ISPADE

Evaluación Primer Parcial

Tic’s de la Informática
Segundo Semestre 2019

Tema:
Utilidades prácticas Excel y Word

Paso inicial
Descargue el archivo comprimido desde su correo personal
Recuerde que debe extraerlo al escritorio (Desktop) de su máquina. Si lo descarga en el archivo Descargas (Downloads)
después debe trasladarlo a su escritorio.
No trabaje sobre los archivos sin descargar (dentro de la pantalla del Winzip o del Rar). Debe descargarlos a su escritorio de
manera que cuando lo haga tenga allí su directorio.

1. Trabajando con Excel

Abra el archivo Base de datos.xlsx que está en su directorio de trabajo.

1.1. Preparación del archivo

a) Cómo seleccionar en Excel un rango completo de información
La única condición es situar el cursor (hacer clic) en cualquier celda que sea parte de un rango, de un grupo de
celdas que contengan información
En versiones anteriores de Excel las teclas Ctrl + E permiten seleccionar todo el contenido de una hoja de cálculo
En las últimas versiones de Excel esta misma funcionalidad se realiza con las teclas Alt Gr + E. (La tecla Alt Gr está
ubicada inmediatamente a la derecha de la barra espaciadora).
Consideraciones
Si está activa una celda con información (es decir, si se ha hecho clic sobre una celda con información), al
pulsar conjuntamente las teclas Alt Gr + E se seleccionará todo el grupo de información al que pertenece la
celda previamente seleccionada
Si la celda activa no tiene información (si se ha hecho clic en una celda vacía), la misma pulsación conjunta
Alt Gr + E seleccionará todas las celdas de la hoja incluyendo todas las que están vacías
Entonces, en el archivo Base de datos.xlsx, haga clic en la celda A1 y aplique conjuntamente las teclas Alt Gr + E
Nota.- Si le aparece una pantalla informativa con un mensaje ajeno a este tema, significa que versión de Excel es antigua,
y por lo tanto deberá cerrar esa ventana y aplicar las teclas Crtl + E
El resultado debe ser que aparezca “sombreado” todo el grupo de información al que pertenece al celda A1

b) Creación de nombres (rangos de información)

Con el rango de información anterior seleccionado (si no está “sombreado” aplique nuevamente el paso anterior)
Vaya al menú Fórmulas y en la sección Nombres definidos elija la opción Crear desde la selección
En la siguiente ventana, desactive la casilla Columna izquierda y acepte

Sin perder la selección, lo ”sombreado” (si eso ha sucedido haga clic en cualquier celda con información y active otra vez
Alt Gr + E), haga clic en la celda que señala esta gráfica, escriba la palabra Alumnos y enseguida aplique un Enter

Ahora sí, haga clic en cualquier celda

Parece que Excel no ha hecho nada
En el mismo menú activo, seleccione la opción Administrador de nombres y Excel mostrará esta ventana donde se
registra el rango de cada columna con el título que cada una tiene en la primera fila

Note que precisamente el primer Nombre de rango se refiere al grupo Alumnos que acaba de crear y contiene todos los
registros de la información existente.
Verifique que en especial los siguientes Nombres que son los que vamos a utilizar estén correctos
 a) El grupo alumnos debe señalar en el título Se refiere a exactamente: =datos!$A$1:$R$51
b) El grupo Nombre_Alumno debe señalar exactamente: =datos!$A$1:$A$51
Si hay algún error tiene 2 opciones:
a) Cuidadosamente, en la parte inferior de esta misma ventana. Corregir a los apropiado en donde dice Se refiere a
b) Seleccionar en donde están todos los nombres, el que desee y usted decide si lo elimina y vuelve a crearlo o
simplemente lo modifica

Si no ha cumplido con lo que está en el círculo color verde (un poco más arriba) no puede continuar
Si la tiene abierta, cierre esta ventana del Administrador de nombres

1.2. Creación de la hoja de trabajo

El método más directo es hacer clic en la parte inferior de la vista de Excel

Aparecerá la hoja Hoja1. Haga doble clic sobre esa palabra (hasta que se obscurezca y cambie le nombre a: Consulta

1.3. Proceso a realizar

 Pase a la hoja Datos. Selecciones desde la celda A1 hasta la celda R1
Aplique Ctrl + C (Copiar)
Pase a la hoja Consulta y sitúese en la celda A1 (es probable que ya esté allí)
Pase al menú Inicio y escoja esta opción

Del primer grupo, que se llama Pegar, escoja el último ícono, el que se llama Transponer
Otra opción.- Al hacer clic en donde señala la imagen anterior, seleccione la última opción que se
llama Pegado especial. Y en esa ventana busque y elija Transponer. Es lo mismo
El resultado es que los títulos aparecerán de manera vertical
Asegúrese que estén seleccionados, “sombreados”. Si no es así, selecciónelos
En el menú Inicio, hacia la derecha, escoja esta opción
 Y dentro de esta, elija la opción Borrar formatos
Ensanche la columna A hasta que pueda ver todos los títulos dentro de esa columna

 Validación de datos
Sitúese en la celda B1 de la hoja Consulta.
Del menú Datos, haga clic en el ícono Validación de datos hasta que aparezca esta ventana

En la casilla Permitir escoja Lista

En la casilla Origen escriba exactamente esto: =nombre_alumno
(El signo = y la frase nombre_alumno unida con guion bajo)

Acepte
Ensanche a su gusto la columna B y escoja un nombre cualquiera de la flecha del botón de selección de la celda B1

1.4. Búsqueda de datos

Sitúese en la celda B2 de la hoja Consulta

Escriba esta fórmula:
=BUSCARV($B$1;alumnos;FILA();0)
¿Cómo se pone el símbolo de Referencia absoluta ( $ $ )?
Opciones:
a) Escriba directamente estos símbolos
b) Al momento de escribir la fórmula, cuando digite B1 active la tecla F4 hasta que
aparezcan los signos $ en la ubicación adecuada
Como quiera que lo haga, asegúrese que sea exactamente la misma fórmula
 Después cópiela a las demás filas de esa columna hasta la última fila ocupada en la columna A

1.5. Consideraciones finales

Aún hay otros temas a mejorar en este procedimiento. Será reforzado en clase.

1.6. IMPORTANTE.- Grabe el archivo mediante el botón grabar

Pase al punto 2 de esta evaluación

2. Trabajando en Word y Excel al mismo tiempo

2.1. Preparación del archivo

Mantenga abierto este documento: Guía Primer Parcial.pdf
No cierre el archivo de Excel Base de datos.xlsx
Abra Word
Inmediatamente, no importa que el archivo esté vacío, grabe este documento en Word. Escriba como nombre del archivo
Evaluación Primer Parcial y asegúrese de que sea grabado en su mismo directorio de trabajo (que debería estar en su
escritorio) donde se encuentran los archivos de su evaluación

2.2. Copia de datos desde Excel

Pase al archivo de Excel, sitúese en la hoja Consulta
Seleccione desde A1 hasta A18 y aplique las teclas Crtl + C (Copiar)
Pase al documento vacío de Word que acaba de grabar, asegúrese de estar en la primera posición (al inicio del
documento) y pegue esos datos. No utilice la opción Ctrl + V
Para hacer lo correcto tiene 2 opciones:
Desde el menú Inicio seleccione el pequeño botón debajo del ícono Pegar

a) En la ventana que aparece escoja el último ícono, el que muestra una

hoja de papel y la letra A en color negro

b) Haga clic en la frase Pegado especial, en esa nueva ventana seleccione

la opción Texto sin formato y Acepte

Como resultado verá que los títulos de Excel se han copiado en Word

Importante.- Regrese a Excel. Pase a la hoja Datos. Grabe nuevamente el archivo (como se le indicó en el paso 1.6) y si
desea cierre este archivo de Excel. Realmente no importa si no lo cierra pero sí es importante que la hoja Datos sea la
que aparece cuando el archivo de Excel está abierto

2.3. Creación de una Tabal en Word

Pase a su archivo en Word. Aplique las teclas Ctrl + E (Seleccionar todo)
Con esa selección activa (“sombreada”) vaya al menú Insertar, elija el ícono Tabla, active la opción Convertir texto en
tabla
Simplemente acepte la nueva ventana que aparece.
Como resultado verá los títulos mencionados ya dentro de una tabla de Word
Note que en la esquina superior de la tabla (que está seleccionada, “sombreada”, aparece un pequeño signo

Este ícono desaparecerá cuando haga clic fuera de la tabla. Para volver a activarlo (haciendo clic sobre este signo) basta
con pasar el ratón por encima de la tabla

Mientras la tabla esté seleccionada (“sombreada”) haga clic derecho en el ratón, elija Insertar y enseguida seleccione la
opción Insertar columnas a la derecha

El resultado debería ser este

 Haga clic sobre ese pequeño signo en la parte superior izquierda de la tabla para que se seleccione toda la tabla
Nuevamente haga clic derecho sobre cualquier parte “oscura” de la tabla (ya no sobre ese pequeño signo), escoja la
opción propiedades de la tabla y llene esa ventana de acuerdo a este gráfico

Recuerde que debe estar activada toda tabla. En esta ventana debe activar la orejuela Fila. En la casilla Especificar alto
escriba 1.3 (en algunas máquinas esto provocará una ventana de error. En ese caso se debe escribir 1,3, la coma en vez
del punto o viceversa)
Acepte esta ventana

Puede ya hacer clic en cualquier parte del documento fuera de la tabla. Por ejemplo, a la derecha de la segunda columna,
para apreciar el resultado

Si ha seguido estos pasos, su documento en Word debería tener una sola hoja (esto se visualiza en la parte inferior
izquierda de la pantalla)

Elimine las líneas sobrantes si es que es el caso. Solo entonces puede pasar al siguiente punto

2.4. Combinación de documentos

Como vimos en clase tomamos la rutina adelantada, sin realizar los 6 pasos del asistente de Word
Para empezar debe situarse con el cursor en la celda vacía de la primera fila. (es decir, clic en la celda vacía a la derecha
del título Nombre Alumno
 Pase al menú Correspondencia y active la opción Seleccionar destinatarios y allí elija Usar una lista existente

Navegue hasta su directorio de trabajo, busque y abra el archivo Base de datos.xlsx

Aparecerá una ventana que muestra los nombres de los campos ordenados alfabéticamente, empezando con
Nombre_alumno y que simplemente deberá aceptar. Nota.- Siempre y cuando haya cumplido con lo que se pide al final
del punto 2.2

2.5. Asignación de campos

Primer campo a asignar
Recuerde que el cursor debe estar en la celda de la derecha de la primera fila
Del mismo menú Correspondencia elija ahora la opción Insertar campo combinado

Recomiendo muchísimo hacer cli en esa pequeña muesca que señala

esta gráfica. Así será más fácil y rápido seleccionar los campos para
combinar

Escoja el que corresponda. En este caso Nombre_alumno

El resultado debería ser:

Proceda de manera similar con los demás campos

Preguntita.- ¿Será necesario incluir los campos datos_del_padre y Datos_de_la_madre?
Si los incluye ¿qué pasará?
¿Y si no los incluye?
Como resultado final debe obtener una tabla donde la primera columna contenga los títulos y la segunda columna sus
campos correspondientes (aquellos se aparecen entre << >>)

2.6. Vista previa

Si desea puede ver el resultado preliminar (solamente la primera combinación) haciendo clic en el ícono Vista previa de
resultados
 Para volver a ver los campos haga clic nuevamente en el mismo ícono

2.7. Resultado final

Active el ícono Finalizar y combinar. Seleccione Editar documentos individuales y en esa ventana asegúrese que este
marcado Todos (a menos que quisiera obtener solamente determinados registros) y acepte

El resultado será un documentos llamada Cartas1 que debería tener 50 páginas

Realmente tiene 51. Si desea vaya a la última página y elimine el espacio sobrante.
Pero realmente eso no tiene importancia

Si no está de acuerdo con el resultado, si algo falló, pruebe nuevamente y el resultado

será el documento Cartas2 y así sucesivamente

Cuando crea que ha llegado a un resultado óptimo, grabe el archivo que considere adecuado. Recuerde que debe
grabarlo en su mismo directorio de trabajo

Cuando haya terminado, grabe una vez más (o sea, regrabe) el archivo que le sirvió de plantilla, el que se llama
Evaluación Primer Parcial.docx

2.8. Consideraciones finales

Yo necesito que en su directorio estén estos 3 archivos:

Base de datos.xlxs (que se supone ya está grabado y contiene lo que se hizo en el punto 1
Evaluación Primer Parcial.docx (que se supone también ya está grabado y es la plantilla)
Cartas1.docx (o el que usted considere el mejor si ha hecho varios intentos y que debería contener
los 50 registros obtenidos)
Obviamente también está el archivo Guía primer parcial.pdf pero ese es su ayuda

Asegúrese que estos archivos contengan lo último que ha realizado de esta evaluación
Están todos en su mismo directorio de trabajo.
Envíelos a mi correo: sysuvita@gmail.com
Si desea mándelos individualmente
Lo más práctico es comprimir el directorio que los contiene y enviarme ese archivo comprimido
Para comprimir directorios puede:

Vaya a su escritorio
Haga clic derecho en su directorio (En este ejemplo Jorge
Gordillo Parcial 1 como se ve en la figura)
Actualmente la versión standard es elegir la opción
Añadir a “Jorge Gordillo Parcial 1.rar”
Si su equipo tiene instalado WinZip el procedimiento es
bastante similar

De cualquier manera en su escritorio aparecerá el

respectivo archivo .rar ( o .zip)

Ese es el que debe enviarme

SUERTE ¡!!!!!!!