ELEHENTO:~~FAHA LA COi:, HEN;:HON Y APLICACION

DE LA DINAl:1ICA DE GRUPOS EN LA HESOLUCION

DE PROBLElvJAS EN EQUIPOS.

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GESTJON DE LA CALlllilJ2 TOTljL

UNIVERSIDAD TECNOLOGICA NACIONAL

FACULTAD REGIONAL BAEDO

llErdl.N~~. ING. JORGE TOLOSA

(:nnRT)Illi~.D[lR.;_ lNG. CRI~3TIAN F. VALLS

l\[J'T'Cml1.;;' PROF. ALICIA B. LOPEZ

BEeW) EL DEPOSITO QUE MARCA LA LEY 11723.

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J2B.ll1ERA PARTE; THABA,Ill_....E!LE.!;llJIJ2QS

UJDICE TEMATICO

1.- INTRODUCCION AL TRABAJO EN EQUIPOS 2

2.- EQUIPOS INEFICACES Y EFICACES 3

3.- RELACIONES INTERPERSONALES: 5

3.1. - CONFLICTOS 6

3.2. - PARTICIPACION PLURALISTA 7

3.3. - SECRETO qUE Vi'lLE B

4.- GRUPOS Y COMUNICACION 9

5.- FUNDAt'lENTOS DE LA DINAHICA DE GRUPOS 12

6. - EN EL GRLJPO EFICAZ " 13

6.1.- REGLAS 14

6.2.- ROLE;~' 14

6.3.- AMBI~cl~E PSICO-FISICO 17

6.4. - LIDERAZGO D1 STRIBUIDO 18

7.- COMO HACER EFICACES Y EFIGIENTES A SUS REUNIONES: 19

7 . 1. - ORDEN DEL DIA 20

7 .~

.. ~ .. -

t<1INUTA DE LA REUNION 22

7.3.-

PLANII.LA DE EVALtJACION 24

8. - CONCLfJSIONES 26

9.- BIBLIOGRAFIA " 27

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Un arroyo, POl' si, no 11ega a1 valle. Si se une a otros 11ega a1 mar. (Proverbio chino)

Llamamos gnipos Lne f i.ce ce a a aque 110s gr-upo e formados POl' personas gue

'* no se va10ran mutuamente como personas.

* estan siempre a la defensiva, con un alto grado de hostilidad e intimidacion.

* se creen los unicos destinatarios de las actividadcs del grupo.

* mayoritariament~ no comparten los objetivos, pOI' falta de motivacion 0 problemas en la comunicacion.

* carecen de liderazgo distribuido: 0 es del tipo au~oritario, 0 bien del tipo permisivo.

* no sacan provecho alguno de las reunionce.

* tienen los roles y las responsabilidades pobremente definidos.

* llevan a cabo acciones sin cuidadosos pldneamientos y evaluaciones.

* pasan mas tiempo ocupados en 10grar sus propias metas individuales que en los objetivos del grupo.

* consideran que BU actividad no tiene impof'tancia alguna para la Empresa. I

POI' otra parte, en los grupos eficaces las

personas

;j( se comunican abierta y francamente.

* pueden dar y recibir informaciones varias. sin intimidacion ni hostilidad.

* se identifican con el grupo y se sienten afectados POI' e1 6xito y e1 fracaso de &ste.

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EI era para mi como una fuente en e1 desierto (A. DE SAINT-EXUPERY)

Las reacciones emocionales determinan la efectividad de un grupo. Bstas, a su vez, estan condicionadas

POl' e1 grado de intimidacion, agresividad y hostilidad del grupo y de cada uno de BUS miembros.

Enteridemos pOl' intimidacion a toda reaccion psicologica de temor 0 incertidUlnbre b6.sada en La ambigi.iedad e inseguridad sugeridas POl' las relaciones interpersonales. Est as reacciones pueden darse a nivel inconaciente, subconsciente 0 consciente, pero siempre son dificiles de verbalizar.

Estas situ, .ionss generan grados de tension. Par ella E5e impone una comprension global del problema. A1 buac ar- l.:kB razones subyacentes de tal tension, surgen actividades adecuadas Telra que e L equipo h a ILe los medios para r-educ i.r- BUS t.erie Lone a y liberen SUS energias hacia la resolucion de problemas.

En todo grupo efectivo se pueden descubrir personas que se ajusten a las siguientes descripciones: cooperadora, e.g r e de b Le , cooperadora aurique algo t Lm i.de , sensible, errt.u e i.aet.a , tranqui1a y falta de iniciativa, activa, hipercritica, circuDspecta, fria, desconfiada, la que se disgusta cuando se pierde tiempo,etc.

Estas reacciones son toleradas y comprendidas si s1 cada uno se CODcentra en las necesidades propias y comprencie que, detras de la conducta real, existe un complejo conglomerado de necesidades, percepclones, impulsos y mecanismos.

Durante su vida, e1 individuo han resuelto los confllotos con una variedad nny grande de agresiones 0 regresiones de la situacion. Desarrollo au Butoconcepto. Deede alli se mira a 61 misma desde un punto singular.

Este autoconcepto esta determinado POl" SU. r-e La-: cion con los o t.r-o e . Y reacciona ante e I mundo en be ae a e e t e autoconcepto y a su cuadro de necesidades en materia de afectos, prestigio, dominic, etc.

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Uno de losbjetivos del grupo debe ser estableeel' un ambiente de eonfianza ml')a y de sineeridad r-ec i pr-oc e . La reaecion debe ser espontanea. EJ ,_ado de sensibilidad POl' las neoesidades del otro es muy elevado. La adulacion no tiene cabida.

Solo bajo estas condiciones son aceptadas las criticas mas severas. Se las considera como una ayuda para el grupo.

Una persona en un momento determinado puede experimental' alguna de estas necesidades: de aprobacion, de aceptacion de reconocimiento social, de atencion y de seguridad, de reconocimiento individual, etc.

El grupo debe dedicar cierta ateneion a la satisfaceion de estas necesidades. De 10 contrario se producen frustraciones. Es importante que los miembros del grupo aprendan a reeonoeer estas necesidades en los demas y a tolerar gue cierta cantidad sea satisfecha en la vida del grupo.

Sin embargo, e i. una persona bu ao a 051 g r-upo para satisfacer sus propias necesidades en desmedro de los demas, se perjudica 1a efectividad del grupo. Este tendera a reehazarlo y los objetivos del grupo se diluyen en la tension general.

Ee priorit, ~'.l..o para La supervivencia del grupo

e r i.c az Lo g r-a r- e I equilibrio e nt r-e la sati::daccion de las ne ce e i de de s del equipo y la de cada uno de BUS miembros.

Para vivir y trabajar con ~xito en grupos es importante aprender a compartir, a experimental' la sensacion del logro como un esfuerzo conjunto, a 1'elacionar las propias habilidades y capacidades con los intereses del grupos, ampliando los propioB conceptos sobre e1 m1smo.

Gracias a la participacion pluralista se puede aprender a aceptar a pe1'sonalidades Y conceptos cu1tura1es diferentes. Se puede llegar a disfrutar de la compafiia de otras personas en razon de su estimu1ante variedad de puntos de vista. Se puede 11egar a adguirir una buena habi1idad en e1 proceeo de decision en grupo, en la cooperacion y la colaboracion.

La tolerancia es indispensable para Iograr y mantener e I ambiente pE:icofisico adecuado. Como cualidad e t I c a , no imp1ica sumision alguna a 1a mayoria nrun&rica 0 jerarquica ni la adopcion de posturas, procedimientos u objetivos no c ompe r-t.Ldo e .

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Desdichado e L hombr-e aquel cuya sober-bia Ie impide gritar: ;Necesito ayuda! (AGUSTIN DE HIPONA)

E1 simple hecho fisico de "e e t.ar- junt,os", como en e1 colectivo no basta para caracterizar a1 grupo. Tampoco es suficiente t.erie r- un Lrrt e r-e e comun como cuando varias personas e er-e r-an tomar el ascensor. Es necesaria 10. interaccion entre las personas y tomar conciencia de ello.

Las caro.cteristicas de grupo serian en este caso

* Una asociacion definible limitado.. identificable POl' nombre 0 tipo.

* Conciencia de grupo, percepcion colectiva de 10. unidad.

* Sentido de participacion en los mismos propositos.

* Dependencia reciproca en 10. satisfaccion de necesidades.

* Accion r-e o Lpr-oo a por- me d i.o de 10. comunicacion f1uida.

* Habilidad para act': i,j_' en forma unitaria.

* Distribucion de roles reconocidos.

Recordemos algunas definiciones:

GRUPO

Numero de personas gue puede ser clasificada en forma con.j unt.e , un i.do POl' une red de r-e Le.ci .. )nut~ doride I','ldt,\ uno tiene uno 0 mas roles en un status determinado. (CHHWY)

Conjunto organizado de individuos gue persiguen una meta comun. (FILLOllX)

INSTITllCI()N

Configuracion de pautas culturales con funcion propia (LINTON)

COI"lUN I CAe I 0[,1

Interrelacion en la que se condicionan y se modifican las conductas de los miembros del grupo, unas en fUnc ion de las otras r-e c Lpr-oc eme nt.e , (COL:3)

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Este sistema responde al mensaje. Como considera que e1 viernes par la maBana es demasiado tarde para una salida para e1 aabado, Estela trata de no aceptar. Y envia una orden a au mecan i.erno del habla. El mensaje e e emitido: "Gracias, .Jorge, no puedo, te 10 agradezco", 0 algo stmilar.

En t6rminos psicologicoB. la fuente procura producir un estimulo. 8i la comunicacion tiene lugar, e1 estimulo he sido recibido y e1 receptor responde a ~l. S1 no responde, entonces la comunicacion no ha ocurrido.

Las causas posibles pueden ser:

* ACTITUD AGRESIVA DEL EMISOR, debida quizas a uno 0 mas de los e i.g'u i.e nt e e factores: inseguridad, d i e g'ue t.o pen" e I tema, fastidio, hastio, subestimacion 0 sobreestimaeion del receptor. aversion par el grupe.

* DESINTERES POl'.' par~a del grupo receptor.

* LENGUAJE COMPLEJO, can abuse de tecnicismos e figuras rebuBcadas que oscurecen el mensaje.

* MALA PRONUNCIACION. POl'.' torpeza 0 adrede. uso de voz baja y/ 0 monotona.

* RUIDOS, puede Bolucionarse con el uso de la redundancia.

POl'.' deba,j ° de 1 pr-oc e ao de comun a c ac ion eubvac e e1 proeeso de METACOMUNICACION.

t'1ientras que la c omun i cae ion es verbal i z s o Lon , expresion conc:ceta directa consciente; 1a me t.ac omuri Lc e.c i on as 10 no verbalizado, expr-e ee do a t.r ave e de ao tLt.ude e muy oh i.qu i t.e.a a ni ve L subliminal (=inconseientel.

La que Be me te comun Lca con 18. ace ion, pu e de oontcadeeir a ratifiear 10 expresado verbalmente. Como la metacomun l o ac ion no puede f e Lae ar-ae , es mucho mae Lmpo rt.an te 10 'lue me tao o-: mun i c emoe ,

La eomunicacion impliea la participaeion en el proceeo de tamar deeisianes, la puesta en comun de los aportes pereorra Le e y prociuc ir e 1 errr i que c Lm i.e nt;o de 1 g rupo .

La comunicacion es el verdadero dialogo, pues hay un encuentro personal. Se _.~0pta 0.1 otro como es y uno S8 pone en au lugar. Se da una corriente mutua de reflexion y busgueda de la verdad. Debe ser sinaGra y constanta.

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La que los hombres buscan podria ser hallado en una rOBa. 0 en una gata de agua ... (A. DE SAINT EXUPEHY)

13. - EN EJ~ GHUPl) EFICAZ

Para el ~xito de una gestion de equipos ss necesario tener en cuenta que las decisiones deben ser tomadas POt' consenso.

HI conaenBO se alcanza cuando todos los miembros del equipo consideran gue pueden apoyar en su totalidad la decision tomada.

Esto crea un compromiso muy fuerte y dificult6 el no liegar a la meta can el tiempo y condiciones paetadas. Ya gue todos ha participado activamente en e1 proceso de decision conocen e1 gu~, POl' qu&, y el como llevarla a cabo, la defenderan como suya.

Nuestra gestion debe priorizar la toma de decialones par eonsenso. Aun asi, existen situaciones que recomiendan una decision personal y univoca, cuando la urgencia prima sobre la eficiencia. i Cuidado! deben e e r e eo e aa e y muy bi eri f urid emen t.e.d a e .

Los equipo~. de forman de acuerdo con objetivoB claros y preeisos. Sus miembros deben ser seleccionadoB segun SUB conocimientos. habilidades y experiencia relaeionados con dichos objetivos. Excepto. claro esta, en los Circulos de Calidad, ya que la participacion es voluntaria.

'I'ernb i.e n eE\ import-ante La medida (1<:;1 g r upo . ~3u tamBrio oBeila entre cuatro y dace, y se eonsidera ideal a1 gue cuent.a entre ae i e y ocho miembros.

Se impone 1a participacion total. Para que e1 resultado del trabajop en equipo sea optima, es vital la partieipacion y la receptividad.

Hasta aqui hemos hablado de AMBIENTE PSICOUISICO ADECUADO, ROLES Y REGLAS para 1a consolidacion del grupo particlpativo. ITs momento de desarrollar Bstos conceptos.

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CO()RDINADOR

~s el responsable del proceso de o1'ganlzacion de las reuniones. de modo que esta sea llevada a cabo de una mane1'a eficaz.

Se asegura que e L lugar seleccionado para la reunion sea reservada para ese uso en la fech~ y horario programado.

Pr-o cu r-a que se cuente con comodidades par'a la can ti.> dad de gente que participara (sillae, mesa, papel, iluminacion, ventilacion 0 calefaccion adecuadasl asi como de cualquier otra actividad complementaria para el buen desarrollo de la misma.

Asegura la parti~ipacion franca y efectiva de cada

m i.ernbr-o , pr-oc urv.ndo que todas las contribuc iones sean escuchadas y t.e .r a crae en cuenta.

Es neutral respecto del resultado de la tarea.

Es guien anima a los otros a participart en la preparacion de la reunion.

Capacita al grupo en SUB responsabilidades durante el proceso de la reunion y en e1 uso de tecnicas de reso1ucion de problemas en equipo.

Tradicionalmente se Ie asignaba e1 1'01 de lider.

Es responsab1e de que todas las tareas del equipo sean atendidas y llevadas a cabo.

Fija los programas, objetivos y ordenes del dia.

8i el grupo no esta entrenado, astgna las responsabi- 1idades de cada miembro.

Cuando e1 grup0 esta ent1'enado, coordina la votacion de los roles.

Se asegura que la reunion se lleve a o abo y e e ta se desarrolle sin problemas.

Prooura que la ",~enoicn del equipo Be concentre en 1a tarea fijada.

Es deseable que se 10 errt.r-erie como facili t.e.dor- 5010 si e1 equipo percibe que su liderazgo es neutral respecto del resultado de la tarea.

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FISICO

El ambiente fisico es un producto del ambiente

p s Lco Log Lc o .. Son detalles que hacen al emb Le n t.e p e i co Lc g i.c o

* e1 grado de intimidacion.

* las agresividades y avideces de cada uno.

* la afabi1idad y cortesia.

* e1 grado de impredecibi1idad de la conducta propia y a,j ena.

* la tolerancia frente a criterios dispares.

* el sentido del humor.

Desde 10 fisieo hay pequehos detal1es que pueden ayudar a reducir la intimidacion.

Alga muy 58noil10 e igualmente eficaz es 16. ubicacion de los asientos. Debe procurarse que todos los miembros del equipo se vean eomodamente los unos a los otros. todos en un mismo nive1. Rechazamos e1 usa de tarimas, escenarios, cabeceras de mesa y otros sitios de privileg,o.

Ee deseable que e1 coordinador se e i e nt e .i unt.o a los oerOB de modo que un obaervador ajeno no pueda distinguirlo merced a una simple inspeccion visual.

'I'emb i.en contribuye a dar sensacion de igu':'1.1dad

e I U8ar lOB nombr-e e de pila de cada uno. El r-e f e r Lr-e e a t.Lt.u Lo s , jf'::r't-1rquiEu3 a ,s.pellido~3 pone d i at.e.nc i.e e que no avudan a c r-ee r 1..U1 cl i me de creatividad.

Esta informalidad en e1 trato interpersonal no debe bonfundirae COn modos groseros 0 e1 usc agreeivo a burlon de mo te e , yo. que e s t.o e e mucho mas Lrrt.Lm i da t.o r-Lo que aquello.

Ante cada circunstancia debe t.ene r-ae pr'v:;sente que I.e aubor-d i.riac Lon , tanto como la adulacion y 18. r-e be Ld i a Ln te r+ ren sel'iamente en e1 proceso de res01ucion de problemas en eguipo.

. 't-

y carac~erlS leaB

De 10 anterior se desprende que las dimensiones del lugar fisico revisten suma importancia.

LaB dimensiones del local debe estar en concordancia can las dimensiones del grupo. Un local demasiado grande r~ede generar la s8sacion de ser "un grano de arena en e1 desierto", y uno muy e e t.r-ec ho produce la de "e ar-d i.ne.e en lata". Ambas, en gran medida reducen 10. participacion.

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Si Ud. conociera e1 tiempo tan bien como yo, -diJo 61 :301nb1'e1'6'[,0,- no hablaria de despilfarrarlo como una cosa. El tiempo ss una persona. (LEWIS CARROL)

7 . - QONQ HAGER ID .... ICACES. Y EEl.CIENTES A sus FJillNJONE.;3

El tiempo es un recurso mas a aprovechar. Administrarlo es un arte. POl' eso, no podemos perder de vista estos cinco principios basiooB de 18 organizacion del tiempa:

* ORDEN. Ordenar nuetro tiempo signifiea llevar casi a

c e r o e L nume r o de de aetividades. En la me d id a en que dasbordan el marco de nuestra agenda, no tenemos dominio real sabre ella.

*- EQUILIBRI(). Equilibrar nuestro t; Lernpo qu Le r e deo .i r- que no dsbemos enterrarnos totalmente en una actividad dominant.e , aun cuando nos gratifique 0 las c one i de r-e de extrema urgencia. De otro modo terminara POl' atrofiar

nue et.ro sentido comun y hacernos c ae r- en una mor t.e L 1'1.1- tina. Sencillamente se trata de buscar e I pun t.o med i o entre "polos opuestos" y e e r- uno mismo q u i e n 10 h e g e .

* CONTRA5TE. Es necesario para escapar de la tan temida r-u t i.ne . EB sabi.do que las personas aomo e poco inclinadas a soportar POl" un largo tiempo una misma Bctividad. De ahi las ~ecQmendaG1onee para alternar e1 trabajo inte-lectual con la actividad fieica; momentpos de pecreacion trae una intense concentracion; alternar ac tI vidades gr-upe Le s con otras indi viduales; ocio y accion. Todo BstO sin olvidar la Ley del Tanto euanto.

*' UNIDAD. 5e procura combinar actividades d.i.ve r aae Bin contradicciones. buscando el eje tematico que les de cohesion.

* l\Hlvl0N Iil. La cone i gi.« es d i.e f.r-ut.ar- de cada mome nt o con l e aotividad gue se esta llevando a cabo. Es buscar la unidad en 10. Hlultiplicidad.

En La me d Lda en que se pl.r:tnifica e I mayor nume r-o de actlvidades y se deja poco margen a1 azar y Be procura medir can equilibrio esa planificacion, surge que e1 tiempo no puede malgastarse. Sin embargo, eso es 10 gue ocurrs en la mayor-iEl de las reuniones.

5i se considera 10 anterior. caemos en 1& cuen~a de que yo. tenemOB en nuestraB manoa la llave del ~xito de nuestras reuniones.

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QfillI?.!2;_ REDUCCION DE COSTaS

I NTEG_fu\NTES: PEREZ. A. - GONZALEZ, P.

RUFINO. E. - PUGLIESE. A

RODRIGUEZ, C. LEWTAK, R.

EECHA_;;_. 26.05.93

rd.U_G8.~ SALA DE REUNIONES -PABELLON PRINCIPAL PLANTA BAJA-

EE]~IP.J1l~CI01~ Come nt.ar-Lo a aobr-e decisiones de 10. u I tima reunion:

Horas hombre emp1eadas en repa.raciones en equipos:

Hatchman POl' meso

Propu8stasde mantenimiento preventivo. ,: ':/:"'~:~

Cbmpai~'ar "C-G)stos equipos.

Comenzar can e1 listado de Bugerencias cion de costas.

de mantenimiento de distintos

para

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reduc:

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Lnt.r oduco i.on a1 t.13111.::t

Coordinador

Dia10go

5 m i nut.o e

Le ct.ur-a y ponderacion de estadisticas

Todos

Diagrama de Pe r-e t.o

20 m inu to e

Propuestas

Todos

Brainstorming : 15 minutos Triple ranking:

Proxima reunion y resumen

Todos

Discusion 5 minutos

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GRfJPO; REDUCCION DE COSTOS

C()E1J'l. fl:._ t'IANTENIMIENTO

H.Q..lA 1 DE

(Yit'llEUZ,Q_;__ 10: 35

F~lli.;_ 12: 15

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CATEGORIA:OPERARIOlAUX/ADM/ENC:TEC/SUP:PROF:JEFE :GERENTE

+----------+--------+-----------+-------+----+-----+--------+

CANTIDAD

+----------+--~-----+-----------+-------+----+-----+--------+

HS. NORM. :

+----------+--------+-----------+-------+----+-----+--------+

HS.EXTEA

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ASI~:~TENCIA (%'):

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REGISTRQ DE LA Rr~LQN

+-----------------+--------------------+-------------------+

TEMA RESOLUCION RESPONSABLE

+-----------------+--------------------+-------------------+

+-----------------+--------------------+-------------------+

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10:30

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£LAl\lILL8 DE F~

GEOPG; REDUCCION DE COSTO':;

lU~itlL~. PEREZ, A.

RUFINO, E.

. i!_ .IZALEZ, P. - PUGLIESE, A

RODRIGUEZ, C . LEWTAIL R.

FECHA :_

30.06.83

.G0l1IENZO: 10: 35

E.I..li.;_ 12:45

DUHACLQlL 2h 10min

+------------------------------------------------------------------+

+--------------------------------------+---+---+---+---+---+

:10 8 G 4 ?

+--------~-----------------------------+---+---+---+---+---+

Opinion general de las reuniones

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: Cree Lrn i erit.o perfwiial' ,.... :: I:

+--- __ ----'..;..:....~,--.:...;-~-",..,.--.,_:.~'~--.-.~~..:.------.--+----+---+---+---+---+

: Comprensi,c'ir1':y'; ac e pt.ac i crn del o t r-o : : : ! I :

+---------~~~-~------------------------+---+---+---+---+---+

I COIDunicacion eti e1 grupo ::

+-----..:.---------~----------------------+---+---+---+---+---+

Logro de 1.os ob.j e t i.v o s del gr-upo

+--------------------------------------+---+---+---+---+---+

El grupo Le acepta a Ud . ::

+------------------------- ------------+---+---+---+---+---+

Participacion activa v odmocratica

+--------------------------------------+---+---+---+---+---+

I I

+--------------------------------------+---+---+---+---+---+

Toma de decisiones par con6en60 :

+--------------------------------------+---+---+---+---+---+

Oportunidades de opioar

Hespeto mut.uo

+--------------------------------------+---+---+---+---+---+

Heapeto par los tiempos acordados

+--------------------------------------+---+---+---+---+---+

Didtribucion de los roles

+--------------------------------------+---+---+---+---+---+

Liderazgo distribuido

+--------------------------------------+---+---+---+---+---+

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