PROCESO PRESTACIÓN DE SERVICIOS GENERALES CÓDIGO SGPD03

ADMINISTRACIÓN DEL PARQUE

PROCEDIMIENTO VERSIÓN 5
AUTOMOTOR

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

Profesional Grupo de Recursos Físicos Subdirector Administrativo Secretario General
Profesional Oficina Asesora de Planeación Jefe Oficina Asesora de Planeación
FECHA: FECHA: FECHA:
27/05/2015 04/06/2015 04/06/2015
Establecer acciones o intervenciones concretas en materia de prevención de los accidentes de tránsito, facilitando la gestión de
OBJETIVO la organización al definir las áreas Involucradas y los responsables mediante el plan estratégico vial, mecanismos de evaluación
y seguimiento del mismo con el fin de dar cumplimiento a los lineamientos establecidos en la normatividad vigente
Inicia con la valoración del parque automotor de la entidad, continua con la aplicación de los lineamientos para la administración
ALCANCE del mismo y finaliza con el seguimiento y evaluación de las acciones definidas.
ÁMBITO DE
Aplica a todos los procesos del Sistema Integrado de Gestión que utilizan el parque automotor de la entidad.
APLICACIÓN
DEFINICIONES
Accidente de Tránsito: Evento generalmente involuntario, generado al menos por un vehículo en movimiento, que causa daños a personas y
bienes involucrados en él, e igualmente afecta la normal circulación de los vehículos que se movilizan por la vía o vías comprendidas en el lugar o
dentro de la zona de influencia del hecho (CNTT, 2002).
Conductor: Es la persona habilitada y capacitada técnica y teóricamente para operar un vehículo (CNTI, 2002)
Informe parque automotor: Consolidado de datos que incluye estadísticas de consumo y mantenimiento de cada vehículo y las principales
novedades que mensualmente el Profesional del Área de Recursos Físicos preparará con destino a la Secretaría General o demás Dependencias
que lo requieran.
Mantenimiento correctivo del parque automotor: Es el mantenimiento que se realiza para corregir fallas detectadas por mal funcionamiento.
Mantenimiento preventivo del parque automotor: Es el mantenimiento que se realiza en prevención de fallas que puedan aparecer en el futuro.
Pasajero: Persona distinta del conductor que se transporta en un vehículo público (CNTI, 2002).
Parque Automotor: Conjunto de vehículos de propiedad o responsabilidad de la Superintendencia Nacional de Salud, para su uso y servicio.
Peatón: Persona que transita a pie por una vía (CNTI, 2002).
Plan Estratégico de Seguridad Vial: Es el instrumento de planificación que consignado en un documento contiene las acciones, mecanismos,
estrategias y medidas que deberán adoptar las diferentes entidades, organizaciones o empresas del sector público y privado existentes en
Colombia. Dichas acciones están encaminadas a alcanzar la seguridad vial como algo inherente al ser humano y así reducir la accidentalidad vial
de los integrantes de las organizaciones mencionadas y de no ser posible evitar, o disminuir los efectos que puedan generar los accidentes de
tránsito.

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Revisión Técnico Mecánica y de Emisiones Contaminantes: Procedimiento unificado establecido para todos los
vehículos automotores mediante el cual se verifica las condiciones mecánicas, ambientales y de seguridad, como son: el adecuado estado de la
carrocería, los niveles de emisión de gases y elementos contaminantes acordes con la legislación vigente sobre la materia, el buen funcionamiento
del sistema mecánico, funcionamiento adecuado del sistema eléctrico y del conjunto óptico, eficiencia del sistema de combustión interno, elementos
de seguridad, el buen en estado del sistema de frenos constatando, especialmente, en el caso en que éste opere con aire, que no emita señales
acústicas por encima de los niveles permitidos y las llantas del vehículo.

Seguridad Activa: Se refiere al conjunto de mecanismos o dispositivos del vehículo automotor destinados a proporcionar una mayor eficacia en la
estabilidad y control del vehículo en marcha para disminuir el riesgo de que se produzca un accidente de tránsito.
Seguridad Pasiva: Son los elementos del vehículo automotor que reducen los daños que se pueden producir cuando un accidente de tránsito es
inevitable y ayudan a minimizar los posibles daños a los ocupantes del vehículo.
Seguridad Vial: Se refiere al conjunto de acciones, mecanismos, estrategias y medidas orientadas a la prevención de accidentes de tránsito, o a
anular o disminuir los efectos de los mismos, con el objetivo de proteger la vida de los usuarios de las vías
Servicio Operativo: Hace referencia a los vehículos que de acuerdo con la necesidad, se requieren para transportar personal de la institución, de
equipos o de bienes muebles de propiedad de la Entidad, que deba desplazarse dentro del perímetro urbano. Se incluye el servicio de transporte de
correspondencia y encomiendas de especial importancia para la entidad, que no se pueden asignar a los servicios de correo convencionales.
Servicio Operativo Fuera del Perímetro Urbano: Hace referencia a las actividades a realizar fuera de la ciudad de Bogotá que requieren la
utilización del parque automotor y su respectivo conductor, Se excepcionan los vehículos asignados al Despacho del Superintendente.
Siniestro: Avería, daño fortuito o pérdida que sufren las personas o la propiedad del que resulte una reclamación bajo un seguro y del que habrá de
responder el asegurador en función de las garantías prestadas por la póliza y a causa del mismo.
SOAT: Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito - SOAT, el cual ampara los daños corporales que se causen a las personas en accidentes de
tránsito e indemniza a los beneficiarios o las víctimas por muerte o incapacidad médica según el caso.
Vehículo: Todo aparato montado sobre ruedas que permite el transporte de personas, animales o cosas de un punto a otro por vía terrestre pública
o privada abierta al público (CNIT. 2002).
NORMAS
REQUISITO LEGAL DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO
Decreto 26 de 1998 “Por el cual se dictan normas de austeridad Artículo 14. Los órganos públicos, cuando tengan disponibles vehículos,
en el gasto público” conformarán un grupo con ellos para atender las necesidades ocasionales e
indispensables del servicio así como para el desarrollo de sus funciones. Se
incluyen las actividades necesarias para atender la seguridad de los
funcionarios públicos. Los vehículos sobrantes, después de aplicar las normas
establecidas en el presente decreto, serán enajenados con sujeción a las
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PROCEDIMIENTO
Decreto 1737 de 1998 “Por el cual se expiden medidas de
austeridad y eficiencia y se someten a condiciones especiales la
asunción de compromisos por parte de las entidades públicas que
manejan recursos del Tesoro Público.”
Ley 769 de agosto de 2002 "Por la cual se expide el Código
Nacional de Tránsito Terrestre y se dictan otras disposiciones".
Ley 1150 de 2007 “Por la cual se introducen medidas para la
eficiencia y la transparencia en la ley 80 de 1993 y se dictan otras
disposiciones generales sobre la contratación con recursos
públicos”.
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disposiciones legales vigentes.
Artículo 15. Los servidores públicos que por razón de las labores de su cargo
deban trasladarse fuera de su sede no podrán hacerlo con vehículos de ésta,
salvo cuando se trate de localidades cercanas y resulte económico. No habrá
lugar a la prohibición anterior cuando el desplazamiento tenga por objeto visitar
obras para cuya inspección se requiera el uso continuo del vehículo.
Artículo 17 Podrán asignarse vehículos de uso oficial con cargo a recursos del
Tesoro Público exclusivamente a los siguientes funcionarios: Presidente de la
República, Vicepresidente de la República, secretarios del Departamento
Administrativo de la presidencia de la República, ministros del despacho,
viceministros, directores generales, embajadores, secretarios generales,
directores, subdirectores y jefes de unidad de ministerios y departamentos
administrativos y unidades administrativas especiales; superintendentes y
superintendentes delegados; gerentes y subgerentes, directores y
subdirectores, presidentes y vicepresidentes de establecimientos públicos y
empresas industriales y comerciales del Estado, así como a los funcionarios de
las mismas categorías antes mencionadas de las regionales de todas estas
entidades; Senadores de la República, Representantes a la Cámara y
secretarios de estas corporaciones, magistrados de las altas Cortes judiciales
(Corte Constitucional, Corte Suprema de Justicia, Consejo Superior de la
Judicatura, consejo del Estado, consejo Nacional Electoral), Contralor General
de la República, vicecontralor; Procurador General de la Nación,
Viceprocurador, Fiscal General de la Nación, Vicefiscal; Registrador Nacional
del Estado Civil, Defensor del Pueblo y generales de la República.
Aplica toda la ley
Aplica toda la ley
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Decreto 4444 de 2008 “Regula la enajenación de bienes del

Estado por parte de las Entidades Estatales sometidas al Estatuto Aplica todo el Decreto
General de Contratación Pública.”

Artículo 12. Toda entidad, organización o empresa del sector público o

Ley 1503 de 2011 “Por la cual se promueve la formación de
hábitos, comportamientos y conductas seguros en la vía y se
dictan otras disposiciones”.
Decreto 2851 de 2013 “Por el cual se reglamentan los artículos
3°, 4°, 5°, 6°, 7°, 9º, 10, 12, 13, 18 y 19 de la Ley 1503 de 2011 y
se dictan otras disposiciones”
Resolución 1565 de 2014 “Por la cual se expide la Guía
metodológica para la elaboración del Plan Estratégico de
Seguridad Vial”
privado que para cumplir sus fines misionales o en el desarrollo de sus
actividades posea, fabrique, ensamble, comercialice, contrate, o administre
flotas de vehículos automotores o no automotores superiores a diez (10)
unidades, o contrate o administre personal de conductores, contribuirán al
objeto de la presente ley.
En lo concerniente al sector empresarial y con relación a los Planes
Estratégicos de Seguridad Vial, establece que, además de las acciones
contenidas en el Artículo 12 de la Ley 1503 de 2011, las entidades,
organizaciones o empresas, tanto del sector público como privado, deberán
adecuarse a lo establecido en las líneas de acción del Plan Nacional de
Seguridad Vial y deberán adaptarse a las características propias de cada
entidad, organización o empresa.
Aplica toda la norma

Decreto 1906 de 2015 “Por el cual se modifica y adiciona el

Se amplía el plazo hasta el último día hábil del mes de junio de 2016, para
Decreto 1079 de 2015, en relación con el Plan Estratégico de
realizar la entrega del Plan Estratégico de Seguridad Vial.
Seguridad Vial”
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
1- La entidad debe establecer el perfil de sus conductores (propios o terceros), indicando el nivel de competencias requeridas para garantizar
la idoneidad en la labor a realizar.
2- Para los conductores en cumplimiento de sus funciones dentro o fuera de la entidad está rotundamente prohibido encontrarse bajo la
influencia de sustancias alucinógenas o alcohólicas que alteren su comportamiento, sus reflejos o su pericia al conducir, utilizar medios de
distracción como el celular durante actividades de conducción, conducir sin utilizar el cinturón de seguridad y el uso de equipos
bidireccionales durante la conducción, si se presentan estás conductas la entidad acogerá el proceso de actuaciones disciplinarias que se
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encuentran liderados por la Oficina de Control Interno Disciplinario.

3- Todos los pasajeros de los vehículos de la entidad deben portar sin excepción el cinturón de seguridad y cumplir con las normas de
seguridad vial establecidas por ley.
4- Se debe prevenir que los conductores realicen sus funciones de conducción con fatiga o cansancio. Como medio preventivo la entidad debe
implementar los procedimientos del proceso Gestión en seguridad y salud en el trabajo, que se encuentran liderados por el Grupo de
Talento Humano.
5- Los conductores no pueden exceder los límites de seguridad establecidos por la ley, teniendo en cuenta lo definido para las zonas rurales,
urbanas y la definición de la velocidad en las rutas internas.
6- La entidad debe garantizar que la implementación del plan de mantenimiento se realice a través de personal idóneo y utilizando la
tecnología adecuada.
7- Se debe actualizar cada vez que sea necesario el formato Rutas Frecuentes código SGFT06.
8- Los vehículos de la entidad deberán contar con mantenimiento preventivo y correctivo cuando se requiera.
9- El grupo de Recursos Físicos debe documentar y registrar un mínimo de información de los conductores, de tal manera que permita
controlar el cumplimiento de fechas sobre la documentación de ley requerida, así como el control y trazabilidad de las acciones ejecutadas y
definidas dentro del Plan Estratégico de Seguridad Vial de la Supersalud mediante el formato SGFT03.
10- Con el propósito de darle cumplimiento a la circular interna 005 de 2017, el Grupo de Recursos Físicos realizará el registro del uso de las
bicicletas mediante el uso del formato Control Mensual de la Bicicleta Código SGFL01, el cuál será remitido al Grupo de Talento Humano
mediante memorando interno, durante los primeros 5 días del mes siguiente.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD /
DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA
ID TAREA CARGO REGISTRO
¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
¿QUÉ?
1 Administrar el
parque automotor
1.1 Realizar control de Recopilar los documentos que permiten Subdirección Profesional Grupo de Parque
documentación y identificar y controlar el parque automotor Administrativa Asistencial de Recursos automotor y
registro de de la entidad y luego diligenciar el Recursos Físicos grupo de
vehículos. formato parque automotor y grupo de Físicos conductores
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD /
DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA
ID TAREA CARGO REGISTRO
¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
¿QUÉ?
conductores, junto con este formato se código -
deberán identificar la ubicación de los SGFT03
siguientes documentos:

A. Copia de la factura de compra, junto

con esta información se deberá
B. Copia de manifiesto de importación.
C. Fotocopia de la Licencia de tránsito
(también llamada tarjeta de propiedad
del vehículo).
D. formularios que evidencian la
liquidación y pago anual de los
impuestos de rodamiento.
E. Fotocopia del SOAT vigente (seguro
obligatorio en caso de accidentes de
tránsito), el original debe ser portado
por el conductor responsable del
vehículo.
F. Fotocopia del certificado vigente de
revisión tecno mecánica y de gases.
G. Inventarios iníciales y periódicos del
vehículo.
H. Inventario del equipo de prevención y
seguridad. (Equipo de carretera y
herramientas, acorde con lo
preceptuado en el Código Único de
Transito).
1.2 Asignación del El funcionario encargado del Almacén Subdirección Coordinador Grupo de Orden de Salida
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD /
DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA
ID TAREA CARGO REGISTRO
¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
¿QUÉ?
parque automotor mediante la Orden de Salida realiza la Administrativa de Recursos Recursos código ABFT02.
asignación del vehículo y accesorios los Físicos Físicos y cada
cuales estarán a cargo y bajo la custodia de una de las Rutas
cada uno de los conductores igualmente Delegada, Frecuentes
asignado al área por parte de la Despacho y Código SGFT06
Coordinadora del Grupo de Recursos Secretaria
Físicos General

De igual forma se deberá diligenciar el

formato Rutas Frecuentes cuando se
requiera.
1.3 Identificar y valorar Con base en la información obtenida en la Subdirección Profesional Grupo de Inspección
condiciones físicas y actividad No.1, se procede a establecer el Administrativa Asistencial de Recursos preoperacional
mecánica de los estado del vehículo desde el punto de vista Recursos Físicos diaria de
vehículos que se físico y mecánico, para lo cual se utilizará Físicos vehículos
encuentran en el formato inspección preoperacional diaria código SGFT04
inventario de la de vehículos
entidad
1.4 Asignar vehículos La dependencia interesada del servicio Subdirección Profesional Todas las Servicios
operativo realiza la solicitud al Grupo de Administrativa Asistencial de Dependencias Operativos
Recursos Físicos mediante vía telefónica o Recursos de la Entidad Brindados
correo con tiempo de antelación para Físicos código SGFT05
realizar la programación según
disponibilidad del vehículo. Correo
electrónico
Para los servicios operativos fuera del
perímetro urbano de Bogotá, las Memorando
solicitudes se realizarán verbalmente o
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD /
DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA
ID TAREA CARGO REGISTRO
¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
¿QUÉ?
por escrito (correo electrónico o
memorando), justificando la necesidad y
se oficiará al Grupo de Talento Humano
para realizar la autorización de
desplazamiento y permanencia (ver
procedimiento Comisión de Servicios
código APPD03).

El funcionario del Grupo de Recursos

Físicos revisa la disponibilidad del parque
automotor para realizar la entrega de
vehículos a los funcionarios designados.

Para la disposición del servicio se diligencia

el formato denominado Servicios
Operativos Brindados código SGFT05 en
donde especificará la fecha, hora, placa del
vehículo asignado, el conductor, el sitio y la
dependencia quien solicita el servicio.
1.5 Controlar la Los vehículos deberán ser controlados en Subdirección Profesional Grupo de Servicios
Permanencia de los cuanto a su permanencia en las Administrativa Asistencial de Recursos Operativos
vehículos del instalaciones de la entidad para lo cual se Recursos Físicos Brindados
Parque Automotor utilizará el formato minuta de la empresa de Físicos código SGFT05
en el Parqueadero vigilancia, en caso de no encontrarse
de la Entidad deberá verificarse el lugar y el servicio
prestado para lo cual se deberá validar en
el formato Servicios Operativos Brindados
1.6 Controlar el Los vehículos deberán ser controlados en Subdirección Profesional Grupo de Control de
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD /
DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA
ID TAREA CARGO REGISTRO
¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
¿QUÉ?
consumo de cuanto al consumo de combustible versus Administrativa Asistencial Recursos Combustible
combustible y kilometraje, por lo cual se utilizará el de Recursos Físicos código SGFT15
kilometraje formato Control de Combustible código Físicos
SGFT15 para lo cual se deberá tener como Tiquete
soporte adicional el tiquete que expide la
estación de gasolina.
2 Realizar el Se realiza el mantenimiento preventivo del Subdirección Profesional Control de
mantenimiento vehículo llevándolo al concesionario en el Administrativa Asistencial de Mantenimiento
preventivo, kilometraje programado, acorde a los Recursos de Automóviles
correctivo, revisión lineamientos estipulados en el manual de Físicos - código SGFT02
técnico mecánica y garantía siempre y cuando tenga vigente la Conductor
de emisión de gases garantía. Parque
contaminantes Automotor y
Cuando el vehículo no tiene la garantía Grupo de
vigente, mediante memorando se solicita al Conductores
taller realizar el mantenimiento preventivo o código SGFT03
correctivo según el caso, para lo cual el
taller realiza un diagnóstico de lo requerido
por el vehículo; corroborando el servicio o
recomendando lo necesario.

Para los vehículos sujetos a la revisión

técnica mecánica y de emisiones
contaminantes el funcionario responsable
del parque automotor llevará control de
fechas de vencimiento de la Revisión.

Solicita al taller autorizado la realización del

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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD /
DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA
ID TAREA CARGO REGISTRO
¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
¿QUÉ?
alistamiento del vehículo, así como la
expedición del certificado de revisión
técnico mecánica y de emisiones
contaminantes.

Todos los controles de mantenimiento

deben quedar diligenciados en el formato
Control de Mantenimiento de Automóviles
3 Realizar reporte de Al ocurrir un accidente de tránsito el Subdirección Profesional de Parque
siniestros conductor detiene el vehículo y solicita la Administrativa Recursos automotor y
presencia de la aseguradora y de la Físicos grupo de
autoridad de tránsito, el levantamiento del conductores
croquis correspondiente (en caso de que se código SGFT03
requiera) e informa de inmediato al
Profesional del Grupo de Recursos Físicos
sobre el siniestro.

Para el robo de algún elemento del vehículo

o de éste, presenta la respectiva denuncia
ante la autoridad competente anexándola
para la respectiva reclamación Reporta a la
compañía aseguradora de la Entidad el
siniestro o robo, quienes tomarán las
medidas del caso.

Presenta un informe por escrito, dirigido al

Coordinador de recursos físicos, donde
relata los hechos sucedidos, anexando el
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD /
DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA
ID TAREA CARGO REGISTRO
¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
¿QUÉ?
croquis del siniestro y los documentos del
vehículo y los personales (licencia de
conducción, cédula de ciudadanía), para
continuar con el proceso.

Una vez recibidos los documentos, en

comunicación con la Aseguradora se hará
la respectiva reclamación, para el arreglo
del vehículo.

Para el caso de inmovilización y envío del

vehículo a patios, informa inmediatamente
al Coordinador del Grupo de Recursos
Físicos sobre lo sucedido.

Una vez ocurrido el incidente o accidente se

debe registrar en el formato parque
automotor y grupo de conductores

PUNTOS DE CONTROL
NOMBRE DE LA
ID MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
ACTIVIDAD / TAREA
1.1 Realizar control de Diligenciamiento del formato parque Semestral Profesional de Parque
documentación y registro de automotor y grupo de conductores Recursos Físicos automotor y
vehículos. grupo de
conductores
código SGFT03
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PROCEDIMIENTO VERSIÓN 5
AUTOMOTOR

Diligenciamiento y seguimiento al Formato Diario Profesional de Inspección

1.3 Identificar y valorar inspección preoperacional diaria de Recursos Físicos preoperacional
condiciones físicas y vehículos” diaria de
mecánica de los vehículos vehículos
que se encuentran en el código SGFT04
inventario de la entidad

2 Realizar el mantenimiento Diligenciamiento y seguimiento al Formato Cuando se requiera Profesional de Control de

preventivo, correctivo, Control de Mantenimiento de Automóviles Recursos Físicos Mantenimiento
revisión técnico mecánica y de Automóviles
de emisión de gases código SGFT02
contaminantes
ANÁLISIS DE TIEMPO

La revisión del parque automotor se realizará de acuerdo con los lineamientos establecidos para el mantenimiento de vehículos
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Guía metodológica para la elaboración del Plan Estratégico de Seguridad Vial
CONTROL DE CAMBIOS
ASPECTOS QUE FECHA DEL
DETALLES DE LOS CAMBIOS RESPONSABLE DE LA SOLICITUD
CAMBIARON EN EL CAMBIO VERSIÓN
EFECTUADOS DEL CAMBIO
DOCUMENTO DD/MM/AAAA
Mediante Memorando 3-2015-
010835 de Junio de 2015 se
Adopción del documento adopta el procedimiento Secretario General 04/06/2015 1
Administración de Parque
Automotor
Se ajustan actividades del
Ajuste del documento procedimiento ante Requerimiento Secretario General 21/08/2015 2
NURC: 3-2015-016411
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Se ajustan actividades del

Ajuste del documento procedimiento y registros ante
Secretario General 26/11/2015 3
Requerimiento NURC: 3-2015-
023520
Se ajustan actividades del
procedimiento y registros ante
Ajuste de documento Requerimiento NURC 3-2016- Secretario General 07/07/2016 4
012947

Mediante memorando NURC: 3-

2017-015222 se solicita la creación
de la política de operación N° 10
Ajuste del documento Secretario General 02/10/2017 5
Se aprueba ajuste mediante
memorando NURC: 3-2017-015274

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