ACTIVIDAD 3

EVIDENCIA 3

Tomamos como ejemplo una institución pública y su sistema de procesamiento de la documentación que ingresa o se genera dentro de la misma.

ETAPAS PROCESAMIENTO DE DOCUMENTOS

DOCUMENTO RECEPCION CLASIFICACION APERTURA REVISION RADICACION REGISTRO DISTRIBUCION
Se verifica a
Se procede a
quién o qué
De igual radicar el o los Se realiza el Se procede a realizar la
oficina va dirigida
Si trae algún manera, si el documentos registro en la entrega en la oficina o
y quién es el
CARTAS U embalaje no se documento trae mediante el sello bitácora de al personal al cual fue
Ventanilla general remitente,
OFICIOS abre hasta que algún embalaje, de la institución documentación enviado el documento
de recepción posteriormente
EXTERNOS llegue al la revisión la con fecha, hora y recibida, con los para que él le dé
se clasifican como
destinatario. realiza el firma del datos respuesta o el trámite
comunicaciones
destinatario. encargado de correspondientes. que corresponda.
oficiales o
ventanilla.
personales..
Se radica en el Se hace el Se hace la difusión de la
Secretarias de Se clasifica como Se verifica la
CIRCULARES No cuentan con archivo registro del información con los
cada dependencia comunicación información
INTERNAS embalaje. correspondiente de ingreso del demás miembros de la
de la institución. oficial. contenida.
la oficina. documento. oficina.
La radicación le
Se clasifica como corresponde al
El registro de El documento es
comunicación área de recursos
Es recibido de La verificación igual manera se entregado a su
oficial y/o No cuenta con humanos en el
MEMORANDOS manera personal del contenido es realiza en destinatario
personal, embalaje. archivo
por el implicado. personal. recursos inmediatamente
dependiendo del correspondiente,
humanos. después de su creación.
caso. con los detalles
requeridos.
INFORMES Dependiendo de Generalmente Generalmente De igual forma La radicación varía De igual forma el Se le entrega en la
la naturaleza del
están clasificados
informe, si es cuentan con
como la revisión debe
procedente de embalaje y
comunicación ser realizada dependiendo de la
una entidad anexos, los registro se realiza
oficial, ya que su por el procedencia, así oficina a la cual se
externa o de una cuales son de en la ventanilla
procedencia y destinatario, ya que se radica ya dirige para que se
dependencia estricta de la recepción
destino son a que sea en la ventanilla evalúe y se le dé el
interna, puede confidencialidad general o en la
titulo de una generalmente la general o en la trámite que
ser la ventanilla y deben ser oficina donde se
institución o una información es oficina en donde es corresponda.
general de revisados solo recibe.
dependencia, en de carácter entregado.
recepción o las por el o los
cabeza de su jefe confidencial.
secretarias de las destinatarios.
inmediato.
áreas.