Tiempos de un

proyecto

Metodología de
Administración de
Proyectos

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Tiempos de un proyecto
Para el desarrollo del control de tiempos de un proyecto, el cronograma es
la mejor herramienta, pues presenta toda la secuencia lógica que es
necesario seguir para entregar los resultados. Teniendo en cuenta que el
tiempo es una de las restricciones más importantes del proyecto, el
cronograma es una herramienta de análisis muy consultada por el tomador
de decisiones para analizar y desarrollar ajustes en pos de mejorar los
tiempos del proyecto. Al crear el cronograma, se debe contar con un proceso
iterativo y se debe tener en cuenta que el desarrollo de una actividad no
siempre debe ir precedido por una única actividad, sino que pueden existir
diferentes interacciones que se desarrollen simultáneamente. Para el
desarrollo del cronograma, se requieren los siguientes insumos:

 Estructura desglosada del trabajo (EDT).

 Restricciones: son factores que limitan las opciones del proyecto con
respecto al uso de los recursos, ya sea por tiempo, cantidad de
funcionarios en el equipo del trabajo, partidas presupuestales
previstas, condiciones socioeconómicas del territorio que se va a
intervenir, acciones políticas o gubernamentales, etcétera.

 Dependencias, ya sean obligatorias, discrecionales o externas.

 Calendario de recursos: disponibilidad para el uso de los recursos del

proyecto.

La estimación de la duración de las actividades se desarrolla a partir de la

lista de paquetes de trabajo resultante de la EDT. Los tomadores de
decisiones y el equipo más cercano son los encargados de definir el inicio de
cada actividad y, con la ayuda de un equipo experto, la información análoga
que corresponde a datos históricos acerca de la duración de actividades
similares o a la correspondiente proyección. Teniendo en cuenta las
restricciones del proyecto, se puede indicar un tiempo por cada actividad.
También se puede desarrollar a través de la técnica project evaluation and
review technique (PERT cost), la cual requiere la siguiente fórmula para ser
estimada:

Duración = (O + 4M + P) / 6.
Donde O = duración optimista; M = duración realista; P = duración pesimista
(Siles, y Mondelo, 2015).

Adicionalmente, se sugiere añadir reservas de tiempo o posibles

contingencias.

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Secuencia lógica de las actividades

Para el desarrollo de la secuencia de las actividades, es necesario revisar las

interacciones de estas y sus requerimientos previos. El diagrama de
precedencias permite crear redes del proyecto a través de rectángulos que
representan las actividades de cada proyecto, y fechas para representar las
conexiones y dependencias.

Figura 1: Ejemplo de un diagrama de red

Fuente: Siles, y Mondelo, 2015, p. 52.

Diagrama de Gantt

Esta es la herramienta más utilizada para la determinación de tiempos e

interrelaciones de un proyecto. Existen numerosos softwares que permiten
su desarrollo. Se debe agregar la información de cada actividad y estimar los
tiempos de inicio y finalización de esta, como así también indicar las
actividades precedentes y consecuentes a cada actividad. El mismo
programa determinará la ruta crítica que corresponde al proceso que más
tiempo demora, y sobre el cual el tomador de decisiones debe concentrar su
análisis para evitar posibles demoras a partir de esa actividad.

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Figura 2: Ejemplo de un diagrama de Gantt

Fuente: Siles, y Mondelo, 2015, p. 55.

Salidas

Luego de desarrollar el cronograma, el tomador de decisiones deberá revisar

las actividades constantemente para revisar si el proyecto avanza como fue
planeado, o si es necesario implementar algún tipo de medida que solucione
tiempos de demora o posibles complicaciones que lo estén retrasando. Es
su tarea actualizar las actividades que se desarrollaron eficazmente, para dar
inicio a las nuevas, retroalimentar la labor del equipo de trabajo e identificar
cuáles fueron las causas por las que se produjeron retrasos o desviaciones,
con el fin de desarrollar acciones de mejora y alimentar la matriz del
proyecto.

A su vez, el cronograma es un insumo para la planificación de costos del

proyecto, pues tiene en cuenta el desglose de actividades y el tiempo que
cada una de estas requiere dentro de este. Si el proyecto presenta retrasos,
esto se traduce en pérdidas de dinero, confiabilidad y calidad, y en
dificultades en la obtención del objetivo inicial. Para evitar estas
complicaciones, se requiere el control adecuado de los tiempos.

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Referencias
Siles, R., & Mondelo, E. (2015). GESTIÓN DE PROYECTOS. Washington: Banco
Interamericano de Desarrollo.