SOFTWARE DE GESTIÓN

PARA EMPRESAS DE
TRANSPORTE TERRESTRE
TRANSPORTEX

Manual de usuario

REVISIÓN: Noviembre 12, 2014

 Manual de usuario

CONTENIDO

Acerca de este manual

A. Qué es TRANSPORTEX?
1. Instalación del software
2. Iniciando por primera vez el sistema
3. Componentes básicos del sistema
3.1. Estructura de la pantalla
3.1.1. Barra de Menú
3.1.2. Barra de Herramientas
3.2. Utilización básica de las Ventanas
3.2.1. Ventana de Registros básicos de datos
3.2.2. Ventana de Filas de datos relacionados
4. Inicio rápido en TRANSPORTEX
4.1. Datos de Empresas
4.2. Datos de Proveedores
4.3. Datos de Empleados
4.3.1. Datos de Cargos de empleados
4.3.2. Datos de Tipos de Documentos de empleados
4.3.3. Registro de Empleados
4.4. Datos de Vehículos
4.4.1. Datos de Usos de vehículos
4.4.2. Datos de Tipos de vehículos
4.4.3. Datos de Fabricantes de vehículos
4.4.4. Datos de Propietarios de vehículos
4.4.5. Datos de Modelos de vehículos
4.4.6. Datos de Tipos de Documentos de vehículos
4.4.7. Registro de Vehículos
4.4.8. Actualización de Kilometraje de vehículos
4.5. Datos de Usuarios del sistema
5. Módulo de Gestión de Neumáticos
5.1. Datos de Neumáticos
5.1.1. Datos de Dimensiones de neumáticos
5.1.2. Datos de Usos de neumáticos
5.1.3. Datos de Tipos de neumáticos
5.1.4. Datos de Diseños de bandas de neumáticos
5.1.5. Datos de Fabricantes de neumáticos
5.1.6. Datos de Modelos de neumáticos
5.1.7. Datos de Tipos de Almacenes
5.1.8. Datos de los Motivos de ingreso de Almacenes
5.1.9. Registro de Neumáticos
5.2. Asignación de neumáticos a vehículos
5.3. Actualización de espesor de los neumáticos
5.4. Movimientos en lotes de neumáticos en almacenes
6. Módulo de Actividades de Mantenimiento
6.1. Antes de registrar Actividades
6.1.1. Definición de Actividades para vehículos
6.1.2. Definición de Actividades para neumáticos
6.2. Registro de Actividades
6.2.1. Listado de Actividades
6.2.2. Registrar Actividades para un elemento
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6.2.3. Registrar Actividades para múltiples elementos

6.3. Completar las Actividades
6.3.1. Finalización de actividades para vehículos
6.3.2. Finalización de actividades para neumáticos
7. Módulo de Control de Viajes
7.1. Antes de registrar Viajes
7.1.1. Datos de Países, Estados y Ciudades
7.1.2. Datos de Tipos de Cargas de viajes
7.1.3. Datos de Motivos de bitácora de viajes
7.1.4. Conceptos de Gastos viajes
7.1.5. Datos de Tablas de tarifas de Ingresos y Egresos de viajes entre
distancias
7.1.6. Conceptos de Pagos laborales de empleados
7.2. Registro de Viajes
8. Módulo de Inventario
8.1. Ingresar Piezas serializadas
8.1.1 Tipos de piezas serializadas
8.1.2 Datos de piezas serializadas
8.2. Ingresar Materiales y Repuestos
8.2.1 Datos de Unidades de medida
8.2.2 Tipos de Materiales y repuestos
8.2.3 Datos de Tipos de entrada al almacén
8.2.4 Datos de Entrada de Materiales y repuestos
8.3. Asignar Piezas serializadas a un vehiculo y/o utilizar Materiales y repuestos en
las Actividades de mantenimiento
8.4. Asignar Piezas serializadas hacia un almacén
8.5. Conocer el control de Piezas serializadas y/o Materiales y Repuestos disponible
en inventario y lo utilizado en actividades de mantenimiento
9. Alertas del Programa
B. Activar el Producto
C. Preguntas frecuentes
D. Solución a Problemas post Instalación
D.1. Configuración de Microsoft SQL Server en el Servidor
D.2. Establecer la conexión desde una Estación de trabajo

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ACERCA DE ESTE MANUAL

Este manual tiene como objetivo, exponer en forma sencilla y clara los conocimientos
generales necesarios para usar el sistema TRANSPORTEX, partiendo desde lo más básico sin
ningún tipo de conocimientos en el uso de la herramienta y guiar así paso a paso al usuario,
en un orden ideal, para que se introduzca de forma rápida al uso básico del software hasta
alcanzar un nivel intermedio y posteriormente avanzado de uso del sistema.

Adicionalmente, el usuario podrá descargar nuevas actualizaciones de este manual que

contiene correcciones, mejoras y ampliaciones en su contenido directamente desde la página
web: http://www.transportex.net/descargas.html

A. ¿QUÉ ES TRANSPORTEX?

Es la aplicación informática más completa y sencilla para la gestión de empresas de

transporte de mercancía vía terrestre. Una solución tecnológica que ofrece a las empresas
de transporte ayudarles a reducir los costos operativos, a aumentar la productividad de su
personal y a mantener su flota de vehículos e inventario de neumáticos bajo control.

TRANSPORTEX es muy fácil de utilizar. El personal de las empresas no requerirá

conocimientos amplios de computación para obtener un máximo beneficio de este software,
ya que ha sido diseñado pensando en el usuario final y en base a experiencias y situaciones
reales de empresas de transporte. Cualquier empresa, por más pequeña o compleja que
sea, descubrirá sin duda la manera de ahorrar tiempo y dinero con esta poderosa y versátil
solución tecnológica.

El software se encuentra compuesto por una innumerable cantidad de poderosos

instrumentos integrados, en resumen, dentro de tres módulos principales:

 Gestión de Neumáticos

 Actividades de Mantenimiento

 Control de Viajes

El módulo de Gestión de neumáticos permite conocer detalladamente las características de

cada uno de los neumáticos; como la distancia recorrida, modelo, fabricante, proveedor,
ubicación actual en los ejes de vehículos o almacenes y demás información relevante.
Adicionalmente permite administrar el inventario de sus neumáticos de forma organizada y
personalizada, visualizando los detalles técnicos de un grupo de neumáticos al mismo
tiempo y realizando movimientos en lotes de su inventario desde un almacén a otro de
manera rápida.

El módulo de Actividades permite programar y consultar todas las actividades de

mantenimiento preventivo o correctivo y revisiones técnicas en la flota o en algún vehículo
en particular, controlando detalladamente las alarmas, tiempos, periodicidad y responsable a
través de un sistema de avisos y alarmas. También, de manera opcional, lleva un registro de
los costos de materiales y repuestos utilizados y los costos de mano de obra por cada
actividad.

El módulo de Control de Viajes permite Registra detallada y muy fácilmente los datos
básicos del flete como el origen y destino, la distancia geográfica, empresa, información de
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las guías, entre otros y los detalles de la carga como el cobro del flete e impuestos, tipo de
mercancía, costo y numero de repartos entre muchas otras cosas, pero principalmente el
modulo de viaje fue diseñado para realizar el pago efectivo a los conductores, tickets de
alimentación, días feriados, Domingos, repartos y bonos extras y llevar control de los gastos
operativos asociados a cada viaje, tales como combustible, estadías, comida, peajes,
viáticos, multas, etc. Partiendo o no de una tabla de valores tabulados por empresas,
destinos geográficos, usos de camiones y remolques.

1. INSTALACIÓN DEL SOFTWARE

Introduzca el CD de instalación, este abrirá automáticamente un programa de selección de
instalación tal como lo indica la figura 1.1

TIP: Si por alguna razón no se ejecuta el programa de inicio al ingresar el CD, acceda a éste a través del
explorador de Windows y haga doble clic sobre el archivo AUTORUN.EXE. Si ha descargado el programa de
instalación directamente desde la página web del producto, no aparecerá esta pantalla sino directamente se
ejecutara el Asistente de instalación del software como el indicado en la figura 1.2.

Figura 1.1

Desde esta ventana haga clic sobre el icono de la opción correspondiente, una vez escogida
de la lista presentada la opción Instalar TRANSPORTEX, bien sea en el Servidor o como
Estación de trabajo se ejecutará el programa de instalación seleccionado. La diferencia
entre estas dos opciones es que la opción de Servidor instala el software Manejador de Base
de Datos de Microsoft SQL Server 2005 Edición Express y copia los archivos de la Base de
datos de TRANSPORTEX en el computador, esta opción deberá instalarse UNA SOLA VEZ EN
SU EMPRESA EN UNA SOLA MÁQUINA de su preferencia para ejecutar esta importante
función. El programa de instalación para el Servidor es el único paquete REQUERIDO para
instalar debidamente el software de TRANSPORTEX. La otra opción de instalación para
Estaciones de trabajo (paquete opcional), instala los archivos del programa del sistema
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 Manual de usuario

TRANSPORTEX para TODAS LAS DEMÁS MÁQUINAS de su empresa desde donde los
operadores o usuarios finales del programa trabajaran en su día a día. Debe ejecutar este
último paquete de instalación en cada una de las maquinas donde lo desee instalar.

TIP: El software instalado para las Estaciones de Trabajo también es copiado como parte de la instalación del
Programa de Instalación del Servidor, lo cual quiere decir que también podrá utilizar el software desde la misma
máquina que asigne como Servidor en donde estará la Base de datos centralizada del sistema.

Una vez hecho clic en la cualquiera de las opciones señaladas en la ventana presentada a
continuación, se ejecutará automáticamente un asistente de instalación similar al presentado
en la figura 1.2, para ejecutar una instalación típica del sistema, donde no se encuentren
instalados ningún componente dentro del equipo, solo siga las simples instrucciones en
pantalla hasta finalizar. En caso de instalar solo algunos componentes y archivos del
producto; seleccione la opción de instalación Personalizada del asistente de instalación para
instalar solo los componentes deseados.

Figura 1.2

Finalmente luego de finalizar la instalación del software, resulta altamente recomendable

descargar la última actualización del producto desde la página web de TRANSPORTEX y
trabajar con la última versión disponible hasta la fecha. Para instalar la actualización solo es
necesario ejecutar el programa de actualización una vez descargado. Consulte la sección D
de este manual para resolver cualquier problema post instalación del sistema.

TIP: Para descargar la última versión del producto haga clic en la opción de Actualizar el software de
TransporteX de la ventana de la figura 1.1 o dentro de la aplicación TRANSPORTEX en el menú de
AYUDA>BUSCAR ACTUALIZACIONES DEL PRODUCTO. Previamente debe cerrar la aplicación de TRANSPORTEX
antes de ejecutar el programa de actualización descargado y ejecutar el mismo programa de actualización en
todas la maquinas donde se encuentra instalado el sistema.
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2. INICIANDO POR PRIMERA VEZ EL SISTEMA

Siga la ruta desde el menú de Inicio de Windows: Inicio > Programas > TransporteX >
TransporteX. Una vez iniciado el programa escoja desde la pantalla de Inicio de Sesión el
nombre de usuario de la lista que se despliega en el campo e ingrese la contraseña
correspondiente. El sistema tiene por defecto un usuario llamado Administrador cuya
contraseña está en blanco, utilice este usuario para ingresar inicialmente o mientras no haya
creado otro.

TIP: Si se ingresa una contraseña errada 6 veces consecutivas el sistema se bloqueará por 15 segundos, luego
de los cuales se habilita nuevamente esta ventana, de allí en adelante cada vez que se introduzca una
contraseña incorrecta el sistema se bloqueará 15 segundos.

Para trabajar adecuadamente con el sistema, dentro de las primeras tareas a realizar es
aconsejable crear los usuarios del sistema que utilizaran el software, cabe señalar que cada
usuario generará una traza de auditoría para conocer acerca de todos los registros
ingresados, modificados y hasta eliminados a lo largo de la vida del sistema. Si se considera
apropiado, puede eliminar el usuario preestablecido Administrador ó cambiarle la
contraseña. El sistema validará que siempre exista al menos un usuario tipo “Administrador”
para ingresar al sistema. (Véase la sección 4.5 de este manual donde se detalla cómo hacer
estos cambios).

3. COMPONENTES BÁSICOS DEL SISTEMA

3.1. Estructura de la Pantalla principal
La pantalla está formada por los siguientes elementos de representación visual: Barra de
Menú, Barra de Herramientas y la imagen de fondo editable del programa.

3.1.1. Barra de Menú

Permite al usuario ejecutar diferentes procesos de varios módulos mediante una o varias
ventanas, bien sea para ingresar, editar o eliminar registros ó para visualizar un reporte de
texto o una gráfica de estadísticas de acuerdo a sus intenciones.

Las opciones principales del menú de TRANSPORTEX son:

ARCHIVO: Ventanas relacionadas con la gestión de datos básicos del programa.
VER: Comandos para ver u ocultar la barra de herramienta y alertas del sistema.
VEHÍCULOS: Ventanas relacionadas con la gestión de datos de vehículos y sus documentos
asociados.
NEUMÁTICOS: Ventanas relacionadas con la gestión de datos de neumáticos.
ALMACENES: Ventanas relacionadas con la gestión de datos de almacenes de neumáticos e
inventario de piezas serializadas, materiales y repuestos de vehículos (Esto ultimo solo
disponible con la adquisición del modulo adicional de Inventario).
ACTIVIDADES: Ventanas relacionadas con la gestión de datos de tareas de mantenimiento.
VIAJES: Ventanas relacionadas con la gestión de datos de viajes y configuración de
distancias geográficas, tarifas y gastos.
OPCIONES: Ventanas relacionadas con la gestión de los datos de usuarios del sistema,
configuración de correo electrónico y parámetros del sistema.
REPORTES: Ventanas relacionadas con la presentación de todos los reportes de texto
disponibles en el sistema.
ESTADÍSTICAS: Ventanas relacionadas con la presentación de todos los reportes gráficos
disponibles en el sistema.
VENTANA: Comandos para seleccionar o reorganizar las ventanas abiertas.

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AYUDA: Opciones de soporte, de ayuda, activación, actualización y de información del

sistema.

3.1.2. Barra de Herramientas

La barra de herramientas contiene botones para acceder a las ventanas utilizadas con más
frecuencia en el sistema.

3.2. Utilización básica de las Ventanas

La gran mayoría de las ventanas en el sistema posee una estructura gráfica y uso estándar
que se mantiene para toda la aplicación, la interfaz común del sistema se encuentra dividida
en 2 tipos básicos de ventanas que contienen varias secciones bien definidas y cuyo manejo
es similar para cualquier ventana que se ejecute en el sistema:

3.2.1. Ventana de Registros básicos de datos

Este tipo de ventana es la que más abunda en la aplicación. Posee las siguientes secciones
que se detallarán a continuación:

 Sección de opciones de búsqueda

 Sección de datos del registro actual
 Indicador de registro actual
 Botones de navegación de registros
 Botones de acción sobre el registro actual

En la sección de opciones de búsqueda se selecciona los valores y criterios para encontrar

registros deseados y que se mostraran en la sección de datos de registros actuales. Esta
sección de búsqueda aparece oculta de manera predeterminada y trae todos los registros de
la ventana por defecto al abrirse cada vez. Para realizar una búsqueda simplemente haga
clic en el vinculo Opciones de Búsqueda >> para visualizar las opciones de criterios de
búsqueda, seleccione de izquierda a derecha: 1) el campo por el cual va a realizar la
búsqueda (el contenido de los campos de esta lista varía de acuerdo a los datos de la
ventana), 2) el criterio lógico de búsqueda, es decir si el valor del campo seleccionado, es
igual, mayor a, menor a, diferente a, etc. y 3) el valor explicito de búsqueda, luego de
realizar estos tres pasos haga clic sobre el botón Buscar e inmediatamente aparecerán en la
sección de datos del registro todos los registros coincidentes. Adicionalmente existe un
cuarto campo que es un operador lógico para formar otro criterio más de búsqueda por otro
campo continuando más abajo; repitiendo el procedimiento de la misma forma explicada
anteriormente. Si desea eliminar una o más líneas nuevas de criterios, simplemente
desplácese hasta la línea de criterio que todavía desea tener y seleccione la opción en blanco
de la lista del cuarto campo del operador lógico. Para restablecer la visualización de todos
los registros de la ventana simplemente coloque en el primer campo la opción “(Todos)” de
la lista en la primera línea de la formación de criterios de búsqueda. Recuerde hacer clic en
el botón Buscar cada vez que cambie los criterios en esta sección para ejecutar la búsqueda
y mostrar los nuevos resultados.

En la sección de datos del registro, muestra la información de los campos del registro
actualmente seleccionado, el indicador en la parte inferior izquierda le indica el número de
registro en el cual se encuentra situado en los datos de la ventana actual. Si previamente
utilizó las opciones de búsqueda, en el indicador aparecerá el número de coincidencias
totales de registros encontrados en vez del número de registros en total de la ventana.

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 Manual de usuario

Navegue a través del total de registros por medio de los botones de navegación de
registros: Primero, Anterior, Siguiente y Último. Presione en cada botón de navegación
en el sentido deseado y verá desplazar la información seleccionada en la sección del registro
actual por la de otro registro.

Los botones de acción del registro realizan diversas funciones:

Nuevo: Abre un nuevo espacio de registro en blanco dentro de la sección de datos de
registro actual. Es en este nuevo espacio donde se transcribirá la información del nuevo
registro a guardar posteriormente.
Eliminar: Elimina el registro actualmente visualizado en la sección de datos. Una vez
eliminado el registro no se puede deshacer esta acción.
Guardar: Almacena la información permanentemente de todos los nuevos registros creados
y/o actualiza la información del registro actualmente visualizado en la sección de datos.
Mientras crea nuevos registros abriendo espacios nuevos (con el botón Nuevo) para
ingresar la información, puede desplazarse entre los nuevos registros con los botones de
navegación de registros e ir cambiando la información en cada uno y guardar todo los datos
al final. Sin embargo si modifica la información de un registro ya existente previamente, se
descarta los valores modificados cuando se mueve a otro registro si no hace clic en el botón
de Guardar explícitamente sobre el registro modificado, por lo cual debe guardar la
información de cada registro cuando no son nuevos antes de moverse a cualquier otro.
Cerrar: Cierra la ventana actual. Si existen cambios pendientes no almacenados en la
ventana el sistema pregunta por la acción a tomar antes de cerrarse.

En la figura 3.1 se encuentra representado en la ventana de empleados a manera de

ejemplo, cada sección descrita en esta sección acerca del manejo general de esta clase de
ventana.

Opciones de búsqueda

Datos del registro actual

Indicador de registro actual

Botones de navegación de registros

Botones de acción del registro

Figura 3.1

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3.2.2. Ventana de Filas de datos relacionados

Este tipo de ventana es la que se despliega para relacionar varios registros a una sección de
una ventana de Registros básicos de datos. Posee las siguientes secciones que se detallarán
a continuación:

 Botones de agregar y eliminar filas

 Sección de filas de datos
 Botones de acción sobre el conjunto de filas

Por medio del botón de Agregar, ubicado en la sección superior derecha, representado con el
símbolo mas (+), podrá agregar una nueva fila de registro vacía al final de la lista en la
sección de filas de datos de la ventana. Con el botón de Eliminar, representado con el
símbolo menos (-), podrá eliminar la fila actualmente seleccionada. Para seleccionar una fila
simplemente sitúese con el mouse sobre cualquier celda activa de la fila que quiera
seleccionar. Utilice la sección de filas de datos para ingresar o modificar información de cada
fila.

Los botones de acción sobre el conjunto de de filas realizan las siguientes funciones:
Aceptar: Almacena la información permanentemente de todas las filas agregadas,
modificadas y eliminadas sobre la Sección de filas de datos. Una vez hecho clic en este
botón se cerrará la ventana y se devolverá a la ventana anterior.
Cancelar: Descarta todos los cambios ejecutados sobre la Sección de filas de datos. Esto
incluye no solo la inclusión y modificación de registros sino también la eliminación de los
datos. Una vez hecho clic en este botón se cerrará la ventana y se devolverá a la ventana
anterior. Resulta útil utilizar esta acción cuando por ejemplo ha eliminado una fila de la lista
en la sección de datos y desea descartar esta acción.

En la figura 3.2 se encuentra representado en la ventana de Documentos del empleado a

manera de ejemplo, cada sección descrita en esta sección acerca del manejo general de esta
clase de ventana.

Botones de agregar y eliminar

Sección de filas de datos

Botones de acción sobre las filas

Figura 3.2

4. INICIO RÁPIDO EN TRANSPORTEX

TRANSPORTEX cuenta con un Ayudante virtual (como el de Microsoft Office), representado
por un “Mago”, inicialmente este ayudante se encuentra activado y lo guiará en la carga
inicial de la información básica explicándole el uso de cada ventana cada vez que ingrese a

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 Manual de usuario

cualquier sección del programa, si prefiere trabajar sin su presencia seleccione desde el
menú principal: AYUDA>EJECUTAR EN MODO DE TUTORIAL y desactive la marca de
verificación de esta última opción para desactivarlo.
A continuación se explican paso a paso el orden ideal de ingreso a ventanas en el software
para introducir la carga básica de datos en el sistema para comenzar su utilización.

TIP: Antes de iniciar con el orden de los pasos señalados a continuación, en algunas ocasiones, por ejemplo
cuando se está comenzando a utilizar la aplicación con una Base de datos totalmente en blanco, resulta útil
hacer una revisión de los datos de las ubicaciones geográficas registradas en el programa, a través del menú
VIAJES>GEOGRAFIA>PAISES podrá revisar allí el país o países existentes y agregar los datos que crea
necesarios, el mismo procedimiento debe llevarse a cabo para los Estados (departamentos o provincias) desde
el menú VIAJES>GEOGRAFIA>ESTADOS y VIAJES>GEOGRAFIA>CIUDADES para las ciudades, ya que toda
esta información se asocia directamente al registro de los datos de la dirección de las empresas, proveedores,
empleados, etc. (Véase la sección 7.1.1 de este manual para mas información)

4.1. Datos de Empresas

Haga clic en el menú ARCHIVO>EMPRESAS para registrar los datos de las empresas quienes
le realiza sus servicios de transporte. Estos datos también se utilizan para crear la tabla de
tarifas de ingresos y egresos viajes por distancias geográficas (Véase más información en la
sección 7 del manual). Es requisito indispensable crear la empresa propia de manera
predeterminada y debe activarse como PRINCIPAL, en la figura 4.1 se detalla la apariencia
de dicha ventana y sus campos, todos los datos de las empresas deben marcarse con
estatus ACTIVO para que aparezcan en los datos de las guías de los viajes.

Figura 4.1

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 Manual de usuario

En la sección Datos para viajes existe un campo llamado Tipo de carga predeterminado.
Coloque en este campo el valor del Tipo de carga (cuyo catalogo se datos se explica en la
sección 7.1.2) que se colocará por defecto en la sección de Detalles de carga de cada Guía
(ventana de la figura 7.8 de la sección 7.2 del manual). Este valor se coloca de forma
automática dentro de los detalles de la Carga de la guía principal al guardar el viaje así
nunca haya entrado a la ventana de los Detalles de carga para establecer este valor o
cuando entra por primera vez a dicha ventana desde el botón de Detalles de carga por cada
Guía de la ventana de Detalles de Guías.

4.2. Datos de Proveedores

Haga clic en el menú ARCHIVO>PROVEEDORES, para registrar los datos de los proveedores
a utilizar en el sistema (Figura 4.2). Estos datos se utilizaran en el programa para definir los
proveedores quienes le ofrecen a su empresa servicios de actividades de mantenimiento de
neumáticos o vehículos y de compra de neumáticos, control de ingreso de inventario de
piezas serializadas, materiales y repuestos utilizados en actividades (Esto último solo
disponible con la adquisición del modulo adicional de Inventario).

Figura 4.2

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 Manual de usuario

4.3. Datos de Empleados

Para registrar los datos de los empleados (NO son usuarios del sistema), primero es
necesario verificar y/o registrar otros datos necesarios para establecer los datos de los
registros de dichos empleados. Estos datos son:

4.3.1. Datos de Cargos de empleados

Haga clic en el menú ARCHIVO>EMPLEADOS>CARGOS para registrar cargos o posiciones

dentro de la empresa de las personas quienes laboran dentro de la misma (NO son usuarios
del sistema). Esta opción es útil para crear por ejemplo, el cargo de “Mecánico” para
registrar con este cargo aquellos empleados quienes harán labores de mantenimiento más
adelante. Esta opción de Cargos es requisito para definir los datos laborales de los registros
de los empleados.

4.3.2. Datos de Tipos de Documentos de empleados

Haga clic en el menú En ARCHIVO>EMPLEADOS>TIPOS DE DOCUMENTOS para registrar los

tipos de documentos que deben poseer los empleados y sobre los cuales se llevará control
acerca de los números y vencimientos. Estos datos SON SIMPLEMENTE una definición de los
tipos de documentos a manejar en los empleados (NO son los datos específicos de cada
documento de cada empleado). Por defecto están creados los tipos de documentos “Cedula
de Identidad” (DNI en algunos países) y “Licencia de Conducir”, ambos con 60 días de
previo aviso de expiración, usted puede editar tanto la denominación como los días y
guardar los cambios, cuando desee crear un nuevo tipo de documento debe indicarse
también con cuántos días de antelación desea que el sistema le alerte sobre el vencimiento
del mismo, en caso de no hacerlo, el sistema de alarmas omitirá mostrar esta alerta para
todos aquellos documentos de esta categoría especificado en cada empleado (Véase la
sección 9 del manual para conocer más detalles acerca de las alertas del programa).

4.3.3. Registro de Empleados

Una vez registrados los datos anteriores, se procede a registrar los empleados haciendo clic
en el menú ARCHIVO>EMPLEADOS>DATOS (también puede acceder a través del primer
ícono de la barra de herramientas -de izquierda a derecha-). Aquí debe incluir los datos
básicos de cada empleado en particular. En la sección superior derecha, en el grupo de
Datos Laborales podrá seleccionar el cargo que posee el empleado y el estatus del mismo.
Solo los empleados quienes estén ACTIVOS podrán ser asignados a vehículos (Véase la
sección 4.4.7 del manual para conocer más detalles en los datos de Vehículos) y los campos
de Sueldo base, Periodo de pago, fecha de re/ingreso y Fecha de egreso se utilizaran para
realizar el pago efectivos por viajes y/o labores por tareas de mantenimiento (Véase las
secciones 7.1.4 hasta la 7.1.6 del manual para conocer más detalles de estos campos en el
modulo de Viajes). Finalmente en la sección inferior de la ventana existen varios vínculos,
cada uno realiza acciones especiales para el registro actualmente seleccionado, es
importante señalar que no podrá acceder a las ventanas de cada opción si antes no ha
hecho clic en Guardar los datos del empleado previamente en caso de ser nuevo el registro.

TIP: Solo los empleados de cargo “Conductores” o “Choferes” son los que pueden ser asignados a vehículos y
quienes realizarán viajes dentro del sistema. Para conocer más acerca del cargo predeterminado que se
utilizará para conocer los conductores en el programa, revise la configuración en el menú
OPCIONES>CONFIGURACIÓN en la pestaña Empleado sobre el campo Cargo de los empleados conductores.

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 Manual de usuario

Los vínculos de Conceptos de Pagos laborales… y Calendario no laborado… son opciones

avanzadas que se explicaran en la sección 7.1.6 de este manual relacionados con el modulo
de viajes. En el vinculo Documentos… podrá incluir los documentos específicos de los cuales
se llevará control del empleado seleccionado (Figura 4.3), Una vez allí podrá incluir los
diferentes documentos en cada fila. Por cada fecha de vencimiento incluida por cada
documento, el sistema le avisará de la expiración del mismo, según sea el tipo, con la
antelación configurada por usted anteriormente en la sección 4.3.2 del manual.

Figura 4.3

Si un empleado tiene algún documento próximo a expirar este se mostrará en la ventana de

Alertas del Programa, al cual se accede por la barra de herramientas a través del cuarto
ícono -de izquierda a derecha-, o a través de la barra de menú en VER>ALERTAS DEL

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 Manual de usuario

PROGRAMA. (Véase la sección 9 del manual para conocer más detalles acerca de las alertas
del programa).

4.4. Datos de Vehículos

Para registrar los datos de los vehículos (Camiones y remolques inclusive), primero es
necesario verificar y/o registrar otros datos necesarios para establecer los datos de los
registros de cada uno de los vehículos en especifico. Estos datos son:

4.4.1. Datos de Usos de vehículos

Haga clic en el menú en VEHICULOS>USOS, para registrar los usos o característica principal
de utilización de cada vehículo. De forma predeterminada está creado “Transporte”,
refiriéndose a transporte de carga, resulta aconsejable eliminar o reeditar este nombre antes
de definir los usos de vehículos en el sistema en el caso que tuviera vehículos que cumplen
otra función y ESPECIALMENTE si sus tarifas de fletes y pagos a conductores dependen de
esta característica, entonces así, pudiera definir otros tipos de usos en esta ventana, por
ejemplo: “Gandola”, “Pickup”, etc. lo cual utilizaría para los datos de sus camiones y “Carga
seca”, “Carga refrigerada”, “Cisterna”, “Plataforma”, etc. para asociarlo a sus remolques.

4.4.2. Datos de Tipos de vehículos

Haga clic en el menú VEHICULOS>TIPOS, para registrar los tipos de vehículo que maneja su
empresa, por defecto están creados dos tipos: “Camión” (se refiere a un vehículo de carga
con motor, bien sea “chuto”, “camión” o “tractor”) y “Remolque” (también llamado cava, se
refiere a la parte trasera de un camión de carga que depende de otro vehículo para
movilizarse, la ventana de hecho tiene una marca de de verificación activada para señalar
esta dependencia), usted puede editar estos nombres a su gusto e ingresar más registros en
caso que lo considere necesario.

4.4.3. Datos de Fabricantes de vehículos

Haga clic en el menú VEHICULOS>FABRICANTES, para registrar los fabricantes de vehículos

(entiéndase marcas, tales como “Volvo”, “Mack”, “Mercedes Benz”) que ha de utilizar para
ingresar su flota.

4.4.4. Datos de Propietarios de vehículos

Haga clic en el menú VEHICULOS>PROPIETARIOS, para registrar los propietarios de los

vehículos de su empresa, más adelante al crear los vehículos en especifico tendrá que
asignar un propietario para cada vehículo que registre.

4.4.5. Datos de Modelos de vehículos

Haga clic en el menú VEHICULOS>MODELOS, para registrar los modelos de vehículos

(entiéndase línea) que han de utilizar para ingresar la información de su flota. Dentro de
esta ventana, a través del vínculo llamado Configuración de Ejes… ubicado en la parte
inferior derecha de ésta (Figura 4.4), podrá acceder a una ventana que le permitirá definir
las posiciones de neumáticos en los ejes del modelo que se creó, esta tarea se hace de
manera muy sencilla e intuitiva a modo de “dibujar” las posiciones disponibles, haciendo clic
con el ratón sobre el lugar exacto donde habrá algún neumático (aparece un neumático para
las posiciones activas y un rin en las que no habrá neumático). Debe considerar también la
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 Manual de usuario

cantidad de posiciones a activar para los repuestos en caso que lo desee. Es importante
señalar que no podrá acceder a esta ventana señalada si antes no ha hecho clic en Guardar
en los datos del modelo previamente.

Figura 4.4

4.4.6. Datos de Tipos de Documentos de vehículos

Haga clic en el menú En VEHICULOS>TIPOS DE DOCUMENTOS para registrar los tipos de

documentos que desee manejar en los vehículos y sobre los cuales se llevará control acerca
de los números y vencimientos, por ejemplo “póliza de seguros”, “permiso sanitario”, etc. y
si éste tipo de documento aplica solo para cavas, camiones o para todos los tipos de
vehículo. Estos datos SON SIMPLEMENTE una definición de los tipos de documentos a
manejar de los vehículos (NO son los datos específicos de cada documento de cada
vehículo). Para conocer mas información acerca de esta utilidad puede referirse a la sección
la sección 4.3.2 del manual para conocer más detalles acerca de esta funcionalidad de la
aplicación aplicada con el ejemplo de los empleados del programa.

4.4.7. Registro de Vehículos

Haga clic en el menú VEHICULOS>DATOS para registrar cada vehículo de su flota, (también
puede acceder a través del segundo ícono de la barra de herramientas -de izquierda a
derecha-). Registre los datos de las secciones de datos básicos, datos de identificación y
datos técnicos, en esta última sección es importante señalar ingresar los datos exactos del
odómetro en caso de tenerlo, el numero de dígitos que posee el vehículo es vital para llevar
el valor del kilometraje a la par cuando el odómetro (o tacómetro) físico del vehículo ha
dado la vuelta. El campo Contrato utilícelo para especificar el valor que tendrá en los
reportes de Hoja de Vida y Reporte a Servicios de vehículos y para colocar el valor por
defecto en la empresa de las Guías del viaje.

16
 Manual de usuario

TIP: El campo Kilometraje de los datos técnicos actualiza la información de los kilómetros recorridos solamente
del vehículo. Si desea actualizar el kilometraje para el vehículo actual y todos sus componentes asociados
(Remolques, neumáticos del vehículo actual y remolques y piezas serializadas) debe hacerlo desde el menú
VEHICULO>ACTUALIZAR KILOMETRAJE. Este campo Kilometraje de la ventana actual es editable solo con
permisos del Administrador, cada vez que edita esta información se guarda una traza histórica del antiguo
kilometraje y se almacena el nuevo valor con el usuario, la fecha y hora de modificación actuales.

TIP: El campo Conductor posee en su lista los nombres de cada chofer disponible en color negro y los choferes
ya asignados a otros vehículos en color rojo.

Para asignar a cada chuto el remolque correspondiente de entre los disponibles, debe llenar
primero los datos de cada uno de los remolques en la misma ventana de datos de vehículos
(entiéndase que cada remolque o cava es otro vehículo particular) posteriormente sobre el
vehículo automotor actual haga clic en el vínculo Asignación de Remolques… ubicado en la
sección inferior central de la ventana, una vez hecho clic en esta última opción, aparecerá
una ventana de Asignación de remolques (Véase la Figura 4.5 del lado derecho) en donde
podrá asignar, mediante los botones de traspaso señalados con flechas en la parte inferior
central de la ventana, uno o más remolques de la lista de remolques disponibles del panel
izquierdo hacia el panel derecho de los remolques ya asignados. Para desasignar uno o más
remolques del vehículos simplemente ejecute la misma acción pero en sentido contrario
utilizando los botones de traspaso que poseen flechas en la dirección deseada.

TIP: Asegúrese de escoger primero la fecha de asignación del remolque y las observaciones antes de realizar
la asignación al vehículo actual con los botones de traspaso, ya que la asignación toma en cuenta al momento
de traspasar de un panel hacia el otro, los datos de la asignación de esta sección al momento de ejecutar el
movimiento. La lista de remolques disponibles posee los nombres de cada remolque que no posee ningún
vehículo asociado en color negro y en color rojo aquellos remolques que ya han sido asignados a otros
vehículos actualmente. Cada vez que asigne o desasigne un remolque a un vehículo se genera una traza
histórica del movimiento donde se almacenan los valores del usuario actual, la fecha y hora de asignación.

Figura 4.5

17
 Manual de usuario

Utilice el vinculo Documentos… para registrar los documentos pertinentes para cada
vehículo. Para conocer más información acerca de esta utilidad puede referirse al párrafo 2
de la sección la sección 4.3.3 del manual para conocer más detalles acerca de esta
funcionalidad de la aplicación aplicada con el ejemplo de los empleados del programa. Por
último en el vinculo Detalles… podrá ver una ventana con detalles completos de varias
categorías (datos básicos, técnicos, localización, información histórica, fotografías, etc.)
agrupados por pestañas para el vehículo actualmente seleccionado, esta ventana es de solo
lectura y podrá visualizarla a lo largo de varias ventanas en el sistema.

4.4.8. Actualización de Kilometraje de vehículos

Haga clic en el menú VEHÍCULOS>ACTUALIZAR KILOMETRAJE y seleccione un vehículo de la

lista (Figura 4.6) para modificar el kilometraje del mismo y de todos sus componentes
asociados actualmente (Remolques, neumáticos propios y de los remolques asociados y el
kilometraje de las piezas serializadas instaladas). Una vez seleccionado podrá visualizar
algunos detalles en referencia al kilometraje actual y realizar la modificación, una vez hecho
clic sobre el botón Aceptar, utilizando una de las siguientes dos opciones disponibles:

 Restablecer odómetro en: Establezca directamente el valor del kilometraje del

vehículo mediante esta opción. La diferencia (positiva o negativa) se sumara o se
restara a los componentes asociados.
 Adicionar al odómetro kms: Le suma al kilometraje actual del vehículo y sus
componentes la cantidad señalada en el valor especificado. Si el usuario actual posee
permisos de Administrador, coloque un valor negativo para restar el kilometraje
señalado al vehículo y a sus componentes asociados.

Figura 4.6

TIP: Si desea alterar el kilometraje del vehículo sin afectar a todos sus componentes asociados ingrese a la
ventana de datos de vehículos desde el menú VEHÍCULOS>DATOS y modifique el campo Kilometraje. Este
campo en esa ventana es editable solo con permisos del Administrador, cada vez que edita esta información se
guarda una traza histórica del antiguo kilometraje y se almacena el nuevo valor con el usuario, la fecha y hora
de modificación
4.5. Datos de actuales
Usuarios al igual
delque en esta ventana de Actualizar kilometraje.
sistema
18
 Manual de usuario

Haga clic en el menú OPCIONES>USUARIOS para registrar los usuarios del sistema que
utilizaran la aplicación de TRANSPORTEX. Escriba el nombre o la descripción del usuario en
el campo Nombre del usuario de la ventana (Figura 4.7), este campo puede contener
espacios en blanco si es de su preferencia. Por defecto al crear un nuevo usuario se
establece su contraseña en blanco, utilice el botón Cambiar contraseña para abrir una
ventana de modificación de la contraseña del usuario seleccionado una vez validados los
datos correspondientes en esta ultima ventana.

TIP: Para comodidad del usuario, la contraseña de usuario NO distingue entre mayúsculas y minúsculas. Una
vez establecida la contraseña del usuario desde la ventana Cambiar contraseña, esta se almacena
inmediatamente, no es necesario hacer clic en el botón Guardar de la ventana principal de datos de usuarios.

Figura 4.7

En el grupo de Privilegios de seguridad seleccione el tipo de privilegios que tendrá el usuario

entendiendo que un nivel de seguridad del tipo “Administrador” posee permisos ilimitados
para el acceso y uso completo de toda la aplicación, asimismo para la administración de
todos los registros de los datos de usuarios del sistema. Para conceder acceso limitado a
solo determinadas ventanas del sistema seleccione la opción “Operador del sistema” y
establezca de la lista de verificación inferior, mediante una marca de verificación activa, las
ventanas y reportes a los cuales tendrá acceso el usuario seleccionado. Los usuarios

19
 Manual de usuario

operadores del sistema solo pueden visualizar y modificar los datos de usuarios de su propio
registro en esta ventana.

TIP: Asegúrese de establecer al menos un usuario del sistema con privilegios de seguridad del tipo
“Administrador”. El sistema validará que siempre exista al menos un usuario con privilegios de seguridad de
este tipo al almacenar los datos.

5. MÓDULO DE GESTIÓN DE NEUMÁTICOS

5.1. Datos de Neumáticos

Para registrar los datos de los neumáticos, primero es necesario verificar y/o registrar otros
datos necesarios para establecer los datos de los registros de cada neumático en la
empresa. Estos datos son:

5.1.1. Datos de Dimensiones de neumáticos

Haga clic en el menú NEUMÁTICOS>DIMENSIONES para registrar los datos de todas las
dimensiones (comúnmente comerciales) de neumáticos. Este dato es alfanumérico y podrá
establecer el valor y el estilo visual que desee, como “59/80 R63”, o “275/70 R22.5” por
ejemplo. Este dato es fundamental para registrar su inventario de modelos de neumáticos.

5.1.2. Datos de Usos de neumáticos

Haga clic en el menú NEUMÁTICOS>USOS, para registrar los datos de los usos de
neumáticos, tales como “Dirección”, “Tracción” o “Mixto” por ejemplo, y que ha de utilizar
para registrar su inventario de modelos de neumáticos.

5.1.3. Datos de Tipos de neumáticos

Haga clic en el menú NEUMÁTICOS>TIPOS, para registrar los tipos de neumáticos,

refiriéndose a “Radial” o “Convencional” por ejemplo, y que ha de utilizar para registrar su
inventario de modelos de neumáticos.

5.1.4. Datos de Diseños de bandas de neumáticos

Haga clic en el menú NEUMÁTICOS>DISEÑOS DE BANDA, para registrar los diseños de

banda de rodamiento de los neumáticos, este ítem es sumamente importante si su empresa
envía neumáticos a reencauchar (reconstruir cambiando la banda o el “dibujo” de la nueva
capa del neumático). Si Usted no configura ningún diseño, siempre podrá guardar cada
neumático con la opción “Original” (valor por defecto). De necesitarlo puede adjuntar una
fotografía del diseño de banda para recordar más fácilmente la misma al consultar los
neumáticos en el futuro. Algunos valores comunes para los datos de esta ventana son:
“XZA2”, “XHA2”, “XZE2”, etc. Este dato es fundamental para registrar su inventario de
modelos de neumáticos.

5.1.5. Datos de Fabricantes de neumáticos

Haga clic en el menú NEUMÁTICOS>FABRICANTES para registrar los datos de los fabricantes
de neumáticos (entiéndase marcas, teles como “Michelin”, “Bridgestone” o “Goodyear”) que
ha de utilizar para registrar su inventario de modelos de neumáticos.

20
 Manual de usuario

5.1.6. Datos de Modelos de neumáticos

Haga clic en el menú NEUMÁTICOS>MODELOS, para registrar los modelos de neumáticos

(entiéndase línea, tales como “T8050”, “Xerion”, etc.) que ha de utilizar para ingresar su
inventario especifico de neumáticos utilizando los datos registrados en los pasos anteriores
(Esta ventana NO son los datos de cada neumático en especifico, sino solo de la definición
de los modelos universales de neumáticos de los fabricantes). Es importante señalar que en
la sección de Datos Técnicos (Figura 5.1), el usuario podrá definir la duración promedio, en
kilómetros recorridos, que debería rendir cada modelo de acuerdo a la información técnica
suministrada por el fabricante, así como el espesor inicial en milímetros de la capa de
rodamiento del modelo en cuestión. También podrá ingresar la información a tomarse en
cuenta para la vida útil del modelo, tales como el Kilometraje para el primer y demás
reencauchados sucesivos de la banda que medirá la máxima duración tolerable de la banda
del neumático antes de reencaucharlo y por último el Espesor para el primer y demás
reencauchados sucesivos que medirá el mínimo espesor tolerable de la banda del neumático
antes de reencaucharlo. Ambas informaciones (Datos técnicos y datos de reencauchado) son
necesarias para proveer al sistema acerca de la medición de la vida útil de cada neumático
del modelo especifico realizando cálculos del nivel de desgaste actual de cada neumático en
diferentes ventanas del sistema, de no proveer alguno de estos datos, el sistema
desconocerá el nivel de desgaste no logrando establecer de forma grafica el nivel actual de
desgaste para todos los neumáticos del modelo en especifico.

TIP: Puede desactivar los datos del 1er reencauchado (Kilometraje y espesor) para la ventana de datos de los
modelos de neumáticos y utilizar los mismos valores del kilometraje y espesor para reencauchados sucesivos
para facilitarle la labor del ingreso de datos. Esto último lo puede realizar ingresando en el menú
OPCIONES>CONFIGURACIÓN desactivando la opción de Mostrar datos de la 1ra reencauchada en los datos del
modelo del neumático en la ficha Neumáticos.

Figura 5.1

21
 Manual de usuario

Por lógica secuencial, lo que debería continuar es la creación de cada neumático como tal,
sin embargo, al registrarse cada neumático en el sistema, por defecto este se guarda en
algún almacén, por lo que es importante primero dar un recorrido por los elementos de este
menú.

5.1.7. Datos de Tipos de Almacenes

Haga clic en el menú ALMACENES>TIPOS para registrar los tipos de almacenes que maneja
en su empresa (Figura 5.2), estos tipos de almacenes son los nombres o categorías de
almacenes o depósitos que existe en su empresa para almacenar tantos los neumáticos
como las piezas serializadas, materiales y repuestos mecánicos (Esto último solo disponible
con la adquisición del modulo adicional de Inventario). Es en esta ventana donde colocara
los nombres de los distintos almacenes de neumáticos, tales como “Inventario general”,
“Desechados”, “Para reparar”, “Para reencauchar”, etc. Puede establecer una imagen que
identifique a cada tipo de almacén, y a través de la casilla Orden se determina la posición en
que aparecerá cada uno en las listas que se mostrarán en las ventanas de gestión (Este
mismo campo posee la misma utilidad en los datos de otras ventanas del sistema). También
debe señalarse si el tipo de almacén genera una actividad, es decir, si al mover un elemento
(en este caso el neumático) hacia ese almacén debe generarse automáticamente en el
sistema una actividad (entiéndase Tarea de mantenimiento) para ese elemento al cual se le
hará seguimiento acerca del cumplimiento de la misma (Véase la sección 6 del manual para
conocer más detalles del registro de Actividades). Por defecto existen tres almacenes
exclusivos para la administración de neumáticos creados en el sistema por defecto:
“Desechados”, “Inventario General” y “Reencauchar”. Si su empresa, por ejemplo, no
acostumbra a enviar a reencauchar neumáticos puede eliminar o desactivar este último
almacén. También puede crear otros según necesite.
TIP: Para desactivar un almacén del sistema es necesario que no tenga elementos en el, es decir, debe estar
vacio. Para vaciar un almacén es necesario asignar cada uno de los elementos contenido en el (los neumáticos
para el caso de ejemplo) a un vehículo o a otro almacén distinto.

Utilice el valor del campo Existencia mínima para establecer la aparición en las alertas del
sistema cuando la cantidad de ítems en este Tipo de almacén sean inferiores a la cantidad
ingresada en este campo.

Figura 5.2
22
 Manual de usuario

TIP: El campo de verificación Exclusivo para neumáticos aparece visible solo si ha adquirido el modulo adicional
de Inventario. Esta marca de verificación determina si el tipo de almacén es para ser usado para neumáticos
5.1.8.
(valor Datos de los
por defecto) Motivos
o para almacenarde ingreso
piezas de Almacenes
serializadas, materiales y/o repuestos mecánicos.

Haga clic en el menú ALMACENES>MOTIVOS DE INGRESO para registrar los datos de los
motivos (Entiéndase el Concepto de ingreso) por los que entra un elemento, en este caso
neumáticos, a un almacén (Figura 5.3). Nótese como cada motivo de almacenamiento está
asociado directamente a un tipo de almacén específico.

TIP: El campo Cambiar el estado de neumáticos automáticamente a establece de forma automática el valor del
campo Estado perteneciente al neumático (véase figura 5.4 de la ventana de datos de neumáticos) cada vez
que realiza una asignación del neumático utilizando el motivo de almacenamiento seleccionado.

Figura 5.3

TIP: Para desactivar un motivo de almacenamiento, es necesario que no tenga ningún elemento bajo el
concepto seleccionado. Para hacer esto último es necesario asignar cada uno de los elementos (los neumáticos
para el caso de ejemplo) del motivo seleccionado a otro motivo o concepto de almacenamiento diferente.

Una vez registrados los tipos de almacenes y motivos de almacenamiento, es recomendable

revisar los valores en la configuración del sistema desde el menú
OPCIONES>CONFIGURACIÓN específicamente los campos contenidos en el grupo Motivo de
almacenamiento de neumáticos de la pestaña Almacenes. Los valores de estos 4 campos
contenidos en este grupo debe revisarlos y/o modificarlos de acuerdo a la utilidad de cada
uno, los cuales se explican a continuación:

General: Seleccione el motivo de almacenamiento que utilizará para almacenar un

neumático cuando ingrese un nuevo registro de neumático desde la ventana de Datos de

23
 Manual de usuario

neumáticos con un kilometraje mayor a cero (Véase la sección 5.1.9 para conocer como
registrar datos de neumáticos en el sistema)
Cuando es nuevo: Seleccione el motivo de almacenamiento que utilizara para almacenar un
neumático cuando ingrese un nuevo registro de neumático desde la ventana de Datos de
neumáticos con un kilometraje igual a cero.
Cuando es reencauchado: Seleccione el motivo de almacenamiento que utilizara para
almacenar un neumático cuando ingrese un nuevo registro de neumático desde la ventana
de Datos de neumáticos con valores establecidos dentro de los campos del grupo de Datos
de reencauchado.
Cuando se completa una actividad: (Este valor no se utiliza salvo cuando se completan
tareas de mantenimiento en el sistema. Véase la sección 6.3.2 del manual para conocer más
sobre este valor de la configuración)

5.1.9. Registro de Neumáticos

IMPORTANTE: Para llevar a cabo el registro de los neumáticos, es necesario que el personal de la empresa
haya identificado previamente cada neumático de su flota y depósitos de manera única e irrepetible, cada uno
con un NÚMERO que puede ser un máximo de 8 cifras. Esta numeración servirá para hacer seguimiento a cada
neumático durante su vida útil, tanto dentro como fuera del sistema.

Haga clic en el menú NEUMÁTICOS>DATOS, para registrar los datos de cada neumático
especifico de su empresa. Para ingresar la información de cada neumático debe ingresar la
información que identifica a cada uno en el campo Identificación (Figura 5.4), el sistema no
permitirá asignar el mismo valor de este campo a ningún otro neumático. Existen además
otros campos de fácil comprensión en la ventana para llenar los datos de neumáticos, sin
embargo los datos de más relevancia son los campos compuestos por el grupo de Datos
técnicos: Espesor y Kilometraje, los cuales debe tener especial cuidado al ingresar estos
datos, ya que por cada vez que actualice estos campos se generará nueva información
histórica de estos valores con la fecha actual en el sistema.

Figura 5.4

24
 Manual de usuario

TIP: Los datos de compra se reflejarán en los reportes y estadísticas de los gastos generales de la empresa
para el periodo que visualice el reporte o grafico en cuestión.

En el grupo de Datos de Reencauchado, se colocan la información para establecer que el

neumático seleccionado se le ha reimplantado la banda de rodamiento al menos una vez.
Active la casilla para llenar los datos de la última reencauchada (la más reciente), puede
presionar el vínculo de Última fecha: para abrir la ventana de Reencauchados históricos e
ingresar otras fechas más antiguas donde se realizó el reencauchado, esto es útil cuando
desee que el sistema calcule el número de veces que se ha reencauchado el neumático de
acuerdo a la información histórica del neumático.

5.2. Asignación de neumáticos a vehículos

Haga clic en el menú NEUMÁTICOS>ASIGNACIÓN EN VEHÍCULOS para abrir la ventana de

Asignación de Neumáticos, esta ventana es la herramienta donde asigna de forma gráfica
cada neumático a cada vehículo (Figura 5.5), contiene los siguientes componentes que le
ayudara a comprender su total utilización:

 Lista de vehículos (1): Muestra la lista de vehículos creados en sistema,

agrupándolos por matrícula, serial, conductor, tipo, fabricante o uso, con el objeto de
facilitar la búsqueda, de manera que al hacer clic sobre algún vehículo se mostrará la
representación grafica del mismo en el diagrama de ejes (2) con los neumáticos
instalados actualmente (para configurar la visualización de los ejes de cada vehículo,
debe ajustar la Configuración de ejes del modelo del vehículo, Véase la sección 4.4.5
del manual).
 Diagrama de ejes (2): Permite visualizar la ubicación de los neumáticos instalados
en el vehículo seleccionado, incluyendo los puestos de repuestos (en caso que hayan
sido debidamente ajustados en la Configuración de ejes del modelo del vehículo).
Esta sección permite gestionar la ubicación de los neumáticos mediante el arrastre
del mouse (drag & drop) de cada neumático de forma visual desde la ubicación en
otro eje dentro de esta sección o desde la Lista de neumáticos del Almacén (5).
 Sección de detalles (3): Muestra los datos básicos, técnicos, localización, historial
y cualquier otro detalle del neumático; para que muestre la información de algún
neumático solo debe arrastrarse desde su ubicación en el vehículo dentro del
diagrama de ejes (2) o desde un ítem de la Lista de neumáticos del Almacén (5)
hasta cualquier punto de esta área en cuestión.
 Lista de almacenes (4): Muestra la lista de almacenes creados por el usuario en el
sistema. Seleccione cualquier almacén para reflejar la lista de neumáticos disponibles
del almacén actual dentro de la sección Lista de neumáticos del Almacén (5).
Asimismo, dentro de la lista se incluyen adicionalmente tres almacenes virtuales
deducidos por el sistema, estos son: Instalados, No Disponibles, Sin Asignar.
 Lista de neumáticos del almacén (5): Muestra todos los neumáticos ubicados
actualmente dentro del almacén seleccionado de la Lista de Almacenes (4). Esta
sección le permite gestionar los neumáticos mediante el arrastre del mouse (drag &
drop).

TIP: Para cambiar los nombres de los almacenes virtuales de Instalados, No Disponibles y Sin Asignar, ingrese
desde en el menú OPCIONES>CONFIGURACIÓN y cambie los valores de los campos del grupo Nombres de
almacenes virtuales en la ficha Almacenes.

25
 Manual de usuario

Lista de vehículos (1) Diagrama de ejes (2) Sección de detalles (3) Lista de Almacenes (4)

Lista de neumáticos del Almacén (5)

Figura 5.5

Puede mover un neumático desde un almacén hasta la posición exacta en el vehículo que
desee llevarlo, simplemente seleccione exactamente la figura compuesta por un pequeño
neumático de la Lista de neumáticos del Almacén (5) sujetando el clic de mouse y
arrastrando hasta la posición de un eje vacio en el Diagrama de ejes (2) del vehículo,
también podrá mover neumáticos directamente desde un vehículo a otro, haciendo uso del
recuadro “Temporal”.

TIP: También puede realizar movimientos entre almacenes de uno a otro. Para hacer esto simplemente
arrastre con el mouse el neumático ubicado en un eje o lista de almacén, pero en vez de soltarlo sobre una
posición vacía dentro del Diagrama de ejes (2) del vehículo, lo suelta sobre el nombre del almacén en la sección
de Lista de Almacenes (4).

26
 Manual de usuario

Para cada movimiento que realice puede hacer clic en el botón Aceptar, ubicado bajo la
Lista de Almacenes (4), por cada movimiento efectuado se abrirá una ventana donde podrán
registrase los detalles del movimiento. También puede efectuar todos los movimientos que
desee y esperar al final para hacer clic en el botón de Aceptar para guardar todos los
movimientos realizados. Si quisiera salir sin guardar ningún movimiento efectuado, haga uso
del botón Cancelar. En esta ventana logrará reflejar de manera gráfica todo lo que haya
hecho o este por hacerse físicamente, de manera que a través del sistema obtendrá un
panorama exacto de ubicación de sus neumáticos.

TIP: Si desea intercambiar un neumático por otro en el mismo eje y la misma posición, deberá primero quitar
el neumático actual colocándolo en otro eje distinto del vehículo o utilizando el espacio temporal de asignación
y guardar los cambios mediante el botón de Aceptar, esto hará que físicamente en los datos de los ejes del
vehículo se haya desocupado esa posición y ahora si podrá asignar el neumático deseado a la posición vacía
que quedó del neumático anterior.

5.3. Actualización de espesor de los neumáticos

Haga clic en el menú NEUMÁTICOS>ACTUALIZAR ESPESOR para abrir la ventana de

Actualización de espesor de Neumáticos, esta ventana es la herramienta donde se mostrará
la lista de neumáticos instalados en el vehículo seleccionado (Figura 5.6), incluyendo sus
remolques asociados, para ejecutar la actualización del valor del espesor anterior por el
nuevo valor actual medido en milímetros. Cada vez que edite el valor del espesor, el sistema
colocara una fecha de actualización del mismo de forma automática que podrá editar de ser
necesario, así mismo como colocar alguna observación para la actualización del espesor de
cada neumático. Una vez guardados los datos en esta ventana, se genera una traza histórica
del actual espesor donde se almacenan los valores del usuario actual, la fecha y hora de
actualización.

Figura 5.6

27
 Manual de usuario

5.4. Movimientos en lotes de neumáticos en almacenes

Haga clic en el menú ALMACENES>ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES para abrir la ventana
de Administración de Almacenes de Neumáticos, esta ventana es la herramienta donde
podrá reasignar en lotes uno o varios neumáticos desde un tipo de almacén hacia otro
(Figura 5.7), sin la necesidad de utilizar la ventana de asignación de Neumáticos arrastrando
de uno a uno cada neumático de la lista. Para asignar los neumáticos simplemente
seleccione el Motivo de Ingreso de la parte superior de la ventana, una vez seleccionado el
motivo aparecerán en el panel derecho de la ventana los neumáticos YA ASIGNADOS al tipo
y motivo de almacenamiento seleccionado y en el panel izquierdo aparecerán todos los
neumáticos disponibles que podrá mover hasta el panel derecho para asignarlos al motivo y
tipo de almacén actual. Utilice los botones de traspaso señalados con flechas en la parte
inferior central de la ventana, para asignar o deshacer la asignación de los elementos de un
panel a otro, tenga en cuenta que no podrá desasociar un elemento ya asignado si no se ha
ejecutado dicha asignación recientemente en la ventana. Por último, recuerde seleccionar la
fecha y escribir las observaciones respectivas de la parte superior de la ventana antes de
asignarle al neumático; mediante los botones de traspaso, el nuevo motivo y tipo de
almacén seleccionado.

Figura 5.7

TIP: Cada vez que guarda los datos de asignación de esta ventana se guarda una traza histórica del antiguo
motivo de ingreso y tipo de almacén donde se encontraba ubicado y se almacenan los nuevos valores de la
ubicación con el usuario, la fecha y hora de ingreso actuales.

28
 Manual de usuario

6. MODULO DE ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO

6.1. Antes de registrar Actividades

Para registrar los datos de cada una de las Actividades (entiéndase Tareas de
mantenimiento), primero es necesario verificar y/o registrar otros datos necesarios para
establecer los datos de los registros de cada actividad a programar y controlar dentro del
sistema. Estos datos son:

6.1.1. Definición de Actividades para vehículos

El primer paso para trabajar eficientemente con este módulo es definir la agrupación de las
actividades para vehículos a través del menú ACTIVIDADES>DEFINICIÓN>GRUPO DE
ACTIVIDADES DE VEHÍCULOS. Estos datos (Véase la ventana del lado izquierdo de la figura
6.1), son una definición de cada nombre del grupo genérico a la cual pertenece el catalogo,
tabla o listado de actividades que se pueden realizar en su empresa como tareas de
mantenimiento, NO SON CADA UNA DE LAS ACTIVIDADES COMO TAL. Por ejemplo, puede
crear los grupos “Motor”, “Sistema Eléctrico”, “Frenos”, etc. Estos ítems permitirán agrupar
las actividades específicas que se definirán posteriormente, de manera que sea el criterio
usado para organizar y filtrar las actividades individuales en los diferentes reportes y
ventanas del sistema.

Posteriormente, haga clic en la opción ACTIVIDADES>DEFINICIÓN>ACTIVIDADES PARA

VEHÍCULOS en donde creará todos los nombres de actividades específicas de vehículos que
requieren un seguimiento (Véase la ventana del lado derecho de la figura 6.1), estos datos
son una definición de cada nombre del catalogo, tabla o listado de actividades que se
pueden realizar en su empresa como tareas de mantenimiento, NO SON CADA UNA DE LAS
ACTIVIDADES COMO TAL. Por ejemplo, puede crear las descripciones de “Cambio de filtro de
aceite”, “Revisión del motor”, “Reparación de sist. encendido”, etc. Cada una debe ser
asociada al grupo (o varios grupos a la vez según su criterio) que pertenezcan de la lista que
ha sido definida previamente según lo expuesto en el párrafo anterior.

Figura 6.1

El campo Acción para P.S. al finalizar (Solo disponible con la activación del modulo adicional
de Inventario) indica el comportamiento que tendrá la ventana de Finalización de actividades
(Figura 8.7 de la sección 8.3) con respecto a la sección inferior de traspasos de Piezas

29
 Manual de usuario

Serializadas. Al colocar este campo en el valor “Asignación desde el almacén” solo podrá
mover las Piezas de izquierda a derecha sobre la ventana anteriormente mencionada. Si
selecciona la opción “Movimiento hacia el almacén” podrá solo mover las Piezas de derecha
a izquierda sobre esta sección. La opción “Movimiento y asignación” indica que puede mover
Piezas en cualquier sentido y finalmente la opción de “Ninguna” restringe el traspaso de
Piezas serializadas sobre la ventana de Finalización de actividades en cualquier sentido.

6.1.2. Definición de Actividades para neumáticos

Haga clic en ACTIVIDADES>DEFINICIÓN>ACTIVIDADES PARA NEUMÁTICOS en donde

creará todos los nombres de actividades específicas para neumáticos que requieren un
seguimiento, estos datos son una definición de cada nombre del catalogo, tabla o listado de
actividades que se pueden realizar en su empresa como tareas de mantenimiento para los
neumáticos, NO SON CADA UNA DE LAS ACTIVIDADES COMO TAL. Por ejemplo, puede crear
las descripciones de “Reparación de banda de rodamiento”, “Reencauchar con el proveedor”,
“Revisión de presión de aire”, etc.

6.2. Registro de Actividades

Una vez definido el catalogo, tabla o el listado de valores de los tipos de actividades a
realizar descrito en el paso anterior, ya estará listo para crear una nueva Actividad en el
sistema. A continuación se describe paso a paso señalando los detalles para llevar a cabo
este proceso:

6.2.1. Listado de Actividades

Haga clic en el menú ACTIVIDADES>DATOS para mostrar una ventana de la lista de las
actividades registradas (Figura 6.2), por medio de esta ventana podrá ingresar una nueva
actividad o editar (ambas acciones por medio de otra ventana distinta) la actividad
seleccionada de la lista o eliminarla inclusive, utilizando los botones de la parte inferior de la
ventana: Nuevo, Modificar y Eliminar. Si es primera vez que ejecuta el sistema o nunca
ha registrado actividades anteriormente, este listado estará vacio.

Las actividades que se muestran en rojo de la lista son aquellas para las que ya se ha
cumplido la condición de Inicio (sea por fecha o por kilometraje alcanzado, véase el punto
6.2.2 para conocer más detalles de las condiciones de inicio de una actividad) y por tanto
merecen inmediata atención. No debe confundirse la función de esta ventana con la ventana
de Alertas del Programa, esta última presentará las alarmas correspondientes a cada una de
las actividades que aparecen en rojo, sin embargo la edición, inclusión o eliminación de
cualquier actividad debe realizarse a través de esta ventana de Datos de Actividades (Figura
6.2). Dentro de esta ventana existe un vinculo en la parte inferior derecha: Mostrar las
actividades completadas y canceladas, utilice esta opción para visualizar las actividades
completadas dentro de esta lista (señaladas mediante un estilo de letras en tachado) y las
actividades canceladas (señaladas mediante letras en color gris). Solo se mostrarán las
actividades completadas y canceladas que cumplan con los parámetros de búsqueda
actuales o de apertura inicial de la ventana del listado de actividades (Véase el siguiente Tip)
TIP: La ventana del listado de actividades se abre originalmente con los datos de todas las actividades que
posean un estado diferente de Completada y Cancelada. Para estos dos últimos estados solo se mostrarán en
la lista de la ventana solo aquellas actividades que se establecieron algunos de estos dos estados en días
recientes y se haya hecho clic en el vinculo Mostrar las actividades completadas y canceladas. Para configurar
Enel la
número
partedesuperior
días en que desea visualizar
derecha estos datos
de la ventana en la ventana
existe de actividades
un vinculo Ver sólosimplemente
grupo de ingrese en el
actividades,
menú OPCIONES>CONFIGURACIÓN y cambie el valor en el campo Mostrar los datos de las actividades
este vinculo permite visualizar la lista de cada grupo de actividades que se registran para
completadas en la ventana por del grupo de Actividades y alertas del programa de la ficha General.
30
 Manual de usuario

asignar varios elementos a la vez a una tarea de mantenimiento que poseen en común
(Véase el punto 6.2.3 del manual para conocer más detalles de cómo ingresar una misma
actividad para múltiples elementos. Estos NO SON los grupos de definición de actividades
vistos en el primer párrafo del punto 6.1.1). Tenga en cuenta que los botones de Modificar
y Eliminar realizarán ahora las acciones sobre los registros seleccionados de esta sección de
Lista de Grupos de actividades.

Figura 6.2

TIP: Puede visualizar el Código de la actividad en esta y as demás ventanas del sistema activando el campo
Mostrar el código de la actividad en todas las ventanas en la pestaña Actividades de la Configuración general.

Como se explico al principio, usted puede hacer uso del botón Eliminar para eliminar una
actividad seleccionada en la lista, no obstante, este botón posee diferentes acciones que se
habilitarán de la siguiente forma: Si escoge una actividad de la lista que no posee
periodicidad (Véase el siguiente punto del manual para conocer los campos y que significa
exactamente que una actividad sea periódica), entonces el sistema simplemente le alertará
acerca de si desea eliminar la actividad seleccionada en cuestión. Ahora bien, si escogió una
actividad periódica, aparecerá una ventana señalando ¿que desea eliminar?, ¿Si solo la
actividad actualmente seleccionada o todas las actividades (actual y anteriores) que se
generaron de forma repetitiva a lo largo de la vida del elemento?. Esto último, para el caso
de las actividades que fueron generadas a partir de un Grupo de actividades; no se podrán
eliminar directamente, para eliminarlas todas debe ubicar el grupo de actividad que las creó
y seleccionar la acción de Eliminar todas las repeticiones de la actividad seleccionando el
Grupo de actividad adecuado de la lista. Tenga en cuenta que la acción de Eliminar, para
cualquier caso, una vez ejecutada no se puede deshacer.
TIP: Al eliminar la última actividad generada de una actividad anterior que se ha generado de forma periódica,
ésta última, por normas del sistema, se volverá a crear en un lapso corto de tiempo. Si lo que usted desea es
6.2.2.
eliminarRegistrar
las próximasActividades
repeticiones depara un elemento
la actividad en sí, debe modificar esta última actividad y quitarle la
propiedad de periodicidad y guardar los datos, además, también podrá, si lo considera adecuado, colocarle el
estatus como cancelada si jamás se ejecuto la actividad que es lo más probable.

31
 Manual de usuario

Para registrar una nueva actividad debe hacerse clic sobre el botón Nuevo de la ventana de
Listado de actividades (descrita anteriormente en el punto 6.2.1 del manual), al hacerlo se
mostrará una pequeña ventana para seleccionar el tipo de actividad que desea crear:

 Actividad Estándar: Esta clase de actividad es una tarea que se ejecuta para un
solo elemento exclusivamente y que puede o no ser programada para repetirse en un
futuro. Utilice esta opción para Registrar una actividad para un elemento.
 Grupo de Actividades: Esta clase de actividad es una tarea para uno o más
elementos que poseen el mismo tipo de actividad, la misma periodicidad y puede o
no ser programada para repetirse en un futuro. Utilice esta opción para registrar una
actividad para múltiples elementos (Véase la sección 6.2.3 del manual)

Escoja la primera opción y haga clic en Aceptar, inmediatamente aparecerá la ventana de

Actividades (Figura 6.3 y principal ventana del modulo de Actividades de mantenimiento)
lista para registrar una nueva actividad que vaya a ejecutarse o que ya se ejecutó, para
algún vehículo, neumático o pieza serializada en especifico (Esto último solo disponible con
la adquisición del modulo adicional de Inventario).

Figura 6.3

32
 Manual de usuario

A continuación se explican cada colección de campos en la ventana y la forma de utilizarlos:

 Grupo: Solo se muestra si la actividad aplica para un vehículo (propiedad que se

señala más abajo en Elemento de la Actividad. Si aplica para neumáticos este campo
no aparece. En la etiqueta de este campo usted podrá hacer clic con el mouse y
podrá abrir la ventana de Definición de grupo de actividades para vehículos.
 Actividad: Debe señalarse aquí específicamente que actividad de las predefinidas es
la que se está registrando. Este campo proviene de los valores ingresados en la
sección 6.1 del manual. En la etiqueta de este campo usted podrá hacer clic con el
mouse y podrá abrir la ventana de Definición de actividades para
Vehículos/Neumáticos según sea el caso.
 Estado: Se muestran los posibles valores para establecer el estatus de la actividad
actual. Cuando se coloca un actividad con el estatus de Completada o Cancelada, el
sistema en pocos minutos generara de forma automática la próxima actividad con los
datos de tiempo o kilometraje en que debe cumplirse la siguiente, en caso de ser
periódica (Véase la descripción del botón Periodicidad).
 Tipo: Señala si la actividad es de tipo Preventiva o Correctiva. Es muy importante
para llevar un control de las estadísticas de desempeño de actividades en el sistema.
 Elemento de la Actividad: Esta opción permite señalar si la actividad que está
registrándose aplica para un vehículo, un neumático o una pieza serializada (Esto
último solo disponible con la adquisición del modulo adicional de Inventario). Si
escoge Neumático se mostrará una lista de todos los neumáticos existentes. Si
escoge Vehículo se mostrará una lista de todos los vehículos existentes (para
Actividad Estándar) u opciones varias previamente expuestas.
 Responsabilidad de la actividad: En este espacio se muestra que usuario del sistema
crea la actividad y permite asignar un responsable para la ejecución de la actividad
como tal.
 Inicio: Aquí se especifica el inicio de la actividad, si es en base a una fecha o por
kilometraje especifico. Existen también otros campos adicionales como la Fecha de
Finalización real y el Kilometraje de Finalización que se activan y se llenan de forma
automática por el sistema cuando se completa la actividad, puede editar estos
valores según sus criterios, teniendo en cuenta que ambos valores son vitales para
llevar un control de las estadísticas de desempeño de actividades en el sistema.
 Programación: En este espacio, en el campo de Avisar le permitirá establecer la
antelación del aviso de acuerdo a la escogencia del tipo de Inicio (si fue por fecha o
en kilometraje). La Periodicidad, a través del botón que lleva este nombre, abre la
ventana de Periodicidad de la actividad (figura 6.4), la cual posee una serie de
campos que convierten a la actividad en repetitiva, es decir, que cumple con un ciclo
periódico de repetición cada cierto intervalo regular de tiempo o de kilómetros, tal
como el caso en la práctica de un cambio regular de aceite o de algún repuesto. Esta
última opción es ideal usarla cuando desea ingresar una sola vez la actividad y dejar
que el sistema genere por si solo las actividades consiguientes, una vez Completada
o Cancelada la actividad actual. El campo Crear tarea en Microsoft Outlook generará
un elemento de “Tarea” en Microsoft Office Outlook con los detalles registrados en la
ventana solo en el equipo actual y de estar instalada dicha aplicación.
 Entrega a un proveedor: En este espacio chequee la casilla de verificación para
utilizar los campos de registros del proveedor quien realiza la tarea de la actividad.
Existen varios campos para señalar el proveedor, numero de control que le entrega a
su empresa y diferentes fechas de seguimiento que le ayudaran a realizar estudios de
desempeño de actividades entregadas a proveedores en el sistema.
 Costos: En este espacio ingresa los datos de los gastos por concepto de mano de
obra o de pago a proveedores, siendo para este ultimo si se encuentra activada la
33
 Manual de usuario

casilla de Entrega a un proveedor mas otro campo con el detalle del gasto de
Impuestos (IVA). Adicionalmente existen otros campos como el costo de materiales,
etc. que se explicarán con más detalle en la sección 6.2.4. de este manual.

Figura 6.4

En la ventana de Periodicidad de la actividad, que se visualiza por medio del botón del
mismo nombre en la ventana de Actividades, posee varios campos de los cuales el más
importante es la Frecuencia, es en este campo donde se colocará la constante de repetición
de la actividad según sea el caso (fecha o kilometraje). En el espacio de Intervalo de
repetición existen otros campos adicionales que le ayudaran a darle una culminación
automática a la actividad en caso que lo considere adecuado. Una vez que coloque los
valores apropiados según su criterio, presione Aceptar para convertir la actividad actual en
una actividad repetitiva. Para remover la propiedad de periodicidad de una actividad,
simplemente entre a esta ventana (figura 6.4) y presione el botón de Quitar periodicidad
y luego Aceptar.

Tenga siempre en cuenta que el sistema solo dará paso a la generación de la próxima
actividad consecutiva cuando la actual (o mejor dicho la última) ha sido marcada como
Completada o Cancelada en el campo de Estado de la actividad. También, si desea modificar
el ciclo de repetición de cualquier actividad, debe cambiar las propiedades en la ventana de
Periodicidad de la última actividad generada.

TIP: Por normas del sistema, las nuevas actividades que son periódicas, siempre se crean con los datos
generales y de repetición de la última actividad Completada o Cancelada para el mismo tipo de tarea y
elemento. Para explicar esto un poco mejor, imagine que posee 5 actividades que se han realizado para un
elemento específico (un cambio de aceite para el vehículo XYZ en 5 ocasiones distintas a lo largo del tiempo),
para darle paso a la próxima creación automática de la actividad en el sistema, es decir la 6ta vez a realizar la
misma actividad, el software tomará los datos de la 5ta actividad una vez se haya completado o cancelado
ésta última, y es precisamente con estos datos (la de la 5ta) que se generará la nueva actividad (la 6ta) y así
sucesivamente. Los datos de la 1ra hasta la 4ta actividad nunca jugaran ningún papel en la creación de las
nuevas actividades, para efectos de este ejemplo claro está.

34
 Manual de usuario

6.2.3. Registrar Actividades para múltiples elementos

Si escoge la segunda opción de la pequeña ventana emergente que aparece al hacer clic en
el botón Nuevo de la ventana de Listado de actividades, aparecerá la ventana de Grupo de
actividades (Figura 6.5), esta ventana es útil para crear de forma automática en el sistema
varias actividades estándares (que contiene un solo elemento) para uno o varios elementos
que tengan la misma tarea y periodicidad en común descritos desde esta ventana.

Figura 6.5

Piense exactamente en esta ventana de Grupo de actividades como la forma de crear

automáticamente en el sistema actividades individuales (como las hechas descritas en el
punto 6.2.2 de este manual) partiendo de los datos en común y para los elementos
señalados en el Grupo de actividad. Esta forma de crear las actividades es muy útil para
programar una misma tarea a múltiples elementos y ahorrar el tiempo que emplearía en
ingresar una a una desde la ventana de Actividades estándar.

35
 Manual de usuario

La mayoría de los campos mostrados en esta ventana son similares a los manejados en la
ventana de actividades, salvo las siguientes excepciones explicadas a continuación:

 Estado: Se muestran las opciones para Activar o Desactivar la generación de

actividades estándares para los elementos descritos en el Grupo de la actividad. Por
defecto cada actividad estándar que se genere se creará con el estado de No
comenzada
 Elemento de la Actividad: Esta opción permite señalar si la actividad que está
registrándose aplica para Vehículos, Neumáticos o Piezas serializadas (Esto último
solo disponible con la adquisición del modulo adicional de Inventario). Esta opción
permite escoger todos los vehículos, todos los camiones, todas las cavas o
personalizado (para escoger determinados vehículos en la parte inferior de la
ventana), o todos los neumáticos o una lista personalizada o todas las piezas
serializadas o una lista personalizada. Es en esta opción donde seleccionara el criterio
de elección de todos los elementos los cuales se generará cada actividad estándar.
 Inicio: Aquí se especifica el inicio de la actividad, sea por fecha o por kilometraje, tal
como en el caso de una actividad estándar. No obstante, cuando se generen cada
actividad estándar por cada uno de los elementos se establecerá el inicio de estas
últimas según lo especificado en este campo más (sumándole) lo especificado en el
valor del campo de la frecuencia ingresado en la ventana de Periodicidad. Finalmente,
para el campo de kilometraje, usted podrá utilizar una máscara en este campo que
tiene visualizado un valor virtual de “(Km. actual)”, con este valor virtual, el
kilometraje de inicio no utilizará ninguna constante manual ingresada, sino que
utilizará el kilometraje actual de cada elemento cuya actividad estándar se generará
de forma automática mediante el Grupo de la actividad actual. Puede colocar un valor
sobre este campo si desea que todos los elementos comiencen la actividad
exactamente al mismo kilometraje o eliminar el valor para restablecer el valor virtual
de “(Km. actual)”.

Una vez creadas cada actividad estándar a partir del grupo de actividades, tenga en cuenta
que quien genera los datos de la próxima actividad es la última actividad estándar
completada o cancelada, si desea modificar la periodicidad por ejemplo, en que se crea
actividad, puede modificar la periodicidad desde la ventana del Grupo de actividad que las
contiene y este cambio aplicara para todas las actividades generadas que aun no se hayan
completado o cancelado.

Otros datos de la ventana de Grupo de la actividad se pueden editar si no se ha generado

ninguna actividad estándar. Una vez generada al menos una, solo puede editar algunos
datos del Grupo de la actividad para que se apliquen a las actividades estándar generadas y
solo podrá agregar nuevos elementos (mas no eliminar) al listado y cambiar los valores de la
periodicidad de todas las actividades en función de lo explicado en el párrafo anterior.

TIP: Puede modificar la periodicidad de una sola actividad estándar generada desde un Grupo de actividades,
simplemente editando la periodicidad de la última actividad generada para el elemento específico. Recuerde
siempre que quien genera los datos de la próxima actividad es la última actividad estándar completada o
cancelada, la reedición de las propiedades de periodicidad del Grupo de la actividad es en realidad una ayuda
del sistema para editar todos los valores de periodicidad de cada actividad estándar generada al mismo tiempo.

6.3. Completar las Actividades

Para llevar a cabo la finalización de una actividad (entiéndase que es marcar en el sistema
que una actividad se ya ejecutó por parte de su equipo de mantenimiento y finalizar así el
seguimiento de solo esta actividad en particular según su inicio) simplemente busque la
36
 Manual de usuario

actividad en la ventana de Lista de actividades (Figura 6.2) y haga doble clic sobre el ítem
seleccionado o presione el botón Modificar, una vez ingresado en la ventana principal de
Actividad (figura 6.3) escoja la opción Completada del campo estado. Una vez colocado el
valor señalado se habilitará un vínculo en la parte inferior derecha de la ventana llamado
Finalización de la actividad… el comportamiento de este vinculo se explicará a continuación
en los dos siguientes puntos según la naturaleza del elemento de la actividad.

TIP: También puede colocar una actividad como Cancelada en el campo estado para finalizar su seguimiento en
particular y dar paso a la próxima repetición de la actividad en caso de ser una actividad periódica.

6.3.1. Finalización de actividades para vehículos

Una vez colocada como Completada una actividad, haga clic en el vinculo de la parte inferior
derecha de la ventana en Finalización de la actividad… y se abrirá para el caso de una
actividad de un vehículo, la ventana de Finalización de actividad (Figura 6.6). En esta
ventana podrá colocar los materiales y accesorios utilizados para la actividad agregando los
datos de estos ítems y sus detalles de facturas y costos en la lista en pantalla. Podrá
agregar un ítem no existente en el cuadro desplegable de Material o repuesto haciendo
doble clic sobre el mismo y registrando los datos directamente en la ventana que se abrirá
de Tipos de piezas, materiales y repuestos, lo mismo aplica para el caso del campo
Proveedor. Puede ingresar a esta ventana de Finalización cuantas veces desee una vez
marcada como completada la actividad.

TIP: Para que este disponible el vinculo de Finalización de la actividad… para el caso de las actividades de
vehículos, simplemente ingrese en el menú OPCIONES>CONFIGURACIÓN y verifique que se encuentra activado
el campo Mostrar datos para reportes de hoja de vida y de servicio de vehículos en la pestaña General.
También con esta opción activada aparecerá un nuevo ítem del menú Almacén llamado: Tipos de piezas,
materiales y repuestos, el cual abrirá una ventana para que registrar los datos de la descripción de los ítems
que se utilizarán como Materiales o accesorios en la finalización de actividades.

Figura 6.6

37
 Manual de usuario

El resumen total de los costos consolidados de la lista (incluyendo el Impuesto), se

trasladarán visualmente a la ventana principal de actividades (Figura 6.3), en el campo de
materiales y accesorios ubicado en la parte inferior central, justo al lado del campo mano de
obra, estos dos campos estarán visibles solo cuando una actividad es ejecutada por mano de
obra de la empresa, es decir, que no se haya utilizado un proveedor para ejecutar la
actividad. Existen otras listas de datos más complejos de ingreso de materiales y repuestos
y de asignación de piezas serializadas se llevan a cabo en esta ventana (figura 6.6) solo con
la adquisición del modulo adicional de Inventario (Véase la sección 8.3 del manual para mas
información).

6.3.2. Finalización de actividades para neumáticos

Una vez colocada como Completada una actividad, haga clic en el vinculo de la parte inferior
derecha de la ventana en Finalización de la actividad… y se abrirá para el caso de una
actividad de un neumático, la ventana de Finalización de actividad (Figura 6.7). En esta
ventana podrá colocar los datos técnicos actualizados del neumático (espesor y kilometraje)
y agregar nuevos datos de reencauchado (exactamente como en el caso de la ventana de
datos de neumáticos) en caso de haber efectuado alguno en la actividad, si así lo hizo, el
sistema colocara valores por defecto del espesor y kilometraje según los datos del modelo
de neumático y pudiendo editar esta información de ser necesario.

Figura 6.7

Un poco más abajo en el campo estado y observaciones podrá llenar esta información la cual
se reflejara directamente en los datos del registro del neumático en específico. En el último
espacio inferior de datos de almacenamiento podrá especificar los datos de traslado del
neumático hacia un almacén, si el motivo de almacenamiento es un motivo configurado para

38
 Manual de usuario

cambiar automáticamente de estado al realizarse el traslado, se omitirá el valor especificado

en el campo estado de esta ventana y se utilizará el registrado en los datos del registro del
Motivo de almacenamiento (para conocer más detalles del origen de este comportamiento
véase la sección 5.1.8 de este manual). Esta última sección no estará disponible si el
neumático se encuentra actualmente en un eje de un vehículo.

Tenga en cuenta que solamente podrá ingresar a esta ventana de Finalización una sola vez
una vez hecho clic sobre botón de Aceptar y guardado los cambios de los datos técnicos del
neumático y del traslado al almacén.

7. MÓDULO DE CONTROL DE VIAJES

7.1. Antes de registrar Viajes

Para registrar los datos de cada viaje, primero es necesario verificar y/o registrar otros
datos necesarios para establecer los datos de los registros de cada viaje, sus guías de
destino (cartas porte) y detalles de la carga de cada guía. Estos datos son:

7.1.1. Datos de Países, Estados y Ciudades

Una de las primeras cosas que deberá hacer es verificar y/o agregar los datos de
ubicaciones geográficas registradas en el programa, a través del menú
VIAJES>GEOGRAFÍA>PAÍSES podrá registrar el país o lista de países que crea necesarios, el
mismo procedimiento debe llevarse a cabo para los Estados (departamentos o provincias)
desde el menú VIAJES>GEOGRAFÍA>ESTADOS y finalmente
VIAJES>GEOGRAFÍA>CIUDADES para las ciudades, toda esta información se asocia
principalmente a los orígenes y destinos de viajes y en menor importancia, también a los
datos de registros en las direcciones de empresas, proveedores, empleados, etc.

Algunas empresas pueden utilizar los datos de las ciudades como los nombres de los
destinos o puntos de distribución/descarga de viajes, es decir, en vez de utilizar valores
como “Caracas”, “Valencia”, “Maracay”, etc. utilizan “Planta PDVSA Yagua”, “Planta PDVSA
Maracay”, “Planta AGA Maracay”, etc. esto es totalmente valido y recomendable usarlo así,
sobre todo porque son los distintos puntos geográficos (Ciudades) quienes determinaran las
tarifas de ingresos y egresos en el sistema para efectos del módulo de viajes.

TIP: Por defecto están creados el país Venezuela, con las ciudades de Maracaibo y Caracas, asignadas a los
estados Zulia y Distrito Federal respectivamente, estos últimos, asignados a su vez al país de Venezuela.

En la sección inferior de Empresas a la cuales se asociará a las tablas geográficas seleccione

las empresas cuyas Guías de viajes se les permite viajar (y configurar) para la ciudad actual.
Por defecto está seleccionada la empresa principal del sistema. Esta configuración
repercutirá sobre la tabla de distancias geográficas mejor explicado en la sección 7.1.5 de
manual.

7.1.2. Datos de Tipos de Cargas de viajes

Para registrar viajes, es opcional establecer los Tipos de Carga (por ejemplo: “Cerveza”,
“Alimentos”, “Desechos químicos”, “Electrodomésticos” etc.), esto se hace a por medio del
menú VIAJES>TIPOS DE CARGA. Este paso, como se mencionó, es opcional si no considera
necesario o no desea llenar los datos de los detalles de cada guía de la carga.

39
 Manual de usuario

7.1.3. Datos de Motivos de bitácora de viajes

Haga clic en el menú de VIAJES>MOTIVOS DE BITÁCORA para registrar la definición de los

motivos o conceptos por los que se podrá hacer alguna entrada en la bitácora de sucesos
por cada viaje, por ejemplo: “Accidentes”, “Multas”, etc. La bitácora de sucesos es una
herramienta ubicada en la ventana de Datos de Viajes, que permite registrar, por cada viaje,
los eventos o imprevistos que se presentaron durante el mismo. Este paso es opcional si no
considera necesario o no desea llenar los datos de la bitácora del viaje. Estos datos se
muestran en un reporte detallado de viajes.

7.1.4. Conceptos de Gastos viajes

Haga clic en el menú VIAJES>CONCEPTOS DE GASTOS, para registrar los datos de los
conceptos de gastos de viajes de los cuales se llevará control en cada viaje (Figura 7.1).
Estos conceptos son los datos de las descripciones de cada gasto que podría suceder o no
para cualquier viaje tales como “Salario del conductor”, “Comida”, “Salario de retorno del
conductor”, “Peajes”, “Combustible”, “Caleta”, “Multas”, “Llamadas telefónicas”,
“Reparaciones en la vía”, etc.

Figura 7.1

En esta ventana, al hacer clic sobre Nuevo, luego de colocar el nombre que identificará el
gasto (por ejemplo, Gasoil, Llamadas Telefónicas, Multas, Salario, Comida…), las casillas de
Activo y Editable aparecerán por defecto marcadas como activas, la primera de ellas indica
que el gasto estará aplicándose inmediatamente a los nuevos registros de viajes (los viajes
anteriores NO tendrán reflejado este nuevo valor dentro de sus detalles), y la segunda
establece si el valor podrá editarse una vez que se carga en la ventana de viajes cuando se
esté guardando el mismo. La casilla Monto visible en reportes indica si la cantidad o monto
calculado del concepto actual se visualizara en los reportes de viajes entregables como
constancia a los conductores. En caso de desactivar este campo el concepto se seguirá
mostrando en los reportes pertinentes pero con una marca de “---“ en lugar del monto
original. El campo Reeditable después de guardar los datos establece los criterios de edición
en la sección de detalles del viaje, donde podrá reeditar o no el monto especificado cuando
este editando los datos de un viaje previamente almacenado.
40
 Manual de usuario

El campo Tipo en la sección de Definición permite catalogar a éste concepto de gasto en una
de las siguientes opciones:

 Normal: Para aquellos gastos que no implican mayores condiciones adicionales,

ejemplo: “Gasoil”, “Llamadas telefónicas”, “Adelanto en Efectivo”, etc.
Debe indicarse si es “Gasto” o es “Adelanto”, lo que implica sumar o restar este valor
en el cálculo del total a pagar del empleado en el viaje donde aplique. Asimismo,
establezca si el gasto está asociado a Vehículo, Empleado o Ninguno (Este paso es
solo opcional y se ve reflejado en los gráficos de estadísticas). Todos aquellos gastos
que se establezcan como normales, pasaran a ser registrados dentro de la Cuadricula
de detalles de gastos (3) en la ventana de viajes (Véase la figura 7.6).
 Sueldo Básico: Para aquellos valores que representan directamente al pago por
trabajo realizado del empleado, ejemplo: “Salario”.
Debe indicarse si es Gasto o es Adelanto, lo que implica sumar o restar este valor en
el cálculo del total a pagar al empleado. Este concepto se ve reflejado en el campo de
Salario del conductor de la Sección de Relación de pagos a conductores (2) en la
ventana de viajes (Véase la figura 7.6).
 Sueldo Retorno del Sueldo Básico: Para aquellos valores que representan
directamente reconocimiento monetario al empleado por trabajo realizado durante el
viaje de retorno, ejemplo: “Salario de Retorno”.
Debe indicarse si es Gasto o es Adelanto, lo que implica sumar o restar este valor en
el cálculo del total a pagar al empleado. Este concepto se ve reflejado en el campo de
Salario de retorno del conductor en la Sección de Relación de pagos a conductores
(2) en la ventana de viajes (Véase la figura 7.6).
 Sueldo de Cesta Tickets: Para aquellos valores que representan directamente el pago
por reconocimiento alimenticio al empleado, ejemplo: “Comida”.
Debe indicarse si es Gasto o es Adelanto, lo que implica sumar o restar este valor en
el cálculo del total a pagar al empleado. Este concepto se ve reflejado en el campo de
Básico dentro del grupo Cesta tickets de la Sección de Relación de pagos a
conductores (2) en la ventana de viajes (Véase la figura 7.6).
 Sueldo Retorno de Cesta Tickets: Para aquellos valores que representan directamente
el pago por reconocimiento alimenticio al empleado por trabajo realizado durante el
viaje de retorno, ejemplo: “Comida de retorno”.
Debe indicarse si es Gasto o es Adelanto, lo que implica sumar o restar este valor en
el cálculo del total a pagar al empleado. Este concepto se ve reflejado en el campo de
Retorno dentro del grupo Cesta tickets en la Sección de Relación de pagos a
conductores (2) en la ventana de viajes (Véase la figura 7.6).

Utilice estos dos últimos valores explicados (Sueldo de Cesta tickets y Sueldo de retorno de
Cesta tickets) para llevar control del pago a destajo del monto de este beneficio por cada
viaje realizado por el conductor. No obstante, si en su empresa se utiliza el cálculo del cesta
ticket basado en el beneficio de Ley establecido en donde se calcula de acuerdo a número de
días trabajados y el sueldo mensual del trabajador, conviene utilizar los datos de la ventana
de Conceptos de pagos laborales del empleado para calcular dicho concepto en vez de
utilizar los datos de esta ventana (Véase el punto 7.1.6 de este manual para conocer los
detalles del uso de Conceptos de pagos laborales)

TIP: Los conceptos y montos configurados para el Salario de retorno y de Comida de retorno solo son
mostrados en la ventana de Viajes solo si existe una guía de Retorno dentro de los detalles de Guías del Viaje.
También puede cambiar el nombre del espacio Cesta Ticket mostrado en la ventana y reportes de viajes de la
aplicación simplemente ingresando en el menú OPCIONES>CONFIGURACIÓN y editando el valor del campo
Bono de alimentación de de la ficha Viajes para establecer el nombre con que desea visualizar este concepto.

41
 Manual de usuario

Uno o más registros del tipo Normal, permiten activarse, si lo considera necesario, como
General para todas las distancias, pudiendo definirse inmediatamente la cantidad
predeterminada (que puede ser cero), el orden en el que aparecerá al listarse dentro de la
Cuadricula de detalles de gastos (3) y si aplicará para Todas las empresas o solo una en
específico. Algunos casos en que necesita activarse este campo es para los conceptos de
“Multas”, “Otros Gastos”, etc. Todos los conceptos de gastos que posean activa esta
propiedad, aparecerán siempre en la sección de Cuadricula de detalles de gastos (3) para
todas las distancias de todos los viajes a registrar en el sistema, siempre y cuando cumpla
con el criterio de la empresa señalado claro está y se encuentre con estado Activo, por lo
cual puede activar o desactivar según lo crea conveniente para que aparezca o no el
concepto especificado en los detalles de cada viaje, aquellos viajes que se guarden con un
concepto, no se eliminará el detalle del mismo en caso de desactivarlo posteriormente en el
sistema y viceversa, es decir, que aquellos viajes que no se guarden con un concepto
determinado, no se agregará el detalle del mismo en caso de activarlo posteriormente.

7.1.5. Datos de Tablas de tarifas de Ingresos y Egresos de viajes entre distancias

Haga clic en el menú VIAJES>GEOGRAFÍA>TABLA DE KILOMETRAJES, es en esta ventana

(Figura 7.2) donde podrá guardar los datos de distancias en Kilómetros entre ciudades,
valores tabulados de montos de Conceptos de gastos (egresos) y fletes (ingresos) por cada
trayecto definido a partir de las ciudades previamente registradas, esto último explicado en
la sección 7.1.1 de este manual.

Figura 7.2

42
 Manual de usuario

En esta ventana se expondrá principalmente una tabla o cuadricula con valores de

kilómetros. Las ciudades se muestran en las columnas y filas horizontal y verticalmente, de
manera que pueda visualizarse la distancia entre ellas, haciendo doble clic sobre la celda de
cada intersección se abrirá una ventana para tal propósito, es decir, para editar o establecer
el valor del kilometraje de distancia entre las dos ciudades.

TIP: Si ha seleccionado más de una empresa en el catalogo de Ciudades, en esta ventana de Tabla de
Kilometrajes se visualizará un filtro para seleccionar la empresa cuya matriz de distancias entre ciudades se
pueden configurar. Por defecto la ventana se abre con los datos para la empresa principal del sistema. Este
filtro está ubicado en vinculo “Opciones de búsqueda”.
Al hacer doble clic sobre alguna celda se puede configurar el Kilometraje para la distancia entre las dos
ciudades para esa empresa en específico. Puede colocar un kilometraje diferente para la misma ruta pero
diferente empresa (en el supuesto de que las ciudades que forman la ruta estén permitidas para más de una
empresa).

En esta ventana de registro de kilometraje entre las dos ciudades seleccionadas también se
puede acceder a los datos del Kilometraje haciendo clic con el botón derecho del mouse
sobre cada celda, escogiendo la opción “Configurar kilómetros de distancia” del menú
emergente. En este mismo menú emergente, pero al hacer clic en la opción “Configurar
conceptos de gastos de viaje”, se abrirá la ventana de Conceptos de gastos de viajes (Figura
7.3) que permitirá establecer los valores tabulados predeterminados para los gastos
(previamente definidos desde la ventana de la figura 7.1 que NO cumplan con la propiedad
del campo General para todas las distancias) que apliquen al trayecto seleccionado.

Figura 7.3

TIP: Los conceptos de gastos configurados como “general para todas las distancias” no aparecerán dentro del
listado de la ventana de configuración de montos por distancias.

Con los botones mas (+) o menos (-) ubicados en la parte superior derecha se pueden
agregar o eliminar los ítems de cada gasto asociado a la distancia actual. Los conceptos que
aparecen en color rojo representan conceptos o montos que debe entregarse al conductor
del vehículo (Gasto como tal), y los que se muestran en color azul representan montos que

43
 Manual de usuario

recibió el conductor (Adelanto). Recuerde, este listado de conceptos proviene de los datos
registrados previamente en la ventana de la figura 7.1

En la columna orden puede indicar la posición en la que desea que aparezca el concepto de
gasto dentro de la Cuadricula de detalles de gastos (3) del la ventana de viajes. Si omite
este valor se ordenara en orden alfabético como criterio secundario.

En la columna Empresa debe señalar para cuál empresa aplica el gasto que está registrando.
Debe crear por cada empresa una fila para cada concepto cuyo monto sea diferente en la
tarifa o tabla de gastos de viajes.

TIP: Los montos en conceptos de gastos para empresas que no poseen ninguna fila de valores de ningún tipo
de gasto específico, por defecto traerá el monto de cada concepto configurado para el valor de la empresa que
se encuentre marcada como la “Principal” en el sistema (Véase los datos de la ventana Empresas del menú
ARCHIVO>EMPRESAS>DATOS para ver conocer más detalles de este campo principal).

Las columnas de Uso de Camión y Uso de Remolque, especifican la combinación de los usos
o tipos de vehículos (Véase los registros de la ventana de Datos de vehículos para conocer
este campo de uso del vehículo) cuyas tarifas de gastos son diferentes, de acuerdo a estos
criterios, por ejemplo, si posee en su empresa diversos tipos de camiones que tiene usos
diferentes, digamos: “Gandolas”, “Camionetas Pickup”, etc. Puede definir estos Tipos de uso
de vehículos en el sistema (véase la ventana del menú Vehículo > Usos) los cuales utilizaría
para definir montos diferentes de gastos para cada tipo de uso de vehículo en particular, ya
que en la práctica, algunos de estas unidades acarrean gastos operativos y pagos diferentes
al conductor, por ejemplo: puede pagar más a choferes si operan vehículos del tipo de uso
“Gandolas” que de “Camionetas”. En este mismo orden de ideas aplica lo mismo para el
campo Uso de Remolques, por ejemplo, puede definir remolques de “Carga seca”, “Carga
refrigerada”, “Cisterna”, “Plataforma”, etc. porque aplica otros gastos diferentes según la
naturaleza del remolque. Recuerde que esta combinación también está atada a la relación
con la Empresa en que esta aplicando la fila de valores de esta configuración de conceptos
para la distancia actual.
TIP: En el listado de las columnas Usos de Camión y Usos de Remolques, aparece un valor de “(Cualquiera)”.
Utilice este valor para establecer combinaciones de Usos de diferentes tipos cuando el resto de las
combinaciones no sean relevantes para configurar un monto específico en la fila de la tabla del concepto de
gasto para la distancia geográfica actual. Por ejemplo, si posee una flota de camiones cuyo pago a conductores
es especial solo para el Uso de “Gandolas”, puede establecer una fila con el valor de la columna Uso de Camión
en “Gandola” con su respectivo monto y en otra fila con el Valor de la columna Uso de Camión en
“(Cualquiera)” con el monto respectivo que aplique al resto de la flota de vehículos que no sean “Gandolas”.

La columna, Monto, debe señalar el monto que por defecto se cargará para el concepto
señalado en la fila seleccionada. Recuerde que puede dejarlo en cero, y que podrá ser
editado al cargar cada viaje, si previamente ha definido como editable el concepto desde la
ventana de datos de Conceptos de gastos de viajes de la figura 7.1. Finalmente la columna
Tipo indicará el rol que jugara el valor del Monto ingresado, con el valor por defecto: “Monto
único”, se utilizará como constante para el monto exacto a utilizar en los detalles del viaje,
al seleccionar el valor “Peso (Kg.)”, se utilizará este monto como factor a multiplicar por
cada kilogramo del total de la carga del viaje. Para más detalles de donde se coloca los
kilogramos totales de la carga consulte la Figura 7.8 y la explicación ubicada en la sección
del manual donde se encuentra la misma.

La combinaciones diferentes de los campos: Concepto, Empresa, Uso de Camión, Uso de

Remolque, se descargaran en la ventana de Viajes como una especie de Plantilla para
arrojar los valores o montos predeterminados y ahorrar así trabajo y tiempo al momento de
44
 Manual de usuario

ingresar los datos respectivos en la ventana principal de viajes (Figura 7.6), y los montos
específicos que devolverá por defecto serán de la combinación exacta o la más cercana
posible de los campos explicados anteriormente en la ventana de Conceptos de gastos de
viajes (Figura 7.3)

Para registrar los datos de fletes (ingresos) de los viajes, simplemente haga clic con el botón
derecho del mouse en la opción “Configurar fletes de viaje” del menú emergente sobre la
casilla de la distancia entre las dos ciudades que desea configurar en la ventana de Tabla de
kilometrajes (Figura 7.2) y siga los pasos descritos aplicados para el caso de los Conceptos
de gastos, solo que más sencillo aun, ya que no elegirá valores de la columna Concepto,
debido que no existe dicha columna, pues todo lo ingresado es bajo el mismo concepto
implícito de Flete que representa en esta ventana ingresos de viajes. Los datos registrados
en esta ventana se verán reflejado única y directamente en el campo Costo del flete en la
ventana de Detalles de la carga de la Guía principal del viaje (Figura 7.8).

Dentro de las ventanas de Fletes o Conceptos de gastos, al ingresar desde la vista de la

matriz de distancias geográficas de una empresa diferente a la no principal, podrá ingresar
datos por cada fila pertenecientes solo a esa empresa en específico. De lo contrario, desde
la vista de la matriz de distancias geográficas de la empresa principal, en la ventana de
Fletes o Concepto de gastos podrá agregar cualquier registro para cualquier empresa,
tomando en consideración que los datos que ingrese para otra empresa que no sea la
empresa principal, se tomaran como valores genéricos cuando seleccione en la Guía del
viaje la ruta en especifico y la empresa no principal (esto suponiendo el caso de que la ruta
especifica no posea kilometraje asignado para la empresa no principal como se explica en el
siguiente Tip).

TIP: Al existir un kilometraje asignado para la ruta de la tabla de distancias geográficas de una empresa en
especifico, el modulo de viajes buscara el kilometraje y las tarifas configuradas (Fletes y/o Conceptos de
gastos) para esa distancia de esa empresa en especifico, si no existen datos de tarifas no colocará ningún dato
en la ventana de viajes en las secciones de ingresos y gastos mas si su kilometraje. Sin embargo, si la
empresa no posee en la ruta ningún kilometraje asignado, por defecto utilizará el kilometraje y tarifas de la
ruta de la empresa principal.

En el caso de que se encuentre ubicado en la vista de la matriz de distancias geográficas de

la empresa no principal y que un concepto de gasto o flete exista para la tabla de
configuración geográfica de la empresa principal, el sistema le recomendará si desea mover
los valores a la nueva tabla de distancias de la otra empresa cuando este creando el
kilometraje de la ruta. De forma similar, el sistema restringe al momento de insertar o
modificar datos dentro de las ventanas de Fletes y Conceptos de gastos si ya el registro
existe de forma similar en la otra tabla de distancias geografías de la otra empresa.

Finalmente en la parte inferior derecha de la ventana de Tabla de kilometraje existe un

botón de Sincronizar… Utilice este botón para abrir la ventana de Sincronización de todos
de fletes o gastos de viajes (Figura 7.4), desde esta ventana usted podrá seleccionar los tres
criterios principales (Empresa, Uso de camión, y Uso de remolque) e insertar o actualizar los
montos de cada concepto de gasto o flete según los tres campos descritos hasta otra fila
nueva o actual de la Empresa, Uso de camión, y Uso de remolque de destino. Cada monto es
insertado o actualizado para cada distancia geográfica partiendo exclusivamente de los datos
registrados dentro de cada distancia geográfica propiamente, es decir, NO se insertarán o
actualizar los datos de los montos de una distancia hasta otra, sino solamente se registran
nuevas filas o actualizan en base a las ya existentes dentro de cada distancia, con el
propósito de ahorrar esfuerzo y tiempo para insertar datos de montos iguales o semejantes
pero para empresas y/o usos distintos de Camiones o Remolques en cada distancia.
45
 Manual de usuario

La opción de Mover datos de la empresa no principal hacia la tabla de distancias geográficas

de esa empresa dentro de las opciones para la sincronización solo resultará útil cuando
existan dos o más tablas de configuración de distancias geográficas para distintas empresas
y se encuentren configuradas dentro del la tabla de la empresa principal tarifas de Fletes y/o
Conceptos de gastos para una o varias empresas diferentes a la principal. Al encontrar estos
valores estos serán movidos a la tabla de distancia geográfica de la empresa
correspondiente.

Figura 7.4

7.1.6. Conceptos de Pagos laborales de empleados

Haga clic en el menú ARCHIVO>EMPLEADOS>CONCEPTOS DE PAGOS LABORALES para abrir

la ventana de Conceptos de Pagos laborales de empleados (Figura 7.5), en esta ventana
usted podrá configurar conceptos especiales de Beneficios o Deducciones automáticas (o
manuales en pocos casos) que se visualizaran en el reporte de Pagos integral de empleados
(menú REPORTES>VIAJES>RELACIÓN INTEGRAL DE PAGOS A EMPLEADOS). Estos datos de
los Beneficios o Deducciones que se ejecutarán con frecuencia (más adelante se explica
cómo) a los empleados no se almacenan en el sistema (a excepción de los NO generales que
aplican a empleados específicos), sino que son calculados solo y exclusivamente para
visualizar este último reporte y realizar una especie de micro-nomina para el periodo en que
se visualice.

A continuación se explican cada colección de campos en la ventana y la forma de utilizarlos:

 Tipo: Seleccione si el concepto es una Deducción (que se le descuenta al empleado) o

un Beneficio (que se le otorga al empleado)
 Orden: Indica la posición en la que aparecerá el concepto en los detalles de
Deducciones/Beneficios del reporte integral de pagos a empleados

46
 Manual de usuario

Figura 7.5

 Aplica a todos los empleados: Desactive la casilla si el concepto solo se aplica

eventualmente y de forma manual para uno o varios empleados específicos. Con este
valor desactivado se deshabilitaran el resto de los campos de la ventana y se asume
que el cálculo del concepto es siempre un monto especificado manualmente. Para
aplicarlo a un empleado especifico simplemente abra la ventana de Datos de
empleados (Figura 4.3) y busque el registro del empleado deseado y haga clic en el
vinculo Conceptos de pagos laborales..., una vez allí en la ventana simplemente
seleccione el concepto, asigne la cantidad (el monto) y la fecha para la cual aplicara
la visualización dentro del reporte integral de pagos a empleados. Un ejemplo para
configurar un concepto con este valor desactivado es para el caso de los “Prestamos
personales”. Active el valor de esta casilla para configurar el concepto de forma
automática en el reporte de acuerdo a las reglas de los campos a continuación.
 Aparición: Seleccione el periodo para el cual aparecerá el concepto que cumpla con el
rango de visualización dentro del reporte de pago integral de empleados. Si un rango
amplio es seleccionado, el concepto se multiplicara tantas veces como se repita el
rango de visualización.
 Cálculos: Seleccione una de las siguientes opciones para establecer la forma de
cálculo automático del concepto: a.1) Monto: Coloque un monto en el campo
cantidad que desee que aparezca en el reporte integral de pagos a empleados
siempre, esta cantidad será una constante en el reporte si solo se especifica de esta
forma. Puede activar el campo Por cada día laborado y la cantidad se multiplicara por
cada día que el empleado trabajó durante el rango de visualización del reporte, al
activar esta última opción aparece otra nueva opción llamada Recalcular todo el mes,
47
 Manual de usuario

active esta casilla cuando desea contar los días laborados desde el principio del mes a
pesar de que la visualización del rango del reporte sea de una semana o una
quincena, esto último resulta útil para el caso del cálculo de los “Cesta tickets” según
el beneficio de Ley. a.2) Afecta a: Seleccione de este campo el valor “Conceptos
externos de Nómina” si desea que los montos individuales de cada empleado afecten
solo a reportes de Salario de los conductores como resultado final, si selecciona
“Saldos de Viáticos de viajes” los montos que coloque por cada empleado afectaran
solo a los saldos de Viáticos (o adelantos) de la ventana de viajes. b) Porcentaje:
Coloque el porcentaje del valor que desea aplicar en el campo cantidad, luego en el
campo Base de cálculo seleccione el criterio que del cual se realizara el porcentaje
establecido, todos los valores de la lista de este campo excepto el primero, son
valores registrados en los datos de viajes, el caso del primer valor de la lista se
refiere al sueldo base de nomina establecido en la ventana de Datos del empleados,
en el campo sueldo base y según su frecuencia de pago, este se multiplicara o se
dividirá según el rango del visualización del reporte. c) Meses de salario: Coloque el
número de meses de salario en el campo cantidad en que desee que aparezca en el
reporte integral de pagos al empleado. Utilice este cálculo para el caso de un
concepto de “utilidades básicas” d) Días de salario: Coloque el numero de días de
salario en el campo cantidad en que desee que aparezca en el reporte integral de
pagos al empleado y luego en el campo Total de días del mes coloque la cantidad de
días en que se dividirá el sueldo ganado en un mes mensual el empleado para
calcular 1 día de salario base. Para ambos casos (c y d) toma en cuenta solo el
sueldo base de la ventana de Datos del empleado.
 Condiciones: Seleccione en el campo Empleados con el cargo de, el cargo cuyo
concepto aplica solamente a empleados del cargo especificado, si el concepto aplica
para todos puede dejar el valor predeterminado de “(Cualquiera)”. En esta área
aparecerá cuando se utiliza el cálculo en base a Monto y se activa la casilla de Por
cada día laborado un campo llamado Días máximo mensuales por día laborado,
coloque en este campo el valor del límite de días para calcular el monto a pagar al
empelado por cada mes, si es valor especificado es 0 no existirá entonces un límite
máximo de cálculo. Para el caso del cálculo por Porcentaje aparecerá en esta área
un campo de Cuando, seleccione de la lista los valores “Mayor a” o “Menor a” cuyo
monto desea establecer para cumplir con el pago del concepto seleccionado. Para
ingresar este monto simplemente haga clic en el vinculo Detalles de la condición…
que abrirá una ventana para registrar los montos especificados que se deben cumplir
según el Uso de camión o Uso de Remolque.

TIP: El cálculo de los días laborados en el sistema se lleva a cabo de la siguiente forma: Para un conductor se
calcula los días que realizo viajes según las fechas de salida y llegada del registro de la ventana de Viajes, para
el caso de los demás empleados, se asume que trabajaron todos los días menos los días no laborales en la
empresa (Para configurar los días no laborales de los empleados comunes ingrese al menú
OPCIONES>CONFIGURACIÓN en el campo Días de la semana no laborables en la empresa de la pestaña
Empleados). Para ambos casos se descontará de los días laborales aquellos días que estén marcados dentro
del Calendario no laborado del registro de datos de cada empleado, mas los días feriados marcados en el
sistema desde la ventana del menú ARCHIVO>EMPLEADOS>CALENDARIO DE DÍAS FERIADOS.

7.2. Registro de Viajes

Haga clic en el menú VIAJES>DATOS para registrar los datos de los viajes nuevos, consultar
o eliminar existentes (Figura 7.6) También se puede acceder haciendo clic en el penúltimo
botón de la barra de herramientas (Caja de envío de color ocre).

48
 Manual de usuario

Datos principales del

viaje (1)

Sección de Relación de
pagos a conductores (2)

Cuadricula de Detalles
de Gastos (3)

Figura 7.6

Al hacer clic sobre el botón Nuevo, se abrirá un nuevo registro para ingresar los campos con
la información necesaria para llevar control de un viaje en especifico. Lo primero a ser
seleccionado es el vehículo que realizó el viaje, el cual debe escogerse de la lista que
aparece junto al texto en azul que dice Camión:, también, si hace clic sobre este texto se
abrirá una ventana que permite ubicar el vehículo más fácilmente de forma visual al permitir
ver agrupados y ordenados todos los vehículos registrados, bien sea por Matrícula (placa),
Serial, Conductor asignado, Tipo, Fabricante y Uso. Una vez seleccionado el camión,
aparecerá a la derecha el conductor asignado para ese momento (según el campo de Fecha
de salida), asimismo se mostrarán, de existir, los remolques asociados. Al hacer clic sobre el
texto en azul que dice Remolques se abre la ventana de Asignación de Remolques, tenga en
cuenta que al asignar o retirar los mismos desde el llamado en esta ventana de viajes solo
afectará los remolques asociados al viaje en cuestión únicamente, y NO los registrados
actualmente para el vehículo (Véase la sección 4.4.7 de este manual para conocer más
detalles de la asignación actual de remolques).

Seguidamente, haga clic sobre Guías…, entonces se abrirá una ventana (Figura 7.7) que
permitirá registrar las diversas guías del viaje actual (documentos de embarque, traslado o
carta porte). Todo viaje debe tener al menos una guía principal, la primera guardada se
identifica como Principal por defecto, sin embargo puede editarse este atributo si existiesen
varias guías asociadas. Asimismo, puede marcarse cualquier guía como Retorno, lo que
agrega nuevos gastos al viaje si estuvieran guardados en la tabla de conceptos de gastos
respectivos (Véase la sección 7.1.4 y 7.1.5 para conocer más detalles de esta última
opción).
49
 Manual de usuario

Figura 7.7

Para agregar o quitar guías simplemente

utilice los botones de “+” o “-” ubicado en
la parte superior derecha de esta última
ventana. Para cada una debe indicarse la
ciudades de Origen y Destino, la empresa
asociada (lo que le indicará al sistema
exactamente cuáles valores de Fletes y
Conceptos de gastos se cargarán según la
guía marcada como principal), y a través
del último botón de la fila, establecido por
una figura de una pequeña caja de envío,
se accede a la ventana de Detalles de la
Carga (Figura 7.8), donde pueden
guardarse los detalles del tipo de carga
que corresponde a la guía, quién recibe,
valor declarado, medidas, observaciones,
etc. pero principalmente el ingreso del
viaje denominado en el campo Costo del
flete cuyo valor predeterminado se
obtiene desde la ventana de configuración
de Fletes de viajes para la distancia
especificada en la guía, el uso de camión
y remolque según el vehículo
seleccionado en el viaje y la empresa de
la guía principal. No necesitará abrir esta
ventana para que el sistema almacene
este valor, solo hace falta abrirla para
editar el monto del mismo o en caso de
editar cualquier otra información
adicional. Figura 7.8

TIP: Puede cambiar el nombre de la etiqueta de “Guías” en todos los reportes y ventanas del sistema
simplemente haciendo clic sobre el menú de OPCIONES>CONFIGURACIÓN y editando el valor del campo
Etiqueta del Número de Guía largo en el sistema en la tercera página de la pestaña de Viajes.

50
 Manual de usuario

Al completarse la información de las guías del nuevo viaje se mostrará en la ventana

principal (Figura 7.6) de la sección de Datos principales del viaje (1) la empresa respectiva y
los kilómetros recorridos de acuerdo a la Guía Principal (siempre se cargará el Km. tabulado
de la guía marcada como principal multiplicado x 2, ya que asume que la distancia es de ida
y vuelta), sin embargo, el valor de kilómetros recorridos puede editarse para ajustarse a la
realidad si hubiese alguna eventualidad. Tenga en cuenta que una vez guardado los datos
del viaje no podrá editar este valor ni el camión seleccionado si ocurrió una actualización en
cascada del kilometraje de todos los vehículos y neumáticos involucrados, si se ha
equivocado introduciendo estos u otros datos no editables, puede eliminar el viaje
seleccionado e introducirlo nuevamente.

Más abajo, en la sección de Relación de pagos a conductores (2) se despliegan los valores
de sueldo básico y de retorno, cesta tickets básico y de retorno, día libre trabajado (o
Domingo), sueldo total y total a cobrar por el viaje; todos en función de la guía principal
incluida y de la retorno en caso de que exista. También se encuentra un espacio para las
observaciones generales del viaje.

TIP: La etiqueta del campo Domingo ó Día libre trabajado puede cambiarle el nombre o el término usado en
pantalla y reportes simplemente haciendo clic sobre el menú de OPCIONES>CONFIGURACIÓN y editando el
valor del campo Bono especial calculado por viajes de la pestaña de Viajes. Asimismo en la sección de Pagos
especiales a conductores podrá editar la forma de cálculo de este valor siguiendo los comentarios en pantalla.

Finalmente en la parte inferior en la Cuadricula de Detalles de Gastos (3) encontrará una

tabla de detalles que contienen los conceptos de gastos operativos del viajes configurados
previamente desde la ventana Conceptos de gastos (explicados en la sección 7.1.5 de este
manual) espacio donde se despliega en la sección roja los gastos y en la sección azul los
adelantos, ofreciendo en una barra negra el total de Adelanto de Sueldo, que de ser positivo
se resta en el Total a Cobrar y de ser negativo se suma al Total a Cobrar.

Para cada concepto existen tres columnas de información:

 Cantidad (ref.): Muestra la cifra de referencia que proviene por defecto de los valores
tabulados en la ventana de configuración de conceptos de gastos.
 Cantidad: Es la cifra que se toma en cuenta para los cálculos, por defecto serán
iguales a los de referencia. Estos pueden editarse siempre que el concepto haya sido
definido como editable desde la ventana de Conceptos de gastos (Véase la sección
7.1.4 de este manual).
 Fecha: Campo para colocar la fecha operativa en que ocurrió el concepto de la línea
en específico.
 Observaciones: Campo habilitado para guardar cualquier información adicional, por
ejemplo, si se aumentase la cifra de Gasoil, puede exponerse aquí el argumento del
conductor para tal incremento, por ejemplo: un paso cerrado.

TIP: De la misma forma presentada hasta ahora, podrá manejar los conceptos de gastos visualizados en la
Sección de Relación de pagos a conductores (2) y en la Cuadricula de Detalles de Gastos (3) pero para otro
empleado que cumple una función de ayudante o “conductor secundario” del viaje como se le conoce en el
sistema. Para activar esta modalidad simplemente haga clic sobre el menú de OPCIONES>CONFIGURACIÓN y
active la casilla Mostrar datos de gastos y salario del conductor secundario del viaje de la segunda página de la
pestaña de Viajes. Posteriormente cuando registre un viaje podrá visualizar y editar estos datos haciendo clic
en el vínculo Ver datos del conductor secundario de la ventana de viaje así como también configurar los
montos de los conceptos predeterminados desde las ventanas de Conceptos de gastos de viajes.

51
 Manual de usuario

TIP: Si ha configurado en el catalogo de Ciudades más de una empresa asociada a una o más ciudades, en la
ventana de Guías al seleccionar la empresa se filtrará de la lista las ciudades origen y destino solo a donde esté
permitido. Aquellas ciudades no permitidas aparecerán en rojo y al final de lista. De vuelta a la ventana
principal de viajes se devolverá el Kilometraje configurado en la tabla de distancias geográficas correspondiente
a la empresa específica y la ruta, así mismo las tarifas de Fletes y de Conceptos de gastos.

Podrá recalcular todos estos montos explicados anteriormente cuando cambie los valores de
la Guía principal o seleccione algún vehículo o remolque con un Uso diferente a los
registrados actualmente. En este caso el sistema le preguntará por medio de una ventana si
desea recalcular todos estos valores.
TIP: Al recalcular los valores puede elegir qué tipos de datos puede conservar su valor original. Véase en la
ventana de CONFIGURACION pestaña de VIAJES, tercera página sobre el campo Conservar los montos en los
detalles al cambiar los datos de la Guía para elegir la opción que necesite.

Haga clic en el vínculo azul ubicado en la parte inferior derecha de Bitácora…, para registrar
cada uno los eventos o imprevistos que se presentaron durante el viaje, este paso es
opcional, donde simplemente escoge el Motivo de una lista previamente cargada, señalando
además la fecha y las observaciones pertinentes, pudiéndose marcar como importante
cualquiera de ellos.

Una vez guardados el viaje, el sistema aumentara de forma automática el kilometraje

señalado en el viaje para el camión seleccionado, los remolques asociados a este y los
neumáticos instalados a todos estos. En caso de eliminar el viaje, estos kilometrajes serán
nuevamente restablecidos según los elementos instalados para la fecha al momento del
viaje.

TIP: Si usted desea hacer efectivo el pago del conductor en una fecha diferente a la fecha de salida del viaje,
puede presionar sobre el vínculo Fecha de llegada en la ventana de Viajes para abrir la ventana de Fecha de
Pago del conductor, cuyo valor por defecto será igual a la fecha de salida del viaje. Esta fecha será la nueva
fecha en que se reflejará el pago del conductor en los reportes de relaciones de pagos emitidos en el sistema.

8. MODULO DE INVENTARIO
El modulo de Inventario del sistema es un modulo especial integrado que se vende por
separado y que cambia el comportamiento agregando nuevas ventanas y activa nuevos
elementos de algunas ventanas actuales, para realizar el control adecuado de cantidades en
existencia, seguimiento e histórico de piezas serializadas, materiales y repuestos para
vehículos.

Para registrar los datos de cada pieza serializada o de los tipos de Materiales y repuestos,
primero es necesario estudiar, verificar y registrar otros datos necesarios para establecer los
datos de los registros de cada una de estas dos categorías de información de forma
individual.

8.1. Ingresar Piezas serializadas

Antes de señalar los pasos para ingresar una pieza serializada, es necesario comprender
¿que es, para efectos del sistema, una “Pieza serializada”?. Una pieza serializada en el
sistema se debe tratar para aquellos componentes o partes mecánicas que se le quiera dar
un tratamiento y seguimiento de forma única a cada una. Un ejemplo típico de esto es el
caso de la “Batería”, el cual su organización seguramente le querrá hacer un control
individual, así como definir las propiedades que identifican claramente a cada una y poseer
un histórico de uso y de ubicaciones anteriores en vehículos.

52
 Manual de usuario

8.1.1 Tipos de piezas serializadas

El primer paso para trabajar con piezas serializadas es establecer los nombres de los
diferentes Tipos de piezas serializadas que existen. Los típicos Tipos de Piezas serializadas
son por ejemplo “Batería”, “A/A Thermoking”, e incluso puede definir cada nombre según el
nivel de detalle que desee manejar, por ejemplo “Batería 800 Amp. Fulgor”, “Batería 800
Amp. Duncan”, “Batería 1000 Amp. Fulgor”, etc. Puede ingresar estos datos a través del
menú ALMACENES>TIPOS DE PIEZAS, MATERIALES Y REPUESTOS. Una vez en esta ventana
(Figura 8.1) escriba en el campo Descripción el nombre del Tipo de pieza serializada y en el
campo Tipo de control establezca su valor en “Serializado”.

Utilice los datos del grupo Control de existencias para establecer los límites mínimos de la
Pieza serializada actual para cada Tipo de almacén especificado y los Datos de duración de la
vida útil para establecer los Kilometrajes de duración y de sustitución de la Pieza serializada
los cuales desee que el sistema le avise mediante las alertas del programa cuando hayan
alcanzado dicha cantidad mínima limite o kilometraje limite.

Figura 8.1

Recuerde que estos datos son una definición del catalogo, tabla o listado del Tipo general
(en esta caso pieza serializada) a manejar, NO son cada una de las piezas serializadas en sí.
Para ingresar individualmente cada una de las piezas serializadas véase el siguiente punto.

53
 Manual de usuario

8.1.2 Datos de piezas serializadas

Haga clic en el menú ALMACENES>PIEZAS SERIALIZADAS para mostrar una ventana con los
datos del registro de cada Pieza serializada (Figura 8.2), por medio de esta ventana podrá
ingresar, editar o eliminar las piezas serializadas individuales. A continuación se explican la
colección de campos mas usados en la ventana y la forma de utilizarlos:

 Serial: Coloque aquí un código o serial que identifique de forma única la pieza. Este
puede ser el Número de Serial de fabricación o algún código interno de su empresa
que este estampado en la superficie de la pieza que la identifique para su control
individual.
 Tipo de pieza: Seleccione la descripción o categoría de la pieza en cuestión. Este
nombre fue el definido en la descripción de la ventana Tipo de Piezas, materiales y
repuesto de la sección 8.1.1 de este manual.
 Datos de compra: En este grupo se encuentran diversos campos con información de
la compra de la pieza los cuales repercuten sobre reportes y estadísticas de gastos de
la empresa.
 Kilometraje: Indique el kilometraje aproximado que posee la pieza actualmente. Este
kilometraje tiene un comportamiento idéntico al de los neumáticos, es decir, irá
incrementándose en caso de que la pieza este asignada a un vehiculo y este ultimo
realice viajes. Para conocer más sobre el proceso de asignación de piezas a vehículos
véase la sección 8.3 de este manual.
 Datos de almacenamiento: Al momento de ingresar los datos de una pieza por
primera vez, en los campos de este grupo podrá escribir la fecha y seleccionar el
motivo de almacenamiento en el cual se guardará la pieza serializada. Tenga en
cuanta que siempre debe guardarse la pieza en un almacén específico y que una vez
ingresado este dato pasará a ser de solo lectura en esta ventana. Para conocer más
sobre el proceso de asignación de piezas hacia otros almacenes véase la sección 8.4
de este manual.

Figura 8.2

54
 Manual de usuario

TIP: En la sección de Datos técnicos puede aparecer adicionalmente un campo para especificar las Horas de
uso. Este campo aparecerá activo si se encuentra activada la opción Mostrar datos para las horas de viaje y de
8.2. Ingresar
uso de Materiales
los vehículos y de
y neumáticos Repuestos
la ventana de Configuración en la pestaña General.

Antes de señalar los pasos para ingresar un material o repuesto, es necesario comprender
¿que es un “Material o repuesto”? para efectos del sistema. Un material o repuesto se debe
tratar para aquellos accesorios, materiales utilizados o repuestos mecánicos que se le quiera
dar un tratamiento genérico de entrada y salida medida tan solo en cantidades con o sin
unidades de medición, sin importar el detalle especifico de cada muestra del material o
accesorio. Un ejemplo típico de esto es el caso del “Lata de Aceite”, “Liga de Freno”,
“Correa”, etc. el cual su organización seguramente le querrá hacer un control de las
cantidades ingresadas, en existencia y posteriormente utilizadas en los vehículos de cada
tipo de estos elementos, pero sin indicar el detalle de cada objeto particularmente.

8.2.1 Datos de Unidades de medida

El primer paso para trabajar con materiales y repuestos es establecer las diferentes
unidades de medidas de aquellos materiales y repuestos que utilicen alguna unidad de
medición. Las unidades típicas de medidas son “Litros”, “Kilos”, “cm2”, etc. Para ingresar
las unidades haga clic en el menú ALMACENES>UNIDADES DE MEDIDA. Estos datos (Figura
8.3), son una definición de cada nombre del catalogo, tabla o lista de la unidad de medida a
utilizar en los materiales o repuestos que la necesiten. Es evidente que algunos materiales o
repuestos no poseen medidas sino que son cuantificables en simples cantidades unitarias.

Figura 8.3

En el campo de Abreviatura debe colocar la descripción corta de la unidad de medida, esta

información será la que finalmente se visualizará en el resto de la aplicación, por ejemplo
“Lts.”. El campo Tipo de medida especifica la naturaleza de la unidad de medida, la cual
debe ser coherente, por ejemplo una medida en “Lts.” corresponde a una medida del tipo

55
 Manual de usuario

“Volumen”. Finalmente en la marca de verificación Medida base podrá activar este valor, si
la actual medida seleccionada será la base para hacer las demás conversiones de unidades
con las nuevas unidades de medida que ingrese del mismo tipo. Por ejemplo, si ha activado
como medida base a la unidad “Lts.”, podrá ingresar otra medida diferente llamada “ml.”
cuyo factor de conversión hacia “Lts.” son 0.001 Lts. Este valor de conversión se guarda en
los datos del grupo Base de conversión.

8.2.2 Tipos de Materiales y repuestos

Deberá establecer los nombres de los diferentes Tipos de materiales y repuestos que
existen. Los típicos Tipos de materiales y repuestos son por ejemplo “Lata de Aceite”, “Liga
de Freno”, “Correa”, etc. Puede ingresar estos datos a través del menú ALMACENES>TIPOS
DE PIEZAS, MATERIALES Y REPUESTOS. Una vez en esta ventana, la cual es exactamente la
misma que de la definición de Piezas serializadas (Figura 8.4), escriba en el campo
Descripción el nombre del Tipo de Material y repuesto con la notable excepción de que el
campo Tipo de control debe establecer la selección en uno de los siguientes valores:

 Unidades: Seleccione este valor si el tipo de material o repuesto no posee unidad de

medida sino que su cuantificación es por cantidades unitarias.
 Consumible: Seleccione este valor si el tipo de material o repuesto posee una unidad
de medida explicita. La unidad de medición seleccionada será la unidad de medida
preferencial con que se visualizará el control de existencias en el inventario de este
tipo de material o repuesto en el resto de la aplicación.

Figura 8.4
56
 Manual de usuario

Recuerde que estos datos son una definición del catalogo, tabla o listado del Tipo general
(en esta caso de material o repuesto) a manejar, NO son cada uno de los materiales o
repuestos en sí. Para darle entrada a cantidades de material o repuesto hacia el inventario
véase la sección 8.2.4 del manual y para registrar la utilización de los materiales o repuestos
en cada tarea de mantenimiento véase la sección 8.3.

Utilice los datos del grupo Control de existencias para establecer los límites mínimos del Tipo
de material y repuesto actual que el sistema desee que le avise mediante las alertas del
programa cuando hayan alcanzado dicha cantidad limite para el Tipo de Almacén
especificado. Pude especificar uno o varios tipos de almacenes distintos con distintos limites
mínimos utilizando el botón de (+) para agregar una fila de detalles con estos datos.

8.2.3 Datos de Tipos de entrada al almacén

Haga clic en el menú ALMACENES>TIPOS DE ENTRADA para definir los nombres de los Tipos
de entrada al almacén (Figura 8.5), estos datos son una definición de cada nombre del
catalogo, tabla o lista del Tipo de concepto o categoría de entrada de Materiales y repuestos
al almacén que se utilizan en la ventana principal de Datos de entrada de materiales y
repuestos.

Figura 8.5

Haga clic sobre la marca de verificación Ajuste de inventario si desea que el actualmente
seleccionado Tipo de entrada al almacén sea tratado como un “ajuste” de las cantidades en
el inventario al momento de realizar una entrada de inventario desde la ventana principal de
Datos de entrada de materiales y repuestos (Figura 8.6). Este campo es útil cuando desea
reajustar las cantidades actuales en el sistema de acuerdo a las cantidades reales en el
inventario físico de su empresa y puede utilizar valores negativos.

57
 Manual de usuario

8.2.4 Datos de Entrada de Materiales y repuestos

Haga clic en el menú ALMACENES>ENTRADA DE MATERIALES Y REPUESTOS para ingresar,

editar o eliminar los datos de entrada de los ítems de materiales y repuestos hacia algún
almacén especifico (Figura 8.6), estos datos le permitirá realizar el ingreso de cantidades
especificas de uno o varios materiales y repuestos que conformarán parte del nuevo
inventario de su empresa.

Figura 8.6

En la parte superior de la ventana se encuentra la cabecera de datos en donde colocará la

información general que comparte en común el lote de entrada de los materiales y repuestos
a ingresar posteriormente en la sección de detalles. Esta sección de cabecera contienen los
siguientes datos:

 Tipo de entrada: Seleccione la categoría o Tipo de entrada de ítems al almacén. Esta

categoría es una descripción general del concepto de entrada al inventario que está
por a realizar. Si la entrada al inventario es por un “ajuste” en las cantidades del
inventario, los campos de Proveedor, y Factura desaparecerán. Para conocer más
acerca de cómo como configurar un Tipo de entrada de naturaleza “Ajuste de
inventario” consulte la sección 8.2.3 de este manual.
 Proveedor: Seleccione el proveedor del cual obtuvo la lista de ítems de materiales y
repuestos a darle entrada.
 Fecha de entrega: Coloque la fecha en que fue recibida la mercancía en su empresa
por parte del proveedor seleccionado. Es fecha se trata como información adicional y
no se toma en cuenta como la fecha de la entrada de los materiales o repuestos
entregados.
 Datos administrativos: Coloque las referencias del número de Orden de compra,
Factura y Número de recepción. El número de factura que el proveedor le entregó por
la compra de los ítems. Si no especifica un número de factura aparecerá en la lista de
ítems disponibles en el inventario el valor “STOCK” como contenido en este campo.
 Observaciones: Ingrese cualquier comentario libre en este campo.

58
 Manual de usuario

Posteriormente en la sección inferior, encontrara una cuadricula de datos donde podrá

ingresar con el botón (+) los ítems señalando los siguientes detalles:

 Material o repuesto: Seleccione el tipo de material o repuesto que dará entrada al

inventario.
 Cant. solicitada: Coloque la cantidad de unidades que le solicitó al proveedor. Esta
cantidad es solo para fines de referencia.
 Cant. recibida: Coloque la cantidad de unidades reales que recibió del proveedor.
Esta cantidad es el número verdadero de unidades que ingresará al inventario como
disponibles para afectar la existencia.
 Unidad: Seleccione la unidad de medida que esta ingresando las cantidades
señaladas de material o repuesto.
 Precio Unitario: Coloque monto unitario de cada unidad del material o repuesto.
 % impuesto: Coloque la cifra del porcentaje por impuestos (comúnmente IVA) que
incidirá sobre la suma del campo Total.
 Fecha de entrada: Coloque la fecha real en la cual estará disponible la cantidad
señalada del material o repuesto en el inventario. Es esta fecha la que determina la
existencia en el inventario actual de los ítems que en esta ventana ingresaron.
 Motivo de ingreso: Seleccione el concepto por el cual esta ingresando el material o
repuesto al inventario. Este campo a su vez indica el Tipo de almacén específico al
cual se introducirá la cantidad de ítems respectivos.
 Observaciones: Ingrese cualquier comentario libre en este campo.

Puede agregar o eliminar todas las filas que desee e incluso agregar ítems del mismo tipo de
material o repuesto con precios distintos. Asimismo cuando edite la información de una
entrada de inventario anterior, las cantidades del inventario disponible se verán afectadas
con los cambios realizados.

8.3. Asignar Piezas serializadas a un vehiculo y/o utilizar Materiales y repuestos en

las Actividades de mantenimiento

Puede asignar Piezas serializadas y/o utilizar Materiales y repuestos directamente en la

ventana de finalización de actividades de vehículos (véase el punto acerca de cómo acceder
a esta ventana en la sección 6.3.1). No obstante con la adquisición del modulo de
inventario, la ventana de Finalización de la actividad presenta una nueva apariencia (Figura
8.7) y comportamiento sustancialmente diferente.

En la parte superior se encuentra la cuadricula del grupo Materiales y accesorios utilizados

de inventario propio. En esta sección de datos es donde debe incluir (utilizando el botón “+”)
los ítems de materiales o repuestos que desee descontar del inventario disponible para la
Fecha de salida actualmente señalada y cuyo valor del campo Estado se encuentre como
“Surtido”. Aquellos ítems por fila que aparezcan con Estado “Devuelto” harán incrementar la
existencia en inventario propio del artículo respectivo. Tenga en cuenta que operativamente
para devolver correctamente un ítem de la lista este deberá existir en otra fila de otro o del
mismo Vale con estatus “Surtido”. En la lista desplegable de Materiales o repuestos se
presentará un listado de los ítems disponibles en inventario con sus cantidades y otra serie
de detalles de facturación que le ayudará a seleccionar el ítem y la cantidad adecuada a
afectar el inventario. Puede ingresar dos o más filas del mismo tipo de material o repuesto
pero con detalles de factura, proveedor, precio de adquisición y almacén de origen
diferentes.

TIP: El Precio unitario en los datos de la cuadricula de Materiales y accesorios utilizados de inventario propio
puede ser diferente al precio de adquisición sugerido, esto es intencional si desea afectar el costo operativo que
vale la pieza al momento de ser utilizada por el vehiculo y asociarle a este el gasto. Evidentemente el precio del 59
material o repuesto en inventario se mantiene y solo es afectada la cantidad en existencia.
 Manual de usuario

Figura 8.7

Si ha seleccionado en la opción Mostrar datos y ventanas para los Vales de Materiales y

repuestos de la pestaña Actividades en la ventana de Configuración, inicialmente aparecerá
en la parte superior una sección (cuadricula) con los detalles para incluir Vales de Entrega o
Recepción de artículos del almacén. Utilice esta sección para dar ingreso (con el mismo
botón de “+”) a los datos básicos de un Vale. Por cada fila nueva ingresada de cada Vale
podrá hacer doble clic para pasar inmediatamente a la vista de la lista de Materiales y
accesorios utilizados en inventario propio. Los artículos que aquí de ingreso formaran parte
del Vale anteriormente seleccionado. Adicionalmente con la opción de Vales habilitada
presentará un nuevo vinculo de Piezas serializadas en la parte superior de la ventana donde
al hacer clic en este aparecerá la lista (cuadricula) dónde podrá agregar las Piezas
serializadas que solicita para el Vale actual, esta lista es solo en calidad de referencia, ya
que no afectara el inventario de Piezas serializadas del sistema sino que aparecerá en el
reporte impreso del Vale seleccionado de la lista al hacer clic en el vinculo Imprimir. Haga
clic en el vinculo < Regresar de la parte superior de la ventana para volver a la vista de la
lista de Vales para seguir editando los mismos o pasar a la lista de Materiales y accesorios o
Piezas serializadas asociadas de otro Vale diferente haciendo doble clic de nuevo encima del
Vale que desee.

TIP: El campo Estado de la lista de Vales es un resumen de los estados de todos los ítems de la lista de
Materiales y accesorios utilizados de inventario propio para el Vale actual. Este valor es calculado de forma
automática de acuerdo al criterio explicado y debido a esto no es editable.

60
 Manual de usuario

En la parte media de la ventana se encuentra la cuadricula del grupo Materiales y accesorios

utilizados externos. Esta sección de datos es la equivalente a la versión anterior de la
ventana de Finalización de actividades de vehículos sin el modulo de Inventario integrado.
De hecho, en esta sección aparecerá los ítems que antes de la incorporación de este modulo,
los usuarios ya habían registrado materiales o repuestos y también podrá incluir los ítems de
materiales o repuestos que NO desee descontar o afectar de su inventario disponible. Debido
a esta naturaleza, la información del campo Estado por cada fila de la lista de esta
cuadricula será puramente referencial.

TIP: Podrá agregar un ítem no existente en el cuadro desplegable de Material o repuesto haciendo doble clic
sobre el mismo y registrando los datos directamente en la ventana que se abrirá de Tipos de piezas, materiales
y repuestos, lo mismo aplica para el caso del campo Proveedor.

Por último, en la parte inferior de la ventana se encuentra una sección distribuida en dos
paneles. Utilice esta sección para registrar el traslado de Piezas serializadas de la lista de
ítems disponibles en inventario (izquierda) hacia la lista de piezas asignadas al vehiculo
actual (derecha) mediante los botones con flechas de dirección. También podrá hacer la
asignación en sentido inverso. Una vez realizado el traslado complete o reedite los campos
de la nueva fila.

TIP: El Precio señalado en los datos del panel derecho de asignación puede ser diferente al precio de
adquisición de la pieza, esto es intencional para afectar el costo operativo que vale la asignación de la pieza al
momento de ser utilizada por el vehiculo y asociarle así este gasto.

Los movimientos o posibles sentidos (de izquierda a derecha o viceversa) de traslado de la

pieza serializada dependerá del valor del nuevo campo incluido llamado Acción al finalizar
ubicado en la ventana Tipo de Actividades para vehículos o en la nueva ventana incorporada
Tipo de Actividades para Piezas serializadas, ambas ventanas ubicadas dentro del menú
principal ACTIVIDADES>DEFINICIÓN.

8.4. Asignar Piezas serializadas hacia un almacén

Haga clic en el menú ALMACENES>ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES y en la pequeña

ventana emergente seleccione la opción Almacén de Piezas serializadas, para abrir la
ventana de Administración de Almacenes de Piezas serializadas, esta ventana es la
herramienta donde podrá reasignar en lotes una o varias Piezas serializadas desde un tipo
de almacén hacia otro (Figura 8.8), sin la necesidad de realizar una actividad de
mantenimiento de Piezas para ejecutar dicho traslado individualmente. Para asignar las
piezas simplemente seleccione el Motivo de Ingreso de la parte superior de la ventana, una
vez seleccionado el motivo aparecerán en el panel derecho de la ventana las piezas YA
ASIGNADAS al tipo y motivo de almacenamiento seleccionado y en el panel izquierdo
aparecerán todas las piezas disponibles que podrá mover hasta el panel derecho para
asignarlos al motivo y tipo de almacén actual. Utilice los botones de traspaso señalados con
flechas en la parte inferior central de la ventana, para asignar o deshacer la asignación de
los elementos de un panel a otro, tenga en cuenta que no podrá desasociar un elemento ya
asignado si no se ha ejecutado dicha asignación recientemente en la ventana. Por último,
recuerde seleccionar la fecha y escribir las observaciones respectivas de la parte superior de
la ventana antes de asignar a la pieza; mediante los botones de traspaso, el nuevo motivo y
tipo de almacén seleccionado.

61
 Manual de usuario

Figura 8.8

8.5. Conocer el control de Piezas serializadas y/o Materiales y Repuestos

disponible en inventario y lo utilizado en actividades de mantenimiento

Puede conocer las cantidades generales o detalladas por datos de facturación de las piezas
serializadas, materiales y repuestos que se encuentran o hubieron en existencia, y las
utilizadas en las actividades de mantenimiento por medio del nuevo set de reportes ubicados
en el menú REPORTES>ALMACENES.

9. ALERTAS DEL PROGRAMA

Haga clic en el menú en VER>ALERTAS DEL PROGRAMA para acceder a la ventana de
Alertas del programa (Figura 9.1). También se puede acceder a esta haciendo clic en el
cuarto botón de la barra de herramientas (triángulo amarillo con signo de admiración).

TIP: Las alertas del programa pueden actualizarse de forma manual o automática. Para ver y/o modificar la
frecuencia y otras opciones de actualización de las alertas del programa haga clic en el menú OPCIONES >
CONFIGURACIÓN y haga clic en la pestaña Actividades para modificar los valores del grupo Alertas del
programa. Tenga en cuenta que las actividades de mantenimiento repetitivas necesitan que el proceso de
actualización de las alertas del sistema se esté ejecutando en un periodo razonable para crear las próximas
actividades respectivas al completarse las anteriores.

62
 Manual de usuario

Figura 9.1

Al acceder a esta ventana se desplegará una lista que muestra las alarmas activas para el
momento actual agrupadas por:

 Actividad, en color rojo: Despliega las tareas que están próximas a iniciarse o que ya
están vencidas de acuerdo al parámetro de inicio establecido.
 Empleado, en color azul: Muestra los documentos por empleado (por ejemplo
“licencias”, “carta médicas”, etc.) que están próximos a vencer o ya expirados según
la fecha de caducidad.
 Vehículo, en color violeta: Despliega los documentos de vehículos (por ejemplos
“pólizas”, “Permisos sanitarios”, etc.) que están próximos a vencer o ya expirados
según la fecha de caducidad.
 Empresa, en color verde: Despliega los documentos de empresas (por ejemplos
“permisos de ministerio de ambiente”, etc.) que están próximos a vencer o ya
expirados según la fecha de caducidad.
 Neumático, en color negro: Muestra los neumáticos instalados en vehículos que es
necesario retirar o reencauchar debido al espesor mínimo de la capa de rodamiento
que presentan actualmente o cuyo kilometraje excede o está cerca del máximo de
vida útil permitido del modelo.
 Almacén, en color amarillo: Muestra los tipos de almacenes que poseen escasos
elementos dentro de éste, es decir, cantidades de inventario que llegaron al mínimo
permitido.

63
 Manual de usuario

 Pieza serializada, en color naranja: Muestra las piezas serializadas cuyo kilometraje u
horas de uso excede o está cerca del máximo de vida útil descrita del tipo de pieza.
(Esto último solo disponible con la adquisición del modulo adicional de Inventario).

Puede filtrar alguno de estos grupos de la ventana simplemente haciendo clic derecho del
mouse sobre la lista de la ventana y activando o desactivando el nombre del grupo de
alertas que desea visualizar del menú emergente. También desde ese mismo menú
emergente podrá reordenar la lista según la columna que desee.

TIP: Puede restringir el acceso de cada grupo del listado de la ventana de alertas a cada usuario del sistema.
Para realizar esto simplemente haga clic en el menú OPCIONES>USUARIOS Y CONTRASEÑAS, expanda el nodo
de Alertas del programa y active o desactive el nombre del grupo del listado de alertas para cada usuario del
tipo Operador del sistema que desee.

Para el caso del grupo de alertas de actividades, el sistema puede enviar un reporte de texto
resumido de estas con el estado actual directamente a uno o varios correos electrónicos.
Para indicar esta lista de distribución haga clic en el menú de OPCIONES>CONFIGURACIÓN
y active la opción Enviar resumen de de alertas del programa vía correo electrónico a las
direcciones y escriba en el campo de texto que aparecerá visible debajo, cada una de
direcciones de correo que desee que reciba este resumen separado por comas y la
periodicidad con que el sistema enviará dicho reporte a cada una de las bandejas de correos
debe especificarse en el campo Cada (# días).

TIP: Para que el sistema envíe el resumen de alertas y otros correos electrónicos automáticos debe configurar
desde el menú OPCIONES>CONFIGURAR CUENTA DE CORREO ELECTRÓNICO las opciones de envío de la lista
de la ventana de configuración de correo. Estas opciones a configurar permitirá enviar correos electrónicos
utilizando los programas de mensajería previamente instalados en su equipo o configurando de forma manual
los parámetros técnicos del proveedor del servicio de correo electrónico (esto último solo compatible para
equipos que posean Windows 2000 o XP)

El sistema de alarmas del programa trabaja con mensajes de notificación en el área de

tareas de Windows. Es decir, cuando hayan alarmas activas que requieran de atención por
parte del usuario, se mostrará una notificación en el área de tareas (parte derecha de la
barra inferior de Windows) que señalará cuántos elementos existen en estado de alerta en el
programa y pueda así recordar y revisar la ventana de alertas.

B. ACTIVANDO EL PRODUCTO
Si el software instalado en su equipo es una versión de Prueba de TRANSPORTEX, al
transcurrir los 90 días del período de evaluación se desplegará una ventana de expiración
del producto (Figura B.1).

TIP: Activar el producto es muy diferente que Registrar el número de Licencias o Registrar Módulos
adicionales del producto. Para todos estos pasos el proceso es bastante similar a como se describe más
adelante: proporcionándole códigos preliminares a su proveedor del producto e ingresando los valores de las
claves correspondientes. Sin embargo, es el proceso de Activación el que definirá el tiempo de uso Ilimitado o
por medio de verificación de estatus de Renta que le proporcionará el acceso al sistema luego de expirar el
periodo de evaluación del mismo. Los demás procesos de Registros puede cordialmente solicitarlos al
proveedor del software para que le sean registrados el número de vehículos a utilizar en el sistema (Licencias)
y registrar los módulos adicionales (por ejemplo Inventario) con simples fines evaluativos sin necesidad de
Activar el uso del producto. Todas estas opciones podrá encontrarlas y hacer uso de ellas en el menú de
AYUDA.

64
 Manual de usuario

Figura B.1

Para no perder el acceso al sistema, el software le concede 45 días de gracia adicionales

luego de sobrepasar el periodo de prueba de 90 días. Antes de concluir el período de
evaluación total del producto, debe ingresar la Clave de Activación del Producto, si no la
posee contacte a su proveedor si ha adquirido el producto, proporcionándole usted la Clave
del Producto en pantalla a éste ultimo (el proveedor) y así podrá el hacerle llegar la Clave de
Activación del producto que deberá ingresar en cada una de casillas asignadas para ello, en
la ventana de Activación del producto (Figura B.2).

Figura B.2

65
 Manual de usuario

Tras ingresar la clave requerida aparecerá una ventana que confirmará la activación del
producto con el siguiente mensaje: “Clave de activación comprobada, gracias por registrar el
software!”. Tenga en cuenta que este último paso de activación deberá hacerlo en línea con
el proveedor del software, ya que el Código del producto que usted debe proporcionarle a él
cambia cada vez que abre la ventana de Activación del producto.

C. PREGUNTAS FRECUENTES
Pregunta: Tengo problemas al tratar de ejecutar TRANSPORTEX en mi computador,
que cuenta con Windows Vista de 64 Bits, qué debo hacer?

R.- Aunque TRANSPORTEX está diseñado para trabajar sobre plataforma de Vista de 64 Bits
sin ningún problema, intente haciendo clic sobre el acceso directo con el botón derecho del
mouse (o sobre el mismo archivo ejecutable TransporteX.exe), en la ventana de propiedades
que se abre, ubíquese en la pestaña de Compatibilidad (Figura C.1), habilitar la casilla
EJECUTAR ESTE PROGRAMA EN MODO DE COMPATIBILIDAD PARA: escogiendo Windows XP
(Service Pack 2). Adicionalmente, habilite la última casilla EJECUTAR ESTE PROGRAMA
COMO ADMINISTRADOR en la sección de Niveles de Privilegio.

Figura C.1

Pregunta: Puedo cambiar el Kilometraje de algún vehículo manualmente sin tener

que ingresar viajes?

R.- El sistema TRANSPORTEX permite editar el Km. de un vehículo por la ventana principal
del mismo sólo a los administradores del sistema, al hacerlo por esta vía el cambio no
repercutirá en los neumáticos, sino sólo para el vehículo. Sin embargo si se resta o adiciona
66
 Manual de usuario

por la pantalla de actualización de odómetro se afecta el vehículo y los neumáticos

instalados para el momento.

Pregunta: Intento generar los reportes o gráficas, pero no se muestra ninguno,

qué puede estar sucediendo?

R.- TRANSPORTEX necesita tener una impresora instalada para poder generar la vista
preliminar del informe (así no se vaya a imprimir), pues para mostrarlo por pantalla necesita
un patrón al cual ajustarlo.
De esta manera, trabaja igual que Microsoft Office Excel, herramienta que también necesita
que haya una impresora instalada.
Para aquellas personas que no tienen impresoras, Microsoft Office (el paquete que contiene
Word, Excel, etc.) ofrece la opción de instalar el Microsoft Office Document Image
Writer, que es una impresora virtual, de hecho si se instala esta herramienta podrá ver en
el programa (al igual que en Excel) una vista preliminar sin necesidad de tener una
impresora, intente entonces lo siguiente:
1.- Verifique que en efecto el problema es que no hay ninguna impresora instalada, para ello
acceda a la opción impresoras y faxes por el botón Inicio (depende de la versión de
Windows).
2.- Si no la hay, y no puede instalar una impresora, intente instalar el Microsoft Office
Document Image Writer, que se instala con el CD de Office. Si no tiene acceso a algún CD
de office puede tratar de instalar una impresora PDF (también es una impresora "virtual"),
esto último lo puede hacer a través del link http://www.bullzip.com (Sitio oficial de una
utilidad de impresora PDF de uso gratuito)
3.- Una vez instalada puede verificar que los márgenes sean lo suficientemente pequeños
como para que el reporte se genere correctamente. Podría suceder que la impresora que
está instalada en la computadora tiene establecido márgenes muy grandes como para
permitir mostrar todos los datos del reporte. Solución: Ingrese en las propiedades de la
impresora y establezca márgenes más pequeños. Si la impresora no permite implementar
márgenes más pequeños debe instalarse una impresora "nueva" que soporte menores
márgenes de impresión.
4.- En última instancia, si después de completar las recomendaciones anteriores sigue sin
poder ver los reportes, intente cambiando las propiedades Avanzadas de la impresora.

Pregunta: No puedo ver los datos completos de un reporte que estoy generando.
Cómo puedo verlos en su totalidad?

R.- Ante todo usted debe verificar que en la ventana de Configuración (al cual accede a
través del menú Opciones), esté activa la casilla de Mostrar regla en la ventana de vista
previa de impresión de los reportes. Estando activa esta opción se mostrará una regla en los
bordes de cada reporte y unas guías (doble flecha) que le permitirá ajustar el área de
impresión.
Si aún así no se ven todos los datos, seguramente el reporte contiene mucha información
para el tamaño de la página, intente cambiar el tamaño de la hoja y sus márgenes en las
propiedades de la impresora a través de la opción Configurar impresora… del menú Archivo.

Pregunta: Cómo puedo hacer para ver o imprimir los datos de un reporte centrados
en la hoja?

R.- Ante todo usted debe verificar que en la ventana de Configuración (al cual accede a
través del menú Opciones), esté activa la casilla de Mostrar regla en la ventana de vista
previa de impresión de los reportes. Estando activa esta opción se mostrará una regla en los
67
 Manual de usuario

bordes de cada reporte y unas guías (doble flecha) que le permitirá ajustar el contenido del
mismo al centro de la hoja.

Pregunta: No logro que el sistema muestre el símbolo de Bolívares (Bs.) o

cualquier otro símbolo monetario en los reportes, cómo puedo hacer que
aparezcan?

R.- TRANSPORTEX NO maneja símbolos monetarios en las etiquetas de las ventanas ni

reportes, por ello el usuario debe manejar toda su información económica usando una
misma base monetaria.

Pregunta: Qué pasa si ocurre un error (Bug) durante el uso del sistema?

R.- TRANSPORTEX fue desarrollado bajo un excelente control de calidad, sin embargo, dados
los múltiples tipos de sistemas operativos, la complejidad de los sistemas, el hardware, el
CPU, redes y dispositivos de almacenamiento, es posible que surjan errores durante la
ejecución del mismo. En estos casos, los errores deben ser reportados enviados
electrónicamente a través de la herramienta de envío de errores, ubicado en el menú Ayuda,
para esto, el equipo debe contar con conexión a Internet. Nuestro equipo de soporte lo
revisará y dará respuesta lo antes posible.

Pregunta: Algunas actividades con periodicidad programada no están emitiéndose

consecutivamente a pesar de haber cambiado el estado de las mismas, qué puede
ser?

R.- Las actividades con periodicidad programada se vuelven a generar solo cuando la
predecesora es marcada como COMPLETADA o CANCELADA, de lo contrario no, y tampoco
se crearán automáticamente si antes de completarla o cancelarla se quitó la periodicidad.

Pregunta: Al utilizar el botón Eliminar para deshacer una actividad, me muestra

dos opciones de acción de eliminación:
“Eliminar solo esta actividad” y “Eliminar ésta y todas las repeticiones de esta
actividad” ¿Cuál es la diferencia entre estas opciones?

R.- Inicialmente debe entenderse que este botón de Eliminar debe usarse solo para borrar el
registro como tal de la actividad en el sistema; no para cancelar, aplazar o poner en espera
la actividad, pues para esto último debe cambiarse el estado de la actividad.
Este botón debe usarse sólo cuando se desea borrar por completo el registro de la actividad
si es que fue creada por error.
Debe escogerse la opción “Eliminar solo esta actividad” para borrar la actividad en específico
sin dejar rastro en los históricos, pero se volverá a crear automáticamente si existe una
actividad predecesora con periodicidad. De no existir una predecesora simplemente no
volverá a aparecer.
Debe escogerse la opción “Eliminar ésta y todas las repeticiones de esta actividad” cuando
necesite borrar ésta y todas las predecesoras existentes, sin importar el estado en que se
encuentren ni cuán antiguas sean, eliminando cualquier rastro en los históricos, sin
embargo, si la actividad fue creada a partir de un Grupo de Actividades se mostrará un
mensaje donde se indica que no podrán eliminarse estos registros y que para hacerlo tiene
que quitar el elemento de la lista mostrada en la Actividad Grupal donde fue creada.

Pregunta: Qué pasa si utilizo el botón Eliminar para deshacer un Grupo de

Actividades?
68
 Manual de usuario

R.- Inicialmente debe entenderse que este botón de Eliminar debe usarse solo para borrar
los registros como tal de la actividades en el sistema; no para cancelar, aplazar o poner en
espera la actividad, pues para esto último debe cambiarse el estado de cada una de las
actividad que surgieron del Grupo de Actividades.
Al Eliminar un Grupo de Actividades se borrarán todas las actividades sucesoras existentes
(para cada elemento, sea vehículo o neumático), sin importar el estado en que se
encuentren ni cuán antiguas sean, eliminando cualquier rastro en los históricos de todas
ellas.

Pregunta: Cómo puedo asignarle a un vehículo un mecánico u otro empleado como

conductor del mismo en el sistema?

R.- Para poder asignar un vehículo a cualquier persona en el sistema, el mismo debe tener el
cargo de conductor (de acuerdo a lo definido en la ventana de Configuración del menú
Opciones en la pestaña de Empleados)

Pregunta: Una actividad que estoy buscando por fecha no se lista en alguno de los
reportes, a pesar de consultar un intervalo de fechas donde debería aparecer, ¿qué
sucede?

R.- La inclusión de actividades en los reportes de esta naturaleza dependerá de cuál fecha
está considerándose para la consulta, TRANSPORTEX considera como primera opción la
fecha de finalización de la actividad, si ésta está en blanco considera la fecha de inicio, y si
ésta también es nula considerará la fecha de creación del registro como tal.

Pregunta: Hay una actividad cuya condición de aviso ya se cumple y sin embargo
se muestra en negro en la ventana de Actividades y en la ventana de Alertas, ¿por
qué no se muestran en rojo?

R.- Solo se mostrarán en rojo las actividades cuya condición de inicio ya haya sido alcanzado
o rebasado. Aquellas que solo hayan alcanzado la condición de aviso se mostrarán en negro.

Pregunta: Por qué en algunas listas de empleados y remolques algunos elementos

aparecen en negro y otros en rojo?

R.- Esta simbología la utiliza TRANSPORTEX para ayudar al usuario al momento de tomar
decisiones de asignaciones, solo se mostrarán en rojo los elementos que ya están asociados
o asignados a otro componente.

Pregunta: Deseo crear un respaldo (Backup) de la Base de datos de TRANSPORTEX.

¿Existe una opción en el programa para ejecutar esta acción?

R.- Sí, existe una opción en la aplicación de TRANSPORTEX para crear un respaldo manual
de la base de datos del sistema. Para ejecutar esta opción haga clic en el menú de ARCHIVO
> CREAR RESPALDO DE LA BASE DE DATOS… y seleccione el directorio y escriba el nombre
de archivo con que desea guardar la copia de respaldo. Tenga en cuenta que para realizar el
respaldo no debe seleccionar un directorio protegido o especial del sistema operativo (Como
por ejemplo “C:\Windows” o “C:\Archivos de Programas” o algunos de sus subdirectorios),
adicionalmente no puede ejecutar una copia de respaldo directamente sobre la raíz de una
unidad (ej. “C:\”). Esta opción de menú debe ejecutarla directamente sobre la maquina que
cumple con la función de Servidor donde se encuentra instalado el software del Motor de
Base de datos de Microsoft SQL Server.
69
 Manual de usuario

Si desea crear una copia de respaldo automática de la base de datos, puede ejecutar el
programa de Transportex.exe (ubicado en la carpeta de instalación del producto) en la
maquina Servidor con la línea de comando –b (para esto deberá crear primero un acceso
directo de Windows del ejecutable transportex.exe como aparece en la figura C.2) esto
abrirá una ventana donde podrá seleccionar y guardar las opciones de creación automática
del respaldo de la base de datos de forma frecuente (Figura C.3). Resulta muy útil crear un
acceso directo al programa con este parámetro y opcionalmente puede colocarle otro
parámetro adicional –min para que se ejecute de forma minimizada el programa y colocar
este acceso directo en el menú de Inicio > Programas > Inicio para que se ejecute
automáticamente cada vez que reinicie el Servidor. Si desea abrir la ventana con las
opciones de respaldo automático cuando esté en estado minimizado, simplemente haga
doble clic en el icono de TRANSPORTEX de la barra de tareas de Windows.

Figura C.3

Figura C.2

D. SOLUCIÓN A PROBLEMAS POST INSTALACIÓN

El programa de Instalación de TRANSPORTEX está diseñado para instalar y configurar de
forma básica todos los componentes necesarios para la ejecución del sistema. No obstante
en la mayoría de los entornos organizacionales, luego de instalar completamente el
producto, se hace necesario extender o entonar configuraciones adicionales, específicamente
para el Software Motor de Base de datos de Microsoft SQL Server 2005 relacionadas con la
seguridad y conexiones, los cuales en algunos casos pueden generar problemas de conexión
de la aplicación cuando se instala por primera vez el programa, tales ajustes deben
realizarse tanto en la maquina Servidor como en las Estaciones de trabajo.

TIP: Para autenticar en la consola de Administración de SQL Server u otras formas de conexión, la contraseña
del usuario sa de Microsoft SQL Server 2005 distribuido e instalado por el software de TRANSPORTEX es:
sqlserver.

70
 Manual de usuario

A continuación realice paso a paso las siguientes indicaciones hasta solventar los
inconvenientes de conexión relacionados al sistema TRANSPORTEX:

D.1. Configuración de Microsoft SQL Server en el Servidor

Habilitar conexiones remotas para SQL Server 2005

Debe habilitar conexiones remotas para cada instancia de SQL Server 2005 que desea
conectarse desde un equipo remoto. Para ello, siga estos pasos:

1. Haga clic en Inicio > Programas > Microsoft SQL Server 2005 > Herramientas de
configuración > Configuración de superficie de SQL Server 2005 para abrir la ventana
principal de Configuración de superficie de SQL Server 2005 (Figura D.1).

Figura D.1

2. En la ventana Configuración de superficie de SQL Server 2005, haga clic en el vinculo

Configuración de superficie para servicios y conexiones.
3. En la ventana Configuración de superficie para servicios y conexiones, expanda el nodo
Motor de base de datos (o Database Engine en caso que aparezca en ingles), haga clic en el
nodo Conexiones remotas (Figura D.2), luego haga clic en la opción de selección simple
conexiones locales y remotas en la sección derecha de la ventana, finalmente haga clic en la

71
 Manual de usuario

opción TPC/IP y canalizaciones por nombres ubicada mas abajo y a continuación, haga clic
en el botón Aplicar.

Figura D.2

4. En caso de que esta utilidad de configuración no le indique que debe reiniciar el servicio,
debe hacerlo entonces manualmente. Para reiniciar el servicio de SQL Server, en la misma
ventana de Configuración de superficie para servicios y conexiones, dentro del nodo Motor
de base de datos, haga clic en el nodo Servicio, luego haga clic en el botón Detener, espere
hasta que se detenga el servicio y, a continuación, haga clic en el botón Iniciar para
reiniciar otra vez el servicio de Microsoft SQL Server.

Habilitar conexiones remotas para SQL Server 2008 o superior

No existe un Asistente de configuración de Superficie para las versiones de SQL Server 2008
o superiores. Para habilitar las opciones de conexiones remotas entrantes en SQL Server
2008 o superior véase más abajo el último TIP de la sección Verificar la autenticación
mixta de SQL Server. Para habilitar los protocolos en las versiones 2008 o superiores
debe dirigirse al menú INICIO > Microsoft SQL Server 20XX > Herramientas de
configuración > Administrador de configuración de SQL Server. Una vez hecho clic en esta
última opción se abrirá una consola. Expanda el nodo de Configuración de Red de SQL
Server en el panel izquierdo de la consola y seleccione el nodo de “Protocolos de
SERVIDORX” (esto último entiéndase como el nombre de la instancia que desea configurar
del equipo Servidor). Una vez hecho clic sobre este nodo en el panel derecho se presentara
una lista de protocolos disponibles. Seleccione la opción TCP/IP y con el clic derecho del
mouse sobre el ítem seleccione la opción Habilitar del menú emergente. Repita esto último
con el ítem de Canalizaciones con nombres.
72
 Manual de usuario

Habilitar el servicio de SQL Server Browser en SQL Server 2005

Debe habilitar el servicio de SQL Server Browser de SQL Server 2005 para conectarse desde
un equipo remoto. Para ello, siga estos pasos:

1. Haga clic en Inicio > Programas > Microsoft SQL Server 2005 > Herramientas de
configuración > Configuración de superficie de SQL Server.
2. En la ventana de Configuración de superficie de SQL Server 2005, haga clic en el vinculo
Configuración de superficie para servicios y conexiones (Figura D.1).
3. En la ventana de Configuración de superficie para servicios y conexiones, haga clic en el
nodo SQL Server Browser (Figura D.3), seleccione el valor Automático para el campo Tipo
de inicio y, a continuación, haga clic en el botón Aplicar y luego Iniciar.

Figura D.3

4. Ingrese al registro de Windows haciendo clic en el menú de Inicio > Ejecutar… y escriba:
regedit.exe y haga clic en Aceptar.
5. Localice la clave de registro en: “HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Microsoft
SQL Server\90\SQL Browser\Ssrplistener” del Registro de Windows e ingrese el valor: 1 en
dicha clave. Si la clave Ssrplistener no existe deberá crear la nueva clave del tipo DWORD.
6. En caso de que haya creado la clave anterior, Detenga e Inicie de nuevo el servicio de
SQL Server Browser explicado en el paso 4 de la sección “Habilitar conexiones remotas para
SQL Server 2005”.

73
 Manual de usuario

Habilitar el servicio de SQL Server Browser en SQL Server 2008 o superior

Diríjase al menú INICIO > Microsoft SQL Server 20XX > Herramientas de configuración >
Administrador de configuración de SQL Server. Una vez hecho clic en esta última opción se
abrirá una consola. Haga clic en el nodo de Servicios de SQL Server en el panel izquierdo de
la consola y seleccione el ítem “Explorador de SQL Server”. Verifique si este ultimo ítem
tiene Estado Iniciado, si es así puede ignorar el paso siguiente, de lo contrario, con el clic
derecho del mouse haga clic en la opción Iniciar del menú emergente sobre el ítem
seleccionado.

Crear una excepción para SQL Server en el Firewall de Windows

Para crear una excepción para el Software de SQL Server en el Firewall de Windows, siga
estos pasos:

1. Haga clic en Inicio > Panel de Control > Firewall de Windows o sino en Inicio > Ejecutar...
y el cuadro de diálogo escriba Firewall.cpl y luego haga clic en Aceptar.
2. En la ventana de Firewall de Windows, haga clic en la pestaña Excepciones y, a
continuación, haga clic en el botón Agregar programa (Figura D.4).
3. En la ventana Agregar un programa, haga clic en Examinar. Seleccione el programa
ejecutable “C:\Archivos de Programa\Microsoft SQL Server\MSSQL\Binn\sqlservr.exe”, haga
clic en Abrir y, a continuación de vuelta en la ventana anterior, active la casilla de
verificación situada junto al nuevo ítem y haga clic en Aceptar.

TIP: La ruta de acceso puede ser diferente dependiendo de dónde está instalado SQL Server en su equipo.
Repita los pasos 1 a 3 para cada instancia de SQL Server que necesita una excepción.

Figura D.4

74
 Manual de usuario

Crear una excepción para el servicio de SQL Browser en el Firewall de Windows

Para crear una excepción para el servicio de SQL Browser en Firewall de Windows, siga estos
pasos:

1. Haga clic en Inicio > Panel de Control > Firewall de Windows o sino en Inicio > Ejecutar...
y el cuadro de diálogo escriba Firewall.cpl y luego haga clic en Aceptar para entrar al
Firewall de Windows.
2. En la ventana de Firewall de Windows, haga clic en la pestaña Excepciones y, a
continuación, haga clic en el botón Agregar programa (Figura D.4).
3. En la ventana Agregar un programa, haga clic en Examinar. Seleccione el programa
ejecutable “C:\Archivos de Programa\Microsoft SQL Server\90\Shared\sqlbrowser.exe”,
haga clic en Abrir y, a continuación de vuelta en la ventana anterior, active la casilla de
verificación situada junto al nuevo ítem y haga clic en Aceptar.

Crear una excepción para los puertos de los servicios de Microsoft SQL Server en el
Firewall de Windows

Para habilitar en el Firewall de Windows los puertos 1433 y 1434 pertenecientes a los
servicios de SQL Server y SQL Browser respectivamente, siga estos pasos:

1. Haga clic en Inicio > Panel de Control > Firewall de Windows o sino en Inicio > Ejecutar...
y el cuadro de diálogo escriba Firewall.cpl y luego haga clic en Aceptar.
2. En la ventana de Firewall de Windows, en la pestaña Excepciones, haga clic en el botón
Agregar puerto.
3. En el campo Nombre, escriba un nombre para el puerto, como Puerto TCP de SQL
Server, y luego haga clic en Aceptar.
4. En el campo Número de puerto, escriba 1433 y luego haga clic en la opción de selección
simple TCP (Figura D.5).

Figura D.5
75
 Manual de usuario

5. En la pestaña Excepciones, aparecerá el nuevo ítem creado. Para habilitar el puerto,

active la casilla de verificación situada junto al nuevo ítem.
6. Haga clic nuevamente en el botón Agregar puerto.
7. En el campo Nombre, escriba un nombre para el puerto, como Puerto UDP de SQL
Server, y luego haga clic en Aceptar.
8. En el campo Número de puerto, escriba 1434 y luego haga clic en la opción de selección
simple UDP.
9. En la pestaña Excepciones, aparecerá el nuevo ítem. Para habilitar el puerto, active la
casilla de verificación situada junto al nuevo ítem.
10. Haga clic en Aceptar para guardar todos los cambios.

Verificar la autenticación mixta de SQL Server

1. Haga clic en Inicio > Programas > Microsoft SQL Server 20XX > SQL Server Management
Studio 20XX.
2. En la ventana de inicio de sesión coloque los datos necesarios para ingresar a la consola
de administración de SQL Server. Si desconoce los valores o no tiene pericia técnica para
establecer los valores adecuados haga clic sobre el botón Aceptar para entrar con los
valores por defecto (La configuración original debería ser suficiente para ingresar).
3. Haga clic con el botón derecho del mouse sobre el nodo principal del árbol jerárquico del
panel izquierdo (Señalado con un icono en forma de contenedor dorado y un botón de “Play”
seguido del nombre de red del equipo), y seleccione la opción Propiedades del menú
contextual.
4. En la ventana de Propiedades seleccione la página de Seguridad ubicada en el panel
izquierdo de la nueva ventana abierta (Figura D.6).

Figura D.6
76
 Manual de usuario

5. Verifique que se encuentre el valor de Modo de autenticación de Windows y SQL Server

en la casilla de selección simple del grupo Autenticación del servidor. De no ser así,
establezca este valor y haga clic en Aceptar. Si ha cambiado el valor del modo de
autenticación debe Detener e Iniciar el servicio de SQL Server, para llevar a cabo esto último
haga clic con el botón derecho del mouse en el nodo principal del árbol jerárquico del panel
izquierdo (Señalado con un icono en forma de contenedor dorado y un botón de “Play”
seguido del nombre de red del equipo), y seleccione la opción Detener del menú contextual,
repita esto ultimo pero seccione luego la opción Iniciar del mismo menú contextual.

TIP: Si posee instalado SQL Server 2008 o superior por defecto se encuentran habilitadas las conexiones
remotas hacia el equipo servidor. Para verificar esto simplemente haga clic en la opción Conexiones del panel
izquierdo en la ventana de propiedades del servidor (figura D.6) y verifique que el valor de la casilla Permitir
conexiones remotas con este servidor se encuentre activado.

Agregar cuentas de usuario locales o de red a las cuentas de Inicio de Sesión de

SQL Server

Debe agregar cuentas de usuarios de Windows a la lista de usuarios existentes de la Base de

datos de Microsoft SQL Server (NO son usuarios dentro del sistema TRANSPORTEX) para
conectarse a la Base de datos de TRANSPORTEX. La lista de usuarios a agregar depende
principalmente del siguiente criterio: Si en la red de área local (LAN) de su empresa existe
un controlador de Dominio de red de Windows, debe agregar cada uno de los usuarios del
Dominio que desee darle acceso al sistema TRANSPORTEX, si en cambio su red de área local
es de un Grupo de trabajo debe agregar la cuenta de Invitado del equipo servidor a la lista
de usuarios de conexión a la base de datos de TRANSPORTEX. Para cualquiera de los dos
casos, siga los siguientes pasos:

1. Haga clic en Inicio > Programas > Microsoft SQL Server 20XX > SQL Server Management
Studio 20XX.
2. En la ventana de inicio de sesión coloque los datos necesarios para ingresar a la consola
de administración de SQL Server. Si desconoce los valores o no tiene pericia técnica para
establecer los valores adecuados haga clic sobre el botón Aceptar para entrar con los
valores por defecto (La configuración original debería ser suficiente para ingresar).
3. Expanda el nodo principal del árbol jerárquico del panel izquierdo (Señalado con un icono
en forma de contenedor dorado y un botón de “Play” seguido del nombre de red del equipo),
luego expanda el nodo de Base de datos y verifique que se encuentre visible el nodo
DB_TRANSPORTEX.
4. En caso de que el nodo DB_TRANSPORTEX no aparezca dentro del árbol, debe adjuntar la
base de datos del sistema TRANSPORTEX, si aparece dicho nodo prosiga con el paso 5. Para
adjuntar la base de datos de TRANSPORTEX haga clic con el botón derecho del mouse sobre
el nodo Base de datos y haga clic en Adjuntar… del menú emergente. Una vez hecho clic en
la opción mencionada aparecerá una ventana de Adjuntar Base de datos (Figura D.7),
presione el botón Agregar… para buscar el archivo de base de datos a adjuntar, en este
caso seleccione el archivo DB_TRANSPORTEX.mdf ubicado (por lo general) en la carpeta ‘BD’
dentro de la ruta de instalación del programa TRANSPORTEX (usualmente “C:\Archivos de
Programa\TransporteX”). Finalmente presione el botón Aceptar para adjuntar la base de
datos. Una vez adjuntada la base de datos, podrá expandir el nodo DB_TRANSPORTEX
presentado en el árbol.

77
 Manual de usuario

Figura D.7

5. Expanda el nodo Seguridad del nodo principal del árbol jerárquico, luego seleccione el
nodo Inicios de sesión y haga clic derecho con botón del mouse sobre este nodo y seleccione
Nuevo inicio de sesión… del menú emergente.
6. En la ventana Inicio de sesión presione el botón Agregar, antes de esto asegúrese que la
opción Autenticación de Windows este seleccionada.
7. En la ventana de Inicio de sesión (Ventana grande en la Figura D.8) presione el botón
Buscar… para mostrar la ventana de lista de usuarios disponibles (Ventana pequeña en la
Figura D.8). Una vez desplegada la lista debe seleccionar el usuario que desea agregar. Si el
usuario que intenta agregar es perteneciente a un Dominio de Windows puede escribir el
nombre de usuario directamente en la ventana Seleccionar Usuario o Grupo según la forma
DOMINIO\Nombre de usuario en la casilla del nombre de nombre del objeto o de la forma
NOMBRE_DEL_EQUIPO\Nombre de usuario si se trata de un usuario local del equipo.
Presione el botón Aceptar para elegir el usuario seleccionado.

78
 Manual de usuario

Figura D.8

8. De vuelta a la ventana anterior de Inicio de sesión seleccione en el campo Base de datos

predeterminada el valor DB_TRANSPORTEX dentro de la sección General del panel
izquierdo (Figura D.8) y en la sección Asignación de usuarios del panel izquierdo (Figura
D.9) active la casilla DB_TRANSPOTEX ubicado en el panel superior derecho de usuarios
asignados y luego active el valor db_owner ubicado en el panel inferior (Esta propiedad es la
más importante y debe quedar asignada incondicionalmente). Presione el botón Aceptar
para guardar los cambios del nuevo usuario agregado.

79
 Manual de usuario

Figura D.9

Repita los pasos 5 al 8 para agregar otros usuarios necesarios a la lista de Inicios de sesión.

En ocasiones no se encuentra en la lista el usuario “Invitado” o el mismo se encuentra

deshabilitado. Es necesario y hasta recomendable incluso después de haber ingresado
exitosamente al usuario “Invitado”, agregar a otros usuarios tales como el de “Anonymuos
logon”, “Servicio de Red”, “BUILTIN\Usuarios”, “Todos” y cualquier otro usuario del equipo
local del servidor que crea necesario que posea la calidad de ser un usuario valido para
utilizarse como usuario a través de una conexión remota.

TIP: Debe asegurarse que efectivamente guardó los datos de la sección Asignación de usuarios en la ventana,
en especial la propiedad db_owner. Para verificar esto simplemente vuelva a entrar a la misma ventana luego
de Aceptar los cambios previamente. Si la consola no guardó los cambios debe reiniciar sesión en la consola del
Management Studio de SQL Server utilizando otro usuario y contraseña del servidor con permisos suficientes
para modificar estas características.

80
 Manual de usuario

Establecer otros permisos de seguridad adicionales en SQL Server

1. Expanda el nodo Base de datos del nodo principal del árbol jerárquico del panel izquierdo
de la consola del Management Studio de SQL Server, seguido expanda el nodo
DB_TRANSPORTEX, luego dentro de este ultimo expanda el nodo Seguridad y finalmente el
nodo de Usuarios donde podrá ver la lista de ítems dentro de este ultimo nodo a los usuarios
cuyos permisos se han configurado para sistema el TRANSPORTEX.
2. Seleccione el usuario que desee configurar de la lista de nodos con el clic derecho del
mouse sobre el ítem y elija la opción Propiedades del menú emergente.
3. En la ventana de Usuario de la base de datos (muy similar a la de la Figura D.9) active la
propiedad db_owner en ambos paneles centrales ubicados en la vista General (es la primera
vista que es visualizada al abrir la ventana por primera vez).
4. En el panel izquierdo haga clic en la sección Elementos que pueden protegerse y verifique
que en el panel superior derecho se encuentre el elemento DB_TRANSPORTEX. Si ya se
encuentra en la lista salte al paso 6.
5. Haga clic en el botón Agregar ubicado en la sección media de la ventana principal de
Usuarios de base de datos e inmediatamente visualizará una pequeña ventana con el título
“Agregar objetos”, seleccione el valor Todos los objetos de los tipos… y haga clic en el botón
Aceptar de esta ventana emergente. Nuevamente se abrirá otra nueva ventana emergente
titulada “Seleccionar tipos de objetos”, seleccione y active el ítem Base de datos y haga clic
en el botón Aceptar para traer todas las propiedades de vuelta a la ventana principal de
Usuarios de base de datos.
6. En la lista del panel inferior de la ventana principal de Usuarios de base de datos active
los valores de la propiedad Conceder para los permisos de Alter, Backup Database, Connect,
Create function, Create procedure, Create table, Create type, Create view, Delete, Execute,
Insert, Select y Update de la lista y finalmente luego haga clic en el botón Aceptar para
guardar todos los cambios ejecutados en esta ventana.
7. Repita los pasos del 2 al 6 con los demás usuarios de la lista de ítems presentada en el
paso 1.

Compartir o cambiar los permisos seguridad de la carpeta ‘BD’ de TransporteX

Para cumplir con este requisito solo es necesario completar uno o ambos casos explicados a
continuación, aplicados para la carpeta BD, donde residen dentro los archivos de la base de
datos del sistema, ubicada (por lo general) en la ruta de instalación del sistema
TRANSPORTEX.

a) Compartir la carpeta BD

1. Por medio del Explorador de Carpetas de Windows ubique la ruta de instalación del
sistema TRANSPORTEX, generalmente “C:\Archivos de Programa\TransporteX”.
2. Seleccione y haga clic con el botón derecho del mouse sobre la carpeta BD, a
continuación haga clic sobre Propiedades del menú emergente.
3. En la pestaña Compartir (Figura D.10) active la casilla Compartir esta carpeta o sobre el
botón Uso compartido avanzado (Algunos nombres y formas de las opciones pueden
varias de versiones del Sistema Operativo).

81
 Manual de usuario

Figura D.10

4. Coloque un nombre de la capeta a compartir (por lo general el mismo nombre sugerido de

la carpeta).
5. Haga clic en el botón Aplicar y para guardar los cambios realizados.

b) Cambiar las opciones de seguridad de la carpeta BD

1. Por medio del Explorador de Carpetas de Windows ubique la ruta de instalación del
sistema TRANSPORTEX, generalmente “C:\Archivos de Programa\TransporteX”.
2. Seleccione y haga clic con el botón derecho del mouse sobre la carpeta BD, a
continuación haga clic sobre Propiedades del menú emergente.
3. En la pestaña Seguridad (Figura D.11) realice para cada usuario de la lista lo siguiente:
active la casilla de verificación Permitir para cada propiedad de seguridad de la lista inferior.
Repita este proceso por cada usuario mostrado en la lista superior de usuarios del equipo.
(Algunos nombres y formas de las opciones pueden varias de versiones del Sistema
Operativo).

82
 Manual de usuario

Figura D.11

4. Finalmente presione el botón Aplicar para guardar los cambios realizados.

D.2. Establecer la conexión desde una Estación de trabajo

Utilidad de conexión automática

Esta herramienta es una ventana que se activa al fallar el intento de conexión a la base de
datos del sistema al momento de ejecutarlo. También puede ejecutar esta utilidad del
programa haciendo clic en Inicio > Programas > TransporteX > Utilidad de configuración de
conexión. Una vez abierta la ventana podrá seguir las indicaciones en la ayuda mostrada a
través de los hipervínculos de cada opción de la ventana (Figura D.12). Utilice esta utilidad
si ha fallado la conexión al servidor de SQL Server donde se encuentra el servicio de base de
datos, si ha cambiado de servidor o si es primera vez que ejecuta TRANSPORTEX desde un
equipo remoto de usuario (Estación de trabajo). Si no ha logrado establecer una conexión
exitosa con el uso de esta sencilla herramienta, realice a continuación los próximos pasos.

83
 Manual de usuario

Figura D.12

Configurar el DSN de ‘TransporteX’ desde ODBC

1. Haga clic en Inicio > Panel de Control > Herramientas Administrativas > Orígenes de
Datos ODBC o sino en Inicio > Ejecutar... y el cuadro de diálogo escriba odbcad32.exe y
luego haga clic en Aceptar.
2. Seleccione la pestaña de DSN de sistema (Figura D.13) y haga doble clic sobre el ítem de
la lista llamado TransporteX. (En caso de que esta opción no aparezca, haga clic en el botón
Agregar, seleccione el valor SQL Server de la ventana de Asistente de DSN y continué con
el resto de los pasos explicados a continuación).

Figura D.13
84
 Manual de usuario

3. En la ventana de Configuración de DSN de Microsoft SQL Server (Figura D.14), en el

campo Nombre, verifique (o escriba) que se encuentre el valor de ‘TransporteX’. En el
campo Servidor elija el nombre del equipo que realiza la función de servidor en la lista
desplegable. Esta lista puede contener otros nombres de servidores en su organización con
incluso varios nombres de Instancia diferentes en cada equipo. Elija la opción adecuada de
la lista (el nombre del equipo e instancia en donde instalo el software de base de
TRANSPORTEX) y presione el botón Siguiente.

Figura D.14

4. Seleccione el tipo de autenticación de SQL Server, si en su empresa existe un controlador

de Dominio de Windows y ha configurado debidamente las cuentas de acceso a la base de
datos explicados en el punto “Agregar cuentas usuario locales o de red a las cuentas de
Inicio de Sesión de SQL Server” puede dejar activada la opción de Con la autenticación de
Windows NT, mediante el Id. De inicio de sesión de red (Figura D.15) incluso si también ha
configurado una cuenta de Invitado local en la lista de usuarios permitidos a la base de
datos de TRANSPORTEX en el Servidor de SQL Server bajo una red de grupo de trabajo. Si
falla los intentos de conexión utilice el modo Con la autenticación de SQL Server,… y escriba
en la parte inferior el nombre de usuario ‘sa’ y la contraseña correspondiente.

Figura D.15

85
 Manual de usuario

5. Presione el botón Siguiente y en caso de haber proseguido a la próxima página de la

ventana continué con el paso 6. En caso de no haber establecido una conexión al servidor
haga clic en el botón Configuración del Cliente… y en la ventana establezca la opción
TCP/IP y verifique que el nombre del servidor sea el correcto en los campos Alias del
servidor y Nombre del servidor. Presione el botón Aceptar y vuelva reintentar haciendo clic
sobre el botón Siguiente. Si el problema persiste ingrese de nuevo a la ventana haciendo
clic en el botón Configuración del Cliente… y establezca el valor de Canalizaciones por
nombres y presione Aceptar y vuelva reintentar haciendo clic sobre el botón Siguiente.
6. Seleccione de la lista del campo Establecer la siguiente base de datos como
predeterminada el valor: DB_TRANSPORTEX
7. Presione el botón Siguiente hasta Finalizar.

Configurar el DSN de ‘TransporteX’ desde ODBC en una máquina con Windows de

64 bits

1. Debe ejecutar explícitamente el ejecutable odbcad32.exe ubicado en la capeta de

“C:\Windows\SysWoW64”
2. Una vez abierta la ventana asegúrese en que en la barra de título de la herramienta del
Administrador de Orígenes de Datos ODBC tenga la frase “…32 bits” en la misma (No debe
decir “…de 64 bits”, en el título de la ventana).
3. Siga los pasos desde el 2 hasta el 7 descritos en el punto anterior.

Configurar el archivo TransporteX.ini

1. Por medio del Explorador de Carpetas de Windows ubique la ruta de instalación del
sistema TRANSPORTEX, generalmente “C:\Archivos de Programa\TransporteX”.
2. Haga doble clic sobre el archivo TransporteX.ini para abrirlo y visualizar su contenido
como se muestra en la figura D.16.

Figura D.16
86
 Manual de usuario

3. En la sección Connection ubique la clave ODBCDriverPrompt y establezca su valor en

True.
4. En este punto guarde y cierre el archivo e inmediatamente ejecute la aplicación de
TRANSPORTEX para realizar una prueba de conexión. Una vez mostrada la ventana de Inicio
de Sesión de la aplicación puede dar por terminada las pruebas actuales. En caso contrario
continué con los siguientes puntos.
5. De fallar la prueba descrita en el paso anterior. Abra de nuevo el archivo TransporteX.ini
y en la sección Connection ubique la clave ODBCIntegratedSecurity y establezca su valor en
False, o viceversa (en True) si ya estaba con este valor.
6. Guarde y cierre el archivo e inmediatamente ejecute la aplicación de TRANSPORTEX para
realizar una prueba de conexión.

TIP: Dependiendo de los niveles de seguridad configurados en el Servidor de base de datos de SQL Server
cuando cambia el valor de las claves ODBCDriverPrompt y ODBCIntegratedSecurity al momento de iniciar el
programa aparecerá una ventana nativa del Driver de SQL Server solicitando otros parámetros adicionales de
conexión. Presione Aceptar sobre esta ventana para ingresar a la aplicación, o en caso fallar la conexión
active (o en caso contrario desactive) la casilla de verificación Usar seguridad integrada y presione Aceptar.
Para deshacer la aparición de esta ventana intente colocar la contraseña del usuario sa en la clave DBUserPwd
dentro del archivo TransporteX.ini y asegúrese de que la clave PwdEncripted tenga el valor de False cuando
haga esto. Si el problema persiste asegúrese de haber realizado todos los pasos de la configuración del
servidor descritos en esta sección del manual.

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