Código: 08-PT-18
Página:
VERSIÓN FECHA
1 01/09/2015
2 22/03/2017
3 21/10/2019
Elaboró
Erika Peñaranda Gómez
Profesional Especializado
Pilar Patricia Cerquera
Profesional Especializado
Daniel Esteban Mateus Vélez
Contratista Dirección de Talento
Humano
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Personería de Bogotá, D. C.
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CONTROL DE CAMBIOS
DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN
Versión inicial del documento
Asociación de la documentación al nuevo mapa de procesos de la
Entidad.
Actualización del documento y se unificó con el procedimiento 08-
PT-14 pensión, y se agregó como parte de las políticas de
operación.
Revisó Aprobó
Yuri Milena Ramírez Suárez Yuri Milena Ramírez Suárez
Directora de Talento Humano Directora de Talento Humano
Frinet Milena Sánchez Guerrero Germán Uriel Rojas
Profesional Especializado Director de Planeación
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1. OBJETIVO

Realizar los trámites necesarios para el retiro de los(as) funcionarios(as) de la Planta de Personal de
la Personería de Bogotá, D.C., de acuerdo con las diferentes causales establecidas en la normatividad
vigente.

2. ALCANCE

Inicia con la entrega de los documentos soportes para el retiro del servicio y la solicitud, en la ventanilla
de la Dirección del talento Humano, una vez la Secretaría General la haya revisado, y termina con la
desvinculación del (la) funcionario(a) y la cancelación del registro del (la) funcionario(a), ante la CNSC.

3. DEFINICIONES

AFP: Administradora de Fondo de Pensiones

ARL: Administradora de Riesgos Laborales

Cargo: posición que ejerce una persona en una entidad, empresa o estructura organizacional.

Causales del retiro del servicio de los(as) funcionarios(as): Por declaratoria de insubsistencia del
nombramiento en los empleos de libre nombramiento y remoción; Por declaratoria de
insubsistencia del nombramiento provisional producto de un concurso de méritos; Producto del
desempeño laboral de un empleado de carrera administrativa; Por renuncia regularmente aceptada;
Por haber obtenido la pensión de jubilación o vejez, siempre y cuando el funcionario haya sido
notificado de su inclusión en nómina de pensionados; Por invalidez absoluta; Por edad de retiro forzoso;
Por destitución, como consecuencia de proceso disciplinario; Por declaratoria de vacancia del empleo
en el caso de abandono del mismo; Por revocatoria del nombramiento; Por orden o decisión judicial;
Por supresión del empleo y por muerte.

Comisión Nacional del Servicio Civil – CNSC: es un órgano autónomo e independiente, del más alto
nivel en la estructura del Estado Colombiano, con personería jurídica, autonomía administrativa,
patrimonial y técnica, y no hace parte de ninguna de las ramas del poder público. Según el artículo 130
de la Constitución Política, es "responsable de la administración y vigilancia de las carreras de los
servidores públicos, excepción hecha de las que tengan carácter especial".

Empleos de libre nombramiento y remoción: son empleos de libre nombramiento y remoción, los
que responden a los criterios establecidos en el artículo 5 de la Ley 909 de 2004.

Empleado en Periodo de Prueba: es una persona que tras superar todas las pruebas para aspirar a
un cargo de carrera administrativa entra en un periodo de evaluación por parte del empleador.

Empleado de Carrera: es una persona que, tras culminar su período de prueba, si lo tuvo que surtir,
se encuentra desempeñando un cargo cuya permanencia se encuentra sujeta a calificación de servicios
periódica.

Empleado de libre nombramiento y remoción: es una persona natural que está vinculado a un cargo
donde la permanencia y retiro depende de la discrecionalidad del empleador.
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4. POLÍTICAS DE OPERACIÓN

4.1. El retiro del servicio se efectúa, según las causales establecidas en el artículo 41 de la ley 909
de 2004 y el Decreto 1083 de 2015.
4.2. Se debe revisar la historia laboral del (la) funcionario(a) a retirar, con el fin de proyectar la
resolución pertinente.
4.3. Las resoluciones de retiro deben ser firmados por el (la) Personero(a) de Bogotá D.C., y deben
ser numeradas y archivadas (original) en la Secretaría General.
4.4. Causal de retiro por pensión (Colpensiones): para solicitar la pensión, el (la) funcionario(a)
solicitante debe diligenciar el formato Solicitud de certificaciones y remitirlo a la Subdirección
de Gestión del Talento humano. Dicha dependencia expedirá la Certificación Electrónica de
Tiempos Laborados – CETIL -, en el formato conjunto del Ministerio de Hacienda y Crédito
Público y Mintrabajo, conforme a la Guía Para El Diligenciamiento de las Certificaciones de
Información Laboral, de la misma entidad, y entregará al (la) solicitante para que radique ante
la AFP Colpensiones.
4.5. Solo hasta recibir la resolución que notifica al (la) funcionario(a), emitida por parte de la AFP
del funcionario(a) a retirar, la Dirección de Talento Humano podrá emitir la resolución de
desvinculación condicionada al ingreso en nómina de pensionados. Una vez emitida, se debe
remitir a la AFP, con el fin de que se expida la resolución que ordena la inclusión en nómina de
pensionados. Una vez recibida la resolución que ordena la inclusión en nómina, por parte de
Colpensiones, la Dirección de Talento Humano procede a emitir la resolución que ordena el
retiro definitivo del servicio, conforme a lo establecido en este procedimiento.
4.6. Para adquirir la pensión, causada por enfermedad, se necesita que el (la) funcionario (a) haya
cotizado cincuenta (50) semanas dentro de los últimos tres (3) años inmediatamente anteriores
a la fecha de estructuración.
4.7. Si la calificación definitiva del porcentaje de perdida de la capacidad laboral de un(a)
funcionario(a), por parte de Medicina Laboral, es mayor a 50%, se procederá al proceso
pensional de origen laboral (ARL) o de origen común (AFP), según corresponda, una vez se
emita la Resolución que ordena el ingreso en nómina de pensionados y la notifique al (la)
funcionario(a) y comunique a la Personería de Bogotá D.C.
4.8. El formato de Entrega Final por Desvinculación debe ser diligenciado completamente y
radicarse en la Dirección de Talento Humano. En caso de que falte información o soportes a
dicho formato, dicha dependencia deberá requerirlos mediante oficio firmado por el (la)
Director(a) de Talento Humano y no se recibirá hasta completarlos.
4.9. El pago de haberes laborales se efectuará según lo establecido por la guía de liquidación de
nómina, una vez se efectúe el retiro del (la) funcionario(a).

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5. DESARROLLO

1
Inicio / Fin Actividad Indica que el flujo continúa donde Enlace entre Línea de
Decisión se ha colocado un símbolo idéntico Páginas (se flujo
que contiene la misma letra). identifica con
números)

DOCUMENTO O
FLUJOGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE
REGISTRO

INICIO Inicio del Procedimiento

1. Entrega de solicitud y
documentos por parte de él
(la) funcionario(a) que se retira
(por voluntad propia o
pensión) o el (la) Personero(a)
de Bogotá, D.C (por
terminación de encargo y/o Funcionario(a) Solicitud de
insubsistencia del desvinculación
1. Entrega, recepción y nombramiento provisional, Personero(a) de según causales
registro de solicitud entre otros), los cuales son Bogotá D.C. de retiro (ver 3) y
recibidos por la secretario(a) documentos
general, junto con los Secretaría General soporte
documentos soportes para el
retiro del servicio,
posteriormente estos serán
remitiditos a la Dirección de
Talento Humano, para que
efectúe el trámite respectivo.
2. Recibir y registrar en la base
Secretario(a) y/o
de datos de correspondencia y
Auxiliar
entregar a Director(a) de Base de datos
2. Recepción y registro administrativo(a)
Talento Humano para que actualizada
de la Dirección de
asigne el (la) funcionario(a)
Talento Humano
responsable del tema.
3. Revisar historia laboral y
elaborar proyecto de acto
3. revisión de historia laboral administrativo, para la firma
y proyección de A Profesional de la Actos
del (la) personero(a) de
resoluciones Dirección de administrativos
Bogotá D.C., indicando fecha
Talento Humano proyectados
y motivo por el cual se hace el
2
retiro del servicio o
insubsistencia del empleo.

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DOCUMENTO O
FLUJOGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE
REGISTRO
2
4. Revisar que el proyecto de
A
acto se encuentra
debidamente elaborado

Si: aprobar y remitir para la Actos

4. ¿El proyecto de Director(a) de
No firma del (la) personero(a) de administrativos
acto administrativo Talento Humano
está bien elaborado Bogotá D.C. Pasar a la aprobados
(sin errores o actividad 5.
inconsistencias)?

No: solicitar corrección. Volver

Si a la actividad 3.
Personero(a) de
Bogotá D.C.
Actos
5. Firmar acto administrativo y Secretario(a) y/o administrativos
5. Firma y numeración enumerar resoluciones. Auxiliar firmados y
Administrativo(a) enumerados
de la Secretaría
General
6. Elaborar oficio de
comunicación del acto Oficio de
administrativo y proyectar comunicación y
6. elaboración de oficio de carta de autorización para Profesional de la carta de
comunicación y carta de examen médico de retiro, para Dirección de autorización de
B
autorización para exámen la firma del (la) Director(a) de Talento Humano examen médico
médico de retiro Talento Humano. de retiro,
Nota: no aplica en caso de proyectados
fallecimiento del (la) funcionario(a).
7. Revisar que el oficio de
B
comunicación y carta de Oficio de
autorización se encuentra comunicación y
7. ¿El oficio y carta de
No debidamente elaborado carta de
autorización están Director(a) de
bien elaborados (sin autorización de
errores o Si: firmar. Pasar a la Actividad Talento Humano
inconsistencias)? examen médico
8.
de retiro,
No: solicitar corrección. Volver firmados
Si a la Actividad 6.
8. Registrar en sistema Registro en
CORDIS y en la base de datos CORDIS
de consecutivos, comunicar al Oficios de
(la) funcionario(a) comunicación
personalmente o vía correo Secretario(a) o
firmados
electrónico, y efectuar la Auxiliar
8. Numeración, registro en Formato
CORDIS y comunicación entrevista de retiro. Administrativo(a)
entrevista de
de la Dirección de
retiro de
Nota: Si se le envía los documentos Talento Humano
por correo, se le solicitará diligenciar funcionarios(as)
el formato de entrevista de retiro, para Formato entrega
que se reciba junto el formato Entrega final por
3 Final por Desvinculación, en la
Dirección de Talento Humano. desvinculación

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DOCUMENTO O
FLUJOGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE
REGISTRO
3

9. Actualizar bases de datos Profesional de la Bases de datos

de planta de personal y control Dirección de OPEC
9. Actualizar bases de datos de vacantes OPEC Talento Humano actualizadas

10. Recibir el formato Entrega Formato de

Secretario(a) o
Final por Desvinculación (ver Entrega Final por
Auxiliar
política de operación 4.8), con los Desvinculación,
10. Recepción de Administrativo(a)
documentos documentos requeridos y, si con los
de la Dirección de
aplica, el formato entrevista de documentos
Talento Humano
retiro de funcionarios(as). requeridos

Copias
entregadas.
Listado de copias
11. Hacer reparto de los
entregadas.
oficios y resoluciones a la
11. Reparto, archivo y
Secretario(a) o Consecutivo
Subdirección de Gestión del
reporte de novedades Auxiliar cerrado.
Talento Humano (con el fin de
Administrativo(a) Carpeta "Entrega
proceder al pago de las
de la Dirección de resoluciones"
vacaciones y archivo en
Talento Humano archivada.
historias laborales) y hacer
reporte de novedades Formato reporte
para gestión de
novedades de
Talento Humano
Profesional de la
Dirección de
12. Solicitar la cancelación del Talento Humano
Oficio de solicitud
12. Solicitud ante CNSC registro Público del (la) responsable del
ante CNSC
funcionario(a), ante la CNSC. registro del(la)
funcionario(a) ante
la CNSC

FIN Fin del Procedimiento

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6. CONTROL DE LOS REGISTROS

RESPONSABLE DE LA
N° REGISTRO CÓDIGO TIEMPO TRD
CUSTODIA
Subdirección de Gestión del Dos (2) años en archivo de
Acta de Entrega de Puesto de
1 08-FR-53 Talento Humano – Historias gestión; setenta y ocho (78)
Trabajo
Laborales años en Archivo Central
Copia de resoluciones, oficios de
comunicación y Oficio de Subdirección de Gestión del Dos (2) años en archivo de
2 comunicación y carta de No aplica Talento Humano – Historias gestión; setenta y ocho (78)
autorización de examen médico de Laborales años en Archivo Central
retiro
Subdirección de Gestión del Dos (2) años en archivo de
3 Entrevista de retiro 08-FR-64 Talento Humano – Historias gestión; setenta y ocho (78)
Laborales años en Archivo Central
Subdirección de Gestión del Dos (2) años en archivo de
4 Solicitud Certificación 08-FR-11 Talento Humano – Historias gestión; setenta y ocho (78)
Laborales años en Archivo Central
Subdirección de Gestión del Dos (2) años en archivo de
5 Entrega Final por Desvinculación 08-FR-56 Talento Humano – Historias gestión; setenta y ocho (78)
Laborales años en Archivo Central
Subdirección de Gestión del Dos (2) años en archivo de
Entrevista de retiro de
6 08-FR-64 Talento Humano – Historias gestión; setenta y ocho (78)
funcionarios(as)
Laborales años en Archivo Central
Reporte Para Gestión De
7 08-FR-45 Dirección del Talento Humano No aplica
Novedades De Talento Humano
Oficio de solicitud de cancelación Subdirección de Gestión del Dos (2) años en archivo de
8 del registro Público del (la) No aplica Talento Humano – Historias gestión; setenta y ocho (78)
funcionario(a) Laborales años en Archivo Central

7. NORMATIVIDAD APLICABLE

TIPO DE
NÚMERO AÑO EMISOR ARTÍCULO(S) APLICACIÓN
NORMA
Ley 909 2004 Congreso de la República Total
Decreto Total
1950 1973 Presidencia de la República
Reglamentario
Ley 100 1990 Congreso de la República Total
Ley 1421 1993 Presidencia de la República Total
Ley 190 1995 Congreso de la República Artículo 5
Ley 797 2003 Congreso de la República Total
Decreto 2245 2012 Presidencia de la República Total
Decreto 1083 2015 Presidencia de la República Total

8. DOCUMENTOS EXTERNOS
FECHA DE
NOMBRE PUBLICACIÓN O ENTIDAD QUE LO EMITE MEDIO DE CONSULTA
VERSIÓN

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