INFORME AA2

Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado, realice un

informe luego de investigar sobre las actividades de diseño y patronaje, que
día a día realizan las empresas de Confecciones. Una vez realizada la
investigación y utilizando lineamientos establecidos por usted mismo en el
Caso de Estudio para documentar el Procedimiento de
“Diseño y patronaje”
.Recuerde que éste va dirigido a personal con nivel de estudios técnicos, por
lo tanto, debe ser claro, conciso y muy bien organizado. Evite incurrir en
un paradigma de la documentación.

SOLUCION
1. OBJETIVO: Este procedimiento se establece para efectuar el control, la
elaboración, modificación e identificación de los documentos y registros. La
empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de
prendas de vestir con el fin de tener la documentación actualizada y disponible
para su uso por parte de todos los usuarios
.
2. ALCANCE: Aplica para todos los documentos (Manuales, procedimientos,
instructivos, formatos, guías, registros, entre otros.) los documentos de origen
externo que son requeridos para el adecuado desarrollo de los procesos. El
procedimiento inicia con l identificación de la necesidad de crear o modificar un
documento y finalización con la divulgación del documento por parte del
responsable del proceso.

3. RESPONSBILIDAD: El responsable de la adecuada aplicación de este

procedimiento es el Coordinador de Trabajo y los lidere de Procesos de Gestión.

3.1 Coordinador Trabajo:

Asesora a los líderes de los procesos para la gestión, control y administración
del SGC en forma coherente, congruente y consistente de acuerdo con la
naturaleza del servicio.

3.2 Asistente – Practicante Profesional:

 El Asistente del Área – Practicante Profesional, específicamente interviene en
la adecuación de la presentación de documentos antes de la revisión para su
aprobación.

Apoya a los líderes de los procesos para garantizar que:

-Se revisen y actualicen los documentos cuando sea necesario y se aprueben

nuevamente.

-Se identifiquen los cambios y el estado de revisión actual de los documentos.

-Las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren
disponibles en la intranet.

-Los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables.

-Se socialicen los documentos.

-Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos.

-El control de los documentos en medio magnético, con el fin de preservar y

proteger la información.

-Mantener una codificación única, según las directrices que se dan en este
documento.

-Se mantenga Actualizados los listados maestros.

3.3 Líderes de Procesos:

Todos los líderes de procesos son los responsables de cumplir el procedimiento
establecido sobre la creación, actualización o anulación de los documentos.

4. PRECISIONES
 4.1 ESTRUCTURA DOCUMENTAL

La estructura documental del SGC de la empresa CONFECCIONES S.A.,

dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir se presenta en la
siguiente figura, en donde los documentos de nivel superior tienen mayor
cobertura y alcance, pero menor profundidad y detalle.

DOCUMENTO

Política

Mapa de procesos

Procedimientos - instructivos

Manuales - Matrices

Protocolos - Programas

Formatos – Fichas y Guías

4.2DISPOSICIONES SOBRE REPRODUCCION DE FORMATOS

En todo caso se privilegia la presentación y diligenciamiento digital

de formatos salvo casos que requieran estrictamente su aplicación
impresa. Para estos casos, una vez aprobados el líder del proceso
envía una copia en medio digital al proceso de gestión de
publicaciones, para su correspondiente reproducción.

Aunque la emisión de los documentos se realiza luego de su

aprobación la empresa empleara los inventarios de formatos
impresos hasta agotar existencias.

4.3REGISTROS

Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de actividades

realizadas o resultados obtenidos se caracterizan por:
  Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento y documentar sus
resultados.

 Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad o la tarea

se adecuó al proceso correspondiente.

 No están sujetos a actualizaciones porque no deben ser modificado (salvo en

casos especiales) y dejado constancia de todas las circunstancias de cambio,
siguiendo el procedimiento al respecto.

Los registros pueden realizarse en medios impresos o electrónicos, y estar en forma

digital. Son registros impresos todo lo plasmado en un papel, como un material
fotográfico o similar. Son registros electrónicos los obtenidos y guardados en estos
medios.

La Empresa debe garantizar que los registros no pueden ser modificados o que, si lo son,

que constancia de ello y de quién y cuándo lo hizo, especialmente cuando sea más
susceptible a las modificaciones, como es el caso de los registros guardados de forma
digital.

Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en el caso delos
registros impresos y en los registros digitales deben quedar constancia de quien y cuando
lo hizo.

Todos los registros deben estar supervisados por la persona encargada de esto,
garantizando que se respeten los procedimientos y queden archivados de forma segura y
de fácil identificación. Por otra parte la universidad debe garantizar la confiabilidad de los
registros que así lo requieran (historias clínicas, Exámenes ocupacionales, etc.

4.3.1 LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAR

Lo registros apropiados deben garantizar que sean:

 Veraces: debe describir lo que realmente sucedió, pasó u ocurrió.

 Exactos: debe ser verificado.
 
 Permanentes: se debe diligenciar con elementos de difícil borrado, no usar
lápiz o tinta lavable.
 
 Oportunos: se realiza en tiempo real, para evitar perdida de información
por el paso del tiempo.

 Claros: debe ser entendible para todos.

 Coherentes: en lo que respecta fechas, temperaturas, tiempo, etc.

 
 Legible.
 
 No alterable: no debe tener tachones, enmendaduras, uso de correctores, etc.
 
 Completo: no deben tener espacios en blanco, debe cruzar con una raya lo
que no se llena.

4.3.2 USO DE LOS REGISTROS

Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear

las actividades o los resultados de los procedimientos.

Algunos ejemplos de sus usos son:

 Toma de muestras
 Procesamiento y análisis de información
 Almacenamiento y distribución
 Exámenes realizados
 Calibración de equipos
 Abastecimiento y vigencia de los insumos
 Control de calidad
 No conformidades
 Acciones correctivas

5. DESCRIPCION DEL PROCESO

5.1FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

NO ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

INICIO

1 Líder del Elaborar borrador del documento y enviar

Identifica necesidad de proceso por correo a la Directora del Departamento
de biblioteca con copia al Profesional de
Apoyo de corrección de estilo par su
respectiva revisión.

2 Corrector de Las correcciones de ortografía y sintaxis se

Revisa la adecuación de estilo hacen de manera directa en la
la documentación documentación en los casos problemáticos
para la interpretación del sentido el corrector
enviara sugerencias y comentarios al líder
del proceso para que intervenga en el texto
antes de su envió como versión final l
Sistema de Gestión de la Calidad.
De cualquier manera el corrector hará llegar
al líder del proceso la documentación
revisada.
3 SI Líder del En caso de requerir ajustes en partes
La
Modifica y envía proceso problemáticas para la interpretación el líder
documentació
nuevamente al del proceso hara las modificaciones en las
n requiere
ajustes?
partes indicadas por el corrector y le enviara
corrector nuevamente el documento modificado al
NO corrector de estilo.

4 Líder del Enviar por correo al Coordinador de Salud,

F-SO-OH-12
Solicita y justifica proceso Seguridad e Higiene en el Trabajo con copia
SOLICITUD DE
creación, mejora o a la Yprofesional de Apoyo del SG-QHSE el
CREACION
anulación de formato
MEJORA O solicitud de creación, mejora o
ANULACION DE
anulación
DOCUMENTO
de documento F-SO-OH-12 junto
con el documento sometido a consideración
(Resultado de la revisión del corrector de
estilo)
1

5 Profesional de Revisar la solicitud y evaluar la necesidad de

1 Apoyo SG- crear, modificar o anular el documento.
QHSE

Revisa solicitud y Auxiliar del SG-

verifica necesidad QHSE

6 NO Informa al
Coordinador del Si es una solicitud de anulación, se registra y
Área de Salud, el proceso termina.
Aprobada líder del Seguridad e Cuando se considere necesario define la
proceso Higiene en el intervención de un experto a fin de
Trabajo retroalimentar el documento antes de su
aprobación final.
SI Según corresponda se presenta al Consejo
3 Directivo para que autorice la creación,
mejora o anulación.
7 Auxiliar del SG-
QGHSE
Registra Aprobación En La Solitud De
Creación, Mejora O Anulación De
Documentos
Se diligencia la parte 2 del registro Solicitud
de Creación, Mejora o Anulación del
Documento F-SO-OH-12, marcando la
casilla de aprobado, Diligenciando la fecha
de implementación del cambio.

8 Profesional de Para el caso de creación de documentos se

Apoyo SG- realiza la respectiva codificación y para
QHSE mejora se actualiza la versión.
Codifica y/o actualiza la versión
Auxiliar del SG-
QHSE

9 Coordinador del Al editar los documentos se deben registrar

Área de Salud, las firmas de elaboro, reviso y aprobó, si
Seguridad e aplica. El Coordinador del Área de Salud
Higiene en el Ocupacional informa al líder sobre la
Emite y Aprueba documento Trabajo. aprobación del documento.

Profesional de Una vez firmados los documentos se

Apoyo SG- identifican con Copia No Controlada, se
QHSE. graban en PDF (No Aplica para formatos) y
se adaptan en el aplicativo disponible.
Auxiliar del SG-
QHSE

10 Profesional de Se publican los nuevos documentos en la

Retira de Intranet los Apoyo SG- Intranet.
QHSE
documentos obsoletos
Al documento físico se le coloca el sello de
original, se archiva en la carpeta del proceso
que corresponda y se destruye la versión
anterior.

11 Profesional de Actualizar Listado Maestro Control De

Actualiza Listado Listado Maestro Apoyo SG- Documentos F-SO-OH-13
Maestro Control de Control de QHSE.
de Documentos Documentos Auxiliar del SG-
QHSE

2
2 Coordinador del Se comunica al líder que el documento se
12
Área de Salud, encuentra liberado y se autoriza su uso.
Seguridad e
Higiene en el
Socializa con el líder del
Trabajo.
proceso y/o funcionario que
realizo solicitud.
13 Líder del Informar los cambios de la documentación a
Aplica documento en el Proceso los participantes del proceso.
proceso correspondiente Socializa el contenido de los documentos a
fin de garantizar su debida aplicación.
3

FIN

5.2FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE REGISTROS

NO ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

1
INICIO

2 Coordinador de Los lidere de proceso con apoyo del

Identificar los registros a Gestión en Salud, Coordinador del Área de Salud,
controlar Seguridad e Seguridad e Higiene en el Trabajo
Higiene en el identifican los registros
Trabajo. incorporados en el Sistema de
gestión en Salud, Seguridad e
Líderes de procesos Higiene en el Trabajo.
3 Líderes de procesos Enviar por correo al Coordinador
NO de Gestión en Salud, Seguridad e
Hay Higiene en el Trabajo con copia a la
1 Profesional de Apoyo del SG-
SI Solicitud
QHSE el formato solicitud de
Creación, Mejora o Anulación de
documento F-SO-OH-12 junto con
el documento sometido a
consideración.
4 Coordinador de Revisar la solicitud y evaluar la
Revisar solicitudes o Gestión en Salud, necesidad de crear, modificar o
necesidades de registros Seguridad e anular el documento.
Higiene en el
Trabajo.
5 Coordinador de Si es una solicitud de anulación, se
Gestión en Salud, registra y el proceso termina.
Informa al Seguridad e
Aprobación
líder del Higiene en el Cuando se considere necesario
de solicitud Trabajo. define la intervención de un experto
o necesidad proceso
a fin de retroalimentar el
de registros documento antes de su aprobación
final.

Según corresponda se presenta al

Consejo Directivo para que autorice
la creación, Mejora o anulación.
6 Coordinador de El Coordinador de Gestión en
Se autoriza y controla los Gestión en Salud, Salud, Seguridad e Higiene en el
registros Seguridad e Trabajo actualiza los registros que
Higiene en el se generaron cambios o nuevos
Trabajo. documentos relacionados con la
estructura de los documentos del
SG-QHSE.

7 Coordinador de Coordinador de Gestión en Salud,

1 Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo
Seguridad e establece criterios sobre los
Establecer criterios de Higiene en el registros del SG.QHSE.
control de registro Trabajo.

8 Coordinador de Actualizar Listado Maestro Control

Actualización del Listado Gestión en Salud, de Documentos F-SO-OH-13
Listado Maestro Maestro de Seguridad e
Control de Higiene en el
Documentos Trabajo.

9 Socializa con el líder del Coordinador de Se comunica al líder que el

Gestión en Salud, documento se encuentra liberado y
proceso y/o funcionario que
Seguridad e se autoriza su uso.
realizo solicitud.
Higiene en el
Trabajo.

1
10 Líder del proceso Informar los cambios de la
1 documentación a los participantes
del proceso.

Socializa el contenido de los

documentos a fin de garantizar su
Aplica documento en el
debida aplicación.
proceso
correspondiente

FIN

6. DOCUMENTOS DE REFERNCIA
CODIGO NOMBRE RESPONSABLE DISPONIBLE
DILIGENCIARLO
F-SO-OH-012 SOLICITUD DE Coordinador de Gestión Intranet/Proceso Gestión en
CREACION, en Salud, Seguridad e Salud, Seguridad e Higiene
MEJORA O
ANULACIONNDE
Higiene en el Trabajo/ en el Trabajo y/o Aplicativo
DOCUMENTOS Líder del Proceso. del Sistema.
F-SO-OH-013 LISTADO Coordinador de Gestión Intranet/Proceso Gestión en
MAESTRO en Salud, Seguridad e Salud, Seguridad e Higiene
CONTROL DE
DOCUMENTOS
Higiene en el Trabajo/ en el Trabajo y/o Aplicativo
Profesional de Apoyo. del Sistema.