ENSAYO

“El valor de la Sistematización Contable en las

Empresas”

Presentado por:

Álvaro Rafael Gastañuadi Terrones

ESCUELA:

Contabilidad

LÍNEA DE INVESTIGACIÓN DE LA ESCUELA:

Sistematización Contable

2013
Filosofía Álvaro Gastañuadi Terrones

El Valor de la Sistematización Contable en las

Empresas
INTRODUCCIÓN

En la actualidad, la contabilidad es la base sobre la cual se fundamentan las

decisiones gerenciales y por tanto, las decisiones financieras de una empresa. En
una empresa, el funcionamiento del proceso contable depende de los sistemas;
de esto se deduce la importancia que tienen los sistemas, y cómo su uso,
redunda en beneficios para toda empresa.

En general, en toda empresa es imprescindible contar con un departamento

contable que proporcione información contable útil y confiable, y así dar una
imagen fiel de la situación financiera de la empresa, lo que lleva a considerar
la importancia de la organización y sistematización contable, la cual consiste en
establecer el diseño de los métodos y procedimientos utilizados para recopilar
datos, procesarlos y registrarlos, y como resultado, obtener los Estados
Financieros respectivos.

Por eso, para lograr establecer una adecuada organización y sistematización, se

hace necesario contar con un Contador Público y Auditor como asesor para que
participe desde la organización del departamento hasta el diseño adecuado
de un plan de cuentas, de los documentos y justificantes contables que
permitan realizar procedimientos de manera anticipada y que se constituyan en
una herramienta para las empresas dado los beneficios que provee, y constituye
la información financiera confiable y oportuna para la toma de decisiones.

En este ensayo, empezaré definiendo lo que es la contabilidad y sistema contable

en la actualidad dando un esquema de clasificación y enfocándome en la
importancia y utilidad que tienen en las empresas; luego daré a conocer el análisis
previo que se debe hacer para poder elegir un sistema contable dando un ejemplo
de los sistemas contables más importantes y más utilizados por las grandes
empresas destacando las ventajas y desventajas de dichos sistemas y por ultimo
una breve conclusión.

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DESARROLLO

La contabilidad, es una herramienta empresarial que permite el registro y

control sistemático de todas las operaciones que se realizan en la empresa, por
ende no existe una definición concreta de la contabilidad aunque todas estas
definiciones tienen algo en común.

A continuación se presentan varias significados de la contabilidad que han

sido definidas por diferentes autores y profesionales contables:

“La contabilidad es el sistema que mide las actividades del negocio, procesa
esa información convirtiéndola en informes y comunica estos hallazgos a los
encargados de tomar las decisiones” (Horngren & Harrison. 1991)

“La contabilidad tiene diversas funciones, pero su principal objetivo es

suministrar, cuando sea requerida o en fechas determinadas, información
razonada, en base a registros técnicos, de las operaciones realizadas por un
ente público o privado utilizando sistemas de información para su buen aporte y
manejo” (Redondo, A., 2001)

Con estas definiciones claras y precisas podemos afirmar que la contabilidad es

una técnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones
mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados, para que los
gerentes a través de ella puedan orientarse sobre el curso que siguen sus
negocios mediante datos contables; permitiendo así conocer la estabilidad, la
solvencia de la compañía y la capacidad financiera de la empresa; y para que la
contabilidad financiera de una empresa sea llevada de una manera correcta es
necesario que existan sistemas de información, también conocidos como
sistemas contables capaces de facilitar el trabajo del contador público y así poder
aportar a la toma de decisiones para que la empresa pueda tener un gran éxito en
el mercado.

“El sistema contable, puede verse como un sistema cuyo objetivo o producto final
son los estados financieros y el registro contable de todas las operaciones de la
empresa. Se organiza esta información en partidas de diario y luego de ser
procesada se obtiene los reportes contables que son parte de la salida del

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sistema. Los recursos que forman el sistema son: el personal que labora en
contabilidad, el equipo que utilizan para procesar la información”. (Blackwell,
Roger. 2003)

El término sistema es ampliamente utilizado en diversas situaciones de negocios

y en distintas áreas del conocimiento, por ejemplo, los economistas de un país
hablan de un sistema económico, los políticos se refieren al sistema político, los
abogados defienden la vigencia del sistema de derecho, los empresarios, la
vigencia de un sistema de libertades económicas y de esta forma, podríamos
encontrar una serie de contextos en los cuales el término sistema es utilizado. En
el mundo de los negocios, la palabra sistema generalmente se refiere a todos
aquellos elementos y sus relaciones, los cuales soportan y ayudan a la toma de
decisiones óptimas en las empresas.

Se podría decir entonces que un sistema es un conjunto de elementos, entidades

o componentes que se caracterizan por ciertos atributos identificables que tienen
relación entre sí, y que funcionan para lograr un objetivo común.

Todo el proceso de generación de información en las empresas está soportado

por sistemas que manejan una serie de variables, que ayudan a los gerentes a
generar información. El éxito de un sistema se mide por el grado de aceptación
que los usuarios asignen a un sistema y son utilizados por las empresas
generalmente para desempeñar las pequeñas funciones tales como compras,
ventas, facturación, inventarios, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, etc.

Una empresa también es considerada como un sistema porque recibe y genera

información, la cual será procesada o utilizada por alguna persona o entidad para
el logro de sus objetivos. Todas las empresas tienen funciones típicas que
desarrollan en mayor o menor grado. Los sistemas que soportan las decisiones
de negocios, deben poseer ciertas características a fin de garantizar que las
decisiones a ser tomadas por los gerentes tengan el menor margen de error.

Un sistema de contabilidad debe ser un sistema que esté en la capacidad de

generar información financiera relevante para la empresa y no generar informes
detallados y extensos, que sólo serán de utilidad para los usuarios que trabajen

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con ese nivel de presentación de la información. A medida que el volumen de

transacciones se incrementa, se hace necesario el manejo de sistemas auxiliares,
por lo que en principio el objetivo de un sistema contable se deberá limitar a
manejar información financiera resumida y común a cualquier sistema contable.

Un estudio formal de la clasificación de los sistemas necesariamente nos llevaría

a plantear, al menos, un esquema de tres o cuatro clasificaciones bajo distintos
puntos de vista. Para efectos de centrar la atención en los sistemas operativos
que manejan los negocios, en las empresas clasificare los sistemas de la
siguiente forma: sistemas de producción que tienen como fin, manejar y controlar
todas las operaciones que se generan dentro del proceso productivo de una
empresa manufacturera o el proceso de prestación de servicios en una empresa
de servicios, el cual tiene las siguientes funciones principales: planificar la
producción, planificar la materia prima y otros costos, y controlar la producción;
también debe contar con un sistema de ventas que cubre las siguientes funciones
o subsistemas: facturación y cobranzas, control de los canales de distribución y
mercadeo; y por ultimo un sistema de administración y finanzas que está
representado por todos aquellos que se derivan de las dos funciones
anteriormente explicadas. Algunos de los sistemas de una empresa, que se
puede identificar como de administración y finanzas son: manejo de inversiones,
cuentas por pagar, compras, activos fijos, inventarios, bancos, recursos humanos
y contabilidad.

Po otra parte, una de las debilidades que se observan con cierta frecuencia en los
departamentos de informática o de sistemas, es la inexistencia de alguna
metodología que se siga para analizar, desarrollar o efectuar cambios a los
programas; siendo necesariamente iniciar un proceso de análisis de los sistemas,
el cual se puede definir como las actividades que se realizan para descomponer y
explicar un sistema de información; por esto es necesario que antes de adquirir un
software contable para el manejo de información, un analista de sistemas debe
realizar un estudio de lo que la empresa necesita o dispone con respecto a la
información a procesar, el volumen de las transacciones a procesar y los
requerimientos de información resumida o detallada.

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El análisis previo al desarrollo o adquisición de un sistema viene como

consecuencia del surgimiento de un problema, o requerimiento (necesidad) de
algún usuario o grupo de usuarios en Ia empresa. Y una vez realizado el previo
análisis, la empresa deberá solicitar dicho sistema, indicando el departamento que
lo solicita, las razones de la solicitud, los beneficios que esperan como
consecuencia de esa solicitud y la fecha de aprobación que realice el funcionario
de cierto nivel de la empresa correspondiente el cual será evaluado si cumple
con los requerimientos con los que la empresa empleara para su buen manejo;
para finalmente generar una de estas tres decisiones: aprobar el proyecto, ya que
existe realmente la necesidad; rechazar el proyecto ya que no es viable o evaluar
la factibilidad de comprar el sistema.

Con cierta frecuencia, el inicio del desarrollo de un sistema no es adecuadamente

planteado por los usuarios ni por los analistas, y proyectos que pudieran ser
totalmente factibles son excluidos por no haber sido enfocados adecuadamente.
Debido a que debe existir algún tipo de control en el proceso de desarrollo de
sistemas, el departamento de sistemas se deberá aproximar únicamente hacia
aquellos proyectos que resulten en una necesidad real de los usuarios y sean
realizables. Por ejemplo, para una empresa puede ser de mayor costo/beneficio el
desarrollar un sistema de contabilidad propio, pero debido al nivel de
estandarización y variedad de programas de aplicación existentes para esta
función, primero se debe investigar si existe en el mercado, un software que
satisfaga las necesidades de información de Ia empresa; en caso de que no
exista este software, la empresa tomará la decisión de desarrollar uno a la
medida.

Una vez aprobada la factibilidad de un sistema, los analistas de sistemas pasan a

la fase de fijación de requerimientos, en la cual se debe empezar el trabajo de
campo para determinar las necesidades y objetivos del sistema que se vaya a
desarrollar. Para realizar esto, los analistas deben sostener reuniones con todas
las personas que de una u otra forma tengan que ver o estén involucradas en el
desarrollo del nuevo sistema. En esta fase, se reúnen todos los datos relevantes
al máximo nivel de detalle, de tal forma que se conozca en profundidad todas las
operaciones o actividades que se vayan a mecanizar.

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Luego de determinados los requerimientos del sistema y establecidos los

objetivos del mismo, se debe proceder a su desarrollo. Al igual que para construir
un edificio, previamente se debe elaborar los planos de la edificación y una vez
elaborados éstos, se procederá a la construcción propiamente dicha, un sistema
se construirá de manera similar.

Por último, una vez diseñado y desarrollado el sistema, la siguiente fase es la

implantación del mismo, es decir, poner en funcionamiento el sistema en una sola
parte de la empresa y no una instalación a la totalidad de usuarios del sistema y
luego también se puede iniciar una instalación inmediata la que establecerá que el
sistema empezará a funcionar un día determinado y a partir de allí, el sistema
reemplazado es puesto fuera de servicio.

Las empresas utilizan sistemas para el procesamiento de Ia información generada

por todas sus operaciones. Su principal función es ayudar a soportar las
decisiones gerenciales de la empresa para guiar las operaciones y cumplir con los
objetivos de la misma. Existen y sistemas para manejar la facturación, las
compras, los inventarios muchas otras funciones que existen en una empresa.
Éstos pueden ser caracterizados como sistemas administrativos para el manejo
de las funciones anteriormente nombradas. Una característica común a todos
ellos es la de no manejar directamente la información que se registra en la
contabilidad, o que es procesada por un sistema de contabilidad.

Los tipos de sistemas contables para una empresa se dividen en: sistemas
integrados, que implica el compartir información entre dos o más sistemas para
eliminar redundancia de la información, facilitar el acceso a los datos o
información o facilitar la elaboración de informes; sistemas no integrados que
conociendo la filosofía de funcionamiento de un sistema integrado, debemos decir
que en el funcionamiento de un sistema no integrado, la transferencia de
información se realiza por lo general, a través de movimientos resumidos y al final
de periodos previamente definidos; y también los sistemas auxiliares, aquellos
sistemas que sean distintos al sistema contable. Un sistema auxiliar se puede
definir como aquel sistema que maneja en forma operativa y detallada todas las

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transacciones comunes a una actividad típica del negocio como la producción,

ventas, facturación, inventarios, cuentas por pagar, etc.

Por lo planteado, los sistemas contables están orientados al manejo operativo de

las transacciones y no a los aspectos financieros y entre los principales sistemas
contables más importantes tenemos:

CONCAR® CB 2013: Es el sistema contable-financiero más usado, reconocido

por el mercado nacional y recomendado a nivel nacional, creado para emitir
información gerencial y además simplificar y agilizar el trabajo contable-financiero.
Permite obtener estados financieros, reportes por centros de costo, presupuesto,
ratios, gráficos, información analítica operativa y tributaria, reportes de cuentas
por cobrar y pagar, conciliación bancaria, libros oficiales SUNAT en forma física y
electrónica. Emite los estados financieros en soles y dólares ajustados por
diferencia de cambio; también puede aplicarse a todo tipo de empresas:
industriales, agrícolas, comerciales, servicios, financieras, navieras, constructoras,
mineras, ONG, instituciones educativas, exportadoras y en general todos los giros
de negocios.

SIAF: El sistema integrado de administración financiera para el sector público, es

un instrumento informático contable, que automatiza el proceso de ejecución
presupuestal, financiero y contable, mediante un registro único de operaciones,
produciendo información con mayor rapidez, precisión e integridad, válida para la
toma de decisiones de los diferentes niveles gerenciales de la organización
gubernamental.

CONTASOL: Es un sistema de contabilidad profesional gratuito para empresas

con una sencillez de uso y adaptable a cualquier tipo de usuario. Sus funciones
abarcan cualquier necesidad de un departamento de contabilidad, incluyendo el
control de asientos, libros, informes, analítica, utilidades extra y facturación.
Contasol soporta múltiples empresas, usuarios, ejercicios y usuarios, soporte de
redes locales y base de datos de Access.

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CONCLUSIÓN

La información contable, y por ende la contabilidad, que se ocupa de registrar,

clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de
interpretar sus resultados, no es un lenguaje exacto, ni por la naturaleza de los
hechos que registra ni por la carencia de un código contable único, completo e
imperativo. Existe, por tanto, un margen de discrecionalidad legítimo, justo y
honesto en el registro, interpretación y utilización de los datos que proporciona.

Se puede concluir entonces, que el hombre desde tiempos memorables se ha

empecinado en llevar un control exhaustivo de todos los movimientos financieros
que se ejecutan es sus pequeñas, medianas o grandes empresas. Por
consiguiente, se ha apoyado en diversas formas para lograr su fin. En un
principio, lo realizo en procesos muy simples, sin embargo con el transcurrir del
tiempo, el avance tecnológico y las exigencias empresariales los procesos y
técnicas contables han evolucionado, haciéndonos reflexionar que todo proceso
contable requiere de los sistemas. De esto se deduce la importancia de estos, y
cómo su uso, redunda en beneficios para toda empresa. Es imposible llevar un
adecuado control sobre las operaciones y transacciones financieras, sin contar
con el auxilio de los sistemas mecanizados desarrollados en las computadoras.
Además cabe resaltar que el éxito de un sistema se puede medir por ejemplo, por
el grado de aceptación que los usuarios le asignan; y así como esta, hay muchas
razones por las cuales vale la pena realizar el esfuerzo de tener un buen sistema
de información contable, ya que la importancia de un sistema contable radica en
que es la columna vertebral alrededor de la cual se mueven todos los demás
sistemas.

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BIBLIOGRAFÍA

 Franklin F., Enrique Benjamín. Organización de Empresas. Segunda edición.

Universidad Nacional Autónoma de México. Editorial MC Graw Hill
Interamericana. México octubre 2003. 354 pp.

 Serrano Cinca, C. La Contabilidad en la Era del Conocimiento: Sistemas

Informativos Contables. http://www.5campus.org/leccion/ftp.

 Goxens, A. Enciclopedia práctica de la Contabilidad. M. A. Goxens.

Editorial Océano. España 2003. 832 pp.

 Blackwell, Roger & James F. Engel. Comportamiento del Consumidor.

Sistemas contables computarizados. Pag. 202.

 Redondo, A., 2001. Sistema Integrado de Finanzas, Contabilidad y Control

de Presupuestos. Pag. 104