Prototipos CCD y TRD

PROTOTIPO DE CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL Y
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

En cumplimiento con la Ley 1712 de 2014: “Ley de Transparencia y del derecho al acceso de la información pública nacional ” y lo esta
Archivo General de la Nación en el Acuerdo 004 de 2013, Circular 003 de 2015 y demás normatividad archivística vigente, el Archivo
Nación (AGN), a través del Grupo de Asistencia Técnica Archivística (GATA), pone a disposición de las diferentes entidades de lo
colombianos, el presente Modelo para la Elaboración e Implementación de las Tablas de Retención Documental (TRD), con el objeto d
herramienta que facilite la identificación de las funciones institucionales, el manejo integral de la información, el control a la producc
documental y facilita la organización y disposición final de los documentos (Minimanual No 4).
Este prototipo se estructura en ocho pasos metodológicos, como se describen a continuación:
• Paso No 1. Diagnóstico. En este ítem, se encuentra un modelo de entrevista de diagnóstico, que le permitirá a la entidad conocer el est
materia de Gestión Documental y de Conservación.
• Paso No 2. Organigrama. En este ítem, se presenta un modelo de estructura orgánico funcional de una entidad y debe diligenciarlo c
dependencias existentes. Si no cuenta con este, la entidad identificará las dependencias existentes actualmente y las colocará confo
jerárquico respectivo, tomando como guía el modelo de organigrama adjunto en este prototipo.
• Paso No 3. Mapa de procesos. En este ítem, se encuentra un modelo para la identificación de los macroprocesos estratégicos, misional
a la gestión de la entidad. Este será diligenciado de acuerdo con las dependencias actuales e identificadas.
• Paso No 4. Comité Interno de Archivo. En este ítem, se presenta un modelo de acto administrativo de creación del comité, el cu
ajustado conforme a la información de la entidad.
• Paso No 5. Entrevista TRD. En este ítem, se presenta un modelo de entrevista para la elaboración de las Tablas de Retención Doc
permite la identificación y definición de las series documentales; análisis de la producción y trámite documental, teniendo en cuenta los
procedimientos de las dependencias e identificación de los valores primarios de la documentación. Esta entrevista deberá aplicarse a cada
administrativa productora de documentos.
• Paso No 6. Cuadro de Clasificación Documental. En este ítem, se presenta un modelo de CCD, determinando la sección, subsección, se
y normatividad aplicable. Este cuadro debe consolidar la información de todas las dependencias de la entidad.
• Paso No 7. Tabla de Retención Documental. En este ítem, se presenta un modelo de Tabla de Retención Documental, construida a parti
de series y subseries documentales comunes, conforme con las funciones trasversales de los municipios.
Finalmente, es preciso conocer algunos conceptos técnicos archivísticos relacionados con el tema, los cuales se encuentran en el ítem
comprender la elaboración e implementación de este prototipo.
a información pública nacional ” y lo establecido por el
matividad archivística vigente, el Archivo General de la
osición de las diferentes entidades de los municipios
nción Documental (TRD), con el objeto de brindar una
de la información, el control a la producción y trámite
ue le permitirá a la entidad conocer el estado actual en
onal de una entidad y debe diligenciarlo conforme a las

stentes actualmente y las colocará conforme al orden
los macroprocesos estratégicos, misionales y de apoyo

ntificadas.
ministrativo de creación del comité, el cual deberá ser
boración de las Tablas de Retención Documental, que

ámite documental, teniendo en cuenta los manuales de
ón. Esta entrevista deberá aplicarse a cada dependencia
, determinando la sección, subsección, series, subseries

de la entidad.
Retención Documental, construida a partir de ejemplos
nicipios.
ema, los cuales se encuentran en el ítem Glosario para

GLOSARIO
Para facilitar la elaboración, y/o actualización del Cuadro de Clasificación Documental y las Tablas de Retención Documental
los prototipos que se desarrollarán, es necesario entender algunas definiciones relacionadas con el tema, las cuales se prese
No 4 Tablas de Retención y Transferencias Documentales; Ley 594 de 200) :

CONCEPTO DEFINICIÓN
Conjunto de tareas, operaciones, acciones y trámites regladas por las normas de
por una unidad administrativa (oficina), que se materializan en tipos docume
Actividad Administrativa
funciones asignadas.
Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo v

Archivo Total
Tema, motivo, argumento, materia, cuestión, negocio o persona de que trata
Asunto
genera, en consecuencia, una acción administrativa.
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción
Ciclo vital del Documento
conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permane
Labor mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cad
Clasificación Documental
sección y subsección) de acuerdo a la estructura orgánico-funcional de la entida

Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los pro
Comité de Archivo
decisiones en los procesos administrativos y técnicos de archivo.
Órgano asesor del Archivo General de la Nación, encargado de estudiar los a
Comité Evaluador de Documentos
secundario de los documentos y con la evaluación de las TRD.

Operación por la cual se retiran de la unidad documental, los documentos qu
Depuración
secundarios. Es análogo a la selección natural.

Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privad
Documento de archivo funciones.
Es aquel que es utilizado habitualmente con fines administrativos.

Documentos activo
Es aquel de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivo
Documento de apoyo contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión admin
la misma institución o proceder de otra y no forman parte de las series documen

Es aquel necesario para el funcionamiento de un organismo y que por su con
Documento esencial garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo aun después
posibilita la reconstrucción de la historia institucional.

Hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital, resultado de la valoració
Disposición final de documentos
permanente, a su eliminación, selección por muestreo y/o microfilmación.
Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo,
Eliminación de Documentos
que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecn
Conjunto de documentos relativos a un asunto, que constituyen una Unidad
Expediente formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente
resolución de un mismo asunto.

Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificaci
Gestión Documental documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta s
facilitar su utilización y conservación.

Recepción o generación de documentos en una unidad administrativa en cumplim
Producción Documental
Instrumento que controla el ingreso de documentos a un archivo, siguiendo el or
Registro de entrada
Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la documentac
Selección Documental
Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, e
Serie Documental sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específi
Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.

Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jer
Subserie Documental separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de
asunto.
Listado de series y sus correspondientes tipos documentales a las cuales se asig
Tablas de Retención
cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Tipo documental Unidad documental simple.
Unidad Administrativa Unidad técnico-operativa de una institución.
Conjunto de piezas o tipos documentales. Puede ser unidad archivística, entre ot
Unidad Archivística
Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad documental. Pueden ser
Unidad de conservación
otras, una caja, una carpeta, un libro o un tomo.
Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documen
Unidad Documental ser simple cuando está constituida por un sólo documento o compleja cuando lo
expediente.
Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución producto
Valor Primario
beneficiario. Es decir, a los involucrados en el asunto.
Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge una
Valor Secundario
primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente
de Retención Documental, que se desarrollarán a partir de
tema, las cuales se presentan a continuación (Minimanual
INICIÓN
egladas por las normas de procedimiento y llevadas a cabo
rializan en tipos documentales y permiten desarrollar las
s documentos en su ciclo vital.
o o persona de que trata una unidad documental y que
ntos desde su producción o recepción en la oficina y su
ión a un archivo permanente.

series que componen cada agrupación documental (fondo,
ico-funcional de la entidad.
finir las políticas, los programas de trabajo y la toma de
e archivo.
argado de estudiar los asuntos relacionados con el valor
s TRD.
ental, los documentos que no tienen valores primarios ni
entidad pública o privada en razón de sus actividades o
nistrativos.
nes, manuales, instructivos, etc.), que por información que
cíficas de la gestión administrativa. Puede ser generado en
arte de las series documentales de las oficinas.

anismo y que por su contenido informativo y testimonial
s del mismo aun después de su desaparición, por lo tanto,
esultado de la valoración con miras a su conservación
y/o microfilmación.
su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y
cia para la ciencia y la tecnología

constituyen una Unidad Archivística. Unidad documental
rgánica y funcionalmente por una oficina productora en la
ndientes a la planificación, manejo y organización de la
s, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de
administrativa en cumplimiento de sus funciones.
un archivo, siguiendo el orden cronológico de entrada.
parcial de la documentación, por medio de muestreo.
ontenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o
e sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o
tros.
rte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma
mentales que varían de acuerdo con el tramite de cada

ntales a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en
idad archivística, entre otras: un expediente.
documental. Pueden ser unidades de conservación, entre
caracterización documental. La unidad documental puede
nto o compleja cuando lo constituyen varios, formando un
la institución productora y al iniciador, destinatario o
retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o
servan permanentemente.
ENTREVISTA
DIAGNOSTICO GESTIÓN DOCUMENTAL
ÍTEM EVALUADO
DATOS GENERALES
Fecha de Asistencia Técnica:
Departamento
Ciudad/Municipio:
Nombre de la entidad:
Dirección
Teléfonos-PBX
Fax
Pública
Carácter de la entidad
Correo electrónico institucional
Fecha de creación de la entidad
Acto Legal
Número total de dependencias
Nombre del Representante Legal
Funcionario Responsable del Archivo
Correo electrónico responsable del Archivo
Cargo
Nivel de Escolaridad
No Funcionarios de la entidad
No Contratistas de la entidad
COMITÉ DE ARCHIVOS SI
Comité Interno de Archivos
Acto administrativo (Número y Fecha)
Integrantes del Comité Interno de Archivos
Secretario General o Subdirector Administrativo o
Secretario de Gobierno
Jefe de Oficina Jurídica
Jefe de Oficina Planeación o su delegado
Jefe de la Unidad Administrativa u operativa del Archivo
INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS SI
Diagnóstico Integral de Archivo
Manual de Funciones por Dependencia
Mapa de Procesos
Flujos Documentales
Sistema de Gestión de Calidad Publica
Compilación Información Institucional
Inventario Documental
Cuadro de Clasificación Documental-CCD
Tabla de Retención Documental Aprobada-TRD
Aplicación TRD
Tabla de Valoración Documental Aprobada-TVD
Aplicación TVD
Ventanilla Única de Correspondencia
PLANES Y PROGRAMAS SI
Existe Plan Institucional de Archivos-PINAR
Programa de Gestión Documental-PGD
Sistema Integrado de Conservación-SIC
INTERVENCIÓN ARCHIVÍSTICA SI
Aplica Procesos de Intervención Archivística
Conformación y Apertura de Expedientes
Ordenación Documental (Ordinal, Cronológico, Alfabético,
Otros)
Foliación
Instrumentos de Recuperación (Bases de Datos, Inventarios,
Índices, Otros)
Transferencias Primarias o Secundarias (Series
Documentales, Volúmenes)
CONSERVACIÓN DOCUMENTAL SI
Limpieza de Áreas y Documentos (Frecuencia)
Separa documentos con Afectación Biológica (Metros
Lineales, No de expedientes, Series Documentales)
Realiza procesos de Destrucción Física de Documentos

(Picado, Reciclaje, Incineración, Cantidades)
Realiza procesos de Migración de Documentos a Otro

Soporte (Digitalización, Microfilmación, Fotografía)
Almacena Documentación en Otros Soportes (Series

Documentales, No de Folios)
Realiza Mediciones de Condiciones Medioambientales a los

depósitos(Fecha, Temperatura/Humedad Relativa)
OBSERVACIONES: (Imágenes)
ARCHIVOS DE GESTIÓN SI
Almacenamiento de Expedientes
Carpetas
AZ
Tomos/Empastados
Anillados/Argollados
Otros
ARCHIVOS CENTRAL E HISTÓRICO SI
Almacenamiento de Expedientes
Cajas de Archivo (X-100, X-200, X-300)
Cajas
Carpetas
Tomos/Empastados
Anillados/Argollados
Otros
INSTALACIONES DE ARCHIVO SI
Áreas de Archivo
Número de Depósitos
Área Archivo Central
Tipo de Estantería (Rodante, Fija, Otros)
Documentación ubicada sobre el piso
OBSERVACIONES: (Imágenes, Condiciones Físicas, Construcción, Iluminación, Seguridad Física, Seguridad Industrial, Ventilac
Mantenimiento, Otros)
Archivos de Gestión
Cuenta con mobiliario suficiente para almacenamiento en

las dependencias (Estantería, Archivadores, Cajones)
OBSERVACIONES: (Imágenes, Condiciones Físicas, Construcción, Iluminación, Seguridad Física, Seguridad Industrial, Ventilac
Mantenimiento, Otros)
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTO ELECTRÓNICO SI

Qué sistemas operativos tiene la entidad, cuáles y que
versiones se manejan?
Qué aplicaciones tecnológicas tienen los puntos de

correspondencia de la entidad? Se encuentran centralizados
o distribuidos? Son cliente servidor o web?
Con cuántas bases de datos cuenta la entidad y cuáles?

EVISTA
TIÓN DOCUMENTAL
Privada Privada con funciones públicas
NO OBSERVACIONES
NO OBSERVACIONES
Ultima Actualización:
NO OBSERVACIONES
NO SERIES DOCUMENTALES
NO OBSERVACIONES
°C %HR
NO OBSERVACIONES
ml Totales
ml
ml
ml
ml
ml
NO OBSERVACIONES
ml Totales
ml
ml
ml
ml
ml
ml
NO OBSERVACIONES
m2
m2
m2
ridad Física, Seguridad Industrial, Ventilación, Horario de Funcionamiento,
ridad Física, Seguridad Industrial, Ventilación, Horario de Funcionamiento,
NO OBSERVACIONES
ESTRUCTURA ORGÁNICA M
PERSONERÍA MUNICIPAL
SECRETARÍA DE SECRETARÍA DE SECRETARÍA DE

GOBIERNO EDUCACIÓN PLANEACIÓN
COMISARÍA MUNICIPAL CATASTRO
INSPECCIÓN MUNICIPAL VIVIENDA
ALMACÉN MUNICIPAL BANCO PROYECTOS
ARCHIVO MUNICIPAL OBRAS PUBLICAS
PARTICIPACIÓN
CIUDADANA
VICTIMAS
INSPECCIÓN
SERVICIO AL CLIENTE
ESTRUCTURA ORGÁNICA MUNICIPIOS
ALCALDÍA MUNICIPAL CONSEJO MUNICIPAL
ASESOR JURÍDICO
SECRETARÍA DE DIRECCIÓN LOCAL DE UNIDAD EXTENSIÓN

HACIENDA SALUD AGROAMBIENTAL CULTURAL
PRESUPUESTO SISBEN BIBLIOTECA

MUNICIPAL
CONTABILIDAD
ESCUELA DE MÚSICA
DEPORTES
EXTENSIÓN
CULTURAL
BIBLIOTECA
MUNICIPAL
ESCUELA DE MÚSICA
DEPORTES
ORGANIGRAMA
1. Diligencie la siguiente estructura jerárquica conforme al número de dependencias o niveles jerárquicos, de acuerdo con s
manual de funciones y acto administrativo:
uicos, de acuerdo con su
MAPA DE PROCESOS ALCA
A. MACROPROCESOS EST
1. DIRECCIONAMIENTO 2. PLANIFICACIÓN
ESTRATÉGICO ESTRATÉGICA
a. Gestión Administración a. Plan de Desarrollo

Municipal
b. Plan de Ordenamiento
b. Gestión Comunicaciones
B. MACROPROCESOS M
NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LOS CIUDADANOS
4. GESTIÓN SOCIAL 5. GESTIÓN PLANEACIÓN
a. Educación, Cultura, a. Gestión de Proyectos

recreación
b. Gestión de Riesgos y
b. Salud publica, Bienestar Desastres
Social
c. Gestión de Infraestructura
C. MACROPROCESOS DE APOY
8. GESTIÓN JURÍDICA Y 9. GESTIÓN DOCUMENTAL

CONTRATACIÓN
a. Contratación Pública a. Gestión TRD - TVD
b. Gestión Correspondencia
b. Procesos Judiciales
c. Asesoría Jurídica
12. GESTIÓN DE BIENES Y
TECNOLOGÍAS
a. Adquisición de bienes y tecnología
b. Mantenimiento de Bienes Muebles e

Inmuebles
EVALUACIÓN A LA GEST
EVALUACIÓN A LA GEST
a. Auditorias Internas
b. Control Interna
DE PROCESOS ALCALDÍA MUNICIPAL
A. MACROPROCESOS ESTRATÉGICOS
2. PLANIFICACIÓN 3. CONTROL DE LA
ESTRATÉGICA GESTIÓN
a. Plan de Desarrollo a. Control de Documentos
b. Plan de Ordenamiento b. Control Atención Usuarios
B. MACROPROCESOS MISIONALES
TIÓN PLANEACIÓN 6. GESTIÓN URBANA 7. GESTIÓN AMBIENTAL
CIUDADANOS
n de Proyectos a. Convivencia Ciudadana
SATISFECHOS
a. Gestión Medioambiente
n de Riesgos y b. Comisaria de Familia b. Gestión Agropecuaria
c. Inspección de Policía
c. Gestión Turística
n de Infraestructura d. Mejoramiento de Vías,
Movilidad
MACROPROCESOS DE APOYO A LA GESTIÓN
N DOCUMENTAL 10. GESTIÓN FINANCIERA 11. GESTIÓN TALENTO

HUMANO
TRD - TVD a. Manejo Presupuestal a. Selección personal
Correspondencia b. tesorería b. Evaluación Competencias

c. Contabilidad c. Bienestar Laboral
d. Valorización e Impuestos
E BIENES Y
enes y tecnología
de Bienes Muebles e
EVALUACIÓN A LA GESTIÓN
EVALUACIÓN A LA GESTIÓN
ditorias Internas
ontrol Interna
RESOLUCIÓN
Por medio de la cual se crea el Comité Interno de Archivo de xxxxxxxxxx

EL ALCALDE MUNICIPAL DE XXX – XXXX EN EJERCICIO DE LAS FACULTADES CONSTITUCIONALES Y LEGALES, EN ESPECIAL LAS Q
DE LA LEY 1551 DE 2012, Y,
CONSIDERANDO
Que la Ley 80 de 1989 establece que es función del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado promover la organ
administrativa, territorial y por servicios, para garantizar la eficacia de la gestión del Estado y la conservación del patrimonio d
Que el artículo 5° de la Ley 594 de 2000 define el Sistema Nacional de Archivos como el conjunto de instituciones arch
promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudad
Que el Decreto No. 2578 de fecha 13 de Diciembre del 2012 por la cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se est
la administración de los archivos del Estado. Estipula en el literal C del artículo 4 que las instancias asesoras en materia de apl
Que los artículos 14, 15 y 16 del Decreto 2578 de 2012, reglamentan la creación, conformación y las funciones de los Comités
Que es deber de la administración pública mantener los archivos a su cargo debidamente organizados, disponibles para la co
Estado y la salvaguarda del patrimonio documental de la Nación.
Que la Administración Municipal deberá tener en cuenta durante la planeación y definición de su presupuesto, la programaci
En mérito de lo expuesto,
ARTÍCULO 1°: Crear el Comité Interno de Archivo de la Alcaldía Municipal de XXXXX como un grupo asesor de la Alta Dirección
los planes relativos a la función archivística institucional, de conformidad con la Ley 594 de 2000 y demás normas reglamentar
ARTÍCULO 2°: Conformación del Comité Interno de Archivo. El funcionario del nivel directivo o ejecutivo del más alto nivel jerá
Administrativo, entre otros), o su delegado, quien lo presidirá;
a) El jefe o responsable del Archivo o del Sistema de Archivos de la entidad, quien actuará como secretario técnico.
b) El jefe de la Oficina Jurídica;
c) El jefe de la Oficina de Planeación o la dependencia equivalente;
d) El jefe o responsable del área de Sistemas o de Tecnologías de la Información.
e) El Jefe del área bajo cuya responsabilidad se encuentre el sistema integrado de gestión.
f) El Jefe de la Oficina de Control Interno, quien tendrá voz pero no voto, o quien haga sus veces.
Parágrafo. La asistencia miembros del Comité es indelegable y de carácter obligatorio. Cuando alguno de sus miembros no pue
excusa, con la indicación de las razones de su inasistencia, a más tardar el día hábil anterior a la respectiva sesión. En la corres
invitados, y en caso de inasistencia así lo señalará indicando si se presentó en forma oportuna la excusa correspondiente.
El Comité podrá invitar a los Jefes de la Dependencia productora de los documentos que se evalúan, o sus delegados.
Podrán asistir como invitados con voz pero sin voto, los funcionarios o particulares quienes obrarán inspirados en los principio
fundamental contribuir de una manera profesional, eficaz y adecuada en las discusiones, recomendaciones y orientaciones de
Los invitados ocasionales al Comité serán autorizados por el Presidente del Comité para intervenir en el desarrollo de la sesió
ARTÍCULO 3°: Convocatoria del Comité Interno de Archivo. El Comité deberá ser convocado por su presidente cada vez que las
reunión del Comité se levantará un acta suscrita por el Presidente y el Secretario Técnico y los participantes, cuyo original repo
Parágrafo: para facilitar el cumplimiento de las responsabilidades conferidas a este Comité y evitar que la atención de otros as
para consideración de los integrantes del Comité, el calendario de reuniones para la siguiente vigencia, el cual luego de ser ap
ARTÍCULO 4°: Quórum deliberatorio y decisorio. Existirá quórum deliberatorio y decisorio cuando se hallen presentes la mitad
asuntos analizados se tomarán por la mayoría simple de los miembros asistentes, pero en todo caso la decisión se entenderá a
En caso de empate se someterá el asunto a una nueva votación; de persistir el empate el Presidente del Comité tendrá la func
Si como consecuencia del retiro de uno o varios de los miembros, desaparece el quórum deliberatorio y decisorio, no se podrá
Presidente.
ARTÍCULO 5°: Desarrollo de las Sesiones. El día y hora señalados, el Presidente del Comité instalará la sesión. A continuación e
las excusas presentadas, verificará el quórum correspondiente al inicio de cada sesión y dará lectura al orden del día propuest
Las orientaciones, recomendaciones y/o decisiones formuladas o adoptadas por los miembros del Comité frente a cada tema
respectivas decisiones.
Si por alguna circunstancia fuere necesario suspender la sesión, la misma deberá continuarse a más tardar dentro de los cinco
ARTÍCULO 6°: Actas y Trámite de Aprobación. En las actas del Comité deberá indicarse su número, lugar, fecha y hora de la reu
tratados y las decisiones adoptadas.
Las actas serán elaboradas por el Secretario Técnico del Comité, quien deberá dejar constancia en ellas de manera ejecutiva d
Los documentos soportes presentados al Comité harán parte integral de las actas.
El Secretario Técnico del Comité deberá remitir el proyecto de acta a cada uno de los miembros asistentes a la respectiva sesió
con el objeto que aquellos remitan sus observaciones dentro de los XXX (X) días hábiles siguientes al recibo del proyecto.
Si dentro de este término el Secretario Técnico no recibe comentarios u observaciones al proyecto de acta, se entenderá que
Recibidas las observaciones, con los ajustes respectivos, se elaborará el acta definitiva, la cual será enviada por el Secretario T
siguientes.
ARTÍCULO 7°: Funciones del Presidente del Comité o su delegado. Corresponde al Presidente el ejercicio de las siguientes func
a) Abrir y cerrar las sesiones.
b) Presidir las sesiones ordinarias y extraordinarias.
c) Someter a discusión y aprobación las actas del Comité.
d) Dirigir las deliberaciones y mantener el orden en las sesiones.
e) Cumplir y hacer cumplir el reglamento del Comité y decidir sobre las cuestiones o dudas que se presenten en la aplicación d
f) Hacer uso del voto dirimente en caso de ser necesario.
g) Las demás propias de su función.
ARTÍCULO 8°: Secretaría Técnica. El xxxxxxxxx, tendrá a su cargo la Secretaría Técnica del Comité.
ARTÍCULO 9º: Funciones de la Secretaría Técnica. Corresponde a la Secretaría Técnica del Comité el ejercicio de las siguientes
a) Coordinar los temas y actividades que se pondrán a consideración de los miembros del Comité, para lo cual elaborará la age
b) Orientar la consolidación de los documentos presentados por los miembros del Comité para su discusión en las sesiones co
c) Elaborar las Actas donde se recojan las memorias de cada una de las sesiones del Comité, someterlas a la aprobación de sus
d) Preparar las citaciones para realizar la convocatoria de las sesiones del Comité, de conformidad con lo solicitado por el Pres
orden del día de la reunión y los documentos soportes de las temáticas a tratar.
e) Llevar el archivo de las actas y demás documentos que sirvan de soporte a las actividades que adelanta el Comité, facilitar s
f) Tramitar las solicitudes de copias auténticas de las actas y la expedición de certificaciones sobre las mismas.
g) Las demás que le sean asignadas por el Comité.
ARTÍCULO 10°: Funciones del Comité Interno de Archivo.
Las funciones del Comité serán las siguientes:
a) Asesorar a la Alta Dirección de la Entidad en la aplicación de la normatividad archivística.
b) Aprobar la política de gestión de documentos e información de la Entidad.
c) Aprobar las Tablas de Retención Documental - TRD y sus actualizaciones y vigilar que sean enviadas al Consejo Departamen
Consejo Departamental de Archivos y que se implementen para lograr la debida y permanente organización de los archivos.
d) Aprobar por única vez las Tablas de Valoración Documental – TVD- en el caso de que se detecte la existencia de Fondos Acu
puedan ser requeridos para su convalidación por parte del Consejo Departamental de Archivos.
e) En caso de que luego de que las Tablas de Retención sean aprobadas, se detecte que se siguieron conformando fondos acu
disciplinarias que correspondan.
f) Aprobar el proyecto necesario para la elaboración del Censo Guía de Archivos Públicos del Municipio y para que se manten
g) Impulsar que en los planes de acción y presupuesto se incluyan las actividades y recursos que permitan desarrollar las func
h) Impulsar el adelanto de estudios técnicos tendientes a modernizar la función archivística del Municipio, incluyendo las accio
conformidad con lo establecido en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
i) Aprobar el Programa de Gestión Documental - PGD para los documentos físicos y electrónicos de la Entidad, formulado por x
j) Aprobar el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - SGDEA que se implementará en la Administración M
k) Revisar e interpretar la normatividad archivística que expida el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y adopt
l) Evaluar y dar concepto sobre la aplicación de las tecnologías de la información en la Entidad, teniendo en cuenta su impacto
m) Aprobar las formas, formatos y formularios físicos y electrónicos que requiera la Entidad, para el desarrollo de sus funcione
n) Acompañar la implementación del Gobierno en Línea de la Entidad, en lo referente al impacto de éste sobre la gestión docu
o) Apoyar el diseño de los procesos de la Entidad y proponer ajustes que faciliten la gestión de documentos e información, tan
p) Hacer seguimiento a la implementación de las Tablas de Retención Documental y tablas de valoración documental, así com
q) Aprobar las propuestas de eliminación documental que lo ameriten, de conformidad con el procedimiento y lo establecido
r) 19. Hacer seguimiento a la gestión documental de la Entidad, para verificar que se acoge a los lineamientos y políticas del M
gobierno en línea, la iniciativa cero papel, y demás aspectos de competencia de ese Ministerio.
s) Consignar sus decisiones en Actas que deberán servir de respaldo de las deliberaciones y determinaciones tomadas
t) Servir de órgano consultivo a las oficinas que conforman la administración municipal, en el marco de sus competencias.
u) Las demás funciones que sean requeridas o le sean asignadas por norma legal o autoridad competente siempre que estas s
ARTÍCULO 11°: Modificaciones al Reglamento Interno. El Reglamento interno podrá ser modificado por la decisión de la mitad
ARTÍCULO 12°: La presente Resolución deberá ser comunicada a los Miembros que conforman el Comité Interno de Archivo de
ARTÍCULO 13°: La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación, deroga las disposiciones que le sean contrar
COMUNÍQUESE, PUBLÍQUES
Dada en XXX., a los xxxxxxx (xx) días de
Xxxxxxxxxxxx
Alcalde del Municipio
ENTREVISTA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÍTEM EVALUADO
DATOS GENERALES
Fecha de Diligenciamiento:
Nombre de la entidad:
Nombre de la Dependencia u Oficina
Productora:
Funcionario Responsable del Archivo de la
Dependencia
Correo electrónico responsable del Archivo

Cargo
Funcionario/Contratista
Funciones:
Procesos y procedimientos
SERIES/SUBSERIES/TIPOLOGÍAS
Series Documentales que tramita:
¿Cuales normas regulan la producción, el

trámite y la conservación de la serie
documental?
¿Qué tipologías documentales se generan
en el expediente?
¿Qué organización aplica a los
expedientes?
¿Realiza procesos de ordenación al interior
del expediente?
¿Que volumen documental genera
anualmente?
¿Maneja o produce documentos en otro
soporte?
¿La documentación presenta deterioro
físico, biológico o químico?
¿Se han realizado procesos de
transferencia, selección o eliminación?
¿La información contenida en la serie se
condensa en otra?
¿Qué oficinas intervienen en el tramite de
la serie documental?
¿Qué usuarios internos y externos
consultan esta serie documental?
Observaciones:
ENTREVISTA
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
SERIES/SUBSERIES/TIPOLOGÍAS
Original/Copia
ml
MODELO DE CUA
SECCIÓN SUBSECCIÓN SERIE
Actos administrativos
Informes
Despacho del Alcalde
Resoluciones
Proyectos
Presupuesto
Cobros coactivos
Comprobantes
Conciliaciones bancarias
Declaraciones tributarias
Informes de ejecución presupuestal
Secretaría de Hacienda
Libros de contabilidad
Ordenes de pago
Programa anual de caja "PAC"
Actas
Actas
Actas
Actas
Actas
Informes
Planes
Planes
Planes
Planes
Planes
Secretaría de Planeación
Certificaciones
Certificaciones
Certificaciones
Licencias
Proyectos
Proyectos
banco de proyectos
Sistema integrado de gestión SIG

Manual del Sistema Integrado de gestión

Manual de procesos y procedimientos
Actas
Secretaría de Recreación y
Deporte Proyectos
Proyectos
Actas
Actas
Actas
Actas
Actas de comité, comisión o grupo
Actas de Comité Comisión o Grupo

Acciones constitucionales
Secretaría de Gobierno
Conceptos Jurídicos
Historias
Historias
Planes
planes y programas institucionales
Procesos disciplinarios
Procesos Judiciales
Proyectos
Programas
Programas
registro y control
Secretaría de Ambiente
Querellas
Inspección de Policía
Licencias
Denuncias
contratos estatales/órdenes
Despacho del Alcalde/ Jurídica
convenios de cooperación
Inventarios
Todas las dependencias

Tablas de retención documental
Todas las dependencias
comunicaciones oficiales
Derechos de petición, quejas, reclamos y

Sugerencias
Actas
Almacén Bajas de bienes muebles
Inventarios
informes
Control Interno
Procesos disciplinarios
MODELO DE CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
SUBSERIE
Actas de posesión
informes internos de gestión
Proyectos de acuerdo
Comprobantes de diario
Libro de diario
Libro mayor y balance
Libros auxiliares
Libro auxiliar de cajas
Libro auxiliar de bancos

Libro de registro de cuentas por pagar
Libro de registro de ingresos
Actas de Comité Técnico de Sisben
Actas de Comité Permanente de Estratificación

Municipal o Distrital
Actas de Consejo Territorial de Planeación
Actas Consejo Municipal de desarrollo

Rural
Actas Comité de Vivienda de Interés Social
informes de auditoría interna
informes de auditoría de calidad
Plan de Ordenamiento Territorial

Plan de Desarrollo Municipal
planes de acción e inversión
plan estratégico institucional
plan de acción
Certificaciones de Estratificación
Certificaciones de Nomenclatura
Certificaciones de Uso de Suelos
Licencias de Construcción, Urbanismo y

Parcelación
Proyectos de inversión
Proyectos de obras de infraestructura
proyectos de inversión nacional
sig-modelo integrado de planeación y gestión
sistema integrado de gestión
sig-producto o servicio no conforme
sig-acciones correctiva, preventiva y de mejoras
sistema de gestión ambiental - implementación

sig-procesos institucionales
Actas Junta Municipal de Deportes
Proyectos deportivos
Proyectos Recreativos
Actas Consejo Gobierno
Actas de comité de desarrollo administrativo /

Actas de comité interno de archivo
Actas de eliminación de documentos
Actas de microfilmación
Actas de Comité paritario de la salud y la

seguridad en el trabajo - COPA-SST
Actas de Comité de evaluación de desempeño

laboral
Actas de comité de defensa judicial y conciliación
Actas comisión de personal
Brigadas de emergencia
Acciones de tutela
Acciones de cumplimiento
Acciones de grupo
Acciones de repetición
Acciones populares
Historias de salud ocupacional
Historias laborales
Plan de adquisiciones
programa de gestión documental PGD
plan institucional de capacitación
sistema de gestión de la salud y seguridad en el

trabajo
programa de seguridad industrial

Proyectos Hogares Comunitarios
Programa para la niñez
Programas de apoyo a la tercera edad
registro de comunicaciones oficiales
Programa de recuperación ambiental
Querellas contra Integridad Personal
Querellas Ordinarias Civiles de Policía

Licencias de Inhumación
Denuncias
arrendamiento
ciencia y tecnología
comodato
compra venta
concesión
consultoría
cooperación
de obra
empréstitos
factoring
fiducia
interventoría
leasing
licencia
logística
outsourcing
prestación de servicio
seguros
suministro
de asociación
convenios interadministrativos
acuerdos de cooperación internacional
acuerdos de cooperación nacional
alianzas con organismos internacionales
inventario General de Documentos Archivo

Central
consecutivo de comunicaciones oficiales enviadas
consecutivo de comunicaciones oficiales recibidas
consecutivo de comunicaciones oficiales internas
actas recibo y entrega de inventarios
inventario de bienes generales

inventario de bienes individuales
inventario de almacén /activos fijos por
dependencias
informes de auditoría interna
informes de auditoría de calidad

SIFICACIÓN DOCUMENTAL
NORMA
Decreto 1950 de 1973 "por el cual se reglamentan los Decretos- Leyes 2400
y 3074 de 1968 y otras normas sobre administración del personal civil".
Constitución Política Nacional de 1991.
artículos 130 y 132, Ley 1333 de 1986 "Por el cual se expide el Código de
Régimen Municipal".
artículos 104 -127, Ley 1333 de 1986 "Por el cual se expide el Código de
Régimen Municipal".
Decreto 111 de 1196 "Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179
de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el estatuto orgánico del
presupuesto".
Decreto 2649 de 1993 "Por el cual se reglamenta la Contabilidad en

General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente
aceptados en Colombia".
Artículo 3, Decreto 1914 de 2003 "Por el cual se reglamenta parcialmente

la Ley 716 del 24 de diciembre de 2001 sobre el saneamiento contable en el
sector público y se dictan otras disposiciones".
Decreto 624 de 1989 "Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los

impuestos administrados por la Dirección General de Impuesto
Nacionales".
presupuesto".




Decreto 2649 de 1993 Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General

y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente
aceptados en Colombia

presupuesto".
Decreto 083 de 2007, "Por el cual se establece la administración,

organización y funcionamiento del Sistema de Identificación y clasificación
de Potenciales Beneficiarios de Programas Sociales - SISBEN-, en el Distrito
Capital" Modificado por: Modificado por el art. 23, Decreto Distrital 527 de
2014
Ley 505 de 1999 "por medio de la cual se fijan términos y competencias

para la realización, adopción y aplicación de la estratificación a que se
refiere las Leyes 142 y 177 de 1994, 188 de 1995 y 383 de 1997 y los
Decretos Presidenciales 1538 y 2034 de 1996"; Ley 732 de 2002 "Por la cual
se establecen nuevos plazos para realizar, adoptar y aplicar las
estratificaciones socioeconómicas urbanas y rurales en el territorio nacional
y se precisan los mecanismos de ejecución, control y atención de reclamos
por el estrato asignado"; Decreto 0007 DE 2010 "Por el cual se reglamenta
el artículo 11 de la Ley 505 de 1999 y el parágrafo 1° del artículo 6° de la
Ley 732 de 2002".
artículo 34, Ley 152 de 1994 "por la cual se establece la Ley Orgánica del
Plan de Desarrollo"; Decreto 4923 de 2011 "Por el cual se garantiza la
operación del Sistema General de Regalías".
Ley 152 de 1994 "por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de
Desarrollo"
Decreto 0075 de 2013 "por el cual se reglamentan el cumplimiento de los

porcentajes de suelo destinado a programas de Vivienda de Interés Social
para predios sujetos a los tratamientos urbanísticos de desarrollo y
renovación urbana y se dictan otras disposiciones".
LEY 87 DE 1993, "por la cual se establecen normas para el ejercicio del

control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras
disposiciones".

disposiciones".
Ley 388 de 1997 "Por la cual se modifica la Ley 9 de 1989, y la Ley 2 de

1991 y se dictan otras disposiciones". Reglamentada por los Decretos
Nacionales 150 y 507 de 1999; 932 y 1337 de 2002; 975 y 1788 de 2004;
973 de 2005; 3600 de 2007; 4065 de 2008; 2190 de 2009;Reglamentada
parcialmente por el Decreto Nacional 1160 de 2010.
artículo 31, Ley 152 de 1994 "por la cual se establece la Ley Orgánica del
Plan de Desarrollo".
LEY 152 DE 1994, "por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de
Desarrollo".
Capítulo 6, Artículo 26, LEY 152 DE 1994,"por la cual se establece la Ley

Orgánica del Plan de Desarrollo".
Ley 505 de 1999 "por medio de la cual se fijan términos y competencias

para la realización, adopción y aplicación de la estratificación a que se
refiere las Leyes 142 y 177 de 1994, 188 de 1995 y 383 de 1997 y los
Decretos Presidenciales 1538 y 2034 de 1996"; Ley 732 de 2002 "Por la cual
se establecen nuevos plazos para realizar, adoptar y aplicar las
estratificaciones socioeconómicas urbanas y rurales en el territorio nacional
y se precisan los mecanismos de ejecución, control y atención de reclamos
por el estrato asignado"; Decreto 0007 DE 2010 "Por el cual se reglamenta
el artículo 11 de la Ley 505 de 1999 y el parágrafo 1° del artículo 6° de la
Ley 732 de 2002".
Artículo 32, Ley1551 de 2012, " por la cual se dictan normas para la
modernización y el funcionamiento de los municipios."
DECRETO 3600 DE 2007, "por el cual se reglamentan las disposiciones de

las Leyes 99 de 1993 y 388 de 1997 relativas a las determinantes de
ordenamiento del suelo rural y al desarrollo de actuaciones urbanísticas de
parcelación y edificación en este tipo de suelo y se adoptan otras
disposiciones".
artículo 99, Ley 388 de 1997 "Por la cual se modifica la Ley 9 de 1989, y la
Ley 2 de 1991 y se dictan otras disposiciones".
Decreto 111 de 1996 "por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179
presupuesto".
Artículo 6, Ley 1625 de 2013, "por la cual se deroga la Ley Orgánica 128 de
1994 y se expide el régimen para las áreas metropolitanas"
DECRETO 841 DE 1990 "Por el cual se reglamenta la Ley 38 de 1989,

normativa del Presupuesto General de la Nación, en lo referente al Banco
de Proyectos de Inversión y otros aspectos generales". Decreto 111 de
1996 "Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley
225 de 1995 que conforman el estatuto orgánico del presupuesto".
LEY 872 DE 2003 "Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en

la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de
servicios". DECRETO NACIONAL 4110 de 2004 "Por la cual se reglamenta la
Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión
Pública (NTCGP 1000:2004) la cual determina las generalidades y los
requisitos mínimos para establecer, documentar, implementar y mantener
un Sistema de Gestión de la Calidad en los organismos y entidades del
Sector Central y del Sector Descentralizado por servicios de la Rama
Ejecutiva del Poder Público del orden Nacional, y en la gestión
administrativa necesaria para el desarrollo de las funciones propias de las
demás Ramas del Poder Público en el orden nacional".
Pública (NTCGP 1000:2004) la cual determina las generalidades y los
requisitos mínimos para establecer, documentar, implementar y mantener
un Sistema de Gestión de la Calidad en los organismos y entidades del
Sector Central y del Sector Descentralizado por servicios de la Rama
Ejecutiva del Poder Público del orden Nacional, y en la gestión
administrativa necesaria para el desarrollo de las funciones propias de las
demás Ramas del Poder Público en el orden nacional".
Ley 49 de 1983
"por el cual se constituyen las Juntas Administradoras Seccionales de Depor
tes, se reorganizan las Juntas Municipales de Deportes y se dictan otras dis
posiciones".
Ley 181 de 1995 "por el cual se dictan disposiciones para el fomento del
deporte, la recreación, el aprovechamiento del tiempo
libre y la Educación Física y se crea el Sistema Nacional del Deporte".
Ley 181 de 1995 "por el cual se dictan disposiciones para el fomento del
deporte, la recreación, el aprovechamiento del tiempo
libre y la Educación Física y se crea el Sistema Nacional del Deporte".
Artículos 33 y 35, LEY 152 DE 1994, "por la cual se establece la Ley Orgánica
del Plan de Desarrollo"
Decreto 2578 de 2012 "por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de

Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto
número 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la
administración de los archivos del Estado"
Acuerdo 004 de 2013 "Por el cual se Reglamentan parcialmente los

Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la
elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las
Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental".
Decreto 2527 de 1950 "autoriza el uso del microfilm en los archivos y les da
valor probatorio"
Decreto 1443 de 2014 "Por el cual se dictan disposiciones para la
implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el
Trabajo"
Artículo 38, Ley 909 de 2004 "Por la cual se expiden normas que regulan el
empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras
disposiciones".
Artículo 16, DECRETO 1716 DE 2009 Por el cual se reglamenta el artículo 13

de la Ley 1285 de 2009, el artículo 75 de la Ley 446 de 1998 y del Capítulo V
de la Ley 640 de 2001.
Ley 909 de 2004 "Por la cual se expiden normas que regulan el empleo
público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras
disposiciones"; Artículo 1, Decreto 1228 de 2005 "por el cual se reglamenta
el artículo 16 de la Ley 909 de 2004 sobre las Comisiones de Personal".

Trabajo"
Constitución Política Nacional de 1991. DECRETO NUMERO 2591 de 1991
"Por el cual se reglamenta la acción de tutela consagrada en el artículo 86
de la Constitución Política".
Constitución política Nacional. Ley 393 de 1997, por la cual se desarrolla el
artículo 87 de la Constitución Política.
Constitución Política de Colombia; Ley 472 de 1998 “por la cual se

desarrolla el artículo 88 de la Constitución Política de Colombia en relación
con el ejercicio de las acciones populares y de grupo y se dictan otras
disposiciones”.
Ley 678 de 2001 "por medio de la cual se reglamenta la determinación de

responsabilidad patrimonial de los agentes del Estado a través del ejercicio
de la acción de repetición o de llamamiento en garantía con fines de
repetición."
Constitución Política de Colombia; Ley 472 de 1998 “por la cual se

desarrolla el artículo 88 de la Constitución Política de Colombia en relación
con el ejercicio de las acciones populares y de grupo y se dictan otras
disposiciones”.
Ley 562 de 2012, "por la cual se modifica el Sistema de Riesgos Laborales y

se dictan otras disposiciones en materia de Salud Ocupacional"; Resolución
2346 DE 2007 del Ministerio de Protección Social "por la cual se regula la
práctica de evaluaciones médicas ocupacionales y el manejo y contenido de
las historias clínicas ocupacionales".
Circular No.004 de 2003 Archivo General de la Nación.
Decreto 1510 de 2013 "Por el cual se reglamenta el sistema de compras y

contratación pública"
Decreto 2609 de 2012 "Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594

de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se
dictan otras disposiciones en materia de Gestión
Documental para todas las Entidades del Estado"
artículo 15, Ley 909 de 2004 "Por la cual se expiden normas que regulan el
empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras
disposiciones"; Decreto - Ley 4665 de 2007; por el cual se adopta la
actualización del Plan Nacional de Formación y Capacitación para los
Servidores Públicos
Decreto 1443 de 2014 "por el cual se dictan disposiciones para la

Trabajo"

Trabajo"
Ley 734 de 2002 "por la cual se expide el Código Disciplinario Único".

Ley 1098 de 2006, "Por la cual se expide el Código de la Infancia y la
Adolescencia."
Ley 1098 de 2006, "Por la cual se expide el Código de la Infancia y la
Adolescencia."
Ley 136 de 1994 "Por la cual se dictan normas tendientes a modernizar la
organización y el funcionamiento de los municipios".
Acuerdo 60 de 2001 "Por el cual se establecen pautas para la
administración de las Comunicaciones Oficiales en las Entidades Públicas y
las Privadas que cumplen funciones Públicas".
Resolución 1578 de 2002 "Por la cual se establecen procedimientos para la

organización y funcionamiento de las Inspecciones de Policía de Bogotá".
Ley 80 de 1993; Decreto 1510 de 2013 "por el cual se reglamenta el sistema

de compras y contratación pública".
Acuerdo 042 de 2002 "Por el cual se establecen los criterios para la

organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las
privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario
Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley
General de Archivos 594 de 2000".
Acuerdo 004 de 2013 "Por el cual se Reglamentan parcialmente los
Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la
elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las
Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental"
Acuerdo 60 de 2001 "Por el cual se establecen pautas para la

administración de las Comunicaciones Oficiales en las Entidades Públicas y
las Privadas que cumplen funciones Públicas".
Artículo 23, Constitución Política de Colombia (1991)
Circular 002 de 2003 de Contraloría General de la República. Deberes de las

entidades en la administración y cuidado de los bienes; responsabilidad
fiscal y disciplinaria de los funcionarios públicos por pérdida o daño de los
bienes a su cargo.
Concepto 9368 de mayo 17 de 2002 de la Contraloría General de la Nación.
Circular 002 de 2003 de Contraloría General de la República. Deberes de las

entidades en la administración y cuidado de los bienes; responsabilidad
fiscal y disciplinaria de los funcionarios públicos por pérdida o daño de los
bienes a su cargo.

disposiciones".
Ley 734 de 2002 "por la cual se expide el Código Disciplinario Único".

NOTAS
Algunos de estos proyectos se encuentran también
en la Secretaría de Gobierno.
ENTIDAD PRODUCTORA ALCALDÍA MUNICIPAL
OFICINA PRODUCTORA
TIEMPO RETENCIÓN
CÓDIGO SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES
ARCHIVO
GESTIÓN
S. CONCEPTOS
SS. Conceptos jurídicos
TD. 5
- Requerimiento (oficio)
- Concepto jurídico
- Comunicación Interna
TIEMPO RETENCIÓN
Certificado de viabilidad del banco de proyectos
Ficha EBI
Consulta de código CUBS
Plan de compras
Certificación talento humano de la no existencia de
personal
CÓDIGO EstudiosSERIES
previosY SUBSERIES DOCUMENTALES
Planeación precontractual ARCHIVO
Certificado de disponibilidad presupuestal CDP GESTIÓN
Invitación a presentar propuesta
Condiciones para contratar
Carta de presentación propuesta y propuesta técnico
-económica
Cronograma de actividades
Formato único hoja de vida función publica
Declaración juramentada de bienes
Fotocopia del documento de identidad del contratista o
del representante legal
Fotocopia de la tarjeta profesional
Fotocopia de certificado de antecedentes profesionales
vigente
Certificado de existencia y representación legal.(para
personas jurídicas)
Registro único tributario RUT
Registro información tributaria RIT
Documento que acredite que el representante legal esta
facultado para contratar (persona jurídica,
Certificado de antecedentes disciplinarios 2
-procuraduría- vigente
Certificado de antecedentes fiscales -contraloría -
vigente (persona natural o persona jurídica y
representante legal)
Certificado de antecedentes judiciales -vigente
Soportes estudios
Soportes experiencia
Certificación cumplimiento de aportes al sistema
seguridad social integral
Certificado de idoneidad (expedido por el ordenador del
gasto)
Evaluación de la propuesta
Oficio remitido a contratación
Registro presupuestal RP
Garantías (pólizas)
Estampillas
Pago de publicación
Minuta contrato
Copia de legalización para supervisor - interventor
Ingreso a la base de datos contratación
Acta de inicio contrato TIEMPO RETENCIÓN
Informes - pago de aportes
CÓDIGO SERIEScontrato
Comunicación Y SUBSERIES DOCUMENTALES
– oficios
Otro si ARCHIVO
Prorroga GESTIÓN
Adición
Acta de suspensión
Acta de reinicio
Acta de liquidación de contratos
Certificación contrato
BOLETÍN DIARIO DE TESORERÍA
TD.
Consignaciones
Recibos de caja
Comprobantes de ingreso
2
Notas débito
Traslados
Notas crédito
Comprobantes de egreso
Conciliaciones
Actas de arqueo
TIEMPO RETENCIÓN
ARCHIVO
GESTIÓN
LIBROS CONTABLES
1
Libro Auxiliar
1
Libro Diario Oficial
9
Libro Mayor y Balance
TIEMPO RETENCIÓN
ARCHIVO
GESTIÓN
S. RESOLUCIONES
TIEMPO RETENCIÓN
ARCHIVO
GESTIÓN
S. HISTORIAS LABORALES
SS. Historias Laborales de carrera administrativa
Formato único de Hoja de vida (formato único del DAFP)

(original)
Acto administrativo de nombramiento (copia)
Oficio de notificación del nombramiento (copia)
Oficio de aceptación del nombramiento (original)
Documentos de identificación como Cédula de
Ciudadanía, Registro Civil
de nacimiento, libreta militar (copia).
Tarjeta profesional (copia).
Soportes documentales de formación y experiencia
según requisitos del
cargo (certificados, constancias en original); (actas de
grado, diplomas en
copia).
Soportes documentales de formación adicionales a los
mínimos exigidos (copia).
Acta de posesión (original).
Certificado de antecedentes judiciales (copia).
Certificado de antecedentes fiscales (Original).
Boletín de deudores morosos del estado (original).
Certificado de antecedentes disciplinarios (original).
Declaración de bienes y rentas. (original).
Certificado de aptitud laboral (Original).
Documentos de afiliación al sistema de Seguridad
Social en Salud,
pensiones, cesantías, caja de compensación,
riesgos profesionales.
(copia).
Actos administrativos que colocan al funcionario
en situaciones
administrativas como vacaciones, comisiones,
encargos, permisos,
licencias, etc. (copia).
Actos administrativos que reconocen distinciones o 5
reconocimientos (copia).
Resolución de inscripción o ascenso en el escalafón
de la carrera administrativa (copia).
Evaluación del desempeño. (original).
Actos administrativos sancionatorios (copia)
Acto administrativo de retiro o desvinculación del
servidor de la entidad
donde consten las razones del mismo. (copia).
Oficio de información sobre realización de examen
médico de retiro.(copia).
Órdenes de embargo o descuentos (copia).
Afiliación a organizaciones sindicales (copia)
en situaciones
administrativas como vacaciones, comisiones,
encargos, permisos,
licencias, etc. (copia).
Actos administrativos que reconocen distinciones o 5
reconocimientos (copia).
Resolución de inscripción o ascenso en el escalafón
de la carrera administrativa (copia).
Evaluación del desempeño. (original).
Actos administrativos sancionatorios (copia)
Acto administrativo de retiro o desvinculación del
servidor de la entidad
donde consten las razones del mismo. (copia).
Oficio de información sobre realización de examen
médico de retiro.(copia).
Órdenes de embargo o descuentos (copia).
Afiliación a organizaciones sindicales (copia)
MODELO DE TABLA DE RET
DÍA MUNICIPAL
TIEMPO RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTO
ARCHIVO
CENTRAL CT E S M/D
Seleccionar 10% de los más

representavivos o de aquellas que de
20 X alguna manera hayan afectado a la
administración municipal. Digitalizar y
conservar el soporte original

PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTO
ARCHIVO CT E S M/D
CENTRAL
Seleccionar y digitalizar por cada cuatro

años el 10% de los contratos que han
cumplido su tiempo en el archivo central.
Se debe dar prioridad a los contratos de
impacto institucional que hayan
20 X X representado situaciones contractuales
destacadas con la Administración Central
o que tengan desarrollos técnicos
importantes para el municipio,
igualmente los relacionados con estudios
sobre derechos humanos, graves
violación a DIH, atención a víctimas.

PROCEDIMIENTO
ARCHIVO CT E S M/D
CENTRAL
Se conservan en el Archivo Histórico una
vez terminado el tiempo de Permanencia
en el Archivo Central, porque contiene
documentos relevantes para la Historia,
15 X
la Ciencia y la Cultura.

PROCEDIMIENTO
ARCHIVO
CT E S M/D
CENTRAL
Cumplido el tiempo de retención en
central, se eliminan puesto que la
información se condensa en la serie
9 X Libro
Mayor y Balance.
9 X
La Subserie documental
posee valores secundarios y
constituye parte de la memoria
9 X X institucional.
Debe reproducirse en un medio
digital para garantizar su consulta y
conservación.

PROCEDIMIENTO
ARCHIVO
CENTRAL CT E S M/D
Se conserva por ser documento misional
19 x x y con valor histórico. Refleja las
decisiones y políticas administrativas de
la administración municipal.

PROCEDIMIENTO
ARCHIVO
CENTRAL CT E S M/D
Se realizara el procedimiento de
selección con el objetivo de destinar
parte de la misma a conservación
80 X
permanente, contienen valores
secundarios no predecibles, con
trayectorias políticas no predecibles.
Se realizara el procedimiento de
selección con el objetivo de destinar
parte de la misma a conservación
80 X
permanente, contienen valores
secundarios no predecibles, con
trayectorias políticas no predecibles.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
NORMATIVIDAD
PROCESO CÓDIGO ASOCIADA
Constitución Política Artículo

23 - DERECHO DE PETICIÓN
CPACA ART 25
CONCEPTOS JURÍDICOS PEGSACJ02 REGLAMENTACIÓN DERECHO
DE PETICIÓN
NORMATIVIDAD
NORMATIVIDAD
Constitución Política de
Colombia
Ley 80 de 1993
Ley 598 de 2000
Ley 1150 de 2007
Contratación Decreto 3512 de 2003
Decreto 2474 de 2008
Acuerdo 004 de 2005
Acuerdo 005 de 2005
Acuerdo 009 de 2006
PROCESO CÓDIGO NORMATIVIDAD

ASOCIADA
Ley 734 de 2002: Por el cual
se expide el código
disciplinario único
Ley 962 de 2005 - por la cual
se dictan disposiciones sobre
racionalización de trámites y
procedimientos
administrativos de los
organismos y entidades del
Estado y de los particulares
que ejercen funciones
públicas o prestan servicios
públicos.
Decreto 2789 de 2008 - Que
Contabilidad SIIF Nación es una
herramienta modular
automatizada que integra y
estandariza el registro de la
gestión financiera pública.
Resolución 354 de 2007 -
Régimen de Contabilidad
Publica
Resolución 355 de 2007 - Plan
general de contabilidad
publica
Resolución 356 de 2007 -
Manual de Procedimientos de
contabilidad publica
Estatuto Tributario - El
presidente de la Republica -
Normas de los Impuestos
Administrados por la DIAN
NORMATIVIDAD
PROCESO CÓDIGO
ASOCIADA
Código del Comercio Artículo
52,
Artículos 19, 48 al 57, 60
Contabilidad Decreto 2649 de 1993,
Artículos 23
y 134.
Ley 962 de 2005, artículo 28
NORMATIVIDAD
PROCESO CÓDIGO
ASOCIADA
Art. 315 de la Constitución
Política de Colombia.
Art. 48, LEY 1551 DE 2012,
Acto administrativo "Por la cual se dictan normas
para modernizar la
organización y el
funcionamiento de los
municipios".
NORMATIVIDAD
Repertorio de
recomendaciones por
prácticas para la protección
de los datos personales de
los trabajadores OIT
La Constitución Política de
Colombia de 1991, artículo
HL 1,1 HL1,1
15, 74
ley 594 de 2000 art. 11, 12,
46
Ley 734 de 2002
Decreto 254 de 2000
Circular 004 de 2003
prácticas para la protección
de los datos personales de
los trabajadores OIT
La Constitución Política de
Colombia de 1991, artículo
HL 1,1 HL1,1
15, 74
ley 594 de 2000 art. 11, 12,
46
Ley 734 de 2002
Decreto 254 de 2000
HISTORIA SERIE FORMATOS
Prestar el servicio de asesoría jurídica a

las diferentes dependencias de la
Alcaldía que así lo requieran y en
relación con las materias a su cargo las Formato establecido para
conceptos Jurídicos
resolverán, procurando y estableciendo
unidad de criterio jurídico a nivel
institucional.

De acuerdo con la visión de las compras

públicas de la Agencia Nacional de
Contratación, Colombia Compra
Eficiente (2013) las compras son un
asunto estratégico del funcionamiento
del Estado buscando obtener mayor Formato establecido por la
valor por cada peso invertido, que se función publica y la oficina
traduce en la obtención de mayor de métodos
eficiencia, eficacia y economía. La
eficiencia está relacionada con los
costos de adquisición del producto, en
relación con los recursos
administrativos,

Planilla que resume los ingresos,
egresos y notas de Contabilidad de un
periodo (semanal) reflejado PC. BT1
diariamente y basado en comprobantes PC. OF2
de egresos, ingresos y notas de
Contabilidad.

Formato establecido por la
función publica

expedientes que se
expedientes que se conforman como conforman como resultado
resultado de la relación laboral de los de la relación laboral de los
servidores públicos con el Estado servidores públicos con el
Estado
expedientes que se
expedientes que se conforman como conforman como resultado
resultado de la relación laboral de los de la relación laboral de los
servidores públicos con el Estado servidores públicos con el
Estado
FLUJOGRAMA
FLUJOGRAMA
FLUJOGRAMA
FLUJOGRAMA
FLUJOGRAMA
FLUJOGRAMA
FLUJOGRAMA
ENTIDAD PRODUCTORA ALCALDÍA MUNICIPAL
OFICINA PRODUCTORA
TIEMPO RETENCIÓN tradion documentl

CÓDIGO SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES ARCHIVO ARCHIVO
GESTIÓN CENTRAL f e
S. CONCEPTOS
SS. Conceptos jurídicos
TD. 5 20 x x
- Requerimiento (oficio)
- Concepto jurídico
- Comunicación Interna
MODELO DE TABLA DE RETENCIÓ
tradion documentl DISPOSICIÓN FINAL
mg CT E S M/D
X
MODELO DE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTO PROCESO
Seleccionar 10% de los más representavivos o de

aquellas que de alguna manera hayan afectado a CONCEPTOS JURÍDICOS
la administración municipal. Digitalizar y conservar
el soporte original
NORMATIVIDAD
CÓDIGO HISTORIA SERIE
ASOCIADA
Prestar el servicio de
asesoría jurídica a las
Constitución Política
diferentes dependencias
Artículo 23 - DERECHO DE de la Alcaldía que así lo
PETICIÓN requieran y en relación
PEGSACJ02 CPACA ART 25 con las materias a su
REGLAMENTACIÓN
cargo las resolverán,
DERECHO DE PETICIÓN
procurando y
estableciendo unidad de
criterio jurídico a nivel
institucional.
FORMATOS FLUJOGRAMA
Formato establecido para conceptos

Jurídicos

Prototipos CCD y TRD

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PROTOTIPO DE CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL Y

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ue le permitirá a la entidad conocer el estado actual en

onal de una entidad y debe diligenciarlo conforme a las

los macroprocesos estratégicos, misionales y de apoyo

boración de las Tablas de Retención Documental, que

, determinando la sección, subsección, series, subseries

ema, los cuales se encuentran en el ítem Glosario para

No 4 Tablas de Retención y Transferencias Documentales; Ley 594 de 200) :

Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo v

sección y subsección) de acuerdo a la estructura orgánico-funcional de la entida

Comité Evaluador de Documentos

secundario de los documentos y con la evaluación de las TRD.

secundarios. Es análogo a la selección natural.

Es aquel que es utilizado habitualmente con fines administrativos.

Documento de apoyo contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión admin

la misma institución o proceder de otra y no forman parte de las series documen

posibilita la reconstrucción de la historia institucional.

Expediente formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente

resolución de un mismo asunto.

facilitar su utilización y conservación.

Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, e

Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.

tema, las cuales se presentan a continuación (Minimanual

s documentos en su ciclo vital.

o o persona de que trata una unidad documental y que

ntos desde su producción o recepción en la oficina y su

ión a un archivo permanente.

entidad pública o privada en razón de sus actividades o

cíficas de la gestión administrativa. Puede ser generado en

arte de las series documentales de las oficinas.

s del mismo aun después de su desaparición, por lo tanto,

esultado de la valoración con miras a su conservación

cia para la ciencia y la tecnología

rgánica y funcionalmente por una oficina productora en la

ndientes a la planificación, manejo y organización de la

s, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de

administrativa en cumplimiento de sus funciones.

un archivo, siguiendo el orden cronológico de entrada.

parcial de la documentación, por medio de muestreo.

ontenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o

e sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o

mentales que varían de acuerdo con el tramite de cada

idad archivística, entre otras: un expediente.

documental. Pueden ser unidades de conservación, entre

caracterización documental. La unidad documental puede

nto o compleja cuando lo constituyen varios, formando un

la institución productora y al iniciador, destinatario o

retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o

Jefe de la Unidad Administrativa u operativa del Archivo

Realiza procesos de Destrucción Física de Documentos

Realiza procesos de Migración de Documentos a Otro

Almacena Documentación en Otros Soportes (Series

Realiza Mediciones de Condiciones Medioambientales a los

Cuenta con mobiliario suficiente para almacenamiento en

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTO ELECTRÓNICO SI

Qué aplicaciones tecnológicas tienen los puntos de

Con cuántas bases de datos cuenta la entidad y cuáles?

Privada Privada con funciones públicas

ridad Física, Seguridad Industrial, Ventilación, Horario de Funcionamiento,

ridad Física, Seguridad Industrial, Ventilación, Horario de Funcionamiento,

SECRETARÍA DE SECRETARÍA DE SECRETARÍA DE