PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICION Y COMPRAS.

Versión: 0
ST-PRO-005

1. OBJETIVO

Asegurar que los productos, bienes y servicios adquiridos o alquilados que tengan incidencia en
Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) no constituyan una fuente de peligro para los trabajadores,
y cumplan con las normatividad vigente aplicable.

2. ALCANCE

El alcance de este procedimiento aplica para el área de compras y seguridad y salud en el trabajo.

3. DEFINICIONES

 Alta Dirección: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan una empresa.

 Área responsable: Área en la cual se requiere la adquisición del producto, bien o servicio.

 Departamento de Compras: Área o sección de una empresa que se encarga de la compra

de productos y servicios.

 Identificación de peligros, evaluación y valoración de los riesgos: Proceso para

establecer si existe un peligro y definir las características de este.

 Peligro: Fuente, situación o acto con potencial de causar daño en la salud de los
trabajadores, en los equipos o en las instalaciones.

 Productos: Cosa producida natural o artificialmente, como resultado de un trabajo u

operación.

 Seguridad y Salud en el Trabajo: Es la disciplina que trata de la prevención de las lesiones y

las enfermedades causadas por las condiciones del trabajo, y de la protección y promoción de
la salud de los trabajadores.

 Servicios: Un servicio es un conjunto de actividades que buscan responder a las necesidades

de un cliente.
 PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICION Y COMPRAS.
Versión: 0
ST-PRO-005

4. RESPONSABILIDADES.

 Encargado de seguridad y salud en el trabajo.

 Recibir las solicitudes por parte de los trabajadores, en todo lo que concierne a seguridad
industrial.

 Verificar que los Elementos de Protección Personal, cumplan con las normas técnicas
exigidas por la normatividad colombiana vigente.

 Solicitar a los proveedores las Fichas Técnicas de los E.P.P, extintores y demás
herramientas propias de seguridad y salud en el trabajo.

 Encargado de compras.

 Es la persona encargada de realizar las compras, buscar y seleccionar el proveedor más

conveniente.

 Solicitar al proveedor el cumplimiento de los estándares establecidos por la persona

encargada de seguridad y salud en el trabajo.

5. DESARROLLO

 Este procedimiento permite determinar los requisitos de las compras desde el punto de
vista de seguridad y salud en el trabajo.

 Comunicar a los proveedores los requerimientos en materia de Seguridad y Salud en el

Trabajo establecidos en la organización.

 Identificar los peligros y riesgos en los productos, bienes y servicios recibidos garantizando
que durante su desempeño se cumpla con los requisitos en SST.

 Tener en cuenta las medidas de prevención y control recomendadas por Seguridad y Salud
en el trabajo para las nuevas adquisiciones.
 PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICION Y COMPRAS.
Versión: 0
ST-PRO-005

5.1. PROCESO DE COMPRA DE INSUMOS Y SERVICIOS

 Identificación de necesidades de compras y servicios

Las necesidades se deben clasificar entre útiles de oficina y papelería, elementos de aseo,
elementos de cafetería, dotación de trabajo, elementos de protección personal y servicios tales
como impresión, mantenimiento, realización de eventos, logística, servicios de meseros y realizar
cotizaciones por cualquier concepto.

 Ejecución de las compras

Se solicitan las cotizaciones a los diferentes proveedores, los bienes requeridos de acuerdo a la
programación que para tal efecto establezca; las invitaciones a cotizar se realizan de acuerdo a la
clasificación de los elementos, útiles de oficina y papelería, elementos de aseo, elementos de
cafetería, dotación y elementos de protección personal.

Las cotizaciones deben especificar todas las características técnicas de los bienes o elementos a
adquirir, así como las unidades de medidas y las cantidades requeridas según el plan a ejecutar.

Adicionalmente, a cada proveedor se le deberá solicitar la documentación legal que acredite la

experiencia y capacidad de respuesta, así como aquellos documentos específicos que
dependiendo del elemento sean indispensables.

Los criterios de selección que priman en las decisiones de compra son los relacionados con el
cumplimiento de las especificaciones, la calidad ofrecida y la seguridad de los elementos en su
uso, como calidad, valor, condiciones de pago, oportunidad de entrega, entre otros. La selección
de los proveedores la realiza la Gerencia

 Ingreso y suministro de los elementos comprados

Los productos comprados deben ser revisados de acuerdo a la orden de compra o pedido,
verificando que se cumplan las especificaciones y requisitos técnicos.

Una vez recibido el producto o el servicio adquirido, se debe recibir la respectiva Factura o Cuenta
de cobro, la cual debe ir con las características exigidas por el área contable.

Para la contratación de servicios específicos como mantenimiento de equipos, vehículos,

instalación de cámaras, arreglos locativos o servicios logísticos, etc., deberá solicitarse
autorización expresa de la Gerencia y una vez cotizado el servicio podrá ser aprobado.
 PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICION Y COMPRAS.
Versión: 0
ST-PRO-005

6. DOCUMENTOS Y REGISTROS

LUGAR DE
CODIGO NOMBRE RESPONSABLE ARCHIVO

7. CONTROL DE CAMBIOS.

FECHA VERSIÓN CAMBIOS