EVIDENCIA IDENTIFICACION DE LA NECESIDAD DE SISTEMAS DE

INFORMACIÓN

FREDY ANTONIO HERNANDEZ BARRERA

CARLOS ANTONIO MORA DUARTE
ESTEBAN GARCIA GARCIA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA

CENTRO DE PROCESOS INDUSTRIALES Y CONSTRUCCIÓN

ANÁLISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

FICHA 2104575

2020
 CASO DE ESTUDIO HOTEL GRAND PLAZA
ACTIVIDAD IDENTIFICACION NECESIDADES

AMBITO EMPRESARIAL

El hotel Grand plaza, desea realizar un sistema de información, que le permita

mejorar tanto la productividad de sus empleados como el servicio a sus clientes;
se encuentra ubicado en la ciudad de Medellín y cuenta con 4 años en el mercado.

DISEÑO DE INSTRUMENTOS

Se implementará en este proyecto, el método interactivo, utilizando como

herramienta la entrevista, con el instrumento de preguntas abiertas y cerradas.

PROTOCOLO DE ENTREVISTAS

Se concreta con el dueño del hotel un horario para la realización de las entrevistas
necesarias para la obtención de datos necesarios para identificar la necesidad del
Sistema de información, dichas entrevistas se le realizaran a: dueño,
administrador, recepcionistas y clientes.

Diseño de Entrevistas

Propietario

1- ¿Por qué desea implementar un sistema de información en su

organización?

2- ¿cuenta con un administrador en su negocio?

3- ¿Con cuántos empleados cuenta el hotel?

4- ¿Qué servicios ofrecen?

5- Que beneficios cree que le puede aportar un sistema de información?

6- ¿Cómo se registran los pagos de los servicios prestados?

7- ¿Cuenta con una conexión fija a internet?

Administrador

1- ¿Cuénteme que funciones realiza dentro de la organización?

2- ¿Qué beneficios le ofrecen a los clientes?

3- ¿Se pueden hacer reservas?

4- ¿Con cuántos recepcionistas cuenta el hotel?

5- ¿Cómo conoce la ocupación del hotel en tiempo real?

Recepcionistas

1- ¿Dónde registra los datos de un cliente?

2- ¿Qué funciones realiza durante su turno?

3- ¿Maneja un libro o formato para registrar los pagos?

4- ¿Cómo registra una reserva?

5- ¿El cliente registra los datos o usted?

6- ¿Cree que al contar con un sistema de información mejoraría su desempeño y

ambiente laboral?

7- ¿Dónde registra los servicios adicionales solicitados por el cliente (bebida,

comidas, implementos de aseo, etc)
Clientes

1- ¿Le gustaría poder reservar por internet?

2- ¿Qué servicios le gustaría que le brindara el hotel por medio de internet?

3- ¿Es ágil el servicio de atención al momento de llamar para realizar una reserva?

Resumen de respuestas

Se requiere contar con un sistema que les permita conocer en tiempo real la
ocupación del hotel, así como la cantidad de reservas, quien atendió en un turno,
control de pagos de sus clientes y a su vez un inventario de productos que vende
el hotel a sus clientes.

Sería una herramienta importante para el administrador ya que la única forma de

conocer toda la información de clientes en el hotel y reservas la debe consultar en
un libro así como en un archivo de Excel que está en la recepción que pocas
veces lo actualizan los recepcionistas y por este motivo tienen inconvenientes con
ellos.

Los recepcionistas toman los datos de los clientes en unos formatos que tienen en
hojas para llenar a mano y en algunas ocasiones no los diligencian de manera
completa, dicha información es básica pero necesaria para el control como son
nombres completos, identificación, numero celular, ciudad de residencia, dirección,
nombre de un contacto personal y celular.

Manifiestan los recepcionistas que sería de gran ayuda contar con el sistema pues
además de contar con la información completa de los clientes se tendría un control
de los cobros realizados a los clientes además de poder atender de manera ágil al
momento de realizar reservas pues dicen se podrían hacer vía internet ya que en
ocasiones cuando llaman los clientes no se encuentra en la recepción y no pueden
atender la llamada.

Para los clientes la gran ventaja que ven del sistema de información es el poder
realizar reservas vía web además les gustaría poder realizar pagos por la misma
vía.
Cantidad de entrevistas realizadas

Se realizaron en total trece entrevistas repartidas así:

Entrevista al propietario del hotel

Entrevista al administrador

Entrevista a 4 recepcionistas

Entrevista a 7 clientes

Identificación de la necesidad situación problema

El dueño del hotel para conocer la situación real del hotel debe llamar al
administrador y solicitarle información que este a su vez debe solicitarle al
recepcionista de turno pues la información esta consignada en los formatos con
los que cuentan para llevar el control de los clientes y pagos. El dueño además de
la cantidad de clientes le gustaría conocer el inventario de productos con los que
cuentan y dicha información la tienen solo los recepcionistas.

En ocasiones han llamado para realizar reservas y estas no han sido consignadas
en los formatos y al llegar el cliente en la fecha solicitada en la reserva no se
cuenta con habitaciones necesarias para cubrir dicho servicio y esto causa
molestia en los clientes,

El control del efectivo se hace una problemática pues al no contar con un sistema
que registre de manera fija los pagos realizados por los clientes permite la
manipulación de pagos y obtener beneficio personal desde esa debilidad.

Al dueño del hotel le interesa unirse a las principales páginas de búsqueda y

reservas de hoteles a nivel nacional y al no contar con un sistema de información
no le permite esto, y al lograr implementar mejoraría la atención de clientes así
como un aumento de ellos por la facilidad que le brindaría en las reservas.