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Acrobat XI

Formulare

Aus- und Fortbildungszentrum

PDF-Formulare erstellen
Acrobat Professional XI
und LiveCycle-Designer ES2

Freie
Hansestadt
Bremen
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Herausgeber Redaktion und Koordination


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für den bremischen öffentlichen Dienst Aus- und Fortbildungszentrum
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werblichen Nutzung oder die Weitergabe an Dritte ist nicht gestattet. Das Copyright für Texte, Bilder
und Grafiken liegt beim Aus- und Fortbildungszentrum.
Inhalt

1. Allgemeines zu PDF-Formularen 5
1.1 Grundeinstellungen in Acrobat Professional 7
1.2 Zusammenarbeit mit dem Reader 7
2. Allgemeine Überlegungen zur Gestaltung von Vordrucken 9
2.1 Inhalt und Sprache 9
2.2 Einhalten von Schreibfluchtlinien 9
2.3 Schreibfelder zum Ausfüllen 10
3. Word-Formulare konvertieren und nutzbar machen 12
3.1 Automatische Formularfelderkennung 12
3.2 Anzeige von Hilfslinien und Rastern in Acrobat 13
4. Umgang mit dem Formularbearbeitungsmodus 15
4.1 Vorhandene Formularfelder auswählen und bearbeiten 16
4.2 Größe von Formularfeldern einstellen 16
4.3 Felder ausrichten 18
4.4 Felder kopieren und platzieren 18
5. Feldeigenschaften einstellen 20
5.1 Layout und allgemeine Vorgaben 20
5.2 Feldeigenschaften einstellen – individuelle Eigenschaften 21
5.3 Dropdownlisten und Auswahllisten 24
5.4 Optionsfelder und Kontrollkästchen 25
5.5 Schaltflächen für Standardaktionen - drucken, Eingaben löschen und
senden per E-Mail 27
6. Festlegen der Tab-Reihenfolge 32
6.1 Acrobat-Formulare schützen 34
7. Formulare mit Berechnungen 35
8. Formulare versenden und Daten zusammenfassen 37
8.1 Formulare zum Ausfüllen versenden 37
9. PDF-Formulare mit dem LiveCycle-Designer erstellen 40
9.1 Der Arbeitsbildschirm des LiveCycle-Designers ES2 40
9.2 Arbeitsumgebung des Designers einrichten 42
10. Word-Formulare mit dem LiveCycle-Designer nutzen 43
10.1 Konvertierte Word-Formulare nutzen 43
10.2 Konvertierte Formulare nachbearbeiten 44
10.2.1 Textanzeigefelder zusammenführen 44
10.3 Formularfelder bearbeiten 45
10.3.1 Feldgrößen anpassen 45
11. Umgang mit den LiveCycle-Formularfeldern 47
Inhalt

11.1 Felder einfügen und gestalten - Textfelder 47


11.2 Eigene Muster in der Bibliothek ablegen 50
11.3 Optionsfelder und Optionsfeldlisten 51
11.4 Schaltflächen 53
11.5 Optionsfelder (und andere Objekte) duplizieren 54
11.6 Festlegen der Tab-Reihenfolge 56
12. Formularlayout mit Masterseiten 57
13. LiveCycle-Formulare mit Berechnungen 58
14. Dynamische Formulare 59
14.1 Dynamisches Layout durch Einblenden von Teilformularen 59
15. Barrierefreiheit in LiveCycle-Formularen 62
15.1 Erzeugen einer Gliederung mit Überschriften 62
15.2 QuickInfos hinzufügen 63
15.3 Speichern mit einer Tag-Struktur 64
16. Beispiele für das Programmieren mit JavaScript 65
16.1 Rückgabewert von Kontrollkästchen auslesen 65
16.2 Ausdrücke mit if - else 66
Lernmaterial 67
Tipps & Tricks 67
Softwarehilfe (Mail-Hotline) 67
Allgemeines zu PDF-Formularen

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1. Allgemeines zu PDF-Formularen
Formulare im PDF-Format sind mittlerweile allgegenwärtig, sobald man im
Internet die Seiten von Behörden oder auch Privatfirmen besucht.
Offensichtlich hat viele der allgemeine Vorteil überzeugt, dass mit dem Acro-
bat Reader ein kostenloses Werkzeug existiert - und den Status eines unange-
fochtenen Standards erreicht hat - mit dem solche Formulare gut lesbar, zu-
verlässig druckbar und interaktiv nutzbar sind.
In der Kombination mit Acrobat Professional 8.0 bei der Erzeugung und Acro-
bat Reader 7.0 schließt die Nutzung auch noch das lokale Speichern und Archi-
vieren ausgefüllter Formulare ein.
Aber in der Fülle an Formularen fällt auch auf, dass es sehr unterschiedliche
Vorstellungen dazu gibt, wie ein „gutes“ Formular auszusehen hat, ob und wie
weit eine Eingabe von Daten möglich sein soll, und ob das Formular Teil eines
Verfahrens ist, zu dem z. B. ein komfortabler Versand der Daten gehört.
Ganz offensichtlich ist es also möglich, mit PDF-Formularen sehr verschieden
hoch angesiedelte Ansprüche zu erfüllen. Betrachtet man die unten auf-
geführte Aufstellung von groben Definitionen, so sind zwei wichtige Bemer-
kungen nötig:
- Jede höhere Stufe kann auf jeder beliebigen niedrigeren aufsetzen. Es gibt
also keinen „falschen“ Anfang, und jede Ausbaustufe kann zu einem belie-
bigen späteren Zeitpunkt nachgereicht werden.
Das gilt allerdings mit einer Einschränkung: Jedes Arbeiten mit einer ge-
scannten Vorlage widerspricht den Vorgaben der Barrierefreiheit, wenn
nicht eine hochwertige OCR-Prozedur die Inhalte lesbar macht.
- Bis auf die „dynamischen“ Formulare sind alle Vorhaben allein mit Acrobat
Professional 8 zu verwirklichen. Man muss sich also nicht auf ein völlig
neues Werkzeug einlassen. Will man jedoch die Formulare neu gestalten
und auch „Dynamik“ verwirklichen, sollte man frühzeitig - denkbar schon
ab Stufe A - mit dem LiveCycle-Designer von Adobe arbeiten.
Das Programm gehört zum Lieferumfang von Acrobat Professional seit der
Version 7, ist aber mit den folgenden Versionen deutlich überarbeitet
worden.
Wann und wofür können PDF-Formulare eingesetzt werden?
A. Passive, handschriftlich nutzbare Formulare
Bereits gedruckte Formulare können gescannt (oder als Word-Datei in PDF
konvertiert) werden, um sie elektronisch zur Verfügung zu stellen. Die Be-
nutzung besteht dann im Ausdrucken, handschriftlichen Ausfüllen, Unter-
schreiben und Zusenden.
Der Vorteil liegt hier lediglich in der Distribution: Das Formular ist über das
Internet erreichbar und der kostenlose Reader erlaubt den individuellen Aus-
druck - allerdings in der hohen Zuverlässigkeit und Qualität des PDF-Formats.
Allgemeines zu PDF-Formularen

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B. Interaktive, PC-gestützt ausfüllbare Formulare
Mit den Formularwerkzeugen von Acrobat lässt sich über jeder Unterlage eine
zweite Schicht (sichtbar oder unsichtbar) legen, die als Formularfelder be-
nutzbar - also ausfüllbar - ist.
Dieser Schritt kann - mit Einschränkungen - sogar automatisiert erfolgen.
C. Eingabeunterstützung: Datenvalidierung und Hilfestellungen
Die Eingaben können auf Zulässigkeit überprüft werden (z. B. Felder für Da-
tumseingaben, Zahlen etc.) und es können Felder zu „Pflichtfeldern“ erklärt
werden.
Jede Form einer möglichen Hilfestellung kommt den Vorgaben der Barriere-
freiheit entgegen.
D. Eingegebene Daten berechnen
Die Eingaben können direkt im Formular mit hinterlegten Skripten berechnet
werden, wobei es bei der Komplexität der Berechnungen technisch keine Ein-
schränkungen gibt.
E. Eingegebene Daten elektronisch zurücksenden
Die Formulardaten können per E-Mail oder per Anbindung an einen im In-
ternet zur Verfügung stehenden Server zurückgeschickt und dort z. B. an Da-
tenbanken angebunden werden, die die Daten sammeln und weiter auswer-
ten.
Hier sind lizenzrechtliche Regelungen zu beachten, sollte der erwartete Rück-
lauf 500 Exemplare übersteigen!
F. Dynamisches Formulardesign
Unter „dynamischen“ Formularen versteht man solche, die in Abhängigkeit
von einer erfolgten Eingabe weitere Felder oder ganze Passagen einblenden -
oder eben nicht. So können z. B. weitere Passagen zu Kindern in einem Haus-
halt erst dann eingeblendet werden, wenn in einem Feld „Anzahl der Kinder“
ein Wert erscheint, der nicht Null ist.
Solche Formulare sind nicht mehr ausschließlich in Acrobat Professional her-
stellbar, sondern spätestens hier muss mit dem LifeCycle-Designer gearbeitet
werden. Außerdem sind sie unter dem Gesichtspunkt der Barrierefreiheit eher
kritisch zu sehen.
G. Signatur
Bei jedem elektronischen Vorgang stellt sich die Frage, ob er rechtlich ge-
nauso verbindlich zu betrachten ist wie ein vergleichbarer in handschriftlicher
Form einschließlich Unterschrift.
PDF-Formulare unterstützen elektronische Signierverfahren, aber die rechtli-
che Verbindlichkeit hängt von der Anbindung an ein von Bremen anerkanntes
Trust-Center ab - und das ist noch nicht geklärt.
Allgemeines zu PDF-Formularen

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1.1 Grundeinstellungen in Acrobat Professional
Für das Verhalten beim Erstellen und auch Ausfüllen von Formularen können
Sie in Acrobat Professional eine Reihe von Grundeinstellungen vornehmen. Sie
finden Sie im Menüpunkt Bearbeiten > Voreinstellungen unter der Kategorie
Formulare:

Die Abbildung entspricht dem voreingestellten Standard, allerdings mit einer


Ausnahme: Unter Autom. ausfüllen ist der Wert Erweitert eingestellt.
Das führt beim Ausfüllen dazu, dass jede Eingabe verglichen wird mit früheren
und bei Übereinstimmung automatisch vorgeschlagen wird. Der vorgeschla-
gene Wert kann dann komfortabel übernommen werden.
1.2 Zusammenarbeit mit dem Reader
Formulare werden mit Acrobat oder dem LiveCycle-Designer erzeugt – ausge-
füllt werden sie aber in aller Regel mit dem Reader.
Daher ist es besonders wichtig, dass Sie Ihre in Acrobat Professional erzeugten
Formulare für Benutzer des Readers so vorbereiten, dass der Reader das loka-
le Speichern ermöglicht. Das erreichen Sie in Acobat Professional mit einem
besonderen Speicherformat, das Sie ganz am Ende der Formularerstellung
nutzen sollten.
Es ist der Menüpunkt Datei > Speichern als > PDF mit erweiterten Reader-
Funktionen > Weitere Werkzeuge aktivieren… (siehe Abbildung nächste Sei-
te).
Allgemeines zu PDF-Formularen

Mit dieser Eigenschaft sind Ihre Formulare und bereits erfolgte Eingaben bis
hinunter zur Reader-Version 7 lokal speicherbar, das digitale Signieren ist erst
ab der Reader-Version 8 möglich.
Das Speichern mit Reader-
Verwendungsrechten führt zu
einer zweiten PDF-Datei, die
Sie auch unter einem eigen-
ständigen Namen speichern
sollten. Denn der Zustand ist
nicht rückgängig zu machen,
es sei denn, Sie speichern ein
mit Verwendungsrechten
versehenes Formular erneut
als Kopie:

Die Speicheraktion in Acrobat (mit Verwendungsrechten) müssen Sie übrigens


auch für Formulare durchführen, die Sie mit dem LiveCycle-Designer erzeugt
haben!
Allgemeine Überlegungen zur Gestaltung von Vordrucken

9
2. Allgemeine Überlegungen zur Gestaltung von Vordrucken
2.1 Inhalt und Sprache
Formulare müssen sachlich und rechtlich korrekt sein, was häufig nur durch
die Verwendung von Fachbegriffen und Nennung von gesetzlichen Regelun-
gen zu erreichen ist – aber sie müssen auch für den Nicht-Fachmann ver-
ständlich und damit handhabbar sein. Die Verpflichtung zur Barrierefreiheit
verschärft hier noch den Zwang zu Klarheit und Nutzbarkeit und das fängt bei
den Inhalten an. Achten Sie bei Ihren Formularen auf Folgendes:
- Benennen Sie das Thema deutlich und knapp.
- Bilden Sie eine plausible, konsequente Gliederung.
- Klare, direkte Sprache: Verwenden Sie kein „Beamtendeutsch“ mit un-
übersichtlichen Schachtelsätzen, steifen Substantivierungen, Passivkon-
struktionen und (unnötigem) Fachjargon.
- Vermeiden Sie Abkürzungen, wo immer es geht.
- Vermeiden Sie Wortkonstruktionen, die wegen irgendwelcher Sonder-
zeichen für Screen-Reader schwer zu verarbeiten sind. Vermeiden Sie z. B.
„Antragsteller/-in“, „und/oder“, „für meine / n Vater / Mutter“, „selbstge-
wählte(s) Kennzahl/Kennwort“.
2.2 Einhalten von Schreibfluchtlinien
Wenn Sie beginnen, das Grundlayout Ihres Formulars zu gestalten, sollten Sie
bei der Aufteilung der einzelnen Formularelemente darauf achten, dass sie
sich auf der Seite an Fluchtlinien orientieren. Solche vertikalen Grundlinien
hatten früher die Funktion, per Tab-Sprung sicher die Schreibpositionen zu
erreichen. Fluchtlinien machten Formulare „maschinengerecht“.
Heute bieten sie das Grundmuster für eine klare Orientierung, für Ruhe und
Sachlichkeit im Layout, was sowohl den Ausfüllvorgang unterstützt als auch
das Auslesen und Auswerten der Eingaben. So wie die beiden Beispiele auf
der folgenden Seite sollten Formulare nicht aussehen.
Wenn möglich sollten Sie nicht mehr als vier Fluchtlinien bilden, aber auch
wenn es aus inhaltlichen Gründen mehr sein müssen, sollten Sie jedenfalls
nicht darauf verzichten.
Allgemeine Überlegungen zur Gestaltung von Vordrucken

10

2.3 Schreibfelder zum Ausfüllen


Für das Ausfüllen von Formularen – egal ob handschriftlich oder am PC –
haben sich „Schreibfelder“ bewährt. Jeweils oben links in der Ecke (OLE-
Prinzip) sollte ein „Leittext“ zur Eingabe auffordern, die Größe und eventuelle
Anzahl von Spalten sollte sich an den zu erwartenden Eintragungen orien-
tieren - wobei es nach wie vor sinnvoll erscheint, sowohl maschinelles als auch
handschriftliches Ausfüllen zuzulassen. Für Formulare, die am PC ausgefüllt
werden sollen, ist darauf zu achten, dass Formularelemente und künftige Ein-
gaben sich in der Zeichenformatierung deutlich unterscheiden. Das macht den
Eingabevorgang sicherer und auch das spätere Auswerten. Folgende Varian-
ten sind üblich:
Schreibfeld als "Box":
Name, Vorname, Personalnummer

Schreibfeld als "Winkel":


Name, Vorname Personalnummer

Schreibfeld als "Kamm":


Name, Vorname Personalnummer
Allgemeine Überlegungen zur Gestaltung von Vordrucken

11
Das folgende Beispiel zeigt, wie irritierend eine Abkehr von Schreibfeldern
sowohl das Ausfüllen als auch das spätere Auswerten machen – eine klare und
einfache Orientierung ist kaum möglich:

Wichtig ist auch der Unterschied bei der Zeichengestaltung zwischen dem
Leittext und dem Eingabetext. Die Größe sollte sich um 3 pt unterscheiden,
der Leittext aber niemals kleiner als 9 pt sein.
Word-Formulare konvertieren und nutzbar machen

12
3. Word-Formulare konvertieren und nutzbar machen
In vielen Fällen existieren bereits Word-Dokumente, die als Druckvorlage im
Formularwesen genutzt oder sogar am Bildschirm ausgefüllt und dann ge-
druckt werden.
Solche Formulare lassen sich mit sehr geringem Aufwand in PDF-Dateien um-
wandeln, um sie dann mit den dortigen Formularmöglichkeiten auszu-
arbeiten. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:
- Öffnen Sie in Word die gewünschte Datei.
- Konvertieren Sie sie in das PDF-Format (Symbol im Register Acrobat).
- Enthalten Ihre Word-Dokumente aufwändige Grafiken, müssen Sie mög-
licherweise die Ausgabequalität vorher auf „qualitativ hochwertiger Druck“
umstellen, in den meisten Fällen reicht aber der voreingestellte „Stan-
dard“. Die Umstellung nehmen Sie vor in Register Acrobat > Grundeinstel-
lungen.
Mit diesem Schritt haben Sie schon eine wesentlich zuverlässigere Druck-
ausgabe erreicht, als es mit Word möglich wäre.
Ausfüllbar und online nutzbar wird das Formular allerdings erst, wenn die
PDF-Datei mit Formularelementen ergänzt wird. Der einfachste Schritt dorthin
ist die automatische Formularfelderkennung.
3.1 Automatische Formularfelderkennung
Sobald Sie eine konvertierte Word-
Datei in Acrobat als Formular bear-
beiten, versucht Acrobat, eventuell
vorhandene Ausfüllpositionen zu
erkennen und so das Formular aus-
füllbar zu machen. Das gelingt umso
besser, je deutlicher Schreibfelder zu
erkennen sind.
Öffnen Sie also das konvertierte
Wordformular und wählen Sie bei
den Werkzeugen aus der Gruppe
Formular die Funktion Erstellen und
anschließend das Aktuelle Doku-
ment:
Word-Formulare konvertieren und nutzbar machen

13
Abschließend gelangen Sie in den Formularbearbeitungsmodus und alle zur
Bearbeitung nötigen Funktionen werden eingeblendet.

Die automatische Felderkennung wird nur in seltenen Fällen alle Felder zu-
frieden stellend umsetzen. Die nötigen Korrekturen umfassen mindestens
folgende Schritte:
- Alle Felder müssen fest auf eine gewünschte Schriftart und –größe einge-
stellt werden.
- Die Größe und Position der Felder muss nachgearbeitet werden.
- Die zulässigen Eingaben müssen definiert werden (Datumsfelder etc.).
- Haben Sie Felder gelöscht oder neue hinzugefügt, muss abschließend noch
die Tab-Reihenfolge überprüft werden.
3.2 Anzeige von Hilfslinien und Rastern in Acrobat
Für Arbeiten am Layout der Felder kann es sehr hilfreich sein, Lineale, Füh-
rungslinien oder ein vollständiges Raster einzublenden, um eine zuverlässige
Orientierungshilfe zu haben. Alle Funktionen erreichen Sie über den Menü-
punkt Anzeige > Ein-/Ausblenden, die Hilfslinien können Sie einfach mit ge-
drückter Maustaste aus den Linealen herausziehen oder markieren und lö-
schen.
Word-Formulare konvertieren und nutzbar machen

14

Anzeige mit Linealen und einem Raster:

Anzeige mit Linealen und Hilfslinien:


Umgang mit dem Formularbearbeitungsmodus

15
4. Umgang mit dem Formularbearbeitungsmodus
Den Formularbearbeitungsmodus aktivieren Sie zusammen mit dem Erstellen
eines neuen Formulars oder jederzeit mit der Funktion Bearbeiten aus der
Werkzeugfenster Formulare. Sind Sie im Formularbearbeitungsmodus, kön-
nen Sie ihn mit Bearbeitung schließen auch jederzeit wieder beenden.
Die wesentlichen Elemente sind die Formular-Schnellwerkzeuge in der Menü-
leiste und die Funktionen im Werkzeugfenster Formulare. Mit den Werkzeu-
gen der Menüleiste können Sie neue Felder einfügen.

Optionsfeld

Auswahlliste Dropdownliste

Kontrollkästchen Bar-Code

Textfeld Digitale Signatur

Schaltfläche

Sobald Sie eines der Werkzeuge aktivieren, erhalten Sie einen Mauszeiger als
Feldvorschau verbunden mit einem Koordinatenkreuz zur Anzeige der Positi-
on. Damit ziehen Sie an der gewünschten Stelle das entsprechende Eingabe-
feld auf und verfahren an allen anderen benötigten Stellen ebenso. Mit der
ESC-Taste beenden Sie den Eingabemodus.
Alle neuen Felder werden sofort in der Liste der Formular-Felder im Werk-
zeugfenster angezeigt und könnten hierüber auch markiert und z. B. gelöscht
werden.
Umgang mit dem Formularbearbeitungsmodus

16
Mit der Vorschau (Menüleiste) können Sie das Ausfüllverhalten Ihres Formu-
lars testen und mit Bearbeiten in den Bearbeitungsmodus zurückkehren.
4.1 Vorhandene Formularfelder auswählen und bearbeiten
Sehr häufig ist es nötig, gleich mehrere Formularfelder auszuwählen, weil sie
z. B. alle die gleiche Höhe bekommen sollen. Zum Auswählen von Formular-
feldern können Sie die Liste der Felder nutzen oder das Auswahlwerkzeug in
der Menüleiste, wenn Sie lieber direkt im Formular arbeiten möchten.

Für beide Verfahren gelten folgende Hilfstasten, wenn Sie eine Mehrfachaus-
wahl erreichen möchten:
Einzelnes Feld Klicken mit der linken Maustaste

Mehrere Felder + klicken

Block von Feldern erstes Feld, + letztes Feld anklicken


4.2 Größe von Formularfeldern einstellen
Wollen Sie die Größe eines einzelnen Feldes gestalten, markieren Sie es und
ziehen dann mit gedrückter Maustaste an einem der blauen „Ziehgriffe“
(blaues Quadrat).
Halten Sie dabei die -Taste gedrückt, bleibt das Seitenverhältnis propor-
tional erhalten, auch wenn Sie einen der Eck-Ziehgriffe nutzen. Achten Sie
dabei immer auf die Form des Mauszeigers: Ein schwarzer Winkel verschiebt
das Feld, Doppelpfeile verändern die Größe.

Wollen Sie mehrere Felder gestalten, gehen Sie folgendermaßen vor:


- Markieren Sie alle gewünschten Formularfelder,
- Drücken Sie bei gehaltener - Taste die Cursortasten. Dabei steht:
Cursor nach oben 1 Pixel geringere Höhe
Cursor nach unten 1 Pixel größere Höhe
Cursor nach links 1 Pixel geringere Breite
Cursor nach rechts 1 Pixel größere Breite
Umgang mit dem Formularbearbeitungsmodus

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Wollen Sie mehrere Felder an die Größe eines „Referenzfeldes“ anpassen,
erreichen Sie das folgendermaßen:
- Markieren Sie alle gewünschten Felder (türkisfarbene Rahmen) und das
Referenzfeld zuletzt (blauer Rahmen).
- Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste in das blaue Feld.
- Wählen Sie aus dem Kontextmenü Gleiche Größe für alle Felder die ge-
wünschte Richtung, also Höhe, Breite oder Beides.
Umgang mit dem Formularbearbeitungsmodus

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4.3 Felder ausrichten
Im Kontextmenü zu ausgewählten Formularfeldern finden Sie auch die Mög-
lichkeit, alle markierten Felder präzise auszurichten:

Das Ausrichten orientiert die Felder an der Position des Feldes, das z. B. am
weitesten links steht, das Verteilen gleicht die Abstände zwischen den Feldern
aus.
4.4 Felder kopieren und platzieren
Wenn Sie mehrere Kopien eines Feldes benötigen, bietet sich das „Platzieren“
an.
Erzeugen Sie ein Beispielfeld an einer passenden Position und markieren Sie
es. Dann klicken Sie mit der rechten Maustaste in der Liste der Felder auf das
zu vervielfältigende Feld und wählen die Funktion Mehrere Felder platzie-
ren…
Umgang mit dem Formularbearbeitungsmodus

19
Im anschließenden Dialogfenster können Sie die Anzahl der Kopien eingeben,
deren Abstand zueinander und die Position der Gesamtgruppe neuer Felder
im Formular justieren.

Mit Anzahl der Felder nennen Sie die gewünschte Gesamtanzahl der Felder,
die Sie benötigen – im Beispiel 3 Felder untereinander und nur 1 nebenein-
ander. Mit der Gesamtgröße (alle Felder) verändern Sie den Platzbedarf, den
die neue Gruppe an Feldern hat: Je größer der Wert ist, desto weiter ausei-
nander stehen die Felder, wobei die Zwischenräume genau gleich groß sind.
Mit der Gesamtposition (alle Felder) verschieben Sie die gesamte Gruppe in
die ausgewählte Richtung.

Achtung: Das Platzieren erzeugt bei Optionsfeldern identische Export-


werte. Wollen Sie die Werte auslesen, müssen Sie sie unter-
schiedlich benennen (Eigenschaften > Optionen > Optionsfeld-
auswahl)
Feldeigenschaften einstellen

20
5. Feldeigenschaften einstellen
5.1 Layout und allgemeine Vorgaben
Über das Kontextmenü (rechte Maustaste) gelangen Sie zu den Eigenschaften
eines Formularfeldes. Haben Sie mehrere Felder ausgewählt, können Sie alle
aktivierbaren Einstellungen (weiße Eingabefelder) für alle Felder gleichzeitig
erreichen. Die Einstellungen in grauen Eingabefeldern sind individuell, sie
müssen jeweils einzeln eingestellt werden.

Auch die Anzahl der Register im Eigenschaften-Dialog ist begrenzt, sobald Sie
mehrere Felder aktiviert haben. Viele Einstellungen sind individuell, also
Schritt für Schritt für jedes Feld einzeln zu erzeugen.
Vor allem die textlichen Eigenschaften der künftigen Eingaben sollten Sie für
alle Felder gleich einstellen – hier Schriftgrad 12 und Schrift Arial. Die Vorein-
stellung Auto für den Schriftgrad sollten Sie niemals übernehmen, weil beim
Ausfüllen beliebig viel Text eingegeben werden könnte und die Eingabe auto-
matisch verkleinert wird!
Feldeigenschaften einstellen

21
Wenn Sie im Register Opti-
onen zusätzlich den Punkt
Bildlauf bei langem Text
ausschalten, erreichen Sie
eine Begrenzung der zuläs-
sigen Eingabe auf die Größe
des Eingabefeldes, was in
vielen Fällen sehr sinnvoll
ist.
Außerdem können Sie hier
die Ausrichtung der Einga-
ben in den Formularfeldern
einstellen.

5.2 Feldeigenschaften einstellen – individuelle Eigenschaften


Jedes Formularfeld hat einen Namen und ist mit einem QuickInfo belegbar,
das als Mouse-Over-Effekt beim Ausfüllen erscheint und von Screen-Readern
ausgelesen werden kann. Auf der Registerkarte Allgemein sollten Sie deshalb
das Quickinfo sorgfältig formulieren. Außerdem können Sie hier das Ausfüllen
eines Feldes für Erforderlich erklären.

Außerdem kann für ein Feld festgelegt werden, ob es am Bildschirm sichtbar


ist oder nur im Druck – oder ob es völlig ausgeblendet werden soll, weil es
Feldeigenschaften einstellen

22
z. B. nur dazu da ist, einen berechneten Wert zum Auslesen vorzuhalten. Akti-
vieren Sie den Punkt Schreibgeschützt, so ist das Feld nicht ausfüllbar. Aktivie-
ren Sie den Punkt Gesperrt, können keine versehentlichen Veränderungen der
Eigenschaften mehr erfolgen. Außerdem können Sie hier die Menge der ein-
zugebenden Zeichen auf Höchstens die von Ihnen angegebene Anzahl Zeichen
begrenzen.
Am Beispiel von Textfeldern lässt sich auch erkennen, dass über spezielle Ein-
gabemasken Fehleingaben verhindern können.
So können Sie z. B. mit einem
Textfeld erreichen, dass die Ein-
gabe eines Datums oder einer
Zahl zwingend erforderlich ist,
jede andere Eingabe führt zu
einer Fehlermeldung.
Dazu stellen Sie im Register
Format die Formatkategorie
Datum ein und wählen bei Opti-
onen ein Anzeigeformat aus.
Die Auswahl eines speziellen
Formates begrenzt auch die An-
zahl der Zeichen, die in dem Feld
dann noch eingegeben werden
können.

Sollte Ihnen keines der vorgeschlagenen Datumsformate gefallen, können Sie


über die Option Benutzerdefiniert mit den in Acrobat übliche Platzhaltern
eigene Datumsformate erzeugen:
Feldeigenschaften einstellen

23
Über die Formatkategorie Spe-
zial erreichen Sie vorformatierte
Masken für Postleitzahlen (fünf-
stellig), Telefonnummern
(zehnstellig), US-Sozialver-
sicherungsnummern (neun-
stellig, gegliedert) und einer Be-
liebigen Maske für selbst-
definierte Eingabemasken.
Wollen Sie individuelle Masken
erzeugen, können Sie folgende
Platzhalter verwenden:

A Akzeptiert nur Buchstaben (A – Z, a – z).


X Akzeptiert Leerzeichen sowie die meisten druckbaren Zeichen, darunter
alle über eine Standardtastatur verfügbaren Zeichen und ANSI-Zeichen
der folgenden Bereiche: 32-126 und 128–255.
O Der Buchstabe "O" akzeptiert alphanumerische Zeichen (A – Z, a – z und 0
– 9).
9 Akzeptiert nur numerische Zeichen (0 – 9).

Die folgenden Beispiele zeigen die Funktionsweise der Eingabemasken:

Maske: 99999 Bremen-AAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAA


Eingabe 28211 Schwachhausen führt zu 28211 Bremen-Schwachhausen

Maske: Feuerwache-9
Eingabe 4 führt zu Feuerwache-4

Maske: Finanzamt-AAAAAAAA
Eingabe West führt zu Finanzamt-West
Feldeigenschaften einstellen

24
5.3 Dropdownlisten und Auswahllisten
Dropdwon- und Auswahllisten erlauben beim Ausfüllen die Auswahl aus einer
Liste von vorbereiteten Eingaben. Es gibt nur sehr geringe Unterschiede zwi-
schen den beiden Feldtypen; der wichtigste ist die Möglichkeit einer Mehr-
fachauswahl nur bei der Auswahllisten. Im Folgenden wird die Dropdownliste
als Beispiel für beide be-
schrieben.
Zum Einfügen aktivieren Sie
das entsprechende Formular-
Werkzeug und ziehen Sie da-
mit ein Feld von der ge-
wünschten Größe auf.
In der Registerkarte All-
gemein legen Sie den Namen
und den Text für das QuickIn-
fo fest.

Auf der Registerkarte Optionen erzeugen Sie die Liste der Elemente, aus de-
nen der Benutzer später auswählen kann. Sie können die Liste alphabetisch
sortieren lassen oder selbst eine Reihenfolge nach der vermutlich häufigsten
Auswahl gestalten. Der erste Wert in der Liste erscheint beim Ausfüllen immer
als Vorschlag, es sollte also immer der Wert, der vermutlich am häufigsten
ausgewählt wird, die Liste anführen.
Aktivieren Sie den Punkt Benutzerdefinierte Eingabe zulassen, erlauben Sie
damit eine von den Elementen der Liste abweichende Eingabe: Beim Ausfüllen
kann ein Wert verändert oder komplett überschrieben werden.
Mit Ausgewählten
Wert sofort ein-
setzen erreichen Sie
eine höhere Sicher-
heit, sollten auto-
matisierte Funktio-
nen in Ihrem Formu-
lar auf eine be-
stimmte Eingabe
reagieren.
Feldeigenschaften einstellen

25
5.4 Optionsfelder und Kontrollkästchen
Optionsfelder und Kontrollkästchen stehen unter den Acrobat-Formularfel-
dern für die klassischen Ankreuzmöglichkeiten - allerdings mit unterschied-
lichen Optionen beim Ausfüllen und beim Auslesen der Eingaben.
Optionsfelder sind vor allem dafür gedacht, Plausibilität in die Reaktion auf
Fragen z. B. nach dem Familienstand zu bringen, wo eben immer nur eine der
Optionen gültig ist, nie mehrere gleichzeitig.
Bei Kontrollkästchen geht es dagegen um kumulatives Ankreuzen, wenn meh-
rere Angaben gleichzeitig gelten können. Ihre Bedienung zeigt kaum Unter-
schiede zu den Optionsfeldern, deshalb werden im Folgenden die Optionsfel-
der als Beispiel für beides beschrieben.
Zum Einfügen von Optionsfeldern aktivieren Sie das entsprechende Werkzeug
und ziehen Sie die gewünschte Anzahl Optionsfelder auf.

In der Liste der Felder sehen Sie alle Optionsfelder als Gruppe, wobei der zu-
sammenfassende Name der Name jedes einzelnen Optionsfeldes ist (hier:
Gruppieren16)! Die Einträge Auswahl1 etc. sind die jeweiligen Exportwerte,
die durch Anklicken einer Option von dieser Gruppe gespeichert werden wür-
de.
Zur Anpassung der (unterschiedlichen) Größen an ein Referenzfeld markieren
Sie alle Optionsfelder und das mit der gewünschten Größe als letztes. Akti-
vieren Sie dann über das Kontextmenü des zuletzt markierten Feldes den
Punkt Gleiche Größe für alle Felder und Beides. Jetzt sind alle Optionsfelder
genau so groß, wie das zuletzt markierte, blau umrandete.
Wollen Sie die Abstände zwischen den (markierten) Optionsfeldern verein-
heitlichen, wählen Sie aus dem Kontextmenü den Punkt Ausrichten, Verteilen
oder Zentrieren und dann die gewünschte Richtung, im Beispiel also Vertikal.
Feldeigenschaften einstellen

26
Im beschriebenen Beispiel würden alle Optionsfelder zu einer Gruppe gehö-
ren, man könnte also immer nur eines der Felder aktivieren. Jede neue Aus-
wahl würde die vorherige aufheben.
Wollen Sie das Verhalten manipulieren, nutzen Sie am besten die Liste der
Felder und aus dem Kontextmenü die Möglichkeit, alle Einträge umzubennen.
Im Ergebnis könnte das für das beschriebene Beispiel so aussehen:

Fertig vorbereitet bietet dieses Formular mit


zwei Gruppen von Optionsfeldern die Mög-
lichkeit, im oberen und mittleren Bereich je-
weils nur eine Option auszuwählen.
Bei den Kontrollkästchen können beliebig
viele Optionen ausgewählt werden.

Achtung: Wollen Sie Ihr Formular nutzen, um es per Mail-Funktion versen-


den und die Daten sammeln zu können, so müssen bei gleich be-
nannten Optionsfeldern einer Gruppe die jeweiligen Exportwerte
unterschiedlich formuliert sein!
Feldeigenschaften einstellen

27
5.5 Schaltflächen für Standardaktionen - drucken, Eingaben lö-
schen und senden per E-Mail
Häufige Aktionen, die beim Ausfüllen eines Formulars anfallen können, sind
das Drucken und das Löschen der Eingaben bei Fehleingaben.
Solche Prozeduren können Sie dem Benutzer sehr komfortabel als Schalt-
fläche anbieten, die bei Bedarf nur angeklickt werden muss. Dabei kann die
Aktion auch aus einer Abfolge mehrerer Einzelschritte bestehen.
Generell ist zu empfehlen, Schaltflächen zum Schluss der Bearbeitung eines
Formulars zu erstellen, weil die Aktionen z. T. die im Formular vorhandenen
Felder ansprechen – die dafür natürlich auch schon vorhanden sein müssen.
Im Folgenden werden die notwendigen Einstellungen für eine Schaltfläche
beschrieben, die einen Druckvorgang startet.
Sobald Sie mit dem Schaltflächen-Werkzeug eine Fläche von der gewünschten
Größe aufgezogen haben, können Sie den Eigenschaften-Dialog öffnen. In der
Registerkarte Allgemein geben Sie einen sprechenden Text für das Quick-Info
ein.
Unter Allgemein kön-
nen Sie definieren, ob
die Schaltfläche auch im
Ausdruck erscheinen
soll oder nicht. Die Ein-
stellung Sichtbar, aber
Drucken nicht möglich
sorgt dafür, dass sie
nicht ausgedruckt wird.

In der Registerkarte Er-


scheinungsbild legen Sie
die Gestaltung der
Schaltfläche fest. Achten
Sie dabei auf gute Kon-
traste zwischen der
Textfarbe der Beschrif-
tung und einer eventuel-
len Füllfarbe.
Feldeigenschaften einstellen

28
In der Registerkarte Optionen formulieren Sie die eigentliche Beschriftung
und mit dem Layout legen Sie fest, wo die Beschriftung erscheinen soll.
Diese Einstellung ist be-
sonders wichtig, wenn Sie
in die Gestaltung einer
Schaltfläche z. B. ein
Dienststellen-Logo integ-
rieren möchten.
Das Logo kann in einem
beliebigen Grafik-Format
vorliegen und integriert
werden, Sie erreichen es
über die Schaltfläche Sym-
bol auswählen. Danach
könnten die Optionen-
Eigenschaften vielleicht so
aussehen, wie hier abge-
bildet.
Die wichtigste Einstellung ist jedoch die Aktion, die Sie mit dieser Schaltfläche
veranlassen möchten. In der Registerkarte Aktionen können Sie sie auswäh-
len.
Das Drucken erreichen Sie bei Aktion auswählen über den Eintrag Menübe-
fehl ausführen.

Sobald Sie auf die


Schaltfläche Hinzu-
fügen klicken (in der
Abbildung rechts ver-
deckt), gelangen Sie
zur Auswahl der zur
Verfügung stehenden
Menübefehle, darun-
ter auch das Drucken
(siehe Abbildung
nächste Seite).
Feldeigenschaften einstellen

29

Wollen Sie eine Schaltfläche zum Löschen von Formulareingaben anbieten,


finden Sie dafür bei Aktion auswählen den Eintrag Formular zurücksetzen.
Feldeigenschaften einstellen

30
Über die Schaltfläche Hinzufügen gelangen Sie wieder zu einer Auswahl aller
im Formular vorhandenen Felder. Hier können Sie genau festlegen, für welche
Felder das Löschen der Eingaben gelten soll.

Es sind also auch Schaltflächen denkbar, die gezielt bestimmte Bereiche im


Formular ansprechen und nur dort die Eingaben löschen. Das wäre z. B. dann
sehr sinnvoll, wenn Teile des Formulars automatisch mit den persönlichen
Daten des Benutzers gefüllt werden, die natürlich nicht gelöscht werden sol-
len.
Wollen Sie eine Schaltfläche zum Versenden der Eingaben per Mail-Funktion
anbieten, müssen die Einstellungen auf der Registerkarte Aktionen bei den
Eigenschaften der Schaltfläche folgendermaßen aussehen. Als Aktion wählen
Sie Formular senden:
Feldeigenschaften einstellen

31
Über Hinzufügen gelangen Sie anschließend in den Dialog Formularauswahl
senden. Hier müssen Sie unter URL für Verknüpfung eingeben die vollständi-
ge und korrekte Postfachadresse eingeben, eingeleitet durch mailto:

Empfehlenswert ist es, nicht die gesamte PDF-Datei versenden zu lassen, son-
dern nur die eingegebenen Daten. Das erreichen Sie mit der Einstellung FDF
einschließen.
Näheres zum Versenden und Zusammenführen empfangener Daten finden Sie
im Kap. 8 auf Seite 37.
Festlegen der Tab-Reihenfolge

32
6. Festlegen der Tab-Reihenfolge
Eine korrekte Tab-Reihenfolge ist für das spätere Ausfüllen eines Formulars
von allerhöchster Bedeutung, dies gilt umso mehr, wenn Sie die Kriterien der
Barrierefreiheit berücksichtigen möchten.
Acrobat erzeugt mit der Formularfelderkennung zufällige Reihenfolgen und
wenn Sie Formularfelder entfernen oder hinzufügen, ist die zufällige Abfolge
auch noch unterbrochen, weil die Felder nach dem Zeitpunkt der Entstehung
in die Ausfüll-Reihenfolge einsortiert werden.
Die Korrektur der Festlegung starten Sie mit dem Werkzeug Formulare > Fel-
der > Tab-Reihenfolge.

Sinnvollerweise sollte Sie sich als erstes die Tab-Nummern anzeigen lassen,
um konkret im Formular die Position in der Reihenfolge überprüfen zu kön-
nen.
Festlegen der Tab-Reihenfolge

33
Um die Reihenfolge zu verändern, aktivieren Sie den Punkt Manuelle Tab-
Anordnung. Im anschließenden Hinweisfenster wird das Verfahren erläutert:
Die Position eines Feldes in der Struktur des Felder-Fensters zeigt auch die
Position in der Tab-Reihenfolge. Per Drag & Drop können Sie diese Reihen-
folge manipulieren.

Anschließend sollten Sie eine Tab-Reihenfolge erzeugt haben, die nicht zufällig
entstanden ist, sondern sich strikt an die Erfordernisse eines plausiblen Aus-
füllvorgangs hält.
Die persönlichen Daten wer-
den im ersten Schritt voll-
ständig erfasst, gefolgt von
den Options- und Kontroll-
kästchen, dann die Anmer-
kung.
Schaltflächen sollten in der
Tab-Reihenfolge eigentlich
immer zum Schluss stehen,
weil Ihre Funktionen häufig auf
bereits erfolgte Ausfüllschritte
reagieren. Auch ihre tatsächli-
che Position im Formular sollte
eher im Formularfuß als im
Formularkopf sein.

Hinweis Optionsfeldgruppen sind nicht barrierefrei, weil sie in der Tab-


Reihenfolge als zusammenhängende Objekte angesprochen
werden. Die Auswahl in einer Gruppe muss dann zwingend mit
den Cursortasten erfolgen. Nimmt man die Barrierefreiheit ernst,
müsste man konsequent auf Optionsfeldgruppen in PDF-
Formularen verzichten (was aber kaum möglich ist)!
Festlegen der Tab-Reihenfolge

34
6.1 Acrobat-Formulare schützen
Bei Formularen ist es generell sehr sinnvoll, in der Verwendung nur das Aus-
füllen zuzulassen, das Layout und die Felder ansonsten aber zu schützen. Ei-
nen Dokumentschutz einzustellen, ist über die Dateieigenschaften relativ
schnell erledigt, wegen der besonderen Berechtigungen für die Nutzer des
Readers müssen Sie an dieser Stelle aber sehr genau auf die Reihenfolge ach-
ten. Außerdem erzeugen Sie Einstellungen, die in der Datei nicht mehr zurück-
zustellen sind und ein weiteres Bearbeiten blockieren. Gehen Sie also folgen-
dermaßen vor:
- Schließen Sie den Formularbearbeitungsmodus.
- Aktivieren Sie mit dem Menüpunkt Datei > Eigenschaften auf der Register-
karte Sicherheit den Schutz der Datei, indem Sie den Kennwortschutz aus-
wählen. Bei den Einstellungen nehmen Sie alle erforderlichen Eintragungen
in der Rubrik Berechtigungen vor. Vergeben Sie ein Berechtigungskenn-
wort, lassen Sie das Drucken zu und natürlich das Ausfüllen von Formular-
feldern.
- Der Schutz wird erst nach dem Speichern der Datei aktiviert. Das Ergebnis
können Sie auf der Registerkarte Sicherheit im Menü Datei Eigenschaften
überprüfen.
- Erst danach aktivieren Sie die Nutzungsmöglichkeiten für Nutzer des Rea-
ders. Das erreichen Sie mit dem Menüpunkt
Datei > Speichern als > PDF mit erweiterten Reader-Funktionen > Weitere
Werkzeuge aktivieren (mit Ausfüllen und Speichern von Formularen).

Achtung: Haben Sie die erweiterten Reader-Funktionen aktiviert, können


Sie nicht mehr bearbeiten! Wollen Sie das aber doch erreichen,
müssen Sie die Datei unter einem anderen Namen als Kopie
speichern (Datei > Kopie speichern…).
Formulare mit Berechnungen

35
7. Formulare mit Berechnungen
Zum Berechnen von eingegebenen Werten stehen Ihnen in Acrobat-Formu-
laren zwei Formularfelder zur Verfügung – das Textformularfeld und die
DropDown-Liste. Beide erlauben eine „Validierung“, also das Definieren eines
zulässigen Größenbereichs für eingegebene Werte, von Werten und deren
Berechnung, wobei auch mit mehreren Feldern gerechnet werden kann, z. B.
um in einem Rechnungsformular die Summe der Einzelpositionen zu bilden.
Zunächst müssen Sie sicherstellen, dass in allen Feldern, die zu berechnende
Werte aufnehmen sollen oder die die Ergebnisse anzeigen sollen, per Format-
Eigenschaft jede abweichende Eingabe verhindert wird.

Wählen Sie also die Formatkategorie „Zahlen“ aus und definieren Sie das Er-
scheinungsbild der Werte, in diesem Fall mit zwei Nachkommastellen, Tau-
sendertrennzeichen und dem €-Zeichen als Währungssymbol.
Außerdem sollten die Werte natürlich rechtsbündig ausgerichtet sein (Regis-
ter Optionen).
Anschließend formulieren Sie im Register Berechnung die Berechnungsanwei-
sungen als Eigenschaft der Formularfelder, die die Ergebnisse zeigen sollen.
Dazu wählen Sie aus der Liste der verfügbaren Operatoren bei Wert ist die
gewünschte Berechnung aus und geben mit der Schaltfläche Auswählen die
Felder an, die die zu berechnenden Werte enthalten (siehe Abbildung auf der
nächsten Seite).
Formulare mit Berechnungen

36

Im abgebildeten Beispiel wird der Gesamtpreis als Produkt von Anzahl und
Einzelpreis gebildet. Das Feld, das eine Berechnung durchführt, sollte mit der
Eigenschaft Schreibgeschützt (Register Allgemein) vor Nutzereingaben ge-
schützt werden.
Sobald in solch einem Formular die zu berechnenden Werte eingegeben wer-
den, wird im Berechnungsfeld die gewünschte Berechnung durchgeführt.
Formulare versenden und Daten zusammenfassen

37
8. Formulare versenden und Daten zusammenfassen
Mit Acrobat-Formularen können Sie als Autor eines Formulars einen komplett
elektronischen „Workflow“ realisieren, der darin besteht, dass Sie
- ein Formular an Ihre Kunden versenden,
- die Kunden das Formular online ausfüllen und zurücksenden,
- Sie die Formulardaten in einer Datendatei sammeln und im Ausgangs-
formular sichtbar machen,
- die Daten bei Bedarf so exportieren können, dass Sie mit einer Tabellenkal-
kulation oder einer Datenbank auswertbar werden.
Eine Voraussetzung ist, dass Ihr Formular eine Senden-Schaltfläche enthält,
die als Aktion mit Formular senden gestaltet ist und das Zielpostfach als Ver-
knüpfung angibt (vgl. Kap. 5.5 ab Seite 27).
Außerdem sollten Sie als Exportformat das FDF-Format auswählen. Neben
den Formaten FDF und HTML, mit denen Formulardaten gesendet werden
können, ermöglicht Acrobat das Versenden von Formularfelddaten im XFDF-
Format. XFDF besteht aus einem XML-kodierten FDF-Format, das die hierar-
chische Darstellung von Felddaten ermöglicht, jedoch nicht so viele Datenty-
pen unterstützt wie FDF. In FDF-Dateien können beispielsweise digitale Unter-
schriften und grafische Daten gespeichert werden, in XFDF-Dateien besteht
diese Möglichkeit nicht.
Und ganz wichtig: Das Formular darf nicht geschützt sein!
8.1 Formulare zum Ausfüllen versenden
Das Versenden an die Kunden nennt Acrobat „Verteilen“ und ist mit einem
Assistenten gekoppelt, der alle nötigen Schritte vorschlägt und recht zuver-
lässig funktioniert. Sie starten die Prozedur im Werkzeugfenster Formulare
mit Verteilen:

Die erste Meldung gilt dem Samme-


lort für die späteren Antworten –
hier sollten Sie die Antworten ma-
nuell in einem Postfach sammeln,
wenn Sie über einen normalen Out-
look-Mail-Anschluss verfügen.
Anschließend geht es um den Zeit-
punkt des Verteilens, hier können
Sie die vorgeschlagene Version –
Mit Adobe Acrobat automatisch
senden - bestätigen. Im folgenden
Schritt müssen Sie Ihre Kontaktin-
formationen angeben.
Formulare versenden und Daten zusammenfassen

38

Im dann folgenden
Schritt wählen Sie die
Empfänger aus, indem
Sie auf das Outlook-
Adressbuch zugreifen:
Formulare versenden und Daten zusammenfassen

39
Sobald Sie im oben abgebildeten Assistentenschritt auf die Senden-Schalt-
fläche klicken (in der Abbildung oben verdeckt), wird eine E-Mail mit dem
Text, der unter Nachricht angezeigt wird, versandt und das Formular ange-
hängt.
Danach meldet sich in Acrobat der Tracker, der alle zu dieser Aktion nötigen
Informationen sammelt. Sie können ihn auch manuell starten, Wenn Sie im
Werkzeugfenster Formulare auf Protokollieren klicken:

Bekommen Sie anschließend


die Daten eines ausgefüllten
Formulars zurückgesandt,
veranlassen Sie per Doppel-
klick auf die Anlage mit den
Daten in der Outlook-Mail
das Sammeln der Daten in
der Antwortdatei.
PDF-Formulare mit dem LiveCycle-Designer erstellen

40
9. PDF-Formulare mit dem LiveCycle-Designer erstellen
Der LiveCycle-Designer ist bei den PDF-Formularen der große Bruder von
Acrobat: Sie können erheblich mehr Einstellungen vornehmen, um das Ver-
halten der Eingabefelder zu steuern und Sie können „dynamische“ Formulare
erzeugen, wenn das Formular selbst sich in Abhängigkeit von einer Eingabe
verändert.
Bei vielen Formularbearbeitungsschritten in Acrobat wird ohnehin automa-
tisch der LiveCycle-Designer gestartet. Aber vor allem: Er ist der Designer, hier
können Sie auf leeren Seiten beginnend sämtliche Inhalte Ihres Formulars
erzeugen, auch die textlichen und gestalterische Inhalte.
9.1 Der Arbeitsbildschirm des LiveCycle-Designers ES2
Der Arbeitsbildschirm des LiveCycle-Designers besteht neben den üblichen
Elementen wie Symbol- und Menüleiste aus „Paletten“ rechts und links eines
Mittelbereichs, der als „Layout-Editor“ bezeichnet wird.

Linke Paletten Layout-Editor rechte Paletten

Welche Paletten Sie sehen, entscheiden Sie mit dem Menüpunkt Fenster.
Sinnvoll für das Arbeiten mit den Formularelementen ist, die Paletten Objekt-
bibliothek und Objekt einzublenden, weil Sie hier die
meisten Aktionen vorfinden, mit denen Sie das Verhal-
ten der Formularfelder steuern können.
Mit dem Menüpunkt Fenster > Arbeitsbereich können Sie schnell
den linken oder rechten Palettenbereich ein- oder ausblenden bzw.
die Palettenpositionen zurücksetzen. Außerdem können Sie für
PDF-Formulare mit dem LiveCycle-Designer erstellen

41
schnelles Arbeiten mit Formularfeldern noch mit dem Menüpunkt Ansicht >
Objekteditor eine Kontextfunktion einblenden.

Die links abge-


bildete Auswahl
der eingeblende-
ten Bildschirm-
elemente ist häu-
fig sinnvoll, kann
aber natürlich
jederzeit verändert werden.
Außerdem können Sie die Größe aller Pa-
letten und Bildschirmbereiche durch Zie-
hen der grauen Begrenzungslinien optimal
an Ihren Monitor anpassen.

Über das kleine Listensymbol in der rechten oberen Ecke einer Palette errei-
chen Sie das Kontextmenü, in dem Sie z. B. Grundeinstellungen für die Anzei-
ge der Objekte verändern können.
PDF-Formulare mit dem LiveCycle-Designer erstellen

42
Im Beispiel werden die Elemente der Objektbibliothek (das sind die Elemente,
die Sie im Formular verwenden können) als platzsparende Sortierte Liste dar-
gestellt.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Registerlasche der Designan-
sicht im mittleren Bereich, können Sie noch weitere Ansichten zur Auswahl
hinzufügen oder unerwünschte ausblenden.

- Die Designansicht benötigen Sie zum Gestalten Ihres Formulars und zum
Arbeiten mit den Formularfeldern.
- Die Masterseiten enthalten alle (Gestaltungs-)Objekte, die - vorrangig bei
mehrseitigen Formularen - auf allen Seiten gleich sein sollen.
- Die XML-Quelle zeigt den XML-Quellcode für das Formular an. Hier sollten
Sie möglichst nicht direkt arbeiten.
- Die PDF-Vorschau zeigt das Formular so, wie es bei der späteren Nutzung
aussieht. Um ein Formular in der PDF-Vorschau betrachten zu können,
müssen Sie in Acrobat Professional die Option Bearbeiten > Grundeinstel-
lungen > Internet > PDF in Browser anzeigen ausgewählt haben.
Wechseln Sie zwischen den verschiedenen Vorschauen und haben Sie zuvor
Testdaten eingegeben, werden diese bei jedem Wechsel wieder gelöscht.
9.2 Arbeitsumgebung des Designers einrichten
Für alle Arbeiten am Layout Ihres Formulars – Grundlayout mit Fluchtlinien,
Position und Größe der Felder – ist es sehr sinnvoll, vertikale Führungslinien
und ein Raster einzublenden, an dem Sie die Objekte ausrichten können. Das
erreichen Sie mit Hilfe der Palette Zeichenhilfen besonders genau, weil Sie
hier Werte eingeben können. Es ist aber auch möglich, die Führungslinien am
Schnittpunkt der Lineale mit gedrückter Maustaste aus den Linealen heraus-
zuziehen. Sie können dann mit den kleinen Dreiecken im Lineal verschoben
bzw. wieder zurückgeschoben und damit gelöscht werden.
Zum Hinzufügen einer Füh-
rungslinie klicken Sie auf das
Plus-Symbol und geben den
gewünschten Wert für die
Position ein. Zum Löschen
klicken Sie auf das Minus-
Symbol. Ursprung und
Schrittgröße des Rasters
können Sie ebenfalls einstel-
len.
Word-Formulare mit dem LiveCycle-Designer nutzen

43
10. Word-Formulare mit dem LiveCycle-Designer nutzen
Haben Sie Ihre Word-Formulare mit einer Word-Version, die nicht älter ist als
die Version 2002/XP, erstellt, können Sie sie direkt mit dem LiveCycle-
Designer konvertieren und weiterbearbeiten. Gegenüber der Konvertierung
mit Acrobat Professional haben Sie hier den Vorteil, dass evtl. vorhandene
Word-Formularfelder erkannt und umgewandelt werden.
Leider funktioniert der direkte Zugriff auf Word-Dokumente ein wenig nach
dem Radio-Eriwan-Prinzip: Im Prinzip ja, aber im Moment nicht. Denn die In-
tegration der Acrobat-Programme in die Office-Umgebung führt leider sehr
häufig zu Missverständnissen und Blockaden. Aber zum Glück können Sie Ihre
Wordformulare ja jederzeit in PDF-Dokumente umwandeln und dann weiter-
benutzen…
Der im Folgenden abgebildete Weg ist also immer möglich: Sie haben Ihr
Wordformular in das PDF-Format konvertiert und wollen es mit dem LiveCyc-
le-Designer zu einem interaktiven, „intelligenten“ Formular machen.
10.1 Konvertierte Word-Formulare nutzen
Starten Sie mit dem Me-
nüpunkt Datei > Neu…
den Assistenten für neue
Formulare. Aktivieren Sie
im ersten Schritt den
Punkt PDF-Dokument im-
portieren.

Wählen Sie mit Durch-


suchen die gewünschte
PDF-Datei aus und klicken
Sie auf die Schaltfläche
Fertig stellen.

Als Ergebnis erhalten Sie ein Formular, das sogar die Inhalte und Einstellungen
der ursprünglichen Word-Formularfelder erkannt und in LiveCycle-Objekte
umgewandelt hat (siehe Abbildung nächste Seite).
Aber auch hier gilt leider wieder: Ob die Formularfelder erkannt werden,
hängt von Zufällen in der Installation ab!
Word-Formulare mit dem LiveCycle-Designer nutzen

44

Es kann also sein, dass sogar die Listenelemente des ursprünglichen Word-
Kombinationsfeldes zu Listenelementen des Dropdown-Liste-Objektes umge-
wandelt worden sind und damit unmittelbar nutzbar. Aber es werden auch
Fehler gemeldet, die sie bearbeiten sollten.
10.2 Konvertierte Formulare nachbearbeiten
10.2.1 Textanzeigefelder zusammenführen
Nach dem Import sind häufig Textpassagen, die in Word zusammenhängende
Absätze waren, in mehrere, einzeilige Felder vom Typ Text aufgeteilt worden.
Häufig ist es sinnvoll, solche Passagen zu einem Feld zusammenzufassen, um
den Text besser bearbeiten und platzieren zu können.
Dazu markieren Sie die Felder in der Hierarchie-Palette (oder direkt im For-
mular) und aktivieren über das Kontextmenü oder den Menüpunkt Layout die
Funktion Ausgewählte Textobjekte zusammenführen.
Word-Formulare mit dem LiveCycle-Designer nutzen

45
Als Ergebnis erhalten Sie ein neues Feld, das den ursprünglichen Text voll-
ständig aufnimmt.
Wollen Sie den Text bearbeiten, müssen Sie das Textfeld über das Kontext-
menü und Text bearbeiten oder mit der Funktionstaste öffnen. Anschlie-
ßend können Sie den Text ergänzen oder korrigieren und auch formatieren.
Dazu können Sie die Schaltflächen der Werkzeugleiste Textformatierung oder
die Paletten Schrift bzw. Absatz nutzen.

10.3 Formularfelder bearbeiten


10.3.1 Feldgrößen anpassen
Zum Vereinheitlichen der Feldgrößen gehen Sie ähnlich vor, wie in Acrobat
Professional:
- Stellen Sie für ein Feld die gewünschte Größe ein und benutzen Sie es als
Referenzfeld. Dabei kann übrigens ein größerer Zoomfaktor in der Ansicht
sehr hilfreich sein.
- Markieren Sie alle Felder, deren Größe Sie vereinheitlichen möchten, dabei
das Referenzfeld als letztes (erkennbar an den blau gefüllten Zieh-Ecken).

- Übertragen Sie dann die Größe auf die anderen Felder mit dem Menüpunkt
Layout > Gleiche Größe >
Höhe, Breite oder Beide.
Word-Formulare mit dem LiveCycle-Designer nutzen

46

Wollen Sie die Position der Felder aneinander angleichen, müssen Sie die ent-
sprechenden Felder auswählen und den Menüpunkt Layout > Ausrichten auf-
rufen.
Gestalten Sie häufig neue Formulare mit dem LiveCycle-Designer, lohnt sich
hier ein Blick auf die Tastenkombinationen…

Alternativ können Sie natürlich auch die Schaltflächen der Werkzeugleiste


Ausrichten nutzen. Für alle Verfahren gilt, dass immer das zuletzt markierte
Objekt vorgibt, wo unten, links oder rechts ist.

Ausrichten Zentrieren Gleichmäßig verteilen


Umgang mit den LiveCycle-Formularfeldern

47
11. Umgang mit den LiveCycle-Formularfeldern
11.1 Felder einfügen und gestalten - Textfelder
Zum Arbeiten mit Formularobjekten ist es sehr sinnvoll, im rechten Paletten-
bereich die Paletten Objektbibliothek, Objekt, Layout, Rand und
Ein-/Ausgabehilfe einzublenden, weil Sie hier die Auswahl und die Einstell-
möglichkeiten vorfinden, mit denen Sie die Eigenschaften des Formularob-
jektes steuern können.
In der Palette Objektbibliothek
wählen Sie aus einer der Kategorien
- Favoriten, Standard, Eigene etc. -
den gewünschten Feldtyp aus und
ziehen ihn mit gedrückter linker
Maustaste an die passende Stelle im
Formular (oder Sie klicken dorthin).

Anschließend können Sie auf der Pa-


lette Objekt in den dort enthaltenen
Registerkarten die Eigenschaften
definieren, die das neue Objekt ha-
ben soll. Welche Eigenschaften dort
erscheinen, hängt vom gerade mar-
kierten Objekt ab. In der Abbildung
links ist ein Textfeld ausgewählt.
In der Registerkarte Feld legen Sie
den beim Feld angezeigten Namen -
genauer: die Beschriftung - und das
Erscheinungsbild fest, außerdem
eine evtl. nötige Begrenzung der
zulässigen Eingabelänge in dem
Feld.
Häufig ist eine Begrenzung auf die
Größe der im Formular sichtbaren
Fläche sinnvoll, Sie können aber
auch Mehrere Zeilen zulassen,
wenn das Feld groß genug ist.

Hier können Sie auch einstellen, bei welchen Gelegenheiten das Objekt über-
haupt sichtbar sein soll: nur am Bildschirm oder auch im Ausdruck, oder zu-
nächst gar nicht, sondern erst nach einem (programmierten) Aufruf.
Umgang mit den LiveCycle-Formularfeldern

48
Im Register Wert legen Sie u. a.
fest, welchen Stellenwert beim Aus-
füllen das Objekt hat: Kann der Be-
nutzer es „optional“ ausfüllen, oder
ist eine Eingabe „erforderlich“ -
oder ist das Feld „schreibge-
schützt“, weil es z. B. die Funktion
hat, das aktuelle Datum anzuzei-
gen?

Im Register Bindung vergeben Sie


einen Namen für das Formularob-
jekt. Hier sollten Sie immer den
LiveCycle-Vorschlag durch eine
sinnvolle und sprechende For-
mulierung überschreiben.
Die Einstellungen zur Datenbin-
dung und zu Import/Export-Bin-
dungen sind nötig für Formulare,
deren Daten direkt z. B. mit einer
Datenbank verknüpft sind.

Hinweis Wenn Sie die Datenbindung umstellen auf Keine Datenbindung,


werden die Eingaben in diesem Feld nicht als expotierbarer Wert
gespeichert!

Auf der Palette Layout können Sie


die Größe und Position des Formu-
larobjekts einstellen, angegeben als
X- bzw. Y-Wert und Höhe/Breite.
Mit Position ist merkwürdigerweise
die Drehung eines Objektes ge-
meint: Mit Position legen Sie den
Drehpunkt fest - hier die obere linke
Ecke des Objekts - um dann mit den
Symbolen daneben die Drehrich-
tung anzugeben.
Umgang mit den LiveCycle-Formularfeldern

49
Bei der Position der Beschriftung sollten Sie sich für das OLE-Prinzip entschei-
den: Die Beschriftung des Feldes ist der Leittext für die Eingabe, er sollte oben
links in der Ecke stehen.
Mit den Paletten Schrift und Absatz können Sie schließlich die Formatierung
des Leittextes und der Eingabe vornehmen. Achten Sie dabei auf unterschied-
liche Größen für die Beschriftung und den Wert (=Eingabe). Folgen Sie der
Voreinstellung, sind beide Formatierungen identisch – also sehr ungünstig.
Durch Klicken auf das nach rechts zeigende Dreieck gelangen Sie zu der unten
abgebildeten Auswahlmöglichkeit zwischen den Themen Beschriftung und
Wert.

Als Letztes sollten Sie noch mit der Palette Ein-/Ausgabehilfe einen sinnvollen
Text für das Quickinfo formulieren und mit der Bildschirmlesehilfen-Rangfol-
ge dafür sorgen, dass er von Screen-Readern vorrangig wahrgenommen wird.
Umgang mit den LiveCycle-Formularfeldern

50
11.2 Eigene Muster in der Bibliothek ablegen
Haben Sie Formularobjekte erzeugt, die Sie so ähnlich immer wieder benö-
tigen, sollten Sie sie in der Bibliothek ablegen und sammeln, um sie von dort
sehr komfortabel benutzen zu können.
Gestalten Sie ein Formularobjekt konsequent mit allen Einstellungen nach
Ihren Wünschen und aktivieren Sie dann über das Kontextmenü den Punkt
Zur Bibliothekt hinzufügen.

Im anschließenden Dialogfenster formu-


lieren Sie einen Namen und eine Be-
schreibung, außerdem legen Sie die Biblio-
theks-Kategorie bzw. Registerkarte fest,
die Ihr Objekt aufnehmen soll.

Von nun an können Sie nach Ihren Vorstellung vorbereitete Eingabefelder


einfach per Drag & Drop aus der Objektbibliothek in das Formular ziehen,
wenn Sie zuvor die Kategorie Eigene eingeblendet haben.
Umgang mit den LiveCycle-Formularfeldern

51
11.3 Optionsfelder und Optionsfeldlisten
Fügen Sie mehrere Optionsfelder in ein Formular ein, geht das Programm
automatisch davon aus, dass alle zu einer Optionsfeldliste gruppiert werden
müssen, damit später immer nur eine Option auswählbar ist.
Es entsteht eine zusammenhängende
Optionsfeldliste, selbst wenn Sie ver-
schieden große Abstände zwischen
den einzelnen Optionsfeldern ge-
lassen haben. Diese Situation bekom-
men Sie auch in der Palette Hierarchie
angezeigt:

Wollen Sie das ändern und selbst


festlegen, zu welcher Optionsfeld-
liste ein Feld gehört, haben Sie
zwei verschiedene Möglichkeiten:

- Aktivieren Sie im linken Palettenbereich die Palette Hierarchie.


- Lösen Sie die Optionsfelder, die eine neue Gruppe bilden sollen, aus der
Optionsfeldliste, indem Sie sie mit gedrückter linker Maustaste auf den Ein-
trag unbenannt - Teilformular ziehen.
- Dadurch entsteht eine neue Op-
tionsfeldliste, fortlaufend num-
meriert mit [0] als Startwert, und
Sie können weitere Optionsfelder
zuordnen, wobei Sie auch die
Reihenfolge innerhalb einer Op-
tionsfeldliste definieren können.
Umgang mit den LiveCycle-Formularfeldern

52
Die zweite Möglichkeit besteht darin, alle
Optionsfelder auszuwählen, die eine eigene
Optionsfeldliste bilden sollen und dann den
Menüpunkt Layout > Neue Optionsfeld-
gruppe erstellen zu wählen.

Haben Sie getrennte Optionsfeldlisten er-


zeugt, die Sie wieder zusammenfassen
möchten, erreichen Sie das ebenfalls hier:

- Markieren Sie die gewünschten Optionsfeldlisten, die Sie zu einer neuen


Optionsfeldliste zusammenfassen möchten.
- Wählen Sie dann den Menüpunkt Layout > Optionsfeldgruppen zu-
sammenführen.

Hinweis Optionsfeldlisten sind nicht barrierefrei, weil sie in der Tab-Reihen-


folge als zusammenhängende Objekte angesprochen werden. Die
Auswahl in der jeweiligen Liste muss dann zwingend mit den Cur-
sortasten erfolgen. Nimmt man die Barrierefreiheit ernst, müsste
man konsequent auf Optionsfeldlisten in PDF-Formularen ver-
zichten (was aber kaum möglich ist)!

Für die Inhalte, um die es Ihnen


mit einer Optionsfeldliste geht,
müssen Sie bei Objekt im Re-
gister Wert die Elemente be-
nennen, wo-
mit Sie sie
gleichzeitig
beschriften.

Die Exportwerte können Sie im Register


Bindung überprüfen und auch ändern.
Standardmäßig vorgeschlagen wird eine
fortlaufende Nummerierung.
Umgang mit den LiveCycle-Formularfeldern

53
11.4 Schaltflächen
In der Objektbibliothek des LiveCycle-Desigerns finden Sie der Rubrik Stan-
dard einige Schaltflächen mit vordefinierten Funktionen, die Sie unmittelbar
einsetzen können:
Formular drucken druckt das Formular einmal am akti-
ven Standarddrucker aus, Formular zurücksetzen löscht
alle Eingaben.
Die Schaltfläche Per E-Mail senden verlangt, dass Sie auf
der Palette Objekt im Register Feld Ihre E-Mail-Adresse
eingeben, danach ist sie unmittelbar nutzbar.
Die leere Schaltfläche können Sie nutzen, wenn Sie sich auf die Programmie-
rung einer Prozedur mit dem Skript-Editor (Menü Fenster) einlassen. Denn
auch die anderen Schaltflächen arbeiten so: Ihre Benutzung durch Klicken löst
als Ereignis die Abarbeitung einer in JavaScript programmierten Prozedur aus.
Für die Drucken-Schaltfläche sieht das Skript so aus:

Editor schließen oder öffnen Skript-Sprache

Aber auch bei den Objekteigenschaften lässt sich noch ein wenig einstellen.
Wollen Sie z. B. eine eigene Senden-Schaltfläche erzeugen, um eigene Wün-
sche an das Rückmeldeformat verwirklichen zu können – der Standard bei der
vorbereiteten Schaltfläche ist das XML-Format – so können Sie folgende Ein-
stellungen vornehmen:
- Platzieren Sie eine leere Schaltfläche.
- Stellen Sie auf der Palette Objekt im Register Feld den Kontrolltyp auf Ab-
senden. Dadurch blenden Sie ein neues Register – Absenden – ein, in dem
Sie bei Senden als u. a. das PDF-Format auswählen und die E-Mail-Adresse
(beginnend mit kleingeschriebenem „mailto:“!) ein geben können:
Umgang mit den LiveCycle-Formularfeldern

54

11.5 Optionsfelder (und andere Objekte) duplizieren


Besonders bei Optionsfeldern bietet es sich an, ausgehend von einem Bei-
spielfeld mehrere als Kopie zu erzeugen.
Das erreichen Sie mit Bearbeiten > Mehrere kopieren…
Im folgenden Beispiel war das oberste Optionsfeld fertig gestaltet und mar-
kiert, alle weiteren sind mit den abgebildeten Einstellungen platziert worden:

Ähnlich wie in Acrobat Professional müssen auch hier die Eigenschaften der
Optionsfelder nachgearbeitet werden: Sie bilden noch keine zusammenhän-
gende Liste und haben alle den gleichen Exportwert.
Zu einer Optionsfeldliste fassen Sie sie zusammen, indem Sie sie markieren
und den Menüpunkt Layout > Optionsfeldgruppen zusammenführen wählen.
Die anschließende Warnung weist auf den nächsten nötigen Schritt hin: Sämt-
liche Element- und Exportwerte sind identisch. Das müssen Sie im Register
Wert und Bindung auf der Palette Objekt ändern.
Umgang mit den LiveCycle-Formularfeldern

55
Umgang mit den LiveCycle-Formularfeldern

56
11.6 Festlegen der Tab-Reihenfolge
Zum Festlegen der Tab-Reihenfolge öffnen Sie das entsprechende Formular im
Designer und aktivieren den Menüpunkt Ansicht > Tab-Reihenfolge einblen-
den. In allen Feldern wird links oben die jeweilige Nummer in der Reihenfolge
angezeigt, gleichzeitig erscheint im linken Palettenbereich die Palette Tab-
Reihenfolge.

Muss die Reihenfolge verändert werden, haben Sie mehrere Möglichkeiten,


nachdem Sie den Eintrag für ein fehlerhaft eingereihtes Objekt markiert ha-
ben:
- Sie können es mit den blau-
en Pfeilen nach oben oder
unten verschieben.
- Sie können es direkt mit ge-
drückter Maustaste in der
angezeigten Liste verschie-
ben.
- Sie können die Ziffer, die die
Reihenfolgeposition angibt,
editieren.
Formularlayout mit Masterseiten

57
12. Formularlayout mit Masterseiten
Die Masterseiten eines LiveCycle-Formulars bieten die Möglichkeit, grafische
Gestaltungselemente im Hintergrund des Formulars zu platzieren. Außerdem
steuern Sie hier die Größe der Seite(n) und die Seitenränder, indem Sie den
Inhaltsbereich anpassen.
Dort müssen sie auch bei mehrseitigen Formularen nur einmal eingefügt wer-
den – Masterseiten sind also vergleichbar mit dem Folienmaster in einer
PowerPoint-Präsentation. Deshalb bieten sich die Masterseiten auch für not-
wendigerweise wiederkehrende Objekte an wie z. B. eine Paginierung oder
spezielle Schaltflächen zur Navigation zwischen den Seiten eines längeren
Formulars. Farbige Flächen erzeugen Sie als Füllfarbe eines Rechtecks.
Die hier abgebildete Masterseite enthält also sechs Objekte,
- ein formatfüllendes Recht-
eck mit gelber Füllfarbe,
- zwei liegende längliche
Rechtecke mit Grün als
Füllfarbe,
- einem Logo (Feldtyp Stan-
dard > Bild),
- der Seiten-Navigation (Ob-
jektbibliothek > Eigene),
- und eine Paginierung (Ob-
jektbibliothek > Eigene).
LiveCycle-Formulare mit Berechnungen

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13. LiveCycle-Formulare mit Berechnungen
Auch LiveCycle-Formulare bieten natürlich die Möglichkeit, mit eingegebenen
Werten komplexe Berechnungen durchzuführen. Dafür müssen Sie sich aller-
dings auf den Umgang mit einer eigens dafür implementierten Skript-Sprache
einlassen – nämlich Adobe FormCalc, deren Syntax sich sehr eng an JavaSkript
orientiert aber mit klarem Schwerpunkt auf relativ einfache Berechnungsmög-
lichkeiten.
Wollen Sie z. B. zwei Werte addieren, brauchen Sie drei Numerische Felder
(Objektbibliothek > Standard), von denen eines die Rolle der Berechnung
übernimmt.
Alle Felder können Sie im Register Feld mit Mus-
tern belegen, über die Sie Zahlenformatierungen
und Validierung von korrekten Eingaben steuern
können.
Für die Berechnung müssen Sie unbedingt eine
plausible Benennung der Felder aufbauen, weil
Sie darüber auf die später eingegebenen Werte
zugreifen. Hier gibt es zwei Felder Zahl1 und Zahl2, die auch im Register Bin-
dung so benannt sind.
Dann sieht die Berechnung so aus:
- Markieren Sie das Feld, das das Ergebnis der Berechnung anzeigen soll, hier
also das Feld Summe.
- Stellen Sie es im Register Wert auf den Typ berechnet – schreibgeschützt.
- Öffnen Sie den Skript-Editor und stellen Sie die Skript-Sprache auf
FormCalc um.
- Wählen Sie bei Anzeigen das Ereignis calculate aus.
- Geben Sie in der ersten freien Zeile die Berechnungsanweisung ein:

Beispiele und Beschreibungen für denkbare Berechnungen finden Sie in der


Hilfe.
Dynamische Formulare

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14. Dynamische Formulare
Dynamische Formulare passen ihr Layout der Menge der eingegebenen Daten
an oder sie blenden Passagen erst in Abhängigkeit von einer Benutzeraktion
ein. Solche Formulare müssen unter Gesichtspunkten der Barrierefreiheit sehr
genau auf ihre Eignung hin geprüft werden, weil sie generell zusätzliche Anfor-
derungen für die Orientierung mit sich bringen.
Dynamisch können sich in LiveCycle-Formularen insbesondere Textfelder und
Teilformulare verhalten, allerdings nur, wenn das Formular ausdrücklich als
„dynamisches“ Formular gespeichert worden ist. Außerdem müssen die ver-
schiedenen Elemente eines solchen Formulars sehr genau aufeinander abge-
stimmt sein.
14.1 Dynamisches Layout durch Einblenden von Teilformularen
„Dynamik“ kann in LiveCycle-Formularen vor allem darin bestehen, dass ein-
zelne Eingabemöglichkeiten oder ganze Abschnitte erst in Abhängigkeit von
einer Benutzeraktion eingeblendet werden – die Formulare also „interaktiv“
reagieren.
Solche Reaktionsweisen sind mit relativ einfacher Programmierung in Java-
Skript zu verwirklichen, indem z. B. das Aktivieren eines Kontrollkästchens –
der Benutzer klickt in das Kästchen – als Ereignis aufgegriffen wird und ein
vorbereitetes Skript startet.
In folgendem Beispiel soll ein kleines Formular zu Personalstammdaten um
eine Passage mit Angaben zum Ehegatten erst dann erweitert werden, wenn
ein Kontrollkästchen „Verheiratet?“ aktiviert wurde.

Teilformular mit den


Stammdaten, immer
sichtbar

Kontrollkästchen "ver-
heiratet"

Teilformular mit den


Ehegattendaten, zu-
nächst unsichtbar
Dynamische Formulare

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Ob ein Teilformular sichtbar ist oder nicht, entscheiden Sie mit seiner Präsenz
auf der Palette Objekt, Registerkarte Teilformular (wenn es sich um ein sol-
ches handelt, sonst Registerkarte Feld auf der Palette Objekt).

Wollen Sie nun gesteuert über das


Anklicken eines Kontrollkästchens
die Präsenz eines Teilforumlars von
Unsichtbar nach Sichtbar umschal-
ten – und auch wieder umgekehrt
– so müssen Sie die Schalterfunkti-
on als Skript mit dem Kontrollkäst-
chen verknüpfen.

Markieren Sie dazu das Kontroll-


kästchen und blenden Sie den
Skript-Editor ein.
Stellen Sie als Erstes die Sprache JavaScript ein und wählen Sie dann bei An-
zeigen das Ereignis click aus.
Wenn das Teilformular Ehegatte heißt (Register Bindung, Palette Objekt) und
der An-Wert für das Kontrollkästchen mit dem Namen stand (Register Bin-
dung, Palette Objekt) an, dann sorgt folgendes Script für das gewünschte Er-
gebnis:

1. if(stand.rawValue == 'an')
2. {Ehegatte.presence ='visible';
3. }
4. else
5. {Ehegatte.presence ='hidden';
6. }
Dynamische Formulare

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In Form einer bedingten Anweisung sorgt der if-else-Ausdruck für die Über-
prüfung und in Abhängigkeit vom Ergebnis für das entsprechende Ereignis:
1. In Zeile 1. wird der Wert (rawValue) des Kontrollkästchens mit dem Na-
men stand mit dem Wert 'an' verglichen;
2. bei Gleichheit wird die Präsenz des Teilformulars namens Ehegatte (Ehe-
gatte.presence) auf sichtbar ('visible') gestellt;
3. in der Zeile 3. wird mit einer schließenden geschweiften Klammer der
Ausdruck beendet;
4. Zeile 4. leitet die Angaben für alle Fälle ein, in denen der Wert nicht dem
Vergleichswert 'an' entspricht;
5. in Zeile 5. wird für diese Fälle die Präsenz des Teilformulars auf unsichtbar
(„hidden“) gestellt;
6. Zeile 6. beendet die Anweisung mit einer schließenden geschweiften
Klammer.
Diese Prozedur sorgt dafür, dass durch einfaches Anklicken des Kontroll-
kästchens ein weiterer Formularbereich ein- oder ausgeblendet werden kann.
Barrierefreiheit in LiveCycle-Formularen

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15. Barrierefreiheit in LiveCycle-Formularen
Ein Formular „barrierefrei“ machen heißt, es für eine möglichst große Anzahl
an Nutzern zugänglich und bedienbar machen, also auch für Benutzer mit
körperlichen Beeinträchtigungen wie z. B. einer Sehschwäche.
Selbst eine geringe Sehschwäche hat häufig zur Folge, dass der Mauszeiger
nicht mehr wahrgenommen wird und die Benutzung vollständig über Tasta-
tureingaben steuerbar sein muss.
Eine Sehschwäche wird ausgeglichen, wenn das Formular so aufgebaut ist,
dass es mit Hilfe eines Screen-Readers bedienbar ist. Dazu müssen Sie:
- Gleich zu Beginn des Formulars über das Thema informieren.
- Eine Gliederung mit Überschriften erzeugen.
- Für alle Formularelemente die Sprache auf Deutsch einstellen (nicht Stan-
dardsprache) – Registerkarte Feld, Palette Objekt.
- Mit QuickInfos zu einzelnen Formularelementen informieren. Ist die Einga-
be „erforderlich“? Gibt es besondere Bedientasten („Aktivieren Sie diesen
Punkt mit der Leertaste.“)? Welches Element aus einer Liste ist schon aus-
gewählt?
- Eine logische Tab-Reihenfolge erzeugen.
- Evtl. zusätzliche Navigationsschaltflächen („Zurück zum Anfang“, „Zur
nächsten Seite“...) anbieten.
- Evtl. Schaltflächen für Standardaktionen anbieten: drucken, senden, spei-
chern, Eingaben löschen...
- PDF-Dokumente mit einer Tag-Struktur erzeugen.
- Verzichten Sie auf Funktionen, die das Layout des Formulars „dynami-
sieren“, weil das die Orientierung erheblich erschweren kann.
- Achten Sie auf Abwärtskompatibilität und Nutzbarkeit bis zur Version 8.0
des Readers hinab (gefordert sind drei Stufen).
- Verwenden Sie nur technisch unbedenkliche Dateinamen ohne Sonder-
zeichen und nur mit Kleinbuchstaben.
Ob Ihr Formular technisch barrierefrei ist, sollten Sie zum Schluss immer in
Acrobat Professional mit einem Test überprüfen. Sie finden ihn unter Erwei-
tert > Ein-/Ausgabehilfe > vollständige Prüfung.
15.1 Erzeugen einer Gliederung mit Überschriften
Eine inhaltliche Gliederung mit Überschriften erlaubt es in der Nutzung von
Screen-Readern, überschriebene Formularpassagen gezielt anzusteuern bzw.
überflüssige zu überspringen - vergleichbar einer Gliederung mit Überschrif-
ten in einem Word-Dokument.
Solche eine Gliederung erzeugen Sie, indem Sie Formular-Objekten die „Rolle“
einer Überschrift zuweisen. Auch die Bedeutungs-Ebene der Überschrift kön-
nen Sie hier berücksichtigen, genau wie in der hierarchischen Gliederungs-
struktur eines Word-Dokumentes.
Barrierefreiheit in LiveCycle-Formularen

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Markieren Sie dazu das Objekt (üblicherweise ein Text-Objekt) und definieren
Sie auf der Palette Ein-/Ausgabehilfe die Rolle der Überschrift. Verfahren Sie
so mit allen Objekten, die eine inhaltlich zusammenhängende Passage einlei-
ten.

15.2 QuickInfos hinzufügen


Ebenfalls auf der Palette Ein-/Ausgabehilfe können Sie die vorzulesenden In-
formationen zu einem Formularfeld erzeugen. Wollen Sie den Text des Qui-
ckInfos nutzen, müssen Sie zusätzlich die Bildschirmlese-Rangfolge so einstel-
len, dass es vorrangig wahrgenommen wird.
Der Inhalt sollte über das Thema informieren, über den Status - z. B. ob eine
Eingabe zwingend erforderlich ist - und über evtl. besondere Tasten zur Be-
dienung, also Leertaste oder Cursortasten.

Achtung: Das QuickInfo erzeugt bei eingebetteten Grafiken auch den un-
bedingt nötigen alternativen Text, der für die Barrierefreiheit
unverzichtbar ist!
Barrierefreiheit in LiveCycle-Formularen

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15.3 Speichern mit einer Tag-Struktur
Für Screen-Reader ist der Zugang zu einer PDF-Datei auf das Vorhandensein
einer Tag-Struktur angewiesen. Solch eine Struktur erzeugen Sie mit der Ein-
stellung Eingabehilfedaten (Tags) für Acrobat erzeugen unter den Speicher-
optionen.
Zu finden sind die Speicheroptionen im Menü Datei > Formulareigenschaften:
Beispiele für das Programmieren mit JavaScript

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16. Beispiele für das Programmieren mit JavaScript
Im Folgenden wird mit kleinen Beispielen die Funktionsweise der Skript-
Programmierung demonstriert.
16.1 Rückgabewert von Kontrollkästchen auslesen
Im folgenden Beispiel soll eine Zusammenfassung erzeugt und angezeigt wer-
den, die wiedergibt, welche Kontrollkästchen aktiviert wurden und welche
nicht.
Der jeweilige An-Wert der Kontrollkästchen entspricht der Beschriftung (Ur-
laub, …), der Aus-Wert ist ein Leerzeichen. Eine Schaltfläche „Lass mal se-
hen…“ und das Ereignis click starten die Auswertung:
Das Textfeld mit den Ergeb-
nissen soll erst nach dem
Klicken auf die Schaltfläche
erscheinen.
Das Textfeld zur Anzeige hat
den Namen ergebnis, die
Kontrollkästchen heißen op-
tionA, optionB, optionC und
optionD.
Das Skript könnte dann so
aussehen:

if( ergebnis.presence != 'visible' ) {


ergebnis.presence = 'visible';
}
Wenn die Präsenz des Textfeldes ergebnis vom Wert
'visible' abweicht, wird er auf 'visible' gestellt.

ergebnis.rawValue = '';

Für den Fall, dass Werte im Textfeld ergebnis enthalten


sein sollten, wird der Wert auf Leer (= '') gestellt.

ergebnis.rawValue = optionA.rawValue
+ '\n' +
optionB.rawValue
+ '\n' +
optionC.rawValue
+ '\n' +
optionD.rawValue;

Der Wert des Textfeldes ergebnis wird mit den An-


Werten der Kontrollkästchen gefüllt. Jeder Wert wird mit
einem Zeilenumbruch ('\n') beendet.
Beispiele für das Programmieren mit JavaScript

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16.2 Ausdrücke mit if - else
In folgendem Beispiel soll per Klick auf eine Schaltfläche überprüft werden, ob
ein eingegebener Wert größer, kleiner oder gleich Null ist:

Das Eingabefeld hat den Namen Num1, das Ergebnisfeld hat den Namen
Text1. Das Skript als Click-Ereignis zur Schaltfläche lautet so:

if (Num1.rawValue == "0")
Text1.rawValue = "Der Wert ist gleich Null"
else
if (Num1.rawValue > 0)
Text1.rawValue = "Der Wert ist größer als Null"
else
Text1.rawValue = "Der Wert ist kleiner als Null";
Lernmaterial

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Lernmaterial
Lernmaterial – Schulungsunterlagen, Übungsdateien, Lernprogramme und Tipps & Tricks – fin-
den Sie unter der Adresse
http://www.afz.bremen.de/lernen
Wählen Sie das ge-
wünschte Thema
über die Menü-
struktur oder aus
der Liste, die Sie
über die Infobox
Gesamtliste im
Hauptmenüpunkt
Lernmaterial errei-
chen können.

Sie können Themen nachschlagen, Ihre Kenntnisse aktualisieren (z. B. bei neuer Programm-
version) oder sich zusätzliche Themen erarbeiten. Sie können Lernmaterial als PDF-Dokumente
am Bildschirm lesen, auf Ihrem Computer speichern oder ausdrucken. Zum Teil stellen wir zu-
sätzlich Übungsdateien in „gepackter“ Form (Zip-Archiv) zur Verfügung.
Zu einzelnen Themen sind Lernprogramme vorhanden. Die einzelnen Lerneinheiten dauern 2
bis maximal 15 Minuten und können bei Bedarf am Arbeitsplatz genutzt werden.

Tipps & Tricks


Oft sind es die kleinen Dinge, die die Arbeit am PC
erleichtern. Dazu haben wir Tipps und Tricks zu-
sammengestellt. Vielleicht finden Sie hier etwas,
um Ihre Arbeit effektiver zu gestalten.

Softwarehilfe (Mail-Hotline)
Wenden Sie sich mit Ihren Fragen, Problemstellungen oder Fehlermeldungen an:
cc-egov@afz.bremen.de
Beschreiben Sie Ihre Frage bzw. die Fehlersituation und Ihre bisherige Vorgehensweise und
fügen Sie die Dateien im Original-Dateiformat als Anlage bei. Wir beantworten Ihre Fragen so
schnell wie möglich, in jedem Fall melden wir uns innerhalb weniger Tage bei Ihnen.