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ACTIVIDAD 4

INFORME: LA IMPORTANCIA DE LA CONSERVACION DE LOS ARCHIVOS

Es importante que una empresa tenga una buena organización de todos y cada
uno de los documentos que reposan en ella, teniendo en cuenta la ley 594 de
2000 y el decreto 2609 de 2012, los cuales contienen todo un andamiaje legal que
guía a las empresas para que gestionen de la mejor manera posible todo el
proceso de archivo pertinente.

En la actualidad es importante que una empresa tenga un archivo bien organizado


y para esto es necesario que los documentos estén en un lugar de fácil acceso y
localización, pues un archivo es la memoria colectiva de una empresa y por tanto
es de suma importancia para su supervivencia y buen funcionamiento.

La Ley 594 de 2000, establece las reglas y principios que regulan la función
archivística del estado, los artículos allí consagrando contemplan la forma en la
que una entidad pública o privada debe guiarse para llevar una adecuada gestión
de archivo de documentación. Además de ello también expone la importancia que
tiene la conservación del archivo para una buena gestión Empresarial.

La conservación de los archivos tiene como objetivo disponer de la documentación


organizada, con lo que se garantiza la recuperación de la información y se facilita
la posibilidad de la posterior consulta para la ciudadanía. Por lo que se tiene que
convertir en una costumbre de quienes se encuentran involucrados en de la
organización de archivos, por lo que debemos ser multiplicadores y promotores de
la buena costumbre de organizar los archivos.

De allí nace la importancia de la conservación de los archivos, lo cual se logra


conociendo el valor que tiene la información para una empresa, para la cultura,
razón por la cual está incluido dentro de los planes propuestos en la ley para la
organización de un archivo. Por lo que ya no estaría dado desechar los
documentos porque son viejos, sino que por el contrario debemos utilizar las
técnicas sugeridas para este proceso, para así proteger y conservar nuestra
historia, además de respaldar cualquier gestión.

Saber donde reposa la información de una empresa o la de un ciudadano es útil


para la toma de decisiones, se puede también respaldar la gestión o actividades
tanto en el campo administrativo como el económico, político y cultural sino
también en el campo de la justicia pues se pueden constituir en testimonio y
pruebas de hechos y obras, contribuyendo de esta manera a garantizar derechos
y núcleos de información.

Con respecto al impacto que tiene la conservación de documentos en los


servidores públicos, se puede decir que, con respecto a la organización,
conservación, el uso y manejo de los documentos, quienes desempeñen funciones
con entidades públicas, así como también las privadas con funciones públicas,
deben cumplir con este principio de acuerdo a la ley para afianzar la eficiencia de
su gestión.