deterioros físicos o vandalismo
Estanterías metálicas: revisión de la en los documentos - Humedad 45-60% Entradas y salidas de
- Altura máxima de 2.20 documentación que como deformaciones, (Fluctuación 5%) fácil acceso.
- 0.10 m desde el suelo ingresa. roturas, desgarros. Señalizaciones y rutas
- 0.20 m a la pared - Iluminación 50-100- de evacuación
- Espacio circulación Realizar fumigaciones 200 luxes Equipo y material de
mínimo 0.70 m y control de plagas para el personal
Servicios documentales / Préstamo documental

Documentos a
expedirse
Todos documentos de archivo en original y copia
certificada que obren en los archivos, o bases de datos.
Los solicitantes
• Partes de procedimientos administrativos.
• Servidores públicos para el desempeño de las
actividades oficiales.
• Unidades administrativas en ejercicio de sus
atribuciones.
• Ciudadanos con fundamentos en la normativa
vigente.
Servicios documentales / Copia certificada
Certificación
• Fotocopiar los documentos solicitados.
• Cotejar las fotocopias a efecto de verificar que
concuerdan exactamente con los documentos de origen.
• Foliar las copias en el anverso con números progresivos
en el ángulo superior derecho de cada foja útil.
• En las fojas sin texto en el reverso indicar "espacio en
blanco".
• Estampar el sello de certificación que corresponda
(original o compulsa y la firma del servidor facultado).
• Emitir la razón de certificación con la firma del servidor
autorizado, el número de copias igual a la original, así
como el número de compulsas.
• La entrega de las copias certificadas será únicamente al
interesado o representante acreditado.
 Padrón Nacional de Archivo

1. Datos generales:
a. Nombre de la entidad que custodia la información
b. Dirección completa
c. Servidor público de contacto
d. Números telefónicos de contacto
e. Correo electrónico de contacto
2. Historia de la entidad que custodia la información
3. Datos de los archivos
a. Fondo o fondos que custodia con su respectiva descripción
b. Secciones documentales de los fondos con su respectiva descripción
c. Años de la documentación
d. Metros lineales de la información
e. Ubicación de los repositorios documentales
4. Condiciones de acceso
a. Horario de atención
b. Requisitos para acceder a la información
c. Servicios documentales que brinda la entidad
 Documentos electrónicos y digitales

Forman parte del Sistema Institucional y del Sistema Nacional

Se basa en la misma metodología técnica que se aplica para los documentos impresos.

Documentos electrónicos y digitales

Características
Omniaccesible Interactivo Recuperable

Digitalización y desmaterialización de impresos

Requisitos
Cuadro General de Tabla de Plazos de Organizada, clasificada, expurgada,
Clasificación Conservación foliada e inventariada
 Gestión de documentos electrónicos y digitales

Preservación
• Medidas de seguridad
• Migración
Gestión
• Clasificación
• Valoración
• Baja de documentos
Acceso y difusión

Producción
• Creación
• Recepción
• Captura
• Control
 Ya que sin archivo, no hay memoria,
un país sin memoria es igual que un individuo con alzhaimer,
no sabe de donde viene ni a donde va.
(AMGP)

GRACIAS